Quản trị ngoại thương - Chương 3: Hợp đồng ngoại thương

81 trang vanle 2360

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản trị ngoại thương - Chương 3: Hợp đồng ngoại thương", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

quan_tri_ngoai_thuong_chuong_3_hop_dong_ngoai_thuong.pdf

Nội dung text: Quản trị ngoại thương - Chương 3: Hợp đồng ngoại thương

BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƯƠNG 3: HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Mục đích: - Trang bị những kiến thức căn bản nhất về hợp đồng ngoại thương: hợp đồng ngoại thương là gì? Những đặc điểm cơ bản của hợp đồng ngoại thương? Yêu cầu của một hợp đồng ngoại thương - Giới thiệu bố cục của một văn bản hợp đồng ngoại thương - Giới thiệu kỹ thuật xây dựng các điều khoản của một hợp đồng ngoại thương hoàn chỉnh. - Giới thiệu cách thức đàm phán trong ngoại thương 3.1 Giới thiệu khái quát về hợp đồng ngoại thương 3.1.1 Khái niệm: Hợp đồng: là sự thỏa thuận đạt được giữa hai hay nhiều bên đương sự nhằm mục đích tạo ra, thay đổi hoặc triệt tiêu quan hệ giữa các bên Hợp đồng kinh tế: là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch, giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (hợp đồng ngoại thương) về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau. Trong đó, quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng. 3.1.2 Đặc điểm So với những hợp đồng kinh tế khác trong nước, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có ba đặc điểm sau: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 48
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đặc điểm 1: Chủ thể của hợp đồng – người mua và người bán- phải có cơ sở kinh doanh đăng ký tại hai quốc gia khác nhau ( Ở Việt Nam còn quy định thêm: giữa các bên có trụ sở cùng nằm trên lãnh thổ Việt Nam, nhưng một bên ở trong nội địa và bên kia ở trong các khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật). Ở đây cần lưu ý rằng quốc tịch không phải là yếu tố để phân biệt, dù người mua và người bán có quốc tịch khác nhau nhưng nếu việc mua nán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia thì hợp đồng mua bán cũng không mang tính quốc tế. Đặc điểm 2: Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ của một hoặc cả hai bên Đặc điểm 3: Hàng hóa- đối tượng mua bán của hợp đồng phải chuyển ra khỏi đất nước của người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng. 3.1.3 Yêu cầu Một hợp đồng ngoại thương muốn có giá trị pháp lý thực hiện được trong thực tế và trở thành cơ sở để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng thì hợp đồng ngoại thương phải đồng thời thỏa mãn những yêu cầu sau đây: Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc: cần tuân thủ o Luật của nước người mua, nước người bán o Các luật lệ và tập quán liên quan như Incoterms, công ước Viên o Luật thương mại Việt Nam Chủ thể của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp: những người tham gia ký kết hợp đồng phải là thương nhân hợp pháp có quyền kinnh doanh XNK theo luật định; và đại diện hợp pháp cho mỗi bên, trường hợp người khá ký hợp đồng phải có giấy ủy quyền hợp lệ bằng văn bản của người đại diện hợp pháp. o Về phía nước ngoài: là những thương nhân và pháp nhân có đầy đủ năng lực hành vi và năng lực pháp lý theo quy định và luật lệ của nước đó o Về phía Việt Nam: doanh nghiệp được thành lập theo quy định của luật pháp Việt Nam; doanh nghiệp có cơ sở sản xuất và cung ứng hàng XNK ổn định; có thị trường tiêu thụ ổn định ở nước ngoài; đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm trong lĩnh vực ngoại thương TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 49
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Hình thức của hợp đồng ngoại thương phải hợp pháp: theo điều 11 , điều 13 và điều 96 của công ước Viên 1980 , chấp nhận những hình thức hợp đồng sau: o Hợp đồng thõa thuận bằng miệng o Hợp đồng bằng văn bản o Hợp đồng theo hình thức điện tử (email; điện báo; telex) Trong các hình thức trên thì hình thức hợp đồng bằng văn bản có nhiều ưu điểm nhất vì nó thể hiện rõ thiện chí của các bên, an toàn hơn, toàn diện hơn và dễ kiểm soát tính chặc chẽ và hợp pháp của hợp đồng hơn. Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp: thể hiện ở 2 yêu cầu o Trong hợp đồng không được chứa đựng bất cứ nội dung gì trái với luật pháp hiện hành của các bên và các tập quán buôn bán quốc tế o Luật Thương mại 2005 không bắt buốc các bên phải thỏa thuận những nội dung cụ thể trong hợp đồng ngoại thương; tuy nhiên cần có 6 nội dung chính sau: . Tên hàng . Số lượng . Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hóa . Giá cả . Phương thức thanh toán . Địa điểm và thời điểm giao nhận hàng hóa Tính tự nguyện: hợp đồng phải được sự thỏa thuận tự nguyện của các bên tham gia; nói cách khác là khi ký hợp đồng các bên phải tuân thủ nguyên tắc “tự do kết ước”, vì vậy hợp đồng phải có chữ ký tay của các bên. Do đó những hợp đồng được ký kết do dùng bạo lực, đe dọa hay bị lừa bịp, nhầm lẫn đều không có giá trị. 3.1.4 Phân loại hợp đồng ngoại thương: Theo thời gian thực hiện hợp đồng: hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn Theo nội dung của hợp đồng: hợp đồng xuất khẩu; hợp đồng nhập khẩu; hợp đồng tái xuất khẩu; hợp đồng tái nhập khẩu; hợp đồng gia công TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 50
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Theo hình thức của hợp đồng: hợp đồng bằng văn bản; hợp đồng bằng miệng; hợp đồng mặc nhiên. 3.2 Kết cấu của một hợp đồng ngoại thương Phần mở đầu: o Quốc hiệu o Tiêu đề của hợp đồng o Số và ký hiệu hợp đồng o Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng Phần thông tin của các bên: o Tên công ty o Địa chỉ o Số điện thoại, số fax, telex, email, website . o Số tài khoản của công ty, tại ngân hàng nào o Người đại diện công ty tham gia ký kết hợp đồng Phần nội dung:gồm 3 cụm điều khoản o Những điều khoản chủ yếu: đây là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng ngoại thương; thiếu một trong các điều khoản này HĐNT sẽ khoonng có hiệu lực như: Commodity (tên hàng); Quantity (số lượng); Quality/ Specification (chất lượng/ phẩm chất); Unit Price (đơn giá); Payment (thanh toán); Shipment (phương thức giao hàng). o Những điều khoản thông thường: có thể đưa vào hoặc không tùy vào từng loại hợp đồng như Packing and marking (đóng gói và ký mã hiệu); Warranty (bảo hành); Insuarance (bảo hiểm); Penalty (phạt); Force Majeure (bất khả kháng); Claim (khiếu nại); Arbitration (trọng tài) . o Những điều khoản tùy nghi: do bên bán tự thõa thuận với nhau khi luật pháp cho phép. Phần ký kết hợp đồng: Thông thường phần ký kết của HĐNT sẽ gồm những thông tin như: o Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản? Mỗi bên giữ bao nhiêu? TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 51
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o Ngôn ngữ của hợp đồng o Hợp đồng dùng hình thức nào? o Hợp đồng có hiệu lực từ khi nào? o Trường hợp sữa đổi, bổ sung thì phải làm thế nào? o Chữ ký, chức vụ của đại diện mỗi bên. Tóm lại, bố cục của HĐNT đã được trình bày ở trên gồm 4 phần đưa ra những điều khoản và điều kiện mà các bên cần thỏa thuận khi thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, để việc soạn thảo hợp đồng được hoàn thiện và chính xác, mỗi bên cần nắm bắt kỹ các điều kiện thương mại, tập quán và luật lệ mỗi bên trước khi soạn thảo hợp đồng. 3.3 Kỹ thuật xây dựng những điều khoản chủ yếu của Hợp đồng ngoại thương 3.3.1 Commodity (tên hàng) Tên hàng là đối tượng mua bán của hợp đồng, có tác dụng hướng dẫn các bên dựa vào đó xác định mặt hàng cần mua bán trao đổi. Vì vậy, nó là một điều khoản quan trọng không thể thiếu đồng thời phải được diễn tả thật chính xác để giúp các bên tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này, mặt khác, còn giúp phân biệt nó với những sản phẩm khác cùng loại. Người ta thường có các cách ghi tên hàng như sau: Ghi tên hàng gồm tên thông thường kèm tên khoa học, tên thương mại. Áp dụng cho hàng hóa chất, vật nuôi, giống cây trồng Ví dụ: Mặt hàng dầu ăn : Cooking oil Marvela; Phân đạm: Ureaa Fertilizer; Vải dệt thoi: Weave Fabric . Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng hóa đó. Nếu nơi sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Ví dụ: Nước mắm Phú Quốc; Sâm Hàn quốc; rượu vang Pháp; . Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hóa khi kích cỡ, quy cách khác nhau làm giá cả hàng hóa khác nhau Ví dụ: sắt xây dựng loại 8 phi; xe tải loại 25 tấn; Tivi 32 inch . TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 52
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Ghi tên hàng kèm theo nhà sản xuất ra hàng hóa đó khi nhà sản xuất là những hãng nổi tiếng, có uy tín, tên tuổi. Các hàng hóa cùng loại nhưng được sản xuất bởi những nhà sản xuất khác nhau thì giá cả sẽ khác nhau Ví dụ: Bia Heineken; xe máy Honda; quần áo của Pierre Cardin Ghi tên hàng kèm theo công dụng chính của hàng hóa. Khi hàng hóa ghi theo cách này thì phải được cung cấp đúng công dụng đó dù giá cả có cao hơn. Ví dụ: xe tải nâng hàng; Bánh tráng dùng để chiên chả giò . Ngoài ra, còn có một số cách ghi tên hàng theo cách mô tả tổng hợp thường áp dụng cho những mặt hàng nông, lâm, thủy hải sản; hoặc những mặt hàng điện tử, điện lạnh có nhiều thông số kỹ thuật. Ví dụ: Vietnamese white rice long grain, crop 2010, 10% broken; Tủ lạnh Sanyo, 2 cánh tủ hai bên; năm sản xuất 2010; xuất sứ Hàn Quốc. Tuy nhiên, trong nhiều hợp đồng XNK do doanh nghiệp Việt Nam lập, điều khoản này chưa được quan tâm đúng mức, thường ghi rất sơ sài, đơn giản, thiếu nhiều mục quan trọng hoặc khi dịch sang tiếng nước ngoài có nhiều sai sót khiến cho đối tác có nhiều cách hiểu khác nhau về hàng hóa dẫn đến tranh chấp. 3.3.2 Specification/ Quality (Quy cách/ chất lượng) Điều khoản này cho biết chi tiết về chất lượng của hàng hóa; nói cách khác điều khoản này mô tả về quy cách, kích thước, công suất, các thông số kỹ thuật của hàng hóa được mua/ bán. Mô tả chi tiết và đúng chất lượng hàng hóa là cơ sở xác định chính xác giá cả của nó, đồng thời người bán phải giao hàng theo yêu cầu hợp đồng, người mua không được từ chối hàng hóa. Nếu mô tả không chi tiết và chính xác sẽ dẫn đến tranh chấp và đem lại thiệt hại cho các bên. Sau đây là một số cách quy định điều khoản chất lượng của hàng hóa trong hợp đồng ngoại thương: Chất lượng được giao như mẫu: Là phương pháp đánh giá phẩm chất của lô hàng thông qua phẩm chất của một số ít hàng hóa đại diện cho lô hàng (hàng mẫu). Phương pháp này có nhược TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 53
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH điểm là tính chính xác không cao nên thường áp dụng cho những trường hợp hàng chưa có tiêu chuẩn hoặc quá khó để xác định tiêu chuẩn. Người bán gửi mẫu cho người mua để kiểm tra hoặc ngược lại người mua lập mẫu và giao cho người bán. Sau khi các bên chấp nhận mẫu thì mẫu được lập thành 3 bộ: 1 bộ người bán giữ; một bộ người mua giữ và một bộ do người trung gian giữ để giải quyết khi có tranh chấp. Mẫu không được tính tiền trừ khi là những mẫu có giá trị quá cao; mẫu là một phụ kiện không thể tách rời hợp đồng; thời gian giữ mẫu phải từ khi đàm phán đến khi hết hạn khiếu nại về phẩm chất của hàng hóa; người chấp nhận mẫu của các bên phải là người có chuyên môn, kỹ thuật cao, am hiểu về hàng hóa. Trên hợp đồng được quy định như: Tương ứng như mẫu (Correspond to sample); Giống như mẫu (As per sample); tương tự nhu mẫu (According to sample) . Áp dụng cho những hợp đồng mua bán hàng hóa như vải sợi, chỉ, bông, các hàng may mặc, da giày; đồ thủ công mỹ nghệ, đồ kim hoàn Mô tả chất lượng dựa vào hàm lượng các chất chủ yếu có trong hàng hóa Thường dùng cho hợp đồng mua bán hàng nông sản, hàng rời như xi măng, hóa chất, phân bón, khoáng sản Hàm lượng các chất có trong hàng hóa thường được chia thành 2 loại: - Chất hữu ích : quy định hàm lượng tối thiểu (min) - Chất vô ích : quy định hàm lượng tối đa (max) Ví dụ: phẩm chất của cà phê loại II trong hợp đồng xuất khẩu cà phê: - Black and broken bean : 5% max - Moisture: 13% max - Foreign matter: 0.2% max - Screen size : 90% min on screen 13 Quy định phẩm chất hàng hóa dựa vào nhãn hiệu: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 54
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nhãn hiệu hàng hóa là cơ sở để phân biệt hàng hóa được sản xuất bởi những nhà sản xuất khác nhau. Nhãn hiệu bao gồm các ký hiệu, hình vẽ, hàng chữ được khắc hay in trên hàng hóa hay trên bao bì hàng hóa. Mỗi nhãn hiệu khác nhau sẽ đặc trưng cho một chất lượng hàng hóa khác nhau. Vì thế, khi mua hàng hóa chỉ cần dựa vào nhãn hiệu đã xác định được chất lượng của hàng hóa. Cần chú ý là nhãn hiệu đã được đăng ký chưa? Đăng ký tại thị trường nào? Năm sản xuất và đợt sản xuất nào? Quy định phẩm chất dựa vào hiện trạng thực tế của hàng hóa: Có nghĩa là hàng hóa có chất lượng thế nào thì bán như vậy. Khi đã chấp nhận kiểu mô tả này thì người bán hoàn toàn không chịu trách nhiệm về hàng hóa được giao. Cụm từ thường được dùng là : “As is sale” hoặc “ Arrive sale” Thường áp dụng cho mua bán hàng hóa cũ, đồ ráp, đồ phế liệu, phế phẩm hoặc khi lợi thế thị trường thuộc về người bán. Ngoài ra, còn có một số cách quy định phẩm chất như: dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật hay catologue; dựa vào tiêu chuẩn đã có sẵn trong thực tế; dựa vào sự mô tả hàng hóa; dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng như FAQ – fair average quality – phẩm chất trung bình khá; GMQ – good merchantable quality- phẩm chất tiêu thụ tốt . 3.3.3 Quantity (Số lượng) Đây là điều khoản nói lên mặt “lượng” của hàng hóa giao dịch. Thường quan tâm đến các vấn đề về đơn vị tính số lượng; phương pháp quy định số lượng và phương pháp quy định trọng lượng Đơn vị tính số lượng: Chúng ta cần chú ý đến hệ thống đo lường, vì hiện tại trên thế giới có khá nhiều hệ đo lường khác nhau và mỗi nước lại ưu tiên lựa chọn những hệ thống đo lường khác nhau như hệ mét, hệ đo ường của Anh, hệ đo lường của Mỹ . Do đó trong HĐNT cần lưu ý lựa chọn thống nhất và quy đổi về cùng hệ đo lường quốc tế để tránh xảy ra tranh chấp. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 55
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o Khi mua bán hàng rời, hàng nông sản - 1 Tấn _MT (metric ton) = 1000kg - 1 Tấn Mỹ _ST (short ton) = 907,184 kg (ít dùng) - 1 Tấn Anh _ LT (long ton) = 1.016,047 kg (ít dùng) - 1 pound = 0.454kg - 1 ounce = 31,1035gram (đối với hàng thông thường) - 1 ounce = 28,35 gram(đối với vàng bạc) o Khi mua bán dầu mỏ và các sản phẩm từ dầu - 1 MT = 1000kg = 7 barrel (thùng dầu mỏ) - 1 gallon Anh = 4,546 lít - 1 gallon Mỹ = 3,527 lít - 1 barrel dầu mỏ = 159 lít = 35 gallon Anh = 42 gallon Mỹ o Khi mua bán cà phê - 1 bao Columbia = 72 kg - 1 bao Anh = 60 kg - 1 bao Singapore = 69 kg -1 bao quốc tế = 50 kg o Khi mua bán đá quý - 1 cara =0,2 gram o Khi mua bán vải và các loại giấy - 1 inch = 2,54 cm - 1 yard = 0,915 m - 1 feet = 0,3048 m - 1 mile = 1,609km Lưu ý: dù có kinh doanh loại hàng hóa nào đi nữa thì cũng không được dùng hệ đo lường địa phương trong HĐNT, ví dụ 1 dạ lúa hay 1 táo lúa Phương pháp quy định số lượng : có hai cách ghi TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 56
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o Cách 1: Quy định chính xác số lượng hàng hóa XNK. Thường áp dụng cho việc mua bán hàng công nghiệp, hàng bách hóa, hàng hóa có đơn vị tự nhiên có thể đếm nguyên con, nguyên cái, nguyên chiếc, nguyên thùng ; Ví dụ: 1 cái giường, 1 chiếc tàu , 1 con bò . o Cách 2: Quy định phỏng chừng số lượng hàng hóa. Thường áp dụng cho những hàng hóa sử dụng hệ đo lường khoa học như tấn, m, m3, lít Trong phương pháp này cần chú ý đến dung sai (Tolerance). Những ký hiệu, từ ngữ thường được dùng để chỉ sự sai lệch là : ±; more or less; about; approcimately; from to và kèm theo nó là chi tiết cho biết dung sao được lựa chọn bởi người mua hay người bán (thông thường là người đi thuê tàu sẽ được quyền chọn dung sai) Ví dụ: About 10000MTs ± 0,5% at the Seller’s option 10000MTS more or less 0,5% at the Buyer’s option Lưu ý: có một số trường hợp dung sai không được xác định trong hợp đồng thì áp dụng tập quán quốc tế hiện hành đối với hàng hóa đó để xác định dung sai như: 0,5% cho ngũ cốc; 0,3% cho cà phê; 10% cho mặt hàng gỗ Phương pháp quy định trọng lượng o Trọng lượng cả bì (gross weight): trọng lượng hàng cộng trọng lượng các loại bao bì o Trọng lượng tịnh (net weight): chỉ tính trọng lượng của bản thân hàng hóa o Trọng lượng thương mại (commercial weight) : là trọng lượng hàng có độ ẩm tiêu chuẩn, thường áp dụng cho các mặt hàng hút ẩm như bông vải, len, lông cừu, giấy, tơ tằm o Trọng lượng thực tế (actual weight): là trọng lượng hàng hóa được xác định ở thời điểm nhận hàng. 3.3.4 Shipment/ Delivery (giao hàng) Đây là điều khoản rất quan trọng của HĐNT vì nó quy định nghĩa vụ cụ thể của người bán, đồng thời ràng buộc các bên hoàn thành trách nhiệm của mình đối TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 57
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH với đối phương. Chỉ khi nào NGƯỜI BÁN hoàn thành nghĩa vụ giao hàng mới nhận được tiền và NGƯỜI MUA mới nhận được hàng như mong muốn. Trong HĐNT điều khoản này thường thống nhất những nội dung cơ bản như: Thời hạn giao hàng o Thời hạn giao hàng có định kỳ - Giao hàng vào một ngày cố định: ví dụ: Date of shipment: At Jan, 29, 2011. Cách ghi này gây khó khăn trở ngại cho bên bán trong việc chuẩn bị hàng hóa,, chuẩn bị điều kiện vận tải hay tiến hành các thủ tục XNK - Giao hàng trong một khoảng thời gian cố định như shipment date : In July, 2011; From 15th to 30th, Oct, 2011 . - Quy định ngày cuối cùng của thời hạn giao hàng như Latest of shipment: 20th, Nov, 2011 hoặc Shipmet date not later than 20, Nov, 2011 . o Thời hạn giao hàng không định kỳ: quy định chung chung, ít dùng, cách này người bán và người mua có thể thỏa thuận là: - Giao hàng cho chuyến tàu đầu tiên (shipment by first available steamer) - Giao hàng khi có khoang tàu ( subject to shipping space available) - Giao hàng khi mở được L/C (subject to the opening L/C) - Giao hàng khi xin được giấy phép xuất khẩu (subject to export lisence) o Thời hạn giao hàng ngay: khác nhau theo cách hiểu của từng địa phương nên cũng ít khi sử dụng - Giao nhanh (promt) - Giao ngay lập tức (immediately) - Giao càng sớm càng tốt (as soon as possible) Địa điểm giao hàng Trong điều kiện thương mại của Incoterms thường chỉ quy định hoặc địa điểm giao hàng đi hoặc địa điểm giao hàng đến do đặc thù của từng nhóm quy định. Nên muốn xác định chính xác cả nơi đi và nơi đến của hàng hóa, trong hợp đồng cần quy định cụ thể hơn ở địa điểm giao hàng theo những cách sau đây: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 58
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Quy định cảng giao hàng, cảng đến, cảng thông quan ( port of loading; port of discharging ) - Quy định một cảng và nhiều cảng: tùy từng loại hàng hóa khác nhau mà cách quy định này sẽ khác nhau. - Quy định cảng khẳng định hay cảng lựa chọn: tùy bên bán và bên mua thống nhất cách ghi cụ thể trong hợp đồng. Phương thức giao hàng - Có cho phép chuyển tải (Transhipment) hay không : Allowed/Not allowed - Giao hàng toàn bộ (Total shipment) hay giao hàng từng phần (Patial shipment) Tóm lại, chấp nhận giao hàng nhiều lần hay một lần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với khả năng cung cấp hàng của người bán, những đồng thời cũng phải tạo điều kiện cho việc nhận hàng của người mua. Đồng thời cũng phải cân nhắc đến vấn đề chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa sao cho tiết kiệm nhất. Thông báo về việc giao hàng o Người mua thông báo cho người bán: tên tàu, số hiệu tàu, tên người vận tải, địa điểm giao hàng, thời hạn giao hàng nếu người mua đi thuê tàu o Người bán thông báo cho người mua : kết quả giao hàng; số lượng và chất lượng thực giao; ngày xếp hàng lên tàu; ngày được cấp B/L và số B/L; ngày tàu chạy; dự kiến ngày tàu đến; tên tàu, số hiệu tàu, quốc tịch tàu (nếu người bán thuê tàu) . Ví dụ: - Date of shipment: In July, 2011 - Port of loading: Hochiminh City main port - Port of discharging: any New Zealand port - Patial shipment: not allowed - Transhipment : allowed TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 59
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Notice of shipment: within 5 working days after the departure date of cargo vessel, the Seller shall notify by fax to the buyer following shipping particulars: + Vessel’s name and nationality + Tota amount contract – B/L no and B/L date + Port of loading and port of destination + Date of shipment – ETD and ETA 3.3.5 Price (Giá cả) Đồng tiền tính giá Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ của một hoặc của cả hai bên nhưng phải chọn những đồng tiền mạnh, có mệnh giá tương đối ổn định, dễ quy đổi. Trong thực tế người ta hay sử dụng những đồng tiền như USD, EUR, GBP, JPY, làm đồng tiền tính giá Quy định mức giá: dù là xuất khẩu hay nhập khẩu thì khi đưa ra mức giá cũng cần dựa trên một số thị trường nhất định của hàng hóa đó Phương pháp tính giá: các phương pháp thường dùng là: o Giá cố định: là giá được khẳng định lúc ký kết hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Thường áp dụng cho những hợp đồng có thời gian thực hiện ngắn, hàng hóa có giá cả ít biến động và giá trị lô hàng nhỏ. o Giá quy định sau: được thỏa thuận sau khi ký hợp đồng, có thể sử dụng giá trên thị trường vào một ngày nào đó hoặc do hai bên đàm phán lại giá trước khi giao hàng. Phương pháp này giảm bớt rủi ro do lạm phát hoặc biến động giá gây ra. o Giá xét lại: là giá được xác định lúc ký hợp đồng nhưng có thể xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá thị trường của hàng hóa đó có sự biến động tới một mức nhất định. Thường áp dụng cho những hợp đồng dài hạn, giá trị sản phẩm lớn, thời gian chế tạo lâu dài Giảm giá o Xét về nguyên nhân giảm giá TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 60
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Giảm giá do mua hàng với số lượng lớn - Giảm giá do trả tiền sớm: NGƯỜI BÁN khuyến khích NGƯỜI MUA trong việc thanh toán nên sẽ có một số ưu đãi giảm giá tương ứng với thời gian thanh toán. - Giảm giá thời vụ: giành cho những người mua hàng trái vụ, nhằm khuyến khích người mua mua hàng vào những lúc hàng ít căng thẳng. o Xét về cách tính toán - Giảm giá đơn: giảm giá 1 lần cho toàn bộ các nguyên nhân, cách xác định giá theo công thức P1 = P0 * (1-d) Trong đó : P1 là số tiền mà NGƯỜI MUA phải thanh toán P0 là trị giá toàn bộ lô hàng d là tỷ lệ giảm giá có thể áp dụng - Giảm giá kép: nếu cùng một lúc người mua được hưởng ưu đãi do nhiều nguyên nhân, mỗi nguyên nhân được áp dụng tỉ lệ giảm giá nhất định thì công thức tính giá bán là: P1 = P0 * (1-d1) * (1-d2)* .(1-dn) Trong đó: P1 là số tiền người mua phải thanh toán P0 là trị giá toàn bộ lô hàng d1 dn là tỷ lệ giảm giá do các nguyên nhân 1 .n - Giảm giá lũy tiến: là loại giảm giá có mức tăng dần theo số lượng và giá trị hàng hóa mua bán trong một đợt giao dịch nhất định. - Giảm giá tặng thưởng: là giảm giá người bán áp dụng cho những người mua hàng thường xuyên khi họ tích lũy đến một giá trị nhất định trong một thời hạn nhất định. Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng Trong việc xác định giá cả thì người ta luôn đề cập đến điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá đó. Vì vậy, trong các hợp đồng mua bán, mức giá bao giờ cũng được ghi bên cạnh một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 61
