Kế toán, kiểm toán - Chương học 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán

Nội dung text: Kế toán, kiểm toán - Chương học 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán

1. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1 SỔ KẾ TOÁN 7.1.1 Khái niệm 7.1.1 Khái niệm * Sổ kế toán: •Sổ kế toán: Ví dụ: Chi tiền mặt nhập kho hh 20 triệu Có phát sinh chứng từ kế toán hay ko? Sổ kế toán dùng để ghi chép, Phiếu chi Lập Ghi sổ hệ thống và lưu giữ toàn bộ các Phiếu NK nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Chương 7: 7.1.3 Các loại sổ kế toán SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ND ghi chép Sổ KT tổng hợp Sổ KT chi tiết 7.1 SỔ KẾ TOÁN H/T tổ Sổ tờ rơi Sổ đóng thành quyển 7.1.2 Ý nghĩa của sổ kế toán chức sổ ND Sổ quỹ Sổ chi tiết Sổ TGNH Kinh tế TM Mua hàng Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất PP ghi Sổ ghi theo Sổ ghi theo Sổ kinh doanh của doanh nghiệp. chép sổ tt thời gian Hệ thống kết hợp Sổ kết cấu Kết cấu Sổ kết cấu Sổ kết cấu nhiều cột & Sổ Kiểu 2 bên Kiểu 1 bên Kiểu bàn cờ Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN * ND ghi chép Căn cứ vào PP ghi chép sổ Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép các nghiệp vụ Sổ ghi theo Sổ ghi theo Sổ kết hợp: tt thời gian: Hệ thống: Là sổ kết hợp KT PS theo các TK như sổ cái TK 111, 112, 131 căn cứ vào ghi chép các Giữa ghi theo t/gian PS CT NV kinh tế Thời gian và Sổ kế toán chi tiết: ghi chép các nghiệp vụ KT để p/a vào sổ theo TK như: ghi theo hệ * Sổ cái thống như: phát sinh theo tài khoản cấp 3,4 hoặc sổ chi tiết như: Sổ NKC, như sổ chi tiết vật liệu (152 X, 152 Y), sổ chi tiết * Sổ chi tiết Sổ nhật ký sổ NKCT ghi Tk 111,112 sổ cái thanh toán với người bán, (331A, 331B) sổ 1
2. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.4 Cách ghi sổ kế tóan Đầu kỳ: mở sổ 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán Có 3 cách Trong kỳ: ghi sổ kế tóan - Ghi bằng bút mực, PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung - không ghi xen thêm phía trên hoặc phía dưới, Trường hợp Áp dụng - Ko ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng. -TH ghi ko hết trang sổ phải gạch chéo phần ko ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng - Sai do diễn giải - Sai do ĐK - số tiền ghi cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng - Sai sót không -Số tiền ghi sổ Số tiền ghi trên CT Cuối kỳ: khóa sổ số tổng cộng ghi đúng Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán (tt) Có 3 cách (1) Phương pháp cải chính (tt) Ngày Chứng từ Đã Số phát sinh Số hiệu PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung tháng ghi Diễn giải ghi tài khoản sổ Số Ngàysổ cái Nợ Có Sửa sổ Thang 1/2008 2/1/08 PC 01 2/1 Chi TM mua hàng X 156 3.500 - ghạch bỏ chỗ hóa 2.000 - Ghi lại bằng -Lập C/ từ X 111 3.500 ghi sai, ghi chữ 2.000 mực đỏ ghi bổ sung đúng bằng bút Hàng hóa X 156 3.500 - Ghi thêm bút bằng mực 2/1/08 mực thường ở PC 01 2/1 Chi TM mua CCDC X 111 3500 toán đúng thường Phía trên Cộng Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ Chương 7: TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán (tt) 7.1.6 Sửa chữa trong TH ghi sổ kế toán (2) Phương pháp ghi số âm: bằng máy vi tính: “Phương pháp ghi số Chứng từ Đã Số phát sinh Ngày tháng Số hiệu âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” Diễn giải ghi sổ ghi sổ tài khoản So Ngaycái Nợ Có Thang 1/2008 -Sai sót phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho 2/1/08 PC01 2/1 Chi TM mua hàng X 111 3.500 CQNN: sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó hóa X 156 3.500 12/1/08 PC01 2/1 X 111 3.500 Chi TM mua hàng -Phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp hóa X 156 3.500 cho CQNN: sửa vào sổ kế toán của năm đã phát 12/1/08 PC01 2/1 Chi TM mua hàng X 156 3.500 hóa X 111 3.500 hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế Cộng 3.500 3.500 toán năm có sai sót; 2
3. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.1 Khái niệm (tt) 7.2.1 Khái niệm DN tổ chức Nhật ký chung Là hệ thống các sổ kế toán, số lượng 1 trong 5 sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ Nhật ký sổ cái hình thức giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng Chứng từ ghi sổ hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ CT gốc, từ đó lập các BCKT theo trình tự Nhật ký chứng từ Và phương pháp nhất định. Hình thức kế toán trên máy vi tính Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Tr.183 7.2.2 Hình thức nhật ký chung 7.2.2 Hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung: là sổ tổng hợp dùng Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian để ghi chép các NV KT PS theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK Sổ KT sử dụng: Sổ cái: là sổ tổng hợp dùng để tập hợp -Sổ NKC, và hệ thống hóa các TK tổng hợp -Sổ cái -Sổ NK đặc biệt Sổ NK đặc biệt (chuyên dùng): S/dụng - Các sổ kế toán chi tiết để ghi chép riêng cho từng loại NV chủ yếu định kỳ tổng hợp ghi một lần vào sổ cái SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) TRÌNH TỰ GHI SỔ • Ưu,nhược điểm: Chứng từ kế toán •Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động Sổ NK đặc biệt Sổ nhât ký chung Sổ thẻ KT chi tiết •Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chép nhiều, trùng lặp chi tiết Bảng Cân đối số PS •Đ/k áp dụng: phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều công nhân viên Báo cáo tài chính 3
4. 06/05/2012 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7: 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Ví dụ Tại một công ty TNHH A trong tháng 3/2005 có 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt Ví dụ 1: Căn cứ vào các CT kế toán ĐK như sau (đơn vị tính: 1000 đồng) như sau: 1) ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua CCDC dùng 1, Nợ TK 627 5000 ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền Nợ TK 133 500 mặt 5.500, trong thuế GTGT là 500. Có TK 111(1111) 5.500 2) ngày 10/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.000 đồng 2, Nợ TK 111(1111) 45.000 Yêu cầu: lên sổ NKC và sổ cái TK 111, 131 Có TK 131 45.000 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM 2005 Sổ Cái Năm 2005 Chứng Từ Đã Số số phát sinh Ngày Tên tài khoản: Tiền mặt ghi hiệu S hi u: 111 tháng Số Ngày Diễn giải ố ệ số tài Nợ Có ghi sổ hiệu tháng cái khoản NT Chứng Từ ST TK số phát sinh 1 2 3 4 5 6 7 8 Diễn giải GS SH NTNKC ĐƯ Nợ Có Tháng 1/2005 5.000 1 2 3 4 5 6 7 8 PC Mua CCDC 627 T 1/2005 SDĐK xxx 2/3 432 2/3 500 SDTT tại 133 01 627 5.000 PX 5.500 PC Mua CCDC 111 2/3 2/3 01 133 500 Coâng ty y 432 SD TT PX PT 111 45.000 10/3 tr n b ng PT 01 131 45000 10/3 ả ợ ằ 131 10/3 10/3 Công ty Y trả 301 TMû 45.000 301 C NG ?? Ộ SDCK xxx Cộng Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái Sổ Cái Năm 2005 Tên tài khoản: Khoản phải thu Số hiệu: 131 Đặc trưng: Ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) NT CT ST TK số phát sinh Diễn giải trên sổ Nhật ký - Sổ Cái. GS SH NTNKC ĐƯ Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Căn cứ để ghi vào sổ: là các chứng từ kế toán T1/2005 SDĐK xxx PT hoặc Bảng tổng hợp CT kế toán cùng loại 10/3 10/3 Công ty Y trả 01 111 45.000 301 tiền Sổ kế toán sử dụng C NG ?? Ộ - Nhật ký, Sổ Cái SDCK xxx - Các sổ và thẻ kế toán tiết 4
5. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái (tt) * Nhật ký – sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp duy nhất TRÌNH TỰ GHI SỔ vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp Chứng từ kế toán vụ KT phát sinh theo trinh tự thời gian; vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các TK kế toán. Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế (mẫu sổ trang 188 gt) chứng từ kế toán toán chi tiết cùng loại * Sổ và thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối Nhật ký sổ cái Bảng tổng tượng KT mà sổ tổng hợp chưa p/ánh được, như hợp chi tiết thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL, CCDC, TSCĐ, Báo cáo tài chính Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ưu điểm: * Đặc trưng: “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Nhược điểm: * Sổ kế toán sử dụng. Khó phân công lao động kế toán -Sổ Cái -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Điều kiện áp dụng: - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Áp dụng cho các công ty nhỏ, có số lượng TK ít Tr.193 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ tổng hợp dùng để * Sổ thẻ, kế toán chi tiết: * ghi chép các NV kinh tế PS theo trình tự thời gian, •Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC, * Quản lý các CT ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái. •Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán, - Bảng cân đối số phát sinh: Dùng để tổng hợp số -Nội dung và kết cấu của sổ và thẻ kế toán chi tiết PS nợ, PS có của các TK trên sổ cái, đồng thời là căn phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất của đối cứ để đối chiếu giữa sổ cái với sổ đăng ký CT ghi sổ. tượng hoạch toán 5
6. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Ưu điểm: Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, Sổ quỹ CT KT cùng loại toán chi tiết thuận tiện cho phân công công việc phòng KT Nhược điểm: Sổ đăng ký chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng nên t/tin châm Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Điều kiện áp dụng: Bảng cân đối số Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử phát sinh dụng nhiều tài khoản Báo cáo tài chính Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ví dụ 2: sử dụng số liệu cho ở VD1 lập các CT ghi CHỨNG TỪ GHI SỔ sổ, sổ đăng ký CT ghi sổ, và ghi vào sổ cái Tk 111, SỐ: 001/2005 biết SDĐK TK 111 là 10 500 đồng và PS NV3 Ngày 2 tháng 3 năm 2005 1, Nợ TK 627 5000 Diễn giải Số hiệu TK Nợ TK 133 500 Số tiền Ghi chú Nợ có Có TK 111(1111) 5.500 2, Nợ TK 111(1111) 45.000 Chi tiền mặt mua CCDC 627 111 5 000 PC 432 Có TK 131 45.000 sử dụng cho PXSX 133 111 500 3, Nợ Tk 111 10 000 Cộng 5 500 Có Tk 112 10 000 Kèm theo 1 chứng từ gốc SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7: 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 002/2005 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Năm 2005 Số hiệu TK Diễn giải Số tiền Ghi chú CHỨNG TỪ GHI SỔ Số tiền Nợ có Số hiệu Ngày tháng C/ty Y trả nợ = TM 111 131 45 000 PT 301 001 2/3/2005 5 500 Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 10 000 002 10/3/2005 55 000 Cộng 55 000 Cộng 60 500 Kèm theo 2 chứng từ gốc 6
7. 06/05/2012 SỔ CÁI NĂM 2005 Chương 7: TÊN TÀI KHOẢN: TIỀN MẶT SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỐ HIỆU: 111 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) NT CTGS Diễn giải TK Số tiền Ghi GS ĐƯ chú 7.2.5 Hinh thức nhật ký chứng từ Số ngày Nợ Có * Đặc trưng: 2/3 001 2/3 Tháng 1/2005 SDĐK 10500 Chi TM mua 627 5000 -Tập hợp và hệ thống hóa các NV kinh tế phát sinh ccdc cho px 133 500 theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích 10/3 002 10/3 KH Y trả nợ 131 45000 các nghiệp vụ kinh tế theo các TK đối ứng nợ 20/3 002 20/3 Rút TG nhập quỹ 112 10000 -Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ Cộng số PS 55000 5500 kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc SD cuối tháng 60000 hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế Cộng lũy kế từ 60000 (theo tài khoản). đầu năm Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.5 Hinh thức nhật ký chứng từ 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) * Đặc trưng: - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với * Sổ kế toán hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và - Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); trong cùng một quá trình ghi chép. -Bảng kê (10 Bảng kê); -Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); -Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng -Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Tr.198 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) TRÌNH TỰ GHI SỔ Ưu điểm: Chứng từ kế toán và Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT các Bảng phân bổ công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời Nhược điểm: Sổ, thẻ kế BẢNG KÊ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có toán chi tiết trình độ chuyên môn cao. Bảng tổng SỔ CÁI Điều kiện áp dụng: hợp chi tiết Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, có đội ngũ cán bôk chuyên môn cao. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 7
8. 06/05/2012 Chương 7: Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.6 Hình thức KT trên máy vi tính (tt) 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.6 HÌnh thức kế toán trên máy vi HÌNH THỨC GHI SỔ tính Chứng từ kế toán Sổ kế toán * Đặc trưng Sổ tổng hợp công việc kế toán được thực hiện theo một PHẦN MỀM Sổ chi tiết chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính KẾ TOÁN Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán -Báo cáo TC * Sổ kế toán: Cùng loại -Báo cáo QT Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó MÁY VI TÍNH Bai 5L Định khoản các nghiệp vụ KT phát sinh: 1)a.Nợ TK 152 2 684 000 152(VLC) 1 320 000 (600 x 2200) 152(VLP) 1 120 000 (800 x 1400) Nợ TK 133 244 000 Có TK 331 2 684 000 b. Nợ TK 152 300 000 152(VLC) 100 000 152(VLP) 200 000 Có TK 111 300 000 8