Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

84 trang vanle 1280

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep_chuong_1_nhung_van_de_chung_ve.doc

Nội dung text: Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm Đơn vị kế tốn là đơn vị (bao gồm tổng cơng ty, cơng ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, chi nhánh ) cĩ thực hiện cơng việc kế tốn như lập và xử lý chứng từ kế tốn, mở tài khoản, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn và thực hiện các quy định khác về kế tốn theo quy định của pháp luật. Tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế tốn, chế độ bảo quản , lưu trữ tài liệu kế tốn, cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn và các nhiệm vụ khác của kế tốn. Nĩi cách khác, tổ chức cơng tác kế tốn là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế tốn, đối tượng kế tốn với con người am hiểu nội dung cơng tác kế tốn (người làm kế tốn) biểu hiện qua một hình thức kế tốn thích hợp của một đơn vị cụ thể. Nội dung cơng tác kế tốn bao gồm các nội dung sau: - Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế tốn; - Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế tốn - Tổ chức áp dụng hệ thống sổ kế tốn - Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức sổ kế tốn phù hợp - Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị - Tổ chức kiểm kê tài sản - Tổ chức kiểm tra kế tốn - Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn - Tổ chức cơng việc kế tốn trong trường hợp đơn vị kế tốn chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
1.1.2. Ý nghĩa của việc tổ chức cơng tác kế tốn Kế tốn là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế tốn là một trong những cơng cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc tồn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngồi ra, kế tốn cịn cĩ nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh tốn nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế tốn; phân tích thơng tin, số liệu kế tốn giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thơng tin số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật. Do vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thơng tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đĩ làm giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lắp, tiết kiệm chi phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm sốt tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nên kinh tế thị trường Tĩm lại, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp khơng những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hố thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế, tài chính mà cịn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. 1.2.Nguyên tắc cơ bản và nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp 1.2.1. Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải đúng những qui định trong luật kế tốn và chuẩn mực kế tốn Đối với Nhà nước, kế tốn là một cơng cụ quan trọng để tính tốn, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh tốn của nhà nước, điều 2
hành nền kinh tế quốc dân. Do đĩ, trước hết tổ chức cơng tác kế tốn phải theo đúng những qui định về nội dung cơng tác kế tốn, về tổ chức chỉ đạo cơng tác kế tốn ghi trong Luật kế tốn và Chuẩn mực kế tốn - Tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế tốn do nhà nước ban hành Việc ban hành chế độ, thể lệ kế tốn của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất cơng tác kế tốn trong tồn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tơt chức cơng tác kế tốn phải dựa trên cơ sở chế dộ chứng từ kế tốn, hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp , hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ. Cĩ như vậy việc tổ chức cơng tác kế tốn mới khơng vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế tốn gĩp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, gĩp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm sốt của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp - Tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp cĩ đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau. Vì vậy, khơng thể cĩ một mơ hình cơng tác kế tốn tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tơt chức tốt cơng tác kế tốn doanh nghiệp thì việc tổ chức cơng tác kế tốn phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mơ và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế tốn Người thực hiện trực tiếp mọi cơng tác kế tốn tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế tốn dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp. Vì vậy 3
để tổ chức tốt cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trị tác dụng của kế tốn đới với cơng tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế tốn - Tổ chức bộ máy kế tốn tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của cơng tác tổ chức nĩi chung và tổ chức cơng tác kế tốn nĩi riêng do đĩ thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức cơng tác kế tốn khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế tốn, nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn, quản lý chặt cẽ, hiệu quả, tính tốn và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới cĩ thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức cơng tác kê tốn tài chính trong doanh nghiệp Thực chất của việc tổ chức cơng tác kế tốn tài chính trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung cơng tác kế tốn bằng phương pháp khoa học của kế tốn, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trị quan trọng của kế tốn trong quản lý vĩ mơ và vi mơ nền kinh tế 1.2.2. Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn Để thực hiện tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp cần quan triệt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức khoa học, hợp lý cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp - Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế tốn, đáp ứng yêu cầu quản lý, áp dụng hình thức tổ chức sổ kế tốn phù hợp - Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính tốn, thơng tin hiện đại vào cơng tác kế tốn của doanh nghiệp - Qui định mối quan hệ giữa phịng kế tốn với các phịng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp 4
- Tổ chức thực hiện kiểm tra kế tốn trong nội bộ doanh nghiệp 1.3. Nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp 1.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế tốn Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế tốn, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế tốn; kiểm tra chứng từ kế tốn; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế tốn và Chế độ về chứng từ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể: a. Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế tốn * Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế tốn Khi cĩ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa cĩ quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải cĩ đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế tốn. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xố sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục khơng ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xố sửa chữa đều khơng cĩ giá trị thanh tốn và ghi sổ kế tốn. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế tốn do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngồi doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngồi cĩ dấu của doanh nghiệp. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế tốn phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng bút mực. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực đỏ hoặc đĩng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất. 5
Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải do người cĩ thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế tốn chi tiền phải do người cĩ thẩm quyền ký duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải cĩ chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. * Tổ chức thực hiện chứng từ kế tốn bắt buộc, chứng từ kế tốn hướng dẫn Mẫu chứng từ kế tốn bao gồm mẫu chứng từ kế tốn bắt buộc và mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn. Mẫu chứng từ kế tốn bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế tốn do cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế tốn hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế tốn do cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp cĩ thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế tốn. Căn cứ danh mục chứng từ kế tốn quy định trong chế độ chứng từ kế tốn áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để cĩ sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tơn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Tổ chức thực hiện chế độ hố đơn bán hàng Doanh nghiệp khi bán hàng hố hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hố đơn bán hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp cĩ sử dụng hố đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hố hoặc cung cấp dịch vụ một lần cĩ giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì khơng bắt buộc phải lập và giao hố đơn theo đúng quy định. Hàng hố bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần cĩ giá trị dưới mức quy định tuy khơng bắt buộc 6
