Hệ thống thông tin kế toán 1 - Chương 05: Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán

Nội dung text: Hệ thống thông tin kế toán 1 - Chương 05: Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán

1. 2/26/2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 CHƢƠNG 05 CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán • Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán • Mô hình liên kết thực thể • Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy • Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán 2 1
2. 2/26/2014 TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN (CSDL) 3 Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL  Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc döõ lieäu (DL) ñöôïc löu tröõ vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh CSDL cuûa doanh nghieäp. . Tay: . Maùy:  Toå chöùc DL logic Vuøng Maåu Taäp CSDL Kyù töï DL tin tin 4 2
3. 2/26/2014 Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu Taäp tin khaùch haøng Vuøng döõ lieäu Maõ KH Teân KH Ñòa chæ giôùi haïn Soá baùn chòu dö 301 ABC Co. Box 5 1,000 400 555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000 Giaù trò döõ 2 maåu tin lieäu 5 So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy • Tình huoáng: Ngaøy 2/1/20X1, coâng ty kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn chòu cho khaùch haøng A 300 kg haøng hoùa CC, vôùi soá tieàn 10 trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1/20X1, coâng ty thöïc hieän hôïp ñoàng vaø ñaõ phaùt haønh hoùa ñôn soá 35 göûi ñeán khaùch haøng A. • Tay Baùn haøng Keá toaùn H.Ñoàng H oaù ñôn Phaûi thu khaùch haøng KH Tieàn Thöïc hieän Ghi cheùp Ghi cheùp Ghi cheùp A 10.000.000 HÑ 35 Theo doõi hôïp ñoàng Ghi cheùp Soå nhaät kyù baùn haøng Thöïc HÑ KH Tieàn hieän 01 A 10.000.000 HÑ 35 Ghi cheùp Soå caùi TK 131 6 3
4. 2/26/2014 So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy Baùn haøng Maùy H.Ñoàng Nhaäp lieäu KHAÙCH HAØNG KH Dö HÔÏP ÑOÀNG A HÑ KH MH TIEÀN 01 A CC HAØNG HOÙA BAÙN HAØNG MH SL HÑ H.ÑÔN KH MH SL 01 35 A CC SOÅ CAÙI TK SOÁ DÖ 131 Nhaäp lieäu Keá toaùn H oaù ñôn 7 So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy • Tay • Maùy  Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu  Ghi cheùp moät laàn laàn  Löu tröõ truøng laép, Coù theå  Löu tröõ khoâng truøng laép, daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu khoâng daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu  Khoâng chia seû döõ lieäu  Chia seû döõ lieäu Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp tin trong cô sôû döõ lieäu và cách ghi trên các sổ giấy. 8 4
5. 2/26/2014 Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu Chöông trình öùng duïng 1 Heä quaûn Cô sôû döõ Chöông Ngöôøi lieäu trò CSDL (DBMS) trình öùng söû (Data duïng 2 duïng base) Chöông trình öùng duïng n 9 CSDL Kế Toán Hệ quản trị CSDL 10 5
6. 2/26/2014 Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu  Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL với caùc chöùc naêng: . Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL . Quaûn trò döõ lieäu: Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; thay ñoåi caáu truùc DL) Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu caàu ngöôøi söû duïng 11 Giao diện kế toán Giao diện kế toán (Accounting Interface) - hoạt động đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở dữ liệu bên trong: - Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế toán. - Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ liệu kế toán từ CSDL. - Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thông tin đƣợc kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn. 12 6
7. 2/26/2014 Giao diện kế toán 13 Form/Mẫu nhập liệu 14 7
8. 2/26/2014 Bài tập thảo luận 1 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu trên các phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 15 Định dạng báo cáo Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục vụ cho: - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức - Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc 16 8
9. 2/26/2014 Định dạng báo cáo 17 Định dạng báo cáo 18 9
10. 2/26/2014 Định dạng báo cáo 19 Bài tập thảo luận 2 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo trên phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 6. Phân hệ Thuế 20 10
11. 2/26/2014 Câu lệnh truy vấn 21 Bài tập thảo luận 3 Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào? 1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận? 2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu? 3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì? SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date FROM Customer, Sales Order WHERE Customer No = “3099”; 22 11
12. 2/26/2014 MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ MÔ HÌNH REA 23 MInh hoïïa. caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu truùc quan heä - moâ hình lieân keát thöïc theå Nguoàn löïc Söï kieän Ñoái töôïng tham gia Ngöôøi baùn Haøng toàn kho Baùn haøng Khaùch haøng Tieàn Thu tieàn Thuû quyõ Moâ hình bao goàm 02 noäi dung: .Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL .Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic 24 12
13. 2/26/2014 Moâ hình lieân keát thöïc theå  Thöïc theå laø moät ñoái  Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc töôïng, moät söï kieän cuï theå theå caàn ghi nhaän DL trong heä . Thuoäc tính nhaän bieát thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:  Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy  Nguoàn löïc (Resources)Laø nhaát taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi  Coøn goïi laø khoaù chính DN, thuoäc sôû höõu DN vaø . Thuoäc tính moâ taû. Caùc ñöôïc DN söû duïng. moâ taû veà thöïc theå  Söï kieän (Events). Laø nhöõng . Thuoäc tính lieân keát hoaït ñoäng maø DN muoán  Theå hieän moái lieân keát thu thaäp thoâng tin cho vieäc giöõa caùc thöïc theå laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt  Coøn goïi laø khoaù lieân keát (khoaù ngoaïi)  Ñoái töôïng tham gia vaøo söï kieän (Agents) 25 Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä 26 13
14. 2/26/2014 Lieân keát giöõa caùc thöïc theå • KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu) • ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH) • CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG baùn, soá löôïng) • HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL toàn, giaù trò toàn) 27 Các khái niệm lưu trữ dữ liệu * - CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin (table/file) - Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản ghi (record) - Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường dữ liệu (field) - Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các bytes - Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits 28 14
15. 2/26/2014 quay lại Câu lệnh truy vấn 29 Bài tập thảo luận 4 • Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu, các khóa chính (primary keys) và khóa ngoại (foreign keys) để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. 30 15
16. 2/26/2014 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy 31 Bài tập thảo luận 5 Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu. Yêu cầu sinh viên: 1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng (Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary Key); Khóa ngoại (Foreign Key)? 2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa các Bảng (Tables) dữ liệu? Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb 32 16
17. 2/26/2014 Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel và CSDL trên ứng dụng? 33 Xử lý dữ liệu trên môi trƣờng máy tính 34 17
18. 2/26/2014 Thu thaäp döõ lieäu  Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:  Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp  Chöùng töø  Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS  Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn  Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng  Nguoàn löïc bò aûnh höôûng  Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng  Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng  Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù 35 Xöû lyù döõ lieäu  Coù caùc kieåu xöû lyù cô baûn:  Coù caùc phöông phaùp xöû lyù  Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính  Xöû lyù theo loâ  Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû.  Xöû lyù theo thôøi Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; gian thöïc giôùi haïn baùn chòu  Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo theâm moät khaùch haøng  Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät maãu tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao dòch vôùi doanh nghieäp 36 18
19. 2/26/2014 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu treân moâi tröôøng maùy Coù 02 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu: . Xöû lyù theo loâ:  Batch Processing  On-line Batch Processing . Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line / Real-time Processing 37 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ -Batch Processing •TT chính = 5 / 8 Taäp hôïp Löu DL •Xöû lyù taát caùc Nhaäp loâ trong caû caùc loâ chöùng töø •In baùo chöùng töø taäp tin •Caäp nhaät thaønh loâ caùo Saép xeáp taïm taäp tin taäp tin chính 38 19
20. 2/26/2014 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ On-line Batch Processing •TT chính = 5 / 8 Xöû lyù • In baùo Löu DL taäp tin Nhaäp trong caùo nghieäp vuï taïm taäp tin Caäp nhaät ngay khi taïm xaåy ra taäp tin chính 39 Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc On- line Real time Processing •TT chính 5 / 8 Xöû lyù döõ lieäu •In baùo Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra caùo ngay khi xaåy ra Caäp nhaät taäp tin chính 40 20
21. 2/26/2014 ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT ĐẾN CSDL KẾ TOÁN 41 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 1. Döõ lieäu löu tröõ Tay Maùy  DL taøi chính  DL taøi chính & phi taøi chính  Phaân taùn, khoâng chia xeû  Taäp trung deã daøng chia  Theo töøng ñoái töôïng KT xeû chia xeû DL ñaày ñuû soá PS, soá dö  Löu tröõ rieâng bieät soá dö  Maâu thuaãn DL, khoù thay theo ñoái töôïng KT vaø soá ñoåi phaùt trieån H/T PS theo nghieäp vuï  Khoâng maâu thuaãn DL 42 21
22. 2/26/2014 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 2. Thoâng tin cung caáp Tay Maùy  Thoâng tin taøi chính  Thoâng tin taøi chính & phi taøi chính (hoaït ñoäng)  Chaäm, coù theå maâu thuaãn  Nhanh choùng, Khoâng bò thoâng tin maâu thuaãn DL  Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ,  Baùo caùo coù theå do chính xöû lyù DL laäp theo maãu ngöôøi söû duïng laäp neáu ñònh saün ñöôïc pheùp truy caäp DL khoâng caàn theo maãu ñònh saün 43 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 3. Thao taùc Tay Maùy   Caàn söû duïng nhaät kyù Chæ caàn löu tröõ ban chung vaø nhaät kyù ñaàu DL nghieäp vuï, ñaëc bieät (Khoâng caàn söû duïng nhaät kyù ñaëc bieät )  Coù theå khai baùo ñoái  Caàn khai baùo ñoái töôïng ngay khi ghi töôïng tröôùc khi nhaäp cheùp, löu tröõ DL phaùt lieäu, löu tröõ DL phaùt sinh môùi cho ñoái töôïng sinh cho ñoái töôïng 44 22
23. 2/26/2014 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 4. Kieåm soaùt döõ lieäu keá toaùn Tay Maùy  Kieåm soaùt hoaït ñoäng  Kieåm soaùt hoïat ñoäng kinh doanh kinh doanh  Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä  Kieåm soaùt hoïat ñoäng thoáng keá toaùn heä thoáng keá toaùn  Nguoàn soá lieäu  KS Chung: thieát laäp, truy  Ghi keùp caäp, löu tröõ  Kieåm keâ  KS öùng duïng  Baûng caân ñoái taøi  Kieåm soaùt ñöôïc laäp khoaûn, baûng keâ chi trình töï ñoäng tieát 45 AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn 5. Nguyeân taéc ghi cheùp keá toaùn Một vài trƣờng hợp - Cách xử lý TK không theo kế toán thủ công Hệ thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm soát nghiệp vụ; ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng biệt. - Cách thức ghi nhận hạch toán, đôi khi không giữ khái niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế toán chi phí sản xuất, hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P SXKDDD” - 46 23
24. 2/26/2014 Bài tập thảo luận 6 • Xây dựng mô hình liên kết thực thể của doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp thương mại, buôn bán các loại hàng hóa mỹ phẩm BTCSDL_Costic.pdf 47 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán 48 24