Kế toán đại cương - Chương 4: Tính giá các đôí tượng kế toán

41 trang vanle 2530

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Kế toán đại cương - Chương 4: Tính giá các đôí tượng kế toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

ke_toan_dai_cuong_chuong_4_tinh_gia_cac_doi_tuong_ke_toan.pdf

Nội dung text: Kế toán đại cương - Chương 4: Tính giá các đôí tượng kế toán

Tài khoản cấp 2: là hình thức kế toán chi tiết số tiền đã được phản ánh trong tài khoản cấp 1 được nhà nước qui định thống nhất về số lượng, tên gọi và số hiệu cho từng ngành cũng như cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc ghi chép giống như cách ghi chép của tài khoản cấp 1. VD: 152(1521,1522,1523 ). Ngoài các tài khoản cấp 2, trong một số trường hợp đặc biệt nhà nước còn quy định một số tài khoản cấp 3. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, đơn vị có thể mở thêm các tài khoản chi tiết mà nhà nước không quy định, nhưng phải đúng nguyên tắc: 152-1521-15211,15212,15213 Sổ kế toán chi tiết: là một hình thức phản ánh một cách chi tiết hõn số liệu đã được phản ánh trên các tài khoản cấp 1, cấp 2. Ngoài chỉ tiêu giá trị, sổ kế toán chi tiết còn kết hợp phản ánh một số chỉ tiêu khác như: hiện vật, thời gian lao động và các chỉ tiêu cần thiết khác. Chương 4: Tính giá các đôí tượng kế toán Tại sao phải tính giá các đôí tượng kế toán ? Chỉ có một số đôí tượng kế toán biểu hiện bằng tiền (tiền mặt, tiền gởI ngân hàng )các đôí tượng kế toán khác được biểu hiện bằng hiện vật (nguyên vật liệu, vật tư, tài sản ). Do đó phải dùng thước đo tiền tệ là đơn vị thống nhất để ghi nhận tình trạng hiện có của tất cả các đôí tượng kế toán. Khi dùng thước đo tiền tệ nhất thiết phảI tính được giá trị của các đôí tượng này, như giá trị vật tư, tài sản cố định, chứng khoán MỗI loạI tài sản có tính chất khác nhau sẽ có cách tính khác nhau. Tài sản được sử dụng khi doanh nghiệp hoạt động, chúng sẽ thay đổI trạng thái biểu hiện, sẽ chuyển hóa từ dạng này sang dạng khác (từ vật liệu thành thành phẩm), cần thiết phảI tính được các lượng giá trị tương ứng. Xác định giá đầu và giá đầu ra chính xác, đúng phương pháp sẽ đánh giá được các lượng giá trị chuyển hóa đúng tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp và phản ánh đúng đắn tình hình tài sản, nguồn vốn đã sử dụng, hiện có để tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết định. Ý nghĩa: Về mặt hạch toán: là đặc trưng cơ bản cho phép phản ánh và xác định được những chỉ tiêu tổng hợp phục vụ công tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính. Về mặt quản lý nội bộ: cho phép xác định những chỉ tiêu, căn cứ thực hiện hạch toán kinh tế nộI bộ và đánh giá hiệu quả hoạt động ở từng bộ phận, giai đoạn sản xuất cụ thể. Về mặt giám đốc bằng tiền: toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp đều được biểu hiện bằng tiền. Do đó có thể xác lập các căn cứ để phản ánh giám đốc thường xuyên nhanh chóng có hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp. * Đánh giá: là phương pháp kế toán dùng tiền biểu hiện các đôí tượng kế toán theo những yêu cầu và nguyên tắc nhất định. Đó là:
Nguyên tắc kế toán: trị giá, hoạt động liên tục, khách quan, nhất quán, thận trọng đã được trình bày. Chính sách quản lý nhà nước về mặt vĩ mô. Ảnh hưởng mức giá chung thay đổi: Nguyên tắc giá phí phải đòi hỏi hạch toán tài sản theo giá thực tế khi phát sinh và không được đánh giá lại tài sản mà phải phản ánh theo giá lịch sử. Tuy nhiên nếu mức giá chung trong nến kinh tế thay đổi (lạm phát hoặc giảm phát) sẽ dẫn đến làm thay đổi giá cá biệt của các loại tài sản. Trong trường này, đòi hỏi doanh nghiệp phải định giá lại tất cả các loại tài sản hiện có để đánh giá lại năng lực hoạt động của mình, nhưng thông thường việc đánh giá này khi có quyết định của nhà nước. Yêu cầu quản lý nội bộ và đơn giản hóa công tác kế toán: trong thực tế hoạt động có trường hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà doanh nghiệp không thể xác định được ngay giá thực tế của chúng ngay tại thời điểm đó, như giá xuất kho vật tư, hàng hoá hay thành phẩm nhập kho hoặc có những đối tượng kế toán mà giá thực tế luôn biến động như ngoại tệ. Vì vậy, ghi chép kịp thời ngay khi chúng phát sinh với mục đích đơn giản hóa công tác kế toán và đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý nội bộ, kế toán có thể sử dụng giá tạm tính (giá tính trước hoặc giá hạch toán) để phản ánh. Giá tạm tính được xác định ngay từ đầu niên độ hoặc kỳ kế toán, và ổn định trong suôt kỳ đó, cuối kỳ sẽ được điều chỉnh lại. Các đôí tượng tính giá chủ yếu: Các yếu tố liên quan đến việc tính giá Chứng từ: là căn cứ pháp lý quan trọng, đặc biệt là các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến các loại tài sản khác nhau. Yêu cầu của nguyên tắc khách quan dựa vào các chứng từ có thể kiểm tra được để hạch toán giá của đôí tượng kế toán. Tài khoản: để phân loạI, ghi chép, tổng hợp và xác định được giá phí trong trạng thái vận động không ngừng của các loạI tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phương pháp hạch toán chi phí và tính giá thành sản phâm: hạch toán và tổng hợp được các chi phí phát sinh trên cơ sở tính giá đúng các đôí tượng cần được tính giá, từ đó mớI tính giá thành đúng trên cơ sở tập hợp đúng đủ các chi phí phát sinh. Các đối tượng tính giá: Tài sản cố định Khi đánh giá tài sản cố định phải xem xét 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Nguyên giá: là toàn bộ lượng giá trị tính cho TSCĐ ở thờI điểm ban đầu đưa vào sử dụng. Cách xác định nguyên giá:
Tài sản cố định được hình thành từ nhiều nguồn như: mua sắm, xây dựng hoặc do điều chuyển nhận được vốn cấp. Nhưng nhìn chung điều được xác định theo giá thực tế và toàn bộ chi phí đến khi đưa vào sử dụng. cụ thể: Nguyên giá TSCĐ mua sắm = Giá mua + Thuế nhập khẩu + Chi phí trước khi sử dụng. Nguyên giá TSCĐ xây dựng = Giá thành thực tế (giá quyết toán) + Chi phí trước khi sử dụng. Nguyên giá TSCĐ được cấp = Giá trị còn lại ghi sổ + Chi phí trước khi sử dụng. Nguyên giá TSCĐ được biếu tặng nhận vốn góp = Giá trị thực tế của HĐ giao nhận + chi phí trước khi sử dụng. TSCĐ vô hình: Nguyên giá là các chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra để thực hiện các công việc về thành lạp, nghiên cứu pát triển, bằng phát minh sáng chế TSCĐ thuê tài chính: Nguyên giá = Nợ dài hạn – Lãi. Giá trị hao mòn: Là tổng giá trị tài sản cố định bị hao mòn đã được khấu hao trong quá trình sử dụng tài sản. Bằng các phương pháp trích khấu hao để tính giá trị từng phần của tài sản cố định được đưa vào chi phí: Khấu hao đường thẳng, khấu hao nhanh theo số dư giảm dần . Giá trị còn lại là lượng giá trị tính cho tài sản cố định sau một thời gian sử dụng. Hàng tồn kho Hàng tồn kho là những tài sản hữu hình thuộc quyền sở hữu của đơn vị được giữ để sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Ở đây chủ yếu đề cập đến nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ. Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản: trị giá của tài sản nhập, xuất, tồn phải được đánh giá theo giá thực tế hay giá gốc. Giá thực tế là loại giá phản ánh đầy đủ những khoản tiền mà doanh nghiệp trả trong quá trình thu mua bảo quản vật liệu. Giá thực tế nhập kho là toàn bộ chi phí đến khi vật tư đưa vào sử dụng. Cụ thể Giá thực tế nhập kho vật tư mua ngoài = giá mua ghi trên hóa đơn + chi phí vận chuyển, bốc vác hao hụt (nếu có) + thuế nhập khẩu (nếu có). Giá thực tế nhập kho vật tư nhận góp vốn liên doanh liên kết = Giá thoả thuận (do các ben thống nhất định giá). Giá thực tế nhập kho vật tư tự chế biến hay thuê ngoài chế biến = giá xuất + chi phí (tự chế biến hay thuê kế cả chi phí vận chuyển).
