Lý thuyết hạch toán kế toán (phần 4)

Nội dung text: Lý thuyết hạch toán kế toán (phần 4)

1. Lí THUYẾT HẠCH TOÁN KẾ TOÁN PHẦN 4
2. PHẦN 4 I. SỔ KẾ TOÁN II. CÁC HèNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN III. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ Mễ HèNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN IV. ĐẢM BẢO TÍNH TRUNG THỰC VÀ HỢP Lí CỦA THễNG TIN KẾ TOÁN
3. I. SỔ KẾ TOÁN ⚫ Khỏi niệm và phõn loại ⚫ Mở và ghi sổ kế toỏn ⚫ Sửa chữa sổ kế toỏn
4. Khỏi niệm sổ kế toỏn ⚫ Về mặt lý thuyết: Sổ kế toỏn là biểu hiện vật chất của phương phỏp tài khoản và ghi chộp trờn sổ là sự biểu hiện nguyờn lý của phương phỏp ghi sổ kộp. ⚫ Về mặt ứng dụng: là phương tiện vật chất cần thiết để người làm kế toỏn ghi chộp phản ỏnh một cỏch cú hệ thống cỏc thụng tin kế toỏn theo thời gian cũng như theo đối tượng
5. Tỏc dụng của sổ sỏch kế toỏn Establishes accountability for assets and transactions. Keeps track of routine business activities. Obtains detailed information about a particular transaction. Evaluates efficiency and performance within company. Maintains evidence of company’s business activities.
6. Phõn loại sổ kế toỏn Theo phương Theo kết phỏp ghi cấu bờn trg Sổ kết cấu 2 Sổ k/c cột chi tiết Sổ nhật ký Sổ cỏi bờn kiểu TK theo một bờn TK Sổ kết cấu kiểu bàn cờ Theo hỡnh thức Theo mức độ bờn ngoài p/a số liệu Sổ tờ rời Sổ quyển Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
7. Mở và ghi sổ kế toỏn ⚫ (Gtrỡnh 165 -166)
8. Sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toỏn ⚫ Sửa chữa trờn sổ ghi bằng tay ⚫ Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng mỏy tớnh ⚫ Sửa chữa sau khi bỏo cỏo năm được duyệt ⚫ Điều chỉnh sổ kế toỏn
9. Sửa chữa sổ kế toỏn ghi bằng tay ⚫ Khi phỏt hiện sổ kế toỏn ghi bằng tay cú sai sút trong quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn thỡ khụng được tẩy xoỏ làm mất dấu vết thụng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong cỏc phương phỏp sau: ⚫ (1)- Phương phỏp cải chớnh: ⚫ (2)- Phương phỏp ghi số õm (cũn gọi Phương phỏp ghi đỏ): ⚫ (3)- Phương phỏp ghi bổ sung:
10. Sửa chữa sổ kế toỏn ghi bằng tay (1). Phương phỏp cải chớnh: ⚫ Phương phỏp này dựng để đớnh chớnh những sai sút bằng cỏch gạch một đường thẳng xoỏ bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhỡn rừ nội dung sai. Trờn chỗ bị xoỏ bỏ ghi con số hoặc chữ đỳng bằng mực thường ở phớa trờn và phải cú chữ ký của kế toỏn trưởng hoặc phụ trỏch kế toỏn bờn cạnh chỗ sửa. Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp: ⚫ - Sai sút trong diễn giải, khụng liờn quan đến quan hệ đối ứng của cỏc tài khoản; ⚫ - Sai sút khụng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
11. Sửa chữa sổ kế toỏn ghi bằng tay (2). Phương phỏp ghi số õm (cũn gọi Phương phỏp ghi đỏ): ⚫ Phương phỏp này dựng để điều chỉnh những sai sút bằng cỏch: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bỳt toỏn đó ghi sai để huỷ bỳt toỏn đó ghi sai. Ghi lại bỳt toỏn đỳng bằng mực thường để thay thế. ⚫ Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp: ⚫ Sai về quan hệ đối ứng giữa cỏc tài khoản do định khoản sai đó ghi sổ kế toỏn mà khụng thể sửa lại bằng phương phỏp cải chớnh; ⚫ Phỏt hiện ra sai sút sau khi đó nộp bỏo cỏo tài chớnh cho cơ quan cú thẩm quyền. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sút vào sổ kế toỏn năm phỏt hiện ra sai sút theo phương phỏp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút”; ⚫ Sai sút trong đú bỳt toỏn ở tài khoản đó ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đỳng. ⚫ Khi dựng phương phỏp ghi số õm để đớnh chớnh chỗ sai thỡ phải lập một “Chứng từ ghi sổ đớnh chớnh” do kế toỏn trưởng (hoặc phụ trỏch kế toỏn) ký xỏc nhận.
