Bài giảng Tin học kế toán (dùng cho đào tạo tín chỉ)

Nội dung text: Bài giảng Tin học kế toán (dùng cho đào tạo tín chỉ)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG TIN HỌC KẾ TOÁN (Dùng cho đào tạo tín chỉ) Người biên soạn: Th.S Huỳnh Đinh Phát Lưu hành nội bộ 0
2. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 3 1.1. Thông tin kế toán và các quyết định 3 1.1.1. Khái niệm 3 1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán 3 1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính 4 1.2.1. Khái niệm 4 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp 5 1.3. Tiến trình kế toán 6 1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán 8 CHƯƠNG 2 11 XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 11 2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán 11 2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình 11 2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán 12 2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán 13 2.2.1. Giai đoạn nhập liệu 13 2.2.2. Giai đoạn xử lý 13 2.2.3. Giai đoạn lưu trữ 13 2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin 14 2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán 14 2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán 14 2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý 14 2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý 15 2.3.4. Các hình thức mã hoá 19 2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán 19 2.4. Chứng từ kế toán 20 2.4.1. Khái niệm 20 2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán 20 CHƯƠNG 3 23 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 23 3.1. Khái niệm kế toán máy 23 3.1.1. Khái niệm 23 3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 23 1
3. 3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 24 3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 25 3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 25 3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy 26 3.3. Phần mềm kế toán 27 3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán 28 3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán 29 3.5.1. Khái niệm 29 3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán 29 3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán 30 3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy 35 3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng 35 3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 35 3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin 41 3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán 43 BÀI TẬP THỰC HÀNH 45 2
4. CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1. Thông tin kế toán và các quyết định 1.1.1. Khái niệm Thông tin là một phạm trù khoa học, là những thông báo về đối tượng khách quan, nó phản ánh về mặt số lượng và chất lượng những đặc tính của đối tượng hiện thực, hay là những khả năng trong một không gian và thời gian nhất định. Nói cách khác, thông tin kế toán là những dữ liệu kế toán đã qua quá trình gia tăng giá trị. Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình của nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. Đó là thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Thông tin kế toán mang lại hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định: lập kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, và đưa ra quyết định ở tất cả các mức quản lý. Thông tin kế toán là cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định của nhà đầu tư Thông tin kế toán cung cấp thông tin để Nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con người, các quy trình, thủ tục được thiết kế nhằm biến đổi các dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành thông tin kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thông tin kế toán sau: - Thông tin kế toán tài chính; - Thông tin kế toán quản trị. 1.1.2. Những người sử dụng thông tin kế toán Thông tin kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các đối tượng sử dụng. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán bao gồm: quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ chức tín dụng và với nhà nước. 3
5. Khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp. - Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định, được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán. - Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. Sau khi xác định yêu cầu thông tin trong doanh nghiệp, có thể trình bày dưới dạng bảng mô tả như sau: Bảng 1.1: Mô tả nhu cầu thông tin kế toán TT Người sử Mục Nội dung Bộ phận Phạm vi sử dụng dụng tiêu thông tin cung cấp Trong DN Ngoài DN Khi trình bày cần lưu ý sắp xếp theo thứ tự của các cấp độ quản lý từ cao xuống thấp, sắp xếp theo từng bộ phận Phòng, Ban. Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán. 1.2. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính 1.2.1. Khái niệm - Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Đó là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. - Hệ thống thông tin kế toán là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: Kế toán và hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý thông tin theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng (Sơ đồ 1.1). Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Sự giao thoa giữa hai lĩnh vực này tạo nên một đối tượng nghiên cứu mới: Hệ thống thông tin kế toán, đây là xu thế tất yếu của thời đại 4
6. toàn cầu hoá. Phần Phần cứng mềm KT MVT Dữ liệu Thông tin kế toán kế toán (chứng (Báo cáo Con từ, số KTTC, người li ệu) Báo cáo KTQT) Cơ sở dữ Xử lý Các thủ tục liệu dữ liệu Sơ đồ 1.1: Mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính là một tập hợp nguồn lực con người, máy móc thiết bị được thiết kế nhằm biến đổi dữ kiện tài chính và các dữ kiện khác thành những thông tin có ích cho quản lý. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau ở các góc độ sau: + Phương pháp xử lý thông tin + Phương pháp kế toán + Mục đích 1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Do tính chất và quy mô hoạt động của nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày càng mở rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh. Điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quá trình ra quyết định của các lãnh đạo doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của hệ thống thông tin kế toán là thu thập và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thông 5
7. tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng. Nó cung cấp: + Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin bán hàng; + Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất; + Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính. Hệ thống thông tin kế toán cùng với hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra 1.3. Tiến trình kế toán Tiến trình kế toán bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến khi lập báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán được thực hiện thủ công hay tự động hoá đều phải vận dụng hình thức kế toán phù hợp. Bước 1: Ghi nhật ký kế toán Bước 2: Ghi sổ cái Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ Bước 4: Khoá sổ Thứ nhất, nhập dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tuỳ theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu; Thứ hai, xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn một để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê ở công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các 6
8. bút toán hạch toán trên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản; Thứ ba, kết xuất dữ liệu đầu ra: - Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn hai, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,.v.v.v. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn, hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị, hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Kết xuất dữ liệu đầu ra Cơ sở dữ liệu Chứng từ kế toán: - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản - Phiếu thu, chi trị - Phi ếu nhập, xuất Nhật ký - Hóa đơn mua, bán hàng, - Hóa đơn GTGT, - v.v Sổ Cái - Cân đối thử Sơ đồ 1.2: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán. Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công 7
9. tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. 1.4. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hay số lãi lỗ thu về. Các nghiệp vụ được ghi vào sổ nhật ký sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Đa phần các tổ chức đều có hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ sau: (1) Chu trình tiêu thụ: Gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ với các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu. Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Các sự kiện kinh tế: - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng - Nhận tiền thanh toán Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ (2) Chu trình cung cấp: gồm các sự kiện liên quan đến mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và các đối tượng khác, các khoản phải trả và thanh toán. Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ. Các sự kiện kinh tế: - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hoá, dịch vụ 8
10. - Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp - Tiến hành thanh toán theo hoá đơn Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền (3) Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn nhân lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự trữ kho. Chức năng Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Các sự kiện kinh tế: - Mua hàng - Bán hàng - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lương Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định (4) Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý vốn. Mỗi chu trình nghiệp vụ gồm một hay nhiều phân hệ nghiệp vụ. Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic khác nhau. Chức năng: Chu trình tài chính ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ. 9
11. Các sự kiện kinh tế: - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay. - Sử dụng vốn để hình thành các tài sản Các phân hệ nghiệp vụ: - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ (5) Chu trình báo cáo tài chính Bốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều của các yếu tố bên ngoài. Chu trình 5 (chu trình báo cáo tài chính) do bộ phận kế toán của doanh nghiệp tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến cả bốn chu trình trên Chức năng: Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống sổ cái - Hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính, Báo cáo kế toán quản trị) 10
12. CHƯƠNG 2 XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 2.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán 2.1.1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong doanh một doanh nghiệp sản xuất điển hình Xử lý nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. Các doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình mà có cách xử lý dữ liệu nghiệp vụ riêng, nhưng đều có nghiệp vụ và các xử lý tương tự nhau. Các chứng từ nhập liệu, báo cáo gồm: + Đơn đặt hàng + Lệnh bán hàng đã được chấp thuận của bộ phận bán chịu + Lệnh bán chưa xử lý + Hoá đơn bán hàng + Giấy báo về công nợ phải thu của khách + Lệnh bán hàng + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Phiếu giao nộp thành phẩm + Đơn đặt hàng sản xuất + Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho người mua + Kế hoạch sản xuất + Báo cáo về tình hình sản xuất + Yêu cầu mua hàng hoá hay dịch vụ + Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm + Đơn đặt mua hàng + Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi + Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp + Báo cáo nhận hàng 11
13. + Thanh toán với nhà cung cấp + Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 10 + Séc thanh toán lương cho nhân viên + Bảng thanh toán lương + Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền người mua + Báo cáo nhận tiền kèm giấy báo trả tiền của người mua + Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua 2.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán 2.1.2.1. Nhập liệu Các tài liệu gốc (đơn đặt hàng, phiếu mua hàng ) là nguồn dữ liệu đầu vào đối với hệ thống xử lý nghiệp vụ, đây thường là những mẫu biểu đặc trưng, được thiết kế chuẩn để dễ dàng ghi nhận và xử lý dữ liệu. Tài liệu gốc được sử dụng vào các mục đích khác nhau: + Thu thập dữ liệu + Hỗ trợ và chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ + Là phương tiện lưu giữ dữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích sau này 2.1.2.2. Xử lý Quá trình xử lý bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ sách kế toán để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc hay các chứng từ, sổ sách trung gian có thể được thực hiện thủ công hay sử dụng máy tính. 2.1.2.3. Lưu trữ Sổ cái và các tệp dữ liệu là phương tiện lưu giữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy. Mọi nghiệp vụ kế toán được phản ánh trong sổ cái. Từ sổ cái tạo nên bảng cân đối thử, nhằm kiểm tra tính chính xác của quá trình ghi chép kế toán. Tệp dữ liệu là một bộ lưu giữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau: + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài. + Tệp chủ là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hay lâu dài + Tệp tra cứu chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu 12
14. 2.1.2.4. Đưa kết quả sau khi xử lý ra Đầu ra của một hệ thống xử lý nghiệp vụ rất phong phú và đa dạng. Bất cứ tài liệu nào được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống. Có tài liệu vừa là đầu vào, vừa là kết quả đầu ra như hoá đơn bán hàng là kết quả đầu ra của hệ thống bán hàng nhưng là nguồn dữ liệu đầu vào đối với người mua. Các kết quả đầu ra khác: + Báo cáo tài chính + Hoá đơn thanh toán + Phiếu gửi hàng 2.2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán 2.2.1. Giai đoạn nhập liệu Là giai đoạn kế toán thực hiện việc chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính - Dùng bàn phím - Bán thủ công + Dùng máy quét-scan + Thời điểm bán hàng cũng là thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) - Tự động + Số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước). 2.2.2. Giai đoạn xử lý - Sử dụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối tượng (tổng hợp hoặc chi tiết) - Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: + Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm) + Tính toán + Tổng hợp số liệu theo nhóm 2.2.3. Giai đoạn lưu trữ - Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy - Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm: + Tệp danh mục tự điển là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc lâu dài. 13
15. + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời 2.2.4. Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin - AIS có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách: + Đưa ra màn hình + In các báo cáo + Gởi các tệp qua mạng 2.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán 2.3.1. Khái niệm và mục đích của mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại, xếp lớp được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán bằng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý. Mục đích mã hoá đối tượng kế toán: - Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán. - Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng - Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hoá. Ngoài ra thông qua mã hoá, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã kế toán. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đối tượng bên ngoài. 2.3.2. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý Một trong những công việc quan trọng trong việc ứng dụng phần mềm kế toán trên máy là xác định hệ thống các đối tượng kế toán và tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý. Xác định hệ thống các đối tượng kế toán cần quản lý sẽ quyết định mức độ chi tiết thông tin cần cập nhật khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh và các thông tin này khi được cập nhật sẽ là cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán. Việc xây dựng hệ thống các đối tượng cần quản lý trong các doanh nghiệp phải dựa trên các nguyên tắc sau: - Phải phù hợp với chế độ tài chính kế toán quy định; - Phải đáp ứng yêu cầu quản lý thuộc phạm vi ngành, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế quy định; 14
16. - Phải thống nhất và đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp; - Trong chương trình kế toán máy được thiết kế một tệp tin "Danh mục" rất quan trọng liên quan đến các thuộc tính của hệ thống và được thiết kế nhằm quản lý các đối tượng kế toán, tệp tin này ít thay đổi, có thể bổ sung, sửa chữa và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán. Mỗi danh mục quản lý một loại đối tượng kế toán cụ thể như: Danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng; danh mục tài sản cố định (TSCĐ); danh mục các kho; hoặc đại diện cho một yếu tố đặc trưng của công việc kế toán như danh mục tài khoản kế toán; danh mục chứng từ, danh mục khoản mục Hệ thống danh mục các đối tượng cần quản lý thường được sử dụng trong các doanh nghiệp cụ thể như sau: - Danh mục tài khoản; - Danh mục khách hàng; - Danh mục vật tư /hàng hoá; - Danh mục kho vật tư/ kho hàng; - Danh mục TSCĐ; - Danh mục khoản mục chi phí (chi phí thu mua, kho bãi, phí kiểm định ) - Danh mục đơn vị, bộ phận; - Danh mục ngoại tệ; - Danh mục chứng từ; . 2.3.3. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý - Mã hoá là quá trình ký hiệu một tập hợp xuất phát của các đối tượng hay các bảng tin bằng bộ các ký hiệu của một bảng chữ đã cho trên cơ sở các quy tắc xác định. Yêu cầu cơ bản của việc mã hoá là ký hiệu đơn trị mỗi phần tử của tập hợp được mã hoá: Mỗi phần tử của tập hợp tương ứng với một ký mã duy nhất. - Mã được đặc trưng bởi bảng chữ, tập hợp các quy tắc tổ hợp mã và dung tích. Dung tích là số cực đại các phần tử có thể ký hiệu đơn trị theo phương pháp mã hoá. Bảng chữ của mã là tập hợp các dấu hiệu dùng để ký hiệu các phần tử của tập hợp theo các quy tắc của hệ thống mã hoá đã cho. 15