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Tuy nhiên cần lưu ý phải ghi chính xác đầy đủ là Incoterms năm nào? Địa điểm chuyển giao rủi ro và chi phí theo từng điều kiện thương mại nhất định để khi có tranh chấp xảy ra có căn cứ để giải quyết tranh chấp giữa các bên. Ví dụ: Unit price: USD 500/MT FOB Hochiminh City port ( Incoterms 2000) Total amount : 5.000.000 USD 3.3.6 Payment / Settlement(Phương thức thanh toán) Trong mua bán hàng hóa, người bán có nghĩa vụ giao hàng đúng số lượng và chất lượng cho bên mua còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho bên bán. Để đảm bảo nhận được tiền hàng, cần có những quy định cụ thể và hợp lý trong HĐNT Đồng tiền thanh toán: Thường là đồng tiền mạnh, có mệnh giá ổn định, dễ quy đổi, nó có thể là đồng tiền của nước người bán, nước người mua hoặc một nước thứ ba, có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá; nếu có sự khác biệt cần phải đưa ra tỷ giá chuyển đổi dựa trên cơ sở ngân hàng nào. Thời hạn thanh toán: o Trả trước: là NGƯỜI MUA ứng tiền trước cho NGƯỜI BÁN thể hiện thiện chí mua hàng, đây cũng được coi là một khoản đặt cọc, cam kết thực hiện hợp đồng của NGƯỜI MUA. o Trả ngay: trong mua bán quốc tế “trả ngay” có tính chất quy ước. Đó là việc trả tiền được thực hiện trong thời gian hợp lý cho phép NGƯỜI MUA xem xét chứng từ giao hàng. Ví dụ D/P hoặc L/C at sight. o Trả sau: NGƯỜI BÁN cung cấp tín dụng cho NGƯỜI MUA, người mua sẽ trả sau một khoản thời gian nhất định kể từ ngày nhận được hàng. o Trả kết hợp: Người mua có thể kết hợp việc trả ngay, trả trước, trả sau trong hợp đồng Phương thức thanh toán Có nhiều hình thức thanh toán quốc tế khác nhau như: L/C; Clean collection; D/A; D/P; T/T; M/T; CAD; mỗi phương thức thanh toán có những ưu, nhược TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 62
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH điểm khác nhau nên người bán và người mua cần cân nhắc kỹ lưỡng để đưa ra phương thức thanh toán phù hợp nhất. Tuy nhiên, khi lựa chọn phương thức thanh toán hai bên cần chú ý đến: thời hạn thanh toán (càng dài càng rủi ro cao); chi phí dịch vụ; giá trị lô hàng; quan hệ giữa hai bên . Bộ chứng từ thanh toán: bao gồm phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng, cụ thể là: o Hối phiếu (Bill of Exchange_ B/E) o Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice _C/I) o Vận đơn (Bill of Lading_ B/L) o Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa (Certificate of Quantity, Quality or Weight _ C/Q) o Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List_ P/L) o Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin_C/O) o Chứng thư bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy_I/P) nếu XNK theo điều kiện CIF/ CIP. o Các chứng từ khác theo yêu cầu như: Giấy chứng nhận của cơ quan chuyên môn cấp như: y tế, thực phẩm, thuốc chữa bệnh, máy móc thiết bị .; giấy phép xuất nhập khẩu Ngân hàng dịch vụ của bên mua và bên bán: Tùy từng trường hợp và phương thức thanh toán mà ngân hàng của bên bán có thể là Seller’s Bank; Collecting Bank; Advising Bank Ngân hàng của bên mua có thể là Buyer’s Bank; Opening Bank. Ví dụ: Payment Payable by TT 100% USD Invoice value to account of the KAT ( Export) International from Sacombank HCMC, Vietnam within 90 days after the buyer reciept of cargo Payment shall be made upon receipt of the following documents: - Full set (3/3) of clean on board B/L. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 63
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Signed commercial Invoice in triplicate - Detailed packing list in triplicate - Certificate of origin issued by the Chamber of Commerce of INDIA 3.4 Kỹ thuật xây dựng những điều khoản thông thường của hợp đồng ngoại thương 3.4.1 Packing and marking ( Bao bì và ký mã hiệu hàng hóa) Bao bì phải đảm bảo: chứa đựng hàng hóa theo tiêu chuẩn đơn vị; bảo vệ được hàng hóa tránh những tổn thất, thiệt hại; làm tăng giá trị sản phẩm nhờ giá trị thẩm mỹ; kích thích nhu cầu người mua; hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm. Nên cần quy định rõ: - Loại bao bì: đay, nhựa, gỗ, carton, thủy tinh - Chất lượng gồm kích thước, mẫu mã, trọng lượng bao bì - Số lớp bao bì - Giá cả của bao bì: tính chung vào hàng hóa hay tính riêng, bao bì do ai cung cấp - Tỷ lệ phần trăm thay thế khi hư hỏng Ký mã hiệu: là những ký hiệu, hàng chữ ghi bên ngoài hàng hóa để hướng dẫn sự giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Nên ký mã hiệu cần: - Được viết bằng sơn hoặc mực không phai - Dễ đọc, dễ thấy - Kích thước lớn hơn 2cm - Không ảnh hưởng đếnn phẩm chất hàng hóa - Phải được ghi trên ít nhất hai mặt giáp nhau. Ví dụ: 1)Packing: 700 cartons/ container 20 feet ( 1 kg * 12 tins/ carton) Marking: SNOW BRAND FULL CREAM POWER MADE IN NEW ZEALAND 2) Packing: In strong carton boxes of the international standard for this merchandise and suitable for long – sea – transport Marking: A care label should be put on each unit 3.4.2 Warranty (bảo hành) TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 64
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Chỉ sử dụng cho các hàng hóa là máy móc, thiết bị, dâu chuyền sản xuất bảo hành phải đáp ứng các điều kiện sau - Thời hạn bảo hành: thể hiện rõ sẽ bảo hành trong khoảng thời gian nào - Điều kiện bảo hành - Chi phí bảo hành: những linh kiện/thiết bị hư hỏng người bán sẽ chịu trách nhiệm nhưng riêng các chi phí đi lại, ăn ở hai bên cần thỏa thuận ai sẽ chịu trước - Cách thức bảo hành và địa điểm bảo hành 3.4.3 Insurance( Bảo hiểm) Trong điều khoản này cần quy định rõ ai là người mua bảo hiểm (tùy theo từng điều kiện thương mại); điều kiện mua bảo hiểm (A, B, C) ; giá trị hàng hóa được bảo hiểm; nơi khiếu nại và đòi bồi thường bảo hiểm. Ví dụ: Insurance: covered by the seller, covering “ all risks” for 110% of invoice value. Insurance certificate showing claim payable at Hochiminh City, Vietnam by the Vietnam Insurance company, Hochiminh City Branch. 3.4.4 Penalty (phạt) Đưa ra điều khoản này nhằm thỏa thuận những biện pháp trừng phạt khi hợp đồng không được thực hiện do lỗi của một trong hai bên. Những trường hợp sẽ bị phạt là - Chậm giao hàng - Giao hàng với số lượng/ chất lượng không đúng quy định của hợp đồng - Chậm thanh toán - Mở L/C chậm hơn quy định của hợp đồng - Cố tình vi phạm hợp đồng, đơn phương hủy bỏ hợp đồng Mức độ phạt, bồi thường thiệt hại - Quy định phạt bằng số tiền cụ thể - Thống nhất một tỷ lệ nào đó trên tổng giá trị hợp đồng Ví dụ: Penalty TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 65
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Incase delay shipment happens, the maximum allowance is 15 days from the L/C opening date, the penalty for delay interest will be based on annual rate 15% of the total contract amount 3.4.5 Claim (Khiếu nại) Khiếu nại là đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia vì số lượng, chất lượng hàng giao hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đã được quy định trong hợp đồng. Điều khoản này trong hợp đồng phải nêu rõ được bốn tiểu khoản: thể thức khiếu nại, thời hạn khiếu nại, quyền hạn nghĩa vụ của các bên có liên quan đến khiếu nại và cách thức khiếu nại; ý nghĩa của việc khiếu nại. Thể thức khiếu nại: Trong buôn bán quốc tế, khiếu nại phải làm bằng văn bản và bao gồm những chi tiết sau: tên hàng hóa khiếu nại, số lượng/trọng lượng hàng hóa, địa điểm để hàng, lý do khiếu nại, yêu cầu cụ thể của người mua về việc giải quyết khiếu nại. Đơn khiếu nại phải được gởi bằng thư bảo đảm, kèm theo tất cả những điều kiện cần thiết để chứng minh sự kiện như biên bản giám định, biên bản của cơ quan bảo hiểm, vận đơn, bản kê chi tiết, giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa, phiếu đóng gói Tất cả những chứng từ này đều phải dẫn chiếu số hiệu hợp đồng và số hiệu của chứng từ vận tải có liên quan. Ngày khiếu nại được tính từ ngày bưu điện nơi gởi đóng dấu lên thư bảo đảm. Thời hạn khiếu nại: trong hợp đồng phụ thuộc hai yếu tố: - Ưu thế của bên mua bên bán. Nếu thị trường ở phía bên người mua thì thời hạn khiếu nại sẽ kéo dài hơn. - Phụ thuộc vào hoàn cảnh cơ lý hóa của hàng hóa giao dịch, ví dụ hàng thực phẩm tươi sống có thời hạn khiếu nại ngắn hơn so với hàng máy móc, trang thiết bị vì khuyết tật, chất lượng của máy móc chỉ thể hiện trong quá trình sử dụng. Quyền hạn nghĩa vụ các bên phải có liên quan đến khiếu nại: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 66
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Quyền hạn của người mua được bồi thường nếu họ thực hiện đúng các nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Cách thức giải quyết khiếu nại: - Để nguyên hàng hóa và thực hiện bảo quản cẩn thận. - Thông báo cho người bán biết về mức độ thiệt hại, nơi để hàng để người bán cử đại diện chứng kiến quá trình lập biên bản. - Mời đại diện của các bên có liên quan như người bán, đại diện của công ty bảo hiểm (nếu mua theo điều kiện CIF, CIP), đại diện hãng tàu chuyên chở, đại diện công ty giám định chất lượng để tổ chức giám định tổn thất hàng hóa về số lượng, chất lượng, chủng loại. - Lập hồ sơ khiếu nại theo đúng thủ tục và thời gian để thực hiện khiếu nại. Người mua có thể khiếu nại các bên có liên quan như: + Khiếu nại người bán nếu người bán không giao hàng, giao chậm hoặc giao thiếu, giao hàng không đúng quy định hợp đồng. + Khiếu nại người vận tải khi họ không mang hàng đến giao, mang hàng đến chậm so với quy định trong hợp đồng thuê tàu hoặc hàng hóa không phù hợp về số lượng và chất lượng quy định trong Bill of Lading. + Khiếu nại người bảo hiểm (nếu nhà nhập khẩu có mua bảo hiểm) để công ty bảo hiểm đền bù những thiệt hại về hàng hóa bị tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hồ sơ khiếu nại đối với từng trường hợp cụ thể trên được hướng dẫn trong sách “Hỏi đáp về kỹ thuật thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu” Ý nghĩa của việc khiếu nại o Khiếu nại kịp thời sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người khiếu nại, vì nếu người bị khiếu nại thỏa mãn yêu cầu của người khiếu nại tức là quyền lợi của bên khiếu nại được phục hồi. o Thông qua khiếu nại có thể đánh giá được uy tín của đối phương để làm cơ sở cho quá trình xây dựng mối quan hệ sau này TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 67
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o Khiếu nại còn làm cơ sở để tòa án hoặc trọng tài chấp nhận đơn kiện để xét xử nếu trong hợp đồng quy định khiếu nại là bước bắt buộc trước khi đưa ra trọng tài. Ví dụ: Một hợp đồng quy định rằng: trường hợp có khiếu nại về số lượng và đóng gói hàng hóa, bên mua phải thông báo chính thức cho bên bán bằng fax ngay khi nhận được hàng, đồng thời báo ngay cho cơ quan kiểm tra của công ty bảo hiểm đã cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho hàng hóa của hợp đồng này. Trường hợp có khiếu nại về chất lượng, trọng lượng, bên mua phải thông báo chính thức cho bên bán bằng fax ngay khi phát hiện có vấn đề nhưng chậm nhất trong vòng 30 ngày sau ngày nhận hàng tại cảng đến. Chất lượng hàng bị khiếu nại này phải được giám định bởi Vinacontrol của Việt Nam bởi công ty bảo hiểm của Việt Nam. Claim: In case of claim on quantity or packing, the buyer shall officialy notify the seller by fax immediately upon receipt of the cargo and at the same time immediately inform the survey agent of the insurance conpany mentioned on the insurance certificate for this contract. In case of claims on quality or weight, the buyer shall officially notify the seller by fax immediately upon finding, but latest within 30 days after arrival of goods at the port of destination. Such claims then must be evidenced by Vinacontrol, Vietnam and by Insurance company, Vietnam. 3.4.6 Arbitration ( trọng tài) Các nội dung cần quy định trong điều khoản này là: - Ai là người đứng ra phân xử (tòa án quốc gia hay tòa án trọng tài, trọng tài nào, thành lập ra sao?) để giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng. - Luật nào được áp dụng vào việc xét xử - Địa điểm tiến hành trọng tài. - Cam kết tranh chấp tài quyết. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 68