phải lập hố đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hố đơn thì người bán hàng phải lập và giao hố đơn theo đúng quy định. Hàng hố bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần cĩ giá trị dưới mức quy định tuy khơng bắt buộc phải lập hố đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hố, dịch vụ hoặc cĩ thể lập hố đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế tốn, trường hợp lập bảng kê bản lẻ hàng hố, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hố đơn bán hàng trong ngày theo quy định. Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hố hoặc được cung cấp dịch vụ cĩ quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hố đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định. Doanh nghiệp tự in hố đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hố đơn phải cĩ hợp đồng in hố đơn với tổ chức nhận in, trong đĩ ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hố đơn. Sau mỗi lần in hố đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in. Doanh nghiệp phải sử dụng hố đơn bán hàng theo đúng quy định; khơng được bán, mua, trao đổi, cho hố đơn hoặc sử dụng hố đơn của tổ chức, cá nhân khác; khơng được sử dụng hố đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở sổ theo dõi, cĩ nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hố đơn theo đúng quy định của pháp luật; khơng được để hư hỏng, mất hố đơn. Trường hợp hố đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thơng báo bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp. * Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử Chứng từ điện tử phải cĩ đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế tốn và phải được mã hố đảm bảo an tồn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế tốn được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tốn, mạng truyển tin. Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải cĩ biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử khơng đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản 7
lý như tài liệu kế tốn ở dạng nguyên bản quy định nĩ được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải cĩ đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. b.Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phản ánh trong chứng từ kế tốn Thơng tin kế tốn là những thơng tin về sự vận động của đối tượng kế tốn. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thơng tin kế tốn phát sinh ở doanh nghiệp, kế tốn trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế tốn thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thơng tin phản ánh trong chứng từ kế tốn. Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứ để ghi sổ kế tốn. Tính trung thực của thơng tin phản ánh trong chứng từ kế tốn quyết định tính trung thực của số liệu kế tốn, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa quyết định đối với chất lượng cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp. c. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế tốn Chứng từ kế tốn trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sĩt (nếu cĩ) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các cơng việc cần thiết để ghi sổ kế tốn. Kiểm tra chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế tốn trước khi tiến hành ghi sổ kế tốn. Nội dung kiểm tra chứng từ kế tốn bao gồm: - Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thơng tin kế tốn; - Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo khơng vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính; 8
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự tốn hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết, ; - Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ. Sau khi kiểm tra chứng từ kế tốn đảm bảo các yêu cầu nĩi trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính tốn phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế tốn, d.Tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn Chứng từ kế tốn phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế tốn và bảo quản, lưu trữ cĩ liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế tốn khác nhau trong phịng kế tốn, vì vậy kế tốn trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế tốn cĩ liên quan cĩ thể thực hiện việc ghi chép hạch tốn được kịp thời, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Để đảm bảo chứng từ kế tốn nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế tốn khơng cần thiết và tiết kiệm thời gian. 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế tốn ở doanh nghiệp a. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế tốn, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế tốn của từng tài khoản kế tốn. Dựa vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp minh cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa 9
chọn các tài khoản kế tốn phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế tốn cho đơn vị mình. Theo chế độ hiện hành, hiện cĩ 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về chế độ kế tốn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngồi ra cịn cĩ thể lựa chọn hệ thống tài khoản của các doanh nghiệp đặt thù theo QĐ 214, QĐ19 b. Cụ thể hố hệ thống tài khoản kế tốn Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể hố, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 nhung phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch tốn của tài khoản cấp trên tương ứng. Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản trong hệ thống kế tốn doanh nghiệp chưa cĩ để phản ánh nội dung kinh tế riêng cĩ phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thơng tin trên máy vi tính và thoả măn nhu cầu thơng tin cho các đối tượng sử dụng. 1.3.3. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế tốn phù hợp Hình thức kế tốn là hệ thống tổ chức sổ kế tốn bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hĩa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính. Kế tốn trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy mơ và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế tốn và phương tiện tính tốn để lựa chọn hình kế tốn thích hợp áp dụng cho đơn vị. Theo chế độ kế tốn hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 4 hình thức kế tốn sau: (1) Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; (2) Hình thức kế tốn Nhật ký chung; (3) Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; 10
(4) Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ; Trong mỗi hình thức sổ kế tốn cĩ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế tốn. 1.3.3.1. Hình thức kế tốn Nhật ký - sổ cái a. Đặc điểm Đây là hình thức kế tốn đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại sổ cũng như về trình tự hạch tốn. - Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. - Tách rời việc ghi chép kế tốn ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế tốn ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế tốn khác nhau là sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. Khơng cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì cĩ thể kiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế tốn cấp 1 ngay ở dịng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái b. Hệ thống sổ kế tốn Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Sổ kế tốn tổng hợp : Nhật ký - Sổ Cái; - Sổ kế tốn chi tiết : Thẻ kế tốn chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, phải trả người bán . c. Ưu nhược điểm: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị cĩ quy mơ nhỏ cĩ ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế tốn ít. - Nhược điểm: Khơng áp dụng tại các đơn vị cĩ quy mơ lớn và vừa, cĩ nhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản , kết cấu số 11
khơng thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáo thường chậm trễ. c. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (1) Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế tốn và Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, kế tốn tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Cĩ của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dịng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Cĩ của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Cĩ các tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cũng phải được khố sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khố sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu 12
trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khĩa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.1 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ kế tốn Sỉ, thỴ Sổ,kÕ thẻ to¸n kế Sổ quỹ Bảng tổng tốnchi tiÕt chi hợp chứng từ tiết kế tốn cùng loại Bảng NHẬT KÝ – SỔ CÁI tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3.2. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ a. Đặc điểm Là hình thức kế tốn thường được sử dụng ở các doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế tốn. 13
Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi chép theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế tốn tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế và được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. Việc ghi sổ kế tốn chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế tốn đính kèm theo chứng từ ghi sổ. Như vậy, việc ghi chép kế tốn tổng hợp và ghi chép kế tốn chi tiết là tách rời nhau. Mỗi tài khoản kế tốn cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái b. Hệ thống sổ Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Sổ kế tốn tổng hợp : + Chứng từ ghi sổ; + Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái; - Sổ kế tốn chi tiết: + Sổ kế tốn chi tiết vật tư, Thẻ kế tốn chi tiết. + Sổ chi tiết phải thu của khách hang, phải trả người bán c. Ưu nhược điểm: Ưu điểm : Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phân đều trong tháng, dễ phân chia cơng việc. Phù hợp với nhiều loại hình, quy mơ đơn vị. 14
Nhược điểm : Ghi chép bị trùng lặp, tăng khối lượng cơng việc, giảm năng suất và hiệu quả cơng tác kế tốn. d. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. (2)- Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 15
Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế tốn Sỉ, thỴ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế kÕ to¸n Bảng tổng hợp tốn chi chi tiÕt chứng từ kế tốn tiết cùng loại Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ Bảng Sổ Cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3.3. Hình thức kế tốn Nhật ký chung a. Đặc điểm Là hình thức kế tốn đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, đã sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định 16
khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ. Sau đĩ lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Như vậy, hình thức này cũng cĩ đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổ nhưng khác là khơng cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế tốn để lập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt. Sau đĩ, căn cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái. b. Hệ thống sổ Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Ưu điểm : Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế tốn máy. Nhược điểm : Một số nghiệp vụ bị trùng do vậy, cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới được ghi vào sổ cái b. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cĩ). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. 17
