Kế toán tài chính - Chương I: Những vấn đề chung về kế toán tài chính doanh nghiệp

Nội dung text: Kế toán tài chính - Chương I: Những vấn đề chung về kế toán tài chính doanh nghiệp

1. Ch−ơng I: những vấn đề chung về kế toán tμi chính doanh nghiệp 1.1. Đặc điểm của kế toán tài chính doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp, để quản lý tài sản và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khắc nhau. Kế toán ở doanh nghiệp với chức năng thu nhận, xử lý, hệ thống hoá thông tin vè toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiẹp nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô đã trở thành một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần,vận hành theo cơ chế thị tr−ờng, kế toán đ−ợc xác đinh nh− một mặt của hoạt động kinh tế nói chung, quá trình sản xuất kinh doanh nói riêng và kế toán đ−ợc định nghĩa theo nhiều cách khác nhau -Theo uỷ ban thực hành kiểm toán quốc tế “ một hệ thống kế toán là hàng loạt các nhiệm vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiệp vụ đ−ợc sử lý nh− một ph−ơng tiện các ghi chép tài chính “ -Theo Gene Allen Gohlke giáo s− tiến sỹ viện đại học Wiscónsin :” Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận ,phân loại ,tóm tắt và giải thích các nghiệp vụ tài chính của 1 tổ chức ,giúp ban giám đốc có thể căn cứ vào đó mà làm quyết định “ -Theo Rober CN AnthoNy tiến sỹ tr−ờng đại học Harvard “Kế toán là một ngôn ngữ của việc kinh doanh “ -Theo liên doàn kế toán quốc tế (IFAC) Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phản ánh, tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó. -Theo luật kế toán, đ−ợc Quốc hội n−ơc Cộng hoà xã hôi chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính d−ới hình thức giá trị, hiện vật và thòi gian lao động. Với các cách định nghĩa khác nhau nh−ng đều thể hiện bản chất của kế toán là hệ thống thông tịn và kiểm tra vè hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.Thông tin kế toán trong các doanh nghiệp đ−ợc nhiều đối t−ợng quan tâm ở các ph−ơng diện,mức độ và mục đích khác nhau: các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm thông tin kế toán về tình hình tài chính, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp để có quyết định trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các cơ quan Nhà n−ớc quan tâm thông tin kế toán đẻ kiểm soát kinh doanh và thu thuế,các nhà đầu t− quan tâm thông tin kế toán đrr quyết định đầu t− .Căn cứ vào phạm vi, yêu cầu và mục đích cung cấp thông tin kế toán ở doanh nghiệp, kế toán đ−ợc phân chia thànhkế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối t−ợng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. Kế toá quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Nh− vậy ké toán tài chính và kế toán quản trị là những bộ phận cấu thành công tác kế toán trong mõi doanh nghiệp, đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp. -Mục đích của kế toán tài chính Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh, doanh nghiệp với t− cách một chủ thể kinh tế th−ờng có mói quan hệ kinh tế với các đối t−ợng khác nhau ngoài doanh nghiệp. Các đối t−ợng này luân quan tâm đến tình hình tài chính, tình tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh−: tổng tài sản, khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp, khả năng thanh toán và mức độ sinh lời của doanh nghiệp để quyết định các mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp. Đồng thời các cơ quan quản lý Nhà n−ớc, cơ quan thuế cũng quan tâm đến tình hình tài chính, tình hình hoạt động của doanh nghiệp để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp vàviệc chấp hành chính sách của nhà n−ớc. Những thông tin đó đ−ợc thông qua báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Nh− vậy mục đích của kế toán tài chính ngoài cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý thì chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối t−ợng bên ngoài doanh nghiệp - Đặc điểm của kế toán tài chính: 1
2. +Kế toán tài chính cung cấp thông tin chủ yếu cho các đói t−ợng bên ngoài doanh nghiệp,do đó để đảm bảo tính khách quan, thống nhất kế toán tài chính phải tuân thu các nguyên tắc, các chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuản mực quốc tế về kế toán đ−ợc các quốc gia công nhận. +Kế toán tài chính mang tính pháp lệnh, nghĩa là đ−ợc tổ chứcở tất cả các đơn vị kế toán và hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính đều phải tuân thu các quy định thống nhất nếu muốn đ−ợc thừa nhận +Thông tin kế toán tài chính cung ấp là những thông tin thực hiện về những hoạt động đã phát sinh, đã xẩy ra và mang tính tổng hợp thể hiện d−ới hình tháI giá trị + Báo cáo của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính phẩnnhs tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thờikỳ và kỳ báo cáo của kế toán tài chính đ−ợc thực hiện theo định kỳ th−ờng là hàng năm 1.2 Nội dung và phạm vi của kế toán tài chính Doanh nghiệp để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, cần thiết phải có tài sản tiền vốn và quá trình hoạt động của doanh nghiệp là quá trình tiến hành các quá trình kinh tế khác nhau nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ nhất định. Trong quá trình hoạt động ở doanh nghiệp hình thành các mối quan hệ kinh tế liên quan đến nhiều đối t−ợng khác nhau, để đảm bảo tính hữu ích của thông tin cung cấp nghĩa là đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các đối t−ợng quan tâm thông tin kế toán. Nội dung kế toán tài chính phải khái quát đ−ợc toàn bộ các loại tài sản tiền vốn và các hoạt động kinh tế diễn ra, các quan hệ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp. Do đó, nội dung cơ bản của kê toán tài chính trong doanh nghiệp bao gồm: -Kế toán các loại tài sản Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu đ−ợc lợi ích kinh tế trong t−ơng lai. Tài sản của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại đ−ợc biểu hiên d−ới hình tháI vật chất nh− nhà xuởng, máy móc thiết bi, vật t−, hàng hoá hoăc không thể hiện d−ới hình tháI vật chất nh− bản quyền, bằng sáng chế nh−ng phảI thu đ−ợc lợi ích kinh tế trong t−ơng laivà thuộc quyền kiểm soát coả doanh nghiệp. Tài sản của doanh nghiệp còn bao gồm các tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh−ng doanh nghiệp kiểm soát đ−ợc và thu đ−ợc lợi ích kinh tế trong t−ơng lai, nh− tài sản thuê tài chính, hoặc có những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và thu đ−ợc lợi íchkinh tế trong t−ơng lainh−ng có thể không kiểm soát đ−ợc về mặt pháp lý, nh− bí quyết kỹ thuật thu đ−ợc từ hoạt động triển khai có thể thoả mãn các điều kiện trong định nghĩa về tài sản khi các bí quyết đó còn giữ đ−ợc bí mật và doanh nghiệp còn thu đ−ợc lợi ích kinh tế. Trong doanh nghiệp tài sản là cơ sở để tiến hành sản xuất kinh doanh, kế toán phảI phản ánh đ−ợc hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tài sản theo từng loại từng địa điểm bảo quản, sử dụng. -Kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu Nơ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu là nguồn hình thành những tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua nh− mua hàng hoá ch−a trả tiền, sử dụng ch−a thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, phảI trả nhân viên, thuế phải nộp vv những nghĩa vụ đó doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của minh Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: vốn của các nhà đầu t−, thặng d− vốn cổ phần, lợi nhuận ch−a phân phối, các quỹ và chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản. Thông tin về nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu giúp cho các đối t−ợng sử dụng thông tin đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp nh− mức độ khả năng tự tài trợ. Do vậy cùng với thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về tình hình, sự biến động của tài sản kế toán tài chính phảI thu nhận xử lý thông tin về từng nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. - Kế toán chi phí, doanh thu và thu nhập khác Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp là quá trình doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định và cũng là quá trình doanh nghiệp thu đ−ợc các khoản doanh thu và thu nhập khác. 2
3. Chi phí của doanh nghiệp là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán d−ới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí của doanh nghiệp bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông th−ờng và chi phí khác. Doanh thu và thu nhập khác của doanh nghiệp là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đ−ợc trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông th−ờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu. Chi phí, doanh thu và thu nhập khác là hai mặt của quả trình hoạt động ở doanh nghiệp, thông tin về chi phí, doanh thu và thu nhập khác là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng sinh lời ở doanh nghiệp của các đối t−ợng quan tâm. Do đó kế toán tài chính phảI thu thập xử lý cung cấp thông tin chi phí, doanh thu và thu nhập khác của từng hoạt động chính xác, trung thực. Với chức năng thu thập, xử lý, cung cấp và phân tích các thông tin cho các đối t−ợng bên ngoài doanh nghiệp, xét theo phần hành công việc, nội dung kế toán tài chính bao gốm : + xác định các chứng từ kế toán xử dụng, lập, xử lý, luân chuyển các chứng từ kế toán + Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toánửơ doanh nghiệp + Tổ chức hệ thống sỏ kế toán + Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính - Phạm vi của kế toán tài chính Kế toán tài chính là một bộ phận của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Phạm vi của kế toán tài chính là phản ánh toàn bộ các loại tài sản, nguốn hình thành tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính và các quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên với mục đích đã xác định nó chỉ phản ảnh các đối t−ợng ở dạng tổng quát phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Trong các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phảI căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quảnlý xác định rõ phạm vi cụ thể của kế toán tài chính, phân định rõ giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị đảm bảo không trùng lắp đáp ứng yêu cầu thông tin khác nhau của các đối t−ợng qua tâm đến thông tin kế toán ở doanh nghiệp. 1.3 Nguyên tắc và yêu cầu của kế toán tài chính 1.3.1 Các nguyên tắc của kế toán tài chính Các đối t−ợng bên ngoài doanh nghiệp quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp trên các ph−ơng diện, phạm vi và mức độ khác, để đảm bảo tính hữu ích của thông tin kế toán, việc xử lý các nghiệp vụ kế toán và lập báo cáo tài chính, kế toán tài chính phảI tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản đã đ−ợc thừa nhận - Cơ sở dồn tích Các giao dịch, các sự kiện và mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải đ−ợc ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính của kỳ kế toán liên quan tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu, thực chi tiền hoặc t−ơng đ−ơng tiền. Báo cáo tài chính đ−ợc lập trên cơ sở dồn tích phải phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và t−ơng lai. - Hoạt động liên tục Trên thực tế hàng năm đều có các tổ chức phải ngừng hoạt động, phá sản do các nguyên nhân khác nhau, song đại bộ phân là chúng tiếp tục hoạt động. Yêu cầu của nguyên tắc “Hoạt động liên tục” báo cáo tài chính phảI đ−ợc lập trên cơ sở giả định doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình th−ờng trong t−ơng lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cung nh− không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phảI thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Thực hiện nguyên tắc này thì toàn bộ TS của doanh nghiệp đ−ợc sử dụng để kinh doanh chứ không phải để bán do đó kế toán phản ánh theo giá phí chứ không phản ánh theo giá thị tr−ờng. 3
