Bài giảng Kế toán ngân hàng - Huỳnh Thị Thanh Dung

Nội dung text: Bài giảng Kế toán ngân hàng - Huỳnh Thị Thanh Dung

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG KẾ TOÁN NGÂN HÀNG (Dùng cho đào tạo tín chỉ) Người biên soạn: Th.S Huỳnh Thị Thanh Dung Lưu hành nội bộ - 0 -
2. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 6 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG 7 1.1. Đối tượng, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán ngân hàng 7 1.1.1. Giới thiệu về kế toán ngân hàng 7 1.1.2. Đối tượng của kế toán ngân hàng 7 1.1.3. Đặc điểm của kế toán ngân hàng 8 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng 8 1.2 Tổ chức công tác kế toán ngân hàng 9 1.2.1. Khái niệm, yêu cầu tổ chức công tác kế toán ngân hàng 9 1.2.2. Tổ chức bộ máy và lao động kế toán ngân hàng 10 1.3. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng 11 1.3.1. Tài khoản và phân loại tài khoản 11 1.3.2. Hệ thống tài khoản của các tổ chức tín dụng 16 1.4. Chứng từ kế toán ngân hàng 16 1.4.1. Khái niệm 16 1.4.2. Phân loại 16 1.4.3. Lập chứng từ 20 1.4.4. Luân chuyển chứng từ 21 1.4.5. Kiểm soát chứng từ 21 1.4.6. Bảo quản chứng từ 22 1.5. Hạch toán phân tích - Hạch toán tổng hợp 22 1.5.1. Hạch toán phân tích 23 CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN 26 2.1. Những vấn đề chung về kế toán huy động vốn 26 2.1.1. Vai trò của nguồn vốn huy động đối với hoạt động ngân hàng 26 2.1.2. Các hình thức huy động vốn 26 2.1.3. Các tài khoản, chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ huy động vốn 28 2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi 30 2.2.1. Nguyên tắc hạch toán 30 2.2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi không kỳ hạn 31 2.2.3. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi có kỳ hạn 32 2.3. Kế toán tiền gửi tiết kiệm 33 2.3.1. Nguyên tắc hạch toán 33 2.3.2. Kế toán tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn 33 - 1 -
3. 2.3.3. Kế toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn 34 2.4. Kế toán nghiệp vụ huy động qua phát hành giấy tờ có giá 34 2.4.1. Nguyên tắc hạch toán 35 2.4.4. Kế toán nghiệp vụ huy động qua phát hành giấy tờ có giá có phụ trội 36 BÀI TẬP 36 CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ VÀ THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT 37 3.1. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ 37 3.1.1. Một số vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ 37 3.1.2. Tài khoản và chứng từ sử dụng 39 3.1.3. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt 41 3.1.4. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển quỹ tiền mặt trong cùng hệ thống 44 3.2. Kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt 45 3.2.1. Những vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt 45 3.2.2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 47 BÀI TẬP 53 CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG VÀ ĐẦU TƯ 56 4.1. Kế toán nghiệp vụ tín dụng 56 4.1.1 Những vấn đề chung về tín dụng 56 4.1.2. Kế toán các phương thức cho vay chủ yếu 62 4.2. Kế toán nghiệp vụ đầu tư 73 4.2.1 Khái quát nghiệp vụ đầu tư 73 4.2.2. Kế toán các hình thức đầu tư 78 CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG 82 5.1. Những vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng 82 5.1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng 82 5.1.2. Điều kiện để tổ chức thanh toán giữa các ngân hàng 84 5.1.3. Các phương thức thanh toán giữa các ngân hàng 85 5.2. Kế toán phương thức chuyển tiền điện tử trong cùng hệ thống ngân hàng 86 5.2.1. Những vấn đề chung về phương thức chuyển tiền điện tử trong cùng hệ thống 86 5.2.2. Kế toán thanh toán chuyển tiền điện tử 89 5.2.3. Đối chiếu trong chuyển tiền điện tử 91 5.2.4. Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử 92 - 2 -
4. 5.2.5 Quyết toán chuyển tiền điện tử 96 5.2.5.1 Quyết toán ngày: 96 5.2.5.2 Quyết toán tháng, năm: 96 5.3. Kế toán phương thức thanh toán bù trừ 97 5.3.1. Những vấn đề chung về thanh toán bù trừ 97 5.3.2. Các chứng từ, tài khoản sử dụng 97 5.3.3. Kế toán thanh toán bù trừ thủ công 98 5.3.4. Kế toán thanh toán bù trừ điện tử 103 5.4. Kế toán phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước 113 5.4.1. Những vấn đề chung về phương thức thanh toán qua TKTG tại NHNN 113 5.4.2. Các chứng từ, tài khoản sử dụng 113 5.4.3. Kế toán thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước 113 5.5. Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng 114 5.5.1. Những vấn đề chung về hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng 114 5.5.2. Kế toán thanh toán qua hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng 114 CHƯƠNG 6 : KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ KINH DOANH NGOẠI TỆ VÀ THANH TOÁN QUỐC TẾ 118 6.1. Những vấn đề chung về kế toán ngoại tệ 118 6.1.1. Yêu cầu của kế toán ngoại tệ 118 6.1.2. Đơn vị tiền tệ ghi sổ 118 6.1.3. Phương pháp hạch toán ngoại tệ 118 6.1.4. Tài khoản và chứng từ sử dụng 119 6.2. Kế toán nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ 120 6.2.1. Kế toán mua bán ngoại tệ trao ngay 120 6.2.2. Kế toán chuyển đổi ngoại tệ 120 6.2.3. Kế toán kết quả kinh doanh ngoại tệ 121 6.3. Kế toán các phương thức thanh toán quốc tế 121 6.3.1. Một số vấn đề chung về thanh toán quốc tế 121 6.3.2. Kế toán phương thức thanh toán chuyển tiền 124 6.3.3. Kế toán phương thức thanh toán nhờ thu 126 6.3.4. Kế toán phương thức thanh toán bằng thư tín dụng 127 CHƯƠNG 7 : KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CÔNG CỤ LAO ĐỘNG CỦA NHTM 129 7.1. Kế toán tài sản cố định 129 7.1.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định trong ngân hàng 129 - 3 -
5. 7.1.2. Các tài khoản và chứng từ sử dụng 131 7.1.3. Kế toán các nghiệp vụ làm tăng tài sản cố định 132 7.1.4. Kế toán khấu hao tài sản cố định 133 7.1.7. Kế toán thanh lý tài sản cố định 135 7.2. Kế toán công cụ lao động và vật liệu 136 7.2.1. Các tài khoản, chứng từ sử dụng 136 7.2.2. Quy trình kế toán công cụ lao động và vật liệu 136 CHƯƠNG 8 : KẾ TOÁN NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU, THU NHẬP - CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA NHTM 140 8.1. Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu 140 8.1.1. Khái quát nguồn vốn chủ sở hữu 140 8.1.2. Các tài khoản và chứng từ sử dụng 140 8.1.3. Qui trình kế toán 140 8.2. Những đặc điểm cơ chế tài chính của ngân hàng 141 8.3. Kế toán các khoản thu nhập của NHTM 142 8.3.1. Tài khoản & chứng từ sử dụng 142 8.3.2. Kế toán các khoản thu chủ yếu 143 8.4. Kế toán các khoản chi phí của NHTM 143 8.4.1. Tài khoản & chứng từ sử dụng 143 8.4.2. Kế toán các khoản chi chủ yếu 144 8.5 Kế toán thuế giá trị gia tăng 144 8.5.1 Kế toán thuế GTGT đầu vào và đầu ra 144 8.5.2 Quyết toán thuế GTGT 146 8.6. Kế toán kết quả kinh doanh 147 8.6.1 Tài khoản kế toán 147 8.6.2 Kết chuyển & xác định kết quả kinh doanh 147 8.6.3. Phân phối lợi nhuận trong NHTM 147 CHƯƠNG 9 : BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA NHTM 148 9.1. Một số vấn đề chung 148 9.1.1. Chuẩn mực về báo cáo tài chính 148 9.1.2 Nguyên tắc lập BTC 148 9.1.3. Các loại báo cáo tài chính 148 9.2. Nội dung cơ bản & phương pháp lập báo cáo tài chính 148 9.2.1. Bảng cân đối tài khoản kế toán 148 9.2.2. Bảng cân đối kế toán 149 - 4 -
6. 9.2.3. Báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh 151 9.2.5. Thuyết minh các báo cáo tài chính 153 CÂU HỎI ÔN TẬP 155 TÀI LIỆU THAM KHẢO 164 - 5 -
7. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BCĐKT :Bảng cân đối kế toán BCKQHĐKQ :Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh BCLCTT :Báo cáo lưu chuyển tiền tệ CCLĐ :Công cụ lao động CK :Chiếc khấu KH :Khách hàng L/C :Letter of credit NHTM :Ngân hàng thương mại NHNN :Ngân hàng nhà nước NHTV :Ngân hàng thành viên NHKD :Ngân hàng kinh doanh NKCT :Nhật ký chứng từ TCTD :Tổ chức tín dụng TK :Tài khoản TSCĐ :Tài sản cố định TKTG :Tài khoản tiền gửi TTD :Thư tín dụng TTT :Thẻ thanh toán TTBT :Thanh toán bù trừ TTĐTLNH :Thanh toán điện tử liên ngân hàng TTQT :Thanh toán quốc tế UNC :Ủy nhiệm thu UNT :Ủy nhiệm chi - 6 -
8. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG 1.1. Đối tượng, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán ngân hàng 1.1.1. Giới thiệu về kế toán ngân hàng Kế toán Ngân hàng nói chung bao gồm kế toán tại các tổ chức tín dụng và tại các Ngân hàng Nhà nước. Tuy nhiên, nói đến kế toán ngân hàng người ta hay tập trung nói về kế toán tại các tổ chức tín dụng mà trong đó tập trung nói đến các ngân hàng thương mại. Kế toán ngân hàng có vai trò đặc biệt trong việc cung cấp các số liệu, phản ánh diễn biến các hoạt động kinh tế và nhờ đó có thể kiểm tra tình hình huy động và sử dụng vốn của ngân hàng có hiệu quả hay không? Cho nên kế toán ngân hàng là công cụ để quản lý các nghiệp vụ của ngân hàng và hoạt động của nền kinh tế. Kế toán ngân hàng là một môn khoa học và nghệ thuật ghi chép, tổng hợp, phân loại và giải thích các nghiệp vụ bằng con số có tác động đến tình hình tài chính của các ngân hàng, nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động của ngân hàng, làm cơ sở cho việc ra các quyết định liên quan đến mục tiêu quản lý kinh doanh và đánh giá hoạt động của ngân hàng. 1.1.2. Đối tượng của kế toán ngân hàng Đối tượng của kế toán ngân hàng được chia làm ba bộ phận: - Tài sản được phân theo hình thái biểu hiện và hiện trạng được thể hiện theo 3 cách phân loại khác nhau: Tài sản Có, sử dụng vốn và vốn. + Tài sản Có gồm: Tiền mặt tại quỹ; tiền gửi tại ngân hàng Nhà nước: tiền gửi tại các tổ chức tín dụng; cho vay các tổ chức tín dụng; cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân; các khoản đầu tư; tài sản cố định và tài sản khác; tài sản Có khác. Tiền gửi tại ngân hàng Nhà nước: Tất cả ngân hàng phải có một lượng tiền gửi tại ngân hàng Nhà nước với 2 mục đích đó là để đảm bảo cho thanh toán và thực hiện chính sách tiền tệ quốc gia. Tiền gửi tại các tổ chức tín dụng khác: Các ngân hàng có thể có tài khoản ở các ngân hàng (TCTD) khác, kể cả các ngân hàng ở nước ngoài để thực hiện mục đích thanh toán. Các khoản đầu tư: Ngân hàng có thể đầu tư vào 2 lĩnh vực là đầu tư vào chứng khoán hoặc góp vốn liên doanh mua cổ phần với các đơn vị khác trong ngân hàng hoặc ngoài ngân hàng. Tài sản cố định: Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình và tài sản cố định đi thuê tài chính. Tài sản Có khác: Bao gồm các khoản phải thu, các khoản lãi phải thu, tài sản Có khác và các khoản dự phòng rủi ro khác. + Sử dụng vốn: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi, đầu tư vào chứng khoán, góp vốn mua cổ phần, hoạt động cho vay, tài sản cố định và sử dụng vốn khác. - 7 -
9. Hoạt động cho vay: Cho vay TCTD khác, tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước bằng VND, ngoại tệ, vàng với thời hạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; cho vay chiết khấu cầm cố chứng từ có giá; cho thuê tài chính; cho vay bảo lãnh; cho vay ủy thác đầu tư; cho vay khác: cho vay vốn đặc biệt, cho vay thanh toán công nợ, cho vay theo kế hoạch Nhà nước, cho vay khác; các khoản chờ xử lý, các khoản nợ khoanh; dự phòng phải thu và dự phòng rủi ro. + Nguồn vốn: Bao gồm Nguồn vốn huy động và nguồn vốn chủ sở hữu. Nguồn vốn huy động gồm có: Tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm và tiền vay; nguồn vốn phát hành giấy tờ có giá; nguồn vốn ủy thác đầu tư. Nguồn vốn chủ sở hữu gồm: Vốn và các quỹ; nguồn vốn khăc; thu nhập - chi phí. - Nguồn hình thành nên tài sản thể hiện nguồn gốc ra đời tài sản trong ngân hàng thường gọi là nguồn vốn hoặc tài sản Nợ. - Sự chu chuyển của tài sản thể hiện ở lĩnh vực ngân hàng trên toàn thế giới, giữa hệ thống ngân hàng của một quốc gia, giữa các ngân hàng hệ thống hoặc trong một ngân hàng. Mặt khác, nó còn vận động giữa các loại tài sản, nguồn vốn và trong cùng một loại tài sản hoặc nguồn vốn. Ba bộ phận hợp thành đối tượng kế toán ngân hàng đã phản ánh toàn bộ hoạt động của ngân hàng trong một thời kỳ và nhằm cung cấp các thông tin kế toán rất quan trọng, có ý nghĩa to lớn cho người sử dụng. 1.1.3. Đặc điểm của kế toán ngân hàng Ngân hàng là tổ chức trung gian tài chính nên kế toán ngân hàng cũng phản ánh rõ nét tình hình huy động vốn trong các thành phần kinh tế và dân cư (Thể hiện trên các tài khoản tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm, ) đồng thời sử dụng tiền đó để cho vay (Thể hiện trên các tài khoản vay ngắn hạn, trung và dài hạn ). Kế toán ngân hàng có tính giao dịch và xử lý nghiệp vụ ngân hàng (Thanh toán, chuyển tiền, ). Kế toán ngân hàng có tính cập nhật và chính xác cao độ. Kế toán ngân hàng có số lượng chứng từ lớn và khá phức tạp. Kế toán ngân hàng có tính tập trung và thống nhất cao. Do hệ thống ngân hàng được tổ chức thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Từ ngân hàng Nhà nước đến các ngân hàng hệ thống. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng Ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong ngân hàng theo đúng chuẩn mực kế toán và các điều luật ngân hàng quy định. Giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng tài sản của ngân hàng và các tổ chức cá nhân trong xã hội. Cung cấp thông tin tài chính về ngân hàng cho các đối tượng cần thiết sử dụng. - 8 -