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Phân định chi phí trọng tài. Ví dụ 1: Điều khoản trọng tài muốn quy định rằng “Mọi tranh cãi không thể giải quyết bằng con đường thương lượng hữu nghị, sẽ được phan xử bởi Trung tân Trọng tài quốc tế Việt Nam tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Phán quyết của trọng tài là chung cuộc đối với cả hai bên, bên thua kiện phải chịu tất cả chi phí. Việc phân xử các tranh cải này phải dựa trên tinh thần Incoterms 90.” Sẽ được ghi như sau: Arbitration: All disputes or differences which cannot be settled amicably will be arbitrated by Vietnam International Arbitration Centre at the Chamber of Commerce and Industry of Vietnam. The arbitration will be final and biding upon both parties, all of charges will be borne by the losing party. The settlement of all disputes and differences must be based on Incoterms 90. Ví dụ 2: Bất cứ tranh cãi không thể giải quyết giữa hai bên sẽ được phân xử bởi tòa án kinh tế Việt Nam dựa trên cơ sở của luật Việt Nam. Chi phí trọng tài và các chi phí có liên quan khác do bên thua kiện chịu, trừ khi được thỏa thuận khác. Các điều khoản không được nêu ra trong hợp đồng này sẽ dựa vào tinh thần Incoterms Arbitration: Any dispute which cannot be settled between both parties, will be judged on the basic of Vietnamese Law by the Economic Court of Vietnam. Arbitration fees and other related charges shall be borne by the losing party, unless otherwise agreed. The conditions and terms not mentioned in this contract will be based on Incoterms 90. 3.4.7 Force Majeure / Act of God (bất khả kháng) Bất khả kháng là trường hợp những nhân tố khách quan tác động là cho hợp đồng không thể thực hiện được và trong những trường hợp này không ai bị coi là phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 69
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Những sự kiện bất khả kháng mang 3 đặc điểm: - Sự kiện không thể lường trước được, mang tính bất ngờ. - Những sự kiện mà người mua và người bán không thể vượt qua được. - Những sự kiện đó phải xảy ra từ bên ngoài, mang tính khách quan. Trong thực tế, những sự kiện bất khả kháng thường xảy ra là: - Thiên tai như hỏa hoạn, động đất, lũ lụt, đắm tàu, song thần - Thảm họa do con người gây ra như chiến tranh, cấm vận kinh tế, đình công, bãi công - Những quy định cấm xuất nhập khẩu của chính phủ. Chú ý: - Không phải hợp đồng ngoại thương nào cũng có điều khoản bất khả kháng, thường chỉ có trong những hợp đồng trị giá lớn, thời gian thực hiện dài. - Theo quy định của Phòng Thương mại Quốc tế về nghĩa vụ thông báo thì bên gặp trường hợp bất khả kháng phải có nghĩa vụ thông báo trong thời gian sớm nhất, ngay sau khi biết trường hợp bất khả kháng xảy ra làm cho họ không thể tiếp tục thực hiện nghĩa vụ hợp đồng đối với bên đối tác; còn trường hợp không thể gởi thông báo về sự cố, các bên sẽ không được miễn trách về những thiệt hại và tổn thất gây ra. - Để giải quyết các tranh chấp nếu có xảy ra sau này, trong điều khoản bất khả kháng phải nêu đầy đủ 3 tiểu khoản sau: + Các sự kiện nào được xem là bất khả kháng. + Thủ tục ghi nhận sự kiện bất khả kháng và thông báo về bất khả kháng. + Cách giải quyết hậu quả của trường hợp bất khả kháng. Ví dụ: Force majeure: In the event that the performance or implementation of this contract by either party is prevented or delayed in whole or in party by war, rebellion, riot, Act of God or event beyond control of either party hereof, none of party shall be liable for fulfillment of his obligation under this contract. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 70
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH In the event of force majeure, both parties shall mutually consult and agree upon the appropriate measures to be taken in order to eliminate or minimize the unfavorable consequenes caused by force majeure. The party who is prevented or delay in whole or in part from fulfillment of this contract by force majeure shall immediately advise the other party about commencement and cessation of force majeure. Certificate issued by a respective Chamber of Commerce of the incapacitated party’s country shall be regarded as the sufficient evidence of existence and duration of force majeure. 3.4.8 Inspection (Kiểm tra) Kiểm tra hàng hóa XNK có thể xuất phát từ: yêu cầu của người bán, yêu cầu của người mua, yêu cầu của chính phủ hoặc cơ quan chuyên môn. Vì vậy việc kiểm tra hàng hóa đôi khi trở nên cần thiết đặc biệt là trong trường hợp đó là yêu cầu bắt buộc đáp ứng một nhu cầu nào đó của chính quyền nước XK hoặc nước NK. Hàng hóa thường được kiểm tra bởi người XK hoặc đại diện người XK để phát hiện sớm sai sót làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa sản phẩm. Tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp vẫn cần sự kiểm tra chi tiết từ phía nhà NK hoặc đại diện nhà NK để đảm bảo NGƯỜI BÁN giao đúng yêu cầu của người mua và tuân theo luật pháp nước NK Ví dụ: Inspection Manufacturer’s inspection at loading port shall be final. In case, if any difference from quantity and/or quality of this contract. The Buyer should claim within 40 days from the date final discharging within Vinacontrol’s report and the Seller should investigate the claim within 15 days from the date of submitting claim letter. After confirming within 15 days the seller should settle the claim. 3.5 Đàm phán trong ngoại thương TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 71
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 3.5.1 Một số vấn đề cơ bản về đàm phán 3.5.1.1 Khái niệm: Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất” Theo Roger Fisher và William Ury (USA): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng” Tóm lại: Đàm phán là hàh vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và nhưng quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất. 3.5.1.2 Những nguyên tắc cơ bản về đàm phán: - Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan, bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể. Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, để đạt lợi ích cho cả đôi bên, chứ không phải mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích riêng của mình. - Phải biết kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác. Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa giữa được lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác và “xung đột”. Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ gìn mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, dẫn đến bị đối phương dồn ép, phải TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 72
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH đi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hợp đồng, nhưng phải gáh chịu mọi thiệt thòi. Ngược lại, cũng tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường, làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi. - Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi” “Đàm phán không phải là một trận cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi” Vì vậy, người đàm phán cần phải bảo vệ lợi ích của mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặc khác, bất cứ người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó, thì cuốc đàm phán sẽ bị tan vỡ. - Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp như: tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu, tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành, tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên - Đàm phán là khoa học, đồng thời là một nghệ thuật Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người thì thỏa mãn nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến. Vì vậy, người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở đó xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán. Đó chính là tính khoa học của đàm phán Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết “tùy cơ mà ứng phó”, thì mới có thể thành công mỹ mãn. Kết luận: - Đàm phán không phải là một trận võ mồm TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 73
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Để đàm phán thành công đòi hỏi người đám phán phải biết xác định mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực, để cùng mở rộng lợi ích tổng thể. - Không phải mọi tình huống đều dùng đàm phán để giải quyết thành công. 3.5.2 Các kiểu đàm phán: Có 2 kiểu đàm phán chính: 3.5.2.1 Đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường” – Positional bargaining Theo kiểu đám phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận; gồm: đàm phán kiểu mềm (soft negotiation) và đàm phán kiểu cứng (hard negotiation) Đàm phán kiểu mềm là kiểu đàm phán mà trong đó người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ hai bên. Họ đặt mục đích giữ mối quan hệ lên hàng đầu, chứ không nhấn mạnh phải chiếm ưu thế. Người đàm phán kiểu mềm không coi đối phương là địch thủ, mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu; trong đàm phán chỉ cố gắng xây dựng và giữ gìn mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tế không được xem trọng Đàm phán kiểu cứng là kiểu đàm phán trong đó người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắng, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, lo sao đè bẹp cho được đối phương. 3.5.2.2 Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc” – Principled negotiation Kiểu đàm phán này có 4 nguyên tắc: - Con người: tách rời con người ra khỏi vấn đề, chủ trương: đối với người – ôn hòa, đối với việc – cứng rắn - Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân, chủ trương thành thật, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường của mình. - Các phương án: Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 74
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học Kết luận: Trong các kiểu đàm phán trên thì đàm phán theo kiểu “nguyên tắc” có nhiều ưu thế hơn cả, nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng, nhưng muốn áp dụng thành công, phải có một số điều kiện nhất định, trong đó, điều kiện tiên quyết: phải c1o đội ngũ đàm phán giỏi. 3.5.3 Quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương Quá trình đàm phán diễn ra rất đa dạng, phong phú, tùy từng trường hợp cụ thể, các nhà đàm phán có thể tiến hành theo nhiều thủ tục, nhiều bước khác nhau. Trong hoạt động của nhà ngoại thương, đàm phán là một chuỗi hoạt động tuần hoàn, không ngừng nghỉ, vòng đàm phán trước kết thúc mở đầu cho vòng đàm phán sau, có những khi cùng thời điểm, phải tiến hành đàm phán với nhiều đối tác. Quá trình đám phán có thể chia ra làm 5 giai đoạn như sau: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Giai đoạn rút kinh nghiệm 3.5.3.1 Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị: Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương Muốn đàm phán thành công trước hết cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau: ngôn ngữ, thông tin, năng lực của người (đoàn) đàm phán, thời gian và địa điểm đàm phán - Ngôn ngữ: để đàm phán thành công vần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngôn ngữ, bắt đầu từ tiếng mẹ đẻ. Trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Để khắc phục khó khăn này nhà quản trị ngoại thương cần học để có thể sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết các nhiều ngoại ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện bay, TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 75