12. Sửa chữa sổ kế toỏn ghi bằng tay (3). Phương phỏp ghi bổ sung: ⚫ Phương phỏp này ỏp dụng cho trường hợp ghi đỳng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ớt hơn số tiền trờn chứng từ hoặc là bỏ sút khụng cộng đủ số tiền ghi trờn chứng từ. Sửa chữa theo phương phỏp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chờnh lệch cũn thiếu so với chứng từ.
13. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng mỏy tớnh ⚫ (1)- Trường hợp phỏt hiện sai sút trước khi bỏo cỏo tài chớnh năm nộp cho cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đú trờn mỏy vi tớnh; ⚫ (2)- Trường hợp phỏt hiện sai sút sau khi bỏo cỏo tài chớnh năm đó nộp cho cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút trờn mỏy vi tớnh và ghi chỳ vào dũng cuối của sổ kế toỏn năm cú sai sút; ⚫ (3)- Cỏc trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh đều được thực hiện theo “Phương phỏp ghi số õm” hoặc “Phương phỏp ghi bổ sung”
14. Sửa chữa sau khi bỏo cỏo năm được duyệt. ⚫ - Khi bỏo cỏo quyết toỏn năm được duyệt hoặc khi cụng việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toỏn kết thỳc và đó cú ý kiến kết luận chớnh thức, nếu cú quyết định phải sửa chữa lại số liệu trờn bỏo cỏo tài chớnh liờn quan đến số liệu đó ghi sổ kế toỏn thỡ đơn vị phải sửa lại sổ kế toỏn và số dư của những tài khoản kế toỏn cú liờn quan theo phương phỏp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trờn sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút, đồng thời phải ghi chỳ vào trang cuối (dũng cuối) của sổ kế toỏn năm trước cú sai sút (nếu phỏt hiện sai sút bỏo cỏo tài chớnh đó nộp cho cơ quan cú thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
15. Điều chỉnh sổ kế toỏn ⚫ Trường hợp doanh nghiệp phải ỏp dụng hồi tố do thay đổi chớnh sỏch kế toỏn và phải điều chỉnh hồi tố do phỏt hiện sai sút trọng yếu trong cỏc năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút” thỡ kế toỏn phải điều chỉnh số dư đầu năm trờn sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết của cỏc tài khoản cú liờn quan
16. II. CÁC HèNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN ⚫ Khỏi niệm ⚫ Hènh thức Nhật ký sổ cỏi ⚫ Hỡnh thức Nhật ký chung ⚫ Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ ⚫ Hỡnh thức Nhật ký chứng từ
17. Hỡnh thức hạch toỏn kế toỏn ⚫ Hỡnh thức kế toỏn là hệ thống tổ chức sổ kế toỏn bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa cỏc loại sổ được sử dụng để ghi chộp, tổng hợp, hệ thống hoỏ số liệu từ chứng từ gốc theo một trỡnh tự và phương phỏp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp cỏc tài liệu cú liờn quan đến cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh, phục vụ việc thiết lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn ⚫ Cỏc hỡnh thức hạch toỏn kế toỏn cơ bản ⚫ Nhật ký sổ cỏi ⚫ Nhật ký chung ⚫ Chứng từ ghi sổ ⚫ Nhật ký chứng từ
18. Hỡnh thức nhật ký sổ cỏi ⚫ Đặc trưng cơ bản: Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cỏi là cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại. ⚫ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: ⚫ Nhật ký - Sổ Cỏi; ⚫ Cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết.
19. Mẫu Nhật ký sổ cỏi
20. TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí - SỔ CÁI Chứng từ kế toỏn Sổ,Sổ, thẻ thẻ Sổ quỹ kếkế toỏn toán Bảng tổng chi tiếttiết hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Bảng tổng NHẬT Kí – SỔ CÁI hợp chi tiết Ghi chỳ: BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
21. Hỡnh thức nhật ký sổ cỏi – Vớ dụ ⚫ Ngày 1/3/2008, tại DN A cú cỏc nghiệp vụ phỏt sinh như sau: 1. Mua NVL về nhập kho, chưa trả tiền người bỏn: 10 tr.đ 2. Rỳt tiền gửi NH về bổ sung quỹ tiền mặt: 20 tr.đ 3. Người mua trả khoản nợ từ kỳ trước: 50 tr.đ ⚫ Yờu cầu: Phản ỏnh cỏc nghiệp vụ trờn vào Nhật ký sổ cỏi của DN.