4. Khi lập và trình bày báo cáo tài chính, Giám đốc (hoặc ng−ời đứng đầu) doanh nghiệp cần phải đánh giá về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Khi đánh giá, nếu Giám đốc (hoặc ng−ời đứng đầu) doanh nghiệp biết đ−ợc có những điều không chắc chắn liên quan đến các sự kiện hoặc các điều kiện có thể gây ra sự nghi ngờ lớn về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp thì những điều không chắc chắn đó cần đ−ợc nêu rõ. Nếu báo cáo tài chính không đ−ợc lập trên cơ sở hoạt động liên tục, thì sự kiện này cần đ−ợc nêu rõ, cùng với cơ sở dùng để lập báo cáo tài chính và lý do khiến cho doanh nghiệp không đ−ợc coi là đang hoạt động liên tục. -Nguyên tắc giá phí : Xuất phát từ nguyên tắc doanh nghiệp hoạt động liên tục, tài sản của doanh nghiệp là cơ sở để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác quản lý tài sản, kế toán th−ờng quan tâm đến giá phí hơn là giá thị tr−ờng. Giá phí thể hiện toàn bộ chi phí doanh nghiệp bỏ ra để có đ−ợc tài sản và đ−a tài tản về trạng thái sãn sàng sử dụng, nó là cơ sở cho việc so sánh để xácđịnh hiệu quả kinh doanh. Nguyên tắc giá phí đòi hỏi tài sản phải đ−ợc kế toán ghi nhận theo giá phí. Giá phí của tài sản đ−ợc tính theo sốtiền hoặc t−ơng đ−ơng tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đ−ợc ghi nhận. Giá phí của tài sản không đ−ợc thay đổi trừ khi có quy định khác của pháp luật. - Nhất quán Công tác kế toán trong các doanh nghệp tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ yêu cầu quản lý có thể áp dụng các chính sách và ph−ơng pháp kế toán khác nhau. Để đảm bảo tính so sánh của thông tin số liệu kế toán giữa các thời kỳ trong việc đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, tức là các chính sách kế toán và ph−ơng pháp kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn phảI đ−ợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Tr−ờng hợp có sự thay đổi chính sách và ph−ơng pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và sự ảnh h−ởng của sự thay đổi đó đến các thông tin kế toán. -Thận trọng Để không làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin kế toán, công tác kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết khi lập các −ớc tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nh−ng không lập quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của tài sản và các khoản thu nhập - Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phảI trả và chi phí - Doanh thu và thu nhập chỉ đ−ợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đ−ợc lợi ích kinh té, còn chi phí phảI đ−ợc ghi nhận khi có bằng chứngvề khả năng phát sinh chi phí. -Trọng yếu Thông tin đ−ợc coi là trọng yếu trong tr−ờng hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh h−ởng đến quyết định kinh tế của ng−ời sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót đ−ợc đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải đ−ợc xem xét trên cả ph−ơng diện đinh l−ợng và định tính. Khi lập các báo cáo tài chính từng khoản mục trọng yếu phải đ−ợc trình bày riêng biệt trong báo cáo tài chính. Các khoản mục không trọng yếu thì không phải trình bày riêng rẽ mà đ−ợc tập hợp vào những khoản mục có cùng tính chất hoặc chức năng. Để xác định một khoản mục hay một tập hợp các khoản mục là trọng yếu phải đánh giá tính chất và quy mô của chúng. Tuỳ theo các tình huống cụ thể, tính chất hoặc quy mô của từng khoản mục có thể là nhân tố quyết định tính trọng yếu. Ví dụ, các tài sản riêng lẻ có cùng tính chất và chức năng đ−ợc tập hợp vào một khoản mục, kể cả khi giá trị của khoản mục là rất lớn. Tuy nhiên, các khoản mục quan trọng có tính chất hoặc chức năng khác nhau phải đ−ợc trình bày một cách riêng rẽ. Theo nguyên tắc trọng yếu, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuân thủ các quy định về trình bày báo cáo tài chính của các chuẩn mực kế toán cụ thể nếu các thông tin đó không có tính trọng yếu. 4
5. - Phù hợp Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chi phí và doanh thu là hai mặt thống nhất của cùng một quá trình, chi phí là cơ sở nguồn gốc tạo ra doanh thu, doanh thu là kết quả của chi phí bỏ ra là nguồn bù đắp chi phí. Do đó việc ghi nhận doanh thu và chi phí phảI phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phảI ghi nhận một khoản chi phí t−ơng ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí t−ơng ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ tr−ớc hoặc chi phí phảI trả nh−ng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. 5
6. 1.3.2 Các yêu cầu của kế toán tài chính Với mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối t−ợng bên ngoài doanh nghiệp, kế toán tài chính trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau Thứ nhất là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phảI đảm bảo tính trung thực, phản ánh đúng thực tế về hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phải khách quan, phản ánh đúng thực tế không bị xuyên tạc,cản trở bởi bất kỳ một định kiến nào Thứ ba là thông tin, số liệu kế toán tài chính cung cấp phảI đảm bảo đầy đủ và kịp thời. Mọi nghiệp vị kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến tài sản, các hoạt động kinh tế, các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phảI đ−ợc ghi chép phản ánh báo cáo đầy đủ, không bỏ sót. Việc ghi nhận, báo cáo đ−ợc thực hiện ngay sau khi phát sinh hoặc tr−ớc hay đúng thời hạn quy định . Thứ t− là thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu đối với ng−ời sử dụng. Ng−ời sử dụng ở đây đ−ợc hiểu là ng−ời có kiến thức về kinh doanh và hoạt động kinh tế, hiểu biết về kế toán ở mức trung bình.tính rõ ràng và dễ hiểu giúp ng−ời sử dụng thông tin hiếu đúng về tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó có quyết định đúng đắn. Tuy nhiên tr−ờng hợp, thông tin về những vẫn đề phức tạp cần phảI có kèn theo giảI trình thuyết minh Thứ năm là thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp phải đảm bảo tính có thể so sánh Thứ sáu thông tin số liệu kế toán tài chính cung cấp phải đảm bảo tính hữu ích. Tính hữu ích của thông tin kế toán thể hiện việc đáp ứng nhu cầu khác nhau của các đối t−ợng sử dụng thông tin. Ngoài những yêu cầu xét về ph−ơng diện thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, với góc độ là một bộ phận cấu thành kế toán trong các doanh nghiệp , kế toán tài chính đ−ợc tổ chức trong các doanh nghiệp phải đáp ứng đ−ợc yêu cầu tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán quốc gia và quốc tế và các quy định của chế độ kế toán. đồng thời phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp 6
7. Ch−ơng ii : Kế toán tμi sản bằng tiền vμ các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp I - Kế toán tμi sản bằng tiền 1. Những quy định chung về hạch toán tài sản bằng tiền và xử lý ảnh h−ởng thay đổi chênh lệchtỷ giá hối đoái Tài sản bằng tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển, bao gồm cả tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc và các kim loại quý hiếm, Việc hạch toán tài sản bằng tiền phải tuân theo những quy định hiện hành và chế độ quản lý, l−u thông tiền tệ của Nhà n−ớc. - Hạch toán tài sản bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam - Những doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (Nếu đ−ợc chấp thuận) để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc phải sử dụng tỷ giá hối đoái ngày giao dịch, tỷ giá giao dịch bình quân trên thị tr−ờng liên ngân hàng do ngân hàng nhà n−ớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (Gọi tắt là tỷ giá giao dịch) • Khi phát sinh các nghiệp vụ thu bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để quy đổi sang Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. • Khi phát sinh các nghiệp vụ chi bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong trong kỳ để ghi sổ(Gọi tắt là tỷ giá thực tế ghi sổ). Khi tính tỷ giá thực tế chi ngoại tệ (tỷ giá thực tế ghi sổ) có thể áp dụng một trong các ph−ơng pháp sau: - Ph−ơng pháp giá bình quân gia quyền - Ph−ơng pháp nhập tr−ớc, xuất tr−ớc - Ph−ơng pháp nhập sau, xuất tr−ớc • Đối với các tài khoản Doanh thu, Hàng tồn kho, TSCĐ, Chi phí khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán. • Đối với Bên Nợ các tài khoản Nợ phải thu; Bên Có các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán. • Đối với Bên Có các tài khoản Nợ phải thu; Bên Nợ các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá ngày nhận nợ (Gọi tắt là tỷ giá thực tế ghi sổ) để ghi sổ kế toán. Chênh lệch tỷ giá trong kỳ phản ánh vào tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái). Cuối cuối năm tài chính, kế toán đánh giá lại số d− của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái bình quân trên thị tr−ờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n−ớc Việt nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Chênh lệch tỷ giá hối đoái phản ánh vào tài khoản 413 (4131). Ngoại tệ đ−ợc hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán ). Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái. • Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm d−ơng lịch (đã đ−ợc chấp thuận) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đ−ợc ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính. 7
8. Đối với doanh nghiệp vừa có hoạt động kinh doanh, vừa có hoạt động đầu t− XDCB, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động đầu t− XDCB thì cũng xử lý các chênh lệch tỷ giá hối đoái này vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính. Doanh nghiệp không đ−ợc chia lợi nhuận hoặc trả cổ tức trên lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. • Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến hoạt động đầu t− xây dựng (giai đoạn tr−ớc hoạt động): Trong giai đoạn đầu t− xây dựng, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phản ánh luỹ kế trên Bảng cân đối kế toán (Chỉ tiêu Chênh lệch tỷ giá hối đoái). Khi kết thúc quá trình đầu t− xây dựng, chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh trong giai đoạn đầu t− xây dựng (lỗ hoặc lãi tỷ giá hối đoái) không tính vào trị giá TSCĐ mà kết chuyển toàn bộ vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính của năm tài chính có TSCĐ và các tài sản đầu t− hoàn thành đ−a vào hoạt động hoặc phân bổ tối đa là 5 năm (kể từ khi công trình đ−a vào hoạt động). Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính và ở thời điểm quyết toán, bàn giao đ−a TSCĐ vào sử dụng (lỗ hoặc lãi tỷ giá hối đoái) không tính vào trị giá TSCĐ hoàn thành đầu t− mà phân bổ vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính của các kỳ kinh doanh tiếp theo với thời gian tối đa là 5 năm (kể từ khi công trình đ−a vào hoạt động). - Đối với vàng, bạc, đá quý phản ánh ở tài khoản tài sản bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số l−ợng, trọng l−ợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đ−ợc tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá đ−ợc thanh toán). Khi tính giá xuất của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý áp dụng một trong các ph−ơng pháp : - Ph−ơng pháp bình quân gia quyền - Ph−ơng pháp tính giá thực tế đích danh - Ph−ơng pháp nhập tr−ớc, xuất tr−ớc; - Ph−ơng pháp nhập sau, xuất tr−ớc. 2. Kế toán tiền mặt 2.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền mặt Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý. Kế toán tiền mặt cần tuân theo những quy định sau: - Chỉ phản ánh vào TK111 - Tiền mặt, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bac, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với những khoản tiền thu đ−ợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi bên Nợ TK 111 - Tiền mặt mà ghi vào bên Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. - Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký c−ợc, ký quỹ tại doanh nghiệp xây lắp thì việc quản lý và hạch toán nh− các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tr−ớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đong, đo, đếm số l−ợng và trọng l−ợng, giám định chất l−ợng. Sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của ng−ời ký c−ợc, ký qũy trên dấu niêm phong. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ng−ời nhận, ng−ời giao, ng−ời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số tr−ờng hợp phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký c−ợc, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. 8
9. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 2.2. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt. Kết cấu TK 111 nh− sau: Bên Nợ : • Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng, bạc, đá quý nhập quỹ • Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thừa phát hiện khi kiểm kê • Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền mặt ngoại tệ) Bên Có: • Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý xuất quỹ • Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thiếu ở quỹ tiền mặt • Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số d− bên Nợ: Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý còn tồn quỹ. Tài khoản 111 - Tiền mặt đ−ợc chi tiết thành 3 TK cấp II. - TK 1111 - Tiền Việt Nam. - TK 1112 - Ngoại tệ. - TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 2.3. Kế toán thu - chi tiền mặt bằng tiền Ngân hàng Việt Nam 9 Khi thu tiền bán hàng, kế toán ghi: - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ. Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà n−ớc (3331) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp tính trực tiếp Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ 9 Khi thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. Có TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà n−ớc (3331) 9 Khi thu tiền từ các khoản nợ phải thu, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 131 - Phải thu khách hàng. Có TK 136 - Phải thu nội bộ. Có TK 138 - Phải thu khác. Có TK 141 - Tạm ứng. Có TK 144 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn. Có TK 244 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ dài hạn. 9 Nhận vốn ngân sách, cấp trên cấp, nhận vốn góp liên doanh bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. 9 Khi thu tiền từ các hoạt động đầu t−, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 9 Khi xuất tiền mặt để mua vật t−, hàng hoá, tài sản. - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ, ghi 9
10. Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157,211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 111 - Tiền mặt (1111) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp tính trực tiếp. Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111 - Tiền mặt (1111) 9 Khi xuất tiền mặt để trả tiền vay, các khoản phải trả. Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 341 - Vay dài hạn. Nợ TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán. Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp NN. Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ. Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 111 - Tiền mặt (1111). 9 Khi xuất tiền mặt để chi cho các hoạt động đầu t− tài chính. Nợ TK 121, 128, 221, 222, 223 Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 111 - Tiền mặt (1111) 9 Khi xuất tiền mặt ký c−ợc, ký quỹ, ghi. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK 244 - Ký c−ợc, ký quý dài hạn. Có TK 111 - Tiền mặt (1111) 9 Khi xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng, tạm ứng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Nợ TK 141 - Tiền tạm ứng. Có TK 111 - Tiền mặt (1111) 2.4. Kế toán thu - chi ngoại tệ : Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị tr−ờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n−ớc Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, ghi: 9 Khi bán hàng thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331) Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ 9 Các khoản doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ: Nợ TK 111-Tiền mặt (1112) Có TK 515 - Doanh thu HĐTC Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331) Đồng thời ghi: Nợ TK 007- Nguyên tệ 9 Khi thu đ−ợc tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ (Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ ): - Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu, ghi: Nợ các TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). 10
11. Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ - Khi phát sinh các khoản vay bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 311, 341(Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Xuất quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ để thanh toán, chi trả cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu có chênh lệch giữa tỷ giá thực tế thu ngoại tệ trong kỳ và tỷ giá ngày phát sinh nghiệp vụ chi ngoại tệ thì phản ánh số chênh lệch này trên tài khoản 515 (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc tài khoản 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái): 9 Khi mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ: - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua vật t−, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ: Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Theo tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài hàng hoá, dịch vụ, ghi: Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 111 (1112) (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái). 9 Khi thanh toán nợ phải trả (Phải trả ng−ời bán,vay ngắn hạn, dài hạn, nợ dài hạn, ): - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342 (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 111 (1112) (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán). 9 Khi xuất quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam để mua ngoại tệ nhập quỹ: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1112) Có TK 111 - Tiền mặt (1111) Đồng thời ghi: Nợ TK 007 - Nguyên tệ 9 Khi bán ngoại tệ thu bằng tiền Việt Nam: - Nếu tỷ giá hối đoái ngày xuất bán > tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Có TK 515 - Doanh thu HĐTC Có TK 111- Tiền mặt (1112) Đồng thời ghi: Có TK 007- Nguyên tệ - Nếu tỷ giá hối đoái ngày xuất bán < tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111) Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 111 - Tiền mặt (1112) Đồng thời ghi: Có TK 007 - Nguyên tệ Thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n−ớc công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động đầu t− xây dựng cơ bản (giai đoạn tr−ớc hoạt động) (TK 4132) và của hoạt động sản xuất, kinh doanh (TK 4131): 9 Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132). 11
12. 9 Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) Có TK 111 (1112) 2.5. Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Đối với các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài sản này thì phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin nh−: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán Các loại vàng, bạc, đá quý đ−ợc ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các ph−ơng pháp tính giá thực tế nh−: ph−ơng pháp giá đơn vị bình quân; nhập tr−ớc, xuất tr−ớc; nhập sau, xuất tr−ớc hay ph−ơng pháp đặc điểm riêng. Song từng loại vàng bạc, đá quý lại có những đặc điểm riêng và giá trị khác nhau nên sử dụng ph−ơng pháp đặc điểm riêng để tính giá vàng bạc, đá quý xuất dùng là chính xác nhất. 9 Khi nhập vàng, bạc, đá quý, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (1113) Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1112). Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Có TK 144 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn. Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. 9 Khi xuất vàng, bạc, đá quý để cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc hoặc để thanh toán, nếu có chênh lệch giữa giá gốc và giá thanh toán, phần chênh lệch sẽ đ−ợc phản ánh vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán ghi: Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 331 - Phải trả ng−ời bán. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 111 - Tiền mặt (1113) Sổ kế toán: Đối với thủ quỹ, hằng ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi lập báo cáo quỹ gửi cho kế toán quỹ. Kế toán quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi và báo cáo quỹ ghi vào các sổ kế toán tổng hợp . Kế toán tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức NKCT bên có TK 111 đ−ợc phản ánh trên NKCT số 1. Số phát sinh bên nợ TK 111 đ−ợc phản ánh trên bảng kê số 1. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 111 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. 3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. 3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền gửi Ngân hàng Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kinh doanh của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi ). Khi nhận đ−ợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, ch−a xác định đ−ợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảo sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc đ−ợc ghi vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 12
13. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (tiền Đồng Việt nam, ngoại tệ các loại) Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 3.2. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của DN tại các ngân hàng và các Công ty tài chính. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 Bên Nợ: • Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính tăng trong kỳ • Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên Có: • Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính giảm trong kỳ • Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền gửi ngoại tệ). Số d− bên Nợ: Số d− các khoản tiền gửi ở Ngân hàng, các tổ chức tài chính hiện còn cuối kỳ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp hai: - TK 1121 - Tiền Việt Nam - TK 1122 - Ngoại tệ - TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam 9 Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 111- Tiền mặt 9 Nhận đ−ợc giấy “Báo Có” của Ngân hàng về số tiền đang chuyển, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 113 - Tiền đang chuyển 9 Thu hồi các khoản ký c−ợc, ký quỹ bằng TGNH, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 144, 244 9 Nhận tiền ứng tr−ớc hoặc khách hàng trả nợ , căn cứ vào giấy “Báo Có” của Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Nhận các khoản ký quỹ, ký c−ợc bằng tiền gửi Ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 344 - Nhận ký quỹ, ký c−ợc dài hạn 9 Khi thu tiền bán hàng qua TK TGNH, Ngân hàng đã “Báo Có”, kế toán ghi: - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà n−ớc(3331) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp tính trực tiếp Nợ TK112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ 9 Khi thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. Có TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà n−ớc (3331) 9 Khi thu tiền từ các khoản nợ phải thu, ghi: 13
14. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 131 - Phải thu khách hàng. Có TK 136 - Phải thu nội bộ. Có TK 138 - Phải thu khác. Có TK 141 - Tạm ứng. 9 Nhận vốn ngân sách cấp, cấp trên cấp, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần bằng TGNH: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. 9 Khi thu tiền từ các hoạt động đầu t−, ghi Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) Có TK 121, 128, 221, 222, 223, 228 9 Khi rút TGNH để mua vật t−, hàng hoá, TSCĐ - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ, ghi Nợ TK 151, 152, 156, 157, 211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp tính trực tiếp. Nợ TK 151, 152, 156, 157, 211, 213 Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi rút TGNH để trả tiền vay, các khoản phải trả. Nợ TK 311, 315, 341, 331, 333, 336, 338 Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi rút TGNH để đầu t− tài chính và chi phí cho các hoạt động đầu t− tài chính. Nợ TK 121, 128, 221, 222, 223 Nợ TK 635 Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi rút TGNH ký c−ợc, ký quỹ, ghi. Nợ TK 144 - Thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK 244 - Ký c−ợc, ký quý dài hạn. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi rút TGNH để giao tạm ứng, ghi: Nợ TK 141 - Tiền tạm ứng. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi rút TGNH để trả tiền chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 811 - Chi phí khác Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121) 9 Khi phát sinh chênh lệch số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp với số liệu trên chứng từ của ngân hàng, cuối tháng ch−a xác định đ−ợc nguyên nhân. - Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng • Khi xác định đ−ợc nguyên nhân 9 Nếu do ngân hàng ghi thiếu Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 138 - Phải thu khác(1381) 9 Nếu do kế toán ghi thừa 14
15. Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 711 - Thu nhập khác. Có TK 138 - Phải thu khác (1381) - Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) • Khi xác định đ−ợc nguyên nhân: - Nếu do ngân hàng ghi thừa, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) - Nếu do kế toán ghi thiếu, tuỳ thuộc vào nguyên nhân, khi xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Có TK 136 - Phải thu nội bộ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Hàng tháng, thu lãi TGNH, căn cứ vào giấy báo Có, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính 2.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ : Kế toán thực hiện t−ơng tự phần kế toán thu chi tiền mặt bằng ngoai tệ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền gửi Ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức Nhật ký chứng từ, số phát sinh bên Có TK 112 đ−ợc phản ánh trên NKCT số 2, số phát sinh bên nợ TK 112 đ−ợc phản ánh trên bảng kê số 2 - TK 112. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 112 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. 3. Kế toán tiền đang chuyển. 3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà n−ớc hoặc đã gửi vào b−u điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng đhối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷể trả cho đơn vị khác nh−ng ch−a nhận đ−ợc giấy báo nợ hay bản kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các tr−ờng hợp: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng. - Chuyển tiền qua b−u điện để trả cho đơn vị khác. - Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp d−ới giao dịch qua ngân hàng nh−ng ch−a nhận đ−ợc giấy báo Nợ hoặc báo Có Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần l−u ý: - Séc bán hàng thu đ−ợc phải nộp vào ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc. - Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu th−ờng xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. - Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với ngân hàng. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ : - Bảng kê nộp séc - Uỷ nhiệm chi 15
16. - Giấy “Báo Có” của Ngân hàng 3.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán tiền đang chuyển sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh tình hình và sự biến động tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 113 nh− sau: Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng trong kỳ. Bên Có: Các khoản tiền đang chuyển giảm trong kỳ. Số d− bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển đến cuối kỳ. TK 113 đ−ợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: - TK 1131: Tiền Việt Nam. - TK 1132: Ngoại tệ. 3.3. Trình tự hạch toán: 9 Khi thu tiền bán hàng nộp thẳng vào ngân hàng ch−a có giấy “Báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp Nhà n−ớc (3331) 9 Khi thu tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản phải thu khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng ch−a có giấy “Báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác 9 Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng ch−a nhận đ−ợc giấy “Báo Có” của Ngân hàng, ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 111 - Tiền mặt 9 Khi nhận đ−ợc giấy “Báo Có” của Ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 113 - Tiền đang chuyển 9 Khi chuyển tiền cho đơn vị khác, thanh toán với ng−ời bán hoặc trả các khoản phải trả khác qua ngân hàng, b−u điện nh−ng ch−a nhận đ−ợc giấy “Báo Nợ”, kế toán ghi: Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng 9 Khi nhận đ−ợc giấy báo nợ, ghi: Nợ TK 136, 336, 331, 338 Có TK 113 - Tiền đang chuyển Sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ: Bảng kê nộp séc, Uỷ nhiệm chi, Giấy “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phản ánh vào nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời căn cứ vào nhật ký chung để vào sổ cái TK 112 và sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, để theo dõi chi tiết các loại nguyên tệ kế toán mở sổ chi tiết TK 007. II. Kế toán các khoản phải thu Các khoản phải thu: Là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đơn vị và các cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi; bao gồm: • Các khoản phải thu của khách hàng. • Các khoản thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ • Các khoản phải thu nội bộ • Các khoản tạm ứng cho CNV • Các khoản thế chấp, ký c−ợc, ký quỹ. 1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng 1.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: 16
17. Các khoản phải thu của khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Trong điều kiện sản xuất thị tr−ờng và l−u thông hàng hoá càng phát triển thì việc bán chịu ngày càng tăng để đẩy mạnh bán ra. Do vậy mà các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu và có xu h−ớng tăng lên trong các khoản phải thu của doanh nghiệp. Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Nội dung ghi chép của tài khoản này nh− sau: Bên Nợ: • Số tiền phải thu khách hàng về vật t−, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp • Trị giá vật t−, hàng hoá, dịch vụ trừ vào tiền ứng tr−ớc • Số tiền thừa trả lại khách hàng. • Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu ng−ời mua có gốc ngoại tệ. Bên Có: • Số tiền đã thu của khách hàng về vật t−, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp • Số tiền của khách hàng ứng tr−ớc • CKTM, CKTD, giảm giá hàng bán và hàng bán trả lại trừ vào nợ phải thu của khách hàng. • Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm đối với khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ • Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng: Thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số d− bên Có vừa có số d− bên Nợ Số d− bên Nợ : Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng Số d− bên Có : Phản ánh số tiền ng−ời mua đặt tr−ớc hoặc trả thừa. 1.2. Trình tự hạch toán: 9 Khi giao hàng hoá cho ng−ời mua hay ng−ời cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán đ−ợc ng−ời mua chấp nhận: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) 9 Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính hay thu nhập khác bán chịu: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính Có TK 711 - Thu nhập khác Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) 9 Tr−ờng hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và đ−ợc trừ vào số nợ phải thu: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Tr−ờng hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hối khấu chấp nhận cho ng−ời mua trừ vào nợ phải thu: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 521 - Chiết khấu th−ơng mại Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Tr−ờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33311) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển 17
18. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Số tiền thanh toán bù trừ với khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ: Nợ TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Tr−ờng hợp khách hàng thanh toán bằng vật t−, hàng hoá : Nợ TK 151, 152, TK 153 Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Tr−ờng hợp ng−ời mua đăt tr−ớc tiền hàng: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng 9 Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng tr−ớc: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN(3331) 9 So sánh trị giá hàng đã giao với số tiền đặt tr−ớc của ng−ời mua, nếu thiếu, ng−ời mua sẽ thanh toán bổ sung, nếu thừa, số tiền trả lại cho ng−ời mua, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 311 - Vay ngắn hạn 9 Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi đ−ợc, xử lý xoá sổ, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 2. Kế toán thuế GTGT đ−ợc khấu trừ 2.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: Thuế giá trị gia tăng đ−ợc khấu trừ chỉ phát sinh ở những đơn vị kinh doanh thuộc đối t−ợng nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ. Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của những hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mà cơ sở kinh doanh mua vào để dùng cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT. Chứng từ sử dụng để hạch toán thuế GTGT đ−ợc khấu trừ phải là hoá đơn GTGT do bên bán lập khi cơ sở mua hàng hoá, dịch vụ hoặc TSCĐ. Tài khoản sử dụng để phản ánh thuế GTGT đ−ợc khấu trừ là TK 133 “Thuế giá trị gia tăng đ−ợc khấu trừ”. Nội dung, kết cấu cuả TK 133: Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ. Bên có: Số thuế GTGT đầu vào đã đ−ợc khấu trừ. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. Số d− bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đ−ợc khấu trừ, đ−ợc hoàn lại . Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp hai - TK 1331: “Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”: dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của vật t− hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ. - TK 1332: “Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ của TSCĐ”: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào của quá trình mua sắm TSCĐ dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT. 2.2. Trình tự hạch toán: 9 Khi mua hàng hoá dịch vụ dùng vào hoạt động SXKD, kế toán phản ánh giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào là giá mua ch−a có thuế GTGT, phần thuế GTGT đầu vào kê khai riêng để đ−ợc hoàn lại, hoặc đ−ợc khấu trừ, kế toán ghi: 18
19. Nợ TK 152, 156, 211, : Trị giá mua ch−a có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán 9 Khi phát sinh chi phí mua hàng, chi phí cho hoạt động SXKD, kế toán phản ánh chi phí ch−a có thuế, phần thuế GTGT đầu vào kê khai riêng để đ−ợc hoàn lại, hoặc đ−ợc khấu trừ, ghi: Nợ TK 152, 156, 211, : Trị giá mua ch−a có thuế GTGT Nợ TK 627, 641, 642, 635, 811 : Chi phí ch−a có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán 9 Tr−ờng hợp bán hàng theo ph−ơng thức hàng đổi hàng, hàng hoá trao đổi thuộc đối t−ợng tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ, ghi: • Doanh thu bán hàng theo ph−ơng thức đổi hàng: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng • Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá đ−a đi trao đổi (đ−ợc khấu trừ) ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Khi nhập khẩu vật t−, hàng hoá phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: • Tr−ờng hợp nhập khẩu hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD thuộc đối t−ợng tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ: Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33312) Khi nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu vào NSNN Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (33312) Có TK 111, 112 9 Tr−ờng hợp thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán trong kỳ, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ - Tr−ờng hợp số thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán kỳ sau, hoặc tính vào chi phí NVL trực tiếp kỳ sau, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1421) Có TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ - Kỳ sau khi tính số thuế GTGT đầu vào không đ−ợc khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1421) 9 Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT đầu vào đ−ợc khấu trừ trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 333 - Thuế và các khoản nộp NN (3331) Có TK133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ 9 Tr−ờng hợp doanh nghiệp đ−ợc cơ quan có thẩm quyền cho phép hoàn lại thuế GTGT đầu vào, khi nhận đ−ợc tiền NSNN hoàn lại, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ 3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ 3.1. Nội dung - Tài khoản sử dụng: 19
20. Các khoản phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Các khoản phải thu nội bộ đ−ợc phản ánh trên tài khoản 136 - Phải thu nội bộ. Nội dung các khoản phải thu phản ánh váo tài khoản 136 bao gồm: - Tại doanh nghiệp cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) • Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã cấp ch−a thu hồi hoặc ch−a quyết toán. • Các khoản cấp d−ới phải nộp theo quy định • Các khoản nhờ cấp d−ới thu hộ • Các khoản đã chi, trả hộ cấp d−ới - Tại doanh nghiệp cấp d−ới (phụ thuộc hoặc trực thuộc). • Các khoản nhờ cấp trên hoặc đợn vị nội bộ khác thu hộ. • Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác. • Các khoản thu vãng lai Các quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp độc lập không phản ánh nh− trên. Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần mở sổ theo dõi chi tiết từng đơn vị có quan hệ, theo từng khoản phải thu và có những biện pháp thu hồi, giải quyết dứt điểm trong niên độ kế toán. Cuối kỳ cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số d− tài khoản 136, 336 với các đơn vị có quan hệ thanh toán, tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản và theo từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản. Nội dung ghi chép của tài khoản 136 nh− sau: Bên Nợ: Phản ánh số vốn kinh doanh đã cấp cho đơn vị cấp d−ới, các khoản chi hộ, trả hộ đơn vị khác, các khoản đơn vị phải thu (cấp d−ới phải nộp lên, cấp trên phải cấp xuống). Bên Có: Phản ánh số tiền đã thu của các khoản phải thu nội bộ, thanh toán bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ cùng một đối t−ợng, quyết toán với các đơn vị thành viện về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng. Số d− bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu ở các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp. Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp hai: - TK 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc, tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên (doanh nghiệp độc lập, tổng công ty) để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị trực thuộc. - TK 1368 - Phải thu khác. Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản thu vãng lai khác giữa các đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp. 3.2. Trình tự kế toán: a. Tại đơn vị cấp trên: 9 Khi cấp vốn kinh doanh cho đơn vị cấp d−ới kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1361) Có TK 111 - Tiền mặt. Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng. Có TK 156 - Hàng hoá 9 Tr−ờng hợp cấp vốn bằng tài sản cố định đã sử dụng ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (giá trị hiện còn)(1361) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn). Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) Có TK 212 - Tài sản cố định đi thuê (nguyên giá) 9 Tr−ờng hợp các đơn vị cấp d−ới nhận cấp vốn kinh doanh từ ngân sách, nhận hàng viện trợ không hoàn lại, nhận quà biếu tặng hoặc mua sắm TSCĐ bằng vốn đầu t− XDCB, quỹ phát triển kinh doanh theo sự uỷ quyền của cấp trên thì khi nhận đ−ợc giấy báo của đơn vị cấp d−ới cấp trên ghi: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1361). 20
21. 9 Khi tính toán các khoản phải thu ở các đơn vị cấp d−ới về lợi nhuận, về quỹ quản lý, về các quỹ doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) Có TK 451 - Quỹ quản lý của cấp trên. Có TK 421 - Lãi ch−a phân phối Có TK 414 - Quỹ phát triển doanh nghiệp Có TK 415 - Quỹ dự trữ. Có TK 431 Quỹ khen th−ởng phúc lợi. 9 Phải thu cấp d−ới về tiền bán hàng: Nợ TK136 (1368- chi tiết đơn vị ): Tổng giá thanh toán Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp. 9 Khi chi hộ các khoản nợ của các đơn vị cấp d−ới ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 111, 112 9 Khi nhận đ−ợc tiền đơn vị cấp d−ới chuyển trả hoặc thanh toán bù trừ các khoản phải trả ghi: Nợ TK 111, 112, 336 Có TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) b. Tại đơn vị cấp d−ới 9 Khi nhận đ−ợc thông báo về các khoản nợ cấp trên cấp, kế toán ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 414 - Quỹ phát triển doanh nghiệp Có TK 415 - Quỹ dự trữ. Có TK 431 - Quỹ khen th−ởng phúc lợi. Có TK 421 - Lãi ch−a phân phối 9 Khi bán hàng cho các đơn vị nội bộ ch−a thu đ−ợc tiền, kế toán ghi: - Nếu bán hàng là đối t−ợng nộp thuế GTGT theo ph−ơng pháp khấu trừ Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331 - Thuế và các khoản phải nộp NN - Nếu hàng hoá không thuộc đối t−ợng tính thuế GTGT hoặc tính thuế GTGT theo ph−ơng pháp trực tiếp: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ 9 Khi chi trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị trong nội bộ ghi: Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ(1368) Có TK 111, 112 9 Khi thu hồi các khoản phải thu nội bộ tuỳ theo tr−ờng hợp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 156, 336, Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368) 4. Kế toán các khoản phải thu khác: 4.1. Nội dung và tài khoản sử dụng : Phải thu khác là các khoản phải thu ngoài những nội dung đã đề cập ở trên bao gồm: - Giá trị tài sản thiếu ch−a rõ nguyên nhân chờ xử lý. - Các khoản phải thu về bồi th−ờng vật chất do tập thể hoặc cá nhân trong và ngoài đơn vị gây ra nh− gây mất mát, h− hỏng tài sản, vật t− hàng hoá hay tiền bạc đ−ợc xử lý bắt bồi th−ờng. - Các khoản đã vay m−ợn tài sản, tiền bạc có tính chất tạm thời. - Các khoản phải thu về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu t− tài chính. - Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, cho đầu t− XDCB nh−ng không đ−ợc cấp trên phê duyệt phải thu hồi hoặc chờ xử lý. 21