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sơ đồ 1.3 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế tốn Sổ, thẻ kế tốn Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ chi tiết đặc biệt CHUNG Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.3.4. Hình thức kế tốn Nhật ký - chứng từ a. Đặc điểm 18
Là hình thức kế tốn được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình độ, năng lực của các bộ kế tốn tốt. Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên mơn hĩa và phân cơng lao động kế tốn. Hình thức này cĩ đặc điểm chủ yếu sau: - Tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) vào một sổ kế tốn tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ. Kế tốn lấy bên Cĩ của Tài khoản kế tốn làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Cĩ của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký – chứng từ mở cho bên Cĩ của tài khoản đĩ. Khi ghi vào Nhật ký – chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản. Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký – chứng từ chính là định khoản kế tốn để ghi vào sổ cái. Như vậy Nhật ký chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái - Kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. - Khơng cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế tốn ghi Nợ, ghi Cĩ vào các tài khoản phải cân bằng nhau. b. Hệ thống sổ Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Sổ kế tốn tổng hợp gồm Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết.gồm 19
Sổ kế tốn chi tiết vật tư Sổ kế tốn chi tiết tài sản cố định Sổ kế tốn chi tiết nợ phải thu, phải trả c. Ưu nhược điểm - Ưu điểm : Giảm ghi chép trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế tốn. Tiện lợi cho việc chuyên mơn hĩa cán bộ kế tốn. - Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, khơng phù hợp với các đơn vị quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị cĩ trình độ cán bộ kế tốn cịn yếu. d. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế tốn đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết cĩ liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đĩ lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ cĩ liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2) Cuối tháng khố sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cĩ liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ cĩ liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ cĩ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.4. 20
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ Sổ, thẻ NHẬT KÝ Bảng kê kế tốn chi tiết CHỨNG TỪ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Như vậy, mỗi hình thức kế tốn cĩ nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Trong mỗi hình thức kế tốn cĩ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa cá sổ kế tốn. Trình tự ghi sổ theo từng hình thức cĩ thể khái quát lại như sau : (1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ (2) Ghi sổ kế tốn chi tiết (3) Ghi sổ kế tốn tổng hợp (4) Kiểm tra đối chiếu số liệu (5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. 21
Do vậy, doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế tốn nêu ra để ghi sổ kế tốn. Từ hình thức kế tốn đã lựa chọn doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế tốn do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mơ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cũng như các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản kế tốn mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế tốn quy định trong chế độ kế tốn doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống sổ kế tốn phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thơng tin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế tốn bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thơng tin kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế tốn chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thơng tin tùy theo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế tốn. Doanh nghiệp được cụ thể hố hệ thống sổ kế tốn đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp. 1.3.4. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế tốn Sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cĩ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế tốn được quy định tại luật kế tốn về mở sổ kế tốn, ghi chép sổ kế tốn; sửa chữa sai sĩt; khố sổ kế tốn; lưu trữ, bảo quản sổ kế tốn; xử lý vi phạm. Sổ kế tốn dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh cĩ liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế tốn phải ghi rõ - Tên doanh nghiệp, - Tên sổ, - Ngày thàng năm lập sổ, ngày tháng năm khố sổ, 22
- Chữ ký của người lập sổ, kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; - Số trang, đĩng dấu giáp lai. Sổ kế tốn phải cĩ các nội dung chủ yếu sau: - Ngày tháng ghi sổ - Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tĩm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản kế tốn Biểu số 1.1 : Mẫu sổ nhật ký chung Đơn vị: Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Đơn vị tính Ngày, Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Đã ghi STT tháng Số Ngày, Diễn giải TK đối Sổ Cái dịng Nợ Cĩ ghi sổ hiệu tháng ứng A B C D E G H 1 2 Số trang chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau x x x - Sổ này cĩ trang, đánh số từ trang số 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) 23
Biểu số 1.2. Mẫu sổ cái theo hình thức nhật ký chung Đơn vị: Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Năm: Tên tài khoản Số hiệu: Nhật ký Ngày, Chứng từ Số hiệu Số tiền chung tháng Diễn giải TK đối Số Ngày, Tran STT ghi sổ ứng Nợ Cĩ hiệu tháng g sổ dịng A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu năm xxx - Số phát sinh trong tháng . Cơng phát sinh - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý - Sổ này cĩ trang, đánh số từ trang số 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) 25
a. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khố sổ kế tốn Sổ kế tốn phải mở vào đầu kỳ kế tốn năm; đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế tốn phải mở từ ngày thành lập. Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế tốn để ghi sổ kế tốn. Sổ kế tốn phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thơng tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế tốn. Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thơng tin số liệu trên sổ kế tốn phải được ghi bằng bút mực; khơng ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, khơng ghi chồng lên nhau, khơng ghi cách dịng. Trường hợp ghi khơng hết trang sổ phải gạch chéo phần khơng ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. Doanh nghiệp phải khố sổ kế tốn cuối kỳ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chình và các trường hợp khố sổ kế tốn khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính thì phải thực hiện về sổ kế tốn tại luật kế tốn và chế độ sổ sách kế tốn hiện hành. Sau khi khố sổ kế tốn trên máy vi tính phải in sổ kế tốn ra giấy và đĩng thành quyến riêng cho từng thời kỳ kế tốn năm. b. Tổ chức sửa chữa sổ kế tốn Khi phát hiện sổ kế tốn ghi bằng tay cĩ sai sĩt thì khơng được tẩy xố làm mất dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: (1) Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng bên cạnh (2) Ghi số âm; bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đĩ ghi lại số đúng và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng bên canh; (3) Ghi bổ sung; bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ 26
Trường hợp phát hiện sổ kế tốn cĩ sai sĩt trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế tốn của năm đĩ. Trường hợp phát hiện sổ kế tốn cĩ sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn cĩ sai sĩt. Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính; Nếu phát hiện sai sĩt trước khi bào cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sủa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đĩ trên máy vi tính; trường hợp phát hiện sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt trên máy vi tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt. Sửa chữa sổ kế tốn trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như kế tốn bằng tay. 1.3.5. Tổ chức cơng tác lập và phân tích báo cáo tài chính 1.3.5.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm : o Bảng cân đối kế tốn, o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, o Thuyết minh báo cáo tài chính. Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính tốn, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế tốn hiện hành. Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hố : Báo cáo kế tốn quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của cơng ty mẹ 27
1.3.5.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế tốn năm. Việc lập báo cáo tài chinh phải căn cứ vào số liệu sau khi khố sổ kế tốn. Doanh nghiệp cĩ cá đơn vị kế tốn cấp cơ sở hoặc cĩ cơng ty con thì ngồi việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đĩ cịn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế tốn năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế tốn cấp cơ sở, hoặc cơng ty con theo quy định của Bộ tài chinh. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế tốn. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế tốn thì phải thuyết minh rõ lý do. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký bào cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo. 1.3.5.3. Tổ chức thực hiện nộp và cơng khai báo cáo tài chính Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức cơng khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện cơng khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định. Doanh nghiệp cĩ các đơn vị kế tốn cấp cơ sở khi cơng khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải cơng khai cả báo cáo tài chinh của các đơn vị kế tốn cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các cơng ty con. Khi thực hiện cơng khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải cơng khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động. Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm tốn khi cơng khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm tốn. Doanh nghiệp cĩ thể tổ chức cơng khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau: o Phát hành ấn phẩm o Thơng báo bằng văn bản 28