22. Hènh thức nhật ký sổ cỏi ⚫ Ưu điểm ⚫ Nhược điểm ⚫ Điều kiện ỏp dụng
23. Hỡnh thức nhật ký chung ⚫ Đặc trưng cơ bản: Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh. ⚫ Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: ⚫ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; ⚫ Sổ Cỏi; ⚫ Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
24. Nhật ký chung
25. Sổ cỏi
26. TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí CHUNG Chứng từ kế toỏn Sổ Nhật ký SỔ NHẬT Kí Sổ, thẻ kế toỏn đặc biệt CHUNG chi tiết Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cõn đối Tài khoản Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng BÁO CÁO TÀI Đối chiếu, kiểm tra CHÍNH
27. Hỡnh thức nhật ký chung – Vớ dụ ⚫ Ngày 1/3/2008, tại DN A cú cỏc nghiệp vụ phỏt sinh như sau: 1. Mua NVL về nhập kho, chưa trả tiền người bỏn: 10 tr.đ 2. Rỳt tiền gửi NH về bổ sung quỹ tiền mặt: 20 tr.đ 3. Người mua trả khoản nợ từ kỳ trước bằng tiền mặt: 50 tr.đ ⚫ Yờu cầu: Giả sử DN vận dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung, hóy phản ỏnh cỏc nghiệp vụ trờn vào sổ nhật ký chung và cỏc sổ cỏi tương ứng.
28. Hỡnh thức nhật ký chung ⚫ Ưu điểm ⚫ Nhược điểm ⚫ Điều kiện vận dụng
29. Hènh thức chứng từ ghi sổ ⚫ Đặc trưng cơ bản: ⚫ Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm: ⚫ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. ⚫ Ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ Cỏi. ⚫ Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế. ⚫ Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn. ⚫ Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: ⚫ Chứng từ ghi sổ; (Nhật ký tài khoản) ⚫ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; (Nhật ký tổng quỏt) ⚫ Sổ Cỏi; ⚫ Cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết.
30. Chứng từ ghi sổ
31. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
32. Sổ cỏi (1)
33. Sổ cỏi (2)
34. TRèNH Chứng từ kế toỏn TỰ GHI Sổ, thẻ SỔ KẾ Sổ quỹ Sổ, thẻ Bảng tổng hợp kế toán kế toỏn TOÁN chứng từ kế chi tiết THEO toỏn cựng loại chi tiết HèNH THỨC Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI c.từ ghi sổ SỔ KẾ TOÁN Bảng CHỨNG Sổ Cỏi tổng hợp chi TỪ GHI tiết SỔ Bảng CĐ tài khoản Ghi chỳ: Ghi hàng ngày BÁO CÁO TÀI Ghi cuối thỏng CHÍNH Đối chiếu, kiểm tra
35. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ ⚫ Ưu điểm ⚫ Nhược điểm ⚫ Điều kiện vận dụng
36. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ – Vớ dụ
37. Hỡnh thức nhật ký chung ⚫ Thớch hợp với điều kiện kế toỏn thủ cụng ⚫ Đọc giỏo trỡnh
38. III. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ Mễ HèNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ⚫ Bộ mỏy kế toỏn ⚫ Đơn vị kế toỏn ⚫ Khối lượng cụng tỏc kế toỏn và cỏc phần hành kế toỏn ⚫ Bộ mỏy kế toỏn ⚫ Kế toỏn trưởng ⚫ Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn ⚫ Mụ hỡnh tập trung ⚫ Mụ hỡnh phõn tỏn. ⚫ Mụ hỡnh hỗn hợp
39. IV. ĐẢM BẢO TÍNH TRUNG THỰC VÀ HỢP Lí CỦA THễNG TIN KẾ TOÁN ⚫ Hệ thống kiểm soỏt nội bộ ⚫ Hoạt động kiểm toỏn ⚫ Hệ thụng chuẩn mực kế toỏn – Hướng dẫn việc tạo lập cỏc thụng tin kế toỏn ⚫ Hoạt động của cỏc tổ chức nghề nghiệp ⚫ Yờu cầu về năng lực chuyờn mụn và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toỏn. ⚫ Cỏc chứng chỉ nghề nghiệp ⚫ Chuẩn mực về đạo đức của người làm kế toỏn và kiểm toỏn
40. Learning Objective 1 Identify the types of problems that can appear in financial statements.
41. What Are Three Reasons for Problems in the Financial Statements? Error—Occurs when care is not taken in recording, posting, and/or summarizing transactions. Corrected upon detection. Disagreement—Because accounting involves judgment and because auditors and management have different incentives, the possibility for honest disagreement exists. Fraud—Intentional manipulation.
