Kế toán quản trị - Chương I: Kế toán mua bán hàng hóa trong nước

Nội dung text: Kế toán quản trị - Chương I: Kế toán mua bán hàng hóa trong nước

1. CHƯƠNG I KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TRONG NƯỚC 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA 1.1. Khái niệm và đặc điểm kinh doanh trong thương mại Thương mại tiếng Anh là Trade, vừa có ý nghĩa kinh doanh vừa có ý nghĩa là trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, tiếng Anh còn dùng một thuật ngữ nữa là Bussiness hoặc Commerce với nghĩa là buôn bán hàng hóa, kinh doanh hàng hóa hay là mậu dịch. Như vậy, khái niệm “thương mại” cần được hiểu cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp. - Theo nghĩa rộng: Thương mại là toàn bộ các hoạt động kinh doanh trên thị trường nhằm mục tiêu sinh lời của các chủ thể kinh doanh. - Theo nghĩa hẹp: Thương mại là quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ trên thị trường, là lĩnh vực phân phối và lưu thông hàng hóa. Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Như vậy, một tổ chức kinh tế được coi là một doanh nghiệp thương mại phải có đủ hai điều kiện sau: - Phải được thành lập theo đúng luật định; - Phải trực tiếp thực hiện chức năng thương mại với mục đích kiếm lời. Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến tiêu dùng thông qua mua và bán, trong đó mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyền hàng hoá. Do vậy tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá phải bắt đầu tư kế toán mua hàng. 1.1.1. §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp thương mại. Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán sẽ được thực hiện. Cũng qua quá trình mua hàng, vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho người bán. Đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hoá được coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau: - Phải thông qua một phương thức mua - bán và thanh toán tiền hàng nhất định; 1
2. - Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hoặc một loại hoá khác (hàng đổi hàng), hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho người bán. - Hàng mua vào nhằm mục đích để bán. Ngoài ra, hàng mua về vừa dùng vào cho hoạt động kinh doanh, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua. 1.1.2. §Æc ®iÓm nghiÖp vô b¸n hµng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm được thực hiện, đơn vị thu hồi được vốn bỏ ra. Đẩy nhanh tốc độ bán hàng sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Theo nguyên tắc doanh thu, hàng hoá thực sự được coi là bán hàng, khi người mua chấp nhận trả tiền hoặc đơn vị đã thu được tiền. 1.2. Nhiệm vụ kế toỏn 1.2.1. Nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua hàng Để thực tốt nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua hàng kế toán thực hiện một số công việc cụ thể sau: - Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian, chi phí mua hàng - Phản ánh trung thực tình hình cung cấp về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng thứ vật tư, hàng hoá. - Tính toán đầy đủ, trung thực, kịp thời giá thực tế từng đối tượng mua vào, đồng thời giám sát tình hình cung cấp cả về mặt giá cả, chi phí, thời gian và tiến độ bàn giao thanh toán tiền hàng. 1.2.2. Nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Kế toán bán hàng có các nhiệm vụ sau: - Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về chủng loại, số lượng, giá cả, chi phí bán hàng - Hạch toán đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng cùng các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, tập hợp đầy đủ kịp thời và phân bổ chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ. - Xác định kịp thời kết quả bán hàng của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về bán hàng hoá, sản phẩm. 2
3. 1.3. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho 1.3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp. . .) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. . . 1.3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá hàng Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng = + - xuất kho tồn kho đầu kỳ hàng nhập tồn kho cuối trong kỳ kho trong kỳ kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”). Công tác kiểm kê hàng hoá, vật tư, được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của Tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ. . .). 3
4. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 1.4. Đánh giá hàng hóa 1.4.1. Tính giá hàng hóa mua vào Xác định trị giá hàng mua là việc xác định trị giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định, hàng hoá được phản ánh trên sổ kế toán theo trị giá thực tế (giá gốc) và được xác định theo công thức: Giảm giá Trị giá thực Trị giá Các khoản Chi phí phát hàng mua, tế (giá gốc) mua của thuế không sinh trong = + - chiết khấu + của hàng hàng được hoàn quá trình thương mại mua hoá lại mua hàng được thưởng Ngoài ra trong trường hợp hàng mua vào trước khi bán ra cần phải sơ chế, phân loại, chọn lọc, đóng gói, thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình đó cũng được hạch toán vào trị giá thực tế của hàng mua. 1.4.2. Tính giá hàng hóa xuất kho Đối với hàng hoá xuất kho, giá xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau:  Phương pháp tính giá theo giá thực tế đích danh Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh là xác định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể. Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, các mặt hàng có trị giá lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.  Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập trước xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.  Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần 4
5. sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho  Phương pháp bình quân gia quyền (liên hoàn, cuối kỳ) Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng hoá tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 2. KẾ TOÁN MUA HÀNG 2.1. Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua 2.1.1. Phạm vi xác định hàng mua Trong các doanh nghiệp thương mại nói chung, hàng hóa được coi là hàng mua khi thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện sau: - Hàng hóa phải thông qua một phương thức mua-bán-thanh toán tiền hàng nhất định. - Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hóa khác. - Hàng hóa mua vào nhằm mục đich để bán hoặc gia công, chế biến để bán. Ngoài ra, các trường hợp sau cũng được coi là hàng mua: - Hàng hóa mua về vừa để bán vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đich thì vẫn coi là hàng mua. - Hàng hóa hao hụt trong quá trình mua, theo hợp đồng do bên mua chịu. Còn các trường hợp sau đây không được coi là hàng mua: - Hàng nhận biếu, tặng. - Hàng mẫu nhận được. - Hàng dôi thừa tự nhiên. - Hàng mua về dùng trong nội bộ hoặc dùng trong xây dựng cơ bản. - Hàng nhập từ khâu gia công, sản xuất phụ thuộc. - Hàng nhận bán hộ, bảo quản hộ. Trong đó, cụ thể đối với những doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu, những hàng hóa được coi là hàng nhập khẩu: - Hàng mua của nước ngoài dùng để phát triển kinh tế và thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng trong nước theo hợp đồng mua bán ngoại thương. - Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó nước ta mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ. 5
6. - Hàng tại các khu chế xuất (phần chia thu nhập của bên đối tác không mang về nước) bán tại thị trường Việt nam, thu ngoại tệ. Những hàng hóa sau đây không được xác định là hàng nhập khẩu: - Hàng tạm xuất, nay nhập về. - Hàng viện trợ nhân đạo. - Hàng đưa qua nước thứ ba (quá cảnh) - Hàng bán cho du khách nước ngoài, cho Việt kiều, thu bằng ngoại tệ. 2.1.2. Thời điểm xác định và ghi chép hàng mua Thời điểm được xác định và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành theo quy định hiện hành là: - Đơn vị đã nhận được hàng hoá từ nhà cung cấp; - Đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau: - Trường hợp mua hàng theo phương thức trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thánh thủ tục chứng từ giao nhận thanh toán cho người bán. - Trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng, hàng hoá được xác định là hàng mua khi bên mua đã nhận được hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán. Việc xác định đúng thời điểm hàng mua bảo đảm cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng mua một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 2.2. Các phương thức mua hàng Việc mua hàng được thực hiện theo các phương thức và hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị. Thông thường việc mua hàng được thực hiện theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức mua hàng trả chậm. - Phương thức mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này, sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, hay thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng) - Phương thức mua hàng trả chậm: Theo phương thức này, người mua trả ngay một phần tiền hàng, số còn lại sẽ trả dần theo định kỳ và phải chịu lãi cho số hàng trả chậm. 6
7. 2.3. Phương pháp kế toán mua hàng 2.3.1. Kế toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá theo từng loại vào các tài khoản tương ứng trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn kho theo từng loại. 2.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Thực hiện hạch toán kế toán hàng mua, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập): Khi doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2). - Hoá đơn bán hàng (do bên bán lập): Khi doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (liên 2). - Hoá đơn thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản (do cán bộ nghiệp vụ - người mua hàng lập): trong ttrường hợp mua hàng ở thị trường tự do hay mua trực tiếp tại các hộ sản xuất, cán bộ thu mua phải lập Hoá đơn thu mua hàng nông sản, lâm sản, thuỷ, hải sản theo quy định. Khi vận chuyển hàng hoá, phải có lệnh điều động nội bộ của cơ sở kinh doanh kèm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu nhập kho; - Biên bản kiểm nhận hàng hoá; - Phiếu chi, giấy báo Nợ, phiếu thanh toán tạm ứng - v.v 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu như sau: TK 156 "Hàng hoá" TK 151 "Hàng mua đang đi trên đường" và các TK khác có liên quan. * Tài khoản 156 "Hàng hoá": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng. Tài khoản này có kết cấu cơ bản như sau: 7
8. Bên Nợ phản ánh: - Trị giá mua vào của hàng hoá nhập kho - Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. - Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành nhập kho. - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại nhập kho. - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua kiểm kê. Bên Có phản ánh: - Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất trong kỳ. - Các khoản bớt giá, giảm giá - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư Bên Nợ: - Trị giá mua thực tế của hàng tồn kho (bao gồm cả chi phí thu mua). Tài khoản 156 có hai tài khoản cấp 2: - TK 1561 "Giá mua hàng hoá". - TK 1562 "Chi phí thu mua hàng hoá". * Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường": Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa được nhập kho, bàn giao cho các bộ phận khác trong kỳ. Kết cấu cơ bản của tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" như sau: Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường; Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng; Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về nhập kho đơn vị). Ngoài các tài khoản nói trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111, 112, 331, 133 2.3.1.3. Sổ kế toán sử dụng Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng mà kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán để ghi chép tình hình mua hàng: - Theo hình thức kế toán nhật ký chung: 8
9. Nghiệp vụ mua hàng được phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sau đó ghi vào Sổ Cái các tài khoản 156 "Hàng hoá", 151 "Hàng mua đang đi đường", v.v , đồng thời ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ được phản ánh vào sổ nhật ký chuyên dùng, như nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan. + Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, nghiệp vụ mua hàng được phản ánh qua các sổ sau đây: + Bảng kê số 8 "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá; + Nhật ký chứng từ số 6: phản ánh hàng mua đang đi trên đường; + Nhật ký chứng từ số 5: phản ánh tình hình thanh toán với người bán; + Các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4 : ghi Có các tài khoản 111, 112, 311 , phản ánh số tiền thanh toán. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.v.v 2.3.1.4. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. * Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): giá mua hàng hoá (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 331 Trường hợp mua hàng có bao bì đi kèm tính giá riêng, khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 153 (chi tiết bao bì) trị giá bao bì kèm theo có tính giá riêng. Có TK 111,112, 311, 331 (ghi giá bao bì kèm theo đã trả hay còn phải trả cho người bán). Trường hợp bao bì kèm theo phải trả lại cho người bán, trị giá bao bì kèm theo hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 002 (ghi đơn) đồng thời phản ánh số tiền ký cược về trị giá bao bì kèm theo, theo yêu cầu của người bán: Nợ TK 144: số tiền ký cược ngắn hạn. Có TK 111,112,311: số tiền đã ký cược. Khi người bán chuyển hàng đến cho doanh nghiệp, hàng được nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): giá mua hàng hoá nhập kho. Nợ TK 153 (chi tiết bao bì): Trị giá bao bì thực nhập Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT 9
10. Có TK 331: tổng giá thanh toán của hàng hoá và bao bì kèm theo đã nhận nhưng chưa trả người bán Khi mua hàng có phát sinh chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho bãi , kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562): chi phí thu mua (chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 311, 331. Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về, căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá mua của hàng đang đi đường (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111, 112, 311, 331 : tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường. Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay gửi bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): giá trị hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho. Nợ TK 157: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này. Nợ TK 632: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho khách hàng kỳ này. Có TK: 151: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã kiểm nhận trong kỳ này. Trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính (bao gồm thuế GTGT): Nợ TK 156 (1561): giá tạm tính của hàng hoá nhập kho. Có TK 331: phải trả người bán. Khi có hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn): + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch theo định khoản: Nợ TK 156 (1561): phần chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho (chưa kể thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): số thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: (chi tiết cho người bán) + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi đỏ phần chênh lệch theo định khoản: 10
11. Nợ TK 156 (1561): phần chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho (chưa kể thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): số thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: (chi tiết cho người bán) Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thiếu hàng, kế toán chỉ ghi hàng hoá theo trị giá hàng thực nhập, số hàng thiếu, tuỳ thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể mà kế toán ghi sổ cho phù hợp: + Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562): giá trị hàng thiếu trong định mức hao hụt. Nợ TK 133 (1331): số thuế GTGT được khấu trừ tương ứng của số hàng thiếu. Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thanh toán của số hàng thiếu trong định mức. + Nếu hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm nhận, đơn vị thông báo cho bên bán biết. Trong khi chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): trị giá mua của số hàng thiếu. Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đầu vào tương ứng với số hàng thiếu. Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thanh toán của số hàng thiếu. - Khi nhận quyết định xử lý số hàng thiếu, kế toán ghi: . Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu. Nợ TK 156 (1561): người bán giao tiếp số thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu. . Nếu người bán không còn hàng, kế toán ghi giảm số tiền phải trả: Nợ TK: 331: ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu. . Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388), 334: cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu. Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu. . Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi. Nợ TK liên quan (632, 811): số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu (nếu không được khấu trừ). 11
12. Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn, về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau: - Nếu nhập kho toàn bộ số hàng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): giá mua toàn bộ số hàng (chưa thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng tính theo số hoá đơn. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338 (3381): trị giá số hàng thừa chưa có thuế. - Khi xử lý số thừa, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: . Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý). Có TK 156 (1561): xuất kho trả lại số thừa cho người bán. . Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT tương ứng với số hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT). Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân. Ngoài cách ghi trên, trị giá hàng thừa ghi ở tài khoản 338 (3381) có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT đầu vào). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi sổ cho phù hợp. * Nếu nhập kho theo số hoá đơn, kế toán ghi nhận số thực nhập theo hoá đơn như trường hợp hàng hoá nhập kho ở trên, số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thừa (giá chưa thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng của số hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT). Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân. 12
13. * Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng hay được hưởng khoản giảm giá do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, hoặc trả lại cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112, 138 (1388): tổng giá thanh toán của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng trừ vào số tiền còn nợ chủ hàng (nếu chưa thanh toán tiền hàng) hay được người bán trả lại bằng tiền hoặc phải thu (nếu đã thanh toán tiền hàng); Có TK 156 (1561): giá mua của hàng trả lại hay khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng. Có TK 133 (1331): thuế GTGT tương ứng với số hàng mua trả lại hoặc giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng. * Trường hợp hàng mua chuyển bán thẳng không qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 157: giá mua hàng chuyển thẳng đi bán hay ký gửi, đại lý. Nợ TK 632: giá mua hàng giao bán trực tiếp cho khách hàng (giao tay ba). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, 311 : tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng. Trị giá bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): trị giá bao bì kèm theo hàng hoá. Có TK 111, 112, 331, 311 : trị giá bao bì kèm theo hàng chuyển thẳng. * Khi thanh toán tiền mua hàng: + Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331: số tiền đã thanh toán cho người bán. Có TK 111, 112, 311 + Nếu thanh toán trước thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, số chiết khấu thanh toán được trừ vào số tiền phải trả và ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả cho người bán. Có TK 515: số chiết khấu thanh toán được hưởng. * Trường hợp, số chiết khấu thanh toán được hưởng, người bán đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi: 13
14. Nợ TK 111, 112: số tiền chiết khấu thanh toán nhận được từ người bán Nợ TK 138 (1381): số chiết khấu thanh toán được người bán chấp nhận nhưng chưa trả. Có TK 515: số chiết khấu thanh toán được hưởng. 2.3.1.5. Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp này về nguyên tắc cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là trong giá thực tế của hàng hoá mua đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cụ thể: * Khi mua hàng về nhập kho , kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): tổng giá thanh toán của hàng nhập kho. Có TK 111, 112, 311, 331, 141 * Trường hợp mua hàng có bao bì đi kèm tính giá riêng, khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 153 (chi tiết bao bì): Trị giá bao bì kèm theo có tính giá riêng. Có TK 111, 112, 112, 311, 331 : trị giá bao bì kèm theo đã trả hay còn phải trả cho người bán. * Trường hợp bao bì kèm theo phải trả lại cho người bán, trị giá bao bì đi kèm theo hàng hoá, kế toán ghi đơn, đồng thời phản ánh số tiền ký cược về trị giá bao bì theo yêu cầu của người bán: Nợ TK 144: số tiền ký cược ngắn hạn. Có TK 111, 112, 311 : số tiền đã đem đi ký cược theo yêu cầu của bên bán. * Nếu doanh nghiệp trả trước tiền mua hàng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: số tiền trả trước cho người bán. Có TK 111, 112, 311 * Khi người bán chuyển hàng đến, hàng được nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): trị giá mua hàng hoá thực nhập. Nợ TK 153 (153): trị giá bao bì thực nhập. Có TK 331: tổng trị giá thanh toán của hàng hoá và bao bì kèm theo đã nhận trong kỳ này. * Khi mua hàng, phát sinh các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi , kế toán ghi: 14
15. Nợ TK 156 (1562): ghi phí thu mua. Có TK 111, 112, 311. Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về, căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 151: giá trị hàng mua đang đi đường. Có TK 111, 112, 311, 331 : tổng giá thanh toán của hàng mua đang đi đường. Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay gửi bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): giá trị hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho. Nợ TK 157: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này. Nợ TK 632: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho khách hàng kỳ này. Có TK 151: giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã kiểm nhận trong kỳ này. Trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561): giá tạm tính của hàng hoá nhập kho. Có TK 331: số tiền phải trả người bán. Khi có hoá đơn, kế toán phải điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn): + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch: Nợ TK 156 (1561): phần chênh lệch giữa tổng giá tạm tính nhỏ hơn tổng giá thanh toán thực tế của hàng hoá thu mua nhập kho. Có TK 331: ghi bổ sung phần chênh lệch. + Nếu giá ghi trên hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi đỏ phần chênh lệch: Nợ TK 156 (1561): phần chênh lệch giữa tổng giá thanh toán tạm tính lớn hơn tổng giá thanh toán thực tế của hàng hoá nhập kho. Có TK 331: phần chênh lệch giữa tổng giá thanh toán tạm tính lớn hơn tổng giá thanh toán thực tế phải trả người bán. * Trường hợp khi nhập kho phát hiện thiếu hàng, kế toán chỉ ghi theo trị giá hàng thực nhập, số hàng thiếu, tuỳ thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể mà kế toán ghi sổ cho phù hợp: + Nếu hàng thiếu do hao hụt tự nhiên, kế toán ghi: 15
16. Nợ TK 156 (1562): tổng giá thanh toán của hàng hoá thiếu trong định mức hao hụt. Có TK 111,112,311, 331 : tổng giá thanh toán của số hàng thiếu trong định mức. + Nếu hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm nhận đơn vị thông số cho bên bán biết. Trong khi chờ xử lý, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 138 (1381); tổng giá thanh toán của số hàng thiếu. Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thành thanh toán của số hàng thiếu. * Khi nhận quyết định xử lý số hàng thiếu, tuỳ thuộc vào quyết định xử lý, kế toán ghi sổ cho phù hợp. Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu. Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388), 334: cá nhân phải bồi thường. Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 632, 811: số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn, đơn vị phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, tuỳ trường hợp cụ thể, kế toán ghi sổ cho phù hợp. * Nếu nhập toàn bộ số hàng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): tổng giá thanh toán của toàn bộ số hàng. Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338 (3388): trị giá số hàng thừa. Khi xử lý số thừa, căn cứ vào quyết toán xử lý: * Nếu trả lại cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 156 (1561): xuất kho trả lại số thừa cho người bán. - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu số thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác: 16
17. Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân. * Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số thực nhập theo hoá đơn như trường hợp hàng hoá nhập kho ở trên, số thừa coi như giữ hộ người bán và kế toán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, kế toán ghi: Có TK 002 Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ cho phù hợp: - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thừa. Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thừa. Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân. Trong trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại khi mua hàng hay được hưởng khoản giảm giá do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng hoặc xuất trả lại cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112, 138(8) : tổng giá thanh toán của hàng mua trả được lại hoặc được khoản giảm giá hoặc chiết khấu thương mại được hưởng trừ vào số tiền còn nợ chủ hàng (nếu chưa thanh toán tiền hàng) hay được người bán tra lại bằng tiền hoặc phải thu (nếu đã thanh toán tiền hàng). Có TK 156 (1561): giá mua của hàng trả lại hay khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng. * Trường hợp hàng mua được chuyển bán thẳng không qua kho, kế toán ghi: Nợ TK 157: giá mua hàng chuyển thẳng đi bán hay ký gửi, đại lý. Nợ TK 632: giá mua hàng giao bán trực tiếp cho khách hàng (giao tay ba). Có TK 111, 112, 331, 311 : tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng. * Trị giá bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): trị giá bao bì kèm theo hàng hoá. Có TK 111, 112, 331, 311 : trị giá bao bì kèm theo hàng chuyển thẳng. Khi thanh toán tiền mua hàng: + Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331: số tiền đã thanh toán cho người bán. Có TK 111, 112, 113, 311): số tiền đã trả. 17
18. + Nếu thanh toán công nợ trong thời hạn được hưởng chiết khấu, số chiết khấu thanh toán được hưởng được trừ vào số tiền phải trả và ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả cho người bán. Có TK 515: số chiết khấu thanh toán được hưởng Có TK 111, 112, 113, 311: số tiền đã trả. * Trường hợp sau khi đã thanh toán tiền hàng, số chiết khấu thanh toán được hưởng: Nợ TK liên quan TK 111, 112, 138(8): số chiết khấu đã nhận hay còn phải thu. Có TK 515: số chiết khấu thanh toán được hưởng. + Nếu thanh toán bằng hàng, trước hết kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng trao đổi: Nợ TK 331: tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi. Có TK 511: doanh thu của số hàng đem đi trao đổi theo giá bán của hàng tương đương (tổng giá thanh toán). * Đồng thời phản ánh trị giá mua hàng của hàng hoá xuất kho trao đổi: Nợ TK 632: trị giá mua của hàng hoá xuất kho trao đổi. Có TK 156 (1561): trị giá mua của hàng xuất kho. Và cuối cùng kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng hoá nhận về: Nợ TK 156 (1561): trị giá toàn bộ số hàng nhận về. Có TK 331: tổng giá thanh toán của hàng nhận về. 2.3.2. Kế toán mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá gốc (giá thực tế) tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính trị giá gốc (giá thực tế) của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn thực thực tế của thực tế của thực tế của vật tế của hàng hoá, = hàng hoá vật + - hàng hoá, vật tư, hàng hoá vật tư tăng thêm tư còn lại tư còn lại xuất trong kỳ trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ 2.3.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: 18
19. * Tài khoản 611 "Mua hàng" (tài khoản cấp 2: 6112 - Mua hàng hoá): Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá vật tư mua vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác trong kỳ. Tài khoản 611 (6112) "Mua hàng hoá" có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ đầu kỳ (tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi, đại lý, hàng mua đang đi đường). - Trị giá hàng hoá thu mua và các khoản tăng trong kỳ. Bên Có: - Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy, ký gửi, đại lý, gửi bán, hàng mua đang đi đường). - Trị giá hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại khi mua hàng được hưởng trong kỳ. - Trị giá hàng hoá xuất trong kỳ. TK 611 (6112) được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng tại từng kho, từng quầy tùy theo trình độ cán bộ kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý và cuối kỳ không có số dư. * Tài khoản 156 "Hàng hoá": phản ánh trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá tồn kho, tồn quầy và có kết cấu như sau: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy đầu kỳ. Dư Nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 156 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá tại từng kho, từng quầy. * Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường": phản ánh trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đang đi đường và có kết cấu như sau: Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng mua đang đi đường. Tài khoản 151 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá, * Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": phản ánh trị giá thực tế (giá vốn) hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý. Nội dung phản ánh và kết cấu của TK 157 như sau: 19
20. Bên Nợ: Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán gửi bán, ký gửi, đại lý (giá gốc) chưa được xác định là đã bán cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý đầu kỳ. Dư Nợ: Phản ánh trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý. Tài khoản 157 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá, Ngoài các tài khoản nói trên, kế toán còn sử dụng một số các tài khoản có liên quan, như 111, 112, 331, 311, 138 Các tài khoản này có nội dung phản ánh tương tự như trong các doanh nghiệp vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 2.3.2.2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. * Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại, chưa tiêu thụ, hàng mua đang đi trên đường: - Kết chuyển trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng ). Có TK 156 (chi tiết đối tượng ) - Kết chuyển trị giá thực tế (giá gốc) hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng ). Có TK 157 (chi tiết đối tượng). - Kết chuyển trị giá thực tế (giá gốc) hàng mua đang đi đường: Nợ TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng ). Có TK 151 (chi tiết đối tượng) * Trong kỳ, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập, xuất, tăng, giảm hàng hoá, kế toán ghi như sau: + Phản ánh trị giá thực tế (giá gốc) hàng hoá tăng thêm trong kỳ: Nợ TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng) trị giá mua (chưa có thuế giá trị gia tăng - nếu mua ngoài) hoặc giá thoả thuận (nếu nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh ). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu mua ngoài). Có TK 111, 112, 331, 311, 711, : tổng giá thanh toán của hàng hoá (nếu mua ngoài) hay giá thoả thuận (nếu tăng do các nguyên nhân khác). + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng): Chi phí thu mua. Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu mua ngoài). 20
21. Có TK 111, 112, 331, 311, 338, : tổng chi phí thu mua thực tế phát sinh. + Trường hợp hàng mua trả lại hoặc được giảm giá hàng mua hay chiết khấu thương mại được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331, 138(8) : tổng giá thanh toán của hàng mua trả lại, giảm giá hàng mua được hưởng. Có TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng): giá mua của hàng trả lại hay giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại. Có TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng tương ứng. + Trị giá mua của hàng bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 611 (6112): nếu kiểm nhận, nhập kho hay đang gửi tại kho người mua. Nợ TK 111, 112, 138(1) : nếu chờ xử lý, đã thu bằng tiền, Có TK 632: trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại. * Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ, kế toán ghi: - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 156 (chi tiết đối tượng ). Có TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng ). - Kết chuyển trị giá hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK 157 (chi tiết đối tượng ). Có TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng). - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 (chi tiết đối tượng ). Có TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng). - Kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ: Nợ TK 632: giá thực tế (giá gốc) hàng hoá xuất trong kỳ. Có TK 611 (6112 - Chi tiết đối tượng): giá thực tế 3. KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA 3.1. Phạm vi hàng bán và thời điểm ghi nhận doanh thu 3.1.1. Phạm vi hàng bán: Theo quy định hiện hành, hàng hóa được coi là hàng bán trong doanh nghiệp thương mại phải thỏa mãn các điều kiện sau: - Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. 21
22. - Hàng hóa phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loại hàng hóa khác hoặc được người mua chấp nhận nợ. - Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biên hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng thưởng, Ngoài ra, các trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: - Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn được gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng. - Hàng hóa xuất để trả lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các bên tham gia liên doanh. - Hàng hóa xuất làm quà biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng, - Hàng hóa xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng do bên mua chịu. Trong đó, cụ thể đối với những doanh nghiệp thương mại có kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa thì hàng hóa chỉ được coi là xuất khẩu trong các trường hợp sau: - Hàng xuất bán cho các thương nhân nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết. - Hàng gửi đi triển lãm sau đó bán thu ngoại tệ. - Hàng bán cho du khách nước ngoài, cho Việt kiều, thu bằng ngoại tệ. - Các dịch vụ sửa chữa, bảo hiểm tàu biển, máy bay cho nước ngoài thanh toán bằng ngoại tệ. - Hàng viện trợ cho nước ngoài thông qua các hiệp định, nghị định thư do Nhà nước ký kết với nước ngoài nhưng được thực hiện qua doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 3.1.2. Về thời điểm ghi nhận doanh thu: Trong doanh nghiệp thương mại, thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Cụ thể: - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu được tiền hoặc người mua chấp nhận thanh toán. 22
23. - Bán lẻ hàng hoá: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. - Bán hàng đại lý, ký gửi: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. 3.2. Các phương thức bán hàng Doanh nghiệp thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau, như bán buôn, bán lẻ hàng hoá. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện duới nhiều hình thức khác nhau: trực tiếp; chuyển hàng Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng với số lượng lớn (hàng hoá thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn). Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. * Phương thức bán buôn qua kho: bán buôn qua kho là phương thức bán mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá và giao trực tiếp cho đại diện bên mua. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy đinh trong hợp đồng. * Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng không đưa về nhập kho mà bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hinh thức giao tay ba): theo hình thức này, sau khi mua hàng, doanh nghiệp giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này nó lại chia ra: có tham gia thanh toán và không tham gia thanh toán. Trường hợp có tham gia thanh toán: theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thỏa thuận. 23
24. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng không tham gia thanh toán: trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ là người trung gian và được hưởng hoa hồng. * Phương thức bán lẻ hàng hoá: đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho các tổ chức kinh tế v.v Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: + Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Theo hình thức này, mỗi quầy hàng có một nhân viên làm nhiệm vụ giao hàng cho người mua và mỗi quầy hàng có một nhân viên viết hoá đơn và thu tiền của khách. + Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. + Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá và mang đến nơi thanh toán tiền hàng; + Hình thức bán trả góp: theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm một khoản lãi do trả chậm. + Hình thức bán hàng tự động: bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở nơi công cộng. Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. * Phương thức bán hàng qua đại lý bán hay ký gửi hàng hoá. Đây là phương thức bán hàng mà trong đó, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. 3.3. Phương pháp kế toán bán hàng 3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Tuỳ theo phương thức và hình thức bán hàng, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau đây: - Hoá đơn GTGT hay Hoá đơn bán hàng; - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý; - Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi); - Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày; - Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền). 24
25. - Các chứng từ khác có liên quan. 3.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: + Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ": tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu. - Kết cấu cơ bản của tài khoản như sau: Bên Nợ phản ánh: - Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại. - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp. - Kết chuyển doạnh thu thuần để xác định kết quả bán hàng. Bên Có: Phản ánh tổng số doanh thu phát sinh trong kỳ. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và có 4 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng hoá": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. - Tài khoản 5112 "Doanh thu bán các thành phẩm": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất, như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, v.v - Tài khoản 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ": tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch, vận tải, bưu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa v.v - Tài khoản 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giá": tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản mà Nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Khi phản ánh doanh thu bán hàng ở Bên Có tài khoản 511, cần phân biệt theo từng trường hợp sau: - Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh thu bán hàng ghi theo giá bán chưa có thuế. - Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, doanh thu bán hàng ghi theo giá thanh toán với người mua, gồm cả thuế. 25
26. + Tài khoản 512 "Doanh thu nội bộ": tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá,dịch vụ trong nội bộ,giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng Công ty Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511 đã được đề cập đến ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 5121 "Doanh thu bán hàng hoá". - Tài khoản 5122 "Doanh thu bán hàng các thành phẩm". - Tài khoản 5123 "Doanh thu cung cấp dịch vụ". + Tài khoản 531 "Hàng hoá bị trả lại": tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế Kết cấu cơ bản của tài khoản 531 như sau: Bên Nợ: phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại. Bên Có: kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu bán hàng. Tài khoản 531 cuối kỳ không có dư. + Tài khoản 532 "Giảm giá hàng bán": tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng do hàng bị kém phẩm chất, không phù hợp về thị hiếu, quy cách. Kết cấu cơ bản của tài khoản 532 như sau: Bên Nợ: Phản ánh khoản giảm giá cho người mua. Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 không có số dư. + Tài khoản 521 "Chiết khấu thương mại": Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng theo thoả thuận do họ mua với số lượng lớn. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Phản ánh các khoản chiết khấu thương mại cho người mua. Bên Có: Kết chuyển số chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 521 cuối kỳ không có số dư và có 3 tài khoản cấp 2. - 5211 "Chiết khấu hàng hoá; - 5212 "Chiết khấu thành phẩm"; - 5213 "Chiết khấu dịch vụ"; + Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành 26
27. nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Tài khoản 157 được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi. Tài khoản này có kết cấu cơ bản như sau. * Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Bên Nợ: - Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên thuê nhận đại lý, ký gửi. - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ được xác nhận là tiêu thụ để xác định giá vốn - Trị giá mua thực tế hàng bán bị trả lại. Số dư Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ. * Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ. Dư Nợ: phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán chưa tiêu thụ. + Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 có kết cấu cơ bản như sau: Bên Nợ phản ánh: - Trị giá mua của hàng hoá, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. - Chi phí mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Bên Có phản ánh: - Trị giá mua của hàng hoá đã bán bị người mua trả lại. - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã bán trong kỳ. Cuối kỳ TK 632 không có số dư và có thể mở chi tiết cho từng mặt hàng dịch vụ. * Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 27
28. Bên Nợ: Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá bán trong kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan, như tài khoản 131,111,112,156,138,333,v.v 3.3.3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.3.3.1. Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng hoá và thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán hạch toán như sau: * Kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán và ghi: Nợ TK 111,112, 131: Chi tiết cho từng người mua (theo tổng giá thanh toán). Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. * Đồng thời kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán và ghi: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán. Có TK 156 (1561): trị giá mua thực tế của hàng bán. Đối với số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp về hàng đã bán (nếu có), kế toán ghi. Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 333 (3332, 3333): số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. - Trong trường hợp bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí hoạt động tài chính Có TK 111,112: Thanh toán chiết khấu. Có TK 131 (chi tiết đối tượng): số chiết khấu thanh toán được ghi giảm số nợ phải thu của khác hàng. Có TK 338 (3388): số chiết khấu thanh toán chấp nhận cho người mua nhưng chưa trả. Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích người mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách chiết khấu thương mại. Theo chế độ hiện hành, chiết khấu thương mại là số tiền bớt giá cho người mua do mua với khối lượng lớn. 28
29. Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại. Nợ TK 333 (33311): thuế GTGT tương ứng. Có TK 111,112,311,131, : tổng số tiền đã trả hoặc khấu trừ vào số phải thu ở người mua. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá do hàng bán ra không bảo đảm chất lượng, quy cách , kế toán ghi: Nợ TK 532 khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh. Nợ TK 333 (33311): thuế GTGT tương ứng với số giảm giá. Có TK 111, 112,311,131 Cũng trong quá trình bán hàng, có thể phát sinh trường hợp bán hàng bị người mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng. * Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531: Số tiền của hàng đã bán bị trả lại. Nợ TK 333 (33311): thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111,112,311,131 : tổng giá thanh toán của hàng đã bán bị trả lại. Có TK 338 (3388): tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại chấp nhận trả cho khách hàng nhưng chưa trả. * Số thuế xuất khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng bán bị trả lại (nếu có) sẽ được hoàn lại và ghi như sau: Nợ TK 111,112: số thuế được hoàn lại đã nhận. Nợ TK 333 (3332, 3333): số thuế được hoàn trừ vào số thuế phải nộp. Có TK 511 (5111): số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng bán bị trả lại. Đồng thời kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã bán bị trả lại nhập lại kho: Nợ TK 156 (1561): nhập kho hàng hoá Nợ TK 157: đang gửi tại kho người mua. Có TK 632: ghi giảm giá vốn hàng bán cho bị trả lại. * Đối với chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (chi tiết từng loại): chi phí bán hàng. Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 334, 338, 214, 331 29
30. * Đối với các khoản chi hộ người mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388- Chi tiết người mua). Có TK 111,112, 331 * Khi chuyển các chứng từ liên quan đến các khoản chi hộ cho người mua và được người mua chấp nhận, kế toán ghi: Nợ TK 131, 111, 112 Có TK 138 (1388- Chi tiết người mua). * Cuối kỳ kinh doanh, kế toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán và ghi: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1562): phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra + Kết chuyển giảm giá hàng bán: Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 532: kết chuyển giảm giá hàng bán. + Kết chuyển chiết khấu thương mại: Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 521: kết chuyển chiết khấu thương mại. + Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 531: kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại. 3.3.3.2. Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Khi xuất kho hàng hoá chuyển cho bên mua, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng gửi bán. Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng xuất bán. + Đối với giá trị bao bì đi kèm hàng hoá có tính giá riêng, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) Trị giá bao bì kèm theo hàng hoá. Có TK 153 (chi tiết bao bì): Trị giá bao bì kèm theo. + Khi hàng hoá chuyển đi được bên mua châp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán, căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi. Nợ TK 131 (chi tiết từng người mua) Nợ TK 111, 112: tổng giá thanh toán của hàng bán đã thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 30
31. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Đồng thời kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán được khách hàng chấp nhận (một phần hay toàn bộ): Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán. Có TK 157: trị giá mua thực tế của hàng bán được chấp nhận. Số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp về hàng đã bán (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 511 (5111): ghi giảm doanh thu bán hàng. Có TK 333 (3332, 3333): số thuế phải nộp. + Đối với giá trị bao bì kèm theo hàng hoá, nếu bên mua chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK138 (1388): giá trị bao bì kèm theo. * Trường hợp hàng chuyển bán bị bên mua trả lại, khi nhập lại kho, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561): trị giá mua của hàng bị trả lại. Có TK 157: trị giá mua của hàng chuyển bán đã thu hồi. * Trường hợp hàng hoá chuyển đi bị hỏng, thiếu hụt, chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): trị giá mua của hàng bị thiếu hụt, hư hỏng chở xử lý Có TK 157: trị giá của hàng hoá chờ xử ký. * Trường hợp hàng hoá chuyển bán được xác định là tiêu thụ phát sinh thiếu, tổn thất chưa rõ nguyên nhân nhưng hợp đồng bên bán chịu, kế toán ghi nhận trị giá mua thực tế của hàng thiếu hụt và ghi. Nợ TK 138 (1381): giá trị hàng hoá thiếu hụt, mất mát chờ xử lý Có TK 632: kết chuyển trị giá mua của hàng thiếu hụt. * Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): quyết định phải thu người chịu trách nhiệm Nợ TK 334: cá nhân bồi thường trừ vào lương Nợ TK 641: già trị hàng hoá hao hụt trong định mức Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn bán hàng. Nợ TK 811: tính vào chi phí khác Có TK 138 (1381): xử lý giá trị hàng hoá mất mát, thiếu hụt, hư hỏng. 31
32. * Trường hợp hàng chuyển bán, khi bàn giao cho bên mua phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng thừa Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa chờ xử lý * Khi xác định được nguyên nhân thừa hàng, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3381): xử lý giá trị thừa. Có TK 641: trị giá hàng thừa trong định mức. Có TK 156 (1561): nếu bỏ sót chưa ghi sổ. Có TK 711: thừa không rõ nguyên nhân. Trị giá hàng thừa nếu được bên mua chấp nhận thì ghi vào giá vốn hàng bán, còn nếu thu về nhập kho thì ghi tăng hàng nhập kho: Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng (nếu bên mua chấp nhận). Nợ Tk 156 (1561): ghi tăng giá vốn hàng nhập kho. Có TK 157: trị giá mua thực tế số hàng thừa. 3.3.3.3. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức này, căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) do bên bán chuyển giao, kế toán phân tích tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng và ghi: Nợ TK 632: trị giá mua thực tế của hàng mua chuyển thẳng. Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112, 311 tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng) về lượng hàng chuyển thẳng. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành ghi nhận giá bán của hàng chuyển thẳng và ghi: Nợ TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán của hàng bán. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. 3.3.3.4. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Theo hình thức này, căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) do bên bán chuyển giao, kế toán phân tích tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng và ghi. Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng mua chuyển thẳng (theo giá mua chưa có thuế). Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. 32
33. Có TK 331,111, 112, 311 tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng. + Khi bên mua kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận mua, doanh nghiệp phải lập Hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) về lượng hàng chuyển thẳng; Căn cứ vào hoá đơn, kế toán phản ánh trị giá mua của hàng đã chuyển thẳng: Nợ TK 632 Nợ TK 133 (1331) Có TK TK 111, 112, 311, 331 * Đồng thời phản ánh trị giá bán của hàng chuyển thẳng: Nợ TK 111, 112, 131 : tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng đã bán. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. 3.3.3.5. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán. Thực chất theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại chỉ là đơn vị môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng và phải lập hoá đơn giá trị gia tăng (hay hoá đơn bán hàng) phản ánh số hoa hồng được hưởng. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131, Có TK 333 (33311) thuế GTGT phải nộp. Có TK 511: hoa hồng được hưởng. Các chi phí liên quan đến môi giới được hạch toán vào chi phí bán hàng, ví dụ các chi phí môi giới trong doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 641: chi phí bán hàng Có TK liên quan (111, 112) 3.3.3.6. Kế toán bán lẻ hàng hoá Theo quy định, người bán hàng hoá, dịch vụ phải lập Bảng kê cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế giá trị gia tăng. Bộ phận kế toán phải phân loại doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán lẻ theo loại hàng hoá, dịch vụ và theo nhóm thuế suất thuế giá trị gia tăng; xác định doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng hoá, dịch vụ bán ra. Bảng kê bán lẻ hàng hoá có mẫu sau: 33
34. BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Ngày tháng năm Tên cơ sở kinh doanh Địa chỉ: Họ tên người bán hàng: Tên hàng hoá, Đơn vị Đơn Thành Số thứ tự Số lượng dịch vụ tính giá tiền A B C 1 2 3 Tổng cộng tiền thanh toán: Tổng số tiền (bằng chữ): Người bán (Ký, ghi rõ họ tên) - Trên cơ sở bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu và thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp của hàng bán lẻ và ghi: Nợ TK 111: tổng giá bán lẻ thu bằng tiền mặt. Nợ TK 112, 113: tổng giá bán lẻ nộp vào ngân hàng đã nhận hoặc chưa nhận được giấy báo Có. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. - Trong thực tế có thể phát sinh các trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu hoặc thừa tiền hàng so với lượng hàng đã bán. + Khi thu tiền hàng, nếu thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 113: tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Nợ TK 138 (1388): số thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường. Nợ TK 138 (1381): số tiền chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Khi thu tiền hàng, nếu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 113: tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 338 (3381): số tiền thừa chờ xử lý. 34