10. Tổ chức tốt công tác giao dịch với khách hàng. 1.2 Tổ chức công tác kế toán ngân hàng 1.2.1. Khái niệm, yêu cầu tổ chức công tác kế toán ngân hàng 1.2.1.1 Khái niệm Tổ chức công tác kế toán trong một pháp nhân đơn vị ngân hàng là việc tuân thủ Luật kế toán và tổ chức vận dụng các chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành cho phù hợp với điều kiện về tổ chức hoạt động kinh doanh ngân hàng, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cụ thể của đơn vị ngân hàng. Tổ chức tốt công tác kế toán ở ngân hàng chẳng những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở tầm vĩ mô và vi mô, mà còn giúp ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản của bản thân ngân hàng, của xã hội gửi và bảo quản tại đơn vị ngân hàng, ngăn ngừa được những hành vi làm tổn thất tài sản của ngân hàng. * Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý cần đáp ứng được những yêu cầu: - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế – tài chính ở ngân hàng nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý về hoạt động tiền tệ, dịch vụ ngân hàng của Nhà nước, NHNN và quản trị kinh doanh ngân hàng; Đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của mọi đối tượng bên ngoài đơn vị ngân hàng. - Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, phân cấp quản lý của đơn vị ngân hàng. - Phù hợp với chế độ kế toán ngân hàng hiện hành. - Quán triệt các yêu cầu nói trên trong việc tổ chức, kế toán ngân hàng sẽ hoàn thành với chi phí thấp, đạt hiệu quả cao. * Nội dung của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ngân hàng Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ngân hàng bao gồm những công việc chủ yếu sau: - Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tổ chức công tác ghi chép ban đầu đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị ngân hàng phải được phản ánh vào các chứng từ kịp thời và chính xác. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản ngân hàng. - Tổ chức thực hiện báo cáo kế toán, trong đó có báo cáo tài chính (bắt buộc) và báo cáo kế toán quản trị. - Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thích hợp. - Lựa chọn mô hình, tổ chức bộ máy kế toán, bố trí đủ số lượng và có chất lượng cán bộ kế toán, đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ kế toán trong đơn vị. - 9 -
11. - Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ và trình độ quản lý của cán bộ kế toán. 1.2.2. Tổ chức bộ máy và lao động kế toán ngân hàng 1.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Đa số các ngân hàng đều có bộ máy kế toán tổ chức theo hai cấp:bộ máy kế toán ở ngân hàng trung ương và bộ máy kế toán ở cấp cơ sở. Bộ máy kế toán ở ngân hàng trung ương có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ kế toán. - Chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của toàn hệ thống. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán - tài chính của toàn hệ thống. Bộ máy kế toán ở cấp cơ sở (bao gốm các chi nhánh và các sở giao dịch trung tâm): Để có một hiểu biết tương đối đầy đủ về tổ chức bộ máy kế toán ở các ngân hàng kinh doanh, chúng ta sẽ xem xét ở các khía cạnh sau: * Xét trong mối quan hệ với các lĩnh vực nghiệp vụ kinh doanh của ngân hàng, có 2 kiểu tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức theo mô hình tập trung và tổ chức theo mô hình phân tán. * Xét về phương diện phân công lao động thành các phần hành kế toán riêng biệt, bộ máy kế toán ở các ngân hàng kinh doanh thường được phân thành các phần hành sau: - Bộ phận kế toán giao dịch với khách hàng (quầy giao dịch): bao gồm một số nhân viên kế toán (các nhân viên này thường được gọi là thanh toán viên/giao dịch viên) phụ trách một hay một nhóm khách hàng theo dõi cả tài khoản tiền gửi và tài khoản tiền vay. Tuỳ theo trình độ tin học hoá có thể phân ra 3 kiểu mô hình tổ chức bộ phận này: + Mô hình kế toán thủ công + Mô hình kiểm soát phân tán, kế toán máy tập trung. + Mô hình mạng LAN + Mô hình giao dịch một cửa theo kiểu NH bán lẻ - Bộ phận kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng - Bộ phận kế toán tài chính hay còn gọi là kế toán nội bộ đảm nhiệm các phần hành kế toán: thu nhập, chi phí, tài sản, kết quả kinh doanh - Bộ phận kế toán tổng hợp: lập nhật ký chứng từ, sổ cái, lập báo cáo kế toán thống kê. - Bộ phận kiểm soát. - Trưởng phòng tài chính hoặc kế toán trưởng 1.2.2.2. Tổ chức lao động kế toán ngân hàng - 10 -
12. Xét về phương diện phân công lao động thành các phần hành kế toán riêng biệt, bộ máy kế toán ở các ngân hàng kinh doanh thường được phân thành các phần hành sau: a. Bộ phận kế toán giao dịch với khách hàng (quầy giao dịch): bao gồm một số nhân viên kế toán (các nhân viên này thường được gọi là thanh toán viên/giao dịch viên) phụ trách một hay một nhóm khách hàng theo dõi cả tài khoản tiền gửi và tài khoản tiền vay. Tuỳ theo trình độ tin học hoá có thể phân ra 3 kiểu mô hình tổ chức bộ phận này: + Mô hình kế toán thủ công + Mô hình kiểm soát phân tán, kế toán máy tập trung. + Mô hình mạng LAN + Mô hình giao dịch một cửa theo kiểu NH bán lẻ b. Bộ phận kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng c. Bộ phận kế toán tài chính hay còn gọi là kế toán nội bộ đảm nhiệm các phần hành kế toán: thu nhập, chi phí, tài sản, kết quả kinh doanh d. Bộ phận kế toán tổng hợp: lập nhật ký chứng từ, sổ cái, lập báo cáo kế toán thống kê. e. Bộ phận kiểm soát. g. Trưởng phòng tài chính hoặc kế toán trưởng Ghi chú: Một số nguyên tắc trong việc tổ chức bộ máy kế toán trước đây được tuân thủ rất nghiêm ngặt, nay một số cần được vận dụng theo một cách mới để thích ứng với sự biến đổi của công nghệ, bao gồm các nguyên tắc sau: - Không bố trí một nhân viên đảm nhiệm nhiều phần việc có mối liên hệ. - Không bố trí kiểm soát viên hoặc kế toán trưởng kiêm nhiệm các công việc cụ thể. - Không để nhân viên lập nhật ký chứng từ kiêm nhiệm lập sổ phụ, sổ cái, cân đối tài khoản. - Không bố trí những người có quan hệ gia đình thân thiết như bố mẹ với con kể cả con dâu và con rể; vợ chồng; anh chị em ruột đồng thời làm những công việc sau đây: thủ trưởng và kế toán trưởng; kế toán trưởng và kế toán viên hoặc thủ quỹ. Ở phần lớn các chi nhánh ngân hàng, việc ứng dụng công nghệ thông tin được thực hiện trên phần lớn các công việc kế toán. Máy vi tính nối mạng được trang bị đến từng nhân viên kế toán. Các máy vi tính được nối mạng cục bộ (LAN) và được kết nối với bên ngoài để thực hiện các giao dịch trực tuyến với khách hàng cũng như tiến hành các nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng 1.3. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng 1.3.1. Tài khoản và phân loại tài khoản 1.3.1.1. Tài khoản kế toán ngân hàng - 11 -
13. Tài khoản là một công cụ kế toán quan trọng dùng để ghi chép và phản ánh quá trình vận động của tài sản, nguồn vốn theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trình tự thời gian một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống Hệ thống tài khoản bao gồm 9 loại: Từ loại 1 đến loại 8 là các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Loại 9 là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (từ đây gọi tắt là tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng) được bố trí theo hệ thống số thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp III, ký hiệu từ 2 đến 4 chữ số. - Tài khoản cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại tài khoản được bố trí tối đa 10 tài khoản cấp I. - Tài khoản cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp I, số thứ 3 là số thứ tự tài khoản cấp II trong tài khoản cấp I, ký hiệu từ 1 đến 9. - Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu từ 1 đến 9. Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán tại các Tổ chức tín dụng. d. Về mở và sử dụng tài khoản cấp III: * Đối với Tổ chức tín dụng có khả năng ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản lý và theo dõi được các chỉ tiêu tài khoản cấp III, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ, trên cơ sở đó, lập được các loại báo cáo theo đúng quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước, thì không bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản cấp III quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán này mà có thể sử dụng trực tiếp các tài khoản cấp II do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định để hạch toán; hoặc mở các tài khoản cấp III, IV, V theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình. Để thực hiện theo quy định này, Tổ chức tín dụng cần phải: - Có quy trình nghiệp vụ cụ thể và phần mềm nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định hiện hành để: + Xử lý hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; + Tổng hợp, lập và gửi các loại báo cáo do Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước quy định . - Được Ngân hàng Nhà nước có văn bản chấp thuận trước khi triển khai thực hiện. - 12 -
14. Vụ Kế toán – Tài chính Ngân hàng Nhà nước là đầu mối chịu trách nhiệm phối hợp với Cục Công nghệ Tin học Ngân hàng, Vụ Chính sách tiền tệ, Thanh tra Ngân hàng và các Vụ, Cục Ngân hàng Nhà nước có liên quan để xem xét, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước chấp thuận cho Tổ chức tín dụng có đủ điều kiện được mở và sử dụng tài khoản cấp III theo quy định tại điểm 3.1.1 trên đây. * Đối với Tổ chức tín dụng chưa thể ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản lý, theo dõi các chỉ tiêu tài khoản cấp III thì bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản cấp III do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định. * Các tài khoản cấp IV, V là những tài khoản tổng hợp do Tổng giám đốc, Giám đốc các Tổ chức tín dụng quy định để đáp ứng yêu cầu cụ thể về hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của từng Tổ chức tín dụng. Việc bổ sung các tài khoản cấp III (đối với các Tổ chức tín dụng được phép theo quy định tại điểm 3.1.1), IV, V phải phù hợp với tính chất, nội dung của các tài khoản cấp I, II, III do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã quy định. Trước khi áp dụng, các Tổ chức tín dụng (trừ các Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở) phải gửi Hệ thống tài khoản kế toán của tổ chức mình về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Vụ Kế toán – Tài chính ) để báo cáo. e. Ký hiệu tiền tệ: Để phân biệt đồng Việt Nam, ngoại tệ và giữa các loại ngoại tệ khác nhau, Tổ chức tín dụng sử dụng ký hiệu tiền tệ: (i) bằng số (ký hiệu từ 00 đến 99) để ghi vào bên phải tiếp theo số hiệu tài khoản tổng hợp; hoặc (ii) bằng chữ (như: VND, USD ) . Ký hiệu tiền tệ cụ thể quy định trong Phụ lục kèm theo Hệ thống tài khoản kế toán này. g. Định khoản ký hiệu tài khoản chi tiết: Tài khoản chi tiết (tiểu khoản) dùng để theo dõi phản ảnh chi tiết các đối tượng hạch toán của tài khoản tổng hợp. Việc mở tài khoản chi tiết được thực hiện theo quy định tại phần nội dung hạch toán các tài khoản. Cách ghi số hiệu tài khoản chi tiết : Số hiệu tài khoản chi tiết gồm có 2 phần : - Phần thứ nhất: Số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ. - Phần thứ hai: Số thứ tự tiểu khoản trong tài khoản tổng hợp. Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng một chữ số từ 1 đến 9. Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 100 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng hai chữ số từ 01 đến 99. Nếu một tài khoản tổng hợp có dưới 1000 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng ba chữ số từ 001 đến 999 - 13 -
