Giáo trình mô đun Tổ chức hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm

100 trang vanle 1940

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình mô đun Tổ chức hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_mo_dun_to_chuc_hoi_thao_tap_huan_hoat_dong_khuyen.pdf

Nội dung text: Giáo trình mô đun Tổ chức hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TỔ CHỨC HỘI THẢO, TẬP HUẤN HOẠT ĐỘNG KHUYẾN NÔNG LÂM MÃ SỐ: MĐ- 03 NGHỀ: KHUYẾN NÔNGLÂM Trình độ: Sơ cấp nghề
2 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. MÃ TÀI LIỆU: MĐ 03
3 LỜI GIỚI THIỆU Để đáp ứng nhu cầu đào tạo của nguồn lao động nông thôn và thực hiện thành công đề án dạy nghề cho lao động nông thôn đến năm 2020, dưới sự chỉ đạo và phân công của Bộ Nông nghiệp và Phát riển nông thôn, Trường Cao đẳng nghề Cộng nghệ và Nông lâm Đông Bắc tiến hành biên soạn giáo trình giảng dạy đào tạo nghề khuyến nông lâm nghề trình độ sơ cấp và daỵ nghề dưới 3 tháng. Giáo trình nghề khuyến nông lâm được biên soạn trên cơ sở chương trình khung dạy ngắn hạn nghề khuyến nông lâm do Trường Cao đẳng nghề Công nghệ và Nông lâm Nam bộ biên soạn năm 2009 trong chương trình VOCTECH, được chỉnh sửa, bổ sung và cập nhật từ những tiến bộ khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm đào tạo khuyến nông lâm của đội ngũ giáo viên Trường Cao đẳng nghề Công nghệ và Nông lâm Đông Bắc trong những năm qua. Mô đun Tổ chức hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm là mô đun chuyên môn trong chương trình đào tạo nghề khuyến nông lâm nhằm giúp cho người học xây dựng chương trình hội thảo, tập huấn và tổ chức thực hiện hội thảo, tập huấn, sử dụng thành thạo một số kỹ năng giao tiếp và thúc đẩy trong quá trình điều hành hội thảo, tập huấn hoạt động nông - lâm nghiệp tại thôn, xã. Để hoàn thành bộ giáo trình chúng tôi nhận được sự chỉ đạo, hướng dẫn của Vụ tổ chức cán bộ Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Tổng cục dạy nghề Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trung tâm khuyến nông Quốc gia. Đồng thời nhận được những ý kiến có hiệu quả tham gia đóng góp của các nhà khoa học, các cán bộ kỹ thuật, các nhà quản lý khuyến nông của các tỉnh Hà Giang, Bắc Cạn, Lạng Sơn, Lao Cai, Quảng Ninh Trong qúa trình biên soạn, chúng tôi đã được sự quan tâm giúp đỡ và đóng góp ý kiến của Ban giám hiệu, lãnh đạo các phòng khoa chuyên môn của Trường và các ban đồng nghiệp, chúng tôi xin chân thành cảm ơn. Tài liệu này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Ban chủ nghiệm và các tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, các cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và các đồng nghiệp để giáo trình hoàn thiện hơn./. Xin chân thành cảm ơn/ Tham gia biên soạn 1) Hà Thị Minh Thu (Chủ biên) 2) Trần Quang Minh 3) Đặng Minh Tuấn
4 MỤC LỤC MỤC LỤC 4 Bài 1: Xây dựng chương trình hội thảo, tập huấn 12 Mục tiêu: 12 A. Nội dung: 12 1. Một số khái niệm cơ bản 12 1.1. Hội thảo là gì 12 1.2. Tập huấn là gì 12 2. Cách viết mục tiêu 12 2.1. Nguyên tắc 12 2.2. Yêu cầu 12 2.3. Cách viết mục tiêu 12 3. Xây dựng chương trình hội thảo 13 3.1. Xác định mục tiêu hội thảo 13 3.2. Xác định nội dung 14 3.3. Thời gian, địa điểm và thành phần 14 3.4. Chương trình hội thảo 14 4. Xây dựng chương trình tập huấn 16 4.1. Nội dung chương trình tập huấn 16 4.2. Trình tự xây dựng chương trình tập huấn 16 4.2.1. Xác định mục tiêu của chương trình tập huấn 16 4.2.2. Xây dựng nội dung tập huấn 16 4.2.3. Lựa chọn phương pháp 17 4.2.4. Liệt kê trang thiết bị, dụng cụ, vật tư cần thiết cho tập huấn 20 4.2.5. Xác định đối tượng tham gia 20 4.2.6. Xác định thời gian và số lượng người tham gia tập huấn 20 4.2.7. Chọn địa điểm tổ chức tập huấn 21 4.2.8. Liên hệ với lãnh đạo thôn, xã . Thảo luận về chương trình tập huấn 21 4.2.9. Tiếp thu, chỉnh sửa chương trình tập huấn 21 4.2.10. Trình duyệt chương trình tập huấn 22 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 22 C. Ghi nhớ 22 Bài 2: Chuẩn bị các điều kiện cho hội thảo, tập huấn 23 Mục tiêu : 23 A. Nội dung: 23
5 1. Chuẩn bị địa điểm 23 1.1. Liên hệ địa điểm tổ chức hội thảo, tập huấn 23 1.2. Chuẩn bị dụng cụ, thiết bị 23 1.3. Sắp xếp trong phòng hội thảo, tập huấn 24 1.4. Bố trí vị trí ngồi cho các thành phần tham gia hội thảo, tập huấn 25 1.5. Kiểm tra công tác chuẩn bị địa điểm hội thảo, tập huấn 25 2. Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn 26 2.1. Lập danh mục các tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn 26 2.2. Tìm tài liệu theo danh mục được lập 26 2.3. Tổng hợp số lượng người tham gia hội thảo, tập huấn 26 2.4. Nhân bản tài liệu chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn 27 2.5. Sắp xếp và kiểm tra tài liệu được nhân bản 27 2.6. Sắp xếp tài liệu theo từng bộ 28 3. Chuẩn bị hậu cần cho tập huấn, hội thảo 28 3.1. Lập danh sách các công việc hậu cần 28 3.2. Tổ chức nghỉ giữa buổi hội thảo, tập huấn 28 3.3. Tổ chức bữa ăn trưa cho các thành viên tham gia hội thảo, tập huấn 28 3.4. Chuẩn bị phòng nghỉ qua đêm 29 3.5. Lập bảng thanh toán chi phí cho chuyên gia và người tham gia 29 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 30 C. Ghi nhớ 30 Bài 3: Mời chuyên gia và đối tượng tham gia tập huấn 31 Mục tiêu: 31 A. Nội dung chính: 31 1. Mời chuyên gia 31 1.1. Liệt kê các nội dung có thể thực hiện và các nội dung cần tư vấn 31 1.2. Lựa chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên nội dung tư vấn 31 1.2.1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên 31 1.2.2. Lựa chọn nội dung tư vấn 31 1.3. Trình tự các bước mời chuyên gia/tư vấn 32 1.3.1. Xác định mục đích 32 1.3.2. Chuẩn bị hồ sơ, nội dung tư vấn 32 1.3.3. Thông báo và lựa chọn tư vấn 33 1.3.4. Thống nhất với chuyên gia về kế hoạch thực hiện 33 1.3.5. Theo dõi, giám sát đánh giá kết quả thực hiện của chuyên gia/ tư vấn 33 2. Mời người tham gia hội thảo, tập huấn 33
6 2.1. Các phương pháp mời 33 2.2. Soạn thư mời người tham gia 34 2.2.1. Kết cấu thư mời. Kết cấu của một thư mời gồm 3 phần: 34 2.2.2. Điền thông tin vào trong thư mời 34 2.2.3. Gửi thư mời 35 2.2.4. Nhắc lại lời mời 35 2.2.5. Bổ sung người tham gia 35 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 35 C. Ghi nhớ 36 Bài 4: Đón tiếp khách mời và tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn 37 Mục tiêu: 37 A. Nội dung: 37 1. Đón tiếp khách mời 37 1.1. Nhận biết khách mời 37 1.2. Tiếp nhận thư mời và đón khách 37 1.3. Hướng dẫn khách thực hiện các thủ tục và ổn định nơi nghỉ 38 1.3.1. Bố trí cho khách ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn. 38 1.3.2. Bố trí chỗ cho khách nghỉ ngơi 38 1.3.3. Mời khách lên phòng hội thảo, tập huấn 38 1.3.4. Hướng dẫn khách vào vị trí trong phòng hội thảo, tập huấn 38 2. Khai mạc hội thảo 39 2.1. Ổn định tổ chức 39 2.2. Trình bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn 39 2.3. Giới thiệu đại biểu hội thảo, tập huấn 40 2.3.1.Chuyên gia, đơn vị hỗ trợ 40 2.3.2. Giới thiệu thành phần tham gia 40 2.4. Giới thiệu chương trình hội thảo, tập huấn 40 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 41 C. Ghi nhớ 41 Bài 5: Điều hành hội thảo, tập huấn 42 Mục tiêu: 42 A. Nội dung: 42 1. Chức năng chính của người điều hành hội thảo, tập huấn 42 2. Vai trò, nhiệm vụ của người điều hành 42 2.1. Vai trò người điều hành 42 2.2. Nhiệm vụ điều hành 43
7 3. Những kỹ năng chính của người điều hành/giảng viên 44 3.1. Kỹ năng đặt câu hỏi 44 3.1.1. Yêu cầu đặt câu hỏi trong phương pháp họp có sự tham gia 44 3.1.2. Các cách đặt câu hỏi 44 3.1.3. Các loại câu hỏi 45 3.1.4. Làm thế nào để đặt câu hỏi phù hợp 46 3.2. Các kỹ năng chính của người điều hành/giảng viên 46 3.2.1. Kỹ năng lắng nghe 46 3.2.2. Kỹ năng quan sát 49 3.2.3. Kỹ năng chia nhóm thảo luận 50 3.2.4. Điều hành thảo luận 51 3.2.5. Tóm ý và tổng hợp 52 3.2.7. Kỹ năng đánh giá, nhận xét 54 4. Những chú ý thường gặp và người điều hành cần tránh 56 5. Đào tạo cho người lớn tuổi 56 5.1. Đặc điểm việc học của người lớn tuổi 56 5.2. Lời khuyên cho người hướng dẫn/ tập huấn đối tượng người lớn tuổi 57 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 58 C. Ghi nhớ 58 Bài 6: Một số kiến thức cơ bản về lớp học hiện trường 59 Mục tiêu: 59 A. Nội dung: 59 1. Một số kiến thức cơ bản về lớp học hiện trường (FFS) 59 1.1. Khái niệm – FFS là gì? 59 1.2. Nguyên tắc của lớp học hiện trường (FFS) 59 1.3. Đặc trưng của lớp học hiện trường (FFS) 60 1.4. Phương pháp đào tạo và vai trò của các bên liên quan của lớp học hiện trường 60 1.4.1. Phương pháp lấy người học là trung tâm trong tập huấn hiện trường 60 1.4.2. Vài trò của nhóm 61 1.4.3. Đối với tập huấn viên 61 1.5. Tình hình ứng dụng FFS trên thế giới và Việt Nam 61 1.5.1. Tình hình sử dụng FFS trên thế giới 61 1.5.2. Tình hình sử dụng FFS ở Việt Nam 62 1.6. Ưu nhược điểm của phương pháp FFS 63 1.6.1. Ưu điểm 63 1.6.2. Nhược điểm 63
8 2. Thiết kế chương trình tập huấn lớp học hiện trường 63 2.1. Chuẩn bị tổ chức 63 2.2. Địa điểm 64 2.3. Xác định thời điểm 65 2.4. Xác định mục tiêu 65 2.5. Kết quả mong đợi 65 2.6. Xây dựng chương trình thực hiện bài giảng 65 2.6.1. ổn định tổ chức lớp/ báo cáo kết quả bài trước 65 2.6.2. Nêu mục đích, yêu cầu, thời gian, phương pháp học 65 2.6.3. Nội dung giảng 65 2.6.4. Đánh giá buổi học 66 2.6.5. Kế hoạch bài tới 66 2.6.6. Kế hoạch hoạt động sau đào tạo 66 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 69 C. Ghi nhớ: 69 Bài 7: Thiết kế chương trình tập huấn lớp học tại hiện trường 70 Mục tiêu: 70 A. Nội dung: 70 1. Chuẩn bị tổ chức 70 2. Địa điểm 71 3. Xác định thời điểm 71 4. Xác định mục tiêu 71 5. Kết quả mong đợi 72 6. Xây dựng chương trình thực hiện bài giảng 72 6.1. ổn định tổ chức lớp/ báo cáo kết quả bài trước 72 6.2. Nêu mục đích, yêu cầu, thời gian, phương pháp học 72 6.3. Nội dung giảng 72 6.3.1. Tại hiện trường 72 6.3.2. Tại lớp 72 6.4. Đánh giá buổi học 72 6.5. Kế hoạch bài tới 72 6.6. Kế hoạch hoạt động sau đào tạo 73 Câu hỏi và bài tập thực hành 75 C. Ghi nhớ: 75 Bài 8: Phối hợp chuyên gia và hỗ trợ người tham gia hội thảo, tập huấn 76 Mục tiêu : 76
9 A. Nội dung: 76 1. Kiểm tra và phát tài liệu cho người tham gia 76 1.1. Xác lập danh mục các tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn 76 1.2. Kiểm tra và phát tài liệu cho người tham gia 77 2. Hỗ trợ cho chuyên gia và người tham gia hội thảo, tập huấn 77 2.3. Truyền đạt thông tin từ chuyên gia đến người tham gia và tiếp nhận sản phẩm của các nhóm 77 3. Thảo luận các vấn đề của người tham gia quan tâm 78 3.1. Chuyển ý kiến của người tham gia đến chuyên gia 78 3.2 Khuyến khích mọi người tham gia, giải quyết những xung đột trong thảo luận nhóm, giúp nhóm đi đến kết luận 78 3.3. Phát hiện và xử lý sớm những hành vi bất ổn trong hội thảo, tập huấn 79 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 80 C. Ghi nhớ 80 Bài 9: Tổ chức lấy ý kiến phản hồi 81 Mục tiêu 81 A. Nội dung: 81 1. Sự cần thiết lấy ý kiến phản hồi 81 2. Trình tự và cách thức thực hiện công việc 81 2.1. Xác định thời điểm lấy ý kiến phản hồi 81 2.2. Các phương pháp lấy ý kiến phản hồi 82 2.2.1. Xây dựng nội dung phản hồi trực tiếp 82 2.2.2. Xây dựng nội dung phản hồi gián tiếp 82 2.3. Xác định hình thức lấy ý kiến phản hồi 83 2.3.1. Bằng đặt câu hỏi 83 2.3.2. Bằng phiếu câu hỏi 83 2.3.3. Bằng phiếu trắc nghiệm 83 2.3.4.Ưu điểm và nhược điểm của các hình thức 83 2.4. Tổ chức lấy ý kiến phản hồi và đánh giá 84 2.4.1 Tổ chức lấy ý kiến phản hồi 84 2.4.2. Tổng hợp ý kiến phản hồi 84 2.4.3. Báo cáo kết quả ý kiến phản hồi 85 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 86 C. Ghi nhớ 86 Bài 10: Tổ chức bế mạc hội thảo, tập huấn 87 Mục tiêu: 87
10 A. Nội dung: 87 1. Chuẩn bị 87 1.1. Chuẩn bị nội dung báo cáo bế mạc hội thảo, tập huấn 87 1.2 Chuẩn bị cơ sở vật chất 89 2. Trình tự các bước bế mạc hội thảo, tập huấn 90 2. 1. Ổn định tổ chức 90 2.2. Trình bày báo cáo đánh giá hội thảo, tập huấn 91 2.3. Phát biểu rút kinh nghiệm 91 2.4. Phát biểu cảm ơn 91 2.5. Đưa tiễn khách 91 B. Câu hỏi và bài tập thực hành 92 C. Ghi nhớ 92 HƯỚNG DẪN GIẢNG DẠY MÔ ĐUN 93 I. Vị trí, tính chất của mô đun: 93 II. Mục tiêu: 93 III. Nội dung chính của mô đun: 93 IV. Hướng dẫn thực hiện bài tập, bài thực hành 95 V. Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập 95 VI. Tài liệu tham khảo 99
11 MÔ ĐUN: TỔ CHỨC HỘI THẢO, TẬP HUẤN HOẠT ĐỘNG KHUYẾN NÔNG LÂM Mã số mô đun: MĐ- 03 Giới thiệu mô đun: Mô đun Tổ chức hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm là mô đun chuyên môn trong chương trình đào tạo nghề khuyến nông lâm nhằm giúp cho người học xây dựng chương trình hội thảo, tập huấn và tổ chức thực hiện hội thảo, tập huấn, sử dụng thành thạo một số kỹ năng giao tiếp và thúc đẩy trong quá trình điều hành hội thảo, tập huấn hoạt động nông - lâm nghiệp tại thôn, xã. Học xong mô đun này người học có khả năng trình bày được các công việc cần chuẩn bị cho một khóa hội thảo, tập huấn; xây dựng và tổ chức chương trình hội thảo, tập huấn; sử dụng thành thạo một số kỹ năng giao tiếp và thúc đẩy trong quá trình điều hành hội thảo, tập huấn hoạt động nông - lâm nghiệp tại thôn, xã. Mô đun này sử dụng các phương pháp tập huấn lấy người học làm trung tâm, học thông qua hành, qua kinh nghiệm thực tế và phương pháp tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Học viên sẽ học những nội dung lý thuyết cơ bản sau đó thực hành để có thể thực hiện công việc.
12 Bài 1: Xây dựng chƣơng trình hội thảo, tập huấn Mục tiêu: - Trình bày các bước xây dựng chương trình hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm; - Xây dựng chương trình hội thảo, tập huấn đầy đủ, ngắn gọn, rõ ràng và khoa học, thiết kế được chương trình tổ chức lớp học hiện trường; - Rèn luyện tính kiên trì, cẩn thận và chính xác; có ý thức trách nhiệm và tham gia tích cực trong công việc. A. Nội dung: 1. Một số khái niệm cơ bản 1.1. Hội thảo là gì Hội thảo là một phương pháp khuyến nông nhằm tập trung một nhóm người để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và tri thức làm cho việc học khuyến nông có kết quả. Hội thảo là nhiều người cùng tham gia thảo luận về một hoặc nhiều chủ đề mà mình quan tâm, qua đó mọi người sẽ thống nhất được các nội dung cần thực hiện và tìm cách giải quyết những vấn đề còn tồn tại. 1.2. Tập huấn là gì Tập huấn là một hình thức chuyển giao tiến bộ khoa học kỹ thuật, là một trong những phương pháp khuyến nông theo nhóm nhằm cung cấp kiến thức và huấn luyện kỹ năng về một lĩnh vực nào đó cho nông dân. 2. Cách viết mục tiêu 2.1. Nguyên tắc - Mục tiêu dạy học cần được viết dưới góc độ người đọc để nhấn mạnh kết quả cuối cùng của bài dạy là ở phía học sinh chứ không phải ở giáo viên dạy. Vì vậy mục tiêu cần biểu hiện khả năng của người học làm được gì sau khi học xong môn học/mô đun. 2.2. Yêu cầu - Mục tiêu cần phải đảm bảo tiêu chuẩn “SMART” (cụ thể, đo đếm được, đạt được, thực tế, giới hạn được thời gian). - Từ đầu tiên của mục tiêu phải bắt đầu từ động từ để khẳng định rằng người học có thể làm được gì sau quá trình học tập được. 2.3. Cách viết mục tiêu Một số động từ được sử dụng khi viết muc tiêu * Mục tiêu nhận thức (mức độ nhận biết) - Nêu lên, trình bày, phát biểu; kể laị, liệt kê; nhận biết, chỉ ra; mô tả.
13 - Định nghĩa ; gọi tên * Mục tiêu nhận thức (mức độ thông hiểu) - Xác định ; so sánh ; phân biệt ; phân tích ; tóm lại ; đánh giá - Cho ví dụ ; đếm được ; đọc đựơc bản vẽ * Mục tiêu mức độ vận dụng - Giải thích ; chứng minh ; liên hệ ; vận dụng ; ứng dụng - Xây dựng ; giải quyết ; thực hiện * Mục tiêu kỹ năng - Viết được, vẽ được, đo được ; làm được ; thực hiện được - Tổ chức được ; thu thập được ; phân loại được ; đánh giá được - Tổng hợp * Mục tiêu thái độ - Tuân thủ ; tán thành ; phản đối ; hưởng ứng ; chấp nhận - Bảo vệ, hợp tác. 3. Xây dựng chương trình hội thảo Mục đích của hội thảo - Có nhiều người được tham gia, phát biểu ý kiến nói lên quan điểm của mình và những kết quả mà mình đạt được - Trao đổi và chia sẻ những kinh nghiệm từ thực tiễn sản xuất cho một chủ đề được nhiều người quan tâm - Có tác dụng giáo dục trong hoạt động khuyến nông lâm - Mục đích của hội thảo trả lời cho câu hỏi: + Tổ chức hội thảo để làm gì? + Tại sao thực hiện hoạt động này? + Nội dung của hoạt động như thế nào? + Khả năng đạt được như thế nào? 3.1. Xác định mục tiêu hội thảo - Muốn xác định mục tiêu cho một chủ đề, trước hết phải đưa ra yêu cầu của chủ đề đó nhằm đạt được cái gì và khả năng thực hiện. Xác định mục tiêu của hội thảo trả lời cho câu hỏi: - Tổ chức hội thảo để làm gì? - Tại sao thực hiện hoạt động này? - Nội dung của hoạt động như thế nào? - Khả năng đạt được như thế nào?
14 Ví dụ: Hội thảo chủ đề: Trồng Cây điều cao sản tại địa phương. - Mục tiêu hội thảo cần đạt được: + 80% người dân tham gia hội thảo giải thích được hiệu quả của việc trồng điều cao sản. + Thống nhất được kế hoạch trồng thay thế cây bạch đàn bằng cây điều + Ít nhất 50% số người tham gia sẽ triển khai thực hiện khi mùa vụ tới trong địa phương, hộ gia đình. 3.2. Xác định nội dung Nội dung hội thảo được xác định dựa vào mục tiêu hội thảo. phần nội dung này chỉ trình bày những nội dung chính của hội thảo. Với ví dụ mục 3.1 thì nội dung hội thảo như sau : + Giới thiệu hiệu quả của việc trồng điều cao sản + Thông qua và thống nhất kế hoạch trồng điều + Thuyết phục người dân triển khai việc trồng điều và tổ chức đăng ký trồng điều. 3.3. Thời gian, địa điểm và thành phần - Xác định rõ đối tượng, địa điểm tổ chức, thời gian, thành phần và số lượng tham gia hội thảo. - Liệt kê ở thôn, xã những người có nhu cầu tham gia (về một chủ đề nào đó) có thể thông qua hộ nông dân điển hình, cán bộ thôn, ấp và mạng lưới khuyến nông lâm viên cơ sở - Chọn người tham gia phù hợp với nội dung và điều kiện tổ chức hội thảo. - Lựa chọn địa điểm căn cứ trên các yêu cầu: Thuận lợi cho người tham gia, phù hợp với quy mô tổ chức hội thảo. - Dự kiến thời gian tổ chức: Nên tổ chức vào buổi tối và những thời điểm nông nhàn của người dân. - Tham khảo ý kiến và chọn thời gian tổ chức phù hợp nhất. Tránh các thời điểm nhạy cảm: mùa vụ, thời tiết bất lợi - Chọn người tham gia, dựa vào các tiêu chí: khả năng phục vụ của địa điểm tổ chức, kinh phí của hội thảo (nếu có). 3.4. Chương trình hội thảo - Khai mạc: (Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thành phần tham gia hội thảo, thông báo nội dung hội thảo ) - Giới thiệu chủ tọa (người điều khiển); người báo cáo chính, thư ký. - Trình tự triển khai các nội dung sẽ được đưa ra thảo luận trong hội thảo (người báo cáo chính).
15 - Thảo luận của người tham gia: Chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận những nội dung chính trong nội dung hội thảo, chỉ ra những kết quả đạt được và những mặt còn hạn chế trong nội dung. - Tổng hợp và thống nhất các ý kiến đã được thảo luận trong hội thảo - Bế mạc hội thảo: + Người chủ tọa tóm tắt các ý kiến đã được thảo luận trong hội thảo. + Những kết luận của hội thảo đã được thống nhất (kết quả, tồn tại, định hướng tiếp tục .) + Tuyên bố bế mạc cuộc hội thảo: Cám ơn đại biểu, các thành viên tham gia hội thảo, ý kiến phát biểu - Báo cáo kết quả sau hội thảo Hình 1: Hội thảo biên soạn tài liệu học tập + Hoàn thiện báo cáo kết quả hội thảo gửi cấp có thẩm quyền + Biên bản cuộc hội thảo + Các số liệu tổng hợp Biểu 1. Chương trình hội thảo về tiềm năng của cây điều Ngƣời chịu Ngƣời Thời gian Nội dung tránh nhiệm hỗ trợ chính Khai mạc 8h00 - 8h30 Ông Trần văn A Bầu người chủ trì, thư ký 8h30 - 8h45 Giới thiệu tiềm năng, giá trị của cây điều Bà Bùi Thị B 8h45 - 9h30 Thảo luận chung Bà: Nông Thị B 9h30 - 9h45 Giải lao Giới thiệu về các giống điều đang 9h45 - 10h00 Bà: Bùi Thị B trồng tại khu vực miền Đông Nam Bộ 10h00 -11h00 Thảo luận về việc trồng cây điều tại Bà Nông Thị B
16 địa phương 11h00 - 11h15 Bế mạc hội thảo Ông Trần Văn A 4. Xây dựng chương trình tập huấn 4.1. Nội dung chương trình tập huấn Là những nội dung chính, trọng tâm cần phải giải thích trong khóa tập huấn để đạt được mục tiêu đề ra. Nội dung tập huấn được xây dựng dựa trên mục tiêu. 4.2. Trình tự xây dựng chương trình tập huấn 4.2.1. Xác định mục tiêu của chương trình tập huấn Người tham gia mong muốn đạt được điều gì sau tập huấn Ví dụ: Xác định mục tiêu của chương trình tập huấn: Trồng cây điều cao sản giai đoạn kiến thiết cơ bản cho những người dân có nhu cầu trên địa bàn. Mục tiêu cần đạt được: Tổ chức được 01 khóa tập huấn kỹ thuật trồng điều cao sản cho những người dân có nhu cầu trên địa bàn. Người được tham gia tập huấn thực hiện được việc chọn cây giống, kỹ thuật trồng và chăm sóc cây điều cao sản tại địa phương. * Mục tiêu viết chưa tốt: Không cụ thể, chưa rõ ràng, khó đo lường và khó đạt được. * Mục tiêu viết tốt: Cụ thể, rõ ràng, đo lường được và thực hiện được. Bài tập: Học viên thực hành viết mục tiêu của chương trình tập huấn: Kỹ thuật trồng cây keo lai tại địa phương. 4.2.2. Xây dựng nội dung tập huấn Chương trình tập huấn được thực hiện theo các bước chính sau: - Khai mạc: (ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, nội dung làm việc ). - Chuyên gia chủ trì các nội dung tập huấn. - Người tham gia thực hiện theo từng chủ đề đã được lập trong chương trình. - Bế mạc chương trình tập huấn (lấy ý kiến người tham gia, phát biểu của ban tổ chức cảm ơn đại biểu chuyên gia và người tham gia). - Thời gian thực hiện cho từng nội dung. - Người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính cho mỗi hoạt động trong chương trình tập huấn. * Ví dụ: Biểu 2. Xây dựng nội dung tập huấn kỹ thuật trồng và chăm sóc cây điều cao sản:
17 Chịu trách Thời gian Nội dung và hoạt động nhiệm chính Ngày 1 Khai mạc chương trình tập huấn Ban tổ chức 8h - 9h 45 Giới thiệu tiềm năng và giá trị của cây điều Chuyên gia tập huấn 9h45 - 10h00 Giải lao Thảo luận về tiềm năng và giá trị cây điều Chuyên gia và 10h00 - 11h00 người tham gia 11h0 - 13h30 Nghỉ trưa 13h30 - 14h40 Kỹ thuật chọn cây giống điều cao sản Chuyên gia 14h40 - 15h00 Giải lao Hoạt động nhóm (kỹ thuật chọn giống điều Chuyên gia và 15h00 - 16h30 cao sản) người tham gia Ngày 2 7h30 - 9h15 Các nhóm trình bày và thảo luận Người tham gia 9h15 - 9h30 Giải lao 9h30 - 11h00 Kỹ thuật trồng và chăm sóc cây điều cao sản Chuyên gia 11h00 - 13h30 Nghỉ trưa Hoạt động nhóm (kỹ thuật trồng và chăm Người tham gia 13h30 – 14h45 sóc cây điều cao sản) 14h45 -15h00 Giải lao 15h00 – 16h00 Các nhóm trình bày và thảo luận Người tham gia 16h00 – 16h30 Bế mạc tập huấn Ban tổ chức 4.2.3. Lựa chọn phương pháp Căn cứ vào điều kiện cụ thể: thời gian, kinh phí và khả năng của người tham gia để đưa ra các phương pháp phù hợp. §èi t•îng häc lµ ng•êi n«ng d©n, ng•êi lín tuæi, do vËy ng•êi häc ph¶i n¾m ®•îc hµng lo¹t kiÕn thøc,
18 kü n¨ng, th¸i ®é trong ph¹m vi réng. NÕu ng•êi häc ®•îc t¨ng quyÒn, hä sÏ cã kh¶ n¨ng tù tæ chøc viÖc häc cña m×nh. Khi xem xÐt sÏ sö dông ph•¬ng ph¸p d¹y häc nµo , cÇn ph¶i x¸c ®Þnh ngay tõ ®Çu lµ häc viªn sÏ häc nh• thÕ nµo? chóng ta mong muèn häc viªn häc nh• thÕ nµo. CÇn huy ®éng ng•êi d©n tham gia häc tËp vµ nh• vËy häc lµ qu¸ tr×nh cã sù tham gia. YÕu tè ¶nh h•ëng ®Õn viÖc lùa chän ph•¬ng ph¸p ®µo t¹o - YÕu tè häc viªn - YÕu tè kiÕn thøc, kü n¨ng, th¸i ®é cña gi¸o viªn, häc viªn - C¨n cø vµo môc tiªu líp häc - Phô thuéc vµo néi dung - Phô thuéc vµo nguån (nh©n lùc, vËt t•, kinh phÝ) Tr×nh tù c¸c b•íc lùa chän ph•¬ng ph¸p B•íc 1: X¸c ®Þnh môc tiªu tËp huÊn §èi víi tõng môc tiªu tËp huÊn ®· x©y dùng, nªn xem xÐt thñ tôc nµy ®Ó lùa chän ph•¬ng ph¸p thÝch hîp cho líp tËp huÊn. B•íc 2: X¸c ®Þnh sù thùc hiÖn cÇn cã KiÓm tra chÆt chÏ môc tiªu nh• ®· viÕt. Sù thùc hiÖn nµo mµ b¹n ®ang mong ®îi? Cã ph¶i b¹n d¹y ®Ó hiÓu kh«ng? Cã ph¶i b¹n ®ang cè g¾ng lµm thay ®æi chuÈn mùc kh«ng? B•íc 3: Xem xÐt c¸c ®Æc tr•ng cña ng•êi häc Nªn xem xÐt cµng nhiÒu cµng tèt •u tiªn cña ng•êi häc ®Ó truyÒn ®¹t tËp huÊn. Bao nhiªu häc viªn cÇn
19 ph¶i tËp huÊn? Bao nhiªu häc viªn trong mçi líp? Møc ®é tËp huÊn nµo ®•îc mong ®îi? Häc viªn cã kinh nghiÖm g× liªn quan ®Õn chñ ®Ò? B•íc 4: LiÖt kª c¸c ph•¬ng ph¸p thÝch hîp B¶ng liÖt kª c¸c thñ tôc tËp huÊn cã thÓ chÊp nhËn ®•îc, cã thÓ ¸p dông Tuy nhiªn b¹n kh«ng cÇn ph¶i biÕt tÊt c¶ c¸c ph•¬ng ph¸p ®Ó lµm mét b¶ng liÖt kª tèt. NÕu b¹n kh«ng thµnh th¹o mét ph•¬ng ph¸p nµo ®ã th× b¹n sÏ kh«ng cã kh¶ n¨ng sö dông nãp mét c¸ch cã hiÖu qu¶. V× vËy, h·y dùa vµo nh÷ng kinh nghiÖm cña m×nh vµ cña nh÷ng ng•êi kh¸c. B•íc 5: Xem xÐt c¸c yªu cÇu thùc tÕ H·y xem xÐt ®iÒu kiÖn ®µo t¹o thùc tÕ cña b¹n. TËp huÊn cã thÓ ®•îc thùc hiÖn ë ®©u? Bè trÝ chç ngåi nh• thÕ nµo? M«i tr•êng trî gióp gi¶ng d¹y lµ g× (¸nh s¸ng, tiÕng ån )? Lo¹i c«ng cô vµ thiÕt bÞ g× cã thÓ cã vµ phôc vô cho gi¶ng d¹y? B¹n cã bao nhiªu thêi gian. B•íc 6: Giíi h¹n b¶ng liÖt kª vµ ®•a ra quyÕt ®Þnh cuèi cïng T¹i thêi ®iÓm nµy b¹n nªn so s¸nh c¸c tÝnh chÊt vµ c¸c ®Æc tr•ng cña c¸c ph•¬ng ph¸p gi¶ng d¹y mµ b¹n ®· chän. Chän ph•¬ng ph¸p phï hîp nhÊt víi ®iÒu kiÖn häc viªn. Ph•¬ng ph¸p thÝch hîp nhÊt kh«ng ph¶i lóc nµo còng cã s½n trong thùc tÕ. NÕu b¹n cho r»ng cã mét sè ph•¬ng ph¸p b¹n thùc hiÖn tèt nh• nhau th× b¹n h·y chän ph•¬ng ph¸p s½n cã vµ thuËn tiÖn nhÊt ®èi víi b¹n.
20 Phƣơng Khi nào sử Đặc điểm Thuận lợi Hạn chế pháp dụng 1.Thuyết - Trình bày bằng - Khi có đông - Giàu thông tin - Cơ bản là giao trình lời nói (dùng lời người -Chủ động tiếp một chiều, nói để giải thích, - Hạn chế thời thông tin khó nhận thức sự giảng bằng lời) gian - ít thời gian phản hồi - Có sự phản hồi -Tiết kiệm vật liệu 2.Thảo Chia nhóm thảo - Khi muốn - Dân chủ - Mất nhiều thời luận, làm luận, báo cáo thu thập nhiều - Lôi cuốn học gian theo (theo sở thích, thông tin, viên tham gia - Khó chọn người nhóm chủ đề) quan điểm để - Khai thác lãnh đạo nhóm - Giáo viên sẽ xây dựng kế được nhiều trí - Tính tham gia hỏi những câu hoạch tuệ không dồng đều khuyến khích - Tích cực hóa - Cho phếp - Có thể dễ lạc đề - Tóm tắt kết quả người học những điểm thảo luận trên - Thống nhất chưa rõ cần bảng nội dung được xác định và thảo luận 3. Phỏng 1 bên hỏi, một Khi cần có số - Biết kết quả - Tốn thời gian vấn bên trả lời liệu cụ thể, ngay chuẩn bị câu hỏi không tập - Tiết kiệm trung đông được thời gian người hỏi - Có cơ hội tốt để trao đổi, học hỏi 4. Làm Minh hoạ cho lời - Chỉ ra một -Tăng sức - Cẩn phải có kỹ mẫu nói, thực hành kỹ thuật được thuyết phục năng bằng động tác sử dụng như - Học viên dễ - Tốn nhiều thời thế nào hiểu, dễ nhớ gian chuẩn bị - Minh hoạ 1 - Sinh động - Tốn kém vật tư, kỹ năng - Nhiều đối nguyên liệu tượng 5. Thực Nâng cao kỹ - Kiểm tra tay Hiệu quả cao - Cần hướng dẫn hành năng áp dụng lý nghề viên thuyết vào thực - Thực hành - Tốn thời gian tế phần lý thuyết chuẩn bị. Phụ đã học thuộc vào thời tiết. - Tốn vật tư, nguyên liệu Ví dụ:
21 Tập huấn kỹ thuật trồng cây điều (nếu có điều kiện thuận lợi về cây giống, hiện trường và thời gian). Ta chọn phương pháp: thuylàm mẫu, sau đó học viên thực hành kỹ năng tại hiện trường. 4.2.4. Liệt kê trang thiết bị, dụng cụ, vật tư cần thiết cho tập huấn Lập danh mục những dụng cụ, vật tư, thiết bị thường sử dụng trong tập huấn: Giấy màu, giấy A0, bút lông, bàn ghế, cây giống, con giống, máy vi tính, máy chiếu và các tranh ảnh, mô hình sản xuất Chú ý: Cần chuẩn bị đầy đủ thiết bi, dụng cụ cho tập huấn. 4.2.5. Xác định đối tượng tham gia Danh sách người tham gia là những người có nhu cầu thực sự về chủ đề sẽ tập huấn. Lựa chọn người tham gia theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Khả năng tiếp nhận thông tin về chủ đề tập huấn, có thể áp dụng và làm cơ sở để nhân rộng trên địa bàn. 4.2.6. Xác định thời gian và số lượng người tham gia tập huấn * Xác định thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức tập huấn thường được xác định căn cứ trên nội dung tập huấn và yêu cầu của chuyên gia. Thông thường nên dự kiến thời gian tổ chức tập huấn chuyên đề khuyến nông lâm ở địa phương từ 1 đến 3 ngày. * Số lượng người tham gia: Căn cứ trên cơ sở nội dung tập huấn và phương pháp, điều kiện tổ chức tập huấn cụ thể của từng địa phương để đưa ra số lượng người tham gia phù hợp sau khi tham khảo ý kiến của chuyên gia. Số lượng người tham gia cho 1 lần tổ chức tập huấn là 15 - 20 người. Bài tập nhóm: Lập một chương trình tập huấn theo chủ đề tự chọn theo mẫu định dạng. 4.2.7. Chọn địa điểm tổ chức tập huấn - Liệt kê những địa điểm có thể tổ chức tập huấn (văn phòng thôn, ấp, nhà văn hóa, nhà trường thôn ). - Địa điểm tổ chức đảm bảo các yêu cầu tối thiểu cho chuyên gia và đơn vị khác. - Chọn địa điểm tổ chức: thuận lợi trong việc đi lại, nằm ở vị trí trung tâm và phù hợp với quy mô tổ chức tập huấn. 4.2.8. Liên hệ với lãnh đạo thôn, xã . Thảo luận về chương trình tập huấn Chương trình tập huấn sau khi được xây dựng phải được sự chấp thuận của lãnh đạo địa phương. Uỷ ban xã thường hoạt động theo lịch làm việc, vì vậy người cán bộ khuyến nông lâm khi liên hệ làm việc lãnh đạo xã thường phải đăng ký ngày giờ. Thông qua việc đăng ký ngày giờ làm việc thể hiện tính cách làm việc chuyên nghiệp và hạn chế việc làm ảnh hưởng đến lịch làm việc của lãnh đạo xã và sự đi lại nhiều lần gây lãng phí thời gian không cần thiết.
22 Thảo luận về chương trình tập huấn - Trình bày chương trình tổ chức tập huấn trước lãnh đạo xã hoặc các bộ phận có liên quan dưới sự chủ trì của lãnh đạo xã. - Nêu rõ từng vấn đề, từng nội dung của chương trình tập huấn. - Trả lời các câu hỏi một cách rõ ràng và lý giải được sự cần thiết của việc tổ chức khoá tập huấn tại địa phương. 4.2.9. Tiếp thu, chỉnh sửa chương trình tập huấn - Lắng nghe và ghi chép đầy đủ các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo xã và các bên liên quan. - Lưu ý các ý kiến bổ sung mà lãnh đạo cho là cần thiết và các vấn đề đưa ra có ý kiến cho rằng không nên đề cập trong chương trình tập huấn. - Tổng hợp các ý kiến bổ sung và các ý kiến về những vấn đề không nên đưa vào chương trình. - Đưa các nội dung cần bổ sung theo ý kiến chỉ đạo và góp ý của các bên liên quan vào trong chương trình và điều chỉnh các vấn đề chưa phù hợp. - Chỉnh sửa cách trình bày văn bản, các lỗi chính tả và hoàn thiện chương trình tập huấn. Lưu ý: Trong quá trình chỉnh sửa phải bám sát mục tiêu và quan điểm của người xây dựng chương trình. 4.2.10. Trình duyệt chương trình tập huấn - Trình lãnh đạo địa phương chương trình tập huấn đã được chỉnh sửa và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo và sự góp ý của các bên liên quan, kèm theo danh mục các nội dung được chỉnh sửa bổ sung. - Chuẩn bị đầy đủ các thông tin, số liệu cụ thể để trình bày và chứng minh một cách thuyết phục cho lãnh đạo địa phương. B. Câu hỏi và bài tập thực hành Câu hỏi 1: Hãy lựa chọn 01 chủ đề hội thảo, tập huấn về nông lâm nghiệp và xây dựng chương trình hội thảo. Câu hỏi 2: Hãy lựa chọn 01 chủ đề tập huấn về nông lâm nghiệp và xây dựng chương trình tập huấn. Làm bài tập theo nhóm. Mỗi nhóm 5 -7 người C. Ghi nhớ Phân biệt rõ mục tiêu hội thảo và mục tiêu tập huấn, chương trình hội thảo, chương trình tập huấn với nội dung hội thảo, nội dung tập huấn.
23 Bài 2: Chuẩn bị các điều kiện cho hội thảo, tập huấn Mục tiêu : - Nêu được yêu cầu của trình tự các bước chuẩn bị các điều kiện cho hội thảo, tập huấn. - Chuẩn bị được phòng và trang thiết bị đáp ứng với quy mô của hội thảo, tập huấn. - Liệt kê được các tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn. - Chuẩn bị được tài liệu phục vụ cho hội thảo, tập huấn; - Có tinh thần trách nhiệm, rèn luyện tính kiên trì, cẩn thận và chính xác, khoa học, có tác phong công nghiệp A. Nội dung: 1. Chuẩn bị địa điểm 1.1. Liên hệ địa điểm tổ chức hội thảo, tập huấn Căn cứ theo điều kiện cụ thể của địa phương để liên hệ địa điểm: có thể là hội trường thôn, xóm nhưng có thể ở nhà dân nằm ở khu vực trung tâm, thuận lợi cho việc đi lại của người dân. Địa điểm liên hệ có phòng làm việc đảm bảo yêu cầu và quy mô của buổi tập huấn, hội thảo. Có thể thực hiện như sau: Người chọn địa điểm liệt kê những địa điểm có thể tổ chức ở trong thôn, bản; đưa ra những thuận lợi và khó khăn của những nơi được chọn; xác định ưu tiên bằng cách cho điểm và chọn ra địa điểm phù hợp nhất. Cán bộ khuyến nông lâm gặp trực tiếp những người có trách nhiệm (trưởng thôn, cán bộ quản lý hoặc chủ nhà) nơi dự kiến tổ chức để trình bày, thỏa thuận và thống nhất về ngày giờ tổ chức hội thảo, tập huấn. 1.2. Chuẩn bị dụng cụ, thiết bị Trong các phòng họp, hội thảo ở cấp xã, huyện thường có sẵn dụng cụ và thiết bị phục vụ cho hội họp, nhưng khi tổ chức hội thảo, tập huấn ở thôn, xóm thì trang thiết bị, dụng cụ thường rất thiếu nên việc chuẩn bị dụng cụ thiết bị là rất cần thiết và gặp không ít khó khăn. Người chuẩn bị cần căn cứ vào diện tích của phòng, số lượng người tham gia của hội thảo để chuẩn bị bàn ghế, nên chọn bàn ghế có thể di chuyển dễ dàng, ngoài ra cần có chuẩn bị dự phòng để đề phòng khi có phát sinh. Số lượng quạt, bóng điện trong phòng dây dẫn điện và ổ cắm điện phục vụ cho máy chiếu và thiết bị khác cần được chuẩn bị theo yêu cầu và đảm bảo khả năng phục vụ. Các thiết bị nghe nhìn như bảng đen, bảng trắng, bảng từ, bảng ghim, bảng Flip chart, máy chiếu và màn chiếu nếu có yêu cầu. Chuẩn bị đúng số lượng, đúng chủng loại yêu cầu và đảm bảo chất lượng.
24 Các vật tư thiết bị, dụng cụ được sắp đặt vào vị trí thích hợp, căn cứ theo sơ đồ bố trí và diện tích của phòng hội thảo, tập huấn. Ngoài ra còn chuẩn bị giấy viết, bìa màu , đúng theo chủng loại và đủ số lượng. 1.3. Sắp xếp trong phòng hội thảo, tập huấn Hội thảo, tập huấn hoạt động nông lâm nghiệp tại địa phương thường có số lượng người tham dự đông. Vì vậy để thuận lợi cho người tập huấn nghe nhìn và tham gia thì việc sắp xếp trong phòng là rất quan trọng. Căn cứ theo mục tiêu của hội thảo, tập huấn và diện tích thực tế của phòng sẽ có sơ đồ bố trí thích hợp khác nhau. Sau đây là một số sơ đồ thường sử dụng trong hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm: Sơ đồ 01: Sơ đồ bàn tròn B Ả N G Sơ đồ 02: Sơ đồ hàng dọc BẢNG
25 Sơ đồ 03: Sơ đồ hoạt động nhóm 1.4. Bố trí vị trí ngồi cho các thành phần tham gia hội thảo, tập huấn Viết bảng tên của các đơn vị hoặc tên riêng bằng bút lông trên giấy bìa A 4, chiều cao của chữ khoảng 1,5 - 2cm, bao gồm các nội dung sau: + Đại diện địa phương; + Chuyên gia tập huấn; + Đại diện cơ quan hỗ trợ; + Đơn vị tham gia hoặc người tham gia. Căn cứ vào sơ đồ vị trí và số lượng bàn ghế đã chuẩn bị tại phòng hội thảo, tập huấn để sắp xếp bảng tên vào vị trí. Bảng tên được sắp xếp gọn gàng và thuận lợi cho người tham gia và người điều hành quan sát. 1.5. Kiểm tra công tác chuẩn bị địa điểm hội thảo, tập huấn Kết thúc công việc chuẩn bị địa điểm hội thảo, tập huấn, nhiều khi chúng ta vẫn chưa yên tâm không biết đã chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu hay chưa, do đó phải lập bảng kiểm để kiểm tra lại. Biểu 3. Bảng kiểm công tác chuẩn bị địa điểm TT Nội dung Đạt Không đạt Ghi chú chuẩn bị 1 2 Kẻ khung gồm 5 cột (cột thứ nhất ghi số thứ tự, cột thứ 2 ghi nội dung chuẩn bị, cột thứ 3 ghi đạt, cột thứ 4 ghi không đạt, cột thứ 5 ghi ghi chú; ví dụ
26 nội dung B không đạt vì lý do nào), số dòng tùy theo nội dung cần kiểm tra. Liệt kê hết những trang thiết bị, dụng cụ và số lượng vào theo từng dòng. Khi kiểm tra nếu nội dung nào đã được chuẩn bị đạt yêu cầu thì ghi đạt, nếu chưa chuẩn bị hoặc chuẩn bị chưa đầy đủ, chưa đúng ta ghi không đạt. Kiểm tra xong người chuẩn bị địa điểm hội thảo, tập huấn sẽ biết nội dung nào cần phải chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện. 2. Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn 2.1. Lập danh mục các tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm thường liên quan đến nhiều loại tài liệu khác nhau, người chuẩn bị phải lập danh sách những tài liệu liên quan và có kiến thức về nội dung cần chuẩn bị trong từng tài liệu. Thực hiện công việc chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn cần phải biết cách lập danh mục các tài liệu cần chuẩn bị để đưa ra được những tài liệu cần thiết phục vụ cho hội thảo, tập huấn. Kết cấu của danh mục tài liệu cần chuẩn bị như sau: Biểu 4. Bảng kiểm tài liệu nhân bản Tài liệu cần Nội dung tài Mục tiêu sử Người biên TT Ghi chú chuẩn bị liệu dụng soạn 1 2 3 Trong quá trình chuẩn bị thường có những tài liệu đề cập đến nhiều nội dung và nhiều trang, nhưng phần cần chuẩn bị chỉ là nội dung ở một chương, một phần hoặc từ trang số x đến trang số y thì chúng ta cần ghi rõ ở cột nội dung tài liệu. 2.2. Tìm tài liệu theo danh mục được lập Trên cơ sở của danh mục tài liệu cần chuẩn bị được lập, kiểm tra những tài liệu có sẵn ở cơ quan và ghi vào danh mục tài liệu cần chuẩn bị là đã có. Những tài liệu còn thiếu thì phải xác định cơ quan, đơn vị nào quản lý để liên hệ. Phần lớn tài liệu về khuyến nông lâm được cấp miễn phí nhưng có tài liệu phải mượn hoặc mua lại mới có. 2.3. Tổng hợp số lượng người tham gia hội thảo, tập huấn
27 Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm thường có nhiều người và đơn vị tham gia. Người làm công tác chuẩn bị tài liệu cần tổng hợp số lượng người tham gia căn cứ trên chương trình hội thảo, tập huấn. Trên cơ sở số liệu chính thức được tổng hợp cần có phương án dự phòng (có thể tăng thêm khoảng 10 %) vì ở địa phương thường rất khó khăn trong việc đi lại để nhân bản tài liệu bổ sung. 2.4. Nhân bản tài liệu chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn Công việc nhân bản tài liệu chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn có nhiều hình thức khác nhau nhưng phổ biến có các hình thức sau: + In ấn, + Phô tô, + Viết lại, vẽ lại. Người thực hiện công việc nhân bản tài liệu căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương để thực hiện, và chủ yếu người ta sử dụng hình thức phô tô tài liệu. Trong quá trình phô tô tài liệu phải chú ý vì thường xảy ra những trường hợp như sau: sử dụng tài liệu nguồn có cỡ chữ quá nhỏ, phô tô quá mờ và sắp xếp trang tài liệu không đúng thứ tự gây khó khăn cho người đọc. Thực hiện phô tô cuốn chiếu theo từng loại, vừa làm đánh dấu và kiểm tra số lượng để hạn chế việc nhân bản quá nhiều hoặc quá ít. 2.5. Sắp xếp và kiểm tra tài liệu được nhân bản Tài liệu phục vụ cho hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm thường nhiều và trong mỗi tài liệu thường có nhiều trang. Sau khi thực hiện xong công việc nhân bản tài liệu thì tiến hành kiểm tra: số bản của từng tài liệu và nếu có vấn đề gì phát sinh thì tìm cách khắc phục kịp thời. Để kiểm tra công việc nhân bản tài liệu, nên sử dụng bảng kiểm như sau: Biểu 5. Bảng kiểm tài liệu nhân bản Nội dung Đạt yêu TT Tên tài liệu Số bản Chƣa đạt Ghi chú nhân bản cầu 1 2 3 Bảng kiểm gồm 7 cột và số dòng ứng với số tài liệu nhân bản, cách ghi trong bảng kiểm được thực hiện như sau: - Cột đầu tiên ghi số thứ tự của tài liệu.
28 - Cột thứ 2 ghi tên tài liệu nhân bản. - Cột thứ 3 ghi nội dung cần nhân bản của tài liệu, có khi chỉ là một phần hoặc một chương của tài liệu và có thể ghi rõ số trang. - Cột thứ 4 ghi số lượng bản tài liệu cần nhân bản. - Cột thứ 5 ghi đạt yêu cầu (nếu tài liệu nhân bản được kiểm tra đủ số lượng, đạt yêu cầu thì ghi đạt). - Cột thứ 6 ghi chưa đạt (nếu tài liệu nhân bản được kiểm tra, tài liệu nào chưa đạt yêu cầu thì ghi chưa đạt). - Cột thứ 7 ghi: ghi chú (ghi lại nội dung chưa đạt yêu cầu hoặc còn thiếu, phần còn thiếu để thực hiện: chỉnh sửa hoặc làm lại và bổ sung. 2.6. Sắp xếp tài liệu theo từng bộ Tài liệu sau khi phô tô và kiểm tra được sắp xếp theo từng loại. Căn cứ vào mức độ quan trọng của tài liệu mà sắp xếp lại theo trình tự và theo từng bộ. Người sắp xếp để tài liệu theo từng loại ở phía trước mặt, lần lượt lấy tài liệu từ phải sang trái hoặc ngược lại khi hết lượt thì đóng lại thành một bộ tài liệu. Sau khi thực hiện xong thì kiểm tra đối chiếu số bộ tài liệu hiện có và số lượng cần chuẩn bị nếu thiếu tài liệu thì cần phải nhân bản bổ sung. 3. Chuẩn bị hậu cần cho tập huấn, hội thảo 3.1. Lập danh sách các công việc hậu cần Người thực hiện công việc chuẩn bị hậu cần phải biết được trình tự thực hiện, nội dung nào cần làm trước, cần làm ngay và cách thức để thực hiện tốt công việc. Do vậy người thực hiện cần lập danh sách các công việc của hậu cần và dự tính thời gian thực hiện của từng công việc để sắp xếp công việc cần làm trước và làm sau. 3.2. Tổ chức nghỉ giữa buổi hội thảo, tập huấn Khách đến dự hội hội thảo tập huấn thường sau một thời gian dài không gặp nhau hoặc là những người chưa quen biết nhau, chính vì vậy cần phải sắp xếp chỗ cho khách nghỉ để tạo điều kiện cho mọi người nghỉ ngơi hoặc giao lưu học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Chỗ ngồi phải rộng rãi, đủ bàn ghế và các ghế sắp xếp gọn gàng, khoảng cách đủ rộng cho người tham gia ngồi uống nước. Trang bị quạt và bóng điện ở khu vực nghỉ giải lao nếu thấy cần thiết. 3.3. Tổ chức bữa ăn trưa cho các thành viên tham gia hội thảo, tập huấn Dựa theo phong tục, tập quán của địa phương người làm công tác chuẩn bị có thể chuẩn bị nước uống, thức ăn giữa giờ để phục vụ cho khách hoặc phục vụ theo yêu cầu trong điều kiện có thể. Cần phải chuẩn bị đủ số lượng ly uống nước và vật dụng liên quan căn cứ trên số lượng người tham gia và sắp xếp sẵn ở các bàn.
29 Dự tính mua các loại nước uống, thức ăn phù hợp với số tiền. Ngoài ra cần phải có phương án dự phòng. Hội thảo, tập huấn tại địa phương thường tổ chức vào một buổi hay một ngày nhưng tập huấn thì có khi kéo dài 2 đến 3 ngày, có nhiều người do đi xa hoặc phương tiện đi lại khó khăn cho nên buổi trưa không thể về nhà vì vậy cần phải tổ chức cho người tham gia ăn nghỉ tại chỗ. Tùy theo trường hợp của từng địa phương mà người làm công tác chuẩn bị có thể linh hoạt để thực hiện. Địa điểm tổ chức có căng tin, quán ăn có thể phục vụ thuận lợi thì người chuẩn bị có thể liên hệ đặt trước. Những nơi không có dịch vụ thì chúng ta có thể thuê hoặc tổ chức nấu ăn nhưng phải: phù hợp với khẩu vị, đảm bảo vệ sinh và theo định mức chi phí. 3.4. Chuẩn bị phòng nghỉ qua đêm Đối với những người khách ở xa người làm công tác chuẩn bị hậu cần phải liên hệ phòng nghỉ, chỗ nghỉ cho khách. Đối với những nơi có phòng nghỉ, phòng trọ thì thuận lợi, còn những nơi không có phòng nghỉ thì phải chủ động liên hệ nhà dân. Trong quá trình liên hệ chỗ nghỉ phải lưu ý: thuận lợi trong sinh hoạt, đi lại của người tham gia và hạn chế phiền phức cho người dân. 3.5. Lập bảng thanh toán chi phí cho chuyên gia và người tham gia Những người tham gia hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm phần lớn đều có sự hỗ trợ chi phí đi lại và tiền ăn trưa, căn cứ theo định mức kinh phí của hoạt động. Những chuyên gia hội thảo, tập huấn nếu là đại điện cấp trên thì thường không phải trả tiền nhưng nếu là mời bên ngoài thì lập hợp đồng ký kết và thanh toán chi phí sau khi thực hiện xong công việc. Người thanh toán lập các biểu mẫu để thanh toán chi phí cho người tham gia, nội dung chính của biểu mẫu như sau: Biểu 6. Bảng thanh toán chi phí cho người tham gia Số Định Ký Ghi TT Họ và tên Đơn vị Số tiền ngày mức nhận chú 1 2 Tổng cộng Ngày tháng năm 200 Người thanh toán
30 B. Câu hỏi và bài tập thực hành Câu 1. Chuẩn bị tài liệu cho tập huấn kỹ thuật trồng cây keo giâm hom. Câu 2: Chuẩn bị 1 phòng hội thảo giả định tại lớp học? Nội dung bài tập: - Trang thiết bị của phòng hội thảo là trang thiết bị của phòng học. - Nhóm 1: bố trí cho 16 người (4 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 12 người tham gia). - Nhóm 2: bố trí cho 18 người (4 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 14 người tham gia). - Nhóm 3: bố trí cho 20 người (2 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 18 người tham gia). Sản phẩm của các nhóm: Phòng hội thảo, tập huấn được trình bày theo giả định. Bảng kiểm của các nhóm được trình bày trên giấy A0. C. Ghi nhớ - Địa điểm tổ chức hội thảo tập huấn thuận tiện cho việc đi lại, phù hợp với điều kiện của địa phương. - Bố trí phòng hội thảo, tập huấn và chuẩn bị các phương tiện, thiết bị phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.
31 Bài 3: Mời chuyên gia và đối tƣợng tham gia tập huấn Mục tiêu: - Trình bày được trình tự các bước lựa chọn chuyên gia, tư vấn tham gia tập huấn theo chủ đề đúng qui định; - Soạn thảo nội dung văn bản mời chuyên gia, tư vấn và người tham gia hội thảo/ tập huấn theo đúng chủ đề; - Có ý thức trách nhiệm cao và tinh thần hợp tác trong công việc được giao, kiểm tra đánh giá các hoạt động. A. Nội dung chính: 1. Mời chuyên gia 1.1. Liệt kê các nội dung có thể thực hiện và các nội dung cần tư vấn Cần xác định rõ các nội dung cán bộ khuyến nông lâm có thể thực hiện được và các nội dung cần mời chuyên gia. Nội dung thật sự cần thiết phải mời chuyên gia thì mới mời chuyên gia để giảm tối đa kinh phí. 1.2. Lựa chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên nội dung tư vấn 1.2.1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên Sử dụng phương pháp cho điểm để sắp xếp thứ tự ưu tiên các nội dung cần mời chuyên gia. Biểu 7. Ví dụ thứ tự ưu tiên các nội dung mời chuyên gia tập huấn tại thôn A STT Nội dung Thứ tự ƣu tiên 1 Kỹ thuật nuôi bò vỗ béo 1 2 Kỹ thuật trồng rau an toàn 2 3 Kỹ thuật nuôi gà thả vườn 3 1.2.2. Lựa chọn nội dung tư vấn Từ kết quả sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ lựa chọn nội dung tư vấn theo thứ tự ưu tiên. Thứ tự ưu tiên số 1 sẽ được lựa chọn đầu tiên, sau đó đến các thứ tự ưu tiên kế tiếp. Trong trường hợp có nhiều nội dung cùng một thứ tự ưu tiên, ta chọn nội dung có số lượt lựa chọn nhiều nhất. 1.2.3. Xác định đối tác tư vấn Xác định đối tác tư vấn được dựa trên mục tiêu và nội dung tư vấn. Đối tác tư vấn sẽ lựa chọn là những đơn vị, cá nhân có năng lực, chuyên môn và có bề dày kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực hội thảo, tập huấn. 1.3. Trình tự các bước mời chuyên gia/tư vấn
32 1.3.1. Xác định mục đích Xác định rõ mục đích của việc thuê tư vấn và các nội dung công việc tư vấn sẽ làm. Ví dụ mời chuyên gia tư vấn tập huấn kỹ thuật nuôi bò vỗ béo cho 30 hộ gia đình thôn A, các nội dung công việc là: - Chuẩn bị tài liệu tập huấn - Tập huấn cho 30 hộ gia đình thôn A trong thời gian 3 ngày - Viết báo cáo kết quả tập huấn 1.3.2. Chuẩn bị hồ sơ, nội dung tư vấn Soạn thư mời chuyên gia . Kết cấu của 1 thư mời gồm có 3 phần: + Phần tiêu đề: Ghi tên đơn vị mời, và người đại diện mời. + Phần nội dung: Ghi họ tên chuyên gia, địa chỉ, nội dung mời, thời gian và địa điểm. + Phần kết thúc: Ghi lời yêu cầu, đề nghị chuyên gia đến tập huấn đúng thành phần và chuẩn bị nội dung theo đúng yêu cầu. Thông thường 1 thư mời chuyên gia tập huấn được trình bày như sau: Đơn vị: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do - Hạnh phúc GIẤY MỜI Ủy ban nhân dân xã Lạc An trân trọng kính mời: Ông, Bà: Đơn vị: Địa chỉ: Gửi Đề xuất Kỹ thuật và Đề xuất Tài chính cho nội dung công việc được đính kèm theo đây. Chúng tôi mong muốn nhận được Đề xuất của quí cơ quan. Hạn cuối cùng nhận Đề xuất là ngày 22/7/2011. (Nếu quí cơ quan từ chối thư mời này, xin hãy thông báo cho chúng tôi được biết trước thời hạn cuối cùng nêu trên.) Nếu có yêu cầu, thắc mắc về việc gửi Đề xuất của quí cơ quan, xin vui lòng liên hệ với những người sau: Thôn: xã: huyện : tỉnh : Ngày tháng năm
33 T/M ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ Chủ tịch Chuẩn bị mẫu đề xuất kỹ thuật và mẫu đề xuất tài chính; nội dung và yêu cầu về khóa tập huấn để gửi cho chuyên gia. 1.3.3. Thông báo và lựa chọn tư vấn Cần thành lập một ban đánh giá Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính của chuyên gia. Sau khi đánh giá và lựa chọn tư vấn cần phải thông báo cho các chuyên gia về sự lựa chọn mình. 1.3.4. Thống nhất với chuyên gia về kế hoạch thực hiện - Trình bày rõ ràng những yêu cầu về nội dung và thời gian của chương trình. - Lắng nghe ý kiến của chuyên gia về nội dung của buổi làm việc ( những đề xuất, yêu cầu . - Thống nhất với chuyên gia về nội dung, chương trình và thời gian tập huấn. 1.3.5. Theo dõi, giám sát đánh giá kết quả thực hiện của chuyên gia/ tư vấn Theo dõi giám sát tập huấn của chuyên gia để đảm bảo chắc chắn rằng nội dung, yêu cầu của khóa tập huấn được chuyên gia thực hiện. Nội dung giám sát bao gồm: - Nội dung, chương trình tập huấn - Tài liệu giảng dạy - Phương pháp giảng dạy và tác phong nghệ thuật sư phạm - Thời gian làm việc - Khả năng chuyên môn - Tinh thần trách nhiệm 2. Mời người tham gia hội thảo, tập huấn 2.1. Các phương pháp mời Đưa thư mời, gửi thư mời qua những người có trách nhiệm, gọi điện mời Áp dụng đối với người dân. Đối với người ở xa: gửi thư mời qua bưu diện nhằm giảm thiểu việc đi lại gây tốn kém, mất nhiều thời gian và đảm bảo thời gian mời hợp lý (qua bưu điện hay trực tiếp, thông báo) .
34 2.2. Soạn thư mời người tham gia 2.2.1. Kết cấu thư mời. Kết cấu của một thư mời gồm 3 phần: + Phần tiêu đề: Ghi tên đơn vị mời và người đại diện mời. + Phần nội dung: Ghi họ tên, địa chỉ, nội dung mời, thời gian và địa điểm. + Phần kết thúc: Ghi lời yêu cầu, đề nghị người tham gia đến hội thảo, tập huấn đúng thời gian, địa điểm. Thông thường 1 thư mời người tham gia hội thảo, tập huấn được trình bày như sau: Đơn vị: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do - Hạnh phúc GIẤY MỜI Ủy ban nhân dân xã Lạc An trân trọng kính mời: Ông, Bà: Địa chỉ: Vào lúc giờ phút đến hội trường thôn Giáp Lạc, xã Lạc An để dự tập huấn: do Trung tâm khuyến nông khuyến lâm xã tổ chức. Thời gian: ngày; từ ngày đến ngày tháng năm Kính mong ông, bà sắp xếp thời gian để đến dự đúng giờ. Ngày tháng năm T/M ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ Chủ tịch 2.2.2. Điền thông tin vào trong thư mời - Thu thập những thông tin cần thiết theo danh sách những người tham gia. - Điền họ tên và địa chỉ của từng người tham gia vào trong thư mời. - Các thông tin về người tham gia được điền rõ ràng, chính xác. - Để tránh bị nhầm lẫn những thư được điền xong nên để riêng và đánh dấu tên những người tham gia đã được điền trong thư mời. Trong quá trình thực hiện phải tập trung chú ý để tránh điền sai tên và địa chỉ của người được mời. Có thể ghi giấy mời theo thứ tự A, B, C trong danh sách mời để hạn chế nhầm lẫn.
35 2.2.3. Gửi thư mời - Kiểm tra số lượng thư mời với danh sách người được mời. - Xác định thời gian đi mời trước khi tổ chức hội thảo, tập huấn hợp lý (khoảng 5- 7 ngày). - Người đi mời phải tiếp xúc với nhiều đối tượng có thành phần và độ tuổi khác nhau cho nên người mời phải sử dụng kiến thức giao tiếp trong khuyến nông lâm và lựa lời để trình bày cho tế nhị và hợp tình, hợp lý. - Những người được mời sau khi mời xong cần đánh dấu vào trong danh sách đã mời để tránh nhầm lẫn với những người khác. Trong quá trình mời có những người vì điều kiện gia đình không thể tham gia được hoặc có những ý kiến khác, người mời cần ghi lại để sau khi mời xong có cơ sở để điều chỉnh bổ sung. 2.2.4. Nhắc lại lời mời Mời chuyên gia và đặc biệt là người tham gia thường hay quên, để đảm bảo số lượng thì sau khi mời một thời gian nhất định phải tổ chức nhắc lại người được mời. Thời gian nhắc lại trước khi hội thảo, tập huấn đối với chuyên gia là 5 ngày, đối với người tham gia là 2- 3 ngày. Nhắc lại lời mời là một công việc rất khó vì nếu không khéo thì dễ bị hiểu nhầm. Trong thực tế người tham gia nhận lời mời nhưng sau đó vì một lý do đột xuất nào đó mà không thể tham gia được, nếu không nhắc lại thì không thể biết được. Khi nhắc lại lời mời có thể trực tiếp hoặc gián tiếp trao đổi với chuyên gia và người tham gia, nhưng phải tùy theo từng trường hợp cụ thể mà đưa ra hình thức cho phù hợp. Ví dụ: Người được nhắc lại là những người thân quen và dễ dàng thông cảm thì ta có thể nhắc qua điện thoại hoặc thông qua người khác nhưng với những người cao tuổi thì phải gặp trực tiếp để nhắc lại lời mời. 2.2.5. Bổ sung người tham gia Thời điểm nhắc lại lời mời là gần đến ngày tổ chức hội thảo, tập huấn. Nhưng vì một lý do đột xuất có người không thể tham gia được ( lỗi hẹn lần sau sẽ tham gia) thì cần phải bổ sung người thay thế. Để việc bổ sung người được nhanh chóng và đạt yêu cầu thì phải có sự chuẩn bị từ trước. Người đi mời phải có phương án dự phòng, dự trù trước danh sách những người bổ sung khoảng 10% để khi cần thiết là có thể mời bổ sung. Những người được mời bổ sung phải là những người có đủ tiêu chuẩn và khả năng để tham gia hội thảo, tập huấn. Không vì số lượng mà đưa những người tham gia không đúng thành phần làm ảnh hưởng đến chất lượng của hội thảo, tập huấn. B. Câu hỏi và bài tập thực hành Câu hỏi 1: Viết thư mời ? - Nội dung bài tập:
36 + Học viên soạn thảo viết 01 thư mời chuyên gia và 01 thư mời người dân tham gia buổi tập huấn do Trung tâm khuyến nông huyện tổ chức. + Chủ đề: Tập huấn chuyển giao kỹ thuật phòng trừ dịch bệnh H5N1 tại đi địa phương. - Sản phẩm: + Thư mời chuyên gia và thư mời người tham gia được trình bày trên tờ giấy A4 hoặc giấy A5 (trình bày trên máy tính nếu có điều kiện thực hiện). Câu hỏi 2: + Đóng vai mời 1 chuyên gia và 5 người tham gia. + Phòng học là nơi thực hiện bài tập, từng nhóm thực hiện các học viên còn lại đóng vai người tham gia. - Sản phẩm: Quá trình thực hiện đóng vai mời chuyên gia và người tham gia của các nhóm. C. Ghi nhớ - Khi điền họ tên và địa chỉ chuyên gia, người tham gia vào trong thư mời cần viết rõ ràng, không để sai sót và nhầm lẫn xảy ra. - Chuyên gia và người tham gia được mời phải phù hợp với nội dung hội thảo, tập huấn. - Khi đi mời chuyên gia, người tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương cần phải đặt vấn đề thuyết phục và hợp tình hợp lý.
37 Bài 4: Đón tiếp khách mời và tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn Mục tiêu: - Trình bày yêu cầu công việc đón tiếp khách mời và các bước tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn; - Thực hiện đón tiếp và hướng dẫn cho khách mời đến tham dự hội thảo, tập huấn; tổ chức khai mạc một hội thảo, tập huấn theo chủ đề cụ thể các bước và theo đúng trình tự. Xây dựng được kế haochj hội thảo, tập huấn. - Có ý thức trách nhiệm, tôn trọng, hòa nhã và lịch sự trong giao tiếp, tự tin trong quá trình đón tiếp khách mời và khi trình bày trước tập thể, có tính khoa học A. Nội dung: 1. Đón tiếp khách mời 1.1. Nhận biết khách mời Công việc đón khách là công việc rất quan trọng trong quá trình tổ chức hội thảo, tập huấn. - Người đón tiếp khách phải biết trước được người tham gia thuộc đơn vị nào, số lượng nam, nữ, là những người ở địa phương hay ở các xã khác. - Khách mời thuộc đơn vị, chức vụ và chuyên môn. - Muốn thực hiện được điều đó người làm nhiệm vụ đón khách phải đọc trước bản danh sách khách mời và người tham gia để nhận biết trước, nếu chưa rõ thì liên hệ bộ phận tổ chức để tìm hiểu. 1.2. Tiếp nhận thư mời và đón khách Khách đi dự hội thảo, tập huấn tại địa phương có người đến trước, người đến sau, có người đã đến vài lần, có người mới đến lần đầu; khi đến nơi họ sẽ hỏi thăm để xác minh lại xem đã đúng địa điểm chưa; Người đón khách vui vẻ trả lời những câu hỏi của khách, chào xã giao và tiếp nhận thư mời của họ. Ghi lại họ tên, địa chỉ của khách, hướng dẫn cho khách và mời họ vào trong phòng làm việc hoặc phòng đợi ngồi uống nước. Những nơi nếu có 2- 3 hội nghị khác nhau cùng tổ chức thì khi người làm nhiệm vụ đón tiếp khách mời phải quan sát, khi thấy có người đang hỏi thăm để dự hội thảo, tập huấn thì người đón khách nhanh chóng trả lời và hướng dẫn. Nếu là khách mời của đơn vị mình thì ghi lại họ tên, địa chỉ của khách, hướng dẫn cho khách và mời họ vào trong phòng làm việc hoặc phòng đợi ngồi uống nước. 1.3. Hướng dẫn khách thực hiện các thủ tục và ổn định nơi nghỉ 1.3.1. Bố trí cho khách ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn.
38 Đối với những người khách ở xa, họ đến trước và có nhu cầu ở lại khoảng 2 - 3 ngày như chuyên gia, khách mời đơn vị liên quan, Người làm công việc đón tiếp có kế hoạch đón tiếp tại 1 địa điểm nhất định và chuẩn bị phòng ở thậm chí thuê phòng cho họ nghỉ ngơi và làm việc ngoài giờ. Phòng nghỉ ngơi được bố trí không nên quá xa nơi tổ chức. Điều kiện sinh hoạt của các phòng được sắp xếp phải đảm bảo các yêu cầu tối thiểu cho khách. 1.3.2. Bố trí chỗ cho khách nghỉ ngơi Khách mời đến tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương khi đến nơi họ thường được gặp lại bạn bè và có nhiều chuyện để hỏi thăm, nhiều vấn đề để trao đổi. Người đón khách hướng dẫn, mời họ vào bàn ngồi uống nước và tạo điều kiện cho họ trò chuyện, trao đổi và nghỉ ngơi. Khách đến tham dự hội thảo, tập huấn tại địa phương phần lớn là những người ở gần cho nên sau khi tham dự họ sẽ về nhà nghỉ ngơi, khi gần đến giờ họ lại đến tham dự. Nhưng đối với những người vì có lý do cho nên buổi trưa không về được, người làm công việc đón tiếp phải chuẩn bị chỗ nghỉ trưa cho khách. 1.3.3. Mời khách lên phòng hội thảo, tập huấn - Khi gần đến giờ tổ chức; người cán bộ khuyến nông lâm hoặc người đại diện trong ban tổ chức mời khách lên phòng hội thảo, tập huấn. - Khi mời cần thông báo trước giờ tổ chức hội thảo, tập huấn khoảng 5 phút để cho mọi người chuẩn bị. - Truyền đạt các thông tin rõ ràng, chính xác và đảm bảo tất cả mọi người đều nghe; hướng dẫn mọi người đi đến phòng hội thảo, tập huấn. - Khách mời khi đến tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương nhiều khi đi muộn cho nên khi gần đến giờ tổ chức mà còn thiếu nhiều người ta có thể linh động chờ thêm 10 đến 15 phút. - Ngoài ra còn người đến muộn, sau khi hội thảo, tập huấn đã làm việc vì vậy cần bố trí người bao quát và khi thấy khách đến thì tiếp đón và hướng dẫn họ nhanh chóng vào trong phòng hội thảo, tập huấn. 1.3.4. Hướng dẫn khách vào vị trí trong phòng hội thảo, tập huấn - Trong phòng hội thảo, tập huấn thường có sơ đồ bố trí: có khi bố trí chỗ ngồi theo từng đơn vị hoặc sắp xếp theo tên của từng người tham gia, người hướng dẫn khách vào vị trí trong phòng hội thảo, tập huấn cần nhanh chóng nắm được sơ đồ bố trí. - Khách vào phòng có lúc vào từng người một, có lúc tập trung vào đông người và khi vào họ không thể hình dung được vị trí được sắp xếp của họ.
39 - Người hướng dẫn cần nhẹ nhàng giới thiệu và chỉ: khu vực A là của đơn vị A hoặc bàn C là của đơn vị C và nhắc họ đọc bảng tên để trên bàn để rõ thêm thông tin. - Ngoài ra, cần trao đổi để biết được khách họ ở đơn vị nào, họ tên để hướng dẫn cụ thể cho họ. 2. Khai mạc hội thảo 2.1. Ổn định tổ chức - Khách đến dự hội thảo, tập huấn khi vào trong phòng còn chưa ổn định về vị trí ngồi, trong khi đó nhiều người còn có nhiều vấn đề đang trao đổi chưa xong do đó có người chưa về theo vị trí được sắp xếp. - Lúc này người làm công tác tổ chức phải bình tĩnh để thực hiện công việc. Trong quá trình điều hành công việc ổn định tổ chức cần căn cứ vào điều kiện thực tế để linh hoạt thực hiện. - Cách thức thực hiện như sau: + Cập nhật số lượng đại biểu chuyên gia và số lượng người tham gia. + Trực tiếp hoặc gián tiếp lấy thông tin qua những người có liên quan về trường hợp những khách mời chưa có mặt tại phòng hội thảo, tập huấn. + Bố trí hoặc trực tiếp quan sát để đón tiếp và hướng dẫn cho những người đến sau. + Mời một vài thành viên có năng khiếu về văn nghệ (dự trù trước) lên trình bày 1-2 tiết mục văn nghệ. + Giao nhiệm vụ cho các tổ: từng tổ một lần lượt kể một câu chuyện, hoặc tổ chức trò chơi để khởi động. - Khi nhận thấy mọi người đã ổn định và sẵn sàng làm việc và đến giờ quy định thì người làm công tác ổn định tổ chức trình bày lý do tổ chức. - Nếu trong hội thảo tập huấn quan trọng thì có thể giới thiệu đại biểu được phân công lên trình bày lý do tổ chức. 2.2. Trình bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn Người cán bộ khuyến nông lâm cần chuẩn bị trước bài phát biểu: trình bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn. Nội dung bài phát biểu ngắn gọn và bao gồm trả lời các câu hỏi: + Tại sao có buổi hội thảo, tập huấn (lý do) ? + Hội thảo, tập huấn thành công giải quyết được vấn đề gì? + Hội thảo, tập huấn thành công sẽ có tác dụng như thế nào với người tham gia? Người trình bày phải được phân công và chuẩn bị trước: nếu là hội thảo hoặc tập huấn quan trọng nên mời đại diện địa phương lên trình bày.
40 Người được phân công trình bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn sau khi được giới thiệu của ban tổ chức thì đứng lên và vào vị trí đã chuẩn bị để trình bày. Khi đứng lên trình bày: tác phong phải nhanh nhẹn, tư thế thoải mái, mắt nhìn bao quát, giọng nói to rõ ràng và tránh dùng từ địa phương. 2.3. Giới thiệu đại biểu hội thảo, tập huấn 2.3.1.Chuyên gia, đơn vị hỗ trợ Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm tại địa phương trong quá trình tổ chức nhiều khi có đại biểu tới dự nhưng phần lớn không có đơn vị hỗ trợ. Trước khi tiến hành giới thiệu phải có số liệu cụ thể về: họ tên, chức vụ và đơn vị công tác của đại biểu cũng như chuyên gia và đơn vị hỗ trợ. Căn cứ vào thực tế có mặt của đại biểu, chuyên gia và đơn vị hỗ trợ mà người được phân công giới thiệu theo thứ tự: đại biểu, chuyên gia đến đơn vị hỗ trợ. Lưu ý : Lỗi thường gặp khi giới thiệu đại biểu, chuyên gia và đơn vị hỗ trợ là: sai họ tên, chức vụ và đơn vị. 2.3.2. Giới thiệu thành phần tham gia Thành phần tham gia hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nông lâm tại địa phương thường rất đa dạng cả về thành phần, độ tuổi, giới tính, dân tộc do đó người giới thiệu cần căn cứ vào thực tế mà có cách giới thiệu phù hợp. Nếu số lượng người tham gia hội thảo, tập huấn khoảng 10 đến 15 người thì người giới thiệu có thể lần lượt giới thiệu tên các thành viên và sau đó họ tự giới thiệu về bản thân. Nếu số lượng người tham gia nhiều và có nhiều đơn vị tham gia thì giới thiệu tên các đơn vị và tạo điều kiện cho một người đại diện đứng lên giới thiệu các thành viên trong đơn vị hoặc để cho các cá nhân tự giới thiệu về bản thân mình. 2.4. Giới thiệu chương trình hội thảo, tập huấn Sau khi giới thiệu đại biểu chuyên gia và đơn vị hỗ trợ, người giới thiệu có thể tiếp tục giới thiệu chương trình hội thảo, tập huấn hoặc ban tổ chức sẽ có kế hoạch sắp xếp người khác điều hành phần này. Mục đích cung cấp thông tin cho người tham gia biết thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao, nội dung làm việc của buổi hội thảo, tập huấn và người phụ trách. Người cán bộ khuyến nông lâm phải soạn thảo và chuẩn bị trước bài giới thiệu trên cơ sở nội dung của chương trình hội thảo, tập huấn. Nội dung của bài giới thiệu: + Mục tiêu của buổi tập huấn, hội thảo. + Thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao trong ngày và những ngày tiếp theo (nếu có). + Những chuyên đề sẽ được đưa ra thảo luận hoặc tập huấn.
41 + Chuyên gia chủ trì nội dung. + Và những vấn đề khác có liên quan. Trình tự giới thiệu: Căn cứ theo điều kiện thực tế và khả năng để vận dụng chứ không cứng nhắc theo khuôn mẫu. Lưu ý: Những người chưa tự tin cần chuẩn bị cẩn thận bài giới thiệu. B. Câu hỏi và bài tập thực hành Bài tập 1: - Tình huống: Hội thảo về cây điều cao sản được tổ chức tại lớp học. - Nội dung bài tập: + Bạn và các thành viên trong nhóm là cán bộ khuyến nông lâm đóng vai là người đón tiếp. + Thành viên trong lớp đóng vai là khách mời. - Sản phẩm của nhóm: Quá trình đóng vai thực hiện đón tiếp khách mời. Bài tập 2: - Tình huống: như bài tập 1 - Nội dung bài tập: + Đóng vai người tổ chức khai mạc hội thảo. + Sử dụng số bàn ghế, trang thiết bị của phòng học để làm phòng hội thảo, tập huấn. - Sản phẩm của học viên: Quá trình đóng vai thực hiện tổ chức khai mạc hội thảo. C. Ghi nhớ - Đón tiếp khách mời nhiệt tình và chu đáo. - Các tiêu chí (giọng nói, thái độ, cử chỉ) khi phát biểu trước tập thể. - Nội dung bài phát biểu ngắn gọn, đủ ý và nêu rõ trọng tâm.
