Đề tài Tìm hiểu công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH máy tính CMS

Nội dung text: Đề tài Tìm hiểu công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH máy tính CMS

1. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 PHẦN I, Một vài cơ sở lý luận quan trọng .2 1.1 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2 1.2 Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho .2 1.3 Nội dung quản trị hàng tồn kho .3 1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ . . .3 1.3.2 Chi phí tồn kho . 4 1.3.3 Mô hình đặt hàng hiệu quả 4 PHẦN II, Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS (CMS Computer- một công ty thành viên thuộc tập toàn công nghệ CMC) 2.1 Giới thiệu về công ty Máy tính CMS (CMS Computer) 6 2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS 7 2.2.1 Nguyên tắc giao nhận hàng tồn kho của công ty CMS Computer 7 2.2.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty CMS Computer . 8 2.2.3 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hoá tại CMS Computer 9 2.2.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho hàng hoá tại CMS Compuer . .13 2.2.5 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho của CMS Computer .14 2.3 Nhận xét và đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty Máy tính CMS 2.3.1 Ưu điểm .15 2.3.2 Điểm yếu còn tồn tại 16 PHẦN III, Đề xuất, giải pháp và phương hướng nâng cao chất lượng và hoàn thiện hiệu quả quá trình quản trị hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS 3.1 Đề xuất giải pháp khắc phục nhược điểm, điểm yếu trong công tác quản trị hàng tồn kho của công ty Máy tính CMS 18 3.2 Phương hướng nâng cao và hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Máy tính CMS 19 KẾT LUẬN 20 Tài liệu tham khảo 22 Bộ môn Quản trị Tài chính - 0 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
2. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập sâu rộng vào Tổ chức Thương mại quốc Tế (WTO) tất yếu làm cho môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước diễn ra hết sức sôi động với nhiều thời cơ, cơ hội và cả những thách thức nguy hiểm. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trong nước buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất để bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp mình. Đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp thương mại, công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt vì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghhiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến việc đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận, hay mất khách hàng, mất thị trường mất đi thị phần vốn có v.v Hiện nay, công tác quản lý hàng tồn kho được đánh giá là một khâu rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp nhưng đôi khi nó lại chưa thực sự được coi trọng, quan tâm đúng mực tại các doanh nghiệp trong nước nói chung và những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin, máy tính, linh kiện điện tử nói riêng. Chính bởi lẽ đó, chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài về “Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty Máy tính CMS- một công ty thành viên thuộc tập toàn công nghệ CMC” để phần nào có cái nhìn tổng quát về công tác quản trị hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực chế tạo máy tính, từ đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị này. Bộ môn Quản trị Tài chính - 1 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
3. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS PHẦN I, MỘT VÀI CƠ SỞ LÝ LUẬN QUAN TRỌNG 1.1 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp: - Trước khi hiểu hàng tồn kho trong doanh nghiệp là gì, ta nên biết từ “stock” (hàng tồn kho) có hai nghĩa chủ yếu: + Toàn bộ hàng hoá có sẵn trên thị trường hoặc trong cửa hàng. + Tập hợp tất cả các hàng hoá, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian hay sản phẩm cuối cùng thuộc quyền sở hữu của một doanh nghiệp. - Nếu thu hẹp ở một doanh nghiệp thì định nghĩa đầu tiên có liên quan đặc biệt đến các doanh nghiệp có chức năng phân phối sản phẩm (siêu thị, doanh nghiệp bán hàng qua mạng, điện thoại ), các doanh nghiệp này cũng có vấn đề quản trị như các doanh nghiệp khác nhưng chúng có tầm quan trọng hơn. - Định nghĩa thứ hai có liên quan đến các doanh nghiệp sản xuất hay chế biến. Trong các doanh nghiệp này có 4 loại hàng tồn kho (Stock):  Hàng tồn kho đầu nguồn: là giao diện giữa người cung ứng và doanh nghiệp (hàng cung ứng), gồm nguyên vật liệu, thành phần cung cấp cho dây chuyền sản xuất.  Hàng tồn kho sản phẩm trung gian (tồn kho đệm hay đang dang dở): tồn kho các sản phẩm đang trong quá trìn sản xuất giữa các máy hoặc các phân xưởng sản xuất.  Hàng tồn kho cuối nguồn: thành phẩm, sẵn sàng để đợi được chuyển đi như đến với khách hàng, đến với các người đặt hàng.  Hàng tồn kho của những chi tiết, phụ tùng thay thế của máy móc, các dụng cụ hay những vật liệu để bảo trì.  Như vậy: Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ 1.2 Sự cần thiết và nguyên nhân của hàng tồn kho: - Tồn kho hàng cung ứng: Tồn kho này cho phép một mức độ độc lập nào đó đối với nhà cung cấp và cho phép đảm bảo cân bằng giữa chi phí vận chuyển và chi phí mua hàng. Đối với những vật liệu rẻ tiền, ta nên tồn trữ. Đối với những vật liệu đắt tiền, ta có thể chọn giải pháp “khi cần mới mua” nhưng điều đó đồng nghĩa với sự hiểu biết hoàn chỉnh giữa nhu cầu và thời hạn giao hàng của bộ phận cung ứng. - Tồn kho thành phẩm: là nhiệm vụ của những công ty chuyên bán hàng được tồn kho. Đối với những công ty khác, tồn kho loại này cho phép thích ứng với những sự thay đổi nhu cầu của khách hàng. Rất hiếm khi nhu cầu này được đều đặn. Để đáp ứng có ta có những cách sau: Bộ môn Quản trị Tài chính - 2 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
4. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS + Sẵn sàng đáp ứng với nhu cầu bằng cách các trang thiết bị phải dư khả năng sản xuất và nhân lực có thể huy động dễ dàng (nhân công tạm thời). + Có thể sản xuất sau đơn đặt hàng, điều này cũng có nghĩa là phải có hàng tồn kho. - Tồn kho bán thành phẩm: Do 3 nguyên nhân chính: + Sản xuất theo lô, cần thời gian chuyển đổi từ dây chuyền sản xuất này sang sang loại sản phẩm khác. + Việc làm cân bằng các công đoạn (do sự khác nhau về nhịp độ hoạt động của máy) + Dự phòng trường hợp máy hư và phế phẩm. - Tồn kho dụng cụ và linh kiện: Kho dụng cụ được dùng trong các hoạt động của xí nghiệp (thiết bị dụng cụ chế tạo máy, dụng cụ cắt, các khuôn trong kỹ thuật chế tạo sản phẩm, kho chi tiết cần thiết cho việc bảo trì và dịch vụ hậu mãi. - Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phảm được hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ. Mặc dù vậy, mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ thuộc vào khả năng phân phối. Ngay cả đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư vào lượng hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt. Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. - Dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ cũng gây ra nhiểu rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: Mất sự tín nhiệm của khách hàng, làm hỏng kế hoạch sản xuất, mất sự linh hoạt nên tất yếu hàng tồn kho là thứ không thể thiếu trong các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất. 1.3 Nội dung quản trị hàng tồn kho 1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho dự trữ: Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cơ bản sau: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ. - Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường - Thời gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp Bộ môn Quản trị Tài chính - 3 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
5. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liêu. - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm - Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hóa đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp. Quản trị tồn kho phải trả lời được các câu hỏi: + Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất? + Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng? 1.3.2 Chi phí tồn kho: - Chi phí đặt hàng: liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh đoán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hổng hàng hóa, lãi vay các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào hàng hóa mua vào. Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại. - Các chi phí khác: + Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển( nếu có). Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng. + Chi phí mất uy tín với khách hàng: là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra. + Chi phí gián đoạn sản xuất. 1.3.3 Mô hình đặt hàng hiệu quả (Economic Ordering Quantity – EOQ): là mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. - Dự báo chính xác khối lượng các loại hàng hóa cần dự trữ trong kỳ nghiên cứu – thường là một năm. - Sau khi đã có só liệu dự báo chính xác về mức dự trữ hàng năm. Mục đích của những tính toán này là tìm được cơ cấu tồn kho có tổng chi phí năm ở mức tối thiểu. Bộ môn Quản trị Tài chính - 4 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
6. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Giữa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản hàng tồn kho có mối quan hệ tương quan tỷ lệ nghịch - Như vậy, vấn đề quan trọng đầu tiên của việc quản trị hàng tồn kho là quyết định cần đặt mua bao nhiêu đối với một loại hàng nhất định. Mô hình (EOQ) xác định số lượng hàng mua tối ưu trong mỗi lần đặt hàng để dự trữ. Mô hình này giả thiết rằng: Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau. Nhu cầu chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định thời gian mua hàng (Purchase order lead time )- thời gian từ khi đặt một đơn hàng tới khi nhận được hàng cũng là xác định. Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt. Giả thiết này làm cho chi phí mua hàng sẽ không ảnh hưởng đến mô hình EOQ bởi vì chi phí mua hàng của tất cả các hàng hóa mua vào sẽ như nhau bất kể quy mô đơn đặt hàng với số lượng hàng đặt là bao nhiêu. Không xảy ra hiện tượng hết hàng. - Với những giả thiết này, phân tích EOQ bỏ qua các chi phí cơ hội như chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất Để xác định EOQ, chúng ta phải tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản. Tổng chi phí tồn kho = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí bảo quản. Tổng chi phí tồn kho= (D/EOQ)* P + EOQ/2) * C Trong đó: EOQ là số lượng hàng đặt có hiệu quả. D : Tổng nhu cầu số lượng 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời gian nhất định P: chi phí cho mỗi lần đặt hàng C: Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho Công thức cho thấy EOQ tỷ lệ thuận nhu cầu chi phí đặt hàng, tỷ lệ nghịch với chi phí bảo quản. * Xác định thời điểm đặt hàng lại: là chỉ tiêu phản ánh mức hàng tối thiểu còn lại trong kho để khởi phát một yêu cầu đặt hàng mới. Điểm tái đặt hàng được tính toán đơn giản nhất khi cả nhu cầu và thời gian mua hàng là xác định. Điểm tái đặt hàng = số lượng hàng bán trong 1 đơn vị thời gian * thời gian mua hàng * Lượng trữ an toàn: là mức tồn kho được dự trữ ở mọi thời điểm ngay cả khi lượng tồn kho đã được xác định theo mô hình EOQ. Nó được sử dụng như là một lớp đệm chống lại sự tăng bất thường của nhu cầu hay thời gian mua hàng, hoặc tình trạng không sẵn sang cung cấp của các nhà cung cấp. Bộ môn Quản trị Tài chính - 5 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
7. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS PHẦN II, Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS (CMS Computer- một công ty thành viên thuộc tập toàn công nghệ CMC) 2.1 Giới thiệu về công ty Máy tính CMS (CMS Computer) Tên tiếng Anh: CMS Tổng giám đốc: Nguyễn Phước Hải Địa chỉ website công ty: - Công ty TNHH Máy tính CMS (trước đây là Công ty Sản xuất và dịch vụ máy tính Thế Trung thành lập năm 1999). Năm 2008, CMS đã chuyển đổi loại hình kinh doanh từ Công ty TNHH hai thành viên thành Công ty TNHH MTV và là đơn vị thành viên của Công ty CP Tập đoàn Công nghệ CMC. Công ty được thành lập ngày 17/05/1999. Có trụ sở chính tại tầng 13 Toà nhà CMC TOWER. - CMS còn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm và thiết bị tin học của các hãng công nghệ nổi tiếng thế giới, như Samsung, Foxconn, Kingston, Transcend, ViewSonic, Eaton, Santak, CMS đang là đối tác sản xuất thiết bị chuẩn (Local OEM) của Intel và là một trong 5 đối tác được tham gia chương trình Local Hero tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương - Mục tiêu của CMS là trở thành Doanh nghiệp số 1 Việt Nam về sản xuất và phân phối các sản phẩm Công nghệ Thông tin - Điện tử - Viễn thông. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty gồm 2 hoạt động chính: + Sản xuất, lắp ráp máy tính Thương hiệu Việt Nam CMS. + Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin. - Khoản tiền được đầu tư trong dài hạn từ công ty mẹ Tập đoàn Công nghệ CMC tính đến thời điểm ngày 30/6/2010 là 50 tỷ đồng.  Vị thế trên thị trường - Là thương hiệu máy tính số 1 tại Việt Nam trong hơn 10 năm tham gia thị trường. - Luôn dẫn đầu về sản lượng máy tính cung cấp ra thị trường. - Là thương hiệu máy tính duy nhất nằm trong chương trình 30 Thương hiệu Quốc gia. Bộ môn Quản trị Tài chính - 6 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
8. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Là thương hiệu máy tính Việt Nam duy nhất sản xuất máy tính xách tay đang được khách hàng tin dùng.  Năng lực và thế mạnh: - Vận hành dây chuyền sản xuất máy tính hiện đại, đồng bộ nhất Việt Nam, công suất đạt 12.000 chiếc/tháng. Phòng Thí nghiệm – Đo lường máy tính đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế (ISO IEC 17025:2001) - Hệ thống bảo hành và cung cấp dịch vụ đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001-2008 bao phủ 63/63 tỉnh thành trên cả nước. Luôn dẫn đầu về công nghệ sản xuất máy tính trên cơ sở hợp tác với các đối tác chiến lược của các hãng công nghệ hàng đầu thế giới: Intel, Microsoft và năng lực nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.  Sản phẩm và dịch vụ tiêu biểu: - Máy tính để bàn: CMS Powercom, CMS Jetslim, CMS X-Media, CMS Thánh Gióng, CMS Scorpion, CMS Vipo cho nhiều đối tượng khách hàng. - Máy tính xách tay: CMS Sputnik, ICbook, Z Black, CMS X-Style cho nhiều đối tượng khách hàng. - Máy chủ - CMS Solomon  Mục tiêu phát triển trong 3 năm tới: - Phát triển mạnh các sản phẩm máy tính cá nhân, đi đầu trong đẩy mạnh “người VN dùng hàng VN”. - Hợp tác công nghệ với Intel và Microsoft để đưa ra được những sản phẩm có chất lượng tốt, hiệu năng cao và với giá thành ngày càng giảm. - Tốc độ tăng trưởng trong 3 năm tới ít nhất là 25%/ năm. - Vươn lên nhóm hàng đầu của các nhà cung cấp máy tính xách tay tại Việt Nam, tiếp tục là thương hiệu máy tính dẫn đầu Việt Nam. - Xuất khẩu máy tính Việt Nam ra thị trường nước ngoài. 2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS 2.2.1 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, chi phí chạy thử và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ môn Quản trị Tài chính - 7 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
9. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. - Giá trị hàng tồn kho được xác định theo nhóm hàng trên cơ sở phù hợp với quy định, đặc điểm kinh doanh của công ty. - Giá trị sản phẩm dở dang: là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa hoàn thành sản phẩm đang trong giai đoạn hoàn thiện để bán . - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp giá đích danh. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực tế theo nguyên trạng máy. 2.2.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty Máy tính CMS: - Hàng tồn kho chủ yếu của CMS Computer là các loại máy móc thiết bị máy tính, thiết bị điện tử, linh kiện, thiết bị phần mềm, con chíp điện tử v.v Theo chúng tôi, việc phân loại hàng tồn kho gắn với các khâu của quá trình sản xuất là phù hợp hơn cả vì nó gắn quá trình quản lý với từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo quá trình quản lý chặt chẽ và có hiệuquả. Sơ đồ: Phân loại hàng tồn kho tại công ty Máy tính CMS - Hàng mua đang đi đường: Điều này thường được xác định theo điều khoản cam kết hợp đồng giữa hai bên mua và bán cụ thể là công ty Máy tính CMS và các đối tác, bạn hàng và nhà cung ứng: Intel, Microsort, HP, Acer, Foxconn, AMP v.v . + Nếu hàng được vận chuyển theo FOB thì quyền kiểm soát chuyển giao cho công ty CMS, còn khi người bán chuyển hàng cho người vận tải là người đại diện cho công ty CMS. Như vậy hàng vận chuyển theo FOB đi sẽ thuộc hàng tồn kho của công ty CMS Computer ngay sau khi hàng được bên bán chuyển cho người vận tải, hàng tồn kho này là hàng đang đi đường khi kết thúc kỳ kế toán của CMS. Nếu bỏ qua việc ghi Bộ môn Quản trị Tài chính - 8 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
10. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS nhận này sẽ dẫn đến sai lệch trong hàng tồn kho, trong khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán đồng thời sẽ thiếu nghiệp vụ mua hàng và giá trị hàng tồn cuối kỳ trên báo cáo kết quả kinh doanh. + Nếu hàng vận chuyển theo FOB đến thì quyền kiểm soát chưa chuyển giao đến tận khi CMS Computer nhận được hàng hoá từ người vận chuyển chung, nghĩa là hàng vận chuyển theo FOB điểm đến vẫn thuộc quyền sở hữu và thuộc hàng tồn kho của bên bán cho đến khi CMS nhận được hàng. - Nguyên liệu vật liệu: máy móc, thiết bị, phần mềm, con chíp, vi mạch điện tử v.v - Công cụ, dụng cụ: Máy móc cắt tạo khuôn, khuôn mẫu máy, dụng cụ kiểm tra, sửa chữa, bảo hành, bảo hộ, bảo vệ và thiết bị tăng tính an toàn cho máy v.v - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Thành phẩm: Máy tính xách tay hoàn thiện chờ bán và nằm trong đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, màn hình máy tính để bàn, bàn phím, chuột, CPU, bàn phím, con chíp máy tính, linh kiện máy tính, card màn hình v.v - Hàng hoá: màn hình, máy tính xách tay, máy tính để bàn, chuột, bàn phím, dây nối, card màn hình, đầu đọc thẻ nhớ, mắt thần, ổ ghi đĩa v.v - Hàng gửi đi bán: là những sản phẩm hàng hoá đã hoàn thiện của công ty được chuyển gửi phân phối đến các đại lý, các nhà phân phối, trung tâm giới thiệu sản phẩm của công ty. - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đây là nhóm hành động đưa ra những chỉ tiêu, lên kế hoạch dự phòng để giảm bớt giá một số hàng hoá lưu trong kho của công ty. Công ty sẽ lên kế hoạch tính toán chi phí cũng như những điều kiện để đi đến kế hoạch giảm giá hàng tồn kho khi cần thiết. 2.2.3 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hoá tại CMS Computer: - Mua hàng: Khi có nhu cầu mua linh phụ kiện thì các bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng cho Ban Giám Đốc CMS. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập. Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất. - Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót. - Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng của CMS sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và Bộ môn Quản trị Tài chính - 9 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
11. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm vật tư CMS phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng CMS độc lập với bộ phận kho CMS và bộ phận kế toán CMS. - Lưu kho: Hàng đặt được chuyển tới kho và hàng sẽ được chuyên gia của CMS kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. - Xuất kho vật tư hàng hoá: Tại CMS xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ (cho sản xuất lắp ráp, cho quản lý Doanh nghiệp ) và xuất bán. + Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ bộ phân Sản xuất lắp ráp sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư hay linh phụ kiện, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn ). + Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý Doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chúng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. + Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. - Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn khi mua hàng tại SMS ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao. mã số, chúng loại quy cách, phẩm chất, sổ lượng, đơn giá và thành tiền thành toán. - Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng tại CMS lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. - Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập (thuê dịch vụ vận chuyển ,vd như CMS đã từng có những đối tác vận chuyển thân tín taxi tải Thành Hưng ,cty CP Vận tải Biển VINASHIP ,cty Vân chuyển Quốc tế Marilink ). Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng tại CMS. - Sản xuất: Kế hoạch và lịch trình sản xuất tại cty CMS được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của Công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Do vậy nó có thể bảo đảm rằng Công ty sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu Bộ môn Quản trị Tài chính - 10 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
12. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS thụ đối với một số hàng hoá cụ thể.Việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình có thể giúp Công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ. - Trách nhiệm với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất. Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình trong quá trình sản xuất. Các chứng từ sổ sách được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi gồm các phiếu yêu cầu sử dụng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. - Lưu kho thành phẩm: Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của CMS khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này bộ phận an ninh CMS cũng như thủ kho phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm về tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập – xuất – tồn kho. - Xuất thành phẩm đi tiêu thụ: Xuất thành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn, thường là đơn đặt mua hàng của khách hàng. Khi xuất kho thành phẩm phải lập phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển phải lập phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hoá được vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng được lập thành ba liên, liên thứ nhất được lập tại phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ hai được sẽ được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền kèm theo. Đơn đặt mua của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng và liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Hoạt động kiểm soát này sẽ giúp cho khách hàng kiểm tra được phiếu vận chuyển hàng gắn trên bao kiện hàng nhằm xác định xem có sự khác biệt gì giữa số hàng đặt mua với số hàng thực nhận không. Trong trường hợp hàng hoá được vân chuyển thuê bởi một Công ty tiếp vận thì phiếu vận chuyển sẽ được lập thêm một thứ liên thứ tư, liên này sẽ được giao cho bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm căn cứ tính cước phí. - Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho: Chứng từ Kiểm toán là nguồn tư liệu sẵn có cung cấp cho Kiểm toán viên. Chứng từ Kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình Hàng tồn kho các loại chứng từ Kiểm toán thường bao gồm: Bộ môn Quản trị Tài chính - 11 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
13. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS + Hệ thống sổ kế toán chi tiết cho HTK. + Sự ảnh hưởng của phương pháp kế toán hàng tồn kho. + Hệ thống kế toán chi phí và tình giá thành sản phẩm. + Hệ thồng các báo cáo và sổ sách liên quan tới chi phí tính giá thành sản phẩm bao gồm các báo cáo sản xuất, báo cáo sản phẩm hỏng kể cả báo cáo thiệt hại do ngừng sản xuất. + Hệ thống sổ sách kế toán chi phí: sổ cái, bảng phân bổ, báo cáo tổng hợp, nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung  Ứng dụng nhân lực và công nghệ trong quản lý kho hàng - Nhân lực hay nói cách khác là nhiệm vụ của một người thủ kho: Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. - Xuất nhập hàng hoá đúng số lượng, chủng loại: + Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho. + Định kỳ kiểm kê kho, đối chiếu số lượng hàng hoá trong kho. + Báo cáo tình trạng kho cho trưởng phòng Kho vận. - Kiểm soát tồn kho: Hàng tồn kho được bảo quản cất trữ ở nhiều nơi khác nhau nhiều đối tượng quản lý khác nhau có đặc điểm bảo quản khác nhau điều này dẫn tới kiểm soát đối với hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn. - Chu trình vận độnng của hàng tồn kho bắt đầu từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm hàng hoá. Sự vận động của hàng tồn kho ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho Là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của CMS. Khi thực hiện Kiểm toán thì chu trình hàng tồn kho luôn là một chu trình Kiểm toán quan trọng trong Kiểm toán báo cáo tài chính của CMS.  Tác động của quyết định mức tồn kho đến lợi nhuận của công ty + Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm của CMS. + Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động trong CMS bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. + Hàng tồn kho được đánh giá thông qua số lượng chất lượng, tình trạng hàng tồn kho. Bộ môn Quản trị Tài chính - 12 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
14. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS 2.2.4 Tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho hàng hoá tại công ty TNHH Máy tính CMS Do đặc điểm của ngành công nghệ thông tin là có nhiều nguyên vật liệu và phụ kiện dời nên doanh nghiệp sử dụng phương thức kiểm kê nguyên phụ liệu bằng cách thủ công. + Kiểm tra nguyên phụ liệu: toàn bộ nguyên phụ liệu được nhập về kho đều được kiểm tra chất lượng đảm bảo đúng như yêu cầu kỹ thuật mới được đưa vào kho và được kiểm tra theo quy định: Số lượng nguyên phụ Tần suất kiểm tra liệu nhập Hàng gia công Hàng nhập khẩu Từ dưới 100 đơn vị sp 100% Trên 100 đến 500 đơn 20%-30% 30%-40% vị sản phẩm Trên 500 đến 2000 đơn 10%-20% 15%-25% vị sản phẩm Trên 2000 đến 5000 5%-10% 10%-15% đơn vị sản phẩm Trên 5000 đơn vị sản 3%-5% 5%-10% phẩm - Đảm bảo yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu ngay từ đầu, kiên quyết không nhập những nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm do công ty lắp ráp và cung cấp ra thị trường. - Khi kiểm soát bán thành phẩm, các bán thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về nơi sản xuất để điều chỉnh và sửa chữa lại, nếu bán thành phẩm, sản phẩm hỏng không sửa chữa được đều lập biên bản đẻ kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng ngừa. - Các nguyên vật liệu bán thành phẩm, thành phẩm được kiểm tra để nhận biết trạng thái. - Phân loại khu vực để từng loại sản phẩm - Trong quá trình sản xuất, việc kiểm tra điều có kế hoạch kiểm tra mỗi đơn đặt hàng trước khi đưa vật tư, phụ liệu vào sản xuất. Bộ môn Quản trị Tài chính - 13 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
15. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Kiểm tra sản phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thiện đều được kiểm tra tại bộ phận KCS công ty trước khi nhập kho và giao cho khách hàng, các hồ sơ về kiểm tra chất lượng đều được lưu giữ tại phòng quản lý chất lượng của doanh nghiệp.  Việc quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng không phải chỉ vì hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể tổng tài sản của doanh nghiệp. Mà điều quan trọng nhất là nhờ dự trữ đúng mức và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thừa hay thiếu sản phẩm để bán. Từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho. + Hiện nay nhu cầu sử dụng máy tính của mỗi người ngày càng nhiều và máy tính, đồ điện tử trở thành những phương tiện lao động không thể thiếu cho hoạt động sản xuất. Vì vậy có rất nhiều các siêu thị điện máy mọc len và ngày càng cạnh tranh gay gắt. Đồng thời giấ cả của các linh kiện máy tính có xu hướng không tăng nhiều phù hợp với nhu cầu của mọi tầng lớp. Vì vậy với thực trạng quản trị hàng tồn kho của CMS nêu trên nếu không có biện pháp quản lý tốt hàng hóa, nguyên vật liệu ngày càng tồn đọng nhiều. trong khi đó nhu cầu thị hiếu của con người ngày càng tăng lên và trong thời gian dài sẽ trở thành lỗi thời, lạc hậu nên công