15. Số lượng chữ số của các tiểu khoản trong cùng một tài khoản tổng hợp bắt buộc phải ghi thống nhất theo quy định trên (một, hai, ba chữ số ) nhưng không bắt buộc phải ghi thống nhất số lượng chữ số của các tiểu khoản giữa các tài khoản tổng hợp khác nhau. Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp và ký hiệu tiền tệ. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và số thứ tự tiểu khoản, ghi thêm dấu chấm (.) để phân biệt. Ví dụ: Tài khoản 4221.37.18 4221 là số hiệu của tài khoản tổng hợp - Tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ. 37 là ký hiệu ngoại tệ (đồng USD). 18 là số thứ tự tiểu khoản của đơn vị, cá nhân gửi tiền. Số thứ tự tiểu khoản của đơn vị mở tài khoản đã ngừng giao dịch và tất toán tài khoản ít nhất sau một năm mới được sử dụng lại để mở cho đơn vị khác. g. Phương pháp hạch toán trên các tài khoản: * Việc hạch toán trên các tài khoản trong bảng được tiến hành theo phương pháp ghi sổ kép (Nợ - Có). Các tài khoản trong bảng chia làm ba loại: - Loại tài khoản thuộc tài sản Có : luôn luôn có số dư Nợ. - Loại tài khoản thuộc tài sản Nợ : luôn luôn có số dư Có. - Loại tài khoản thuộc tài sản Nợ - Có : lúc có số dư Có, lúc có số dư Nợ hoặc có cả hai số dư. Khi lập bảng cân đối tài khoản tháng và năm, các Tổ chức tín dụng phải phản ảnh đầy đủ và đúng tính chất số dư của các loại tài khoản nói trên (đối với tài khoản thuộc tài sản Có và tài khoản thuộc tài sản Nợ) và không được bù trừ giữa hai số dư Nợ - Có (đối với tài khoản thuộc tài sản Nợ - Có). * Việc hạch toán trên các tài khoản ngoài bảng được tiến hành theo phương pháp ghi sổ đơn (Nhập - Xuất - Còn lại). 1.3.1.2. Phân loại tài khoản kế toán ngân hàng Phân loại tài khoản kế toán NHKD: a. Phân loại theo phạm vi phản ảnh: - Tài khoản phản ảnh hoạt động nội bộ khách hàng(tài khoản nội bộ) - Tài khoản phản ảnh quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng b. Phân loại theo nội dung kinh tế: - Tài khoản thuộc nguồn vốn: Phản ảnh các nguồn hình thành vốn kinh doanh của ngân hàng. Tính chất: Số dư có. Gồm: + Nguồn vốn chủ sở hữu (loại 6) + Các khoản phải trả (loại 4) - 14 -
16. - Tài khoản thuộc tài sản có: Phản ảnh tài sản có của ngân hàng và các nghiệp vụ sử dụng vốn khác, Tính chất: Số dư nợ Gồm: + Vốn khả dụng và các khoản đầu tư.( Loại 1) + Hoạt động tín dụng (loại 2) + Tài sản cố định và các tài sản có khác (loại 3) - Tài khoản sử dụng vốn hoặc nguồn, bao gồm: + Tài khoản có số dư có hoặc số dư nợ, ví dụ: tài khoản lợi nhuận chưa phân phối (kết quả kinh doanh), các tài khoản thanh toán trong loại 5 trừ một số tài khoản thuộc loại để cả 2 số dư. + Tài khoản để cả 2 số dư : Đây là những TK không bù trừ số dư vì những lý do đặc biệt, ví dụ: Tài khoản liên hàng đến để cả 2 số dư không bù trừ. Tuy nhiên, những tài khoản loại này thường sử dụng kỹ thuật mở 2 tiểu khoản : tiểu khoản bên nợ và tiểu khoản bên có. - Các tài khoản đặc biệt: đó là những loại tài khoản sau: + Tài khoản thu nhập: Có thể coi tài khoản thu nhập là tài khoản nguồn vốn chủ sớ hữu. Tài khoản này chỉ có số dư khi chưa kết chuyển để tính lãi, lỗ. Nhóm tài khoản này thuộc loại 7. + Tài khoản chi phí (loại 8): Có thể coi chi phí như là những khoản giảm trừ tài sản và giảm trừ thu nhập, tức một khoản chi phí tăng lên đồng nghĩa với việc làm giảm tài sản có và nguồn vốn của ngân hàng. Tuy nhiên, nếu xem xét kỹ chúng ta sẽ thấy các trường hợp cụ thể sau: - Khi chưa kết chuyển chi phí và thu nhập để tính kết quả kinh doanh, số dư của tài khoản chi phí được xem như là một bộ phận tài sản. Điều này cũng đúng đối với các tài khoản chi phí chờ phân bổ. Đây là một điều dễ gây ngộ nhận chi phí là một loại tài sản có và rất dễ dẫn tới những sai sót trong thiết kế bảng cân đối kế toán (balance sheet). Vì vậy, kết luận rút ra là khi lập bảng cân đối kế toán nhất thiết phải kết chuyển số dư của tài khoản chi phí để giảm trừ số dư tài khoản thu nhập. - Khi lên bảng cân đối kế toán, số dư của tài khoản chi phí sẽ không xuất hiện ở phần tài sản có mà sẽ được kết chuyển để giảm trừ thu nhập. Điều này có nghĩa là bút toán kết chuyển chính là bút toán làm giảm trừ tài sản và nguốn vốn một khoản bằng đúng số dư các tài khoản chi phí. + Tài khoản hao mòn tài sản cố định: Thực chất là một tài khoản điều chỉnh giảm TK tài sản cố định. Vì vậy nó có kết cấu giống tài khoản nguồn. + Tài khoản Dự phòng : Bản chất của dự phòng là trích trước vào chi phí. Vì vậy, tài khoản này là một tài khoản điều chỉnh giảm tài sản có tương ứng. Tuy nhiên, khi chưa lên bảng cân đối kế toán, tài khoản này được xem như là một tài khoản nguồn vốn, tương tự như đối với TK hao mòn. - 15 -
17. + Ngoài ra, còn có một số tài khoản khác như tài khoản Lãi phải thu, tiền lãi cộng dồn dự trả sẽ đề cập sau. c. Phân loại theo quan hệ với bảng tổng kết tài sản: * Tài khoản trong bảng cân đối kế toán (tổng kết tài sản): Là những tài khoản mà sự biến động của chúng kéo theo sự biến động của bảng cân đối kế toán về cơ cấu hoặc về tổng số. * Tài khoản ngoài bảng: Trong hệ thống tài khoản của ngân hàng, các tài khoản ngoại bảng được sử dụng để phản ảnh các đối tượng sau: + Các đối tượng kế toán không được coi là tài sản đủ tiêu chuẩn nhưng cần theo dõi để xử lý theo chức năng của ngân hàng, ví dụ: tiền và ngân phiếu thanh toán không có giá trị lưu hành. + Gía trị của các nghiệp vụ, dịch vụ ngoại bảng (các cam kết ngoại bảng) + Các đối tượng đã có theo dõi trong bảng nhưng cần theo dõi chi tiết thêm hoặc theo dõi ở một khía cạnh khác. + Các đối tượng không cấu thành tài sản hoặc nguồn vốn của ngân hàng.(giữ hộ, thế chấp, cầm cố,thuê ngoài ) d. Phân theo mức độ tổng hợp và chi tiết: - Tài khoản tổng hợp - Tài khoản phân tích (tài khoản chi tiết) 1.3.2. Hệ thống tài khoản của các tổ chức tín dụng Khái niệm trong nước và nước ngoài quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng này được hiểu theo khái niệm "người cư trú" và "người không cư trú" quy định tại Pháp lệnh Ngoại hối số 28/2005/PL-UBTVQH11 ngày 13/12/2005 được sửa đổi, bổ sung bởi Pháp lệnh số 06/2013UBTVQH13 ngày 18/3/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh ngoại hối.". HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG THEO THÔNG TƯ 10/2014/TT - NHNN 1.4. Chứng từ kế toán ngân hàng 1.4.1. Khái niệm Chứng từ kế toán ngân hàng là những chứng minh bằng giấy tờ và điện tử các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành theo biểu mẫu qui định theo thời gian và địa điểm phát sinh của chứng từ. Đồng thời là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán 1.4.2. Phân loại 1.4.2.1. Căn cứ vào trình tự lập chứng từ - Chứng từ gốc: Là chứng từ lập ra ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó mang đầy đủ các yếu tố đảm bảo về mặt pháp lý cũng như nội dung kinh tế sẽ được phản - 16 -
18. ánh trên sổ sách kế toán, khi chứng từ gốc được người có thẩm quyền duyệt thì nó mang tính chất là một chứng từ mệnh lệnh: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho - Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ dùng để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán trên cơ sở căn cứ vào các chứng từ gốc Phần lớn các chứng từ trong ngân hàng liên quan đến tài khoản tiền gửi của khách hàng đều vừa là chứng từ gốc vừa là chứng từ ghi sổ . Ví dụ: Séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy nộp tiền 1.4.2.2. Căn cứ vào đối tượng lập chứng từ - Chứng từ do khách hàng lập - Chứng từ do ngân hàng lập. 1.4.2.3 Căn cứ vào tác dụng của chứng từ - Chứng từ mệnh lệnh:Thể hiện một lệnh văn bản của chủ tài khoản hoặc các nhân vật có thẩm quyền trong ngân hàng. Ví dụ: Séc lĩnh tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, đơn xin vay, giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền,lệnh điều chuuyển tiền. - Chứng từ thực hiện: Các văn bản chứng minh một nghiệp vụ đã được thực hiện. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển khoản, giấy báo nợ, giấy báo có. Phần lớn các chứng từ trong ngân hàng đều kết hợp giữa chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện. 1.4.2.4 Căn cứ vào nội dung chứng từ Bao gồm một số loại chủ yếu: - Chứng từ trong các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ: + Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trường hợp khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tượng khác ở một địa phương khác. + Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tiền vay. + Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi + Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ. + Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng ) hoặc chi theo yêu cầu của khách hàng. - Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng: + Giấy đề nghị vay vốn + Hợp đồng tín dụng + Giấy nhận nợ. + Giấy tờ liên quan đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ. + Các chứng từ phát tiền vay (chứng từ ghi sổ) - Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: - 17 -
19. + Các lệnh của khách hàng như séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu + Bảng kê nộp séc + Các loại chứng từ báo có, báo nợ cho khách hàng. + Các loại bảng kê trong thanh toán vốn giữa các ngân hàng: bảng kê thanh toán liên hàng, thanh toán bù trừ + Giấy báo có liên hàng, giấy báo nợ liên hàng đi - Phiếu chuyển khoản: Dùng làm chứng từ trong trường hợp thực hiện các bút toán chuyển khoản nội bộ. 1.4.2.5 Căn cứ vào hình thái vật chất - Chứng từ giấy: vật mang tin trong trường hợp này là các tờ giấy. Nói chung, chứng từ giấy là một văn bản đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của chứng từ. - Chứng từ điện tử :Luật Kế toán của nước CHXHCNVN ban hành ngày 17/06/2003, có hiệu lực thi hành từ 01/01/2004 thì: chứng từ điện tử là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán Nghị định số 128/2004/NĐ-CP của Chính phủ có một số quy định chi tiết hơn về chứng từ điện tử : a. Chứng từ điện tử phải có đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. - Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. - Phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. b. Tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, dịch vụ kế toán, kiểm toán sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau: - Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử. - Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán; - Đảm bảo các điều kiện quy định dưới đây (c) c. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện sau: - 18 -
20. - Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử. - Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin; - Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định. d. Giá trị chứng từ điện tử: - Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh toán và khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán. - Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. - Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được thực hiện theo quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy. e. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử: - Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gửi với nội dung của dữ liệu đó. Chữ ký điện tử xác nhận người gửi đã chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử - Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng khóa mật mã. Chữ ký điện tử được xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền và trách nhiệm của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chư ký tay trên chứng từ bằng giấy. - Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật lập mã thì phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên có liên quan đến giao dịch điện tử. - Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khóa bảo mật phải bảo đảm bí mật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu để lộ làm thiệt hại tài sản của đơn vị và của các bên tham giao giao dịch. Xu hướng sử dụng chứng từ điện tử sẽ là một xu hướng của tương lai. Nó mở ra triển vọng ứng dụng công nghệ thông tin một cách triệt để và đồng bộ trong ngân hàng. Tuy nhiên, cũng như mọi lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin khác, vấn đề an ninh, bảo mật luôn là những thách thức gay gắt cần phải vượt qua. Vì vậy, ngay cả những nước - 19 -
21. có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin ưu việt, tỷ lệ sử dụng chứng từ giấy vẫn còn rất cao. Ngoài ra, còn có một số cách phân loại khác, chẳng hạn: - Căn cứ vào khả năng bao quát, chia ra 2 loại: + Chứng từ đơn nhất là loại chứng từ chỉ dùng cho một nghiệp vụ duy nhất như phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển tiền cầm tay + Chứng từ tổng hợp là loại chứng từ có thể dùng cho nhiều loại nghiệp vụ khác nhau như phiếu chuyển khoản, các loại bảng kê - Căn cứ vào tính chất của tiền tệ chia ra 2 loại: chứng từ tiền mặt và chứng từ chuyển khoản. Chứng từ tiền mặt là chứng từ phản ảnh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất quỹ tiền mặt của ngân hàng; chứng từ chuyển khoản là những chứng từ không liên quan đến quỹ tiền mặt, chỉ là những bút toán trên sổ kế toán. 1.4.3. Lập chứng từ Việc lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo các quy định có tính nguyên tắc sau: + Lập ngay khi có nghiệp vụ phát sinh + Sử dụng hệ thống các chứng từ do ngân hàng quy định, thống nhất in ấn phát hành, không sử dụng các chứng từ khác để thay thế hoặc sử dụng lẫn lộn các chứng từ. + Ghi đầy đủ các yếu tố, không bỏ trống, bằng bút bi hoặc mực không phai, không được dùng bút đỏ. Lập thành nhiều liên qua giấy than đồng thời hoặc qua máy vi tính. Các chứng từ chỉ có một liên thì kèm các bảng kê. Đối với các nghiệp vụ chỉ hạch toán 1nợ - 1 có khi hạch toán trên máy thì chỉ cần một liên chứng từ cho viẹc hạch toán cả bên nợ và bên có đồng thời. Một số chứng từ chỉ được viết tay như séc + Không được ký lồng qua giấy than. + Phải viết sát đầu dòng, viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo . + Không tẩy xoá, sửa chữa, dán giấy đè lên chỗ sai. Một số yếu tố có thể được sửa chữa như: Ngày, diễn giải nội dung thì xoá bỏ trực tiếp chỗ sai hoặc lập chứng từ khác để thay thế. Các yếu tố tuyệt đối không được sữa chữa: Số tiền bằng số và bằng chữ, số hiệu tài khoản bên nợ và bên có, tên đơn vị trả tiền và nhận tiền, số giấy chứng minh thư. Các loại có in sẵn số sê ri, số chứng từ như séc, giấy báo liên hàng là loại chứng từ không được sửa sai bất cứ yếu tố nào, nếu lập sai phải hủy bỏ (bản viết hỏng phải gạch chéo và lưu lại để theo dõi) và lập chứng từ khác thay thế + Các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng (trừ giấy nộp tiền, bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ - 20 -
