Chuyên đề Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

112 trang vanle 2630

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Chuyên đề Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

chuyen_de_nhung_van_de_ke_toan_co_ban_trong_doanh_nghiep_nho.pdf

Nội dung text: Chuyên đề Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề NHỮNG VẤN ĐỀ KẾ TOÁN CƠ BẢN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa) Biên soạn: TS. Vũ Đình Hiển HÀ NỘI - 2012
MỤC LỤC CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ KẾ TOÁN CƠ BẢN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 2 1.1. TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP 2 1.1.1 Tài sản của doanh nghiệp 2 1.1.2. Nguồn vốn của doanh nghiệp 3 1.1.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn 4 1.2. LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 5 1.3. GHI SỔ KẾ TOÁN 7 1.3.1. Tài khoản kế toán 7 1.3.2. Ghi kép vào tài khoản 8 1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán 11 1.4. KĨ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA CHỮA SAI SÓT CỦA KẾ TOÁN 12 1.4.1. Kĩ thuật ghi sổ 12 1.4.2. Kỹ thuật sửa chữa sai sót 12 1.5. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 14 1.5.1. Các căn cứ lựa chọn hình thức hạch toán kế toán 14 1.5.2. Các hình thức kế toán cõ bản 14 1.5.3. Tổ chức bộ máy kế toán 26 CHƢƠNG 2: KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ VÀ THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA 27 2.1. NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ 27 2.2. KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ 27 2.2.1. Kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá 27 2.2.2. Kế toán tổng hợp thành phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 28 2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ 29 2.3.1. Chứng từ kế toán 30 2.3.2. Tài khoản kế toán 31 2.3.3. Kế toán tiêu thụ và thanh toán với ngƣời mua 33 2.4. Kế toán giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại 35
2.4.1. Tài khoản kế toán 35 2.4.2. Trình tự kế toán 36 2.5. Kế toán thanh toán với ngƣời mua 37 CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ VÀ THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN 38 3.1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNGTRONG KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ 38 3.1.1. Phân loại vật liệu 38 3.1.2. Phân loại công cụ, dụng cụ 38 3.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, CCDC 39 3.2. TÍNH GIÁ THỰC TẾ VẬT LIỆU 39 3.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho 39 3.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho 39 3.3. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 44 3.3.1. Phƣơng pháp thẻ song song 45 3.3.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 47 3.3.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ 47 3.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN 49 3.4.1. Tài khoản kế toán 49 3.4.2. Trình tự kế toán 50 3.4.3. Kế toán kết quả kiểm kê vật liệu, công cụ 58 3.5. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KÌ 59 3.5.1. Tài khoản kế toán 59 3.5.2. Trình tự kế toán 59 3.6. KẾ TOÁN XUẤT DÙNG CÔNG CỤ, DỤNG CỤ 61 3.6.1. Phƣơng pháp phân bổ một lần 61 3.6.2. Phƣơng pháp phân bổ nhiều lần 61 CHƢƠNG 4 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 63 4.1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 63 4.1.1. Khái niệm và ý nghĩa 63 4.1.2. Phân loại TSCĐ 63 4.1.3. Tính giá TSCĐ 65 4.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ 67 4.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TSCĐ 69
4.3.1. Tài khoản kế toán 69 4.3.2. Kế toán tăng TSCĐ 69 4.3.3. Kế toán giảm TSCĐ 76 4.4. KẾ TOÁN KHẤU HAO TSCĐ 81 4.4.1. Tính mức khấu hao TSCĐ 81 4.4.2. Kế toán khấu hao TSCĐ 82 4.5. KẾ TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ 83 4.5.1. Kế toán sửa chữa thƣờng xuyên TSCĐ 83 4.5.2. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ 83 CHƢƠNG 5: KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 86 5.1. KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT 86 5.1.1. Đối tƣợng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 86 5.1.2. Các phƣơng pháp hạch toán chi phí sản xuất 86 5.1.3. Trình tự kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 87 5.1.4. Kế toán chi phí sản xuất theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 87 5.2. KIỂM KÊ VÀ ĐÁNH GIÁ SẢN PHẨM DỞ DANG CUỐI KÌ 90 5.2.1. Kiểm kê sản phẩm dở dang 90 5.2.2. Đánh giá sản phẩm dở dang 91 5.3. CÁC PHƢƠNG PHÁP TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 94 5.3.1. Phƣơng pháp trực tiếp (giản đơn) 94 5.3.2. Phƣơng pháp tổng cộng chi phí 94 5.3.3. Phƣơng pháp hệ số 94 5.3.4. Phƣơng pháp tỉ lệ 96 5.4. CÁC PHƢƠNG ÁN TÍNH GIÁ THÀNH TRONG MỘT SỐ LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP 96 5.4.1. Phƣơng án tính giá thành theo đơn đặt hàng 96 5.4.2. Phƣơng án phân bƣớc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 96 5.4.3. Phƣơng án tính giá thành theo định mức 100 CHƢƠNG 6: MỐI QUAN HỆ CHI PHÍ – KHỐI LƢỢNG – LỢI NHUẬN VÀ QUYẾT ĐỊNH PHƢƠNG ÁN KINH DOANH 101 6.1. Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận 101 6.2. Xác định điểm hòa vốn trong phƣơng án kinh doanh 102 6.3. Đánh giá các phƣơng án kinh doanh bằng công cụ phân tích CVP 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ KẾ TOÁN CƠ BẢN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1. TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.1 Tài sản của doanh nghiệp Tài sản là toàn bộ các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đƣợc sử dụng cho các hoạt động sinh lợi trong tƣơng lai. Đƣợc coi là tài sản của doanh nghiệp nếu thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau: - Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp, - Có giá trị thực sự đối với doanh nghiệp, - Có giá phí xác định. Căn cứ vào mức độ luân chuyển giá trị của tài sản vào chi phí sản xuất, kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp đƣợc phân thành tài sản cố định và tài sản lƣu động. 1.1.1.1.Tài sản lưu động Tài sản lƣu động là toàn bộ tài sản hữu hình hoặc vô hình có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn dƣới một năm. Tài sản lƣu động gồm: Tiềncủa doanh nghiệp bao gồm mặt: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý Theo vị trí, tiền của doanh nghiệp có thể đang nằm trong két của doanh nghiệp, gửi vào tài khoản của doanh nghiệp ở ngân hàng hoặc đang trên đƣờng trả cho ngƣời bán hoặc vận chuyển từ doanh nghiệp ra ngân hàng hay ngƣợc lại. Tiền gửi ngân hàng: bao gồm các loại tiền của doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng. Tiền đang chuyển là các loại tiền của doanh nghiệp đang trên đƣờng vận chuyển để thanh toán cho chủ nợ. Đây là số tiền mà doanh nghiệp đã xuất quỹ nhƣng chƣa nhận đƣợc chứng từ xác nhận đã thanh toán hoặc đã nộp vào ngân hàng nhƣng chƣa có giấy báo có. Hàng tồn kho (còn gọi là tài sản dự trữ) gồm hai loại là tồn kho cho sản xuất và hàng tồn kho chờ tiêu thụ. Hàng tồn kho (dự trữ) cho sản xuất gồm các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu và công cụ đang dự trữ trong kho chuẩn bị cho sản xuất. Hàng tồn kho chờ tiêu thụ bao gồm các loại hàng hoá, thành phẩm đang dự trữ trong kho hoặc đang gửi bán. Tài sản lƣu động trong sản xuất bao gồm các loại nguyên liệu, bán thành phẩm đang trong quá trình chế biến. Giá trị của các loại tài sản này đƣợc gọi là chi phí sản xuất dở dang. 2
Các khoản phải thu bao gồm phải thu của ngƣời mua hàng, phải thu nội bộ của các cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp, Đây là tài sản của doanh nghiệp đang trong quá trình thanh toán bị các cá nhân và tập thể khác chiếm dụng. Tài sản tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm các loại cổ phiếu, trái phiếu ngắn hạn và các khoản đầu tƣ ngắn hạn khác. 1.1.1.2. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài trên 1 năm. Tài sản cố định đƣợc chia thành hai loại: tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định hữu hình là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định cho tài sản cố định. Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp thƣờng bao gồm: Nhà xƣởng, máy móc thiết bị, kho tàng, phƣơng tiện vận tải, đƣờng xá, các công trình kiến trúc, Tài sản cố định hữu hình có thể do doanh nghiệp tự mua sắm hoặc đi thuê dài hạn. Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể thể hiện lƣợng giá trị đã đƣợc đầu tƣ nhằm có đƣợc các quyền hoặc lợi ích của doanh nghiệp nhƣ chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất, bằng sáng chế, phát minh, quyền sử dụng đất, Các khoản đầu tƣ dài hạn (TSCĐ tài chính) là những khoản đầu tƣ có thời hạn thu hồi vốn trên một năm. Các tài sản tài chính trong doanh nghiệp thƣờng bao gồm: các khoản góp vốn liên doanh, cổ phiếu, trái phiếu dài hạn, Việc phân loại tài sản theo từng nhóm nhƣ trên cho chúng ta thông tin về kết cấu và tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Để có thông tin đầy đủ hơn về nguồn gốc tài sản cũng nhƣ tình hình tài chính của doanh nghiệp đòi hỏi phải nghiên cứu tài sản của doanh nghiệp theo nguồn hình thành. 1.1.2. Nguồn vốn của doanh nghiệp Nguồn vốn hay nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp gồm: nguồn vốn của chủ sở hữu và các khoản công nợ. 1.1.2.1. Các khoản công nợ Các khoản nợ phải trả là số tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán do vay hoặc chiếm dụng của doanh nghiệp khác. Theo thời hạn phải thanh toán các khoản nợ đƣợc chia ra thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn dƣới 1 năm. Theo nguồn gốc hình thành nợ ngắn hạn đƣợc chia thành vay ngắn hạn và phải trả ngắn hạn. Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn dƣới 1 năm. Khi hết thời hạn vay doanh nghiệp phải trả cả vốn và lãi. Nợ phải trả ngắn hạn gồm các khoản phải trả phát sinh trong quá trình mua, bán vật tƣ, hàng hoá giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp. Trong thời 3
hạn chƣa phải thanh toán doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn vốn này bổ sung vào vốn kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải trả lãi. Nợ dài hạn là các khoản nợ có thời gian phải thanh toán trên 1 năm. Nợ dài hạn cũng gồm 2 loại: vay dài hạn và nợ dài hạn. 1.1.2.2. Nguồn vốn chủ sở hữu Phần chênh lệch giữa tài sản và công nợ gọi là tài sản ròng hay nguồn vốn chủ sở hữu. Nguồn vốn chủ sở hữu thể hiện giá trị tài sản đƣợc đầu tƣ từ nguồn vốn của chủ doanh nghiệp. Nguồn vốn chủ sở hữu do các chủ sở hữu doanh nghiệp đóng góp khi thành lập doanh nghiệp hoặc đƣợc bổ sung thêm trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.Tuỳ theo hình thức doanh nghiệp mà nguồn vốn này đƣợc hình thành theo những cách thức khác nhau. Doanh nghiệp đƣợc toàn quyền sử dụng nguồn vốn này vào mục đích kinh doanh. Nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ của doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp không phải cam kết thanh toán. Tùy theo hình thức nguồn vốn chủ sở hữu có thể đƣợc chia thành các (nguồn) vốn sau: Nguồn vốn kinh doanh: là nguồn hình thành của các tài sản đƣợc sử dụng cho mục đích kinh doanh. Nguồn vốn này có thể tăng thêm hoặc giảm bớt trong quá trình kinh doanh nhƣng không đƣợc thấp hơn số vốn tối thiểu theo quy định của pháp luật (nếu có). Lợi nhuận chƣa phân phối: là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí của các hoạt động kinh doanh. Phần lợi nhuận này sau khi nộp thuế lợi tức và trích lập các quỹ của doanh nghiệp sẽ đƣợc phân phối cho các chủ sở hữu. Trong thời gian chƣa phân phối, doanh nghiệp có thể dùng nguồn này bổ sung cho vốn kinh doanh. Nguồn vốn chuyên dùng: là nguồn hình thành của các tài sản dùng cho các mục đích nhất định nhƣ dự phòng, phát triển sản xuất, kinh doanh, khen thƣởng, xây dựng cơ bản, các nguồn vốn này thƣờng có nguồn gốc từ lợi nhuận của doanh nghiệp. Nguồn vốn chủ sở hữu khác gồm các nguồn hình thành do các nguyên nhân khách quan nhƣ chênh lệch tăng của giá cả hàng hoá, thành phẩm hoặc tỷ giá ngoại tệ Nguồn kinh phí là nguồn vốn do nhà nƣớc cấp phát cho các doanh nghiệp để sử dụng cho những mục đích nhất định nhƣ: chi sự nghiệp, nghiên cứu, thí nghiệm, Các thông tin về tài sản và nguồn vốn giúp cho việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp và là căn cứ cho việc lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp. 1.1.3. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn Tài sản và nguồn vốn là hai mặt của cùng một lƣợng tài sản trong một doanh nghiệp. Xem xét giá trị tài sản để biết đƣợc doanh nghiệp đang quản lí sử dụng những tài sản nào, giá trị từng loại tài sản là bao nhiêu. Xem xét nguồn vốn để biết các tài sản của doanh 4
nghiệp do đâu mà có hoặc đƣợc dùng vào việc gì. Thông qua 2 cách xem xét này ngƣời ta có thể đánh giá tình hình tài chính, khả năng thanh toán, của doanh nghiệp. Vì là cùng một lƣợng tài sản của một doanh nghiệp đƣợc xét theo 2 mặt khác nhau nên tổng tài sản phải bằng với tổng nguồn vốn. Đây chính là đẳng thức kế toán cơ bản. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Mỗi phần tài sản và nguồn vốn của một doanh nghiệp đƣợc trình bày vào một bên của bảng Cân đối kế toán (trƣớc đây gọi là Bảng tổng kết tài sản). Bảng này sẽ đƣợc trình bày chi tiết trong chƣơng "Báo cáo tài chính". 1.2. LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm công ty tƣ nhân, công ty TNHH và công ty cổ phần phải lập các chứng từ phù hợp theo quy định trong bảng sau: TÍNH TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU CHẤT BB HD (*) (*) A- CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QĐ SỐ: 48/2006/QĐ-BTC I- LAO ĐỘNG TIỀN LƢƠNG 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x 3 Bảng thanh toán tiền lƣơng 02-LĐTL x 4 Bảng thanh toán tiền thƣởng 03-LĐTL x 5 Giấy đi đƣờng 04-LĐTL x 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc 05-LĐTL x hoàn thành 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng 09-LĐTL x giao khoán 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng 10-LĐTL x 12 Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x II- HÀNG TỒN KHO 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản 03-VT x phẩm, hàng hoá 4 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ 04-VT x 5 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, 05-VT x hàng hoá 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 07-VT x 5
dụng cụ III- BÁN HÀNG 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x 2 Thẻ quầy hàng 02-BH x 3 Bảng kê mua lại cổ phiếu 03-BH x 4 Bảng kê bán cổ phiếu 04-BH x IV- TIỀN TỆ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu tiền 06-TT x 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, 08b-TT x bạc, kim khí quý, đá quý) 10 Bảng kê chi tiền 09-TT x V- TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn 03-TSCĐ x thành 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x B- CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH x 2 Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, x thai sản 3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hoá đơn bán hàng thông thƣờng 02GTGT-3LL x 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x 6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không 04/GTGT x có hoá đơn 9 Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hƣớng dẫn Khi lập hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ đơn vị khác, kế toán phải kiểm tra các yếu tố bắt buộc phải có của chứng từ. Một chứng từ đƣợc coi là hợp lệ khi có và đƣợc ghi đầy đủ các yếu tố sau: 6
- Tên gọi chứng từ - Tên và địa chỉ đơn vị xảy ra nghiệp vụ đồng thời là nơi lập chứng từ. - Tên và địa chỉ các cá nhân, đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. - Ngày và số thứ tự chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ kinh tế là cơ sở để phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế và ghi vào các tài khoản kế toán. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần đƣợc thể hiện rõ ràng, ngắn gọn. - Qui mô của nghiệp vụ về số lƣợng, giá trị là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán. - Chữ kí của những ngƣời có liên quan đến thực hiện nghiệp vụ và xác minh tính đúng đắn của nghiệp vụ và bản chứng từ. Mỗi nghiệp vụ kinh tế thƣờng gắn với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ ngƣời này sang ngƣời khác vì vậy mỗi bản chứng từ cần có ít nhất chữ kí của 2 ngƣời có liên quan đến nghiệp vụ đó. Các chứng từ sau khi lập xong phải đƣợc luân chuyển qua các vị trí khác nhau theo từng kế hoạch luân chuyển cụ thể quy định cho từng loại chứng từ nhằm kiểm tra về tính hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trƣớc khi nó đƣợc thực hiện. 1.3. GHI SỔ KẾ TOÁN 1.3.1. Tài khoản kế toán Số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán sau khi thực hiện xong sẽ đƣợc ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan bằng thƣớc đo giá trị. Các sổ kế toán này thực chất là các tài khoản kế toán. Hình thức đơn giản nhất của tài khoản kế toán đƣợc mô phỏng nhƣ sau: Nợ Tên tài khoản Có Bên Nợ Bên Có Đây là cơ sở để kế toán xây dựng các tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí. Nội dung ghi chép trên từng loại tài khoản kế toán cụ thể nhƣ sau: Nợ TK Tài sản Có Nợ TK Nguồn vốn Có Dƣ đk: xxx xxx: Dƣ đk PS tăng PS giảm PS giảm PS tăng Dƣ ck: xxx xxx: Dƣ ck Số dƣ cuối kì của các tài khoản này đƣợc tính bằng công thức: Số dƣ cuối kì = Số dƣ đầu kì + phát sinh tăng - phát sinh giảm Các tài khoản thu nhập (doanh thu) và tài khoản chi phí có kết cấu nhƣ sau: 7
Nợ TK Thu nhập Có Nợ TK Chi phí Có Dƣ đk: xxx PS tăng PS tăng PS giảm PS giảm (Kết chuyển (Kết chuyển thu nhập) chi phí) Dƣ ck: xxx Hình thức biểu hiện cụ thể của tài khoản kế toán trong thực tế là các trang sổ đƣợc thiết kế theo các mẫu cụ thể theo từng hình thức sổ kế toán, phù hợp theo từng đối tƣợng và nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng. Nếu sử dụng các chƣơng trình máy tính để làm kế toán thì các tài khoản kế toán cũng đƣợc thiết kế theo các mẫu bảng tƣơng tự nhƣ các trang sổ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp theo phƣơng pháp "ghi kép", còn ghi vào các sổ chi tiết đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp "ghi đơn" (ghi 1 lần không theo quan hệ đối ứng). Thực tế cho thấy một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng liên quan đến ít nhất 2 khoản mục thuộc tài sản, nguồn vốn hoặc đồng thời liên quan đến tài sản và nguồn vốn. Mối liên hệ tăng, giảm giữa các khoản mục của tài sản và nguồn vốn trong một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc gọi là quan hệ đối ứng kế toán. Có nhiều loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều loại tài sản và nguồn vốn cụ thể khác nhau do đó cũng có nhiều quan hệ đối ứng kế toán. Tuy nhiên, các quan hệ đối ứng kế toán này đều có thể quy về các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản. Các quan hệ đối ứng kế toán cơ bản gồm: Loại 1: Tăng tài sản này, giảm tài sản khác Ví dụ 1.1: Mua vật liệu nhập kho giá 1.000.000 đ đã trả bằng tiền mặt. Loại 2: Tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác. Ví dụ 1.2: Vay ngân hàng 2.000.000 đ để trả nợ ngƣời bán. Loại 3: Tăng tài sản, tăng nguồn vốn tương ứng. Ví dụ 1.3: Mua vật liệu nhập kho giá 3.000.000 đ chƣa thanh toán. Loại 4: Giảm tài sản, giảm nguồn vốn tương ứng. Ví dụ 1.4: Dùng tiền mặt trả nợ ngƣời bán 4.000.000 đ. 1.3.2. Ghi kép vào tài khoản Ghi kép vào tài khoản là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nó và mối liên hệ khách quan giữa các đối tƣợng kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế trong các ví dụ ở trên đƣợc ghi kép vào tài khoản bằng các bút toán sau (số trong ngoặc đơn chỉ số thứ tự của ví dụ): 8
(Đơn vị : 1.000 đ) Nợ TK "Tiền mặt" Có Nợ TK "Vật liệu" Có Dƣ đk: Dƣ đk: 4.000 10.000 1.000 (1) (1) 1.000 4.000 (4) (3) 3.000 TPS: 5.000 TPS: 4.000 Dƣ ck: 5.000 Dck: 8.000 Nợ TK "Vay Có Nợ TK "Phải trả Có ngân hàng" ngƣời bán" Dƣ đk 5.000 Dƣ đk 2.000 (2) (2) 2.000 3.000 (3) (4) 4.000 TPS: 2.000 TPS: 6.000 3.000 2.000 Dck 2.000 Dck Để hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra, trƣớc khi ghi vào tài khoản cần phải xác định các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ và số tiền ghi vào bên Nợ và bên Có của từng tài khoản. Công việc này gọi là định khoản kế toán. Nói cách khác, định khoản kế toán là việc xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có các tài khoản liên quan căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ trong các ví dụ trên đƣợc định khoản nhƣ sau (đơn vị 1000 đ): ĐK 1: ĐK 3: Nợ TK "Vật liệu": 1000 Nợ TK "Vật liệu": 3.000 Có TK "Tiền mặt": 1000 Có TK "Phải trả N. bán": 3.000 ĐK 2: ĐK 4: Nợ TK "Phải trả N. bán": 2.000 Nợ TK "Phải trả người bán": 4.000 Có TK "Vay ngân hàng": 2.000 Có TK "Tiền mặt": 4.000 Tuỳ theo tính chất đơn giản hay phức tạp của nghiệp vụ kinh tế mà ngƣời ta có định khoản giản đơn hay phức tạp. Định khoản giản đơn là những định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Định khoản phức tạp là những định khoản liên quan ít nhất đến 3 tài khoản. Ví dụ 1.5: Mua vật liệu trị giá 1.500.000 đ. Đã thanh toán bằng tiền mặt 1.000.000 đ, phần còn lại chƣa thanh toán. 9
Với nghiệp vụ này chúng ta có định khoản 5 nhƣ sau (đơn vị: 1.000 đ): Nợ TK "Vật liệu": 1.500. Có TK "Tiền mặt": 1.000. Có TK "Phải trả người bán": 500. Một định khoản phức tạp có thể đƣợc tách ra thành nhiều định khoản giản đơn. Vì vậy, định khoản 5 này có thể đƣợc tách ra thành các định khoản giản đơn sau: ĐK 5a, Nợ TK "Vật liệu": 1.000. Có TK "Tiền mặt": 1.000. ĐK 5b, Nợ TK "Vật liệu": 500. Có TK "Phải trả người bán": 500. Mỗi định khoản đƣợc ghi vào sổ bằng một bút toán (một lần ghi vào sổ kế toán). Ghi kép vào tài khoản đƣợc thực hiện theo các quy định sau: - Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đƣợc ghi ít nhất vào 2 tài khoản có liên quan theo đúng mối liên hệ khách quan giữa các tài khoản. - Trong một định khoản, tổng số tiền ghi Nợ bao giờ cũng bằng tổng số tiền ghi Có các tài khoản. Đây là căn cứ để kiểm tra việc ghi sổ kế toán. Để tránh sai sót trong ghi sổ cần thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc ghi sổ kế toán với nội dung kinh tế của nghiệp vụ và các số liệu trên chứng từ. Nhƣ vậy, mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phải lập chứng từ, sau đó căn cứ vào chứng từ đã lập để định khoản và ghi vào sổ kế toán. Các công việc này đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau: Trình tự ghi kép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ vào tài khoản kế toán Nghi ệp vụ kinh tế Mua vật liệu nhập kho giá 1.000.000 đ đã trả bằng tiền mặt. Vật liệu nhập kho tăng 1.000.000 đ, tiền mặt của Phân tích doanh nghiệp giảm 1.000.000 đ. Tài sản tăng ghi Nợ: Áp dụng nguyên Ghi Nợ TK Vật liệu: 1.000.000 đ tắc ghi kép Tài sản giảm ghi Có: Ghi Có TK Tiền mặt: 1.000.000 đ. Bút toán TK "Tiền mặt" TK "Vật liệu" ghi sổ 1.000.000 1.000.000 10
1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế toán đƣợc sử dụng để ghi chép, phản ánh tình trạng và sự biến động của đối tƣợng hạch toán kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp ở Việt Nam (xem phụ lục 1) đƣợc kí hiệu bằng các chữ số. Mỗi chữ số trong kí hiệu tài khoản thể hiện ý nghĩa sau: - Số đầu tiên chỉ loại tài khoản. - Hai số đầu tiên thể hiện nhóm tài khoản. Ví dụ: tài khoản có hai số đầu là 15 (TK 15x) chỉ tài khoản thuộc nhóm TK "Hàng tồn kho". - Số thứ ba chỉ tài khoản cấp 1 thuộc nhóm đƣợc phản ánh. Ví dụ: TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu". - Số thứ 4 (nếu có) chỉ tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản đƣợc phản ánh bằng 3 số đầu. Ví dụ: TK 1521 "Vật liệu chính". Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành đƣợc phân thành các loại sau: Loại 1 - Tài sản lƣu động - Nhóm 1 - Tiền - Nhóm 2 - Tài sản tài chính và đầu tƣ ngắn hạn. - Nhóm 3 - Tài sản trong thanh toán. - Nhóm 4 - Các khoản tạm ứng, chi phí trả trƣớc. - Nhóm 5 - Hàng tồn kho. - Nhóm 6 - Chi sự nghiệp. Loại 2 - TSCĐ và đầu tƣ dài hạn. - Nhóm 1 - TSCĐ. - Nhóm 2 - Các khoản đầu tƣ dài hạn. Loại 3 - Nợ phải trả. Loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu. Loại 5 - Doanh thu. Loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh. Loại 7 - Thu nhập hoạt động khác. Loại 8 - Chi phí hoạt động khác. Loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh. Loại 0 - Các tài khoản ngoài bảng. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006, kế toán lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh các hoạt động kinh tế của đơn vị mình. Việc lựa chọn các TK dựa vào các căn cứ sau: - Căn cứ vào kết cấu tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. 11
- Căn cứ vào yêu cầu quản lí và nhu cầu thông tin cho quản lí, - Căn cứ vào kết cấu và nội dung ghi chép của các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (thực chất là cho các doanh nghiệp ngoài quốc doanh). 1.4. KĨ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA CHỮA SAI SÓT CỦA KẾ TOÁN 1.4.1. Kĩ thuật ghi sổ Trong kế toán thủ công việc ghi sổ đƣợc quy định nhƣ sau: Đầu kì khi mở sổ phải ghi số dƣ đầu kì (nếu có) vào đúng vị trí quy định. Trong kì căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ để ghi sổ theo đúng quy định của từng mẫu sổ. Các bút toán đƣợc ghi bằng mực thƣờng. Trƣờng hợp ghi số âm dùng mực màu đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn. Cuối các trang cần cộng dồn số liệu theo từng cột. Dòng đầu tiên của trang kế tiếp ghi số liệu cộng dồn của trang trƣớc với diễn giải “Trang trƣớc mang sang”. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ phải đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời vào các tài khoản trên các sổ kế toán liên quan. Cuối kì, phải ghi các bút toán kết chuyển và điều chỉnh nhƣ: bút toán phân bổ khấu hao, phân bổ các chi phí trả trƣớc, doanh thu thực hiện trong kì, kết chuyển doanh thu thuần, thu nhập hoạt động khác, giá vốn hàng bán, các chi phí quản lí kinh doanh, chi phí hoạt động khác, xác định kết quả kinh doanh. Cuối kì, trƣớckhi khoá sổ cần gạch ngang để cộng dồn từng cột, tính tổng số phát sinh và số dƣ của từng TK. 1.4.2. Kỹ thuật sửa chữa sai sót Để hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra kế toán phải thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu phát hiện các sai sót trƣớc khi cộng dồn số liệu. Tuy nhiên, do ảnh hƣởng của các yếu tố về tâm lí, sức khỏe, điều kiện môi trƣờng, chúng ta vẫn có thể mắc các sai sót ngoài ý muốn. Các sai sót thƣờng xảy ra khi ghi sổ kế toán gồm: - Bỏ sót các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh (bỏ sót chứng từ), - Ghi sai số liệu phản ánh quy mô nghiệp vụ, - Ghi lặp lại, - Định khoản sai, Khi phát hiện sai sót, kế toán không đƣợc dùng các phƣơng pháp tẩy xoá thông thƣờng mà phải sửa chữa theo các quy định riêng của kế toán. Tuỳ theo thời điểm phát hiện sai sót sớm hay muộn (trƣớc hoặc sau khi cộng dồn số liệu hoặc khi đã lập các báo cáo kế toán) thƣờng dùng một trong các cách sửa chữa sau: Cải chính Sử dụng khi các sai sót chƣa ảnh hƣởng đến số tổng cộng hoặc các số liệu trên các tài khoản khác. Cách sửa chữa nhƣ sau: 12
Gạch số ghi sai bằng một gạch đỏ, viết lại số đúng bằng mực thƣờng ở ngay phía trên số đã ghi sai, kế toán trƣởng phải kí xác nhận ở bên cạnh. Ghi bổ sung Dùng khi các sai sót do bỏ quên chứng từ, ghi sai số tiền nhỏ hơn số thực tế phát sinh. Cách sửa chữa này dùng khi sai sót đƣợc phát hiện muộn không thể dùng đƣợc phƣơng pháp cải chính. Ghi bổ sung bằng cách lập "chứng từ ghi sổ bổ sung" với số tiền bằng số chênh lệch giữa số liệu thực tế phát sinh với số đã ghi. Ví dụ 1.6: Mua vật liệu nhập kho bằng tiền mặt giá tiền 86.000đ. Kế toán ghi sai: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 68.000 Có TK "Tiền mặt": 68.000 Bút toán lập chứng từ và ghi bổ sung theo định khoản: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 18.000 Có TK "Tiền mặt": 18.000 Ghi giảm (ghi số âm) Dùng khi ghi sai số tiền lớn hơn số phát sinh thực tế hoặc định khoản sai, ghi trùng nghiệp vụ. Các trường hợp sửa chữa cụ thể như sau: Ghi số tiền lớn hơn: Ghi giảm bằng cách ghi lại định khoản giống nhƣ đã ghi sai với số tiền bằng số chênh lệch lớn hơn bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn và phải có chữ ký của kế toán trƣởng bên cạnh. Chẳng hạn ở ví dụ 1.6nếu kế toán ghi nhầm thành: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 88.000 Có TK "Tiền mặt": 88.000 Bút toán sửa sai: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (2.000) Có TK "Tiền mặt": (2.000) Ghi trùng nghiệp vụ hai lần: Xoá một bút toán bằng cách ghi lại định khoản giống nhƣ đã ghi trùng với số tiền ghi bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn. Chẳng hạn ở ví dụ 1.6 kế toán ghi: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000 Có TK "Tiền mặt": 86.000 Nhƣng sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000 Có TK "Tiền mặt": 86.000 13
Kế toán sửa sai bằng cách xoá đi một bút toán: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (86.000) Có TK "Tiền mặt": (86.000) Định khoản sai: Dùng bút toán giống nhƣ đã ghi sai với số tiền ghi bằng mực đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn để xoá bút toán ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng. Ở ví dụ 1.6nếu kế toán ghi: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000 Có TK "Tiền gửi ngân hàng": 86.000 Kế toán sửa sai nhƣ sau: Ghi bút toán âm để xoá bút toán đã ghi sai: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": (86.000) Có TK "Tiền gửi ngân hàng": (86.000) Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng: Nợ TK "Nguyên, vật liệu": 86.000 Có TK "Tiền mặt": 86.000 1.5. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.5.1. Các căn cứ lựa chọn hình thức hạch toán kế toán Hình thức sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định.Một trong các công việc của kế toán là phải lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp. Công việc này có ý nghĩa quan trọng và ảnh hƣởng đến hoạt động kế toán của cả công ty trong thời gian dài. Việc lựa chọn đúng hình thức sổ kế toán không những giúp cho kế toán thuận tiện trong ghi chép, xử lí số liệu kế toán mà còn tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp cần dựa vào các căn cứ sau: - Quy mô, cơ cấu tài sản, nguồn vốn và đặc điểm quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Trình độ kế toán và yêu cầu thông tin cho quản lí. - Phƣơng tiện kĩ thuật trang bị cho quản lí và cho kế toán. 1.5.2. Các hình thức kế toán cõ bản Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng kế toán thủ công thƣờng sử dụng các hình thức sổ kế toán sau: 1.5.2.1. Hình thức nhật kí chung Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức này nhƣ sau: 14
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật kí chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật Sổ, thẻ kế SỔ NHẬT KÝ CHUNG kýđặc biệt toánchi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợpchi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán ghi các số liệu vào sổ nhật kí chung. Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên nhật kí chung để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Các số liệu liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng đƣợc đồng thời ghi vào các sổ, thẻ chi tiết tƣơng ứng. Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở các nhật kí đặc biệt nhƣ: nhật kí thu tiền, nhật kí chi tiền, nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng, Căn cứ để ghi vào các nhật kí đặc biệt là các chứng từ gốc liên quan. Định kì từ 5-10 ngày hoặc cuối tháng số liệu tổng hợp từ các nhật kí đặc biệt đƣợc ghi vào các TK phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại trừ sự trùng lắp của những nghiệp vụ đƣợc đồng thời ghi vào nhiều sổ nhật kí đặc biệt khác. Cuối tháng, quý, năm cộng các số liệu trên sổ Cái, tính số dƣ để lập Bảng cân đối TK. Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết cũng đƣợc tổng hợp để lập ra các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi kiểm tra thấy khớp đúng, số liệu từ các sổ này đƣợc sử dụng để lập các báo cáo kế toán. 1.5.2.2. Hình thức Nhật kí - Sổ cái Hàng ngày ngƣời giữ Nhật kí - Sổ cái nhận toàn bộ chứng từ gốc, kiểm tra, định khoản rồi ghi vào sổ. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng ở cả hai phần nhật kí và sổ cái. Kế toán có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cho các chứng từ gốc cùng loại phát sinh 15
nhiều lần trong tháng theo định kì sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng này để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc liên quan đến các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết sau khi ghi vào sổ cái đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng sau khi ghi toàn bộ số liệu trên các chứng từ gốc vào Nhật kí - Sổ cái và các sổ chi tiết liên quan, kế toán cộng dồn số liệu trên Nhật kí - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các số liệu cộng dồn phải đạt đƣợc quan hệ cân đối sau: Tổng cộng số Tổng cộng phát sinh Tổng cộng phát sinh = = tiền phát sinh bên Nợ các TK bên Có các TK và Tổng số dư Nợ cuối kì Tổng số dư Có cuối kì = của các tài khoản của các tài khoản Ơ Lập bảng tổng hợp các số liệu phát sinh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp với số liệu trên sổ cái theo từng TK. Sau khi đối chiếu số liệu thấy khớp đúng thì căn cứ vào các số liệu trên sổ cái và các sổ chi tiết để lập báo cáo kế toán. Hình thức Nhật ký - Sổ cái có ƣu điểm là đơn giản, dễ làm, thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, sử dụng ít TK (khoảng trên dƣới 20 TK). Tuy nhiên, hình thức này cũng tồn tại một số nhƣợc điểm nhƣ: việc ghi chép trùng lặp làm tăng khối lƣợng công việc kế toán, không thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức "Nhật ký -Sổ cái" Chứng từ kế toán Bảng tổng Sổ, thẻ kế toán Sổ quỹ hợp chứng từ kế toán cùng chi tiết loại Bảng NHẬT KÝ – SỔ CÁI tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 16
1.5.2.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Trình tự ghi sổ theo hình thức này đƣợc thực hiện nhƣ sau: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Lập "Chứng từ ghi sổ" cho các chứng từ cùng loại (có cùng định khoản). Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc ghi vào sổ "Đăng kí chứng từ ghi sổ" để lấy số hiệu. Số hiệu của chứng từ ghi sổ chính là số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Sau khi đăng kí xong, số liệu tổng cộng trên chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ cái để tính số phát sinh và số dƣ cuối kì các tài khoản. Căn cứ vào số liệu cuối tháng kế toán lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán. Kế toán chi tiết cũng căn cứ vào số liệu trên các chứng từ để ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp các số liệu chi tiết. Đối chiếu số liệu của bảng này với các số liệu của các tài khoản tổng hợp trên sổ cái để phát hiện sai sót. Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ chứng từ kế toán kế toán cùng loại chi tiết Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ ch ứng từ ghi sổ Bảng Sổ Cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 17
Hình thức này có ƣu điểm là thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho áp dụng máy vi tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện kế toán thủ công. Hình thức này sử dụng các loại sổ sách sau: - Chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán kiểu tờ rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế. Thực chất là định khoản nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của CTGS đƣợc đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên CTGS tính theo ngày ghi "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ". -Sổ cái: Dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản đƣợc phản ánh trên một vài trang sổ cái. Căn cứ duy nhất để ghi vào sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã đƣợc đăng ký qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng nhƣ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Quan hệ cân đối: Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên Nợ "Sổ dăng ký = (hoặc bên Có) của tất cả các CTGS" tài khoản Ơ - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ v.v ). Ví dụ sau đây minh họa trình tự ghi sổ theo các hình thức kế toán: Ví dụ 1.7: Tại một Công ty TNHH A trong tháng 3/200X có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt sau (đơn vị: 1000 đ): 1. Ngày 2/3: Phiếu chi số 432, mua CCDC dùng ngay cho sản xuất ở phân xƣởng bằng tiền mặt 5.500, trong đó thuế GTGT là 500. 2. Ngày 2/3: Phiếu thu số 301, Công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.000. 3. Ngày 4/3: Phiếu thu số 302, thu tiền bán hàng bằng tiền mặt. Giá bán chƣa thuế 60.000. Thuế GTGT 10%: 6.000. Căn cứ vào các chứng từ theo các nghiệp vụ trên, kế toán định khoản nhƣ sau: 1, Nợ TK 154: 5000 2, Nợ TK 111 (1111): 45.000 Nợ TK 133: 500 Có TK 131: 45.000 Có TK 111 (1111): 5.500 18
3, Nợ TK 111 (1111): 66.000 Có TK 511: 60.000 Có TK 333 (3331): 6.000 Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ kế toán nhƣ sau: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 200X Trang số 12 Ngày Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Đã ghi tháng Số Ngày tài Diễn giải sổ cái Nợ Có ghi sổ hiệu tháng khoản 1 2 3 4 5 6 7 8 154 5.000 2/3 432 2/3 Mua CCDC cho SX 133 500  111 5.500 111 2/3 301 2/3 Công ty Y trả tiền  45.000 131 45.000 111 4/3 302 4/3 Thu tiền bán hàng 511 66.000 60.000  333 6.000 19
SỔ CÁI Năm: 200X Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Ngày Chứng từ Trang Số phát sinh Số hiệu tháng Số Ngày Diễn giải sổ TK ĐƢ Nợ Có ghi sổ hiệu tháng NKC 1 2 3 4 5 6 7 8 Dƣ đầu tháng Mua CCDC cho 154 5.000 2/3 432 2/3 12 sản xuất 133 500 2/3 301 2/3 Công ty Y trả tiền 12 131 45.000 511 60.000 4/3 302 4/3 Thu tiền bán hàng 333 6.000 SỔ CÁI Năm: 200X Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: 131 Chứng từ Số Số phát sinh Ngày Trang hiệu tháng Số Ngày Diễn giải sổ TK Nợ Có ghi sổ hiệu tháng NKC ĐƢ 1 2 3 4 5 6 7 8 Dƣ đầu tháng 2/3 301 2/3 Công ty Y trả tiền 12 111 45.000 20
SỔ CÁI Năm: 200X Tên tài khoản: Doanh thu Số hiệu: 511 Chứng từ Số Số phát sinh Ngày Trang hiệu tháng Số Ngày Diễn giải sổ NKC TK Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ĐƢ 1 2 3 4 5 6 7 8 111 4/3 302 4/3 Thu tiền bán hàng 12 60.000 SỔ CÁI Năm: 200X Tên tài khoản: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Số hiệu: 133 Chứng từ Số Số phát sinh Ngày Trang hiệu tháng Số Ngày Diễn giải sổ NKC TK Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ĐƢ 1 2 3 4 5 6 7 8 Dƣ đầu tháng Mua CCDC cho 2/3 432 2/3 12 111 500 sản xuất 21
SỔ CÁI Năm: 200X Tên tài khoản: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc Số hiệu: 333 Chứng từ Số Số phát sinh Ngày Trang hiệu tháng Số Ngày Diễn giải sổ TK Nợ Có ghi sổ hiệu tháng NKC ĐƢ 1 2 3 4 5 6 7 8 Dƣ đầu tháng Bán hàng thu tiền 12 4/3 302 4/3 111 6.000 mặt Trong hình thức Nhật kí - Sổ cái, số liệu từ các chứng từ trên đƣợc ghi vào sổ Nhật kí - Sổ cái nhƣ sau (đơn vị 1000 đ): Nếu áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kế toán lập các CTGS, sổ Đăng ký CTGS và ghi vào sổ cái nhƣ sau: Công ty TNHH A CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 200X Số:01/3 Số hiệu TK Số tiền Trích yếu Nợ Có (1000 đ) 1 2 3 4 Mua CCDC cho sản xuất 154 111 5.000 133 111 500 Cộng 5. 500 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 22
Công ty TNHH A CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 200X Số: 02/3 Số hiệu TK Số tiền Trích yếu Nợ Có (1000 đ) 1 2 3 4 Công ty Y trả tiền 111 131 45.000 Cộng 45.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty TNHH A CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 3 năm 200X Số: 03/3 Số hiệu TK Số tiền Trích yếu Nợ Có (1000 đ) 1 2 3 4 Bán hàng thu tiền mặt 111 511 60.000 Hóa đơn X1 111 3331 6.000 Cộng 66.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 23
Công ty TNHH A SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3 năm 200X Đơn vị: 1.000 đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH Ngày SH Ngày 01/3 31/3 5.500 02/3 31/3 45.000 03/3 31/3 66.000 Cộng: xxx Cộng: xxx Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký đóng dấu) SỔ CÁI Tài khoản: 111 Năm: 200X Ngày CTGS Số tiền (1000 đ) Diễn giải TKĐƢ ghi sổ Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 3/200X 125.000 Mua CCDC cho sản 31/3 01/3 31/3 154 5.000 xuất Thuế GTGT được khấu 31/3 01/3 31/3 133 500 trừ 31/3 02/3 31/3 Công ty Y trả tiền 131 45.000 31/3 03/3 31/3 Bán hàng thu tiền mặt 511 60.000 31/3 03/3 31/3 Thuế GTGT phải nộp 3331 6.000 . 226.53 Cộng phát sinh tháng 249.900 0 Dư cuối tháng 3/200X 148.370 Cộng lũy kế từ đầu xxx xxx năm 24
SỔ CÁI Tài khoản: 131 Năm: 200X Ngày CTGS TK Số tiền (1000 đ) Diễn giải ghi sổ Số Ngày ĐƢ Nợ Có Dư đầu tháng 3/200X xxx 31/3 02/3 31/3 Công ty Y trả tiền 111 45.000 Cộng phát sinh tháng xxx xxx Dư cuối tháng 3/200X xxx Cộng lũy kế từ đầu năm xxx xxx SỔ CÁI Tài khoản: 133 Năm: 200X Ngày CTGS TK Số tiền (1000 đ) Diễn giải ghi sổ Số Ngày ĐƢ Nợ Có Dư đầu tháng 3/200X xxx 31/3 01/3 31/3 Mua CCDC cho sản xuất 111 500 Cộng phát sinh tháng 2.430 xxx Dư cuối tháng 3/200X xxx Cộng lũy kế từ đầu năm xxx xxx SỔ CÁI Tài khoản: 154 Năm: 200X Ngày CTGS TK Số tiền (1000 đ) Diễn giải ghi sổ Số Ngày ĐƢ Nợ Có Dư đầu tháng 3/200X xxx 31/3 01/3 31/3 Mua CCDC cho sản xuất 111 5.000 Cộng phát sinh tháng xxx xxx Dư cuối tháng 3/200X xxx Cộng lũy kế từ đầu năm xxx xxx 25
1.5.3. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xây dựng các quy trình hạch toán, phân công, quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng nhƣ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ để thực hiện tốt công việc hạch toán, quản lí tốt tài sản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho quản lí với chi phí thấp nhất luôn luôn là mong muốn của các nhà quản lí. Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lƣợng nhân viên kế toán ít nên quan hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán thƣờng chịu sự phân công và chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng. Công tác kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thƣờng đƣợc tổ chức theo một trong các mô hình sau: 1.5.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán, mọi công việc kế toán đều đƣợc thực hiện tại đây. Các bộ phận trực thuộc (nếu có) không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ đƣợc hƣớng dẫn lập hoặc thu thập và kiểm tra chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm. Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, quản lí theo cơ chế tập trung một cấp, hoạt động trên địa bàn hẹp, có phƣơng tiện tính toán và truyền tin hiện đại. 1.5.3.2. Mô hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc, tổ chức quản lí theo mô hình nhiều cấp, có sự phân cấp quản lý tài chính, các đơn vị trực thuộc hoạt động tƣơng đối độc lập thƣờng áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán. Theo mô hình này, ngoài phòng kế toán trung tâm của công ty các đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng. Các bộ phận kế toán này có nhiệm vụ kiểm tra, thu thập xử lý các chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình rồi định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm của công ty. Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị thành viên, phòng kế toán trung tâm lập báo cáo tổng hợp toàn doanh nghiệp. 1.5.3.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Trong thực tế, các doanh nghiệp có các bộ phận trực thuộc đƣợc phân cấp quản lí tài chính và hoạt động tƣơng đối độc lập thƣờng vận dụng đồng thời cả hai mô hình tổ chức công tác kế toán ở trên. Theo mô hình này, kế toán các bộ phận thƣờng đƣợc giao lập chứng từ và hạch toán chi phí phát sinh tại đơn vị mình, các công việc còn lại đƣợc thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty. 26
CHƢƠNG 2: KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ VÀ THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA 2.1. NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ Ngƣời tiêu dùng thƣờng không phân biệt thành phẩm với hàng hóa, nhƣng ở các doanh nghiệp lại có sự phân biệt giữa chúng. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp, đƣợc kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn để nhập kho hoặc tiêu thụ. Hàng hoá là những tài sản đƣợc doanh nghiệp mua về để bán. Kế toán thành phẩm, hàng hoá và tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá cần phải thực hiện tốt các nguyên tắc sau: - Thành phẩm, hàng hoá đƣợc hạch toán theo giá thực tế. Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho đƣợc thực hiện nhƣ đối với vật liệu, dụng. - Thành phẩm, hàng hoá đƣợc coi là tiêu thụ khi ngƣời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Doanh thu tiêu thụ đƣợc ghi nhận vào thời điểm thành phẩm, hàng hoá đƣợc tiêu thụ. - Hạch toán doanh thu phải tôn trọng các quy định về xác định và ghi nhận doanh thu: doanh thu và chi phí cùng liên quan tới cùng một nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp. - Theo nguyên tắc thận trọng, chỉ hạch toán vào TK doanh thu các khoản doanh thu của thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ đƣợc xác định là đã tiêu thụ trong kì hạch toán, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đƣợc chia. Không hạch toán vào tài khoản doanh thu những khoản chƣa chắc chắn đƣợc thực hiện. Hạch toán thành phẩm, hàng hoá và tiêu thụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho và tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá. - Xác định giá vốn hàng bán liên quan đến doanh thu thực hiện, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, thuế tiêu thụ (GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, ) và các chi phí tiêu thụ khác. 2.2. KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ 2.2.1. Kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá Kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá đƣợc thực hiện giống nhƣ đối với vật liệu. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phƣơng pháp “Thẻ song song”, “Đối chiếu luân chuyển” và “Sổ số dƣ”. Việc áp dụng phƣơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu, khả năng và trình độ quản lí của doanh nghiệp. 27
2.2.2. Kế toán tổng hợp thành phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.2.2.1. Tài khoản kế toán TK 155 - Thành phẩm Bên Nợ: - Trị giá thực tế thành phẩm, hàng hoá nhập kho. - Trị giá thực tế thành phẩm, hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho. - Trị giá thực tế thành phẩm, hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê. Dƣ Nợ: Trị giá thực tế thành phẩm, hàng hoá tồn kho cuối kì. TK 156 - Hàng hóa Nội dung phản ánh trên TK 156 tƣơng tự nhƣ TK 155. 2.2.2.2. Trình tự kế toán a. Kế toán nhập kho thành phẩm - Nhập kho thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công, chế biến: Nợ TK 155 Giá thành thực tế sản phẩm nhập Có TK 154 kho - Nhập kho thành phẩm đã tiêu thụ bị trả lại: Nợ TK 155 Giá thực tế thành phẩm nhập kho Có TK 632 - Phát hiện thành phẩm thừa khi kiểm kê chƣa rõ nguyên nhân: Nợ TK 155 Giá trị thực tế thành phẩm thừa Có TK 338 - Đánh giá tăng giá trị thành phẩm: Nợ TK 155 Giá trị thành phẩm tăng Có TK 4112 b. Kế toán nhập kho hàng hoá Kế toán nhập kho hàng hoá mua ngoài đƣợc thực hiện trên TK 156 và hạch toán giống nhƣ với nhập kho vật liệu mua ngoài. Giá thực tế hàng hoá nhập kho bao gồm: giá mua, các chi phí thu mua, các chi phí bốc xếp, vận chuyển, tuyển chọn, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về kho của doanh nghiệp và các chi phí gia công, sơ chế làm tăng thêm giá trị của hàng hoá. Đối với hàng hoá nhập khẩu giá thực tế còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, các chi phí bảo hiểm, v.v 28
c. Kế toán xuất kho thành phẩm, hàng hóa Trong mục này và các mục dƣới đây chỉ trình bày trình tự kế toán xuất kho và tiêu thụ thành phẩm. Kế toán xuất kho và tiêu thụ hàng hóa đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ đối với thành phẩm (thay TK 155 bằng TK 156 trong các bút toán, các TK khác giữ nguyên). - Xuất kho thành phẩm tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632 Giá thành thực tế thành phẩm xuất Có TK 155 kho - Xuất kho thành phẩm gửi cho khách hàng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán hoặc giao cho các đại lí: Nợ TK 157 Giá thành thực tế thành phẩm xuất Có TK 155 kho - Trƣờng hợp đánh giá giảm giá trị thành phẩm: Nợ TK 4112 Giá trị thành phẩm bị đánh giá Có TK 155 giảm - Giá trị thành phẩm bị phát hiện thiếu khi kiểm kê chƣa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381) Giá thành thực tế thành phẩm thiếu Có TK 155 2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kì kế toán góp phần làm tăng vốn của chủ sở hữu liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thƣờng của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, doanh thu bao gồm: tổng giá bán của thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ doanh nghiệp đã tiêu thụ trong kì, các khoản tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đƣợc chia. Doanh thu thuần đƣợc xác định bằng giá bán của thành phẩm, hàng hoá và dịch vụ trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và các lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngƣời mua, - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá, - Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn, - Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng, - Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 29
Khi hàng hoá hoặc dịch vụ đƣợc trao đổi để lấy hàng hoá hoặc dịch vụ tƣơng tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không đƣợc coi là doanh thu. Nếu trong giá bán của hàng hoá đã có một khoản định trƣớc cho việc cung cấp dịch vụ sau bán hàng thì khoản doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ sau bán hàng sẽ đƣợc dời lại cho đến khi doanh nghiệp thực hiện dịch vụ đó. Trong trƣờng hợp hai hay nhiều giao dịch có quan hệ với nhau về mặt thƣơng mại thì doanh thu cần đƣợc xem xét trong mối quan hệ tổng thể. Trƣờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không đƣợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đƣợc ghi nhận. Các hình thức doanh nghiệp chịu rủi ro gắn với quyền sở hữu hàng hoá nhƣ: Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản đƣợc hoạt động bình thƣờng mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thƣờng. Việc thanh toán tiền bán hàng còn chƣa chắc chắn vì phụ thuộc vào ngƣời mua hàng hoá đó. Hàng hoá còn chờ lắp đặt, việc lắp đặt là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chƣa hoàn thành. Khi ngƣời mua có quyền hủy bỏ việc mua hàng vì một lí do nào đó đƣợc nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chƣa chắc chắn và khả năng hàng bán có bị trả lại hay không. Doanh thu đƣợc xác định trong các trƣờng hợp cụ thể nhƣ sau: Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng đƣợc phản ánh theo giá bán chƣa có thuế GTGT. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT hoặc chịu theo phƣơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng đƣợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm giá bán chƣa có thuế GTGT và thuế GTGT. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tƣợng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu thì doanh thu là giá bán bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Doanh thu gia công vật tƣ, hàng hóa chỉ bao gồm số tiền gia công thực tế đƣợc hƣởng. Trƣờng hợp bán hàng theo phƣơng thức trả góp hoặc trả chậm thì doanh thu đƣợc tính theo giá bán một lần. Doanh thu bán ngoại tệ là phần chênh lệch giữa giá bán ra theo tỷ giá thực tế với tỷ giá ghi sổ. 2.3.1. Chứng từ kế toán Theo quy định hiện hành khi bán hàng hoá, thành phẩm và dịch vụ doanh nghiệp phải sử dụng một trong các loại hoá đơn sau: 30
Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01-GTKT-3LL): dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phƣơng pháp khấu trừ bán hàng với số lƣợng lớn. Khi bán hàng, phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên hoá đơn nhƣ: giá bán chƣa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và thuế tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01-GTKT-2LN): dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phƣơng pháp khấu trừ bán lẻ hàng hóa với số lƣợng nhỏ. Cách ghi tƣơng tự nhƣ mẫu trên (mẫu 01-GTKT-3LL). Hoá đơn bán hàng (mẫu 02-GTTT-3LL): dùng trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt bán hàng hóa với số lƣợng lớn. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố nhƣ giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. Hoá đơn bán hàng (mẫu 02-GTTT-2LN): dùng trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt bán lẻ hàng hóa với số lƣợng nhỏ. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố nhƣ giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. Trƣờng hợp doanh nghiệp đề nghị và nếu đủ điều kiện thì có thể đƣợc Bộ Tài chính chấp nhận bằng văn bản cho phép sử dụng hoá đơn đặc thù. Trên hoá đơn đặc thù cũng phải ghi rõ cả giá bán chƣa có thuế GTGT, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. Ngoài các hoá đơn trên hạch toán chi tiết tiêu thụ còn sử dụng các bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán bán hàng đại lí, kí gửi và sổ chi tiết bán hàng. 2.3.2. Tài khoản kế toán TK 511 - Doanh thu bán hàng TK này sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế, các khoản trợ giá tiêu thụ sản phẩm. Bên Nợ: - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số thành phẩm đƣợc xác định là tiêu thụ trong kì. - Thuế GTGT phải nộp ở doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. - Doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kì. - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kì. - Chiết khấu thƣơng mại kết chuyển cuối kì. - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Bên Có: - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ trong kì. - Tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận đƣợc chia trong kì. - Tiền lãi do bán ngoại tệ và lãi về chênh lệch tỷ giá. 31
TK 511 không có số dƣ cuối kì. Doanh nghiệp có thể mở chi tiết tài khoản này để theo dõi từng loại doanh thu theo yêu cầu quản lí. TK 157 - Hàng gửi bán Phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán kí gửi, đại lí nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: - Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán kí gửi, đại lí. - Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán. - Kết chuyển giá trị hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi chƣa đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán vào cuối kì (dùng cho doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kì). Bên Có: - Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng bị trả lại. - Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Kết chuyển giá trị hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi chƣa đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán vào đầu kì (dùng cho doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kì). Dƣ Nợ: Trị giá hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán. TK 157 có thể đƣợc mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, thành phẩm, hoặc theo từng khách hàng. TK 131 - Phải thu của khách hàng Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ này của doanh nghiệp. Bên Nợ: - Số tiền phải thu về bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã thanh toán về mua hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. - Số tiền mua hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ do khách hàng trả trƣớc. - Các khoản giảm giá cho khách hàng sau khi đã giao hàng. - Doanh thu của số hàng bị ngƣời mua trả lại. - Số tiền chiết khấu thanh toán cho ngƣời mua. Dƣ Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. 32
TK này đƣợc mở chi tiết cho từng khách hàng có quan hệ mua hàng thƣờng xuyên với doanh nghiệp. 2.3.3. Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua Kế toán tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá trong các doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và các doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp hạch toán kiểm kê định kì chỉ khác nhau ở việc xác định giá vốn hàng bán nhƣ đã trình bày ở trên. Việc phản ánh doanh thu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại đƣợc thực hiện giống nhau tuỳ theo các trƣờng hợp cụ thể nhƣ sau: 2.3.3.1. Theo phương thức tiêu thụ trực tiếp Theo phƣơng thức này, thành phẩm, hàng hoá khi xuất giao cho khách hàng đƣợc chấp nhận thanh toán ngay. Trình tự kế toán nhƣ sau: a. Xuất thành phẩm giao cho khách hàng: Nợ TK 632: Giá vốn của số hàng hoá được tiêu thụ. Có TK 155, 156: Giá trị thành phẩm, hàng hóa xuất kho. Có TK 154: Giá thành của SP tiêu thụ không qua kho. b. Phản ánh doanh thu của số hàng hoá đƣợc tiêu thụ:  Trƣờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền bán hàng đã thu hoặc phải thu. Có TK 333: Thuế và các khoản phụ phí phải nộp. Có TK 511: Giá bán không có thuế GTGT.  Trƣờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu hay không phải nộp thuế GTGT. - Phản ánh doanh thu bán hàng là giá đã có thuế: Nợ TK 111, 112, 131: Số tiền bán hàng đã thu hoặc phải thu. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (tổng giá thanh toán). 33
Sơ đồ 2.1 kế toán tiêu thụ thành phẩm theo phƣơng thức trực tiếp TK 155 TK 632 Xuất kho tiêu thụ trực tiếp TK 333 TK 511 TK 111, 112, 131 Các loại thuế tiêu thu phải nộp DT tiêu thụ hàng hoá TK 521 TK 333 (3331) Kết chuyển các khoản giảm giá hàng Thuế GTGT bán, DT của hàng bán bị trả lại phải nộp TK 911 Kết chuyển DT thuần 2.3.3.2. Kế toán bán hàng qua đại lí, kí gửi Theo phƣơng thức bán hàng này lƣợng hàng xuất kho giao cho đại lí chƣa đƣợc coi là tiêu thụ. Hàng chỉ đƣợc coi là tiêu thụ khi đƣợc đại lí thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng gửi bán. Để theo dõi hàng hoá gửi cho các đại lí kế toán sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán”. TK này đƣợc mở chi tiết theo từng đại lí. Trình tự kế toán nhƣ sau: - Xuất hàng gửi cho đại lí, kế toán phải lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 157: Tổng giá trị hàng hoá gửi cho đại lí. Có TK 155, 156: Giá trị hàng hoá xuất kho gửi cho đại lí. Có TK 154: Giá trị thành phẩm bán không qua kho. - Khi khách hàng hoặc đại lí thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán phản ánh doanh thu của số hàng gửi bán đã đƣợc tiêu thụ. + Nếu hàng bán phải chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ, kế toán ghi doanh thu là giá bán không có thuế GTGT. Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 333: Số thuế GTGT phải nộp (3331) 34
Có TK 511: Giá bán chưa có thuế GTGT + Trƣờng hợp hàng tiêu thụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc phải nộp thuế GTGT nhƣng doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trực tiếp kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán gồm cả thuế. Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Chi phí hoa hồng cho đại lí đƣợc phản ánh vào TK 642 chi tiết "Chi phí bán hàng": Nợ TK 642: Số tiền hoa hồng trả cho đại lí Có TK 131: Giảm số tiền phải thu từ đại lí - Phản ánh giá vốn của số hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Giá vốn hàng gửi đại lí được tiêu Có TK 157 thụ - Nhận lại số hàng gửi đại lí không tiêu thụ đƣợc: Nợ TK 155 Giá xuất kho của số thành phẩm gửi Có TK 157 đại lí bị trả lại nhập kho Các trƣờng hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và xác định kết quả hạch toán giống nhƣ phƣơng thức tiêu thụ trực tiếp. 2.4. Kế toán giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại 2.4.1. Tài khoản kế toán TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu đƣợc sử dụng để phản ánh các khoản giảm doanh thu từ các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá cho khách hàng và hàng bán bị trả lại sau khi kế toán đã lập hóa đơn hoặc đã ghi sổ kế toán. Nội dung phản ánh trên TK 521 nhƣ sau: Bên Nợ: - Trị giá hàng bán bị trả lại, - Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thƣơng mại đã chấp thuận cho ngƣời mua. Bên Có: - Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK 511 "Doanh thu". TK 521 không có số dƣ cuối kì và đƣợc chi tiết thành các TK cấp 2 sau: - TK 5211 - Chiết khấu thương mại: phản ánh số tiền giảm giá cho ngƣời mua khi mua hàng với số lƣợng lớn sau khi hóa đơn bán hàng đƣợc lập theo giá bán bình thƣờng. - TK 5212 - Hàng bán bị trả lại: phản ánh trị giá bán của số thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại. - TK 5213 - Giảm giá hàng bán: phản ánh các khoản giảm giá bán cho ngƣời mua sau khi hóa đơn đƣợc lập. 35
2.4.2. Trình tự kế toán a. Kế toán chiết khấu thƣơng mại Khi doanh nghiệp cho ngƣời mua hƣởng chiết khấu thƣơng mại vì mua hàng với số lƣợng lớn, kế toán ghi: Nợ TK 521 (5211) Chiết khấu thương mại khách hàng Có TK 111, 112, 131 được hưởng b. Kế toán các khoản giảm giá Các khoản giảm giá đƣợc hạch toán trên TK 521 chi tiết 5213 là các khoản giảm trừ cho ngƣời mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, Chỉ hạch toán trên TK này các khoản giảm giá cho khách hàng phát sinh trong kì sau khi hoá đơn đã đƣợc lập. Theo quy định hiện hành (Thông tƣ số 06/2012/TT-BTC ngày 11 tháng 01 năm 2012 của Bộ Tài chính) nếu phát sinh giảm giá sau khi hoá đơn đã đƣợc lập kế toán điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng của kì tiếp sau. Trên hoá đơn này phải ghi rõ số hiệu hoá đơn đƣợc giảm giá. Nếu khách hàng không mua hàng tiếp thì bên bán và bên mua phải lập biên bản về việc giảm giá, ghi bút toán xoá sổ bút toán cũ và lập hoá đơn mới theo giá bán đã giảm. Các trƣờng hợp cụ thể đƣợc hạch toán nhƣ sau: - Nếu hàng tiêu thụ phải chịu thuế GTGT và doanh nghiệp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ, căn cứ số tiền chấp nhận giảm giá cho ngƣời mua, kế toán ghi: Nợ TK 521 (5213): Số tiền giảm giá cho khách hàng. Nợ TK 333 (3331): Thuế GTGT phải nộp theo số tiền giảm giá. Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho k.hàng. Ví dụ 2.1. Trong tháng 5/N theo khiếu nại của khách hàng A về một số hàng bán bị kém phẩm chất, doanh nghiệp đồng ý giảm giá bán 10% cho khách hàng A. Giá bán ghi trên hoá đơn của lô hàng bán cho khách hàng A là 120 tr.đ.(giá chưa có thuế GTGT). Thuế GTGT phải nộp cho lô hàng này theo thuế suất 10%. Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng A bằng bút toán sau: Nợ TK 521 (5213): 12 tr.đ Nợ TK 333 (3331): 1,2 tr.đ Có TK 131: 13,2 tr.đ - Trƣờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc hàng bán không phải chịu thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 521 (5213) Số tiền giảm giá cho khách hàng. Có TK 111, 112, 131 c. Kế toán hàng bán bị trả lại Theo quy định trong Thông tƣ số 06/2012/TT-BTC ngày 11 tháng 01 năm 2012 của Bộ Tài chính, nếu xuất trả lại hàng hoá không đúng quy cách, chất lƣợng cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lƣợng, giá bán của số hàng trả lại, thuế GTGT phải nộp giao cho bên bán. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán và bên mua điều chỉnh số thuế GTGT 36
đã kê khai. Nếu bên mua không có hoá đơn khi trả lại hàng hoá cho bên bán, hai bên phải lập biên bản ghi rõ lí do trả lại hàng, số lƣợng, giá bán của hàng hoá bị trả lại và số hiệu của hoá đơn bán hàng liên quan đến lô hàng này. Biên bản này đƣợc lƣu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai. Các bút toán hạch toán hàng bán bị trả lại đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 155 Giá vốn của số hàng bị trả lại Có TK 632 - Các chi phí liên quan đến số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 642 Chi phí nhận hàng bị trả lại Có TK 111, 112, - Ghi giảm doanh thu của số hàng bán bị trả lại: + Nếu hàng hoá đã tiêu thụ phải nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Nợ TK 521 (5212): Giá bán chưa có thuế GTGT của hàng bị trả lại. Nợ TK 333 (3331): Thuế GTGT của số hàng bị trả lại. Có TK 111, 112, 131, : Số tiền trả lại hoặc giảm nợ. + Trƣờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp: Nợ TK 521 (5212): Giá bán có thuế GTGT của số hàng bị trả lại. Có TK 111, 112, 131, : Trả lại tiền hoặc giảm nợ cho người mua. c. Kế toán cuối kì - Cuối kì, kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của số hàng bị trả lại vào TK 511 "doanh thu" để tính doanh thu thuần. Nợ TK 511 Các khoản giảm trừ doanh thu trong kì. Có TK 521 2.5. Kế toán thanh toán với ngƣời mua Khoản phải thu của ngƣời mua đƣợc hạch toán vào bên Nợ TK 131 theo các trƣờng hợp mua hàng cụ thể đã trình bày ở các phần trên. Khi ngƣời mua thanh toán nếu đƣợc doanh nghiệp cho hƣởng chiết khấu do thanh toán trƣớc hạn thì số tiền chiết khấu này đƣợc hạch toán vào chi phí tài chính. Nợ TK 111, 112: Số tiền thực nhận. Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho người mua được hưởng. Có TK 131: Số nợ đã thanh toán. Kế toán chi tiết các khoản phải thu của ngƣời mua đƣợc thực hiện trên sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua. Mỗi ngƣời mua đƣợc theo dõi riêng trên một hoặc vài trang sổ tuỳ theo số lƣợng nghiệp vụ phát sinh. Căn cứ vào hoá đơn và phiếu thu tiền, kế toán ghi số tiền phải thu và số tiền đã thanh toán của từng khách hàng. Phân loại các khoản phải thu theo khả năng thanh toán của ngƣời mua để đôn đốc thanh toán hoặc trích lập dự phòng. 37
CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ VÀ THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN 3.1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNGTRONG KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ 3.1.1. Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại. Mỗi loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau đối với quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp đƣợc phân thành các loại sau: a. Nguyên, vật liệu chính là vật liệu có vai trò chính trong quá trình sản xuất. Nguyên, vật liệu chính là đối tƣợng để lao động và máy móc tác động vào. b. Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Vật liệu phụ đƣợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lƣợng của sản phẩm. Vật liệu phụ cũng đƣợc sử dụng để giúp cho máy móc, thiết bị và các công cụ lao động hoạt động bình thƣờng. Vật liệu phụ còn đƣợc sử dụng cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý. Căn cứ vào tác dụng khác nhau ngƣời ta chia vật liệu phụ ra thành các nhóm sau: - Nhóm vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính làm hoàn thiện hoặc tăng chất lƣợng của sản phẩm. Các vật liệu phụ thuộc loại này nhƣ sơn bảo vệ mặt kim loại, thuốc nhuộm, thuốc tẩy trắng, - Nhóm vật liệu phụ dùng để bảo quản hoặc phục vụ cho hoạt động của các tƣ liệu lao động nhƣ dầu mỡ bôi trơn, thuốc chống ẩm, chống gỉ, - Vật liệu phụ phục vụ lao động của công nhân viên nhƣ xà phòng, giẻ lau, c. Nhiên liệu là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng. Tuy nhiên, chúng đƣợc xếp vào một loại riêng để hạch toán và quản lí do vai trò quan trọng của nó. Hơn nữa nhiên liệu có yêu cầu về bảo quản khác với các loại vật liệu phụ thông thƣờng. d. Vật liệu bao gói dùng để gói bọc, chứa đựng các loại sản phẩm làm cho chúng hoàn thiện hơn hoặc chứa đựng thành phẩm để tiêu thụ. đ. Phụ tùng thay thế dùng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị. e. Phế liệu gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất. Những vật liệu này có thể đƣợc dùng lại tại doanh nghiệp hoặc bán ra ngoài. f. vật liệu khác: bao gồm những loại vật liệu chƣa đƣợc tính đến ở trên nhƣ: vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, v.v 3.1.2. Phân loại công cụ, dụng cụ CCDC là những tƣ liệu sản xuất không đồng thời đạt đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để đƣợc coi là TSCĐ (giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng nhỏ hơn một năm hay một chu kì kinh doanh). 38
Theo công dụng, CCDC dùng trong doanh nghiệp đƣợc chia thành các nhóm sau: - Công cụ lao động: gồm các dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho lao động của công nhân viên nhƣ kìm, búa, v.v - Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc nhƣ quần áo bảo hộ, gang tay, kính, mũ, v.v - Các công cụ, dụng cụ khác. Theo mục đích sử dụng công cụ, dụng cụ đƣợc chia thành các nhóm: - Công cụ lao động. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. 3.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, CCDC Kế toán vật liệu, CCDC phải cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho quản lí. Tổ chức quản lý và hạch toán tốt vật liệu, CCDC nhằm góp phần ngăn ngừa các hiện tƣợng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc làm thất thoát vật tƣ trong quá trình sử dụng. Tổ chức hợp lí việc cung cấp và dự trữ vật liệu, CCDC góp phần huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Kế toán và quản lí tốt vật tƣ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, CCDC bao gồm: - Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá trị vật liệu, CCDC nhập, xuất, tồn kho. - Phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu, CCDC bằng thƣớc đo giá trị và hiện vật. - Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu, CCDC, phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lí nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. - Phân bổ giá trị vật liệu, CCDC sử dụng vào chi phí sản xuất, kinh doanh. 3.2. TÍNH GIÁ THỰC TẾ VẬT LIỆU 3.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu nhập kho đƣợc hình thành trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản chi phí hợp lệ để có đƣợc vật liệu tại doanh nghiệp. Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá của chúng có thể đƣợc xác định khác nhau nhƣ sau: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = Giá mua + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu (nếu có). Giá vật liệu tự gia công chế biến = Giá thực tế vật liệu xuất kho để chế biến + Các khoản chi phí để gia công, chế biến vật liệu + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). Vật liệu nhận góp vốn: Giá trị đƣợc các bên tham gia góp vốn đánh giá, chấp nhận. 3.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho Giá thực tế vật liệu xuất kho đƣợc tính theo một trong các phƣơng pháp sau: a. Giá thực tế đích danh Giá thực tế đích danh đƣợc dùng trong những doanh nghiệp sử dụng vật liệu có giá trị lớn, ít chủng loại và có điều kiện quản lí, bảo quản riêng theo từng lô trong kho. Giá thực tế vật liệu xuất kho đƣợc tính theo giá thực tế của từng lô vật liệu nhập kho. Ƣu điểm 39
của phƣơng pháp này là xác định đƣợc ngay giá trị vật liệu khi xuất kho nhƣng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi và quản lí chặt chẽ từng lô vật liệu xuất, nhập kho. Phƣơng pháp này không thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có giá trị nhỏ và có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho. b. Giá bình quân - Giá bình quân cả kì dự trữ (bình quân gia quyền): Phƣơng pháp này tính giá vật liệu xuất dùng theo giá bình quân cả kì dự trữ. Cách tính nhƣ sau: Đơn giá xuất Giá thực tế vật Số lượng vật = kho bình liệu xuất kho liệu xuất kho quân Phƣơng pháp này tuy đơn giản nhƣng mức chính xác không cao. Công việc tính giá lại chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hƣởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán. Cách tính giá này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kế toán vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kì. Ví dụ 3.1:Tình hình vật liệu A trong tháng 4 tại một doanh nghiệp như sau: - Tồn kho đầu tháng 500 kg đơn giá 1000 đ. - Ngày 2 nhập kho vật liệu A 1500 kg đơn giá chưa tính thuế GTGT là 1050 đ/kg. Tổng số tiền phải trả cho người bán bao gồm cả thuế GTGT 10% là: 1 732 500 đ. - Ngày 3 xuất kho cho sản xuất sản phẩm 700 kg. - Ngày 6 nhập kho 900 kg đơn giá chưa tính thuế GTGT là 1100 đ. Số tiền phải trả cho người bán bao gồm cả thuế GTGT 10% là: 1 089 000 đ. - Ngày 8 xuất kho để sản xuất sản phẩm 750 kg. Yêu cầu: Tính giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. - Theo phƣơng pháp bình quân cả kì dự trữ: Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ: 500.000 đ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ: 2.565.000 đ Tổng trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: 3.065.000 đ. Giá bình quân cả kì = 3.065.000 : 2900 = 1.056,9 đ/kg Giá thực tế xuất kho vật liệu đƣợc tính theo bảng sau: 40
Nhập kho Xuất kho Tồn kho Ngày Nội dung Đơn Đơn Đơn T. tiền SL T. tiền SL T. tiền (đ) SL giá giá giá 1 Tồn kho ĐK 500 1000 500000 2 Nhập kho 1500 1050 1575000 3 Xuất kho 700 1056,9 739827,6 6 Nhập kho 900 1100 990000 8 Xuất kho 750 1056,9 792672,4 Tổng cộng 2400 2565000 1450 1056,9 1532500,0 1450 1056,9 1532500 - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn): Đơn giá vật liệu xuất dùng đƣợc tính lại sau mỗi lần nhập kho. Phƣơng pháp này đáp ứng đƣợc yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán nhƣng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức tính toán. Theo phƣơng pháp này, sau mỗi lần nhập kho, đơn giá vật liệu xuất kho đƣợc tính lại cho từng danh điểm vật liệu. Theo số liệu trong ví dụ trên, nếu tính giá vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập chúng ta có kết quả trong bảng sau: Nhập kho Xuất kho Tồn kho T. tiền Ngày Nội dung Đơn Đơn T. tiền Đơn T. tiền SL (1000 SL SL giá giá (1000 đ) giá (1000 đ) đ) 1 Tồn kho 500 1000,0 500,00 2 Nhập kho 1500 1050 1575 2000 1037,5 2075,00 3 Xuất kho 700 1037,5 726,25 1300 1037,5 1348,75 6 Nhập kho 900 1100 990 2200 1063,1 2338,75 8 Xuất kho 750 1063,1 797,30 1450 1063,1 1541,45 Tổng cộng 2400 2565 1450 1523,55 1450 1063,1 1541,45 - Phương pháp bình quân cuối kì trước Giá của vật liệu xuất dùng đƣợc tính theo đơn giá bình quân cuối kì trƣớc. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là đơn giản đáp ứng đƣợc yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Tuy vậy kết quả tính giá của nó không chính xác vì không tính đến sự biến động của vật liệu trong kì. c. Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc Phƣơng pháp này giả thiết rằng lô vật liệu nào đƣợc nhập kho trƣớc sẽ đƣợc xuất dùng trƣớc. Giá của vật liệu xuất dùng thuộc lần nhập nào thì tính theo giá của lần nhập 41
đó. Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần xuất nhập kho vật liệu ít. Theo ví dụ trên giá của vật liệu xuất dùng sẽ đƣợc tính nhƣ sau: Giá của 700 kg xuất kho ngày 3: 500 1000 = 500.000 đ 200 1050 = 210.000 đ Cộng: 700 kg giá 710.000 đ Giá của 750 kg xuất kho ngày 8: 750 1050 = 787.500 đ Tổng cộng 1450 kg giá 1.497.500 đ. d. Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc Phƣơng pháp này có giả thiết ngƣợc lại với phƣơng pháp trên là lô hàng nào nhập sau sẽ đƣợc xuất dùng trƣớc. Giá của lô vật liệu xuất dùng sẽ tính theo giá của lô vật liệu nhập kho sau cùng. đ. Phƣơng pháp giá hạch toán Các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, việc xuất nhập kho thƣờng xuyên với số lƣợng lớn thƣờng sử dụng phƣơng pháp tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tạm tính đƣợc sử dụng ổn định, thống nhất trong một thời gian dài tại doanh nghiệp. Giá hạch toán đƣợc tạm dùng để ghi chép, tính giá vật liệu xuất kho. Đây chỉ là giải pháp kĩ thuật của kế toán dùng để theo dõi số lƣợng, chất lƣợng và chủng loại vật liệu xuất kho. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng hợp vật liệu. Để xác định giá thực tế của vật liệu cuối kì phải đổi giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế. Giá hạch toán thƣờng đƣợc xác định bằng cách lấy giá vật liệu bình quân kì trƣớc hoặc giá kế hoạch của vật liệu. Trình tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán nhƣ sau: Bƣớc 1. Hàng ngày khi nhập, xuất kho vật liệu kế toán ghi theo giá hạch toán cho từng thứ vật liệu theo công thức: Giá hạch toán vật Số lượng vật liệu Đơn giá = liệu nhập (xuất) kho nhập (xuất) kho hạch toán Bƣớc 2. Cuối kì xác định hệ số điều chỉnh giá cho từng thứ (nhóm) vật liệu Bƣớc 3. Tính giá thực tế từng thứ vật liệu xuất kho theo hệ số giá tính đƣợc ở bƣớc 2 và điều chỉnh theo số chênh lệch: Giá thực tế xuất Giá hạch toán vật liệu xuất = Hệ số giá kho trong kì kho trong kì Giá thực tế cần Giá hạch toán = Giá thực tế xuất kho - điều chỉnh xuất kho = Giá hạch toán xuất kho (Hệ số giá - 1) 42
Căn cứ vào giá trị cần điều chỉnh tính đƣợc kế toán ghi bổ sung hoặc giảm giá hạch toán đã ghi trong kì bằng các bút toán phù hợp. Ví dụ3.2. Theo tài liệu trong trong ví dụ 4.1, việc nhập xuất kho vật liệu được thực hiện theo giá hạch toán là 1000 đ/kg. Khi nhập kho, đồng thời với giá thực tế, kế toán phải ghi nhập kho theo giá hạch toán. Trong tháng, khi xuất kho tạm ghi theo giá hạch toán, cuối tháng sau khi tính đƣợc hệ số điều chỉnh kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Trình tự nhƣ sau: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (trích) Loại vật liệu: A Đơn vị tính: kg Đơn giá hạch toán: 1000 đ/kg Số Đơn giá Thành tiền (đ) Ngày Nội dung lượng (đ/kg) Hạch Thực tế 1 Tồn ĐK 500 1000 500.000toán 500.000 2 Nhập kho 1500 1050 1.500.000 1.575.000 6 Nhập kho 900 1100 900.000 990.000 Cộng nhập 2400 2.400.000 2.565.000 Các bút toán ghi sổ trong tháng phản ánh vật liệu xuất kho theo giá hạch toán: Ngày 3: Nợ TK 154: 700.000 đ Có TK 152: 700.000 đ Ngày 8: Nợ TK 154: 750.000 đ Có TK 152: 750.000 đ Tính hệ số giá vào cuối tháng: Hệ số giá = Error!= 1,057 Giá trị cần điều chỉnh = 1.450.000 (1.057- 1) = 82.500 đ Bút toán điều chỉnh giá hạch toán đã ghi thành giá thực tế cuối tháng: Nợ TK 154: 82.500 đ Có TK 152: 82.500 đ Như vậy giá trị thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng là: 1.532.500 đ. Phản ánh vào tài khoản kế toán: 43
TK 331 TK 152 TK 154 1732,5 (a) D: 500,0 700,0 (1) (1) 700,0 1089,0 (b) (a) 1732,5 750,0 (2) (2) 750,0 (b) 1089,0 82,5 (3) (3) 82,5 TPS: 2.565,0 1.532,5 TPS:1.532,5 D: 1.532,5 Trong hình thức kế toán nhật kí chứng từ, ngƣời ta sử dụng bảng tính và phân bổ giá vật liệu và công cụ lao động nhỏ để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. Theo ví dụ trên việc tính giá thực tế vật liệu sử dụng trong kì đƣợc thực hiện nhƣ sau: BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ LAO ĐỘNG NHỎ Tháng năm Vật liệu Công cụ Giá TT Chỉ tiêu hạch Giá TT Giá HT Giá TT toán 1 Tồn kho đầu kì 500.000 500.000 2 Nhập trong kì 2400.000 2565.000 3 Cộng (1 + 2) 2900.000 3065.000 4 Hệ số giá 1,057 5 Giá xuất kho 1450.000 1532.500 6 Chênh lệch (giá TT - giá 82.500 HT) 7 Tồn kho cuối kì 1450000 1532500 3.3. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất bị ngừng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Đáp ứng đƣợc các yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lí, cung cấp và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao. Hạch toán chi tiết vật liệu đƣợc thực hiện ở kho và phòng kế toán. Tại kho, mỗi loại vật liệu đƣợc quy định một số hiệu riêng giống nhƣ đối với TSCĐ gọi là “số danh điểm vật liệu”. Mỗi danh điểm vật liệu đƣợc theo dõi trên một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào sổ “Đăng kí thẻ kho”. Các thẻ kho đƣợc sắp xếp trong hòm thẻ theo từng loại, từng nhóm vật liệu để tiện cho việc tìm kiếm. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập xuất kho vật liệu thủ kho ghi chép tn h h nh biến động của từng danh 44
điểm vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho đƣợc tiến hành theo một trong các phƣơng pháp sau: 3.3.1. Phương pháp thẻ song song a. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thƣớc đo hiện vật theo số thực nhập. Cuối ngày hoặc sau mỗi lần xuất, nhập kho thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lƣợng vật liệu tồn kho thực tế so với trên sổ sách. Hàng ngày hoặc định kì thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. b. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kì, khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ. Sau khi phân loại chứng từ xong kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thƣớc đo hiện vật và giá trị vào sổ (thẻ) chi tiết. Cuối tháng, sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và tính số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số liệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tƣơng ứng. Mọi sai sót phải đƣợc kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. Sau khi đối chiếu xong kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp về vật liệu. THẺ KHO Số thẻ kho Số tờ Ngày lập thẻ Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Định mức dự trữ Quí I Quí II Tối đa: Tối thiểu: Số lƣợng Ghi Trích Số hiệu chứng chú Ngày yếu Nhập Xuất Tồn từ tháng Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 Chú thích: Mỗi thẻ chỉ lập cho một thứ vật liệu ở kho. Phòng kế toán chỉ ghi ở phần trên và phần định mức dự trữ tối đa, tối thiểu. Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời vào các cột từ 1 đến 8. 45
SỔ (THẺ) CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho Số tờ Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Kho Giá kế hoạch Số hiệu chứng Ghi Nhập Xuất Tồn Ngày từ Trích chú tháng yếu Đơn T. S Đơn T. Đơn T. Nhập Xuất SL SL giá tiền L giá tiền giá tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 13 Chú thích: Sổ chi tiết theo dõi một thứ vật liệu để tiện đối chiếu với thẻ kho. Nếu đơn vị hạch toán vật liệu bằng giá hạch toán thì chỉ ghi giá Hạch toán ở phần trên mà không ghi các cột 6, 9, 12. Sổ này do kế toán vật liệu giữ. Sơ đồ 3.1 kế toán theo phƣơng pháp thẻ song song PHIẾU NHẬP (XUẤT) KHO THẺ KHO SỔ CHI TIẾT Ghi hàng ngày BẢNG TỔNG HỢP Ghi cuối tháng NHẬP, XUẤT, TỒN Đối chiếu KHO VẬT LIỆU 46
3.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a. Tại kho: Thủ kho mở thẻ và ghi chép nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Số dƣ dầu Luân chuyển tháng 1 Số dƣ dầu Số Tên Đơn Đơn tháng 1 Nhập Xuất tháng 2 danh vật vị giá Số Số Số Số Số Số Số Số điểm liệu tính lƣợng tiền lƣợng tiền lƣợng tiền lƣợng tiền SƠ ĐỒ KẾ TOÁN THEO PHƢƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN PHIẾU NHẬP THẺ KHO PHIẾU XUẤT KHO KHO BẢNG KÊ SỔ ĐỐI BẢNG KÊ XUẤT NHẬP VẬT TƢ CHIẾU LUÂN VẬT TƢ CHUYỂN Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu b. Tại phòng kế toán: Thay cho sổ (thẻ) chi tiết, kế toán chỉ mở sổ “Đối chiếu luân chuyển” để ghi chép sự thay đổi về số lƣợng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong kho. Trên sổ “Đối chiếu luân chuyển” kế toán không ghi theo từng chứng từ nhập xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng của loại vật liệu này. Mỗi danh điểm vật liệu đƣợc ghi vào một dòng trên sổ “Đối chiếu luân chuyển”. Cuối tháng, số liệu trên sổ “Đối chiếu luân chuyển” đƣợc đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng thƣớc đo giá trị. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là giảm bớt đƣợc số lần ghi chép của kế toán. Tuy vậy, công việc ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc lập báo cáo và cung cấp thông tin bị chậm trễ. 3.3.3. Phương pháp sổ số dư a. Tại kho: Thủ kho ghi chép trên thẻ kho giống các phƣơng pháp trên. Hàng ngày thủ kho tính và ghi ngay số dƣ trên thẻ kho sau mỗi lần xuất, nhập. Thủ kho phải tập hợp, phân loại và lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) cho từng loại vật liệu để định kì 47
giao cho phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho để lập "sổ số dƣ” và tính số dƣ của từng danh điểm vật liệu sau đó đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu do phòng kế toán ghi chép. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) KHO Từ ngày 1 đến ngày 5 tháng 1 năm 2001 Nhập Xuất Nhóm vật Kí Số lƣợng Số hiệu Thành Số lƣợng Số hiệu Thành liệu nhận CT CT tiền CT CT tiền 15211A 2 150.250 4 315.000 15212A Tổng cộng b. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đƣợc các chứng từ do thủ kho giao nộp, kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau khi kiểm tra xong kế toán tính tiền cho từng phiếu và tổng số tiền nhập (xuất) kho của từng loại vật liệu rồi ghi vào “Bảng luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu”. “Bảng luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu” đƣợc mở cho từng kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu trên sổ luỹ kế đƣợc đối chiếu với số liệu trên sổ số dƣ và số liệu của kế toán tổng hợp. Phƣơng pháp này tránh đƣợc sự ghi chép trùng lắp về mặt số lƣợng giữa thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu đƣợc chặt chẽ hơn nhƣng cũng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của thủ kho và kế toán thành thạo hơn. Sơ đồ 3.2 sơ đồ kế toán theo phƣơng pháp sổ số dƣ PHIẾU NHẬP THẺ KHO PHIẾU XUẤT KHO KHO PHIẾU GIAO SỔ SỐ DƢ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP TỪ XUẤT BẢNG LŨY KẾ BẢNG TỔNG BẢNG LŨY KẾ NHẬP KHO HỢP NHẬP, XUẤT KHO XUẤT, TỒN KHO VL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 48
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng 1 năm 200X Nhóm vật liệu Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì 15211A 15212A Tổng cộng SỔ SỐ DƢ VẬT LIỆU Nhóm vật Đơn Đơn ĐM Số dƣ đầu Số dƣ cuối Số dƣ cuối liệu vị giá dự năm tháng 1 tháng 2 tính trữ SL TT SL TT SL TT 15211A 15212A Tổng cộng 3.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN 3.4.1. Tài khoản kế toán a. TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nội dung phản ánh: Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Bên Có: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Dƣ Nợ: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho TK 152 đƣợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu của quản lý. b. TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nội dung phản ánh của TK 153: Bên Nợ: Giá trị CCDC nhập kho Bên Có: Giá trị CCDC xuất kho Dƣ Nợ: Giá trị CCDC tồn kho c. TK 331 - Phải trả người bán Bên Nợ: Số tiền đã trả cho ngƣời bán. Bên Có : Số tiền phải trả cho ngƣời bán về mua hàng hoá, dịch vụ. Dƣ Có: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán vào cuối kì. 49
Tài khoản này đƣợc mở và theo dõi chi tiết theo từng ngƣời bán. 3.4.2. Trình tự kế toán 3.4.2.1. Nhập vật liệu mua ngoài. Vật liệu mua ngoài đƣợc hạch toán theo các trƣờng hợp cụ thể sau: a. Trƣờng hợp hàng và hoá đơn cùng về - Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán. - Các khoản chi phí thu mua đƣợc hạch toán vào giá thực tế của vật liệu mua ngoài bằng bút toán: Nợ TK 152 Các chi phí thu mua vật liệu nhập kho Có TK liên quan Ví dụ 3.3: Mua vật liệu chính nhập kho dùng sản xuất mặt hàng chịu thuế GTGT. Giá mua ghi trên hoá đơn 250 tr.đ, thuế GTGT 10% chưa thanh toán cho người bán. Chi phí thu mua đã thanh toán bằng TGNH 4,4 tr.đ, trong đó thuế GTGT là 0,4 tr.đ. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các bút toán ghi sổ (đơn vị: tr. đ): BT1, Nợ TK 152: 250 Nợ TK 133: 25 Có TK 331: 275 BT2, Nợ TK 152: 4 Nợ TK 133: 0,4 Có TK 112: 4,4 b. Trƣờng hợp hoá đơn về trƣớc Kế toán lƣu hoá đơn vào cặp hồ sơ “Hàng chƣa có hoá đơn” chờ hàng về. Khi hàng về kế toán ghi bình thƣờng nhƣ trƣờng hợp hàng và hoá đơn cùng về ở trên. c. Hàng về chƣa có hoá đơn - Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 Giá tạm tính vật liệu nhập kho Có TK 331 - Khi có hoá đơn kế toán điều chỉnh giá tạm tính thành giá thực tế bằng bút toán sau: BT1, Ghi âm (ghi đỏ) xoá toàn bộ bút toán đã ghi bằng giá tạm tính: Nợ TK 152 Giá tạm tính vật lệu nhập kho Có TK 331 50
BT2, Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng giống nhƣ trƣờng hợp a. Ví dụ 3.4 Ngày 15/9/N công ty mua vật liệu chính nhập kho của công ty M nhưng chưa nhận được hoá đơn. Căn cứ số lượng vật liệu nhập kho, kế toán ghi theo giá tạm tính 350 tr.đ. Ngày 20/9/N công ty nhận được hoá đơn của số vật liệu trên. Số tiền phải thanh toán ghi trên hoá đơn là 352 tr.đ, bao gồm cả thuế GTGT 10%. Bút toán ghi sổ khi nhập kho ngày 15/9 theo giá tạm tính (đơn vị: tr.đ): Nợ TK 152: 350 Có TK 331: 350 Các bút toán điều chỉnh giá tạm tính khi nhận được hoá đơn: BT1. (Ghi âm) Nợ TK 152: (350) Có TK 331: (350) BT2. Nợ TK 152: 320 Nợ TK 133: 32 Có TK 331: 352 d. Nhập khẩu vật liệu dùng cho sản xuất hàng hoá chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ + BT1. Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ TK 152: Giá mua + thuế nhập khẩu. Có TK 331: Số tiền phải trả người bán. Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp. + BT2. Phản ánh thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu đƣợc khấu trừ: Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT phải nộp. đ. Nhập khẩu vật liệu dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không phải chịu thuế GTGT hoặc doanh nghiệp nộp thuế này theo phƣơng pháp trực tiếp: Nợ TK 152: Giá có thuế GTGT và thuế nhập khẩu. Có TK 331: Số tiền phải trả người bán. Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp. Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT phải nộp. Ví dụ 3.5. Công ty nhập khẩu một lô vật liệu phục vụ cho sản xuất mặt hàng chịu thuế GTGT. Giá nhập khẩu của lô hàng là 1200 tr.đ đã thanh toán bằng TGNH. Thuế nhập khẩu 20%. Thuế GTGT phải nộp theo thuế suất 10%. Chi phí thu mua khác đã thanh toán bằng tiền mặt 110 tr.đ, trong đó thuế GTGT là 10 tr.đ. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 51
Giá tính thuế GTGT của lô hàng này là: 1200 + (1200 20%) = 1440 tr.đ Các bút toán ghi sổ như sau (đơn vị: 1000 đ): BT1. Nợ TK 152: 1.540.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK 3333: 240.000 Có TK 112: 1200.000 Có TK 111: 100.000 BT2. Nợ TK 133: 144.000 Có TK 33312: 144.000 Nếu số vật liệu trên dùng cho sản xuất mặt hàng không chịu thuế GTGT hoặc dùng ở doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán chỉ ghi bút toán sau: Nợ TK 152: 1.694.000 Có TK 3333: 240.000 Có TK 3331: 144.000 Có TK 112: 1200.000 Có TK 111: 110.000 e. Nếu đƣợc giảm giá sau khi ghi sổ - Căn cứ vào số tiền đƣợc giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 331: Tổng số tiền được giảm. Có TK 152: Giá mua chưa có thuế được giảm. Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Ví dụ 3.6. Giả sử trong ví dụ 3.3 ở trên nếu công ty được người bán giảm giá bán 10% (25 tr.đ = 250 tr.đ 10%), kế toán ghi: Nợ TK 331: 27,5 tr.đ Có TK 152: 25 tr.đ Có TK 133: 2,5 tr.đ. f. Khi trả tiền cho ngƣời bán nếu đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331: Số nợ được giảm. Có TK 511: Chiết khấu mua hàng được hưởng. Ví dụ 3.7 Tiếp theo ví dụ 3.4, Công ty thanh toán tiền mua vật liệu cho công ty M bằng TGNH sau khi trừ đi chiết khấu thanh toán được hưởng 2% trên tổng số tiền phải thanh toán 352 tr.đ. 52
Số tiền chiết khấu được hưởng: 352 tr.đ 2% = 7,04 tr.đ Bút toán ghi sổ: Nợ TK 331: 352,00 Có TK 511: 7,04 Có TK 112: 344,96 g. Nếu hàng nhập kho bị thiếu so với hoá đơn: doanh nghiệp phải lập biên bản và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lí thích hợp. - Doanh nghiệp sản xuất hàng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập không có thuế GTGT. Nợ TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu không có thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn. Có TK 331: Số tiền phải thanh toán theo hoá đơn. - Doanh nghiệp không phải nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập (có thuế GTGT). Nợ TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu (có thuế GTGT). Có TK 331: Số tiền phải thanh toán theo hoá đơn. - Số bị thiếu tuỳ theo nguyên nhân mà xử lí nhƣ sau: + Trƣờng hợp 1. Nếu do ngƣời bán giao thiếu: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu giao bổ sung. Nợ TK 331: Ghi giảm nợ Có TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu được xử lí. Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ của vật liệu thiếu (nếu có). + Trƣờng hợp 2. Nếu do lỗi của ngƣời vận chuyển, bảo quản: Nợ TK 138 (1388): Số tiền đòi bồi thường phải thu. Nợ TK 334: Trừ vào thu nhập của người phạm lỗi. Nợ TK 632: Giá trị vật liệu thiếu hụt không được bồi thường. Có TK 138 (1381): Giá trị vật liệu thiếu đã được xử lí. Ví dụ 3.8. Công ty mua 50 tấn vật liệu B, giá mua chưa có thuế 500 tr.đ, thuế GTGT 10% là 50 tr.đ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ số vật liệu trên phải trả cho công ty vận tải là 6,6 tr.đ bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty vận tải bàn giao theo trọng lượng thực nhập là 49 tấn. Phần vật liệu do bên bán giao thiếu được ghi giảm nợ phải trả. Các bút toán ghi sổ (đơn vị: 1000 đ): BT1, ghi tăng vật liệu theo số thực nhập: Nợ TK 152: 490.000 Nợ TK 138 (1381): 10.000 Nợ TK 133: 50.000 Có TK 331: 550.000 53
BT2, phản ánh số vật liệu nhập thiếu đƣợc xử lí: Nợ TK 331: 11.000 Có TK 133: 1.000 Có TK 138 (1381): 10.000 h. Hàng nhập thừa so với hoá đơn: - Nếu ghi nhập kho số vật liệu thừa: BT1, phản ánh việc nhập kho vật liệu bao gồm cả số vật liệu thừa: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thực nhập. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn (nếu có). Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338: Giá trị vật liệu nhập thừa không có thuế GTGT. BT2, phản ánh việc mua lại số vật liệu thừa: Nợ TK 338: Giá trị vật liệu nhập thừa không có thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số vật liệu thừa. Ví dụ 3.9. Giả sử trong ví dụ 3.8 số lượng vật liệu khi nhập kho là 51 tấn, thừa 1 tấn so với hoá đơn. Đơn giá 10 tr.đ/tấn. Thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp nhập kho toàn bộ số vật liệu do người bán giao thừa. BT1, Nợ TK 152: 510.000 Nợ TK 133: 50.000 Có TK 331: 550.000 Có TK 338: 10.000 BT2, Khi nhận được hoá đơn do bên bán giao về việc mua số vật liệu thừa: Nợ TK 338: 10.000 Nợ TK 133: 1.000 Có TK 331: 11.000 - Nếu không ghi nhập kho số vật liệu thừa, kế toán ghi vào bên Nợ TK 002 "Vật liệu, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”. Khi doanh nghiệp mua hay trả lại số vật liệu thừa kế toán ghi Có TK 002 đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu mua số vật liệu thừa này. Bút toán ghi sổ giống nhƣ trƣờng hợp hàng và hoá đơn cùng về. 54
Sơ đồ 3.3 kế toán mua vật liệu và thanh toán với ngƣời bán TK 111, 112 TK 331 TK 152 (3) (1) TK 152 TK 133 (4) (2) TK 511 (5) Chú thích: (1) - Giá mua chƣa có thuế GTGT. (2) - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ. (3) - Thanh toán cho ngƣời bán. (4) - Số tiền đƣợc giảm giá. (5) - Chiết khấu thanh toán đƣợc hƣởng. 3.4.2.2. Nhập kho vật liệu nhận góp liên doanh, góp cổ phần - Căn cứ vào giá trị vốn góp đƣợc xác định kế toán ghi: Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu nhập kho theo đánh giá Có TK 411 3.4.2.3. Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu Giá trị vật liệu nhập kho đƣợc hạch toán theo giá trị nhận lại và đƣợc ghi sổ bằng bút toán: Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu, công cụ lao động Có TK 221 (2212) nhập kho 3.4.2.4. Nhập nguyên, vật liệu xuất cho sản xuất dùng không hết Căn cứ phiếu nhập kho vật liệu kế toán ghi nhập kho theo đơn giá thực tế khi xuất dùng trƣớc đây: Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu nhập kho. Có TK 154 3.4.2.5. Xuất vật liệu cho sản xuất - Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu cho từng bộ phận sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 154: Giá trị thực tế vật liệu dùng cho chế tạo sản phẩm. Nợ TK 642: Giá thực tế vật liệu dùng cho bán hàng và cho QL. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. - Nếu vật liệu dùng trong kì không hết ðể lại cho kì sau: + Kế toán ghi bút toán âm vào cuối kì để giảm chi phí vật liệu trong kì: 55
Nợ TK 154, 642 Giá thực tế vật liệu để lại Có TK 152 (ghi âm) + Sang kì sau kế toán ghi lại bút toán trên bằng mực thƣờng để phản ánh tăng chi phí của kì sau theo giá trị vật liệu để lại. Ví dụ 3.10. Vật liệu xuất dùng trong tháng trị giá 118 tr.đ, trong đó dùng cho sản xuất sản phẩm 112 tr.đ, cho QLDN 6 tr.đ. Cuối tháng phân xưởng sản xuất báo thừa vật liệu trị giá 12 tr.đ không sử dụng hết được để lại cho sản xuất tháng sau. Các bút toán ghi sổ (đơn vị: 1000 đ): BT1, phản ánh xuất vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong tháng: Nợ TK 154: 112.000 Nợ TK 642: 6.000 Có TK 152: 118.000 BT2, điều chỉnh giảm giá trị vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm trong tháng (ghi âm): Nợ TK 154: (12.000) Có TK 152: (12.000) Như vậy giá trị vật liệu sử dụng cho sản xuất sản phẩm trong tháng là 100 tr.đ. Sang tháng sau, kế toán ghi: Nợ TK 154: 12.000 Có TK 152: 12.000 3.4.2.6. Xuất vật liệu góp liên doanh Căn cứ vào biên bản xác nhận giá trị vốn góp của các bên tham gia liên doanh kế toán ghi: Nợ TK 221 (2212): Giá trị vốn góp được xác nhận. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. Có (Nợ) TK 4112: Chênh lệch giữa giá thực tế vật liệu xuất kho với giá trị vốn góp được xác nhận (nếu có). Ví dụ 3.11. Công ty xuất vật liệu để góp vốn liên doanh dài hạn với công ty B. Giá thực tế của số vật liệu xuất kho là 100 tr.đ. Số vật liệu này được đánh giá xác định vốn góp là 105 tr.đ. Bút toán ghi sổ (đơn vị: tr.đ): Nợ TK 222: 105 Có TK 152: 100 Có TK 4112: 5 Giả sử số vật liệu trên chỉ được đánh giá 98 tr.đ, kế toán ghi: Nợ TK 222: 98 Nợ TK 4112: 2 Có TK 152: 100 56
3.4.2.7. Xuất vật liệu thuê gia công - Căn cứ phiếu xuất kho vật liệu kế toán phản ánh giá trị vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công bằng bút toán: Nợ TK 154 (chi tiết thuê ngoài gia công) Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất thuê gia công - Phản ánh các chi phí gia công phải trả bằng bút toán: Nợ TK 154 Các chi phí gia công, vận chuyển, Có TK 111, 112, 331 bốc dỡ, phải trả. - Khi nhập lại vật liệu đã gia công xong vào kho: Nợ TK 152, 155 Giá thực tế vật liệu, thành phẩm thuê gia Có TK 154 công. Sơ đồ 3.4 kế toán tổng hợp vật liệu theo phƣơng pháp KKTX TK 331, 111, 112 TK 152 TK 154 Nhập vật liệu mua Xuất vật liệu cho sản ngoài xuất TK 411 TK 642 Nhập vật liệu góp LD, Xuất vật liệu cho sản cổ phần, v.v xuất chung, bán hàng, QLDN, TK 221, 154, TK 154, 221, 331 Nhập vật liệu từ Xuất vật liệu cho mục nguồn khác đích khác (thuê gia công, góp LD, số tiền giảm giá, v.v Ví dụ 3.12. Công ty xuất kho vật liệu để sơ chế trước khi đưa vào sản xuất. Giá trị vật liệu xuất kho là 70 tr.đ. Tiền thuê sơ chế phải trả 11 tr.đ trong đó thuế GTGT là 1 tr.đ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu đã trả bằng tiền mặt 0,5 tr.đ. Vật liệu sơ chế xong đã được nhập lại kho. 57
Các bút toán ghi sổ (đơn vị: tr.đ): BT1, Phản ánh giá trị vật liệu xuất thuê gia công: Nợ TK 154 (gia công vật liệu): 70 Có TK 152: 70 BT2, Phản ánh các chi phí phát sinh liên quan đến gia công vật liệu: Nợ TK 154 (gia công vật liệu):10,5 Nợ TK 133: 1 Có TK 331: 11 Có TK 111: 0,5 BT3, Phản ánh giá trị vật liệu gia công xong nhập lại kho: Nợ TK 152: 80,5 Có TK 154 (gia công vật liệu): 80,5 3.4.3. Kế toán kết quả kiểm kê vật liệu, công cụ Kiểm kê nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lí có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu. Thời hạn kiểm kê có thể theo định kì vào cuối tháng, cuối quý hoặc kiểm kê bất thƣờng theo yêu cầu. Khi phát hiện thừa thiếu vật liệu, công cụ trong kho phải tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lí kịp thời. Căn cứ vào quyết định xử lí của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi nhƣ sau: - Nếu vật liệu bị thiếu mất do nguyên nhân chủ quan của tập thể hoặc cá nhân thì tập thể hoặc ngƣời phạm lỗi phải bồi thƣờng căn cứ theo quyết định của cấp có thẩm quyền. + Nếu có ngay quyết định xử lí của cấp có thẩm quyền kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Số tiền cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 632: Giá trị tổn thất không được bồi thường. Có TK 152: Giá trị vật liệu bị thiếu. + Nếu chƣa rõ nguyên nhân hoặc chƣa có quyết định xử lí, kế toán ghi: BT1, phản ánh giá trị vật liệu bị thiếu, mất cần xử lí: Nợ TK 138 (1381) Giá trị vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 152 BT2, Phản ánh quyết định xử lí của cấp có thẩm quyền: Nợ TK 138 (1388): Số tiền cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 632: Phần tổn thất tính không được bồi thường. Có TK 138 (1381): Giá trị còn lại của TSCĐ mất, thiếu. - Trƣờng hợp phát hiện vật liệu thừa Nếu vật liệu thừa đƣợc xác định là của doanh nghiệp ghi: 58
Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa Có TK 711 Nếu vật liệu thừa do khách hàng giao nhầm, kế toán ghi giá trị vật liệu thừa vào bên Nợ TK 002 “Vật liệu, hàng hoá nhận giữ hộ, kí gửi”. Khi trả lại vật liệu thừa cho khách hàng kế toán ghi Có TK 002. 3.5. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KÌ Phƣơng pháp này không phản ánh sự biến động của vật liệu trên các tài khoản tồn kho. Giá trị tồn kho của vật liệu đƣợc xác định dựa trên kết quả kiểm kê. Độ chính xác của kết quả tính toán theo phƣơng pháp này phụ thuộc vào việc quản lí tại kho, cửa hàng, 3.5.1. Tài khoản kế toán - TK 611- Mua hàng Tài khoản này dùng để theo dõi việc mua và xác định giá trị vật liệu sử dụng trong kì. Nội dung phản ánh TK 611 Bên Nợ: - Trị giá hàng tồn kho đầu kì - Trị giá thực tế vật liệu (công cụ, hàng hoá) mua vào trong kì Bên Có: - Trị giá hàng tồn kho cuối kì - Trị giá hàng đi đƣờng cuối kì - Trị giá hàng xuất dùng trong kì TK này đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp II: - TK 6111 - Mua nguyên vật liệu - TK 6112 - Mua hàng hoá 3.5.2. Trình tự kế toán - Đầu kì, kết chuyển giá trị thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kì: Nợ TK 611 (6111) Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kì Có TK 152 Có TK 153 - Trong kì, khi mua nguyên vật liệu nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá hoá đơn - thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331: Giá mua ghi trên hoá đơn + Nếu đƣợc giảm giá vật liệu mua sau khi ghi sổ kế toán: Nợ TK 331, 111, 112: Tổng số tiền được giảm Có TK 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 611 (6111): Giá mua vật liệu được giảm 59