17. Có hai loại phân loại cơ bản là phân loại “thứ bậc” và phân loại theo “pha”. Trong phân loại theo thứ bậc, tập hợp các phần tử xuất phát được chia liên tiếp thành các nhóm con của các mức phân chia tiếp theo và lập thành hệ thống thứ bậc hình cây. Để mã hoá các tính chất của đối tượng có thể chia thành 2 mức độ: Mức đơn giản và mức phức tạp (kết hợp). Nhóm thứ nhất bao gồm các phương pháp mã hoá cơ bản, nhóm thứ hai là các phương pháp được xây dựng kết hợp từ các phương pháp của nhóm thứ nhất. Hai phương pháp cơ bản là mã hoá song song và mã hoá liên tiếp thu được do kết quả phân loại sơ bộ tập hợp các tính chất của đối tượng. Các phương pháp mã hóa tính chất Đơn giản (1) Phức tạp (Kết hợp) (2) Mã hóa Mã hóa Mã hóa Mã hóa Mã hóa Mã hóa Mã hóa Mã hóa s/song 1/tiếp liên tiếp liên tiếp mô tả song liên tiếp liên tiếp dùng dùng không song theo trong các trên các trên các phân loại phân loại dùng theo khối, nhóm ngăn đầu ngăn đầu thứ bậc thứ bậc phân loại khối, trong con riêng của mã, và đăng trong khối mã biệt của song kýthứ tự khối mã hóa liên phân loại song trên trên các hóa liên tiếp trật tự các ngăn ngăn tiếp còn lại Sơ đồ 2.1: Các phương pháp mã hoá tính chất Tính chất của các đối tượng có thể phân chia theo các tiêu thức độc lập (pha) điều đó tương ứng với phân loại theo pha. Để ký hiệu mỗi tiêu thức riêng biệt chúng ta dùng một ngăn của mã. Nếu số lượng tính chất cho một tiêu thức riêng biệt vượt quá bảng mã của chữ để mã hoá tiêu thức đó cần dùng một số ngăn. Phương pháp mã hoá như vậy được gọi là song song. Khi dùng phân loại thứ bậc, mỗi đối tượng được mô tả bằng một bộ các tính chất của mình. Giá trị của tính chất được ghi trên ngăn xác định bằng chữ số phụ thuộc vào giá trị chữ số trên các ngăn đi trước. Phương pháp mã hoá như vậy được gọi là mã hoá 16
18. liên tiếp. Ví dụ như việc phân loại tài khoản vật tư, hàng hoá chi tiết cho từng đối tượng trong các doanh nghiệp. Khi mã hoá đối tượng chúng ta có thể sử dụng phương pháp đăng ký thứ tự, đồng nhất trong phạm vi phân loại, đồng nhất và phân loại tách biệt. Nếu mã hoá của đối tượng không chỉ chứa phần đồng nhất mà cả phần thông tin thì người ta phân thành phương pháp mã hoá: Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt Phương pháp đồng nhất và phân loại tách biệt tách riêng phần đồng nhất và phần thông tin của mã. Có thể dùng tách biệt cũng như dùng phối hợp với nhau các phần đồng nhất và thông tin của mã. Phương pháp đồng nhất các đối tượng trong phạm vi của nhóm con phân loại Phương pháp này đăng ký thứ tự các đối tượng được thực hiện trong phạm vi của nhóm con phân loại. Khi đó phần đăng ký không có ý nghĩa độc lập, còn mã đồng nhất của đối tượng là tổ hợp mã đầy đủ. Biến thể của phương pháp này là đồng nhất đối tượng trong phạm vi mã đồng nhất của đối tượng mức cao hơn. Các phương pháp trên kết hợp với nhau tạo ra các phương pháp mã hoá hỗn hợp. Các phương pháp mã hóa đối tượng Đăng ký thứ tự Đồng nhất trong phạm Đồng nhất và phân loại vi phân loại tách biệt Đăng ký thứ tự Các phương pháp mã theo lô hóa hỗn hợp Sơ đồ 2.2: Các phương pháp mã hoá đối tượng - Xác định các đối tượng quản lý cần mã hoá: Mỗi đối tượng cần quản lý chi tiết là đối tượng cần mã hoá. - Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hoá: Căn cứ vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được trong giai đoạn phân tích hệ thống kế toán. 17
19. - Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng và các nội dung quản lý của đối tượng. - Lựa chọn phương pháp mã hoá phù hợp: Bộ mã của các đối tượng quản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hoá. Phương pháp mã hoá thông thường được sử dụng trong trường hợp này là phương pháp mã hoá tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hoá bên trong bộ mã. - Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầu tiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hoá. Ví dụ: bắt đầu bộ mã của khách hàng sẽ là KH, nhân viên bán hàng sẽ là NVBH . - Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó. - Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó. - Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phải của bộ mã. - Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức. Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết thông qua nội dung của Bảng 2.1 sau: Bảng 2.1: Mô tả các đối tượng mã hoá Đối tượng chi Các nội dung Các nội dung Mã tiết mô tả quản lý hoá Khi thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thoả mãn các yêu cầu sau: - Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hoá xử lý thông tin; - Cần lựa chọn hệ thống mã hoá, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết toàn bộ các bài toán của hệ thống; - Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất; - Không đưa vào hệ thống mã hoá các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng không liên quan đến tất cả các phần tử; - Các thuộc tính của đối tượng đưa vào để tạo nên các lớp phân loại (mức cao) 18
20. cần phải cố định; - Khi lựa chọn hệ thống mã hoá, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng mã hoá cho các phần tử mới của tệp. 2.3.4. Các hình thức mã hoá + Mã hoá kiểu số: là mã chỉ chứa các chữ số 0,1,2 ,9. Kiểu này được sử dụng rộng rãi trong quá trình xử lý tự động + Mã kiểu ký tự sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký tự khác như *, +, + Mã kiểu thứ tự: là mã dùng số liên tiếp theo trình tự tăng hay giảm dần, thường được dùng cùng với các hình thức mã hoá khác để có tính mô tả và uyển chuyển hơn + Mã kiểu khối được sử dụng để sắp xếp các đối tượng vào các nhóm và trong mỗi nhóm các ký tự được sử dụng theo trình tự liên tiếp + Mã phân cấp là mã cho phép phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính, theo đó giá trị và vị trí của mỗi ký tự đều mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa cho mỗi một cấp tiếp theo. + Mã gợi nhớ: Mã này sử dụng một bộ các ký tự gồm các chữ cái, chữ số, theo đó các chữ cái được kết hợp với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn. 2.3.5. Yêu cầu mã hoá đối tượng kế toán Thiết kế bộ mã hoá thông tin kế toán, một trong những công việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế khá phức tạp, nó chiếm một vị trí quan trọng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính, đó là công tác mã hoá thông tin trên máy. Mã hoá thông tin kế toán trên máy vi tính một cách khoa học giúp người quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp tránh được sự nhầm lẫn do các đối tượng thông tin được quản lý giống nhau . Để công tác mã hoá các đối tượng kế toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hoá. a. Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp. b. Dễ nhớ : Thông thường mã hoá là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. 19
21. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. c. Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hoá hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến. d. Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hoá, yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hoá chỉ được thống nhất một tên gọi. Một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hoá, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậy sẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kết quả dễ bị sai lệch. 2.4. Chứng từ kế toán 2.4.1. Khái niệm Chứng từ để thu thập thông tin và cũng là minh chứng hợp pháp và kết quả của nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Bản thân chứng từ là một phương thức kiểm tra và giám đốc các hiện tượng kinh tế diễn ra trong tổ chức doanh nghiệp. Một chứng từ hoàn chỉnh được gọi là một bản ghi trong hệ thống xử lý dữ liệu. Các chứng từ kế toán được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: + Phương tiện lưu trữ và luân chuyển dữ liệu + Thực hiện việc chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ + Trợ giúp cho nhân viên ít kinh nghiệm trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu ban đầu thuộc đối tượng hạch toán kế toán một cách khoa học và có phương pháp. 2.4.2. Tổ chức lựa chọn áp dụng hệ thống các chứng từ kế toán 2.4.2.1. Xây dựng các chỉ tiêu nội dung chứng từ kế toán Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các doanh nghiệp cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tổ chức lập các chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; 20
22. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và chữ; - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. 2.4.2.2. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán cần áp dụng Trong kế toán máy cần phải quan tâm đến nguồn gốc và đơn vị, bộ phận lập chứng từ để phân thành các loại sau: Một là, Chứng từ kế toán do các bộ phận, đơn vị bên ngoài doanh nghiệp cung cấp: Hoá đơn GTGT do người bán phát hành, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng Hai là, Chứng từ do các kế toán viên hoặc do các bộ phận, phòng ban liên quan khác trong doanh nghiệp lập thủ công: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho Ba là, Chứng từ do các nhân viên kế toán lập trên máy: Để phát huy và tận dụng khả năng của máy tính, đối với một số loại chứng từ không thuộc diện quản lý phát hành như hoá đơn GTGT thì doanh nghiệp có thể lập trên máy như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho 2.4.2.3. Xử lý sai sót Trên thực tế khi phát hiện sai sót cần phải sửa chữa, các kế toán viên thường lọc chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai trên máy rồi thực hiện "Sửa/ xoá " trên chứng từ đó. Với cách sửa như vậy, trên các sổ và báo cáo kế toán sửa chữa được in ra không còn dấu vết thông tin đã ghi sai. Nguyên lý xử lý số liệu theo chương trình kế toán máy là: Nhập dữ liệu đúng Sổ kế toán; báo cáo chính xác Chứng từ Phân loại chứng từ kế toán kế toán Nhập dữ liệu sai Sổ kế toán sai; báo cáo sai 21
23. Đối với trường hợp sai sót là "thiếu hoặc thừa" nhưng vẫn đúng mối quan hệ tài khoản: Trường hợp sai sót "thiếu": Các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định của Luật kế toán bằng cách lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ. Trường hợp sai sót "thừa": ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh. Nếu thực hiện theo quy định này thì kế toán phải nhập liệu 2 lần mới điều chỉnh xong cho 1 lần chữa sổ. Chúng ta không nên nhập dữ liệu "âm" để xoá dữ liệu đã nhập sai và nhập lại chứng từ gốc đúng số liệu ghi trên chứng từ đó. Trong trường hợp này kế toán chỉ cần lập một "Chứng từ ghi sổ bổ sung là chênh lệch âm". Mặt khác các chứng từ bổ sung này chỉ có ý nghĩa ghi nhận những nghiệp vụ nhập liệu sai chứ không điều chỉnh đến chứng từ gốc ban đầu. Đối với trường hợp sai sót về mối quan hệ tài khoản đối ứng: Các doanh nghiệp cần hạn chế tối đa trường hợp sai sót này bằng cách mã hoá các danh mục chứng từ theo mối quan hệ thường xuyên phát sinh nghiệp vụ, khi đó trên giao diện màn hình nhập liệu sẽ mặc định các chứng từ Nợ/Có hoặc mặc định theo vế phát sinh Nợ hay phát sinh Có của tài khoản. Đối với trường hợp sai sót nhưng chưa in sổ và báo cáo: Khi kiểm tra nội bộ công tác kế toán phát hiện các sai sót mà chưa in các sổ kế toán, chưa lập các báo cáo kế toán thì có thể cho phép sửa sai trực tiếp trên chứng từ ban đầu đã nhập liệu sai bằng cách lọc chứng từ quay về chứng từ gốc đã bị nhập sai trên máy rồi thực hiện sửa/xoá trên chứng từ đó. 22
24. CHƯƠNG 3 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 3.1. Khái niệm kế toán máy 3.1.1. Khái niệm Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị. Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, các thủ tục, các tệp dữ liệu, con người. Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. Phần mềm: + Hệ điều hành + Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu + Phần mềm kế toán Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng ) Con người gồm: + Nhân viên xử lý thông tin + Nhân viên nghiệp vụ + Các nhà quản trị doanh nghiệp. Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 3.1.2. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Để kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt 23
25. Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc .thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một tất yếu khách quan. Vấn đề đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả đối với công tác quản trị doanh nghiệp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. 3.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam từ năm 2001 đến nay đã được đổi mới căn bản, bước đầu đã tạo hành lang pháp lý về kế toán cho các doanh nghiệp theo hướng tin học hoá, hiện đại hoá công tác kế toán. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải tôn trọng những nguyên tắc nhất định: Một là, Khi tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam. Hai là, Tổ chức công tác kế toán gắn với ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành chủ quản Ba là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. Bốn là, Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Năm là, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hoá cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm 24
26. bảo tính hiệu quả và khả thi. 3.1.4. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau: Thứ nhất, Phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán. Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành. Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu. Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ. - Các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. - Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý. Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. 3.1.5. Các nhân tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Một là, nhân tố về ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phụ thuộc rất nhiều vào trình độ khoa học kỹ thuật và việc tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ thuật thông 25
27. tin. Hai là, nhân tố môi trường pháp lý: Các nhân tố hoạt động sản xuất kinh doanh mong muốn có một môi trường pháp lý ổn định. Ba là, nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp như: - Ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán: bộ máy kế toán tập trung, hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán; - Ảnh hưởng tới việc tổ chức hạch toán nội bộ doanh nghiệp như việc tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, nhân viên hạch toán ban đầu, cũng như việc hạch toán ban đầu; - Ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp, như Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức Cán bộ . Bốn là, nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Ở mỗi doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động riêng, kinh doanh riêng, có tổ chức công tác kế toán riêng, hình thức kế toán riêng, đặc điểm kế toán riêng . 3.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy Giống nhau: đều bao gồm các giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hoàn thành công tác kế toán của đơn vị. Khác nhau: Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công Nhập từ bàn phím, - Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, máy quét, tự động hoá phiếu thu, chi) Xử lý dữ liệu Thủ công Tự động theo chương - Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật trình ký thành thông tin trên các sổ cái 26
28. Lưu trữ Thủ công trên các sổ: Tự động ở dạng các - Dữ liệu - Sổ nhật ký tệp: - Thông tin - Sổ cái - Tệp nhật ký - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Kết xuất thông tin Thủ công Tự động theo chương - Báo cáo tài chính trình - Báo cáo quản trị 3.3. Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Với phần mềm kế toán, kế toán có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính. Hầu hết các phần mềm kế toán được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất linh hoạt, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán. Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả. Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Về cơ bản phần mềm được lựa chọn phải đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho nhà quản trị ra quyết định điều hành quá trình sản xuất kinh doanh và được sự hưởng ứng của người sử dụng. Về nguyên tắc, các tổ chức doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai giải pháp phần mềm sau đây: - Tự viết chương trình kế toán: giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả 27
29. năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các doanh nghiệp hiện nay. - Mua các phần mềm kế toán trọn gói: ưu điểm của giải pháp này là không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhận tất cả các khâu: từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống, tuy nhiên vẫn cần một thời gian triển khai nhất định, trước khi có thể chính thức đưa chương trình vào sử dụng. Đó là thời gian để nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp. Một số phần mềm kế toán nước ngoài: Solomon IV, Sirius, MAS90 Một số phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Accnet, Effect Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán, tức nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công việc của mình. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết: + Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ các tài khoản + Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung, cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ + Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán. 3.4. Cơ sở dữ liệu kế toán - Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định quản trị. Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán được lưu giữ chủ yếu trong các tệp tin gồm nhiều trường và bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 loại sau: + Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán (như: danh mục tài khoản, danh mục khách hàng ) 28
30. + Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế (như: bán hàng, nhập/ xuất kho ) + Tệp báo cáo/thông tin khái quát: là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở các dạng báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị Trong khi các tệp danh mục từ điển được thiết kế để quản lý các đối tượng như tài khoản, khách hàng, vật tư hàng hoá, thì các tệp nghiệp vụ được thiết kế để quản lý tất cả các nghiệp vụ giao dịch. Giữa các tệp danh mục từ điển và các tệp nghiệp vụ tồn tại những quan hệ chuẩn một - nhiều. Điều đó phản ánh quy tắc, mỗi một bản ghi trong tệp danh mục từ điển có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp vụ. - Dạng file chương trình: Những file này có vai trò rất quan trọng, giúp liên kết công cụ kế toán để tạo ra báo cáo kế toán. Thường những file chương trình là *.PRG hay *.EXE. - Dạng file biểu mẫu: Các file này được thiết lập để chứa các mẫu sổ, mẫu bảng và mẫu báo cáo kế toán. Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT. 3.5. Hệ thống danh mục từ điển kế toán 3.5.1. Khái niệm Danh mục từ điển là một tệp dữ liệu nhằm để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hoá các đối tượng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần được quản lý như một khách hàng, một tài khoản kế toán hay một vụ việc và được xác định duy nhất thông qua mã của nó. 3.5.2. Yêu cầu xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau: Một là, xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng A phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh. Hai là, xác định các đối tượng quản lý có liên quan Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí 29
31. địa lý hay theo đặc thù mặt hàng kinh doanh. Ba là, Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Bốn là, Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán. 3.5.3. Những danh mục từ điển kế toán cơ bản trong hệ thống kế toán Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có hệ thống danh mục từ điển khác nhau. Những danh mục từ điển cơ bản, thường hay được sử dụng trong hệ thống kế toán của tổ chức là: 3.5.3.1. Danh mục tài khoản: Được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần được xây dựng dựa trên bộ mã chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Bộ mã này đã được thiết kế rất khoa học và nó hầu như đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán về hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đặc điểm về qui mô hay đặc điểm quản lý, để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tổ chức, các doanh nghiệp được phép mở thêm các tiểu khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Do vậy các tài khoản mở rộng cũng cần được mã hoá sao cho dễ nhớ để kiểm tra và quan trọng là phải theo đúng nguyên tắc thiết lập mã tài khoản của Bộ đã ban hành. Theo qui tắc này, nếu là tài khoản cấp 1 ta thêm một chữ số để thiết lập tài khoản cấp 2, và thêm tiếp vào sau đó một chữ số để hình thành tài khoản cấp 3. Các ký tự số thêm vào của từng tài khoản được mở rộng phải đảm bảo theo thứ tự từ nhỏ đến lớn phù hợp với yêu cầu chi tiết cần quản lý. Khi đã mở các tài khoản chi tiết theo dõi cụ thể từng loại đối tượng kế toán, nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chi tiết nào thì hạch toán vào tài khoản chi tiết đó, không được hạch toán vào tài khoản tổng hợp, nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách, người sử dụng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Để tránh sai sót trong quá trình làm việc, cần đảm bảo nguyên tắc: các tài khoản theo dõi đối tượng kế toán khác nhau không được trùng mã hiệu. Sau khi tiến hành 30
32. đăng ký các tài khoản cần thiết cho quá trình làm việc, cần tiến hành lưu file cơ sở dữ liệu để tránh bị sửa đổi. 3.5.3.2. Danh mục khách hàng Được sử dụng để theo dõi chi tiết mua bán hàng hoá, vật tư, hàng hoá, sản phẩm; các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng. Mỗi khách được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Đơn vị hay khách hàng được quy định tuỳ thuộc vào tài khoản đó cần theo dõi chi tiết cho các đối tượng trong hay ngoài đơn vị. Khách hàng là những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có mối quan hệ mua bán với doanh nghiệp, bao gồm những đối tượng mua các sản phẩm của doanh nghiệp hay nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp Khách hàng có thể là một cá nhân, một tổ chức hay một doanh nghiệp. Khác với khách hàng, đơn vị là những bộ phận thuộc doanh nghiệp, nằm bên trong doanh nghiệp. *Bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng khách hàng mã hoá ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài xí nghiệp, công nợ nội bộ xí nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới xí nghiệp). Theo mục đích và yêu cầu quản lý, xí nghiệp có thể xây dựng phần mềm kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau: - Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, có thể gọi là tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà xí nghiệp đang quản lý. - Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này được thiết kế nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý. Để dễ nhớ trong cập nhật và truy xuất thông tin về công nợ khách hàng, bộ mã khách hàng sẽ được xây dựng theo qui ước sau: - Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về qui mô quản lý của xí nghiệp. Ký tự đầu tiên thể hiện loại công nợ khách hàng đang theo dõi, chẳng hạn ta có thể đặt số 1 là loại đối tượng công nợ khách hàng nước ngoài, số 2 dành cho loại đối tượng công nợ trong nước và số 3 là loại công nợ dành 31
33. cho nội bộ xí nghiệp. Ký tự thứ 2 thể hiện tên tắt của khách hàng. Các ký tự còn lại dùng chỉ thứ tự của khách hàng có cùng tên viết tắt Qua cách thiết kế mã số như trên cho thấy khi đọc mã số của một khách hàng ngay lập tức ta có thể hình dung được phần nào đối tượng đang được quản lý. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Có nhiều phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng cho danh mục khách hàng. Tuỳ quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hoá cho phù hợp và hiệu quả. Có thể tham khảo cách xây dựng bộ mã khách hàng như sau: - Trong trường hợp lượng khách hàng lớn, có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt, tăng dần theo phát sinh của khách hàng mới bắt đầu từ 1,2,3, Ưu điểm của phương pháp này là các khách hàng có tính tuần tự, hổ trợ người dùng nhanh chóng bằng cách khỏi cần gõ mã tiếp theo. Tuy nhiên, mã kiểu này không mang một ý nghĩa gợi nhớ. - Trong trường hợp lượng khách hàng không nhiều, có thể thực hiện mã hoá theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng. Cách mã hoá này mang tính gợi nhớ cao. - Cách mã hoá theo kiểu khối cũng có thể được sử dụng để mã hoá khách hàng, theo đó mã gồm hai khối: khối nhóm khách và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay theo tính chất tổ chức công việc. Hình thức mã hoá này cho khả năng lập nhóm và tổng hợp cao. * Một số điểm cần lưu ý khi thành lập mã khách hàng: - Không được sử dụng một mã cho hai khách hàng khác nhau. - Không được đưa một mã là thành phần của một mã khác vào sử dụng. - Nên mã hoá sao cho tất cả các mã khách đều có độ dài giống nhau. Thông qua mã khách hàng ta có thể xem các báo cáo chi tiết phản ánh công nợ của từng khách hàng cũng như báo cáo tổng hợp phán ánh tình hình công nợ của toàn công ty. Chương trình kế toán sẽ tự động gộp theo danh mục khách hàng các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng, để cho ra các sổ tổng hợp công nợ. Điều kiện để thiết lập bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng: Tất cả các tài khoản doanh nghiệp muốn sử dụng để theo dõi chi tiết đơn vị hay khách hàng đều phải được 32
34. định nghĩa, thiết lập ở trong bảng mã tài khoản và có giá trị theo dõi chi tiết từng khách hàng, đơn vị. 3.5.3.3. Danh mục vật tư, hàng hoá: Mục đích: Dùng để cập nhật, xem, lưu giữ danh mục hàng hoá, vật tư cần theo dõi tại doanh nghiệp. Đăng ký một danh mục vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở thẻ kho cho vật tư, hàng hoá đó trong kế toán thủ công. Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hoá có liên quan đến quản lý kho hàng và sau đến là quản lý theo lô hàng. Như vậy khi thiết kế bộ mã vật tư hàng hoá phải đảm bảo sao cho khi đọc một mã số bất kỳ nào đó người quản lý có thể hình dung ra loại vật tư, hàng hoá đó đang nằm trong kho hàng nào. Yếu tố này cần thiết và quan trọng hơn khi đơn vị có loại vật tư hàng hoá cần theo dõi quản lý chi tiết. Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hoá cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mã phải nhiều hơn. Dưới đây là cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hoá tiêu biểu. - Đầu tiên ta dùng ký tự đầu dạng chữ để chỉ mã cho hàng, sau đó cũng là một ký tự dạng chữ để chỉ khu vực kho, tiếp theo là hai ký tự dãy số hộc ngăn kéo chứa loại hàng hoá vật tư đó, sau cùng là các ký tự hỗn hợp biểu thị số thứ tự đăng ký của vật tư, hàng hoá đó. - Cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhu cầu quản lý vật tư, hàng hoá để thiết lập bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá phù hợp. Các bảng mã vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có nội dung, cấu trúc khác nhau tuỳ theo đặc điểm sản xuất, nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhưng thông thường cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá gồm các nội dung sau: - Tên vật tư, hàng hoá: dùng đăng ký chi tiết tên vật tư, hàng hoá cần theo dõi trong doanh nghiệp. - Mã vật tư: Mỗi vật tư đều đi liền với một mã. Độ dài mã vật tư được đăng ký tuỳ theo yêu cầu quản lý vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các vật tư, hàng hoá cần quản lý ở doanh nghiệp có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân. Một số mặt hàng của doanh nghiệp bị thua lỗ trong nhiều kỳ và doanh nghiệp quyết định ngừng sản xuất kinh doanh mặt hàng này chuyển sang kinh doanh mặt hàng mới nên cần phải loại bỏ những mặt hàng cũ đã được mã hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần 33
35. bổ sung thêm vào bảng mã vật tư, hàng hoá những loại vật tư, hàng hoá mới. Do vậy, việc thêm mới, sửa đổi, loại bỏ vật tư, hàng hoá là tất yếu và cần thiết. Một bảng mã vật tư, hàng hoá được lập trình sẽ cho phép kế toán sửa đổi nội dung, thêm mới, xoá bỏ vật tư, hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Mặt khác, trong bảng mã danh điểm vật tư, các vật tư, hàng hoá được cập nhật thường xuyên và không theo thứ tự nhất định dẫn tới việc truy xuất thông tin sẽ khó khăn. Do vậy, cần tiến hành sắp xếp các vật tư, hàng hoá được đăng ký theo vần đầu tên vật tư, hàng hoá; hoặc theo loại vật tư, hàng hoá, 3.5.3.4. Danh mục chứng từ Để quản lý các loại chứng gốc. Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu này có thể tiến hành lọc, in bảng kê chi tiết và tổng hợp của từng loại chứng từ. Đây là bộ mã quen thuộc nhất đối với người làm công tác kế toán. Về nguyên tắc, việc mã hoá thông tin trên máy tính cũng không khác nhiều so với việc mã hoá thủ công. Tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt : - Bộ mã chứng từ : Thường gồm ba vùng, số chứng từ, thời gian lập chứng từ (tháng và năm), ký hiệu phân loại chứng từ. - Số chứng từ : Là số thứ tự đăng ký của chứng từ. - Thời gian lập chứng từ (tháng và năm): Thông thường chỉ cần ghi tháng phát sinh nghiệp vụ. - Ký hiệu phân loại chứng từ: Thường ta ký hiệu bằng các chữ cái đầu của loại chứng từ; chẳng hạn phiếu chi (PC), phiếu thu (PT), phiếu xuất kho (XK), kết chuyển công nợ (KCCN), kết chuyển giá thành (KCZ), khấu hao tài sản được ghi là KH. Điều này cũng thoả mãn yêu cầu về tính dễ nhớ khi thực hiện truy cập thông tin đã được mã hoá. Ngoài ra khi truy xuất số liệu, máy có thể căn cứ vào số chứng từ đã được mã hoá để sắp xếp và phân loại theo thời gian và tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (PC, PT, KH, KC, TS ) nhằm thoả mãn yêu cầu của người quản lý. 3.5.3.5. Các danh mục khác - Danh mục tài sản cố định: Dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi một tài sản được mô tả thông qua số hiệu, ngày đưa vào sử dụng, tên - Danh mục các bộ phận: Để quản lý các bộ phận của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp khả năng tổng hợp thông tin riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên chỉ có thể tổng hợp doanh thu, chi phí chứ không thể lên báo cáo tài chính cho từng bộ phận. 34
36. - Danh mục tập hợp đối tượng chi phí: Đây là danh mục cần thiết cho doanh nghiệp sản xuất để quản lý các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. 3.6. Quy trình áp dụng kế toán máy 3.6.1. Các bước để đưa phần mềm vào áp dụng Bước 1: Đặt mua phần mềm Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống - Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho, - Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản, - Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng, - Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, tài sản cho hệ thống. Bước 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị. Bước 6: Bảo trì hệ thống 3.6.2. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 3.6.2.1. Nguồn gốc xuất xứ Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm. 3.6.2.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng 35
37. a. Các khoản chi phí đầu tư liên quan Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng. Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí. Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng. Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%. Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ, Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có. b. Tính dễ sử dụng Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. 36
38. c. Khả năng cảnh báo Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như: - Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. - Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn. - Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp. d. Tài liệu dành cho người sử dụng Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm: Hướng dẫn cài đặt phần mềm. Hướng dẫn sử dụng phần mềm. Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành. Tài liệu trợ giúp trực tuyến. Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng. e. Bản địa hoá Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty. Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. 3.6.2.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh a. Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một phần mềm kế toán thông thường chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản 37
39. xuất dược phẩm hơn, Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này. b. Khả năng phân tích tài chính và báo cáo Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các hoạt động kế toán như: kế toán tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hoá, mua hàng, bán hàng, tiền lương, tài sản cố định, Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng, nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản trị của các nhà quản trị doanh nghiệp. Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ như: doanh thu, lợi nhuận đạt được, 3.6.2.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng. Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn. b. Khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của khách hàng Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không. Khả năng tuỳ biến cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn 38
40. giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tuỳ biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau: Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu. Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng. Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu. Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống. Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế. Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này. c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không. Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu, Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình. d. Lỗi lập trình Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo. 39
41. 3.6.2.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai a. Khả năng phát triển Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác. b. Thiết kế và khả năng nâng cấp Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. c. Khả năng kết nối với các phần mềm khác Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không. Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX, 3.6.2.6. Các yếu tố về bảo mật Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau: Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình. Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này. Mã hoá dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng mã hoá để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó. Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài 40