o Niêm yết hoặc o Các hình thức khác theo quy đinh của pháp luật 1.3.6. Tổ chức kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện cĩ tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế tốn. Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê tối sản trong các trường hợp sau: (1) Cuối kỳ kế tốn năm, trước khi lập báo cáo tài chính (2) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khốn, cho thuê doanh nghiệp. (3) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp (4) Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác (5) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền (6) Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp cĩ chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi tên sổ kế tốn, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chính. Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chiẹu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 1.3.7. Tổ chức kiểm tra kế tốn Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế tốn và chịu sự kiểm tra kế tốn của cơ quan cĩ thẩm quyền và khơng quá một lần kiểm tra trong cùng một năm. Việc kiểm tra kế tốn chi được thực hiện khi cĩ quyết định kiểm tra cùng nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế tốn chỉ được thực hiện khi cĩ quyết định của cơ quan cĩ thẩm quyền theo quy định của pháp luật với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung cơng tác kế tốn; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế tốn và người làm kế tốn; Kiểm 29
tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm tốn; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp luật về kế tốn Doanh nghiệp cĩ trách nhiệm phải cung cấp cho đồn kiểm tra kế tốn tài liệu kế tốn cĩ liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đồn kiểm tra kế tốn. Đồng thời doanh nghiệp cĩ quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra khơng đúng thẩm quyền hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đồn kiểm tra kế tốn với cơ quan cĩ thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tốn. Trường hợp khơng đồng ý với kết luận của cơ quan cĩ thẩm quyền quyết định kiểm tra kế tốn thì thực hiện theo quy định của pháp luật Đơn vị kế tốn cấp trên, cơng ty mẹ trong đĩ cĩ Tổng cơng ty nhà nước cĩ quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế tốn các đơn vị kế tốn cấp cơ sở, các cơng ty con. 1.3.8. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp đơn vị kế tốn chia tách, sáp nhập 1.3.7.1 Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp chia đơn vị kế tốn Đơn vị kế tốn bị chia thành các đơn vị kế tốn mới phải thực hiên khố sổ kế tốn, kiểm kê tài sản, đối chiếu cơng nợ, xác định nợ chưa thanh tốn, lập báo cáo tài chính; phân chia tài sản, nợ chưa thanh tốn, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế tốn theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế tốn liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh tốn cho các đơn vị kế tốn mới. Đơn vị kế tốn mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế tốn và ghi sổ kế tốn theo quy định của Luật kế tốn 1.3.8.2. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp tách đơn vị kế tốn Đơn vị bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế tốn mới phải thực hiện kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thành tốn của bộ phận bị tách, bàn giao tài sản, nợ chưa thanh tốn của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế tốn theo biên bản bàn giào, bàn giao tài liệu kế tốn liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh tốn cho đơn vị kế tốn mới, đối với tài liệu kế tốn khơng bàn giao thì đơn vị kế tốn bị tách lưu trữ theo quy định của luật kế tốn. 30
Đơn vị kế tốn mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế tốn và ghi sổ kế tốn theo quy định của Luật kế tốn. 1.3.8.3. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế tốn Các đơn vị kế tốn hợp nhất thành đơn vị kế tốn mới thì từng đơn vị kế tốn bị hợp nhất phải thực hiện khố sổ kế tốn, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh tốn, lập báo cáo tài chính; bàn giao tồn bộ tài sản, nợ chưa thanh tốn, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế tốn theo biên bản bàn giao; bàn giao tồn bộ tài liệu cho đơn vị kế tốn hợp nhất. Đơn vị kế tốn hợp nhất phải thực hiện các cơng việc sau đây. Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế tốn và ghi sổ kế tốn; tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế tốn được hợp nhất thành báo cáo tài chính hợp nhất. 1.3.8.4. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế tốn Đơn vị kế tốn sáp nhập vào đơn vị kế tốn khác phải thực hiên khố sổ kế tốn, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh tốn, lập báo cáo tài chính; bàn giao tồn bộ tài sản, nợ chưa thanh tốn, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế tốn theo biên bản bàn giao; bàn giao tài liệu kế tốn liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh tốn cho các đơn vị kế tốn mới. Đơn vị kế tốn mới thành lập, phải căn cứ vào biên bản bàn giao để mở sổ kế tốn vào ghi sổ kế tốn theo quy định của Luật kế tốn. 1.3.8.5. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp đơn vị kế tốn chuyển đổi hình thức sở hữu Đơn vị kế tốn chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiên khố sổ kế tốn, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh tốn, lập báo cáo tài chính; bàn giao tồn bộ tài sản, nợ chưa thanh tốn, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế tốn theo biên bản bàn giao; bàn giao tồn bộ tài liệu kế tốn cho đơn vị kế tốn cĩ hình thức sở hữu mới Đơn vị kế tốn mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế tốn vào ghi sổ kế tốn theo quy định của Luật kế tốn. 1.3.8.6. Tổ chức cơng tác kế tốn trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản 31
Đơn vị kế tốn bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện khố sổ kế tốn, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh tốn, lập báo cáo tài chính; mở sổ kế tốn theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động; bàn giao tài liệu kế tốn của đơn vị kế tốn giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế tốn cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định. Trường hợp đơn vị kế tốn bị tuyên bố phá sản thì tồ tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện cơng việc kế tốn theo quy định. 32
BÀI TẬP CHƯƠNG 1 Bài 1: Cơng Ty TNHH Ngọc Linh, 43 phố Hàng Gai Hà Nội, kế tốn hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tháng 9/N taị cơng ty cĩ tình hình sau (Đơn vị tính: đồng) I- Số dư đầu tháng 9/N STT Loại vật tư Số lượng Giá đơn vị 1 Vật liệu chính A 10.000 kg 5.000 đ/kg 2 Vật liệu phụ B 4.000 kg 2.000 đ/kg 3 Cơng cụ dụng cụ C 200 chiếc 60.000đ/c II- Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 9/N: 1. Ngày 3/9 mua 30.000 kg vật liệu chính A của cơng ty Sao Mai, giá mua trên hĩa đơn GTGT số 112 (chưa cĩ thuế GTGT) là 5.200/kg, vật liệu đã nhập kho theo phiếu nhập số 91, cơng ty chưa trả tiền người bán. Chi phí bốc dỡ số vật liệu trên đã thanh tốn bằng tiền mặt theo phiếu chi số 21 ngày 3/9 là 520.000 2. Ngày 5/ 9 xuất kho 20.000 kg vật liệu chính A và 2.000 kg vật liệu phụ B theo phiếu xuất số 61, 62, dùng cho sản xuất sản phẩm 3. Ngày 7/9 mua 1 số vật tư theo giá mua chưa cĩ thuế ghi trên hĩa đơn GTGT số 02378, thuế suất thuế GTGT 10% của cơng ty Nam Hùng chưa thanh tốn tiền - 30.000 kg vật liệu chính A, giá đơn vị 5.100/kg - 3.500 kg vật liệu phụ B, giá đơn vị 1.800/kg - 300 chiếc cơng cụ dụng cụ C, giá đơn vị 62.000/chiếc Hàng đã nhập kho theo phiếu nhập kho số 92 ngày 7/9 4. Ngày 10/9 xuất kho vật tư theo phiếu xuất số 63, - 35.000 kg vật liệu chính A cho sản xuất sản phẩm - 4.500 kg vật liệu phụ B trong đĩ dùng cho sản xuất sản phẩm là 3.000 kg và 1.500 kg dùng cho quản lý DN - 350 chiếc cơng cụ dụng cụ C dùng cho sản xuất, dự tính phân bổ 2 lần trong 1 năm tài chính 5. Ngày 12/9 xuất kho 50 chiếc cơng cụ dụng cụ C dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp thuộc loại phân bổ 1 lần theo phiếu xuất kho số 64 ngày 12/9; 6. Ngày 16/9 mua 10.000 kg vật liệu phụ B của Cty An Bình theo hĩa đơn số 492 giá mua trên hĩa đơn GTGT( chưa thuế ) 20.000.000, thuế suất thuế GTGT 10%, 33
hàng đã nhập kho theo phiếu nhập số 93 ngày 16/9. Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã chi bằng TM theo phiếu chi số 32 ngày 16/9 số tiền 1.800.000. tiền mua vật liệu Cty đã trả bằng TGNH theo giấy báo Nợ số 39 7. Ngày 20/9 mua 400 kg vật liệu phụ B của Cty Hà Vi đã thanh tốn bằng tiền tạm ứng, hàng đã nhập kho theo phiếu nhập số 94 ngày 20/9, giá mua ghi trên hĩa đơn GTGT 494 (chưa cĩ thuế GTGT) là 1.490.000 , thuế suất thuế GTGT 10%. 8. Ngày 28/9 xuất kho thành phẩm theo phiếu xuất số 87, giá vốn 60.000.000, giá bán 72.000000 đổi lấy 12.000 kg vật liệu chính A của cơng ty An Bình theo giá chưa cĩ thuế GTGT là 5.610/kg, thuế suất thuế GTGT 10% . Thành phẩm đã giao cho cơng ty An Bình nhưng cuối tháng chưa nhận được vật liệu III. Yêu cầu: 1. Ghi chép vào sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế trên 2. Ghi sổ cái TK 152, TK 153 Biết rằng : - Trị giá vật tư xuất kho tính theo P.P bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ - Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung Bài 2: Cơng ty sản xuất Hà Trang, địa chỉ 54 phố Lạc Long Quân - Hà Nội, kế tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tháng 11/N tại Cty cĩ tình hình sau:(ĐVT: 1.000 đ) I. Số dư đầu tháng11/N - TK 211: 5.000.000 - TK 214(1): 670.000 - TK 411: 7.800.000 II. Trong tháng11/N cĩ các nghiệp vụ phát sinh sau 1. Ngày 5/11 bộ phận XDCB bàn giao và đưa vào sử dụng 1 nhà làm văn phịng theo biên bản bàn giao số 125, TS được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB. Giá thành xây dựng thực tế của ngơi nhà là 180.000, thời gian sử dụng 10 năm (bộ phận XDCB ghi chung sổ với bộ phận SX KD) 2. Ngày 8/11 mua sắm và đưa vào sử dụng 1 máy phát điện ở phân xưởng sản xuất phụ, giá mua (cả thuế GTGT 10%) là 137.500 theo biên bản bàn giao TSCĐ số 5 ngày 10/11. Tiền hàng đã thanh tốn bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 45. Được biết thời gian sử dụng của TS này là 5 năm và được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB. 34