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh. Nhưng dừng lại ở đó chưa đủ, Pháp, Hoa, Nhật, cũng rất cần thiết. Nếu sử dụng phiên dịch, cần lưu ý: + Nói qua với phiên dịch về chủ đề đàm phán + Nói rõ và chậm + Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, tiếng địa phương + Giải thích ý chính theo 2-3 cách khác nhau, vì chỉ nói một cách, ý chính có thể bị mất. + Nói không qua 1-2 phút, bởi nói quá nhiều, người phiên dịch có thể dịch sai. + Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang nói. + Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghĩa vần còn mù mờ. + Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra hiểu lầm + Tránh dùng câu dài, phủ định 2 lần, khi hình thức khẳng định có thể dùng được. + Diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lới nói. + Khi nói, nhìn vào đối tác chứ không nhìn vào phiên dịch. + Trong khi đàm phán, cần viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó các bên có thể kiểm tra 2 lần. + Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý. + Phiên dịch nên được nghĩ ngơi mỗi 2 tiếng. Nếu đàm phán kéo dài hơn 2 tiếng, nên dùng 2 phiên dịch thay đổi cho nhau. + Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch có sai lầm. + Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin quan trọng từ đối tác, mà bạn nên biết. - Thông tin: trong thời đại ngày nay – thời đại thông tin và bùng nổ thông tin, thì dù hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt thông tin nhanh nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 76
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, gồm một số thông tin cơ bản: + Thông tin về hàng hóa: trước hết cần phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa của nó, cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặc hàng đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghê sản xuất Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp. Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh Để lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xem xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng. Trong trường hợp xuất khẩu, tỷ suất này là tổng chi phí (có tính cả lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ. Còn trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu. - Thông tin về thị trường: + Các thông tin chung về đất nước, con người, tình hình kinh tế, chính sách kinh tế, pháp luật + Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, tình hình bán buôn, bán lẻ, dung lượng thị trường + Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, hệ thống thông tin liên lạc + Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên WTO không, AFTA ? các chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng: hạn ngạch XNK, hàng rào thuế quan, chế độ ưu đãi đặc biệt + Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng. điều kiện vận tải, tình hình giá cước - Tìm hiểu đối tác: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 77
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH + Tìm hiểu thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, uy tín, tình hình tài chính + Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác: Vì sao, mục đích họ hợp tác với ta? Nguyên vọng hợp tác có chân thành ko? Họ có nhiều đối tác không? + Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ: gồm những ai, địa vị, sở thích, tính cách từng người, ai là người có quyền ra quyết định Cần hiểu rõ những thông tin về bản thân công ty mình, mức độ cạnh tranh trong và ngoài nước, xu hướng biến động giá, lạm phát, khủng hoảng Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể: Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán cụ thể cần chuẩn bị rất kỹ càng. Nếu một nhà đàm phán không chuẩn bị kỹ, thì tất yếu sẽ có lúc rơi vào tình trạng không biết mình đang nói gì. Trong mỗi cuộc đàm phán cụ thể để đạt được thành công, cần thực hiện 6 bước sau: B1: Chuẩn bị: cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Xác định các mục tiêu cần đạt được - Đánh giá tình thế của đối tác - Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu. B2: Xây dựng chiến lược Cơ sở của chiến lược đàm phán là phong cach đàm phán của bạn và đối tác. Trong đàm phán người ta quan tâm nhiều đến 5 phong cách sau: dàn xếp, điều khiển, thỏa hiệp, tránh né, hợp tác. B3: Khởi động: cần bắt đầu như thế nào? Vấn đề này rất quan trọng vì nó giúp các bên có được bầu không khí đàm phán thuận lợi hay không thuận lợi. Bên cạnh đó, cần lập danh mục những việc cần phải thực hiện. B4: Xây dựng các điều kiện – hiểu biết lẫn nhau: các công việc chủ yếu: nhận thông tin, thăm dò đối tác, thay đổi phương án đàm phán cho phù hợp Thông tin sẽ nhận được thông qua việc đặt câu hỏi, vận dụng các chiến thuật đặt câu hỏi: câu hỏi mở, câu hỏi thăm dò, câu hỏi đóng, câu hỏi mang tính giả thuyết TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 78
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Chú ý: Khi đối tác đang trình bày hay trả lời câu hỏi, không cắt ngang lời đối tác; kết thúc một vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp; chỉ nói những gì cần phải nói; thường xuyên tổng kết, tránh đi lạc đề. B5: Thương lượng: thực hiện: trao đổi yêu sách; phá vỡ sự bế tắc (sự ngừng trệ); đi đến thỏa thuận. Cần lưu ý việc trao đổi yêu sách. Nó trở nên dễ dàng đối với các bên nếu như người đàm phán thực hiện này có cân nhắc: đưa vào lúc nào? Có nên đưa ra lúc này hay chưa nên? Đồng ý với yêu sách của đối tác ở mức nào? Bao nhiêu phần trăm? Trao đổi lợi ích như thế nào? Nếu chấp nhận thì được gì? Có nhiều cách để giải quyêt vấn đề: giải quyết theo nhóm nhằm trao đổi yêu sách, giải quyết yêu sách một cách hiệu quả Phá vỡ sự bế tắc bằng cách: xem xét lại thông tin; tìm ra điều trở ngại; quan tâm đến hậu quả của sự thất bại; tìm một giải pháp khác; tổ chức một bữa tiệc Có nhiều cách khác nhau để đi đến thỏa thuận hợp đồng: hứa, đe dọa, giải thích, hoãn, phê bình, khuyên, yêu cầu, nói đùa B6: Kết thúc: để kết thúc đàm phán cần làm những công việc sau: - Hệ thống hóa các thỏa thuận - Bản thực thi kế hoạch - Đánh giá và rút kinh nghiệm 3.5.3.2 Giai đoạn tiếp xúc: cần thực hiện những công việc sau: - Tạo không khí tiếp xúc: cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo ra những không khí thân mật, hữu nghị. Muốn vậy, phải làm cho đối tác tin cậy mình, phải tìm cách thể hiện thành ý của mình, làm cho đối tác tin cậy mình không chỉ bằng lời nói mà còn bằng hành động. - Thăm dò đối tác - Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần): để làm được những công việc trên cần phải nhập đề tốt và khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 79
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Mở đầu cuộc đàm phán đóng một vai trò hết sức quan trọng, bởi nó chuyển tải thông tin, thể hiện ý đồ, mong muốn của người phát biểu đối với vấn đề đàm phán, cũng như tạo không khí tiếp xúc tốt. Thông thường, mở đầu bằng viêc giới thiệu bản thân và đồng nghiệp, nêu và nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán, trình bày mối quan tâm của mình về đàm phán và những vấn đề có liên quan. Lưu ý: ở lần gặp đầu tiên, tránh nói dong dài và đi sâu vào tranh luận từng vấn đề cụ thể. Về khai thác thông tin, đây là công việc đóng vai trò hết sức quan trọng. Jean- M.Hiltrop và Sheila Udall cho rằng: “Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh, bạn có càng nhiều thông tin từ đối tác càng tốt”. Cách khai thác thông tin tốt nhất là đặt câu hỏi. George Herbert (1593-1633) đã viết: “Nếu không hỏi bạn sẽ mất rất nhiều” (“Many things are lost for want of asking”). Vì vậy trong giai đoạn này, cần phải biết đặt những câu hỏi thích hợp cho đối tác. Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng các kỹ thuật khác như so sánh, im lặng để khai thác thông tin. 3.5.3.3 Giai đoạn đàm phán: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cần quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm: - Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày: khi đưa ra yêu cầu, cần trình bày mạch lạc, rõ ràng và dứt khoát. Không nên sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, ví dụ như “chúng tôi hy vọng rằng ”, hay “chúng tôi thích cái này hơn ” mà hãy nói “chúng tôi cần ”, “chúng tôi yêu cầu ”, “chúng tôi đòi hỏi ” Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nghe từ đối tác. Nên tóm tắc theo ý riêng của mình chứ không nên bắt chước hay nhai lại những gì đối tác vừa nói. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 80
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Nhận và đưa ra nhượng bộ: nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi sao cho phù hợp. Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt. Tuy nhiên, có thể sử dụng nhượng bộ có điều kiện, như thế sẽ không sợ bị “mất trắng”. Do vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ của mình. Khi đưa ra nhượng bộ, hãy đưa ra những điều kiện trước mà không đưa ra chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi phía bên kia muốn bàn luận đến những điều kiện đó. - Phá vỡ những bế tắc: đàm phán đôi khi có thể rơi vào bế tắc – tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ. Nếu rơi vào tình trạng này, đừng vội phá vỡ cuộc đàm phán, cần bình tĩnh tìm cách giải quyết như nhờ trung gian hòa giải, nhờ gian xếp hay phân xử. - Tiến tới thỏa thuận: mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn cần phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất. 3.5.3.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Đàm phán thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: - Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký kết hợp đồng. - Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. - Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. - Khi soạn thảo hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết, bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 81
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ các bên đều thông thạo. 3.5.3.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm: Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu, nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó là chưa đủ, mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướn mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa. 3.6 Thư tín trong kinh doanh quốc tế 3.6.1 Thư hỏi hàng (Letter of Inquiry) Thư hỏi hàng được gửi đi khi cần biết thông tin nào đó về hàng hóa mà nhà nhập khẩu muốn mua. Khi viết phải đặt vấn đề cần hỏi, ngắn gọn. Nếu viết cho một Cty xa lạ thì phải giới thiệu tại sao biết họ và cần giới thiệu về cty mình. Ví dụ: Worldwide Dealers Ltd. Connaught Centre Hongkong June 14, 2009 The Vietnam Bicycle Union 12 Dong Da St., Ba Dinh Dist., Hanoi-Vietnam Dear Sirs, Our business agents in india have asked us for quotations for 10,000 bicycle to be exported to Sri Lanka, India, Pakistan and Nepal. Please let us know what quantities you are able to deliver at regular intervals, quoting your best terms FOB Hai Phong. We shall handle export formalities, but would ask you to calculate container transport to hai Phong for onward shipment. Yours faithfully Jimmy King Import Manager TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 82