Vật liệu xuất kho theo 2 phương pháp sau tùy vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị: Phương pháp kê khai thường xuyên: Phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn sau mỗI nghiệp vụ nhập xuất vật tư lên sổ kế toán . Các tài khoản hn\u224?ng tồn kho theo phương pháp này được dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng giảm của vật liệu. Giá trị tồn kho có thể xác định bất cứ lúc nào trong kỳ trên sổ kế toán. Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Giá trị tồn kho cuôí kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị xuất trong kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật liệu trên sổ và từ đó tinh gia strị của vật liệu. Trong kỳ chỉ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ xuất kho. Cuôí kỳ tiến hành kiểm kê xác định giá trị tồn kho làm căn cứ từ đó mớI xác định giá trị xuất kho. Giá trị xuất trong kỳ = Giá trị nhập trong kỳ + (Giá trị tồn cuôí kỳ - Giá trị tồn đầu kỳ ) Các cách tính giá xuất hàng tồn kho: Vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau có giá nhập kho khác nhau nên khi xuất dùng sẽ có các phương pháp tính giá khác nhau tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cấu công tác quản lý và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này giả thuyết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này ngược lại với phương pháp trên, trị giá hàng nhập sau cùng sẽ được tính cho hàng xúât ra trước. Giá thực tế đích danh: hàng nào thuộc lần nhập nào thì xuất hàng đó ra sẽ tính giá của lần nhập đó. Giá thực tế bình quân gia quyền: giá xuất kho sẽ là giá bình quân giữa tổng giá trị và số lượng. Đó là 4 cách tính thông dụng cho 2 phương pháp kế toán, khi sử dụng phương pháp nào thì phải ghi rõ trong các báo cáo vì mỗi phương pháp định giá có những ảnh hưởng cụ thể lên các báo cáo tài chính. Thông tin này rất quan trọng để người đọc hiểu báo cáo và so sánh được. Đó cũng là yêu cầu của nguyên tắc công khai đầy đủ toàn bộ. Chứng khoán ngoại tệ Chứng khoán:
Căn cứ vào thời gian, mục đích của việc đầu tư mà chứng khoán chia làm 2 loại: Đầu tư ngắn hạn và đầu tư dài hạn. Nhưng nói chung chứng khoán được ghi sổ theo giá thực tế. Giá vốn (Giá ghi sổ) = Giá thực tế mua + Chi phí đầu tư (môi giới, lệ phí thuế, phí ngân hàng ). Trên báo cáo tài chính, chứng khoán được đánh giá theo: giá vốn hoặc giá thị trường nếu Gía vốn > Giá thị trường => Đánh giá theo giá vốn (nguyên tắc thận trọng). Giá vốn đánh giá theo giá thị trường. trường hợp này cần phải lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán nêu có các bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên này Ngoại tệ Ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại, đá quý điều được quy đổi ra đồng Việt Nam. Ngoại tệ tính theo tỷ giá hạch toán (là tỷ giá tạm tính) được sử dụng trong kỳ. Đến cuôí kỳ sẽ điều chỉnh số dư ngoại tệ của các tài khoản có ngoại tệ theo tỷ giá thực tế. Vàng bạc, đá quý giá nhập là giá thực tế, giá xuất = giá nhập (Thực tế đích danh). Đôí với các đơn vị chuyên doanh ngoại tệ được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua vào, bán ra, vàng bạc đá quý là hàng hóa nên tuân thủ theo các nguyên tắc tính giá xuất hàng tồn kho. Chương 5: Kế toán một số quá trình kinh doanh chủ yếu Hoạt động kinh doanh của đơn vị thường gồm nhiều giai đoạn khác nhau tuỳ theo đặc điểm ngành nghề và phạm vi hoạt động. Đối với đơn vị thuộc loại hình sản xuất thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là cung cấp, sản xuất tiêu thụ. Đối với đơn vị thuộc loại hình lưu thông phân phối thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là mua hàng, bán hàng. Đối với đơn vị thực hiện đồng thời hai chức năng: sản xuất và mua bán hàng hoá thì các quá trình kinh doanh chủ yếu bao gồm các quá trình của cả đơn vị sản xuất và đơn vị lưu thông. Đối với loại hình kinh doanh dịch vụ thì quá trình cung cấp dịch vụ cũng là quá trình tiêu thụ. Nhìn chung có hai loại hình doanh nghiệp được xem xét: Doanh nghiệp sản xuất và Doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp sản xuất:
Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình bằng cách mua nguyên liệu, máy móc thiết bị, thuê lao động tiến hành sản xuất tạo ra sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm đó. Qua việc sản xuất và tiêu thụ đó doanh nghiệp xác định được kết quả lãi lỗ của một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nghiên cứu qua các yếu tố chi phí sản xuất để tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và tính lợi nhuận sau khi tiêu thụ sản phẩm. Các yếu tố chi phí cơ bản của sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm . Các chi phí được chia thành: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung. Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá trình sản xuất kế tiếp. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. Trong quá trình tiêu thụ doanh nghiệp phải phản ánh được doanh thu và chi phí: Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm, hàng hóa lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng. Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ, xuất bán trong kỳ. Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình tiêu thụ như: Chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành hàng hóa Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý, chi phí hành chánh, các chi phí chung liên quan tiền lương, chi phí văn phòng, công cụ dụng cụ vật liệu khấu hao lãi vay, điện, điện thoại thuế môn bài, hội nghị, công tác phí Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Doanh nghiệp thương mại: Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp thực hiện quá trình kinh doanh của mình bằng quá trình lưu chuyển hàng hóa. Đó là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua hình thức mua và bán. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm khâu mua hàng dự trữ, tổ chức bán hàng và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổng hợp tính được giá vốn hàng bán, các khoản chi phí mua bán hàng, chi phí quản lý cũng như doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. Các chi phí của Doanh nghiệp thương mại: Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ xuất bán trong kỳ.
Chi phí bán hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục, và có hệ thống các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tức là theo dõi, phản ảnh một cách cụ thể các quá trình kinh doanh chủ yếu. có như vậy mới nắm được kết quả về mặt số lượng, chất lượng hiệu quả sử dụng vốn ở từng khâu, từng vụ việc trong toàn bộ hoạt động chung của đơn vị. Mỗi quá trình kinh doanh chủ yếu được cấu thành bởi vô số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo nguyên tắc của kế toán, nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh vào các loại giấy tờ cần thiết theo đúng thủ tục quy định về chứng từ ghi chép ban đầu, lấy đó làm căn cứ để ghi vào sổ sách dưới hình thức tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép. Mặt khác, chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi vào các sổ thẻ chi tiết phục vụ yêu cầu hạch toán chi tiết. Quá trình vào sổ cũng đồng thời là quá trình tập hợp số liệu, rút ra các chỉ tiêu phục vụ yếu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thông qua các phương pháp đánh giá và tính toán cụ thể. Nghiên cứu các quá trình kinh doanh chủ yếu sẽ thấy rõ hơn mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán và tác dụng của từng phương pháp trong vấn đề kiểm tra giám đốc trước, trong và sau khi thực hiện các hoạt động kinh tế cũng như quy trình công tác kế toán. Quá trình cung cấp (dự trữ để sản xuất) Khái niệm: Quá trình cung cấp (quá trình dự trữ để sản xuất) là quá trình thu mua dự trữ các loại nguyên liệu, công cụ dụng cụ và TSCĐ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra bình thường, liên tục. Nhiệm vụ kế toán Phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ tình hình thu mua, kết quả thu mua trên các mặt số lượng chất lượng giá cả quy cách. Phản ánh và giám đốc chặt chẽ tình hình bảo quản sử dụng các loại vật tư tài sản theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Tài khoản sử dụng: TK111, TK 112, TK 133, TK 152, TK 153, TK 211 .
Phương pháp hạch toán Tài sản cố định: tăng, giảm, khấu hao. Tãng tài sản cố định: Nợ 211 (hoặc 213) Có 111,112,331 (do mua sắm) Có 241 (do xây dựng) Có 411 (do được cấp hoặc nhận vốn liên doanh) Giảm tài sản cố định do nhượng bán, thanh lý: Nợ 214 Nợ 821 Có 211 Ngoài ra còn bút toán thu chi liên quan đến nghiệp vụ nhượng bán, thanh lý. Khấu hao và sữa chữa tài sản cố định. Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí dướI dạng hao mòn. Trích khấu hao tài sản cố định là chuyển dần từng phần giá trị của tài sản vào chi phí để hình thành nguồn vốn khấu hao dùng mua sắm tài sản mớI khi tài sản này không còn sử dụng được nữa. Nợ 627 Nợ 641 Nợ 642 Có 214 Đồng thời ghi Nợ 009 Vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành nên bản thân sản phẩm. Việc bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ đúng chất lượng cũng như sử dụng tiết kiệm đúng mục đích là yêu cầu cơ bản của quản lý vật liệu. Kế toán vật liệu có nhiệm vụ cung cấp kịp thời đầy đủ và chính xác số liệu về tình hình nhập xuất, tồn vật liệu cũng như tình hình sử dụng vật liệu để một mặt bảo vệ an toàn cho các loại vật liệu, mặt khác kiểm tra chặt chẽ tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Khi nhập vật liệu, kế toán ghi giá thực nhập: Nợ 152 Nợ 133
Có 111, 112, 331 Khi xuất vật liệu kế toán căn cứ vào giá xuất kh và nơi sử dụng, ghi: Nợ 621 Nợ 627 Nợ 641 Nợ 642 Có 152 Tiền lương và các khoản trích theo lương: Khi sử dụng lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm bù đắp lại hao phí lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc bù đắp hao phí lao động được thực hiện dưới hình thức trả lương. Tiền lương: là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù đắp lại các hao phí mà họ đã bỏ ra trong quá trình lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động. Các khoản trích theo lương là những khoản mà đơn vị phải trích lập theo đúng quy định: Bảo hiểm xã hội: (20% quỹ lương thực tế) dùng để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội sau đó thực hiện chi trả cho người lao động trong các trường hợp ốm đau, thai sản hoặc khi hưu trí, chết. Doanh nghiệp trích 15% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất, còn lại 5% trừ vào lương công nhân viên. Bảo hiểm y tế (3% trên quỹ lương thực tế) là số tiền trích lập dùng để mua bảo hiểm y tế cho người lao động khi gặp ốm đau cần phải khám chữa bệnh, tiền thuốc, tiền viện phí. Doanh nghiệp trích 2% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất, còn lại 1% trừ vào lương công nhân viên. Kinh phí công đoàn 2% lương thực tế là khoản trích lập để tạo nguồn chi cho các hoạt động của công đoàn cấp trên và cấp cơ sở. Doanh nghiệp trích 2% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất. Vậy: Mức trích hàng tháng là 25% trên quỹ lương thực tế: Doanh nghiệp chịu 19% tính vào chi phí sản xuất, còn lạI 6% công nhân viên phảI chi trả bằng cách trừ vào lương. Khi xác định số lương phải thanh toán cho công nhân tính vào chi phí có liên quan, ghi: Nợ 622 Nợ 627 Nợ 641 Nợ 642 Có 334 Tính BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định tính vào chi phí, ghi: Nợ 622
Nợ 627 Nợ 641 Nợ 642 Có 338 Khoản BHXH, BHYT mà công nhân chịu trừ vào lương: Nợ 334 Có 338 Khi dùng quỹ BHXH trợ cấp cho công nhân ghi: Nợ 338 Có 334 Quá trình sản xuất Khái niệm Quá trình sản xuất là quá trình phát sinh các khoản chi phí về nguyên liệu, chi phí hao mòn TSCĐ, chi phí tiền lương công nhân sản xuất và các chi phí khác để tổ chức sản xuất ra sản phẩm theo kế hoạch đã định trước. Kế toán quá trình sản xuất là tập hợp những chi phí sản xuất đã phát sinh trong quá trình sản xuất theo tính chất kinh tế, theo công dụng và nơi sử dụng chi phí sau đó tính giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành. Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm, theo qui định hiện nay gồm: • Chi phí vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là đôí tượng doanh nghiệp dùng vào việc sản xuất ra sản phẩm, có đặc điểm khi sử dụng là tham gia vào từng kỳ sản xuất, giá trị của chúng được tính vào chi phí sản xuất, hình thành nên giá thành của sản phẩm. Chi phí vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ bán thành phẩm mua ngoài sử dụng cho trực tiếp sản xuất. • Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về lương chính, lương phụ và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất. • Chi phí sản xuất chung là nhưng chi phí phát sinh tại nơi sản xuất sản phẩm trừ chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp, gồm: Khấu hao TSCĐ phục vụ cho phân xưởng, tiền điện, nươc, diện thoại trong phạm vi phân xưởng, nhân viên quản lý phân xưởng. • Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, được trừ ra khỏi doanh thu của thời kỳ mà nó phát sinh để tính lãi lố của hoạt động chính mà không liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản phầm. Giá thành sản phẩm chính là chi phí sản xuất (CP NVLTT-CPNCTT-CPSXC ) có liên quan đến một kết quả nhất định tính theo số lượng đã sản xuất xong, do đó giá thành và chi phí sản xuất có liên quan mật thiết với nhau. Nhiệm vụ kế toán:
Phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đồng thời giám đốc các chi phí đó theo định mức kỹ thuật, theo dự toán và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Theo dõi chặt chẽ số lượng chất lượng sản phẩm hoàn thành về mặt giá trị và hiện vật. Tài khoản sử dụng: TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp, TK 627 - Chi phí nhân công trực tiếp, TK 154 - Chi phí SXKD dở dang, TK 334 - Phải trả công nhân viên: Tài khoản này theo dõi tiền lương tiền thưởng cần thanh toán cho người lao động TK 338 - Phải trả phải nộp khác: theo dõi các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn Phương pháp hạch toán Hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp gồm: Nhập vật liệu (Quá trình cung cấp) và Xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất Trong kỳ xuất kho vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất: Nợ 621 Có152 Cuối kỳ tổng hợp chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kết chuyển để tính giá thành: Nợ 154 Có 621 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: chi phí nhân công trực tiếp bao gồm toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp thanh toán cho lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm được quy định tính vào chi phí sản xuất. Nhiệm vụ: Kế toán phải thông tin kịp thời về tình hình sử dụng lao động.
Tính toán chính xác các khoản phảI trả cho công nhân viê, các khoản trích theo quy định và chi trả kịp thời cho các cơ quan, công nhân viên có liên quan. Phản ánh đúng chi phí tiền lương vào các đôí tượng có liên quan Hạch toán: Tiền lương phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất trong kỳ: Nợ 622 Có 334 Có 338 Cuối kỳ tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất thực tế phát sinh kết chuyển để tính giá thành: Nợ 154 Có 622 Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là chi phí phục vụ và quản lý sản xuất gắn liền với từng phân xưởng sản xuất cụ thể liên quan đến toàn phân xưởng mang tính chất quản lí phân xưởng. Chi phí sản xuất chung được tập hợp, tổng hợp và tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm lao vụ do phân xưởng sản xuất ra. Để phân bổ chi phí sản xuất chung có thể sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau, như: số giờ máy chạy, tiền lương công nhân sản xuất, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khi chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, ghi Nợ 627 - Chi phí sản xuất chung Có 152 (nguyên vật liệu) Có 153 (công cụ dụng cụ) Có 214 (hao mòn tài sản cố định) Có 334 (Phải trả CNV) Cuối tháng khi đã phân bổ chi phí sản xuất chung vào các đối tượng có liên quan, kết chuyển tài khoản để tính giá thành: Nợ 154-Chi phí sản xuất dở dang Có 627-Chi phí sản xuất chung Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Định kỳ, kế toán phải tổng hợp các khoản chi phí để xác định giá thành sản phẩm sản xuất và đã hoàn thành. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là quá trình tương đôí phức tạp và là trọng tâm của kế toán doanh nghiệp sản xuất, thường các bước: Bước 1: Tập hợp chi phí sản xuất . Tập hợp CP nguyên vật liệu trực tiếp ( Nợ TK 621) Tập hợp CP nhân công trực tiếp (Nợ TK 622) Tập hợp CP sản xuất chung (Nợ TK 627) Bước 2: Cuôí kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK154 để tính giá thành SP.
Nợ 154-Chi phí sản xuất dở dang Có 621-Chi phí nguyên liệ trực tiếp Có 622-Chi phí nhân công trực tiếp Có 627-Chi phí sản xuất chung Bước 3: Nếu có sản phẩm dở dang thì kế toán phải kiểm kê để xác định giá trị thực tế của sản phẩm dở dang. Nếu có phế liệu thì kế toán hạch toán: Nợ 152 (giá trị phế liệu thu hồi) Có154-Chi phí sản xuất dở dang Bước 4: Kế toán hạch toán giá thành sản phẩm cho khôí lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ như sau (thành phẩm). Nợ 155-Thành phẩm Có 154-Chi phí sản xuất dở dang Tổng giá thành Chi phí sản Chi phí sản Giá trị sản Phế thực tế của sp = xuất dở dang + xuất phát sinh - phẩm dở dang - liệu thu hoàn thành đầu kỳ trong kỳ cuôí kỳ hồi Giá thành thực tế của đơn vị sp hoàn Tổng giá thành thực tế của sp hoàn thành số = thành ( theo từng loại) lượng sản phẩm hoàn thành. Chú ý trong quá trình sản xuất có thể có những chi phí do tính chất hoặc do yêu cầu quản lý đã được tính trước vào chi phí, mặc dù thực tế chýa phát sinh chi phí. Những chi phí này được gọ là chi phí phải trả, như một món nợ phải trả khi thực tế phát sinh chi phí nhý: trích trước tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất hay trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Khái niệm Tiêu thụ sản phẩm là quá trình đưa các loại sản phẩm đã sản xuất ra thị trường lưu thông nhằm thực hiện giá trị của chúng thông qua các hình thức bán hàng: Bán trực tiếp, bán theo phương thức gởi hàng. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ phát sinh các quan hệ chuyển giao, thanh toán giữa doanh nghiệp vớI khách hàng, phát sinh các khoản chi phí bán hàng như: quảng cáo, vận chuyển bốc dỡ hàng Mặc khác sau khi tiêu thụ sản phẩm, đơn vị phảI thực hiện nghĩa vụ vớI ngân sách nhà nước về các khoản thuế. Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá trình sản xuất sau. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. Trong quá trình tiêu thụ doanh nghiệp phải phản ánh được:
Doanh thu bán hàng Các chi phí: Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ như sau: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - ( Hàng bán bị trả lại + Giảm giá + Thuế TTĐB, Thuế xuất khẩu) Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + CP bán hàng + CP QLDN) Nhiệm vụ kế toán Theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm một cách chính xác theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Theo dõi chặt chẽ các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm, kế toán sử dụng các tài khoản sau để ghi chép: TK111, TK112, TK 131, TK152, TK153, TK155,TK214, , TK334, TK511, TK632, TK641, TK642, TK133, TK331
Phương pháp hạch toán Kế toán tiêu thụ phải hạch toán: doanh thu được hưởng - chi phí được trừ(GVHB, CPBH, CPQLDN) để cuôí kỳ xác định kết quả kinh doanh: Doanh thu được hưởng: Doanh thu được hưởng là toàn bộ doanh thu bán sản phẩm trong kỳ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt thu được tiền hay chưa. Trong kỳ khi phát sinh các khoản:Doanh thu bán hàng và thuế VAT đầu ra, ghi: Nợ 111, 112,131 Có 3331-Thuế VAT đầu ra Có 511- Doanh thubán hàng Giảm giá cho khách hàng, ghi: Nợ 532-Giảm giá hàng bán Có 111,112,131 Doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ , ghi: Nợ 531-Hàng bán bị trả lại Nợ 3331- VAT cho hàng bị trả lại Có 111,112,131 Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá, hàng bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ 511- Doanh thu bán hàng Có 531-Hàng bán bị trả lại Có 532-Giảm giá hàng bán
Chi phí được trừ: 1.Giá vốn hàng bán: Khi xuất kho sản phẩm để bán ghi: Nợ 632-Giá vốn hàng bán Có 155-Thành phẩm 2. Chi phí bán hàng: khi phát sinh, ghi: Nợ 641-Chi phí bán hàng Có 334-Phải trả CNV Có 338-Phải trả khác Có 214,111,152 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp: khi phát sinh, ghi: Nợ 642-Chi phí quản lý Có 334-Phải trả CNV Có 338-Phải trả khác Có 214,111,152 Cuối kỳ kết chuyển doanh thu được hưởng, chi phí được trừ để xác đinh kết quả kinh doanh, phương pháp hạch toán: Kết chuyển doanh thu thuần sang bên Có TK 911 Nợ 511-Doanh thu thuần Có 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Kết chuyển giá vốn hàng bán sang bên Nợ TK 911: Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Có 632-Giá vốn hàng bán Kết chuyển chi phí bán hàng sang bên Nợ TK 911: Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Có 641-Chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí quản lý sang bên Nợ TK 911: Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Có 642-Chi phí quản lý Kết chuyển lãi sang bên Có TK 421: Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Có 421- Lãi chưa phân phối Kết chuyển lỗ sang bên Nợ TK 421: Nợ 421- Lãi chưa phân phối
Có 911-Xác đinh kết quả kinh doanh Thuế VAT: kết chuyểnThuế VAT đầu vào được khấu trừ để xác định số thuế đầu ra còn phải nộp. Quá trình mua bán hàng hoá và xác định kết quả kinh doan Hàng hoá là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, nói cách khác đó là đối tượng mà doanh nghiệp thương mại mua về bán ra với mục đích kiếm lời. Hàng hoá nhập kho được phản ảnh theo giá mua thực tế (kể cả thuế nhập khẩu phải nộp), các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng được tổ chức theo dõi riêng và cuối kỳ mới phân bổ cho hàng bàn ra để xác định giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá xuất kho của hàng bán + Chi phí mua hàng phân bổ. Tài khoản sử dụng: TK 156: TK 1561: “ Giá mua hàng hoá” Tài khoản này sử dụng phản ánh giá trị hàng hoá nhâp, xuất tồn kho. TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá” Tài khoản này sử dụng tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hoá đã bán ra. Phương pháp hạch toán: Mua hàng nhập kho, ghi: Nợ 1561-Giá mua hàng hoá Nợ 133-Thuế VAT đầu vào Có 111,112,331 Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, ghi: Nợ 1562-Chi phí thu mua hàng hoá Có 334, 338,111,112 Khi xuất kho hàng hoá để bán, ghi: Nợ 632-Giá vốn hàng bán Có 1561-Giá mua hàng hoá Cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán ra để xác định giá vốn hàng bán: Nợ 632-Giá vốn hàng bán Có 1562-Chi phí thu mua hàng hoá
Các nội dung còn lại liên quan đến quá trình bán hàng được phản ánh tương tự như phần bán sản phẩm được nêu ở trên. Chương 6: Các phương pháp kiểm tra số liệu kế toán Kiểm tra số liệu là yếu cầu tất yếu khách quan của kế toán. Trong quá trình ghi chép hàng ngày kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết với số tổng cộng, giữa chứng từ với sổ sách nhằm đảm bảo cho việc ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác. Tuy nhiên, sự sai sót trong quá trình tính toán, xử lý số liệu và ghi chép sổ sách là điều có thể vì khối lượng ghi chép của kế toán rất lớn. Do đó vào lúc cuối kỳ trước khi tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã ghi chép trong kỳ nhằm đảm bảo sự tin cậy của các chi tiêu kinh tế sẽ được trình bày trên bảng cân đối tài sản và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lúc cuối kỳ. Phương pháp kiểm tra thường dùng là lập bảng cân đối số dư và số phát sinh, bảng đối chiếu số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Bảng cân đối số dư và số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) Nội dung của bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản là phương pháp kỹ thuật dùng để kiểm tra một cách tổng quát số liệu kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng quát số liệu kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng hợp. Bảng cân đối tài khoản được xây dựng trên 2 cơ sở. Tổng cộng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng cộng số dư bên Có của tất cả các tài khoản. Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản. Kết cấu của bảng cân đối tài khoản như sau: Bảng cân đối số phát sinh Tháng . năm . Số phát sinh trong Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Số thứ tự Tên TK kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cộng Phương pháp lập bảng:
Cột số thứ tự: dùng để đánh số theo tuần tự cho các tài khoản đã sử dụng trong kỳ từ tài khoản thứ nhất cho đến hết. Cột tên tài khoản: Dùng để ghi số hiệu và tên của tài khoản phản ảnh số hiệu ở dòng đó. Mỗi tài khoản tổng hợp được ghi một dòng theo số hiệu của tài khoản từ nhỏ đến lớn không phân biệt thời gian có còn số dư cuối kỳ hay không. Cột số dư đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này được lấy từ số dư cuối kỳ của kỳ trước. Nếu số dư bên nợ thì ghi vào cột nợ hoặc bên có thì ghi vào cột có. Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy tổng số phát sinh trong kỳ này của tài khoản phản ánh ở từng dòng để ghi vào, tổng số phát sinh bên Nợ ghi vào cột Nợ. Tổng số phát sinh bên Có ghi vào cột Có. Cột số dư cuối kỳ: Số liệu ghi vào cột này căn cứ vào kết quả tính được khi khoá sổ cuối tháng của từng tài khoản. Tài khoản có số dư bên Nợ thì ghi vào bên cột nợ, hoặc dư Có thì ghi vào cột Có. Cuối cùng, tính ra số tổng cộng của tất cả các cột để xem giữa bên Nợ và bên Có của từng cột: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ có bằng nhau không. Tác dụng của bảng: Kiểm tra công việc ghi chép, thể hiện ở những điểm: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ nhất thiết phải bằng nhau. Tổng số phát sinh trong kỳ của tất cả các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phải đúng bằng số tổng cộng của bảng định khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Cung cấp tài liệu để lập Bảng cân đối tài sản. Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh tế. Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ Nội dung và kết cấu: Bảng này cũng có tác dụng như bảng cân đối tài khoản nhưng cách trình bày chú trọng đến mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Cụ thể như sau: Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư TK Ghi Có TK Dư ĐK TK TK TK TK TK TK TK Cộng PS Dư CK ghi Nợ bên Nợ Nợ bên Có Dư ĐK bên Có X1 TK . TK .
