Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp

106 trang vanle 2140

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_mon_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep.pdf

Nội dung text: Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp

Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.Đối tượng, chức năng và nhiệm vụ đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1.1. Đặc điểm Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là đơn vị do nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó. Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao, được trang trải bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của nhà nước. 1.1.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp. Căn cứ vào nguồn thu và khả năng tự trang trải trong quá trình hoạt động. Để phân loại bên cạnh các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy (đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu) còn có các đơn vị sự nghiệp có thu. + Các đơn vị hành chính thuần túy là đơn vị được ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ nguồn kinh phí hoạt động. Đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước). + Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự đảm bảo một phần hay toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước không phải cấp kinh phí hay chỉ cấp một phần kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên của đơn vị, đó là các đơn vị sự nghiệp,các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng. 1.2. Đối tượng hạch toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp , tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm: - Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; - Văn phòng Quốc hội Văn phòng Chủ tịch nước; -Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân các cấp; 1
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Viện kiểm soát nhân dân các cấp; - Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; - Các đơn vị dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính khác của Nhà nước; - Các Bộ , cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, hội đồng nhân dân,Ủy ban nhân dân các cấp; - Các tổ chức chính trị , chính trị-xã hội; - Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động; - Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí của nhà nước; Các hội, liên hiệp hội, Tổng hội , các tổ chức khác được nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động. b) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp , tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm: - Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; . - Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập; - Tổ chức phi chính phủ; - Các hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; - Các tổ chức xã hội tự thu, tự chi; - Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; 1.3. Chức năng của kế toán hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán nhà nước, có chức năng hệ thống tổ chức thông tin( đã kiểm tra) về tình hình tiếp nhận và sử dụng , quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành các dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.4. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. Kế toán HCSN có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, tình hình quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách nhà nước, kỷ luật thanh toán và các chế độ khác, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. 2
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Kiểm toán tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới. - Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính. Đồng thời phải cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của pháp luật. - Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các ý kiến phục vụ cho lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị. 2.Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động hành chính, sự nghiệp, công việc kế toán phải thực hiện theo từng phần công việc cụ thể đã được quy định. Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán HCSN thành các phần hành kế toán sau: - Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn và vật tư hàng hóa. - Kế toán tài sản cố định,xây dựng cơ bản và đầu tư tài chính dài hạn; - Kế toán các khoản thanh toán ; - Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn quỹ trong đơn vị hành chính sự nghiệp;. - Kế toán các khoản thu; - Kế toán các khoản chi; - Lập các loại báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán; Công tác kế toán của từng phần việc được tiến hành qua các bước: Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán , lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. 2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu,chi hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. 3
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong bảng cân đối và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán. Nguyên tắc ghi sổ trong bảng cân đối tài khoản đựơc thực hiện theo phương pháp ghi sổ kép nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hay nhiều tài khoản khác có liên quan hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị ( như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ ) Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp ghi đơn nghĩa là ghi vào một bên của một tài khoản thì không ghi đối ứng với bên nào tài khoản khác . - Hệ thống các tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Thông tư 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) bao gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Cụ thể: - Loại 1: Tiền vật tư. - Loại 2: Tài sản cố định. - Loại 3: Thanh toán. - Loại 4: Nguồn vốn, quỹ. - Loại 5: Các khoản thu. - Loại 6: Các khoản chi. - Loại 0: Tài khoản ngoài bảng. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN STT SỐ TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI HIỆU ÁP DỤNG GHI CHÚ TK LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 4
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị Cầu quản lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có Chi tiết hoạt 1551 Sản phẩm động SX, theo sản KD phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu 2112 Máy móc, thiết bị quản lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 5
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị quản lý được 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của khấu trừ hàng hoá, dịch vụ thuế GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có Chi tiết dự 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 6
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo Mọi đơn vị lương 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 18 333 Các khoản phải nộp nhà Các đơn vị nước có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 7
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết cấp trên cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có Chi tiết hoạt động theo từng SXKD nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài Đơn vị sản có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn Đơn vị có đặt hàng của Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 8
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây Đơn vị có dựng cơ bản đầu 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 46211 Nguồn kinh phí quản lý dự án 9
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 46212 Nguồn kinh phí thực hiện dự án 4622 Nguồn kinh phí viện trợ 46221 Nguồn kinh phí quản lý dự án 46222 Nguồn kinh phí thực hiện dự án 4628 Nguồn khác 46281 Nguồn kinh phí quản lý dự án 46282 Nguồn kinh phí thực hiện dự án 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt Đơn vị có hàng của Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình Mọi đơn vị thành TSCĐ LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có doanh HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 10
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có Chi tiết doanh hoạt động theo SXKD động SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Đơn vị có Nhà nước đơn đặt hàng của Nhà nước 40 642 Chi phí quản lý chung 41 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 42 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 43 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 6621 Chi từ nguồn kinh phí NSNN dự án dự án cấp 66211 Chi quản lý dự án 66212 Chi thực hiện dự án 6622 Chi từ nguồn viện trợ 66221 Chi quản lý dự án 66222 Chi thực hiện dự án 6628 Chi từ nguồn khác 11
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 66281 Chi quản lý dự án 66822 Chi thực hiện dự án LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên. 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB 2.3. Lựa chọn hình thức kế toán Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải thuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. 2.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái 2.3.1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 12
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 2.3.1.2. Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký- Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết 2.3.1.3. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của T ổng số tiền phát Tổng số tiền cột “ Số tiền phát = sinh Nợ của tất cả = phát sinh Có sinh”ở phần Nhật các tài khoản của tất cả các ký tài khoản Tổng số Số dư Bên Có các Tổng số dư Nợ các tài khoản = tài khoản 13
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, được thể hiện trên Sơ đồ số 01. Sơ đồ số 01 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI 2.3.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 2.3.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để 14
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: + Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái. 2.3.2.2. Các loại sổ kế toán. - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết 2.3.2.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ số 02. Sơ đồ số 02 15
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ 2.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 2.3.1.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.3.1.2. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung. - Nhật ký chung; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết 2.3.1.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi 16
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ số 03. Sơ đồ số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG 2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính 2.3.4.1- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu 17
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và của chế độ kế toán này. - Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. 2.3.4.2- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. 2.3.4.3- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ số 04. 18
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Sơ đồ số 04 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP BÁO CÁO CH Ứ NG T Ừ K Ế TÀI CHÍNH TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN (Thông tư 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở Ký hiệu Phạm vi STT TÊN SỔ mẫu sổ áp dụng 1 2 3 4 1 Nhật ký- Sổ Cái S01- H 2 Chứng từ ghi sổ S02a- H 3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b- H 4 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế S02c- H toán Chứng từ ghi sổ) 19
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 5 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế S03- H toán Nhật ký chung) 6 Sổ Nhật ký chung S04- H 7 Bảng cân đối số phát sinh S05-H 8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi S11- H tiết tiền mặt) 9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12- H 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng S13- H Đơn vị có ngoại ngoại tệ tệ 11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21- H Đơn vị có kho vật liệu, 12 Sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật S22- H dụng cụ, sản liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, phẩm, hàng hoá hàng hoá 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên S23- H liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 14 Sổ tài sản cố định S31 - H 15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, S32 - H dụng cụ tại nơi sử dụng 16 Sổ kế toán chi tiết các tài khoản S33- H 17 Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự S34- H án tín dụng) 18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41- H 19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42- H 20 Sổ kế toán tổng hợp nguồn kinh S43- H phí 21 Sổ kế toán chi tiết đầu tư chứng S45- H Đơn vị có đầu tư khoán chứng khoán 22 Sổ kế toán chi tiết doanh thu S51- H Đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh 23 Sổ kế toán chi tiết các khoản thu S52- H 20
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53- H Đơn vị có nộp thuế GTGT 25 Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT S54- H được hoàn lại 26 Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT S55- H được miễn giảm 27 Sổ kế toán chi tiết chi hoạt động S61- H 28 Sổ kế toán chi tiết chi dự án S 62- H Đơn vị có dự án 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S63 - H Đơn vị có hoạt (Hoặc đầu tư XDCB) động SXKD 30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71- H 31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của S72- H Kho bạc 2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ 1 2 3 1 Sổ kế toán tổng hợp quyết toán ngân sách và Mẫu số S04/CT- nguồn khác của đơn vị H 2.4. Vận dụng báo cáo tài chính Lập báo cáo tài chính là khâu cuối cùng của công tác kế toán, lập báo cáo tài chính có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý và sử dụng nguồn kinh phí, vốn tài sản, vì vậy đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài chính theo mẫu, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo theo quy định. Kế toán trưởng đơn vị phải phân công cụ thể cho cán bộ kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể, qui định rõ thời hạn hoàn thành công việc, kiểm tra đối chiếu số liệu và lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo mẫu qui định, cũng như các báo cáo khác phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan chủ quản và của đơn vị. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo trước khi ký, đóng dấu gửi đi. Các đơn vị cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp trên, cơ quan tài chínhvà cơ quan thống kê cùng cấp, 21
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Kho bạc nhà nước nơi giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách Nhà nước và hoạt động chuyên môn của đơn vị. Các đơn vị cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp dướivà lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc. 2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của đơn vị. * Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán: Với đặc trưng cơ bản của các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động và được trang trải bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước hoặc từ quỹ công . Để đảm bảo nguồn kinh phí đã giao cho đơn vị được sử dụng đúng mục đích,hiệu quả và tránh thất thoát, lãng phí tiền vốn vật tư tài sản của nhà nước thì công tác kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên. * Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán: - Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh . - Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán. - Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính. - Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của đơn vị. 2.6. Tổ chức kiểm kê tài sản. Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán . Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính. - Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, bán, khoán, cho thuê - Xẩy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác. - Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 22
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi chép trên sổ kế toán , đơn vị phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 3.Mục lục ngân sách 3.1. Khái niệm và phân loại * Khái niệm: Mục lục ngân sách là hệ thống các chỉ tiêu để nhà nước thống kê tình hình thu chi ngân sách nhà nước. * Hệ thống mục lục ngân sách nhà nước ban hành theo Quyết định số 332/2008/QĐ-BTC của Bộ tài chính được áp dụng cho công tác lập dự toán, quyết định dự toán, phân bổ giao dự toán, chấp hành dự toán và kế toán, quyết toán thu chi ngân sách nhà nước. Hệ thống mục lục ngân sách nhà nước bao gồm: - Danh mục mã số chương. - Danh mục mã số ngành kinh tế. - Danh mục mã số nội dung kinh tế - Danh mục mã số chương trình mục tiêu quốc gia - Danh mục mã số nguồn ngân sách nhà nước. - Danh mục mã số các cấp ngân sách . 3.2. Hướng dẫn sử dụng Hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý ngân sách Nhà nước của một quốc gia. Hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước có bao quát được các hoạt động kinh tế và các giao dịch thì việc thu thập, phân tích và xử lý số liệu mới đầy đủ: từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho công tác lập dự toán ngân sách nhà nước, điều hành, quản lý, kiểm soát ngân sách; đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ việc ra các quyết định phát triển kinh tế – xã hội. Vì vậy, hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước của Việt Nam được ban hành từ năm 2008 đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần để dần hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu quản lý ngân sách Nhà nước trong quá trình đổi mới. Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 110/2012/TT-BTC ngày 3 tháng 7 năm 2012 sửa đổi bổ sung một số điều của Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC về hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước áp dụng từ tháng 8 năm 2012. Ngoài ra, Chính phủ và các Bộ Ngành cũng đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về quản lý tài chính, sử dụng vốn, quỹ, kinh phí ngân sách Nhà nước, kiểm toán ngân sách Nhà nước, chương trình mục tiêu quốc gia 23
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I 1. Các đối tượng áp dụng Kế toán hành chính sự nghiệp? 2. Các nội dung công tác Kế toán hành chính sự nghiệp? 3. Nêu căn cứ và cách lựa chọn hình thức kế toán áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp? 4. Đặc trưng cơ bản và trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán? 5. Các nội dung cơ bản của kiểm tra kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp? 6. Khái niệm và phân loại hệ thống mục lục Ngân sách nhà nước? 24
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Chương 2. KẾ TOÁN TIỀN, VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 1. Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn. Tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị. Các loại tiền ở đơn vị HCSN bao gồm: - Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và ngoại tệ). - Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý. - Các loại chứng chỉ có giá. - Tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc Nhà nước. 1.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ 1.1.1. Quy định chung khi hạch toán Phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp dúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ và kiểm kê quỹ của Nhà nước. Trường hợp nhập quỹ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì phải theo dõi số hiện có và tình hình biến động giá trị của nó. 1.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: Để hạch toán tình hình thu chi tiền mặt kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu thu (mẫu C30 -BB) - Phiếu chi (mẫu C31 - BB) - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu C32 - HD) - Giấy thanh toán tạm ứng (mẫu C33 - BB) - Biên lai thu tiền (mẫu C38 - BB) - Biên bản kiểm kê quỹ (mẫu C34, C35 - BB) * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt 25
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị HCSN bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, các chứng chỉ có giá. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý thực tế nhập quỹ (các loại vàng, bạc, đá quý, kim khí quý phải đóng vai trò là phương tiện thánh toán) Nội dung và kết cấu tài khoản 111 - Tiền mặt được phản ánh như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền mặt tăng do: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá. - Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng) Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm do: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá. - Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá giảm) Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá tồn quỹ đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). Tài khoản 111 - Tiền mặt gồm 3 tài khoản cấp 2 sau: - Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112 - Ngoại tệ - Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý Ngoài ra, kế toán sử dụng tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn theo nguyên tệ của từng loại nguyên tệ ở đơn vị. Gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc. Nội dung và kết cấu của tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại như sau: Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ) Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ) Số dư Bên Nợ: Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ) Tài khoản này không quy đổi các loại nguyên tệ ra đồng Việt Nam, kế toán theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ tiền mặt, tiền gửi thu, chi, gửi và rút của đơn vị, cùng số tồn quỹ tiền mặt, tồn dư tài khoản tiền gửi. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ cái tài khoản tiền mặt - Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ 26
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Nhật ký- Sổ Cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ, số đăng ký chứng từ ghi sổ 1.1.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 1.1.3.1. Phương pháp hạch toán , kế toán tăng tiền mặt : (1) Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) Có TK 112 - TGNH, kho bạc (chi tiết tài khoản cấp 2) (2) Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo ĐĐH của nhà nước Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi Có TK 008, 009. (3) Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, lệ phí và các khoản thu khác. Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) Có TK 511 - Các khoản thu (4) Khi thu được các khoản thu của khách hàng, tiền thừa tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 311 - Các khoản phải thu. Có TK 312 - Tạm ứng. (5) Khi thu hồi các khoản công nợ phải thu đơn vị cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 342 - Thanh toán nội bộ. (6) Khi đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng nhập quĩ tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 336- Tạm ứng kinh phí (7) Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318) 27
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (8) Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 531 - Thu hoạt động SXKD (9) Chênh lệch tăng giá do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tế thực tế tăng), kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (10) Khi thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ (11) Khi thu tiền mặt bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ 1.1.3.2. Phương pháp hạch toán , kế toán giảm tiền mặt. ( 1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc, ghi : Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 111 - Tiền mặt ( 2) Chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu chi, ghi: Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 311(3113) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 - Tiền mặt ( 3) Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán ghi: -Bút toán 1: Ghi tăng tài sản cố định hữu hình, vô hình Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 - Tiền mặt - Bút toán 2: Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (nếu là TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh 28
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp phí, nguồn quỹ cơ quan), và ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (nếu TSCĐ dùng để thực hiện hoạt động SXKD). Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635 - Chi theo ĐĐH của NN Có TK 466 - nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (4) Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoat động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình dự án, chi hoạt động SXKD bằng tiền mặt, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 643 - Chi phí trả trước Có TK 111 - Tiền mặt (5) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ, vay hoặc chi trả lương và các khoản bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có TK 111 - Tiền mặt (6) Chi tạm ứng bằng tiền mặt, hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc cho vay, kế toán ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng Nợ TK 313 - Cho vay Nợ TK 341 - Cấp kinh phí cho cấp dưới (chi tiết loại kinh phí) Có TK 111 - Tiền mặt (7) Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 111 - Tiền mặt (8) Chi quỹ cơ quan, nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT (nếu có) bằng tiền mặt, kế toán ghi: 29
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111 - Tiền mặt (9) Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 111 - Tiền mặt (10) Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm), kế toán ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 111 - Tiền mặt (1112 - ngoại tệ) (11) Khi chi tiền theo các hợp đồng dự án tín dụng để cho vay: Nợ TK 313- Cho vay (3131) Có TK 111 - Tiền mặt (12) Khi thu lãi cho vay theo các hợp đồng dự án tín dụng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Các khoản thu (5118- Thu khác) 1.2. Kế toán các khoản tiền gửi ngân hàng và kho bạc Tiền gửi của các đơn vị HCSN ở kho bạc, ngân hàng gồm có: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc đá quý, kim khí quý. 1.2.1. Quy định chung khi hạch toán Kế toán tiền gửi ngân hàng kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau: - Phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán - Kế toán phải tổ chức việc theo dõi từng loại nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi về kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền gửi khác theo từng ngân hàng, kho bạc). Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời. - Phải chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đế luật ngân sách hiện hành của Nhà nước. - Trường hợp gửi ngân hàng kho bạc vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì phải theo dõi số hiện có và tình hình biến động giá trị của nó 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng 30
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp * Chứng từ kế toán sử dụng: - Giấy nộp tiền vào tài khoản (mẫu C4-12/KB) - Bảng kê nộp séc (mẫu C4-13/KB) - Uỷ nhiệm thu (mẫu C4-14/KB) - Uỷ nhiệm chi (mẫu C4-13/KB) - Biên lai thu tiền (mẫu C38 - BB), các giấy báo Nợ, giấy báo Có - Các bảng kê của ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 112 -Tiền gửi ngân hàng kho bạc. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm tất cả các loại tiền của đơn vị HCSN gửi tại ngân hàng, kho bạc (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kinh khí quý). Nội dung và kết cấu tài khoản 112 -Tiền gửi ngân hàng, kho bạc như sau: Bên Nợ: các loại tiền gửi tăng do: - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý gửi vào NH,kho bạc. - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng) Bên Có: các loại tiền gửi giảm do: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, ngoại tệ rút từ TGNH kho bạc. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm) Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý còn gửi tại ngân hàng, kho bạc đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). Theo chế độ, TK 112 được chi tiết cấp 2 như sau: - Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam - Tài khoản 1122 - Ngoại tệ - Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ tiền gửi - Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ - Sổ cái tài khoản 112 - Nhật ký- Sổ Cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ, số đăng ký chứng từ ghi sổ 1.2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 1.2.3.1. Phương pháp hạch toán thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc. 31
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (1) Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 111 - Tiền mặt (2) Khi thu được các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng (căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng), ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 311 - Các khoản phải thu Có TK 312 - Tạm ứng Có TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 313 - Cho vay (3) Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn kinh doanh, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước trong HMKP bằng lệnh chi tiền các nguồn khác kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN Nếu tiền gửi ngân hàng, kho bạc tăng do rút HMKP thì ghi Có TK 008 ( nếu rút dự toán chi hoạt động), hoặc có TK 009.( nếu rút dự toán chi dự án ) (4) Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí, bán hàng hoá, dịch vụ, bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 511 - Các khoản thu Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Có TK 333(3331) Thuế GTGT phải nộp ( nếu thu bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ ) (5) Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ), kế toán ghi: Nợ TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (6) Khi thu hồi được các khoản giảm chi bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc ở các hoạt động sự nghiệp. Dự án, hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước, hoạt động XDCB, ghi : Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 32
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 661 - Chi hoạt động Có TK 662 - Chi dự án Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng Nhà nước Có TK 631 - Chi hoạt động SXKD Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (7) Khi nhận được viện trợ không hoàn lại bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách ( nếu chưa có chứng từ ghi ghi thu, chi ngân sách khi viện trợ) Có TK 461, 462, 441 Nguồn kinh phí tùy theo mục đích viện trợ ( nếu có chứng từ ghi ghi thu, chi ngân sách khi viện trợ) (8) Khi thu hồi kinh phí cấp cho cấp dưới chi không hết hoặc nhận được số tiền đi vay của các đơn vị , cá nhân gửi vào tài khoản ngân hàng, kho bạc, ghi : Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 331(3312) - Phải trả nợ vay 1.2.3.2. Kế toán chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc. (1) Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (2) Mua nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá nhập kho bằng tiền ngân hàng, kho bạc dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, thực hiện theo đơn đặt hàng của nhà nước hoặc để đầu tư XDCB, ghi : Nợ TK 152, 153 - Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (3) Mua nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá, sản phẩm,dịch vụ,TSCD bằng tiền ngân hàng, kho bạc dùng vào hoạt động SXKD, ghi Nợ TK 152, 153, 155 ( Nếu qua nhập kho) Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD ( nếu sử dụng ngay cho HĐSXKD) Nợ TK 211,213 - ( nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) Nợ TK 311( 3113) Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( 4) Khi mua TSCĐ bằng tiền gửi ngân hàng kho bạc, kế toán ghi: Bút toán 1: Ghi tăng tài sản cố định 33
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Bút toán 2: Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635 - Chi theo ĐĐH của NN Có TK 466 - nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Có TK 441 - Nguồn vốn kinh doanh. (5) Chi tạm ứng, chi cho vay, thanh toán các khoản phải trả, các khoản phải nộp theo lương, nộp phí, lệ phí, thuế và các khoản nộp khác cho Nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng Nợ TK 313 - Cho vay Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (6) Khi cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc nộp hoặc thanh toán các khoản vãng lai khác cho các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới, kế toán ghi: Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới Nợ TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (7) Chi bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho mục đích đầu tư XDCB, cho hoạt động SXKD, cho thực hiện dự án, kế toán ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635- Chi theo ĐĐH của NN Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (8) Nếu cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết bằng tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 34
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (9) Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ giảm giá), kế toán ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. Có TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (10) Làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 112- tiền gửi ngân hàng, Kho bạc 1.3. Kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển gồm: - Thu tiền mặt hoặc tiền séc từ bán hàng nộp vào ngân hàng, Kho bạc - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các đơn vị khác - Tiền chuyển từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để nộp cho các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới hoặc trả cho các đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc. 1.3.1 Quy định chung khi hạch toán Phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán Phải chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý lưu thông tiền tệ và những quy định có kiên quan đế luật ngân sách hiện hành của Nhà nước. 1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu chi (mẫu C31 - BB) - Giấy nộp tiền vào tài khoản (mẫu C4-12/KB) - Bảng kê nộp séc (mẫu C4-13/KB) - Các giấy báo Nợ, giấy báo Có - Các bảng kê của ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 113 - tiền đang chuyển Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào ngân hàng kho bạc hoặc đã gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng kho bạc để trả cho đơn vị cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng kho bạc 35
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nội dung, kết cấu tài khoản 113 - tiền đang chuyển như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền đã xuất quĩ nộp vào Ngân hàng, Kho bạc, các khoản thu gửi vào Ngân hàng, Kho bạc - Các khoản tiền đã làm thủ tục chuyển trả cho các đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc Bên Có: - Khi nhận được Giấy báo Có hoặc bảng sao kê số tiền đang chuyển đã vào tài khoản - Nhận được Giấy báo Nợ về số tiền đã chuyển trả cho đơn vị, tổ chức khác hoặc thanh toán nội bộ Số dư Bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết các tài khoản (mẫu S33 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 1.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Xuất quĩ tiền mặt gửi vào Ngân hàng, Kho bạc nhưng chưa nhận được Giấy báo Có, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 111 - Tiền mặt (2) Ngân hàng, Kho bạc báo Có các khoản tiền đã vào tài khoản của đơn vị: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 113 - Tiền đang chuyển (3) Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ở Ngân hàng, Kho bạc để trả cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (4) Ngân hàng, Kho báo báo Nợ về số tiền đã chuyển trả đến tay người bán, người cung cấp, ghi: Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Có TK 113 - Tiền đang chuyển 36
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (5) Khách hàng trả tiền nợ mua hàng bằng séc nhưng chưa nhận được báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 311 (3111) - Các khoản phải thu (6) Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ của khách hàng nộp vào Ngân hàng, kho bạc ngay không qua quĩ tiền mặt nhưng chưa nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113- Tiền đang chuyển Có TK 531 - Thu hoạt động SXKD Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp Có TK 311 (3111) - Các khoản phải thu (7) Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới + Đã làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc + Khi nhận được Giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 113 - Tiền đang chuyển (8) Khi đơn vị nộp tiền lên cho đơn vị cấp trên: + Trong trường hợp làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc + Khi nhận được Giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ Có TK 113 - Tiền đang chuyển 1.4. Kế toán đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư tài chính ngắn hạn là việc bỏ vốn để: - Mua các loại chứng khoán có thời hạn thu hồi dưới một năm, như tín phiếu Kho bạc, kỳ phiếu Ngân hàng - Mua chứng khoán để bán ra kiếm lời, tăng thu nhập, như cổ phiếu, trái phiếu - Góp vốn, góp tài sản ngắn hạn - Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng 1.4.1. Quy định chung khi hạch toán 37
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn chỉ được áp dụng cho những đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên và các đơn vị khác theo qui định của pháp luật, mà không áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp mà kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp toàn bộ và các đơn vị hành chính Nhà nước do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí hoạt động thường xuyên. Chứng khoán đầu tư ngắn hạn phải được ghi sổ kế toán theo giá thực tế mua chứng khoán (giá gốc), bao gồm: giá mua (+) các chi phí (nếu có) như chi phí môi giới, giao dịch cung cấp thông tin Chứng khoán đầu tư ngắn hạn bao gồm cả những chứng khoán có thời gian đáo hạn dài nhưng được đơn vị mua vào với mục đích để bán ở thị trường chứng khoán kiếm lời vào bất kỳ lúc nào thấy có lợi Kế toán phải mở Sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng khoản đầu tư tài chính ngắn hạn của đơn vị theo giá mua thực tế cùng loại chứng khoán và theo từng khoản đầu tư tài chính 1.4.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng. * Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu thu (mẫu C30 - BB) - Phiếu chi (mẫu C31 - BB) - Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Chứng khoán * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 121 - đầu tư tài chính ngắn hạn Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn từ các nguồn không phải do ngân sách cấp hoặc không có nguồn gốc từ ngân sách Nội dung, kết cấu tài khoản 121 - đầu tư tài chính ngắn hạn như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế chứng khoán đầu tư ngắn hạn mua vào - Trị giá thực tế các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác Bên Có: - Giá trị chứng khoán đầu tư ngắn hạn bán ra, đáo hạn hoặc được thanh toán theo giá trị ghi sổ - Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác khi thu hồi theo giá trị ghi sổ Số dư Bên Nợ: - Trị giá thực tế chứng khoán đầu tư ngắn hạn và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác do đơn vị sự nghiệp đang nắm giữ 38
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp TK 121 có 2 TK cấp 2, gồm: - TK 1211 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn - TK 1218- Đầu tư tài chính ngắn hạn khác * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết đầu tư chứng khoán (mẫu S45- H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụngthức kế toán được áp dụng 1.4.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Khi mua chứng khoán đầu tư ngắn hạn, kế toán ghi sổ theo giá thực tế gồm: giá mua + chi phí môi giới, giao dịch, chi phí thông tin, lệ phí, phí Ngân hàng Kế toán ghi: Nợ TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có các TK 111, 112, Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc (2) Trường hợp đơn vị mua trái phiếu nhận lãi trước, ghi: + Khi mua: Nợ TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK 331 (3318- Phải trả về số lãi nhận trước) Có TK 111, 112 (thực chi) + Định kỳ, tính và phân bổ số lãi nhận trước theo số lãi phải được thu trong kỳ, ghi: Nợ TK 331 (3318) - Các khoản phải trả khác Có TK 531 - Thu hoạt động SXKD - Khi trái phiếu đến kỳ đáo hạn được thanh toán, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn (3) Trường hợp mua trái phiếu nhận lãi định kỳ: + Khi mua: Nợ TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK 111, 112 Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc + Định kỳ tính lãi phải thu hoặc đã thu, ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu khác Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh 39
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp + Khi thanh toán trái phiếu đến hạn gồm cả vốn và lãi, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn (4) Trường hợp mua trái phiếu nhận lãi 1 lần vào ngày đáo hạn: + Khi mua trái phiếu, ghi: Nợ TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc. + Định kỳ, tính số lãi phải thu từng kỳ từ đầu tư trái phiếu, ghi: Nợ TK 311 (3118) - Các khoản phải thu khác Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh + Khi thanh toán trái phiếu đến kỳ đáo hạn, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 121 (1211) - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu khác (5) Khi bán chứng khoán: + Trường hợp bán chứng khoán có lãi, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh +Trường hợp bán trái phiếu thu lỗ: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 121 (1211) - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 2. Kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa. 2.1. Kế toán nguyên liệu, vật liệu. 2.1.1. Nội dung, nguyên tắc kế toán nguyên liệu, vật liệu. Nguyên liệu,vật liệu trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị HCSN thường được phân thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu dùng trong công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN là các vật liệu chủ yếu như thuốc dùng để khám chữa bệnh, giấy bút mực dùng cho văn phòng, cho in ấn, ở đơn vị SXKD có nguyên vật liệu chính, là nguyên liệu 40
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp trong quá trình sản xuất biến đổi hình thái vật chất tạo thành thực thể của sản phẩm - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như: than, củi, xăng dầu - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải - Các loại vật liệu khác 2.1.3. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu Hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm trong đơn vị HCSN phải phản ánh theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng trường hợp cụ thể: a, Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài nhập kho: + Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án đề tài: được tính theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí liên quan tới quá trình thu mua (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ) được ghi trực tiếp vào các khoản chi phí có liên quan. + Đối với vật liệu, công cụ dùng cho hoạt động SXKD Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT. Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài là tổn giá mua có thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu đó. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đó. b, Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho: Việc xác định giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, hàng hoá có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế nhập trước xuất trước. Giá thực tế nhập sau xuất trước Giá thực tế đích danh. c, Quy định chung khi hạch toán 41
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý, nhập xuất kho vật liệu, dụng cụ, tất cả các loại hàng tồn kho này khi nhập xuất đều phải cân, đo, đong, đếm và bắt buộc phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Hạch toán chi tiết các loại hàng tồn kho phải được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Định kỳ kế toán phải thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ, trường hợp phát hiện chênh lệch phải báo ngay cho trưởng phòng kế toán và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Hạch toán kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ phải luôn theo giá thực tế. 2.1.4. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Hoá đơn mua hàng - Bảng kê mua hàng (mẫu C24 - BB) - Phiếu nhập kho (mẫu C20 - BB) - Phiếu xuất kho (mẫu C21 - BB) - Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá (mẫu C23 - BB) - Một số chứng từ khác * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152 – Nguyên liệu, Vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại nguyên vật liệu trong kho của đơn vị HCSN. Nội dung, kết cấu tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên vật liệu do nhập qua kho. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn khác. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên vật liệu giảm do xuất dùng cho các hoạt động. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho khác. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Số dư Bên Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) trong đơn vị. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kho 42
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệucông cụ, sản phẩm, hàng hóa. 2.1.5. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 2.1.5.1. Kế toán các nghiệp vụ biến động tăng nguyên liệu, vật liệu (1) Mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đề tài: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án Có TK 111, 112, 331, 312. Trường hợp mua vật liệu sử dụng cho hoạt động SXKD + Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 311 - Các khoản phải thu ( 3113 - thuế GTGT được khấu trừ). Có TK 111, 112, 331 Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả + Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháo trực tiếp hoặc SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế vật liệu mua vào, trong trường hợp này không sử dụng TK 311 (3113 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ). (2) Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 661, 662, 631, 241 - Chi hoạt động, chi dự án, chi HĐSXKD, XDCB Có TK 111, 112, 331 (3) Nhập kho nguyên, vật liệu do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. (4) Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu để dùng cho sản xuất kinh doanh: + Trường hợp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 333 (3337) - Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) Có các TK 111, 112, 331 (Số tiền phải trả người bán) Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: 43
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 311 (3113) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 (33312) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu + Trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trực tiếp, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 333 (3337) - Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) Có TK 333 (33312)- Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu Có các TK 111, 112, 331 (Số tiền phải trả người bán) (5) Các nguyên liệu, vật liệu xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 241- Chi XDCB dở dang Có TK 661,662 - Chi hoạt động, chi dự án. Có các TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước. (6) Nhập kho các nguyên liệu, vật liệu được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách (7) Nguyên liệu,vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318) 2.1.5.2. Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm nguyên liệu, vật liệu. (1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động SXKD, dịch vụ: Nợ TK 631, 661, 662, 241 - Chi hđSXKD, chi hoạt động, chi dự án, XDCB Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu (2) Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng nguyên liệu, vật liệu kế toán ghi: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí. Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới. Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu . Đơn vị cấp dưới khi nhận ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Nợ TK 661 - Chi hoạt động (đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. 44
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 441 - Kinh phí đầu tư XDCB. (3) Xuất kho nguyên liệu, vật liệu cho vay mượn tạm thời, ghi: Nợ TK 311 - Các khoản phải thu. Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu (4) Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách hàng, ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng. Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu (5)- Vật liệu, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. Phản ánh giá trị vật liệu thiếu. Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 631, 661, 662 - Chi hoạt động SXKD, chi hoạt động, chi dự án Nợ TK 334 - Phải trả viên chức (trừ vào lương) Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 311 - Các khoản phải thu (3118) (6) Đối với nguyên liệu,vật liệu đã quyết toán năm trước: Đối với nguyên vật liệu còn sử dụng được, trong năm khi xuất nguyên liệu, vật liệu ra sử dụng, ghi: Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Cuối năm cần xác định rõ số vật tư, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau, nhưng không còn sử dụng được, ghi: Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau Có TK 152 - Nguyên liệu,vật liệu Cuối năm ghi số vật liệu, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. 2.2. Kế toán công cụ, dụng cụ. 2.2.1. Tài khoản , sổ sách sử dụng. * Tài khoản sử dụng: 45
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Để hạch toán kế toán tổng hợp nhập xuất công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153 -Công cụ, dụng cụ. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại công cụ, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN. Nội dung, kết cấu tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tăng do nhập qua kho. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho từ nguồn khác. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ giảm do xuất dùng cho các hoạt động. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho khác. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thiếu khi kiểm kê Số dư Bên Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) trong đơn vị. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng: Phản ánh giá trị thực tế mỗi loại dụng cụ đã xuất sử dụng nhưng chưa báo hỏng, báo mất. Nội dung, kết cấu tài khoản 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng như sau: Bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra sử dụng. Bên Có: giá trị dụng cụ lâu bền giảm do báo hỏng, mất hoặc do các nguyên nhân khác. Số dư Bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng tại đơn vị. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kho - Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Sổ cái tài khoản công cụ, dụng cụ - Nhật ký- Sổ Cái - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ, số đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 2.2.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 2.2.2.1. Phương pháp hạch toán tăng công cụ, dụng cụ. (1) Mua công cụ, dụng cụ về nhập kho sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đề tài, thực hiện theo đơn đặt hàng của nhà nước hoặc để đầu tư XDCB ( không dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh), ghi: Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ. 46
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331(3311), 312.- Các khoản phải trả, tạm ứng (2) Trường hợp mua công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động SXKD + Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ. Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 311 - Các khoản phải thu ( 3113 - thuế GTGT được khấu trừ). Có TK 111, 112, 331 Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả + Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháo trực tiếp hoặc SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế dụng cụ mua vào, trong trường hợp này không sử dụng TK 311 (3113 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ). (3) Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 661, 662, 631, 241 - Chi hoạt động, chi dự án, chi hđ sxkd, XDCB Có TK 111, 112, 331 Tiền mặt, tiền gửi (4) Nhập kho công cụ, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi: Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. (5) Các loại công cụ dụng cụ xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho, ghi: Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 241 - Chi XDCB dở dang. Có TK 661 - Chi hoạt động. Có TK 662 - Chi dự án. Có TK 635 – Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước (6) Nhập kho các loại công cụ, dụng cụ được viện trợ không hoàn lại nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách 47
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (7) Công cụ, dụng cụ thừa phát hiện trong kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318) 2.2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm công cụ, dụng cụ. (1) Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động SXKD, dịch vụ: Nợ TK 631, 661, 662, 241 - Chi hđ SXKD, chi hoạt động, chi dự án, XDCB Có TK 153- Công cụ, dụng cụ Đồng thời ghi Nợ TK 005 dụng cụ lâu bền đang sử dụng, khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất ghi: Có TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. (2) Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng 1 lần giá trị lớn phải tính dần vào chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ và chi hoạt động theo phương pháp phân bổ 2 lần: - Căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 643 - Chi phí trả trước Có TK 153- Công cụ, dụng cụ Đồng thời tiến hàng phân bổ lần đầu (nếu phân bổ 2 lần, giá trị phân bổ lần đầu bằng 50% trị giá thực tế CCDC xuất dùng), ghi: Nợ TK 631 - Chi phí hoạt động SXKD. Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 643 - Chi phí trả trước. - Khi hết thời hạn phân bổ theo quy định xác định số phải phân bổ và chi phí hoạt động SXKD, chi phí hoạt động, ghi: Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Nợ TK 311 - Tài khoản phải thu (bồi thường vật chất phải thu). Có TK 643 - Chi phí trả trước. (3) Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng công, dụng cụ kế toán ghi: - Đơn vị cấp trên cấp kinh phí. Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ - Đơn vị cấp dưới khi nhận ghi: Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Nợ TK 661 - Chi hoạt động (đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. 48
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 441 - Kinh phí đầu tư XDCB. (4) Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách hàng, ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ (5) Công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. - Phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ thiếu: Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 153- Công cụ, dụng cụ - Khi có quyền xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 631, 661, 662 - Chi hoạt động SXKD, chi hoạt động, chi dự án Nợ TK 334 - Phải trả viên chức (trừ vào lương) Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 311 - Các khoản phải thu (3118) ( 6) Đối với công cụ, dụng cụ đã quyết toán năm trước: - Đối với công cụ, dụng cụ còn sử dụng được, trong năm khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng, ghi: Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. Có TK 153- Công cụ, dụng cụ - Cuối năm cần xác định rõ số công cụ, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau, nhưng không còn sử dụng được, ghi: Nợ TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau Có TK 153- Công cụ, dụng cụ - Cuối năm ghi số công cụ, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 337(3371) - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. 2.3. Kế toán sản phẩm, hàng hoá. Sản phẩm hàng hóa là những thứ mà đơn vị tự sản xuất ra hoặc mua ngoài về để kinh doanh thương mại. Tùy theo tính chất đặc điểm của từng ngành mà quá trình hoạt động ở trong các đơn vị HCSN có các hoạt động sự nghiệp, hoạt động SXKD, dịch vụ hoặc có các hoạt động tạo ra sản phẩm để tiêu thụ, tiêu dùng nội bộ ở đơn vị. Hoạt động SXKD dịch vụ ở các đơn vị HCSN là hoạt động nhằm tận dụng tối đa năng lực về cơ sở , vật chất, kỹ thuật của đơn vị để tăng thêm thu nhập, hỗ trợ nguồn kinh phí trong điều kiện ngân sách nhà nước còn nhiều khó khăn. 49
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Hạch toán nhập, xuất, tồn kho các loại sản phẩm, hàng hóa phải theo gíá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cụ thể cho từng trường hợp sau: Sản phẩm do đơn vị sản xuất ra, giá thực tế nhập kho là giá thực tế sản phẩm hoàn thành nhập kho. Sản phẩm thu hồi trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm: Giá nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể bán được trên thị trường (do hội đồng đánh giá của đơn vị xác định) Hàng hóa mua về để sản xuất,kinh doanh: Gá thực thực tế hàng hóa mua vào nhập kho là giá mua cộng chi phí thu mua, vận chuyển Giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa xuất kho có thể đáp ứng một trong các phương pháp sau: Bình quân gia quyền, thực tế đích danh, Nhập trước, xuất trước, nhập sau, xuất sau. 2.3.1. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Hoá đơn mua hàng - Bảng kê mua hàng (mẫu C24 - HD) - Phiếu nhập kho (mẫu C20 - HD) - Phiếu xuất kho (mẫu C21 - HD) - Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá (mẫu C25 - HD) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 PXK - 3LL) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu 04 HĐL - 3LL * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp sản phẩm, hàng hoá kế toán sử dụng tài khoản 155 - Sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại sản phẩm, hàng hoá của đơn vị HCSN có hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có hoạt động nghiên cứu thí nghiệm, có sản phẩm tận thu Nội dung, kết cấu tài khoản 155 - Sản phẩm, hàng hoá như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá nhập kho. - Trị giá thực tế của hàng hoá, sản phẩm thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư Bên Nợ: Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá tồn kho. TK 155 có 2 tài khoản cấp 2: 50
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - TK 1551 - Sản phẩm - TK 1552 - Hàng hoá * Sổ kế toán sử dụng: Các sổ kế toán sử dụng và phương pháp ghi sổ đối với kế toán sản phẩm, hàng hoá thực hiện tương tự như kế toán vật tư 2.3.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 2.3.2.1. Phương pháp hạch toán tăng sản phẩm hàng hóa. (1) Nhập kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra, sản phẩm thu được từ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thử nghiệm, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1551) - Sản phẩm Có TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Có TK 661- Chi hoạt động. Có TK 662 - Chi dự án. (2) Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị hàng hoá nhập kho là giá chưa thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1552) - Hàng hoá Nợ TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả (3) Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì giá thực tế hàng hoá nhập kho là tổng giá thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1552) - Hàng hoá Có TK 111, 112, 331- Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả (4) Trị giá thực tế sản phẩm hàng hoá xuất kho để bán, để phục vụ cho mục đích XDCB, cho các hoạt động trong đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 531 - Thu hoạt động SXKD. Nợ TK 661, 662, 241 - Chi hoạt động, chi dự án, XDCB Có TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá. (5) Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 155 (1552) - Hàng hoá Có TK 333 (3337) - Thuế Nhập khẩu Có các TK 111, 112, 331 - Tiền măt, tiền gửi NH,KB, các khoản phải trả 51
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Đồng thời phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu: Nợ TK 311(3113) - Các khoản phải thu Có TK 333(33312) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu (6) Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính trực tiếp, ghi: Nợ TK 155 (1552) - Hàng hoá Có TK 333 (3337) - Thuế Nhập khẩu Có TK 333(33312) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK 111, 112, 331 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, các khoản phải trả (7) Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi: Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Có TK 331 (3318) - Các khoản phải trả khác - Nếu sản phẩm trong định mức giá trị thừa sẽ được ghi giảm chi phí HĐSXKD, ghi: Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Có TK 631- Chi hoạt động SXKD. - Khi có quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 331 (3318) - Các khoản phải trả Có TK 461, 462 - Quyết định bổ xung nguồn kinh phí HĐ, dự án Có TK 411 - Quyết định bổ xung nguồn vốn kinh doanh. Có TK 334 - Quyết định tăng thu nhâp. 2.3.2.2.Phương pháp hạch toán giảm sản phẩm, hàng hóa. (1) Khi xuất kho sản phẩm, hàng hóa để bán: Bút toán 1 : Phản ánh giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ, ghi: Nợ TK 531- Thu hoạt động SXKD. Có TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Bút toán 2: Phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa Nợ TK 111,112 - Tổng giá thanh toán của sản phẩm, hàng hóa. Có TK 531 - Doanh thu tiêu thụ ( Giá không thuế GTGT) Có TK 333(3331) Thuế GTGT đầu ra phải nộp ( Trường hợp đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) (2) Xuất kho sản phẩm, hàng hóa sử dụng cho hoạt động sự nghiêp, dự án, theo đơn đặt hàng của nhà nước ghi: Nợ TK 661,662 – Chi hoạt động, chi dự án Nợ TK 631- Xuất SP,HH sử dụng cho HĐSXKD 52
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 241 - Xuất dùng cho hoạt động XDCB, sửa chữa TSCĐ. Có TK 155 – Giá thực tế SP,HH xuất dùng. (3) Sản phẩm hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 311(3118) - Các khoản phải thu Có TK 155 - Giá trị SP, HH thiếu chờ xử lý. Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng quyết định cụ thể: Nợ TK 334 - Trừ vào lương của viên chức. Nợ TK 661,662 - Tính vào chi hoạt động, dự án ( nếu được phép) Nợ TK 631 - Tính vào chi phí HĐSXKD ( nếu được phép) Có TK 311(3118) Giá trị sản phẩm, hàng hóa thiếu. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II 1. Quy định chung, nguyên tắc kế toán tiền mặt,tiền gửi, tiền đang chuyển ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.? 2. Phương pháp hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển? 3. Nguyên tắc kế toán đầu tư tài chính ngắn hạn? 4. Phương pháp hạch toán kế toán đầu tư tài chính ngắn hạn? 5. Các quy định chung trong hạch toán kế toán vật liệu,dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trong đơn vị hành chính sự nghiệp? 6. Phương pháp hạch toán kế toán vật tư , công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa? 7. Phân biệt sự khác nhau khi hạch toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa trong đơn vị tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và đơn vị tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp? 53
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Chương 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH , ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH DÀI HẠN 1. Kế toán tài sản cố định. 1.1 Quy định chung khi hạch toán 1.1.1. Đặc điểm tài sản cố định. Tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là cơ sở vật chất, kỹ thuật cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của các đơn vị được tiến hành bình thường. Theo chế độ kế toán hiện hành, TSCĐ là những tư liệu lao động và tài sản khác phải có đủ 2 tiêu chuẩn sau đây: - Có giá trị (nguyên giá) từ 10.000.000 trở lên - Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên Trong quá trình tham gia hoạt động sự nghiệp cũng như hoạt động SXKD, tài sản cố định có những đặc điểm sau: TSCĐ tham gia vào nhiều năm hoạt động hành chính sự nghiệp, cũng như vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia vào các hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn TSCĐ được ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp) hoặc được tính vào chi phí SXKD (đối với chi dùng vào hoạt động SXKD). 1.1.2. Phân loại TSCĐ Phân loại tài sản là việc sắp xếp các tài sản khác nhau vào từng nhóm theo những đặc trưng nhất định. TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm nhiều loại khác nhau, có kết cấu và công dụng khác nhau, để thuận lợi cho việc quản lý và kế toán TSCĐ được phân loại theo các tiêu thức sau: * Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện và công dụng TSCĐ. Theo cách phân loại này thì TSCĐ trong đơn vị HCSN được chia thành hai nhóm: (1) Tài sản cố định hữu hình: Căn cứ vào công dụng và kết cấu TSCĐ hữu hình được phân chia thành các loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc: + Nhà: Nhà làm việc, nhà kho, nhà hội trường, nhà câu lạc bộ nhà văn hoá, nhà tập và thi đấu thể thao, nhà bảo tồn bảo tàng, nhà trẻ nhà mẫu giáo, nhà xưởng, trường học, giảng đường, ký túc xá, bệnh viện, trạm xá, nhà an dưỡng, nhà khách, nhà ở, nhà công vụ, nhà công thự, nhà khác, 54
