Kế toán quản trị - Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn

Nội dung text: Kế toán quản trị - Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn

1. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn BÀI 7: SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN Giới thiệu Nhà quản trị thường xuyên đương đầu với các quyết định về sản xuất những sản phẩm nào, sử dụng phương pháp sản xuất nào, nên tự sản xuất hay mua ngoài, nên ngưng hoạt động, giải thể hay tiếp tục tồn tại Các quyết định ngày càng khó khăn và phức tạp trước sự gia tăng và biến động thông tin liên quan đến hoạt động. Trong bài này, chúng ta xem xét nhà quản trị vận dụng ứng xử chi phí để ra 4 loại quyết định đặc biệt trong kinh doanh. Các quyết định xem xét ở đây là các quyết định được ngắn hạn, khi mà nhà quản trị không lo lắng nhiều về thời giá của tiền tệ. Nội dung Mục tiêu Quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp. Sau khi học bài này, học viên có thể: Thông tin phù hợp trong quá trình ra Mô tả được quy trình ra quyết định quyết định. trong doanh nghiệp. Một số quyết định ngắn hạn trong Nắm vững khái niệm thông tin phù hợp doanh nghiệp. và áp dụng để xác định các thông tin phù hợp trong doanh nghiệp. Áp dụng thông tin thích hợp để ra Thời lượng học quyết định ngắn hạn. 7 tiết ACC304_Bai 7_v1.0010110228 135
2. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình huống dẫn nhập Công ty may Hưng Thịnh hiện đang xuất khẩu hàng hóa của mình chủ yếu sang thị trường EU. Công ty hiện đang nhận được một đơn hàng từ thị trường Nhật Bản với số lượng không nhiều. Công ty đang đứng trước quyết định có nên hay không nên chấp nhận đơn đặt hàng này. Câu hỏi Bạn là nhân viên kế toán quản trị của công ty, bạn được yêu cầu cho ý kiến về việc lựa chọn này, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết để Ban giám đốc ra quyết định. Để làm được điều này, bạn cần các thông tin gì? Các thông tin này có đặc điểm gì? Nhà quản trị sẽ ra quyết định theo quy trình nào? 136 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
3. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Ra quyết định là một chức năng quan trọng và xuyên suốt các khâu của quản trị doanh nghiệp, nó được vận dụng liên tục trong suốt quá trình cung cấp nhằm phục vụ các nhà quản trị ra các quyết định. Quá trình ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp là quá trình lựa chọn phương án tốt nhất, có lợi nhất và hiệu quả nhất từ nhiều phương án khác nhau. Các quyết định của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cả hiện tại và tương lai. Xét về mặt thời gian, một quyết định được xem xét là quyết định ngắn hạn nếu nó chỉ liên quan đến một kỳ (kỳ kế toán) hoặc ngắn hơn. Xét về mặt vốn đầu tư thì quyết định ngắn hạn là quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn. Như vậy, đặc điểm của quyết định ngắn hạn là: Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong một kỳ ngắn hạn (< 1 năm), cho nên phương án phù hợp lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi nhuận mà doanh nghiệp sẽ thu được trong một năm hoặc dưới một năm cao hơn các phương án khác. Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn là vấn đề sử dụng năng lực sản xuất, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp, không cần thiết phải đầu tư mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực sản xuất, năng lực hoạt động. 7.1. Quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp Quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp được cụ thể hóa trong sơ đồ sau: 1. Xác định vấn đề cần ra quyết định 2. Lựa chọn tiêu chuẩn Phân tích định 3. Xác định các phương án có thể xảy ra lượng 4. Xây dựng mô hình ra quyết định 5. Thu thập dữ liệu Phân tích thông tin Nhiệm vụ của thích hợp kế toán quản trị Phân tích định tính 6. Ra quyết định Sơ đồ 7.1. Quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp ACC304_Bai 7_v1.0010110228 137
4. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn 7.2. Xác định vấn đề Kế toán quản trị sẽ phải cung cấp các thông tin (dữ liệu) cho quá trình ra quyết định. Các thông tin này cần phải là thông tin phù hợp, chính xác và kịp thời. Do đó, các nhân viên kế toán quản trị phải am hiểu các quyết định của nhà quản lý. Vai trò chủ yếu của nhân viên kế toán quản trị trong quá trình ra quyết định là cung cấp thông tin phù hợp (relevant information) cho các nhà quản lý ở các lĩnh vực, các cấp quản lý trong tổ chức để ra các quyết định. Ví dụ: Các vấn đề ra quyết định có thể là vấn đề đã rõ ràng, chẳng hạn như: Công ty nhận được một đơn hàng đặc biệt với mức giá thấp hơn mức giá bình thường, vấn đề ra quyết định ở đây là chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng. Tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định lại là vấn đề chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như: Khi nhu cầu về sản phẩm của công ty bị giảm sút. Điều gì đã gây ra vấn đề này? Do sự gia tăng cạnh tranh, hay do chất lượng sản phẩm của công ty giảm, hay do sự xuất hiện loại sản phẩm mới trên thị trường? 7.2.1. Lựa chọn tiêu chuẩn Sau khi đã xác định được vần đề cần ra quyết định, nhà quản lý cần xác định/lựa chọn tiêu chuẩn ra quyết định. Các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể là tiêu chuẩn định tính nhưng cũng có thể là các tiêu chuẩn định lượng. Ví dụ: Tối đa hoá lợi nhuận. Tăng thị phần. Giảm thiểu chi phí. Cải thiện hình ảnh của công ty trước công chúng. Điều cần lưu ý là các tiêu chuẩn để ra quyết định có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì. Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là tiêu chuẩn ràng buộc. 7.2.2. Xác định phương án Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau. Đây là bước quan trọng trong quá trình ra quyết định. Nhà quản trị cần xác định các phương án có thể xẩy ra từ đó lựa chọn cho mình phương án tối ưu. Ví dụ: Khi thiết bị sản xuất bị hỏng, có hai phương án có thể lựa chọn ra quyết định: Phương án 1: Sửa chữa thiết bị Phương án 2: Thay thế thiết bị 7.2.3. Xây dựng mô hình ra quyết định Mô hình ra quyết định là một hình thức thể hiện đơn giản hoá bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt kê ở trên như tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc, và các phương án ra quyết định. 138 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
5. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn 7.2.4. Thu thập dữ liệu Việc thu thập số liệu để phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định của nhà quản lý là một trong những vai trò quan trọng nhất của nhân viên kế toán quản trị. 7.2.5. Ra quyết định Mỗi khi bài toán ra quyết định được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện, và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản lý sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi nhất. Việc này gọi là ra quyết định. 7.2.6. Phân tích định lượng và phân tích định tính Các bài toán ra quyết định có liên quan đến các số liệu kế toán thường được biểu diễn dưới hình thức định lượng (số lượng và giá trị). Tiêu chuẩn quyết định trong những bài toán này thường bao gồm các mục tiêu như tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí. Khi nhà quản lý ra quyết định cuối cùng, ngoài việc so sánh các chỉ tiêu định lượng giữa các phương án, việc xem xét các đặc điểm định tính (qualitative characteristics) chủa các p ương án cũng đóng một vai trò quan trọng. Các đặc điểm định tính là những nhân tố không thể biểu diễn bằng các con số. Ví dụ: Khi nhà quản lý một công ty đang xem xét bài toán ra quyết định có nên đóng cửa một nhà máy hay tiếp tục duy trì hoạt động của nó. Quá trình phân tích định lượng đã chỉ ra rằng phương án đóng của nhà máy sẽ có lợi cho kết quả kinh doanh (lợi nhuận) của công ty. Tuy nhiên, trước khi ra quyết định cuối cùng, nhà quản lý phải xem xét các nhân tố định tính như: ảnh hưởng của việc đóng cửa nhà máy đến người lao động của nhà máy, đến cộng đồng địa phương, hoặc là hình ảnh của công ty? Do vậy, trước khi ra quyết định cuối cùng nhà quản lý phải cân nhắc giữa các yếu tố định lượng và định tính. Việc này cần kỹ năng, kinh nghiệm, sự phán đoán, cũng như đạo đức của các nhà quản lý. 7.2.7. Thu thập thông tin Không phải tất cả các thông tin của kế toán quản trị đều được sử dụng để nhà quản trị ra quyết định. Vậy những đặc điểm nào của thông tin sẽ được nhân viên kế toán quản trị sử dụng trong việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán để cung cấp số liệu và thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Có ba đặc điểm của một thông tin hữu ích như sau: Thích hợp: Tính thích hợp của thông tin cho từng bài toán ra quyết định là rất quan trọng. Những tình huống ra quyết định khác nhau cần những thông tin khác nhau. Chính xác: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định phải chính xác. Nếu thông tin không chính xác, quyết định sẽ sai lầm. Nhanh chóng: Thông tin là thích hợp và chính xác, nhưng sẽ vô dụng nếu không kịp thời cho việc ra quyết định. Do vậy, ngoài yếu tố chính xác và thích hợp thì thông tin cần được cung cấp nhanh để kịp thời cho các quyết định. Tuy nhiên, đôi khi tính chính xác và nhanh chóng của thông tin cần phải đánh đổi lẫn nhau. ACC304_Bai 7_v1.0010110228 139
6. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn 7.3. Phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định 7.3.1. Khái niệm thông tin thích hợp Thông tin phù hợp là thông tin phải đạt được 2 tiêu chuẩn cơ bản: Thông tin có liên quan đến tương lai và thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét và lựa chọn. Những thông tin không đạt được một trong hai tiêu chuẩn trên hoặc không đạt cả hai tiêu chuẩn trên được coi là những thông tin không thích hợp. Yêu cầu đối với thông tin thích hợp: Thông tin có liên quan đến tương lai: Các quyết định thường liên quan đến tương lai. Vì vậy, để thích hợp cho việc ra quyết định, các thông tin về chi phí và thu nhập phải liên quan đến sự kiện trong tương lai. Thông tin quá khứ ít phù hợp cho việc ra quyết định. Thông tin phải khác biệt giữa các phương án: Ra quyết định là việc so sánh giữa các phương án. Do vậy, thông tin phù hợp cho việc ra quyết định phải là thông tin có sự khác biệt giữa các phương án so sánh. 7.3.2. Xác định thông tin thích hợp Quá trình phân tích thông tin phù hợp đối với việc xem xét ra quyết định được chia thành 4 bước: Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu nhập và chi phí liên quan đến các phương án đang được xem xét. Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí đã chi ra, không thể tránh được ở tất cả các phương án đang được xem xét và lựa chọn. Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án đang xem xét. Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí còn lại là những thông tin phù hợp cho quá trình xem xét, lựa chọn phương án tối ưu. 7.3.2.1. Thông tin thích hợp Những thông tin phù hợp cho việc ra quyết định thoả mãn hai tiêu chuẩn: Chúng ảnh hưởng đến tương lai. Chúng khác nhau giữa các phương án so sánh. Nói chung, tất cả các thông tin thoả mãn hai tiêu chuẩn nêu trên đều phù hợp cho việc so sánh giữa các phương án và ra quyết định. Còn những thông tin không thỏa mãn điều kiện trên là không phù hợp cho việc ra quyết định? Những chi phí chìm là chi phí không thích hợp vì chúng không ảnh hưởng đến tương lai. Những chi phí và thu nhập giống nhau giữa các phương án so sánh là không thích hợp. Chúng có thể bị bỏ qua khi so sánh giữa các phương án ra quyết định. Ví dụ: Công ty may Hưng Thịnh đang xem xét có nên mua máy mới để thay thế máy cũ đang sử dụng hay không? Các số liệu có liên quan đến hai loại máy này như sau: 140 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
7. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Máy cũ Máy mới Giá trị ban đầu 175 triệu Giá mua 200 triệu Giá trị còn lại trên sổ sách 140 triệu Thời gian sử dụng còn lại 4 năm Thời gian sử dụng 4 năm Giá bán hiện tại 90 triệu Giá trị bán trong 4 năm 0 Giá trị bán trong 4 năm tới 0 Chi phí hoạt động hàng năm 345 triệu Chi phí hoạt động hàng năm 300 triệu Doanh thu hàng năm 500 triệu Doanh thu hàng năm 500 triệu Thông tin thích hợp là: o Chi phí hoạt động hàng năm (vì có chênh lệch và liên quan đến tương lai). o Giá bán máy cũ (có chênh lệch). o Giá mua máy mới (có chênh lệch). Thông tin không thích hợp: o Doanh thu dự kiến (không có chênh lệch). o Thời gian sử dụng (không có chênh lệnh). o Giá trị thanh lý thu hồi (không có chênh lệch). o Giá trị còn lại trên sổ sách (không liên quan đến tương lai). 7.3.2.2. Thông tin không thích hợp a) Chi phí chìm (sunk costs) là những chi phí đã phát sinh trong quá khứ. Chi phí chìm là chi phí không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn phương án nào. Như vậy, các chi phí chìm không thích hợp với các sự kiện tương lai và phải được loại bỏ trong quá trình ra quyết định. Chi phí chìm thường là chi phí đã chi ra để thực hiện một dự án đang được xem xét có được tiếp tục nữa hay không, hoặc chi phí khấu hao TSCĐ đã được mua sắm hoặc đã được xây dựng. Như vậy, chi phí chìm là chi phí không có sự chênh lệch giữa các phương án được xem xét, do vậy, nó là thông tin không phù hợp cho việc ra quyết định. Trong ví dụ trên, giá trị sổ sách của máy móc, thiết bị được xem là một loại chi phí chìm. Một số nhà quản lý của công ty cho rằng sẽ họ không bán máy cũ vì việc này sẽ làm cho công ty bị thiệt hại 50 triệu: Giá trị còn lại trên sổ sách 140 triệu Giá bán hiện nay 90 triệu Lỗ do bán máy cũ 50 triệu Nhiều nhà quản lý cho rằng đã đầu tư vào máy cũ do vậy họ không còn cách chọn lựa nào khác ngoài việc sử dụng máy cũ đó cho đến khi sự đầu tư đã được bù đắp (phải sử dụng và khấu hao hết giá trị đã đầu tư ban đầu). Tuy nhiên, nhân viên kế toán quản trị của công ty lại lập luận rằng giá trị còn lại của máy cũ được ghi trong sổ sách kế toán (140 triệu) là một chi phí chìm và nó không ảnh hưởng đến quyết định có nên mua máy mới hay không. Để chứng tỏ lập luận của ACC304_Bai 7_v1.0010110228 141
8. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn mình là đúng, nhân viên kế toán quản trị đã thu thập thông tin liên quan đến hai máy và soạn thảo bảng phân tích như trong bảng 7.1 dưới đây: Bảng 7.1: So sánh báo cáo lợi nhuận của hai phương án Đơn vị: triệu đồng Giữ máy cũ Mua máy mới Chênh lệch Doanh số (qua 4 năm) 2.000 2.000 0 Chi phí hoạt động (1.380) (1.200) 180 Chi phí khấu hao máy mới (200) (200) Chi phí khấu hao máy cũ (140) (140) (0) Thu nhập từ bán máy cũ 90 90 Tổng lợi nhuận qua 4 năm 480 550 70 Qua bảng phân tích trên, chúng ta nhận thấy rằng việc bán máy cũ và mua máy mới rõ ràng có lợi hơn, phương án mua máy mới mang lại lợi nhuận qua bốn năm cao hơn phương án giữ lại máy cũ. Điều này được thể hiện qua mức lãi thuần chênh lệch 70 triệu. Những chi phí nào trong ví dụ trên đây là phù hợp trong quyết định liên quan tới việc lựa chọn phương án mua máy mới và bán máy cũ? Áp dụng trình tự phân tích và nhận diện chi phí phù h ợp như đã trình bày ở trên, chúng ta sẽ đi đến quyết định tương tự với cách dễ dàng hơn nhiều. Chúng ta sẽ loại bỏ (1) các chi phí chìm và (2) các khoản thu chi mà không có sự khác nhau giữa các phương án. (1) Chi phí chìm: Giá trị còn lại của máy cũ 140 triệu là chi phí chìm vì nó là một khoản tiền đã chi, do vậy chi phí này sẽ hiện diện trong cả hai phương án mà công ty đang lựa chọn. Do vậy, nó không phải là thông tin phù hợp nên cần được loại bỏ khi so sánh các phương án. (2) Các khoản thu, chi không chênh lệch: Trong ví dụ trên, doanh thu của cả hai phương án giữ lại máy cũ và mua máy mới qua bốn năm đều là 2.000 triệu nên khoản thu này sẽ không phải xét đến khi so sánh hai phương án. Ngoài ra, chi phí hoạt động hàng năm khi đưa vào để đánh giá chỉ sử dụng phần chênh lệch 45 triệu/năm (345 triệu (1380 triệu/4) – 300 triệu (1.200 triệu/4)). Những khoản thu chi khác đều là những thông tin phù hợp cho việc lựa chọn phương án. Quá trình phân tích, so sánh hai phương án được trình bày như sau: Thu, chi chênh lệch Giảm chi phí hoạt động do sử dụng máy mới ($45.000 4 năm) 180 triệu Chi phí mua máy mới (200 triệu) Thu nhập do bán máy cũ 90 triệu Lợi nhuận tăng do sử dụng máy mới 70 triệu Như vậy, việc ứng dụng khái niệm thông tin không thích hợp trong quá trình ra quyết định, chúng ta cũng đi đến một quyết định tương tự là chọn mua máy mới, nhưng với một cách đơn giản và thuận lợi hơn nhiều. 142 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
9. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn b) Các chi phí, thu nhập không chênh lệch không phải là chi phí phù hợp Như trên đã trình bày, mọi chi phí và thu nhập không chênh lệch giữa các phương án trong một tình huống ra quyết định không phải là chi phí phù hợp và nó không cần phải xem xét trong quá trình ra quyết định. Chỉ có các khoản chênh lệch của các chi phí và thu nhập giữa các phương án so sánh mới là thông tin phù hợp cho việc ra quyết định. Ví dụ: Giả sử công ty may Hưng Thịnh đã chi phí cho việc nghiên cứu thực hiện một dự án là 100 triệu đồng, ước tính phải chi phí thêm 250 triệu đồng nữa để hoàn thành dự án này trong năm tới. Doanh thu dự tính của dự án khi hoàn thành là 200 triệu. Chi phí ước tính cụ thể cho dự án nếu được tiếp tục như sau: Nguyên vật liệu 150 triệu đồng Chi phí nhân viên 50 triệu đồng Chi phí chung 50 triệu đồng Cộng 250 triệu đồng Hợp đồng mua nguyên liệu 150 triệu đồng đã được ký kết, nếu không sử dụng nguyên vật liệu này cho dự án thì sẽ phải thanh lý, chi phí thanh lý là 15 triệu. Chi phí nhân viên ước tính 50 triệu đồng phát sinh thêm bao gồm lương trả cho 4 người làm việc trực tiếp mỗi người 11 triệu đồng một năm, còn lại là khoản tiền phân bổ cho chi phí nhân viên giám sát dự án là 6 triệu đồng. Biết rằng, nhân viên giám sát này chịu trách nhiệm giám sát một số dự án nghiên cứu của Công ty. Nếu dự án không được tiếp tục thì Công ty phải bồi thường cho 4 nhân viên trực tiếp vì sẽ bị thôi việc với mức bồi thường 5 triệu đồng/ người. Chi phí chung dự kiến là 50 triệu đồng, trong đó có 20 triệu tiền khấu hao nhà xưởng, máy móc còn lại là định phí chung phân bổ cho dự án này. Nếu dự án không được tiếp tục thì máy móc, nhà xưởng phục vụ cho dự án sẽ không sử dụng được cho việc khác. Giá trị thanh lý hiện thời là 18 triệu đồng, và thanh lý sau một năm nữa là 10 triệu đồng. Để thu được một khoản tiền 200 triệu đồng trong năm tới mà phải chi thêm 250 triệu đồng chi phí, dự án này có phải bị lỗ 50 triệu đồng? Quá trình phân tích được nhân viên kế toán quản trị của công ty thực hiện như sau: 1. Loại bỏ các chi phí chìm: Chi phí đã chi để thực hiện dự án: 100 triệu đồng (dù tiếp tục hay không tiếp tục dự án này thì khoản chi phí này vẫn đã có). Chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng 20 triệu đồng (vì máy móc và nhà xưởng đã được mua sắm từ trước). 2. Loại bỏ các chi phí thu nhập như nhau (không chênh lệch) ở các phương án: Chi phí nguyên vật liệu: 150 triệu (vì đã ký hợp đồng mua NVL – không sử dụng cho việc khác được, không dùng nếu dự án không tiếp tục). Chi phí nhân viên phân bổ cho giám sát: 6 triệu đồng (vì toàn bộ tiền lương của nhân viên giám sát là chi phí sẽ phát sinh cho dù dự án có được tiếp tục hay không). Để đi đến kết luận, hãy nghiên cứu bảng phân tích báo cáo kết quả của dự án đó như sau: ACC304_Bai 7_v1.0010110228 143
10. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Bảng 7.2. Doanh thu và chi phí chênh lệch giữa 2 dự án Đơn vị: triệu đồng Tiếp tục Không tiếp Chênh lệch tiếp tục/ Chỉ tiêu dự án tục dự án không tiếp tục dự án 1. Doanh thu 200 – 200 2. Chi phí đã chi (100) (100) – 3. Chi phí dự kiến chi thêm (250) (241) (9) + Nguyên vật liệu (150) (150) – + Chi phí thanh lý vật liệu – (15) 15 + Nhân công trực tiếp (44) (20) (24) + Nhân viên giám sát (6) (6) – + Chi phí khấu hao (20) (20) – + Định phí chung khác (30) (30) – 4. Thu thanh lý tài sản 10 18 (8) 5. Lãi (lỗ) thuần (1 – 2 – 3 + 4) (140) (323) 183 Qua bảng trên chúng ta thấy, nếu tiếp tục dự án, thì công ty chỉ lỗ 140 triệu đồng, còn nếu ngừng dự án thì công ty sẽ lỗ 323 triệu đồng, điều này thể hiện qua khoản chênh lệch lỗ 183 triệu đồng. Một câu hỏi cần đặt ra ở đây là tại sao phải tách riêng các chi phí phù hợp? Trong ví dụ trên, chúng ta đã sử dụng hai cách tính khác nhau để chỉ ra rằng việc mua máy mới là có lợi. Cách thứ nhất, chúng ta chỉ xem xét các chi phí phù hợp và cách thứ hai thì xem xét tất cả các khoản mục chi phí. Điều này sẽ khiến cho nhiều người hỏi: "Tại sao lại phải tách riêng các chi phí phù hợp khi toàn bộ các chi phí thực hiện công việc đó cũng cần thiết phải xem xét?" Việc tách riêng các chi phí phù hợp là nên làm vì những lý do sau đây: Thứ nhất, việc thu thập nhiều thông tin sẽ tốn kém (thời gian, công sức, và chi phí). Thứ hai, việc sử dụng các thông tin không phù hợp lẫn lộn với các thông tin phù hợp có thể làm cho người quản lý không thấy được những sự việc thực sự chủ yếu của vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra, việc phân tích các chi phí phù hợp sẽ giúp chúng ta đi đến một quyết định nhanh hơn do quá trình tính toán bao gồm ít khoản mục hơn và đơn giản hơn. Tóm lại, trong quá trình so sánh các phương án để ra quyết định, những thông tin nào không có sự chênh lệch giữa các phương án nên được loại bỏ. 7.4. Một số quyết định trong ngắn hạn Những thông tin chi phí và thu nhập nào là phù hợp khi nhà quản lý phải ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối một đơn hàng đặc biệt? Những thông tin nào là thích hợp khi quyết định nên tiếp tục hoặc ngừng kinh doanh một sản phẩm hoặc một bộ phận kinh doanh? Những quyết định này và những tình huống ra quyết định tương tự cần sự phân tích và cung cấp các thông tin về doanh thu và chi phí phù hợp của nhân viên kế toán quản trị. Trong phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu việc phân tích một số quyết định đặc biệt sau đây: 1. Quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt. 2. Quyết định tiếp tục hoặc ngừng kinh doanh một sản phẩm/bộ phận kinh doanh. 144 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
11. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn 3. Quyết định nên làm hay mua sản phẩm/linh kiện. 4. Quyết định nên bán hoặc tiếp tục sản xuất (tại điểm phân chia). 7.4.1. Quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt Quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt khá phổ biến trong các công ty sản xuất và dịch vụ. Công ty phải đối mặt với việc bán sản phẩm với giá thấp hơn giá thông thường. Có hai vấn đề quan trọng cần xem xét: Cách ứng xử của chi phí: Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng việc chấp nhận đơn hàng sẽ làm cho tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều gia tăng. Tuy nhiên, thực tế việc chấp nhận đơn hàng chỉ ảnh hưởng đến các chi phí biến đổi. Vì vậy, nhà quản lý nên chấp nhận đơn hàng chừng nào giá của đơn hàng còn cao hơn chi phí biến đổi và doanh nghiệp còn năng lực nhàn rỗi. Năng lực nhàn rỗi: Khi còn năng lực nhàn rỗi các định phí thường là thông tin không phù hợp, các biến phí là thông tin phù hợp. Khi không còn năng lực nhàn rỗi, chi phí cơ hội phải được xem xét, nó là thông tin phù hợp cho việc ra quyết định. Ví dụ: Một công ty du lịch ở Nhật Bản có ý định thuê dịch vụ vận chuyển hành khách từ Nhật Bản đến Hawaii bằng máy bay phản lực loại lớn của hãng hàng không Worldwide Airways. Mức giá mà công ty du lịch Nhật Bản đề nghị là $150.000 cho một chuyến bay đi và về. Trong khi đó, doanh thu hiện tại cho một chuyến bay từ Nhật Bản đến Hawaii và trở về là $280.000. Worldwide Airways vừa mới loại bỏ một số tuyến bay ít lợi nhuận, do vậy hiện tại Worldwide Airways có 2 máy bay chưa được sử dụng và hãng hàng không chưa có ý định mở các tuyến bay mới. Các biến phí cho chuyến bay bao gồm: nhiên liệu, bảo trì, chi phí cho đội bay, các bữa ăn dịch vụ và lệ phí mặt đất. Các định phí của Worldwide Airways sẽ được phân bổ cho từng chuyến bay: khấu hao máy bay, bảo trì và khấu hao các thiết bị, chi phí quản lý cố định. Thông tin về chi phí cho một chuyến bay đi – về giữa Nhật Bản và Hawaii hiện tại được thể hiện qua bảng 7.3 như sau: Bảng 7.3: Doanh thu và chi phí cho chuyến bay giữa Nhật Bản và Hawaii Doanh thu Hành khách $250.000 Hàng hóa $30.000 Tổng $280.000 Chi phí Biến phí $ 90.000 Trong đó chi phí đặt chỗ, bán vé $5.000 Định phí phân bổ $100.000 Tổng chi phí $190.000 Lợi nhuận $90.000 Nếu nhà quản lý của hãng hàng không Worldwide Airways không am hiểu về kế toán quản trị, ông ta sẽ từ chối đơn hàng này vì cho rằng việc chấp nhận đơn hàng là không có lợi. Quyết định này dựa trên phân tích sau: ACC304_Bai 7_v1.0010110228 145
12. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Mức giá của đơn hàng $150.000 Tổng chi phí của chuyến bay $190.000 Lỗ do chấp nhận đơn hàng $40.000 Tuy nhiên, nhân viên kế toán quản trị của hãng phân tích rằng, định phí phân bổ cho chuyến bay là thông tin không phù hợp cho quyết định này vì nó luôn tồn tại cho dù hãng có chấp nhận đơn hàng hay không. Thêm vào đó, việc chấp nhận đơn hàng này sẽ cắt giảm được chi phí biến đổi của chuyến bay là $5.000 do công ty không phải tốn chi phí đặt chỗ và bán vé. Phân tích của nhân viên kế toán quản trị như sau: Mức giá đề nghị cho chuyến bay Chi phí cho chuyến bay $150.000 Biến phí $90.000 Trừ: Biến phí tiết kiệm từ việc đặt chỗ và bán vé $5.000 Định phí 0 Tổng chi phí cho chuyến bay $85.000 Lợi nhuận $65.000 Phân tích của nhân viên kế toán quản trị chỉ ra rằng việc chấp nhận chuyến bay này sẽ đem về cho hãng hàng không được $65.000 để bù đắp các định phí và lợi nhuận. Do vậy, quyết định tối ưu là chấp nhận đơn hàng đặc biệt này. Lưu ý rằng, trong trường hợp hãng hàng không đã hoạt động hết công suất, không còn năng lực nhãn rỗi, để thực hiện đơn hàng này hãng phải huỷ bỏ các tuyến bay khác, lúc này, chi phí cơ hội do việc huỷ bỏ các chuyến bay khác phải được đưa vào xem xét trong quá trình ra quyết định. 7.4.2. Quyết định tiếp tục hoặc ngừng kinh doanh một sản phẩm/bộ phận kinh doanh Hầu hết các doanh nghiệp đều có nhiều bộ phận kinh doanh phụ thuộc hoặc kinh doanh nhiều ngành hàng, mặt hàng. Trong quá trình kinh doanh có bộ phận hoặc ngành hàng, mặt hàng bị lỗ là điều không thể tránh khỏi. Có những nhà quản lý cho rằng những bộ phận hoặc mặt hàng bị lỗ thì không nên tiếp tục kinh doanh nữa, bởi chúng đã làm giảm lợi nhuận tổng của công ty. Nhưng đôi khi nếu suy luận một cách đơn giản như vậy sẽ dẫn đến một loạt các quyết định sai lầm. Những quyết định có nên loại bỏ (ngừng) hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận hoặc mặt hàng cá biệt nào đó là một trong các quyết định có tính phức tạp, vì nó chịu tác động của nhiều nhân tố. Để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời trong tình huống này, ta phải sử dụng thông tin phù hợp để phân tích và đánh giá ảnh hưởng của quyết định đó đến lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp. Ví dụ: Chúng ta hãy nghiên cứu các bộ phận kinh doanh của Công ty may Hưng Thịnh. Công ty có 3 bộ phận bán hàng chính: quần áo, mỹ phẩm và đồ gia dụng. Doanh số và chi phí trong tháng trước của từng bộ phận trong công ty được cho trong bảng 7.4 như sau: 146 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
13. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Bảng 7.4: Báo cáo thu nhập và chi phí của các bộ phận trong Công ty Hưng Thịnh Đơn vị tính: 1.000 đồng Bộ phận Tổng cộng Quần áo Mỹ phẩm Đồ gia dụng Doanh số 250.000 125.000 75.000 50.000 Trừ: Chi phí biến đổi 105.000 50.000 25.000 30.000 Lãi trên biến phí 145.000 75.000 50.000 20.000 Trừ: Các chi phí cố định Lương nhân công 50.000 29.500 12.500 8.000 Quảng cáo 15.000 1.000 7.500 6.500 Khấu hao TSCĐ 5.000 1.000 2.000 2.000 Thuê nhà 20.000 10.000 6.000 4.000 Bảo hiểm 3.000 2.000 500 500 Quản lý chung 32.000 15.500 9.500 7.000 Tổng chi phí cố định 125.000 59.000 38.000 28.000 Lãi (lỗ) 20.000 16.000 12.000 (8.000) Có thể làm gì để nâng cao kết quả thực hiện của toàn công ty? Ở bảng trên chúng ta thấy rằng, bộ phận kinh doanh đồ gia dụng hiện tại kinh doanh bị lỗ 8.000 (nghìn đồng). Có lẽ loại bỏ bộ phận này để nâng lợi nhuận của toàn công ty lên? Nếu sản phẩm đồ gia dụng bị loại bỏ thì công ty sẽ bị mất đi số lãi trên biến phí là 20.000 (nghìn đồng) hàng tháng mà hiện nó đang đóng góp vào sự bù đắp các chi phí bất biến. Tuy nhiên, việc bỏ bớt bộ phận này cũng sẽ giảm thiểu được một số chi phí cố định. Ví dụ như, có thể giảm bớt một số nhân viên quản lý hoặc cắt giảm bớt các chi phí quảng cáo của bộ phận này. Nếu như việc bỏ bớt bộ phận đồ gia dụng mà công ty có khả năng giảm thiểu được các chi phí bất biến một lượng lớn hơn lãi trên biến phí mà bộ phận này đem lại, thì khi đó việc loại bỏ bộ phận này là một quyết định đúng, vì lợi nhuận chung của toàn công ty được nâng lên. Ngược lại, nếu các chi phí bất biến giảm thiểu được từ việc loại bỏ bộ phận đồ gia dụng này thấp hơn lãi trên biến phí mà bộ phận đem lại, thì việc này là không nên làm. Như vậy, để đi đến quyết định tiếp tục hay ngưng hoạt động bộ phận đồ gia dụng, nhà quản lý cần phải nhận diện ra các chi phí nào có thể tránh được và liệu chúng có bù đắp những thiệt hại về thu nhập (hoặc lãi trên biến phí) nếu như loại bỏ bộ phận này. Chi phí tiền lương: Phản ánh tiền lương phải trả cho nhân viên trực tiếp làm việc trong từng bộ phận. Tất cả các nhân viên làm việc trong bộ phận đồ gia dụng có thể bị sa thải nếu bộ phận đó ngưng hoạt động. Chi phí quảng cáo: Phản ánh chi phí quảng cáo trực tiếp của mỗi bộ phận và có thể tránh được nếu bộ phận ngưng hoạt động. Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng để trưng bày các loại sản phẩm trong từng bộ phận. Giả thiết rằng việc bán lại những tài sản này rất khó hoặc giá trị rất thấp. Đây là chi phí không thể tránh được. ACC304_Bai 7_v1.0010110228 147
14. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Chi phí thuê nhà: Phản ánh chi phí thuê toàn bộ văn phòng làm việc, cửa hàng của toàn công ty, nó được phân bổ cho các bộ phận căn cứ trên doanh số của bộ phận. Chi phí thuê hàng tháng là 20.000 nghìn đồng là cố định theo hợp đồng lâu dài. Chi phí này được phân bổ cho bộ phận đồ gia dụng 4.000 nghìn đồng. Bảo hiểm: Phản ánh chi phí bảo hiểm tồn kho hàng hóa của từng bộ phận. Đây là chi phí có thể tránh được nếu bộ phận ngưng hoạt động. Chi phí quản lý chung phản ánh các chi phí về kế toán, thu mua và quản lý chung, được phân bổ cho sản phẩm căn cứ trên doanh số của bộ phận. Tổng các chi phí chung là không đổi nếu bộ phận đồ gia dụng bị ngưng hoạt động. Với các thông tin này, người quản lý có thể nhận diện được những chi phí có thể tránh được và những chi phí không tránh được nếu bộ phận đồ gia dụng ngưng hoạt động. Quá trình phân tích được tóm tắt trong bảng 7.5. Để xác định khi loại bỏ sản phẩm sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận của công ty, chúng ta có thể so sánh lãi trên biến phí bị thiệt hại với các chi phí có thể giảm được nếu bộ phận bị ngưng hoạt động. Lãi trên biến phí bị thiệt hại nếu ngưng hoạt động bộ phận đồ gia dụng (20.000) (nghìn đồng) Trừ: Các chi phí bất biến có thể tránh được nếu bộ phận bị ngưng hoạt động 15.000 (nghìn đồng) Lợi nhuận của công ty bị giảm (5.000) (nghìn đồng) Trong trường hợp này, các chi phí bất biến có thể tránh được do việc ngưng hoạt động bộ phận đồ gia dụng thấp hơn số lãi trên biến phí bị thiệt hại 5.000 (nghìn đồng). Do vậy, quyết định cuối cùng là không nên loại bỏ bộ phận đồ gia dụng bộ phận này, nên tiếp tục duy trì hoạt động cho đến khi có phương án kinh doanh khác mang lại lợi nhuận cao hơn. Bảng 7.5: Các chi phí cố định tránh được và không tránh được của bộ phận đồ gia dụng Đơn vị tính: 1.000 đồng Tổng Không Có thể cộng tránh được tránh được Lương 8.000 8.000 Quảng cáo 6.500 6.500 Khấu hao TSCĐ 2.000 2.000 Thuê nhà 4.000 4.000 Bảo hiểm 500 500 Quản lý chung 7.000 7.000 Tổng chi phí cố định 28.000 13.000 15.000 Một số nhà quản lý muốn lập báo cáo so sánh thu nhập để nêu lên các ảnh hưởng đối với toàn công ty của hai phương án tiếp tục hay ngưng hoạt động. Quá trình phân tích, so sánh này được trình bày qua bảng 7.6 dưới đây: 148 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
15. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Bảng 7.6: Báo cáo kết quả kinh doanh của bộ phận đồ gia dụng Đơn vị tính: 1.000 đồng Tiếp tục Ngừng Chênh lệch: Tăng/giảm hoạt động hoạt động lợi nhuận Doanh số 50.000 -0- (50.000) Trừ: Chi phí đổi biến 30.000 -0- 30.000 Lãi trên biến phí 20.000 -0- (20.000) Trừ: Các chi phí cố định Lương nhân công 8.000 -0- 8.000 Quảng cáo 6.500 -0- 6.500 Khấu hao TSCĐ 2.000 2.000 -0- Thuê nhà 4.000 4.000 -0- Bảo hiểm 500 -0- 500 Quản lý chung 7.000 7.000 -0- Tổng chi phí cố định 28.000 13.000 15.000 Lãi/Lỗ (8.000) (13.000) (5.000) Từ số liệu ở trên, chúng ta nhận thấy lợi nhuận của toàn công ty bị giảm 5.000 (nghìn đồng) mỗi tháng nếu bộ phận đồ gia dụng bị loại bỏ. Kết quả này hoàn toàn giống với kết quả chúng ta tính được trong phương pháp phân tích ở trên. Cách thu thập thông tin, nguồn số liệu phục vụ cho loại tình huống quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận/mặt hàng: Thu thập các thông tin quá khứ (ở kỳ vừa qua). Thu thập các thông tin tương lai (dự đoán) và các thông tin khác. Xác định thông tin phù hợp, loại bỏ thông tin không phù hợp. Lập bảng phân tích chênh lệch lợi nhuận giữa các phương án để tư vấn nhà quản trị ra quyết định. 7.4.3. Quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài sản phẩm/linh kiện Một quyết định để sản xuất nội bộ một hoặc nhiều linh kiện phận thay vì mua linh kiện đó từ nhà cung ứng bên ngoài thường được gọi là quyết định tự sản xuất hay mua ngoài. Nhà quản lý rất có thể phải đứng trước lựa chọn là nên tự sản xuất hay nên mua, quyết định nào có lợi hơn cho công ty. Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài các linh kiện, chi tiết hoặc vật liệu sản xuất thường quan tâm đến 2 vấn đề: Chất lượng của linh kiện, chi tiết hay vật liệu hoặc bao bì. Giá cả (chi phí). Nếu chất lượng của chúng đã đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật dù cho nó được mua ngoài hay tự sản xuất, thì nhà quản lý nên xem xét đến chi phí chênh lệch giữa tự sản xuất với mua ngoài. Nguyên tắc để đi đến quyết định tự sản xuất hay mua là chi phí sản xuất phải nhỏ hơn chi phí mua ngoài thì lựa chọn phương án tự sản xuất và ngược lại. Mặc khác, doanh nghiệp còn phải xem xét đến các khoản chi phí cơ hội nếu không tự sản xuất thì bộ phận hiện đang sản xuất các linh kiện, chi tiết đó sẽ như thế nào? Nó có được sử dụng nữa hay không? Giả sử bộ phận đó sẽ được chuyển sang sản xuất mặt hàng khác, sử dụng để cho thuê hoặc với các mục đích khác thì lợi nhuận hàng năm của nó mang lại cho doanh nghiệp là bao nhiêu? So sánh chi phí tiết kiệm được của ACC304_Bai 7_v1.0010110228 149
16. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn tự sản xuất với lợi nhuận mang lại của việc sử dụng bộ phận sản xuất vào việc khác và mua ngoài sản phẩm hoặc linh kiện. Nếu số lợi nhuận này cao hơn so với số chi phí tiết kiệm được của việc tự sản xuất thì chọn phương án mua ngoài sản phẩm hoặc linh kiện. Ví dụ Giả sử công ty may Hưng Thịnh hiện đang có một bộ phận sản xuất bao bì, bao gói thành phẩm của Công ty. Công suất của bộ phận sản xuất bao bì là 15.000 bao bì/năm. Tổng nhu cầu hiện tại về bao bì đóng gói thành phẩm của Công ty là 10.000 bao/năm. Chi phí liên quan đến sản xuất bao bì trong năm vừa qua như sau (cho 10.000 bao bì). Bảng 7.7: Bảng tổng hợp chi phí Đơn vị: 1.000 đồng Khoản mục Tính trên 1 đơn vị Tổng số Nguyên vật liệu trực tiếp 10 100.000 Nhân công trực tiếp 5 50.000 Biến phí sản xuất chung 2 20.000 Tiền lương nhân viên quản lý, phục vụ phân xưởng 2 20.000 Chi phí khấu hao máy móc thiết bị sản xuất 4 40.000 Định phí quản lý chung phân bổ 2 20.000 Cộng chi phí 25 250.000 Như vậy, chi phí sản xuất đơn vị là 25.000 đồng/bao bì. Có một nguồn cung cấp chào hàng bao bì như của Công ty với giá 23.000 đồng/bao bì, chất lượng đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Công ty. Vậy, trong trường hợp này công ty Hưng Thịnh nên quyết định tự sản xuất hay mua ngoài bao bì đóng gói? Các thông tin bổ sung: Dự kiến khối lượng bao bì tiêu thụ trong năm tới không có sự biến động. Tiền lương nhân viên phân xưởng là chi phí biến đổi. Bộ phận sản xuất bao bì không dùng cho mục đích khác. Để ra quyết định này, nhà quản lý phải phân tích xem những chi phí nào là tránh được và những chi phí nào là không tránh được khi ngưng hoạt động sản xuất bao bì. Những chi phí không thể tránh được là các chi phí chìm và các chi phí tương lai phát sinh cho dù các linh kiện được sản xuất hay mua ngoài. Những chi phí còn lại (sau khi đã loại bỏ các chi phí chìm và chi phí không tránh được) là những chi phí có thể trách được nếu công ty mua linh kiện từ bên ngoài. Tiêu chuẩn ra quyết định như sau: Nếu những chi phí có thể tránh được thấp hơn giá mua từ nhà cung cấp bên ngoài thì công ty nên tiếp tục sản xuất. Nếu chi phí có thể tránh được do việc ngừng sản xuất cao hơn giá mua từ nhà cung ứng thì công ty nên ngưng sản xuất và mua từ nhà cung ứng. Giải: Với các thông tin trên, chúng ta nhận thấy: Vì không có phương án nào khác để sử dụng bộ phận sản xuất bao bì nếu nó ngừng hoạt động do mua ngoài bao bì nên các chi phí cơ hội không phát sinh. Các khoản doanh thu và chi phí sau đây không phải là thông tin phù hợp cho quyết định này: o Doanh thu bán hàng. 150 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
17. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn o Chi phí khấu hao TSCĐ. o Chi phí chung (chi phí cố định) phân bổ. Còn lại các thông tin phù hợp sẽ được trình bày trong bảng sau: Bảng 7.8: Phân tích quyết định nên tự sản xuất hay nên mua ngoài sản phẩm Đơn vị tính: 1.000 đồng Khoản mục Tự sản xuất Mua ngoài Nguyên vật liệu trực tiếp (10 x 10.000 bao bì) 100.000 – Nhân công trực tiếp (5 x 10.000 bao bì) 50.000 – Biến phí sản xuất chung (2 x 10.000 bao bì) 20.000 – Tiền lương nhân viên quản lý, phục vụ phân xưởng 20.000 – (2 x 10.000 bao bì) Chi phí mua ngoài (23 x 10.000 bao bì) – 230.000 Cộng chi phí 190.000 230.000 Như vậy, nếu tự sản xuất thì công ty sẽ tiết kiệm được 40 triệu đồng (190 triệu đồng – 230 triệu đồng) so với mua ngoài. Điều đó có thể đi đến quyết định là không nên mua ngoài mà vẫn tiếp tục sản xuất bao bì đóng gói. Tuy nhiên, quyết định tự sản xuất như trên càng được thuyết phục hơn nếu như bộ phận sản xuất bao bì này nâng được công suất hoạt động thực tế hơn hiện tại, với điều kiện nhu cầu bao bì của công ty tăng lên do khối lượng sản phẩm tiêu thụ của công ty ngày càng tăng hoặc công ty có thể bán bao bì đóng gói cho công ty khác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xem xét vấn đề về chi phí cơ hội. Trong trường hợp các nguồn lực và phương tiện sử dụng trong sản xuất bao bì doanh nghiệp có thể sử dụng vào mục đích khác như cho thuê, hoặc sử dụng vào việc sản xuất sản phẩm khác thì chúng ta còn phải xem xét đến chi phí cơ hội của việc sử dụng các nguồn lực và phương tiện này. Trong trường hợp trên, nếu nguồn lực nhàn rỗi không có phương án sử dụng nào khác thì chi phí cơ hội của nó bằng 0. Nhưng nếu nguồn lực hiện đang sử dụng để sản xuất bao bì được sử dụng vào một mục đích khác có thể sinh lợi thì như thế nào? Trong trường hợp này, các nguồn lực hiện đang sử dụng sẽ có một chi phí cơ hội cần phải được xem xét cùng với lời chào hàng của nhà cung ứng bên ngoài. Ví dụ: Xét tiếp ví dụ trên, nếu cơ sở sản xuất bao bì của công ty Hưng Thịnh được cho thuê, hàng năm thu được khoản lợi nhuận lớn hơn 40 tri ệu đồng thì sẽ quyết định mua ngoài bao bì và cho thuê cơ sở sản xuất này. Cách thu thập nguồn số liệu, thông tin phục vụ cho loại tình huống quyết định tự sản xuất hay mua ngoài chi tiết, vật liệu, bao bì: Những thông tin quá khứ (đã thực hiện ở kỳ vừa qua): kế toán chi tiết chi phí, tính toán chi tiết hơn các khoản mục chi phí, thông tin để lập bảng phân tích chi phí theo đơn vị, tổng số. Những thông tin tương lai (dự đoán) và các thông tin khác, như: dự kiến nhu cầu khối lượng cần sản xuất; tiền lương công nhân, nhân viên quản lý, khả năng sử dụng nhà xưởng, tài sản cố định của bộ phận tự sản xuất Xác định thông tin phù hợp, loại bỏ thông tin không phù hợp. Lập bảng phân tích chênh lệch lợi nhuận giữa các phương án để tư vấn nhà quản trị ra quyết định. ACC304_Bai 7_v1.0010110228 151
18. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn 7.4.4. Quyết định nên bán ngay bán thành phẩm hoặc tiếp tục sản xuất ra thành phẩm rồi mới bán Quyết định nên bán ngay bán thành phẩm hay nên tiếp tục sản xuất hoàn thành rồi mới bán thường được gặp ở các công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm từ một loại nguyên liệu đầu vào trên một qui trình sản xuất chung. Quy trình sản xuất tiêu biểu cho dạng này có thể được biểu diễn thông qua mô hình tổng quát sau đây: Quy trình Bán thành Thành Bán sản xuất phẩm A phẩm A riêng Nguyên vật Quy trình Bán thành Quy trình Thành Bán liệu cơ bản sản xuất phẩm B sản xuất phẩm B chung riêng Quy trình Bán thành Thành Bán sản xuất phẩm C phẩm C riêng Điểm phân chia Sơ đồ 7.2: Quy trình sản xuất chung Hai hoặc nhiều sản phẩm được sản xuất ra từ một nguyên liệu chung được gọi là các sản phẩm chung (joint products). Điểm nằm trong quy trình sản xuất mà tại đó, các sản phẩm chung được tách ra thành các sản phẩm riêng biệt được gọi là điểm phân chia (split-off point). Tại điểm này, một số các sản phẩm chung sẽ có thể được đem bán cho khách hàng. Số còn lại cần được tiếp tục chế biến cho đến sản phẩm hoàn thành trước khi chúng được đem tiêu thụ ngoài thị trường. Ví dụ trong xí nghiệp chế biến thực phẩm, có thể người ta bán ngay thịt heo vừa mới mổ, nhưng cũng có thể chế biến tiếp từ thịt heo ra các thực phẩm chế biến sẵn như giò, chả, xúc xích, lạp sườn Vấn đề đặt ra ở đây là sản phẩm nào nên được tiêu thụ ngay tại điểm phân chia và sản phẩm nào nên tiếp tục sản xuất rồi mới tiêu thụ? Một điều cần lưu ý là các chi phí phát sinh tính đến điểm phân chia là những chi phí chìm và không phù hợp trong các quyết định nên bán tại điểm phân chia hay sản xuất tiếp. Những chi phí phát sinh sau điểm phân chia là những chi phí phù hợp. Nguyên tắc chung để quyết định là dựa vào kết quả so sánh giữa thu nhập tăng thêm với chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất. Nếu như thu nhập tăng thêm lớn hơn chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất thì quyết định tiếp tục sản xuất. Nếu thu nhập tăng thêm nhỏ hơn chi phí tăng thêm do tiếp tục sản xuất thì quyết định bán sản phẩm tại điểm phân chia. 152 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
19. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Phương pháp chung của cách phân tích các thông tin phù hợp trong tình huống này là: Xác định giá bán cho từng loại sản phẩm cộng sinh ở giai đoạn cuối cùng (thành phẩm). Xác định giá bán của thành phẩm tại điểm tách hoặc ở từng giai đoạn mà doanh nghiệp có ý định bán ra. Tính chênh lệch giá bán hàng của thành phẩm và bán thành phẩm. Xác định chi phí của quá trình tiếp tục chế biến ra thành phẩm (nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, biến phí sản xuất chung ). Định phí tiết kiệm được do chấm dứt quá trình tiếp tục chế biến ra thành phẩm và ra quyết định. Tính toán lãi (lỗ) tăng thêm do quá trình tiếp tục chế biến ra thành phẩm và ra quyết định. Chi phí tăng Lãi (lỗ) tăng Chênh lệch giá Định phí tiết thêm của thêm do tiếp tục bán của thành kiệm được nếu = – quá trình tiếp tục – chế biến ra phẩm với bán ngừng chế chế biến ra thành phẩm thành phẩm biến thành phẩm Nếu lãi thì tiếp tục sản xuất chế biến, ngược lại, nếu lỗ thì không tiếp tục chế biến thêm nữa mà bán ngay bán thành phẩm. Ví dụ: Để minh họa, chúng ta lấy ví dụ của một công ty chế biến thực phẩm sau đây. Giả sử có ba sản phẩm được sản xuất từ cùng thịt bò. Các số liệu về chi phí và thu nhập liên quan đến các sản phẩm được cho trong bảng 7.9: Bảng 7.9: Quyết định nên bán hay nên tiếp tục quá trình sản