22. - Các khoản gửi vào tài khoản chuyển thu, chuyển chi để nhờ đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc nhận đại lý bán hàng nộp hộ thuế. - Các khoản phải thu khác (phí, lệ phí, các khoản nộp phạt, bồi th−ờng ) Kế toán các khoản phải thu khác phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tr−ờng hợp thiếu tài sản, về số l−ợng, giá trị, ng−ời chịu trách nhiệm vật chất và tình hình xử lý. Đồng thời phải theo dõi cho từng khoản, từng đối t−ợng phải thu, số đã thu, số còn phải thu Các khoản phải thu khác đ−ợc phản ánh vào tài khoản 138 - Phải thu khác. Nội dung ghi chép của tài khoản 138 nh− sau: Bên Nợ: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý phát sinh trong kỳ, các khoản phải thu khác tăng trong kỳ Bên Có: Xử lý tài sản thiếu đã rõ nguyên nhân, các khoản phải thu khác đã thu đ−ợc trong kỳ. Số d− bên Nợ : Các khoản phải thu còn phải thu. Tài khoản 138, cá biệt có thể có số d− bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu. Tài khoản 138 - Phải thu khác có 2 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý - Tài khoản 1388 - Phải thu khác. 4.2. Trình tự kế toán: 9 Khi phát sinh thiếu vật t− hàng hoá hoặc tiền mặt ch−a xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 138 - Phải thu khác(1381) Có TK 152, 153, 156, 111, 9 Khi phát hiện TSCĐ hữu hình mất ch−a rõ nguyên nhân kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác(giá trị còn lại của TSCĐ)(1381) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)(2141) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) 9 Khi có quyết định xử lý tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 632, 1388, 811 Có TK 1381 9 Khi phát sinh các khoản cho vay, cho m−ợn tài sản, tiền tạm thời, kế toán ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 111, 112, 156, 9 Các khoản thu về cho thuê tài sản, lãi đầu t− tài chính đến hạn ch−a thu, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính 9 Khi thu hồi đ−ợc các khoản phải thu khác ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 138 - Phải thu khác (1388) 5. Kế toán thanh toán tạm ứng 5.1. Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng: Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật t− do doanh nghiệp giao cho CBCNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau: - Ng−ời nhận tạm ứng phải là CNV làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ đ−ợc sử dụng khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã đ−ợc duyệt. - Khi hoàn thành công việc đ−ợc giao ng−ời nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). Khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào l−ơng của ng−ời nhận tạm ứng. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối t−ợng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản. Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 - Tạm ứng. Nội dung ghi chép của tài khoản 141 nh− sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật t− đã tạm ứng cho cán bộ, CNV. 22
23. Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi đã đ−ợc duyệt, số tiền tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào l−ơng. Số d− bên Nợ : Số giao tạm ứng ch−a thanh toán. 5.2. Trình tự hạch toán: 9 Khi chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt, hoặc tiền séc ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng. Có TK 111, 112 9 Sau khi hoàn thành công việc ng−ời nhận tạm ứng thanh toán, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng đã đ−ợc duyệt kèm theo các chứng từ gốc để ghi sổ: • Tr−ờng hợp số thực chi đã đ−ợc duyệt nhỏ hơn số tạm ứng, kế toán ghi: o Số thực chi Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 141 - Tạm ứng. o Số chi không hết nhập quỹ hoặc khấu trừ vào tiền l−ơng: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 334 - Phải nợ công nhân viên Có TK 141 - Tạm ứng. • Tr−ờng hợp số thực chi đã đ−ợc duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán ghi: o Số thực chi Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hoá Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 141 - Tạm ứng. o Đồng thời, kế toán lập phiếu chi để chi thêm cho ng−ời nhận tạm ứng: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111 - Tiền mặt 6. Kế toán chi phí trả tr−ớc: 6.1. Nội dung chi phí trả tr−ớc - Tài khoản sử dụng: Chi phí trả tr−ớc là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nh−ng vì số chi trả t−ơng đối lớn và có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh mà phải tập hợp lại chờ phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hoà chi phí để giá thành sản phẩm hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến. Nội dung các khoản chi phí trả tr−ớc gồm: • Tiền thuê cửa hàng, kho, văn phòng làm việc phải trả một hay hai lần trong năm • Chi phí mua các loại bảo hiểm • Công cụ dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn. • Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. • Chi phí nghiên cứu thí nghiệm, cải tiến kỹ thuật. • Chi phí trong thời gian ngừng việc ngoài kế hoạch • Chi phí xây dựng, lắp đặt các công trình tạm thời, ván khuôn, dà giáo trong XDCB. • Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc phép kết chuyển vào chi phí trả tr−ớc để phân bổ cho kỳ sau, áp dụng trong tr−ờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài nh−: trong xây lắp, trồng rừng hoặc có l−ợng hàng tồn kho lớn. • Chi phí trả tr−ớc về thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà x−ởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhiều năm • Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả tr−ớc cho nhiều năm và phục vụ cho kinh doanh nhiều kỳ; • Chi phí trả tr−ớc phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính; 23
24. • Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn tr−ớc hoạt động; • Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn; • Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình; • Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật; • Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp; • Lợi thế th−ơng mại trong tr−ờng hợp mua lại DN, sáp nhập DN có tính chất mua lại; • Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ ph−ơng tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, ) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều niên độ kế toán; • Lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi thuê TSCĐ thuê tài chính; • Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần quá lớn phải phân bổ nhiều năm; • Chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động. Chi phí trả tr−ớc bao gồm chi phí trả tr−ớc ngắn hạn và chi phí trả tr−ớc dài hạn. Chi phí trả tr−ớc ngắn hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh mà doanh nghiệp dự kiến phân bổ trong 1 niên độ kế toán. Chi phí trả tr−ớc dài hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán. Chi phí trả tr−ớc ngắn hạn và dài hạn đ−ợc ghi chép phản ánh vào các tài khoản 142 - Chi phí trả tr−ớc và TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn. Nội dung, kết cấu của tài khoản 142 - Chi phí trả tr−ớc: Bên Nợ : • Phản ánh chi phí trả tr−ớc thực tế phát sinh • Số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển Bên Có: • Các khoản chi phí trả tr−ớc đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ • Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN chờ kết chuyển vào TK 911 Số d− bên Nợ: • Phản ánh các khoản chi phí trả tr−ớc ch−a tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc ch−a kết chuyển vào TK 911. Tài khoản 142 - Chi phí trả tr−ớc có 2 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 1421 - Chi phí trả tr−ớc. - Tài khoản 1422 - Chi phí chờ kết chuyển. Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nh−ng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các niên độ kế toán sau. Kết cấu của Tài khoản 242: Bên Nợ: • Chi phí trả tr−ớc dài hạn phát sinh trong kỳ • Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động. Bên Có: • Các khoản chi phí trả tr−ớc dài hạn phân bổ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. • Phân bổ số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời hạn thuê lại tài sản. Số d− Nợ: • Các khoản chi phí trả tr−ớc dài hạn ch−a tính vào chi phí hoạt động SXKD của năm tài chính. 6.2. Trình tự kế toán chi phí trả tr−ớc ngắn hạn. 9 Trong kỳ, khi các khoản chi phí trả tr−ớc thực tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1421) Có TK 111, 112, 153, 9 Định kỳ khi phân bổ chi phí trả tr−ớc vào chi phí kinh doanh ghi: 24
25. Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1421) 9 Đối với DN có chu kỳ KD dài, trong kỳ không có hoặc doanh thu nhỏ, cuối kỳ kết chuyển một phần hoặc toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào chờ phân bổ cho kỳ sau ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1422) Có TK 641, 642 Sang kỳ sau căn cứ vào mức doanh thu bán hàng thực hiện, tính toán và kết chuyển: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 - Chi phí trả tr−ớc (1422) Kế toán chi phí trả tr−ớc phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng khoản chi phí: Tổng số phát sinh, đối t−ợng chịu chi phí, số kỳ phải phân bổ, số đã phân bổ vào đối t−ợng chịu phí, số còn phải phân bổ. 6.3. Trình tự kế toán chi phí trả tr−ớc dài hạn. 9 Các khoản chi phí thành lập DN, chi phí đào tạo nhân viên, giai đoạn tr−ớc hoạt động của DN mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm. Nếu chi phí phát sinh lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều năm, khi phát sinh ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ (Nếu có) Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 338, 9 Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả tr−ớc dài hạn vào chi phí SXKD, ghi: Nợ TK 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn. 9 Khi trả tr−ớc tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo ph−ơng thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm, ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ Có các TK 111,112 9 Định kỳ tiến hành phân bổ theo tiêu thức phân bổ hợp lý chi phí thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng vào chi phí SXKD, ghi: Nợ các TK 635, 642 Có TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn. 9 Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý kinh doanh. Tr−ờng hợp phân bổ 2 lần hoặc phân bổ dần: - Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Đồng thời tiến hành phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn. 9 Tr−ờng hợp giá bán và thuê lại TSCĐ thấp hơn giá trị hợp lý nh−ng mức giá thuê thấp hơn giá thuê thị tr−ờng thì khoản lỗ này không đ−ợc ghi nhận ngay mà phải phân bổ dần phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê trong thời gian thuê tài sản, ghi: - Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến bán TSCĐ, ghi: Nợ các TK 111, 112, Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá bán TSCĐ) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Đồng thời, ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 811 - Chi phí khác (Tính bằng giá bán của TSCĐ) Nợ TK 242 - (Chênh lệch giá trị còn lại của TSCĐ lớn hơn giá bán) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ Có TK 211 - TSCĐ hữu hình. - Các kỳ tiếp theo phân bổ số lỗ về giao dịch bán và thuê lại là thuê hoạt động vào chi phí SXKD trong kỳ phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê mà tài sản đó dự kiến sử dụng, ghi: 25