TK . TK Cộng PS Có Dư CK bên Nợ X2 Phương pháp lập bảng: Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản đưa lên bảng. Nếu số dư ở bên Nợ, ghi vào sổ cột “Dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư ở bên Có, ghi vào dòng ”Dư đầu kỳ bên Có” sao cho Tổng dư Nợ đầu kỳ = Tổng dư Có đầu kỳ, ghi ở ô X1. Lấy số phát sinh ở cùng một bên của tất cả các tài khoản, thí dụ bên Có, liệt kê lên bảng thành từng cột. Nhưng vì bảng cấu tạo theo kiểu bàn cờ nên khi liệt kê phải đồng thời phân loại số liệu theo từng tài khoản ghi Nợ và như vậy hình thành từng cột số liệu ghi rõ: có một tài khoản Nợ các tài khoản đối ứng. hoặc ngược lại. Số phát sinh Nợ của từng tài khoản trên từng dòng của bảng sẽ được đem đối chiếu với số phát sinh nợ của từng tài khoản tương ứng đã được phản ảnh trên sổ cái tài khoản. Nếu xuất hiện chênh lệch chứng tỏ việc ghi chép có thiếu sót, phải tìm sai sót do khoản nào và sửa sai. Rút số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Nếu số dư ở bên Nợ, ghi vào dòng “dư cuối kỳ bên Nợ”. Nếu số dư cuối kỳ ở bên Có, ghi vào cột “dư cuối kỳ bên Có”. Số dư này được đối chiếu với số dư của tài khoản trên sổ. Tổng dư Nợ cuối kỳ = Tổng dư có cuối kỳ, ghi ở ô X2. Tác dụng: Phương pháp này có ưu điểm là kiểm tra được tính chất hợp lý của các quan hệ đối ứng với tài khoản. Tuy nhiên cũng không phát hiện được những trường hợp bỏ sót hay ghi trùng bút toán. Mặt khác nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, phát sinh quá nhiều nghiệp vụ thì việc lập bảng sẽ mất nhiều thời gian. Dó đó bảng này ít dùng trong thực tế. Bảng chi tiết số dư và số phát sinh (Bảng tổng hợp số liệu chi tiết) Bảng này được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp với tài khoản phân tích nhằm đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. Bảng tổng hợp số liệu chi tiết là một trang sổ liệt kê toàn bộ số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối kỳ của các sổ, thẻ chi tiết của tài khoản tổng hợp. Số liệu tổng cộng của từng sổ, thẻ chi tiết được ghi một dòng vào bảng. Số liệu tổng cộng của bảng này phải khớp đúng với số liệu
chung trên tài khoản tổng hợp. nếu có chênh lệch tức là quá trình ghi chép của kế toán có sai sót, phải kiểm tra và sữa chữa lại. Như vậy phương pháp chỉ kiểm tra số liệu của riêng từng tài khoản, tuỳ theo nội dung phản ảnh, có những đăc điểm riêng, yêu cầu quản lý riêng nên mẫu sổ chi tiết, mẫu bảng chi tiết số dư và số phát sinh có thể không giống nhau, mà được xây dựng tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Trong thực tế người ta thường sử dụng kết hợp hai phương pháp: Bảng cân đối tài khoản và bảng chi tiết số dư và số phát sinh để vừa kiểm tra số liệu tổng quát của các tài khoản kế toán vừa kiểm tra số liệu chi tiết của từng tài khoản kế toán cộng với những quan hệ đối chiếu khác (thủ kho, thủ quỹ, người mua, người bán, ) đảm bảo cho việc xác định tính chính xác của số liệu kế toán trước khi lập báo cáo kế toán. Sổ chi tiết vật liệu Tên vật liệu Nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Kho Chứng từ Nhập kho Xuất kho Tồn kho Diễn giải Đơn giá Ghi chú Số liệu Ngày Slg Stiền Slg Stiền Slg Stiền x x x Bảng chi tiết số phát sinh và số dư vật liệu Tháng năm SDĐK Số PS TK SDCK Tên VL ĐVT Đơn giá Nhập (Nợ) Xuất (Có) SLg Tiền Slg Tiền SLg Tiền SLg Tiền T. cộng x x x x Chương 7: Chứng từ kiểm kê Chứng từ Những vấn đề chung của chứng từ:
Mọi số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đều phải có cơ sở đảm bảo tính pháp lý được mọi người thừa nhận. Tức là số liệu đó phải chứng minh theo những quy định của nhà nước về chế độ kế toán. Khái niệm: Chứng từ là chứng minh bằng giấy về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành. Mọi NVKT phát sinh đều phải được kế toán lập chứng từ theo đúng quy định của nhà nước phải ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng lúc, khách quan. Lập chứng từ là công việc đầu tiên đó là: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào giấy tờ theo biểu mẫu quy định, theo thời gian, địa điểm cụ thể nội dung của nghiệp vụ đó để làm căn cứ vào sổ kế toán. Vì vậy, thông qua chứng từ có thể kiểm tra được tính chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển hợp lý nhằm thông tin kịp thời cho các phân ngành có liên quan. Ý nghĩa tác dụng: Là giai đoạn ghi nhận ban đầu nguyên trạng NVKT cung cấp đầu vào cho các bước xử lý thông tin tiếp theo đồng thời là cơ sở đảm bảo tính hợp lý số liệu trong sổ kế toán. Phục vụ cho việc cung cấp thông tin. Truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên, minh chứng công việc đã làm. Là cơ sở pháp lý bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp, giải quyết các tranh chấp khiếu nại nếu có. Tính chất pháp lý của chứng từ: Chứng từ là trọng tâm của công tác kế toán, có tính chất pháp lý biểu hiện: Thông qua việc lập chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông qua việc lập chứng từ sẽ phát hiện những hành vi vi phạm để có những biện pháp ngăn ngừa kịp thời. Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ và các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất, ý thức tuân thủ pháp luật, chính sách và là cơ sở giải quyết tranh chấp. Theo quy định thì hệ thống chứng từ gồm: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất băt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Nhà nước sẽ chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các đơn vị và các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trông nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành các thành phần kinh tế trên cơ sở vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các ngành các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu hoặc thay đồi cách thiết kế cho phù hợp với yêu cầu nội dung phản ảnh nhưng phải đảm bảo
những yếu tố cơ bản của chứng từ và phải có sự thảo luận bằng văn bản với Bộ tài chính Các yếu tố cơ bản của chứng từ: Tên gọi chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất, phiếu nhập Ngày tháng năm lập chứng từ. Số hiệu chứng từ. Tên gọi, địa chỉ đơn vị, cá nhân lập chứng từ. Tên gọi, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận chứng từ. Nội dung NVKT phát sinh. Các chỉ tiêu về lượng, giá. Chữ ký của người lập, người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Chứng từ phản ánh quan hệ giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm tra (KT trưởng), có phê duyệt, đóng dấu đơn vị. Nguyên tắc ghi chép trên chứng từ: Lập đủ và đúng số liên quy định. Ghi chép chứng từ phỉ khách quan, rõ ràng trung thực đầy đủ các yếu tố, gạch các phần còn trống, không tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời khỏi cuốn. Tuyệt đôí không được ký trên chứng từ trắng mẫu in sẳn. Phân Loại: Phân loại theo công dụng của chứng từ: Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư ). Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ chấp hành: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ thủ tục kế toán: chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đôí tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. (bảng kê, chứng từ ghi sổ ). Chứng từ liên hợp: là laọi chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức Phân loại theo trình tự lập chứng từ: Chứng từ ban đầu: lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh hay hoàn thành: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt Chứng từ tổng hợp: loại chứng từ dùng tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại để giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá khâu ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phiếu thu . Phân loại phương thức lập chứng từ: Chứng từ một lần: chỉ ghi chép NVKT phát sinh một lần sau đó chuyển vào sổ kế toán.
Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại NVKTphát sinh tiếp diễn nhiều lần, sau môí lần các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã định trước thì không sử dụng được nữa và được ghi vào sổ kế toán. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Chứng từ bên trong: được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như bảng tính khấu hao, bảng tính giá thành. Chứng từ bên ngoài: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng Phân loại theo nội dung chứng từ: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú nên chứng từ có nhiều loại để phản ánh tính chất đa dạng đó. Chứng từ phản ánh: Chỉ tiêu lao động tiền lương. Chỉ tiêu tài sản cố định. Chỉ tiêu bán hàng. Chỉ tiêu tiền tệ. Chỉ tiêu hàng tồn kho Trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán nên chứng từ cần chính xác, rõ ràng cụ thể đầy đủ nội dung. Kế toán xử lý chứng từ theo trình tự sau: 1.Kiểm tra chứng từ: Mọi chứng từ đều phải được kiểm tra và xác minh là hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác trước khi ghi vào sổ kế toán. Nội dung kiểm tra gồm: Tính rõ ràng trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu trên chứng từ. Tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ. Tính chính xác của số liệu. Xác định kiểm tra việc chấp hành quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Trong khi kiểm tra, nếu phát hiện: Có hành vi vi phạm thì từ chôí việc thực hiện chứng từ và báo ngay cho thủ trưởng biết để có hướng xử lý kịp thời theo quy định. Chứng từ lập sai (sai thủ tục, nội dung, con dấu không rõ ràng ) trả lại cho nơi lập để tiến hành lập lại, lập thêm điều chỉnh chứng từ 2.Chỉnh lý chứng từ: Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung những nội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được nhanh chóng chính xác. Đó là: Ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán. 3. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Chứng từ được lập ở nhiều nơi, nhiều bộ phân nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phản ánh vào sổ sách. Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác kịp thời.
Luân chuyển chứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắm được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán. Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến công tác kế toán và thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng, hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ. Chứng từ khi chuyển giao phải có sổ giao nhận, chữ ký của các bên giao nhận. 4. Bảo quản lưu trữ chứng từ: Cần thiết phải bảo quản chứng từ một cách có hệ thống vì: Chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ ở để đôí chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán. Hằng tháng khi vào sổ xong, đôí chiếu và khoá sổ xong thì tất cả các chứng từ kế toán kỳ đó phải được sắp xếp theo từng loại, theo thứ tự thời gian, gói cột cẩn thận, bên ngoài ghi tên đơn vị, ngày tháng số chứng từ. Chứng từ phải được lưu trữ ở phòng kế toán một năm, sau đó dưa vào lưu trữ ở kho của đơn vị. Sau mười năm thì gởi lên kho lưu trữ của chính quyền địa phương và chỉ được huỷ khi có quyết định đánh giá của hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ. Doanh nghiệp không ngừng cải tiến việc tổ chức chứng từ theo hướng: Giảm số lượng số liên đến mức hợp lý để tránh trùng lắp, thừa. Sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần. Xác định đúng bộ phân nào cần lưu trữ để giảm số liên của chứng từ đấn mức hợp lý. Đơn giản hoá nội dung chứng từ: Chỉ bao gồm những nội dung thật cần thiết. Đơn giản hoá tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn chứng từ. Hợp lý hoá thủ tục lập, ký, xét duyệt chứng từ. Xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ khoa học. Kiểm kê Khái niệm: Kiểm kê là kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp hiện có bằng các phương pháp cân đong đo đếm nhằm xác định chính xác số thực có của tài sản nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế với số ghi trên sổ sách kế toán. Số liệu ghi vào sổ kế toán dựa trên số liệu chứng từ, tức là số liệu có tính hợp pháp đáng tin cậy, nhưng số liệu thực tế và số liệu kế toán vẫn có thể phát sinh chênh lệch do nhiều nguyên nhân: Tài sản vật tư bị hư hao do tác động của tự nhiên trong quá trình bảo quản. Khi nhập xuất đo lường kiểm tra không chính xác: nhằm lẫn chủng loại, thiếu chính xác về số lượng. Sai sót trong việc lập chứng từ hoặc ghi sổ. Có hành vi gian lận tham ô, mất cắp
Yêu cầu quan trọng nhất của công tác kế toán là tính toán chính xác. Về mặt tài sản, yêu cầu đó nghĩa là số liệu trên sổ sách còn phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng. Do đó, định kỳ cần kiểm tra số liệu trên sổ sách kế toán và kiểm tra các loại tài sản hiện có để đôí chiếu so sánh giữa số thực tế và số sổ sách nhằm phát hiện chênh lệch, truy tìm nguyên nhân, xử lý và điều chỉnh số trên sổ sách cho phù hợp với thực tế Tác dụng kiểm kê: Ngăn ngừa tham ô, lãng phí, các biểu hiện vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản. Giúp việc ghi chép sổ sách đúng thực tế. Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp biết chính xác số lượng, chất lượng tài sản hiện có. Phát hiện những tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Phân loại kiểm kê: Phân loại theo phạm vi kiểm kê: Kiểm kê từng phần: Là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại hoặc một số tài sản nhất định khi có yêu cầu hoặc khi bàn giao tài sản. Kiểm kê toàn phần: Là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các loại tài sản, trước khi lập bảng tổng kết tài sản cuôí năm. Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê định kỳ: là việc kiểm kê theo kỳ hạn quy định: kiểm kê hàng ngày đôí với tiền mặt, kiểm kê hàng tháng đôí với vật tư, kiểm kê hàng năm đôí với TSCĐ Kiểm kê bất thường: là việc kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định: khi có sự cố, phát hiện thiếu hụt, thanh tra hoặc thay đổi quản lý Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê: Kiểm kê là công việc phức tạp, chi ly liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, khôí lượng công việc nhiều , phạm vi rộng lại phải tiến hành trong khoảng thời gian ngắn nên cần thiết phải có sự tổ chức, lãnh đạo chặt chẽ và sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp. Ban kiểm kê: Trước khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê, bao gồm: chủ tịch (giám đốc), phó chủ tịch (kế toán), Uỷ viên (phó giám đốc), và đại diện các phòng ban có liên quan Giám đốc chỉ định và trực tiếp lãnh đạo với sự tham gia của kế toán. Kế toán giúp trong việc lãnh đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, quy định phạm vi kiểm kê và vạch kế hoạch kiểm kê. Khoá sổ: Trước khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành khoá sổ, hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó mới có cơ sở đôí chiếu số liệu sổ sách với số thực tế, nhân viên quản lý tài sản phải sắp xếp lại từng loại tài sản có trật tự, ngăn nắp để kiểm kê nhanh chóng thuận tiện. Tiến hành kiểm kê: Tuỳ theo từng đôí tượng mà có phương pháp kiểm kê phù hợp:
Đôí với kiểm kê hiện vật: như hàng hoá, vật tư, thành phẩm, TSCĐ thì cân đo, đong đếm trực tiếp tại chỗ với sự hiện diện của người chịu trách nhiệm quản lý, chú ý kiểm kê quan sát về mặt số lượng lẫn chất lượng của hiện vật. Đôí với kiểm kê vật tư, tài sản của doanh nghiệp sở hữu và quản lý như: tiền gởi ngân hàng và tài sản trong thanh toán, vật tư đưa ra ngoài gia công phải đôí chiếu số liệu của doanh nghiệp với số liệu của ngân hàng, các đơn vị có liên quan để xác định số thực tế có phù hợp số liệu trong sổ sách không? Kết quả kiểm kê phải được phản ánh trên biên bản có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản. Sau khi kiểm kê, các biên bảng báo cáo kiểm kê phải được gởi đến phòng kế toán để đôí chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, các khoản chênh lệch nếu có sẽ được báo cho Hội đồng kiểm kê cân nhắc quyết định cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể. Căn cứ vào quyết định của HĐKK, kế toán ghi vào sổ kế toán để điều chỉnh số liệu trong sổ kế toán phù hợp với thực tế. Vai trò của kế toán trong kiểm kê: Kế toán có vai trò quan trọng trong công tác kiểm kê, là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê, có trách nhiệm trước, trong và sau khi kiểm kê: Trước khi kiểm kê: Xây dựng kế hoạch kiểm kê: thời gian tiến hành kiểm kê, thành phần ban kiểm kê, tổ chức khoá sổ, hướng dẫn nghiệp vụ chơnhngx người làm công tác kiểm kê. Trong khi kiểm kê: Kiểm tra việc ghi chép trên biên bảng kiểm kê, đôí chiếu phát hiện chênh lệch, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo giải quyết khoản chênh lệch đó. Sau khi kiểm kê: Điều chỉnh số liệu theo ý kiến giải quyết và theo chế độ quy định. Việc phản ánh, xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê làm cho số liệu kế toán chính xác trung thực và đó là cơ sở để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tuy kiểm kê là: cân đo đong đếm nhưng lại là công việc hết sức quan trọng đặc biệt trong vấn đề đảm bảo tài sản của đơn vị kinh tế. Thật vậy, nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách mà không ràng buộc trách nhiệm đối với người giữ tài sản (thủ quỹ, thủ kho, công nhân viên )và như vậy không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm. Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này. Chương 8: Sổ kế toán và các hình thức hạch toán kế toán Sổ kế toán Chứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng biệt, chưa có tác dụng đôí với công tác quản lý tổng hợp. Cần tập hợp hệ thống hóa