xuất Đơn vị tính: 1.000 đồng Sản phẩm A B C Giá trị bán ở điểm phân chia 120.000 150.000 60.000 Giá trị bán sau khi chế biến thêm 160.000 240.000 90.000 Các chi phí sản phẩm chung phân bổ 80.000 100.000 40.000 Chi phí chế biến thêm 50.000 60.000 10.000 So sánh giữa việc bán sản phẩm tại điểm phân chia và chế biến thêm: Giá trị bán sau khi chế biến thêm 160.000 240.000 90.000 Giá trị bán tại điểm phân chia 120.000 150.000 60.000 Thu nhập tăng thêm do chế biến thêm 40.000 90.000 30.000 Chi phí chế biến thêm 50.000 60.000 10.000 Lãi/Lỗ do chế biến thêm (10.000) 30.000 20.000 Qua số liệu phân tích trên bảng 7.9, công ty nên quyết định bán sản phẩm A tại điểm phân chia vì việc tiếp tục chế biến sản phẩm này sẽ gây thiệt hại cho công ty 10.000 (nghìn đồng). Còn đối với các sản phẩm B và C thì nên tiếp tục chế biến cho đến sản phẩm hoàn thành rồi mới tiêu thụ vì việc này mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho công ty. ACC304_Bai 7_v1.0010110228 153
20. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Vai trò của nhân viên kế toán quản trị trong quá trình ra quyết định là cung cấp những thông tin phù hợp cho các nhà quản lý để ra quyết định. Các nhà quản lý sử dụng thông tin được cung cấp để so sánh, đánh giá các phương án và ra quyết định. Khái niệm chi phí và thu nhập phù hợp được vận dụng rộng rãi trong quản trị. Trong bài này, chúng ta đã nghiên cứu việc sử dụng nó trong quyết định liên quan đến việc chấp nhận hoặc từ chối một đơn hàng đặc biệt, trong quyết định nên làm hay nên mua, trong quyết định nên ngừng hay tiếp tục kinh doanh một loại sản phẩm cũng như trong các quyết định liên quan đến việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất có giới hạn. Để phù hợp cho việc ra quyết định, thông tin về chi phí và thu nhập phải thoã mãn: (1) liên quan đến tương lai và (2) khác nhau giữa các phương án so sánh. Nói chung, tất cả các chi phí đều phù hợp cho việc ra quyết định ngoài trừ các chi phí chìm và các chi phí không chênh lệch giữa các phương án. Một điều cần lưu ý là khái niệm “thông tin phù hợp” được vận dụng trong bài này chỉ liên quan đến các tình huống ra quyết định ngắn hạn, chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Trong phân tích các quyết định dài hạn, chúng ta phải xem xét giá trị theo thời gian của tiền tệ. Phân tích các quyết định dài hạn cần sử dụng một công cụ gọi là dự toán vốn. 154 ACC304_Bai 7_v1.0010110228
21. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Trình bày vai trò của nhân viên kế toán quản trị trong quá trình ra quyết định. 2. Liệt kê và giải thích 6 bước trong quá trình ra quyết định. 3. Phân biệt giữa phân tích định lượng và phân tích định tính. 4. Các tiêu chuẩn của thông tin hữu ích là gì? Hãy giải thích từng tiêu chuẩn của thông tin hữu ích. Có phải lúc nào thông tin cũng đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho việc ra quyết định không? 5. Liệt kê và giải thích hai tiêu chuẩn của thông tin phù hợp. 6. Giải thích vì sao giá trị còn lại trên sổ sách của tài sản cố định (ví dụ như máy móc thiết bị) không phải là một thông tin phù hợp? 7. Cho hai ví dụ về chi phí chìm. Giải thích vì sao chi phí chìm không phù hợp cho việc ra quyết định? 8. Vì sao một nhà quản lý thường có khuynh hướng xem xét không đúng chi phí chìm trong quá trình ra quyết định? Họ có thể mắc sai lầm là xem chi phí chìm là một chi phí thích hợp khi ra quyết định? 9. Các chi phí và thu nhập phát sinh trong tương lai có thể không thích hợp cho việc ra quyết định? Trong trường hợp nào điều này sẽ đúng? Cho một ví dụ minh hoạ. 10. Định nghĩa chi phí cơ hội. Cho một ví dụ minh hoạ. Chi phí cơ hội có phải là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định không? Vì sao? 11. Sự tồn tại năng lực hoạt động nhàn rỗi có ảnh hưởng như thế nào đến quyết định chấp nhận hoặc từ chối một đơn hàng đặc biệt? 12. Khi ra quyết định tiếp tục hoặc ngưng hoạt động một bộ phận kinh doanh một sản phẩm, nhà quản lý sẽ sử dụng phương pháp phân tích như thế nào? Trong trường hợp nào thì quyết định duy trì và trong trường hợp nào thì quyết định ngưng hoạt động một bộ phận kinh doanh hoặc ngưng sản xuất một sản phẩm? 13. Khi ra quyết định nên làm hay nên mua các linh kiện/bộ phận cấu thành hoặc s ản phẩm, nhà quản lý sẽ phân tích như thế nào? Trong trường hợp nào thì quyết định mua ngoài và trường hợp nào thì quyết định sản xuất? ACC304_Bai 7_v1.0010110228 155
22. Bài 7: Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 7.1. Hãy chọn một doanh nghiệp mà bạn biết (ví dụ: Công ty bia Huda Huế) và cho ví dụ minh hoạ về một tình huống ra quyết định cụ thể của công ty. Mô tả từng bước trong quá trình ra quyết định này. Bài 7.2. Công ty P mua một lò nướng pizza cách đây hai năm với giá 90.000.000 đồng. Lò nướng này có thể sử dụng hữu ích thêm một năm nữa. Lò nướng này được khấu hao theo mô hình khấu hao đều. Công ty P có thể mua một lò nướng bánh mới có giá 20.000.000 đồng và có thời gian sử dụng hữu ích trong một năm. Việc đưa lò nướng bánh này vào hoạt động sẽ tiết kiệm được cho công ty 26.000.000 đồng chi phí hoạt động hàng năm (so với việc sử dụng lò nướng cũ). Nhà quản lý Công ty P đã quyết định không mua lò nướng mới vì ông ta cho rằng việc mua lò nướng mới sẽ gây thiệt hại cho công ty 4.000.000 đồng trong năm tới. Yêu cầu: 1. Theo bạn, nhà quản lý Công ty tính toán như thế nào để có được mức lỗ 4.000.000 đồng trong năm tới nếu lò nướng pizza mới được mua? 2. Hãy đánh giá về cách nhà quản lý công ty đã phân tích và ra quyết định. 3. Là nhân viên kế toán quản trị của công ty, bạn phân tích tình huống trên như thế nào? Theo bạn, Công ty có nên mua lò nướng mới để sử dụng không? Bài 7.3. Công ty H có một số phụ tùng tồn kho trị giá 200.000.000 đồng. Số phụ tùng này đã lỗi thời do sự thay đổi các tiêu chuẩn kỹ thuật thiết kế. Số phụ tùng này có thể bán ra thị trường với giá 120.000.000 đồng, hoặc chúng sẽ được hiệu chỉnh lại cho phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành và sau đó bán ra thì sẽ thu được 235.000.000 đồng. Chi phí cho việc hiệu chỉnh là 120.000.000 đồng. Yêu cầu: 1. Những thông tin nào là thích hợp cho quyết định liên quan đến số phụ tùng tồn kho? 2. Công ty nên bán số phụ tùng ngay hay sửa chữa/hiệu chỉnh rồi bán. 156 ACC304_Bai 7_v1.0010110228