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp + Vật kiến trúc: Giếng khoan, giếng đào, sân chơi, sân phơi, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, đường sá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bể bơi, trường bắn, các lăng tẩm, tượng đài, tường rào bao quanh, - Máy móc, thiết bị: + Máy móc, thiết bị văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy huỷ tài liệu, máy đun nước, thiết bị lọc nước, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy điều hoà không khí, tủ lạnh, tủ đá, máy giặt, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin dữ liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bộ bàn ghế, tủ, két sắt, + Máy móc thiết bị dùng cho công tác chuyên môn: Máy công cụ, máy móc thiết bị đo lường phân tích, máy móc thiết bị thí nghiệm, - Phương tiện vận tải, truyền dẫn: + Phương tiện vận tải đường bộ (xe ô tô, xe mô tô, xe gắn máy, phương tiện vận tải đường bộ khác); phương tiện vận tải đường thuỷ (ca nô, xuồng máy các loại; tàu thuỷ các loại; ghe thuyền các loại, phương tiện vận tải đường thuỷ khác); Phương tiện vận tải đường không (máy bay các loại), + Phương tiện truyền dẫn: Hệ thống dây điện thoại, tổng đài điện thoại, phương tiện truyền dẫn điện, - Thiết bị, dụng cụ quản lý: Bàn, ghế, tủ, giá kệ đựng tài liệu, - Tài sản cố định khác.Phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định (chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù ) như: súc vật nuôi phục vụ nghiên cứu hoặc lấy sản phẩm, cây lâu năm, vườn cây cảnh, cây ăn quả, hòn non bộ.Hiện vật bảo tàng, cổ vật, tác phẩm nghệ thuật, sách, lăng tẩm, di tích lịch sử, (2.) Tài sản cố định vô hình. TSCĐ vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của đơn vị. Tài sản cố định vô hình trong các đơn vị được chia thành: - Giá trị quyền sử dụng đất; - Giá trị bằng phát minh sáng chế; - Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích; - Giá trị phần mềm máy vi tính; * Phân loại theo nguồn gốc hình thành tài sản gồm: - Tài sản cố định hình thành do mua sắm; - Tài sản cố định hình thành do đầu tư xây dựng cơ bản; - Tài sản cố định do được cấp, được điều chuyển đến; - Tài sản cố định được tặng cho. * Phân loại theo mục đích và tình hình sử dụng: 55
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Theo cách phân loại này tài sản cố định của đơn vị được chia thành: - Tài sản cố định dùng cho hoạt động sự nghiệp. -Tài sản cố định chuyên dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ. - Tài sản cố định dùng vào mục đích phúc lợi. - Tài sản cố định chờ xử lý( không sử dụng được hoặc không cần dùng). Cách phân loại nhằm xác định tình trạng thực tế tài sản cố định sử dụng vào các mục đích của đơn vị. 1.1.3. Đánh giá tài sản cố định. Đánh giá TSCĐ là việc xác định giá trị TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định. TSCĐ được phản ánh theo giá trị sau: - Nguyên giá (giá trị ban đầu) Xác định theo giá thực tế mua sắm, xây dựng hặc do cam kết nhận vốn, đánh giá lại - Giá trị hao mòn: Xác định theo nguyên tắc cộng dồn hao mòn sau mỗi năm hoặc số khấu hao đã tính mỗi kỳ hạch toán. Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế. 1.1.3.1. Đánh giá theo nguyên giá (1) Đối với tài sản cố định hữu hình - Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm: Là giá mua thực tế (giá ghi trên hóa đơn trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá - nếu có) cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. Đối với TSCĐ mua sắm dùng cho hoạt động SXKD nguyên giá được tính giống như các doanh nghiệp, tức là phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT đầu vào mà bộ phận SXKD này áp dụng. - Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. - Nguyên giá tài sản cố định được điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. - Nguyên giá tài sản cố định được tài trợ, viện trợ, tặng cho: Là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài 56
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp chính cùng cấp thống nhất cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. - Nguyên giá tài sản đặc biệt ( Tài sản vô giá): Được sử dụng giá quy ước làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giá quy ước do các Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành quản lý quy định. (2.) Nguyên giá tài sản cố định vô hình: - Giá trị quyền sử dụng đất: Đối với đất được giao có thu tiền sử dụng đất; đất nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp; đất được thuê mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định là tiền sử dụng đất phải nộp khi được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc số tiền thuê đất đã trả 1 lần cho toàn bộ thời gian thuê cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). - Giá trị bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí cơ quan, đơn vị phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế hoặc đơn vị mua lại bản quyền bằng sáng chế của các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài. - Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích: Là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. - Giá trị phần mềm máy vi tính: Là số tiền chi trả cho việc thuê lập trình hoặc mua phần mềm máy vi tính theo các chương trình của đơn vị (khi thực hiện ghi chép, quản lý bằng máy vi tính). Lưu ý: Nguyên giá tài sản cố định chỉ được phép thay đổi trong các trường hợp sau: - Đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - Cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn tài sản cố định. - Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản cố định. Khi thay đổi nguyên giá tài sản cố định, đơn vị phải lập Biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của tài sản cố định trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. 1.1.3.2 Đánh giá TSCĐ theo giá trị hao mòn. Giá trị hao mòn TSCĐ là phần giá trị tài sản cố định đã mất đi do sử dụng được kết chuyển để ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành tài sản sản cố định 57
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp của đơn vị hoặc ghi nhận vào chi phí SXKD ( đối với TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD) Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Số hao mòn lũy kế TSCĐ 1.1.4 Quy định chung khi hạch toán Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời cả về mặt số lượng, giá trị và hiện trạng của những TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và việc sử dụng tài sản. Thông qua đó giám đốc chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm sử dụng TSCĐ của đơn vị Kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ Kế toán TSCĐ phải phản ánh đầy đủ 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ Kế toán phải phân loại TSCĐ theo đúng phươg pháp phân loại đã được quy định thống nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý, tổng hợp chỉ tiêu của nhà nước Việc phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ được thực hiện đối với tất cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vị. Số hao mòn được xác định căn cứ vào chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn TSCĐ hiện hành cho các đơn vị HCSN Việc phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ vào sổ kế toán được thực hiện mối năm 1 lần vào tháng 12 Đối với những TSCĐ của những đơn vị HCSN sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh thì phải thực hiện trích khấu hao tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng và phải mở Sổ kế toán chi tiết dõi việc trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ Tài chính như đối với doanh nghiệp nhà nước. 1.2. Chứng từ,nội dung kết cấu tài khoản , sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu C50 - HD) - Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu C51 - HD) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu C52 - HD) * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng giảm các loại TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. Nội dung, kết cấu tài khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do: 58
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do được cấp phát, biếu, tặng - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do sửa chữa cải tạo, nâng cấp. - Tăng nguyên giá do đánh giá lại. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm do: - Điều chỉnh cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý - Tháo bớt một số bộ phận của TSCĐ - Đánh giá lại, mất mát Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có ở đơn vị TK 211 có các tài khoản cấp 2 sau: - TK 2111 - Nhà cửa vật kiến trúc - TK 2112 - Máy móc thiết bị. - TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn - TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý. - TK2115 – Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm - TK 2118 - Tài sản cố định khác Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng tài khoản 213 - TSCĐ vô hình. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động giá trị toàn bộ TSCĐ vô hình của đơn vị Nội dung, kết cấu Tài khoản 213 - TSCĐ vô hình như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm Số dư Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vị * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ TSCĐ - Bảng tính hao mòn TSCĐ - Bảng tính khấu hao TSCĐ - Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng 1.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 1.3.1. Kế toán tăng TSCĐ hữu hình và vô hình. (1) Rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, quĩ cơ quan mua TSCĐ về dùng ngay. Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 59