Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp

295 trang vanle 3240

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp

Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu chung: • Giúp cho người học khái quát hoá, hệ thống hoá, những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành. • Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo biểu kế toán theo ché độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành được biên soạn trong tài liệu này đã thay thế Quyết định số 999-TC QĐ CĐKT ngày 02-11-1996 bằng QĐ Số: 19/2006/QĐ- BTC, ngày 30 tháng 03 năm 2006. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được áp dụng cho: - Cơ quan nhà nước - Đơn vị sự nghiệp - Tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN - Tổ chức có nhiệm vụ thu, chi NSNN các cấp: Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; - Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức chính trị- xã hội nghề nghiệp; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí NSNN - Đơn vị sự nghiệp được NSNN đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí - Tổ chức quản lý tài sản quốc gia - Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí NSNN - Các hội; Liên hiệp hội; Tổng hội; - Các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động; - Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả tòa án quân sự và Viện kiểm sat quân sự (trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân) - Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN (trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập, gồm: đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội; Tổng hội tự cân đối thu, chi; tổ chức xã hội; tổ chức xã hội- nghề nghiệp tự cân đối thu, chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí NSNN 1
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1.2. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của các đơn vị HCSN đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị HCSN đều được phản ánh vào chứng từ theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị HCSN, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà Nhà nước ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó, hướng dẫn các cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ. LOẠI S CHỨNG TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TT TỪ KẾ TOÁN BB HD 1 2 3 4 5 A Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này I Chỉ tiêu lao động tiền lương 1 Bảng chấm công C01a-HD x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ C01b-HD x 3 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD x 4 Bảng thanh toán tiền lương C02a-HD x 5 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C02b-HD x 6 Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) C03-HD x 7 Bảng thanh toán tiền thưởng C04-HD x 8 Bảng thanh toán phụ cấp C05-HD x 9 Giấy đi đường C06-HD x 10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C07-HD x 11 Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm C08-HD x 12 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C09-HD x 13 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C10-HD x 14 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương C11-HD x 15 Bảng kê thanh toán công tác phí C12-HD x II Chỉ tiêu vật tư 1 Phiếu nhập kho C 20 - HD x 2 Phiếu xuất kho C 21 - HD x 3 Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C 22 - HD x 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, C 23 - HD x 2
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN hàng hoá 5 Bảng kê mua hàng C 24 - HD x 6 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản C 25 - HD x phẩm, hàng hoá III Chỉ tiêu tiền tệ 1 Phiếu thu C 30 - BB x 2 Phiếu chi C 31 - BB x 3 Giấy đề nghị tạm ứng C 32 - HD x 4 Giấy thanh toán tạm ứng C 33 - BB x 5 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt C 34 - HD x Nam) 6 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, C 35 - HD x vàng bạc, kim khí quí, đá quí) 7 Giấy đề nghị thanh toán C 37 - HD x 8 Biên lai thu tiền C 38 - BB x 9 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, C 40a- HD x tập huấn 10 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, C 40b- HD x tập huấn IV Chỉ tiêu tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ C 50 - BD x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ C 51 - HD x 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C 52 - HD x 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C 53 - HD x 5 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn C54 - HD x thành 6 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55a - HD x 7 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C55b - HD x B Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác 1 Vé 2 Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại 3 Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại 4 Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ 5 Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ 6 Hoá đơn GTGT 01 GTKT- x 3LL 7 Hoá đơn bán hàng thông thường 02 GTGT- x 3LL 8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK- 3LL x 9 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 H02- 3LL x 10 Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) x 11 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có 04/GTGT x hoá đơn 3
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 12 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 13 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 14 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt 15 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi 16 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 17 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt 18 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản 19 Bảng kê nộp séc 20 Uỷ nhiệm thu 21 Uỷ nhiệm chi 22 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt 23 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi 24 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư 25 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt 26 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản 27 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư Ghi chú: - BB: Mẫu bắt buộc - HD: Mẫu hướng dẫn 1.3. HỆ THÔNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN STT SỐ PHẠM VI HIỆU TÊN TÀI KHOẢN ÁP DỤNG GHI CHÚ TK LOẠI TK 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo 4
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết 1551 Sản phẩm động SX, KD theo sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI TK 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI TK 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng khấu trừ thuế hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 5
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết cấp trên cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI TK 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD theo từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 6
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt Đơn vị có đơn hàng của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng Đơn vị có đầu cơ bản 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành Mọi đơn vị TSCĐ LOẠI TK 5- CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 7
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có HĐ doanh SXKD LOẠI TK 6-CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có hoạt Chi tiết theo doanh động SXKD động SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà Đơn vị có đơn nước đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 6621 Chi quản lý dự án dự án dự án 6622 Chi thực hiện dự án LOẠI TK 0- TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB 8
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1.4. HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN Đặc điểm chung về các hình thức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp Các hình thức kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN Đặc điểm Hình thức Hình thức Hình thức Nhật ký Sổ Cái Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ x Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ Những mẫu sổ Bảng tổng hợp Nhật ký chuyên Bảng tổng hợp chứng từ đặc thù theo các chứng từ gốc dùng gốc cùng loại hình thức sổ kế cùng loại toán Sổ đăng ký chứng từ ghi x x sổ Sổ Cái nhật ký Sổ Cái theo hình Sổ Cái theo hình thức thức NKC CTGS Những mẫu sổ thống nhất giữa Sổ, Thẻ chi tiết Sổ, Thẻ chi tiết Sổ, Thẻ chi tiết các hình thức sổ kế toán 1.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán (1) (2) (2) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG đặc biệt (4) (3) Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết (3) (4) (5) Bảng cân đối (5) số phát sinh (5) (5) BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 9
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 1.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái 10
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Chứng từ kế toán (1) (1) (2) Sổ, thẻ kế Sổ quỹ toán chi (2) Bảng tổng tiết hợp chứng từ kế toán cùng loại (3) (2) Bảng tổng hợp chi NHẬT KÝ – SỔ CÁI tiết (3) (4) BÁO CÁO TÀI CHÍNH (4) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. 11
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán (1) (1) (2) Sư, th k (2) Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế to¸n chi tit Sổ quỹ từ kế toán cùng loại toán chi tiết (2) (2) Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ CTGS (2) (4) (3) Sổ Cái Bảng tổng hợp chi (4) (5) (4) tiết Bảng cân đối số phát sinh (5) (5) (5) BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; 12
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. 1.4.4- Hình thức kế toán trên máy vi tính CHỨNG TỪ (1) KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM - Sổ chi tiết (1) KẾ TOÁN (3) BẢNG TỔNG HỢP (4) CHỨNG TỪ KẾ (2) TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính a. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính 13
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. b- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 1.5- HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN 1- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở ST Ký hiệu Phạm vi TÊN SỔ T mẫu sổ áp dụng 1 2 3 4 1 Nhật ký- Sổ Cái S01- H 2 Chứng từ ghi sổ S02a- H 3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b- H 4 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ S02c- H ghi sổ) 5 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký S03- H chung) 6 Sổ Nhật ký chung S04- H 7 Bảng cân đối số phát sinh S05-H 8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11- H 9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12- H 14
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13- H Đơn vị có ngoại tệ 11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21- H Đơn vị có kho vật liệu, 12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng S22- H dụng cụ, sản cụ, sản phẩm, hàng hoá phẩm, hàng hoá 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, S23- H công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 14 Sổ tài sản cố định S31 - H 15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi S32 - H sử dụng 16 Sổ chi tiết các tài khoản S33- H 17 Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng) S34- H 18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41- H 19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42- H 20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43- H 21 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45- H Đơn vị có đầu tư chứng khoán 22 Sổ chi tiết doanh thu S51- H Đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh 23 Sổ chi tiết các khoản thu S52- H 24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53- H Đơn vị có nộp thuế 25 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại S54- H GTGT 26 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S55- H 27 Sổ chi tiết chi hoạt động S61- H 28 Sổ chi tiết chi dự án S 62 - H Đơn vị có dự án 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư S63 - H Đơn vị có hoạt XDCB) động SXKD 30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71- H 31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc S72- H 2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ 1 2 3 1 Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của Mẫu số S04/CT- đơn vị H 1.6. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN 15
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN - Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở KỲ NƠI NHẬN S TÊN BIỂU BÁO CÁO HẠN Tài Kh Cấ Thống T Ký hiệu chín o p kê LẬP T biểu h (*) bạ trê (*) BÁO c n CÁO 1 2 3 4 5 6 7 8 1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý, x x năm 2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí Quý, x x x x và quyết toán kinh phí đã sử năm dụng 3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt Quý, x x x x động năm 4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Quý, x x x x năm 5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh Quý, x x x phí ngân sách tại KBNN năm 6 F02- Bảng đối chiếu tình hình tạm Quý, x x x 3bH ứng và thanh toán tạm ứng năm kinh phí ngân sách tại KBNN 7 B03- H Báo cáo thu- chi hoạt động sự Quý, x x x nghiệp và hoạt động sản xuất, năm kinh doanh 8 B04- H Báo cáo tình hình tăng, giảm Năm x x x TSCĐ 9 B05- H Báo cáo số kinh phí chưa sử Năm x x x dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang 1 B06- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x 0 Ghi chú: - (*) Chỉ nộp báo cáo tài chính năm - Những đơn vị vừa là đơn vị dự toán cấp I, vừa là đơn vị dự toán cấp III nhận dự toán kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch UBND do cơ quan Tài chính trực tiếp duyệt quyết toán thì báo cáo đó gửi cho cơ quan Tài chính. 16
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Danh mục báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I và cấp II Kỳ NƠI NHẬN BÁO CÁO Số Ký hiệu TÊN hạn Tài Kho Cấp Thống kê TT BÁO CÁO lập chính bạc trên TỔNG HỢP 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Mẫu số B02/CT- Báo cáo tổng hợp Năm x x x x H tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng 2 Mẫu số B03/CT- Báo cáo tổng hợp Năm x x x x H thu- chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh 1 Mẫu số B04/CT- Báo cáo tổng hợp Năm x x x x H quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị Lưu ý: - Đơn vị dự toán cấp II chỉ gửi báo cáo tài chính cho đơn vị dự toán cấp I - Đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan Tài chính, Thống kê, Kho bạc 1.7- TRÍCH LƯỢC HỆ THỐNG MỤC LỤC NSNN (Ban hành kèm theo Quyết định số 1207/T.C/Q.Đ/NSNN ngày 25/12/1996 của Bộ Tài chính) HỆ THỐNG MỤC LỤC NSNN Chương/ Loại/ Khoản/ Nhóm/ Tiểu nhóm/ Mục/ Tiểu mục C / L / K / N / TN / M/ TM 17
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Chương A CHƯƠNG NSNN trực thuộc TW Chương B NSNN trực thuộc Tỉnh Chương C NSNN trực thuộc Huyện Chương D NSNN trực thuộc Xã LOẠI, KHOẢN 01 Nông nghiệp - lâm nghiệp - thủy lợi 02 Thủy sản 03 Công nghiệp khai thác mỏ 04 Công nghiệp chế biến 05 Sản xuất phân phối điện, khí đốt và nước 06 Xây dựng 07 Thương nghiệp, sửa chữa các xe có động cơ, đồ dùng cá nhân và gia đình 08 Khách sạn 09 Giao thông vận tải, kho bãi và thông tin liên lạc 10 Tài chính, tín dụng 11 Hoạt động văn học và công nghệ 12 Các hoạt động liên quan đẾn kinh doanh tài sản, dịch vụ , tư vấn 13 Quản lý nhà nước và an ninh quốc phòng, đảm bảo xã hội bắt buộc 14 Giáo dục và đào tạo 15 Y tế và các hoạt động xã hội 16 Hoạt động văn hóa, thể thao 17 Hoạt động đảng, đoàn thể, xã hội 18 Hoạt động phục vụ cá nhân và cộng đồng 19 Hoạt động làm thuê, công việc gia đình trong các hộtư nhân 20 Hoạt động của các tổ chức và đoàn thể quốc tế NHÓM, TIỂU NHÓM, MỤC, TIỂU MỤC 18
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1 Thu thường xuyên 2 Thu về chuyển nhượng quyền sử dụng và bán tài sản Nhà nước 3 Thu viện trợ không hoàn lại 4 Thu nợ gốc các khoản cho vay và thu bán các cổ phần của Nhà nước 5 Thu vay của Nhà nước 6 Chi thường xuyên 7 Chi đầu tư phát triển 8 Cho vay hỗ trợ quĩ và cho hỗ trợ của Nhà nước 9 Trả gốc các khoản vay của Nhà nước 19
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1.8. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỦ YẾU TRONG QUAN HỆ TÀI CHÍNH Sơ đồ 1 TRÌNH TỰ LẬP DỰ TOÁN VÀ PHÂN PHỐI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 3) Giao nhiệm vụ Ngân CƠ QUAN TÀI CHÍNH 3) Giao nhiệm vụ sách Ngân sách 2) Dự toán 2) Dự toán 1) Thông báo dự kiến ngân CƠ QUAN TÀI CƠ QUAN CHỦ QUẢN sách CHÍNH ĐỊA PHƯƠNG 1) Thông báo dự kiến ngân sách 2) Dự toán 2) Dự toán CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG 4) Phân phối ngân sách NGÂN SÁCH 4) Phân phối ngân sách T.Ư Đ.P Sơ đồ 2 TRÌNH TỰ TIẾP NHẬN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 20
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN ch sá 8) Quyết toán Chi H.C.S.N Ngân Giao 1) 8) CƠ QUAN CHỦ QUẢN 3) Dự toán chi CƠ QUAN TÀI CHÍNH CÙNG CẤP 4) Thông báo hạn mức kinh phí 1) 4) Thông báo hạn mức hoạch kinh phí Kế 2) Phân phối 5) 8) ĐƠN VỊ SỬ DỤNG 6) Chuẩn chi - Yêu cầu KHO BẠC NHÀ NƯỚC NGÂN SÁCH chi 7) Cấp phát hoặc thanh toán 21
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 3 TRÌNH TỰ RÚT HẠN MỨC KINH PHÍ ĐƠN VỊ SỰ KHO BẠC NHÀ NƯỚC NGHIỆP CÓ THU - Giấy rút hạn Cho rút tiền Tiến hành mức kinh phí thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản - Kèm theo các chứng từ liên Trả lại một uỷ nhiệm chi (Kiêm giấy báo Nợ) quan (Giấy báo Nợ, Hợp đồng, Kế hoạch chi Gửi Giấy Gửi Giấy báo Có báo soát ĐƠN VỊ ĐƯỢC CƠ QUAN THANH TOÁN TÀI CHÍNH 22
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 4 TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẤP PHÁT VỐN ĐẦU TƯ XDCB THEO P.THỨC ĐẤU THẦU 23
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN CƠ QUAN NGÂN toán SÁCH NHÀ NƯỚC 9) Nghiệm thu công trình Quyết 10) 6a) Thông báo mời thầu ầu tư ch đ ế hoạ áo k 1) Thông b 6b) Nộp hô sơ thầu CHỦ ĐẦU TƯ NGƯỜI NHẬN 6c) Công bố kết quả trúng THẦU thầu 7) Ký kết hợp đồng ứng hoạch kế 8) Tạm 2) Lập toán MKP phối H 11) Thanh 4b) Phân 5a) Yêu cầu chi tạm ứng CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ CẤP PHÁT VỐN NƯỚC 5b) Yêu cấu cấp phát thanh toán 4c) Thông báo hạn mức kinh phí 3) Tổng hợp 24
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 25
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 5 TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẤP PHÁT VỐN ĐẦU TƯ XDCB THEO PHƯƠNG THỨC TRỰC TIẾP CHO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG CƠ QUAN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 6) Nộp Hồ sơ phê duyệt vốn và giấy rút hạn mức ầu tư ch đ ế hoạ áo k 1) Thông b ết toán 8) Quy CHỦ ĐẦU TƯ 7) Cấp phát vốn (Đơn vị sử dụng vốn) 26
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN hoạch kế 2) Lập MKP phối H 5) Phân ết toán 8) Quy CƠ QUAN KHO BẠC CẤP PHÁT VỐN NHÀ NƯỚC 4b) Thông báo 3) Tổng HMKP hợp Thông a) 4 áo b HMKP CƠ QUAN TÀI CHÍNH 8) Quyết toán 27
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 6 CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC THEO PHƯƠNG THỨC KIỂM SOÁT CHI Duyệt và phân bổ ngân sách Báo cáo chi ngân sách Nhà nước CƠ QUAN TÀI CHÍNH Kế hoạch sử dụng ngân ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG quỹ KHO BẠC NHÀ NƯỚC Xin sử dụng ngân sách toán thanh hàng ngân Bảng ở Tài khoản có đồng vị Hợp đơn Thanh toán trực tiếp cho ển tiền Chuy - CÁ NHÂN ĐƯỢC NGÂN HÀNG HƯỞNG - ĐƠN VỊ CUNG CẤP 28
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 7 TRÌNH TỰ THỦ TỤC CHI TRẢ TRỰC TIẾP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC (Các trường hợp mua vật tư, tài sản, dịch vụ) CƠ QUAN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 1)Giao ngân sách 10) Quyết toán 4) Tổng hợp dự toán CƠ QUAN CHỦ QUẢN chi CƠ QUAN TÀI CHÍNH CÙNG CẤP 5a) Thông báo HMKP ch 5b) Thông báo Dự toán chi sá ngân 2)Phân phối ách ân s ạch ng ê ho 3) K ết toán 10) Quy CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG 9) Chuẩn chi các NGÂN SÁCH chứng từ chi đã thực KHO BẠC NHÀ NƯỚC hiện 7) Ký kết hợp đồng 6) Thanh toán 8) Nhận vật tư, tài sản, ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN CUNG 29
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN dịch vụ CẤP VẬT TƯ, TÀI SẢN, DỊCH VỤ 30
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 8 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI TRẢ LƯƠNG, PHỤ CẤP, TIỀN THƯỞNG CHO VIÊN CHỨC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN TÀI CHÍNH 1a) Thông báo HMKP KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4) Gửi Giấy báo Nợ Thông báo phân phối HMKP 2) 1b)Thông - Bảng kê chi tiết 3) Chuyển tiền vào tài báo phân lương, phụ cấp, tiền khoản phối HMKP thưởng của viên chức TÀI TÀI ĐƠN VỊ Hàng tháng - Giấy rút HMKP KHOẢN KHOẢ THỤ kiêm uỷ nhiệm chi ĐƠN VỊ N CÁ HƯỞNG - Giấy xin chuyển NHÂN Chi lương, khoản phụ cấp, tiền thưởng VIÊN CHỨC 5a) Séc lĩnh tiền măt hoặc chuyển khoản 5b) Nhập quỹ tiền mặt Sơ đồ 9 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC MỞ TÀI KHOẢN CÁ NHÂN VIÊN CHỨC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1) Làm hồ sơ HỒ SƠ XIN 2) Nộp hồ sơ cho Kho bạc (2 MỞ TÀI bộ) KHOẢN CÁ NHÂN KHO BẠC VIÊN - Đăng ký mở tài NHÀ NƯỚC CHỨC khoản 4) Gửi cá 3) Mở và theo 5) Cá nhân lưu - Mẫu chữ ký nhân 1 bộ hồ dõi một bộ hồ sơ - Chứng minh sơ thư TÀI KHOẢN TIỀN GỬI CÁ NHÂN VIÊN CHỨC Nộp và rút tiền 31