42. những thông tin tuyệt mật. Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ liệu hoặc hoả hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. 3.6.3. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin 3.6.3.1 Công tác quản trị người dùng Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực: - Phân chia trách nhiệm; - Truy cập cơ sở dữ liệu; - Xác lập quyền sở hữu dữ liệu. Việc phân chia trách nhiệm hợp lý và đầy đủ đòi hỏi phải phân chia giữa các chức năng thiết kế, thực hiện và vận hành trong trung tâm dữ liệu kế toán của công ty. Đặc trưng của một hệ thống thông tin kế toán trong môi trường máy tính là tính tích hợp cao, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu của các bộ phận khác và sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, cần phân chia trách nhiệm truy cập, sử dụng và cập nhật cơ sở dữ liệu. Mỗi kế toán viên chỉ được nhập dữ liệu, đọc và điều chỉnh dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn chuyên viên bộ phận công nghệ thông tin có chức năng truy cập và điều chỉnh chương trình phần mềm. Mỗi một người dùng được cấp quyền truy cập hệ thống tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xoá các tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu. Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xoá dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đã, không được xem, xoá hay sửa. Tệp tin này độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế toán trưởng là người có quyền cao nhất trong hệ thống cũng chỉ được quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu của tệp tin này mà không được quyền xoá, sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa, 41
43. 3.6.3.2 Công tác an toàn thông tin trong các phần mềm kế toán Số liệu đơn vị kế toán có nội dung thông tin là các số liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh tế của đơn vị, vì vậy vấn đề cần quan tâm trên hết là tính toàn vẹn và tính nhất quán của dữ liệu. Mục tiêu chính của công tác an toàn dữ liệu là đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao và phục hồi được trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật trong quá trình tiếp nhận, xử lý truyền tin đối với cấu trúc dữ liệu và nội dung dữ liệu. Một số biện pháp an toàn dữ liệu chung cho việc xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán: - Thiết lập cơ chế: Đối với phòng máy tính của đơn vị kế toán, cần xây dựng nội quy chặt chẽ, quy định cụ thể các yêu cầu như sau: Chế độ quản lý các nhà máy là chủ: Tất cả mọi thao tác trên máy đều nằm dưới sự kiểm soát của phụ trách thông qua các cán bộ kỹ thuật được giao nhiệm vụ cụ thể. Chế độ quản lý dữ liệu: Mọi thao thác trên dữ liệu phải tuân thủ các quy trình kỹ thuật yêu cầu, chỉ cho phép đối với những cán bộ được giao nhiệm vụ cụ thể nhưng dưới sự giám sát của người phụ trách hoặc cán bộ quản lý máy chủ. Cán bộ kỹ thuật phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ sao lưu và kiểm tra dữ liệu định kỳ đã quy định trước. Kiểm tra, kiểm soát và hạn chế mức cao nhất việc đưa thông tin từ bên ngoài hệ thống thông qua đĩa mềm để giảm tối thiểu khả năng lây nhiễm virus lên hệ thống. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tình trạng lây nhiễm virus của các máy tính do mình quản lý. Kế toán trưởng phải giao trách nhiệm sao lưu và kiểm tra dữ liệu cục bộ định kỳ cho một cán bộ cụ thể. Cán bộ đó dưới sự hướng dẫn của kỹ thuật viên phải tạo và quản lý các đĩa phục hồi và sao lưu cục bộ, tiến hành công việc đó theo định kỳ quy định trước. Thiết lập nội quy sử dụng chặt chẽ đối với các máy có nhiệm vụ nhập và xử lý số liệu. Phân định chức năng nhiệm vụ cụ thể đối với các cán bộ làm việc với hệ thống. Phân nhóm làm việc ứng với các CSDL cần thiết cho nhiệm vụ của mỗi nhóm. Thống nhất và tuân thủ nghiêm túc cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý số liệu được quy định chung của đơn vị. 3.6.3.3. Công tác bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán 42
44. Xét về mức độ bảo mật dữ liệu phần mềm kế toán, có thể chia làm hai loại chính là thông tin có tính chất nội bộ đơn vị và các thông tin có thể phổ biến công cộng. Tuy nhiên công tác bảo mật cần được xem xét với yêu cầu tất cả nội dung thông tin trong CSDL đều có khả năng được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước về bảo mật thông tin, cụ thể: - Cần có các cơ sở pháp lý như: Những quy định thống nhất cho mức bảo mật của các số liệu kế toán. - Các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và những người có liên quan hiểu biết đầy đủ có tinh thần trách nhiệm đối với công tác bảo mật. - Có đầy đủ biện pháp và công cụ để thực hiện các yêu cầu bảo mật như hoàn toàn kiểm soát khả năng truy nhập hệ thống và phân phối thông tin theo các quy chế khai thác. - Hệ thống được thiết kế với khả năng kết hợp nhiều biện pháp bảo mật khác nhau, sử dụng nhiều công cụ khác nhau và đặc biệt là có khả năng thay đổi một cách linh hoạt và kịp thời các biện pháp và công cụ bảo mật nếu cần thiết. 3.6.4. Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ kế toán và phải phù hợp với đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy định của chế độ kế toán. (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. 43
45. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính \ BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo kế toán quản trị CH ỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Sơ đồ 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 44
46. BÀI TẬP THỰC HÀNH 1. THÔNG TIN CHUNG Công ty TNHH ABC (là Doanh nghiệp TM & DV thông thường) bắt đầu sử dụng MISA-SME từ ngày 01/01/20XX có các thông tin sau: Chế độ kế toán Áp dụng theo Thông tư 200 Ngày bắt đầu 01/01/20XX Hiệu lực báo cáo 31/12/20XX Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01 Đồng tiền hạch toán VNĐ Chế độ ghi sổ Tức thời Vật tư, hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phương pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ 2. KHAI BÁO DANH MỤC 2.1 Danh mục vật tư, hàng hóa Kho Tài Thuế suất khoản STT Mã vật tư Tên vật tư Nhóm vật tư (%) ngầm ngầm định định 1 TV_LGPHANG19 Tivi LG 19 inches Hàng hóa 10 156 1561 2 TV_LGPHANG21 Tivi LG 21 inches Hàng hóa 10 156 1561 3 TV_LGPHANG29 Tivi LG 29 inches Hàng hóa 10 156 1561 4 TL_TOSHIBA110 Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít Hàng hóa 10 156 1561 5 TL_TOSHIBA60 Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít Hàng hóa 10 156 1561 6 DD_NOKIAN6 Điện thoại NOKIA N6 Hàng hóa 10 156 1561 7 DD_NOKIAN7 Điện thoại NOKIA N7 Hàng hóa 10 156 1561 8 DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 Hàng hóa 10 156 1561 9 DD_SAMSUNGD9 Điện thoại SAMSUNG D9 Hàng hóa 10 156 1561 Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1561 10 DH_SHIMAZU12 Hàng hóa 10 156 12000BTU Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 1561 11 DH_SHMAZU24 Hàng hóa 10 156 24000BTU 45
47. 2.2 Danh mục Khách hàng STT Mã KH Tên đơn vị Mã số thuế Địa chỉ 1 CT_TIENDAT Công ty TNHH Tiến Đạt 0100102478 Số 6 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội. 2 CT_TANHOA Công ty TNHH Tân Hòa 0100165432 Số 21 Thăng Long, Từ Liêm, Hà Nội 3 CT_TRAANH Công ty TNHH Trà Anh 0100013354 Số 333 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. 4 CT_PHUTHE Công ty TNHH Phú Thế 0101331022 Số 211 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. 5 CT_HOAANH Công ty Cổ phần Hòa Anh 0100106955 Số 108 Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội. 6 CT_HUEHOA Công ty Cổ phần Huệ Hoa 0100784238-1 Số 99 Lê Lai, Thanh Xuân, Hà Nội. 7 CT_HOANAM Công ty Cổ phần Hoa Nam 0100782209 Số 231 Hà An, Hàn Thuyên, Bắc Ninh. 8 CT_THAILAN Công ty Cổ phần Thái Lan 0100230328-1 Số 99 Tùng Lân,Từ Sơn, Bắc Ninh. 2.3. Danh mục nhà cung cấp STT Mã NCC Tên nhà cung cấp Mã số thuế Địa chỉ 1 CT_LANTAN Công ty TNHH Lan Tân 0100422887-1 Số 233 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội. 2 CT_HALIEN Công ty TNHH Hà Liên 0100234567-1 Số 213 Hai Bà Trưng, Hà Nội. 3 CT_HONGHA Công ty TNHH Hồng Hà 0100231467-1 Số 241 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội. 4 CT_HATHANH Công ty Cổ phần Hà Thành 0100311767 Số 212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội. 5 CT_TANVAN Công ty Cổ phần Tân Văn 0100835877 Số 56 Đường Bưởi, Ba Đình, Hà Nội. 6 CT_PHUTHAI Công ty Cổ phần Phú Thái 0100698711-1 Số 35 Hàm Long, Long Biên, Hà Nội. 2.4. Danh mục TSCĐ Năm sử dụng Mã TSCĐ Tên TSCĐ Ngày sử dụng Nguyên Giá HMLK (năm) NHA1 Nhà A1 01/01/2011 10 150.000.000 75.000.000 OTO12 Xe TOYOTA 12 chỗ 850.000.000 425.000.000 01/01/2011 10 ngồi 46
