Tài liệu môn học Kế toán quản trị

Nội dung text: Tài liệu môn học Kế toán quản trị

1. HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ (Dùng cho sinh viên hệ đào tạo đại học từ xa) Lưu hành nội bộ HÀ NỘI - 2007
2. HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Biên soạn : Th.S. §inh Xu©n Dòng Th.S. NguyÔn V¨n TÊn TH.S. Vò Quang KÕt
3. LỜI NÓI ĐẦU Việt nam đang tiến hành cải cách toàn diện, triệt để hệ thống kế toán theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế. Yêu cầu quản lý kinh doanh trong cơ chế thị trường đòi hỏi những thông tin đa dạng, phục vụ cho các quyết định kinh tế, điều đó đã hình thành khái niệm về hệ thống kế toán tài chính, kế toán quản trị. Kế toán quản trị - Một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán, được hình thành và phát triển. Thông tin do kế toán quản trị cung cấp phục vụ chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, thoả mãn yêu cầu thông tin của chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý để điều hành kinh doanh. Để phục vụ công tác giảng dạy và học tập, Khoa Quản trị kinh doanh 1, Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông đã tổ chức biên soạn “ Tài liệu giảng dạy kế toán quản trị”. Cuốn sách được biên soạn trên cơ sở tham khảo tài liệu trong và ngoài nước do Th.S Đinh xuân Dũng, Trưởng bộ môn Tài chính kế toán - Khoa Quản trị kinh doanh 1, chủ biên với sự tham gia của nhiều giảng viên bộ môn Tài chính kế toán. Tham gia biên soạn gồm: 1/ Th.S Đinh xuân Dũng - Chương I, III, IV và VI. (15+51+21+49)=136 2/ Th.S Nguyễn văn Tấn - Chương VII. (15) 3/ Cử nhân Vũ quang Kết - Chương II và V. (38+19)=57 Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành tài liệu này với nội dung, kết cấu hợp lý và khoa học, đáp ứng nhu cầu đào tạo trong giai đoạn mới. Song do tài liệu được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của bạn đọc. Xin chân thành cảm ơn. Chủ biên Th.S Đinh Xuân Dũng
4. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1- KHÁI NIỆM BẢN CHẤT KẾ TOÁN QUẢN TRỊ. Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động của một đơn vị, một tổ chức. Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho người ra quyết định quản lý ở bên trong doanh nghiệp mà còn cần thiết cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp. Do có phạm vi cung cấp, phục vụ thông tin khác nhau nên kế toán doanh nghiệp được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Khác với các thông tin của kế toán tài chính chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, kế toán quản trị cung cấp thông tin thoả mãn nhu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp, là những người mà các quyết định và hành động của họ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp đó. Kế toán quản trị không những cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao để ra quyết định kinh doanh, quyết định đầu tư và sử dụng các nguồn lực mà còn cung cấp cả các thông tin về các mặt kỹ thuật để các nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thi trách nhiệm của mình. Xuất phát điểm của kế toán quản trị là kế toán chi phí, nghiên cứu chủ yếu về quá trình tính toán giá phí sản phẩm như giá phí tiếp liệu, giá phí sản xuất; nhằm đề ra các quyết định cho phù hợp, xác định giá trị hàng tồn kho và kết quả kinh doanh theo từng hoạt động. Dần dần cùng với sự phát triển của khoa học quản lý nói chung, khoa học kế toán cũng có những bước phát triển mạnh mẽ, đặc biệt từ năm 1957 trở lại đây, nhiều quốc gia có nền kinh tế phát triển trên thế giới đã đi sâu nghiên cứu, áp dụng và sử dụng những thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Sự phát triển mạnh mẽ của kế toán đã đặt ra hướng nghiên cứu các công cụ kiểm soát và lập kế hoạch, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản trị gọi là kế toán quản trị. Như vậy, kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế, tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Từ đó rút ra bản chất của kế toán quản trị như sau: - Kế toán quản trị không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự hoàn thành, đã ghi chép hệ thống hoá trong các sổ kế toán mà còn xử lý và cung cấp các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản trị. Để có được các thông tin này, kế toán quản trị phải sử dụng các phương pháp khoa học để phân tích, xử lý chúng một cách cụ thể, phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Hệ thống hoá các thông tin theo một trình tự dễ hiểu và giải trình quá trình phân tích theo các chỉ tiêu cụ thể, phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. - Kế toán quản trị chỉ cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của một doanh nghiệp. Những thông tin đó chỉ có ý nghĩa đối với những người, những bộ phận và những nhà điều hành, quản lý doanh nghiệp, không có ý nghĩa đối với 3
5. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị các đối tượng bên ngoài. Vì vậy người ta nói kế toán quản trị là loại kế toán dành cho những người làm công tác quản trị, trong khi đó kế toán tài chính không phục vụ trực tiếp mục đích này. - Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một công cụ quan trọng không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp. 1.2- MỤC TIÊU KẾ TOÁN QUẢN TRỊ. Mục đích và yêu cầu của kế toán quản trị là phải tính toán được chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, từng ngành hoạt động, từng công tác dịch vụ , phân tích được kết quả tiêu thụ từng loại sản phẩm, kết quả cung cấp từng công trình, dịch vụ để từ đó, tập hợp được các dữ kiện cần thiết để dự kiến phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán quản trị còn phải biết theo dõi thị trường để ổn định một chương trình sản xuất và tiêu thụ hợp lý, một mặt đáp ứng các nhu cầu do thị trường đòi hỏi, mặt khác tìm các biện pháp cạnh tranh để tiêu thụ hàng hoá, nghiên cứu các chính sách giá cả, tính toán được các bước phát triển, mở rộng doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn theo chiều hướng có lợi. Như vậy, kế toán quản trị là một phương pháp xử lý các dữ kiện để đạt được các mục tiêu sau đây: - Biết được từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm, từng loại công trình dịch vụ. - Xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động. - Kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. - Cung cấp các thông tin cần thiết để có các quyết định kinh doanh hợp lý. 1.3- NỘI DUNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Kế toán quản trị có nội dung rất rộng, sau đây là những nội dung cơ bản: - Nếu xét theo nội dung các thông tin mà kế toán quản trị cung cấp, có thể khái quát kế toán quản trị doanh nghiệp bao gồm: + Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh (bao gồm: Hàng tồn kho, tài sản cố định, lao động và tiền lương). + Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm. + Kế toán quản trị doanh thu và kết quả kinh doanh. + Kế toán quản trị về các hoạt động đầu tư tài chính. + Kế toán quản trị các hoạt động khác của doanh nghiệp. Trong các nội dung nói trên, trọng tâm của kế toán quản trị là lĩnh vực chi phí. Vì vậy, một số tác giả cho rằng kế toán quản trị là kế toán chi phí. - Nếu xét quá trình kế toán quản trị trong mối quan hệ với chức năng quản lý, kế toán quản trị bao gồm các khâu: + Chính thức hoá các mục tiêu của doanh nghiệp thành các chỉ tiêu kinh tế. 4
6. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị + Lập dự toán chung và các dự toán chi tiết. + Thu thập, cung cấp thông tin về kết quả thực hiện các mục tiêu. + Soạn thảo báo cáo kế toán quản trị. Như vậy, thông tin của kế toán quản trị không chỉ là thông tin quá khứ, thông tin thực hiện mà còn bao gồm các thông tin về tương lai (kế hoạch, dự toán ). Mặt khác, thông tin kế toán quản trị không chỉ là các thông tin về giá trị còn bao gồm các thông tin khác (hiện vật, thời gian lao động ). 1.4- ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ. Kế toán quản trị không những được áp dụng cho các doanh nghiệp mà còn được áp dụng cả cho những tổ chức nhà nước, các đoàn thể Dưới đây chỉ đề cập đến đối tượng của kế toán quản trị trong doanh nghiệp - các tổ chức vì mục tiêu lợi nhuận. 1.4.1- Kế toán quản trị phản ánh đối tượng của kế toán nói chung dưới dạng chi tiết theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp, tất nhiên đối tượng của kế toán quản trị cũng là đối tượng của kế toán nói chung. Tuy nhiên, nếu kế toán tài chính phản ánh sản nghiệp và kết quả của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát thì kế toán quản trị phản ánh chi tiết của sự tổng quát đó: - Kế toán quản trị phản ánh sản nghiệp của doanh nghiệp một cách chi tiết. Sản nghiệp của một pháp nhân (hay thể nhân) là hiệu số giữa tổng số tài sản của họ với các khoản nợ phải trả: Sản nghiệp = Tài sản - Nợ phải trả (1.1) Kế toán quản trị phản ánh, tính toán giá phí của từng loại tài sản cố định, tài sản lưu động, phản ánh chi tiết từng khoản nợ phải trả đối với các chủ nợ, từ đó có thể tính toán chi tiết được sản nghiệp (hay nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp) dưới dạng chi tiết nhất. - Kế toán quản trị phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của doanh nghiệp dưới dạng chi tiết. Kết quả (lãi, lỗ) = Doanh thu - Chi phí (1.2) Kế toán quản trị tính toán xác định doanh thu, chi phí của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, xác định chi phí theo từng địa điểm phát sinh chi phí (từng trung tâm chi phí), cũng như theo từng đối tượng gánh chịu chi phí (từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ). Từ đó nhà quản trị có thể xác định được kết quả hoạt động kinh doanh một cách chi tiết nhất theo yêu cầu quản lý. 1.4.2- Kế toán quản trị phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán quản trị dựa trên cách thức huy động và tiêu dùng (sử dụng) các nguồn lực. Như vậy, kế toán quản trị gắn liền với tổ chức và công nghệ của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức của doanh nghiệp trong quản trị cổ điển, các chi phí được phân bổ cho các bộ phận của doanh nghiệp. Các bộ phận này (phân xưởng, bộ phận hành chính, bộ phận kinh doanh ) được gọi chung là trung tâm chi phí sẽ tiêu dùng (sử dụng) các chi phí. Sau đó chi phí của từng trung tâm được phân bổ cho các sản phẩm, công việc, lao vụ và dịch vụ liên quan. 5
7. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị Trong mô hình này, khái niệm "hoạt động" không xuất hiện, vì mô hình này được xây dựng trong thời kỳ sản xuất theo kiểu Taylor - công nghiệp cơ khí. Mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất được tổ chức để thực hiện một hoạt động duy nhất, hay nói cách khác, đã có sự trùng lập giữa khái niệm "hoạt động" với khái niệm "bộ phận". Từ cuối năm 1980, mô hình tổ chức doanh nghiệp trở lên chung hơn. Người ta có xu hướng biểu diễn doanh nghiệp bằng những "qui trình" hoặc là những "hoạt động" hơn là thông qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Do đó, các "hoạt động" của các bộ phận được đưa vào trọng tâm của sơ đồ kế toán quản trị. Mô hình này được gọi là mô hình ABC - xác định giá phí trên cơ sở hoạt động (xem bảng số 1.1) Bảng số 1.1 Sản phẩm có nhiều thuộc tính (tính chất, thời hạn ) Có được nhờ vào việc tiêu dùng Hoạt động Được cung cấp bởi Các bộ phận, đơn vị (Trung tâm) Những bộ phận này tiêu dùng Các nguồn lực Theo mô hình này, các bộ phận huy động các nguồn lực (việc này tạo ra nhu cầu tài trợ), sau đó sẽ tiêu dùng những nguồn lực này (việc này làm phát sinh chi phí). Để bù vào, các bộ phận này sản sinh ra các hoạt động. Những hoạt động này cấu thành nên những quy trình cho ra sản phẩm. Dưới đây sẽ đề cập đến các yếu tố của mô hình ABC - mô hình bao trùm tất cả các mô hình kế toán quản trị: A- Các bộ phận tiêu dùng nguồn lực. Có thể phân biệt thành hai loại hình bộ phận: a- Trung tâm trách nhiệm: Là các trung tâm có một số quyền tự chủ trong việc sử dụng nguồn lực được cấp nhằm để đạt được một mục đích cụ thể. Đó chính là những bộ phận cơ sở của kế toán quản trị và kiểm soát xử lý. b- Trung tâm thực hiện: Là các trung tâm mà tại đó tiến hành thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các trung tâm thực hiện không có quyền tự chủ như các trung tâm trách nhiệm. Điều đó không có nghĩa là người ta không quy trách nhiệm cho các trung tâm này. Ở các trung tâm thực hiện, vẫn được kiểm soát và vẫn có thể đánh giá hiệu năng của chúng thông qua việc so sánh mức doanh thu (hoặc chi phí) dự kiến (định mức, kế hoạch) với doanh thu (hoặc chi phí) thực tế của trung tâm đó. 6
8. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị Một trung tâm trách nhiệm bao gồm một số trung tâm thực hiện, nhưng không có điều ngược lại. Như vậy, khái niệm chi phí kiểm soát được chỉ gắn với một trung tâm trách nhiệm nào đó, không gắn với một trung tâm thực hiện. B- Các bộ phận cung cấp hoạt động. Một hoạt động là một chuỗi những công việc phải làm, tương ứng với một mục tiêu đã định (ví dụ: Lập hoá đơn, kiểm tra tài khoản nhà cung cấp, thanh toán, sản xuất ). Toàn bộ các hoạt động bổ sung cho nhau hình thành nên một quy trình (VD: Phát triển một loại sản phẩm mới, hiệu chỉnh mẫu mã một loại sản phẩm ). Như vậy, hoạt động ngày càng trở nên phức tạp, khi người ta chuyển từ quan sát một trung tâm thực hiện sang quan sát một trung tâm trách nhiệm. Cần chú ý là một hoạt động cụ thể không nhất thiết phải tương ứng với phạm vi của một trung tâm thực hiện hay trung tâm trách nhiệm. Việc phân tích những hoạt động cho thấy mối liên hệ nhân quả theo chiều ngang (đối với hoạt động 1) nhưng có thể xuất hiện mối quan hệ nhân quả của hoạt động 2 và hoạt động 3 trong trường hợp hoạt động này kéo theo việc thực hiện một hoạt động kia hoặc khi mà hiệu quả hoạt động này tác động đến hiệu quả của hoạt động khác. C- Sản phẩm của việc tiêu dùng các nguồn lực. Sản phẩm là kết quả của quá trình liên kết một số tác nghiệp cần thiết trong việc thiết kế, sản xuất và bán sản phẩm này. Như vậy, sản phẩm là sự kết tinh một nhóm các hoạt động. Khái niệm này dẫn đến hai hệ quả: - Để biết được giá phí, giá thành của một loại sản phẩm, cần phải tập hợp giá phí của các hoạt động cần thiết để sản xuất ra sản phẩm này. - Để tác động lên giá phí của sản phẩm, cần phải tác động lên chính giá phí của các hoạt động tạo nên sản phẩm. Như vậy, hoạt động có hai chức năng: - Cho phép thực hiện phân bổ chi phí vào sản phẩm; - Hoạt động là đối tượng nội tại của công tác quản lý. 1.4.3- Kế toán quản trị phản ánh quá trình chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp. 1.4.3.1- Mạng lưới phân tích các luồng chí phí. Thực chất, đối tượng của kế toán quản trị là quá trình chi phí của doanh nghiệp. Việc mô tả doanh nghiệp theo cách thức nói trên dẫn đến xuất hiện một mạng lưới chu chuyển các luồng chi phí, hay còn được gọi là mạng lưới phân tích thể hiện qua bốn giai đoạn (Bảng 1.2). - Nguồn lực (chi phí được phân loại theo tính chất kinh tế). - Bộ phận (Trung tâm phân tích và trung tâm thực hiện). - Hoạt động. - Sản phẩm 7
9. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị Mạng lưới phân tích các luồng chi phí. Bảng 1.2 Nguồn lực (Chi phí theo tính chất) Bộ phận (Các trung tâm chi phí) Hoạt động (Chi phí hoạt động hoặc quy trình) Sản phẩm cuối cùng 1.4.3.2- Xây dựng các mô hình trong mạng lưới phân tích các luồng chi phí. a- Phân bổ nguồn lực đã tiêu dùng (chi phí) cho các bộ phận và các hoạt động: Phần lớn chi phí thường có thể quy nạp trực tiếp cho các trung tâm chi phí hoặc các hoạt động liên quan. Tuy vậy, một số chi phí liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều hoạt động. Kế toán quản trị đứng trước 3 lựa chọn: - Không phân bổ các chi phí chung cho các bộ phận hoặc các hoạt động, nghĩa là không phân bổ các chi phí này cho sản phẩm. Điều này không cho nhà quản trị biết được giá thành đầy đủ của sản phẩm. Vấn đề là ở chỗ tính mục đích và lợi ích của các thông tin này. Cần lưu ý là không phân bổ các chi phí chung không có nghĩa là không quản lý các chi phí này. - Sử dụng một cơ sở phân chia (tiêu chuẩn phân bổ) để phân bổ các chi phí chung cho các đối tượng liên quan. Cách này chỉ có thể được chấp nhận nếu tiêu chuẩn phân bổ này phản ánh được quy luật kinh tế của các chi phí đang xem xét. - Đầu tư hoặc tổ chức lại để có thể quy nạp trực tiếp các chi phí cho các đối tượng sử dụng chi phí. Cách làm này đặt ra vấn đề là phải xem xét khả năng sinh lời và chi phí cơ hội của hoạt động đầu tư hoặc tổ chức lại các bộ phận trong doanh nghiệp. Khi thực hiện sự lựa chọn này, cần phân biệt rõ ràng hai mục tiêu khác nhau (thậm chí có thể mâu thuẫn nhau) là: - Mục tiêu kỹ thuật: Xác định được giá phí, giá thành của một loại sản phẩm, công việc hoặc lao vụ nhất định. - Mục tiêu kiểm soát chi phí: Tác động lên chi phí bằng cách sử dụng các nhân tố nguồn phát sinh chi phí cho phép kiểm soát và quản lý được các chi phí này. 8
10. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị Việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí gián tiếp có thể cho phép đạt được mục tiêu thứ nhất, nhưng khó có thể cho phép đạt được mục tiêu thứ hai. b- Các tiêu chuẩn phân bổ chi phí và yếu tố phát sinh nguồn chi phí: Việc phân bổ chi phí có thể xảy ra bốn trường hợp sau đây: (Bảng 1.3) Bảng 1.3 Bộ phận chỉ xử lý một loại Bộ phận xử lý nhiều loại sản phẩm sản phẩm Bộ phận chỉ thực hiện một hoạt Trường hợp 1 Trường hợp 2 động Bộ phận đóng góp vào việc Trường hợp 3 Trường hợp 4 thực hiện nhiều hoạt động Việc phân bổ chi phí phát sinh tại một bộ phận cho những hoạt động và sản phẩm của bộ phận này rất đơn giản trong trường hợp mỗi bộ phận chỉ thực hiện một hoạt động và hoạt động này chỉ liên quan đến một loại sản phẩm duy nhất (trường hợp 1). Trong trường hợp này, toàn bộ chi phí của bộ phận được tính hết cho sản phẩm đang xem xét mà không phải qua các bước tính toán, phân bổ trung tâm. Nếu bộ phận chỉ thực hiện một loại hoạt động và hoạt động này phục vụ cho việc sản xuất nhiều loại sản phẩm (trường hợp 2) thì cần phải lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp để phân bổ chi phí của bộ phận và hoạt động đó cho các sản phẩm liên quan. Đại lượng của tiêu chuẩn phân bổ được lựa chọn gọi là đơn vị công. Nếu một bộ phận thực hiện nhiều loại hoạt động nhưng chỉ để sản xuất một loại sản phẩm duy nhất (trường hợp 3) thì việc tập hợp chi phí cho sản phẩm rất đơn giản. Tuy nhiên, nhà quản trị vẫn mong muốn biết được chi phí của từng hoạt động mà bộ phận đó thực hiện. Khi đó cần phân biệt hai trường hợp: - Các nguồn lực (phương tiện) được sử dụng riêng rẽ cho từng hoạt động: Các chi phí cho từng loại hoạt động được tập hợp một cách trực tiếp. - Các nguồn lực (phương tiện) đầu vào có liên quan đến nhiều hoạt động của bộ phận: Trường hợp này cũng phải lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ các chi phí cho từng loại hoạt động. Trường hợp một bộ phận tiến hành nhiều hoạt động và các hoạt động này lại liên quan đến nhiều loại sản phẩm khác nhau (trường hợp 4) thì cần phải phân bổ chi phí của mỗi loại hoạt động cho từng loại sản phẩm. Cách thức phân bổ chi phí như sau (Thông qua 1 ví dụ cụ thể). (Bảng 1.4) 9
11. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị Bảng 1.4 Trung tâm quản lý sản xuất Hoạt động lập kế hoạch sản Hoạt động theo dõi các phân Hoạt động quản lý hàng tồn xuất xưởng kho Đơn vị công: Đơn vị công: Đơn vị công: Số lệnh sản xuất Số lượng sản xuất Số mặt hàng có ở trong kho Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Cần nhấn mạnh là đại lượng của tiêu chuẩn phân bổ (đơn vị công) là một biến số mô tả biến động của chi phí trong mạng lưới phân tích chi phí nhưng không phải là nguyên nhân làm phát sinh chi phí. Một đơn vị công không nhất thiết là một yếu tố nguồn gốc phát sinh chi phí và ngược lại. Đơn vị công là một biến số có tương quan đến những biến động về chi phí, điều đó không dẫn đến việc đơn vị công này có tác động lên chi phí. Chẳng hạn, nếu chi phí lập kế hoạch sản xuất có mối liên hệ tương quan với số lượng lệnh sản xuất phải thực hiện, thì nhà quản trị cũng còn cần phải biết tại sao doanh nghiệp phải thực hiện một số lượng lệnh sản xuất như vậy. Câu trả lời chính là yếu tố phát sinh nguồn chi phí của chi phí lập kế hoạch sản xuất. c- Phương pháp bộ phận đồng nhất - lựa chọn một tiêu chuẩn phân bổ cho nhiều loại chi phí: Khi một bộ phận (trung tâm thực hiện, trung tâm trách nhiệm) có nhiều loại chi phí khác nhau, về nguyên tắc mỗi loại chi phí được phân bổ cho các hoạt động và sản phẩm theo một tiêu chuẩn phân bổ nhất định. Tuy nhiên, nếu như vậy thì khối lượng công việc tính toán phân bổ sẽ rất lớn, các mạng lưới phân tích chi phí sẽ rất phức tạp. Vấn đề đặt ra là nên và có thể lựa chọn một tiêu chuẩn phân bổ cho cùng nhiều loại chi phí hay không và điều kiện nào thì thực hiện được điều đó. Ví dụ: Chi phí sản xuất chung của một phân xưởng bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau (chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác ). Về nguyên tắc, mỗi loại chi phí này cần phải được phân 10
12. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị bổ cho từng loại hoạt động vả sản phẩm của phân xưởng theo từng tiêu chuẩn phân bổ khác nhau. Điều này sẽ đảm bảo kết quả tính toán chính xác hơn nhưng cũng phức tạp và nặng nề hơn là phân bổ toàn bộ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng liên quan theo một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất. Điều này được gọi là phương pháp bộ phận đồng nhất. Phương pháp này gán đơn vị công cho từng bộ phận của tổ chức. Lợi ích của phương pháp này là rất rõ ràng. Tuy nhiên để thực hiện được, phải làm sao cho tất cả các loại chi phí được tập hợp phải có cùng ảnh hưởng đối với một sản phẩm làm phát sinh các hoạt động và tiêu dùng các chi phí đang cần phải phân bổ. Phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp khi các hoạt động - trung gian phân bổ chi phí cho các sản phẩm - phải đồng nhất và chỉ có thể bao gồm một chuỗi rất hạn chế các tác nghiệp. Trong trường hợp khác, nếu áp dụng phương pháp này (xử lý chi phí theo khối) sẽ có thể gặp các rủi ro về thông tin. 1.5- PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ. 1.5.1- Đặc điểm vận dụng các phương pháp kế toán trong kế toán quản trị. Là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp, kế toán quản trị tất nhiên cũng áp dụng các phương pháp của kế toán nói chung là phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối. Tuy nhiên, việc vận dụng các phương pháp này có đặc điểm khác so với kế toán tài chính. 1.5.1.1- Phương pháp chứng từ kế toán. Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự đã hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, kế toán còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế "nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp. Việc thu thập, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng được xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý. Ngoài ra, các thông tin kế toán quản trị còn dựa vào các thông tin khác, không được thể hiện trong các chứng từ bắt buộc cũng như chứng từ hướng dẫn. Điều này đã tạo nên sự khác biệt giữa thông tin của kế toán quản trị với thông tin của kế toán tài chính như đã đề cập ở phần trên. 1.5.1.2- Phương pháp tài khoản kế toán. Để có số liệu một cách chi tiết, tỷ mỉ phục vụ quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị phải sử dụng những tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Trong thực tế kế toán quản trị mở thêm các khoản cấp 2 mà Nhà nước không quy định, các tài khoản cấp 3, cấp 4 và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước ban hành cho kế toán tài chính để mở các tài khoản chi tiết và tổ chức mã hoá hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán quản trị. Ngoài ra, ở một số nước trên thế giới, mô hình kế toán quản trị được thiết lập có tính độc lập tương đối với kế toán tài chính. Trong những trường hợp này, kế toán quản trị còn sử dụng cả các tài khoản tổng hợp (cấp 1) để cung cấp thông tin cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Chẳng 11
13. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị hạn các tài khoản loại 9 - Tài khoản phản chiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của Cộng hoà Pháp (1982) được dành riêng cho kế toán quản trị. Ở Tiệp Khắc (cũ), hệ thống tài khoản 1989 cũng dành riêng 1 số loại tài khoản cho kế toán quản trị (gọi là kế toán nội bộ doanh nghiệp). 1.5.1.3- Phương pháp tính giá. Trong kế toán tài chính, phương pháp tính giá được vận dụng theo các nguyên tắc, chuẩn mực quy định thống nhất của mỗi quốc gia để trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính một cách thống nhất. Đối với kế toán quản trị, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các dữ liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thực tế đã phát sinh mà còn dựa vào sự phân loại các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn. Như vậy, phạm vi, nội dung của chi phí trong giá phí của kế toán quản trị không giống, thậm chí có nhiều khác biệt so với kế toán tài chính. 1.5.1.4- Phương pháp tổng hợp cân đối. Các báo cáo kế toán - hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối trong kế toán quản trị là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản ). Các báo cáo này còn được gọi là Báo cáo kế toán nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, kế toán còn thiết lập các cân đối trong dự toán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tại trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động 1.5.2- Các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ sử dụng trong kế toán quản trị. Như phần trên đã nói, thông tin kế toán quản trị chủ yếu nhằm phục vụ quá trình ra quyết định của các nhà quản trị. Thông tin này thường không có sẵn, do đó kế toán quản trị phải vận dụng một số phương pháp nghiệp vụ để xử lý chúng thành dạng phù hợp với nhu cầu của các nhà quản trị. Các phương pháp thường được vận dụng là: 1.5.2.1- Thiết kế thông tin thành dạng so sánh được. Thông tin sẽ vô dụng nếu thiếu các tiêu chuẩn để so sánh với nó. Từ các số liệu thu thập được, kế toán quản trị sẽ phân tích và thiết kế chúng thành dạng có thể so sánh được. Chẳng hạn, kế toán quản trị phải chung cấp các thông tin thực hiện để có thể so sánh với kế hoạch, định mức hoặc dự toán chi phí, các giá phí, giá thành, mức lợi nhuận của các phương án đang lựa chọn Quá trình quyết định của nhà quản trị phải dựa trên sự phân tích, so sánh này để đánh giá và ra các quyết định. 1.5.2.2- Phân loại chi phí. Nghiên cứu, phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm tạo lập các thông tin thích hợp cho việc ra các quyết định là một đặc thù của kế toán quản trị. Ngoài cách phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí và phân loại chi phí theo công dụng của chi phí của kế toán tài chính, kế toán còn sử dụng nhiều cách phân loại chi phí khác như: 12
14. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị - Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với khối lượng hoạt động: phân biệt chi phí bất biến, chi phí khả biến, chi phí hỗn hợp. - Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định: phân biệt chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. - Phân loại chi phí khác cho việc ra quyết định: chi phí cơ hội, chi phí chìm, chi phí chênh lệch Các cách phân loại chi phí này sẽ được đề cập cụ thể ở chương 3. Các cách phân loại chi phí nói trên giúp kế toán quản trị thu thập được các thông tin chi phí thích hợp cho từng loại quyết định; là căn cứ để phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận - một trong những nội dung quan trọng khi xem xét các quyết định kinh doanh. 1.5.2.3- Trình bày mối quan hệ giữa các thông tin kế toán theo dạng phương trình. Dạng phương trình rất tiện dụng cho việc tính và dự đoán một số quá trình chưa xảy ra căn cứ vào các dữ kiện đã có và mối quan hệ ràng buộc giữa các biến số trong phương trình. Phương pháp trình bày thông tin theo dạng phương trình là căn cứ để tính toán lập kế hoạch và phân tích dự báo trong kế toán quản trị. 1.5.2.4- Trình bày các thông tin dưới dạng đồ thị. Phương pháp này cũng được kế toán quản trị sử dụng khá thông dụng. Đồ thị là cách thể hiện dễ thấy và rõ ràng nhất mối quan hệ và xu hướng biến thiên mang tính quy luật của các thông tin do kế toán quản trị cung cấp và xử lý. 1.6- PHÂN BIỆT KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VỚI KẾ TOÁN TÀI CHÍNH. Kế toán tài chính và kế toán quản trị là hai bộ phận của kế toán doanh nghiệp, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, đồng thời cũng có nhiều điểm khác biệt nhau. 1.6.1- Sự khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Do có đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khác nhau nên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có nhiều khác biệt về cơ bản: a- Về đối tượng sử dụng thông tin: Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là các thành viên bên trong doanh nghiệp: Các chủ sở hữu, Ban giám đốc, quản lý viên, giám sát viên, các quản đốc Trong khi đó, thông tin của kế toán tài chính chủ yếu lại cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp như các cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính ). b- Về nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin: Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Trái lại, trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán quản trị cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của người quản lý, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, 13
15. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị chuẩn mực kế toán chung. Các quy định của Nhà nước về kế toán quản trị (nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn. c- Về tính pháp lý của kế toán: Kế toán tài chính có tính pháp lệnh, nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính đều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận. Ngược lại, tổ chức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh nghiệp phù hợp với đặc thù quản lý, yêu cầu quản lý, điều kiện và khả năng quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. d- Về đặc điểm của thông tin. - Thông tin của kế toán tài chính chủ yếu dưới hình thức giá trị. Còn thông tin của kế toán quản trị được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị. - Thông tin của kế toán tài chính là thông tin thực hiện về những nghiệp vụ đã phát sinh, đã xảy ra. Trong khi đó, thông tin của kế toán quản trị chủ yếu đặt trọng tâm cho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề án cho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra. - Thông tin kế toán tài chính chủ yếu là các thông tin kế toán thuần tuý, được thu thập từ các chứng từ ban đầu về kế toán. Trong kế toán - quản trị, thông tin được thu thập nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý và thường không có sẵn, nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị còn phải kết hợp với nhiều ngành khoa học khác như thống kê, hoạch toán nghiệp vụ, kinh tế học, quản lý để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được. e- Về hình thức báo cáo sử dụng: - Báo cáo được sử dụng trong kế toán tài chính là các báo cáo kế toán tổng hợp (gọi là các Báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ (gồm Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính). - Báo cáo của kế toán quản trị đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp (như báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nợ phải trả, báo cáo nhập xuất và tồn kho của hàng tồn kho ). g- Về kỳ báo cáo: Kỳ báo cáo của kế toán quản trị thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáo của kế toán tài chính. Báo cáo của kế toán tài chính được soạn thảo theo định kỳ, thường là hàng năm, còn báo cáo của kế toán quản trị được soạn thảo thường xuyên theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 1.6.2- Điểm giống nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp. Những điểm giống nhau cơ bản là: - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trong doanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn sở hữu, doanh thu, chi phí và kết quả 14
16. Chương I: Những vấn đề chung về kế toán quản trị hoạt động và quá trình lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. Một bên phản ánh tổng quát và một bên phản ánh chi tiết, tỉ mỉ của các vấn đề đó. - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán. Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài. Đối với kế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có triển khai và tăng thêm số liệu cũng như nội dung của các thông tin đó. - Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều biểu hiện trách nhiệm của người quản lý. Kế toán tài chính biểu hiện trách nhiệm của người quản lý cao cấp, còn kế toán quản trị biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp trên trong doanh nghiệp. Nói cách khác, kế toán tài chính hay kế toán quản trị đều là công cụ quản lý doanh nghiệp. 15
17. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh CHƯƠNG II KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CÁC YẾU TỐ SẢN XUẤT KINH DOANH Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có các yếu tố cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, tài sản cố định và các công cụ dụng cụ khác không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định chính là tư liệu lao động, còn lao động của con người là yếu tố sức lao động. Nếu ở khâu sản xuất nguyên vật liệu được coi là yếu tố cơ bản thì ở khâu lưu thông (bán hàng), hàng hoá được coi là yếu tố trung tâm. Kế toán quản trị các yếu tố SXKD trong DN là kế toán quản trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác (vật tư), hàng hoá; kế toán quản trị tài sản cố định và kế toán quản trị lao động tiền lương (tiền công). 2.1. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ. 2.1.1. Phân loại vật tư, hàng hoá Do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp sử dụng những loại vật tư khác nhau. Phân loại vật tư là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ. a. Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu bao gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ. + Nguyên vật liệu chính: trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau như sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng cơ bản, vải trong doanh nghiệp may, đó là những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp (trong ngành bưu điện không có nguyên vật liệu chính) + Vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, + Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than, củi, khí gas + Phụ tùng thay thế, gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải + Thiết bị xây dựng cơ bản, bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định 16
18. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm . b. Công cụ, dụng cụ Đặc điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào nhiêu chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị song do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp chưa đủ điều kiện của quy định vê TSCĐ. Những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ được xếp vào công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại khác nhau: - Theo cách phân bổ vào chi phí thì công cụ, dụng cụ bao gồm: + Loại phân bổ 100% (1 lần). + Loại phân bổ nhiều lần. Loại phân bổ 100% (1 lần) là những công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và có giá trị nhỏ. Loại phân bổ nhiều lần thường là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn. Loại này được chia thành loại phân bổ 2 lần và loại trừ dần. - Theo nội dung công cụ, dụng cụ bao gồm: + Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất. + Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hoá trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán + Dụng dụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ. + Quần áo bảo hộ lao động. + Công cụ, dụng cụ khác. - Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán công cụ, dụng cụ bao gồm: + Công cụ, dụng cụ. + Bao bì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. - Theo mục đích và nơi sử dụng, công cụ dụng cụ bao gồm: + Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD. + Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý. + Công cụ, dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác. Mỗi cách phân loại có yêu cầu, mục đích riêng, phục vụ cho công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp theo những yêu cầu cụ thể. 17
19. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh 2.1.2. Tính giá vật tư hàng hoá. a. Nguyên tắc tính giá vật tư, hàng hoá Vật tư, hàng hoá hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư, hàng hoá đó. Quá trình vận động của vật tư, hàng hoá ở doanh nghiệp chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh. Vì vậy, kế toán phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán để phản ánh quá trình hình thành trị giá vốn của vật tư, hàng hoá. Sự hình thành trị giá vốn của vật tư, hàng hoá được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất, kinh doanh như: + Trị giá vốn của vật tư hàng hoá tại thời điểm mua hàng là số tiền thực phải trả cho người bán (còn gọi là trị giá mua thực tế). Ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại (nếu có). Ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên giá trị gia tăng thì trị giá mua thực tế là trị giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng trả lại. + Trị giá vốn của hàng mua nhập kho là trị giá mua thực tế của hàng mua nhập kho cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, các chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có). + Trị giá vốn của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm nhập kho. + Trị giá vốn của hàng tiêu thụ, bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cộng với chi phí bảo quản, phân loại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ. b. Các cách tính giá vật tư, hàng hoá b1- Tính giá vật tư hàng hoá theo giá vốn thực tế: Hàng ngày, kế toán ghi chép sự biến động của vật tư, hàng hoá theo giá vốn thực tế. Giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập kho là các khoản chi cần thiết để cấu thành trị giá của vật tư, hàng hoá được đưa vào nơi sẵn sàng cho sử dụng hay bán. Giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho, tồn kho, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO- FIRST IN FIRST OUT) Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng. - Phương pháp đơn giá thực tế bình quân: 18
20. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho, giá vốn thực tế bình quân của đơn vị vật tư hàng hoá (Đơn giá thực tế bình quân) được xác định theo công thức: Giá vốn thực tế Giá vốn thực tế Đơn giá + hàng tồn kho đầu kỳ hàng nhập kho trong kỳ thực tế bình = quân Số lượng hàng + Số lượng hàng nhập tồn kho đầu kỳ trong kỳ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất được tính: Giá vốn thực tế hàng = Đơn giá thực tế bình x Số lượng hàng xuất kho quân xuất kho Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho tiếp theo ( Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn). Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc tính đơn giá thực tế bình quân phải tính vào cuối kỳ. Giá vốn thực tế hàng hiện còn Giá vốn thực tế hàng nhập kho Đơn giá + thực tế bình = đầu kỳ trong cả kỳ quân Số lượng hàng hiện còn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong cả kỳ Giá vốn thực tế của hàng = Số lượng hàng x Đơn giá thực tế hiện còn cuối kỳ hiện còn cuối kỳ bình quân Giá vốn thực tế của = Giá vốn thực tế + Số lượng hàng - Giá vốn thực tế của hàng xuất kho trong của hàng hiện còn nhập trong hàng hiện còn cuối kỳ đầu kỳ cả kỳ kỳ - Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó, rồi tổng hợp lại. - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO- LAST IN FIRST OUT) Theo phương pháp này, người ta giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xác định số tồn kho. b.2. Tính giá vật tư, hàng hoá theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp mua vật tư hàng hoá thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại vật tư hàng hoá nhập, xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để 19
21. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch toán là loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Việc nhập, xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được trị giá thực tế của hàng xuất kho, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ (H). Trị giá thực tế của hàng còn Trị giá thực tế của hàng nhập trong + đầu kỳ kỳ H = Trị giá hạch toán của hàng còn + Trị giá hạch toán của hàng nhập đầu kỳ trong kỳ Hệ số giá của vật tư hàng hóa có thể tính theo từng loại hàng, nhóm hàng hay từng mặt hàng tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Sau đó tính trị giá thực tế của hàng xuất trong kỳ và hiện còn cuối kỳ: Trị giá thực tế của hàng xuất Trị giá hạch toán của = x H trong kỳ hàng xuất trong kỳ Trị giá thực tế của hàng hiện Trị giá hạch toán của = x H còn cuối kỳ hàng còn cuối kỳ Mỗi phương pháp tính giá vốn thực tế hàng xuất kho và tồn kho cho kết quả khác nhau. Vì thế các nhà quản trị cần lưu ý ảnh hưởng của phương pháp tính giá hàng tồn kho được kế toán sử dụng. 2.1.3. Lập danh điểm vật tư, hàng hoá. Vật tư, hàng hoá trong doanh nghiệp thường đa dạng về chủng loại, qui cách, kích cỡ. Bởi vậy trên cơ sở phân loại vật tư, hàng hoá doanh nghiệp cần lập danh điểm vật tư, hàng hoá, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán. Lập danh điểm vật tư, hàng hoá là qui định cho mỗi thứ vật tư, hàng hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Danh điểm vật tư, hàng hoá phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp, nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng thứ vật tư, hàng hoá. Mỗi doanh nghiệp có thể lập danh điểm vật tư, hàng hoá theo cách riêng, song cần đảm bảo yêu cầu dễ ghi nhớ và hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lắp. Chẳng hạn, trong kế toán tài chính đã qui định các tài khoản cấp 1 của loại 1 nhóm 5 - hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm Cụ thể là TK 152 nguyên liệu, vật liệu; TK 153-Công cụ, dụng cụ; TK 155-Thành phẩm; TK 156 -Hàng hoá Vì vậy, kế toán quản trị có thể dựa vào ký hiệu TK cấp 1 và dựa vào việc phân loại vật tư, hàng hoá theo các cấp độ từ loại, nhóm, thứ, để lập danh điểm vật tư, hàng hoá. Đối với nguyên vật liệu (NVL) bao gồm các loại NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu Mỗi loại NVL lại gồm nhiều nhóm, ví dụ vật liệu chính trong doanh nghiệp xây lắp gồm các nhóm : xi măng, sắt, gạch, ngói 20
22. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Mỗi nhóm vật liệu lại gồm nhiều thứ, ví dụ nhóm xi măng gồm : xi măng trắng, xi măng P500, xi măng P400 vì vậy có thể lập danh điểm NVL của doanh nghiệp như sau: TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (TK cấp 1) TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính; TK 1522- Vật liệu phụ (ký hiệu cho loại NVL bằng TK cấp 2) 15211, 15212, 15213, hoặc 152101, 152102, 152103, là ký hiệu của từng nhóm trong loại vật liệu chính. Tuỳ thuộc vào số lượng nhóm vật liệu trong loại mà ký hiệu của từng nhóm vật liệu có thể 6 số (152101) hay 5 số (15211). Cụ thể, nếu 2 ≤ số lượng nhóm vật liệu trong một loại ≤ 9 thì ký hiệu nhóm là 5 số, nếu 99 ≥ số lượng nhóm vật liệu trong một loại ≥ 10 thì ký hiệu nhóm vật liệu là 6 số. 152111, 152112, 152113, hoặc1521101, 1521102, hoặc 1521011, 1521012, là ký hiệu của thứ VL 1, 2, 3, hoặc ký hiệu của thứ VL 01, 02, thuộc nhóm 1 loại VL chính (loại 1). Như vậy ký hiệu của từng thứ VL (danh điểm vật liệu ) có thể là 6 số, 7 số, hay 8 số, tuỳ thuộc vào số lượng thứ vật liệu trong từng nhóm, số lượng nhóm vật liệu trong từng loại NVL. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp sử dụng hệ thống chữ cái để đặt ký hiệu cho thứ vật liệu . Ví dụ 15211A là số danh điểm của thứ vật liệu A trong nhóm 1, loại 1. Nếu cùng một thứ VL được bảo quản ở các kho khác nhau thì có thể gắn chữ cái đầu của tên thủ kho hay số thứ tự kho theo số La mã vào danh điểm vật liệu. Ví dụ: 152111T là số danh điểm của thứ VL 1 trong nhóm1, loại 1 ở kho ông Thành hoặc 152111 là số danh điểm của thứ VL 1 trong nhóm1, loại 1 ở kho thứ I, Đối với CC, DC cũng có thể đặt mã số cho từng thứ tương tự như NVL. Song, do chủng loại CC, DC trong doanh nghiệp thường không nhiều, nên số chữ số trong danh điểm CC, DC thường ít hơn. Ví dụ 153112 là số danh điểm của thứ DC xẻng xúc đất thuộc nhóm 1 (nhóm dụng cụ cầm tay) trong loại 1 (loại CC, DC sản xuất). Đối với hàng hoá cũng được chia theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) và có thể được bảo quản ở các kho khác nhau, vì vậy kế toán cũng lập danh điểm cho hàng hoá tương tự như vật liệu và CC, DC. Ví dụ: 15610111 là số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm hàng 01 loại hàng điện tử (loại 1) ở kho số I. Việc lựa chọn cách lập danh điểm vật tư, hàng hoá không đòi hỏi sự nhất quán giữa các doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi sự nhất quán giữa các bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thống nhất quản lý vật tư, hàng hoá trong từng doanh nghiệp. 2.1.4. Lập kế hoạch mua hàng Đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần lập kế hoạch mua nguyên vật liệu còn đối với doanh nghiệp thương mại thì cần lập kế hoạch mua hàng hoá. việc lập kế hoạch mua hàng sát 21
23. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh với tình hình thực tế nhu cầu sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất lớn, quan trọng trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua hàng là việc dự tính từng số lượng mặt hàng cần phải mua vào trong kỳ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và dự toán giá trị hàng cần mua vào trong kỳ của doanh nghiệp. * Căn cứ để lập kế hoạch mua hàng là: - Dự toán khối lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong kỳ kế hoạch (đối với đơn vị sản xuất kinh doanh ); dự toán khối lượng hàng hoá tiêu thụ (đối với đơn vị thương mại). - Dự toán hàng tồn kho cuối kỳ. - Định mức đơn giá hàng mua vào trong kỳ kế hoạch. * Phương pháp lập kế hoạch mua hàng. Lập kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng có nhu cầu cho sản xuất kinh doanh trong kỳ kế hoạch cả về số lượng và giá trị tiền. Tổng hợp giá trị tiền hàng mua vào trong kỳ kế hoạch thành dự toán hàng mua vào. Lượng Lượng hàng cần cho Lượng hàng Lượng hàng tồn hàng cần mua nhu cầu sản xuất cần cho tồn = + - kho đầu kỳ kế vào trong kỳ kế (bán ra) trong kỳ kế kho cuối kì hoạch hoạch hoạch kế hoạch Dự toán giá trị hàng mua Tổng lượng hàng cần mua Định mức đơn giá = x vào trong kỳ kế hoạch vào trong kỳ kế hoạch hàng mua vào 2.1.5. Hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ (mặt hàng), từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng vật tư, hàng hoá hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở từng kho và ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp. 2. Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật tư, hàng hoá cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. 3. Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá. 4. Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị vật tư, hàng hoá. 22
24. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Trách nhiệm quản lý vật tư, hàng hoá trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá. Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy vậy, để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở cho ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, kế toán quản trị sử dụng các chứng từ hướng dẫn một cách linh hoạt. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung: + Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó các thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật tư, hàng hoá đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư, hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hoá vào thẻ kho của thứ vật tư, hàng hoá có liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thẻ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "tồn" của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. + Ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật tư, hàng hoá theo yêu cầu quản trị vật tư, hàng hoá. Cuối tháng hay tại các thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo nhanh (tuần kỳ) vật tư, hàng hoá. Cũng vào cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại vật tư, hàng hoá. Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáo vật tư, hàng hoá cuối tháng. Ở bảng kê nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá thì kế toán ghi danh điểm hàng hoá và tên hàng hoá vào cột "danh điểm" và cột "tên hàng". Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán chi tiết hàng tồn kho thì thêm cột "đơn giá hạch toán" vào sau cột "đơn vị tính" của bàng này. 23
25. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi thẻ song song. + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. + Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao. Mẫu thẻ kho và bảng kê như sau: Bảng 2.1 THẺ KHO Thẻ số:10 Ngày lập thẻ: Kho : Tờ số : . Tên hàng: Mã số: . Đơn vị tính: . Chứng từ Ngày Số lượng Chữ ký nhập XN của SH Ngày Diễn giải Nhập Xuất Tồn xuất KT Tồn đầu kỳ Cộng số phát sinh Tồn cuối tháng 24
26. BẢNG KÊ NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Tháng . Bảng 2.2 Danh Tên hàng Đơn vị Định mức dự trữ Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ điểm tính Tối Tối đa SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền thiểu 151101 Vật liệu A 151102 Vật liệu B . Cộng nhóm 1 152201 Vật liệu C 152202 Vật liệu D Cộng nhóm 2 Tổng cộng 25
27. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh b. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung: + Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. + Ở phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, thực hiện tập hợp các chưng từ nhập, xuất theo từng thứ vật tư, hàng hoá (có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, hàng hoá để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng). Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hoá thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Mẫu sổ đối chiếu luân chuyển như sau: Bảng 2.3 Sổ đối chiếu luân chuyển Năm . Dư đầu Luân chuyển trong Dư đầu Luân chuyển trong Dư 31/2 tháng 1 tháng 1 tháng 2 tháng 2 Danh Tên Đ điểm hàng VT Nhập Xuất Nhập Xuất SL ST vật tư SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST hàng hoá * Ưu nhược điểm của phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: + Ưu điểm : Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. + Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. - Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, hàng hoá thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. - Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . - Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. 26
28. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này. c. Phương pháp mức dư (ghi sổ số dư) * Nội dung: + Ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự hai phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng (SL). Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho. Trên sổ số dư vật tư, hàng hoá được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. + Ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của vật tư, hàng hoá theo từng nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ. Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật tư, hàng hoá theo từng nhóm, loại hàng được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật tư, hàng hoá. Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho được chuyên môn hoá). Cuối tháng, cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất vật tư, hàng hoá để ghi vào các phần nhập, xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại hàng tồn kho và ghi vào cột "Tồn kho cuối tháng" của bảng kê này. Đồng thời, vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số dư cột "thành tiền" (TT). Sau đó cộng theo nhóm, loại vật tư, hàng hoá trên sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liệu cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại vật tư, hàng hoá tương ứng trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ. Số liệu trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho còn được sử dụng để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng phương pháp mức dư (ghi sổ số dư). + Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tư, hàng hoá theo nhóm và theo loại. - Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. - Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư, hàng hoá. 27
29. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh + Nhược điểm : - Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại vật tư, hàng hoá vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ hàng nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. - Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về vật tư, hàng hoá phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các thẻ kho. - Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: - Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá xảy ra thường xuyên. - Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý. Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt, vừa ý thức được đầy đủ trách nhiệm trong quản lý vật tư, hàng hoá. 28
30. Bảng 2.4 SỔ SỐ DƯ VẬT TƯ Kho: Năm: Định mức dự Số dư đầu Số dư cuối Số dư cuối . Số dư cuối trữ năm tháng 1 tháng 2 tháng 12 Danh Tên hàng Đơn vị Giá hạch điểm tính toán Tối Tối SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền SL S.Tiền thiểu đa 151101 Vật liệu A 151102 Vật liệu B . Cộng nhóm 1 152201 Vật liệu C 152202 Vật liệu D Cộng nhóm 2 . Tổng cộng 29
31. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh 2.2. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 2.2.1. Phân loại tài sản cố định. Do TSCĐ trong doanh nghiệp có nhiều loại, với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho quản lý và hạch toán TSCĐ, cần sắp xếp TSCĐ vào từng nhóm theo những đặc trưng nhất định như phân theo hình thái biểu hiện, theo quyền sở hữu, theo dặc trưng kỹ thuật, Mỗi cách phân loại có các tác dụng khác nhau đối với công tác hạch toán và quản lý. a.Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện. Theo cách phân loại này, TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình: Là những TSCĐ có hình thái hiện vật cụ thể như nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật kiến trúc TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có thực thể hữu hình nhưng đại diện cho một quyền hợp pháp nào đó và người chủ sở hữu được hưởng quyền lợi kinh tế. Các ví dụ về TSCĐ vô hình là: Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí nghiên cứu và phát triển, bằng sáng chế, phát minh Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện giúp cho người quản lý có một cách nhìn tổng thể về cơ cấu đầu tư của doanh nghiệp. Đây là một căn cứ quan trọng để xây dựng các quyết định đầu tư hoặc điều chỉnh phương hướng đầu tư phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, các phân loại này còn giúp doanh nghiệp có các biện pháp quản lý tài sản, tính toán khấu hao khoa học và hợp lý đối với từng loại tài sản. b. Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu. Căn cứ quyền sở hữu, TSCĐ của doanh nghiệp được chia thành hai loại: TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài. - TSCĐ tự có là các TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp, nguồn vốn vay, nguồn vốn liên doanh, các quỹ của doanh nghiệp và các TSCĐ được biếu, tặng Đây là những TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. - TSCĐ thuê ngoài là TSCĐ đi thuê để sư dụng trong một thời gian nhất định theo hợp đồng thuê tài sản. Tuỳ theo điều khoản của hợp đồng thuê mà TSCĐ đi thuê được chia thành TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ thuê hoạt động. - TSCĐ thuê tài chính: Là các TSCĐ đi thuê nhưng doanh nghiệp có quyền kiểm soát và sử dụng lâu dài theo các điều khoản của hợp đồng thuê nhà. Theo thông lệ Quốc tế, các TSCĐ được gọi là thuê tài chính nếu thoả mãn một trong các điều kiện sau đây: + Quyền sở hữu TSCĐ thuê được chuyển cho bên kia thuê khi hết hạn hợp đồng. + Hợp đồng cho phép bên đi thuê được lựa chọn mua TSCĐ thuê với giá thấp hơn giá trị thực tế của TSCĐ thuê tại thời điểm mua lại. 30
32. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh + Thời hạn thuê theo hợp đồng ít nhất phải bằng 3/4 (75%) thời gian hữu dụng của TSCĐ thuê. + Giá trị hiện tại của khoản chi theo hoạt động ít nhất phải bằng 90% giá trị của TSCĐ thuê. TSCĐ thuê tài chính cũng được coi như TSCĐ của doanh nghiệp, được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán và doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sử dụng và trích khấu hao như các TSCĐ tự có của doanh nghiệp. + TSCĐ thuê hoạt động: là TSCĐ thuê không thoả mãn bất cứ điều khoản nào của hợp đồng thuê tài chính. Bên đi thuê chỉ được quản lý, sư dụng trong thời hạn hợp đồng và phải hoàn trả cho bên cho thuê khi kết thúc hợp đồng. Phân loại TSCĐ theo quyền sử hữu giúp cho việc quản lý và tổ chức hạch toán phù hợp theo từng loại TSCĐ, góp phần sử dụng hợp lý và có hiệu quả TSCĐ ở doanh nghiệp. c. Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật. Theo đặc trưng kỹ thuật, từng loại TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình được phân loại, sắp xếp một cách chi tiết, cụ thể hơn. - Đối với TSCĐ hữu hình gồm: + Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà làm việc, nhà ở, nhà kho, xưởng sản xuất, cửa hàng, gara để xe, chuồng trại chăn nuôi, giếng khoan, bể chứa, sân phơi, cầu cống, đường sá, hàng rào + Máy móc, thiết bị: Gồm các máy móc thiết bị động lực, máy móc thiết bị công tác và các loại máy móc thiết bị khá dùng trong sản xuất kinh doanh. + Phương tiện vận tải, truyền dẫn: ô tô, máy kéo, tàu truyền ca nô dùng trong vận chuyển; hệ thống đường ống dẫn nước, dẫn hơi, ôxy, khí nén, hệ thống đường dây dẫn diện, hệ thống truyền thanh thuộc TSCĐ của doanh nghiệp. + Thiết bị dụng cụ quản lý: Gồm các thiết bị sử dụng trong quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, dụng cụ đo lường, thí nghiệm. + Cây lâu năm, gia súc cơ bản. + TSCĐ khác: Gồm các loại TSCĐ chưa được xếp vào các loại TSCĐ nói trên (tác phẩm nghệ thuật, sách báo chuyên môn kỹ thuật ). - Đối với TSCĐ vô hình, gồm: + Quyền sử dụng đất: Là giá trị đất, mặt nước, mặt biển hình thành do phải chi phí để mua, đền bù, san lấp, cải tạo nhằm mục đích có được mặt bằng SXKD. + Chi phí thành lập doanh nghiệp: Là các chi phí phát sinh để thành lập doanh nghiệp như chi phí thăm dò, lập dự án đầu tư, chi phí huy động vốn ban đầu, chi phí hội họp nếu những người tham gia thành lập doanh nghiệp xem xét, đồng ý coi như một phần vốn góp của mỗi bên và được ghi trong vốn điều lệ của doanh nghiệp. + Bằng phát minh sáng chế: Giá trị bằng phát sinh sáng chế là các chi phí doanh nghiệp phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh, sáng chế hoặc số tiền doanh nghiệp mua lại bản quyền bằng sáng chế, phát minh. 31
33. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh + Chi phí nghiên cứu, phát triển: Là các chi phí doanh nghiệp tự thực hiện hoặc thuê ngoài thực hiện các công trình có quy mô lớn về nghiên cứu, lập các đề án, kế hoạch, dự án đầu tư phát triển nhằm đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. + TSCĐ vô hình khác: Gồm quyền đặc nhượng, quyền thuê ngoài, bản quyền tác giả (tác quyền), quyền sử dụng hợp đồng, độc quyền nhãn hiệu và tên hiệu Quyền đặc nhượng là các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được đặc quyền thực hiện khai thác các nghiệp vụ quan trọng hoặc độc quyền về thị trường, độc quyền sản xuất một loại sản phẩm theo các hoạt động đặc nhượng ký kết với Nhà nước hoặc một đơn vị nhượng quyền. Quyền thuê nhà là các chi phí sang nhượng, chuyển quyền mà doanh nghiệp nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán các tác phẩm của mình. Độc quyền về nhãn hiệu và tên hiệu là chi phí phải trả cho việc mua lại nhãn hiệu hàng hoá hoặc tên hiệu doanh nghiệp nào đó. Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật giúp cho việc quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể theo từng loại, nhóm TSCĐ và phương pháp khấu hao thích hợp đối với từng loại, nhóm TSCĐ. Ngoài các cách phân loại nói trên, trong kế toán quản trị còn có các cách phân loại TSCĐ khác nhằm đáp ứng các yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp như phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế, phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng 2.2.2. Đánh giá tài sản cố định Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ trong quá trình sử dụng TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. a. Nguyên giá TSCĐ. Nguyên giá TSCĐ (còn gọi là giá trị ghi sổ ban đầu) là toàn bộ các chi phí bình thường và hợp lý mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản đó và đưa TSCĐ đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Như vậy, nguyên giá TSCĐ được đánh giá theo nguyên tắc giá phí (mua hoặc tự sản xuất), bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến mua hoặc xây dựng, chế tạo, kể cả các chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử và các chi phí hợp lý, cần thiết khác trước khi sử dụng, cụ thể là: * Giá phí mua = Giá mua thuần thương mại (đã khấu trừ các khoản chiết khấu, giảm giá). Cộng (+) thuế nhập khẩu. Cộng (+) các loại thuế không thể thu hồi (thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, thuế tài sản ). Cộng (+) chi phí vận chuyển. Cộng (+) chi phí đưa vào sử dụng được phân bổ vào nguyên giá. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 16 (IAS 16). Các chi phí đưa TSCĐ vào sử dụng được phân bổ vào giá phí (nguyên giá TSCĐ) gồm: - Chi phí chuẩn bị mặt bằng. - Chi phí lắp đặt. - Chi phí thù lao cho môi giới. 32
34. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Các chi phí sau đây thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ (trừ phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng): - Chi phí khởi công. - Chi phí chung và chi phí hành chính. Trong trường hợp mua TSCĐ thanh toán chậm, có phát sinh lãi về tín dụng (như trường hợp thuê mua TSCĐ ), nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ là giá trị hiện tại hoá còn phần chênh lệch (tiền lãi tín dụng) được hạch toán vào chi phí trả trước trong suốt thời hạn tín dụng. Tuy vậy, chuẩn mực kế toán Quốc tế 23 (IAS 23) cho phép vốn hoá lãi tín dụng vào giá phí TSCĐ. * Trường hợp TSCĐ do doanh nghiệp tự xây dựng, chế tạo để sử dụng. Nguyên giá TSCĐ cũng được xác định theo những nguyên tắc giống như trong trường hợp xác định nguyên giá TSCĐ được mua sắm bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến sản xuất, xây dựng hay chế tạo tài sản đó. Tiền lã trên các khoản vay dùng vào đầu tư TSCĐ cũng có thể được tính vào nguyên giá TSCĐ (chuẩn mực 23 - IAS 23). * Các trường hợp đặc biệt khác: - Nguyên giá TSCĐ nhận của đơn vị khác góp vốn liên quan là trị giá thoả thuận của các bên liên doanh, cộng các chi phí trước khi sử dụng (nếu có). - Nguyên giá TSCĐ được cấp là giá ghi trong “Biên bản bàn giao TSCĐ” của đơn vị cấp và các chi phí lắp đặt, chạy thử (nếu có). - Nguyên giá TSCĐ được tặng, biếu là giá tính toán trên cơ sở giá thị trường của các TSCĐ tương đương. Việc ghi sổ TSCĐ theo nguyên giá cho phép đánh giá tổng quát năng lực sản xuất, trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật và quy mô doanh nghiệp. Chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ còn là cơ sở để tính toán khấu hao, theo dõi tình hình thu hồi vốn đầu tư ban đầu và xác định hiệu suất sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ phải triệt để tôn trọng nguyên tắc ghi theo nguyên giá. Nguyên giá của từng đối tượng TSCĐ trên sổ và báo cáo kế toán chỉ được xác định một lần khi tăng TSCĐ và không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại của TSCĐ ở doanh nghiệp, trừ các trường hợp sau: + Đánh giá lại TSCĐ. + Xây dựng, trang bị thêm TSCĐ. + Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực hoạt động và kéo dài tuổi thọ của TSCĐ. + Tháo dỡ bớt các bộ phận làm giảm nguyên giá TSCĐ. b. Giá trị còn lại của TSCĐ. Giá trị còn lại (còn gọi là giá trị kế toán) của TSCĐ là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế. Giá trị còn lại = Nguyên giá - Khấu hao luỹ kế. Trường hợp nguyên giá TSCĐ được đánh giá lại thì giá trị còn lại của TSCĐ cũng được xác định lại. 33
35. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Thông thường, giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại được điều chỉnh theo công thức: Giá trị còn lại của Giá trị còn lại của Giá trị đánh giá lại của TSCĐ TSCĐ sau khi đánh = x TSCĐ đánh giá lại giá lại Nguyên giá của TSCĐ Ngoài phương pháp chuẩn nói trên, ở chuẩn mực 16 (IAS 16) còn quy định phương pháp thay thế được chấp nhận: Giá trị còn lại = Giá trị đánh giá lại - Khấu hao luỹ kế. 2.2.3. Đối tượng ghi tài sản cố định. Để phục vụ cho yêu cầu quản trị TSCĐ trong doanh nghiệp, TSCĐ cần được ghi sổ theo từng đối tượng ghi TSCĐ (đối tượng TSCĐ). Đối tượng ghi TSCĐ hữu hình là từng vật kết cấu hoàn chỉnh với tất cả các vật gá lắp và phụ tùng kèm theo; hoặc là những vật thể riêng biệt về mặt kết cấu dùng để thực hiện những chức năng độc lập nhất định: hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được. Đối tượng ghi TSCĐ vô hình là từng TSCĐ vô hình gắn với một nội dung chi và một mục đích riêng như khoản chi về thành lập doanh nghiệp, chi về bằng phát minh sáng chế hay khoản chi về lợi thế thương mại Để tiện cho việc theo dõi, quản lý đối với từng đối tượng TSCĐ hữu hình, cần phải đánh số TSCĐ. Đánh số TSCĐ là qui định cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ hữu hình một số hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. Từng đối tượng ghi TSCĐ, kể cả đang sử dụng và đang dự trữ đều phải có số hiệu riêng. Số hiệu của từng đối tượng ghi TSCĐ không thay đổi trong suốt thời gian bảo quản, sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp. Kế toán không được sử dụng số hiệu của những TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán, biếu tặng, đưa đi liên doanh, mất (TSCĐ đã giảm) cho những TSCĐ mới tăng thêm. Mỗi doanh nghiệp có cách đánh số TSCĐ riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, song cần đảm bảo yêu cầu: số hiệu TSCĐ phải thể hiện được loại, nhóm và đối tượng ghi từng TSCĐ riêng biệt. Ví dụ: Trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp qui định ký hiệu 211- TSCĐ hữu hình. Do TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp được chia thành các loại: nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc thiết bị; phương tiện vận tải, truyền dẫn; dụng cụ quản lý Trong từng loại TSCĐ có thể gồm nhiều nhóm, như loại nhà cửa, vật kiến trúc có nhóm nhà cửa, nhóm vật kiến trúc. Trong nhóm TSCĐ là nhà cửa gồm nhiều toà nhà, căn nhà, vì vậy có thể đánh số cho các TSCĐ trong nhóm nhà cửa như sau: 211111 Số hiệu nhà số 1 trong nhóm 1 (nhóm nhà cửa) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc). 211112 Số hiệu nhà số 2 trong nhóm1 (nhóm nhà cửa) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc). 34
36. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh 211121 Số hiệu vật kiến trúc số 1 trong nhóm 2 (nhóm vật kiến trúc) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc) Hoặc dùng tập hợp số được sắp xếp theo thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm rồi dùng các chữ cái để chỉ đối tượng ghi TSCĐ trong nhóm. Ví dụ 21111A Số hiệu nhà A trong nhóm 1 (nhóm nhà cửa) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc); 21111B Số hiệu nhà B trong nhóm1 (nhóm nhà cửa) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc); 21112C Số hiệu vật kiến trúc C trong nhóm 2 (nhóm vật kiến trúc) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc); 21112D Số hiệu vật kiến trúc D trong nhóm 2 (nhóm vật kiến trúc) thuộc loại 1 (loại nhà cửa, vật kiến trúc) Số lượng chữ số trong số hiệu TSCĐ cũng tuỳ thuộc vào số lượng đối tượng ghi TSCĐ trong nhóm và số lượng nhóm TSCĐ trong loại. Tuy nhiên, số lượng đối tượng ghi trong một nhóm TSCĐ và số lượng nhóm trong một loại TSCĐ thường ít hơn đối với hàng tồn kho, nên số hiệu TSCĐ thường ít chữ số hơn. Số hiệu TSCĐ hữu hình có thể được gắn trực tiếp cho từng TSCĐ để tiện việc quản lý theo dõi. Việc gắn số hiệu vào từng TSCĐ có thể thực hiện sử dụng biển số bằng gỗ hay bằng kim loại. 2.2.4. Kế toán chi tiết tài sản cố định. Trong quá trình sử dụng TSCĐ vào sản xuất kinh doanh, giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nhưng TSCĐ hữu hình vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng. Mặt khác, TSCĐ được sử dụng và bảo quản ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toán chi tiết TSCĐ phải phản ánh và kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và của từng nơi bảo quản, sử dụng theo từng đối tượng ghi TSCĐ. Ngoài các chỉ tiêu phản ánh nguồn gốc, thời gian hình thành TSCĐ, công suất thiết kế, số hiệu TSCĐ, kế toán phải phản ánh nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của từng đối tượng ghi TSCĐ tại từng nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ. a. Kế toán chi tiết TSCĐ tại các nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ Việc theo dõi TSCĐ theo nơi sử dụng nhằm gắn trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản với từng bộ phận, từ đó nâng trách nhiệm và hiệu quả trong bảo quản sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. Tại các nơi sử dụng TSCĐ (phòng, ban, đội sản xuất, phân xưởng sản xuất ) sử dụng "Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng" để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ do từng đơn vị quản lý, sử dụng. Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi TSCĐ tăng, giảm của đơn vị mình theo từng chứng từ tăng, giảm TSCĐ, theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ (doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sổ này trong hệ thống kế toán doanh nghiệp - xem mẫu sổ phần sau). b. Kế toán chi tiết ở bộ phận kế toán doanh nghiệp. Tại bộ phận kế toán doanh nghiệp, kế toán chi tiết TSCĐ sử dụng thẻ TSCĐ, sổ đăng ký thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ gồm bốn phần: 35
37. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Phần đầu: Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ như tên, ký, mã hiệu, qui cách (cấp hàng), số liệu TSCĐ, nước sản xuất Phần 2: Ghi các chỉ tiêu nguyên giá từ khi bắt đầu hình thành TSCĐ và nguyên giá thay đổi theo các thời kỳ do đánh giá lại, xây dựng, trang bị thêm hoặc tháo bớt bộ phận và giá trị hao mòn đã trích qua các năm. Phần 3: Ghi số phụ tùng, dụng cụ, đồ nghề kèm theo TSCĐ. Phần 4: Ghi giảm TSCĐ, phản ánh số, ngày tháng của chứng từ giảm TSCĐ và lý do giảm TSCĐ. Mẫu thẻ TSCĐ trong phần hướng dẫn về chứng từ kế toán - hệ thống kế toán doanh nghiệp -Xem mẫu thẻ TSCĐ phần sau. Thẻ TSCĐ được lưu ở phòng (ban) kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Vì vậy, phải có hòm thẻ để bảo quản. Trong hòm thẻ, cần bố trí các ngăn đựng thẻ TSCĐ được sắp xếp một cách khoa học theo từng nhóm loại TSCĐ và theo từng nơi sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm khi dùng thẻ. Sổ đăng ký thẻ TSCĐ: Ngoài việc bảo quản thẻ TSCĐ trong hòm thẻ, kế toán sau khi lập thẻ cần đăng ký thẻ vào sổ đăng ký thẻ TSCĐ nhằm dễ phát hiện nếu thẻ bị thất lạc. Sổ TSCD: Mỗi loại TSCĐ (nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải ) được dùng riêng một sổ hoặc một số trang trong sổ để theo dõi tình hình tăng, giảm, khấu hao của các TSCĐ trong từng loại. Nếu một loại TSCĐ có nhiều nhóm thì nên chia sổ thành các phần để phản ánh các đối tượng ghi TSCĐ thuộc từng nhóm giúp cho việc sử dụng số liệu lập báo cáo định kỳ về TSCĐ được thuận tiện. (Mẫu sổ TSCĐ xem phần sau). Căn cứ để ghi vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, số TSCĐ theo đơn vị sử dụng là các chứng từ về tăng, giảm, khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan trong hướng dẫn về chứng từ kế toán - Hệ thống kế toán doanh nghiệp, đó là: - Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01 - TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 012 - TSCĐ). - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu sổ 04-TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ). - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan (hồ sơ TSCĐ). Khi có nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để lập thẻ TSCĐ theo từng đối tượng ghi TSCĐ, sau đó ghi vào sổ đăng ký thẻ TSCĐ rồi bảo quản thẻ vào hòm thẻ. Đồng thời, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tăng TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ (phần ghi tăng TSCĐ). Khi phát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào chứng từ giảm TSCĐ để ghi vào phần giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ liên quan. Đồng thời, ghi giảm ở sổ đăng ký thẻ TSCĐ và lưu thẻ TSCĐ giảm vào ngăn riêng trong hòm thẻ. Mặt khác, căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi vào phần giảm TSCĐ và xác định số khấu hao luỹ kế của TSCĐ giảm để ghi vào các cột liên quan trên sổ TSCĐ . 36
38. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Căn cứ vào số liệu trên các bảng tính và phân bổ khấu hao, nhân viên kế toán tổng hợp số khấu hao hàng năm của từng đối tượng ghi TSCĐ và xác định giá trị hao mòn cộng dồn để ghi vào phần liên quan trong thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp. 37
39. Bảng 2.5 SỔ TÀI SẢN THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm 200 Tên đơn vị (Phòng,ban hoặc người sử dụng): Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động Chứng từ Tên, nhãn Đ Số Đơn Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền Ghi chú hiệu, qui dách lượng giá SH Ngày VT SH Ngày TSCĐ và tháng tháng công cụ lao năm năm động nhỏ 1 2 3 4 5 6 7 (5x6) 8 9 10 11 12 13 Người ghi số Ngày tháng năm 200 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng 38
40. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Bảng 2.6 Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số: 02 - TSCĐ TC/QĐ/CĐKT Ban hành theo QĐ số:1141Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài chính THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số : Ngày tháng năm lập thẻ Kế toán trưởng (ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm 199 Tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng) Năm sản xuất Bộ phận quản lý, sử dụng Năm đưa vào sử dụng Công suất (diện tích) thiết kế Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm 199 Lý do đình chỉ Số hiệu Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định CT Ngày, Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao Cộng dồn tháng, mòn năm A B C 1 2 3 4 Tên, qui cách, dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày tháng năm199 Lý do giảm (Ký, họ tên) 39
41. Bảng 2.7 SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Loại Tài sản. . Ghi tăng tài sản cố định Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Số Chứng từ Tên, đặc Nước Tháng Nguyên Khấu hao Khấu Chứng từ Lý do thứ điểm, ký sản năm đưa giá hao đã ghi Ngày Số hiệu Tỷ lệ Mức Ngày tự hiệu TSCĐ xuất vào sử TSCĐ trích giảm tháng năm TSCĐ KH KH tháng năm SH dụng Số 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Người ghi số Ngày tháng năm 200 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng 40
42. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh 2.3. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG (TIỀN CÔNG) 2.3.1. Phân loại lao động trong doanh nghiệp. Việc phân loại người lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc qui hoạch lao động, phục vụ trực tiếp cho việc tính toán, lập dự toán cho việc tính toán chi phí lao động trực tiếp, gián tiếp. Có nhiều tiêu chuẩn phân loại có mục đích, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau. Căn cứ vào tính chất công việc mà người lao động đảm nhận, lao động của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận trong doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. - Lao động trực tiếp gồm những người trực tiếp tiến hành hoạt động SXKD tạo ra sản phẩm hay trực tiếp thực hiện các công việc dịch vụ nhất định. Theo nội dung công việc mà người lao động thực hiện, loại lao động trực tiếp được chia thành: Lao động SXKD chính, lao động SXKD phụ trợ, lao động của các hoạt động khác. Theo năng lực và trình độ chuyên môn, lao động trực tiếp được phân thành các loại: + Lao động tay nghề cao: Gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc thực tế, có khả năng đảm nhận các công việc phức tạp đòi hỏi trình độ cao. + Lao động có tay nghề trung bình: Gồm những người đã qua đào tạo chuyên môn, nhưng thời gian công tác thực tế chưa nhiều hoặc những người chưa được đào tạo qua trường lớp chuyên môn nhưng có thời gian làm việc thực tế tương đối lâu được trưởng thành do học hỏi từ thực tế. - Lao động gián tiếp: Gồm những người chỉ đạo, phục vụ và quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp. Theo nội dung công việc và nghề nghiệp chuyên môn, loại lao động này được chia thành: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Theo năng lực và trình độ chuyên môn, lao động gián tiếp được phân thành các loại: + Chuyên viên chính: Là những người có trình độ từ đại học trở lên có trình độ chuyên môn cao, có khả năng giải quyết các công việc mang tính tổng hợp, phức tạp. + Chuyên viên: Cũng là những người lao động đã tốt nghiệp đại học, trên đại học, có thời gian công tác tương đối lâu, trình độ chuyên môn tương đối cao. + Cán sự: Gồm những người mới tốt nghiệp đại học, có thời gian công tác thực tế chưa nhiều. + Nhân viên: Là những người lao động gián tiếp với trình độ chuyên môn thấp, có thể đã qua đào tạo các trường lớp chuyên môn, nghiệp vụ, hoặc chưa qua đào tạo. Phân loại lao động trong doanh nghiệp có ý nghĩa lớn trong việc nắm bắt thông tin về số lượng và thành phần lao động, về trình độ nghề nghiệp của người lao động trong doanh nghiệp, về sự bố trí lao động trong doanh nghiệp từ đó thực hiện quy hoạch lao động, lập kế hoạch lao động. Mặt khác, thông qua phân loại lao động trong toàn doanh nghiệp và từng bộ phận giúp cho việc 41
43. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh lập dự toán chi phí nhân công trong chi phí SXKD, lập kế hoạch quỹ lương và thuận lợi cho việc kiểm tra tình hình thực hiện các kế hoạch và dự toán này. Cơ cấu thành phần các loại lao động trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện kế hoạch SXKD, vì vậy trên cơ sở phân loại lao động cần phải hạch toán được tình hình hiện có và sự biến động về lượng lao động theo từng loại lao động trong doanh nghiệp. Để thực hiện việc này, doanh nghiệp dùng "Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp" và "Sổ danh sách lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp". Sổ này do bộ phận lao động tiền lương lập làm 2 bản. Một bản được sử dụng ở bộ phận lao động tiền lương của doanh nghiệp, một bản chuyển cho phòng kế toán doanh nghiệp. Khi có sự biến động về số lượng lao động, căn cứ vào các chứng từ như quyết định tiếp nhận lao động, giấy thuyên chuyển công tác, quyết định cho thôi việc, quyết định nghỉ hưu để kế toán và bộ phận lao động tiền lương của doanh nghiệp ghi vào sổ . Số liệu trên sổ danh sách lao động được sử dụng để lập báo cáo lao động hàng tháng, quý, năm và phân tích số lượng, cơ cấu lao động phục vụ cho quản lý lao động trong doanh nghiệp. 2.3.2. Hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động. Hạch toán thời gian lao động là theo dõi việc sử dụng thời gian lao động đối với từng người lao động ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này, doanh nghiệp thường sử dụng các bảng chấm công. Bảng chấm công được lập cho từng tổ kinh doanh hay bộ phận công tác, do tổ trưởng hay người phụ trách bộ phận ghi (chấm công) hàng ngày. Bảng được treo công khai nơi thích hợp để người lao động có thể theo dõi, kiểm tra. Ngoài bảng chấm công, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các chứng từ như phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH Để tổng hợp tình hình sử dụng thời gian lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng "bảng tổng hợp thời gian lao động". Trong bảng này, phải phản ánh được số người làm việc đủ thời gian theo chế độ (26 ngày trong tháng và 8 giờ trong ngày), số người làm việc không đủ thời gian theo chế độ (theo các mức thực tế cụ thể). Sổ này là cơ sở để lập báo cáo về tình hình sử dụng thời gian lao động. Ví dụ: Từ các chứng từ hạch toán thời gian lao động (các bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ) tháng 2 năm 2000 của một doanh nghiệp, tổng hợp được số lượng lao động và thời gian làm việc thực tế của người lao động ở bảng sau: Bảng 2.8 Bảng tổng hợp thời gian lao động Tháng 2/2000 Số lao động tính Số giờ làm việc Số giờ làm việc trong Tổng số giờ làm việc theo người mỗi ngày/người tháng /người trong tháng của DN 200 8 giờ 26 ngày 41.600 giờ 100 10 giờ 20 ngày 20.000 giờ 250 8 giờ 22 ngày 44.000 giờ 550 X X 105.600 giờ 42
44. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Thông qua số liệu ở bảng này cho phép các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng thời gian lao động trong doanh nghiệp, từ đó có quyết định đúng trong việc bố trí nhân lực hiện có của doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động vừa phục vụ cho việc quản lý sử dụng thời gian lao động, vừa là cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lương thời gian. Hạch toán kết quả lao động là ghi chép kết quả lao động của người lao động. Kết quả lao động được biểu hiện bằng số lượng (khối lượng)sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng người hay từng nhóm lao động . Chứng từ thường được sử dụng để hạch toán kết quả lao động là phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Hợp đồng giao khoán, bảng theo dõi công tác của tổ Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp để sử dụng các chứng từ thích hợp, nhưng trên các chứng từ hạch toán kết quả lao động cần phải phản ánh được: Họ tên người lao động, tên công việc, thời gian thực hiện công việc, số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành đã được nghiệm thu. Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để tính tiền lương (tiền công) theo sản phẩm cho từng người hay từng nhóm người (tập thể) hưởng lương sản phẩm và để xác định năng suất lao động. 2.3.3. Tính lương và phân bổ chi phí nhân công. Để tính tiền lương (tiền công) mà người lao động được hưởng và xác định chi phí nhân công vào chi phí SXKD, hàng tháng kế toán phải tính toán số tiền lương phải trả cho người lao động, đồng thời phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD của đối tượng sử dụng lao động liên quan. Việc tính tiền lương phải trả cho người lao động hàng tháng, được dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động và chính sách chế độ về lao động, tiền lương hiện hành. Tuỳ theo việc phân công trách nhiệm trong doanh nghiệp mà việc tính lương có thể do nhân viên kế toán doanh nghiệp đảm nhận hoặc do nhân viên kinh tế ở các phân xưởng (tổ đội sản xuất) thực hiện, sau đó kế toán doanh nghiệp kiểm tra lại và thanh toán lương cho người lao động. Trong các doanh nghiệp tồn tại hai hình thức tiền lương : Hình thức tiền lương thời gian và hình thức tiền lương sản phẩm. Mỗi hình thức tiền lương ứng với cách tính tiền lương riêng. a. Tinh lương thời gian. Tiền lương thời gian được tính căn cứ vào thời gian làm việc và bậc lương, thang lương của người lao động. Tiền lương phải trả theo thời gian = thời gian làm việc x mức tiền lương thời gian. (Mức tiền lương thời gian được áp dụng cho từng bậc lương). Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp có thể tính mức lương thời gian theo mức lương tháng, lương ngày, lương giờ, lương công nhật. Mức lương tháng là số tiền lương đã quy định sẵn đối với từng bậc lương ở các thang lương trả cho người lao động hàng tháng. Mức lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp, mức lương tháng gồm: lương cấp bậc (chức vụ) và phụ cấp khu vực (nếu có). Trong các doanh nghiệp Nhà nước, thông thường Nhà nước chỉ huy định mức lương tối thiểu, còn các mức lương cao hơn được xác định theo hệ số cấp bậc lương. Công thức tính như sau: 43
45. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Mi = Mu + Hi Trong đó : Mi là mức lương của lao động bậc i Mu là mức lương tối thiểu Hi hệ số cấp bậc lương bậc i Mức lương tháng Mức lương ngày = 26 ngày Mức lương ngày thường áp dụng để tính trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương thời gian trong những ngày hội họp, học tập và để tính trợ cấp BHXH thay lương trong những ngày ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Mức lương ngày Mức lương giờ = 8 giờ Mức lương giờ thường dùng để tính trả lương cho người lao động trực tiếp trong những giờ làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. Lương công nhật: Là tiền lương tính theo ngày làm việc, áp dụng đối với những người lao động tạm thời chưa xếp vào thang lương. Họ làm việc ngày nào hưởng tiền lương (tiền công) ngày ấy, theo mức lương quy định cho từng loại công việc. Tiền lương thời gian được xác định theo nội dung trên đây được gọi là tiền tương thời gian giản đơn. Trong thực tế người lao động hưởng lương thời gian còn có thể được hưởng khoản tiền thưởng vì đảm bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động cao Tiền lương thời gian giản đơn kết hợp cùng với khoản tiền thưởng hình thành hình thức tiền lương thời gian có thưởng. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ số tính thưởng theo các mức thưởng khác nhau. b. Tính lương theo sản phẩm , phương pháp chia lương sản phẩm tập thể. Tiền lương tính theo sản phẩm là số tiền tương tính trả cho người lao động căn cứ vào số lượng sản phẩm do họ sản xuất ra đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định hay khối lượng công việc người lao động làm xong được nghiệm thu và đơn giá tiền tương của sản phẩm, công việc đó. Tiền lương sản phẩm Khối lượng sản phẩm Đơn giá phải trả cho người lao = hoặc công việc x tiền lương động hoàn thành sản phẩm Đơn giá tiền lương sản phẩm là mức tiền lương sản phẩm trả cho một đơn vị sản phẩm, công việc hoàn thành đạt tiêu chuẩn quy định. Trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, lương sản phẩm được trả theo doanh thu bán hàng, bằng việc xác định đơn giá tiền lương tính cho 1.000 đồng hay 1.000.000đ doanh thu có phân biệt theo từng nhóm hàng với giá bán khác nhau. Nếu trị giá bán thấp, khả năng tiêu thụ kém thì đơn giá tính tiền lương cho 1.000đ hay 1.000.000đ doanh thu cao và ngược lại. Ví dụ: nhóm hàng A có trị giá bán thấp và khả năng tiêu thụ khó khăn, còn nhóm hàng B trị giá bán cao và khả năng tiêu thụ dễ dàng, doanh nghiệp xác 44
46. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh định đơn giá tiền lương tính cho việc bán 1.000.000 đ doanh thu của mặt hàng A là 20.000 đ, mặt hàng B là 15.000đ. Khối lượng sản phẩm hoặc công việc được xác định căn cứ vào các chứng từ hạch toán kết quả lao động. Tiền lương trả theo sản phẩm bao gồm nhiều hình thức cụ thể: Tiền lương trả theo sản phẩm cá nhân trực tiếp, tiền lương sản phẩm tập thể, tiền lương theo sản phẩm cá nhân gián tiếp, lương sản phẩm luỹ kế Đối với những công việc do tập thể người lao động cùng thực hiện thì tiền lương sản phẩm tập thể sau khi được xác định theo công thức trên, cần được tính chia cho từng người lao động trong tập thể đó theo phương pháp chia lương thích hợp. Doanh nghiệp có thể thực hiện chia lương sản phẩm tập thể theo các phương pháp: *. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc của người lao động và thời gian làm việc thực tế của từng người. Theo phương pháp, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và hệ số lương cấp bậc của từng người để tính chia lương sản phẩm tập thể cho từng người theo công thức: Lt Li = xTiHi ∑ TiHi Li : Tiền lương sản phẩm của lao động i Ti: Thời gian làm việc thực tế của lao động i Hi: Hệ số cấp bậc lương của lao động i Lt: Tổng tiền lương sản phẩm tập thể n: Số lượng lao động của tập thể *. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người. Theo phương pháp này, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của từng công nhân để chia lương sản phẩm tập thể cho từng người theo công thức: L L = t xT M Trong đó Mi là mức lương cấp bậc của công nhân i. i n i i ∑ TiMi i =1 *. Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc hoặc theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng CN, kết hợp với bình công chấm điểm. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp cấp bậc kỹ thuật của từng công nhân không phù hợp với cấp bậc công việc được giao. Theo phương pháp này tiền lương sản phẩm tập thể được chia làm 2 phần: -Phần tiền lương phù hợp với lương cấp bậc được phân chia cho từng người theo hệ số lương cấp bậc hoặc mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người. - Phần tiền lương sản phẩm còn lại được phân chia theo kiểu bình công chấm điểm. 45
47. Chương II - Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất kinh doanh Trong thực tế một người lao động trong một tháng có thể vừa làm những công việc hưởng lương tính theo thời gian, vừa làm những công việc hưởng lương tính theo sản phẩm. Mặt khác, ngoài tiền lương thời gian và lương sản phẩm người lao động còn có thể được hưởng các khoản khác như phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, Đối với doanh nghiệp Nhà nước chi phí cho bữa ăn ca được lấy từ lợi nhuận để lại cho doanh nghiệp. Hàng tháng sau khi tính toán tiền lương và các khoản khác người lao động được hưởng cho từng người, thuộc từng bộ phận, kế toán phản ánh vào bảng thanh toán tiền lương (có thể dùng mẫu số 02/LĐTL ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT). Trường hợp doanh nghiệp trả lương 2 kỳ 1 tháng, thì kỳ 1 là số tiền tạm ứng lương, kỳ 2 là số tiền còn lại phải trả cho người lao động sau khi đã trừ số tạm ứng lương kỳ 1 và các khoản phải khấu trừ vào lương (nếu có). Nội dung các khoản này đều được phản ánh trong bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập theo từng bộ phận trong doanh nghiệp , trong đó phản ánh số tiền lương, các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương và các khoản phụ cấp khác của từng người lao động trong từng bộ phận. Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương kế toán lập "Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn doanh nghiệp". Trong bảng này, mỗi bộ phận của doanh nghiệp được phản ánh 1 dòng trên cơ sở số liệu dòng cộng của từng bảng thanh toán lương. Các bảng thanh toán lương của từng bộ phận và bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn doanh nghiệp là căn cứ để trả lương cho từng người lao động, để tổng hợp quỹ tiền lương thực tế và là cơ sở để tính toán, phân bổ chi phí nhân công vào chi phí SXKD của doanh nghiệp. Để trả lương cho từng người, ngoài bảng thanh toán tiền lương kế toán còn có thể lập sổ lương hoặc phiếu trả lương cho từng người. Trong đó ghi rõ khoản tiền lương và các khoản khác mà người lao động được hưởng. Tiền lương phải được phát tận tay người lao động hoặc thông qua đại diện của bộ phận nơi người lao động làm việc. Nhưng khi đã phát lương tới từng người, cần có đầy đủ ký nhận của họ để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Đối với khoản BHXH trả thay lương trong tháng mà người lao động được hưởng khi họ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Căn cứ vào chứng từ liên quan (phiếu nghỉ hưởng BHXH mẫu 03 - LĐTL và các chứng từ gốc khác), kế toán tính toán số tiền BHXH phải trả cho từng người lao động theo công thức: Số tiền BHXH = Số ngày nghỉ x Lương cấp bậc x Tỷ lệ % phải trả tính BHXH BQ/ngày tính BHXH Số tiền BHXH phải trả cho từng người theo từng nguyên nhân (ốm, con ốm, sinh đẻ ) được phản ánh vào bảng thanh toán BHXH. Bảng này là căn cứ để tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động và là căn cứ để ghi sổ kế toán cũng như để lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Tuỳ thuộc vào số lượng người được hưởng trợ cấp BHXH thay lương mà kế toán có thể lập bảng này cho từng bộ phận hoặc lập chung cho toàn doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng chế độ tiền thưởng cho người lao động, kế toán cần lập bảng thanh toán tiền thưởng (có thể sử dụng mẫu số 05/LĐTL để theo dõi và chi trả. c. Phân bổ chi phí nhân công vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . 46