42 Bài 5: Điều hành hội thảo, tập huấn Mục tiêu: - Trình bày vai trò, nhiệm vụ và trình tự các bước điều hành hội thảo, tập huấn và những kỹ năng chính của người điều hành; - Vận dụng được kỹ năng giao tiếp và thúc đẩy trong điều hành hội thảo, tập huấn. Điều hành được một hội thảo, tập huấn về hoạt động nông lâm nghiệp tại địa phương có hiệu quả; - Có tinh thần trách nhiệm, hợp tác, chia sẻ lẫn nhau trong công việc và thúc đẩy nông dân cùng học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm. A. Nội dung: 1. Chức năng chính của người điều hành hội thảo, tập huấn Phân công đúng vai trò, trách nhiệm và đảm bảo những vai trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo: + Lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau cuộc họp. + Chuyên gia: hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp. Đóng góp kiến thức chuyên môn khi được yêu cầu. Có thể chịu trách nhiệm công việc hậu cần trước và sau khi kết thúc cuộc họp. + Thư ký: ghi chép lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp. Thư ký cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp. + Người cộng tác: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng. Xác định rõ ai là người ra quyết định trong cuộc họp cũng như cách thức (phương pháp) để đạt được kết quả đó (bỏ phiếu, biểu quyết, ý kiến lãnh đạo ) 2. Vai trò, nhiệm vụ của người điều hành 2.1. Vai trò người điều hành - Theo dõi thời gian - Thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung, vμ điều chỉnh nội dung khi cần thiết - Giúp cho thảo luận được diễn ra thuận lợi - Khẳng định lại các quyết định và hoạt động dự kiến. 2.2. Nhiệm vụ điều hành - Điều khiển, chủ trì cuộc họp trong suốt quá trình họp.
43 - Thực hiện theo đúng chương trình, kế hoạch cuộc họp đã được thông qua (khai mạc, triển khai các nội dung, thảo luận, bế mạc .) - Giữ ổn định, trật tự và điều chỉnh nội dung cuộc họp để đạt được mục tiêu. - Cung cấp, đảm bảo các điều kiện cho cuộc họp triển khai: vật tư, phòng họp, ánh sáng, thiết bị âm thanh . - Phân công và kiểm tra, giám sát thực hiện của các thành viên trong ban tổ chức cuộc họp. - Thu hút sự tham gia của tất cả mọi người: + Thu hút sự quan tâm, chú ý của những người tham gia về các chủ đề sẽ đề cập. + Tạo được không khí thoải mái + Cho mọi người cơ hội được phát biểu + Khuyến khích những người tham gia lắng nghe người khác nói. - Tổ chức, dẫn dắt cuộc họp đạt được mục tiêu: + Chuẩn bị thật kỹ buổi họp và xác định các mục tiêu cuộc họp + Hướng dẫn thảo luận đi đúng chủ đề và đúng trọng tâm + Tóm ý và tổng hợp để giúp mọi người dễ hiểu và dễ nhớ + Khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến một cách xây dựng và hữu ích + Ghi lại các ý chính và những quyết định đã thông qua tại buổi họp để viết biên bản * Người điều hành nên điều khiển cuộc thảo luận, đảm bảo những yêu cầu sau: - Mọi thành viên tham dự họp chuẩn bị tốt trước khi thảo luận, nếu cần thiết có thể dành thời gian cho các vị đại biểu đọc tài liệu. - Tránh lặp lại: tóm tắt ý kiến thảo luận, cắt ngang những ý kiến lặp lại - Nên tạo một không khí thoải mái, thân mật: nhưng cũng nên tránh những xúc phạm cá nhân. Đôi khi những câu nói vui đùa có tác dụng tích cực. - Cơ hội bình đẳng cho mọi thμnh viên tham gia thảo luận: đặc biệt chú ý đến những thành viên ít tham gia đóng góp ý kiến (phụ nữ?, người nghèo?), hoặc những người ở góc xa phòng họp bằng cách đặt những câu hỏi. - Hạn chế những người cố tình áp đặt ý kiến - Tránh lạc đề, các ý kiến thảo luận phải đi đúng hướng - Trong trường hợp phải đưa ra những quyết định quan trọng nhưng chưa kết thúc được cuộc thảo luận: cố gắng đưa vấn đề đến kết luận, hoặc tự quyết định (dựa trên những ý kiến nổi bật hay được hầu hết các đại biểu tán thành), hay tổ chức bỏ phiếu.
44 - Khẳng định lại các quyết định và các hoạt động dự kiến sau khi đã xác định trách nhiệm của mọi người đối với từng công việc. 3. Những kỹ năng chính của người điều hành/giảng viên 3.1. Kỹ năng đặt câu hỏi 3.1.1. Yêu cầu đặt câu hỏi trong phương pháp họp có sự tham gia Câu hỏi được sử dụng thườngxuyên trong giao tiếp hàng ngày. Không có các câu hỏi thì sự trao đổi thông tin sẽ rất hạn chế. Có thể nói gần 1/3 những gì chúng ta sử dụng trong buổi họp được nói dưới dạng câu hỏi. Chúng ta đưa ra câu hỏi và nhận được câu trả lời khơi nguồn cho những câu hỏi tiếp theo. Vòng tròn hỏi - trả lời đó tạo ra một cuộc nói chuyện. Trong một buổi họp theo phương pháp có sự tham gia chúng ta sử dụng câu hỏi nhằm một số mục đích sau: - Khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người - Khuyến khích mọi người suy nghĩ. Hướng dẫn người tham gia tự phân tích, đánh giá vấn đề. - Dẫn dắt, điều khiển buổi họp thảo luận đúng chủ đề, đúng trọng tâm. - Củng cố kiến thức thông qua việc trao đổi kiến thức, quan điểm giữa các thành viên tham dự, làm rõ những vấn đề chưa hiểu. Thực chất đó là sự khai thác các thông tin và kinh nghiệm mà những người tham gia thu được từ trước thảo luận. - Kiểm tra mức độ hiểu và kiến thức của người tham gia về một chủ đề có liên quan, biết được họ cần gì, gặp khó khăn gì để định hướng thảo luận trong cuộc họp. - Thu hút sự chú ý của người tham gia, khuyến khích họ đóng góp ý kiến và chấm dứt những cuộc nói chuyện riêng hoặc tránh những trườnghợp người này lấn át người khác trong buổi họp. 3.1.2. Các cách đặt câu hỏi a. Hỏi trực tiếp Đây là cách đặt câu hỏi cho một người cụ thể. Thông thườngchủ toạ đặt câu hỏi loại này để buộc người được hỏi phải tư duy hoặc để phá vỡ sự im lặng khi không ai tự giác phát biểu. Cách hỏi này còn được sử dụng nhằm lôi kéo sự tham gia của những người rụt rè, ít nói hoặc thiếu tập trung. Tuy nhiên cách đặt câu hỏi trực tiếp cũng có một số hạn chế: những người không được hỏi cảm thấy mình không liên quan nên sẽ không suy nghĩ để tìm ra câu trả lời, hoặc có thể họ nghĩ rằng ý kiến của mình sẽ không được tính đến. Ví dụ: Anh Duy nghĩ sao về vấn đề này? b. Cách đặt câu hỏi chung
45 Đây là cách đặt câu hỏi chung cho tất cả mọi người chứ không nhằm vào một đối tượngcụ thể nào. Câu hỏi chung được sử dụng để khuyến khích tất cả mọi người suy nghĩ. Loại câu hỏi này khiến tất cả những người tham gia tích cực suy nghĩ và chủ động trả lời. Tất cả những người tham gia đều có cơ hội trình bày ý kiến của mình và người điều khiển có thể thu được rất nhiều ý kiến. Tuy nhiên cách hỏi này có một hạn chế, đó là những người rụt rè ít phát biểu. Nếu không ai muốn hoặc có thể trả lời được câu hỏi này thì đặt một câu hỏi trực tiếp có thể được làm thảo luận sôi nổi trở lại. Ví dụ: Mọi người có đồng ý với giải pháp này không? 3.1.3. Các loại câu hỏi a. Câu hỏi mở Loại câu hỏi này sử dụng các từ để hỏi như: Tại sao? Như thế nào? Cái gì? Người điều khiển nên đặt câu hỏi như thế nào để cho người tham gia dễ trả lời. Một câu hỏi mở cho phép người điều khiển thu được những câu trả lời rất rộng chứa nhiều thông tin. Ngược lại, các câu trả lời cho câu hỏi loại này và việc phân tích chúng chiếm rất nhiều thời gian. Vì vậy, người điều khiển phải có khả năng tổng hợp và phân tích tốt để làm cho các câu trả lời được đưa ra dễ hiểu hơn. Ví dụ: Tại sao thôn ta cần phải xây dựng công trình thuỷ lợi? b. Câu hỏi đóng Là loại câu hỏi cho phép người mà người trả lời chỉ có thể đưa ra được một số lượng hạn chế các câu trả lời cụ thể. Lợi ích của loại câu hỏi này là mang lại nhanh chóng các câu trả lời cụ thể nhưng bất lợi là không chứa đựng nhiều thông tin. Ví dụ: Cho lợn nhảy trực tiếp tốt hơn thụ tinh nhân tạo đúng hay sai? hoặc Giữa hai cách sau cách nào hiệu quả hơn: Cho nhảy trực tiếp và thụ tinh nhân tạo ? Trong các buổi họp theo phương pháp có sự tham gia không nên sử dụng quá nhiều các câu hỏi đóng. Nếu người điều khiển muốn thu thập được nhiều thông tin hay, khuyến khích suy nghĩ và cải thiện hiểu biết thì nên đặt các câu hỏi mở. Mặt khác sau một câu hỏi đóng, người điều khiển luôn có thể đặt thêm một số câu hỏi mở như (Tại sao? Như thế nào ?) để thu thập thêm thông tin. Ví dụ: Theo bác, nên cho lợn con mới sinh ngủ chung với lợn mẹ đúng hay sai? Vì sao? c. Câu hỏi dẫn dắt Loại câu hỏi này chứa đựng những thông tin gợi ý cho người nhận thông tin suy nghĩ.
46 Ví dụ : Sâu đục thân hoá nhộng vào thời điểm phát triển nào của lúa ? d. Câu hỏi tu từ Đây là loại câu hỏi mà người đưa ra không cần trả lời, chỉ cốt thu hút sự chú ý của người tham gia. Câu hỏi này thường được dùng để bắt đầu một buổi họp trao đổi và thảo luận hoặc chuyển sang chủ đề mới. Ví dụ: Các bác sẽ làm gì nếu chuột phá hết ruộng mạ của các bác ? (dừng một lát) Ta cần phải chống lại lũ chuột tham ăn này ! 3.1.4. Làm thế nào để đặt câu hỏi phù hợp Đặt câu hỏi thườngđược coi là một kỹ năng nhưng thực ra đó là một phương pháp suy nghĩ logic. Trướcnbất kỳ một buổi họp, người điểu khiển phải biết rõ những gì mà người tham gia cần phải biết, phải hiểu và quyết định vào cuối buổi họp. Tất cả những câu hỏi được đặt ra đều nhằm đạt được các mục tiêu này. Ở bất kỳ thời điểm nào, người điều khiển cũng phải nắm được những giai đoạn mà trao đổi phải tiến hành theo nhóm. Vì vậy, người điều khiển phải đặt các câu hỏi để dẫn dắt cuộc trò chuyện theo các giai đoạn khác nhau của chu trình thảo luận. Người điều khiển luôn phải tự hỏi mình: - Mọi người tham gia họp đã suy nghĩ đầy đủ về vấn đề chưa? - Liệu còn những điểm quan trọng nào chưa được đề cập trong buổi họp ? Đó là những điểm gì? - Câu hỏi nào sẽ lái buổi họp hướng sâu về các điểm này ? - Nên đặt câu hỏi nào để chuyển tiếp sang một khía cạnh khác của vấn đề hoặc một vấn đề mới ? 3.2. Các kỹ năng chính của người điều hành/giảng viên 3.2.1. Kỹ năng lắng nghe a. Khái niệm về lắng nghe tích cực Lắng nghe tích cực là chủ động lắng nghe, trong khi nghe thì tập trung chú ý và tìm hiểu ý nghĩa của vấn đề mà người khác đang trình bày. + Trong thực tế, khi đang nói chuyện hoặc trao đổi với nhau về một vấn đề chúng ta tưởng mình đang lắng nghe nhưng thật ra chúng ta chỉ đang nghe những điều mình muốn nghe. + Đây không phải là một quá trình mang tính chủ định mà hoàn toàn tự nhiên. Lắng nghe tích cực và sáng tạo (chọn những khía cạnh tích cực, những vấn đề, những khó khăn và căng thẳng) là kỹ năng cơ bản nhất của thúc đẩy. + Vì vậy người lắng nghe cần hiểu được những trở ngại khi lắng nghe nhằm nâng cao các kỹ năng của mình. Sau đây là những trở ngại cơ bản trong lắng nghe hiệu quả và tích cực. Khi nhận thức được những trở ngại chúng ta sẽ dễ dàng vượt qua hơn.
47 b. Các trở ngại trong lúc lắng nghe. - Lúc nghe lúc không + Trong lúc nghe có nhiều người do không chủ tâm nhưng vì khả năng nghe nhanh hơn khả năng nói và có những vấn đề có khi người nghe đã biết nên họ suy nghĩ qua việc riêng và những điều phiền muộn cá nhân. + Không hoàn toàn lắng nghe, không nắm rõ được nội dung truyền đạt. + Khắc phục điều này bằng cách chú tâm lắng nghe không chỉ lời nói mà còn cả những ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, thái độ của người nói. - Từ ngữ nhạy cảm + Đối với một vài người từ ngữ nhạy cảm mang tính trêu ngươi hoặc làm người nghe giận dỗi và thậm chí không thèm lắng nghe nữa. + Người nói và người nghe không thể tiếp tục giao tiếp và hai bên không có cơ hội trao đổi, không có cơ hội hiểu nhau. + Những đối tượng khác nhau thường nhạy cảm với những từ khác nhau, những từ nên hạn chế dùng đó là “không học”, “chậm hiểu”, “nghèo hèn”, “dân tộc”. - Tai nghe nhưng tâm trí để nơi khác + Những người này khi nghe nhanh chóng cho rằng chủ đề hoặc người nói chuyện rất nhàm chán và không có gì đáng nghe. + Họ mới nghe đã vội vàng tin rằng họ có thể đoán trước những gì người khác nói và sau đó vội vàng kết luận nếu có nghe tiếp cũng không có thông tin gì mới. - Nghe vô hồn + Đôi lúc người lắng nghe có cử chỉ rất chăm chú nhưng trong đầu của họ đang nghĩ đến những chuyện khác. + Trong đầu họ có những việc rất quan trọng đáng quan tâm hơn hoặc đang có chuyện buồn, họ chìm trong suy nghĩ riêng và giương mặt vô hồn. + Những lúc này người điều hành cần có những điều chỉnh thích hợp về giờ giấc để người nghe nghỉ giải lao hoặc thay đổi nhịp độ làm việc. - Chủ đề khó và phức tạp: + Khi truyền đạt những chủ đề khó và phức tạp, người lắng nghe thường phải cố gắng nghe và cố hiểu. + Khi họ hiểu và nhận thức được vấn đề thì thấy rằng chủ đề khá thú vị. Trong thực tế thông thường một người không hiểu thì những người khác cũng vậy. Người truyền đạt có thể dùng các hình thức: nhấn mạnh hoặc dùng hình ảnh, ví dụ để minh hoạ làm rõ vấn đề. - Kiểu nghe bỏ ngoài tai
48 + Trong hội thảo, tập huấn thường có nhiều ý kiến khác nhau. Những người đưa ra ý kiến đều có lý lẽ và quan điểm riêng của họ vì thế họ không dễ dàng từ bỏ ý kiến của họ để chấp nhận ý kiến của người khác. + Khi gặp trường hợp này người điều hành phải tôn trọng ý kiến của họ, chia sẻ ý kiến với tập thể sau đó bày tỏ thái độ của mình một cách xây dựng. Trong một buổi họp theo phương pháp có sự tham gia, chúng ta sẽ không thể tiến hành các cuộc thảo luận và trao đổi thú vị nếu không có kỹ năng lắng nghe. Một cuộc họp có thể gồm nhiều phần bàn về nhiều vấn đề khác nhau. Chu kỳ thảo luận nêu ở phiếu kỹ thuật 6 cho chúng ta thấy rõ tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Quả vậy, để phân tích và tổng hợp được các ý kiến, cần phải lắng nghe. Nhờ lắng nghe mà ta biết được ý kiến của những người tham gia, mức độ hiểu vấn đề của họ, những khó khăn mà họ gặp phải và nhu cầu cần được hỗ trợ.v.v. Ghi nhớ: Nghe sai sẽ dẫn đến nguy cơ hiểu sai thông tin, hiểu sai ý kiến và nhận xét của người tham gia (có thể tham khảo thêm phiếu kỹ thuật 2 về giao tiếp). Hậu quả là sẽ trả lời sai, dẫn dắt thảo luận sai, thực hiện sai và nghiêm trọng nhất là ứng xử không phù hợp. Khuyến khích người khác nói bằng cách: - Tỏ ra quan tâm đến điều người khác nói. - Tỏ ra có thiện cảm với người nói, nhìn vào người ấy khi người ấy nói - Giúp người nói liên hệ vấn đề người đó đang gặp phải với nguyên nhân của vấn đề - Khuyến khích và hướng dẫn người nói bằng cách đặt các câu hỏi ngắn. Giữ im lặng nếu thấy việc khuyến khích là không cần thiết. - Không ngắt lời người nói bằng cách đưa ra các nhận xét mang tính cá nhân. - Không chỉ trích ý kiến của người phát biểu khi thấy ý kiến đó không phù hợp với quan điểm cá nhân của mình. Hiểu rõ hơn điều người khác nói - Tập trung để nghe cho rõ, yêu cầu người nói nhắc lại hoặc giải thích những điểm chưa rõ. - Chăm chú lắng nghe người nói trình bày nguyên nhân của vấn đề. - Ghi tóm tắt lời phát biểu chứa nhiều thông tin. - Đơn giản vấn đề ở mức có thể và cố gắng liên hệ với thực tế. Hãy yêu cầu người nói cho ví dụ. - Đặt mình vào địa vị người nói để hiểu được điều họ nói. - Luôn giữ bình tĩnh: Một người tức giận không thể lắng nghe tốt và thường hiểu sai vấn đề.
49 3.2.2. Kỹ năng quan sát a. Một số khái niệm - Quan sát là một hoạt động của trí tuệ và diễn ra theo một quá trình - Quan sát đòi hỏi sự chú ý và nhận thức của người quan sát. Quan sts luôn co chủ ý và bị ảnh hưởng bởi những giả định. - Người quan sát tiến hành quan sát có mục đích và đôi khi đối tượng được quan sát cũng có mục đích. - Khi ai đó quan sát một sự kiện hay quan sát các cá nhân trong sự kiện đó, người này cũng tham gia ở một mức độ nhất định vào sự kiện đó: vào trước, trong và sau sự kiện đó. - Quan sát bổ sung cho lắng nghe trong việc tiếp nhận thông tin từ bên ngoài. Quan sát là một hình thức khác của lắng nghe. - Một sự quan sát chính xác và nhạy bén có thể cung cấp thêm thông tin về những gì tiềm ẩn bên trong những điều được nói ra. - Quan sát là một hoạt động của tinh thần, nó giúp chúng ta ý thức về những góc độ khác của giao tiếp. b. Người điều hành quan sát gì? Quan sát được tiến hành nhằm các mục đích khác nhau: - Để đánh giá kiến thức, thái độ, kỹ năng - Để phân tích một quá trình (quá trình giao tiếp của các thành viên tham dự trong cuộc họp) - Để thu thập các thông tin - Để kiểm tra mức độ đạt được của mục tiêu cuộc họp thông qua các thành viên tham dự - Để cung cấp thông tin phản hồi sau cuộc họp và để đưa ra những giải pháp khắc phục làm cho cuộc họp sau trở lên hiệu quả hơn. - Để học hỏi những gì quan sát được từ phía những người tham dự Như vậy, quan sát được thực hiện với nhiều mục đích khác nhau và trong bất kỳ cuộc họp nào cũng vậy, người điều khiển phải luôn sử dụng những kỹ năng quan sát của mình để điều hành cuộc họp. Thông thường người điều khiển cuộc họp sẽ tiến hành quan sát một số yếu tố sau: - Quan sát công tác chuẩn bị, đây là nhiệm vụ đầu tiên của người điều khiển để thông qua đó sẽ có những điều chỉnh, bổ sung kịp thời tạo điều kiện cho cuộc họp diễn ra một các thuận lợi. - Quan sát tiến độ cuộc họp (trình tự, thời gian) của các nội dung (chủ đề) của cuộc họp để từ đó sẽ khống chế hoặc nhắc nhở cuộc họp thực hiện theo đúng tiến trình.
50 - Quan sát theo các nội dung trong cuộc họp để từ đó điều chỉnh cuộc họp đi theo đúng định hướng, tránh hiện tượng cuộc họp đi thảo luận lạc đề. - Quan sát sự tham gia của những người tham dự, đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một cuộc họp theo phương pháp có sự tham gia. Người tham dự cuộc họp sẽ là nhân tố chính để thực hiện các nội dung trong cuộc họp. Do vậy người điều khiển phải thường xuyên quan sát theo từng cá nhân hoặc nhóm nhỏ để kích thích sự, lôi cuốn sự tham gia của mọi người cũng như hạn chế sự tham gia một cách thái quá của họ. - Quan sát sự tham gia của những người trong ban tổ chức, những người đóng vai trò là người thúc đẩy, điều khiển trong cuộc họp. Đây là sự quan sát cần thiết để tạo ra việc điều hành cuộc họp một cách hiệu quả hơn. c. Quan sát bằng cách nào Có nhiều cách để giúp người điều khiển quan sát, đánh giá mức độ tham gia của những người tham dự trong cuộc họp. Một số phương pháp quan sát đem lại hiệu quả, đó là: - Quan sát được thực hiện trên việc quan sát chung, bao quát không gian rộng, bao quát cả nhóm lớn hoặc từng cá nhân, nhóm nhỏ. - Quan sát thông qua thái độ quan sát: thân thiện, sự nhiệt tình, cởi mở, vẻ mặt vui vẻ, ánh mắt trìu mến, khuyến khích của người điều khiển cuộc họp để thông qua đó gửi thông điệp hợp tác, cầu thị và sẵn sàng chia sẻ tới những người tham dự cuộc họp. - Quan sát bằng con đường trao đổi, chia sẻ thông tin trong quá trình thảo luận và cũng có thể thực hiện việc quan sát thông qua các con đường như: giao những bài tập thảo luận cho các nhóm, đặt ra các câu hỏi, tình huống trong cuộc họp. - Quan sát bằng cách di chuyển hợp lý trong phòng họp, thay đổi tác phong, tư thế và vị trí cũng tạo ra hiệu quả trong quá trình giao tiếp (giao tiếp thông qua ngôn ngữ của cơ thể). - Quan sát thông qua việc nghe và lắng nghe người trình bày để tạo ra sự tự tin, bình tĩnh cho người trình bày và là nhân tố kích thích sự tham gia nhiều hơn của 3.2.3. Kỹ năng chia nhóm thảo luận Có rất nhiều cách chia nhóm khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích và yêu cầu của thảo luận. Tuy nhiên việc chia nhóm phải đảm bảo nguyên tắc: - Số lượng thành viên trong một nhóm không được quá lớn (7 – 10 người). - Số nhóm phụ thuộc vào số địa điểm tổ chức thảo luận. - Trình độ, nhận thức của các thành viên trong các nhóm phải tương đối đồng đều. - Đảm bảo sự đồng đều về tuổi và yếu tố giới trong mỗi nhóm. Một số cách chia nhóm thường sử dụng như sau:
51 - Chia nhóm một cách ngẫu nhiên bằng cách đếm số, bốc thăm hoặc chia ngẫu nhiên theo vị trí ngồi. - Chia nhóm theo trình độ chuyên môn, theo sở thích (của các nội dung thảo luận) hoặc theo vị trí địa lý (thôn, bản, làng ) - Chia nhóm theo ý chủ quan của người điều khiển 3.2.4. Điều hành thảo luận a. Sử dụng khi nào Thảo luận nhóm nhỏ là một phương pháp thường được sử dụng trong các cuộc họp thôn bản. Đây là phương pháp đem lại hiệu quả cao trong tổ chức, điều hành họp, nhiều nội dung, mục tiêu của cuộc họp được hoàn thiện thông qua phương pháp này. Trong phương pháp tổ chức họp có sự tham gia thì đây là phương pháp hiệu quả nhất để phát huy được sự tham gia của nhiều người. Tuy nhiên chỉ nên áp dụng phương pháp thảo luận nhóm trong những điều kiện sau để phát huy hiệu quả của phương pháp: - Cuộc họp có nhiều người tham dự gây khó khăn cho tổ chức thảo luận chung trong cuộc họp. - Cuộc họp có nhiều nội dung (chủ đề) và thành phần người tham dự với nhiều mối quan tâm khác nhau. - Cuộc họp cần trao đổi chuyên sâu và thống nhất về các nội dung trong cuộc họp. - Phòng họp có đủ điều kiện để chia nhỏ các nhóm thảo luận hoặc có nhiều phòng riêng biệt phục vụ cho thảo luận nhóm. - Có đủ các điều kiện về vật tư (giấy, bút, bảng ) đáp ứng yêu cầu cho thảo luận. - Thời gian của cuộc họp còn đủ để tổ chức thảo luận. b. Điều hành hoạt động thảo luận nhóm nhỏ Hoạt động của mỗi nhóm dựa trên nguyên tắc hoạt động độc lập trong quá trình thảo luận dưới sự chia sẻ, định hướng và tham gia của các thúc đẩy viên (là những người trong ban tổ chức, điều hành cuộc họp). Mỗi nhóm cử ra một người làm nhóm trưởng để điều hành hoạt động của nhóm và cử ra một thư ký để ghi chép, tổng hợp lại tất cả các kết quả thảo luận của nhóm. Dưới sự điều khiển của nhóm trưởng và sự tham gia chia xẻ của các thúc đẩy viên, nhóm sẽ tiến hành thảo luận theo các chủ đề của cuộc họp. Để thảo luận nhóm có hiệu quả, người điều hành nhóm đóng vai trò hết sức quan trọng. Do vậy người điều khiển nhóm cần phải chú ý đến một số vấn đề sau khi tổ chức, điều hành thảo luận: - Không áp đặt ý kiến của mình cho những người khác. - Chờ mọi người đưa ra hết ý kiến sau đó mình mới đưa ra ý kiến của mình. - Đặt những câu hỏi để khuyến khích mọi người suy nghĩ
52 - Coi những gợi ý của mình là yếu tố để mọi người phát triển hơn nữa. - Hướng cuộc họp và đúng trọng tâm và mục tiêu cuộc họp - Bảo vệ những cá nhân bị “tấn công” trong cuộc họp. - Tổng kết, tóm tắt ý để đi đến kết luận cuối cùng về vấn đề thảo luận. c. Một số cách báo cáo kết quả thảo luận nhóm nhỏ Sau khi các nhóm hoàn thiện các nội dung thảo luận, thư ký của nhóm sẽ tổng hợp kết quả đó thông qua một lần trước cả nhóm để mọi người cho ý kiến. Đại diện của nhóm hoặc nhóm trưởng sẽ là người báo cáo kết quả thảo luận. Có mọt số cách để báo cáo kết quả thảo luận trong các cuộc họp như sau: - Từng nhóm báo cáo trước cuộc họp sau đó các nhóm khác sẽ tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến. - Các nhóm ghi kết quả thảo luận lên giấy A0 sau đó treo kết quả đó lên bảng hoặc lên tường trong phòng họp, tất cả các thành viên trong cuộc họp sẽ tham gia nhận xét đóng góp ý kiến trực tiếp hoặc báo cáo vào cuối buổi họp. - Gửi kết quả thảo luận bằng tài liệu cho các nhóm hoặc các thành viên tham dự trong cuộc họp góp ý trực tiếp, sau đó thư ký sẽ tổng hợp các ý kiến tham gia báo cáo lại trước nhóm để đi đến thống nhất cuối cùng. 3.2.5. Tóm ý và tổng hợp a. Thế nào là tóm ý và tổng hợp Tóm ý: Là nhắc lại ý của người vừa nói bằng cách sử dụng từ ngữ khác, lối diễn đạt khác. Tóm ý phải tôn trọng quan điểm của người nói. Mục đích của tóm ý là: - Nhắc lại những gì mà người nói vừa trình bày bằng các câu từ đơn giản sau khi đã loại bỏ những từ lặp và ngập ngừng. - Chứng minh cho người vừa nói rằng người nghe đã chăm chú lắng nghe và hiểu rõ những gì anh ta nói. Hình 3 : Tóm ý và tổng hợp khi điều hành thảo luận Tổng hợp
53 Là sự tóm ý ngắn gọn các ý chính của một cuộc thảo luận. Tổng hợp đôi khi mang tính chủ quan vì người điều khiển đã bỏ đi những thông tin mà anh ta cho là không quan trọng hoặc không cần thiết. Anh ta sẽ tổng hợp những ý kiến chính thườngđược nhắc đi nhắc lại trong cuộc thảo luận. Làm thế nào để tóm ý b. Những cụm từ thườngdùng - "Nói cách khác " - "Anh muốn nói rằng " - "Điều mà anh vừa nói có nghĩa là " - "Tôi có thể tóm tắt ý anh như sau " - "Tóm lại, anh muốn nói rằng " - "Nói chung, những điều anh nói có nghĩa là " c. Yêu cầu của một câu (ý) tóm ý: Một câu tóm ý tốt: - Sẽ mang nội dung chính của ý đã phát biểu - Sẽ ngắn gọn và dễ hiểu hơn. - Sẽ làm nổi bật các ý chính trên cơ sở lựa chọn và sắp xếp các ý đã phát biểu - Sẽ là sự sắp xếp các ý theo một trật tự hợp lý Làm thế nào để tổng hợp ý Lời khuyên để tổng hợp tốt: - Kỹ năng tổng hợp sẽ dần hoàn thiện trong quá trình thực hành - Ghi chép trong buổi thảo luận sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổng hợp ý. Với một bút đánh dấu và một bút màu, người điều khiển có thể gạch chân các ý kiến chủ đạo của buổi thảo luận được ghi lại trong sổ. - Tổng hợp phải có cấu trúc chặt chẽ, xoay quanh các ý kiến chủ đạo và cả những ý kiến của các thành phần tham dự khác nhau.v.v. - Trong tổng hợp, đôi khi ta cần tham khảo ý kiến của một vài người tham dự (" , như bà B đã nói"). Như vậy sẽ rất hay khi nói rõ với một nhóm nào hoặc thành phần nào đó trong đó có người này để khái quát hoá quan điểm của anh ta. - Các nguy cơ trong tóm ý và tổng hợp ý - Tóm ý và tổng hợp ý quá chủ quan - Nội dung bị bóp méo - Ý được tóm tắt và tổng hợp không được sắp xếp tốt nên khó hiểu hoặc quá chung chung.
54 3.2.7. Kỹ năng đánh giá, nhận xét a. Thế nào là nhận xét - Nhận xét (bình luận) là một thông tin để đánh giá lời nói hay hành động của một người nào đó. - Việc đưa ra và tiếp thu ý kiến nhận xét trong khi điều khiển các buổi họp theo phương pháp có sự tham gia là kỹ năng mà người điều khiển phải nắm vững. - Người tiếp thu ý kiến nhận xét thườngcảm thấy được khen ngợi hoặc phê bình. Một ý kiến nhận xét tốt phải có tính xây dựng, nhằm giúp người được góp ý hiểu hơn về hành động của mình để có thể học hỏi thêm, bổ sung và hoàn thiện hơn. - Mục đích của nhận xét là để giúp người khác tiến bộ chứ không phải để thể hiện là mình có năng lực hơn, uyên bác hơn hay giàu kinh nghiệm hơn người đó. b. Lời khuyên khi đưa ra nhận xét Chúc mừng Với những lời chúc mừng, người điều khiển có thể thu hút được thiện cảm và sự chú ý của một người tham gia. Tuy nhiên những lời chúc mừng phải rõ ràng, trung thực và đáng tin cậy vì mọi người có thể nhanh chóng hiểu ra nếu đó là những lời nịnh hót. Chỉ trích Người ta thườngcó thói quen phán xét lời nói và hành động của người khác là có tính bản chất, còn với bản thân mình thì lại vin vào hoàn cảnh khách quan. Điều quan trọng khi đưa ra nhận xét là phải đặt mình vào hoàn cảnh của người bị nhận xét để hiểu và thông cảm với họ, không nên đánh giá bản chất của họ. Ví dụ: ruộng của tôi bị chuột cắn hại là vì tôi không biết những phương pháp diệt chuột hiệu quả và vì tôi còn có quá nhiều công việc khác (hoàn cảnh khách quan), còn ruộng của người khác cũng bị chuột phá là do họ lười và do lũ chuột ranh mãnh hơn họ (bản chất của người đó). Cần đặt mình vào vị trí của người mà mình muốn phê bình và những nhận xét đưa ra cần phải kèm theo những lời giải thích xác đáng. Điều đó sẽ giúp người tiếp thu ý kiến nhận xét hiểu được quan điểm của người nhận xét và có được những phương hướng để giải thích. Một vấn đề quan trọng khác cần lưuý: hết sức tránh nói quá lâu về những nhận xét gây khó chịu, ngay cả khi có kèm theo một vài lời khen ngợi. Dù trong cả một loạt ý kiến khen ngợi chỉ cần có một nhận xét không tích cực cũng đủ cho người tiếp thu nhận xét có ấn tượng không tốt về chính mình và về người nhận xét. Nên : - Nhấn mạnh vào những lời nói và hành động cụ thể.
55 - Mô tả hành động hoặc nhắc lại một cách thật đầy đủ lời nói cần nhận xét trước khi đưa ra quan điểm của mình. - Đưa ra nhận xét một cách tế nhị. - Chỉ nhận xét theo hướng giúp ích cho người tiếp thu - Đưa ra các kiến nhận xét thật cụ thể và chính xác - Đưa nhận xét ngay lập tức - Đề cập từng vấn đề một cách riêng rẽ Không nên : - Đánh giá bản chất một con người . - Chỉ trích người tiếp thu nhận xét để chứng tỏ là mình hơn người đó - Làm cho người tiếp thu nhận xét phật ý - Đưa ra những nhận xét quá dài, mơ hồ, trừu tượnghoặc khó hiểu - Lưỡng lự hoặc đưa ra nhận xét sau một khoảng thời gian nào đó khi người tiếp thu nhận xét đã quên mất câu nói hay hành động của mình - Dùng những từ xưng hô thể hiện sự phân chia thứ bậc c. Tiếp thu ý kiến nhận xét Tiếp thu ý kiến nhận xét cũng là một nghệ thuật. Không nên trông chờ vào việc tất cả mọi người đều tuân thủ những nguyên tắc nêu trên khi nhận xét. Nên : - Lắng nghe mọi ý kiến nhận xét và cố gắng hiểu đúng ý. - Không quá để ý đến những ý kiến nhận xét không được lý giải rõ ràng. - Hỏi lại cho rõ những ý hiểu không rõ. - Tóm tắt lại những ý chính để đảm bảo là mình đã hiểu đúng ý kiến của người nhận xét. - Giúp người nhận xét hiểu được những tiêu chí hoặc lĩnh vực mà mình mong nhận được ý kiến đánh giá nhất. - Tỏ thái độ tin tưởng và quan tâm (phần này cũng vận dụng những kỹ năng lắng nghe). Không nên : - Vội vàng thanh minh, giải thích hay cãi lại. Hình 4 : Hoạt động nhóm Hội thảo rà soát tài liệu tại trường Trung học Lâm nghiệp Tây Nguyên
56 - Tỏ ra thờ ơ. - Chỉ chú trọng đến các ý khen để thoả mãn hay quá chú trọng đến các ý chê để phản kích. - Tỏ ra giận dữ hoặc tự ái làm hỏng không khí cuộc họp. 4. Những chú ý thường gặp và người điều hành cần tránh Những vấn đề người điều hành hay mắc phải - Áp đặt ý kiến chủ quan của người điều hành - Người điều hành thường gợi ý, hướng dẫn - Dễ ràng chấp nhận thông tin, không thảo luận, phân tích, không đối chứng, kiểm nghiệm - Không kích thích được sự tham gia của những người tham dự - Tỏ ra sốt ruột khi câu trả lời không đúng trọng tâm, trả lời dài. - Ngắt lời thô bạo - Có cử chỉ gây khó hiểu - Ý kiến của họ không được thảo luận - Mọi người nói chuyên riêng không tập trung - Mâu thuẫn giữa các thành viên tham dự - Cuộc thảo luận không có trọng tâm, đi lạc hay đi quá xa chủ đề cần thảo luận - Những vấn đề đưa ra nằm ngoài phạm vi chủ đề thảo luận - Nhiều vấn đề đưa ra cùng một lúc - Thành viên đưa ra những vấn đề chưa thảo luận tới. - Không thu thập được đủ thông tin hay không thu được những thông tin cần thiết - Để một số người phát biểu lấn át người khác - Bỏ sót ý kiến - Không tóm tắt và làm rõ ý kiến khi cần. - Không quan sát bao quát cuộc họp - Tranh luận kéo dài 5. Đào tạo cho người lớn tuổi 5.1. Đặc điểm việc học của người lớn tuổi Người lớn học tốt nhất khi: - Họ tham gia tích cực trong quá trình học tập, không nhận thông tin một cách thụ động - Họ có trách nhiệm về việc học tập của chính mình.
57 - Qúa trình học tập hoặc hoạt động nhằm vào các khía cạnh nâng cao nhận thức cho chính họ - Học thông qua hành. Người lớn mong muốn được than gia các hoạt động thực hành, luyện tập - Việc học liên quan đến những điều họ đã biết. Ta cần biết học viên có kiến thức, kinh nghiệm gì và cho ví dụ để học hiểu được trông phạm vi mà họ có thể tham khảo. - Môi trường học tập là không thể không xem xét một cách chu đáo. Người lớn thường có xu hướng chống lại những thông tin mới hoặc kỹ năng khi mà họ cảm thấy bị ép buộc hoặc phê bình. - Việc kểm tra mục tiêu học tập là rất có hiệu . - Môi trường học tập không cần quá quy củ, việc phê phán người lớn chỉ đem lại cảm giác bực bội, căng thẳng và hạn chế học tập của họ. - Sự học tập cần phong phú. Sự phong phú đó có tác dụng kích thích sự thay đổi nhịp độ và sự phong phú của cách thức học tập, giúp giảm nhẹ tình trạng chán ngán, mệt mỏi đầu óc - Cần hướng dẫn hơn là nói suông. Trong quá trình đào tạo cần phải tạo cơ hội cho học viên tiếp thu kiến thức, kỹ năng và nhận thức - Các đặc điểm này gây cản trở cho quá trình học tập của người lớn là tính kiêu ngạo, tính tự cao tự đại, thiếu tin tưởng, thiếu hăng say, thiếu linh động. 5.2. Lời khuyên cho người hướng dẫn/ tập huấn đối tượng người lớn tuổi - Tích luỹ và củng cố các kỹ thuật học của người học - Bắt đầu với các vấn đề cụ thể, sau đó chuyển sang khái quát - Học từng phần nhỏ để đạt được - Sử dụng các phương pháp và tài liệu học tập phù hợp khác nhau - Cố gắng sử dụng việc học mang tính cùng tham gia và các phương pháp học qua khám phá càng nhiều càng tốt. - Khuyến khích việc học hiểu chứ không phải học bằng cách thuộc lòng. - Tạo cơ hội cho học viên bắt chước - Cho phép các học viên thực hành càng sớm càng tốt - Tạo điều kiện cho học viên học theo kiểu riêng của họ - Đảm bảo rằng việc học không dừng lại ở cuối khoá học - Để người học cảm thấy họ cần phải học nữa và có thể tự tiếp tục nếu cần thiết. B. Câu hỏi và bài tập thực hành Bài tập 1:
58 - Tình huống: Hội thảo đang diễn ra tại lớp và bạn đang là người thực hành các kỹ năng điều hành vừa được học, các thành viên trong lớp được phân thành các nhóm đang thảo luận. - Nội dung bài tập: Học viên thực hành các kỹ năng: - Lắng nghe tích cực. - Diễn giải. - Quan sát hành vi và quá trình hoạt động theo nhóm. - Sản phẩm thực hành của cá nhân: Quá trình thực hiện kỹ năng (lắng nghe tích cực, diễn giải, quan sát hành vi và quá trình hoạt động theo nhóm). Bài tập 2 : - Tình huống: + Hội thảo giả định đang diễn ra tại lớp, bạn và các thành viên trong nhóm là người đang điều hành hội thảo theo chủ đề tự chọn, các thành viên trong lớp là những người tham gia. - Nội dung bài tập: Điều hành hội thảo trong điều kiện giả định. - Sản phẩm thực hành của nhóm: Quá trình thực hiện điều hành hội thảo và kết quả điều hành. C. Ghi nhớ - Trong khi thực hiện kỹ năng diễn giải không sử dụng từ địa phương. - Thực hiện được các kỹ năng lắng nghe tích cực, diễn giải và quan sát quá trình thực hiện của từng thành viên và của nhóm. - Đưa ra những cơ sở dự báo trước để phối hợp điều hành hoạt động đúng tiến độ.
59 Bài 6: Một số kiến thức cơ bản về lớp học hiện trƣờng Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, nguyên tắc, đặc trưng và phương pháp tổ chức lớp học hiện trường; - Lựa chọn phương pháp đào tạo và xây dựng chương trình tập huấn cho nông dân theo phương pháp lớp học hiện trường; - Vận dụng phương pháp lấy người học làm trung tâm và tổ chức lớp học hiện trường có hiệu quả. - Có tinh thần trách nhiệm trong công việc được giao, chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. A. Nội dung: 1. Một số kiến thức cơ bản về lớp học hiện trường (FFS) 1.1. Khái niệm – FFS là gì? Là lớp học hiện trường hay còn gọi là lớp học đồng ruộng nông dân (lớp IPM hoặc FFS). Là phương pháp giáo dục không chính thức dựa trên phương pháp luận tự hoc: ” Học thông qua làm” Là phương pháp khuyến nông theo nhóm, là một quá trình học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau nhằm nâng cao năng lực của nông dân để tự xác định và phát triển các phương thức sản xuất có hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và điều kiện của họ. Các hoạt động học tập diễn ra tại hiện trường và kéo dài theo mùa vụ/ quá trình sản xuất một loại vật nuôi hoặc cây trồng. 1.2. Nguyên tắc của lớp học hiện trường (FFS) - Các hoạt động học tập diễn ra tại hiện trường, mỗi bài thực hiện theo từng giai đoạn sinh trưởng và phát triển của cây trồng, vật nuôi . - Thời gian thực hiện kéo dài theo mùa vụ/ quá trình sản xuất. Phương pháp tập huấn có sự tham gia: đào tạo có định hướng, vừa học vừa thực hành. - Phù hợp với nhu cầu người học: nội dung, thông tin, tài liệu tập huấn đều ngắn gọn, dễ hiểu đúc kết từ yêu cầu thực tế. - Lấy người học làm trung tâm: nâng cao kiến thức, kỹ năng dựa trên kinh nghiệm nông dân có sẵn, tự khám phá ý tưởng và kiến thức mới. - Là sự giao tiếp 2 chiều: Tập huấn viên hướng dẫn, hỗ trợ tạo điều kiện để học viên trao đổi kinh nghiệm, kiến thức đã có và bổ sung, thảo luận kỹ thuật mới. - Nâng cao tính tự quyết của học viên: Người học áp dụng kiến thức được học vào thực tế sản xuất. - Đảm bảo tính bền vững trong đào tạo. Tức là việc học không dừng lại sau khi khóa tập huấn kết thúc.
60 1.3. Đặc trưng của lớp học hiện trường (FFS) - Học hỏi: FFS là quá trình học hỏi, thông qua đó nông dân được nâng cao năng lực không những về chủ đề học tập mà còn về cách thức tổ chức các hoạt động theo nhóm, các kỹ năng giao tiếp cá nhân. - Quan sát: kết hợp những bài học, các buổi họp nhóm là quá trình quan sát, theo dõi những thay đổi trong chủ đề học tập. Đó là cơ sở để so sánh kết quả và trao đổi về tiến trình học tập. - Trao đổi, chia sẻ và phản hồi: là hoạt động thường kỳ của nhóm, thông qua đó các bài học, kinh nghiệm được đưa ra. Quá trình thực hiện các chủ đề học tập thường xuyên được xem xét và thống nhất trong nhóm. - Học tập theo nhóm: mỗi lớp học có khoảng 25 – 30 nông dân tham gia cả quá trình. Các hoạt động đều được thực hiện và ra quyết định bởi nhóm. - Hiện trường là lớp học: lớp học tổ chức tại mô hình trình diễn được Hình 5: Lớp học hiện trường thực hiện trên đồng ruộng của một thành viên trong lớp, các buổi học đều được diễn ra ở đó. - Trao quyền: người dân được quyền quyết định lựa chọn nội dung học tập, thời gian và địa điểm học tâp, chủ động thực hiện các hoạt động của quá trình học tập. 1.4. Phương pháp đào tạo và vai trò của các bên liên quan của lớp học hiện trường 1.4.1. Phương pháp lấy người học là trung tâm trong tập huấn hiện trường - Là chiến lược tạo cơ hội cho người học tham gia tích cực vào quá trình dạy và học. Tập huấn viên đóng vai trò là người cung cấp thông tin nhưng cũng là người thúc đẩy quá trình học tập. - Tập huấn viên phải làm gì sử dụng phương pháp người học làm trung tâm. - Tập huấn viên nói ít hơn 70% lượng thời gian lên lớp. - Tôn trọng và đánh giá cao khi phát biểu ý kiến của học viên. - Phân công công việc cụ thể cho học viên thực hiện một mình hoặc theo nhóm để thảo luận, thực hành. - Biến lớp học trở thành nơi trao đổi kinh nghiệm và thảo luận chuyên sâu. THV trình bày ngắn gọn, có nhiều hình ảnh, băng hình minh họa phù hợp.
61 - Tạo điều kiện để học viên cảm thấy mình có trách nhiệm đối với việc học và sự tiến bộ của họ. Điều quan trọng trong phương pháp lấy người học làm trung tâm Việc áp dụng phương pháp lấy người học làm trung tâm không phụ thuộc hoàn toàn vào việc chuẩn bị bài cẩn thận mà còn phụ thuộc vào lòng tin của học viên đối với vai trò thúc đẩy của THV. Năng lực quan trọng của THV khi áp dụng phương pháp này là khả năng đưa ra những câu hỏi kích thích tư duy của học viên, giao nhiệm vụ rõ ràng và tổng hợp ngắn gọn, sâu sắc. 1.4.2. Vài trò của nhóm - Là người sử dụng những kết quả của quá trình học tập, trực tiếp tham gia các hoạt động của lớp học. - Thực sự quan tâm và củng cố nhu cầu học tập. - Tham gia đầy đủ và có trách nhiệm trong việc quản lý, triển khai các hoạt động của lớp học. - Sử dụng những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của mình trong quá trình học tập (kiểm định và trao đổi). - Tích lũy, đúc kết kiến thức và kinh nghiệm để chia sẻ cho những nông dân khác. - Là trung tâm tạo nên thành công của lớp học. 1.4.3. Đối với tập huấn viên - Hỗ trợ nhóm trong suốt quá trình học tập nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đề ra. - Áp dụng nguyên tắc học của người lớn để xây dựng và thúc đẩy quá trình học tập của học viên. - Khuyến khích quá trình tham gia học tập, chia sẻ và phản hồi kết quả mà không phải cung cấp thông tin hoặc đưa những ý kiến giải thích hay những câu trả lời. - Tập huấn viên chỉ hướng dẫn quá trình mà không phải hướng dẫn kết quả. 1.5. Tình hình ứng dụng FFS trên thế giới và Việt Nam 1.5.1. Tình hình sử dụng FFS trên thế giới Phương pháp tổ chức lớp học tại hiện trường (FFS) được xuất phát từ Indonesia vào năm 1989. Lớp học đầu tiên được tổ chức tại Trung tâm Nghiên cứu nông nghiệp Java, thông qua 1 vụ thực hiện mô hình IPM trên lúa đã đào tạo cho 50 cán bộ BVTV. Lớp học nhằm thử nghiệm và phát triển phương pháp đào tạo tại hiện trường (FFS) như là sự mở rộng của phương pháp quản lý dịch hại tổng hợp (IPM). Sau khi học xong khóa tập huấn FFS các học viên đó đã tổ chức được 20 lớp học hiện trường gồm có 5000 nông dân tham gia. Đến năm 1990 có thêm