35. - Trên cơ sở báo cáo bán hàng, cuối kỳ, kế toán xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá đã bán lẻ và ghi: Nợ TK 632: trị giá mua thực tế của hàng đã bán lẻ. Có TK 156 (1561 - Chi tiết quầy hàng): trị giá mua. 3.3.3.7. Kế toán bán hàng trả góp. - Khi bán hàng trả góp, kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã bán và ghi: Nợ TK 632: trị giá mua thực tế của hàng bán trả góp. Có TK 156 (1561 - Chi tiết quầy hàng): trị giá mua. Đồng thời phản ánh giá bán của hàng bán trả góp: - Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán phải phản ánh các chỉ tiêu như doanh thu theo giá bán thông thường chưa thuế, thuế giá trị gia tăng đầu ra tính trên giá bán thông thường, lãi bán trả góp, số tiền thu lần đầu tại thời điểm giao hàng và số tiền còn phải thu ở người mua và ghi: Nợ TK 111, 112, 113: số tiền người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm bán hàng. Nợ TK 131: số tiền còn phải thu ở người mua. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng theo giá bán thông thường chưa có thuế (giá bán hàng thanh toán một lần). Có TK 333(1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Có TK 338 (3387): lợi tức thu từ bán trả góp được ghi tăng số doanh thu chưa thực hiện. - Đối với số tiền người mua thanh toán ở các kỳ tiếp theo, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131: số tiền người mua đã thanh toán. Đồng thời, kết chuyển doanh thu tương ứng (số tiền lãi bán hàng trả góp trả chậm) Nợ TK 338 (3387): doanh thu chưa thực hiện. Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính. 3.3.3.8. Kế toán bán hàng đại lý Theo quy định, khi xuất hàng giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán, có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn chứng từ sau: + Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. 35
36. Theo cách này, bên giao đại lý hạch toán giống như trường hợp bán hàng trực tiếp đã trình bày ở trên. + Sử dụng Phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Theo cách này, cơ sở bán hàng đại lý, ký gửi khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định, đồng thời lập bảng kê hàng hoá bán ra (mẫu số 02/ GTGT) gửi về cơ sở có hàng hoá gửi bán địa lý để cơ sở này lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) cho hàng hoá thực tế bán ra. Bảng kê hàng hoá bán ra có mẫu như sau: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng) (Tháng năm ) Tên cơ sở kinh doanh: Điạ chỉ: Hoá đơn, chứng từ bán Mã số Doanh Tên thuế thu bán Thuế Ghi người người chưa GTGT chú mua mua có thuế 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng cộng Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc với các đối tượng không chịu thuế GTGT thì cột 6 ghi theo tổng giá thanh toán. Bảng kê này là căn cứ để bên giao hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) chuyển cho bên bán hàng (bên nhận bán hàng đại lý, ký gửi hay đơn vị phụ thuộc). Ngoài ra, bảng kê này còn được sử dụng ở các cơ sở kinh doanh để cơ sở tổng hợp, lập tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng nộp cho cơ quan thuế. * Phương pháp kế toán ở từng bên như sau: + Kế toán tại bên giao đại lý Khi xuất kho hàng hoá chuyển cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: 36
37. Nợ TK 157 Có TK 156(1) - Trường hợp hàng mua chuyển thẳng cho đại lý: Nợ TK 157: trị giá mua thực tế của hàng giao cho bên đại lý. Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112 : tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng đã trả hay phải trả. - Khi hàng đại lý được xác định là bán, kế toán phản ánh trị giá mua thực tế của hàng đã bán và ghi: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 157: kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng ký gửi, đại lý đã bán được. Đồng thời kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đại lý đã bán phải thu ở các cơ sở đại lý, ký gửi cùng với doanh thu bán hàng và thuế GTGT: Nợ TK 131: số tiền hàng phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng đại lý gửi. Có TK 333(1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Cuối cùng kế toán phản ánh số hoa hồng của hàng ký gửi, đại lý: Nợ TK 641: hoa hồng ký gửi, đại lý. Có TK 131: hoa hồng đại lý trừ vào số phải thu ở cơ sở đại lý, ký gửi. - Khi đại lý thanh toán tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 113 Có TK131 (số tiền đại lý trả sau khi đã trừ đi hoa hồng dành cho đại lý) + Kế toán tại bên nhận làm đại lý Khi nhận được hàng do bên giao đại lý chuyển đến, kế toán phản ánh trị giá hàng đã nhận theo tổng giá thanh toán và ghi. Nợ TK 003: tổng giá thanh toán của hàng nhận bán. Khi hàng nhận đại lý đã bán được theo giá quy định, kế toán phản ánh tổng số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao đại lý: Nợ TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán của hàng nhận đại lý, ký gửi đã bán). Có TK 331 (chi tiết chủ hàng): số tiền phải trả bên giao đại lý (bên chủ hàng). Đồng thời ghi: Có TK 003: trị giá thanh toán của hàng đã bán được. 37
38. Mặt khác, kế toán phản ánh hoa hồng đại lý được hưởng trừ vào số nợ phải trả chủ hàng và ghi: Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng): ghi giảm số tiền phải trả chủ hàng. Có TK 511: hoa hồng đại lý được hưởng. Khi trả tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết chủ hàng): thanh toán số tiền còn lại cho chủ hàng. Có TK 111, 112 : số tiền hàng đại lý đã trả. Trường hợp hàng nhận bán đại lý, ký gửi không bán được trả lại bên giao đại lý, khi trả, kế toán ghi: Có TK 003: tổng giá thanh toán của hàng trả lại. 3.3.3.9. Kế toán bán hàng nội bộ Theo chế độ hiện hành, các cơ sở sản xuất kinh doanh khi xuất hàng hoá điều chuyển cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc, như các chi nhánh, các cửa hàng ở khác địa phương để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, các đơn vụ phụ thuộc với nhau; từ các đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán, có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ sau: + Sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng) để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. Theo cách này, việc giao hàng được kế toán hạch toán giống như trường hợp bán hàng trực tiếp đã trình bày ở trên. + Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Theo cách này, cơ sở giao hàng căn cứ vào Bảng kê hàng hoá bán ra (mẫu số 2/GTGT) do cơ sở phụ thuộc gửi về để lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng) cho hàng hoá thực tế đã bán. Phương pháp kế toán cụ thể ở từng bên như sau: * Kế toán tại đơn vị giao hàng Khi xuất hàng chuyển đi cho đơn vị nội bộ, nếu sử dụng hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng). Kế toán phản ánh trị giá mua của hàng bán ra và ghi : Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 156(1), 151 Đồng thời kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán nội bộ và ghi: 38
39. Nợ TK 1111, 112, 136(8) : tổng giá thanh toán của hàng bán nội bộ. Có TK 512 (5121): doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Trường hợp không sử dụng hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng. kế toán ghi trị giá mua thực tế của hàng bán (tương tự như xuất hàng giao cho cơ sở nhận bán hàng đại lý). Khi hàng đã bán được (căn cứ vào Bảng kê hàng hoá bán ra do cơ sở nhận hàng chuyển đến), kế toán lập hoá đơn GTGT (hay hoá đơn bán hàng) về số hàng đã bán và phản ánh trị giá mua của hàng đã bán và ghi: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 157: kết chuyển trị giá của hàng đã bán. Mặt khác, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán nội bộ tương tự như trường hợp sử dụng hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng nói trên. Trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chi phí bán hàng , kế toán phản ánh tương tự như bán ra bên ngoài. Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ (nếu có) và ghi: Nợ TK 512 (5121): ghi giảm doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 521, 531, 532. Đồng thời xác định và kết chuyển doanh thu thuần bán hàng nội bộ. Nợ TK 512 (5121) Có TK 911: doanh thu bán ra nội bộ. * Kế toán tại các cơ sở phụ thuộc Khi nhận được hàng hoá do Công ty, đơn vị cấp trên chuyển đến, căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do cấp trên chuyển đến, kế toán ghi Nợ TK 156 (1561): giá mua nội bộ chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 336, 111, 112 : tổng giá thanh toán của hàng mua nội bộ đã trả hay phải trả. Khi bán số hàng này, tuỳ theo phương thức bán, kế toán tại cơ sở phụ thuộc hạch toán giống như các trường hợp bán hàng đã trình bày (bán buôn trực tiếp, bán chuyển hàng; bán lẻ, ). Trường hợp cấp trên không sử dụng hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561: giá mua nội bộ). Có TK 336, 111, 112 : giá mua nội bộ phải trả hoặc đã trả. 39
40. Khi bán được hàng, kế toán đơn vị phụ thuộc phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đã bán: Nợ TK 111, 112, 136 (8) : tổng giá thanh toán. Có TK 511 (5111): doanh thu bán hàng. Có TK 333 (1) (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. Khi nhận được hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của cấp trên chuyển đến, kế toán phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ của hàng đã bán cùng với giá vốn của hàng bán và ghi: Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561): trị giá mua nội bộ của hàng đã bán. Trường hợp doanh nghiệp khi bán được hàng đã kết chuyển giá vốn hàng bán thì khi nhận hoá đơn GTGT, kế toán ghi bổ sung số thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 632: kết chuyển thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. 3.3.3.10. Kế toán các trường hợp bán hàng khác. * Trường hợp hàng đổi hàng (hàng đối lưu) Hàng hoá mà doanh nghiệp đem đi để trao đổi, về thực chất, chính là hàng xuất bán nên kế toán phải lập hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng (hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - nếu chuyển đi trao đổi) giống như xuất bán hàng hoá cho khách hàng. Trước hết kế toán phải phản ánh trị giá mua của hàng xuất để trao đổi và ghi: Nợ TK 632: tập hợp giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561): trị giá mua của hàng xuất kho. (Trường hợp xuất hàng chuyển đi để trao đổi, trị giá mua của hàng xuất đem đi trao đổi được theo dõi qua tài khoản 157. Khi người mua kiểm nhận, trị giá mua của hàng đem đi trao đổi được kiểm nhận sẽ được kết chuyển vào tài khoản 632 giống như bán hàng theo phương thức chuyển hàng). Mặt khác, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi và ghi: Nợ TK 131: tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi. Có TK 511 (5111): doanh thu tiêu thụ của hàng trao đổi. Có TK 333 (33311): thuế GTGT phải nộp của hàng đem đi trao đổi. 40
41. Hàng hoá mà doanh nghiệp nhận về thông qua trao đổi, về thực chất, chính là hàng mua về. Vì thế, khi kiểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do bên bán chuyển giao, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): trị giá mua của hàng nhập kho. Nợ TK 151: trị giá mua của hàng nhận về đang đi đường. Nợ TK 157: trị giá mua hàng nhận về, gửi bán. Nợ TK 632: trị giá mua của hàng nhận về tiêu thụ ngay. Nợ TK 133 (1331): thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 131: tổng giá thanh toán của hàng nhận về. * Trường hợp dùng hàng hoá để trả lương, trả thưởng cho người lao động. Theo chế độ hiện hành, khi doanh nghiệp xuất hàng hoá để thanh toán lương, thưởng và các khoản khác cho người lao động, kế toán phải lập hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng giống như các trường hợp xuất bán hàng hoá khác cho khách hàng. Trước hết kế toán phản ánh trị giá mua của hàng dùng để trả lương, thưởng cho người lao động: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561): trị giá mua của hàng xuất kho. Đồng thời kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng dùng trả lương, thưởng và các khoản khác cho người lao động và ghi: Nợ TK 334: tổng giá thanh toán của hàng dùng thanh toán. Có TK 512 (5121): doanh thu nội bộ của hàng dùng thanh toán. Có TK 333 (33311): thuế giá trị gia tăng phải nộp. * Trường hợp xuất hàng hoá để tiêu dùng nội bộ, khuyến mại, quảng cáo. Theo chế độ hiện hành, trong trường hợp này, kế toán phải lập hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng, trên hoá đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh hay khuyến mại, quảng cáo không thu tiền. Đối với hoá đơn GTGT, gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuê GTGT, chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn của hàng hoá. Trước hết kế toán phản ánh trị giá mua của hàng xuất dùng tương tự như hạch toán trị giá mua của hàng bán ra. Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng xuất dùng theo giá thành hoặc giá vốn (trị giá mua của hàng xuất dùng) theo định khoản: 41
42. Nợ TK 641, 642: Có TK 512 (5121): doanh thu bán hàng nội bộ. * Trường hợp xuất hàng hoá tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho hoạt động kinh doanh hoặc phục vụ cho việc kinh doanh các đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc được trang trải bằng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Theo chế độ hiện hành, trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, trên hoá đơn ghi đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá cho khách hàng. Trước hết kế toán phản ánh trị giá mua của hàng xuất dùng tương tự như hạch toán trị giá mua của hàng bán ra, đồng thời phản ánh tổng giá thanh toán của hàng xuất dùng theo định khoản: Nợ TK liên quan (641, 642): ghi tăng chi phí tương ứng theo tổng giá thanh toán (nếu phục vụ cho hoạt động kinh doanh). Nợ TK 431: ghi giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo tổng giá thanh toán. Có TK 512 (5121): doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331 (33311): thuế GTGT phải nộp (nếu có). 3.3.4. Phương pháp kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ 3.3.4.1. Kế toán doanh thu bán hàng. Kế toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" (5111) và tài khoản 512 "Doanh thu nội bộ" (5121). Trình tự và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.3.4.2. Kế toán trị giá mua thực tế của hàng hoá đã bán. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, để xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá đã bán, kế toán phải tiến hành theo trình tự sau: + Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa bán và ghi. Nợ TK 611 (6112): trị giá hàng chưa bán đầu kỳ. Có TK 151, 156, 157: kết chuyển trị giá vốn hàng chưa bán đầu kỳ. + Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hoá được phản ánh vào Bên Nợ tài khoản 611 (6112 - Mua hàng hoá). 42
43. + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá còn lại, kế toán lần lượt kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, ký gửi, hàng mua đang đi đường chưa bán: Nợ TK liên quan (151, 156, 157): trị giá hàng chưa bán). Có TK 611 (6112): kết chuyển giá vốn hàng chưa bán. Đồng thời kế toán xác định và kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã bán trong kỳ: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán trong kỳ. Có TK 611 (6112): trị giá vốn hàng bán trong kỳ. 4. KẾ TOÁN HÀNG HÓA DỰ TRỮ Lực lượng hàng hóa dự trữ bao gồm toàn bộ hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nằm ở các địa điềm và trạng thái khác nhau như: - Hàng hóa dự trữ tại kho - Hàng mua đang đi đường - Hàng chờ kiểm nghiệm - Hàng nhờ đơn vị khác bán hộ - Hàng gửi đi bên mua chưa nhận - Hàng bán bị trả lại nhờ giữ hộ - Hàng hóa chờ bán ở các quầy hàng, cửa hàng - Hàng hóa đang gia công chế biến Hàng hóa dự trữ ở các đơn vị thương nghiệp bán buôn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hàng hóa dự trữ của ngành thương nghiệp, có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất và đời sống xã hội. Vì vậy, tổ chức đúng đắn kế toán hàng hóa dự trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn, đồng thời đó cũng là khâu quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh ở các đơn vị thương nghiệp bán buôn. Kế toán dự trữ hàng hóa có các nhiệm vụ sau đây: - Chấp hành đầy đủ nguyên tắc, thủ tục, chứng từ về nhập, xuất hàng hóa, phản ánh kịp thời sự vận động của hàng hóa, giám đốc chặc chẽ việc tôn trọng định mức dự trữ. - Giám đốc chặc chẽ việc bảo quản hàng hóa, bảo đảm an toàn về cả số lượng và chất lượng, kịp thời ngăn chặn, phát hiện những hành vi tham ô, lãng phí, làm thiệt hại, hư hỏng hàng hóa. - Đảm bảo quan hệ đối chiếu giữa trị giá và hiện vật, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nghiêm chỉnh thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách và số hiện vật thực tế. 43
44. - Tổ chức hợp lý kế toán kho hàng theo hướng tiết kiệm chi phí trên cơ sở úng dụng công nghệ thông tin. 4.1. Kế toán kết quả kiểm kê Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp. d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hơp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân vì phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hoá bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán: - Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán. - Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữa hộ, nhận gia công (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi có TK 002. - Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi: Nợ TK 156 - Hàng hoá Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381). - Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) Có các Tài khoản liên quan. 44
45. Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán: - Phản ánh giá trị hàng hoá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 156 - Hàng hoá. - Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . . (Nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (Nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương) Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại) Có TK 138 - Phải thu khác (1381). 4.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho Hạch toán hàng hóa ở kho là hạch toán nghiệp vụ và trách nhiệm trước hết thuộc về người chịu trách nhiệm bảo quản dưới sự hướng dẫn, kiểm tra của kế toán. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ kho được vận dụng tùy thuộc vào phương thức bảo quản và nhập xuất hàng hóa. Trong thực tế có thể sử dụng các phương thức như: - Phương pháp hạch toán theo lô hàng (chuyến hàng): Theo phương pháp này, mỗi lô hàng được đánh số hiệu riêng và được bảo quản riêng tại kho. Mỗi lô hàng được phản ánh ở một thẻ kho riêng để ghi chép sự biến động của lô hàng đó trên cơ sở các chứng từ xuất kho thuộc lô hàng này. Phương pháp này có tác dụng tiết kiệm được chi phí hạch toán, giúp xác định được hao hụt, tổn thất hàng hóa kịp thời, thực hiện được việc nhập trước xuất trước. Điều này có ý nghĩa lớn đối với việc bảo quản những loại hàng hóa dễ hư hỏng. - Phương pháp hạch toán theo từng mặt hàng: Theo phương pháp này thì mỗi mặt hàng được phản ánh trên một thẻ kho riêng để theo dõi sự biến động của nó một cách liên tục theo thứ tự thời gian trên cơ sở các chứng từ nhập xuất hàng hóa. 45
46. Các thẻ này được đăng ký và đánh số theo sự hướng đẫn của phòng kế toán và được sắp xếp trật tự theo danh mục hàng hóa, theo tùng nhóm hàng để tiện ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Kế toán phải thường xuyên kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, phải thường xuyên đối chiếu số liệu thẻ kho với số liệu kế toán. Để tăng cường kiểm tra việc chấp hành định mức dự trữ hàng hóa tồn kho, tăng cường lãnh đạo nghiệp vụ và cung cấp tài liệu cho kế toán, định kỳ thủ kho phải lập báo cáo kho theo mẫu quy định và kịp thời gởi về bộ phận kế toán. 4.3. Kế toán chi tiết ở quầy hàng Việc hạch toán hàng hóa ở các quầy hàng, cửa hàng là nhiệm vụ của nhân viên bán hàng nhằm thường xuyên nắm chắc tình hình nhập, xuất, tồn các loại hàng hóa ở quầy hàng, cửa hàng. Công việc này có thể tiến hành theo hai phương pháp: - Phương pháp hạch toán cả số lượng và số tiền Nhân viên bán hàng phải mở “thẻ quầy hàng” cho từng mặt hàng để theo dõi sự biến động của hàng hóa về mặt số lượng; cuối ca hoặc cuối ngày kiểm kê hàng còn lại để tính số lượng hàng đã bán ra và tính số tiền bán ra trong ca, trong ngày. Thẻ quầy hàng được đăng ký ở phòng kế toán, đánh số thứ tự theo danh mục hàng hóa và theo nhóm hàng. Cuối ca, cuối ngày, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền vào quỹ. Cuối tháng, căn cứ số dư của từng mặt hàng ở từng thẻ quầy hàng để lập bảng kê trị giá hàng hóa tồn quầy và toàn bộ thẻ quầy hàng được chuyển về phòng kế toán lưu trữ như tài liệu chi tiết của kế toán. Phướng pháp này đảm bảo việc quản lý tiền hàng chặt chẽ, nhưng nhân viên bán hàng phải ghi chép nhiều, ảnh hưởng đến việc bán hàng. - Phương pháp chỉ hạch toán theo số tiền Nhân viên bán hàng chỉ cần mở sổ “Nhận hàng và thanh toán” để theo dõi số tiền hàng đã nhận vào và số tiền bán hàng đã nộp. Số tiền hàng đã nhận mà chưa thanh toán là giá trị hàng hòa còn lại. SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN Chứng từ Trị giá hàng Số tiền đã Giá trị hàng Diễn giải Số Ngày đã nhận thanh toán còn lại Hàng tồn đầu tháng 46
47. Cuối tháng hoặc định kỳ, kiểm kê hàng hóa còn ở quầy, tính ra giá trị, đối chiếu với số tiền chưa thanh toán trên sổ để xác định số tiền bán hàng thừa hoặc thiếu. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng đòi hỏi phải có tinh thần trách nhiệm cao và thực hiện tốt công tác kiểm kê hàng hóa. 5. KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO 5.1. Nội dung và nguyên tắc dự phòng 5.1.1. Nội dung dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá; đồng thời phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng. Cuối niên độ kế toán, vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là phần chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 5.1.2. Nguyên tắc dự phòng 1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ như công ty niêm yết thì khi lập báo cáo tài chính giữa niện độ (báo cáo quý) có thể xem xét và điểu chỉnh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị hàng tồn kho phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được (Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) của hàng tồn kho. 3. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hoá, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dỡ dang, việc lập dự 47
48. phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. 4. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dỡ dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo: - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán. 5.2. Tài khoản sử dụng Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh trị giá gốc hàng tồn kho của các tài khoản hàng tồn kho. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” như sau: Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. 5.3. Các trường hợp kế toán chủ yếu Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi khoá sổ để lập báo cáo tài chính doanh nhiệp căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm này để xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho năm nay và so sánh với khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước: 48
49. Nếu khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được lập bổ sung kế toán ghi: 1. Nợ TK 632: Trị giá khoản dự phòng được lập Có TK 159: Trị giá khoản dự phòng được lập Ngược lại, nếu khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi: 2. Nợ TK 159 Trị giá khoản dự phòng được hoàn nhập Có TK 711 Trường hợp sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm đến ngày phát hành báo cáo tài chính, doanh nghiệp bán hàng tồn kho và có bằng chứng về giá trị thuần có thể thực hiện được vào ngày kết thúc kỳ kế toán năm của hàng tồn kho bị giảm giá thì doanh nghiệp phải căn cứ vào giá bán hàng tồn kho để tính toán số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho lượng hàng tồn kho này. Căn cứ vào số dự phòng phải lập và số dự phòng đã lập, kế toán phải điều chỉnh trên sổ kế toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: a. Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập lớn hơn số dự phòng đã lập. Căn cứ chênh lệch giữa số dự phòng phải lập lớn hơn số dự phòng đã lập, kế toán điều chỉnh sổ kế toán có thể theo một trong hai cách sau: Cách 1: Ghi tăng số dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi tăng giá vốn hàng bán. 3. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết chuyển tăng giá vốn hàng bán để xác định kết quả, kế toán ghi: 4. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán Điều chỉnh giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (nếu có): 5. Nợ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Đồng thời kết chuyển giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành sang tài khoản 911 (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ). 6. Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Điều chỉnh giảm lợi nhuận chưa phân phối (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ), kế toán ghi: 49
50. 7. Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Cách 2: Doanh nghiệp có thể lập các bút toán điều chỉnh theo phương pháp ghi sổ âm (ghi đỏ) bằng số chênh lệch giữa số đã ghi lớn hơn số đúng, như sau: Điều chỉnh giảm (ghi số âm) số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và điều chỉnh giảm (ghi số âm) chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (nếu có), được xác định bằng số chênh lệch giữa số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp đã ghi lớn hơn số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp sau khi đã điều chỉnh. Số chênh lệch điều chỉnh giảm (ghi số âm) số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kế toán ghi: 8. Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp Đồng thời điều chỉnh bút toán kết chuyển giảm (ghi số âm) chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ) 9. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Điều chỉnh bút toán kết chuyển lãi giảm (ghi số âm) (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ) được xác định bằng số chênh lệch giữa số lãi đã kết chuyển lớn hơn số lãi sau khi đã điều chỉnh. Số chênh lệch điều chỉnh bút toán kết chuyển lãi giảm (ghi số âm), kế toán ghi: 10. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối b. Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập: Căn cứ chênh lệch giữa số dự phòng phải lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập, kế toán điều chỉnh sổ kế toán có thể theo hai cách sau: Cách 1: Ghi giảm dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi giảm giá vốn hàng bán: 11. Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán Kết chuyển giảm giá vốn hàng bán để xác định kết quả, kế toán ghi: 12. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Điều chỉnh tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (nếu có): 50
51. 13. Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp Đồng thời kết chuyển tăng chi phí thu nhập doanh nghiệp hiện hành sang tài khoản 911 (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ). 14. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Điều chỉnh tăng lợi nhuận chưa phân phối (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ), kế toán ghi: 15. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Cách 2: Doanh nghiệp có thể lập các bút toán điều chỉnh theo phương pháp ghi số âm (ghi đỏ) số chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập như sau: Ghi giảm (ghi đỏ) dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi giảm giá vốn hàng bán số chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập: 16. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết chuyển giảm (ghi đỏ) giá vốn hàng bán về số chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập, kế toán ghi: 17. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán Điều chỉnh tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (nếu có) và điều chỉnh tăng lợi nhuận chưa phân phối trên sổ kế toán, cụ thể: . Điều chỉnh tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (nếu có) 18. Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp Đồng thời kết chuyển tăng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành sang tài khoản 911 (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ). 19. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành . Điều chỉnh tăng lợi nhuận chưa phân phối (nếu đã thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ), kế toán ghi: 20. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối 51
52. 6. BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài tập 01: Tại 1 công ty thương mại, tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho tính theo FIFO. Trong kỳ có tình hình sau: 1/Hàng tồn kho đầu kỳ: - Hàng A: 2.500.000 đ (10SP x 250.000đ/SP). - Hàng B: 1.000.000 đ (20SP x 50.000đ/SP). 2/ Hàng mua nhập kho trong kỳ: Hàng B: 1.000SP, đơn giá 51.000đ/SP Hàng C: 2.000SP, đơn giá 10.000đ/SP Thuế VAT được tính 10% trên tổng giá mua hàng nói trên. Công ty đã nhận được lô hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. 3/ Tình hình xuất kho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ như sau: - Xuất bán trực tiếp cho công ty thương mại Hà Nội 10 SP A, giá bán 350.000đ/SP, thuế VAT 10 % (Tổng giá thanh toán: 385.000đ/SP). Bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. - Xuất gởi bán cho siêu thị CORA 1.020 SP B, giá bán 80.000đ/SP, thuế VAT 10% (Tổng giá thanh toán 88.000đ/SP). - Xuất gởi bán cho công ty TM Đà Nẳng 1.000 SP C. Bên mua chưa nhận được hàng. 4/ Tình hình thanh toán như sau: - Công ty thương mại Hà Nội đồng ý thanh toán ngay tiền mua hàng và được hưởng 1 khoản chiết khấu thanh toán là 2% trên tổng giá thanh toán. Ngân Hàng đã báo Có. - Giấy báo Có của Ngân hàng (Siêu thị CORA thanh toán tiền mua hàng ở nghiệp vụ trên) - Công ty TM Đà Nẳng báo đã nhận được hàng và chỉ chấp nhận thanh toán 900 SP, số còn lại hoàn trả cho công ty. Giá bán 12.000đ/SP, thuế VAT 10%= 1.200đ/SP. Công ty đã tái nhập kho số hàng bị trả lại. Yêu cầu : Lập định khoản phản ánh tình hình trên. Bài tập 02: Giả định tại Công ty thương mại X kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, trong quí II/N có tài liệu kế toán như sau (Đvt: 1000đ). 52
53. 1. Ngày 2/4, mua 1 lô hàng của Công ty Y theo giá mua chưa thuế: 400.000; thuế GTGT 10%. Tiền mua hàng chưa trả cho người bán. Số hàng mua đơn vị đã: bán ngay cho Công ty A tại địa điểm nhận hàng 1/8 lô hàng, theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT 10%) là 66.000. Tiền mua hàng chưa trả cho người bán. - Gửi bán thẳng cho Công ty B 1/8 lô hàng theo giá chưa thuế: 60.000; thuế suất thuế giá trị gia tăng là 10%. - Công ty X chuyển về nhập kho 1/2 lô hàng, trị giá thực tế nhập kho theo giá chưa kể thuế giá trị gia tăng là 195.000; số hàng thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân. - Số hàng còn lại, Công ty X đang nhờ bên bán giữ hộ (cuối tháng chưa chuyển về nhập kho). 2. Ngày 10/4, Công ty X phát hiện nguyên nhân lô hàng thiếu của lô hàng nhập kho ngày 2/4 là do lỗi của cán bộ nghiệp vụ nên quyết định bắt bồi thường theo giá thanh toán của số hàng thiếu đó. 3. Ngày 20/4, khi xuất hàng để bán, Công ty X phát hiện trong lô hàng nhập kho ngày 2/4 có một số hàng trị giá 25.000 (chưa kể thuế GTGT 10%) kém chất lượng. Tuỳ thuộc vào mức độ kém chất lượng của lô hàng, Công ty X quyết định: - Trả lại cho người bán số hàng trị giá 15.000 (số hàng này đơn vị đang bảo quản hộ người bán). - Số hàng kém chất lượng còn lại, Công ty X yêu cầu bên bán giảm giá 50%, bên bán đã đồng ý. 4. Ngày 4/5, Công ty X chuyển số hàng nhờ bên bán giữ hộ về nhập kho đủ. Chi phí vận chuyển đã trả bằng tiền mặt là 550 (gồm cả thuế GTGT 10%). 5. Ngày 10/5, Công ty X thanh toán tiền mua hàng cho người bán qua tài khoản tiền gửi ngân hàng (đã nhận giấy báo Nợ) sau khi trừ chiết khấu thanh toán được hưởng 1%. Yêu cầu : Lập định khoản phản ánh tình hình trên. Bài tập 03: Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên - hàng tồn kho được xuất theo phương pháp nhập sau - xuất trước, có tình hình sau: I. Số dư đầu tháng một số tài khoản - TK 156: 96.000.000 đ (chi tiết 2.000 đơn vị hàng). Giá 1 đơn vị hàng = 96.000/2=48.000 đ 53