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 3.6.2 Thư chào hàng hay báo giá (Offer of Quotation) Là loại thư mà người bán gởi tới người mua thể hiện sự mong muốn bán hàng. Cấu trúc gồm 3 phần + Phần mở đầu: cảm ơn khách hàng đã quan tâm + Phần nội dung chính: cung cấp thông tin về hàng hóa, giá cả, các điều kiện khác + Phần cuối thư: tỏ ý mong muốn phục vụ tốt các nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House, Singapore January 21, 2009 SUNIMEX CO. 71-79 Dong Khoi St., Dist. 01, HCM City Vietnam Dear Sirs, Thank you for your letter of 14 January, 2009, inquiring about our raw cashew nut. We enclose our latest price list together with various samples with this letter. All prices are quoted CIF HCM City port, VN as you inquired We look forward to receiving your order. If you require further information, please let us know. Yours faithfully David Sales Manager 3.6.3 Thư đặt hàng (Order) Là thư mà người mua gửi cho người bán để xác định lại những gì đã thỏa thuận với bên bán để hai bên cùng nhau ký kết và thực hiện hợp đồng hợp thương. Thư đặt hàng hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương thô Ví dụ: SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House, Singapore TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 83
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH January 26, 2009 SUNIMEX CO. 71-79 Dong Khoi St., Dist. 01, HCM City Vietnam ORDER No 01/09/SU Dear Sirs, We thank you for your offer date Jan-21 and have pleasure in placing order on the following terms and conditions: 1. Commodity: fancy rush mats 2. Quality and specification: as per attached specification and designs. 3. Quantity: 5,000 (five thousand) pieces 4. Price: 145 USD/ CIF Hamburg per unit including packing. Total: USD 7,250 5. Packing: to be wrapped in strong rush matting, stell hooped, 20 pieces in one bag, and marked 01/09/SU 6. 6. Delivery: 3,000 pcs in Sept-2009 and 2,000 pcs in Oct-2009 7. 7. Terms of payment: by an irrevocable letter of credit established in favour of the seller to the account of VietNam Foreign Trade Bank and cofirmed by London Commercial Bank, 15 day priod to the first shipment, with mention: partial shipment is allowed. 8. The goods are required to be insured under Marine All Risks terms from warehouse Vietnam to warehouse Hamburg. The insurance is to be effected with a first class Vietnam or foreign insurance company. Yours faithfully David Sales Manager CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Anh (chị) hãy trình bày cấu trúc của một hợp đồng ngoại thương TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 84
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Câu 2: Anh (chị) hãy trình bày cách soạn điều các điều khoản của hợp đồng ngoại thương. Câu 3: Trên cương vị nhà nhập khẩu Việt Nam hãy phân tích các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu phân bón sau. Sau đó thêm vào những thông tin cần thiết rồi soạn một hợp đồng nhập khẩu hoàn hảo. - Commodity: NPK - Quantity : 20,000 MT - Unit Price : USD 448/MT - Shipment : on Aug – 15 – 2012 - Payment : D/A Câu 4: Trên cương vị nhà xuất khẩu Việt Nam hãy phân tích các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu cafe sau. Sau đó thêm vào những thông tin cần thiết rồi soạn một hợp đồng xuất khẩu hoàn hảo. - Commodity: Coffee - Quantity : 60 MT - Unit Price : USD 1250/MT HCMC - Shipment : Immediately - Payment : Deffered L/C Câu 5: Anh (Chị) hãy trình bày nguyên tắc thực hiện đàm phán.? Câu 6: Khi xuất khẩu và nhập khẩu, nhà kinh doanh cần nắm các thông tin gi.? làm thế nào để nắm được các thông tin này.? Câu 7: Anh (Chị) hãy soạn một bức thư hỏi hàng, chào hàng và đặt hàng một lô hàng mua bán gạo TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 85
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Mục đích: - Trình tự và các công việc cần làm để thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ngoại thương - Trình tự và các công việc cần làm để thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa ngoại thương 4.1. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: 4.1.1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của nhà nước: Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nước, trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác nhau. Ở Việt Nam thủ tục xin giấy phép được thay đổi rất nhiều trong thời gian qua, theo hướng ngày càng đơn giản và thuận lợi. Trước đây (1.9.1998) muốn kinh doanh xuất nhập khẩu thì phải có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do bộ Thương mại cấp. Còn để xuất nhập khẩu hàng hóa, việc đầu tiên phải quan tâm là loại hàng đó có được xuất khẩu không? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì không? Nếu có thì là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào cấp? (xem thêm nghị định 12/2006/NĐ-CP, ngày 23/01/2006) Tham khảo thông tin chi tiết về danh mục hàng XK phải có giấy phép trên website 4.1.2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán: Thanh toán là mắc xích trọng yếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán. Vì vậy cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này. Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 86
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần: - Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận. - Kiểm tra L/C (xem phần thanh toán quốc tế) Sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C, để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp thì mới tiến hành giao hàng. Trong một số trường hợp, người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong L/C, ví dụ: cà phê Robusta nhưng trong L/C lại ghi Robusia, loại lỗi này có thể không cần tu chỉnh, song lập chứng từ phải viết giống L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi. Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiền hành giao hàng. Thanh toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “Có” rồi mới tiến hành giao hàng. Còn các phương thức thanh toán khác như: TT trả sau, clean collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng, rồi mới có thể thực hiện rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán. 4.1.3 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng. Tùy theo từng đối tượng, nội dung của công việc này có khác nhau. Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu: - Những đơn vị sản xuất cần nghiện cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu của người mua. Hàng sản xuất xong cần kiểm tra kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẽ ký mã hiệu rõ ràng đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của hợp đồng. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 87
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Những doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu nhưng không muốn hoặc không thể trực tiếp xuất khẩu hàng hóa của mình, thì có thể chọn con đượng ủy thác xuất khẩu. (Xem điều 17, 18 của NĐ 12/CP) Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu: - Những đơn vị này không thể chỉ thụ động ngồi chờ các đơn vị khác đến ủy thác xuất khẩu, mà phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để nguồn hàng xuất khẩu bằng nhiều hình thức phong phú + Thu mua hàng theo nghĩa vụ (theo kế hoạch, đơn đặt hàng của nhà nước ) và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ. + Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu + Gia công + Bán nguyên liệu mua thành phẩm + Đặt hàng + Đổi hàng - Nhà nước ta rất khuyến khích các hoạt động xuất khẩu, điều này được quy định rõ trong luật thương mại và các văn bản dưới luật. Cơ sở pháp lý để ràng buộc các đơn vị kinh doanh xuất, nhập khẩu và người sản xuất là các hợp đồng kinh tế ký kết giữa họ với nhau, theo tinh thần luật thương mại nước CHXHCN Việt Nam, với các loại hợp đồng thông dụng sau: + Hợp đồng mua đứt bán đoạn + Hợp đồng gia công + Hợp đồng đổi hàng + Hợp đồng ủy thác xuất khẩu Tiếp theo công việc ký kết hợp đồng là việc tiếp nhận hàng hóa để xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẽ ký mã hiệu phù hợp với quy định được ký kết với khách hàng ở nước ngoài. 4.1.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 88
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch). Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định. Còn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở. Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do KCS tiến hành nhưng thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa. Nên, trên giấy chứng nhận phẩm chất ở cơ sở, bên cạnh chữ ký của bộ phận KCS phải có chữ ký của thụ trưởng. Việc kiểm dịch ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật hoặc trạn thú y, trung tâm chẩn đoán - kiểm dịch động vật tiến hành. Trong nhiều trường hợp theo quy định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua, việc giám định đòi hỏi được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập. Ví dụ: Vinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol, Davicontrol, Công ty giám định Sài Gòn (SIC), Công ty Việt Minh, SGS, ADIL (Adil International Surveyors Co. Ltd.) – Bangkok, OMIC (Overseas Merchandise Inspection Company) – Japan, Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước sau: - Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm: + Giấy yêu cầu giám định + Hợp đồng và phụ kiện hợp đồng (nếu có) + L/C va tu chỉnh L/C (nếu có) - Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường: phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm - Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu) - Kiểm tra vệ sinh hầm hàng (xuất gạo, nông sản ) - Giám sát quá trình xuất hàng: tại nhà máy, kho hàng; tại hiện trường. - Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 89
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nếu hàng hóa đòi phải khử trùng thì phải làm đơn gửi đến: “Công ty khử trùng – chi cục kiểm dịch thực vật” xin khử trùng. Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủ hàng sẽ nhận được giấy chứng nhận. 4.1.5 Làm thủ tục hải quan: Theo điều 16 Luật hải quan: thủ tục hải quan Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải: - Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. - Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải; - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. 4.1.6 Thuê phương tiện vận tải: Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định việc người bán thuê phương tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích ( điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF ) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phiên tiện vận tải. Còn nếu hợp đồng quy định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập kha6u23phai3 thuê phương tiện chuyên chở về nước ( điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB ) Việt thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ không đơn giản, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu (charter – party), nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thac việc thuê tàu cho môi giới – cac công ty vận tải thuê tàu (Vietfracht, Vitranschart, Vosco. “Gematrans” Công ty vận tải bằng container (hợp tác với Pháp), công ty container phía Nam – Viconship Saigon TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 90
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Tùy từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn 1 trong các phương thức thuê tàu sau: - Phương thức thuê tàu chợ (Liner) - Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter) - Phương thức thuê tàu định hạn (Time charter) Phương thức thuê tàu chợ: chủ tàu đồng thời là người chuyên chở. Quan hệ giữa người chuyên chở và chủ hàng được điều chỉnh bằng vận đơn đường biển. Thuê tàu chợ còn gọi là thuê cước tàu chợ (Booking shipping space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu dành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác. Thuê tàu chợ có đặc điểm: khối lượng hàng hóa chuyên chở không lớn; mặt hàng chủ yếu là mặt hàng khô; mặt hàng đóng bao; tuyến đường tàu đi được quy định trước; thời gian tàu chạy được biết trước; cước phí được hãng tàu quy định trước; hai bên không đàm phán ký kết hợp đồng mà chỉ tuân theo những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu. Thủ tục thuê tàu chợ đơn giản, nhưng cước phí cao Phương thức thuê tàu chuyến: thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần của chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là Hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party) Đặc điểm: - Hàng hóa thường xuyên chở đầy tàu (từ 90 – 95%). Thường dùng chuyên chở hàng có khối lượng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân bón - Hai bên phải đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu - Thường sử dụng B/L theo hợp đồng tàu chuyến. - Thường sử dụng môi giới hàng hải - Giá cước thấp, nhưng nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người đi thuê tàu phải giỏi và nắm chắc các thông tin có liên quan. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 91
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Phương thức thuê tàu định hạn: thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong một thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyên giao quyền sử dụng cho người thuê tàu và đảm bảo “Kha năng đi biển” của chiếc tàu trong suôt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định. 4.1.7 Giao hàng cho người vận tải: Hàng xuất khẩu của ta chủ yếu được giao bằng đường biển, trong trường hợp này, chủ hàng làm các việc sau: căn cứ vào các chi tiết hàng xuất nhập khẩu, lập “Bảng kê hàng chuyên chở” (Cargo list) gồm các mục chủ yếu: consignee, mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight, measurement, named port of destination Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu (Cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí có liên quan Thông thường Cargo plan không giao trực tiếp cho chủ hàng nhưng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, chủ hàng thường yêu cầu cho xem Cargo plan để biết hàng mình được xếp khi nào, ở đâu, nếu thấy vị trí bất lợi thì yêu cầu thay đổi. Việc giao hàng, xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhận và chủ hàng chịu cho phí. Nhưng các chủ hàng nên cử nhân viên giao nhận luôn luôn có mặt tại hiện trường theo dõi, nắm sát, nằm chắc số lượng hàng được xếp xuống tàu và giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh. Trong quá trình giao hàng lên tàu, nhân viên kiểm kiện (Tally man) của cảng, luôn theo dõi hàng, trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng hóa thực tế giao lên tàu, lập Tally report – Giấy kiểm nhận hàng với tàu, sau mỗi mã hàng lên tàu, Tally man sẽ đánh dấu và ký vào đó. Ở trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện, kết quả hàng đã lên tàu được thể hiện trong Tally sheet. Nội dung của Tally sheet cũng giống như Tally report. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 92
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao nhận hàng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho người gởi hàng. Thuyền phó cấp cho chủ hàng Biên lai thuyền phó (Maste’s receipt) xác nhận hàng đã nhận xong. Trong đó xác nhận số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng bốc lên tàu, cảng đến Trên cơ sở Maste’s receipt chủ hàng sẽ đổi lấy B/L, điều tối quan trọng là phải lấy được Clean Bill of Lading. Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển (với các điều kiện cơ sở giao hàng: CPT, CIP ) giao hàng cho người vận chuyển (tùy theo quy định của hợp đồng), cuối cùng, lấy vận đơn. Ở Việt Nam hiện nay gởi hàng bằng đường hàng không chủ yếu được thực hiện thông qua các công ty, đại lý giao nhận, vận tải ví dụ: Vietrans, Gematrans, KWE nên công việc của chủ hàng trở nên rất đơn giản, nhẹ nhàng, cụ thể: Sau khi liên hệ với người giao nhận: - Hoặc chủ hàng tự đưa hàng ra sân bay, bộ phận operation của người giao nhận cùng với nhân viên sân bay tiếp nhận hàng, tố chức bốc xếp, cân hàng, kiểm hóa hải quan, đóng gói, dán nhãn - Hoặc người giao nhận đến tận kho của chủ hàng để đem hàng ra sân bay, làm thủ tục hải quan, cân, đo, dán nhãn gửi cho hàng không căn cứ vào proforma invoice do chủ hàng cấp và kết quả ca6hn đo tại sân bay lập MAWB – Master Airway Bill- vận đơn “chủ” do hãng hàng không cấp cho cả lô hàng, ghi người nhận hàng là đại lý giao nhận và phát hành HWB – House Airway Bill – vận đơn “nhà” do người giao nhận lập cho từng lô hàng lẻ, giao cho từng chủ hàng. Nếu gửi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên xe rồi giao cho đường sắt (nếu là hàng nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt. Gửi hàng bằng container: có 2 phương thức: FCL (Full container load) và LCL (Less than a container load) TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 93
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Gửi hàng FCL: Thuật ngữ FCL/FCL được hiểu là hàng xếp nguyên trong một container, người gởi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Những thủ tục chuyên chở hàng FCL: - Container do người chuyên chở cấp hoặc do chủ hàng thuê của công ty cho thuê container, được chủ hàng đóng hàng tại kho của mình hoặc một địa điểm nội địa nào đó, sau khi được hải quan kiểm tra thì container được nẹp chì. - Sau đó tùy sự thỏa thuận hoặc chủ hàng hoặc người giao nhận vận chuyển đưa những container hàng đã được kẹp chì về bãi container hoặc cảng do người chuyên chở chỉ định để bốc lên tàu. - Tại cảng đích, bằng chi phí của mình, người chuyên chở sẽ lo liệu và vận chuyển container xuống bãi container của mình hoặc cảng. - Người nhận hàng phải lo làm thủ tục hải quan nhập khẩu và dỡ hàng ra khỏi container bằng chi phí của mình. Trách nhiệm của chủ hàng: chịu mọi chi phí để đưa container rỗng về nơi đóng hàng, đóng hàng vào, dỡ hàng ra khỏi container. Trách nhiệm của người chuyên chở: người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với container kể từ khi nhận container đã kẹp chì từ bãi container hay bến container của cảng. Người chuyên chở phải bốc container lên tàu, dỡ container ra khỏi tàu và đưa về bãi container của mình hoặc bến container của cảng. Trách nhiệm của người chuyên chở thường kết thúc khi giao nhận container cho người nhận hàng ở bãi container hoặc bến container của cảng. Gửi hàng LCL: Thuật ngữ LCL/LCL có thể hiểu như sau: người vận chuyển hay người giao nhận làm nhiệm vụ gom hàng – nhận nhiều lô hàng khác nhau để đóng chung vào 1 container – và có tráh nhiệm đóng hàng vào, dỡ hàng ra khỏi container. Những thủ tục gởi hàng theo phương thức LCL: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 94
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Hàng hóa của các chủ hàng gởi cho một số người nhận hàng được người chuyên chở nhận tại bãi đóng hàng container (CFS – container freight station) do người chuyên chở chỉ định. - Người chuyên chở sẽ đóng hàng vào container bằng chi phí của mình. - Người chuyên chở bốc container lên tàu. - Tại cảng đến, người chuyên chở sẽ đưa container về CFS và dỡ hàng khỏi container, để giao cho người nhận hàng. Trách nhiệm của người chuyên chở: Theo phương thức LCL/LCL người chuyên chở bằng chi phí của mình phải xếp hàng vào container, bốc container lên tàu, hạ container xuống bãi tại cảng đến, dỡ hàng ra khỏi container và giao cho người nhận hàng. Trách nhiệm của người chuyên chở thường được kết thúc khi giao được hàng cho người nhận ở CFS. Gửi hàng thông qua các LSP (Logistics Service Provider) – Người ung cấp dịch vụ logistics Các công ty, tập đoàn lớn trên thế giới có xu hướng gởi hàng thông qua các LSP, quy trình giao giày dép xuất khẩu sang Mỹ thông qua các LSP diễn ra như sau: - Người nhận hàng gởi thông tin về đơn hàng (PO) cho LSP trước khi được xuất ra khỏi nhà máy. Thông tin của PO được truyền bằng EDI vào hệ thống mạng của LSP, hoặc được gởi bằng file dữ liệu hoặc bằng fax - Khi PO được hoàn thành, người gởi hàng gởi booking cho LSP - LSP kiểm tra chi tiết của booking so với những thông tin của PO đã nhận được. Nếu phù hợp thì LSP xác nhận và cung cấp số booking để người gởi hàng giao hàng vào kho. Ngược lại, thì LSP sẽ kiểm tra lại với người gởi hàng và người nhận hàng. - Người gởi hàng tiến hành giao hàng cùng với chứng từ bản phụ, scanfile (đối với hàng có mã vạch) đến kho của LSP. LSP tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu với hàng hóa, nhận hàng và scan mã vạch lên thùng carton. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 95
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - LSP sẽ đối chiếu chi tiết mã vạch khi nhận hàng với scanfile của người gởi hàng trên máy tính. Sau đó, LSP sẽ tải thông tin mã vạch lên mạng vả gởi thông tin về hàng hóa đã giao vào kho ngay trong ngày cho người nhận hàng. - LSP lên kế hoạch xuất hàng và thông báo cho người nhận hàng, nhận chỉ thị xếp hàng và vận tải hàng hóa. - LSP gởi booking cho người vận chuyển. - LSP đóng các lô hàng lẻ LCL vào đầy container và gởi chi tiết vận đơn (B/L) cho người vận chuyển. - Trong vòng 2-4 ngày làm việc sau ngày tàu chạy LSP gởi thông báo xếp hàng cho người nhận bằng fax hoặc EDI. - Trong vòng 5-8 ngày làm việc sau ngày tàu chạy, người gởi hàng gởi bộ chứng từ cho LSP, LSP kiểm tra và sắp xếp chứng từ cùng với B/L và gởi cho người nhận hàng. - Định kỳ hàng tháng, LSP đối chiếu giữa thông tin PO nhận được và PO thực tế đã xuất khẩu thực tế để xác định những lô hàng nào chưa xuất để thông báo cho người gởi hàng và người nhận hàng. 4.1.8 Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu: Khi xuất khẩu theo điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterms) thì người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để mua bảo hiểm cần làm những công việc sau: Chọn điều kiện để mua bảo hiểm: Nếu bán hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP thì người bán phải mua bảo hiểm theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc quy định trong L/C (nếu có). Nếu trong hợp đồng hoặc L/C không quy định cụ thể, thì người bán chỉ cần mua bảo hiểm theo điều kiện tối thiểu (ICC(C)) Nếu bán hàng theo các điều kiện thuộc nhóm D của Incoterms thì người bán phải tự cân nhắc, lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Làm giấy yêu cầu bảo hiểm: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 96
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Căn cư vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong Giấy yêu cầu bảo hiểm Ngoài ra, người có nhu cầu bảo hiểm còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro. Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: Sau khi nộp Giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà xuất khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm), ký hậu chuyển nhượng và gởi cho nhà nhập khẩu. C6a2n lưu ý chứng thư bảo hiểm phải là một văn bản hoàn chỉnh, không có vấn đề khai báo bổ sung sau đối với bất cứ chi tiết nào trong chứng thư bảo hiểm. Đặc biệt, khi thanh toán bằng L/C thì chứng thu bảo hiểm phải hoàn toàn phù hợp với mọi yêu cầu của L/C, nếu làm khác đi thì ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán. 4.1.9 Lập bộ chứng từ thanh toán: Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền hàng. Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức (nếu thanh toán bằng L/C), còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu của hợp đồng hoặc của ngân hàng. Bộ chứng từ thanh toán thường gồm: phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gởi hàng (shipping documents). Cụ thể thường có: - Hối phiếu thương mại. - Vận đơn đường biển sạch - Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF or CIP)\ - Hóa đơn thương mại - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa - Giấy chứng nhận trọng lượng, khối lượng - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. - Phiếu đóng gói hàng hóa. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 97
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Giấy kiểm dịch thực vật (nếu hàng bán phải kiểm dịch) Khi lập chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điều sau: Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng yêu cầu của L/C về: số bản, mô tả hàng hóa, thời hạn lập, ghi ký hiệu, số lượng, người cấp Trong thực tế, nếu trong L/C có lỗi chính tả nào đó về hàng hóa, nếu lỗi không nghiêm trọng thì không cần tu chỉnh L/C, nhưng khi lập chứng từ phải ghi sai như trong L/C, để được ngân hàng chấp nhận thanh toán. Khi lập B/E đòi tiền người mua thì số tiền ghi trên hối phiếu phải tương đương 100% giá trị hóa đơn và không được vượt quá hạn ngạch L/C (kể cả dung sai cho phép). Trường hợp L/C quy định việc thanh toán được tiến hành khi trình đủ các chứng từ kèm theo (không có hối phiếu) thì người bán không cần lập B/E, trừ khi ngân hàng thanh toán yêu cầu. Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (blank endosed) thì người gởi hàng phải ký hậu vào vận đơn trước khi gởi cho ngân hàng. Nếu hàng hóa được gởi lên tàu vượt quá sô lượng quy định trong L/C thì người xuất khẩu phải tham khảo ý kiến người mua trước khi gởi, trên cơ sở được chấp nhận của người mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ: - Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ - Bộ thứ 2 lập cho lượng hàng hóa dư ra và sẽ thanh toán hoặc D/A hoặc D/P hoặc TT Bộ chứng từ lập xong, cần kiểm tra kỹ lưỡng, rồi nhanh chóng xuất trình ngân hàng để thanh toán/ chiết khấu. 4.1.10 Khiếu nại: Người bán khiếu nại: Khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 98
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Đơn khiếu nại, nội dung của đơn: tên, địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (căn cứ vào điều khoản hợp đồng số ) lý do khiếu nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết. - Các chứng từ kèm theo: + Hợp đồng ngoại thương + Hóa đơn thương mại + Các thư từ, điện, fax giao dịch giữa hai bên Khiếu nại các cơ qua hữu quan (hồ sơ tương tự trên) Khi người mua hoặc cơ quan hữu quan khiếu nại: Nếu nhận được hồ sơ khiếu nại của người mua hoặc của các bên hữu quan khác, người bán cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phương hướng giải quyết một cách thỏa đáng. 4.1.11 Thanh lý hợp đồng Sau khi lập bộ chứng từ thanh toán, nếu nhà NK không có khiếu nại gì về hàng hóa đã nhận được, hai bên cần thống nhất với nhau về việc thanh lý hợp đồng: chứng tỏ các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, cuộc mua bán thành công tốt đẹp. Nếu lỡ có khiếu nại của nhà NK cũng nên bình tĩnh giải quyết, tránh đưa ra tòa án hoặc trọng tài vì sẽ tốn kém chi phí không đáng có. 4.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 4.2.1 Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của nhà nước Tùy từng giai đoạn, các bộ chuyên ngành sẽ yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải xin giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc bộ Công- Thương; hoặc những mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch NK thì phải xin giấy phép theo quy định hiện hành. Tham khảo thông tin trên website: 4.2.2 Thực hiện công việc bước đầu của khâu thanh toán: Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau: - Làm đơn xin mở L/C TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 99
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Thực thi ký quỹ để mở L/C Sau khi làm đơn xin mở L/C, nhà nhập khẩu phải ký quỹ và trả phí ngân hàng rồi chờ ngân hàng mở L/C theo yêu cầu. Khi mở L/C cần lưu ý: cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên XK sao cho chặt chẽ nhưng đảm bảo quyền lợi của mình; cần tôn trọng các điều khoản của hợp đồng tránh mâu thuẫn giữa L/C và hợp đồng; phải lập cam kết thanh toán cho ngân hàng kèm theo khoản lãi vay. Nếu thanh toán bằng CAD thì nhà nhập khẩu cần tới ngân hàng yêu cầu mở tài khoản ký thác để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. Nếu thanh toán bằng TT trả trước thì nhà nhập khẩu cần làm thủ tục chuyển tiền theo đúng quy định trong hợp đồng. Nếu thanh toán bằng nhờ thu hoặc chuyển tiền trả sau thì nhà nhập khẩu chờ người bán giao hàng rồi mới tiến hành công việc của khâu thanh toán. 4.2.3 Thuê phương tiện vận tải: Nếu trong hợp đồng mua bán quy định: hàng được giao ở nước người xuất khẩu, phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện giao hàng EXW, FAS, FCA, FOB) thì người mua sẽ thuê phương tiện vận tải. Tùy theo sự thỏa thuận giữa nhà XK và NK mà chọn phương thức vận chuyển là tàu biển, máy bay hay phương tiện khác. Nhưng sau khi ký hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển, phải thông báo cho nhà XK biết về hợp đồng và các chi tiết có liên quan đến phương tiện vận tải để nhà XK giao hàng. 4.2.4 Mua bảo hiểm: Khi mua hàng theo điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT nhà nhập khẩu cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nhà nhập khẩu cần làm những công việc sau: - Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm: nhà nhập khẩu cần căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao. - Làm giấy yêu cầu bảo hiểm TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 100
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: sau khi người bảo hiểm tính phí bảo hiểm, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu. 4.2.5 Làm thủ tục hải quan Tương tự như phía XK, hàng hóa muốn đưa vào kinh doanh mua bán trong nước đòi hỏi phải làm thủ tục hải quan, nội dung cụ thể các công việc khai hải quan sẽ được trình bày ở chương 5 tiếp Theo. 4.2.6 Nhận hàng Theo quy định của nhà nước “các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo lệnh giao hàng của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý ) đã nhận hàng đó.” Do đó, khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gởi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery order – D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo: Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng. MỘt số đại lý có thu lệ phí nhận D/O, mức thu không thống nhất. Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình. Bởi nếu nhận chậm sẽ phải phí lưu kho, bãi nhiều và chịu mọi rủi ro tổn thất phát sinh. Nếu gặp trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khẩu cần suy nghĩ kỹ để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gởi đến ngân hàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi có B/L gốc. Thủ tục nhận hàng: a. Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ một tàu) hoặc hàng container rút ruột tại cảng (gởi theo phương thức LCL/LCL): chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 101
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH biên lai. Sau đó đem: Biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice va Packing list, đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O. Chủ hàng mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi hải quan sát nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định. b. Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng: Sau khi cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những công việc sau: - Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng lý thủ tục hải quan. Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đã đăng ký trước với hải quan và kho đã được hải quan công nhận đủ điều kiện cấp giấy phép (hiện nay hải quan quy định kiểm tra hàng hóa tại cửa khẩu). - Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ky quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu) - Đem bộ chứng từ: + D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai” + Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu. + Biên lai thu tiền phí lưu giữ container. + Đơn xin mượn container đã được chấp thuận; Đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi. Tại đây giữ một D/O. Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và SEAL (kẹp chì). Nhận 2 bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 102
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến phòng giảm quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra. Kiểm hóa xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”. c. Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn: Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR (Notice Of Readiness) – thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hóa. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan: - Đơn vị nhập hàng. - Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam) - Cơ quan kiểm dịch hàng hóa - Đại diện tàu, đại lý tàu - Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa. - Đại diện cảng. - Bảo hiểm (nếu có nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng). Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên giám sát hiện trường, cập nhập số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích, kết luận số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại, lập biên bản giám định (Survey report); cảng lập “Biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ do tàu gây nên” (Cargo out turn report), ngoài ra cảng còn lập biên bản kết toán hàng với tàu (Report on receipt of cargo) và bản kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lược khai của tàu (Certificate of short overlanded cargo and outturn report). Cuối cùng, khi giao hàng xong, cần ký “Biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa” 4.2.7 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Theo quy định của nhà nước, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng. Đối với mọi hàng hóa nhập khẩu, mỗi cơ quan tùy theo chưc năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 103
BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong, kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp hàng không theo vị trí vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định. Nếu hàng chuyên chở đường biển mà thiếu hụt, mất mát thì phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu”, còn nếu cò đổ vỡ phải có “ Biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng” Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, thì phải yêu cầu lập biên bản giám định (survey report) nếu hàng hóa thực sự thổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động vật hoặc thực vật. 4.2.8 Khiếu nại: Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng trực tiếp với nhau để giải quyết tranh chấp. Khiếu nại người bán: người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán không giao hàng hoặc giao hàng chậm, giao thiếu (nếu thấy không có cơ sở để quy trách nhiệm cho người chuyên chở) hoặc phẩm chất hàng hóa không phù hợp với quy định của hợp đồng, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật. Thể thức và hồ sơ khiếu nại: Đơn khiếu nại làm bằng văn bản: Thư, fax, telex. Nếu dùng fax hay telex thì sau đó phải có thư bảo đảm xác nhận. Nội dung thư khiếu nại: - Tên, địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại - Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (hợp đồng số ) - Lý do khiếu nai - Yêu sách cụ thể đối với người bán. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 104