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 10 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI KINH PHÍ UỶ QUYỀN (Trường hợp cấp trên uỷ quyền cấp dưới chi) CƠ QUAN 10) Quyết toán CƠ QUAN TÀI CHÍNH CẤP TRÊN QUẢN LÝ CẤP TRÊN chi kinh phí quyền 1) Uỷ Chuyển 4) kinh phí ết toán Nộp trả 9) Quy 11) CƠ QUAN 2) Kế hoạch chi ĐƠN VỊ SỬ DỤNG KINH TÀI CHÍNH CẤP DƯỚI 3) Thông báo PHÍ UỶ QUYỀN 5) Thông báo 6) Chuẩn chi KHO BẠC NHÀ NƯỚC 7) Cấp phát 8) Thanh toán ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN CUNG CẤP VẬT TƯ, DỊCH VỤ Sơ đồ 11 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI HỌC BỔNG, SINH HOẠT PHÍ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN 1a) Thông báo HMKP - Phân phối học KHO BẠC NHÀ TÀI CHÍNH bổng NƯỚC 32
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1b) Thông báo (4) HMKP - Phân phối học bổng Gửi GBN 3) Chuyển tiền vào ĐƠN VỊ HÀNH tài khoản CHÍNH SỰ - Bảng kê nộp NGHIỆP BHXH (20%) (2) Gửi khi - Giấy rút HMKP thanh kiêm uỷ nhiệm toán học chi bổng - Giấy xin chuyển khoản ĐỐI TƯỢNG TÀI TÀI ĐƯỢC KHOẢN KHOẢ HƯỞNG ĐƠN VỊ N CÁ NHÂN Séc lĩnh tiền mặt Sơ đồ 12 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI MUA THẺ BHYT TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN 1a) Thông báo HMKP - Phân phối học KHO BẠC NHÀ TÀI CHÍNH bổng NƯỚC 4) Gửi giấy báo Nợ 1b) Thông báo HMKP - Phân 2) phối HMKP 3) Chuyển tiền vào ĐƠN VỊ HÀNH tài khoản tiền gửi CHÍNH SỰ - Bảng kê MUA cơ quan BHXH NGHIỆP thẻ BHYT của -Trích 2% vào Gửi từng viên chức chi hàng - Giấy rút HMKP - Khấu trừ 1% tháng kiêm uỷ nhiệm vào lương chi - Giấy xin chuyển khoản 5) Cấp thẻ BHYT CÁ NHÂN TÀI TÀI VIÊN CHỨC KHOẢN KHOẢN ĐƠN VỊ CÁ NHÂN Sơ đồ 13 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC NỘP BHYT TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC 33
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN CƠ QUAN 1a) Thông báo HMKP - Phân phối học KHO BẠC NHÀ TÀI CHÍNH bổng NƯỚC 4) Gửi giấy báo Nợ 1b) Thông báo 3) Chuyển tiền vào tài HMKP - Phân khoản tiền gửi cơ phối HMKP quan BHXH ĐƠN VỊ SỰ - Bảng kê nộp TÀI TÀI NGHIỆP CÓ BHXH (20%) KHOẢN KHOẢN THU - Giấy rút HMKP ĐƠN VỊ CÁ -Trích 15% vào 2) Gửi kiêm uỷ nhiệm NHÂN chi hàng chi - Khấu trừ 5% tháng - Giấy xin chuyển vào lương khoản 34
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 14 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THANH TOÁN BHYT (CHI ỐM ĐAU, THAI SẢN ) TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN BHXH 4) Gửi giấy báo Nợ KHO BẠC NHÀ (Chi từ quỹ BHXH) NƯỚC 35
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1) Quyết toán 2) Hảng tháng Gửi hàng tháng Giấy xin chuyển chi ốm đau khoản vị thai sản (uỷ nhiệm chi) ĐƠN VỊ HÀNH đơn CHÍNH SỰ NGHIỆP Tài khoản ang HXH s quan B cơ từ tiền Chuyển 3) nhân cá khoản Tài ang vị s ản đơn ền từ Tài kho huyển ti 6) C 36
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN - Phiếu nghỉ đẻ, 5) - Bảng kê chi tiết giấy khám bệnh Gửi BHXH trả thay TÀI TÀI - Giấy nghỉ hàng lương cho từng viên KHOẢN KHOẢN hưởng BHXH tháng chức ĐƠN VỊ CÁ - Bảng kê chi NHÂN BHXH đề nghị - Giấy xin chuyển quyết toán khoản (uỷ nhiệm chi) 7) Gửi giấy báo Nợ 37
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 15 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TIẾP NHẬN KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN (1%) VÀ NỘP ĐOÀN PHÍ (30%) TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN TÀI 1a) Thông báo và Phân phối KHO BẠC NHÀ NƯỚC CHÍNH HMKP 4) Gửi giấy báo Nợ 38
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 1b) - Thông báo 2) Hảng tháng HMKP Gửi Giấy rút - Giấy phân phối HMKP kiêm uỷ HMKP nhiệm chi ang CƠ QUAN Gửi khi s LIÊN ĐOÀN cấp LAO ĐỘNG KPCĐ LĐLĐ cho đơn vị ( %) quan cơ TK từ tiền Chuyển 3) vị đơn TK LĐLĐ quan cơ TK ang vị s ền từ TK đơn huyển ti 6) C 39
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN 5) - Bảng kê nộp đoàn phí TÀI TÀI Gửi khi KHOẢN KHOẢN ĐƠN VỊ nộp % - Giấy xin chuyển CỦA CƠ ĐƠN VỊ H.C.S.N đoàn phí khoản QUAN (Thu đoàn phí cho LĐLĐ của viên chức) LĐLĐ 7) Gửi giấy báo Nợ Sơ đồ 16 THỦ TỤC CHI KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN 3) Gửi giấy báo Nợ KHO BẠC NHÀ NƯỚC 2) Chuyển tiền CHI kinh phí công đoàn 1) Gửi - Bảng kê chi Trợ Tài ĐƠN VỊ HÀNH hàng kinh phí công TÀI cấp khó khoản CHÍNH SỰ tháng đoàn KHOẢN khăn cá NGHIỆP - Séc lĩnh tiền ĐƠN VỊ nhân mặt - Séc lĩnh bằng chuyển khoản Nhập quỹ tiền mặt để chi tại đơn vị Chi trả đơn vị khác TK CỦA ĐƠN VỊ KHÁC Sơ đồ 17 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI HÀNH CHÍNH TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN 1a) Thông báo HMKP - Phân phối TÀI CHÍNH mục hành chính KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4) Gửi giấy báo Nợ 1b) Thông báo HMKP - Phân 2) 3) Chuyển tiền thanh toán phối HMKP 40
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN ĐƠN VỊ HÀNH - Hoá đơn bán TÀI KHOẢN CHÍNH SỰ hàng (Điện, CỦA NGHIỆP điện thoại, văn NGƯỜÌ BÁN Gửi phòng phẩm ) Ở khi - Bảng kê TÀI KHO BẠC Chi bằng tiền ở Thanh thanh toán KHOẢN quỹ toán công tác phí ĐƠN VỊ TÀI KHOẢN cho từng viên CỦA ĐƠN VỊ, chức NGƯỜÌ BÁN CÁ NHÂN - Quyết toán Ở ĐƯỢC chi hội nghị NGÂN HƯỞNG - Séc lĩnh tiền HÀNG mặt - Giấy rút HMKP kiêm uỷ nhiệm chi - Giấy xin chuyển khoản Nhập quỹ tiền mặt 41
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 18 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI NGHIỆP VỤ PHÍ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN 1a) Thông báo HMKP - Phân TÀI CHÍNH phối mục hành chính KHO BẠC NHÀ NƯỚC 4) Gửi giấy báo Nợ 1b) Thông báo HMKP - Phân 2) 3) Chuyển tiền thanh toán phối HMKP ĐƠN VỊ HÀNH - Hoá đơn bán TÀI KHOẢN CHÍNH SỰ hàng (mua CỦA NGHIỆP biên lai, ấn NGƯỜÌ BÁN Gửi chỉ, dịch vụ Ở KHO BẠC khi ) TÀI Chi bằng tiền ở Thanh - Bảng kê KHOẢN TÀI KHOẢN quy toán thanh toán ĐƠN VỊ CỦA đoàn ra, đoàn NGƯỜÌ BÁN ĐƠN VỊ, vào Ở CÁ NHÂN NGÂN ĐƯỢC - Séc lĩnh tiền HÀNG HƯỞNG mặt - Giấy rút HMKP kiêm uỷ nhiệm chi - Giấy xin chuyển khoản Nhập quỹ tiền mặt 42
Chương 1: Tổng quan về chế độ Kế toán HCSN Sơ đồ 19 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHI ĐỘT XUẤT (HỖ TRỢ, TRỢ GIÁ, HẬU QUẢ THIÊN TAI ) TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC CƠ QUAN 1b) ) Lệnh chi khác TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1a) Lệnh chi 2) 3) Chuyển tiền thanh toán khác - Bảng kê hỗ TÀI KHOẢN Gửi trợ, trợ giá CỦA khi cho các đối NGƯỜÌ BÁN có tượng Ở KHO BẠC chi - Hoá đơn TÀI bán hàng KHOẢN TÀI KHOẢN ĐƠN VỊ ĐƠN VỊ CỦA HÀNH CHÍNH - Séc lĩnh NGƯỜÌ BÁN Ở SỰ NGHIỆP tiền mặt NGÂN HÀNG - Giấy xin chuyển khoản Nhập quỹ tiền mặt 43
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Chương 2. KẾ TOÁN TIỀN, VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Mục tiêu chung: • Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại vốn bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa, đầu tư tài chính ngắn hạn. • Trang bị cho người học phương pháp hạch toán thu, chi tiền mặt, tăng, giảm tiền gửi và tiền đang chuyển; hạch toán tồn kho, xuất kho, nhập kho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa và chứng khoán ngắn hạn , trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 2.1. KÉ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1. Các loại tiền, nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán 2.1.1.1. Tiền và các loại tiền trong đơn vị hành chính sự nghiệp Tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị. Các loại tiền ở đơn vị HCSN bao gồm: Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và ngoại tệ). Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý. Các loại chứng chỉ có giá. Tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc Nhà nước. 2.1.1.2. Nguyên tắc kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng. Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Về nguyên tắc: Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và ngoại tệ hạch toán trên các tài khoản phải được phản ánh theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Để đơn giản cho công tác kế toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ được đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán với tỷ giá thực tế được phản ánh vào tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá. Đối voi vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, ngoài việc theo dõi về mặt giá trị còn phải được theo dõi chi tiết về mặt số lượng, chất lượng, quy cách theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước Việt Nam các loại ngoại tệ, phải được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ. 2.1.1.3. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại tiền Việt Nam ở đơn vị HCSN như: Tiền mặt (tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ), vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, quản lý ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, cáv loại chứng chỉ có giá, và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành. 2.1.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ 2.1.2.1. Tài khoản 111 - Tiền mặt 33
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Tài khoản 111 - Tiền mặt được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị HCSN bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ, các chứng chỉ có giá. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý thực tế nhập quỹ (các loại vàng, bạc, đá quý, kim khí quý phải đãng vai trò là phương tiện thánh toán) Nội dung và kết cấ tài khoản 111 - Tiền mặt được phản ánh như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền mặt tăng do: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá. - Số thừa quĩ phát hiện khi kiểm kê - Giá trị ngoại tệ tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường ho85p tỷ giá tăng) Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm do: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá. - Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá giảm) Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý và các chứng chỉ có giá tồn quỹ đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). Tài khoản 111 - Tiền mặt gồm 4 tài khoản cấp 2 sau: Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam. Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam. Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị vàng, bạc, đá quy, kim khí quý nhập, xuất, tồn quỹ. Tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn theo nguyên tệ của từng loại nguyên tệ ở đơn vị. Tài khoản 007 phản ánh tình hình biến động của từng loại ngoại tệ hiện dùng tại đơn vị. Gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc. Nội dung và kết cấu của tài khoản 007 được phản ánh như sau: - Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ) - Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ) - Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ) Tài khoản này không quy đổi các loại nguyên tệ ra đồng Việt Nam, kế toán theo dõi chi tiết theo từng loại gnuyên tệ tiền mặt, tiền gửi thu, chi, gửi và rút của đơn vị, cùng số tồn quỹ tiền mặt, tồn dư TK tiền gửi. 2.1.2.2. Phương pháp hạch toán tiền mặt 1- Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) Có TK 112 - TGNH, kho bạc (chi tiết tài khoản cấp 2) 2- Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) 34