3. Chi phí lắp đặt chạy thử: 2.200, vận chuyển: 1100 (bao gồm 10% thuế GTGT), đã thanh tốn ngay bằng tiền mặt theo phiếu chi số 189 ngày 8/11. 4. Ngày 15/11 Cơng ty nhượng bán 1 thiết bị SX (của FX sản xuất chính), biên bản nhượng bán số 02 ngày 15/11, nguyên giá: 200.000., đã khấu hao: 80.000, thời gian sử dụng 6 năm. Giá bán thiết bị (cả thuế GTGT 10%) : 143.000, người mua đã thanh tốn qua ngân hàng theo giấy báo cĩ số 53 ngày 16/11 5. Ngày 19/11, Mua 1 dây chuyền SX dùng cho phân xưởng sản xuất chính của Cơng ty, chưa trả tiền người bán. Giá mua theo hĩa đơn GTGT số 0428 ngày 19/11 là 300.000, thuế suất thuế GTGT 10%. Nguồn vốn bù đắp lấy từ quĩ đầu tư phát triển 6. Ngày 25/11 Cơng ty gĩp vốn liên kết với Cơng ty Thủ Đơ một ơ tơ nhãn hiệu TOYOTA nguyên giá 800000, đã hao mịn 200000. Trị giá vốn gĩp do hội đồng thống nhất đánh giá là 650000 7. Ngày 28/11 Cơng ty thanh lý 1 máy photocoppy AEW 5200 dùng ở phịng Hành chính quản trị, nguyên giá: 56.000, đã khấu hao 45.000, số thu về thanh lý 1.500 tiền mặt theo phiếu thu số 189 ngày 29/11 ; Chi phi phí thanh lý: 1.000 bằng tiền mặt theo phiếu chi số 221 ngày 28/11 8. Theo quyết định của giám đốc, ban kiểm kê của Cơng ty đã tiến hành kiểm kê tài sản phát hiện thiếu 1 máy tính xách tay nhãn hiệu TOSHIBA (trang bị ở phịng kỹ thuật), theo biên bản kiểm kê số 01 ngày 30/ 11, máy tính cĩ nguyên giá 18.000, đã khấu hao 10.000, chưa xác định được nguyên nhân Yêu cầu: 1. Lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên 2. Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 3. Ghi chép trên sổ cái tài khoản 211 TSCĐ hữu hình Tài liệu bổ sung:- Giả định 10 ngày Cơng ty ghi sổ 1 lần - Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ 35
CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN VÀ HÀNH NGHỀ KẾ TỐN 2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn của doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế tốn tại doanh nghiệp cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thơng tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế tốn daonh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác cĩ liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế tốn. Tổ chức bộ máy kế tốn doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức kế tốn trong doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế tốn, nhằm hồn thành tổ chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế tốn với chi phí thấp nhất Việc tổ chức, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp do bộ máy kế tốn đảm nhận. Do vậy việc tổ chức bộ máy kế tốn phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: - Tổ chức bộ máy kế tốn phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mơ và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức bộ máy kế tốn phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế tốn - Tổ chức bộ máy kế tốn phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả - Tạo điều kiện cơ giới hĩa cơng tác kế tốn 2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn 2.2.1 Ý nghĩa và căn cứ lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn 36
Trên thực tế cĩ nhiều hình thức tổ chức bộ máy kế tốn khác nhau. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mơ đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và xu hướng sau này, với biên chế bộ máy kế tốn và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế tốn hiện cĩ, khả năng thuê dịch vụ kế tốn, phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả năng tài chính với mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn, sử dụng cho cơng tác kế tốn, với chất lượng phần mềm kế tốn đáng sử dụng hoặc khả năng xây dựng phần mềm kế tốn. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn thích hợp nhằm thu nhận, xử lý hệ thống hĩa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời tồn bộ thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng cơng việc kế tốn, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều đĩ cĩ ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của cơng tác kế tốn, giúp cho việc tổ chức cơng tác kế tốn thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế tốn qua đĩ phát huy được vai trị của kế tốn trong quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. 2.2.2 Các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức cơng tác, bộ máy kế tốn cĩ thể tiến hành theo một trong ba hình thức sau: Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) 2.2.2.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung Hình thức tổ chức kế tốn tập trung là hình thức tổ chức mà tồn bộ cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra 37
chứng từ, ghi chép sổ sách hạch tốn nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đĩ, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn doanh nghiệp xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn. Theo hình thức này, tốn doanh nghiệp (cơng ty, tổng cơng ty) chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm (ở văn phịng cơng ty, tổng cơng ty), cịn ở các đơn vi phụ thuộc đều khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hĩa tồn bộ thơng tin kế tốn phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Phịng kế tốn trung tâm lưu trữ, bảo quản tồn bộ hồ sơ tài liệu kế tốn của doanh nghiệp Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phịng kế tốn trung tâm bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động cĩ quy mơ lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phịng kế tốn trung tâm cĩ thể bố trí nhân viên kế tốn trực tiếp thực hiện một số phần cơng việc kế tốn cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phịng kế tốn trung tâm. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện cả kế tốn tài chính, cả kế tốn quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với cơng tác kế tốn kiểm tra, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đĩ kiểm tra, chỉ đạo sâu sát tồn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính tốn và thơng tin hiện đại trong cơng tác kế tốn Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này cĩ nhược điểm nếu như việc trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính tốn, ghi chép thơng tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế tốn trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với cơng tác kế tốn cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh khơng kịp thời, bị hạn chế. 38
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung được áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung Sơ đồ 2.1 Kế tốn trưởng Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ phận phận phận phận phận phận kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn tổng hợp Các nhân viên kế tốn ở các đơn vị phụ thuộc 2.2.2.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán Hình thức tổ chức kế tốn phân tán là hình thức mà cơng tác kế tốn khơng những được tiến hành ở phịng kế tốn doanh nghiệp mà cịn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Cơng việc kế tốn ở những bộ phận khác do bộ máy kế tốn ở nơi đĩ đảm nhận từ việc kế tốn ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế tốn chi tiết và kế tốn tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế tốn và lập báo cáo kế tốn trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế tốn trưởng. Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phịng kế tốn trung tâm (đơn vị kế tốn cấp trên); cịn ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở đều cĩ tổ chức kế tốn riêng đơn vị kế tốn cấp cơ sở. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế tốn cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn 39
riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế tốn cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp này, tồn bộ cơng việc kế tốn của doanh nghiệp được phân cơng như sau: Phịng kế tốn trung tâm cĩ nhiệm vụ: - Thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp trên và cơng tác tài chính của doanh nghiệp - Hướng dẫn và kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở - Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành cơng việc kế tốn ở đơn vị kế tốn cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của tồn doanh nghiệp Ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở: Thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hĩa tồn bộ thơng tin kế tốn ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm. Từng đơn vị kế tốn cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế tốn ở đơn vị mình cho phù hợp Ưu nhược điểm: theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, đảm bảo cho cơng tác kế tốn gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế tốn thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, nĩ chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thơng tin phục vụ cho điều hành chung tồn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với tồn bộ hoạt động của đơn vị Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị cĩ quy mơ lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán cĩ nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đĩng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập. Tại các đơn vị kế tốn phụ thuộc, các bộ phận kế tốn cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế tốn tương ứng ở phịng kế tốn trung tâm, chỉ 40
khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp cơ sở. Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mơ lớn, cĩ nhiều đơn vị trực thuộc đĩng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng. Hình thức này thường khơng phù hợp với doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. Sơ đồ 2.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức phân tán: Đơn vị kế tốn cấp trên Kế tốn trưởng Bộ phận kế tốn hoạt Bộ phận kế tốn Bộ phận kiểm tra động tài chính ở đơn vị tổng hợp kế tốn kế tốn cấp trên Kế tốn trưởng các đơn vị kế tốn cấp dưới Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3 Đơn vị 4 Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn tổng hợp Các nhân viên kế tốn ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới 41
2.2.2.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế tốn kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phịng kế tốn trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế tốn và nhân viên ở các bộ phận khác. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện kế tốn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tồn doanh nghiệp và các bộ phận khơng tổ chức kế tốn gửi đến, lập báo cáo chung tồn đơn vị, hướng đã kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, kiểm tra tồn đơn vị. Các bộ phận kế tốn ở các bộ phận kế tốn khác thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế tốn phát sinh ở bộ phận đĩ theo sự phận cơng của phịng kế tốn trung tâm. Các nhân viên kế tốn ở các bộ phận cĩ nhiệm vụ thu thập chuwcngs từ, kiểm tra và cĩ thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế tốn về phịng kế tốn trung tâm. Theo hình thức này, ở đơn vị kế tốn cấp trên vẫn lập phịng kế tốn trung tâm, cịn ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mơ, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà cĩ thể tổ chức kế tốn riêng hoặc khơng tổ chức kế tốn riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế tốn riêng thì được thành lập phịng kế tốn để thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phịng kế tốn trung tâm: cịn đơn vị kế tốn cấp cơ sở nào khơng tổ chức kế tốn riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Trường hợp này, nhiệm vụ của phịng kế tốn trung tâm như sau: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tồn doanh nghiệp Thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp trên và ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng Hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn ở tất cả các đơn vị kế tốn cấp cơ sở và các nhân viên kế tốn ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng 42
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế tốn cấp cơ sở gửi lên cùng với báo cáo tài chính phần hành cơng việc kế tốn ở đơn vị kế tốn cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp tồn doanh nghiệp Ưu điểm: theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này tạo điều kiện cho kế tốn gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đĩ, phục vụ quản lý cĩ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mơ lớn cĩ nhiều đơn vị kế tốn cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mơ và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán. Mơ hình bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: Đơn vị kế tốn cấp trên Kế tốn trưởng Bộ Bộ phận kế tốn hoạt động kinh tế tài chính Bộ phận ở đơn vị kế tốn cấp trên phận kế tốn kiểm tổng Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận tra kế hợp kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn tốn Bộ phận kế tốn hoạt động kinh tế tài chính Nhân viên kế ở đơn vị kế tốn cấp trên tốn ở các đơn vị phụ Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận thuộc khơng kế tốn kế tốn kế tốn kế tốn tổ chức kế tốn riêng 43
2.3.Kế tốn viên và hành nghề kế tốn viên 2.3.1. Kế tốn viên 2.3.1.1 Bố trí người làm kế tốn Bố trí người làm kế tốn là cơng việc đầu tiên, hết sức cần thiết để tổ chức cơng tác kế tốn. Theo quy định của luật kế tốn, khi thành lập, đơn vị kế tốn cĩ trách nhiệm bố trí người làm kế tốn theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định. Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế tốn thì phải thuê người làm kế tốn 2.3.1.2 Tiêu chuẩn quyền và trách nhiệm của người làm kế tốn Theo quy định của luật kế tốn, người làm kế tốn phải cĩ tiêu chuẩn, quyền hạn và trách nhiệm như sau: - Tiêu chuẩn của người làm kế tốn: + Cĩ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, cĩ ý thức chấp hành pháp luật + Cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ kế tốn - Cĩ quyền hạn của người làm kế tốn: Người làm kế tốn cĩ quyền độc lập về chuyên mơn, nghiệp vụ kế tốn - Trách nhiệm người làm kế tốn: + Người làm kế tốn cĩ trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế tốn, thực hiện các cơng việc được phân cơng và chịu trách nhiệm về chuyên mơn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế tốn, người làm kế tốn cũ phải cĩ trách nhiệm bàn giao cơng việc kế tốn và tài liệu kế tốn cho người làm kế tốn mới. + Người làm kế tốn cũ phải chịu trách nhiệm về cơng việc kế tốn trong thời gian mình làm kế tốn 2.3.1.3.Thay đổi người làm kế tốn: - Trong quá trình thực hiện cơng tác kế tốn, người làm kế tốn cĩ thể bị thay đổi do các lý do sau: + Vi phạm các quy định về tiêu chuẩn của người làm kế tốn, hoặc các quy định khác của pháp luật buộc bị thơi việc hoặc chuyển cơng tác. 44
+ Người làm kế tốn cĩ nhu cầu làm cơng việc khác và được chấp nhận + Khơng thực hiện đúng các yêu cầu trong hợp đồng cung cấp dịch vụ (trường hợp thuê người làm kế tốn) - Khi thay đổi người làm kế tốn, người làm kế tốn cũ phải bàn giao đầy đủ cơng việc kế tốn và tài liệu liên quan đến cơng việc do mình phụ trách cho người làm kế tốn mới. Đồng thời phải lập biên bản bàn giao cĩ chữ ký xác nhận của kế tốn trưởng( hoặc người cĩ trách nhiệm trong doanh nghiệp) và người kế tốn cũ và mới 2.3.1.4.Những người khơng được làm kế tốn Luật kế tốn quy định những đối tượng sau khơng được làm kế tốn: - Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính - Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế tốn theo bản án hoặc quyết định của tịa án, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế tốn mà chưa được xĩa án tích - Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người cĩ trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế tốn, kể cả kế tốn trưởng trong cùng một đơn vị kế tốn là doanh nghiệp nhà nước, cơng ty cổ phần, hợp tác xã - Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế tốn là doanh nghiệp nhà nước, cơng ty cổ phần, hợp tác xã 2.3.1.5.Thuê làm kế tốn Đối với đơn vị kế tốn khơng cĩ điều kiện hoặc khơng bố trí người làm kế tốn thì cĩ thể thuê làm kế tốn theo quy định sau: - Đơn vị kế tốn được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế tốn hoặc cá nhân cĩ đăng ký kinh doanh dịch vụ kế tốn để thuê làm kế tốn theo quy định của pháp luật - Việc thuê làm kế tốn phải được lập thành hội đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật 45
- Đơn vị kế tốn thuê làm kế tốn cĩ trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thơng tin, tài liệu liên quan đến cơng việc thuê làm kế tốn và thanh tốn đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế tốn theo thỏa thuận trong hợp đồng - Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế tốn phải chịu trách nhiệm về thơng tin, số liệu kế tốn theo thỏa thuận trong hợp đồng 2.3.2. Hành nghề kế tốn 2.3.2.1.Khái niệm hành nghề kế tốn Hành nghề kế tốn là hoạt động cung cấp dịch vụ kế tốn của doanh nghiệp hoặc cá nhân cĩ đủ tiêu chuẩn điều kiện thực hiện dịch vụ kế tốn Theo điều 55 của luật kế tốn thì: Tổ chức cá nhân cĩ đủ điều kiện theo quy định của pháp luật cĩ quyền hành nghề kế tốn Tổ chức kinh doanh dịch vụ kế tốn phải thành lập doanh nghiệp dịch vụ kế tốn theo quy định của pháp luật. Người quản lý doanh nghiệp dịch vụ kế tốn phải cĩ chứng chỉ hành nghề kế tốn do cơ quan nhà nước cĩ thêm quyền cấp Cá nhân hành nghề kế tốn phải cĩ chứng chỉ hành nghề kế tốn do cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền cấp và phải cĩ đăng ký kinh doanh dịch vụ kế tốn 2.3.2.2.Chứng chỉ hành nghề kế tốn: Theo điều 57 của luật kế tốn thì: Cơng dân Việt Nam được cấp chứng chỉ hành nghề kế tốn phải cĩ các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: Cĩ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, cĩ ý thức chấp hành pháp luật, khơng thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 và khoản 2 điều 51 của luật kế tốn cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về tài chính, kế tốn từ trình độ đại học trở lên và thời gian cơng tác thực hiện về tài chính, kế tốn từ 5 năm trở lên. Người nước ngồi được cấp chứng chỉ hành nghề kế tốn phải cĩ các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: Được phép cư trú tại Việt Nam 46
Cĩ chứng chỉ chuyên gia kế tốn hoặc chứng chỉ kế tốn do tổ chức nước ngồi hoặc tổ chức quốc tế về kế tốn cấp được bộ tài chính Việt Nam thừa nhận Định kỳ thi sát hạch về pháp luật kinh tế, tài chính, kế tốn Việt Nam do cơ quan nhà nước cĩ thẩm tổ chức. Khi thay đổi người làm kế tốn, người làm kế tốn cũ phải bàn giao đầy đủ cơng việc kế tốn và tài liệu liên quan đến cơng việc do mình phụ trách cho người làm kế tốn mới. Đồng thời phải lập biên bản bàn giao cĩ chữ ký xác nhận kế tốn trưởng( hoặc người cĩ trách nhiệm trong doanh nghiệp) và người kế tốn cũ và mới. 2.4.Kế tốn trưởng doanh nghiệp 2.4.1 Chức danh kế tốn trưởng Đứng đầu bộ máy kế tốn của doanh nghiệp là kế tốn trưởng, hoặc người phụ trách kế tốn trong trường hợp đơn vị kế tốn chưa bố trí được người làm kế tốn trưởng (sau đây kế tốn trưởng và người phụ trách kế tốn gọi chung là kế tốn trưởng) Thu nhập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế tốn Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh tốn nợ kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế tốn Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật Kế tốn trưởng của DNNN ngồi nhiệm vụ nêu trên cịn cĩ nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn giảm sát tài chính tại đơn vị kế tốn Kế tốn trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn trường hợp cĩ đơn vị kế tốn cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế tốn trưởng cấp trên về chuyên mơn, nghiệp vụ. 2.4.2 Tiêu chuẩn và điều kiện của kế tốn trưởng doanh nghiệp 2.4.2.1 Tiêu chuẩn của kế tốn trưởng doanh nghiêp 47