22. quyền) và đóng dấu đơn vị; chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại ngân hàng nơi khách hàng giao dịch và do các thanh toán viên lưu giữ và đối chiếu. Các chứng từ phải được trình bày bằng tiếng Việt. Các chứng từ có yếu tố nước ngoài nếu phải dùng ngoại ngữ thì phải sử dụng song ngữ. Tiếng Việt viết trên, ngoại ngữ viết dưới và thường dùng cỡ chữ nhỏ hơn. Về phía ngân hàng, các nhân viên ngân hàng tuỳ theo chức trách của mình khi xử lý và kiểm soát chứng từ phải ký tên trên chứng từ theo mẫu chữ ký đã đăng ký trước (với kế toán trưởng hoặc kiểm soát viên). Các chứng từ sau đây còn phải có chữ ký của giám đốc ngân hàng (hoặc người được uỷ quyền). + Các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ. + Các chứng từ do nội bộ ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ, thu lãi; chuyển nợ quá hạn. + Các chứng từ xuất nhập, thanh lý TSCĐ , CCLĐ nhỏ, vật liệu, vàng bạc đá quý. + Các chứng từ thuộc tài khoản vốn ngân hàng . + Các chứng từ thuộc tài khoản phải thu, phải trả. + Các chứng từ về chi nghiệp vụ ngân hàng, về tổn thất Nhân viên ngân hàng không lập chứng từ cho khách hàng, trừ trường hợp người gửi tiết kiệm không biết chữ. 1.4.4. Luân chuyển chứng từ Chứng từ luân chuyển theo 5 bước sau: Bước 1: Thu thập và lập chứng từ Bước 2: Kiểm tra chứng từ Bước 3: Thực hiện lệnh thu chi Bước 4: Kiểm tra lần sau và tổng hợp chứng từ phát sinh trong ngày. Bước 5: Sắp xếp, xử lý, tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ. 1.4.5. Kiểm soát chứng từ 1.4.5.1 Kiểm soát chứng từ Chứng từ luân chuyển trong ngân hàng thường phải qua 2 khâu kiểm soát là kiểm soát trước (tiền kiểm) và kiểm soát sau (nội kiểm). - Kiểm soát trước: Do các thanh toán viên, cán bộ tín dụng, thủ quỹ mà chủ yếu là các thanh toán viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng Nội dung của kiểm soát trước bao gồm: - Tính hợp lệ của hình thức chứng từ: + Chứng từ được ghi chép đầy đủ các yếu tố + Lập đúng phương pháp và trình tự quy định (số liên và nội dung của các liên ) - Tính hợp pháp của chứng từ: + Lập đúng mẫu quy định? - 21 -
23. + Bản thân nghiệp vụ hợp pháp, phù hợp với các quy định hiện hành? + Ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ? + Đủ chữ ký, dấu của những cá nhân, tổ chức có liên quan? + Mẫu dấu và chữ ký đúng với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký ? - Kiếm soát điều kiện thực hiện: Kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi, số dư hạn mức được phép chi trả, số chi tiêu kế hoạch đã được thông báo. - Kiểm soát sau: Do kiểm soát viên và kế toán trưởng thực hiện (một số trường hợp có sự giám sát của giám đốc ngân hàng ) khi nhận chứng từ từ bộ phận thanh tóan viên, thủ quỹ chuyển đến trước hoặc sau khi vào sổ kế toán. Nội dung kiểm soát sau: + Đối với kiểm soát viên chuyển khoản: Kiểm tra lại các nội dung kiểm soát trước (trừ kiểm soát số dư tài khoản và mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản) + Kiểm soát chữ ký của thanh toán viên so với mẫu đã đăng ký. + Đối với kiểm soát viên trước quỹ: Kiểm tra các nội dung giống như kiểm soát viên chuyển khoản + kiểm soát chữ ký của thủ quỹ trên chứng từ tiền mặt. 1.4.6. Bảo quản chứng từ Chứng từ kế toán ngân hàng sau khi đã ghi sổ kế toán cần được phân loại, sắp xếp, bảo quản chu đáo nhằm bảo vệ an toàn tài sản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét, tra cứu khi cần thiết. Hàng ngày chứng từ kế toán được đóng thành tập bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc được lưu trữ tại phòng kế toán. Cuối tháng sau khi đã lập báo cáo kế toán hoàn chỉnh, đồng lại thành tập và lưu tại phòng kế toán. Cuối năm sau khi đã hoàn tất báo cáo chứng từ kế toán được chuyển về kho bảo quản tài liệu chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán. Khi giao toàn bộ hồ sơ kế toán cho thủ kho lưu trữ, bộ phận kế toán phải làm đầy đủ thủ tục giao nhận. Việc kiểm tra, cung cấp số liệu kế toán để đối chiếu, xem, xét, tra cứu, giám định và sao chụp phải tuân thủ quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Trung ương. Kho lưu trữ các tài liệu kế toán phải phù hợp với quy cách tiêu chuẩn của nhà nước và quy định cụ thể của Ngân hàng Nhà nước. 1.5. Hạch toán phân tích - Hạch toán tổng hợp Tuỳ đặc điểm cụ thể của từng ngân hàng mà việc vận dụng hình thức kế toán có đôi nét đặc thù. Tuy nhiên hình thức kế toán với sơ đồ sau được vận dụng phổ biến ở các NHKD (xem trang sau). - 22 -
24. Chứng từ (2) (1) Sổ phân tích Bảng kết hợp tiểu khoản (7) tháng (3) Nhật ký (4) Bảng kết hợp tiểu chứng từ khoản tổng hợp ngày (5) (8) Sổ tổng hợp (6) Bảng cân đối TK Bảng cân đối TK tháng ngày 1.5.1. Hạch toán phân tích (1) Căn cứ chứng từ vào sổ hạch toán phân tích. Mẫu sổ chi tiết được thiết kế khác nhau ít nhiều, bao gồm sổ chi tiết thông thường (sổ phụ) chủ yếu dùng để ghi chép theo các tài khoản giao dịch với khách hàng như các tài khoản tiền gửi và tài khoản cho vay khách hàng; sổ chi tiết dưới hình thức nhật ký nghiệp vụ (Sổ chi tiết tài khoản chuyển tiền đến, chuyển tiền phải trả) đây là những loại sổ dùng riêng cho những nghiệp vụ đòi hỏi có sự theo dõi chặt chẽ. Nó còn được gọi là sổ chi tiết chuyên dùng Tuy nhiên, những yếu tố chính của một sổ chi tiết bao gồm: tên sổ; tên, số hiệu tài khoản, tiểu khoản; ngày tháng năm ghi sổ; diễn giải nội dung, số của chứng từ ghi sổ, số phát sinh; số dư; chữ ký người lập sổ, người kiểm soát. * Trong trường hợp kế toán trên mạng máy tính (LAN), sổ kế toán chi tiết là một trong những đầu ra có thể truy xuất trực tiếp từ chương trình trên cơ sở dữ liệu được nhập vào. (2): Sau khi ghi sổ (trong trường hợp kế toán máy nên hiểu là sau khi dữ liêu đã được nhập vào hệ thống), thanh toán viên/một thành phần khác chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ. NKCT là một hình thức tập hợp tất cả các chứng từ kế toán phát - 23 -
25. sinh trong một ngày để kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ sau một ngày hoạt động , đồng thời làm căn cứ cho việc đối chiếu giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp. NKCT do một kế toán viên hay một nhóm kế toán viên thực hiện. Sau khi lên bảng cân đối NKCT, chứng từ được đóng thành tập gồm 2 phần nợ và có và đưa vào lưu trữ. Tập NKCT có 3 loại tài liệu chính: - Các chứng từ bên nợ riêng, bên có riêng và được sắp xếp theo tập như đề cập ở dưới. - Các bảng kết hợp tiểu khoản (bảng kê chứng từ theo từng tiểu khoản sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn) - Bảng cân đối chứng từ (bảng tổng kê chứng từ lấy số liệu từ bảng kết hợp tiểu khoản) có chữ ký của người lập, trưởng/ phó phòng kế toán, giám đốc ngân hàng và bộ phận lưu trữ. Các chứng từ phát sinh trong ngày (kể cả ngoại bảng) được sắp xếp theo trật tự như sau: + Tập 1: Tiền mặt. + Tập 2: Liên hàng và chuyển tiền điện tử. + Tập 3 : Thanh toán bù trừ và Tiền gửi NHNN, Tiền gửi Tổ chức tín dụng. + Tập 4: Ngoại tệ + Tập 5: Chuyển khoản + Tập 6: Điều chỉnh + Tập 7: Chứng từ ngoại bảng. Trong từng tập, trật tự sắp xếp như sau: + Chứng từ ghi nợ xếp trên, ghi có xếp dưới. + Theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn Trong trường hợp kế toán bằng máy vi tính, tập chứng từ chỉ có một vế nhưng phải bảo đảm cân bằng nợ, có. 3) Cuối ngày, khoá sổ phụ của các tiểu khoản có hoạt động để lập bảng kết hợp tài khoản tổng hợp. Bảng kết hợp tài khoản tổng hợp có tác dụng kiểm tra tính chính xác của các sổ hạch toán phân tích, bảo đảm đối chiếu khớp đúng giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp thông qua đối chiếu giữa NKCT và bảng kết hợp tài khoản tổng hợp. Trường hợp kế toán trên mạng, thì bảng kết hợp tài khoản tổng hợp cũng là một trong những đầu ra, nếu người sử dụng có yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tế khi thực hiện kế toán máy không cần thiết phải thực hiện công đoạn này. (4) Đối chiếu số liệu giữa NKCT và bảng kết hợp tài khoản tổng hợp. (5) Căn cứ số liệu của bảng kết hợp tài khoản tổng hợp vào sổ tổng hợp (sổ cái). Sổ này dùng hình thức tờ rời, mỗi tờ dùng cho một TK tổng hợp và trong một tháng. - 24 -
26. Ở những đơn vị thực hiện kế toán máy thì sổ tổng hợp sẽ được truy xuất từ cơ sở dữ liệu theo yêu cầu của người dùng. Tuy nhiên, trong thực tế kế toán máy, việc lập sổ cái thực ra không cần thiết lắm. (6) Căn cứ sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản ngày Tác dụng của bảng cân đối TK ngày là để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp sau một ngày hoạt động và cũng là căn cứ để chỉ đạo hoạt động. (7) Cuối tháng, cộng sổ chi tiết doanh số hoạt động trong tháng để lập bảng kết hợp tài khoản tháng . Bảng kết hợp này có dạng tương tự bảng kết hợp tài khoản ngày, chỉ khác được liệt kê tất cả các tiểu khoản có hoạt động cũng như không hoạt động. Trường hợp kế toán máy, bảng kết hợp tiểu khoản này cũng không cần thiết phải thực hiện vì nó chỉ có tác dụng kiểm tra, đối chiếu. (8) Căn cứ bảng kết hợp tài khoản tháng lên bảng cân đối tháng và dưạ vào số liệu trên bảng cân đối tài khoản để lập các báo cáo kế toán theo định kỳ. Trong trường hợp kế toán máy, các bảng cân đối tài khoản tháng, năm; các báo cáo tài chính và những thông tin khác có thể được chế biến tự động từ cơ sở dữ liệu ban đầu (input) qua chương trình và được truy xuất (output) theo yêu cầu của người sử dụng. 1.5.2 Hạch toán tổng hợp Nghiệp vụ kế toán phát sinh Thiết lập chứng từ (Lập / tiếp nhận chứng từ) Nhập dữ liệu vào hệ thống (Input) X ử lý theo chương trình OUTPUT Sổ kế toán Sổ cái Cân đối tài Cân đối tài khoản tháng, Thông chi tiết khoản ngày quý, năm và Báo cáo tài tin khác chính - 25 -
27. CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN 2.1. Những vấn đề chung về kế toán huy động vốn 2.1.1. Vai trò của nguồn vốn huy động đối với hoạt động ngân hàng * Khái niệm: Nguồn vốn huy động là nguồn vốn chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của NHTM. Các NHTM nhận vốn từ những người gửi tiền, các chủ thể cho vay để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình nên nguồn vốn này được xem như một khoản nợ của ngân hàng. Do vậy, nghiệp vụ huy động vốn còn được gọi là nghiệp vụ tài sản nợ. * Vai trò - Hoạt động huy động có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng và xã hội. - Đối với ngân hàng Nguồn vốn huy động là nguồn vốn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng nguồn vốn của ngân hàng, giữ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng vì nó là nguồn chủ yếu được sử dụng để đáp ứng nhu cầu tín dụng cho nền kinh tế. Do vậy, hoạt động huy động vốn góp phần mang lại nguồn vốn cho ngân hàng thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh khác. Có thể nói, hoạt động huy động vốn góp phần giải quyết “đầu vào” của NHTM. - Đối với khách hàng Hoạt động huy động vốn cung cấp cho họ một kênh tiết kiệm và đầu tư nhằm làm cho tiền của họ sinh lợi, tạo cơ hội cho họ có thể gia tăng tiêu dùng trong tương lai. Mặt khác, hoạt động huy động vốn còn cung cấp cho khách hàng một nơi an toàn để họ cất trữ và tích luỹ vốn tạm thời nhàn rỗi của mình. - Đối với xã hội Quản lý được lượng tiền lưu thông trong xã hội. Định hướng đầu tư cho các ngành kinh tế, cho từng vùng Điều hoà vốn giữa những khách hàng có vốn và những khách hàng thiếu vốn 2.1.2. Các hình thức huy động vốn 2.1.2.1. Huy động tiền gửi * Tiền gửi: bao gồm tiền gửi không kỳ hạn và tiền gửi có kỳ hạn. - Tiền gửi không kỳ hạn ( tiền gửi thanh toán): Loại tiền gửi này của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân gửi vào ngân hàng với mục đích chính để thực hiện các khoản chi trả trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu dùng. Do vậy tài khoản này còn được gọi là tài khoản tiền gửi thanh toán Đặc điểm: người gửi tiền có thể gửi và rút tiền bất cứ lúc nào trong phạm vi số dư tài khoản.Với tính chất linh hoạt của số dư và của người gửi tiền được hưởng các tiện ích thanh toán, nên tiền gửi thanh toán thường không được ngân hàng trả lãi hoặc - 26 -