ty có thể phải bán ra với giá rẻ có thể là hòa vốn, thạm chí có thể bị lỗ do nền kinh tế đang bị lạm phát, gái trị đồng tiền có xu hướng giảm xuống nên lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt được tối đa. + Các linh kiện điện tử máy tính : Ổ cứng, màn hình, vỏ máy, CPU, linh kiện ram main monitor là những linh kiện cần vẫn chưa được bảo quản ở kho chứa tốt và có kỹ thuật lưu kho chưa phù hợp vì vậy nó rất dễ bị hư hỏng. + Xu hướng biến đông giá cả, nguyên vật liệu cũng là một hạn chế cho CMS vì mạt hàng này có xu hướng không tăng nhếu thậm chí giảm do Việt Nam ra nhập WTO. + Cả nhà quản lý và doanh nghiệp sản xuất trực tiếp vẫn còn lúng túng trong việc điều hành và xử lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Với mức tồn kho đó, hiện tại công ty có các kho lưu trữ, mặt bằng bị hạn chế về diện tích nên tồn kho nhiều sẽ không còn chỗ chứa nếu không giải tỏa nhanh hàng tồn kho. 2.2.5 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho của CMS Computer Công ty máy tính CMS sử dụng hệ thống quản lý Kho tại từng kho phần mềm quản lý "VsoftBMS.IM". Hệ thống này được triển khai trên hệ thống mạng nội bộ của từng kho theo mô hình Client-Server, giải quyết các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê tồn kho, báo cáo tồn kho v.v . - Hệ thống quản lý dữ liệu và điểu hành kinh doanh tập trung “VsoftHQ.IM”: + Vsoft HQ.IM được thiết kế để quản lý dữ liệu của các kho trong hệ thống một cách dễ dàng hơn. Bộ môn Quản trị Tài chính - 14 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
16. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS + VsoftHQ.IM cho trung tâm biết tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực tại mỗi kho. Từ trụ sở chính, nhà quản lý có thể nắm bắt được toàn bộ hoạt động nhập, xuất, tồn của từng kho. VsoftHQ.IM sẽ giúp bạn trong việc củng cố các dữ liệu từ các chi nhánh khác nhau của Doanh nghiệp thành một hệ thống và làm một phân tích tổng hợp nhập, xuất, tồn của toàn hệ thống. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO - VsoftBMS.IM Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 2.3 Nhận xét và đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH Máy tính CMS:: 2.3.1 Ưu điểm. Với việc sử dụng phần mềm quản lý kho VsoftBMS.IM, Công ty máy tính CMS đã thu được những hiệu quả cao trong các hoạt đông: - Quản lý sản phẩm + Quản lý thông tin của sản phẩm theo barcode, mã, tên, đơn vị tính, giá, hình ảnh, + Cho phép thiết lập mức thuế cho từng sản phẩm và tự động tính thuế khi nhập, xuất hàng. + Cho phép quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính. + Hỗ trợ in tem mã vạch cho sản phẩm. + Cho phép thiết lập định mức tồn kho an toàn cho từng sản phẩm. Hệ thống tự động thông báo cho người dùng những mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn khi thống kê hàng tồn. + Cho phép cập nhật giá hàng loạt cho hàng hóa từ file Excel hoặc cập nhật tự động theo tỉ lệ. Bộ môn Quản trị Tài chính - 15 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
17. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS + Cho phép khai báo cấu tạo thành phẩm cho hàng hóa. + Quản lý các loại hàng hóa là nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm, dịch vụ. + Thống kê những lần nhập – xuất gần nhất theo từng sản phẩm. - Quản lý nhập kho + Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập kho. + Tự động điều chỉnh lượng tồn kho sau khi nhập kho. + Quản lý danh sách phiếu nhập kho. + Quản lý xuất kho + Quản lý và theo dõi hàng hóa xuất kho. + Tự động giải trừ hàng tồn kho theo phương pháp FIFO sau khi xuất kho. + Quản lý danh sách phiếu xuất kho. - Quản lý nhập xuất khác + Quản lý và theo dõi hàng hóa nhập xuất khác. + Quản lý chuyển kho + Cho phép thực hiện luân chuyển hàng hóa giữa các kho trong hệ thống. + Quản lý danh sách phiếu chuyển kho. - Nghiệp vụ kiểm kho + Cho phép thực hiện kiểm kho theo từng kỳ hoặc trong mọi thời điểm. + Nghiệp vụ điều chỉnh kho + Hỗ trợ điều chỉnh kho bằng tay hoặc tự động khi có sự chênh lệch giữa số lượng tồn kho thực tế và trong hệ thống. - Thống kê hàng tồn + Hỗ trợ xem chi tiết hàng tồn tại từng kho tại mọi thời điểm. + Hỗ trợ cảnh báo các mặt hàng vượt định mức tồn kho an toàn. + Cho phép thống kê hàng tồn theo từng nhóm hàng. + Khởi tạo hàng tồn đầu + Hỗ trợ người dùng khởi tạo hàng tồn đầu bằng cách Import từ file Excel hoặc bằng tay. - Báo cáo kho: Bao gồm hệ thống các báo cáo nhập, xuất, tồn kho: Thẻ kho, Hàng tồn , Nhập xuất tồn, Kiểm kê kho hàng, Chi tiết hàng xuất, Tổng hợp hàng xuất, Chi tiết hàng nhập, Tổng hợp hàng nhập, Chi tiết hàng xuất luân chuyển, Tổng hợp hàng xuất luân chuyển, Chi tiết hàng nhập luân chuyển, Tổng hợp hàng nhập luân chuyển, Chi tiết xuất khác, Tổng hợp xuất khác, Chi tiết nhập khác, Tổng hợp nhập khác v.v 2.3.2 Điểm yếu còn tồn tại - Việc quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng không phải chỉ vì hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể tổng tài sản của doanh nghiệp. Mà điều Bộ môn Quản trị Tài chính - 16 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
18. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS quan trọng nhất là nhờ dự trữ đúng mức và hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thừa hay thiếu sản phẩm để bán. Từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho. - Bên cạnh những điểm mạnh trong công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty máy tính CMS- thuộc tập đoàn máy tính CMC, Công ty còn có một số điểm yếu tồn tại như sau: + Hiện nay nhu cầu sử dụng máy tính của mỗi người ngày càng nhiều và máy tính, đồ điện tử trở thành những phương tiện lao động không thể thiếu cho hoạt động sản xuất. Vì vậy có rất nhiều các siêu thị điện máy mọc len và ngày càng cạnh tranh gay gắt. Đồng thời giấ cả của các linh kiện máy tính có xu hướng không tăng nhiều phù hợp với nhu cầu của mọi tầng lớp. Vì vậy với thực trạng quản trị hàng tồn kho của CMS nêu trên nếu không có biện pháp quản lý tốt hàng hóa, nguyên vật liệu ngày càng tồn đọng nhiều. trong khi đó nhu cầu thị hiếu của con người ngày càng tăng lên và trong thời gian dài sẽ trở thành lỗi thời, lạc hậu nên công ty có thể phải bán ra với giá rẻ có thể là hòa vốn, thạm chí có thể bị lỗ do nền kinh tế đang bị lạm phát, gái trị đồng tiền có xu hướng giảm xuống nên lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt được tối đa. + Các linh kiện điện tử máy tính : Ổ cứng, màn hình, vỏ máy, CPU, linh kiện ram main monitor là những linh kiện cần vẫn chư được bảo quản ở kho chứa tốt và có kỹ thuật lưu kho chưa phù hợp vì vậy nó rất dễ bị hư hỏng. + Xu hướng biến đông giá cả, nguyên vật liệu cũng là một hạn chế cho CMS vì mạt hàng này có xu hướng không tăng nhếu thậm chí giảm do Việt Nam ra nhập WTO. + Cả nhà quản lý và doanh nghiệp sản xuất trực tiếp vẫn còn lúng túng trong việc điều hành và xử lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Với mức tồn kho đó, hiện tại công ty có các kho lưu trữ, mặt bằng bị hạn chế về diện tích nên tồn kho nhiều sẽ không còn chỗ chứa nếu không giải tỏa nhanh hàng tồn kho. Bộ môn Quản trị Tài chính - 17 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
19. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS PHẦN III, Đề xuất giải pháp, phương hướng nâng cao chất lượng và hoàn thiện hiệu quả quá trình quản trị hàng tồn kho tại công ty CMS Computer 3.1 Đề xuất giải pháp khắc phục nhược điểm, điểm yếu trong công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty - Với phần diện tích để lưu trữ hàng tồn kho bị hạn chế, công ty có thể mở rộng mặt bằng để tăng lượng sức chứa hàng hóa dữ trữ trong kho. Tuy nhiên, công ty cũng nên áp dung nhiều chương trình khuyến mãi nhằm kích cầu người tiêu dùng và đồng thời cũng làm tăng khối lượng tiêu thụ cho công ty. Điều này sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận ,tăng chi phí cho viêc đầu tư mở rộng diện tích lưu kho. Và khi số lương tiêu thụ tăng thì lương hàng hóa lưu kho cũng sẽ tăng , khi đó diện tích mặt bằng được mở rộng sẽ phát huy được hiệu quả tốt nhất. - Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả thì những bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trinh quản lý kho phải nắm sâu sát hơn nữa thực trạng hàng hóa trong kho để có những biện pháp bảo quản hàng tồn kho hợp lý.Những nhân viên làm việc tiếp xúc trực tiếptrong kho thi luôn phải cung cấp liên tục và đầy đủ những thông tin và thực trạng hàng hóa được dự trữ trong kho. Cập nhật thông tin về tình trạng hàng tồn kho dưới bất kỳ phương diện phân tích nào với độ chi tiết hóa cao: đến mức độ đặc tính hàng hóa (màu sắc, kích cỡ ) hoặc đến mức độ số sê-ri và thời hạn sử dụng hàng hóa. Cung cấp khả năng đánh giá giá trị hàng tồn kho theo giá thành và khối lượng tiềm năng bán hàng theo giá bán ra. - Đồng thời các cấp quản trị cũng đưa ra nhưng biện pháp, chính sách như “ áp dụng ngày vàng, giờ vàng, giảm giá, mua hàng được tặng quà ” để thu hút người tiêu dùng nhằm đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ, giảm bớt thời gian hàng bị lưu kho tránh được tình trạng lỗi thời,lạc hậu nhất là các mặt hàng linh kiện thiết bị điện tử vi tính.Nếu tình hình tiêu thụ chậm hơn dự kiến, doanh nghiệp sẽ tìm cách giảm bớt lượng dự trữ hàng bằng cách bảo trợ cho các hợp đồng và các biện pháp khuyến mãi. - Sử dụng mạng lưới cung ứng theo yêu cầu do khách hàng chủ dộng trong đó liên tục và phận dự trữ khi có đơn hàng về. Việc sản xuất theo đơn đặt hàng chứ không phải theo dự báo cũng đã giảm được rất nhiều chi phí dự trữ và rủi ro đối với hàng tồn kho - Nâng cao công tác kế hoạch hóa, nhằm lên kế hoạch đơn đặt hàng đùng và đủ số lương, chủng loại cần thiết với từng thời kỳ, tránh nhập thừa quá nhiều nguyên vật liệu cũng như hàng hóa để giảm thiểu chi phí bảo quản nguyên vật liệu, hàng hóa tốn kho. - Luôn luôn tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của khách hàng nhằm nhập đúng chủng loại, mẫu mã, dòng máy, đời máy mà khách hàng có nhu cầu, tránh thường hợp nhập hàng ồ ạt về sau không đáp ứng được thị hiếu khách hàng dẫn đến tồn kho. Bộ môn Quản trị Tài chính - 18 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
20. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS - Nâng cao trình độ của nhân viên quản lý cũng như đầu tư cải tạo cơ sơ vật chất, nhà kho để đáp ứng tiêu chuẩn bảo quản để giảm thiểu sụ hoa mòn nguyên vật liệu, hàng hóa trong quá trình bảo quản. 3.2 Phương hướng nâng cao và hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty Máy tính CMS Hàng tồn kho là rất cần thiết và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho cần được tiến hành thường xuyên, liên tục nhằm luôn đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Máy tính CMS cũng rất chú trọng tới công tác quản trị hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí cũng như tăng doanh thu và uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường. Là một công ty thuộc tập đoàn lớn, có uy tín trên thị trường, CMS đã thực hiện tốt công tác quản trị hàng tồn kho của mình từ khâu mua hàng, lưu kho, bảo quản và bán trên thị trường. Tuy vậy cũng không tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế. Dưới đây là một số giải pháp nhằm khắc phục, nâng cao và hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty máy tính CMS. + Để công tác quản trị hàng tồn kho được tốt và hiệu quả thì việc kiểm soát hàng tồn kho là rất cần