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn. Như vậy, sổ chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Khái niệm, tác dụng: Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ gốc. Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán. Như vậy sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nôí liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán. Phân loại: Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác như: nội dung kinh tế, hình thức cấu trúc, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội dung phản ảnh. Căn cứ vào nội dung kinh tế: chia thành: Sổ tài sản cố định, sổ vật tư, sổ chi phí sản xuất, sổ bán hàng, sổ thanh toán, sổ tiền mặt Căn cứ vào hình thức cấu trúc: Sổ hai bên, sổ một bên, sổ nhiều cột, sổ bàn cờ. Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Sổ đóng thành tập, sổ rời. Căn cứ vào công dụng: sổ chia làm hai loại:Sổ nhật ký, sổ phân loại. Sổ nhật ký: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian như sổ nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ phân loại: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự các đôí tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này được phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đôí tượng như: tài sản, nợ phải trả, quá trình kinh doanh: sổ kho, sổ quỹ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh: Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh tổng quát thường dùng chỉ tiêu giá trị, cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đôí tài khỏan và các báo cáo tổng hợp khác. Sổ kế toán chi tiết: Phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo những yêu cầu quản lý khác nhau: chi tiết vật tư, hàng hóa, chi phí sản xuất, tài sản cố định thường dùng chỉ tiêu giá trị và cả các chỉ tiêu khác như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán Cách ghi sổ kế toán Nguyên tắc chung: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng phương pháp và nguyên tắc. Công việc ghi sổ trãi qua các giai đoạn sau:
Mở sổ ( ghi chữ T ) là việc ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản kế toán, sổ chi tiết được thực hiện vào đầu kỳ. Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc vào các tài khoản trong sổ kế toán. Nếu chứng từ nào có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự lưu chuyển theo trình tự của nó. Khi ghi dùng mực tốt, không ghi đè, ghi chồng, ghi xen kẽ, không lấy giấy dán đè lên, các dòng trống phải gạch chéo, khi ghi sai phải có phương pháp sửa sai theo kế toán, các chứng từ sai nếu đã vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế. Khóa sổ: ( vào cuôí kỳ ) là tính số dư của các tài khoản vào cuôí kỳ. Cấm khóa sổ trước thời hạn để lập báo cáo, cấm lập báo cáo trước khi khóa sổ. Đôí với quỹ tiền mặt phải khóa sổ, tính số dư và đôí chiếu hàng ngày. Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện và liên tục, chính xác có hệ thống tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ, hiện vật và thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắn kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán , phải tiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lắp và phức tạp. Sửa chữa sổ kế toán: Khi phát hiện ghi sai, kế toán tiến hành sửa sổ. Tùy vào tính chất, nội dung và thời gian phát hiện sai lầm mà áp dụng một trong ba phương pháp sửa sai sau: 2.1 - Phương pháp cải chính: Được áp dụng trong các trường hợp: Sai lầm trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đôí ứng tài khoản. Sai sót không ảnh hưởng số Tổng cộng. Cách sửa: dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ sai để còn thấy nội dung ghi sai. Ghi lại đúng ( số - chữ) bằng mực thường và chứng thực đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng và người sửa sai. 2.2 - Phương pháp ghi bổ sung Được áp dụng trong các trường hợp: 1. Quên ghi nhận Nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Quan hệ đôí ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai (bỏ sót, cộng thiếu) < số đúng trên chứng từ. Cách sửa: 1. Căn cứ vào chứng từ định khoản rồi ghi vào các sổ có liên quan. 2. Dùng mực thường ghi thêm một bút toán giống bút toán đã ghi với số tiền bằng số chênh lệch thiếu. 2.2 - Phương pháp ghi số âm (Ghi đỏ):"Số âm" được thể hiện bằng: Mực đỏ. Mực thường có đóng khung } hay ngoặc đơn () chữ số.
Được áp dụng trong các trường hợp: 1. Quan hệ đôí ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai > số đúng trên chứng từ, do ghi nhằm lẫn hoặc ghi trùng 2 lần cho một chứng từ. 2. Sai về quan hệ đôí ứng tài khoản. Cách sửa: Trước tiên, phải lập "chứng từ đính chính" để sửa chỗ sai có xác nhận của kế toán trưởng. Đôí với trường hợp (1): số ghi sai > số đúng trên chứng từ: Ghi số âm đôí với số tiền chênh lệch thừa. Trường hợp (2) - Sai quan hệ đôí ứng TK: Ghi một bút toán giống bút toán đã sai bằng số âm để hủy bút toán đã ghi, sau đó ghi lại bút toán đúng bằng mực thường. Các hình thức kế toán Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ảnh các đôí tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và môí liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm cụ kế toán gọi là hình thức kế toán: Lịch sử phát triển khoa học kế toán đã trãi qua các hình thức kế toán sau đây: Hình thức nhật ký- sổ cái. Hình thức nhật ký chung. Hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức nhật ký chứng từ. Việc áp dụng hình thức nào tùy thuộc vào quy mô , đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Vấn đề cần lưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụng thi nhất thiết phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức đó, tuyệt đôí tránh chấp và tùy tiện làm theo ý riêng. Hình thức nhật ký chung: Hàng ngày cãn cứ vào các chứng từ gốc để ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp các nghiệp vụ trên số nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số dư và số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và cãn cứ vào đó để lập
các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với số liệu chung của tài khoản đó trên sổ cái hay bảng cân đối số dư và số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu. Bảng cân đối số phát sinh cùng với các bảng tổng hợp chi tiết đýợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Hình thức nhật ký - sổ cái Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái: Sổ tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái là sổ tổng hợp dùng phản ánh tất cả các NVKT phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Tài khoản kế toán). Sổ chi tiết: phản ánh chi tiết cụ thể từng NVKT phát sinh theo từng đôí tượng kế toán riêng biệt. Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc ghi trực tiếp vào sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký - Sổ cái (Sổ kế toán tổng hợp duy nhất). Kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Hằng ngày, căn cứ chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, kế toán định khoản rồi ghi trực tiếp vào Nhật ký - Sổ cái. Nếu các chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong ngày thì ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cuôí ngày hay định kỳ (3-5 ngày) cộng các bảng kê chứng từ gốc cùng loại rồi lấy số tổng đó ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Những nghiệp vụ kinh tế cần phải hạch toán chi tiết, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Cuôí kỳ, cộng phát sinh trên sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ chi tiết để xác định số dư cuôí kỳ của từng TK cấp 1 và cấp 2. Căn cứ vào số tổng và số dư trên sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tống hợp chi tiết. Đôí chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu tương ứng trên Bảng cân đôí tài khoản, nếu đã khớp đúng kế toán tiến hành lập Bảng cân đôí kế toán và các BCTC khác. Hình thức chứng từ ghi sổ Hằng ngày, nhân viên kế toán cãn cứ vào chứng từ gốc đã đýợc kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thýờng xuyên, chứng từ gốc sau khi đýợc kiểm tra đýợc ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ cãn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đýợc lập xong chuyển đến kế toán trýởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đãng ký chứng từ ghi sổ sau dó ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đãng ký chứng từ ghi sổ và số tổng số phát sinh Nợ, số tổng số phát sinh Có, của từng tài khoản trên sổ cái. Tiếp đó cãn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp
trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp đúng với nhau và số dý của từng tài khoản (dý Nợ, Dý Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dý của tài khoản týõng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sâu khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh đýợc sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác. Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối ciuế số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán. Nhật ký chứng từ: Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ như sau: Hằng ngày cãn cứ vào các chứng từ gốc đã đýợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trýờng hợp ghi hằng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí (sản xuất hoặc lưu thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ các nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ chi trực tiếp vào sổ cái một lần, Không cần lập chứng từ ghi sổ. Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác.