28. được trả lãi nhưng với mức lãi suất thấp. Tính chất của tài khoản thanh toán là luôn có số dư Có. Tuy nhiên, nếu giữa ngân hàng và người gửi tiền thoả thuận với nhau sử dụng hình thức thấu chi tài khoản thì tài khoản này có thể dư Có và cũng có thể dư Nợ (nên còn được gọi là tài khoản vãng lai). Cách tính lãi: tính theo phương pháp tích số Số tiền lãi = Tổng tích số dư x Lãi suất tháng (hoặc lãi suất năm phải trả được tính lãi 30 ngày 360 ngày) - Tiền gửi có kỳ hạn: Loại tiền này của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân gửi vào NHTM với mục đích để hưởng lãi. Đặc điểm: người gửi tiền chỉ được lĩnh tiền sau một thời hạn nhất định từ một vài tháng đến một vài năm. Tuy nhiên, do những lý do khác nhau, người gửi tiền có thể rút trước hạn, trường hợp này người gửi tiền không được hưởng lãi, hoặc được hưởng theo lãi suất thấp tuỳ theo quy định của mỗi ngân hàng. Cách tính lãi: Số tiền lãi = Số tiền gửi x Lãi suất x Thời gian gửi phải trả (số dư) * Tiền gửi tiết kiệm Là khoản tiền của cá nhân được gửi vào tài khoản tiền gửi tiết kiệm, được xác nhận trên thẻ tiết kiệm và được hưởng lãi theo quy định của tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Bao gồm : - Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn: Là tiền gửi tiết kiệm mà người gửi tiền có thể rút theo yêu cầu mà không cần báo trước vào bất kỳ ngày làm việc nào của tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Đối với khách hàng khi chọn lựa hình thức tiền gửi này thì mục tiêu an toàn và tiện lợi quan trọng hơn mục tiêu sinh lợi. Đối với ngân hàng, vì loại tiền này khách hàng muốn rút bất cứ lúc nào cũng được nên ngân hàng phải bảo đảm tồn quỹ để chi trả và khó lên kế hoạch sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng. Do vậy, ngân hàng thường trả lãi rất thấp cho loại tiền gửi này (khoảng 0.2%/tháng). * Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn: Là tiền gửi tiết kiệm mà người gửi tiền chỉ có thể rút tiền sau một kỳ hạn gửi tiền nhất định theo thoả thuận với tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Mục tiêu quan trọng của khách hàng khi chọn lựa hình thức tiền gửi này là lợi tức có được theo định kỳ. Do vậy lãi suất đóng vai trò quan trọng để thu hút được đối tượng khách hàng này. Dĩ nhiên, lãi suất trả cho loại tiền gửi tiết kiệm định kỳ cao hơn lãi suất trả cho loại tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn. Mức lãi suất còn thay đổi theo kỳ hạn gửi (3,6,9 hay 12 tháng), tuỳ theo loại đồng tiền gửi tiết kiệm (VND, USD, EUR hay vàng), - 27 -
29. và tuỳ theo uy tín và rủi ro của ngân hàng nhận tiền gửi. - Các loại tiền gửi tiết kiệm khác Ngoài 2 loại tiền gửi và tiền gửi tiết kiệm hầu hết các NHTM đều có thiết kế những loại tiền gửi tiết kiệm tiện ích, tiết kiệm có thưởng, tiết kiệm an khang với nét đặc trưng riêng nhằm làm cho sản phẩm của mình luôn được đổi mới theo nhu cầu của khách hàng và tạo ra rào cản dị biệt để chống lại sự bắt chước của các đối thủ cạnh tranh. 2.1.2.2. Huy động qua phát hành giấy tờ có giá Các giấy tờ có giá là các công cụ Nợ do ngân hàng phát hành để huy động vốn trên thị trường. - Huy động vốn ngắn hạn: Để huy động vốn ngắn hạn, các tổ chức tín dụng có thể phát hành giấy tờ có giá ngắn hạn. Giấy tờ có giá ngắn hạn là giấy tờ có giá có thời hạn dưới 12 tháng, bao gồm kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi ngắn hạn, tín phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác. - Huy động vốn trung và dài hạn: Muốn huy động vốn trung và dài hạn (3, 5 hay 10 năm) các NHTM có thể phát hành kỳ phiếu, trái phiếu và cổ phiếu. NHTM phát hành giấy tờ có giá theo 3 phương thức là phát hành giấy tờ có giá ngang giá, phát hành giấy tờ có giá có chiết khấu và phát hành giấy tờ có giá phụ trội. Về trả lãi phát hành giấy tờ có giá thường áp dụng 3 hình thức là trả lãi trước, trả lãi sau và trả lãi định kỳ. 2.1.3. Các tài khoản, chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ huy động vốn 2.1.3.1. Tài khoản Nhóm tài khoản tiền gửi của khách hàng: Tài khoản cấp I: TK 42- Tiền gửi của khách hàng Tài khoản cấp II và III: TK 421- Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng VND TK 4211- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4212- Tiền gửi có kỳ hạn TK 4214- Tiền gửi vốn chuyên dùng TK 422- Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ TK 4221- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4222- Tiền gửi có kỳ hạn TK 4224- Tiền gửi vốn chuyên dùng TK 423- Tiền gửi tiết kiệm bằng VND TK 4231- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4232- Tiền gửi có kỳ hạn TK 424- Tiền gửi tiết kiệm bằng ngoại tệ và vàng - 28 -
30. TK 4241- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4242- Tiền gửi có kỳ hạn TK 425- Tiền gửi của khách hàng nước ngoài VND TK 4251- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4252- Tiền gửi có kỳ hạn TK 426- Tiền gửi của khách hàng nước ngoài bằng ngoại tệ TK 4261- Tiền gửi không kỳ hạn TK 4262- Tiền gửi có kỳ hạn TK 491- Lãi phải trả cho tiền gửi TK 4911- Lãi phải trả cho tiền gửi bằng VND TK 4912- Lãi phải trả cho tiền gửi bằng ngoại tệ TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm bằng VND TK 4914- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm bằng ngoại tệ Nhóm tài khoản TCTD phát hành giấy tờ có giá Tài khoản cấp I: TK 43- TCTD phát hành giấy tờ có giá Tài khoản cấp II: TK 431- Mệnh giá giấy tờ có giá bằng VND TK 432- Chiết khấu giấy tờ có giá bằng VND TK 433- Phụ trội giấy tờ có giá bằng VND TK 434- Mệnh giá giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 435- Chiết khấu giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK436- Phụ trội giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 492- Lãi phải trả về phát hành giấy tờ có giá TK 4921- Lãi phải trả cho các giấy tờ có giá bằng VND TK 4922- Lãi phải trả cho các giấy tờ có giá bằng ngoại tệ Nội dung và kết cấu các TK Tiền gửi từ TK 421 đến TK 426 Bên Nợ: Số tiền khách hàng đã sử dụng Bên Có: Số tiền khách hàng chuyển vào ngân hàng Số dư Có: Số tiền khách hàng hiện đang gửi tại NH Nội dung và kết cấu của TK 491 Bên Nợ: Số lãi tiền gửi NH đã thanh toán cho khách hàng Bên Có: Số tiền lãi tích luỹ NH đã tính trước vào chi phí Số dư Có: Số tiền lãi NH chưa thanh toán với khách hàng 2.1.3.2. Chứng từ Nhóm chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ huy động tiền gửi khá phong phú, bên cạnh các chứng từ giấy còn sử dụng các chứng từ điện tử. Bao gồm: Giấy nộp tiền, giấy yêu cầu gửi tiền, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, các liên bảng kê, giấy báo Nợ, giấy báo Có, các liên giấy - 29 -
31. lĩnh tiền, ngân phiếu, các loại sổ tiết kiệm, thẻ thanh toán Chứng từ sử dụng tuỳ trường hợp hạch toán, nhưng thường bao gồm các loại chứng từ sau: Giấy nộp tiền, giấy nộp ngân phiếu thanh toán, giấy nộp ngoại tệ, phiếu thu. - Sổ tiền gửi tiết kiệm, phiếu hoặc thẻ tiết kiệm - Giấy lĩnh tiền, phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. - Bảng kê giấy báo liên hàng - Phiếu chuyển khoản Các chứng từ gốc được sử dụng trong hạch toán là các liên giấy nộp tiền, uỷ nhiệm thu (chi), séc và các loại kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi. 2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi Tiền gửi là nguồn tiền quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn tiền của ngân hàng, đây là tiền của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi vào ngân hàng để nhờ ngân hàng giữ và thanh toán hộ. Bao gồm tiền gửi thanh toán và tiền gửi tiết kiệm 2.2.1. Nguyên tắc hạch toán Quy trình kế toán tiền gửi 1. Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi Nợ TK 1011,1031 Có TK 4211,4221 2. Khách hàng nhận tiền từ các khách hàng khác chuyển đến Nợ TK 5011,1113,5212, 4211, 4221 Có TK 4211,4221 3. Khách hàng chuyển tiền để thanh toán cho các khách hàng khác Nợ TK 4211,4221 Có TK 5011,1113,5211, 4211, 4221 4. Khách hàng rút tiền mặt tại quỹ hoặc máy ATM Nợ TK 4211,4221 Có TK 1011,1031 Có TK 1014 Kế toán lãi phải trả cho khách hàng 1. Hàng tháng ngân hàng tính lãi phải trả cho khách hàng Nợ TK 801 Trả lãi tiền gửi Có TK 491 Lãi phải trả cho tiền gửi 2. Ngân hàng thanh toán tiền lãi cho khách hàng Nợ TK 491Lãi phải trả cho tiền gửi Có TK 1011,1031 Quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm Kế toán tiền gốc - 30 -
32. 1. Khách hàng nộp tiền mặt để gửi tiết kiệm Nợ TK 1011,1031 Có TK 4231,4241, 4232, 4242 2. Khách hàng nhận tiền từ các khách hàng khác để gửi tiền tiết kiệm Nợ TK 5012,1113,5212 Các hình thức thanh toán vốn giữa các NH Có TK 4231,4241 Số tiền khách hàng gửi tiết kiệm 3. Khách hàng chuyển hạn tiền gửi tiết kiệm Nợ TK 4232,4242 Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Có TK 4231,4241 Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn 4. Khách hàng rút tiền gửi tiết kiệm Nợ TK 4231,4241, 4232, 4242 Số tiền khách hàng gửi tiết kiệm Có TK 1011,1031 Tiền mặt bằng VND hoặc ngoại tệ Kế toán lãi phải trả của tiền gửi tiết kiệm 1.Hàng tháng ngân hàng tính lãi phải trả cho khách hàng Nợ TK 801 Trả lãi tiền gửi Có TK 491 Lãi phải trả cho tiền gửi 2. Ngân hàng thanh toán tiền lãi cho khách hàng khi đến hạn Nợ TK 491 Số tiền lãi thanh toán cho khách hàng Có TK 1011,1031 2.2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi không kỳ hạn Có 2 loại tài khoản tiền gửi thanh toán là: Tiền gửi thanh toán được phép thấu chi và tiền gửi thanh toán không được phép thấu chi. Loại TKTG thanh toán được phép thấu chi còn được gọi là TK vãng lai. Tuỳ theo quan hệ giữa NH và KH mà KH được thấu chi trên TKTG thanh toán hay không. Nếu được thấu chi nghĩa là khách hàng được phép chi vượt số dư có (overdraft) và TKTG thanh toán sẽ có số dư NỢ. Trong trường hợp thấu chi, đối với những chứng từ ghi Nợ, kế toán phải kiểm soát hạn mức thấu chi. - Khách hàng gửi bằng tiền mặt: Chứng từ gồm các liên giấy nộp tiền do khách hàng lập và nộp: Nợ TK 1011 Có TK 4211 - Khách hàng rút tiền mặt: Khách hàng phát hành séc tiền mặt để rút tiền mặt từ tài khoản, hoặc chi trả cho một người khác bằng tiền mặt từ tài khoản, kế toán kiểm soát chứng từ và số dư của TK /hạn mức thấu chi (trong trường hợp số dư không đủ và khách hàng được phép thấu chi) Nợ TK 4211 Có TK 1011/1014 - 31 -
33. - Kế toán nhận chuyển khoản: Khi nhận được chứng từ chuyển tiền vào TK (séc và bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm thu do khách hàng nộp vào; chứng từ thanh toán vốn ). Tuỳ theo quy định của từng ngân hàng, việc thu phí tuỳ trường hợp cụ thể có thể thu ở phía người trả hoặc phía người nhận. Nhìn chung, phần lớn các trường hợp, phí thu ở phía người trả tiền và chỉ thu đối với các trường hợp thanh toán khác NH: Trường hợp không thu phí: Nợ TK TG không kỳ hạn của KH trả / Thanh toán vốn giữa các NH Có TK TGKKH của người nhận (4211,4221). Trưòng hợp có thu phí của người nhận: Nợ TK Thanh toán vốn: Số tiền đối tác chuyển Có TK TG không kỳ hạn của KH nhận: ST chuyển - phí Có TK Thu phí dịch vụ thanh toán : phí chưa có thuế Có TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp: tính 10% trên số phí - Kế toán chi trả bằng chuyển khoản Việc hạch toán phí và thuế giá trị gia tăng như đã đề cập ở trên. Nợ TK TG không kỳ hạn (số tiền chuyển + phí chuyển tiền) Có TK Thu dịch vụ thanh toán (giá chưa thuế) Có TK Thuế giá trị gia tăng phải nộp (4531) : thuế phải nộp trên số phí chưa thuế Có TKTG không kỳ hạn của KH đối phương / TK thanh toán vốn giữa các NH 2.2.3. Kế toán nghiệp vụ huy động tiền gửi có kỳ hạn Về sổ, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản tiền gửi khách hàng như đối với tiền gửi thanh toán. Về thủ tục quan hệ, áp dụng những thủ tục như đối với tiền gửi thanh toán. - Khi nộp tiền, khách hàng lập giấy nộp tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK 1011(Tiền mặt tại đơn vị) Có TK 4212 (TG khách hàng có kỳ hạn) - Khi rút tiền theo định kỳ, khách hàng lập giấy lĩnh tiền mặt, kế toán hạch toán: (trường hợp khách hàng rút tiền trước hạn thì có thể không được hưỏng lãi hoặc hưởng lãi theo tiền gửi không kỳ hạn. Tuy nhiên, do cạnh tranh các ngân hàng ngày càng nới lỏng những quy định này theo hướng bảo đảm quyền lợi cho người gửi tiền nhiều hơn) Nợ TK 4212 (TG khách hàng có kỳ hạn) Có TK Tiền mặt/ Tài khoản thích hợp(1011/ ) Cách tính và trả lãi thực trả có thể rất đa dạng, nhưng về nguyên tắc lãi dự trả thì không có gì khác nhau. + Định kỳ theo quy định, kế toán hạch toán tiền lãi dự trả vào chi phí: - 32 -