42. Types of Errors in the Reporting Process Transactions and journal entries. Aug 1 Supplies . . . . . . . . . . . . . . . 100 Cash . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Postage stamps. ? What types of errors are possible? The receipt was lost and not recorded. The amount was entered incorrectly. The entry is fraudulent.
43. Types of Errors in the Reporting Process Accounts and ledgers. ? What types of errors are possible? Journal entry data are not summarized appropriately or accurately. Amounts are included in expense or revenue accounts rather than asset or liability accounts. Intentional fraud.
44. Describe Some Ways to Do Fraudulent Financial ⚫ TwoReporting. entries are made: ⚫one to match the invoice and ⚫one for cash (which is kept). ⚫ False transactions for which there are no legitimate invoices or receipts. ⚫Listing sales that don’t exist. ⚫Not recording sales returns or uncollectible receivables. ⚫Not recording expenses, understating liabilities, or overstating assets. ⚫ Unreasonable estimates or judgments that mean the difference between showing a profit or a loss.
45. Learning Objective 2 Describe the safeguards employed within a firm to ensure that financial statements are free from problems.
46. Define Internal Control Structure Policies and procedures established to provide management with reasonable assurance that the firm’s objectives will be met. Designed to protect investors and creditors and help management in their efforts to effectively and efficiently run their organization.
47. What Are Some Concerns When Designing Internal Control Structures? To provide accurate accounting records and financial statements. To safeguard assets (cash, property, employees, confidential information, reputation, and image) and records. To effectively and efficiently run operations without duplication of effort or waste. To follow management policies. To comply with the Foreign Corrupt Practices Act. $ $
48. Policies and Procedures 1. The control environment. 2. The accounting system. 3. The control procedures.
49. What Are the Three Parts of the Control Structure? Identifies,SegregationManagement assembles, of philosophy duties: classifies, and operating style. analyzes,Authorization records, and reports the firm’s transactions.Does management follow Recordcontrols? keeping Control Environment AccountabilityCustodyDoes managementof for assets assets stress ValidProper transactionsimportance procedures of controls? for Organizational structure. Properlyauthorization authorized transactions Are there clear lines of CompletenessAdequateauthority documents of and records responsibility? and Accounting System records Proper classificationIs just one person Physicalresponsible control for over each assets Proper timing and recordsfunction? Proper valuation IndependentAudit committee. checks on Control Procedures Correctperformance Typicallyposting andmembers are on the summarizationboard of directors. Internal and external auditors are accountable to the committee.
50. What Are the Guidelines on Reporting on Internal Controls? Management of public companies * are required by law to issue a management statement in annual report. * must acknowledge their responsibility for a good system of internal controls.
51. Learning Objective 3 Understand the need for monitoring by independent parties.
52. Monitoring System Who makes sure the internal control system is functioning properly? What about disagreements in judgment, and who decides what is reasonable? While the vast majority of managers would not intentionally bias the financial statements, their incentives may cause them to influence the process.
53. Learning Objective 4 Describe the role of auditors and how their presence affects the integrity of financial statements.
54. Role of Internal Auditors Who are internal auditors? An independent group of experts in control, accounting, and operations. What do they do? Monitor operating results and financial records. Evaluate internal controls. Assist with increasing efficiency and effectiveness of operations. Detect fraud.
55. Role of External Auditors Who are external auditors? Employees of CPA firms. What do they do? Perform SEC-required audits. Examine financial statements in accordance with GAAP to be certain they are free from material (significant) misstatement. Provide reasonable assurance that financial statements are “presented fairly.”
56. What Do Auditors Do? Provide an independent assessment of a firm’s internal control system. Study the control system to determine if they can rely upon it as they audit. Interview employees to see if procedures are understood. to see if proper documentation is being made. to see if proper authorization is being obtained. to identify potential weaknesses in the system. (continued)
57. What Do Auditors Do? Observe operations to verify compliance with procedures. to verify inventory. Sample a set of transactions for analysis to conclude if procedures are complied with. to determine if system is reliable. Confirmation of records to verify existence of accounts. with customers to verify account balances. Perform analytical procedures involving comparative ratio analysis.
58. Are Auditors Independent? AUDITORS MANAGEMENT Responsible to financial Pays the statement users to ensure auditors. they are Wants to use represented fairly. the least Avoid litigation conservative and damages by estimates. providing unbiased and fair Desires to information. present the Have a reputation to protect. most favorable position. It is this tension that provides users with information that fairly represents the business’s performance.