a) Cĩ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, cĩ ý thức chấp hành pháp luật b) Cĩ trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ kế tốn từ bậc trung cấp trở lên và cĩ thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất là 2 năm đối với người cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn từ trình độ đại học trở lên và thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất là 3 năm đối với người cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn bậc trung cấp, cụ thể: Kế tốn trưởng của đơn vụ kế tốn là DNNN, cơng ty TNHH, cơng ty cổ phần, doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi phải cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn từ trình độ đại học trở lên và cĩ thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất 2 năm. Trường hợp cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn trình độ cao đẳng thì thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất là 3 năm Kế tốn trưởng của đơn vị kế tốn là cơng ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngồi hoạt động tại Việt Nam, hợp tác xã phải cĩ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn bậc trung cấp hoặc cao đẳng và cĩ thời gian cơng tác thực tế về kế tốn ít nhất là 3 năm Kế tốn trưởng của đơn vị kế tốn cĩ các đơn vị kế tốn cấp cơ sở và kế tốn trưởng Tổng cơng ty nhà nước phải cĩ trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ về kế tốn từ trình độ đại học trở lên và cĩ thời gian cơng tác thực tế về kế tốn 5 năm trở lên 2.4.2.2 Điều kiện để được bố trí làm kế tốn trưởng a) Khơng thuộc các đối tượng sau: Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vị dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính, - Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế tốn theo bản án hoặc quyết định của Tịa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải 48
chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế tốn mà chưa được xĩa án tích - Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người cĩ trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế tốn, kể cả kế tốn trưởng trong cùng một đơn vị kế tốn là doanh nghiệp nhà nước, cơng ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cĩ sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước - Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế tốn là doanh nghiệp nhà nước, cơng ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cĩ sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước b) Đã qua lớp bồi dưỡng kế tốn trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế tốn trưởng theo quy định tại Quyết định số 43/2004/QĐ- BTC ngày 26/04/2004 của Bộ tài chính 2.4.3 Trách nhiệm và quyền hạn của kế tốn trưởng doanh nghiệp 2.4.3.1 Trách nhiệm của kế tốn trưởng - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong đơn vị kế tốn - Tổ chức điều hành bộ máy kế tốn theo quy định của luật kế tốn - Lập báo cáo tài chính 2.4.3.2 Quyền hạn của kế tốn trưởng - Kế tốn trưởng cĩ quyền độc lập về chuyên mơn, nghiệp vụ kế tốn - Kế tốn trưởng của doanh nghiệp nhà nước, ngồi các quyền đã quy định trên cịn cĩ quyền: + Cĩ ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế tốn, thủ kho, thủ quỹ + Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế tốn cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến cơng việc kế tốn và giám sát tài chính của kế tốn trưởng 49
+ Bảo lưu ý kiến chuyên mơn bằng văn bản khi cĩ ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định + Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền và khơng phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đĩ 2.4.4 Bổ nhiệm kế tốn trưởng Đơn vị kế tốn trưởng phải bố trí người làm kế tốn trưởng. Trường hợp đơn vị kế tốn chưa bố trí được người làm kế tốn trưởng thì phải cĩ người phụ trách kế tốn hoặc thuê làm kế tốn trưởng Theo quy định tại Luật Kế tốn việc bố trí, bãi miễn kế tốn trưởng được thực hiện như sau: - Tất cả các đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế tốn trưởng, trừ Văn phịng đại diện của doanh nghiệp nước ngồi hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác khơng bắt buộc phải bố trí người làm kế tốn trưởng mà được phép cử người phụ trách kế tốn - Khi thành lập đơn vị kế tốn phải bố trí người làm kế tốn trưởng mới được hoạt động. Trường hợp khuyết kế tốn trưởng thì cấp cĩ thẩm quyền phải bố trí ngay kế tốn trưởng mới. Trường hợp chưa cĩ người cĩ đủ tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm kế tốn trưởng thì phải cứ người phụ trách kế tốn hoặc thuê kế tốn trưởng. Đối với DNNN, cơng ty TNHH, cơng ty cổ phần, doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngồi và hợp tác xã chỉ được cử người phụ trách kế tốn trong thời hạn tối đa là một năm tài chính, sau đĩ phải bố trí người làm kế tốn trưởng - Việc bổ nhiệm, bãi miễn kế tốn trưởng được thực hiện theo quy định của pháp luật đối với từng loại hình doanh nghiệp - Khi thay đổi kế tốn trưởng, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn phải tổ chức bàn giao cơng việc và tài liệu kế tốn giữa kế tốn trưởng cũ và kế tốn trưởng mới thơng báo cho các bộ phận cĩ liên quan trong đơn vị và cho ngân hàng nơi mở tài khoản giao dịch biết họ, tên và mẫu chữ ký của kế tốn 50
trưởng mới. Kế tốn trưởng mới chịu trách nhiệm về cơng việc làm của mình kể từ ngày nhận bàn giao cơng việc. Kế tốn trưởng cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, khách quan của thơng tin, tài liệu kế tốn trong thời gian mình phụ trách 2.4.5. Thuê kế tốn trưởng Để nhân viên kế tốn cĩ thể phát huy hết vai trị của mình thì vấn đề đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm đĩ là cơng tác kế tốn tại đơn vị mình sao cho vừa tiết kiệm, gọn nhẹ lại đạt được hiệu quả cao. Đây chính là cơng việc của kế tốn trưởng. Vì thế, tính chuyên nghiệp, độ tin cậy của kế tốn trưởng phải đạt ở mức cao nhất. Vấn đề khĩ khăn được đặt ra tiếp theo cho các chủ Doanh nghiệp là làm thế nào để tìm được một kế tốn trưởng như thế? Ngày 01/01/2004, Luật kế tốn do Quốc hội ban hành quy định chặt chẽ về chức danh kế tốn trưởng như sau: + Một cá nhân chỉ được phép hành nghề kế tốn trưởng khi cĩ chứng chỉ kế tốn trưởng do Bộ tài chính cấp. Mỗi người chỉ được đứng chức danh kế tốn trưởng cho một tổ chức, một doanh nghiệp duy nhất. Chính vì lượng cung ít cầu nhiều gây nên tình trạng khan hiếm kế tốn trưởng trong giai đoạn hiện nay do đĩ để giải quyết vấn đề này là thuê kế tốn trưởng. Hiện nay, cĩ 2 hình thức thuê kế tốn trưởng chủ yếu đĩ là: Thứ nhất : Đảm trách chức danh kế tốn trưởng và chịu trách nhiệm xử lý tất cả cơng việc liên quan đến kế tốn của đơn vị, bao gồm: - Xây dựng các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. - Tổ chức cơng tác kế tốn và hạch tốn tại đơn vị - Thực hiện cơng tác cập nhật, xử lý, lưu trữ các hĩa đơn chứng từ cĩ liên quan đến cơng tác kế tốn thuê. 51
- Khai báo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, nhập liệu, xử lý, in ấn sổ sách kế tốn thuê theo quy định hiện hành. - Thực hiện báo cáo quyết tốn năm và giải trình quyết tốn. - Tư vấn về thuế, chính sách đầu tư, chính sách ưu đãi liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đưa ra các giải pháp chuyên mơn để tránh các rủi ri cho doanh nghiệp. Thứ 2: Chỉ đảm trách chức danh kế tốn trưởng. Các cơng việc nhập liệu, xử lý đã cĩ bộ phận chuyên trách riêng. Lúc này, kế tốn trưởng cĩ nhiệm vụ: - Giám sát, kiểm tra bộ máy kế tốn của đơn vị, ngăn ngừa những sai sĩt của bộ máy kế tốn. - Tư vấn cho doanh nghiệp những vấn đề liên quan. Và dù đứng ở hình thức nào thì kế tốn trưởng cũng là người dẫn dắt bộ máy kế tốn vì thề kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm pháp lý chức danh của mình. Theo quy định của Luật kế tốn, việc thuê kế tốn trưởng được thực hiện như sau: 2.4.5.1 Đối với đơn vị thuê kế tốn trưởng Đơn vị kế tốn được thuê doanh nghiệp dịch vụ kế tốn hoặc người cĩ đăng ký kinh doanh dịch vụ kế tốn làm kế tốn trưởng. Việc thuê làm kế tốn trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật Đơn vị kế tốn thuê làm kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thơng tin, tài liệu liên quan đến cơng việc thuê làm kế tốn trưởng và thanh tốn đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế tốn theo thỏa thuận trong hợp đồng Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn phải chịu trách nhiệm về việc thuê làm kế tốn trưởng 2.4.5.2 Đối với doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế tốn trưởng Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế tốn và người được thuê làm kế tốn phải chịu trách nhiệm về thơng tin, số liệu kế tốn theo thỏa thuận trong hợp đồng Tiêu chuẩn, điều kiện, trách nhiệm và quyền của người được thuê làm kế tốn trưởng 52
- Người được thuê làm kế tốn trưởng phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghề nghiệp quy định đối với kế tốn trưởng - Người được thuê làm kế tốn trưởng phải cĩ đủ các điều kiện + Cĩ chứng chỉ hành nghề kế tốn trưởng phải cĩ đủ các điều kiện: + Cĩ chứng chỉ bồi dưỡng kế tốn trưởng theo quy định tại Điều 57 của Luật kế tốn BTC ngày 26/04/2004 của Bộ tài chính + Cĩ đăng ký kinh doanh dịch vụ kế to án hoặc đăng ký hành nghề kế tốn trong doanh nghiệp dịch vụ kế tốn, kiểm tốn - Người được thuê làm kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm và quyền của kế tốn trưởng quy định tại Luật kế tốn và Nghị định hướng dẫn Luật kế tốn. 53
BÀI TẬP CHƯƠNG 2 Câu 1: Cơng ty dệt cĩ quy mơ vừa, cĩ tổ chức sản xuất gồm 3 phân xưởng: PX sợi, PX dệt, PX tẩy nhuộm hồn thành; hình thức tổ chức kế tốn tập trung. Hãy tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế tốn để tổ chức vận dụng các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành trong các trường hợp: a) Phạm vi tập hợp chi phí sản xuất là tồn bộ quy trình cơng nghệ sản xuất. b) Phạm vi tập hợp chi phí sản xuất là các phân xưởng sản xuất. Câu 2: Cơng ty xây dựng quy mơ vừa, cĩ trụ sở ở Hà Nội, cĩ 5 xí nghiệp trực thuộc: 3 xí nghiệp ở Hà Nội, 2 xí nghiệp ở Hải Phịng và Hải Dương. Hãy vận dụng kiến thức về tổ chức cơng tác kế tốn để xây dựng bộ máy kế tốn cho phù hợp với hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung? Nhiệm vụ của bộ máy đĩ? Tại sao cơng ty lại áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung? 54
Chương 3 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN 3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 3.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp - Hệ thống thơng tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nĩ là cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đĩ. - Hệ thống thơng tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nĩ cũng như mối liên hệ giữa nĩ với các hệ thống khác là sự trao đổi thơng tin. - Hệ thống thơng tin kế tốn là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế tốn và hệ thống thơng tin. Phần Phần cứng mềm MVT KT Dữ liệu Thơng tin kế tốn kế tốn (chứng (Báo cáo từ, số KTTC, liệu) Con người Báo cáo KTQT) Cơ sở dữ Xử lý Các thủ liệu dữ liệu tục Sơ đồ 3.1: Mơ tả cách thức nhìn nhận hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thơng tin theo một trình tự từ đĩ cĩ thể cung cấp các thơng tin cần thiết cho người sử dụng (Sơ đồ 3.1). Để hiểu rõ thuật ngữ này cần xem xét trên khái niệm về hệ thống thơng tin và kế tốn. Hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thơng tin mà vai trị của cơng nghệ thơng tin là chủ đạo với hệ thống kế tốn. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thơng tin kế tốn, đây là xu thế tất yếu của thời đại tồn cầu hĩa. 55
Mơ hình hoạt động của hệ thống thơng tin kế tốn được chia làm 3 cơng đoạn: Thứ nhất, Nhập dữ liệu đầu vào: Trong cơng đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đĩ nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu; Thứ hai, Xử lý: Cơng đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng tin tài chính kế tốn dựa trên thơng tin của các chứng từ đã nhập trong cơng đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê ở cơng đoạn sau. Trong cơng đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thơng tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch tốn), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thơng tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút tốn hạch tốn trên sổ cái và tính tốn, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản; Thứ ba, Kết xuất dữ liệu đầu ra: - Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế tốn trong cơng đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v. Từ đĩ, người sử dụng cĩ thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Kết xuất dữ liệu đầu ra - Báo cáo tài chính Chứng từ kế tốn: Cơ sở dữ liệu - Phiếu thu, chi - Báo cáo kế tốn - Phiếu nhập, xuất quản trị - Hĩa đơn mua, bán hàng, Nhật ký - Hĩa đơn GTGT, - v.v - Sổ Cái Cân đối thử Sơ đồ 3.2: Mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn. 3.1.2. Sự cần thiết tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin Để kế tốn đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định 56
hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế tốn doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO, thơng lệ quốc tế về kế tốn và phù hợp với Luật Kế tốn. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mơ hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc .thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin ngày càng khĩ khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm sốt và sử dụng thơng tin kế tốn của đối tượng sử dụng thơng tin mà hệ thống thơng tin kế tốn phân chia thành hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn là một tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tổ chức cơng tác kế tốn như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với cơng tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mơ của Nhà nước. 3.1.3 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại các doanh nghiệp Hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2001 đến nay đã được đổi mới căn bản, bước đầu đã tạo hành lang pháp lý về kế tốn cho các doanh nghiệp theo hướng tin học hĩa, hiện đại hĩa cơng tác kế tốn. Việc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải tơn trọng những nguyên tắc nhất định: Một là, Khi tổ chức cơng tác kế tốn các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế tốn, các nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn, chế độ kế tốn, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam. Hai là, Tổ chức cơng tác kế tốn gắn với ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm sốt, tổng hợp số liệu thơng tin kế tốn trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành chủ quản Ba là, Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mơ và phạm vi hoạt động của đơn vị. Bốn là, Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế tốn thống kê; phù hợp 57
với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Năm là, Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hĩa cao nhưng an tồn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi. 3.1.4 Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin Ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) vào tổ chức cơng tác kế tốn thực chất là việc áp dụng phần mềm kế tốn trên máy tính vào tổ chức cơng tác kế tốn. Phần mềm kế tốn là tồn bộ chương trình dùng để xử lý các cơng việc kế tốn một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế tốn và lập các báo cáo. Khi tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin cần phải đạt các yêu cầu sau: Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế độ kế tốn hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thơng tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế tốn, từ đĩ đề xuất các phương án thay đổi trong các cơng việc tổ chức kế tốn. Thứ hai, tổ chức bộ máy kế tốn phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số cơng việc của kế tốn đã do máy tính đảm nhận, do đĩ một số cán bộ kết tốn cĩ thể kiêm nhiệm một số phần hành. Thứ ba, trong tổ chức kế tốn máy, cơng tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu. Thứ tư, số liệu kế tốn cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ. - Các loại sổ kế tốn và các báo cáo tài chính; báo cáo kế tốn quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. - Thơng tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thơng tin cần thiết cho các quyết định quản lý. Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế tốn ngồi việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế tốn theo chế độ kế tốn hiện hành, cịn phải đảm bảo tính an tồn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm tốn khi cần thiết. 3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện ứng 58
dụng cơng nghệ thơng tin Một là, Nhân tố về ứng dụng khoa học cơng nghệ trong cơng tác kế tốn của doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin phụ thuộc rất nhiều vào trình độ khoa học kỹ thuật và việc tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ thuật thơng tin. Hai là, Nhân tố mơi trường pháp lý: Các nhân tố hoạt động sản xuất kinh doanh mong muốn cĩ một mơi trường pháp lý ổn định. Ba là, Nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn các doanh nghiệp như: - Ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác bộ máy kế tốn: bộ máy kế tốn tập trung, hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán; - Ảnh hưởng tới việc tổ chức hạch tốn nội bộ doanh nghiệp như việc tổ chức phân cơng cơng việc cho các nhân viên kế tốn, nhân viên hạch tốn ban đầu, cũng như việc hạch tốn ban đầu; - Ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bộ phận, các phịng ban trong doanh nghiệp, như Phịng Kế tốn, Phịng Kế hoạch, Phịng Tổ chức Cán bộ . Bốn là, Nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Ở mỗi doanh nghiệp cĩ đặc điểm hoạt động riêng, kinh doanh riêng, cĩ tổ chức cơng tác kế tốn riêng, hình thức kế tốn riêng, đặc điểm kế tốn riêng . 3.2. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN 3.2.1. Xác định yêu cầu thơng tin - Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thơng tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thơng tin. Do đĩ, khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn, việc phân tích và xác định nhu cầu thơng tin là nội dung cĩ ý nghĩa quan trọng. - Khi phân tích và xác định nhu cầu thơng tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thơng tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Nhu cầu thơng tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhĩm thơng tin kế tốn sau: - Thơng tin kế tốn tài chính; - Thơng tin kế tốn quản trị. 59
Để xác định yêu cầu thơng tin, khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn cần xác định các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn trong và ngồi doanh nghiệp. - Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin cần cung cấp là thơng tin tài chính theo luật định, được thể hiện thơng qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế tốn. - Đối với các đối tượng sử dụng thơng tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đĩ cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đĩ xác định thơng tin kế tốn cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đĩ. Sau khi xác định yêu cầu thơng tin trong doanh nghiệp, cĩ thể trình bày dưới dạng bảng mơ tả như sau: Bảng 3.1: Mơ tả nhu cầu thơng tin kế tốn TT Người sử Mục Nội dung Bộ phận Phạm vi sử dụng dụng tiêu thơng tin cung cấp Trong DN Ngồi DN Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phịng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thơng tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế tốn trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế tốn và vận dụng các phương pháp kế tốn phù hợp khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn. 3.2.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế tốn a) Yêu cầu xây dựng Đối tượng kế tốn là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng kế tốn được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thơng tin mà kế tốn phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế tốn cần lưu ý những vấn đề sau: Một là, Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng A phân nhĩm theo quy mơ, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh. Hai là, Xác định các đối tượng quản lý cĩ liên quan Ví dụ: đối tượng kế tốn là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng cĩ thể được phân nhĩm theo quy mơ, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh. 60