Chương 9: Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng nhý gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu qủa quản lý tại doanh nghiệp. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm. Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để việc tồ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung sau đây: Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ thể lệ về kế toán được qui định, các qui tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán. Tổ chức vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các thông tin cần thiết. Tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán. Tổ chức kiểm tra kế toán( hoặc kiểm toán). Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán. Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung trên cõ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình nhý vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán: Công tác kế toán ở bất kỳ đơn vị nào bao giờ cũng bao gồm các giai đoạn cơ bản: lập chứng từ, ghi sổ và lập các báo cáo tài chính và quản trị. Tổ chức hệ
thống chứng từ (có tính chất bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị có tác dụng quan trọng để phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin được nhanh chóng chính xác. Dựa vào số liệu đã phản ánh trên các sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính theo qui định chung cũng như lập các báo cáo nội bộ biểu hiện kết quả của công tác kế toán. Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị. Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: Để thực hiện được công tác kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá và cân đối, tổng hợp cân đối. Vận dụng các công việc này vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết, được biểu hiện không chỉ trình độ khoa học mà còn là trình độ ứng dụng. ”Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh” - cần hiểu kế toán ở 2 giác độ: thông tin của kế toán phải được cung cấp từ những công việc khoa học và những công việc này đã được vận dụng một cách thích ứng với môi trường, điều kiện mà hoạt động kinh doanh đã diễn ra. Nói cách khác một câu nói nào đó có thể hiểu được thì trước hết thì nó cần phải có đầy đủ các yếu tố cấu thành một câu, và nội dung câu nói phải phù hợp với trình độ nhận thức mà người tiếp nhận nó. Tổ chức vận dụng các công việc kế toán hoàn toàn có ý nghĩa tương tự như vậy. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán trưởng. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế tóan trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Ưu điểm: là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tồ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gởi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế tóan của các bộ phận . Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp. Nội dung hạch toán tại một doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mổi người thực hiện một số phần hành nhất định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau: Phần hành kế toán lao động - tiền lương. Phân hành kế toán vật liệu - tài sản cố định. Phân hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phân hành kế toán thanh toán. Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán). Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng ðảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán ðýợc trôi chảy một cách thuận lợi, qua ðó sẽ kiễm tra ðýợc tiến ðộ thực hiện và ðiều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng ðể tãng cýờng ðýợc nãng suất và hiệu quả hoạt ðộng của bộ máy kế toán. Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò kế` toán trong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế toán trưởng không chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán. Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị tính toán: Việc trang bị các phương tiện ,thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt
và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan Tổ chức kiểm tra Kế toán Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp. Về lâu dài tổ chức kiểm tra kế toán sẽ được thực hiện thông qua hệ thống kiểm toán mà trong đó kiểm toán nội bộ có ý nghĩa và vị trí hết sức quan trọng. Hiện nay hệ thống kiểm toán chưa có những quy chế về nội dung và hình thức hoạt động cụ thể nên trước mắt vẫn tổ chức kiểm tra kế toán (do tính chất quan trọng của kiểm tra kế toán nên được trình bày thành một mục riêng) Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán: Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng nhất của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiễm tra kế toán giữ vị trí quan trọng. Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán. Tuy nhiên vấn đề quan trọng hơn là những người thực hiện các công việc đó (kế toán trưởng, các nhân viên kế toán) có thực hiện đầy đủ và đúng đắn hay không, chính vì vậy mà phải kiểm tra kế toán. Trong điều I của “Chế độ kiểm tra kế toán” ban hành theo Quyết định số 33/QĐ/TC/KT ghi rõ: “Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng”. Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán là: Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán. Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm
tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính. Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán: Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục. Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính. Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán. Hình thức kiểm tra kế toán: Bao gồm hình thức kiểm tra thường kỳ và kiểm tra bất thường. Kiểm tra thường kỳ: Kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán đơn vị nhằm bảo đảm chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ kịp thờicác số liệu, tài liệu kế toán, đảm bảo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán. Kiểm tra thường kỳ trong nội bộ đơn vị bao gồm kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau. Kiểm tra trước được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán, cụ thề là kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này ghi sổ. Kiểm tra trong khi thực hiện là kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu,,,thông qua mối quan hệ đối soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán. Kiểm tra sau khi thực hiện có hệ thống ở các phân hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách báo cáo kế toán. Kiểm tra thường kỳ ít nhất 1 năm 1 lần của đơn vị cấp trên đối với các đơn vị trực thuộc là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng cấp trên. Kiểm tra thường kỳ của các cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm 1 lần (ngoài công tác kiểm tra thường xuyên của bản thân đơn vị đó) là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan tài chính, cơ quan được nhà nước giao trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, vừa là cơ quan có chức năng giám đốc bằng đồng tiền. Tất cả các đơn vị cần tổ chức kiểm tra kế toán thường kỳ theo chế độ qui định, tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời những sai sót, sơ hở trong quản lý kinh tế.
Kiểm tra bất thường: Trong những trường hợp cần thiết,theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, thủ trưởng các bộ, tổng cục, chủ tịch UBND tỉnh và thành phố có thể ra lệnh kiểm tra kế toán bất thường ở các đơn vị thuộc ngành mình hoặc địa phương mình quản lý. Nội dung kiểm tra kế toán: Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm kiểm tra việc thực hiện các công việc kế toán chủ yếu và kiểm tra các nội dung chủ yếu của kế toán như kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hóa, lao động tiền lương, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, phí lưu thông, thành phẩm và hàng hóa, thanh toán vốn bằng tiền Sau đây là một số nội dung kiểm tra kế toán: Kiểm tra việc vận dụng các chế độ, thể lệ chung của kế toán vào tình hình cụ thể theo đặc điểm của ngành hoặc từng đơn vị. Ví dụ: Kiểm tra việc vận dụng chế độ ghi chéo ban đầu của ngành hoặc đơn vị có tính thích hợp không? Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất. Kiểm tra việc vận dụng hình thức kế toán (nhật ký sổ cái,chứng từ ghi sổ,nhật ký chứng từ )có thích hợp với điều kiện và khả năng của đơn vị hay không? Kiểm tra chứng từ Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ đơn vị. Kiểm tra chứng từ là một khâu quan trọng gắn liền với việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán đối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của đơn vị cấp trên hoặc của cơ quan tài chính Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau: Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, có phù hợp với định mức và dự đoán phê chuẩn hay không? Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền. Đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toán đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không? Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch. Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán. Yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Kết quả của công tác kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế họach hoá đúng đắn công tác kiểm tra. Trong mỗi đơn vị kế toán, thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức việc kiểm tra công việc kế toán trong đơn vị mình theo đúng qui định
của chế độ kiểm tra kế toán. Để giúp cơ quan lãnh đạo các ngành, các cấp, để giúp thủ trưởng và kế toán trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra kế toán thì: Mỗi bộ hoặc tổng cục thành lập phòng kiểm tra kế toán trực thuộc vụ kế toán - tài vụ. Ở các sở phải tổ chức bộ phận chuyên trách kiểm tra kế toán. Ở mỗi đơn vị kế toán phải phân công 1 hoặc 2 cán bộ chuyên trách kiểm tra kế toán. Đối với tổ chức liên hiệp các doanh nghiệp và những đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc thì tổ chức nhóm hoặc tổ kiểm tra kế toán cũng như kế toán trưởng đều phải có kế hoạch kiểm tra kế toán. Nguyên tắc lập kế hoạch kiểm tra kế toán là: Đảm bảo kiểm tra được tất cả các doanh nghiệp, các đơn vị có yêu cầu kiểm tra. Tổ chức trình tự tiến hành các cuộc kiểm tra một cách đúng đắn. Sử dụng hợp lý thời gian lao động của cán bộ kiểm tra. Xác định số cán bộ kiểm tra cần thiết cho mỗi cuộc kiểm tra. Trong kế hoạch kiểm tra cần ghi rõ nội dung cụ thể, hình thức kiểm tra và kỳ hạn kiểm tra. Kỳ hạn kiểm tra bắt đầu từ ngày kết thúc của kỳ hạn kiểm tra lần trước, không để thời gian cách quãng không được kiểm tra. Kiểm toán nội bộ: Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và quản lý hoạt động tài chính - kế toán nói riêng thì kiểm toán nội bộ được xác định như là một công cụ hết sức cần thiết và có môt ý nghĩa hết sức quan trọng. Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có được những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đúng đắn của các quyết định cũng như tình hình chấp hành và thực hiện cá quyết định đã được ban hành với các bộ phận và cá nhân thừa hành. Kiểm toán nội bộ được xác định là một hệ thống được dùng trong việc kiểm tra, đo lường và đánh giá tính chính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính - kế toán đơn thuần, mà đối tượng của nó còn được mở rộng với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp nhưng dù sau thì khía cạnh cần nhất mạnh vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hưởng các vấn đề: xem xét, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận nhằm hướng các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp phù hợp với chính sách khác nhau đã được doanh nghiệp ban hành; xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định. Kiểm toán nội bộ đýợc thực hiện theo qui trình chung: lập kế hoạch kiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện các công việc kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến. Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có được
sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy được chức năng giám sát của mình. Bộ phận này có thể bao gồm một vài người hoặc đông hơn tuỳ theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả.