Hệ thống thông tin quản trị - Chương 3: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản trị - Chương 3: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

1. 2011-2012 H TH NG THÔNG TIN QU N TR CH ƯƠ NG 3 H th ng thông tin trong doanh nghi p 1 MC TIÊU H C T P Sau khi hc xong ch ươ ng này, sinh viên có th : • Nh n di n và mô t các thành ph n chính ca mt h th ng thông tin doanh nghi p. • Hi u rõ giá tr và tm quan tr ng ca h th ng x lý giao dch, h th ng ki m soát ti n trình và h th ng t đ ng văn phòng trong qu n tr tác nghi p. • Hi u rõ giá tr và tm quan tr ng ca h th ng h tr ra quy t đ nh, h th ng thông tin báo cáo và h th ng thông tin điu hành trong vi c đ ra quy t đ nh ca t ch c. • Đánh giá đư c ti m năng s dng h th ng thông tin kinh doanh ti các b ph n khác nhau ca t ch c. 2 CÁC V N Đ QU N TR Ch ươ ng này phát th o vi c s dng và tm quan tr ng ca h th ng thông tin kinh doanh trong mi tươ ng quan vi các quy t đ nh trong qu n lý và tác nghi p, bao hàm cách đ các h th ng thông tin kinh doanh đư c áp dng trong doanh nghi p và các cp đ nghi p v cũng nh ư theo các b ph n ch c năng trong mt t ch c hay doanh nghi p. 3 1
2. 2011-2012 NI DUNG CHÍNH 1. H th ng thông tin doanh nghi p 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 3. H th ng thông tin cho các b ph n ch c n ăng 4 1. H th ng thông tin doanh nghi p 1.1 Gi i thi u chung 1.2 H th ng ERP 1.3 H th ng qu n tr quan h khách hàng / nhà cung c p (CRM / SRM) 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (SCM) 5 1.1 Gi i thi u H th ng thông tin doanh nghi p • H th ng doanh nghi p (Enterprise System) là h th ng h tr cho các quy trình nghi p v ca mt t ch c vi các ch c năng nh ư sn xu t, phân ph i, bán hàng, k toán, tài chính và nhân s. • Các thành ph n chính trong h th ng doanh nghi p:
   H th ng ho ch đ nh ngu n lc doanh nghi p (Enterprise Resource Planning - ERP)
   H th ng qu n tr quan h khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) và H th ng qu n tr quan h nhà cung cp (Supplier Relationship Management – SRM)
   H th ng qu n tr chu i cung ng (Supply Chain Management – SCM) 6 2
3. 2011-2012 So sánh Enterprise System vi các ng d ng riêng l theo ch c n ăng H th ng doanh nghi p 7 1.2 H th ng ERP • ERP ch cung cp mt gi i pháp tích hp t ch mt nhà cung cp cho các ch c năng nghi p v chính nh ư: ti p th , tài chính, nhân s, k toán 8 1.2 H th ng ERP (tt) • Ưu đim ca ERP:
   Lo i b vi c chia các ng dng và d li u trong các b ph n khác nhau ca doanh nghi p (các c đ o thôngtin – “information islands ”)
   Đư c h tr tt hơn
   Dùng gi i pháp “best of breed ” • Nh ư c đim ca ERP:
   Chi phí cao.
   Đòi hi thay đ i ln khi hi n th c. 9 3
4. 2011-2012 1.3 HT qu n tr quan h khách hàng (CRM) HT qu n tr quan h nhà cung c p (SRM) •H th ng CRM / SRM tích hp h th ng thông tin ch a các thông tin liên quan đ n khách hàng / nhà cung cp. • Bao gm:
   Thu th p d li u khách hàng / nhà cung cp
   Phân tích d li u khách hàng / nhà cung cp
   T đ ng hóa cho b ph n bán hàng / mua hàng • Quá trình thu mua là mt b ph n quan tr ng ca SRM vì chi phí cho nguyên vt li u đ u vào s nh hư ng đ n giá thành ca sn ph m 10 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (SCM) •Mt chu i cung ng bao gm mt chu i các ho t đ ng mang nguyên vt li u t nhà cung cp thông qua doanh nghi p đ mang sn ph m đ n vi khách hàng. • Qu n tr chu i cung ng chính là qu n lý lu ng ho t đ ng này. • Doanh nghi p trong chu i cung ng có th có thay đ i v mc đ hp tác và tích hp 11 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (tt) (SCM) 12 4
5. 2011-2012 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 2.1 H th ng thông tin tác nghi p 2.1.1 H th ng x lí giao dch. (TPS) 2.1.2 H th ng văn phòng t đ ng. (OAS) 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình. (PCS) 2.2 H th ng thông tin qu n lý 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh. (DSS) 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 H th ng th ng thông tin điu hành. (EIS) 13 2.1 H th ng thông tin tác nghi p H th ng thông tin tác nghi p (Operations Information Systems - OAS) s dng trong các công vi c vn hành các nghi p v trong ho t đ ng hàng ngày ca doanh nghi p. Bao gm: •H th ng x lí giao dch. (Transaction Processing Systems - TPS). •H th ng văn phòng t đ ng. (Office Automation Systems - OAS) •H th ng ki m soát ti n trình. (Process Control Systems - PCS) 14 2.1.1 H th ng x lí giao d ch (TPS) • TPS qu n lý vi c giao dch thông tin và ti n bc gi a mt doanh nghi p vi đ i tác th ba nh ư khách hàng, nhà cung cp, nhà phân ph i • TPS x lý các giao dch th ư ng xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghi p nh ư đ t hàng sn ph m hay dch v ph c v cho ho t đ ng cp đ tác nghi p. • Ví d:
   Đ t vé máy bay,
   Rút ti n t máy ATM 15 5
6. 2011-2012 Các thành ph n chính ca H th ng x lí giao d ch (TPS) 16 2.1.2 H th ng t đ ng v ăn phòng (OAS) • OAS là h th ng nh m làm gia tăng hi u qu làm vi c cho nh ng ng ư i làm vi c văn phòng. • Bao gm các hình th c: a. H th ng qu n lí làm vi c nhóm (Groupware) b. H th ng qu n lý lu ng công vi c (WFMS - Workflow Managament Systems) c. H th ng x lí nh tài li u (DIP - Document Imaging Processing) d. Các ng dng x lí văn bn, bng tính 17 a. H th ng Qu n lý làm vi c nhóm (Groupware) • Groupware là h th ng cho phép thông tin và vi c đ ra quy t đ nh đư c chia s bi nh ng con ng ư i cùng làm vi c cng tác vi nhau trong vi c gi i quy t các vn đ . • Groupware cung cp ba cơ ch : o Truy n thông giao ti p (communication ) o Làm vi c cng tác (collaboration ) o Ph i hp làm vi c (coordination ) 18 6
7. 2011-2012 Các d ng ng d ng khác nhau ca h th ng làm vi c c ng tác Đ ng b Bt đ ng b (synchronous) (asynchronous) Khác th i gian, Cùng th i gian, cùng nơi ch n. Cùng đ a đim cùng nơi ch n. Ví d: h th ng qu n (same location) Ví d: ph n mm lý lu ng công vi c h tr hi hp. (workflow systems) Cùng th i gian, Khác th i gian, khác nơi ch n. khác nơi ch n Khác đ a đim Ví d: hi th o tr c Ví d: h th ng e- (different location) tuy n (video mail và th o lu n conferencing) theo nhóm 19 Các ch c n ăng chính ca h th ng Groupware Ch c năng ca Groupware ng dng E-mail và tin nh n E-mail, x lý bi u mu đin t Qu n lý văn bn Ph bi n thông tin và chia s thông tin Làm vi c cng tác Phát tri n nhóm Hi th o (conferencing) Text conferencing, video conferencing, whiteboarding Qu n lý th i gian Lch công tác, lch trình nhóm Qu n lý nhóm làm vi c Giám sát t xa, phân ph i quy n và h tr ra quy t đ nh truy xu t Lu ng công vi c đ c bi t Quan h cng tác linh ho t (Ad hoc workflow) Lu ng công vi c theo cu trúc Qu n lý các công vi c theo cu trúc (Structured workflow) 20 Source: Screenshot -Universal inbox of Novell GroupWise email/groupware product. Copyright © 2005 Novell, Inc. All Rights Reserved. 21 7
8. 2011-2012 b. H th ng Qu n lý lu ng công vi c (WFMS) • WFMS giúp qu n lý các quy trình nghi p v đ ch c ch n rng các công vi c đư c ưu tiên th c hi n:
   Đúng lúc (as soon as possible)
   Đúng ng ư i (by the right people)
   Đúng trình t (in the right order). • WFMS cung cp các ch c năng:
   Phân công công vi c.
   Nh c nh các công vi c cn làm.
   Cho phép làm vi c cng tác.
   Ly thông tin cn thi t đ hoàn thành công vi c.
   Cung cp cho ng ư i giám sát mt cách tng quan v tình tr ng mi công vi c và hi u su t ca nhóm làm vi c. 22 Ví d v h th ng qu n lý lu ng công vi c Nguồn: TIBCO Staffware Process Suite c. H th ng x lí nh tài li u (DIP) • DIP đư c s dng trong k ngh chuy n các văn bn, tài li u in n thành mt đ nh dng đin t đ d dàng t ch c, lưu tr và ly li. • DIP mang li nhi u ưu đim nh ư:
   Không chi m nhi u không gian lưu tr
   D dàng t ch c, sp xp, truy cp
   Lưu tr lâu dài hơn
   Luân chuy n d dàng hơn 24 8
9. 2011-2012 Các thành ph n c a H th ng DIP Ph n m m qu n lý v ăn b n hình nh tươ ng thích v i d li u c a đơ n đ t hàng Source: Tranmit plc 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình (PCS) • PCS là các h th ng h tr và ki m soát các quá trình sn xu t.
   H th ng MRP (Materials requirements planning) giúp đ m bo s nguyên vt li u trong kho đ đáp ng nhu cu ca lch trình sn xu t.
   H th ng CAD/CAM (Computer-aided design/ Computer-aided manufacture) cung cp các ch ươ ng trình đ ha cho phép thi t k và t đ ng hóa sn xu t. • Các h th ng này rt quan tr ng trong các lĩnh vc sn xu t hàng hóa. 27 9
10. 2011-2012 Sơ đ quy trình lu ng công vi c đơ n gi n ca m t h th ng qu n lý s n xu t 28 Lu ng điu khi n và các thông tin cn thi t cho m t h th ng MRP 29 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 2.1 H th ng thông tin tác nghi p 2.1.1 H th ng x lí giao dch. (TPS) 2.1.2 H th ng văn phòng t đ ng. (OAS) 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình. (PCS) 2.2 H th ng thông tin qu n lý 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh. (DSS) 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 H th ng th ng thông tin điu hành. (EIS) 30 10
11. 2011-2012 2.2 H th ng thông tin qu n lý H th ng thông tin qu n lý (Management Information Systems - MIS) là h th ng cung cp thông tin ph n hi da trên các ho t đ ng ca t ch c và h tr đ ra các quy t đ nh qu n tr . Bao gm: •H th ng h tr ra quy t đ nh. (Decision Support Systems - DSS) •H th ng thông tin báo cáo. (Information Reporting Systems - IRS) •H th ng th ng thông tin điu hành. (Executive Information Systems - EIS) 31 Phân lo i quy t đ nh theo c p qu n tr và lo i hình h th ng thông tin t 32 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh (DSS) • DSS cung cp các thông tin nh m h tr cho vi c đ ra quy t đ nh cp chi n lư c và chi n thu t thu n ti n và d dàng hơn. • Theo Watson và Sprague (1993), mt h th ng DSS bao gm ba thành ph n chính:
    Tươ ng tác hi tho i (Dialogue): cho phép ng ư i s dng th c hi n truy vn, mô hình hóa và xem xét kt qu .
    D li u (Data): ngu n d li u cn thi t đ to ra các thông tin. Ví d: các cơ s d li u ca h th ng bán hàng, h th ng k toán
    Mô hình (Model): cung cp kh năng phân tích cho DSS. Ví d: mô hình tài chính 33 11
12. 2011-2012 Các d ng DSS Có 4 dng DSS chính: • Kinh doanh thông minh (BI - Business Intelligence) • Trí tu nhân to (AI – Artificial Intelligence): nghiên cu cách đ máy móc có th th c hi n nh ng công vi c nh ư con ng ư i. •H chuyên gia (Expert systems): th hi n, trình bày tri th c và các k năng đ ra quy t đ nh nh ư các chuyên gia. •Mng Neural (Neural networks): nghiên cu các k năng gi i quy t vn đ bng cách tr i nghi m qua mt ph m vi rng ln ca các vn đ đó. 34 Các thành ph n c u thành ca m t h chuyên gia 35 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo (IRS) IRS là h th ng cung cp các thông tin dư i dng các báo cáo ph c v cho vi c đ ra quy t đ nh. • Các báo cáo đ nh kỳ (Periodic reports): là các báo cáo đư c th c hi n th ư ng xuyên theo chu kỳ. Ví d: các báo cáo tài chính theo tháng, phân tích bán hàng theo tu n • Các báo cáo ngo i l (Exception reports): đư c th c hi n theo nhu cu ca nhà qu n tr khi cn thi t. Ví d: khi doanh s bán hàng xu ng th p và khách hàng đ t ti hn mc tín dng. 36 12
13. 2011-2012 2.2.3 H th ng thông tin điu hành (EIS) • EIS cung cp cho các nhà qu n tr cao cp ca doanh nghi p các thông tin cn thi t nh m tr giúp h trong phân tích, so sánh và phác ha ra các xu hư ng ph c v cho vi c đ ra quy t đ nh cp chi n lư c và chi n thu t. •Mt tên gi khác ca h th ng này là h th ng h tr điu hành - ESS (Executive support systems) 37 Các đ c tr ưng c a h th ng EIS • Cung cp thông tin tng hp cho phép ki m soát hi u qu kinh doanh thông qua các thông s v các nhân t thành công then ch t (CSFs - critical success factors) hay các ch s đánh giá hi u qu ho t đ ng ch ch t (KPIs - Key Performance Indicators). • Cung cp ch c năng drill-down đ chuy n d li u sang cp đ chi ti t hơn giúp nhà qu n tr tìm đư c nhi u thông tin hơn cho vi c đ ra quy t đ nh. • Cung cp các công c phân tích. • Tích hp d li u t nhi u ngu n và ph i hp vi các thành ph n khác trong vi c gi i quy t các vn đ . •D thao tác và s dng. 38 Khái ni m Dashboard • Dashboard hay còn gi là digital dashboard là dng giao ti p đ ha (graphical interface ) đ tr giúp cho nh ng ng ư i không chuyên v k thu t hi u đư c thông tin ca t ch c. • Dashboard kt hp ch c ch vi kh năng drill-down đ cho phép xem thông tin t tng quát đ n mc chi ti t khi cn. • Dashboard đư c thi t k không ch nm th hi n các khía cnh tài chính mà còn th hi n đư c các vn đ liên quan đ n các khía cnh khách hàng, quy trình nghi p v, hc tp và phát tri n trong bng đim cân bng (balanced scorecard ) 39 13
14. 2011-2012 3. H th ng thông tin cho các b ph n ch c n ăng 3.1 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân lc (Human resource management information systems) 3.2 H th ng thông tin ti p th (Maketing information systems) 3.3 H th ng thông tin k toán (Accounting Information Systems - AIS) 40 3.1 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân lc ph c v cho vi c qu n lý ngu n nhân lc (HRM): lưu tr và x lý các d li u nh m cung cp các thông tin v nhân viên và các đ c t công vi c trong mt t ch c đ đ m bo cho các nhân viên có đ các k năng và đáp ng đư c các yêu cu cn thi t trong công vi c nh m đ t đư c mc tiêu chi n lư c ca t ch c. 41 Nhu c u thông tin đ i v i h th ng HRM • Phân tích và thi t k công vi c (Job analysis and design): đ c t công vi c bao gm mc đích, các công vi c và trách nhi m; đư a ra các yêu cu v k năng, ki n th c và các yêu cu khác. • Qu n lý công vi c (Job managemant): bao gm vi c đào to, đánh giá, ti n lươ ng, khen th ư ng k lu t • Tuy n dng (Recruitment): lên k ho ch tuy n dng, ph ng vn, gi th ư liên h đ n các ng viên 42 14
15. 2011-2012 ng d ng ph n m m cho HRM • HRM cn có mt cơ s d li u đ lưu tr các d li u v mi nhân viên trong t ch c nh ư: h tên, đ a ch , ch c v, bng cp, thâm niên làm vi c cũng nh ư các thông tin d li u cn thi t đ xây dng bn đ c t công vi c, yêu cu đ i vi các ng viên, xác dnh nhu cu đào to Ngoài ra h th ng còn cn các ch c năng tr giúp tìm ki m ng viên phù hp vi công vi c, giao ti p vi h th ng ti n lươ ng, ch m công • Các doanh nghi p nh có th t xây dng đư c cơ s d li u và các ch c năng cn thi t nh ưng đ i vi các doanh nghi p ln thì ph i thuê đ i tác bên ngoài đ th c hi n ho c ph i mua gi i pháp ph n mm t các nhà cung cp chuyên nghi p. 43 3.2 H th ng thông tin ti p th •H th ng thông tin ti p th cung cp các thông tin h tr cho vi c đ ra quy t đ nh t cp tác nghi p đ n cp chi n thu t, chi n lư c v các vn đ liên quan đ n ti p th . •Mt s dng ng dng ca h th ng thông tin ti p th : a. Ph n mm ti p th t xa (Telemarketing ) b. H th ng qu n tr quan h khách hàng (CRM ) c. H th ng thông tin đ a lý (GIS – Geographical information systems ) 44 a. Ph n mm ti p th t xa • Ph n mm này đư c thi t k đ th c hi n vi c t đ ng gi vào s đin tho i ca các khách hàng ti m năng da trên thông tin d li u v khách hàng ch a trong cơ s d li u. Ph n mm này còn cho phép lưu tr các yêu cu ca khách hàng, làm các th ư chào hàng và hi n th các thông tin thu th p đư c t khách hàng đ tham chi u khi cu c gi đư c th c hi n. • Các b ph n kinh doanh v bo hi m, tài chính cá nhân, tư vn và tr giúp khách hàng th ư ng s dng dng ph n mm này. Ví d:H th ng CIT (Computer-integrated telephony) • Ph n mm này có th đư c tích hp vi h th ng workflow đ t đ ng hóa quy trình th c hi n 45 15
16. 2011-2012 c. H th ng thông tin đ a lý (GIS) • GIS s dng các bn đ đ hi n th thông tin v các v trí đ a lý khác nhau dư i dng đ ha tr c quan ph c v cho ho t đ ng kinh doanh ti p th nh ư các khu vc, mt đ dân cư, h th ng các chi nhánh, v trí đ t các đim bán hàng hay đ t máy ATM • GIS th ư ng đư c các nhân viên b ph n ti p th bán hàng s dng đ th c hi n phân tích nhu cu th tr ư ng. 46 3.3 H th ng thông tin k toán (AIS) AIS đư c dùng trong các ho t đ ng tài chính k toán ca doanh nghi p nh ư: x lý bán hàng, ti n lươ ng, ngân sách và báo cáo v tình hình tài chính AIS bao gm: • H th ng k toán tác nghi p (operational accounting systems): ghi nh n các ho t đ ng giao dch hàng ngày cp tác nghi p nh ư x lý bán hàng, qu n lý kho • H th ng k toán qu n tr (management accounting systems): còn đư c gi là h th ng thông tin tài chính (financial information system) cho phép lp k ho ch và ki m soát các ho t đ ng tài chính ca doanh nghi p và có liên kt đ n h th ng EIS. 47 Các phân h c a m t h th ng thông tin k toán 48 16
17. 2011-2012 Các phân h c a m t h th ng thông tin k toán •X lý bán hàng (SOP – Sales order processing). • Qu n lý kho (Inventory). • Ti n lươ ng (Payroll). •Lp ngân sách (Budgeting systems) • Báo cáo dòng ti n (Cashflow reporting) • Ưc lư ng, lp k ho ch s dng vn (Capital budgeting systems): NPV, IRR, payback period • Phân tích tài chính (Financial analysis systems) •D báo (Forecasting systems). 49 ng d ng ph n m m cho AIS •Bng tính (spreadsheet): tính toán, x lý các nghi p v cơ bn theo nguyên lý k toán và th c hi n nh ng báo cáo tài chính theo nhu cu. Ví d: MS Excel • Các gói ph n mm k toán (Accounting packages): s dng trong h th ng k toán tác nghi p. • Các gói ph n mm cho vi c lp mô hình tài chính (Financial modelling packages): s dng trong h th ng k toán qu n tr hay h th ng thông tin tài chính 50 TÓM TT CH ƯƠ NG • Đ c Giáo trình Trang 102, 103 CÂU HI •? •? •? 51 17