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo ĐĐH của nhà nước - Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi Có TK 008, 009. 3- Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, lệ phí và các khoản thu khác. Nợ TK 111 - Tiền mặt (tài khoản cấp 2 phù hợp) Có TK 511 - Các khoản thu 4- Khi thu được các khoản thu của khách hàng, tiền thừa tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 311 - Các khoản phải thu. Có TK 312 - Tạm ứng. 5- Khi thu hồi các khoản công nợ phải thu đơn vị cấp dưới hoặc thu hộ cấp dưới bằng tiền mặt, kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 342 - Thanh toán nội bộ. 6- Khi đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng nhập quĩ tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 Có TK 336- Tạm ứng kinh phí 7- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318) 8- Khi thu được lãi cho vay, lãi tín phiếu, trái phiếu bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 531 – Thu hoạt động SXKD 9- Chênh lệch tăng giá do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tế thực tế tăng), kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá 10- Khi thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ - Khi thu tiền mặt bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ 11- Chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu chi, ghi: Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Có TK 111 - Tiền mặt 35
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá 12- Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán ghi. Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 111 - Tiền mặt Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (nếu là TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh phí, nguồn quỹ cơ quan), và ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (nếu TSCĐ dùng để thực hiện hoạt động SXKD). Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635 – Chi theo ĐĐH của NN Có TK 466 - nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh 13- Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoat động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình dự án, chi hoạt động SXKD bằng tiền mặt, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ Tk 662 - Chi dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 643 - Chi phí trả trước Có TK 111 - Tiền mặt 14- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ, vay hoặc chi trả lương và các khoản bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có TK 111 - Tiền mặt 15- Chi tam ứng bằng tiền mặt, hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc cho vay, kế toán ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng Nợ TK 313 - Cho vay Nợ TK 341 - Cấp kinh phí cho cấp dưới (chi tiết loại kinh phí, đơn vị nhận) Có TK 111 - Tiền mặt 15- Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới bằng tiền mặt các khoản vãng lai nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 111 - Tiền mặt 16- Chi quỹ cơ quan, nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT (nếu có) bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương 36
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Có TK 111 - Tiền mặt 17- Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 111 - Tiền mặt 18- Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm), kế toán ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 111 - Tiền mặt (1112 - ngoại tệ) 19- Khi chi tiền theo các hợp đồng dự án tín dụng để cho vay: Nợ TK 313- Cho vay (3131) Có TK 111 20- Khi thu lãi cho vay theo các hợp đồng dự án tín dụng, ghi: Nợ TK 111 Có TK 511 – Các khoản thu (5118- Thu khác) Ví dụ Đơn vị: Trường ĐH A Mẫu C30-BB Bộ phận: Tài vụ (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển sổ: 18 Ngày 11 tháng N năm X Số: 19 Nợ: TK 1111 Có TK 5111 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thanh Nhân Địa chỉ: Lớp 39AKT, hệ tập trung, Đại học Lý do nộp: Học phí Học kỳ II, Năm X Số tiền: 600.000 đ (Viết bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn./.) Kèm theo: Danh sách sinh viên đóng học phí học kỳ II, năm học X số 14, Ngày 01/N/X chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, Họ tên, Đóng dấu) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn) Ngày 11/N/X Người nộp Thủ quĩ (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) - Tỷ giá ngoại tệ - Số tiền qui đổi (Nếu gửi ra ngoài phải đõng dấu) 37
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị: Trường ĐH A Mẫu C30-BB Bộ phận: Tài vụ (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển sổ: 18 Ngày 11 tháng N năm X Số: 20 Nợ: TK 1112 Có TK 4623 Họ và tên người nộp tiền: Trần Thanh Bình Địa chỉ: Nhân viên Văn phòng Dự án Nghiên cứu Chương trình GĐ Lý do nộp: Kinh phí dự án, tháng N, Năm X Số tiền: 500USD x 16.000VND/USD = 8.000.000 đ (Viết bằng chữ: năm trăm đô la Mỹ, thành tiền Tám triệu đồng chẵn./.) Kèm theo: Bảng kê nộp tiền và Giấy biên nhận của bên Dự án chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, Họ tên, Đóng dấu) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ: Năm trăm đô la Mỹ chẵn, thành tiền qui đổi:Tám triệu đồng chẵn./. ) Ngày 11/N/X Người nộp Thủ quĩ (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) - Tỷ giá ngoại tệ 16.000VND/USD - Số tiền qui đổi 8.000.000 đ (Nếu gửi ra ngoài phải đõng dấu) Đơn vị: Trường ĐH A Mẫu C31-BB Bộ phận: Tài vụ (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển sổ: 23 Ngày 12 tháng N năm X Số: 39 Nợ: TK 335 Có TK 1111 Họ và tên người nhận tiền: N VH Địa chỉ: Thủ quĩ Lý do chi: Học Bổng Học kỳ II, Năm N Số tiền: 18.000.000 đ (Viết bằng chữ: Mưới tám triệu đồng chẵn./.) Kèm theo: Danh sách sinh viên nhận học bổng học kỳ II, năm học N, số 15, Ngày 01/N/X chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, Họ tên, Đóng dấu) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ: Một trăm, tám mươi ngàn đồng chẵn./.) Ngày 12/N/X Thủ quĩ Người nhận tiền (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) - Tỷ giá ngoại tệ - Số tiền qui đổi (Nếu gửi ra ngoài phải đõng dấu) 38
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị: Trường ĐH A Mẫu C31-BB Bộ phận: Tài vụ (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển sổ: 23 Ngày 12 tháng N năm X Số: 40 Nợ: TK 6622 Có TK 1112 Họ và tên người nhận tiền: Trần Văn Linh Địa chỉ: cán bộ nghiên cứu Lý do chi: điều tra đề tài thuộc Dự án GĐ Số tiền: 60USD x 16.000VND/USD = 960.000 đ (Viết bằng chữ: sáu mươi đô la Mỹ, Qui đổi thành tiền VND = Chín trăm, sáu mươi ngàn đồng chẵn./.) Kèm theo: Danh sách csnd bộ điều tra thuộc Dự án GĐ, số 04, Ngày 01/N/X chứng từ kế toán. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, Họ tên, Đóng dấu) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ: Chín trăm, sáu mươi ngàn đồng chẵn./.) Ngày 12/N/X Thủ quĩ Người nhận tiền (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) - Tỷ giá ngoại tệ 16.000VND/USD - Số tiền qui đổi 960.000 đ (Nếu gửi ra ngoài phải đõng dấu) Bộ Mẫu số S11-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ QUĨ TIỀN MẶT (Sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt) Loại quĩ: Kinh phí hoạt động thường xuyên Ngày Ngày Số hiệu Ghi ghi chứng chứng từ Diễn giải Số tiền chú sổ từ Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/N x x x Đầu tháng N 50.000 01/N 01/N 18 Chi tạm ứng cho Ông P 4.000 46.000 01/N 01/N 19 Chi trả lương tháng trước 20.000 26.000 02/N 02/N 12 Rút tiền gửi KB nhập quĩ 18.000 44.000 12/N 12/N 39 Chi thanh toán học bổng 18.000 20.000 SV Cộng Thu/Chi tháng N 149.500 183.000 16.500 Cuối tháng N 16.500 39
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bộ Mẫu số S03-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm X Tài khoản: Tiền mặt. Số hiệu: 111 ổ Chứng từ Nhật ký i s Số chung Số Số tiền (1.000đ) Ngày hiệu Trang Diễn giải Dòng TK Nợ Có Ngày gh đối ứng A B C D E F G 1 2 - Số dư đầu năm x x x 000 Tháng N - Số dư đầu tháng N 50.000 01 18 01 Chi tạm ứng cho Ông P 09 11 312 4.000 01 19 01 Chi trả lương tháng trước 09 13 334 20.000 02 12 02 Rút tiền gửi KB nhập quĩ 10 19 112 20.000 11 19 11 Thu Học phí Học kỳ II 16 03 511 600 11 20 11 Thu Kinh phí dự án, 16 05 462 8.000 12 39 12 Chi Học Bổng Học kỳ II 17 15 335 20.000 12 40 12 Chi điều tra đề tài thuộc Dự án 17 17 662 960 GĐ - Cộng số phát sinh tháng N x x x 287.400 312.500 - Số dư cuối tháng N x x x 24.900 - Cộng lũy kế từ đầu năm x x x 2.887.400 2.862.500 Sổ này có ,,,,, 42 trang, đánh số từ 01 đến trang 42 Ngày mở sổ 01/01/B Ngày Tháng ,năm X Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.3. Kế toán các khoản tiền gửi ngân hàng và kho bạc 2.1.3.1. Tiền gửi ngân hàng, kho bạc và các quy định hạch toán Tiền gửi ngân hàng, kho bạc của các đơn vị HCSN bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc đá quý, kim khí quý. Kế toán tiền gửi ngân hàng kho bạc cần tôn trọng một số quy định sau: Kế toán phải tổ chức việc theo dõi từng loại nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi về kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền gửi khác theo từng ngân hàng, kho bạc). Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi 40
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời. Phải chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý lưu thông tiền tệ và những quy định có kiên quan đế luật ngân sách hiện hành của Nhà nước. 2.1.3.2. Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng kho bạc Để hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng, kho bạc kế toán sử dụng tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng kho bạc. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm tất cả các loại tiền của đơn vị HCSN gửi tại ngân hàng, kho bạc (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kinh khí quý). Nội dung và kết cấu tài khoản 112 được phản ánh như sau: Bên Nợ: - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý gửi vào ngân hàng, kho bạc. - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng) Bên Có: các loại tiền gửi giảm do: - Các khoản tiền Việt Nam, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, ngoại tệ rút từ TGNH kho bạc. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm) Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý còn gửi tại ngân hàng, kho bạc đầu kỳ (hoặc cuối kỳ). Theo chế độ, TK 112 được chi tiết cấp 2 như sau: Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giàm các khoản tiền Việt Nam của đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc. Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, kho bạc. Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí đang gửi tại ngân hàng, kho bạc. 2.1.3.3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu 1- Khi nộp tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 111 - Tiền mặt 2- Khi thu được các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng (căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng), ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 311 - Các khoản phải thu Có TK 312 - Tạm ứng Có TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 313 - Cho vay 3- Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn kinh doanh, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước trong HMKP bằng lệnh chi tiền các nguồn khác kế toán ghi: 41