26. Nợ các TK 623, 627, 641, 642 Có TK 242 - Chi phí trả tr−ớc dài hạn. 9 Tr−ờng hợp doanh nghiệp phải trả tr−ớc tiền thuê tài sản là thuê hoạt động cho nhiều kỳ. - Khi xuất tiền trả tr−ớc tiền thuê cho nhiều kỳ, ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (Số trả cho kỳ này) Nợ TK 142, 242 (Số chi phí trả tr−ớc cho các kỳ sau) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đ−ợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112 - Định kỳ, phân bổ tiền thuê tài sản là thuê hoạt động đã trả tr−ớc vào chi phí , ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642 Có TK 142, 242 7. Kế toán các khoản cầm cố, ký c−ợc, ký quỹ 7.1. Nội dung, nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng Trong quá trình hoạt động SXKD để đáp ứng nhu cầu về vốn các doanh nghiệp phải đi vay. Khi vay vốn sẽ phát sinh điều kiện thế chấp, cầm cố trong đó ng−ời đi vay phải mang tài sản của mình nh−: vàng, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,TSCĐ giao cho ng−ời cho vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Những tài sản đã mang cầm cố không có quyền sở hữu và có thể không có quyền sử dụng trong thời gian cầm cố. Do vậy cũng không có quyền nh−ợng bán. Sau khi thanh toán sòng phẳng tiền vay, ng−ời đi vay nhận lại những tài sản cầm cố của mình. Khi đến hạn thanh toán nếu không trả đ−ợc tiền vay, ng−ời cho vay có quyền phát mại tài sản cầm cố để thu lại tiền cho vay. Ký c−ợc là số tiền doanh nghiệp đặt c−ợc khi đi thuê, mựơn tài sản theo yêu cầu của ng−ời cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm của ng−ời đi thuê và hoàn trả đúng thời hạn. Số tiền ký c−ợc do bên cho thuê quy định, có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. Trong quan hệ mua bán, nhận đại lý, nhận thầu công trình XDCB hoặc tham gia đấu thầu để đảm bảo sự tin cậy giữa các bên sẽ phát sinh nghiệp vụ ký quỹ. Số tiền ký quỹ sẽ ràng buộc ng−ời ký quỹ thực hiện nghiêm chỉnh các công việc mà mình đã đăng ký khi trúng thầu. Trong tr−ờng hợp bên ký quỹ không thực hiện hoặc thực hiện sai theo quy định sẽ bị bên kia phạt trừ vào số tiền đã ký quỹ. Tiền ký quỹ có thể là tiền hoặc những giấy tờ có giá trị nh− tiền. Căn cứ vào thời gian thu hồi ng−ời ta phân các khoản cầm cố, ký c−ơc, ký quý thành ngắn hạn, dài hạn. Cầm cố, ký c−ơc, ký quý ngắn hạn có thời gian thu hồi trong vòng một năm. Cầm cố, ký c−ợc, ký quý dài hạn có thời gian thu hồi sau một năm. Kế toán các khoản cầm cố, ký c−ợc, ký quý đ−ợc phản ánh ở tài khoản : - Tài khoản 144 - Cầm cố, ký c−ợc, ký quý ngắn hạn - Tài khoản 244 - Cầm cố, ký c−ơc, ký quý dài hạn. Nội dung ghi chép của tài khoản 144, 244 nh− sau: Bên Nợ: Giá trị tài sản mang cầm cố, số tiền ký quỹ, ký c−ợc. Bên Có: Giá trị tài sản mang cầm cố đã nhận về Số tiền ký quỹ, ký c−ợc đã nhận lại hoặc đã thanh toán. Số d− Bên Nợ: Giá trị tài sản hiện còn đang cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc Tài sản đem cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc phản ánh trên tài khoản này theo giá ghi sổ của doanh nghiệp. Khi thu hồi về ghi theo giá lúc xuất đi. Tr−ờng hợp cầm cố bằng giấy tờ chứng nhận chuyển quền sở hữu tài sản không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết. 7.2. Trình tự kế toán: 9 Khi DN dùng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, trái phiếu, để ký quỹ, ký c−ợc, ghi: Nợ TK 144, 244 Có TK 111, 112, 121, 221 9 Nếu dùng TSCĐ để thế chấp (Những TSCĐ thực sự mang ra khỏi doanh nghiệp) kế toán ghi: Nợ TK 144, 244 (Giá trị hiện còn) Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (NGTSCĐ) 9 Khi nhận lại tài sản thế chấp là tiền, tín phiếu, trái phiếu ghi: 26
27. Nợ TK 111, 112, 121, 221, Có TK 144, 244 9 Khi nhận lại tài sản thế chấp là TSCĐ ghi: Nợ TK 211, 212 (NGTSCĐ) Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 144, 244 (Giá trị hiện còn) 9 Tr−ờng hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng hợp đồng cam kết, bị phạt trừ vào tiền ký c−ợc, ký quỹ thì số tiền phạt sẽ ghi: Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc dài hạn 9 Nếu doanh nghiệp dùng tiền ký quỹ, ký c−ợc thanh toán tiền hàng cho ng−ời bán, khi nhận đ−ợc thông báo về số tiền ký quỹ đã trừ vào số tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho ng−ời bán Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc dài hạn 9 Tr−ờng hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và bị phát mại TSCĐ thế chấp. Số tiền phát mại sẽ dùng trả nợ tiền vay, lãi vay, số còn lại doanh nghiệp sẽ đ−ợc nhận về : - Nếu giá phát mại > giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào thu nhập khác, kế toán ghi : Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc dài hạn Có TK 711 - Thu nhập khác - Nếu giá phát mại < giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào chi phí khác, kế toán ghi : Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 811 - Chi phí khác Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc ngắn hạn Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc dài hạn Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc phải mở sổ chi tiết để theo dõi theo từng đối tác cho vay hoặc ký quỹ, ký c−ợc theo từng khoản mục cầm cố, ký quỹ, ký c−ợc và thời hạn thu hồi 8. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi: 8.1. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính tr−ớc vào chi phí sản xuất kinh doanh. Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Theo quy định hiện hành việc lập dự phòng đ−ợc tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiện sau: - Số dự phòng không đ−ợc v−ợt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp. 27
28. - Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc hợp lệ ghi rõ tên địa chỉ ng−ời nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ ch−a trả. - Các khoản nợ phải thu đ−ợc ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đã quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế −ớc vay). Trừ tr−ờng hợp đặc biệt trong thời gian quá hạn ch−a quá 2 năm nh−ng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác nh−: bỏ trốn, bị bắt giữ thì cũng đ−ợc ghi nhận là nợ khó đòi. - Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. - Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không v−ợt quá 20% tổng d− nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm. 8.2. Tài khoản sử dụng Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi đ−ợc phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung kết cấu của tài khoản 139 nh− sau: Bên nợ : Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm tr−ớc Bên có : Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ . Số d− bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ 8.3. Trình tự kế toán: Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập. 9 Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ tr−ớc ch−a sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi 9 Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay số lập dự phòng Có TK131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 9 Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi đ−ợc, kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 9 Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi đ−ợc, ghi: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý 28
29. Ch−ơng iiI : Kế toán hμng tồn kho trong doanh nghiệp I. những quy định chung về kế toán hμng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm -Phân loại hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản: - Đ−ợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình th−ờng - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nh− vậy: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, l−u thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp. 1.2 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất th−ơng phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và xắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. * Thứ nhất, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho. Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng đ−ợc xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng đ−ợc hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao, Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp đ−ợc chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho đ−ợc dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất nh− NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đ−ợc dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp nh− hàng hoá, thành phẩm, Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho đ−ợc chia thành: - Hàng tồn kho đ−ợc mua vào: bao gồm: + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho đ−ợc doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho đ−ợc doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp nh− mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty v.v - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho đ−ợc DNSX, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho đ−ợc nhập từ các nguồn khác: Nh− hàng tồn kho đ−ợc nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho đ−ợc biếu tặng v.v Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh 29
30. nghiệp đánh giá đ−ợc mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho đ−ợc mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất. * Thứ ba, phân loại kho theo yếu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho đ−ợc chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho đ−ợc dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đ−ợc tiến hành bình th−ờng. - Hàng tồn kho ch−a cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho đ−ợc dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không đ−ợc doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối t−ợng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. * Thứ t−, phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ: Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho đ−ợc chia thành: - Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh đ−ợc tiến hành th−ờng xuyên, liên tục. - Hàng tồn trữ thực tế Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định đ−ợc mức dự trữ an toàn phù hợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lý. * Thứ năm, phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất: Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ thuộc vào chất l−ợng của hàng tồn kho mà hàng tồn kho đ−ợc chia thành: - Hàng tồn kho chất l−ợng tốt - Hàng tồn kho kém phẩm chất - Hàng tồn kho mất phẩm chất Cách phân loại này giúp cho việc xác định và đánh giá tình trạng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Xác định giá trị tổn thất của hàng tồn kho, xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, đồng thời giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua vào, bán ra hợp lý. * Thứ sáu, phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho đ−ợc chia thành: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang đ−ợc bảo quản tại doanh nghiệp nh− hàng trong kho, trong quầy, CCDC, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng, - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang đ−ợc bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp nh− hàng gửi bán, hàng đang đi đ−ờng, Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. * Thứ bảy, theo chuẩn mực 02 -hàng tồn kho đ−ợc phân thành: - Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đ−ờng, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ ch−a hoàn thành: Là những sản phẩm ch−a hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nh−ng ch−a làm thủ tục nhập kho thành phẩm. 30
31. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đ−ờng Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh h−ởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh h−ởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vây việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định. 1.3. Đặc điểm hàng tồn kho và yêu cầu quản lý hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp th−ờng gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản l−u động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh h−ởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp đ−ợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra th−ờng xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngán hạn khác nh− tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm, Thứ t−, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất th−ơng phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho th−ờng đ−ợc bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều ng−ời quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất l−ợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị nh− các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý, Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải đ−ợc theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng ng−ời phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật t−, nhân viên bán hàng, ) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị tr−ờng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị đ−ợc các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng, mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số l−ợng, chất l−ợng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định đ−ợc định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo 31
32. kịp thời khi hàng tồn kho v−ợt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt đ−ợc hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải th−ờn+g xuyên đảm bảo đ−ợc quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. 1.4. Ph−ơng pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp d−ới hình thái vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể đ−ợc mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất để dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ hoặc để bán. Nh− vây hàng tồn kho xuất hiện ở cả ba khâu: cung cấp, sản xuất và tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, th−ờng rất đa dạng, việc xác định chất l−ợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp, hàng tồn kho th−ờng đ−ợc bảo quản, bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau do nhiều ng−ời quản lý. Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Đồng thời hàng tồn kho th−ờng có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra với tần suất nhiều, luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật. Theo chế độ kế toán hiện hành kế toán hàng tồn kho đ−ợc tiến hành theo một trong hai ph−ơng pháp sau: • Ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên (KKTX). • Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Doanh nghiệp chỉ đ−ợc áp dụng một ph−ơng pháp hạch toán hàng tồn kho và phải quán triệt nguyên tắc nhất quán sử dụng trong suốt niên độ kế toán. Việc lựa chọn ph−ơng pháp hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, tính chất sản phẩm, số l−ợng, chủng loại vật t− hàng hoá để có sự vận dụng thích hợp. 1.4.1. Ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên. Ph−ơng pháp KKTX theo dõi và phản ánh th−ờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho hàng tồn kho trên sổ kế toán. Với ph−ơng pháp KKTX, các tài khoản hàng tồn kho (Loại 15 ) đựơc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật t− hàng hoá. Do vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t−, hàng hoá tồn kho, so sánh với số liệu vật t−, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp vói số liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Ưu điểm của ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên: Ph−ơng pháp KKTX theo dõi và phản ánh th−ờng xuyên liên tục có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật t− hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho cả về số l−ợng và giá trị. Nh−ợc điểm của ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên: Do ghi chép th−ờng xuyên liên tục nên khối l−ợng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao. Điều kiện áp dụng của ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên: 32
33. Ph−ơng pháp KKTX th−ờng đ−ợc áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp th−ơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị 1.4.2. Ph−ơng pháp kê kê định kỳ Là ph−ơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hoá vật t− tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật t− hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức : Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng Trị giá hàng tồn kho xuất = hàng tồn kho + tồn kho nhập - tồn kho tồn trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Theo Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (Nhâp kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho (Loại 1.5 ) Giá trị hàng hàng hoá vật t− mua vào trong kỳ đ−ợc theo dõi trên TK mua hàng (TK 611). Công tác kiểm kê hàng hoá vật t− đ−ợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ và trị giá vật t− hàng hoá tồn kho để xác định trị giá hàng hoá vật t− xuất kho trong kỳ . Nh− vậy, khi áp dụng Ph−ơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá vật t− tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán. TK 611 dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm hàng tồn kho. Ph−ơng pháp KKĐK có −u điểm là giảm nhẹ công việc hạch toán. Nh−ợc điểm là độ chính xác về giá trị hàng hoá vật t− xuất dùng trong kỳ không cao, nó phụ thuộc vào công tác quản lý hàng hoá vật t− của DN. Ph−ơng pháp KKĐK th−ờng áp dụng cho các DN sản xuất kinh doanh những mặt hàng có nhiều chủng loại, có giá trị nhỏ, th−ờng xuyên phát sinh nghiệp vụ nhập xuất. 2. Vai trò và yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2.1 Vai trò của kế toán hàng tồn kho Khi nền kinh tế n−ớc ta chuyển sang nền kinh tế thị tr−ờng với sự tham gia của các thành phần kinh tế thì số l−ợng cá doanh nghiệp ngày càng nhiều và quy mô ngày càng lớn. Các doanh nghiệp đều hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, mà những nguyên tắc cơ bản là: tự trang trải chi phí và có lợi nhuận, tự chủ về tài chính, nghiệp vụ, tự chịu trách nhiệm về kinh tế hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về thực hiện nghĩa vụ với Nhà n−ớc và tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà n−ớc với sự chỉ đạo và kiểm tra của các cơ quan chức năng của Nhà n−ớc. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo, nâng cao trình độ quản lý và khả năng quản trị kinh doanh, quản lý tài sản. Trong cơ chế quản lý kế toán tài chính hiện nay, vai trò của kế toán ngày càng đ−ợc coi trọng bởi đó là công cụ không thể thiếu đ−ợc trong quản lý kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật t− hàng hoá là thông tin quan trọng mà ng−ời quản lý cần quan tâm. Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà ng−ời quản lý có thể đ−a ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn nh− các quyết định về sản xuất, dự trữ và bán ra với số l−ợng là bao nhiêu Đặc biệt số liệu hàng tồn kho còn ảnh h−ởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Mặt khách kế toán hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho về mặt số l−ợng, giá trị, chủng loại đ−ợc chi tiết theo từng địa điểm, thời gian, không gian nhất định, giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ. 33
34. Đặc biệt, kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính toán kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách l−ợc sản xuất, kinh doanh phù hợp. 2.2. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, luận văn đề cập tới các yêu cầu chủ yếu về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp đó là: hàng tồn kho phải đ−ợc theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng ng−ời phụ trách vật chất, phải theo dõi nắm bắt thông tin để có đ−ợc những thông tin kịp thời điều hành, tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh h−ởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải theo dõi quản lý đối với từng loại hàng tồn kho cả về số l−ợng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải th−ờng xuyên đảm bảo đ−ợc quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, cần có những cảnh cáo kịp thời khi có các dấu hiệu báo động trong những tr−ờng hợp đối với từng loại hàng tồn kho v−ợt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồn kho cho hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả cao. 3. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện đ−ợc các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất vật t−, hàng hoá, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật t−, hàng hoá với kế toán chi tiết vật t−, hàng hoá ở phòng kế toán. - Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật t−, hàng hoá thự tế trong kho II. Ph−ơng pháp tính giá hμng tồn kho Theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho đ−ợc tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đ−ợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Tr−ờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đ−ợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đ−ợc. Giá trị thuần có thể thực hiện là giá bán −ớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình th−ờng trừ (-) chi phí −ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí −ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. 1. Xác định giá trị nhập hàng tồn kho Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đ−ợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 1.1. Chi phí mua Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đ−ợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu th−ơng mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đ−ợc trừ (-) khỏi chi phí mua. 34