34. Nợ TK Chi phí trả lãi tiền gửi (8010) Có TK Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm (4913, 4914) + Khi NH thanh toán lãi: Nợ TK Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm (4913, 4914) Có TK 1011,4211 Trường hợp đặc biệt, khi kỳ kế toán chi phí dự trả trùng với định kỳ trả lãi (theo phương thức trả lãi theo định kỳ), tiền lãi có thể hạch toán trực tiếp vào TK Chi phí trả lãi tiền gửi – 8010) 2.3. Kế toán tiền gửi tiết kiệm Là khoản tiền của cá nhân được gửi vào tài khoản tiền gửi tiết kiệm, được xác nhận trên thẻ tiết kiệm và được hưởng lãi theo quy định của tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. 2.3.1. Nguyên tắc hạch toán - Người gửi tiết kiệm phải xuất trình chứng minh nhân dân mỗi lần gửi và rút tiền. Về sổ, loại tiết kiệm không kỳ hạn dùng một sổ cho nhiều lần gửi và rút, sổ giao cho khách hàng quản lý. Ngoài ra, người gửi có thể phải lưu chữ ký ở phiếu lưu để nhân viên giao dịch có thể đối chiếu giữa chữ ký trên giấy lĩnh tiền và phiếu lưu. - Cách thức hạch toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn tương tự như đối với Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn của khách hàng. Chỉ khác là tài khoản sử dụng thay vì tài khoản tiền gửi có kỳ hạn của khách hàng là tài khoản tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn. 2.3.2. Kế toán tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn Là tiền gửi tiết kiệm mà người gửi tiền có thể rút theo yêu cầu mà không cần báo trước vào bất kỳ ngày làm việc nào của tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Đối với khách hàng khi chọn lựa hình thức tiền gửi này thì mục tiêu an toàn và tiện lợi quan trọng hơn mục tiêu sinh lợi. Đối với ngân hàng, vì loại tiền này khách hàng muốn rút bất cứ lúc nào cũng được nên ngân hàng phải bảo đảm tồn quỹ để chi trả và khó lên kế hoạch sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng. Do vậy, ngân hàng thường trả lãi rất thấp cho loại tiền gửi này (khoảng 0.2%/tháng). Về cách thức tính lãi tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn tương tự như đối với tiền gửi thanh toán. Các nghiệp vụ về tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn đơn giản hơn rất nhiều so với Tiền gửi thanh toán vì nó không dùng vào việc thanh toán không dùng tiền mặt. Có 2 nghiệp vụ cơ bản: - Thu tiền tiết kiệm: khách hàng lập giấy nộp tiền. Nợ TK TM tại đơn vị (1011,1031) Có TK Tiền gửi tiết kiêm không kỳ hạn (4231,4241) - Rút tiền tiết kiệm: Khách hàng lập giấy lĩnh tiền - 33 -
35. Nợ TK Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (4231, 4241) Có TK Tiền mặt tại đơn vị (1011,1031) 2.3.3. Kế toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Là tiền gửi tiết kiệm mà người gửi tiền chỉ có thể rút tiền sau một kỳ hạn gửi tiền nhất định theo thoả thuận với tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm. Mục tiêu quan trọng của khách hàng khi chọn lựa hình thức tiền gửi này là lợi tức có được theo định kỳ. Do vậy lãi suất đóng vai trò quan trọng để thu hút được đối tượng khách hàng này. Dĩ nhiên, lãi suất trả cho loại tiền gửi tiết kiệm định kỳ cao hơn lãi suất trả cho loại tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn. Mức lãi suất còn thay đổi theo kỳ hạn gửi (3,6,9 hay 12 tháng), tuỳ theo loại đồng tiền gửi tiết kiệm (VND, USD, EUR hay vàng), và tuỳ theo uy tín và rủi ro của ngân hàng nhận tiền gửi. Về chứng từ, kế toán tiền gửi tiết kiệm sử dụng một sổ tiết kiệm cho một lần gửi. Khi tất toán khoản tiền gửi tiết kiệm, sổ được trả lại cho quỹ tiết kiệm để đóng vào tập nhật ký chứng từ. Về thủ tục khi gửi cũng như khi chi trả đều căn cứ chủ yếu vào chứng minh nhân dân. 2.4. Kế toán nghiệp vụ huy động qua phát hành giấy tờ có giá Giấy tờ có giá là các loại giấy có giá trị như tiền bao gồm các giấy chứng nhận của tổ chức tín dụng phát hành để huy động vốn trong đó xác nhận nghĩa vụ trả nợ một khoản tiền trong một thời hạn nhất định, điều kiện trả lãi và các điều khoản cam kết khác giữa tổ chức tín dụng và người mua. Chứng từ Các chứng từ gốc được sử dụng trong hạch toán là các liên giấy nộp tiền, uỷ nhiệm thu (chi), séc và các loại kì phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi. Tài khoản sử dụng Nhóm tài khoản TCTD phát hành giấy tờ có giá Tài khoản cấp I: TK 43- TCTD phát hành giấy tờ có giá Tài khoản cấp II: TK 431- Mệnh giá giấy tờ có giá bằng VND TK 432- Chiết khấu giấy tờ có giá bằng VND TK 433- Phụ trội giấy tờ có giá bằng VND TK 434- Mệnh giá giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 435- Chiết khấu giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK436- Phụ trội giấy tờ có giá bằng ngoại tệ và vàng TK 492- Lãi phải trả về phát hành giấy tờ có giá TK 4921- Lãi phải trả cho các giấy tờ có giá bằng VND TK 4922- Lãi phải trả cho các giấy tờ có giá bằng ngoại tệ Nội dung và kết cấu của các TK 431, 432, 434 và 435 - 34 -
36. Bên Nợ: Số tiền chi trả cho các giấy tờ có giá đã đến kỳ thanh toán Bên Có: Số tiền thu về phát hành các giấy tờ có giá Số dư Có: Số tiền của các giấy tờ có giá đã phát hành chưa đến kỳ thanh toán cho người mua Nội dung và kết cấu của TK 433,436 Bên Nợ: Phân bổ phụ trội GTCG phát sinh trong kỳ Bên Có: Phụ trội GTCG phát sinh trong kỳ Số dư Có: Phản ánh phụ trội GTCG chưa phân bổ cuối kỳ Nội dung và kết cấu của TK 492 tương tự như của TK491 2.4.1. Nguyên tắc hạch toán Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, kế toán phát hành giấy tờ có giá phải phân biệt 3 phương thức: - Phương thức phát hành ngang giá: giá bán giấy tờ có giá = Mệnh giá GTCG (khi lãi suất thị trường = lãi suất danh nghĩa của GTCG) - Phương thức phát hành có chiết khấu: giá bán lãi suất danh nghĩa). Hiệu số: (mệnh giá – giá bán) gọi là phần chiết khấu (cần phân biệt số tiền này với số lãi trả trước trong phương thức trả lãi trước, mặc dù về hình thức cả hai đều giống nhau) - Phương thức phát hành có phụ trội: giá bán > mệnh giá (khi lãi suất thị trường < lãi suất danh nghĩa). Hiệu số (giá bán – mệnh giá) gọi là phần phụ trội. 2.4.2 Ngân hàng phát hành giấy tờ có giá theo mệnh giá (lãi sau) 1. Khi ngân hàng phát hành chứng từ có giá Nợ TK 1011,1031 Mệnh giá Có TK 431,434 Mệnh giá 2. Ngân hàng tính lãi phải trả cho khách hàng: Nợ TK 803 Lãi suất Có TK 492 Lãi suất 3. Ngân hàng thanh toán tiền lãi và gốc cho khách hàng khi đến hạn: Nợ TK 431,434 Mệnh giá Nợ TK 492 Lãi suất Có TK 1011,1031 Mệnh giá + Lãi suất 2.4. 3 Ngân hàng phát hành giấy tờ có giá theo chiết khấu (lãi trước) 1. Khi ngân hàng phát hành chứng từ có giá Nợ TK 1011,1031 Mệnh giá – Lãi suất Nợ TK 492 Lãi suất - 35 -
37. Có TK 432,435 Mệnh giá 2. Ngân hàng tính lãi phải trả cho khách hàng Nợ TK 803 Lãi suất Có TK 492 Lãi suất 3. Ngân hàng thanh toán chứng từ có giá cho khách hàng khi đến hạn Nợ TK 432,435 Mệnh giá Có TK 1011,1031 Mệnh giá 2.4.4. Kế toán nghiệp vụ huy động qua phát hành giấy tờ có giá có phụ trội Nợ 1011, 4211, : số tiền khách hàng nộp vào Có Phụ trội giấy tờ có giá (433, 436): khoản phụ trội Có Mệnh giá GTCG (431, 434) - Nếu TCTD trả lãi trước, phần lãi trả trước được khấu trừ trên số tiền phụ trội BÀI TẬP Xác định các tài khoản liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính sau: Bài tập 1: Ngày 1 tháng 2 năm 2014 khách hàng G đã mua một chứng từ có giá phát hành theo mệnh giá là 20 ngàn đô la Mỹ kỳ hạn 2 năm lãi suất cố định 7 %/ năm. Ngày 1 tháng 2 năm 2016 đã thanh toán cho khách hàng trên cả gốc và lãi bằng USD. Bài tập 2: Ngày 1 tháng 3 năm 2014 Ngân hàng đã nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng F số tiền là 50 triệu đồng lãi suất 9%/ năm, thời hạn 3 tháng. Ngày 1 tháng 6 năm 2016 đã thanh toán cho khách hàng cả gốc và lãi bằng tiền mặt. Bài tập 3: Ngày 2 tháng 10 năm 2014 Khách hàng A đã gửi tiền tiết kiệm vào ngân hàng là 50 triệu đồng, thời hạn 6 tháng, lãi suất 8%/năm. Ngày 12 tháng 9 năm 2015 đã thanh toán cho KHA cả gốc và lãi bằng tiền mặt Bài tập 4: Ngày 15 tháng 01 năm 2016 KH B gửi vào tài khoản tiền gửi không kỳ hạn là 20 triệu đồng Bài tập 5: Ngày 16 tháng 01 năm 2106 KH C rút tiền gửi không kỳ hạn là 50 triệu đồng để trả lương cho cán bộ công chức. Biết rằng: Lãi suất tiền gửi và tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn là 2 %/năm - 36 -
38. CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ VÀ THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT 3.1. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ 3.1.1. Một số vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ 3.1.1.1Khái niệm Ngân quỹ của ngân hàng là những tài sản có độ thanh khoản lớn nhất như tiền mặt, ngoại tệ, chứng từ có giá trị ngoại tệ, tiền gửi thanh toán ở ngân hàng nhà nước hoặc ở ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. 3.1.1.2 Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 101 Tiền mặt bằng đồng Việt nam Khi ngân hàng thu, chi tiền mặt bắt buộc phải có giáy nộp tiền lĩnh tiền, séc lĩnh tiền hoặc phiếu thu phiếu chi và đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm theo quy định của chế độ kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Tại bộ phận quỹ, thủ quỹ mở sổ quỹ hoặc in từ máy (đóng thành cuốn hoặc tờ theo mẫu in sẵn đã quy định) để hạch toán các khoản thu, chi trong ngày và tồn quỹ cuối ngày. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân. Số chênh lệch phải hạch toán vào tài khoản 3641 (phần thiếu) hoặc tài khoản 461 (phần thừa) và kiến nghị biện pháp xử lý số thừa thiếu đó 3.1.1.3 Nguyên tắc hạch toán các tài khoản ngoại tệ Thực hiện hạch toán đối ứng giữa các tài khoản ngoại tệ và từng loại ngoại tệ - Đối với các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ hạch toán đồng thời các bút toán đối ứng bằng ngoại tệ và bút toán đối ứng bằng đồng Việt Nam. Giá trị ngoại tệ quy ra đồng Việt Nam để hạch toán các nghiệp vụ mua, bán ngoại tệ trên các tài khoản có gốc ngoại tệ tính theo giá mua, bán thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đối với các nghiệp vụ ngoại tệ khác, hạch toán thống nhất theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Đối với các khoản thu, trả lãi bằng ngoại tệ được thực hiện thông qua nghiệp vụ mua bán ngoại tệ để chuyển đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thời điểm phát sinh để hạch toán vào thu nhập và chi phí. Trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản ngoại tệ, ghi cả ngoại tệ và đồng Việt Nam. Phần kế toán tổng hợp các tài khoản ngoại tệ chỉ phản ánh bằng đồng Việt Nam. - Đối với TCTD có nhiều nghiệp vụ ngoại tệ, để đơn giản công việc hạch toán hàng ngày, có thể tổ chức việc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các tài khoản ngoại tệ theo nguyên tệ, những đến cuối tháng, phải quy đổi số dư, doanh số hoạt động trong tháng của các tài khoản ngoại tệ ra đồng Việt nam (theo tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam với đôla Mỹ do Ngân hàng Nhà nước công bố vào ngày cuối tháng) để tổng - 37 -
39. hợp và phản ánh đầy đủ hoạt động trên bảng cân đối tài khoản hàng tháng bằng đồng Việt Nam - Đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại nguyên tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam. - Cuối tháng, tiến hành đánh giá lại (để lập báo cáo) số dư tất cả các tài khoản thuộc khoản mục tiền tệ theo tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam với đồng Đô la Mỹ do Ngân hàng Nhà nước công bố vào cuối tháng, trừ các khoản mục phi tiền tệ (TSCĐ, vật liệu, góp vốn đầu tư, mua cổ phần bằng ngoại tệ ) vẫn theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (các tài khoản này không được đánh giá lại). Số chênh lệch tăng, giảm số dư cuối tháng (quy ra đồng Việt Nam) của các tài khoản có gốc ngoại tệ được hạch toán bổ sung vào doanh số trong tháng của các tài khoản ngoại tệ và chuyển vào tài khoản 631 Chênh lệch tỷ giá hối đoái. 3.1.1.4 Nguyên tắc hạch toán kim loại quí, đá quí Đối với TCTD có nhiều giao dịch vàng và có khả năng ứng dụng công nghệ tin học có thể hạch toán chi tiết theo dõi vàng bằng hiện vật (theo đơn vị là chỉ vàng 99,99%) và giá trị. Khi hạch toán tổng hợp phải quy đối giá trị hiện vật sang đồng Việt Nam (đánh giá lại giá trị vàng) theo giá vàng thực tế mua vào tại thời điểm lập báo cáo. Và đối với nghiệp vụ mua bán vàng có thể sử dụng thông qua hai tài khoản 4711 và 4712 để hạch toán tương tự như hạch toán mua bán ngoại tê (coi vàng như một loại ngoại tệ). 1. TCTD phải phân biệt vàng tiền tệ và vàng phi tiền tệ. - Vàng tiền tệ (thuộc khoản mục tiền tệ) là ngoại hối theo quy định tại tiết d, khoản 1, Điều 4 Pháp lệnh Ngoại hối số 28/2005/PL-UBTVQH11 ngày 13/12/2005, hoặc vàng tiêu chuẩn quốc tế (là vàng khối, vàng thỏi, vàng miếng, vàng lá có dấu kiểm định chất lượng và trọng lượng, có mác hiệu của nhà sản xuất vàng quốc tế hoặc của nhà sản xuất vàng trong nước được quốc tế công nhận). - Vàng tiền tệ được coi như một loại ngoại tệ và là tài sản dự trữ thanh toán quốc tế. - Vàng phi tiền tệ (thuộc khoản mục phi tiền tệ) là vàng được mua với mục đích gia công, chế tác làm đồ trang sức. Vàng phi tiền tệ được coi như một loại vật tư, hàng hoá thông thường. 2. Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đối với tài khoản vàng tiền tệ tương tự như kế toán tài khoản ngoại tệ. Nghiệp vụ mua bán và phái sinh vàng tiền tệ, kế toán sử dụng các tài khoản mua bán và phái sinh ngoại tệ để hạch toán (coi vàng như một loại ngoại tệ). 3. Kế toán đối với tài khoản vàng phi tiền tệ theo giá gốc, cụ thể: - Giá trị vàng phi tiền tệ khi nhập kho, xuất kho đều tính theo giá mua thực tế. Trường hợp vàng phi tiền tệ nhập kho có nhiều giá mua khác nhau thì khi xuất kho, giá trị vàng phi tiền tệ xuất kho được hạch toán theo giá mua bình quân của số vàng phi tiền - 38 -
40. tệ tồn kho. - Đối với các TCTD có điều kiện tổ chức hạch toán theo dõi và bảo quản số vàng phi tiền tệ tồn kho theo giá mua khác nhau, kế toán có thể áp dụng phương pháp hạch toán giá trị vàng phi tiền tệ xuất kho theo đúng giá mua thực tế của số vàng phi tiền tệ đó. - Hoạt động tiêu thụ vàng phi tiền tệ sử dụng Tài khoản 478 - Tiêu thụ vàng bạc, đá quý. 4. Trong kế toán chi tiết về vàng, các TCTD hạch toán cả giá trị và khối lượng hiện vật nhập, xuất, tồn kho. Khi lên Báo cáo kế toán, giá trị vàng được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định. 3.1.2. Tài khoản và chứng từ sử dụng 3.1.2.1. Tài khoản 10 Tiền mặt, chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đá quý 101 Tiền mặt bằng đồng Việt Nam 1011 Tiền mặt tại đơn vị 1012 Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo số 1013 Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý 1014 Tiền mặt tại máy ATM 1019 Tiền mặt đang vận chuyển Nội dung và kết cấu tài khoản - 1011 Tiền mặt tại đơn vị Bên Nợ: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ Bên Có: Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ Số Dư Nợ: Số tiền mặt hiện có đang theo dõi tại quỹ của đơn vị Nội dung và kết cấu tài khoản - TK1012 Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ và tài khoản 1014 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt ở tại quỹ các đơn vị trực thuộc hạch toán báo sổ (không lập bảng cân đối kế toán riêng) Bên Nợ: - Số tiền mặt tiếp quỹ cho đơn vị hạch toán báo sổ - Các khoản thu tiền mặt ở đơn vị hạch toán báo sổ Bên Có: - Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ - Các khoản chi tiền mặt ở đơn vị hạch toán báo sổ Số Dư Nợ: Số tiền mặt hiện có đang theo dõi tại quỹ nghiệp vụ của đơn vị hạch toán báo sổ Nội dung và kết cấu tài khoản 1019 Tiền mặt đang vận chuyển Bên Nợ: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền Bên Có: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận (căn cứ vào biên bản giao - 39 -
41. nhận tiền hoặc giấy báo của đơn vị nhận tiền) Số dư Nợ: Số tiền mặt đang vận chuyển trên đường Nội dung và kết cấu tài khoản 1014 - Tiền mặt tại máy ATM Tài khoản này dùng để theo dõi số tiền đồng Việt Nam tại các máy ATM của TCTD Bên Nợ : - Số tiền mặt tiếp quỹ cho máy ATM - Các khoản thu tiền mặt trực tiếp từ máy ATM Bên Có : - Số tiền mặt từ máy ATM nộp về quỹ tiền mặt đơn vị - Các khoản chi tiền mặt tại máy ATM Số dư Nợ: - Số tiền mặt còn tồn tại máy ATM 103 Tiền mặt ngoại tệ 1031 Ngoại tệ tại đơn vị 1032 Ngoại tệ tại đơn vị hạch toán báo sổ 1033 Ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ 1039 Ngoại tệ đang vận chuyển Nội dung và kết cấu của các tài khoản 1031 Ngoại tệ tại đơn vị Bên Nợ: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ Bên Có: Giá trị ngoại tệ xuất quỹ Số Dư Nợ: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ hiện có đang theo dõi tại TCTD Nội dung và kết cấu của các tài khoản 1032 Ngoại tệ tại đơn vị hạch toán báo sổ Bên Nợ: - Giá trị ngoại tệ tiếp quỹ cho đơn vị hạch toán báo sổ - Giá trị ngoại tệ đơn vị hạch toán báo sổ thu vào Bên Có: - Giá trị ngoại tệ đơn vị hạch toán báo sổ nộp về quỹ của TCTD chủ quản - Giá trị ngoại tệ đơn vị hạch toán báo sổ chi ra Số Dư Nợ: Giá trị ngoại tệ đang theo dõi ở đơn vị hạch toán báo sổ Nội dung và kết cấu cuả tài khoản 1033 Ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ Bên Nợ: Giá trị ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ Bên Có: Giá trị ngoại tệ đã được tiêu thụ Số Dư Nợ: Giá trị ngoại tệ đang gửi đi nhờ tiêu thụ 105 Kim loại quý, đá quý 1051 Vàng tại đơn vị 1052 Vàng tại đơn vị hạch toán báo sổ 1053 Vàng đang mang đi gia công, chế tác 1054 Kim loại quý, đá quý đang vận chuyển 1058 Kim loại quý, đá quý khác Nội dung và kết cấu của các tài khoản - 40 -
42. Tài khoản 1051 - Vàng tại đơn vị Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị vàng của TCTD. Bên Nợ ghi: - Giá trị vàng nhập kho Bên Có ghi: - Giá trị vàng xuất kho Số dư Nợ: - Phản ánh giá trị vàng tồn kho tại đơn vị Tài khoản 1052 - Vàng tại đơn vị hạch toán báo sổ Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị vàng tại quỹ của các đơn vị hạch toán báo sổ (không lập bảng cân đối kế toán riêng). Bên Nợ ghi: - Giá trị vàng tiếp quỹ cho các đơn vị hạch toán báo sổ. - Giá trị vàng đơn vị hạch toán báo sổ thu vào. Bên Có ghi: - Giá trị vàng đơn vị hạch toán báo sổ chuyển về cho đơn vị chủ quản. - Giá trị vàng đơn vị hạch toán báo sổ chi ra. Số dư Nợ: - Giá trị vàng hiện đang còn tồn quỹ tại đơn vị hạch toán báo sổ 3.1.2.2. Chứng từ Chứng từ - Giấy nộp tiền - Biên bản giao nhận ngoại tệ - Giấy lĩnh tiền - Giấy báo tiêu thụ ngoại tệ nhờ tiêu thụ - Séc lĩnh tiền - Hối phiếu - Phiếu thu - Phiếu chi + Giấy nộp tiền; bảng kê các loại tiền nộp: Dùng trong trường hợp khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc nhờ ngân hàng chuyển tiền cho một đối tượng khác ở một địa phương khác. + Giấy lĩnh tiền mặt; bảng kê các loại tiền lĩnh: Dùng khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tiền vay. + Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi + Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ. + Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng ) hoặc chi theo yêu cầu của khách hàng. 3.1.3. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt Là việc phản ánh số tiền mặt nhập vào và xuất ra của quỹ nghiệp vụ ngân hàng, từ đó cho biết các thông tin về sự biến động và hiện có tài bất kỳ thời điểm nào trong ngày, tháng , quí 3.1.3.1. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt là tiền Việt Nam đồng * Thu tiền: Dựa vào các chứng từ thu tiền mặt như phiếu nộp tiền + bảng kê các loại tiền nộp, phiếu thu kế toán sẽ ghi thu vào tài khoản thích hợp Nợ TK 1011 Tiền mặt tại đơn vị - 41 -
43. Có TK 4211, 4212, 2111 nợ vay trong hạn, 3941lãi, 397 phí - Nhận tiền mặt từ đơn vị hạch toán báo sổ nộp (Phiếu thu, biên bản giao nhận) Nợ TK 1011 Có TK 1012 * Chi tiền: Căn cứ vào các chứng từ như Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền mặt, kế toán sau khi kiểm tra, nếu đủ điều kiện thanh toán thì ghi giảm tài khoản cho khách hàng Nợ TK 4211, 4212, 211( vay), 4911.TK thích hợp khác Có TK 1011 Tiền mặt tại đơn vị + Chi tiền mặt đối với TK 211 (cho vay) với HĐ vay có số tiền <= 100 triệu đồng, Số tiền vay lớn hơn thì KH phải mở TK tại ngân hàng và NH sẽ thực hiện chuyển khoản. - Ngân hàng chuyển tiền cho các đơn vị phụ thuộc (Chứng từ: Căn cứ vào phiếu điều chuyển vốn nội bộ do trưởng phòng giao dịch yêu cầu, kế toán lập phiếu chi) Nợ TK 1012: Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Có TK 1011 Tiền mặt tại đơn vị - Khi chuyển tiền cho máy ATM Nợ TK 1014 Tiền mặt tại máy ATM Có TK 1011 Tiền mặt tại đơn vị - Khi nhận được các tín hiệu trên thẻ của người rút tiền Nợ TK 4211 Tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng trong nước Có TK 1014 Tiền mặt tại máy ATM 3.1.3.2 Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt là Ngoại tệ và kim loại đá quý * Đối với tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị hạch toán báo sổ, tiền mặt ngoại tệ đang vận chuyển, quy trình kế toán giống với tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại đơn vị. - Đối với tiền mặt bằng ngoại tệ gửi đi tiêu thụ qui trình kế toán gồm 2 bước: Bước 1: Khi gửi ngoại tệ đi nhờ tiêu thụ sau khi làm thủ tục xuất quĩ nghiệp vụ, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1033 Ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ Có TK 1031 Tiền mặt bằng ngoại tệ Bước 2: Khi nhận được giấy báo của ngân hàng nhận tiêu thụ hộ kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1011 Tiền mặt bằng đồng Việt Nam Nợ TK 4211 Tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng Nợ TK Thích hợp (Liên hàng, TK tiền gửi tại NHNN,TTBT) Có TK 1033 Ngoại tệ gửi đi nhờ tiêu thụ * Mở tài khoản chi tiết theo từng loại kim loại quý, đá quý.” Qui trình kế toán một số nghiệp vụ chính - 42 -
44. - Khi ngân hàng xuất tiền mặt mua vàng bạc, đá quí Nợ TK 1051 Vàng, đá quí tại đơn vị Có TK 1011, 1031 - Khi chuyển vàng cho đơn vị hạch toán báo sổ Nợ TK 1052 Vàng, đá quí tại đơn vị hạch toán báo sổ Có TK 1051 Vàng, đá quí tại đơn vị - Khi chuyển vàng đi ghi công chế tác Nợ TK 1053 Vàng đang mang đi gia công, chế tác Có TK 1051 Vàng, đá quí tại đơn vị - Khi gửi vàng vào các TCTD khác trong nước hoặc nước ngoài Nợ TK 135 Vàng gửi tại các TCTD khác trong nước Nợ TK 136 Vàng gửi tại các TCTD ở nước ngoài Có TK 1051 Vàng, đá quí tại đơn vị 3.1.3.3. Đối chiếu số liệu & xử lý cuối ngày * Hạch toán tiền thừa, thiếu khi đối chiếu cuối ngày: - Trường hợp thừa tiền mặt: Khi phát hiện thừa quỹ, kế toán lập biên bản thừa quỹ ghi rõ nội dung và người chịu trách nhiệm về số tiền thừa quỹ có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng và giám đốc ngân hàng. Căn cứ biên bản này, kế toán lập phiếu thu để hạch toán số tiền thừa vào tài khoản thừa quỹ, để chờ quết định xử lý của Hội đồng xử lý tài sản thừa, thiếu: Nợ TK 1011, 1031 (tiền mặt tại đơn vị) Có TK 4610 (thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý) Sau đó, căn cứ vào quyết định của Hội đồng ghi trên biên bản, kế toán lập chứng từ để chuyển vào tài khoản thích hợp và hạch toán: + Nếu quyết định nhập quỹ vì không rõ nguyên nhân và không có khiếu nại của khách hàng, kế toán lập phiếu chuyển khoản và hạch toán: Nợ TK 4610 (Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý) Có TK 7900 (Thu nhập khác) + Trường hợp phát hiện khách hàng nộp thừa, lập chứng từ trả lại khách hàng và hạch toán: Nợ TK 4610 Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý Có TK 4211,4212,1011 - Trường hợp thiếu tiền mặt: Khi phát hiện thiếu, kế toán phải lập biên bản thiếu quỹ như trên, lập phiếu chi tiền mặt để hạch toán số tiền thiếu quỹ vào “TK tham ô, thiếu mất tiền chờ xử lý” mở tiểu khoản theo tên của người để xảy ra thiếu quỹ. Nợ TK 3614 (tham ô, thiếu, mất tiền chờ xử lý) - 43 -
45. Có TK 1011, 1031 (Tiền mặt tại đơn vị) Căn cứ vào kết luận xử lý của hội đồng, lập chứng từ và hạch toán: + Nếu phải bồi hoàn thì hạch toán: Nợ TK 1011 Có TK 3614 3.1.4. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển quỹ tiền mặt trong cùng hệ thống Việc điều chuyển tiền mặt có thể tiến hành giữa các chi nhánh trong hệ thống, hoặc giữa chi nhánh và hệ thống. 3.1.4.1 Tại ngân hàng điều đi - Nếu ngân hàng điều đi vận chuyển tiền đến cho ngân hàng nhận + Khi xuất quỹ, kế toán lập phiếu chi và biên bản bàn giao tiền cho người chịu trách nhiệm điều chuyển: Nợ TK 1019, 1039 (Tiền mặt đang vận chuyển, tiểu khoản theo tên của người đó) Có TK 1011, 1031 (Tiền mặt tại đơn vị) + Khi nhận được chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng bên nhận: Nợ TK 1113, 5191, 5211, Thanh toán vốn thích hợp Có TK 1019, 1039 - Nếu ngân hàng nhận trực tiếp nhận ở ngân hàng điều đi, căn cứ biên bản bàn giao tiền, phiếu chi và chứng từ thanh toán vốn, hạch toán: Nợ TK 5191, 5211,5012 Thanh toán vốn giữa các ngân hàng (tài khoản thích hợp) Có TK1011, 1031 (Tiền mặt tại đơn vị) 3.1.4.2 Tại ngân hàng nhận điều chuyển - Nếu ngân hàng điều đi vận chuyển tiền đến: Sau khi nhập kho, căn cứ biên bản giao nhận tiền lập phiếu thu và chứng từ thanh toán vốn thích hợp gửi ngân hàng đi và hạch toán: Nợ TK 1011, 1031 (Tiền mặt tại đơn vị) Có TK 1113,5191 Thanh toán vốn thích hợp - Trường hợp ngược lại nếu ngân hàng này tự vận chuyển số tiền tiếp nhận tại kho của ngân hàng điều chuyển đi, kế toán lập phiếu thu và căn cứ chứng từ thanh toán vốn của ngân hàng đối phương gửi kèm tiền mặt, hạch toán: Nợ TK 1011, 1031 (tiền mặt tại đơn vị) Có TK 1113,5191 Thanh toán vốn thích hợp. - Xuất tiền mặt cho đơn vị hạch toán báo sổ Nợ TK 1012, 1032 (Tiền mặt tại đv hạch toán báo sổ) Có TK 1011, 1031 (Tiền mặt tại đơn vị) - Nhận tiền mặt từ đơn vị hạch toán báo sổ nộp Nợ TK 1011, 1031 - 44 -
46. Có TK 1012, 1032 - Thu tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (rách, hư hỏng ) Nợ TK 1013 (Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý) Có TK 4523 (Thanh toán với khách hàng về tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý) - Khi xử lý, hạch toán: + Đối với tiền giả: Nợ TK 4523 Có TK1013 + Đối với tiền rách, hư hỏng: Nợ TK 4523 TT với K/ h về tiền không đủ t/c Có Tài khoản thích hợp. + Sau đó: Nợ TK1011 Có TK1013. 3.2. Kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt 3.2.1. Những vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt * Khái niệm: Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ của khách hàng thông qua vai trò trung gian của Ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng là hình thức thanh toán bằng cách ngân hàng trích từ tài khoản của khách hàng này sang tài khoản của khách hàng khác theo lệnh của chủ tài khoản. * Vai trò Thanh toán là khâu đầu tiên và khâu cuối cùng để kết thúc chu trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, có thể khẳng định rằng thanh toán là điều kiện quan trọng để bảo đảm sự tuần hoàn bình thường của quá trình chu chuyển vốn trong từng doanh nghiệp, từng đơn vị kinh tế hay thậm chí là từng cá nhân trong xã hội cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thanh toán bằng tiền mặt là quá trình tiền tệ thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, được các tổ chức và cá nhân sử dụng chi trả ngay về hàng hoá, dịch vụ cho những giao dịch có giá trị nhỏ. Tỷ lệ thanh toán bằng tiền mặt phụ thuộc vào sự phát triển của nền kinh tế đó và tính tiện lợi của phương tiện thanh toán, đồng thời phụ thuộc vào trình độ dân trí của mỗi quốc gia. Đối với các nước phát triển, tỷ lệ thanh toán bằng tiền mặt chỉ chiếm khoảng 100% trong tổng phương tiện thanh toán, trong khi tỷ lệ này ở các nước đang phát triển (trong đó có Việt Nam) thường chiếm từ 30% đến 40%. Thanh toán không dùng tiền mặt là quá trình thanh toán không có sự xuất hiện của tiền mặt mà thực hiện bằng cách trích tiền trên tài khoản của người phải trả chuyển sang tài khoản của người hưởng thụ thông qua vai trò trung gian thanh toán là Ngân hàng. Kinh tế càng phát triển, khối lượng hàng hoá và dịch vụ ngày càng phong phú và đa dạng, quan hệ trao đổi được mở rộng, thanh toán bằng tiền mặt càng bộc lộ những hạn chế của nó như là: tính an toàn không cao, dễ bị lợi dụng để tham ô, tăng chi phí xã hội, giảm vòng quay của vốn, - 45 -
47. làm cho sản xuất kinh doanh bị chậm lại, ảnh hưởng đến tốc độ phát triển kinh tế. Thanh toán không dùng tiền mặt khắc phục được những nhược điểm của thanh toán dùng tiền mặt, có tác động qua lại với các nghiệp vụ khác trong hoạt động Ngân hàng, khai thác nguồn vốn tạm thời trong xã hội để đầu tư thông qua số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán của các tổ chức cá nhân, làm tăng hệ số tạo tiền của Ngân hàng thương mại. Để đáp ứng nhu cầu thanh toán ngày càng nhanh gọn, chính xác thì đòi hỏi phải tổ chức tốt khâu thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt với những ưu điểm được trình bày ở trên và việc sử dụng các công cụ kỹ thuật tuỳ thuộc vào trình độ phát triển, kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán của từng thời kỳ trở thành yêu cầu khách quan của nền kinh tế hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. * Ý nghĩa của hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Từ đó làm tăng vòng quay sử dụng đồng tiền trong nền kinh tế. Bất kỳ một đơn vị sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vốn phục vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo quá trình đó diễn ra bình thường và liên tục thì công tác thanh toán nói chung và thanh toán không dùng tiền mặt nói riêng phải được thực hiện nhanh chóng, an toàn và chính xác. Từ đó giúp các doanh nghiệp, các tổ chức, các cá nhân tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Trên cơ sở đó, góp phần sử dụng hiệu quả đồng vốn trong nền kinh tế. Thanh toán lưu thông tiền tệ góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền mặt như chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản tiền mặt. Vì đặc điểm của thanh toán không dùng tiền mặt là quá trình thanh toán bằng cách trích chuyển vốn trên các tài khoản để hoàn thành việc thanh toán cho nhau hoặc thanh toán bù trừ lẫn nhau. Nó sẽ góp phần giảm tương đối khối lượng tiền mặt trong lưu thông, từ đó góp phần tiết kiệm được các chi phí cho lưu thông. Thanh toán không dùng tiền mặt tạo được nguồn vốn cho Ngân hàng với chi phí thấp. Thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện thông qua việc khách hàng gửi tiền vào tài khoản tại Ngân hàng và tài khoản của khách hàng luôn có số dư thì mới có hiệu lực thanh toán. Từ đó, Ngân hàng đã tạo được nguồn vốn từ số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán để tiến hành cho vay khi các khoản tiền gửi của khách hàng chưa được sử dụng đến, làm cho đồng vốn tham gia nhiều lần vào chu trình sản xuất, đem lại hiệu quả cho cá nhân và toàn xã hội. Thanh toán không dùng tiền mặt cùng với hoạt động tín dụng tạo ra tiền gửi: Thông qua các khoản tiền mà khách chuyển vào tài khoản của mình tại Ngân hàng, lại chính là xuất phát từ Ngân hàng đó là Ngân hàng đã cấp tín dụng. Như vậy trong phần lớn truờng hợp, chính tín dụng tạo ra tiền gửi. Từ đó rút ra rằng: trong một số chừng mực nào đó, các Ngân hàng tuỳ thuộc vào việc cấp tín dụng nhiều hay ít mà làm tăng nhiều hay ít các khoản tín dụng của khách hàng. Từ đó làm tăng lượng khách hàng giao dịch với Ngân hàng. Giúp Ngân hàng tăng thêm thu nhập, đồng thời đẩy mạnh quay vòng vốn. - 46 -
48. Thanh toán không dùng tiền mặt đã hạn chế rủi ro, an toàn cao trong lưu thông và mang lại thuận lợi trong việc trao đổi hàng hoá. Chẳng hạn người bán hàng chỉ cầm tờ séc mà người mua phát hành đến Ngân hàng phục vụ mình hoặc Ngân hàng phục vụ người phát hành thì Ngân hàng sẽ trích nợ tài khoản của người phát hành séc nếu tờ séc đó hợp lệ, hợp pháp và trên tài khoản người mua có đủ điều kiện và có tài khoản người bán (người hưởng thụ). Không may trong thời gian chưa nộp séc (séc vẫn còn thời hạn) mà bị mất thì tài sản của họ vẫn được đảm bảo không bị mất nếu khách hàng thông báo việc mất séc với Ngân hàng của mình kịp thời. Thanh toán không dùng tiền mặt tạo điều kiện cho Ngân hàng thực hiện chức năng kiểm soát bằng đồng tiền đối với hoạt động của nền kinh tế. Mặt khác, nó giúp cho Nhà nước có kế hoạch điều hoà lưu thông tiền tệ, ổn định giá trị đồng tiền, giữ vững sức mua của đồng tiền. Thông qua quá trình kiểm soát đối với hoạt động của nền kinh tế, Ngân hàng có những thông tin để phản ánh lên Chính phủ, thông tin để thực hiện các dịch vụ của Ngân hàng. Đồng thời cùng với nhà nước, Ngân hàng có biện pháp bảo đảm cho việc đầu tư và nâng cao hiệu quả vốn đầu tư. Chính việc thanh toán không dùng tiền mặt sẽ làm tăng thêm tín nhiệm của khách hàng đối với Ngân hàng. Rõ ràng, thanh toán không dùng tiền mặt giữ vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế. Muốn đáp ứng được nhu cầu phát triển của nền kinh tế thì đẩy mạnh từng bước công tác thanh toán không dùng tiền mặt và đi kèm với nó là các nghiệp vụ kế toán phản ánh quá trình thanh toán đó phải trở nên hoàn thiện, đầy đủ, kịp thời và chính xác 3.2.1.1. Cơ sở pháp lí tổ chức hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt 3.2.1.2. Nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt - Chủ tài khoản phải có tài khoản tiền gửi tại NH - TK phải có số dư để đảm bảo thanh toán - Phải làm đúng và đủ các thủ tục tại NH (Giấy tờ thanh toán, phương thức nộp,lĩnh tiền, dấu, chữ ký ) - Chủ TK phải tự theo dõi số dư tiền gửi tại NH - NH phải kiểm tra, kiểm soát các thủ tục và hoạt động của KH Các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng phổ biến hiện nay là séc, uỷ nhiệm chi (UNC) hoặc lệnh chi, uỷ nhiệm thu (UNT) hoặc nhờ thu, thẻ thanh toán (TTT), thẻ tín dụng (TTD) và các phương tiện thanh toán khác như hối phiếu, lệnh phiếu 3.2.2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 3.2.2.1. Kế toán hình thức thanh toán bằng séc - Khái niệm: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập trên mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán - 47 -
49. của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc người cầm séc. Như vậy, chủ thể tham gia thanh toán séc bao gồm: người phát hành, người thụ hưởng và Ngân hàng. Mỗi bên có quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong thanh toán séc. + Người phát hành séc là người trả tiền, phát hành séc để trả tiền. + Người thụ hưởng là người cầm séc. + Ngân hàng là người thực hiện Thanh toán séc gồm các loại sau: Séc chuyển khoản: Là lệnh trả của người phát hành séc đối với Ngân hàng phục vụ mình về việc trích trả tiền từ tài khoản của mình trả tiền cho người thụ hưởng có tên ghi trên tờ séc. Séc chuyển khoản cũng như các loại séc nói chung, đơn vị phát hành séc phải có đủ số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán ở Ngân hàng để đảm bảo thanh toán kịp thời các tờ séc đã phát hành sau khi bên bán đã nộp séc vào Ngân hàng. Đây là một điều kiện mà đơn vị phát hành séc phải chấp hành . Việc thanh toán séc không được thực hiện khi tài khoản của đơn vị phát hành không đủ tiền để thanh toán số tiền ghi trên tờ séc đã phát hành. Nói chung, séc chuyển khoản thường được áp dụng đối với những khách hàng tín nhiệm lẫn nhau, có quan hệ làm ăn lâu dài, thường xuyên. Chính vì vậy, séc chuyển khoản bao giờ cũng được hạch toán theo nguyên tắc : Nợ trước - Có sau. Séc bảo chi: Là tờ séc thông thường được Ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành, bảo đảm khả năng chi trả bằng cách trích từ tài khoản tiền gửi đưa vào một tài khoản riêng (tài khoản đảm bảo thanh toán séc bảo chi) và đánh dấu séc bảo chi lên tờ séc trước khi giao tờ séc cho khách hàng. Đối tượng áp dụng là thanh toán tiền hàng, dịch vụ do yêu cầu của đơn vị bán hoặc theo quyết định của Ngân hàng đối với chủ tài khoản vi phạm quy định phát hành séc. Tờ séc nộp vào nếu khách hàng mở tài khoản cùng một Ngân hàng, một hệ thống thì Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng có quyền ghi “Có” ngay vào tài khoản người thụ hưởng sau khi kiểm tra thấy rằng tờ séc đó là hợp lệ. Sau đó báo “Nợ” cho Ngân hàng phát hành séc để ghi “Nợ” vào tài khoản đảm bảo thanh toán séc bảo chi. Trường hợp hai Ngân hàng khác hệ thống thì không được phép ghi “Có” ngay mà phải giao nhận chứng từ đồng thời tại phiên giao dịch để thực hiện ghi “Nợ” trước – “Có” sau. Như vậy, séc được Ngân hàng bảo chi bảo đảm độ tin cậy của khả năng thanh toán tờ séc. Số tiền phát hành séc đã được ký quỹ để đảm bảo khả năng thanh toán. Khách hàng cũng có thể bảo đảm cho cả séc thanh toán bằng chuyển khoản và cả séc thanh toán bằng tiền mặt. Đặc điểm của séc là có tính thời hạn, tính thời hạn của séc được ở chỗ: nó chỉ thanh toán trong thời gian còn hiệu lực của tờ séc. Thời hạn này được quy định cho mỗi nước và cho - 48 -
50. từng loại séc riêng biệt. Ngoài cách phân loại séc như trên, séc còn được phân loại theo hình thức chuyển nhượng. Theo đó có các loại séc: Séc ký danh: được ghi rõ tên người hưởng thụ trên séc. Séc vô danh: không ghi rõ tên người hưởng thụ trên tờ séc, bất cứ ai cầm tờ séc cũng có thể nhận được đủ số tiền ghi trên tờ séc tại Ngân hàng. Séc theo lệnh: ghi rõ trả tiền theo lệnh của người thụ hưởng, séc này được chuyển nhượng theo thủ tục ký hậu. Séc được dùng để lĩnh tiền mặt hoặc chuyển khoản. Việc cho lĩnh tiền mặt hay không thuộc thẩm quyền của người ký phát hoặc người chuyển nhượng. Khi tờ séc không ghi cụm từ' "trả vào tài khoản" thì người thụ hưởng có thể được trả bằng tiền mặt. Nếu người ký phát hoặc người chuyển nhượng không cho phép người thụ hưởng nhận tiền mặt thì phải ghi cụm từ "trả vào tài khoản" lên tờ séc. Séc có thể được chuyển nhượng từ người này qua người khác. Một tờ séc có ghi tên người thụ hưởng thì người đó được phép chuyển nhượng cho người khác bằng cách ghi tên người được chuyển nhượng, ngày tháng chuyển nhượng và họ tên, địa chỉ của mình vào mặt sau tờ séc (gọi là ký hậu chuyển nhượng). Đối với séc vô danh, người thụ hưởng có thể chuyển nhượng bằng việc chuyển giao tờ séc đó cho người khác mà không cần ký hậu. Khi tờ séc được chuyển nhượng thì toàn bộ các quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến tờ séc cũng được chuyển theo. (1) Người phát hành Người thụ hưởng (Người mua) (Người bán) Báo (2b) Báo Nợ (4) Có (6) (2a) (3) Ngân hàng thanh Ngân hàng thu hộ toán (5) Sơ đồ luân chuyển thanh toán bằng Séc (1) Người phát hành Séc giao cho đơn vị bán. (2a) Người thụ hưởng ( đơn vị bán) nộp Séc và bản kê cho Ngân hàng phục vụ mình để thanh toán. (2b) Người thụ hưởng có thể nộp trực tiếp Séc vào Ngân hàng thanh toán. - 49 -