48. 3. KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU Số hiệu TK Tên TK Đầu kỳ Cấp 1 Cấp 2 Nợ Có 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 980.782.050 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam Tại ngân hàng nông nghiệp (0120455248) 300.220.000 Tại ngân hàng BIDV (5710000245610) 350.437.052 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết Công ty TNHH Tân hòa 30.510.000 Công ty cổ phần Huệ hoa 50.486.250 Công ty TNHH Phú Thế 6.303.331 156 1561 Hàng hóa Chi tiết Điện thoại SAMSUNG E8; số lượng 20 100.843.637 Tivi LG 19 inches; số lượng 10 24.400.000 211 1.000.000.000 214 500.000.000 331 Phải trả cho người bán Chi tiết Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000 Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 12.834.091 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của CSH xxxxxxxxx (*) Chi tiết theo từng TSCĐ 4. SỐ LIỆU PHÁT SINH. Trong tháng 01/N có những nghiệp vụ phát sinh như sau: 4.1. Hóa đơn mua hàng. 1. Ngày 03/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; chưa thanh toán) 47
49. ¨ Tivi LG 21 inches SL: 10 ĐG: 2.700.000 (đ/cái) ¨ Tivi LG 29 inches SL: 08 ĐG: 8.990.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01245, ký hiệu AB/20XX, ngày 02/01/20XX. 2. Ngày 04/01/20XX, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà. ¨ Tivi LG 21inches SL: 02 3. Ngày 08/01/20XX, mua hàng (chưa thanh toán) của Công ty Cổ phần Tân Văn (Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%) ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 20 ĐG: 4.100.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 10 ĐG: 5.600.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 15 ĐG: 3.910.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 8.590.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01246, ký hiệu AC/20XX, ngày 03/01/20XX. 4. Ngày 15/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Lan Tân. (VAT: 10%; chưa thanh toán). ¨ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU SL: 08 ĐG: 9.900.000 (đ/cái) ¨ Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU SL: 04 ĐG: 14.000.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01257, ký hiệu AF/20XX, ngày 13/01/20XX. 5. Ngày 28/01/20XX, (chưa thanh toán). Nhập khẩu 01 máy vi tính của Công ty FUJI ĐG: 50.000.000 (đ/cái). Thuế nhập khẩu: 30% Thuế GTGT: 10%; Hóa đơn GTGT số 03244, ký hiệu NK/20XX, ngày 26/01/20XX. 6. Ngày 17/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Hồng Hà. (VAT: 10%; chưa thanh toán) ¨ Tivi LG 21 inches SL: 12 ĐG: 2.500.000 (đ/cái) ¨ Tivi LG 29 inches SL: 10 ĐG: 8.900.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01449, ký hiệu AB/20XX, ngày 17/01/20XX. 7. Ngày 19/01/20XX, trả lại hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà. ¨ Tivi LG 29inches SL: 02 8. Ngày 20/01/20XX, mua hàng (chưa thanh toán) của Công ty Cổ phần Tân Văn (Tỷ lệ CK với mỗi mặt hàng: 2%; VAT: 10%) ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 30 ĐG: 4.000.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 25 ĐG: 5.000.000 (đ/cái) 48
50. ¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 27 ĐG: 3.900.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 26 ĐG: 8.500.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01346, ký hiệu AC/20XX, ngày 19/01/20XX. 9. Ngày 25/01/20XX, mua hàng của Công ty TNHH Lan Tân. (VAT: 10%; chưa thanh toán). Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 12000BTU SL: 08 ĐG: 9.900.000 (đ/cái) Điều hòa nhiệt độ SHIMAZU 24000BTU SL: 04 ĐG: 14.000.000 (đ/cái) Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 10 ĐG: 3.500.000 (đ/cái) Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05 ĐG: 8.500.000 (đ/cái) Hóa đơn GTGT số 01257, ký hiệu AF/20XX, ngày 13/01/20XX. 10. Ngày 29/01/20XX, (chưa thanh toán). Nhập khẩu 01 máy Photocopy của Công ty FUJI ĐG: 100.000.000 (đ/cái). Thuế nhập khẩu: 20% Thuế GTGT: 10%; Hóa đơn GTGT số 03544, ký hiệu NK/20XX, ngày 29/01/20XX. 4.2. Hóa đơn bán hàng. 1.Ngày 05/01/20XX, bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt (VAT: 10%; chưa thu tiền) ¨ Tivi LG 21inches SL: 05 ĐG: 3.100.000 (đ/cái) ¨ Tivi LG 29 inches SL: 06 ĐG: 9.100.000 (đ/cái) 2. Ngày 10/01/20XX, bán hàng cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền) ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 4.600.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 06 ĐG: 6.100.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.210.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05 ĐG: 9.190.000 (đ/cái) 3. Ngày 15/01/20XX, bán hàng (chưa thu tiền) cho Công ty Cổ phần Hoa Nam (Tỷ lệ CK 2% với mỗi mặt hàng; VAT:10%) ¨ Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 08 ĐG: 4.100.000 (đ/cái) ¨ Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 06 ĐG: 7.300.000 (đ/cái) 4. Ngày 16/01, công ty TNHH Trà Anh trả lại hàng. ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 02 ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 03 5.Ngày 28/01/20XX bán hàng cho Công ty TNHH Tiến Đạt (VAT: 10%; chưa thu tiền) 49
51. ¨ Tivi LG 21inches SL: 04 ĐG: 3.000.000 (đ/cái) ¨ Tivi LG 29 inches SL: 05 ĐG: 9.150.000 (đ/cái) 6. Ngày 29/01/20XX bán hàng cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền) ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 10 ĐG: 4.500.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 06 ĐG: 6.000.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.000.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 05 ĐG: 9.000.000 (đ/cái) 7. Ngày 30/01/20XX bán hàng (chưa thu tiền) cho Công ty Cổ phần Hoa Nam (Tỷ lệ CK 2% với mỗi mặt hàng; VAT:10%) ¨ Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 05 ĐG: 4.500.000 (đ/cái) ¨ Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 07 ĐG: 7.700.000 (đ/cái) 8. Ngày 30/01, công ty TNHH Trà Anh trả lại hàng. ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 02 ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 02 9. Ngày 30/01, công ty Công ty TNHH Tiến Đạt trả lại hàng. ¨ Tivi LG 21inches SL: 02 ĐG: 3.000.000 (đ/cái) ¨ Tivi LG 29 inches SL: 03 ĐG: 9.150.000 (đ/cái) 10. Ngày 30/01/20XX, hóa đơn bán hàng số BHĐ0106/07; cho Công ty TNHH Trà Anh (VAT:10%; chưa thu tiền) ¨ Điện thoại NOKIA N6 SL: 05 ĐG: 4.500.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại NOKIA N7 SL: 09 ĐG: 6.100.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 08 ĐG: 4.200.000 (đ/cái) ¨ Điện thoại SAMSUNG D9 SL: 06 ĐG: 9.200.000 (đ/cái) 4.4. Tài sản cố định 1. Ngày 15/01/20XX mua mới một dàn máy tính Intel của Công ty Trần Anh cho phòng kế toán (thanh toán bằng tiền gửi tại ngân hàng BIDV). Số tiền: 100.000.000 (đ). VAT: 10% Thời gian sử dụng 3 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 24/01/20XX. Hóa đơn GTGT 25468, ký hiệu AN/20XX ngày 24/01/20XX 2. Ngày 21/01/20XX Nhận bàn giao đưa vào sử dụng 01 xe ô tải của Công ty Minh Trần cho bộ phận bán hàng (thanh toán bằng tiền gửi tại NH BIDV) theo hóa đơn số 25887, ký hiệu AC/20XX. Số tiền: 200.000.000 (đ). VAT: 10% 50
52. Thời gian sử dụng 5 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 21/01/20XX. Hóa đơn GTGT BHĐ0106/04, ký hiệu AN/20XX ngày 20/01/20XX 4.5. Quản lý quỹ. 1. Ngày 02/01/20XX phiếu chi PC 0106/01 nộp tiền thuế GTGT tháng 12/2012 Số tiền: 12.834.091 (đ) 2. Ngày 24/01/20XX phiếu chi PC 0106/04 thánh toán tiền điện tháng 12/2012 Số tiền: 1.560.000 (đ) (chưa VAT) (VAT: 10%). 3. Ngày 30/01/20XX phiếu chi PC 0106/05 thanh toán tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu theo hóa đơn hàng nhập khẩu ngày 26/01/20XX. Số tiền: 6.500.000 (đ) 4. Ngày 25/01/20XX, mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng VCB, số tài khoản 0371000314899, nộp vào tài khoản tiền gửi thanh toán 10.000.000 đồng. 5. Ngày 24/01/20XX phiếu chi thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2012 Số tiền: 3.300.000 (đ) (đã bao gồm VAT: 10%). 4.6. Ngân hàng. 1. Ngày 21/01/20XX Giấy báo Có số BC0011 của Ngân hàng Nông nghiệp, Công ty Cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng theo hóa đơn bán hàng ngày 15/01/20XX. 2. Ngày 21/01/20XX Giấy báo Có số BC0012 của Ngân hàng BIDV, Công ty Trà Anh thanh toán tiền hàng. 3. Ngày 31/01/20XX Giấy báo Nợ số BN0021 của Ngân hàng BIDV, trả tiền mua hàng cho Công ty FUJI (TK 027100098867 - Ngân hàng ACB) theo hóa đơn mua hàng ngày 28/01/20XX. 4. Ngày 31/01/20XX, Giấy báo Nợ số BN0024 của Ngân hàng BIDV, trả tiền cho công ty Minh Trần (TK 057100218867 - Ngân hàng ACB) theo hóa đơn mua hàng ngày 20/01/20XX. 5. YÊU CẦU: 1. Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có. 2. Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa. 3. Nhập số dư ban đầu. 4. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên các phân hệ tháng 01/20XX. 5. Các nghiệp vụ tự động phát sinh cuối kỳ. Khai thác báo cáo các loại. 51
53. Tài liệu tham khảo [1] Nhiều tác giả (Bộ môn Hệ thống thông tin - Khoa Kế toán kiểm toán - Trường Đại học kinh tế Tp. HCM), Giáo trình Tin học kế toán, NXB Lao động, năm 2008. [2] Nguyễn Thị Song Minh, Giáo trình Kế toán máy, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2000. [3] Công ty CP Misa, Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Misa, www.misa.com.vn 52