thiết. + Để tránh được việc dư thừa hàng tồn kho, giảm thiểu được chi phí ( chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản ), công ty CMS cần tiến hành công tác kiểm kê hàng hóa một cách thường xuyên, liên tục và chính xác nhằm xác định đúng khối lượng hàng hóa cần nhập. + Bên cạnh đó Công ty CMS cần xác định số lượng hàng mua phù hợp, tránh tình trạng thiếu hàng hóa sẽ mang tới nhiều rủi ro cho công ty. Thiếu hàng sẽ không đủ để bán, mất đi doanh thu, làm dán đoạn kế hoạch kinh doanh cả công ty cũng như sự uy tín của khách hàng. + Giám đốc bán hàng của công ty CMS cần thường xuyên theo dõi biến động của thị trường như: Giá cả linh kiện mua vào và giá cả các hãng máy tính bán ra trên thị trường của các công ty khác, tìm hiểu thị hiếu và nhu cầu của khách hàng để có kế hoạch mua hàng phù hợp cho công ty. Mấy năm trở lại đây, mọi người không dùng màn hình lồi mà thay vào đó là màn hình phẳng nhỏ gọn hay màn hình tinh thể lỏng. Hay nhu cầu về máy tính để bàn không cao mà người tiêu dùng có xu hướng dùng máy tính xách tay. Nắm được nhu cầu và thị hiếu cả khách hàng để Công ty CMS có kế hoạch nhập hàng phù hợp. Sẽ nhập linh kiện sản xuất máy tính xách tay với số lượng nhiều và giảm bớt số lượng linh kiện sản xuất máy tính để bàn. Bộ môn Quản trị Tài chính - 19 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
21. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS + Việc cất giữ hàng tồn kho phải được tiến hành hiệu quả và hợp lý. Công ty cần phân loại các mặt hàng khác nhau để ở những khu riêng biệt. Giúp cho việc bảo quản, kiểm tra và xuất hàng được thuận lợi và dễ dàng, tránh được những hư hỏng không đáng có. Chẳng hạn như các linh kiện của mặt hàng máy tính để bàn sẽ bảo quản ở 1 khu trong kho và linh kiện của máy tinh xách tay sẽ được cất giữ ở một khu khác. Ngoài ra, linh kiện của các hãng máy tính khác nhau cũng được để riêng.Như vậy vừa đảm bảo tính khoa học trong sắp xếp, bảo quản vừa tạo thuận lợi cho việc lấy hàng một cách chính xác và nhanh chóng. KẾT LUẬN Số lượng hàng tồn kho càng nhiều thì rắc rối càng tăng. Hàng hóa được cung ứng đúng thời điểm ra thị trường là điều lý tưởng nhất đối với các nhà cung ứng hàng hoá trong đó có CMS. Áp dụng kinh nghiệm học được từ nhiều công ty lớn và thương hiệu lớn trên thế giới, CMS đã tìm cho mình những phương pháp phù hợp giúp công ty có thể yên tâm cho giai đoạn đầu vào, mở rộng sản xuất lớn mạnh để củng cố, phát triển thương hiệu của mình tại thị trường trong nước. Việc tăng tốc di chuyển hàng tồn kho luôn được doanh nghiệp tính toán một cách cẩn thận và chắc chắn rằng sản phẩm đến công ty trong thời điểm cần thiết thật sự. CMS là một thương hiệu Máy tính của Việt Nam, mặc dù CMS nằm trong top 10 thương hiệu uy tín tại Việt Nam tuy nhiên với quan điểm và tư tưởng của người tiêu dùng Việt Nam họ thực sự chưa tin tưởng lắm vào chất lượng và thương hiệu của một hãng máy tính do người Việt chế tạo bởi lẽ máy tính của chúng ta còn nhiều hạn chế từ kiểu dáng, chất liệu chế tạo, công nghệ, kỹ thuật, cho đến chất lượng và các tiêu chuẩn cho hàng hoá của chính mình. Thương mại quốc tế càng phát triển nhanh thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải tăng tốc hội nhập theo, CMS muốn cạnh tranh với các thương hiệu nổi tiếng và có uy tín đó là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, muốn hội nhập được CMS cần phải có phương pháp kiểm soát hàng tồn kho một cách hợp lý. "Việc cung ứng hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả cho phép công ty có thể phát triển nhanh chóng và tập trung vào việc mở rộng quy mô kinh doanh. Việc giữ tối đa hàng tồn kho trong một khoảng thời gian quy định sẽ có nhiều thuận lợi. Là những nhà Quản trị doanh nghiệp trong tương lai, chúng tôi không tự tin quá mức về khả năng của mình nhưng bằng những những kiến thức trên giảng đường đại học, sự quan tâm chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo giảng viên bộ môn, những hiểu biết và kinh nghiệm học tập được trong việc lập kế hoạch, tổ chức, thiết kế, vận hành kho hàng một cách khoa học nhất, đảm bảo dòng lưu thông hàng hoá hiệu quả đem lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp. Chúng em tin tưởng vào một ngày không xa, chúng Bộ môn Quản trị Tài chính - 20 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
22. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS em cũng sẽ đóng góp được một phần nào khả năng của mình giúp ích cho việc tìm ra phương án hiệu quả nhất, hỗ trợ cho công tác quản trị hàng tồn kho của các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc đặt hàng, quản lý hàng hoá, giảm thiểu tối đa chi phí không mong muốn và tăng doanh thu lợi nhuận của các doanh nghiệp. Trên đây là những kiến thức tìm hiểu về công tác quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Máy tính CMS, mặc dù đã rất cố gắng nhưng chúng em biết rằng bài thảo luận của mình còn nhiều sai xót và sơ xài, chưa thực sự đầy đủ, bao quát được hết vấn đề cần nghiên cứu. Chúng em hy vọng sẽ nhận được những lời góp ý, nhận xét và phê bình của thầy, cô để chúng em có thể hoàn thiện vấn đề nghiên cứu của mình tốt hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! HẾT Bộ môn Quản trị Tài chính - 21 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A
23. Đề tài: Tìm hiểu công tác Quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Máy tính CMS Tài liệu tham khảo [1] PGS, TS Nguyễn Thị Phương Liên, Giáo trình Quản trị Tài chính, từ trang 97 đến trang 108, NXB Thống Kê, 2007 [2] Nguyễn Hải San, Quản trị Tài chính doanh nghiệp, NXB Thống Kê, 2001 [3] [4] [5] [6] Và một số trang web tài liệu tham khảo có liên quan! Bộ môn Quản trị Tài chính - 22 - Nhóm 8- Lớp K5HQ1A