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN Nếu tiền gửi ngân hàng, kho bạc tăng do rút HMKP thì ghi Có TK 008, 009. 4- Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, phí, lệ phí, bán hàng hoá, dịch vụ, bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 511 - Các khoản thu Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ 5- Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ), kế toán ghi: Nợ TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá 6- Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 7- Mua nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá bằng tiền ngân hàng, kho bạc. Nợ TK 152 - Vật liệu, dụng cụ (1521, 1526) Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 8- Khi mua TSCĐ bằng tiền gử ngân hàng kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431 - Quỹ cơ quan Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635 – Chi theo ĐĐH của NN Có TK 466 - nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Có TK 441 - Nguồn vốn kinh doanh. 9- Chi tạm ứng, chi cho vay, thanh toán các khoản phải trả, các khoản phải nộp theo lương, nộp phí, lệ phí, thuế và các khoản nộp khác cho Nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng Nợ TK 313 - Cho vay Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương Nợ TK 333 - Các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 10- Khi cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc nộp hoặc thanh toán các khoản vãng lai khác cho các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới, kế toán ghi: Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới 42
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 11- Chi bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho mục đích đầu tư XDCB, cho hoạt động SXKD, cho thực hiện dự án, kế toán ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635- Chi theo ĐĐH của NN Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 12- Nếu cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết bằng tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 13- Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ giảm giá), kế toán ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. Có TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 14- Làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển Có TK 112- tiền gửi ngân hàng, Kho bạc 43
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Ví dụ Vụ KHTV Mẫu số C2-01/NS Bộ GD&ĐT Niên độ X GIẤY BÁO CÓ (Đơn vị sử dụng NSNN) BR 0049625 Căn cứ Thông tri duyệt y dự toán số 64 . Ngày .10/N năm X Yêu cầu Kho bạc Nhà nước Thành phố H Chi Ngân sách .TW Tài khoản 46112 Đơn vị thụ hưởng Trường ĐHA Chương 022 Mã địa bàn Mã số ĐVSDNS 250702200139 Tài khoản 945.01.00.000.03 Tại KBNN (Ngân hàng) Thành phố H Tên CTMT Mã CTMT . NỘI DUNG CHI Mã Loại Khoản Mục Tiểu Số tiền nguồn mục 1 2 3 4 5 6 7 1. Tiếp nhận kinh phí sự nghiệp được phân bổ cho hoạt động của Trường ĐHA 14 09 100 01 180.000.000 14 09 103 01 120.000.000 14 09 110 01 8.000.000 14 09 119 01 22.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: . Ba trăm, ba chục triệu đồng chẵn./. Tổng số tiền bằng số: 330.000.000 đ Kế toán trưởng KBNN (NH) Ngày 10/N/X Giám đốc KBNN (NH) ỦY NHIỆM CHI Mẫu số C4-15/KB Không ghi vào Số 99/HP khu vực này CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THU ĐIỆN Lập ngày . 10/N/X Đơn vị trả tiền: Trường ĐHA KBNN A Ghi Mã số đơn vị sử dụng NSNN: .250702200139 Nợ TK Tài khoản . 945.01.00.00.003 Có TK Tại KBNN (Ngân hàng) Thành phố H KHTK . Đơn vị nhận tiền: Liên đoàn Lao động tình TH Địa chi: 686, THĐ, TPH KBNN B, NH B Ghi Tài koản 946.03.00.00.001 Nợ TK Tại KBNN (Ngân hàng) Thành phố H Có TK KHTK . Nội dung thanh toán chuyển tiền: Chuyển nộp tiền BHXH năm M Số tiền bằng số: 14.028.220 đ Bằng chữ: Mười bốn triệu, không trăm, hai mươi tám ngàn, hai trăm hai mươi đồng./. ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN KBNN A GHI SỔ NGÀY 10/N/X Kế toán trưởng Chủ tài khoản Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc NH A GHI SỔ NGÀY KBNN B, NH B GHI SỔ NGÀY . Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc 44
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ DƯ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI (Tháng N/X) Đơn vị giao dịch với Kho bạc: .Trường ĐHA Tên tài khoản: 1121. Học bổng sinh viên Số hiệu tài khoản đơn vị: 945.01.00.00.003 Số Ngày Số dư Số phát sinh trong kỳ Số dư thứ tháng Diễn giải nội dung đầu kỳ cuối kỳ tự Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 01 01/N Mang sang 123.634.000 02 10/N Nhận kinh phí 120.000.000 03 15/N Rút về nhập quĩ 140.000.000 04 20/N Rút về nhập quĩ 60.000.000 Cộng phát sinh trong 120.000.000 200.000.000 tháng N Lũy kế từ đầu năm 123.634.000 460.000.000 503.634.000 43.634.000 Số dư ghi bằng chữ: Bốn mươi ba triệu, sáu trăm, ba mươi bốn ngàn đồng chẵn./. Ngày 05/O/X Ngày 01/O/X Xác nhận của KBNN Thành phố H Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng ĐV 2.1.4. Kế toán tiền đang chuyển 2.1.4.1. Nội dung kế toán - Thu tiền mặt hoặc tiền séc từ bán hàng nộp vào ngân hàng, Kho bạc - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các đơn vị khác - Tiền chuyển từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để nộp cho các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới hoặc trả cho các đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc. 2.1.4.2. Tài khoản 113- Tiền đang chuyển Bên Nợ: - Các khoản tiền đã xuất quĩ nộp vào Ngân hàng, Kho bạc, các khoản thu gửi vào Ngân hàng, Kho bạc - Các khoản tiền đã làm thủ tục chuyển trả cho các đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc Bên Có: - Khi nhận được Giấy báo Có hoặc bảng sao kê số tiền đang chuyển đã vào tài khoản - Nhận được Giấy báo Nợ về số tiền đã chuyển trả cho đơn vị, tổ chức khác hoặc thanh toán nội bộ Số dư Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển 2.1.4.3. Phương pháp kế toán 1- Xuất quĩ tiền mặt gửi vào Ngân hàng, Kho bạc nhưng chưa nhận được Giấy báo Có, ghi: 45
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 113- Tiền đang chuyển Có TK 111 2- Ngân hàng, Kho bạc báo Có các khoản tiền đã vào tài khoản của đơn vị: Nợ TK 112 Có TK 113 – Tiền đang chuyển 3- Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ở Ngân hàng, Kho bạc để trả cho đơn vị, tổ chức khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển Có TK 112 4-Ngân hàng, Kho báo báo Nợ về số tiền đã chuyển trả đến tay người bán, người cung cấp, ghi: Nợ TK 331 Có TK 113- Tiền đang chuyển 5- Khách hàng trả tiền nợ mua hàng bằng séc nhưng chưa nhận được báo Có cảu Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển Có TK 311 (3111) 6- Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ của khách hàng nộp vào Ngân hàng, kho bạc ngay không qua quĩ tiền mặt nhưng chưa nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113- Tiền đang chuyển Có TK 531 – Thu hoạt động SXKD Có TK 3331 Có TK 311 (3111) 7- Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới - Đã làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kho bạc, ghi: Nợ TK 113 Có TK 112 - Khi nhận được Giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 113 – Tiền đang chuyển 8- Khi đơn vị nộp tiền lên cho đơn vị cấp trên: - Trong trường hợp làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, ghi: Nợ TK 113 Có TK 112 - Khi nhận được Giấy báo Nợ, ghi: Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ Có TK 113 – Tiền đang chuyển 46
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bài tập số 1. HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Phiếu thu sô 21, ngày 12/N, Rút tiền gửi Kho bạc theo GBN 145NN, 150.0 về nhập quĩ tiền mặt 00,0 2. Nhận kinh phí hoạt động bằng tiền mặt trong dự toán chi ngân sách 55.0 theo Giấy rút DTNS kiêm lĩnh TM, số 34, ngày 12/N 00,0 3. Thu sự nghiệp bằng chuyển khoản, qua KBNN, theo GBC 42, ngày 12/N 60.000,0 Thu tiền khách hàng nợ kỳ trước bằng tiền gửi, qua KBNN, theo GBC 36.000 49, ngày 12/N ,0 4. Thu hồi nợ của cấp dưới bằng tiền gửi theo GBC 60, ngày 12/N 45.000,0 5. Mua TSCĐ bằng tiền gửi qua KBNN, theo GBN số 36, ngày 12/N, do 120.0 Nguồn dự án đầu tư đã đưa vào sử dụng 00,0 Mua vật liệu nhập kho bằng tiền gửi, qua KBNN, theo GBN số 50 ngày 12/N 21.000,0 Xuất tiền mặt theo Phiếu Chi số 41, ngày 12/N trả lương viên chức 80.000 ,0 6. Thu lệ phí bằng tiền mặt theo phiếu thu số 22, ngày 12/N 12.000,0 7. Kiểm kê cuối tháng, số tồn quỹ chênh lệch nhiều hơn số liệu ghi sổ kế 5.0 toán, chưa rõ nguyên nhận, theo phiếu thu số 23, ngày 31/N 00,0 YÊU CẦU: - 1. Định khoản các nghiệp vụ 2. Xác định số dư TK 111, biết rằng, Tiền mặt tồn quĩ đầu kỳ là 32.000,0 3. Lựa chọn, sử dụng các mẫu Chứng từ và Sổ kế toán thích hợp? 2.2. KẾ TOÁN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN 2.2.1. Nội dung kế toán Đầu tư tài chính ngắn hạn là việc bỏ vốn để: - Mua các loại chứng khoán có thời hạn thu hồi dưới một năm, như tín phiếu KB, kỳ phiếu Ngân hàng - Mua chứng khoán để bán ra kiếm lời, tăng thu nhập, như cổ phiếu, trái phiếu - Góp vốn, góp tài sản ngắn hạn - Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng Nguồn vốn để đầu tư trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường là những nguồn không phải của NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ NSNN. Hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn chỉ được áp dụng cho những đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên và các đơn vị khác theo qui định của pháp luật, mà không áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp mà kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp toàn bộ và các đơn vị hành chính Nhà nước do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí hoạt động thường xuyên. 2.2.2. Tài khoản 121- Đầu tư tài chính ngắn hạn Bên Nợ: 47
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Trị giá thực tế chứng khoán đầu tư ngắn hạn mua vào - Trị giá thực tế các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác Bên Có: - Giá trị chứng khoán đầu tư ngắn hạn bán ra, đáo hạn hoặc được thanh toán theo giá trị ghi sổ - Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác khi thu hồi theo giá trị ghi sổ Số dư Bên Nợ: Trị giá thực té chứng khoán đầu tư ngấnhnj và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác do đơn vị sự nghiệp đang nắm giữ TK 121 có 2 TK cấp 2, gồm: - TK 1211 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn - TK 1218- Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 2.2.3. Phương pháp kế toán A. Kế toán đầu tư chứng khoán ngắn hạn: 1- Khi mua chứng khoán đầu tư ngắn hạn, kế toán ghi sổ theo giá thực tế gồm: giá mua + chi phí môi giới, giao dịch, chi phí thông tin, lệ phí, phí Ngân hàng , ghi: Nợ TK 121 (1211) Có các TK 111, 112, 2- Trường hợp đơn vị mua trái phiếu nhận lãi trước, ghi: - Khi mua: Nợ TK 121 (1211) Có TK 331 (3318- Phải trả về số lãi nhận trước) Có TK 111, 112 (thực chi) - Định kỳ, tính và phân bổ số lãi nhận trước theo số lãi phải được thu trong kỳ, ghi: Nợ TK 331 (3318) Có TK 531 – Thu hoạt động SXKD - Khi trái phiếu đến kỳ đáo hạn được thanh toán, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 121 (1211) 3- Trường hợp mua trái phiếu nhận lãi định kỳ: - Khi mua: Nợ TK 121 (1211) Có TK 111, 112 - Định kỳ tính lãi phải thu hoặc đã thu, ghi: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 311 (3118) Có TK 531 - Khi thanh toán trái phiếu đến hạn gồm cả vốn và lãi, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 531 Có TK 121 (1211) 4- Trường hợp mua trái phiếu nhận lãi 1 lần vào ngày đáo hạn: - Khi mua trái phiếu, ghi: Nợ TK 121 (1211) Có TK 111, 112 - Định kỳ, tính số lãi phải thu từng kỳ từ đầu tư trái phiếu, ghi: 48
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 311 (3118) Có TK 531 - Khi thanh toán trái phiếu đến kỳ đáo hạn, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 121 (1211) Có TK 531 Có TK 311 (3118) 5- Khi bán chứng khoán: - Trường hợp bán chứng khoán có lãi, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 121 (1211) Có TK 531 - Trường hợp bán trái phiếu thu lỗ: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 631 Có TK 121 (1211) Ví dụ Bộ Số 85 Đơn vị Trường ĐHA Ngày 24/N/X BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Trích yếu Tổng số tiền Ghi Nợ TK 1211 1111 1121 A 1 2 3 1. Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB, ngày 23.000. 000 23.000. 000 14/N. Phiếu Chi số 54 2. . Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB, ngày 16.000.000 16.000.000 14/N. Phiếu Chi số 59 3. . Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB, ngày 19.000.000 19.000.000 14/N. Phiếu Chi số 63 4. . Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB, ngày 27.000.000 27.000.000 14/N. Phiếu Chi số 70 5. . Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB, ngày 45.000.000 45.000.000 14/N. Phiếu Chi số 75 Cộng 133.000.000 133.000.000 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 49
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bộ Mẫu sổ S02a-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 49 Ngày 24/N/X SỐ HIỆU Trích yếu TÀI KHOẢN Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D 1. Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB 1211 1111 133.000.000 Cộng 133.000.000 Thành tiền (bằng chữ): Một trăm ba chục triệu đồng chẵn ./. Kèm theo 05 Phiếu chi tiền mặt và 08 chứng từ gốc khác liên quan. Ngày 24/N/X Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bộ Mẫu sổ S02c-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ/BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) TK cấp 1: 121- Đầu tư tài chính ngắn hạn TK cấp 2: 1211- Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Ngày Chứng từ Số Số tiền (1.000đ) tháng Số hiệu Ngày Diễn giải hiệu Ghi chú ghi sổ tháng TK Nợ Có đ/ư A B C D E 1 2 F - Số dư đầu năm x 222.500 - Số phát sinh trong tháng N 05/N 26 05/N Thu hồi tín phiếu KB, Theo giá gốc 1121 150.000 Lỗ 631 500 24/N 49 24/N Chi tiền mặt mua kỳ phiếu KB 1111 133.000 - Cộng số phát sinh tháng N 133.000 150.500 - Số dư cuối tháng N 192.500 - Cộng lũy kế SPS từ đầu năm 320.000 350.000 Sổ này có ,,,,, 30 trang, đánh số từ 01 đến trang 30 Ngày mở sổ 01/01/B Ngày Tháng năm X Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 50
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá 2.3. KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ 2.3.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu, sản phẩm, hàng hoá 1)- Đặc điểm vật liệu, dụng cụ lâu bền Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tượng lao động mà đơn vị HCSN sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị, khác với đơn vị SXKD, vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động HCSN theo chức năng nhiệm vụ được giao, vật liệu dụng cụ lâu bền được coi là một hình thái tài sản thuộc nguồn kinh phí, quỹ cơ quan hoặc vốn thuộc quyền sử dụng, khai thác của mỗi đơn vị HCSN. 2)- Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá: Tùy theo tính chất, đặc điểm của từng ngành mà trong quá trình hoạt động ở đơn vị HCSN có các hoạt động sản xuất sự nghiệp, hoạt động SXKD, dịch vụ hoặc các hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm có tạo ra sản phẩm tiêu thụ, tiêu dùng nội bộ đơn vị. Hoạt động SXKD, dịch vụ ở các đơn vị HCSN là hoạt động nhằm tận dụng hết năng lực về cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị để tăng thêm thu nhập, hỗ trợ nguồn kinh phí các loại trong điều kiện cán cân thu - chi NSNN cón nhiều khó khăn. 3)- Phân loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá: Vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trong các đơn vị HCSN thường được phân thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu dùng trong công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN là các vật liệu chủ yếu như thuốc dùng để khám chữa bệnh, giấy bút mực dùng cho văn phòng, cho in ấn, ở đơn vị SXKD có nguyên vật liệu chính, là nguyên liệu trong quá trình sản xuất biến đổi hình thái vật chất tạo thành thực thể của sản phẩm Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như: than, củi, xăng dầu Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tảI Dụng cụ: Là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thường bao gồm ấm, chén, phích nước, sọt đựng rác, máy tính cá nhân, bàn ghế, tủ tư liệu, thiết bị quản lý giá trị đầu tư nhỏ Sản phẩm, hàng hoá được phân loại theo ngành hàng để quản lý tương tự như phân loại sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp. 4) Đánh giá vật liệu, dụng cụ hàng hoá, sản phẩm. Hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm trong đơn vị HCSN phải phản ánh theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng trường hợp cụ thể: a/ Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, hàng hoá sản phẩm nhập kho Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài nhập kho: + Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án đề tài: được tính theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí liên quan tới quá trình thu mua (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ) được ghi trực tiếp vào các khoản chi phí có liên quan. 51
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá + Đối với vật liệu, công cụ dùng cho hoạt động SXKD Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT. Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài là tổn giá mua có thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đã. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đã. Giá thực tế của hàng hoá mua về để kinh doanh là giá thực tế ghi trên hoá đơn mua hàng cộng với chi phí thu mua, vận chuyển. Đối với sản phẩm do đơn vị tự sản xuất: giá thực tế nhập kho là giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành nhập kho. Đối với sản phẩm thu hồi được trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm: giá nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị trường (do hội đồng định giá của đơn vị xác định). b/ Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, hàng hoá sản phẩm xuất kho: Việc xác định giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, hàng hoá có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế nhập trước xuất trước. Giá thực tế nhập sau xuất trước Giá thực tế đích danh. 2.3.2. Nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Nguyên tắc hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý, nhập xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, tất cả các loại hàng tồn kho này khi nhập xuất đều phải cân, đo, đong, đếm và bắt buộc phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Hạch toán chi tiết các loại hàng tồn kho phải được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Định kỳ kế toán phải thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, trường hợp phát hiện chênh lệch phải báo ngay cho trưởng phòng kế toán và thủ trưởng đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Hạch toán kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm phải luôn theo giá thực tế. - Nhiệm vụ hạch toán kế toán. Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm, hàng hoá. Giám đốc kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi thừa góp phần tăng cường quản lý sử dụng một cách hợp lý tiết kiệm vật tư, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm theo đúng quy định của chế độ nhà nước. 2.3.3. Kế toán nhập xuất vật liệu, dụng cụ 2.3.3.1. Tài khoản sử dụng: TK 152 và TK 153 52
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Để hạch toán kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152 – Nguyên liệu, Vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại nguyên vật liệu trong kho của đơn vị HCSN. Nội dung và kết cấu: Bên Nợ: - Trị giá thực tế nguyên vật liệu do nhập qua kho. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn khác. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên vật liệu giảm do xuất dùng cho các hoạt động. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho khác. - Trị giá thực tế nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Số dư Nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) trong đơn vị. - Để hạch toán kế toán tổng hợp nhập xuất công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản 153- Công cụ, dụng cụ. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại công cụ, dụng cụ trong kho của đơn vị HCSN. Nội dung và kết cấu: Bên Nợ: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tăng do nhập qua kho. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho từ nguồn khác. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ giảm do xuất dùng cho các hoạt động. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho khác. - Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thiếu khi kiểm kê Số dư Nợ: Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ tồn kho (đầu kỳ, cuối kỳ) trong đơn vị. - TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng: Phản ánh giá trị thực tế mỗi loại dụng cụ đã xuất sử dụng nhưng chưa báo hỏng, báo mất. Đây là những dụng cụ có giá trị tương đối lớn, có thời gian sử dụng lâu dài cần được quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho đến khi báo hỏng. Mỗi loại dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải được kế toán ghi chi tiết theo các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền cho từng địa chỉ sử dụng. Nội dung và kết cấu tài khoản 005 Bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền xuất ra sử dụng. Bên Có: giá trị dụng cụ lâu bền giảm do báo hỏng, mất hoặc do các nguyên nhân khác. Số dư bên Nợ: giá trị dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng tại đơn vị. 2.3.3.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1- Mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đề tài: Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ. 53
