Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng

Nội dung text: Quản trị hành chính văn phòng - Chương 4: Nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng

1. CHƯƠNGCHƯƠNG 44 NÂNGNÂNG CAOCAO HIHIỆỆUU QUQUẢẢ CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH VĂNVĂN PHPHÒNGÒNG I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
2. I.I. CCẢẢII TITIẾẾNN THTHỦỦ TTỤỤCC HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DOANHDOANH NGHINGHIỆỆPP • I.1 Khái niệm • Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình. • VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa hành chính doanh nghiệp và hành chính công.
3. • Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp • Các luật lệ qui định của nhà nước, của các cơ quan cấp trên • Đặc thù hoạt động, tính chất và qui mô hoạt động của doanh nghiệp • Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện
4. • Sự hình thành hệ thống các thủ tục là cần thiết, nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính? • Lạc hậu của qui trình thủ tục • Sự biến đổi nhanh chóng của môi trường cạnh tranh • Xuất hiện những nhu cầu mới • Tự hoàn thiện hệ thống
5. 1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp Phân tích hiện trạng các thủ tục tương ứng ĐĐáánhnh gigiáá hihiệệuu VaVaäänn hahaøønhnh ququảả gigiảảii quyquyếếtt ththöûöû vavaøø ññieieààuu công việc chænh caùc thuû công việc ĐưaĐưa rara nhnhữữngng phươngphương áánn ccảảii chænh caùc thuû tuïc titiếếnn ththủủ ttụụcc tuïc CôngCông bbốố áápp ddụụngng nhnhữữngng ththủủ ttụụcc mmớớii
6. • Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính : • Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục • Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp • Bảo đảm tính khoa học • Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu • Bảo đảm tính ổn định và bền vững • Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền
7. II.II. ỨỨNGNG DDỤỤNGNG CÔNGCÔNG NGHNGHỆỆ THÔNGTHÔNG TINTIN TRONGTRONG HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DNDN • II. 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp • Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành phần liên hệ với nhau có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức. • Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là một điều kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp • Quá trình hình thành thương mại điện tử đòi hỏi hành chính văn phòng phải có những thay đổi tương ứng
8. • Các hệ thông tin trong doanh nghiệp • Hệ hỗ trợ điều hành • (ESS : Executive Support System) • Hệ thông tin quản lý • (MIS : Management Information System) • Hệ trợ giúp quyết định • (DSS : Decision Support System ) • Hệ tự động hoá văn phòng • (OAS : Office Automation System) • Hệ xử lý tác nghiệp • (TPS :Transactions Processing System)
9. • II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng • Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động văn phòng • Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân viên thư ký, sử dụng những phần mềm soạn thảo văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản
10. • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu • Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng hàng ngày
11. • II.3. Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng • Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát triển và khả năng áp dụng của công nghệ thông tin • Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên • Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin • Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin
12. III.III. ÁÁPP DDỤỤNGNG TQMTQM VVÀÀ ISOISO TRONGTRONG HHÀÀNHNH CHCHÍÍNHNH DOANHDOANH NGHINGHIỆỆPP • III.1 Khái niệm về TQM và ISO • TQM - Total Quality Management :là một phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của tổ chức và của xã hội. • Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”
13. • ISO International Standards Organisation • Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng quản trị quyết định • Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm không có lỗi • Phòng ngừa là chính • Đề cao quản trị quá trình (MBP)
14. • III.2. Khả năng áp dụng TQM và ISO trong hành chính • Vấn đề : • Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính văn phòng không ? • Nếu được thì có nên áp dụng hay không? • Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì?
15. • Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính • Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các hoạt động hành chính • Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của các nhân viên trong công việc • Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải quyết những vấn đề trong hành chính • Hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công nghệ mới trong hành chính văn phòng
16. • III.2. Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chánh văn phòng. • MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM • Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục cho từng công việc, từng bộ phận, từng phòng ban. Mô tả hệ thống chất lượng bằng văn bản. • Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện công việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã viết và công bố.
17. • Đánh giá những gì đã làm : So sánh công việc đã làm với những nội dung đã mô tả trong hướng dẫn. • Điều chỉnh những khác biệt : Sửa chữa và điều chỉnh sai sót so với qui trình, phòng ngừa những sai sót
18. • Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bị • Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp • Thành lập ban chỉ đạo • Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO cho tất cả các cán bộ nhân viên • Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng thực hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt động hành chánh
19. • Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất lượng • Văn bản hoá những trình tự, những thủ tục cần thiết (sổ tay chất lượng; những thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc) • Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng đúng những điều đã chỉ dẫn
20. • Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng • Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức • Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống chất lượng đã xây dựng • Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần và điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng