Kế toán - Kiểm toán - Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán

58 trang vanle 2260

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Kế toán - Kiểm toán - Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

ke_toan_kiem_toan_chuong_4_ke_toan_cac_khoan_thanh_toan.pdf

Nội dung text: Kế toán - Kiểm toán - Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán

Chương 4 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN Mục tiêu: + Giúp cho người học nhận thức đối tượng kế toán là các khoản phải thu ở khách hàng, phải trả cho khách hàng, các khoản vay, nợ, tạm ứng qua kho bạc, các khoản ứng trước, trả trước, các khoản nhận trước trong các đơn vị HCSN. + Trang bị cho người học phương pháp kế toán công nợ thanh toán các khoản phải thu, các khoản phải trả trong các đơn vị HCSN. 4.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 4.1.1. Khái niệm Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị với các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước và kinh phí khác. 4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị HCSN là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị. * Các nghiệp vụ thanh toán nếu được phân loại theo đối tượng thanh toán thì có: Các khoản phải thu khách hàng. Tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị. Các khoản phải thanh toán cho người cung cấp. Phải thanh toán cho công chức, viên chức và đối tượng khác. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ BHTN phải nộp. Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế và lệ phí. Kinh phí cấp cho cấp dưới Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới. * Xét theo tính chất công nợ phát sinh Thanh toán các khoản phải thu (khách hàng mua, CNV, cho vay, thuế GTGT khấu trừ, các khoản phải thu khác). Thanh toán các khoản phải trả (phải trả người bán, nội bộ, thanh toán các khoản cho Nhà nước, phải nộp theo lương, phải nộp khác) 4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán Để quản lý tốt các khoản phải thu và nợ phải trả, hạch toán các nghiệp vụ thanh toán cần tôn trọng các quy định sau: + Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho từng đối tượng và từng đợt thanh toán. + Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kinh phí. 54
Đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước. + Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn kế toán cần phải lập bảng kê nợ, phải đối chiếu, xác nhận công nợ cho nhau, và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng kê đọng làm tổn thất kinh phí của nhà nước. + Trường hợp một đối tượng vừa là phải thu, vừa là phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. + Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết chi từng khoản con nợ và chủ nợ theo cả hai chiều số lượng và giá trị. 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.2.1. Nội dung các khoản phải thu Theo tính chất và đối tượng thanh toán, các khoản phải thu gồm: Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý TSCĐ Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp đối với Nhà nước theo các đơn đặt hàng. Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý Các khoản phải thu khác. 4.2.2. Nhiệm vụ kế toán Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán. Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các đối tượng nợ. Các khoản nợ phải thu của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết cho từng đối tượng nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất. 4.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng HĐ bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ do kế toán của ĐV lập làm căn cứ xác định doanh thu. Đơn đặt hàng của khách hàng Cá chứng từ phản ánh thanh toán công nợ Biên bản quyết định xử lý khi phát hiện thiếu hàng hóa, vật tư, sản phẩm Khế ước cho vay, mượn đối với vật tư, hàng hóa cho vay, mượn Bảng kê tính lãi đối với các khoản lãi cho vay, lãi trái phiếu Ngoài ra còn có: Biên lai thu tiền, quyết định thu hồi các khoản chi sai chế độ 55
4.2.4. Tài khoản kế toán sử dụng * Kết cấu TK 311 – Các khoản phải thu Bên Nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hóa, + Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi đầu tư XDCB không được duyệt bị xuất toán phải thu hồi. + Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Số tiền phải thu về bồi thường vật chất + Các khoản phải thu về cho vay, cho mượn tạm thời + Các khoản phải thu khác Bên Có: + Các khoản phải thu đã thu được + Số thuế GTGT đơn vị đã được khấu trừ, được hoàn lại + Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng + Số tiền đã thu về bồi thường vật chất Dư Nợ: + Các khoản nợ còn phải thu + Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuế GTGT được hoàn lại nhưng ngân sách chưa hoàn trả. Hoặc Dư Có: Số ứng trước của người mua. * Tài khoản 311 có 3 TK cấp 2: TK 311.1: Phải thu của khách hàng TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ TK 311.8: Các khoản phải thu khác 4.2.5. Phương pháp hạch toán * Kế toán phải thu của khách hàng (TK 311.1) 1. Phản ánh doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền: Nợ TK 311.1: Các khoản phải thu Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 333.1: Các khoản phải nộp Nhà nước 2. Xác định giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 333.1: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 311.1: Các khoản phải thu 3. Nhận được tiền do khách hàng trả nợ hoặc khách hàng ứng trước tiền: Nợ TK 111, 112 Có TK 311.1: Các khoản phải thu 4. Nợ không thu được ghi chi hoạt động hoặc chi dự án: Nợ TK 661, 662 Có TK 311.1: Các khoản phải thu 56
5. Bù trừ trên cùng một đối tượng: Nợ TK 331.1: Các khoản phải trả Có TK 311.1: Các khoản phải thu 6. Xoá sổ nợ phải thu không đòi được: Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 311.1: Các khoản phải thu * Kế toán thuế GTGT được khấu trừ (TK 311.3) 1. Khi mua vật tư hàng hoá được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (áp dụng cho đơn vị tham gia SXKD hoặc thực hiện các dự án viện trợ không hoàn lại): Nợ TK 152, 153, 155, 631, 662 Nợ TK 333.1: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 2. Khi nhập khẩu vật tư, hàng hoá dùng cho SXKD số thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ ghi: Nợ TK 333.1: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 (33312) 3. Mua hàng được hưởng CKTM, GGHM hoặc hàng mua trả lại cho người bán: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152, 153, 155 Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ 4. Cuối kỳ kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra phải nộp: Nợ TK 333.1: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ 5. Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ ghi chi hoạt động: Nợ TK 661, 662, 631, 635 Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ 6. Khi được Nhà nước hoàn lại thuế: Nợ TK 111, 112 Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ * Kế toán các khoản phải thu khác (TK 311.8) 1. Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311. 8: Phải thu khác Có TK 111, 152, 153, 155 2. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, bằng nguồn vốn kinh doanh, khi phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 311.8: Phải thu khác Có TK 211, 213 57
3. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn NSNN khi phát hiện thiếu Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ (GTCL) Có TK 211, 213 Đồng thời phản ánh GTCL bị thiếu mất phải thu hồi: Nợ TK 311.8 Có TK 511.8 Khi có quyết định xử lý Nợ TK 511.8: Nếu cho phép xoá bỏ Nợ TK 111, 112, 334: Nếu cá nhân phải bồi thường Có TK 311.8 4. Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đã không đòi được Nợ TK 661, 662 Có TK 311.8: Phải thu khác 5. Các khoản đã chi hoạt động hoặc chi dự án không được duyệt phải thu hồi Nợ TK 311.8: Phải thu khác Có TK 661, 662, 635 6. Lãi đầu tư tài chính chưa thu được: Nợ TK 311.8: Phải thu khác Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh 7. Thu hồi được các khoản phải thu khác Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 311.8: Phải thu khác 4.3. KẾ TOÁN TẠM ỨNG 4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền. Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở nguyên tắc chung như sau: Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn. Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ. Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đã. Tiền tạm ứng phải được theo dõi: Sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn. 58
4.3.2. Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng khi tạm ứng tới lúc thanh toán từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp. Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. Thực hiện nghiêm ngặt công tác quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán. Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị. 4.3.3. Chứng từ kế toán sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Giấy đi đường, phiếu nhập kho và các chứng từ khác liên quan 4.3.4. Tài khoản sử dụng Tài khoản 312 – Tạm ứng Kết cấu: + Bên nợ: Các khoản tiền, vật tư tạm ứng + Bên có: + Các khoản tạm ứng đã được thanh toán + Số tạm ứng dùng không hết nhập quỹ hoặc trừ vào lương + Dư nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán 4.3.5. Phương pháp kế toán 1. Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho cán bộ công nhân viên Nợ TK 312: Tạm ứng Có TK 111, 112, 152, 153, 155 2. Khi cán bộ, công nhân viên thanh toán số chi tạm ứng TH1: Tạm ứng dùng không hết nhập quỹ Nợ TK 111, 112, 334 Có TK 312: Tạm ứng TH2: Nếu thanh toán bằng chứng từ như: HĐ mua hàng và các chứng từ khác có liên quan + Nếu số tạm ứng chi vừa đủ Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662 Có TK 312: Tạm ứng + Nếu số tạm ứng số thực chi: Số thực chi: Nợ TK 152, 153 Có TK 312: Tạm ứng 59
Số tạm ứng thừa: Nợ TK 111, 112, 334 Có TK 312: Tạm ứng 4.4. KẾ TOÁN KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI 4.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Giấy rút dự toán kinh phí: Là chứng từ do đơn vị lập Uỷ nhiệm chi: ĐV cấp trên cấp KP cho ĐV cấp dưới bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Báo cáo tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng ở cấp dưới đã được duyệt. 4.4.2. Tài khoản sử dụng TK 341: KP cấp cho cấp dưới. Kết cấu: Bên Nợ: Số KP đã cấp, đã chuyển cho cấp dưới Bên Có: + Thu hồi số KP thừa không sử dụng hết + Kết chuyển số KP đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới để ghi giảm nguồn KP TK này không có số dư (Cấp cho cấp dưới dùng không hết thì thu hồi lại). 4.4.3. Phương pháp hạch toán 1. Cấp trên cấp KP cho cấp dưới bằng dự toán chi Cấp trên: Có TK 008, 009 Cấp dưới: Nợ TK 008, 009 2. Khi cấp dưới rút dự toán chi về sử dụng Cấp trên: Nợ TK 341: KP cấp cho cấp dưới Có TK 461, 462 Cấp dưới: Nợ TK 111, 112 Có TK 461, 462 Đồng thời: Có TK 008, TK 009 3. Cấp trên cấp KP cho cấp dưới bằng tiền hoặc tài sản Cấp trên: Nợ TK 341: KP cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112, 152, 153 Cấp dưới: Nợ TK 111, 112, 152, 153 Có TK 461, 462 4. Cấp dưới nộp KP thừa không sử dụng hết cho cấp trên Cấp trên: Nợ TK 111, 112 Có TK 341: KP cấp cho cấp dưới Cấp dưới: Nợ TK 461, 462 Có TK 111, 112 5. Khi cấp dưới gửi báo cáo quyết toán cho cấp trên và được duyệt Cấp trên: Nợ TK 461, 462 Có TK 341: KP cấp cho cấp dưới Cấp dưới: Nợ TK 461, 462 Có TK 661, 662 60
4.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 4.5.1. Nội dung các khoản phải trả Các khoản phải trả trong đơn vị hành chính sự nghiệp thường phát sinh trong các quan hệ giao dịch giữa đơn vị với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, kinh phí tạm thu, tạm giữ. Nội dung cụ thể các khoản phải trả gồm: Các khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vật tư, người nhận thầu về XDCB, sửa chữa lớn. Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay phải trả. Giá trị tài sản chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết. Các khoản phải trả khác như: phạt bồi thường vật chất. 4.5.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ. Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ. Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết theo cho từng chủ nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. 4.5.3. Kế toán các khoản phải trả a. Chứng từ kế toán sử dụng Hoá đơn mua hàng. Khế ước nhận nợ của đơn vị. Biên bản kiểm kê tài sản. Phiếu chi. Giấy báo Nợ Giấy báo Có của kho bạc b. Tài khoản sử dụng * Kết cấu TK 331: Các khoản phải trả Bên Nợ: + Các khoản đã trả trước cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu về XDCB. + Các khoản nợ vay đã thanh toán + Xử lý kiểm kê phát hiện thừa Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán + Các khoản phải trả nợ vay + Kiểm kê phát hiện thừa Dư Có: Số tiền còn phải trả cho các đối tượng Hoặc dư Nợ: Số tiền đã ứng trước, đã trả trước cho các đối tượng. 61
* Tài khoản 331 có 3 TK cấp 2: TK 3311: Phải trả người cung cấp TK 3312: Phải trả nợ vay TK 3318: Phải trả khác c. Phương pháp hạch toán * Kế toán phải trả nhà cung cấp (TK 331.1) 1. Mua chịu hàng hóa, dịch vụ Nợ TK 152, 155, 241, 211: Nếu mua về nhập kho Nợ TK 661, 662, 631, 635: Nếu dùng ngay Nợ TK 311.3: (Nếu có Dùng cho hoạt động SXKD) Có TK 331.1: Phải trả nhà cung cấp 2. Nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ chưa thanh toán tiền: Nợ TK 152, 153, 155, 211, 213 Có TK 331.1: Số tiền phải trả người bán Có TK 333.7: Thuế nhập khẩu phải nộp (Nếu có) Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp NSNN và được khấu trừ: Nợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp + Tính theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152, 153, 155, 211, 213 Có TK 331.1: Số tiền phải trả người bán Có TK 333.7: Thuế nhập khẩu phải nộp (Nếu có) Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp 3. Thanh toán các khoản phải trả hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán Nợ TK 331.1: Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112, 461, 462, 465, 441 Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời ghi: Có TK 008, 009 4. Bù trừ trên cùng một đối tượng Nợ TK 331.1: Phải trả nhà cung cấp Có TK 311.1: Phải thu khách hàng * Kế toán phải trả nợ vay (TK 331.2) 1. Vay tiền để thanh toán nợ, để mua vật tư, hàng hóa hoặc mua TSCĐ Nợ TK 111, 112, 331.1, 152, 153, 155, 211, 241 Có TK 331.2: Phải trả nợ vay Khi công trình XDCB hoàn thành: Nợ TK 211: NG TSCĐ hữu hình Có TK 241: Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản 62
2. Khi trả nợ vay Tiền gốc: Nợ TK 331.2: Phải trả nợ vay Có TK 111, 112 Khi trả nợ vay bằng nguồn KP đầu tư XDCB hoặc các quỹ đối với TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp mua bằng nguồn vốn vay kế toán đồng thời ghi tăng nguồn KP đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 431, 441 Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ Trường hợp TSCĐ mua vào hoặc đầu tư XDCB bằng nguồn vốn vay để dùng cho hoạt động SXKD khi trả nợ vay bằng các quỹ ghi: Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Lãi vay: Nợ TK 661, 662, 631 Có TK 111, 112 * Kế toán các khoản phải trả khác (TK 331.8) 1. Trường hợp tài sản thừa khi kiểm kê chờ xử lý Nợ TK 111, 112, 152, 155 Có TK 331.8: Các khoản phải trả khác Khi có quyết định xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định xử lý Nợ TK 331.8: Phải trả khác Có TK 152, 153, 155: Xuất NVL, CCDC, sản phẩm, hàng hóa Có TK 331.1: Trả lại tiền cho người bán Có TK 461, 462, 465, 441: Ghi tăng nguồn KP 2. Thu tiền ăn, xe đưa đưa đón học sinh Nợ TK 111, 112 Có TK 331.8 3. Chi tiền ăn, xe đưa đón học sinh, hoặc trả lại tiền ăn còn thừa Nợ TK 311.8 Có TK 111, 112 4.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC (333) 4.6.1. Những quy định kế toán phải nộp cho nhà nước Đơn vị phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thu nộp với Nhà nước. Đơn vị phải mở sổ chi tiết theo số phải nộp, số đã nộp của từng khoản phải nộp Nhà nước. Những đơn vị thu và nộp cho ngân sách Nhà nước bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng VN theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán. Đối với những đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo quy định sau : + Doanh thu là doanh thu chưa có thuế + Giá trị vật tư, tài sản, hàng hóa là giá trị chưa có thuế 63
+ Phản ánh chính xác thuế GTGT đầu ra và đầu vào phát sinh + Thuế GTGT được hoàn lại, còn phải phải nộp 4.6.2. Chứng từ kế toán sử dụng Bảng kê các khoản phí, lệ phí Giấy báo Nợ Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng Bảng kê các khoản thuế phải nộp Nhà nước 4.6.3. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước Bên Nợ: Các khoản thuế và các khoản khác đã nộp Nhà nước Bên Có: Các khoản thuế và các khoản khác phải nộp Nhà nước Dư Có : Các khoản còn phải nộp cho nhà nước * Tài khoản 333 có 5 TK cấp 2: TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp TK 333.2: Phí, lệ phí TK 333.4: thuế thu nhập doanh nghiệp TK 333.7: Thuế khác TK 333.8: các khoản phải nộp khác 4.6.4. Phương pháp hạch toán * Kế toán thuế GTGT đầu ra theo phương pháp khấu trừ 1. Khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán: Nợ TK 111, 112, 311.1 Có TK 333.1: Thuế GTGT đầu ra Có TK 531: Doanh thu không có thuế GTGT 2. Khi phát sinh thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT Nợ TK 111, 112, 3111 Có TK 511.8: Các khoản thu Có TK 333.1 3. Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa, TSCĐ Nợ TK 152, 153, 155, 211: Giá chưa có thuế GTGT Có TK 333.7: Chi tiết thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 111, 112, 331: Số tiền phải trả cho người bán Đồng thời phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa nhập khẩu + Trường hợp nhập khẩu hàng hóa dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT khấu trừ Nợ TK 311.3 Có TK 333.12 64
+ Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc hoạt động HCSN Nợ TK 152, 155, 211, 531, 661, 662 Có TK 333.12 4. Xuất quỹ hoặc rút TGNH nộp thuế vào NSNN Nợ TK 333.12 Có TK 111, 112 5. Cuối kỳ, xác định số thuế GTGT phải nộp Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ số thuế GTGT đầu ra phát sinh thì số thuế GTGT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế. Đơn vị nhận tiền NSNN hoàn lại thuế GTGT đầu vào Nợ TK 111, 112 Có TK 311.3 6. Hàng bán bị trả lại Giá vốn: Nợ TK 155 Có TK 531 Giá bán Nợ TK 531: Giá bán chưa có thuế GTGT Nợ TK 333.1: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 311 7. Khi được giảm thuế Nếu được trả lại bằng tiền Nợ TK 111, 112 Có TK 531 Nếu được trừ vào số thuế GTGT đầu ra Nợ TK 333.1 Có TK 531 8. Sản phẩm, hàng hóa chịu thuế TTĐB Phản ánh thuế TTĐB phải nộp Nợ TK 531 Có TK 333.7 65
Khi nộp Nợ TK 333.7 Có TK 111, 112 * Kế toán phí, lệ phí 1. Khi thu được phí, lệ phí Nợ TK 111, 112 Có TK 511.1 2. Xác định số tiền thu phí, lệ phí đơn vị phải nộp Nhà nước Nợ TK 511.1 Có TK 333.2 3. Khi nộp phí, lệ phí vào NSNN Nợ TK 333.2 Có TK 111, 112 * Kế toán thuế TNDN 1. Hàng quý, phản ánh số thuế TNDN phải nộp Nợ TK 421 Có TK 333.4 2. Khi nộp thuế TNDN vào NSNN Nợ TK 333.4 Có TK 111, 112 3. Cuối năm, khi báo cáo quyết toán thuế được duyệt, xác định số thuế TNDN phải nộp TH 1: Thuế TNDN phải nộp thực tế > Số tạm nộp Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 333.4: Thuế TNDN phải nộp TH 2: Thuế TNDN phải nộp thực tế < Số tạm nộp Nợ TK 333.4: Thuế TNDN phải nộp Có TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý 4. Trường hợp được giảm thuế TNDN Nợ TK 333.4 Có TK 421 * Kế toán thuế TNCN 1. Hàng tháng, xác định số thuế TNCN phải nộp tính trên thu nhập thường xuyên Nợ TK 334 Có TK 333.7 2. Khi nộp vào NSNN Nợ TK 333.7 Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng 66
* Thuế khác 1. Thuế khác (thuế môn bài) của đơn vị tham gia hoạt động SXKD phải nộp Nhà nước Nợ TK 631 Có TK 333.7 2. Các khoản thu khác phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 511.8 Có TK 333.8 3. Khi nộp cho Nhà nước Nợ TK 333.7, 333.8 Có TK 111, 112 4.7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC, CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG Chi về quỹ tiền lương cho CBCNV, học bổng cho học sinh, sinh viên, phụ cấp cho hạ sĩ quan chiến sĩ, lương hưu cho cán bộ nghỉ hưu trong các đơn vị HCSN là khoản chi thường xuyên cơ bản trong toàn bộ các khoản chi tiêu chủ yếu bằng tiền mặt và có liên quan đến nhiều chính sách chế độ kinh phí. Do đó, khi kế toán thanh toán lương cho CBNV và các đối tượng khác, cần phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về quản lý tiền lương và quản lý tiền mặt. Ngoài chế độ tiền lương, công chức còn được hưởng chế độ BHXH theo quy định và các khoản chi trả trực tiếp khác. 4.7.1. Kế toán các khoản phải trả viên chức a. Chứng từ kế toán sử dụng Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán phụ cấp Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng kê thanh toán công tác phí Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán học bổng, sinh hoạt phí cho học sinh, sinh viên b. Tài khoản sử dụng TK 334 – Phải trả công nhân viên Kết cấu: Bên Nợ: Tiền lương, tiền công, các khoản phải trả đã trả cho CNV Các khoản đã khấu trừ vào lương Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cán bộ, CNV, người lao động Dư Có: Các khoản còn phải trả cho Cán bộ, CNV, người lao động. c. Phương pháp hạch toán 1. Phản ánh tiền lương phải trả cho CBCNV tính vào chi phí 67
Nợ TK 661, 662, 635, 631 Có TK 334 2. Khi thanh toán tiền lương, tiền công cho CBCNV Nợ TK 334 Có TK 111, 112, 461, 462 Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời phản ánh Có TK 008, 009 3. Các khoản tiền tạm ứng, bồi thường được khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí Nợ TK 334: Phải trả viên chức. Có TK 312: Tạm ứng Có TK 311.8: Các khoản phải thu 4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức hoặc trích quỹ ổn định thu nhập để trả lương Nợ TK 431: Quỹ cơ quan Có TK 334: Phải trả viên chức Khi chi lương, thưởng cho viên chức Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 111 5. Số BHXH, BHYT, BHTN viên chức phải nộp, tính trừ vào lương Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 332 (3321, 3322, 3324): Các khoản phải nộp theo lương 6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định Nợ TK 332.1: Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334: Phải trả viên chức 4.7.2. Kế toán các khoản phải trả cho các đối tượng khác a. Tài khoản sử dụng TK 335 Phải trả các đối tượng khác Bên Nợ: + Học bổng, sinh hoạt phí và các khoản khác đã trả cho các đối tượng + Các khoản đã khấu trừ vào học bổng, sinh hoạt phí + Số đã chi trợ cấp cho người có công Bên Có: + Học bổng, sinh hoạt phí và các khoản khác phải trả + Kết chuyển chi trợ cấp tính vào chi hoạt động Dư Có: Các khoản còn phải trả cho các đối tượng b. Phương pháp hạch toán 1. Tính ra học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho HSSV Nợ TK 661 Có TK 335 68
2. Khi thanh toán học bổng, SHP cho HSSV: Nợ TK 335 Có TK 111 3. Khi chi trợ cấp cho người có công Nợ TK 335 Có TK 111, 112 4. Cuối kỳ kết chuyển số chi trả thực tế cho người có công tính vào chi hoạt động Nợ TK 661 Có TK 335 4.7.3. Kế toán các khoản phải nộp theo lương a. Những vấn đề chung về BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Tổng các khoản phải nộp theo lương là 30,5% trong đó: Tổng số BHXH phải nộp cho Nhà nước là 22% trong đó: Đơn vị sử dụng lao động nộp 16%, người lao động đóng 6%. Tổng số BHYT phải nộp 4,5% trong đó: đơn vị sử dụng lao động đóng 3%, người lao động đóng 1,5%. KPCĐ phải nộp 2% đơn vị sử dụng lao động phải nộp toàn bộ. BHTN phải nộp 2% trong đó: đơn vị sử dụng lao động phải đóng 1%, người lao động đóng 1%. Theo dõi việc trích nộp và thanh toán các khoản BHXH, BHYT của đơn vị phải theo dõi chi tiết theo từng nội dung và tuân theo các quy định của Nhà nước. Hạch toán chi tiết và tổng hợp theo từng loại quỹ phải nộp theo lượng số phải nộp, đã nộp, chưa nộp. Tính số BHXH thanh toán tại ĐV một cách kịp thời cho các đối tượng được hưởng BHXH. b. Chứng từ kế toán sử dụng Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Phiếu nghỉ hưởng BHXH Phiếu trợ cấp BHXH Danh sách nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau Biên lai điều tra tai nạn lao động và các chứng từ khác c. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương Bên Nợ: + BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ + Số BHXH phải trả cho CNV được hưởng tại đơn vị Bên Có: + BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí của đơn vị + BHXH, BHYT, BHTN được trừ vào lương của người lao động + Số tiền BHXH được cơ quan BH thanh toán trả cho các đối tượng hưởng chế độ BH của đơn vị. + Số lãi phải nộp về bị phạt nộp chậm số BHXH 69
Dư Có: Số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN còn phải nộp Có thể Dư Nợ: Phản ánh số tiền BHXH đơn vị đã trả cho CNV nhưng chưa được cơ quan BH thanh toán. * Tài khoản 332 có 4 TK cấp 2: TK 332.1: Bảo hiểm xã hội TK 332.2: Bảo hiểm y tế TK 332.3: Kinh phí côn đoàn TK 332.4: Bảo hiểm thất nghiệp d. Phương pháp hạch toán 1. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào các khoản chi (22%) Nợ TK 661, 662, 631, 635 Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324) 2.Tính số BHXH, BHYT, BHTN trừ vào thu nhập của người lao động (8,5%) Nợ TK 334 Có TK 332 (1, 2, 4) 3. Khi đơn vị chuyển tiền nộp BHXH, BHTN, KPCĐ, mua thẻ BHYT hoặc chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Nợ 332 (1, 2, 3, 4) Có TK 111, 112, 461, 462 Nếu rút dự toán kinh phí thì ghi Có TK 008, 009 4. Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp Nợ TK 311.8: Các khoản phải thu (chờ xử lý phạt nộp chậm) Nợ TK 661: Chi hoạt động (chi hoạt động nếu được phép ghi chi) Có TK 332.1: Các khoản phải nộp theo lương 5. BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định Nợ TK 332.1 Có TK 334 6. Khi chi trả BHXH cho viên chức trong đơn vị Nợ TK 334 Có TK 111, 112 7. Nhận trợ cấp BHXH, KPCĐ được cấp bổ sung Nợ TK 111, 112 Có TK 332(1, 3) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 Câu 1: Kế toán nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu (TK sử dụng, phương pháp kế toán)? Câu 2: Kế toán nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả (TK sử dụng, phương pháp kế toán)? Câu 3: Trình bày TK và nguyên tắc kế toán các khoản thanh toán với NSNN? Câu 4: Trình bày TK và nguyên tắc kế toán các khoản kinh phí cấp cho cấp dưới? 70
Câu 5: Tạm ứng là gì? Nêu các quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng? Trình bày phương pháp hạch toán TK 312? Câu 6: Nêu chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán tiền lương? Trình bày nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán TK 334? BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 4 Bài 1: Ở đơn vị sự nghiệp có thu A có các tài liệu kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu như sau (đvt: 1.000đ): I. Số dư đầu tháng 2/N của TK 311: 500 trong đó + TK 3111: 400 (Chi tiết công ty X) + TK 3118: 100 (Chi tiết tài sản thiếu) + Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 2/N: 1. Ngày 02/2/N xuất kho sản phẩm để bán cho công ty Y, giá xuất kho 86.000, giá bán 99.000 trong đó thuế GTGT 10%, 1 tháng sau công ty Y thanh toán 2. Ngày 05/2/N nhận được tiền do công ty X trả nợ kỳ trước bằng tiền gửi : 300 3. Ngày 10/2/N thu bồi thường về giá trị tài sản phát hiện thiếu theo quyết định xử lý bằng tiền mặt: 40, trừ dần vào lương phải trả viên chức: 60 4. Các khoản chi hoạt động khi quyết toán không được duyệt y phải thu hồi: 20. 5. Phát hiện thiếu mất 1 TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động HCSN, làm thủ tục thanh lý: . Nguyên giá: 43.500 . Hao mòn lũy kế: 36.250 . Giá trị còn lại TSCĐ thiếu mất chờ xử lý thu hồi. 6. Xử lý giá trị TSCĐ thiếu mất: . Xóa bỏ số thiếu mất 30% . Số còn lại thu bồi thường bằng tiền mặt 50%, còn lại khấu trừ lương tháng này. Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kinh tế trên. Bài 2: Tại trường Đại học X trong kỳ có tình hình như sau: (ĐVT: 1.000đ) I. Số dư đầu kỳ TK 312: 142.000 trong đó chi tiết: 312 A: 20.000 (tạm ứng nhân viên A đi công tác) 312 B: 36.000 (tạm ứng nhân viên B thực hiện đề tài khoa học) 312 C: 86.000 (tạm ứng nhân viên C mua nguyên liệu) Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh: 1. Thanh toán hoàn tạm ứng của anh C mua nguyên liệu nhập kho 83.000, còn lại nhập quỹ 3.000. 2. Thanh toán hoàn tạm ứng cho anh A đi công tác, số tiền là 19.900, trừ lương trong tháng số tiền anh A tạm ứng chi chưa hết. 3. Anh B hoàn chứng từ đề tài khoa học đã nghiệm thu 36.000, ghi chi thường xuyên. 4. Tạm ứng cho anh A số tiền mặt để quảng cáo: 4.000 Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào TK tổng hợp, chi tiết cho từng đối tượng tạm ứng. 71
Bài 3: Tài liệu tại 1 đơn vị HCSN E có tình hình thanh toán kinh phí cấp phát nội bộ như sau (ĐVT: 1.000đ, các tài khoản khác có số dư hợp lý) 1. Nhận thông báo dự toán kinh phí được cấp trong quý I/N trong đó hoạt động thường xuyên 15.000.000, xây dựng cơ bản 5.000.000 2. Phân phối dự toán kinh phí hoạt động thường xuyên năm cho đơn vị F 10.400.000 và kinh phí XDCB quí I/N 2.080.000 3. Đơn vị F báo cáo đã rút dự toán kinh phí quí 1 để chi tiêu bằng tiền gửi kho bạc 4.680.000, trong đó DTKP XDCB: 2.080.000 4. Cho phép F bổ sung kinh phí hoạt động và kinh phí XDCB từ nguồn thu sự nghiệp 1.430.000, trong đó kinh phí hoạt động thường xuyên là 1.300.000 5. Cấp phát bổ sung kinh phí hoạt động 863.200 và kinh phí XDCB 520.000 cho F bằng chuyển khoản ngoài dự toán kinh phí. 6. Đơn vị F báo đã tiếp nhận kinh phí hoạt động thường xuyên từ nguồn ngân sách địa phương bằng tiền gửi kho bạc là 403.000 7. Cuối quý I/N đơn vị phụ thuộc F nộp báo cáo quyết toán gồm các khoản: a. Chi phí thường xuyên theo báo cáo: 5.063.500 Chi lương và các khoản phụ cấp cho viên chức 4.160.000 Quỹ phải nộp theo lương ghi chi: 707.200 Học bổng phải trả cho sinh viên: 127.400 Chi mua vật liệu bằng tiền mặt: 68.900 b. Chi XDCB đã hoàn thành quyết toán theo số kinh phí XDCB cấp cho F quý I/N là 2.730.000 Yêu cầu 1. Định khoản và ghi vào tài khoản của đơn vị E cấp trên. 2. Mở và ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ đã cho tại đơn vị E (Nhật ký chung và sổ cái TK 341). 3. Tại đơn vị F các nghiệp vụ được hạch toán thế nào? Bài 4: Ở đơn vị sự nghiệp có thu A có tài liệu kế toán về các khoản phải trả như sau (ĐVT: 1.000đ) I. Số dư đầu tháng 2/N của TK 331 : 18.000 Trong đó: + TK 331.1 : 13.000 (Chi tiết công ty B) + TK 331.2 : 4.000, TK 331.8 : 1.000 + Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 2/N: 1. Chuyển tiền gửi kho bạc về trả nợ Công ty B ở kỳ trước, số tiền: 13.000 2. Mua vật liệu về nhập kho chưa trả tiền người bán, số tiền: 5.000 3. Vay tiền của đơn vị X mua hàng hoá về nhập kho, số tiền: 8.000 4. Quyết định xử lý số 01: Xác định số tài sản thừa tháng trước 1.000 được bổ sung kinh phí hoạt động. Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kinh tế trên. 72
Bài 5: Ở đơn vị sự nghiệp có thu A có các tài liệu về tình hình thanh toán các khoản phải nộp Nhà nước (ĐVT: 1.000đ): I. Số dư đầu tháng 6/N của TK 333: 10.000 trong đó: + TK 3331: 7.000, TK 3332: 3.000 + Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 6/N: 1. Doanh thu bán hàng hoá: 99.000, trong đó thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền gửi ngân hàng, giá vốn hàng bán 36.000 2. Số thuế thu nhập doanh nghiệp quý II/N đơn vị phải nộp NSNN: 3.000 3. Các khoản thu phí đơn vị phải nộp NSNN: 4.000 4. Thuế GTGT đầu vào phát sinh được khấu trừ: 12.000 5. Chuyển tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT: 4.000 và nộp thuế TNDN: 3.000 6. Xuất quỹ tiền mặt nộp tiền thu phí: 6.000 Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào sơ đồ kế toán các nghiệp vụ kinh tế trên Bài 6: Tại đơn vị HCSN có thu T trong tháng 6/N (ĐVT: 1.000đ, các tài khoản có số dư hợp lý): 1. Tính số tiền lương phải trả cho viên chức, công chức 150.000. 2. Tính các khoản trích theo lương theo quy định 3. Các khoản viên chức còn nợ khấu trừ lương: - Nợ tạm ứng quá hạn 350, nợ tiền phạt vật chất 150, nợ tiền điện thoại 30 4. Rút dự toán kinh phí hoạt động kỳ báo cáo về quỹ tiền mặt 150.000 và nộp BHXH 25.000 5. Chi quỹ tiền mặt để trả lương viên chức và lao động hợp đồng 141.970 và mua thẻ BHYT cho viên chức 3.750 6. Tính số chi học bổng sinh viên 850.000 được ghi chi hoạt động thường xuyên 7. Nhận tiền BHXH cấp bù chi bằng TGKB 18.000 8. Rút TGKB về quỹ tiền mặt để chi trả các khoản khác cho lao động 1.433.000 và để chi trả học bổng sinh viên 850.000. 9. Chi tiền mặt trả các khoản cho lao động và học bổng sinh viên ở trên Yêu cầu: 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ. 2. Mở và ghi sổ các nghiệp vụ theo hình thức “Nhật ký chung” TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 4 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 4. Bộ tài chính, Luật kế toán, NXB Tài chính, 2008. 5. TS Hà Thị Ngọc Hà, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp - Bài tập và lập Báo cáo tài chính – 2011, NXB Lao động xã hội, 2011. 6. Nguyễn Thị Quỳnh, Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước, NXB Lao động xã hội, 2010. 73
Chương 5 KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THU Mục tiêu Giúp cho người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại kinh phí như kinh phí hoạt động sự nghiệp, kinh phí dự án, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ cơ quan và các khoản chênh lệch thu chi chưa xử lý; đối tượng kế toán là các khoản thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước, thu phí, lệ phí, thu viện trợ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trang bị cho người học phương pháp kế toán các nguồn kinh phí, các khoản thu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. 5.1. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG 5.1.1. Nội dung kế toán nguồn KPHĐ Nguồn KPHĐ là nguồn KP nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của đơn vị HCSN. Nguồn KPHĐ hình thành từ các hoạt động: Ngân sách Nhà nước cấp Nhận biếu tặng, tài trợ, viện trợ Thu hồi phí, các khoản đóng góp của hội viên Bổ sung từ khoản thu tại đơn vị theo quy định Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. 5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng Thông báo DTKP được cấp Giấy phân phối hạn mức kinh phí Giấy nộp trả KP Giấy rút DTKP kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút DTKP kiêm chuyển khoản Thông báo duyệt y quyết toán Giấy báo có, chứng từ khác có liên quan 5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng * Kết cấu TK 461 Nguồn KPHĐ Bên Nợ: + Số KP thừa nộp lại cho Nhà nước hoặc cấp trên + Kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt với nguồn KPHĐ + Kết chuyển số KP đã cấp trong kỳ cho cấp dưới khi cấp dưới gửi báo cáo quyết toán lên + Kết chuyển KPHĐTX còn lại sang TK 421 + Các khoản được phép ghi giảm nguồn KPHĐ Bên Có: + Số KP đã nhận của NSNN hoặc cấp trên + Số KP đã nhận được do các hội viên đóng góp, nhận tài trợ, viện trợ + Kết chuyển KP đã tạm ứng khi được cấp KP Dư Có: Nguồn KP hiện còn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa quyết toán 74
* Tài khoản 461 có 3 TK cấp 2: TK: 461.1 Năm trước. + 46111: Nguồn kinh phí thường xuyên + 46112: Nguồn kinh phí không thường xuyên TK: 461.2 Năm nay + 46121: Nguồn kinh phí thường xuyên +46122: Nguồn kinh phí không thường xuyên TK: 461.3 Năm sau + 46131: Nguồn kinh phí thường xuyên + 46132: Nguồn kinh phí không thường xuyên 5.1.4. Phương pháp kế toán 1. Nhận kinh phí thường xuyên do Ngân sách hỗ trợ Nợ TK 111, 112, 152, 155: Nhận bằng tiền, bằng vật tư, hàng hóa Nợ TK 331: Nhận KP chuyển trả trực tiếp cho người bán, người cho vay. Có TK 461: Nguồn kinh phí năm nay 2. Nhận kinh phí được cấp bằng TSCĐ hữu hình Nợ TK 211: Nhận kinh phí bằng TSCĐHH Có TK 461: Nguồn kinh phí năm nay Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Tăng chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 3. Khi nhận thông báo về Dự toán chi hoạt động được cấp, kế toán ghi Nợ TK 008: Dự toán chi dự án 4. Khi rút dự toán chi hoạt động để chi tiêu, kế toán ghi Nợ TK 111: Rút Dự toán về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 152, 153, 155: Rút Dự toán chi HĐ mua vật tư, hàng hóa nhập kho. Nợ TK 331: Rút Dự toán chuyển trả trực tiếp cho người bán, người cho vay Nợ TK 661: Rút Dự toán chi hoạt động chi trực tiếp Có TK 461: Nguồn kinh phí năm nay Đồng thời phản ánh số Dự toán chi hoạt động đã rút: Có TK 008 5. Các khoản thu khác được phép ghi tăng nguồn kinh phí ( thu đóng góp, thu biếu tặng, thu viện trợ, tài trợ của các tổ chức, cơ quan, hội viên) Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155 Có TK 461: Nguồn KP hoạt động 6. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản khác Nợ TK 421: Bổ sung từ chênh lệch thu, chi Nợ TK 511.1: Bổ sung từ khoản thu phí, lệ phí Nợ TK 511.8: Thu sự nghiệp khác Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động tăng 75
7. Nhận NSNN cấp bằng lệnh chi, khi nhận được tiền Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 461: Nguồn KP hoạt động 8. Kế toán các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động: Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách Đồng thời, đối với TSCĐ Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 9. Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 153, 211, 241, 331, 661 Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời, đối với TSCĐ Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 10. Kết chuyển KP đã cấp cho cấp dưới Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 341: KP cấp cho cấp dưới 11. Nộp lại KP thừa cho Nhà nước hoặc cấp trên Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 111, 112 12. Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 511.1 Có TK 521.1 Sang kỳ sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định, ghi: Nợ TK 521.1 Có TK 461 13. Khi các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí được duyệt trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt, ghi: Nợ TK 461 (461.1 – Năm trước) Có TK 661 (661.1 – Năm trước) 76
14. Cuối kỳ, kế toán năm các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn KPHĐ hoặc chưa sử dụng hết thì nguồn KPHĐ đã sử dụng được kết chuyển từ nguồn KPHĐ năm nay sang nguồn KPHĐ năm trước để theo dõi và chờ duyệt quyết toán Nợ TK 461.2 Có TK 461.1 15. Đối với những đơn vị được cấp trước nguồn KPHĐ của năm sau để sử dụng trong năm nay Khi được cấp kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 461.3 Đến cuối năm tài chính hoặc đầu năm sau kế toán chuyển KPHĐ năm sau thành năm nay để tiếp tục theo dõi Nợ TK 461.3 Có TK 461.2 16. Nguồn KPHĐ của năm trước chưa sử dụng hết được phép chuyển thành nguồn KPHĐ năm nay kế toán ghi: Nợ TK 461.1 Có TK 461.2 Khi báo cáo quyết toán được duyệt xác định số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên (Số đã tiết kiệm được), căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền kế toán ghi: Nợ TK 461.1, 461.2 Có TK 421.1 5.2. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN 5.2.1. Nội dung nguồn KPDA Nguồn KPDA được hình thành từ các nguồn sau: Do ngân sách cấp, cấp trên cấp Nguồn viện trợ quốc tế, nguồn huy động của các tổ chức và nhân dân tong nước hỗ trợ. Các nguồn thu khác được bổ sung thành nguồn KPDA 5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng Thông báo DTKP dự án được cấp Giấy phân phối hạn mức kinh phí dự án Giấy nộp trả kinh phí dự án Giấy rút DTKPDA kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút DTKPDA kiêm chuyển khoản Thông báo duyệt y quyết toán Giấy báo có, chứng từ khác có liên quan 5.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 462 Nguồn KPDA. Kết cấu: Bên Nợ: + Số KPDA sử dụng không hết phải nộp lại cho NSNN hoặc nhà tài trợ 77
+ Các khoản được phép ghi giảm nguồn KPDA + Kết chuyển số chi chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn KP chương trình dự án. + Đơn vị cấp trên kết chuyển số KPDA đã cấp cho cấp dưới Bên Có: + Số KP chương trình, dự án đã thực nhận trong kỳ + Khi kho bạc thanh toán số tạm ứng, chuyển số đã tạm ứng thàng nguồn KPDA Dư có: Số KP chương trình, dự án chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt. * Tài khoản 462 có 3 TK cấp 2: TK 4621: Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp TK 4623: Nguồn kinh phí viện trợ TK 4628: Nguồn khác 5.2.4. Phương pháp hạch toán 1. Ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài bằng dự toán chi chương trình Khi đơn vị nhận được quyết định, ghi đơn Nợ TK 009 (0091) Khi rút dự toán chi theo chương trình, dự án Có TK 0091 Đồng thời: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 153, 241, 331, 662 Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án 2. Trường hợp chưa nhận được dự toán, đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng kinh phí Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 152, 1552: Vật tư, hàng hóa. Nợ TK 331: Trả cho người bán, người cho vay. Nợ TK 662: Chi trực tiếp Có TK 336: Tạm ứng kinh phí 3. Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc bằng dự toán đã được giao Nợ TK 336: Tạm ứng kinh phí Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi: Có TK 0091 4. Nhận NSNN cấp bằng lệnh chi, khi nhận được Giấy báo có của Kho bạc Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 462: Nguồn KP dự án 5. Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án 78
Đồng thời, đối với TSCĐ: Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 6. Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách Đồng thời, đối với TSCĐ: Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án 7. Khi đơn vị cấp kinh phí chương trình, dự án cho các đơn vị cấp dưới Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112 Cuối kỳ, kết chuyển số KPDA đã cấp cho cấp dưới trong kỳ, kế toán ở đơn vị cấp trên Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới 8. Các khoản thu trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án được phép ghi bổ sung nguồn kinh phí. Nợ TK 511.8 Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án 9. Khi các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí dự án được duyệt trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt: Nợ TK 462: Số chi tiêu đã duyệt trừ vào nguồn kinh phí năm nay Có TK 662: (Số chi tiêu đã được duyệt) 10. Trường hợp nguồn kinh phí dự án cuối năm chi tiêu không hết, đơn vị nộp lại. Nợ TK 462: Nguồn kinh phí DA (Ghi giảm nguồn KP năm nay) Có TK 111, 112: Nộp lại kinh phí không dùng hết 5.3. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN 5.3.1. Nguồn hình thành quỹ cơ quan Trích từ chênh lệch thu > chi ở hoạt động SXKD ở đơn vị HCSN Trích từ các khoản thu theo quy định của Bộ tài chính Nhận viện trợ, biếu tặng, cấp dưới nộp lên, cấp trên cấp xuống 5.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu, chi Biên bản giao nhận tài sản (biếu, tặng ) Các quyết định phân phối quỹ của cấp trên cho cấp dưới 79
Quyết định phân phối sử dụng quỹ Các chứng từ khác có liên quan 5.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng * Kết cấu TK 431 – Các quỹ Bên Nợ: Các khoản chi từ các quỹ Bên Có: Số trích lập các quỹ từ chênh lệch thu > chi của các hoạt động theo quy định của chế độ tài chính. Dư Có: Số quỹ hiện còn chưa sử dụng * Tài khoản 431 có 4 TK cấp 2 TK 431.1: Quỹ khen thưởng TK 431.2: Quỹ phúc lợi TK 431.3: Quỹ ổn định thu nhập TK 431.8: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 5.3.4. Phương pháp hạch toán 1. Trong kỳ, trích lập các quỹ tính vào chi hoạt động để chi tiêu Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 431: Các quỹ 2. Trích lập quỹ từ chênh lệch thu > chi của các hoạt động Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 431: Các quỹ 3. Cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên để hình thành các quỹ Nợ TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 431: Các quỹ 4. Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu được bổ sung vào quỹ cơ quan Nợ TK 511.8: Các khoản thu khác Có TK 431: Các quỹ 5. Tiền thưởng định kỳ cho cán bộ CNV, thưởng đột xuất trích từ quỹ Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 334: Các khoản phải trả CBCNV 6. Khi chi tiêu các quỹ Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 111, 112, 312, 331 7. Bổ sung nguồn KP đầu tư XDCB từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Nợ TK 431.4: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản 8. Mua TSCĐ bằng các quỹ Nợ TK 211, 213 Nợ TK 311.3 (Nếu mua TSCĐ về dùng cho HĐ SXKD) Có TK 111, 112 80
Đồng thời, kết chuyển nguồn + Nếu TSCĐ dùng cho HĐ SXKD Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + Nếu dùng cho HĐ HCSN Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ 9. Sửa chữa TSCĐ bằng quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động văn hóa Khi phát sinh: Nợ TK 241: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 111, 112 Khi công việc hoàn thành kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 241 10. Nộp cấp trên hoặc cấp cho cấp dưới khi phân phối các quỹ theo quy định Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 111, 112: Nếu nộp ngay cho cấp trên hoặc cấp ngay cho cấp dưới. 5.4. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN 5.4.1. Nguồn hình thành nguồn KP đầu tư XDCB Do ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp Được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị Được tài trợ, biếu tặng 5.4.2. Chứng từ kế toán sử dụng Thông báo DTKP ĐTXDCB được cấp Giấy phân phối hạn mức kinh phí ĐTXDCB Giấy nộp trả kinh phí ĐTXDCB Giấy rút DTKPĐT kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút DTKPĐT kiêm chuyển khoản Thông báo duyệt y quyết toán Giấy báo có, chứng từ khác có liên quan 5.4.3. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 441 – Nguồn KP đầu tư XDCB Bên Nợ : + Các khoản chi đầu tư XDCB xin duyệt bỏ được duyệt y + Chuyển nguồn KP đầu tư XDCB thành nguồn KP đã hình thành TSCĐ đối với TSCĐ được nâng cấp, cải tạo bằng nguồn KP đầu tư XDCB + Kết chuyển nguồn KP đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới + Hoàn lại nguồn KP đầu tư XDCB cho cấp dưới + Các khoản làm giảm nguồn KP đầu tư XDCB 81
Bên Có: + Nhận nguồn KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp + Các quỹ, các khoản thu được chuyển thành nguồn KP đầu tư XDCB + Nhận viện trợ, biếu tặng làm tăng nguồn KP đầu tư XDCB Dư Có: Nguồn KP đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán * Tài khoản 441 có 3 TK cấp 2: TK4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp TK 4613 Nguồn kinh phí viện trợ TK 4318 Nguồn khác 5.4.4. Phương pháp hạch toán 1. Khi nhận được KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản 2. Khi nhận KP đầu tư XDCB do ngân sách cấp theo dự toán đầu tư XDCB được giao Khi nhận: Nợ TK 009.2: Dự toán chi dự án Khi rút để sử dụng: Nợ TK 111, 112, 152, 241, 331 Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản 3. Nhận được KP đầu tư XDCB do cấp trên cấp Nợ TK 111, 152, 153 Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản 4. Chuyển quỹ thành nguồn KP đầu tư XDCB Nợ TK 431.4: Bổ sung từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 441: Ghi tăng nguồn kinh phí XDCB. 5. Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại bổ sung kinh phí đầu tư XDCB, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Có TK 441: Nguồn KP đầu tư xây dựng cơ bản 6. Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB 7. Khi được tài trợ, đóng góp Nợ TK 111, 112, 152, 153 Có TK 441: Nguồn KP đầu tư XDCB 82
8. Khi việc mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, báo cáo quyết toán kinh phí đầu tư XDCB được phê duyệt Nợ TK 211, 213 Nợ TK 441: Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt Nợ TK 311.8: Chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ hoặc số chi sai không được duyệt phải thu hồi Có TK 241.2 Đồng thời ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 441: Nguồn vốn kinh doanh Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ 9. Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho cấp dưới, kế toán cấp trên ghi: Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới 10. Nộp lại số kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách hoặc cấp trên (nếu không dùng hết) Nợ TK 441: Số kinh phí trả lại Ngân sách hoặc cấp trên Có TK 111, 112 5.5. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI CHƯA XỬ LÝ 5.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 421 – Chênh lệch thu chi chưa xử lý. Kết cấu: Bên Nợ: + Chênh lệch chi > thu của hoạt động SXKD còn lại sau thuế TNDN được bổ sung nguồn KP HĐTX. + Kết chuyển chênh lệch thu > chi của các hoạt động vào các TK liên quan theo quy định của chế độ tài chính + Thuế TNDN phải nộp NSNN Bên Có: + Chênh lệch thu > chi của các hoạt động (HĐTX, HĐ SXKD, theo đơn đặt hàng NN). + Kết chuyển chênh lệch chi > thu khi có quyết định xử lý Dư Nợ: Chênh lệch chi > thu chưa xử lý Dư Có: Chênh lệch thu > chi chưa xử lý * Tài khoản 421 có 4 TK cấp 2: TK 421.1: Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên TK 421.2: Chênh lệch thu, chi của hoạt động sản xuất kinh doanh TK 421.1: Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng nhà nước TK 421.1: Chênh lệch thu, chi của hoạt động khác 83
5.5.2. Phương pháp hạch toán 1. Cuối kỳ kết chuyển chênh lệch thu chi của hoạt động SXKD Nếu thu > chi: Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 421.2: Chênh lệch thu chi của hoạt động SXKD Nếu chi > thu Nợ TK 421.2: Chênh lệch thu chi của hoạt động SXKD Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh 2. Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, xác định số chênh lệch giữa nguồn KP hoạt động > chi hoạt động thường xuyên nếu được kết chuyển sang 4211 theo quy định: Nợ TK 461: Nguồn KP hoạt động Có TK 421.1 Kết chuyển chênh lệch thu > chi của HĐTX vào các tài khoản liên quan: Nợ TK 421.1 Có TK 461, 431 3. Xác định chênh lệch thu > chi của hoạt động theo đơn đặt hàng Nhà nước Nợ TK 511.2 Có TK 421.3 Nếu được bổ sung nguồn KP hoạt động: Nợ TK 421.3 Có TK 461: Nguồn KP hoạt động Nếu được trích lập vào các quỹ Nợ TK 421.3 Có TK 431: Các quỹ 4. Kết chuyển chênh lệch thu > chi từ các hoạt động khác Nợ TK 511.8: Các khoản thu khác Có TK 421.8: Chênh lệch thu, chi hoạt động khác Nếu được bổ sung vào nguồn KP hoạt động Nợ TK 421.8 Có TK 461 5. Số thuế TNDN phải nộp của hoạt động SXKD Nợ TK 421 Có TK 333.4: Thuế TNDN 6. Chênh lệch thu > chi sau thuế TNDN nếu được bổ sung vào nguồn KPHĐ, nguồn vốn KP hoặc các quỹ Nợ TK 421.2 Có TK 461, 411, 431 7. Số phải nộp cấp trên từ kết quả hoạt động SXKD Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 342: Thanh toán nội bộ 84
5.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 5.6.1. Nội dung các khoản thu Các khoản thu phí, lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của các đơn vị (như học phí, viện phí, phí kiểm định, phí phân tích ) Các khoản thu sự nghiệp: là các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao mà không phải là các khoản phí, lệ phí quy định trong Pháp lệnh phí, lệ phí. Các khoản thu khác như: Lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ 5.6.2. Nhiệm vụ của kế toán Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh tại đơn vị. Thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định thu theo từng loại thu, các chế độ phân phối những khoản thu đó. Cung cấp tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho xây dựng dự toán thu, định mức thu, tỷ lệ phân phối và định mức sử dụng các khoản thu. 5.6.3. Chứng từ kế toán sử dụng Biên lai thu tiền Hóa đơn bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu thu, bảng kê thanh toán lãi 5.6.4. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 511 Các khoản thu. Kết cấu: Bên Nợ: + Số thu phí lệ phí phải nộp Ngân sách + K/c số thu được để lại bổ sung nguồn KPHĐ + K/c số thu lại để lại đơn vị + K/c số chi thực tế theo ĐĐH của Nhà nước trừ vào thu theo ĐĐH của Nhà nước + K/c chênh lệch thu > chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước + Chi phí thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC, TSCĐ Bên Có: Các khoản thu phát sinh trong kỳ Dư Có: Các khoản thu chưa kết chuyển * Tài khoản 511 có 3 TK cấp 2: TK 511.1: Thu phí, lệ, phí TK 511.2: Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước TK 511.8: Thu khác 5.6.5. Phương pháp kế toán 1. Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí Nợ TK 111, 112 Có TK 511.1 85
2. Xác định số phí, lệ phí phải nộp cấp trên Nợ TK 511.1 Có TK 342 3. Số phí, lệ phí phải nộp Ngân sách Nợ TK 511.1 Có TK 333.2 4. Số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được phép giữ lại khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 511.1 Có TK 461 Khi chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 511.2 Có TK 521 Sau khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 521 Có TK 461 5. Khi đơn vị có khối lượng công việc, sản phẩm hoàn thành nghiệm thu bàn giao căn cứ vào đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 465 Có TK 511.2 Đồng thời kết chuyển chi phí thực tế phát sinh Nợ TK 511.2 Có TK 635 6. Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 511.2 Có TK 421.3 7. Khi được trích lập các quỹ hoặc bổ sung nguồn KPHĐ Nợ TK 421.3 Có TK 431, 461 8. Khi thu được tiền và các khoản thu sự nghiệp Nợ TK 111, 112 Có TK 511.8 9. Kết chuyển chênh lệch thu chi Nợ TK 511.8 Có TK 421.8 86
11. Chênh lệch thu > chi phải nộp Nhà nước, cấp trên Nợ TK 511.8 Có TK 333 Có TK 342 12. Chênh lệch thu > chi bổ sung nguồn KP Nợ TK 511.8 Có TK 461, 462 13. Thu về giá trị của tài sản khi phát hiện thiếu Khi chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 311.8 Có TK 511.8 Nếu quyết định xóa sổ Nợ TK 511.8 Có TK 311.8 K/c số thu bồi thường về tài sản phát hiện thiếu khi kiểm kê theo quy định Nợ TK 511.8 Có TK 333, 461, 462, 431 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5 Câu 1: Nêu nội dung, TK và phương pháp kế toán nguồn KPHĐ? Câu 2: Nêu nội dung, TK và phương pháp kế toán nguồn KPDA? Câu 3: Nêu nội dung, TK và phương pháp kế toán các quỹ cơ quan trong ĐV HCSN? Câu 4: Trình bày nội dung, TK và phương pháp kế toán nguồn KP đầu tư XDCB? Câu 5: Nêu nội dung các khoản thu trong đơn vị HCSN, nội dung kết cấu tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản thu trong đơn vị hành chính sự nghiệp? BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 5 Bài 1: Tại đơn vị HCSN có thu Y trong quý I năm tài chính N có các nghiệp vụ sau: (ĐVT: 1.000đ, các tài khoản có số dư hợp lý) 1. Ngày 2/1 Nhận dự toán kinh phí hoạt động thường xuyên năm tài chính 3.960.000 2. Ngày 3/1 Rút dự toán kinh phí hoạt động thường xuyên vê qũy tiền mặt 880.000 3. Ngày 20/1 Rút dự toán kinh phí HĐTX trả tiền mua nguyên vật liệu nhập kho theo giá thanh toán 44.000 và chi trực tiếp cho hoạt động thường xuyên 396.000 4. Ngày 25/1 Rút dự toán kinh phí HĐTX cấp cho đơn vị phụ thuộc 528.000 5. Ngày 3/3 Nhận bàn giao từ nhà thầu công trình sửa chữa lớn thuộc hoạt động thường xuyên trị giá 35.200 6. Ngày 15/2 Rút dự toán kinh phí HĐTX chi thanh toán tiền thuê thầu sửa chữa 40.000 7. Ngày 28/2 Tiền lương phải trả viên chức trong tháng 2 là: 440.000 8. Ngày 28/2 Các khoản trích theo lương theo quy định 9. Ngày 5/3 Rút dự toán chi HĐTX mua TSCĐ HH đã bàn giao cho sử dụng theo giá mua có thuế GTGT 10% là 792.000. Chi phí mua, lắp đặt chạy thử chi bằng tiền mặt 9.900. 87
10. Ngày 7/3 Xuất vật liệu chi dùng cho hoạt động TX 44.000 11. Ngày 10/3 Nhận dự toán KPHĐ không thường xuyên năm tài chính 1.500.000 12. Ngày 16/3 Cấp kinh phí hoạt động TX cho cấp dưới bằng tiền mặt 594.000 13. Ngày 17/3 Rút dự toán kinh phí hoạt động không TX cấp cho cấp dưới 660.000 14. Ngày 21/3 Rút dự toán chi HĐ không TX chi thanh toán dịch vụ mua ngoài 239.800 15. Ngày 24/3 Chi khác cho hoạt động TX bằng tiền mặt 91.300 16. Ngày 30/3Duyệt quyết toán chi của cấp dưới theo số cấp đã dùng. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ. 2. Mở và ghi sổ theo hình thức "Nhật ký chung". Bài 2: Tại đơn vị HCSN Q có tài liệu sau về kinh phí dự án và sử dụng kinh phí dự án quý IV/N (ĐVT: 1.000đ) 1. Nhận dự toán kinh phí dự án quý IV được giao 1.800.000, trong đó dự toán kinh phí quản lý dự án 30%, thực hiện dự án 70%. 2. Rút dự toán kinh phí dự án về quỹ tiền mặt để chi tiêu, trong đó: dự toán kinh phí quản lý dự án 270.000, dự toán kinh phí thực hiện dự án là 630.000 3. Mua vật liệu cho thực hiện dự án chi bằng tiền mặt 160.000, trả bằng dự toán kinh phí thực hiện dự án rút thanh toán 180.000. 4. Mua TSCĐ hữu hình cho thực hiện dự án 720.000, trong đó trả bằng tiền mặt 40%, trả bằng dự toán kinh phí rút 60%. 5. Lương phải trả cho DA 54.000, trong đó quản lý DA là 8.100, thực hiện DA 45.900 6. Tính các khoản chi mua vật liệu dùng trực tiếp cho quản lý dự án 54.000 (bằng tiền mặt 30%, bằng dự toán kinh phí 70%) 7. Mua thiết bị cho quản lý dự án 378.000, trong đó chi bằng tiền mặt 189.000, còn lại trả bằng dự toán kinh phí dự án rút thanh toán. 8. Chi tiền mặt cho thực hiện dự án: 8.100, quản lý dự án: 9.900. 9. Rút dự toán kinh phí dự án trả dịch vụ mua ngoài cho: . Thực hiện dự án: 54.000 . Quản lý dự án: 9.900 10. Dịch vụ điện nước đã chi: . Bằng tiền mặt cho quản lý dự án 16.200, cho thực hiện dự án 36.000 . Rút dự toán kinh phí trả tiền dịch vụ mua cho quản lý dự án 16.200, thực hiện dự án 36.000 11. Dịch vụ thuê văn phòng quản lý dự án đã chi trả trực tiếp bằng tiền mặt là 19.800, bằng dự toán kinh phí dự án rút là 27.900. 12. Quyết toán kinh phí DA được duyệt, kết chuyển chi dự án sang nguồn kinh phí DA. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ. 2. Mở và ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 662 và 462. 88
Bài 3: Tài liệu cho: Đơn vị HCSN có tình hình thu, chi và kết quả hoạt động năm tài chính N (ĐVT: 1.000đ, các tài khoản có số dư hợp lý): 1. Thu sự nghiệp trong năm 19.200.000, trong đó: . Thu tiền mặt: 12.000.000 . Thu chuyển khoản kho bạc: 7.200.000 2. Thu từ hoạt động dịch vụ kinh doanh 11.760.000. Trong đó: . Thu bằng tiền mặt: 4.704.000 . Thu bằng chuyển khoản: 7.056.000 3. Chi bằng tiền mặt cho hoạt động sự nghiệp 10.560.000 từ nguồn kinh phí bổ sung từ thu sự nghiệp 12.000.000. 4. Quyết định thu sự nghiệp còn lại chuyển bổ sung kinh phí XDCB 50%, phải nộp nhà nước 50%. 5. Chi kinh phí kinh doanh kết chuyển vào nguồn thu kinh doanh dịch vụ là 6.000.000. 6. Kết chuyển thu > chi hoạt động dịch vụ kinh doanh chờ phân phối. 7. Chênh lệch thu > chi được phân phối như sau: . Bổ sung quỹ khen thưởng: 20% . Bổ sung quỹ phúc lợi: 20% . Bổ sung vốn kinh doanh: 60% 8. Quyết định khen thưởng cho cán bộ viên chức 552.000 9. Chi quỹ phúc lợi thanh toán công trình XDCB hoàn thành bàn giao cho sử dụng với giá trị quyết toán 366.000 và chi phúc lợi trực tiếp bằng tiền mặt 300.000 Yêu cầu: 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ. 2. Mở và ghi sổ kế toán hình thức “Nhật ký chung”. TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 5 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 4. Bộ tài chính, Luật kế toán, NXB Tài chính, 2008. 5. TS Hà Thị Ngọc Hà, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp - Bài tập và lập Báo cáo tài chính – 2011, NXB Lao động xã hội, 2011. 6. Nguyễn Thị Quỳnh, Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước, NXB Lao động xã hội, 2010. 89
Chương 6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI TRONG ĐƠN VỊ HCSN Mục tiêu: Giúp cho người học nhận thức đối tượng kế toán là chi hoạt động, chi dự án, chi sản xuất, kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trang bị cho người học phương pháp kế toán các khoản chi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. 6.1. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 6.1.1. Nguyên tắc chi hoạt động sản xuất kinh doanh Phải theo dõi chi tiết cho từng hoạt động SXKD dịch vụ, hoạt động sự nghiệp, nghiên cứu. Phải theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm dịch vụ. Chi phí hoạt động SXKD dịch vụ phản ánh vào TK 631 bao gồm: chi phí thu mua vật tư, hàng hóa dùng vào mục đích SXKD, chi phí bán hàng, chi phí quản lý liên quan đến SXKD. Chi phí phải được hạch toán theo từng nội dung chi phí và chi tiết theo từng loại hoạt động. Không hạch toán vào TK 631 những chi phí sau: + Chi phí vật liệu, dụng cụ văn phòng, in ấn tài liệu, chi phí tiếp khách, hội nghị + Chi phí đầu tư XDCB + Chi cho chương trình, dự án, đề tài 6.1.2. Phương pháp kế toán a. Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu xuất kho vật liệu, dụng cụ Bảng thanh toán tiền lương Bảng tính khấu hao TSCĐ Hóa đơn mua hàng Phiếu chi b. Tài khoản sử dụng TK 631 Chi hoạt động SXKD. Kết cấu: Bên Nợ: + Các chi phí SXKD phát sinh + Chi phí bán hàng, quản lý liên quan đến hoạt động SXKD + Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động SXKD Bên Có: + Kết chuyển giá trị hoàn thành nhập kho + Giá trị sản phẩm hoàn thành bán thẳng + Các khoản thu ghi giảm chi (nếu có) + Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Kết chuyển giá thành sản phẩm hoàn thành bán trong kỳ Dư Nợ: Chi hoạt động SXKD còn dở dang cuối kỳ 90
c. Phương pháp kế toán 1. Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 152, 153 Nếu CCDC có giá trị lớn sử dụng trong nhiều kỳ phải tính và phân bổ dần vào chi phí SXKD Nợ TK 643: Chi phí trả trước Có TK 153: Công cụ, dụng cụ Đồng thời: Nợ TK 005: Công cụ dụng cụ lâu bền đang sử dụng Phân bổ lần đầu: Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 643: Chi phí trả trước 2. Tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) của công nhân viên liên quan đến hoạt động SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 334, 332 3. Chi phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động SXKD và các hoạt động khác Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 311.3 (Nếu có) Có TK 331.1, 111, 112, 312 4. Khi mua NVL, CCDC không nhập kho đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 311.3 (Nếu có) Có TK 111, 112, 331 5. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD dịch vụ: Nếu là TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, ghi: Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 214: Hao mòn TSCĐ Nếu là TSCĐ do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách dùng cho hoạt động SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 431.4: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước 6. Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 643: Chi phí trả trước 7. Định kỳ tính lãi vay phải trả vào chi phí hoạt động SXKD Nợ Tk 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 331.8: Các khoản phải trả 91
8. NVL dùng không hết nhập kho Nợ TK 152, 153 Có TK 631: Chi hoạt động SXKD 9. Sản xuất sản phẩm hoàn thành nhập kho Nợ TK 155: Sản phẩm, hàng hóa Có TK 631: Chi hoạt động SXKD Nếu tiêu thụ ngay Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Có TK 631: Chi HĐSXKD 10. Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí của khối lượng lao vụ, dịch vụ hoàn thành được xác định là tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Có TK 631: Chi HĐSXKD Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN liên quan đến hoạt động SXKD Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ Có TK 631: Chi HĐSXKD 6.2. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG 6.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ Bảng thanh toán tiền lương Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT Phiếu xuất kho vật liệu Phiếu chi Bảng kê thanh toán công tác phí Quyết toán chi hội nghị Bảng kê trợ cấp khó khăn 6.2.2. Tài khoản sử dụng * Kết cấu TK 661 – Chi hoạt động Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị Bên Có: + Các khoản chi được phép ghi giảm . + Những khoản chi sai không được duyệt phải thu hồi + Kết chuyển từ TK 661 sang TK 461 khi được duyệt. Dư Nợ: Số chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. * Tài khoản 661 có 3 TK cấp 2: TK: 661.1 Năm trước. + 66111: Chi thường xuyên + 66112: Chi không thường xuyên TK: 661.2 Năm nay + 66121: Chi thường xuyên + 66122: Chi không thường xuyên 92
TK: 661.3 Năm sau + 66131: Chi thường xuyên + 66132: Chi không thường xuyên 6.2.3. Phương pháp kế toán 1. Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động Nợ TK 661 Có TK 152, 153 2. Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho cán bộ, nhận viên trong đơn vị, xác định học bổng, sinh hoạt phí, xác định các khoản phải trả theo chế độ cho người có công Nợ TK 661 Chi hoạt động thường xuyên Có TK 334 Phải trả công chức, viên chức Có TK 335 Phải trả các đối tượng khác 3. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi hoạt động thường xuyên Nợ TK 661 Có TK 332 4. Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 661 Có TK 331 5. Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị Nợ TK 661: Chi hoạt động thường xuyên Có TK 312: Tạm ứng 6. Rút dự toán chi hoạt động mua vật liệu, dụng cụ về sử dụng ngay, ghi: Nợ TK 661 Có TK 461 Đồng thời, ghi giảm dự toán chi hoạt động: Có TK 008 7. Phân bổ chi phí trả trước vào hoạt động thường xuyên, ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 643: Chi phí trả trước 8. NVL, CCDC tồn kho cuối năm thuộc KP hoạt động chuyển sang năm sau Nợ TK 661.2 Có TK 337.1 9. Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành đến ngày 31/12 liên quan đến số KPHĐ được ngân sách cấp được quyết toán tính vào chi hoạt động của năm báo cáo Nợ TK 661.2 Có TK 337 (337.2, 337.3) 10. Phát sinh các khoản thu giảm chi Nợ TK 111, 112 Có TK 661: Chi hoạt động 93
11. Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước Nợ TK 661.1 Có TK 661.2 12. Năm sau khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn KPHĐ Nợ TK 461: Nguồn KP hoạt động Có TK 661.1 13. Chi sai vượt chi tiêu không được duyệt phải thu hồi Nợ TK 311.8 Có TK 661.1 6.3. KẾ TOÁN CHI DỰ ÁN 6.3.1. Tài khoản sử dụng * Kết cấu TK 662 – Chi dự án Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý thực hiện chương trình, dự án, đề tài Bên Có: + Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi + Số chi chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí dự án Dư Nợ: Số chi chương trình dự án, đề tài chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt * Tài khoản 662 có 2 TK cấp 2: TK 662.1 Chi quản lý dự án TK 662.2 Chi thực hiện dự án 6.3.2. Phương pháp hạch toán 1. Khi xuất quỹ tiền mặt, rút tiền gửi chi cho chương trình dự án, đề tài Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 111, 112 2. Xuất NVL, CCDC sử dụng cho chương trình, dự án Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 152, 153 Đối với CCDC có giá trị lớn khi xuất ra sử dụng đồng thời ghi: Nợ TK 005: Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng 3. Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án, đề tài chưa thanh toán ghi Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 331: Các khoản phải trả 4. Rút dự toán chi chương trình, dự án để thực hiện dự án Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 462: Nguồn KP dự án Đồng thời ghi: Có TK 009: Dự toán chi dự án 94
5. Tiền lương phải trả cho cán bộ chuyên trách dự án, những người tham gia thực hiện chương trình, dự án Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 334: Phải trả công nhân viên 6. Thanh toán tạm ứng tính vào chi dự án Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 312: Tạm ứng 7. Mua TSCĐ dùng cho chương trình, dự án Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112, 331 Đồng thời ghi: Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ 8. Kết chuyển chi phí sữa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 241: CP sửa chữa lớn TSCĐ 9. Phải trả cấp dưới về các khoản cấp dưới đã chi trả hộ thuộc về chi chương trình, dự án Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 342 10. Những khoản chi sai của dự án không được duyệt phải thu hồi Nợ TK 311.8 Có TK 662: Chi dự án 11. Khi phát sinh các khoản thu giảm chi Nợ TK 111, 112 Có TK 662: Chi dự án 12. Khi quyết toán chi dự án được duyệt, kết chuyển số chi dự án để ghi giảm nguồn KP Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 662: Chi dự án CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 Câu 1: Nêu nội dung các khoản chi HCSN, nội dung kết cấu tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản chi hoạt động SXKD? Câu 2: Nêu nội dung các khoản chi HCSN, nội dung kết cấu tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản chi hoạt động? Câu 3: Nêu nội dung các khoản chi HCSN, nội dung kết cấu tài khoản sử dụng trong hạch toán các khoản chi dự án? BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 6 Bài 1: Tài liệu cho tại đơn vị HCSN Đ tháng 6/N (ĐVT: 1.000đ, các tài khoản khác có số dư hợp lý). I. Chi phí kinh doanh sản xuất dở dang 61.920 (sản xuất sản phẩm) II. Chi phí phát sinh tháng 6/N: 95
1. Chi phí khấu hao TSCĐ của hoạt động SXKD 15.480 2. Chi phí điện nước mua ngoài cho hoạt động SXKD phải trả 201.240 3. Chi phí tiền lương phải trả cho hoạt động SXKD 94.800. 4. Trích các quỹ phải nộp tính cho chi phí SXKD 18.012. 5. Chi phí điện thoại đã thanh toán bằng tiền mặt 193.500 6. Chi quản lý tính cho hoạt động kinh doanh 185.760. 7. Nhượng bán TSCĐ kinh doanh, nguyên giá: 774.000, KH lũy kế: 748.200, thu bán TSCĐ chưa thanh toán: 77.400, chi bán TSCĐ bằng tiền mặt: 7.740. 8. Xuất vật liệu dùng cho hoạt động SXDK 464.000 9. Thanh lý 1 TSCĐ của hoạt động kinh doanh, nguyên giá: 464.400, hao mòn đã khấu hao: 412.800, giá trị bán thu hồi sau thanh lý bằng tiền mặt: 61.920. 10. Phát hiện thiếu mất 1 TSCĐ hữu hình của hoạt động thường xuyên, nguyên giá: 193.500, hao mòn lũy kế 154.800, giá trị thiếu mất chờ xử lý phải thu: 38.700. 11. Cuối kỳ tính giá thực tế 10.000 sản phẩm hoàn thành nhập kho. Biết chi phí SXKD dở dang cuối kỳ 77.400 12. Xất sản phẩm bán cho khách hàng, số lượng xuất: 5.000 sản phẩm, giá vốn sản phẩm xuất kho 485.000, doanh thu bán phải thu 688.240. 13. Xác định chênh lệch thu > chi kinh doanh và kết chuyển. 14. Quyết định bổ sung 30% số chênh lệch thu, chi cho kinh phí HĐTX, 50% cho nguồn vốn kinh doanh và 20% cho quỹ cơ quan. Yêu cầu: 1. Định khoản và ghi tài khoản, biết đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ 2. Mở và ghi sổ theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Bài 2: Tài liệu cho tại đơn vị sự nghiệp G (ĐVT: 1.000 đồng) I. Tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí ngày 1/10/N - 461: 1.996.800 (461.1: 512.000; 461.2: 1.484.800 ) - 661: 1.996.000 (661.1: 512.000; 661.2: 1.484.000) - Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Nghiệp vụ phát sinh quý IV/N: 1. Rút dự toán kinh phí hoạt động quý IV về tài khoản TGKB 2.560.000. 2. Bổ sung kinh phí hoạt động quý IV/N từ nguồn thu sự nghiệp đã có chứng từ ghi thu, ghi chi 11.520.000. 3. Nhận cấp phát kinh phí theo lệnh chi tiền 64.000. 4. Chi hoạt động thường xuyên phát sinh trong kỳ gồm: - Lương lao động thuộc quỹ lương phải trả: 1.024.000. - Lương cho lao động hợp đồng phải trả: 384.000. - Các khoản phải nộp theo lương ghi chi . - Chi phụ cấp khác ngoài dự toán kinh phí được ghi chi viên chức là 8.448.000. - Chi thanh toán tiền học bổng cho sinh viên theo quyết định: 3.584.000. - Chi trả điện nước cho HĐTX bằng TGKB 51.200, bằng tiền mặt 38.400. 96
- Xuất dùng công cụ lâu bền cho hoạt động: 20.480. - Mua máy vi tính văn phòng cho HĐTX: 202.240 trả bằng TGKB, đã bàn giao cho sử dụng. - Số kinh phí cấp phát cho đơn vị phụ thuộc bằng tiền mặt là: 217.600. 5. Chi kinh phí quý trước đã được duyệt y theo thực tế chi kết chuyển chờ duyệt. 6. Đơn vị phụ thuộc báo số kinh phí cấp, cấp trên duyệt y số chi theo chứng từ 217.600. 7. Kinh phí chi quý IV kết chuyển chờ duyệt trong năm (N+1) Yêu cầu: 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ quý IV. 2. Mở và ghi sổ theo hình thức "Nhật ký chung" cho quý IV. Bài 2: Cho tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu như sau (đvt: 1.000đ). Các tài khoản khác có số dư hợp lý 1. Mua một TSCĐHH trị giá 120.000, chưa trả người bán. Chi phí tiếp nhận đã chi bằng tiền mặt 1.500. Tài sản được mua bằng nguồn kinh phí dự án. 2. Mua một số TSCĐHH đưa vào sử dụng ngay theo nguyên giá 21.000. Tiền mua đã thanh toán bằng chuyển khoản. Tài sản dùng cho chương trình dự án. 3. Thanh lý một TSCĐHH đang dùng cho quản lý dự án biết nguyên giá tài sản là 60.000, đã hao mòn 58.000. Chi phí thanh lý đã chi bằng tiền mặt 500. Người mua chấp nhận mua theo giá 2.800 và đã thanh toán bằng chuyển khoản 4. Mua một TSCĐHH dùng cho hoạt động thường xuyên trị giá 34.000. Chi phí lắp đặt 1.000. Tiền mua và chi phí khác đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt. Biết tài sản này được mua bằng nguồn kinh phí hoạt động. 5. Điều chuyển cho đơn vị cấp dưới một TSCĐHH đang dùng có nguyên giá 42.000, đã hao mòn 20.000. 6. Tiếp nhận một TSCĐHH dùng cho hoạt động sự nghiệp do cấp trên điều động theo giá trị còn lại trên sổ của đơn vị cấp trên là 20.000. Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. 2. Mở và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế theo hình thức “Nhật ký chung”. Bài 2: Tài liệu tại theo đơn vị HCSN A trong quý IV/ N như sau (ĐVT: 1000 đ) I. Số dư đầu kì một số tài khoản: TK 111.1: 21.300 TK 461.2: 2.200.000 TK 661.2: 2.200.000 Các tài khoản khác có số dư phù hợp. II. Trong kì có các nghiệp vụ phát sinh: 1. Ngày 2/10, GBC 12, đơn vị nhận cấp phát kinh phí theo lệnh chi tiền : 950.000. 2. Ngày 3/10 phiếu thu 76, rút TGKB về quỹ tiền mặt để chi theo lệnh chi tiền : 350.000. 3. Ngày 5/10, rút dự toán KPHĐ về quỹ tiền mặt theo giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt số tiền là : 970.000. 97
4. Ngày 7/10, phiếu nhập kho 179, đơn vị rút dự toán kinh phí hoạt động mua nguyên vật liệu nhập kho dùng cho HĐSN, giá mua chưa thuế GTGT :160.000, thuế GTGT 10% , chi phí vận chuyển trả bằng chuyển khoản 2000. 5. Ngày 8/ 10, phiếu chi 105, cấp kin h phí cho cấp dưới bằng tiền mặt : 192.000. 6. Ngày 10/10, mua một bộ máy vi tính sử dụng cho bộ phận văn phòng, giá mua chưa thuế GTGT là 14.000, thuế GTGT là 10%, chi phí vận chuyển 1.600. Đơn vị đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt theo phiếu chi 106. 7. Ngày 5/11, nhượng bán một xe ôtô cũ của bộ phậndự án. Nguyên giá 350.000, đã hao mọn 150.000. Người mua chấp nhận với gia 220.000. Chi phí thanh lí đã trả bằng tiền mặt theo phiếu chi 107 là 105.000. Phần chênh lệch phải nộp ngân sách nhà nước. 8. Ngày 10/12, tình tiền lương phải trả cho CBCNV . 9. Ngày 10/12, các khoản trích theo lương tính theo tỉ lệ quy định. 10. Ngày 15/12, Phiếu xuất kho 147, xuất kho vật liệu dùng cho HĐSN: 17.600. 11. Ngày 17/12, Phiếu chi 108, chi tiền mặt trả lương CBCNV đã tính ở ngày 10/12. 12. Ngày 19/12, nhận viện trợ phi dự án một TSCĐ trị giá 350.000, đơn vị chưa nhận được chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách . Tài sản đưa vào sử dụng ở bộ phận sự nghiệp. 13. Ngày 20/12, chi tiền mặt tạm ứng cho viên chức theo phiếu chi 109 : 17.000. 14. Ngày 21/12, phiếu chi 110, chi hội họp bằng tiền mặt cho hoạt động thường xuyên là 18.600, cho hoạt động dự án là 7.100. 15. Ngày 22/12, Thanh toán số thực chi hoạt động sự nghiệp từ tiền tạm ứng 15.000, số còn lại nộp hoàn quỹ tiền mặt theo phiếu thu 78 là 2000. 16. Ngày 23/12 cấp kinh phí cho cấp dưới bằng chuyển khoản: 72.400. 17. Ngày 25/12, Theo biên bản kiểm kê TSCĐ 05, một TSCĐ mất chưa rõ nguyên nhân. Nguyên giá 50.000, đã khấu hao 20.000. TSCĐ phục vụ hoạt động sự nghiệp. 18. Ngày 27/12, tình hình mất TSCĐ ngày 25/12 đơn vị quyết định bắt bồi thường 50% giá trị, đã thu bằng tiền mặt, 50% giá trị còn lại cho phép xoá bỏ, số còn lại phải nộp nhà nước. 19. Ngày 21/12, điện nước dùng cho hoạt động SN: 60.000. Trong đó, đơn vị chi trả bằng tiền mặt theo phiếu chi 111 là 33.200, còn lại đơn vị rút dự toán chi hoạt động thanh toán. 20. Ngày 29/12, nhận được chứng từ ghi thu fhi chi ngân sách của số tài sản được nhận viện trợ ngày 19/12. 21. Tình hình sửa chữa lớn một TSCĐ thuộc bộ phận sự nghiệp chưa hoàn thành, căn cứ bảng xác nhận khối lượng sữa chữa lớn hoàn thành tới ngày 31/12 là 26.400. 22. Chuyển khoản toàn bộ số tiền phải nộp NSNN. 23. Ngày 31/12, báo cáo quyết toán của đơn vị cấp dưới được phê duyệt theo số thực tế đã cấp phát trong kì. 24. Ngày 31/12, quyết toán kì trước được duyệt theo số thực chi. 25. Ngày 31/12, kết chuyển chi và nguồn kinh phí SN năm nay chờ quyết toán năm N +1. Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ phát sinh. 2. Mở sổ cái TK có số dư đầu kỳ. 98
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 6 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 4. Bộ tài chính, Luật kế toán, NXB Tài chính, 2008. 5. TS Hà Thị Ngọc Hà, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp - Bài tập và lập Báo cáo tài chính – 2011, NXB Lao động xã hội, 2011. 6. Nguyễn Thị Quỳnh, Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước, NXB Lao động xã hội, 2010. 99
Chương 7 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Mục tiêu: Cung cấp các kiến thức liên quan đến BCTC: mục đích, trách nhiệm và thời hạn lập, nộp báo cáo, phương pháp tổng hợp số liệu từ sổ sách kế toán trong kỳ để lập các BCTC cuối kỳ theo quy định của chế độ tài chính hiện hành. 7.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM, THỜI HẠN LẬP VÀ NỘP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 7.1.1 Mục đích, nội dung của việc lập a. Mục đích việc lập BCTC là một báo cáo tổng hợp phản ánh tình hình tài sản của đơn vị. Tình hình và kết quả cấp phát, tiếp nhận vốn, kinh phí, các khoản thu. Tình hình sử dụng tài sản, kinh phí và quyết toán kinh phí, các khoản thu trong một thời kỳ nhất định. Mục đích của việc lập BCTC: + Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, kinh phí viện trợ và tình hình sử dụng các loại KP. + Ngoài ra các đơn vị SXKD còn phải tổng hợp thu, chi và kết quả của từng hoạt động SXKD trong kỳ kế toán. + Cung cấp thông tin kinh tế cho việc kiểm tra,kiểm soát các khoản chi, việc quản lý tài sản của Nhà nước. Tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị nói riêng và toàn xã hội nói chung, giúp Chính phủ khai thác nguồn thu, điều chuyển các khoản chi một cách hợp lý. Yêu cầu của việc lập BCTC + Báo cáo phải lập đúng theo mẫu quy định của BCTC + Số liệu trên báo cáo phải chính xác, đầy đủ. + Lập báo cáo phải đúng hạn quy định + Báo cáo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu + Chấp hành đúng các quy định về báo cáo hàng năm do BTC quy định b. Nội dung của BCTC Bảng cân đối tài khoản Tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng Báo cáo chi tiết KPHĐ Báo cáo chi tiết KPDA Bảng đối chiếu dự toán KP ngân sách tại KBNN Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ Báo cáo số KP chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang Thuyết minh báo cáo tài chính 100
c. Công việc chuẩn bị trước khi lập BCTC Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, đảm báo số liệu trên sổ kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực đúng với thực tế của đơn vị. Hoàn tất việc ghi sổ kế toán, thực hiện ghi chuyển số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, khóa sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu với số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp với nhau, sổ chi tiết với sổ kế toán tương ứng. Thực hiện kiểm kê tài sản theo chế độ kiểm kê tài sản quy định, điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán phù hợp với số liệu kết quả kiểm kê, đảm báo phản ánh trung thực số tài sản hiện có. Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu các bảng BCTC cần thiết cho việc lập BCTC theo quy định. 7.1.2. Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi a. Trách nhiệm của cơ quan tài chính, kho bạc nhà nước, thuế Cơ quan tài chính, kho bạc NN, thuế và các đơn vị khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp trong công việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu về kinh phí và sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản và các hoạt động khác có liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách Nhà Nước và các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị HCSN. b. Đối tượng áp dụng Tất cả các đơn vị HCSN thụ hưởng ngân quỹ Nhà nước, các tổ chức điều hành chương trình, dự án, các tổ chức Đảng, đoàn thể quần chúng, các tổ chức xã hội, các đơn vị HCSN gán thu bù chi, sự nghiệp kinh tế đều phải lập và gửi BCTC theo đúng quy định của chế độ hiện hành. c. Thời hạn nộp báo cáo tài chính Báo cáo quý + Đơn vị kế toán cấp III nộp BCTC cho đơn vị kế toán cấp II và cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý. + Đơn vị kế toán cấp II nộp BCTC cho đơn vị kế toán cấp I hoặc cho cơ quan Tài Chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 15 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý. + Đơn vị kế toán cấp I nộp BCTC cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý. Báo cáo năm + Đơn vị dự toán cấp III nộp báo cáo cho đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 15 ngày khi kết thúc năm. + Đơn vị dự toán cấp II nộp báo cáo cho đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 20 ngày khi kết thúc năm. + Đơn vị dự toán cấp I nộp báo cáo cho cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 30 ngày sau khi kết thúc năm. 101
d. Kỳ hạn lập và nơi nhận báo cáo Đơn vị dự toán cấp cơ sở Nơi nhận Ký hiệu Kỳ hạn STT Tên Báo cáo Tài Kho Cấp Thống biểu lập chính Bạc trên kê 1 B01H Bảng cân đối Tài khoản Quý, năm x x Tổng hợp tình hình KP và quyết toán 2 B02H Quý, năm x x x x KP đã sử dụng 3 F021H Báo cáo chi tiết KPHĐ Quý, năm x x x x 4 F022H Báo cáo chi tiết KPDA Quý, năm x x x x Bảng đối chiếu dự toán KP ngân sách 5 F023aH Quý, năm x x x tại KBNN Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và 6 F023bH thanh toán tạm ứng KP ngân sách tại Quý, năm x x x KBNN Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp 7 B03H Quý, năm x x x và hoạt động SXKD 8 B04H Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ Năm x x x Báo cáo số KP chưa sử dụng đã quyết 9 B05H Năm x x x toán năm trước chuyển sang 10 B06H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x Ghi chú: (*) Chỉ nộp báo cáo tài chính năm Những đơn vị vừa là đơn vị dự toán cấp I vừa là đơn vị dự toán cấp III nhận dự toán kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng chính phủ hoặc Chủ tịch UBND do cơ quan tài chính trực tiếp duyệt quyết toán thì báo cáo đó gửi cho cơ quan tài chính. Đơn vị dự toán cấp I, II Nơi nhận báo cáo Kỳ hạn STT Ký hiệu Tên báo cáo Tài Kho Cấp Thống lập chính bạc trên kê 1 2 3 4 5 6 7 8 Báo cáo tổng hợp tình hình 1 Mẫu số B02/ CT – H kinh phí và quyết toán kinh Năm x x x x phí đã sử dụng Báo cáo tổng hợp thu chi 2 Mẫu số B03/ CT – H hoạt động sự nghiệp và hoạt Năm x x x x động SXKD Báo cáo tổng hợp quyết toán 3 Mẫu số B04/ CT – H ngân sách và nguồn khác của Năm x x x x đơn vị 102
7.2. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 7.2.1. Bảng cân đối tài khoản a. Khái niệm, ý nghĩa của Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản, kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu trên bảng cân đối tài khoản là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên BCTC khác. b. Kết cấu Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản được chia ra các cột: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản kế toán Số dư đầu kỳ (Nợ, Có) Số phát sinh kỳ này (Nợ, Có) Số phát sinh luỹ kế từ đầu năm (Nợ, Có) Số dư cuối kỳ (Nợ, Có) c. Cơ sở để lập Bảng cân đối tài khoản Sổ cái hoặc Nhật ký Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết tài khoản Bảng cân đối tài khoản kỳ trước Trước khi lập Bảng cân đối tài khoản phải hoàn thành việc ghi sổ và khoán sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu giữa các số liệu có liên quan. d. Nội dung và phương pháp lập Bảng cân đối tài khoản Số liệu ghi vào bảng cân đối tài khoản chia làm 2 loại: + Loại số liệu phản ánh số dư các tài khoản tại thời điểm đầu kỳ (cột 1, 2), tại thời điểm cuối kỳ (cột 7) trong đó các tài khoản có số dư Nợ được phản ánh vào cột Nợ, các tài khoản có số dư Có được phản ánh vào cột Có. + Loại số liệu phản ánh số phát sinh của các TK từ đầu kỳ đến ngày cuối kỳ báo cáo (cột 3, 4) hoặc số phát sinh ngày đầu năm đến ngày cuối kỳ báo cáo (cột 5, 6) trong đó tổng số phát sinh Nợ của các TK được phản ánh vào cột Nợ, tổng số phát sinh Có được phản ánh vào cột Có. Phương pháp lập: + Cột A, B Số hiệu TK, tên TK của tất cả các TK cấp I mà đơn vị đang sử dụng và một số TK cấp II cần phân tích. + Cột 1, 2 Số dư đầu kỳ: Phản ánh số dư đầu kỳ, số liệu để ghi vào cột này được căn cứ vào dòng số dư đầu kỳ trên sổ Cái các TK hoặc cột số dư cuối kỳ của Bảng cân đối TK kỳ trước. + Cột 3, 4, 5, 6 Phản ánh số phát sinh + Cột 7, 8 Số dư cuối kỳ, phản ánh số dư ngày cuối cùng của kỳ báo cáo, số liệu phản ánh và cột này được căn cứ vào số dư cuối kỳ báo cáo trên sổ cái hoặc được tính căn cứ vào các cột dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ trên bảng cân đối TK kỳ này. 103
Số liệu báo cáo TK trong bảng của bảng cân đối TK phải đảm bảo tính cân đối bắt buộc sau đây: Tổng số dư Nợ = Tổng số dư có của các TK Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có của các TK trong kỳ báo cáo. Tổng số phát sinh Nợ luỹ kế từ đầu năm = Tổng số phát sinh Có luỹ kế từ đầu năm của các TK. Ngoài việc phản ánh các TK trong bảng, báo cáo còn phản ánh số dư, phát sinh của các TK ngoài bảng cân đối TK. 7.2.2. Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng a. Mục đích của báo cáo Báo cáo tổng hợp tình hình KP và sử dụng KP là BCTC tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình nhận và sử dụng các nguồn KP ở đơn vị trong kỳ báo cáo. Mục đích: Giúp cho đơn vị và các cơ quan chức năng của Nhà nước nắm được tổng số các loại KP ở đơn vị trong một kỳ kế toán. b. Kết cấu của báo cáo Gồm 2 phần: Phần I: Tổng hợp tình hình kinh phí Phản ánh tổng hợp toàn bộ tình hình nhận và sử dụng nguồn kinh phí trong kỳ của đơn vị theo từng loại KP. Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán Phản ánh toàn bộ KP sử dụng trong kỳ của đơn vị theo nội dung hoạt động, theo Loại, Khoản, Nhóm mục chi, Mục, Tiểu mục của Mục lục ngân sách Nhà nước đề nghị quyết toán. c. Cơ sở lập báo cáo Căn cứ vào báo cáo “Tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng” kỳ trước. Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết của các TK loại 4, loại 6 như sổ theo dõi nguồn KP, sổ chi tiết hoạt động, sổ chi tiết dự án và sổ chi tiết TK 241. d. Nội dung và phương pháp lập Phần I: TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ “Tổng hợp tình hình kinh phí” được phản ánh theo từng nội dung kinh phí: Kinh phí hoạt động, Kinh phí dự án, Nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn ĐTXDCB. Góc trên bên trái: Ghi mã Chương theo mục lục ngân sách Cột B: Ghi tên các chỉ tiêu báo cáo. Cột C: Ghi tên số các chỉ tiêu Cột 1: Ghi tổng số tiền của các chỉ tiêu Cột 2: Ghi số tiền kinh phí đã nhận và sử dụng thuộc nguồn ngân sách trung ương cấp. Cột 3: Ghi số tiền kinh phí hoặc vốn đã nhận, đã sử dụng thuộc nguồn vốn ngân sách địa phương cấp. Cột 4: Ghi số tiền theo từng chỉ tiêu được hình thành từ số tiền tài trợ, viện trợ. Cột 5: Ghi số tiền của từng chỉ tiêu được hình thành từ nguồn khác: thu hội phí, bổ sung từ các khoản thu sự nghiệp và kết quả kinh doanh, 104
Phần II: TỔNG HỢP KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán được phản ánh theo từng nội dung kinh tế, theo từng mục lục NSNN và theo các cột: mục, tiểu mục, mã số, tổng số, ngân sách TW, ngân sách địa phương, tài trợ, thu sự nghiệp khác. Phần III: QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ, VỐN SỬA CHỮA LỚN SỬ DỤNG TRONG KỲ Cột A,B,C ghi số thứ tự, tên công trình và hạng mục công trình và mã số quy định đối với từng công trình và hạng mục công trình. Cột 1 Tổng dự toán được duyệt Cột 2,3 Số vốn đã được thực hiện lũy kế đến cuối năm trước Cột 4,5,6,7 Số vốn đã được sử dụng Cột 8,9,10,11,12,13 Số vốn đã sử dụng Cột 14,15,16,17,18,19 Khối lượng xây dựng và sửa chữa lớn hoàn thành Cột 20,21,22,23,24,25 Giá trị khối lượng công trình hoàn thành đủ điều kiện cấp phát. 7.2.3. Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ a. Bản chất và ý nghĩa của Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và số hiện có từng loại TSCĐ ở đơn vị, báo cáo này được lập theo năm. b. Kết cấu của Báo cáo Dòng ngang phản ánh từng loại TSCĐ hiện có của đơn vị theo kết cấu Cột dọc phản ánh theo các nội dung: số thứ tự, chỉ tiêu, đơn vị tính, số đầu năm, tăng trong năm, giảm trong năm, số cuối năm theo 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị. c. Cơ sở số liệu để lập Báo cáo Sổ chi tiết TK 211 – TSCĐ HH Sổ chi tiết TK 213 TSCĐ VH Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ của kỳ trước d. Nội dung và phương pháp lập - Cột A, B: Phản ánh số thứ tự và tên gọi của từng loại tài sản cố định theo kết cấu. Cột 1, 2 “Số đầu năm”: Phản ánh số lượng, giá trị tài sản cố định tại thời điểm đầu năm theo từng loại tài sản cố định. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này là số liệu ở cột 7, 8 của báo cáo năm trước. Cột 3, 4 “Tăng trong năm”: Phản ánh giá trị, số lượng TSCĐ tăng trong năm theo từng loại TSCĐ. Số liệu ghi vào các cột này dựa vào sổ chi tiết tài khoản 211, 213 phần tăng trong năm. Cột 5, 6 “Giảm trong năm”: Phản ánh giá trị, số lượng TSCĐ giảm trong năm theo từng loại TSCĐ. Số liệu ghi vào các cột này dựa vào sổ chi tiết tài khoản 211, 213 phần giảm trong năm. Cột 7, 8 “Số cuối năm”: Phản ánh số lượng, giá trị TSCĐ hiện có đến cuối năm báo cáo. Số liệu ghi vào Cột 7 = Cột 1 + Cột 3 Cột 5; còn số liệu ghi vào Cột 8 = Cột 2 + Cột 4 Cột 6. 105
7.2.4. Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu a. Bản chất và ý nghĩa của Báo cáo Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sự nghiệp có thu và kết quả kinh doanh trong đơn vị sự nghiệp trong một kỳ kế toán của đơn vị, chi tiết theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động kinh doanh có thu, tình hình phân phối các khoản thu, thanh toán với ngân sách Báo cáo này chỉ áp dụng với những đơn vị hành chính sự nghiệp có những hoạt động tạp ra thu nhập, những đơn vị có những khoản thu gắn liền với chức năng nhiệm vụ hoạt động. b. Kết cấu của Báo cáo Các dòng ngang phản ánh chi tiết số thu, chi phí, chênh lệch thu, chi và việc phân phối kết quả hoạt động theo các nội dung: nộp ngân sách, nộp cấp trên, bổ sung kinh phí, Các cột dọc phản ánh các chỉ tiêu: số thứ tự, chỉ tiêu, hoạt động, Mỗi đơn vị chỉ phản ánh một hoạt động sự nghiệp có thu hoặc một hoạt động sản xuất kinh doanh. Đơn vị có bao nhiêu hoạt động thi phải mở bấy nhiêu cột. c. Cơ sở số liệu để lập Báo cáo Sổ chi tiết TK 511 Các khoản thu Sổ chi tiết TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết TK 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý Báo cáo này kỳ trước. d. Nội dung và phương pháp lập * Số chênh lệch thu lớn chi chưa phân phối kỳ trước chuyển sang – Mã số 01: Là chỉ tiêu phản ánh số chênh lệc thu lớn hơn chi chưa phân phối kỳ trước chuyển sang của từng hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu chi lớn hơn thu thì ghi số âm (). Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này lấy từ chỉ tiêu Mã số 19 của báo cáo này kỳ trước. * Thu trong kỳ - Mã số 02: Phản ánh số thu trong kỳ của từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 511 “Các khoản thu” và TK 531 “Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh” Lũy kế từ đầu năm – Mã số 03: Phản ánh số thu hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu ghi vào chỉ tiêu này được tính bằng cách lấy số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 02 của báo cáo này kỳ này cộng (+) số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 03 của báo cáo này kỳ trước. * Chi trong kỳ - Mã số 04: Phản ánh tổng các khoản chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ được giảm trừ vào thu. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 531 đối ứng với bên Có các TK 155, TK 631 và số phát sinh bên Nợ TK 511 đối ứng với bên Có các TK 111, 112 (Chi tiết chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp (nếu có)) trong kỳ báo cáo trong đó: 106
Giá vốn hàng bán – Mã số 05: Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 531 đối ứng với bên Có TK 155, 631 trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý – Mã số 06: Phản ánh số chi phí bán hàng và chi phí quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ được giảm trừ vào thu. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Chi phí bán hàng, chi phí quản lý” được căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 631 “Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh” chi tiết mục chi phí bán hàng, chi phí quản lý trên sổ “Sổ chi phí sản xuất kinh doanh” trong kỳ báo cáo. Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp – Mã số 07: Phản ánh số thuế GTGT của các hoạt động SXKD phải nộp của đơn vị nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phát sinh trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 531 đối ứng có TK 333.1 chi tiết thuế GTGT trong kỳ báo cáo. Lũy kế từ đầu năm – Mã số 08: Phản ánh số chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. * Chênh lệch thu lớn hơn chi kỳ này – Mã số 09 Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Nếu chênh lệch chi lớn hơn thu thì ghi số âm (). Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 421 – Chênh lệch thu, chi chưa xử lý và bên Có TK 511 – Các khoản thu (nếu có) Mã số 09 = Mã số 02 – Mã số 04 Lũy kế từ đầu năm – Mã số 19: Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh lũy kế từ đầu năm. Mã số 10 = Mã số 03 – Mã số 08 * Nộp NSNN – Mã số 11: Phản ánh số phải nộp NSNN của các hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 333 đối ứng bên Nợ TK 421 (Đối với số thuế TNDN của hoạt động sản xuất kinh doanh) và bên Nợ TK 511 (Đối với hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác trong kỳ báo cáo. Lũy kế từ đầu năm – Mã số 12: Phản ánh số đơn vị phải nộp NSNN theo chế độ của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 11 của báo cáo kỳ này cộng (+) số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 12 của báo cáo này kỳ trước. * Nộp cấp trên kỳ này – Mã số 13: Phản ánh số phải nộp cấp trên (nếu có) của các hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên Nợ TK 421, TK 511 đối ứng với bên Có TK 342 chi tiết phần phái nộp cấp trên trong kỳ báo cáo. Lũy kế từ đầu năm – Mã số 14: Phản ánh số đơn vị phải nộp cấp trên theo quy định của hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 13 107
của báo cáo kỳ này cộng (+) số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 14 của báo cáo này kỳ trước. * Bổ sung nguồn kinh phí kỳ này – Mã số 15 Phản ánh số bổ sung nguồn kinh phí hoạt động trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 461 đối ứng bên Nợ Tk 421, Tk 511 trong kỳ báo cáo. Lũy kế từ đầu năm – Mã số 16: Phản ánh số bổ sung nguồn kinh phí hoạt độnglũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 15 của báo cáo kỳ này cộng (+) số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 16 của báo cáo này kỳ trước. * Trích lập các quỹ kỳ này – Mã số 17 Phản ánh số trích lập các quỹ theo quy định trong kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 431 đối ứng bên nợ TK 421, Tk 511 trong kỳ báo cáo. Lũy kế từ đầu năm – Mã số 18: Phản ánh số trích lập các quỹ lũy kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ vào số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 17 của báo cáo kỳ này cộng (+) số liệu ghi ở chỉ tiêu có Mã số 18 của báo cáo này kỳ trước. * Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa phân phối đến cuối kỳ này – Mã số 19: Phản ánh số chênh lệch thu lơn hơn chi chưa phân phối còn lại đến cuối kỳ báo cáo. Nếu chi lớn hơn thu thì ghi số âm (). Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này được căn cứ vào số dư Có TK 421 và số dư Có TK 511 cuối kỳ báo cáo. 7.2.5. Thuyết minh báo cáo tài chính a. Mục đích Thuyết báo cáo tài chính là 1 bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị Hành chính sự nghiệp được lập để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, tình hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu, chi Ngân sách Nhà nước trong kỳ báo cáo mà các Báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được b. Nội dung và phương pháp lập Thuyết minh Báo cáo tài chính trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực hiện nhiệm vụ cơ bản, thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ cơ quan Phần cuối thuyết minh là những nhận xét và kiến nghị với cơ quan cấp trên. Ngoài việc phải trình bày đầy đủ các chỉ tiêu theo nội dung đã quy định trong thuyết minh báo cáo tài chính, đơn vị có thể thuyết minh thêm những nội dung về sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản của Nhà nước tại đơn vị. Thuyết minh báo cáo tài chính được lập trên cơ sở thuyết minh báo cáo tài chính năm trước, Bảng cân đối tài khoản, sổ theo dõi lao động, sổ thanh toán tiền lương và các sổ kế toán chi tiết khác có liên quan. Cách lập các chỉ tiêu cụ thể như sau: Chỉ tiêu I – Tình hình thực hiện nhiệm vụ hành chính sự nghiệp năm 108