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 661, 662 - (mua vật liệu về dùng ngay cho hoạt động). Có TK 111, 112, 331, 312. Trường hợp mua vật liệu sử dụng cho hoạt động SXKD Với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ. Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 311 - Các khoản phải thu ( 3113 - thuế GTGT được khấu trừ). Có TK 111, 112, 331 Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháo trực tiếp hoặc SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế vật liệu, dụng cụ mua vào, trong trường hợp này không sử dụng TK 311 (3113 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ). 2- Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 661, 662, 631, 241, 635 Có TK 111, 112, 331 3- Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. 4. Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu để dùng cho sản xuất kinh doanh: 4.1. Trường hợp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 152 Có TK 333 (3337) - Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) Có các TK 111, 112, 331 (Số tiền phải trả người bán) Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: Nợ TK 311 (3113) Có TK 333 (33312) 4.2. Trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trực tiếp, ghi: Nợ TK 152 Có TK 333 (3337) - Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) Có TK 333 (33312)- Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu Có các TK 111, 112, 331 (Số tiền phải trả người bán) 5- Vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện trong kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 331 - Các khoản phải trả (3318) 6- Xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động SXKD, dịch vụ: 54
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 631, 661, 662, 241, 635 Có TK 152 - Vật liệu Có TK 153- Công cụ, dụng cụ Đồng thời ghi Nợ TK 005 dụng cụ lâu bền đang sử dụng, khi nhận thấy báo hỏng, báo mất ghi: Có TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. 7- Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng 1 lần giá trị lớn phải tính dần vào chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ và chi hoạt động theo phương pháp phân bổ 2 lần: Căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 643 - Chi phí trả trước Có TK 152 - Vật liệu Có TK 153- Công cụ, dụng cụ Đồng thời tiến hàng phân bổ lần đầu (nếu phân bổ 2 lần, giá trị phân bổ lần đầu bằng 50% trị giá thực tế CCDC xuất dùng), ghi: Nợ TK 631 - Chi phí hoạt động SXKD. Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 643 - Chi phí trả trước. Khi hết thời hạn phân bổ theo quy định xác định số phải phân bổ và chi phí hoạt động SXKD, chi phí hoạt động. Kế toán ghi: Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 - Chi hoạt động Nợ TK 152 - Vật liệu (giá trị phế liệu thu hồi) Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Nợ TK 311 - Tài khoản phải thu (bồi thường vật chất phải thu). Có TK 643 - Chi phí trả trước. 8- Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ kế toán ghi: * Đơn vị cấp trên cấp kinh phí. Nợ TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới. Có TK 152 - Vãt liệu, dụng cụ. Đơn vị cấp dưới khi nhận ghi: Nợ TK 152 - Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Nợ TK 661 - Chi hoạt động (đưa vào sử dụng ngay) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án. Có TK 441 - Kinh phí đầu tư XDCB. 9- Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận trực tiếp giao dịch bán cho khách hàng, ghi: Nợ TK 312 - Tạm ứng. Có TK 152 - Vật liệu Có TK 153- Công cụ, dụng cụ 10- Vật liệu, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. Phản ánh giá trị vật liệu thiếu. Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (3118) Có TK 152 - Vật liệu Có TK 153- Công cụ, dụng cụ 55
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Khi có quyền xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 631, 661, 662 Nợ TK 334 - Phải trả viên chức (trừ vào lương) Nợ TK 111 - Tiền mặt. Có TK 311 - Các khoản phải thu (3118) 11- Đối với vật liệu dụng cụ đã quyết toán năm trước: Đối với vật tư, dụng cụ còn sử dụng được, trong năm khi xuất vật tư, dụng cụ ra sử dụng, ghi: Nợ TK 3371 - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau. Có TK 152 - Vật liệu, dụng cụ. 12- Cuối năm cần xác định rõ số vật tư, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau, nhưng không còn sử dụng được, ghi: Nợ TK 3371 Có TK 152 13- Cuối năm ghi số vật liệu, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí Nợ TK 661 Nợ TK 662 Có TK 3371 Ví dụ Bộ Mẫu số S02a-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 29. Ngày .05. Tháng ,,,,,,,,,N, Năm,,,,,,,, X TRÍCH YÊU SHTK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D 1. Mua vật liệu XM nhập kho, giá đơn vị 820 đ/kg, với số lượng 5.600 kg; đã thanh toán bằng tiền mặt 40% 152 1111 1.836.800 bằng tiền tạm ứng của nhân viên 60% 152 312 2.755.200 Cộng x x 4.592.000 Kèm theo .05 chứng từ gốc Ngày 05/N/X Người lập Kế toán trưởng 56
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bộ Mẫu số S32-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng ,,,,,,,,,N, Năm,,,,,,,, X Tài khoản: 152- Nguyên liệu, vật liệu Tên kho: B Tên nguyên liệu, vật liệu, CCDC, sản phẩm, hàng hóa: XM Đơn vị tính: Kg. Qui cách phẩm chất: XMBS, Trang số 18 CHỨNG NHẬP XUẤT TỒN KHO TỪ Đơn DIỄN GIẢI Ttiền Ttiền Ttiền Số giá SL SL SL Ngày (1,000đ) (1,000đ) (1,000đ) hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Chuyển sang 0,81 12.000 9.720 25 05/N Nhập lần 1 0,82 5.600 4.592 17.600 14.312 32 08/N Xuất lần 1 0,81 12.000 9.720 0,82 3.000 2.460 2.600 2.132 26 10/N Nhập lần 2 0,83 7.300 6.059 9.900 8.191 33 15/N Xuất lần 2 0,82 2.600 2.132 0,83 4.000 3.320 3.300 2.739 27 20/N Nhập lần 3 0,82 8.400 6.888 11.700 9.627 34 25/N Xuất lần 3 0,83 3.300 2.739 0,82 6.400 5.248 2.000 1.640 Cộng x 21.300 17.539 31.300 25.619 2.000 1.640 Sổ này có ,,,,, 50 trang, đánh số từ 01 đến trang 50 Ngày mở sổ 01/01/X Ngày 30 Tháng N,năm X Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.4. Kế toán nhập, xuất sản phẩm, hàng hoá 2.4.1. Tài khoản 155 - Sản phẩm, hàng hoá Để hạch toán tổng hợp sản phẩm, hàng hoá kế toán sử dụng tài khoản 155 - Sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản này phản ánh số hiện có và biến động tăng giảm các loại sản phẩm, hàng hoá của đơn vị HCSN có hoạt động SXKD, thương mại dịch vụ hoặc các hoạt động nghiên cứu thí nghiệm có sản phẩm tân thu, TK 155 - Sản phẩm hàng hoá - chỉ phản ánh số sản phẩm, hàng hoá lưu chuyển qua kho. Nội dung, kết cấu TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá nhập kho. - Trị giá thực tế của hàng hoá, sản phẩm thừa phát hiện khi kiểm kê. 57
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bên Có: - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho - Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá tồn kho. TK 155 có 2 tài khoản cấp 2. TK 1551 - Sản phẩm - Phản ánh số hiện có, tình hình biến động giá thực tế của số sản phẩm do đơn vị tự sản xuất ra để bán, để dùng nội bộ. TK 1552 - Hàng hoá - Phản ánh tình hình hiện có, tình hình tăng giảm giá trị thực tế các loại hàng hoá đơn vị mua vào để bán ra. Chú ý: Hàng hoá mua về nếu dùng cho nội bộ đơn vị thì không hạch toán vào TK 1556 mà được hạch toán vào TK 152 - Vật liệu, dụng cụ. 2.4.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1- Nhập kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra, sản phẩm thu được từ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thử nghiệm, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1551) Có TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh. Có TK 661- Chi hoạt động. Có TK 662 - Chi dự án. 2- Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị hàng hoá nhập kho là giá chưa thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1552) Nợ TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331 (Tổng giá thanh toán). 3- Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì giá thực tế hàng hoá nhập kho là tổng giá thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 155 (1552) Có TK 111, 112, 331. 4- Trị giá thực tế sản phẩm hàng hoá xuất kho để bán, để phục vụ cho mục đích XDCB, cho các hoạt động trong đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ. Nợ TK 661, 662, 241, 635 Có TK 155 - Sản phẩm, hàng hoá. 5- Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 155 (15520 Có TK 333 (3337- Chi tiết thuế Nhập khẩu) Có các TK 111, 112, 331 Đồng thời phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu: Nợ TK 3113 Có TK 33312 6- Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính trực tiếp, ghi: Nợ TK 155 (1552) Có TK 333 (3337) 58
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Có TK 33312 Có các TK 111, 112, 331 7- Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân. - Nếu thừa: Nợ TK 155 Có TK 331 (3318) - Nếu thiếu: Nợ TK 311 (3118) Có TK 155 Ví dụ Bộ Mẫu số S23-H Đơn vị Trường ĐHA (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu Tháng ,,,,,,,, N ,,,,,năm ,,,,,,,,X Tên, qui cách nguyên SỐ TIỀN STT liệu, vật liệu ,CCDC, sản phẩm, hàng hóa Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ A B 1 2 3 4 1 XMBS 9.720 17.539 25.619 1.640 2 XMLT 21.600 19.230 30.120 10.710 3 XMKĐ 16.700 - 16.700 - 4 S22 89.200 19.730 102.000 6.930 5 S20 195.300 51.350 210.000 36.650 6 S18 215.000 64.500 241.000 38.500 ,,, 22 CX 2.150 39.000 32.500 8.650 TỔNG CỘNG 2.148.321 4.150.351 5.350.442 948.230 Người ghi sổ Ngày 30 Tháng N,năm X (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 59
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá Bài tập số 2. HẠCH TOÁN VẬT TƯ, CCDC, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA 1 Nhập kho CCDC mua ngoài phục vụ kinh doanh, bằng tiền mặt, giá chưa thuế GTGT, theo phiếu nhập kho số 7, ngày 5/M 20.000,0 2 Nhập vật liệu xây dựng do được cấp vốn theo Giấy tút dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản, kiêm chuyển khoản số 51, ngày 5M, theo phiếu nhập kho số 8, ngày 5/M 130.000,0 3 Xuất vật liệu cho bộ phận sản xuất kinh doanh theo phiếu xuất kho số 13, ngày 5/M 26.000,0 4 Nhập lại kho vật tư số đã xuất dùng cho sự nghiệp nhưng không hết, theo phiếu nhập kho số 8, ngày 5/M 4.000,0 5 Xuất kho ấn chỉ giao cho bộ phận giao dịch bán cho khách hàng theo phiếu xuất kho số 14, ngày 5/M 11.000,0 6 Cấp kinh phí hoạt động cho cấp dưới bằng vật liệu, theo phiếu xuất kho số 15, ngày 5/M 75.000,0 7 Nhập kho sản phẩm đã hoàn thành do bộ phận sản xuất thực hiện , theo phiếu nhập kho số 9, ngày 5/M 28.000,0 8 Xuất kho sản phẩm bán ra ngoài theo phiếu xuất kho số 10, ngày 5/M 23.000,0 9 Vật liệu thiếu hụt được xử lý trừ vào lương khi kiểm kê theo phiếu xuất kho số 16, ngày 5/M 2.000,0 10 Thuế GTGT tính theo lô CCDC dùng trong hoạt động kinh doanh đã nhập, chưa trả cho nhà cung cấp, theo HĐ mua hàng số 62, ngày 5/M 2.000,0 YÊU CẦU: 1. Định khoản các nghiệp vụ 2. Xác định số dư TK 152, biết rằng, Vật liệu tồn kho đầu kỳ là 117.000,0 3. Lựa chọn, sử dụng các mẫu Chứng từ và Sổ kế toán thích hợp? Bài tập số 3. Tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa “GAC” ở đơn vị ĐHB, như sau: Tổng giá trị xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Số lượng Đơn STT Nghiệp vụ Thành tiền BQGQ BQGQ (kg) giá NT-XT NS-XT cả kỳ liên hoàn I Tồn kho đầu kỳ 1.350 400 540.000 1 Nhập kho lần 1 5.100 410 2.091.000 2 Nhập kho lần 2 6.800 415 2.822.000 3 Xuất kho lần 1 10.000 4 Nhập kho lần 3 7.350 420 3.087.000 5 Xuất kho lần 2 5.550 6 Nhập kho lần 4 4.850 415 2.012.750 7 Xuất kho lần 3 7.150 II Tồn kho cuối kỳ 2.750 Yêu cầu: 60
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá 1. Tính tổng giá trị xuất kho theo từng phương pháp tính giá xuất kho 2. Tính tổng giá trị tồn kho theo từng phương pháp tính giá xuất kho 3. Định khoản các nghiệp vụ, theo phương pháp tính giá xuất kho Nhập trước - Xuất trước, trên Sổ Nhật ký chung, biết rằng: Bộ Mẫu số S04-H Đơn vị Trường ĐHB (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỐ NHẬT KÝ CHUNG Năm X Trang số 36 Diễn giải Đã STT Số Số phát sinh ghi dòng hiệu sổ TK Nợ Có Cái đ/ư D E F G 1 2 Số trang trước chuyển sang 01 Nghiệp vụ nhập kho lần 1 : mua chưa thanh toán tiền cho bên bán, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 02 1552 03 3113 04 3311 Nghiệp vụ nhập kho lần 2 : mua đã thanh toán bằng tiền tạm ứng của nhân viên, theo giá chưa thuế GTGT 10% cho bên bán 05 1552 06 3113 07 312 Nghiệp vụ xuất kho lần 1 : Xuất bán tại kho, giá bán đơn vị hàng hóa là 649 ; đã thu tiền gửi qua Ngân hàng, trong đó thuế GTGT 10% khấu trừ. 08 112 09 531 10 3331 11 531 12 1552 Nghiệp vụ nhập kho lần 3 : mua đã thanh toán bằng tiền trả trước cho bên bán, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 13 1552 14 3113 15 3311 Nghiệp vụ xuất kho lần 2 : Xuất bán tại kho, giá bán đơn vị hàng hóa là 660 ; chưa thu tiền, trong đó thuế GTGT 10% khấu trừ. 16 3111 17 531 18 3331 61
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá 19 531 20 1552 Nghiệp vụ nhập kho lần 4 : mua đã thanh toán tiền cho bên bán qua Ngân hàng, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 21 1552 22 3113 23 112 Nghiệp vụ xuất kho lần 3 : Xuất chuyển bán cho công ty M, chờ chấp nhận, theo giá bán đơn vị hàng hóa chưa thuế GTGT 10% là 595. 24 1552 25 1552 Công ty M, chấp nhận, mua 4 phần 5 số hàng hóa. Số còn lại đơn vị đã nhập kại kho. 26 3111 27 531 28 3331 29 531 30 1552 Hàng về kho 31 1552 Hàng gửi bán nhận nhập lại 32 1552 Cộng SPS trong trang 33 Cộng chuyển sang trang sau 34 Sổ này có ,,,,, 84 trang, đánh số từ 01 đến trang 84 Ngày mở sổ 01/01/B Ngày Tháng ,năm X Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bộ Mẫu số S03-H Đơn vị Trường ĐHB (Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm X Tài khoản. Sản phẩm, Hàng hóa . Số hiệu 1552 ổ Chg Nhật ký SH Số tiền (1.000đ) i s từ chung TK Số đ/ứ Nợ Có Ngày Trang Diễn giải Dòng Ngày gh A B C D E F G 1 2 - Số dư đầu năm x x x 152.000 62
Chương 2. Kế toán tiền và các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá 1 : Nhập chưa thanh toán tiền cho bên bán, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 36 02 2 : Nhập đã thanh toán bằng tiền tạm ứng của nhân viên, theo giá chưa thuế GTGT 10% cho bên bán 36 05 3. Xuất bán tại kho, giá bán đơn vị hàng hóa là 649 ; đã thu tiền gửi qua Ngân hàng, trong đó thuế GTGT 10% khấu trừ. 36 12 4 : Nhập đã thanh toán bằng tiền trả trước cho bên bán, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 36 13 5. Xuất bán tại kho, giá bán đơn vị hàng hóa là 660 ; chưa thu tiền, trong đó thuế GTGT 10% khấu trừ. 36 20 6. mua đã thanh toán tiền cho bên bán qua Ngân hàng, theo giá chưa thuế GTGT 10% khấu trừ. 36 21 7. Xuất chuyển bán cho công ty M, chờ chấp nhận, theo giá bán đơn vị hàng hóa chưa thuế GTGT 10% là 595. 36 22 36 23 8. Công ty M, chấp nhận, mua 4 phần 5 số hàng hóa. Số còn lại đơn vị đã nhập kại kho. 36 30 36 31 36 32 - Cộng số phát sinh tháng N - Số dư cuối tháng N - Cộng lũy kế từ đầu năm Sổ này có ,,,,, 20 trang, đánh số từ 01 đến trang 20 Ngày mở sổ 01/01/B Ngày Tháng ,năm X Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 63
Chương 3. Kế toán tài sản cố định và đầu tư XDCB Chương 3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG XDCB Mục tiêu chung: • Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, chi phí xây dựng cơ bản dở dang và đầu tư tài chính dài hạn. • Trang bị cho người học phương pháp hạch toán nguyên giá, giá trị hao mòn các loại tài sản cố định; quá trình thi công và nghiệm thu các công trình lắp đặt, xây dựng, sửa chữa lớn, tăng giảm giá trị đầu tư tài chính dài hạn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chế độ kế toán. 3.1. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TSCĐ) 3.1.1. Đặc điểm tài sản cố định Tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là cơ sở vật chất, kỹ thuật cần thiết để đảm bảo cho hoạt động của các đơn vị được tiến hành bình thường. Theo chế độ kế toán hiện hành, TSCĐ là những tư liệu lao động và tài sản khác phải có đủ 2 tiêu chuẩn sau đây: - Có giá trị (nguyên giá) từ 10.000.000 trở lên - Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên Riêng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, cũng giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh, TSCĐ là những tư liệu lao động phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam đã ban hành: - Chắc chắn thu lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. Trong quá trình tham gia hoạt động sự nghiệp cũng như hoạt động SXKD, tài sản cố định có những đặc điểm sau: - TSCĐ tham gia vào nhiều năm hoạt động hành chính sự nghiệp, cũng như vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu. - Trong quá trình tham gia vào các hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn TSCĐ được ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp), hoặc được tính vào chi phí SXKD (đối với chi dùng vào hoạt động SXKD). 3.1.2. Nhiệm vụ kế toán tài sản cố định Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng, giá trị, hiện trạng TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm trong kỳ, việc sử dụng TSCĐ trong đơn vị. Thông qua đã giám đốc chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, sử dụng TSCĐ ở đơn vị. -Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc mua sắm, xây dung, bàn giao, đưa vào sử dụng, tài sản được cơ quan quản lý cấp phát trừ vào kinh phí, tài sản tiếp nhận của các đơn vị khác bàn giao hoặc biếu tăng, viện trợ. -Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ trong đơn vị, lập kế hoạch và theo dõi việc sửa chữa, thanh lý, khôi phục, đổi mới TSCĐ, 64
Chương 3. Kế toán tài sản cố định và đầu tư XDCB -Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, phân tích tình hình sử dụng TSCĐ tại đơn vị. 3.1.3. Phân loại và đánh giá TSCĐ 3.1.3.1. Phân loại TSCĐ TSCĐ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ khác nhau, có kết cấu, công dụng khác nhau, để thuận lợi cho quản lý và kế toán, cần phải tiến hành phân loại theo các tiêu thức sau: a. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện và công dụng TSCĐ. Theo cách phân loại này, TSCĐ được phân thành các loại sau: Tài sản cố định hữu hình: TSCĐ hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định. Căn cứ vào công dụng và kết cấu TSCĐ hữu hình được phân chia thành các loại sau: -Nhà cửa, vật kiến trúc: phản ánh giá trị tài sản là nhà cửa, vật kiến trúc, gồm: + Nhà cửa: Nhà làm việc, nhà hát, bảo tàng, thư viện, hội trường, câu lạc bộ, cung văn hóa, nhà thi đấu thể thao, phòng nghiên cứu, thực hành, lớp học, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà khám bệnh cho bệnh nhân, nhà nghỉ, nhà an dưỡng, nhà để xe, khí tài, thiết bị, nhà kho, chuồng trại gia súc. + Vật kiến trúc: giếng khoan, giếng đào, sân chơi, bể chức, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, đường sá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bể bơi, trường bắn, các lăng tẩm, tượng đài, tường rào -Phương tiện vận tải truyền dẫn: phản ánh giá trị các phương tiện vận tải, truyền dẫn dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị gồm: xe máy, ô tô, tàu thuyền, xe bò, xe ngựa, xe lam, đường ống và các thiết bị truyền dẫn (thông tin, điện nước) -Phương tiện quản lý: phản ánh giá trị các loại thiết bị và dụng cụ sử dụng trong công tác quản lý và văn phòng như: máy tính, quạt trần, quạt bàn, bàn ghế, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng, hút bụi chóng mối mọt -Tài sản cố định khác: phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định, phản ánh các loại tài sản nêu trên. (Chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù) như: tác phẩm nghệ thuật, sách, báo khoa học, kỹ thuật trong các thư viện và sách báo phục vụ cho công tác chuyên môn, các vật phẩm trưng bày trong các nhà bảo tàng, các bảng thiết kế mẫu của đơn vị thiết kế cho các đơn vị khác thuê, các TSCĐ là cơ thể sống, cây lâu năm, súc vật làm việc, súc vật cho sản phẩm, vườn cây cảnh, súc vật cảnh. Tài sản cố định vô hình: TSCĐ là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của đơn vị như: quyền sử dụng đất, giá trị bằng phát minh, sáng chế, chi phí lập trình, phần mềm máy tính Tài sản cố định vô hình trong các đơn vị được chia thành : -Giá trị quyền sử dụng đất: phản ánh giá trị quyền sử dụng diện tích đất, mặt nước trong một thời gian cụ thể nhất định. -Bằng phát minh sáng chế. -Bản quyền tác giả. -Chi phí phần mềm máy tính. b. Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng. 65