Bài giảng Kế toán máy

Nội dung text: Bài giảng Kế toán máy

1. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY MỤC TIÊU • Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính • Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán • Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần mềm kế toán • Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh dữ liệu,) • Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh sai sót khi tiến hành công tác kế toán máy SỐ TIẾT: 5 I. Khái niệm kế toán máy I.1 Khái niệm kế toán máy Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán trong doanh nghiệp. I.2 Phân biệt dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Khái niệm Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tiêu thức Tính chất chưa xử lý đã qua quá trình xử lý Trạng thái cụ thể Trừu tượng Tổ chức lưu trữ Sổ nhật ký Sổ cái, các báo cáo kế toán Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục ÎThông tin kế toán chính là dữ liệu kế toán đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy tính. II. Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp II.1 Khái niệm, chức năng hệ thống thông tin kế toán (AIS) Æ Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System): - Là tập hợp các nguồn lực (con người, thiết bị máy móc) - Biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin kế toán (Hệ thống thông tin kế toán được đề cập ở đây là HTTTKT dựa trên máy tính - Computer based AIS). Æ Chức năng: - Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán. - Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn vị kế toán. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 1
2. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 1: MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ Dữ liệu Phần Phần Thông tin kế cứng mềm kế toán toán (Chứng (Báo cáo từ, sổ Con quản trị, báo sách) cáo tài người chính) Cơ sở Các dữ liệu thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Æ Thành phần: Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm: *Phần cứng: - Máy tính - Các thiết bị ngoại vi - Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác *Phần mềm: - Hệ điều hành - Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu - Phần mềm kế toán *Các thủ tục: - Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. * Cơ sở dữ liệu kế toán: - File danh mục tự điển - File nghiệp vụ * Con người: - Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên ) - Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính) - Các nhà quản trị doanh nghiệp. Î Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. Î Con người nắm quyền chủ động tuyệt đối trong hệ thống thông tin kế toán Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 2
3. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng II.2 Vai trò, vị trí, các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong quản trị doanh nghiệp II.2.1 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong quản trị doanh nghiệp * Hệ thống thông tin kế toán không tồn tại một mình, bên cạnh còn nhiều hệ thống thông tin khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin nhân lực, bán hàng, thị trường, sản xuất * Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán. SƠ ĐỒ 2: VAI TROÌ LIÃN KÃÚT CUÍA HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOAÏN TRONG TÄØ CHÆÏC DOANH NGHIÃÛP Chủ thể quản lý + Chủ DN + Hội đồng quản trị + Ban giám đốc B¸o b¸o qu¶n QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ trÞ Hệ thống thông tin kế toán ( Th«ng tin phục vụ QL ) Th«ng tin ra vµo m«i + Thu thập m«i tr-êng tr-êng + Lưu trữ + Xử lý ChÝnh s¸ch B¸o c¸o ®Çu t-, thuÕ + Truyền và nhận thông tin tµi vô chÝnh D÷ liÖu nghiÖp QuyÕt ®Þnh vô kÕ to¸n qu¶n trÞ triÓn khai Nguyªn vËt S¶n phÈn, liÖu, dÞch vô Đối tương quản lý thµnh phÈm, vµo (Phán hệ tác dÞch vô b n ra nghiệp) - Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, AIS có nhiệm vụ biến đổi thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính - AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng: + Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường) + Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí (hệ thống thông tin sản xuất) + Báo cáo về lương và thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ (hệ thống thông tin tài chính) Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 3
4. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Các thông tin còn lại khác sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp (thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin về các kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động). - AIS cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. II.2.2 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán (AIS) ™ Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính - Dùng bàn phím - Bán thủ công + Dùng máy quét-scan + Thời điểm bán hàng cũng là thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) - Tự động + Số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước). ™ Giai đoạn xử lý: - Sử dụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối tượng (tổng hợp hoặc chi tiết) - Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: + Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm) + Tính toán + Tổng hợp số liệu theo nhóm ™ Giai đoạn lưu trữ: - Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy - Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm: + Tệp danh mục tự điển là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc lâu dài. + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời ™ Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin: - AIS có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách: + Đưa ra màn hình + In các báo cáo + Gởi các tệp qua mạng II.3 So sánh kế toán thủ công với kế toán máy Giống nhau: đều bao gồm các giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hoàn thành công tác kế toán của đơn vị. Khác nhau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 4
5. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công Nhập từ bàn phím, máy - Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu quét, tự động hoá thu, chi) Xử lý dữ liệu Thủ công Tự động theo chương - Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký trình thành thông tin trên các sổ cái Lưu trữ Thủ công trên các sổ: Tự động ở dạng các tệp: - Dữ liệu - Sổ nhật ký - Tệp nhật ký - Thông tin - Sổ cái - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Kết xuất thông tin Thủ công Tự động theo chương - Báo cáo tài chính trình - Báo cáo quản trị II.4 Các chu trình (cycle) nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh làm thay đổi tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái. Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Các doanh nghiệp dù khác nhau về quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, nhưng đa số đều có những hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 5
6. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 3: MÔ HÌNH CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CÁC SỰ KIỆN KINH TẾ Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình tiêu thụ cung cấp sản xuất tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Æ Chu trình tiêu thụ: Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Các sự kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng - Nhận tiền thanh toán Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Æ Chu trình cung cấp Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hoá, dịch vụ - Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp - Tiến hành thanh toán theo hoá đơn Các phân hệ nghiệp vụ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 6
7. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền Æ Chu trình sản xuất Chức năng Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Mua hàng - Bán hàng - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lương Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định Æ Chu trình tài chính Chức năng Chu trình tài chính ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ. Các sự kiện kinh tế - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay. - Sử dụng vốn để hình thành các tài sản Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ Æ Chu trình báo cáo tài chính Chức năng Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống sổ cái - Hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính, Báo cáo kế toán quản trị) ÎBốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều của các yếu tố bên ngoài. Chu trình 5 (chu trình báo cáo tài chính) do bộ phận kế toán của doanh nghiệp tự đảm nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến cả bốn chu trình trên III. Phần mềm kế toán III.1 Khái niệm phần mềm kế toán Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 7
8. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Với phần mềm kế toán, kế toán có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính. - Hầu hết các phần mềm kế toán được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán. Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất linh hoạt, cho phép người sử dụng vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán. - Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả. Nói tóm lại, với một chương trình kế toán viết sẵn, công việc của người kế toán viên chỉ còn đơn giản như sau: Nhập số liệu In báo cáo kế toán quản trị Hoặc Nhập số liệu Thực hiện thao In báo cáo kế toán tác cuối kỳ quản trị và báo cáo kế toán tài chính - Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Về cơ bản phần mềm được lựa chọn phải đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho nhà quản trị ra quyết định điều hành quá trình sản xuất kinh doanh và được sự hưởng ứng của người sử dụng. Về nguyên tắc, các tổ chức doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai giải pháp phần mềm sau đây: - Tự viết chương trình kế toán: giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các doanh nghiệp hiện nay. - Mua các phần mềm kế toán trọn gói: ưu điểm của giải pháp này là không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhận tất cả các khâu: từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống, tuy nhiên vẫn cần một thời gian triển khai nhất định, trước khi có thể chính thức đưa chương trình vào sử dụng. Đó là thời gian để nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp. III.2 Vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán - Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán. Có thể khái quát vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán như sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 8
9. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 4: VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG HTTTKT (AIS) Kế toán vốn Kế toán tiệu Kế toán công Kế toán hàng bằng tiền thụ nợ tồn kho Thông tin kế toán Dữ liệu kế PHẦN MỀM KẾ TOÁN toán, yêu cầu quản trị dữ liệu PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN BÁO CÁO KẾ TOÁN Phần mềm kế toán chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công việc của mình, với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong một môi trường quản trị cơ sở dữ liệu thích hợp. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết, đó là: - Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển kế toán, vào các số dư đầu kỳ, vào các chứng từ nghiệp vụ và các phiếu kế toán. - Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung và cập nhật lại các danh mục từ điển, chứng từ hay phiếu kế toán. - Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ cơ sở dữ liệu kế toán: gồm các báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo kế toán tài chính. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 9
10. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng IV. Các loại file cơ bản trong chương trình kế toán máy IV.1 Dạng file cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán. Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu trữ trong các tệp tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 phạm trù sau: - Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của các hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như danh mục tài khoản kế toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá - Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/xuất kho - Tệp báo cáo/ thông tin khái quát: đó là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở dạng các báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch kế hoạch và kiểm soát. Trong khi các tệp danh mục từ điển được thiết kế để quản lý các đối tượng như tài khoản, khách hàng, vật tư hàng hoá, thì các tệp nghiệp vụ được thiết kế để quản lý tất cả các nghiệp vụ giao dịch. Giữa các tệp danh mục từ điển và các tệp nghiệp vụ tồn tại những quan hệ chuẩn một - nhiều. Điều đó phản ánh quy tắc, mỗi một bản ghi trong tệp danh mục từ điển có thể liên quan đến một hoặc nhiều bản ghi trong tệp nghiệp vụ. IV.2 Dạng file chương trình Những file này có vai trò rất quan trọng, giúp liên kết công cụ kế toán để tạo ra báo cáo kế toán. Thường những file chương trình là *.PRG hay *.EXE. VI.3 Dạng file biểu mẫu Các file này được thiết lập để chứa các mẫu sổ, mẫu bảng và mẫu báo cáo kế toán. Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT. V. Cấu trúc của một chương trình kế toán máy V.1 Các yếu tố cơ bản của một chương trình kế toán máy Chu trình thực hiện công tác kế toán trong chương trình này được mô hình hoá phù hợp với nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trên thực tế, mỗi một doanh nghiệp sử dụng một chương trình kế toán máy khác nhau để giải quyết công tác kế toán của mình nhưng cơ bản đều phải đảm bảo chu trình công tác kế toán như trên. Cấu trúc của một chương trình kế toán máy có thể được mô hình hoá như sau: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 10
11. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng SƠ ĐỒ 5: CẤU TRÚC CỦA MỘT CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN TRÊN MÁY Phản hồi thông tin Feed back Đầu vào kế toán Đầu ra kế toán Input (Bảng mã tài Xử lý thông tin Output khoản, các chứng từ Processing (Các báo cáo kế toán) kế toán) Câu lệnh điều khiển Control V.2 Hệ thống đầu vào của một chương trình kế toán máy Æ Hệ thống sổ, báo cáo kế toán: đây là phần bắt buộc của một chương trình kế toán, chúng tồn tại ở dạng biểu mẫu: mẫu sổ kế toán, mẫu chứng từ phát sinh (phiếu thu chi, phiếu nhập xuất ), mẫu báo cáo kế toán. Æ Hệ thống các công cụ kế toán, đối tượng kế toán: bao gồm hệ thống các tài khoản theo dõi các đối tượng kế toán tại doanh nghiệp; các khách hàng, đơn vị; các loại tài sản cố định; hệ thống kho; các loại vật tư, hàng hoá; phải được khai báo trước khi làm việc. Các đối tượng này phải được thiết lập trực tiếp trên các bảng mã (danh mục). Hệ thống các bảng mã bao gồm bảng mã tài khoản, bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị, bảng mã vật tư, bảng mã kho, tài sản cố định Trong quá trình sản xuất kinh doanh, do những nguyên nhân khách quan hay chủ quan dẫn tới sự thay đổi của các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp. Vì vậy chương trình kế toán cần được bổ sung hay loại bỏ một số công cụ kế toán, đối tượng kế toán (khách hàng, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định, ) cho phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi doanh nghiệp. Do những quy định mới của Bộ tài chính buộc doanh nghiệp phải theo dõi thêm một số đối tượng kế toán. Æ Các chứng từ phát sinh (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, các phiếu kế toán ). Tương tự kế toán thủ công, người làm kế toán máy phải sắp xếp, phân loại chứng từ gốc, liên quan đến đối tượng kế toán nào thì vào sổ theo dõi đối tượng kế toán đó. Với kế toán máy, việc ghi chép được thực hiện bằng cách nhập vào máy và các phần việc còn lại máy sẽ tự xử lý theo chương trình kế toán được cài sẵn. Báo cáo kế toán được lập trong máy chỉ tồn tại ở dạng mẫu, báo cáo kế toán hoàn chỉnh được chiết xuất sau khi phần mềm xử lý bằng cách nối kết số liệu trên các chứng từ kế toán với các biểu mẫu kế toán. Trong ba yếu tố trên, hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán được xem là cơ sở dữ liệu chung cho một chương trình kế toán. Bất kỳ một chương trình kế toán máy muốn hoạt động trước hết phải xây dựng hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán. Đó là dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của các hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 11
12. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng V.3 Xử lý thông tin Việc xử lý chương trình được điều khiển bởi các file chương trình. Những file này có vai trò rất quan trọng, nó giúp liên kết những công cụ kế toán để tạo ra báo cáo kế toán. Trong các chương trình kế toán máy, các file chương trình thường là những file sau: *.PRG và *.EXE, những file này được người lập trình phần mềm kế toán viết trên Visua Foxpro, hay những phần mềm khác. V.4 Hệ thống đầu ra của một chương trình kế toán máy Đầu ra kế toán là kết quả của hệ thống đầu vào kế toán và quá trình xử lý của máy thông qua các câu lệnh của người thực hiện. Chương trình kế toán có nhiệm vụ kết hợp các số liệu trên các chứng từ kế toán với các biểu mẫu kế toán để cung cấp các báo cáo kế toán hoàn chỉnh cho nhà quản lý thông qua các câu lệnh do người kế toán thực hiện. Tuy nhiên, không phải hoàn thành xong việc nhập chứng từ thì có được các báo cáo kế toán chính xác. Điều này còn tuỳ thuộc vào trình độ của người kế toán viên cũng như việc tuân thủ các nguyên tắc chung trong kế toán máy. V.5 Các câu lệnh điều khiển Để điều khiển hệ thống đầu vào kế toán, tạo ra các báo cáo kế toán, kế toán phải thực hiện hệ thống câu lệnh. Các câu lệnh này hoàn toàn phải tuân thủ các bước hạch toán kế toán. V.6 Phản hồi thông tin Phản hồi thông tin là những câu hỏi của máy nhằm giúp người làm kế toán có thể tránh khỏi những sai sót chủ quan hay khách quan trong quá trình làm việc, nhắc nhở người điều khiển đảm bảo đúng nguyên tắc kế toán. VII. Nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy VII.1 Nguyên tắc lưu trữ một lần * Khi tiến hành công tác kế toán trên máy, với một nghiệp vụ liên quan đến hai hay nhiều tài khoản, kế toán chỉ nhập một chứng từ, khi đó máy sẽ tự tách chứng từ ghi vào hai hay nhiều loại sổ tương ứng. VII.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp Kế toán máy đảm bảo tuân thủ đầy đủ nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán số 01 - chuẩn mực chung (ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ - BTC ngày 31/12/2002) quy định 7 nguyên tắc kế toán cơ bản áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc các thành phẩn kinh tế: nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc trọng yếu. Để tránh khỏi sai sót trong quá trình làm việc cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc trong kế toán máy. Khi hoàn thành nhập số liệu sẽ có đủ cơ sở để lập tất cả các sổ và báo cáo kế toán. Tuy nhiên, để có được các báo cáo kế toán chính xác còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trước hết đó là sự tuân thủ những nguyên tắc trong kế toán máy, tiếp đó là trình độ của các kế toán viên để có thể ghi nhận, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 12
13. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I 1. Trình bày các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán (AIS) 2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy 3. Khái niệm phần mềm kế toán. Vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán 4. Hãy cho biết cấu trúc của một chương trình kế toán trên máy 5. Trình bày các loại file cơ bản trong một chương trình kế toán máy 6. Khi làm kế toán trên máy vi tính cần tuân theo những nguyên tắc nào? Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 13
14. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CHƯƠNG II XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO MỘT CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN MỤC TIÊU • Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về hệ thống bảng mã kế toán tại các doanh nghiệp. • Nắm vững yêu cầu, nguyên tắc thiết lập bảng mã kế toán nhằm nâng cao khả năng tiếp cận và quản lý các đối tượng kế toán tại các doanh nghiệp. • Tăng cường khả năng thực hành thiết kế bảng mã kế toán tại một số doanh nghiệp đặc trưng. SỐ TIẾT: 13 I. Hệ thống bảng mã kế toán I.1 Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán: đăng ký, khai báo hệ thống các đối tượng kế toán cần theo dõi tại doanh nghiệp. Điều này tương ứng với việc mở sổ theo dõi các đối tượng kế toán trong kế toán thủ công. I.2 Một số vấn đề về mã hoá đối tượng kế toán trên máy vi tính * Mã hoá: là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý. * Mục đích mã hoá đối tượng kế toán: - Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán. - Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng - Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa. Ngoài ra thông qua mã hóa, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã kế toán. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đối tượng bên ngoài. * Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán Để công tác mã hóa các đối tượng kế toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa. a. Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp. b. Dễ nhớ : Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 14
15. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng c. Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến. d. Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hóa, yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi. Một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậy sẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kết quả dễ bị sai lệch. II Hệ thống bảng mã kế toán trong các doanh nghiệp II.1 Khái niệm, nguyên tắc thiết lập bảng m㠛 Bảng mã (danh mục) là một khái niệm mới do yêu cầu của việc ứng dụng tin học. Ta cần lập bảng mã cho những nội dung cần quản lý theo tên, tên đối tượng kế toán bắt buộc phải thống nhất trong suốt quá trình làm việc. Các mã sẽ được dùng thay cho tên tương ứng trong các thao tác tìm kiếm và tính toán bởi mã ngắn gọn hơn, chính xác hơn dẫn tới việc thực hiện lưu trữ ít tốn chỗ hơn và thời gian xử lý ngắn hơn. Tuy vậy, chúng có yếu điểm là không quen thuộc đối với kế toán thủ công. Việc gán mã hiệu cho các đối tượng kế toán phải tuân theo những tiêu chuẩn nhất định. Khi mã hoá các đối tượng kế toán nếu tuân theo một tiêu chuẩn nhất định sẽ giúp cho việc quản lý các đối tượng kế toán chặt chẽ hơn, đảm bảo tính khoa học. Tiêu chuẩn quy định các ký tự phải thống nhất cho toàn bộ chương trình, và cho toàn bộ các đối tượng kế toán được mã hoá. Các tài khoản cấp I được thiết lập phải căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, tuỳ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp để có thể mở thêm các tài khoản cấp II, III, IV › Hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán bao gồm hệ thống các tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá, tài sản cố định, hệ thống kho, được mã hoá một cách khoa học. Các đối tượng này thường được thiết lập trực tiếp trên các bảng mã. Khi một chương trình kế toán máy mới đưa vào sử dụng, phải thiết lập các đối tượng kế toán phục vụ cho quá trình làm việc. Tuy nhiên, do những nguyên nhân khách quan hay chủ quan nên các đối tượng kế toán thường xuyên thay đổi. Vì vậy, các bảng mã kế toán bao giờ cũng được thiết kế linh hoạt cho phép kế toán viên có thể bổ sung, loại bỏ, sửa đổi một số nội dung liên quan đến các đối tượng kế toán cần quản lý. Mỗi một doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản phẩm, hàng hoá, vật tư; đặc điểm sản xuất kinh doanh, nhu cầu thông tin có thể có cách gán mã riêng. Tuy nhiên, trên thực tế, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều tồn tại những bảng mã cơ bản sau: - Bảng mã tài khoản dùng để khai báo mã hiệu và tên các tài khoản tương ứng. Việc gán mã cho một đối tượng kế toán trong bảng mã tài khoản có ý nghĩa tương tự như việc mở sổ kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. - Bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng dùng để khai báo, đăng ký, gán mã cho từng khách hàng, đơn vị nhằm mục đích mở sổ chi tiết theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đơn vị, khách hàng. - Bảng mã vật tư, hàng hoá: dùng khai báo tên vật tư, hàng hoá, quy cách, đơn vị tính cho các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm cần theo dõi tại doanh nghiệp. Việc đăng ký mã hiệu cho vật tư, hàng hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hoá, thành phẩm trong kế toán thủ công. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 15
16. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Bảng mã kho: dùng khai báo, đăng ký mã tương ứng cho các kho phục vụ cho việc quản lý, theo dõi các kho trong doanh nghiệp. - Bảng mã TSCĐ: Việc đăng ký mã hiệu TSCĐ trong bảng mã TSCĐ tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công. V Nguyên tắc thiết lập bảng mã: + Mỗi một đối tượng kế toán được mã hoá bởi một mã hiệu trong một bảng mã. + Mã hiệu phải được dùng để thay thế cho tên của đối tượng đó trong suốt quá trình hạch toán. + Mã hiệu phải ngắn gọn, dễ nhớ. II.2 Nội dung, cấu trúc một số bảng mã kế toán cơ bản Việc mã hóa đối tượng kế toán trên máy vi tính rất đa dạng, tùy theo tính chất, đặc thù và công dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chúng cần phải được thiết lập bộ mã riêng sao cho phù hợp. Sau đây là một số bộ mã kế toán cơ bản nhất trong công tác mã hóa kế toán trên máy của bất kỳ dạng nghiệp vụ nào. II.2.1 Bảng mã tài khoản Mục đích: Đăng ký các tài khoản sẽ được sử dụng chính thức tại doanh nghiệp để ghi trên chứng từ kế toán. Việc gán mã cho một đối tượng kế toán trong chương trình phần mềm kế toán có ý nghĩa tương tự như việc mở sổ kế toán để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bộ mã hệ thống tài khoản (còn gọi là danh mục tài khoản) được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần được xây dựng dựa trên bộ mã chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Bộ mã này đã được thiết kế rất khoa học và nó hầu như đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán về hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đặc điểm về qui mô hay đặc điểm quản lý, để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tổ chức, các doanh nghiệp được phép mở thêm các tiểu khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Do vậy các tài khoản mở rộng cũng cần được mã hóa sao cho dễ nhớ để kiểm tra và quan trọng là phải theo đúng nguyên tắc thiết lập mã tài khoản của Bộ đã ban hành. Theo qui tắc này, nếu là tài khoản cấp 1 ta thêm một chữ số để thiết lập tài khoản cấp 2, và thêm tiếp vào sau đó một chữ số để hình thành tài khoản cấp 3. Các ký tự số thêm vào của từng tài khoản được mở rộng phải đảm bảo theo thứ tự từ nhỏ đến lớn phù hợp với yêu cầu chi tiết cần quản lý. Khi đã mở các tài khoản chi tiết theo dõi cụ thể từng loại đối tượng kế toán, nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chi tiết nào thì hạch toán vào tài khoản chi tiết đó, không được hạch toán vào tài khoản tổng hợp, nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách, người sử dụng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Để tránh sai sót trong quá trình làm việc, cần đảm bảo nguyên tắc: các tài khoản theo dõi đối tượng kế toán khác nhau không được trùng mã hiệu. Sau khi tiến hành đăng ký các tài khoản cần thiết cho quá trình làm việc, cần tiến hành lưu file cơ sở dữ liệu để tránh bị sửa đổi. II.2.2 Bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng * Mục đích: dùng để mở các trang sổ chi tiết quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng khách hàng, đơn vị. Đơn vị hay khách hàng được quy định tuỳ thuộc vào tài khoản đó cần theo dõi chi tiết cho các đối tượng trong hay ngoài đơn vị. Khách hàng là những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có mối quan hệ mua bán với doanh nghiệp, bao gồm những đối tượng mua các sản phẩm của doanh Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 16
17. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng nghiệp hay nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp Khách hàng có thể là một cá nhân, một tổ chức hay một doanh nghiệp. Khác với khách hàng, đơn vị là những bộ phận thuộc doanh nghiệp, nằm bên trong doanh nghiệp. *Bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng khách hàng mã hóa ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài xí nghiệp, công nợ nội bộ xí nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới xí nghiệp). Theo mục đích và yêu cầu quản lý, xí nghiệp có thể xây dựng phần mềm kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau: - Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, có thể gọi là tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà xí nghiệp đang quản lý. - Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này được thiết kế nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý. Để dễ nhớ trong cập nhật và truy xuất thông tin về công nợ khách hàng, bộ mã khách hàng sẽ được xây dựng theo qui ước sau: - Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về qui mô quản lý của xí nghiệp. Ký tự đầu tiên thể hiện loại công nợ khách hàng đang theo dõi, chẳng hạn ta có thể đặt số 1 là loại đối tượng công nợ khách hàng nước ngoài, số 2 dành cho loại đối tượng công nợ trong nước và số 3 là loại công nợ dành cho nội bộ xí nghiệp. Ký tự thứ 2 thể hiện tên tắt của khách hàng. Các ký tự còn lại dùng chỉ thứ tự của khách hàng có cùng tên viết tắt Qua cách thiết kế mã số như trên cho thấy khi đọc mã số của một khách hàng ngay lập tức ta có thể hình dung được phần nào đối tượng đang được quản lý. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Có nhiều phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng cho danh mục khách hàng. Tuỳ quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hoá cho phù hợp và hiệu quả. Có thể tham khảo cách xây dựng bộ mã khách hàng như sau: - Trong trường hợp lượng khách hàng lớn, có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt, tăng dần theo phát sinh của khách hàng mới bắt đầu từ 1,2,3, Ưu điểm của phương pháp này là các khách hàng có tính tuần tự, hổ trợ người dùng nhanh chóng bằng cách khỏi cần gõ mã tiếp theo. Tuy nhiên, mã kiểu này không mang một ý nghĩa gợi nhớ. - Trong trường hợp lượng khách hàng không nhiều, có thể thực hiện mã hoá theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng. Cách mã hoá này mang tính gợi nhớ cao. - Cách mã hoá theo kiểu khối cũng có thể được sử dụng để mã hoá khách hàng, theo đó mã gồm hai khối: khối nhóm khách và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay theo tính chất tổ chức công việc. Hình thức mã hoá này cho khả năng lập nhóm và tổng hợp cao. * Một số điểm cần lưu ý khi thành lập mã khách hàng: - Không được sử dụng một mã cho hai khách hàng khác nhau. - Không được đưa một mã là thành phần của một mã khác vào sử dụng. - Nên mã hoá sao cho tất cả các mã khách đều có độ dài giống nhau. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 17
18. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Thông qua mã khách hàng ta có thể xem các báo cáo chi tiết phản ánh công nợ của từng khách hàng cũng như báo cáo tổng hợp phán ánh tình hình công nợ của toàn công ty. Chương trình kế toán sẽ tự động gộp theo danh mục khách hàng các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng, để cho ra các sổ tổng hợp công nợ. U Điều kiện để thiết lập bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng: Tất cả các tài khoản doanh nghiệp muốn sử dụng để theo dõi chi tiết đơn vị hay khách hàng đều phải được định nghĩa, thiết lập ở trong bảng mã tài khoản và có giá trị theo dõi chi tiết từng khách hàng, đơn vị. II.2.3 Bảng danh điểm vật tư, hàng hóa Mục đích: Dùng để cập nhật, xem, lưu giữ danh mục hàng hoá, vật tư cần theo dõi tại doanh nghiệp. Đăng ký một danh mục vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở thẻ kho cho vật tư, hàng hoá đó trong kế toán thủ công. Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hóa có liên quan đến quản lý kho hàng và sau đến là quản lý theo lô hàng. Như vậy khi thiết kế bộ mã vật tư hàng hóa phải đảm bảo sao cho khi đọc một mã số bất kỳ nào đó người quản lý có thể hình dung ra loại vật tư, hàng hóa đó đang nằm trong kho hàng nào. Yếu tố này cần thiết và quan trọng hơn khi đơn vị có loại vật tư hàng hóa cần theo dõi quản lý chi tiết. Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mã phải nhiều hơn. Dưới đây là cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa tiêu biểu. + Đầu tiên ta dùng ký tự đầu dạng chữ để chỉ mã cho hàng, sau đó cũng là một ký tự dạng chữ để chỉ khu vực kho, tiếp theo là hai ký tự dãy số hộc ngăn kéo chứa loại hàng hóa vật tư đó, sau cùng là các ký tự hỗn hợp biểu thị số thứ tự đăng ký của vật tư, hàng hóa đó. Trên đây, giới thiệu cách thiết kế một số bộ mã kế toán cơ bản rất thông dụng mà một vài cơ quan, xí nghiệp đã thực hiện để quản lý kế toán trên máy tính. Qua thực tế nó thể hiện được nét ưu điểm dễ sử dụng, dễ cập nhật, dễ truy xuất, dễ điều chỉnh và dễ quản lý. Tùy theo đặc điểm và điều kiện quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, cách xây dựng bộ mã mang tính độc đáo riêng. Song bộ mã được xây dựng còn phải mang tính khoa học, tiện dụng, phục vụ tốt cho quá trình vận hành kế toán trên máy vi tính. * Cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhu cầu quản lý vật tư, hàng hoá để thiết lập bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá phù hợp. Các bảng mã vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có nội dung, cấu trúc khác nhau tuỳ theo đặc điểm sản xuất, nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhưng thông thường cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá gồm các nội dung sau: - Tên vật tư, hàng hoá: dùng đăng ký chi tiết tên vật tư, hàng hoá cần theo dõi trong doanh nghiệp. - Mã vật tư: Mỗi vật tư đều đi liền với một mã. Độ dài mã vật tư được đăng ký tuỳ theo yêu cầu quản lý vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các vật tư, hàng hoá cần quản lý ở doanh nghiệp có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân. Một số mặt hàng của doanh nghiệp bị thua lỗ trong nhiều kỳ và doanh nghiệp quyết định ngừng sản xuất kinh doanh mặt hàng này chuyển sang kinh doanh mặt hàng mới nên cần phải loại bỏ những mặt hàng cũ đã được mã hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần bổ sung thêm vào bảng mã vật tư, hàng hoá những loại Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 18
19. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng vật tư, hàng hoá mới. Do vậy, việc thêm mới, sửa đổi, loại bỏ vật tư, hàng hoá là tất yếu và cần thiết. Một bảng mã vật tư, hàng hoá được lập trình sẽ cho phép kế toán sửa đổi nội dung, thêm mới, xoá bỏ vật tư, hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Mặt khác, trong bảng mã danh điểm vật tư, các vật tư, hàng hoá được cập nhật thường xuyên và không theo thứ tự nhất định dẫn tới việc truy xuất thông tin sẽ khó khăn. Do vậy, cần tiến hành sắp xếp các vật tư, hàng hoá được đăng ký theo vần đầu tên vật tư, hàng hoá; hoặc theo loại vật tư, hàng hoá, II.2.4 Bảng mã chứng từ Đây là bộ mã quen thuộc nhất đối với người làm công tác kế toán. Về nguyên tắc, việc mã hóa thông tin trên máy tính cũng không khác nhiều so với việc mã hóa thủ công. Tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt : + Bộ mã chứng từ : Thường gồm ba vùng, số chứng từ, thời gian lập chứng từ (tháng và năm ), ký hiệu phân loại chứng từ. + Số chứng từ : Là số thứ tự đăng ký của chứng từ. +Thời gian lập chứng từ (tháng và năm): Thông thường chỉ cần ghi tháng phát sinh nghiệp vụ. +Ký hiệu phân loại chứng từ: Thường ta ký hiệu bằng các chữ cái đầu của loại chứng từ; chẳng hạn phiếu chi (PC), phiếu thu (PT), phiếu xuất kho (XK), kết chuyển công nợ (KCCN), kết chuyển giá thành (KCZ), khấu hao tài sản được ghi là KH. Điều này cũng thỏa mãn yêu cầu về tính dễ nhớ khi thực hiện truy cập thông tin đã được mã hóa. Ngoài ra khi truy xuất số liệu, máy có thể căn cứ vào số chứng từ đã được mã hóa để sắp xếp và phân loại theo thời gian và tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (PC, PT, KH, KC, TS ) nhằm thỏa mãn yêu cầu của người quản lý. III. Hướng dẫn thực hành III.1 Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản của công ty ABC được xây dựng dựa theo hệ thống tài khoản được thống nhất theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Các TK154, 621, 622, 627, mở thêm các tiểu khoản 154PXA, 154PXB, 621PXA, 621PXB, 622PXA, 622PXB, 6271C, 6271PXA, 6271PXB, để theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành cho các sản phẩm ở phân xưởng A, B. III.2 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ Để phân biệt các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác nhau sẽ sử dụng hệ thống mã hoá như sau: Đối tượng công nợ Cách mã hoá Khách hàng KH Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ NB Nhân viên trong cty NV Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 19
20. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng III.3 Danh mục kho hàng Kho vật tư Cách mã hoá Kho hàng hoá KHH Kho thành phẩm KTP Kho nhiên liệu KNL Kho công cụ, dụng cụ KCC Kho vật liệu chính KVLC Kho đại lý KDLD1 Kho đại lý của khách hàng H1 KDLH1 Kho đại lý của khách hàng H3 KDLH3 III.4 Danh mục nhóm hàng hóa, vật tư Hàng hoá, vật tư Cách mã hóa Hàng hóa HH Thành phẩm TP Công cụ CC Nhiên liệu NL Phụ tùng PT Vật liệu chính VLC Vật liệu phụ VLP Danh mục hàng hóa, vật tư Hàng hóa, vật tư Cách mã hóa Hàng hóa HH* Thành phẩm TP* Công cụ CC* Nhiên liệu NL* Phụ tùng PT* Vật liệu chính VLC* Vật liệu phụ VLP* III.5 Danh mục tài sản cố định Tài sản cố định Cách mã hóa Nhà xưởng vật kiến trúc NXKT* Máy móc, thiết bị MMTB* Phương tiện vận tải, truyền dẫn PTVT* Thiết bị, dụng cụ quản lý TBQL* III.6 Trình tự cập nhật các danh mục Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 20
21. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Danh mục Menu cập nhật Danh mục mã đơn vị cơ sở Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Danh mục đơn vị cơ sở Lưu ý: trường hợp đơn vị có nhiều mã đơn vị cơ sở thì khi nhập liệu chương trình sẽ lưu chứng từ với mã đơn vị cơ sở hiện hành. Danh mục tiền tệ Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Danh mục tiền tệ Danh mục tỷ giá qui đổi ngoại tệ Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ Danh mục tài khoản Kế toán tổng hợp/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục tài khoản Lưu ý: - Chia các tiểu khoản 621*, 622*, 627*, 154* theo phân xưởng - Khai báo các tk công nợ: 131, 141, 1388, 136, 331,336, 3388 - Khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của các tài khoản có gốc ngoại tệ Danh mục tài khoản ngân hàng Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Danh mục từ điển/ Danh mục tài khoản ngân hàng Danh mục phân nhóm khách hàng Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục khách hàng Danh mục khách hàng và nhà cung cấp Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục khách hàng Lưu ý: cần phải nhập liệu đầy đủ tại các trường thông tin trong màn hình thêm mới khách hàng, nhà cung cấp để được thuận lợi khi cập nhật số liệu phát sinh. Danh mục kho hàng Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục tự điển/ Danh mục kho hàng Lưu ý: - Trường hợp đơn vị có nhiều mã đơn vị cơ sở thì khi tạo các mã kho hàng thì chương trình ngầm định hiểu mã kho hàng này thuộc mã đơn vị cơ sở hiện hành. Khi nhập xuất hàng hoá vật tư thì chương trình chỉ hiện những kho thuộc mã đơn vị cơ sở hiện hành để người sử dụng chọn. - Nếu đơn vị có theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa thành phẩm tại các khách hàng làm đại lý cho đơn vị thì cần phải tạo Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 21
22. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng các kho đại lý và khi tạo các kho này phải chọn là kho đại lý và nhập tài khoản hàng tồn kho tại các đại lý là 157- Hàng gởi đi bán. Khi xuất hàng gởi kho đại lý thì làm phiếu xuất điều chuyển Và khi xuất bán thì phải xuất bán từ các kho trên. Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục phân nhóm hàng hóa vật tư Danh mục hàng hoá, vật tư Kế toán hàng tồn kho/Danh mục tự điển/ Danh mục hàng hóa, vật tư Lưu ý: cần phải khai báo đầy đủ các chỉ tiêu trong màn hình thêm mới hàng hóa vật tư để thuận lợi trong quá trình cập nhật số liệu phát sinh. Danh mục tài sản cố định Kế toán TSCĐ/ Cập nhật số liệu/ Danh mục tài sản cố định Danh mục khế ước Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Danh mục từ điển/ Danh mục khế ước Danh mục hợp đồng bán Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Khai báo & cập nhật số liệu hợp đồng/ Danh mục hợp đồng bán Danh mục hợp đồng mua Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Khai báo & cập nhật số liệu hợp đồng/ Danh mục hợp đồng mua Danh mục khoản mục phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Báo cáo chi phí theo khoản mục phí/ Danh mục khoản mục phí Danh mục phân nhóm yếu tố chi phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Danh mục phân nhóm yếu tố chi phí Danh mục yếu tố chi phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Danh mục yếu tố chi phí Danh mục định mức nguyên vật liệu Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Nhập định mức nguyên vật liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Công ty tài chính kế toán FAST, 2005, Chương 2: Xây dựng danh mục trong Số liệu thực hành phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, Trang 3-9. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 22
23. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1. Khái niệm cơ sở dữ liệu kế toán, các yếu tố cấu thành cơ sở dữ liệu của một chương trình kế toán? 2. Vì sao cần phải mã hoá các đối tượng kế toán? Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán 3. Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán là gì? 4. Khi thiết lập bảng mã cần tuân theo những nguyên tắc nào? 5. Bảng mã tài khoản là gì? Trình bày những nội dung cơ bản của một bảng mã tài khoản. 6. Việc mở sổ chi tiết theo dõi từng đơn vị, khách hàng được thực hiện trong chương trình kế toán máy như thế nào? 7. Trình bày một số phương pháp mã hoá vật tư, hàng hoá tiêu biểu. Nêu ưu điểm của các phương pháp này. BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG II 1. Hãy thiết lập hệ thống đối tượng kế toán tại doanh nghiệp ABC 1.1 Đặc điểm công tác kế toán công ty ABC Cty ABC thực hiện chức năng sản xuất và kinh doanh hàng hóa, công ty gồm các bộ phận cơ bản sau: - Bộ phận sản xuất gồm 02 phân xưởng A và B thực hiện việc sản xuất 4 loại sản phẩm A, B, C, D. Trong đó: phân xưởng A sản xuất sản phẩm A, B và phân xưởng B sản xuất sản phẩm C, D. - 02 cửa hàng bán sản phẩm và các loại hàng hóa mua từ các nguồn khác nhau. - 01 khu văn phòng bao gồm các bộ phận quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. - Cty có các kho: hàng hóa, nhiên liệu, thành phẩm, vật tư, CCLĐ - Chế độ kế toán áp dụng: QĐ 1141/1995/QĐ-CĐKT, QĐ 167/2000/QĐ-BTC được sửa đổi và bổ sung theo TT 89/2002/TT-BTC và TT 105/2003/TT-BTC. Báo cáo thuế: Thuế TNDN theo thông tư 128/2003/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 88/2004/TT-BTC và TT128/2004/TT-BTC; Thuế GTGT theo thông tư 120/2003/TT- BTC được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 84/2004/TT-BTC và TT127/2004/TT-BTC. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Cty ABC là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đồng tiền hạch toán là Đồng Việt nam và Công ty có giao dịch liên quan đến ngoại tệ là USD và EUR. - Chu kỳ sản xuất kinh doanh: Quý - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: vật tư, thành phẩm đánh giá theo phương pháp giá trung bình hàng tháng; hàng hóa - theo phương pháp giá nhập trước xuất trước. - Phương pháp tính giá thành: theo định mức. - Đặc điểm quy trình sản xuất và tính giá thành: ƒ Công thức tính giá thành chung: Tổng giá thành = Chi phí SPDD đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí SPDD cuối kỳ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 23
24. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng ƒ Nguyên vật liệu xuất một lần ngay từ đầu quy trình, được tập hợp theo từng phân xưởng và phân bổ cho các sản phẩm nhập kho và sản phẩm dở dang theo tiêu thức kết hợp giữa định mức NVL với số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ = Số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ + Số lượng sản phẩm dở dang qui đổi cuối kỳ - Số lượng sản phẩm dở dang qui đổi đầu kỳ ƒ Chi phí nhân công được tập hợp theo phân xưởng và cuối kỳ chỉ phân bổ cho sản phẩm hoàn thành nhập kho theo tiêu thức kết hợp giữa định mức lương với số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ. ƒ Đối với chi phí sản xuất chung: chi phí phát sinh được tập hợp chung cho cả 2 phân xưởng, cuối kỳ phân bổ cho phân xưởng A và B (627_C => 627_PXA, PXB) theo tiêu thức nguyên vật liệu thực tế phát sinh tại từng phân xưởng (phát sinh C621/N154). Sau đó sẽ phân bổ cho các sản phẩm theo tiêu thức kết hợp giữa định mức lương với số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ (627_PXA, PXB => 154PXA, PXB) . ƒ Trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí NVL trực tiếp. Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ được kiểm kê và đánh giá với tỷ lệ hoàn thành là 100% (do NVL bỏ vào ngay từ đầu qui trình sản xuất). ƒ Dư cuối 154 = [Dư đầu 154 + Ps nợ 154 đ/ứng có 621)/(Số lượng SP nhập kho trong kỳ + Số lượng SP dở dang cuối kỳ )]*Số lượng SP dở dang cuối kỳ - Mọi giao dịch mua bán hàng hóa vật tư và thanh toán đều được theo dõi bằng hợp đồng. - Doanh nghiệp có theo dõi từng khế ước vay ngân hàng ACB. - Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ trong các phát sinh liên quan đến ngoại tệ: trung bình tháng. - Cty ABC có mở 3 tài khoản tiền gởi (tiền gởi VNĐ, USD và EUR) và 1 tài khoản tiền vay VNĐ tại ngân hàng ACB. 1.2 Xây dựng các hệ thống danh mục 1.2.1 Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản Mã TK Tk PP tính PP tính Bậc Loại Tài khoản Tên tài khoản ngoại TK mẹ công sổ TGGS TGGS TK TK tệ nợ cái nợ có 111 Tiền mặt 1 1 1111 Tiền mặt Việt Nam 111 2 1 1112 Tiền mặt ngoại tệ USD 111 2 1 1 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 111 2 1 112 Tiền gửi ngân hàng 1 1 1121 Tiền VND gửi ngân hàng 112 2 1121ACB Tiền VND gửi ngân hàng ACB 1121 3 1 1122 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng USD 112 2 1 1122EUR Tiền ngoại tệ EUR gửi ngân hàng ACB EUR 1122 3 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 24
25. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1122USD Tiền ngoại tệ USD gửi ngân hàng ACB USD 1122 3 1 1 1123 Vàng bạc, kim khí quí đá quí 112 2 1 113 Tiền đang chuyển 1 1 1131 Tiền đang chuyển tiền Việt nam 113 2 1 1132 Tiền đang chuyển ngoại tệ USD 113 2 1 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1 1 1211 Đ.tư c.khoán ngan han: Cổ phiếu 121 2 12111 Cổ phiếu (MB vì mđ thương mại) 1211 3 1 12112 Cổ phiếu (MB vì mđ nắm giữ ĐT) 1211 3 1 12113 Cổ phiếu (tương đương tiền) 1211 3 1 1212 Đ.tư c.khoán ngan han: Trái phiếu 121 2 12121 Trái phiếu (MB vì mđ thương mại) 1212 3 1 12122 Trái phiếu (MB vì mđ nắm giữ ĐT) 1212 3 1 12123 Trái phiếu (tương đương tiền) 1212 3 1 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1 1 1281 Đầu tư ngắn hạn khác: cho vay 128 2 1 1282 Đầu tư ngắn hạn khác 128 2 1 129 Dự phòng giảm giá đ/tư ngắn hạn 1 1 1 131 Phải thu của khách hàng 1 1 1 1311 PTKH: hoạt động SXKD 131 2 1 13111 PTKH: hoạt động SXKD 1311 3 1 1 13112 PTKH: hoạt động SXKD (USD) USD 1311 3 1 1 1 1312 PTKH: hoạt động đầu tư 131 2 1 13121 PTKH: hoạt động đầu tư 1312 3 1 1 13122 PTKH: hoạt động đầu tư (USD) USD 1312 3 1 1 1 1313 PTKH: hoạt động tài chính 131 2 1 13131 PTKH: H/động tài chính (VND) 1313 3 1 1 13132 PTKH: H/động tài chính (USD) USD 1313 3 1 1 1 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1 1 1331 Thuế GTGT ĐKT của HH,DV 133 2 13311 Thuế GTGT ĐKT của HH,DV 1331 3 1 13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 1331 3 1 13313 Thuế GTGT trả lại NCC, GGHM 1331 3 1 13314 Thuế GTGT được hoàn lại 1331 3 133141 Thuế GTGT đề nghị hoàn lại 13314 4 1 133142 Thuế GTGT thực tế được hoàn lại 13314 4 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 25
26. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 133 2 1 136 Phải thu nội bộ 1 1 1361 Phải thu nội bộ: Vốn Kd tại các đơn vị 136 2 1 1368 Phải thu nội bộ khác 136 2 1 138 Phải thu khác 1 1 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 138 2 1 1388 Phải thu khác 138 2 0 1 13881 Phải thu khác: HĐSXKD 1388 3 1 1 13882 Phải thu khác: HĐ đầu tư 1388 3 1 1 13883 Phải thu khác: HĐ tài chính 1388 3 1 1 139 Dự phòng phải thu khó đòi 1 1 1 141 Tạm ứng 1 1 1 1 142 Chi phí trả trước 1 1 1421 Chi phí trả trứơc 142 2 1 1422 Chi phí chờ kết chuyển 142 2 14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển 1422 3 1 14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển 1422 3 1 144 Thế chấp, ký cựơc, ký quỹ ngắn hạn 1 1 1 151 Hàng mua đang đi trên đừơng 1 1 1 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 1 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 152 2 1 1522 Vật liệu phụ 152 2 1 1523 Nhiên liệu 152 2 1 1524 Phụ tùng 152 2 1 1526 Thiết bị XDCB 152 2 1 1528 Vật liệu khác 152 2 1 153 Công cụ, dụng cụ 1 1 1531 Công cụ, dụng cụ 153 2 1 1532 Bao bì luân chuyển 153 2 1 1533 Đồ dùng cho thuê 153 2 1 154 Chi phí SXKD dở dang 1 1 154PXA Chi phí SXKD dở dang PXA 154 2 1 154PXB Chi phí SXKD dở dang PXB 154 2 1 155 Thành phẩm 1 1 1 156 Hàng hóa 1 1 1 157 Hàng gửi đi bán 1 1 1 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 26
27. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 161 Chi sự nghiệp 1 1 1611 Chi sự nghiệp: Năm trứơc 161 2 1 1612 Chi sự nghiệp: Năm nay 161 2 1 211 Tài sản cố định hữu hình 1 1 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 211 2 1 2113 Máy móc, thiết bị 211 2 1 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 211 2 1 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 211 2 1 2116 Cây lâu năm, súc vật l/v cho SP 211 2 1 2118 Tài sản cố định khác 211 2 1 212 TSCĐ thuê tài chính 1 1 1 213 TSCĐ vô hình 1 1 2131 Quyền sử dụng đất 213 2 1 2132 Quyền phát hành 213 2 1 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 213 2 1 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 213 2 1 2135 Phần mềm máy tính 213 2 1 2136 Giấy phép và giấy gp nhượng quyền 213 2 1 2138 TSCĐ vô hình khác 213 2 1 214 Hao mòn tài sản cố định 1 1 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 214 2 0 21412 Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc 214 3 1 21413 Hao mòn máy móc, thiết bị 214 3 1 21414 Hao mòn phương tiện vận tải 214 3 1 21415 Hao mòn dụng cụ, thiết bị quản lý 214 3 1 21416 Hao mòn CT, VN làm việc cho SP 214 3 1 21418 Hao mòn TSCĐ hữu hình khác 214 3 1 2142 Hao mòn TSCĐ đi thuê 214 2 1 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 214 2 1 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 1 1 2211 Đầu tư CK DH: Cổ phiếu 221 2 1 2212 Đầu tư CK DH: Trái phiếu 221 2 1 222 Góp vốn liên doanh 1 1 1 228 Đầu tư dài hạn khác 1 1 2281 Đầu tư dài hạn khác: chi tiết cho vay 228 2 1 2282 Đầu tư bất động sản 228 2 1 2283 Đầu tư góp vốn vào các đơn vị khác 228 2 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 27
28. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 1 1 1 241 Xây dựng cơ bản dở dang 1 1 2411 XDCB dở dang: Mua sắm TSCĐ 241 2 1 2412 XDCB dở dang: Xây dựng cơ bản 241 2 1 2413 XDCB dở dang: Sửa chữa lớn TSCĐ 241 2 1 242 Chi phí trả trước dài hạn 1 1 1 244 Ký quỹ, ký cựơc dài hạn 1 1 1 311 Vay ngắn hạn 1 1 3111 Vay ngắn hạn VNĐ 311 2 1 3112 Vay ngắn hạn Ngoại tệ USD 311 2 1 1 315 Nợ/vay dài hạn đến hạn trả 1 1 3151 Chi trả nợ gốc vay 315 2 1 3152 Trả nợ thuê tài chính 315 2 1 331 Phải trả cho người bán 1 1 1 3311 PTNB: hoạt động SXKD 331 2 1 33111 PTNB: hoạt động SXKD (VND) 3311 3 1 1 33112 PTNB: hoạt động SXKD (USD) USD 3311 3 1 1 1 3312 PTNB: hoạt động đầu tư 331 2 1 33121 PTNB: hoạt động đầu tư (VND) 3312 3 1 1 33122 PTNB: hoạt động đầu tư (USD) USD 3312 3 1 1 1 3313 PTNB: hoạt động tài chính 331 2 1 33131 PTNB: H/động tài chính (VND) 3313 3 1 1 33132 PTNB: H/động tài chính (USD) USD 3313 3 1 1 1 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1 1 3331 Thuế GTGT phải nộp 333 2 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 3331 3 1 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3331 3 1 33313 Thuế GTGT HBBTL, GGHB 3331 3 1 33314 Thuế GTGT đầu ra được giảm 3331 3 1 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 333 2 1 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 333 2 33331 Thuế xuất khẩu 3333 3 1 33332 Thuế nhập khẩu 3333 3 1 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 333 2 1 3335 Thu trên vốn 333 2 1 3336 Thuế tài nguyên 333 2 1 3337 Thuế nhà đất,tiền thuê đất 333 2 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 28
29. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 33371 Thuế nhà đất 3337 3 1 33372 Tiền thuê đất 3337 3 1 3338 Các loại thuế khác 333 2 1 3339 Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác 333 2 33391 Các khoản phụ thu 3339 3 1 33392 Các khoản phí, lệ phí 3339 3 1 33393 Các khoản phải nộp khác 3339 3 1 334 Phải trả công nhân viên 1 1 1 335 Chi phí phải trả 1 1 3351 Chi phí phải trả: phần lãi vay phải trả 335 2 1 3352 Chi phí phải trả khác 335 2 1 336 Phải trả nội bộ 1 1 1 337 Thanh toán theo tiến độ KH HĐ XD 1 1 1 338 Phải trả, phải nộp khác 1 1 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 338 2 1 3382 Kinh phí công đoàn 338 2 1 3383 Bảo hiểm xã hội 338 2 1 3384 Bảo hiểm y tế 338 2 1 3387 Doanh thu chưa thực hiện 338 2 1 3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 0 1 33881 Phải trả, phải nộp khác: HĐSXKD 3388 3 1 1 33882 Phải trả, phải nộp khác: HĐ đầu tư 3388 3 1 1 33883 Phải trả, phải nộp khác: HĐ tài chính 3388 3 1 1 341 Vay dài hạn 1 1 1 342 Nợ dài hạn 1 1 3421 Nợ dài hạn: nợ vay 342 2 1 3422 Nợ dài hạn: nợ thuê tài chính 342 2 1 343 Trái phiếu phát hành 1 1 3431 Mệnh giá trái phiếu 343 2 1 3432 Chiết khấu trái phiếu 343 2 1 3433 Phụ trội trái phiếu 343 2 1 344 Nhận ký quỹ, ký cựơc dài hạn 1 1 1 411 Nguồn vốn kinh doanh 1 1 1 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 1 1 1 413 Chênh lệch tỷ giá 1 1 1 414 Quỹ đầu tư phát triển 1 1 1 415 Quỹ dự phòng tài chính 1 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 29
30. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 421 Lãi chưa phân phối 1 1 4211 Lãi năm trước 421 2 1 4212 Lãi năm nay 421 2 1 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 1 1 4311 Quỹ khen thưởng 431 2 1 4312 Quỹ phúc lợi 431 2 1 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 431 2 1 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB 1 1 1 451 Quỹ quản lý của cấp trên 1 1 1 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 1 1 4611 Nguồn KP sự nghiệp: Năm trước 461 2 1 4612 Nguồn KP sự nghiệp: Năm nay 461 2 1 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 1 1 1 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 1 5111 Doanh thu bán hàng hóa 511 2 51111 Doanh thu bán hàng hóa: nội địa 5111 3 1 51112 Doanh thu bán hàng hoá: xuất khấu 5111 3 1 5112 Doanh thu bán thành phẩm 511 2 51121 Doanh thu bán thành phẩm: Nội địa 5112 3 1 51122 Doanh thu bán thành phẩm: xuất khẩu 5112 3 1 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 511 2 51131 Doanh thu bán dịch vụ: Nội địa 5113 3 1 51132 Doanh thu cung cấp dịch vụ: xuất khẩu 5113 3 1 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 511 2 51141 Doanh thu trợ giá: nội địa 5114 3 1 51142 Doanh thu trợ giá: xuất khẩu 5114 3 1 512 Doanh thu nội bộ 1 1 5121 Doanh thu bán hàng hóa nội bộ 512 2 1 5122 Doanh thu bán sản phẩm nội bộ 512 2 1 5123 Doanh thu dich vụ nội bộ 512 2 1 515 Doanh thu hoạt động tài chính 1 1 5151 Bán bất động sản đầu tư 515 2 1 5152 Lãi tiền cho vay, tiền gởi 515 2 1 5153 Chênh lệch lãi tỷ giá 515 2 1 5154 Cổ tức và lợi nhuận được chia 515 2 1 5155 Lãi do bán các loại chứng khoán 515 2 1 5156 Lãi bán ngoại tệ 515 2 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 30
31. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 5157 Lãi bán hàng trả chậm 515 2 1 5158 Chiết khấu thanh toán được hưởng 515 2 1 5159 Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại 515 2 1 521 Chiết khấu thương mại 1 1 5211 Chiết khấu hàng hoá 521 2 1 5212 Chiết khấu thành phẩm 521 2 1 5213 Chiết khấu dịch vụ 521 2 1 531 Hàng bán bị trả lại 1 1 5311 Hàng bán bị trả lại: Hàng hóa 531 2 1 5312 Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 531 2 1 5313 Hàng bán bị trả lại: Dịch vụ 531 2 1 532 Giảm giá hàng bán 1 1 5321 Giảm giá hàng bán: Hàng hoá 532 2 1 5322 Giảm giá hàng bán: Thành phẩm 532 2 1 5323 Giảm giá hàng bán: Dịch vụ 532 2 1 611 Mua hàng 1 1 6111 Mua nguyên vật liệu 611 2 1 6112 Mua hàng hóa 611 2 1 621 Chi phí NVL trực tiếp 1 1 621C Chi phí NVL trực tiếp chung 621 2 1 621PXA Chi phí NVL trực tiếp PXA 621 2 1 621PXB Chi phí NVL trực tiếp PXB 621 2 1 622 Chi phí nhân công trực tiếp 1 1 622C Chi phí nhân công trực tiếp chung 622 2 1 622PXA Chi phí nhân công trực tiếp PXA 622 2 1 622PXB Chi phí nhân công trực tiếp PXB 622 2 1 627 Chi phí sản xuất chung 1 1 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 627 2 6271C Chi phí nhân viên phân xưởng chung 6271 3 1 6271PXA Chi phí nhân viên phân xưởng PXA 6271 3 1 6271PXB Chi phí nhân viên phân xưởng PXB 6271 3 1 6272 Chi phí vật liệu 627 2 6272C Chi phí vật liệu chung 6272 3 1 6272PXA Chi phí vật liệu chung PXA 6272 3 1 6272PXB Chi phí vật liệu chung PXB 6272 3 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 31
32. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 6273 Chi phí công cụ dụng cụ 627 2 6273C Chi phí công cụ dụng cụ chung 6273 3 1 6273PXA Chi phí công cụ dụng cụ chung PXA 6273 3 1 6273PXB Chi phí công cụ dụng cụ chung PXB 6273 3 1 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 627 2 6274C Chi phí khấu hao TSCĐ chung 6274 3 1 6274PXA Chi phí khấu hao TSCĐ chung PXA 6274 3 1 6274PXB Chi phí khấu hao TSCĐ chung PXB 6274 3 1 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 627 2 6277C Chi phí dịch vụ mua ngoài chung 6277 3 1 6277PXA Chi phí dịch vụ mua ngoài PXA 6277 3 1 6277PXB Chi phí dịch vụ mua ngoài PXB 6277 3 1 6278 Chi phí bằng tiền khác 627 2 6278C Chi phí bằng tiền khác chung 6278 3 1 6278PXA Chi phí bằng tiền khác chung PXA 6278 3 1 6278PXB Chi phí bằng tiền khác chung PXB 6278 3 1 631 Giá thành sản xuất 1 1 1 632 Giá vốn hàng bán 1 1 1 635 Chi phí tài chính 1 1 6351 Chênh lệch lỗ tỷ giá 635 2 1 6352 Chi phí lãi vay 635 2 1 6353 Chi phí liên quan đến bán bất động sản 635 2 1 6354 Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại 635 2 1 6355 Lỗ do bán các loại chứng khoán 635 2 1 6356 Chi phí tài chính khác 635 2 1 641 Chi phí bán hàng 1 1 6411 Chi phí BH: Nhân viên 641 2 1 6412 Chi phí BH: Vật liệu, bao bì 641 2 1 6413 Chi phí BH: Dụng cụ, đồ dùng 641 2 1 6414 Chi phí BH: Khấu hao TSCĐ 641 2 1 6415 Chi phí BH: Bảo hành 641 2 1 6417 Chi Phí BH: DV Mua Ngoài 641 2 1 6418 Chi phí BH: Bằng tiền khác 641 2 1 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 32
33. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 6421 Chi phí nhân niên quản lý 642 2 1 6422 Chi phí vật liệu quản lý 642 2 1 6423 Chi phí qlý: Đồ dùng văn phòng 642 2 1 6424 Chi phí qlý: Khấu hao TSCĐ 642 2 1 6425 Chi phi qlý: Thuế, phí và lệ phí 642 2 1 6426 Chi phí qlý: Dự phòng 642 2 1 6427 Chi phí qlý: Dịch vụ mua ngoài 642 2 1 6428 Chi phí bằng tiền khác 642 2 1 711 Thu nhập khác 1 1 7111 Thu nhập khác: được thưởng, bồi thường 711 2 1 7112 Thu nhập khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ 711 2 1 7113 Thu nhập khác 711 2 1 811 Chi phí khác 1 1 8111 Chi phí khác: BT, BP và CP khác 811 2 1 8112 Chi phí khác: TL, NB TSCĐ 811 2 1 8113 Chi phí khác 811 2 1 911 Xác định kết quả kinh doanh 1 1 1 N001 Tài sản thuê ngoài 1 1 1 N002 Vtư h.hóa giữ hộ, nhận gia công 1 1 1 N003 Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi 1 1 1 N004 Nợ khó đòi đã xử lý 1 1 1 N007 Ngoại tệ các loại 1 1 1 N008 Hạn mức kinh phí 1 1 N0081 Hạn mức kinh phí thuộc N_Sách TW N008 2 1 N0082 Hạn mức kinh phí thuộc N_Sách ĐP N008 2 1 N009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 1 1 1 1.2.2 Danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá Phân nhóm 1: Theo loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm Phân nhóm 2: Theo nguồn gốc sản xuất Phân nhóm 3: Theo đặc điểm mặt hàng DANH MỤC PHÂN NHÓM VẬT TƯ, HÀNG HÓA Loại Mã Loại Mã Tên nhóm Tên nhóm nhóm nhóm nhóm nhóm 1 HH Hàng hoá 2 HQ Hàn Quốc 1 TP Thành phẩm 2 TQ Trung Quốc 1 CC Công cụ 2 N Nhật 1 NL Nhiên liệu 3 HDT Hàng điện tử Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 33
34. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1 PT Phụ tùng 3 HCK Hàng cơ khí 1 VLC Vật liệu 3 HDM Hàng dệt may 1 VLP Vật tư DANH MỤC VẬT TƯ, HÀNG HÓA, THÀNH PHẨM PP Mã TK TK TK TK tính Loại STT vật Tên vật tư ĐVT doanh vật giá vốn giá vật tư tư thu hbbtl tư HTK 1 VLC1 Vật liệu chính VLC1 Kg 1521 TB 21 2 VLC2 Vật liệu chính VLC2 Kg 1521 TB 21 3 VLC3 Vật liệu chính VLC3 Kg 1521 TB 21 4 VLC4 Vật liệu chính VLC4 Kg 1521 TB 21 5 VLC5 Vật liệu chính VLC5 Kg 1521 TB 21 6 VLP1 Vật liệu phụ VLP1 Kg 1522 TB 21 7 VLP2 Vật liệu phụ VLP2 Kg 1522 TB 21 8 VLP3 Vật liệu phụ VLP3 Kg 1522 TB 21 9 VLP4 Vật liệu phụ VLP4 Kg 1522 TB 21 10 VLP5 Vật liệu phụ VLP5 Kg 1522 TB 21 11 NL1 Nhiên liệu NL1 Lít 1523 TB 22 12 PT1 Phụ tùng PT1 Chiếc 1524 TB 22 13 CC1 Công cụ CC1 cái 1531 TB 22 14 CC2 Công cụ CC2 cái 1531 TB 22 15 SPA Sản phẩm SPA cái 155 632 5112 5312 TB 51 16 SPB Sản phẩm SPB cái 155 632 5112 5312 TB 51 17 SPC Sản phẩm SPC cái 155 632 5112 5312 TB 51 18 SPD Sản phẩm SPD cái 155 632 5112 5312 TB 51 19 H1 Hàng H1 Kg 156 632 5111 5311 NTXT 61 20 H2 Hàng H2 mét 156 632 5111 5311 NTXT 61 21 H3 Hàng H3 cái 156 632 5111 5311 NTXT 61 22 H5 Hàng H5 cái 156 632 5111 5311 NTXT 61 Mã vật tư Tên vật tư Phân nhóm 1 Phân nhóm 2 Phân nhóm 3 H1 Hàng H1 HH HQ HDT H2 Hàng H2 HH TQ HDM H3 Hàng H3 HH N HCK H5 Hàng H5 HH HQ HDM DANH MỤC KHO HÀNG Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 34
35. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Mã kho Tên kho KVLC Kho vật liệu chính KNL Kho nhiên liệu KCC Kho công cụ, dụng cụ, phụ tùng, vật liệu phụ KTP Kho thành phẩm KHH Kho hàng hoá KDLD1 Kho đại lý D1 KDLH1 Kho đại lý của khách hàng H1 KDLH3 Kho đại lý của khách hàng H3 1.2.3 Danh mục TSCĐ DANH MỤC LÝ DO TĂNG GIẢM TSCĐ Loại tăng giảm TS Mã tăng giảm TS Tên tăng giảm TS 1 (Tăng) MS Mua sắm 1 (Tăng) TĐ Trao đổi 2 (Giảm) NB Nhượng bán 2 (Giảm) TL Thanh lý DANH MỤC BỘ PHẬN SỬ DỤNG Mã bộ phận Tên bộ phận QL Bộ phận quản lý SX Bộ phận sản xuất DANH MỤC LOẠI TSCĐ Mã loại Tên loại L01 Nhà cửa, vật kiến trúc L02 Máy móc, thiết bị L03 Phương tiện vận tải, truyền dẫn Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 35
36. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng L04 Thiết bị, dụng cụ quản lý L05 Tài sản cố định hữu hình khác L06 Tài sản cố định vô hình DANH MỤC PHÂN NHÓM TSCĐ Kiểu phân nhóm Mã nhóm Tên nhóm 1 PN01 Tài sản cố định NG >20 triệu 1 PN02 Tài sản cố định NG <= 20 triệu DANH MỤC NGUỒN VỐN Mã nguồn Tên nguồn vốn N1 Ngân sách nhà nước N2 Vốn tự có N3 Nguồn vốn liên doanh N4 Nguồn vốn khác 1.2.4 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ DANH MỤC PHÂN NHÓM KHÁCH HÀNG 1 MB Miền Bắc 1 MT Miền Trung 1 MN Miền Nam 2 HN Hà Nội 2 ĐN Thành phố Đà Nẵng 2 TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh 2 QNGAI Quãng Ngãi 2 CANTHO TP Cần Thơ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 36
37. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CHƯƠNG III CẬP NHẬT CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG DOANH NGHIỆP MỤC TIÊU • Nhận diện rõ sự khác nhau cơ bản khi thực hiện công tác hạch toán trên máy và kế toán thủ công • Tăng cường khả năng hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ của từng phân hệ kế toán và các thao tác trên các phần mềm kế toán nhằm thực hiện công tác hạch toán tại các doanh nghiệp • Giúp sinh viên thực hành thành thạo phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp SỐ TIẾT: 15 I. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả I.1 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào. - Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp. - Cập nhật các phiếu nhập: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ. - Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. - Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ. - Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 39
38. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Chøng tõ Ho¸ ®¬n mua hµng Px tr¶ l¹i nhµ cung cÊp Chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c Bót to¸n bï trõ c«ng nî Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n c¸c ph©n hÖ kh¸c Mua hµng vµ KÕ to¸n hµng tån kho TiÒn mÆt, tiÒn göi c«ng nî ph¶i tr¶ KÕ to¸n tæng hîp B¸o c¸o B¸o c¸o vÒ hµng nhËp mua Sæ chi tiÕt c«ng nî B¶ng tæng hîp c«ng nî B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n I.2 Trình tự cập nhật nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả V Cập nhật chứng từ đầu vào Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả có các loại chứng từ đầu vào sau: - Phiếu nhập mua hàng - Phiếu nhập khẩu - Phiếu nhập chi phí mua hàng - Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp - Phiếu nhập xuất thẳng - Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) - Phiếu thanh toán tạm ứng - Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ. - Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp và/hoặc khách hàng. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 40
39. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng V Cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu - Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. - Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế. - Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho. V Cách thức cập nhật chi phí mua hàng: liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng. - Chi phí mua hàng được tính riêng và cộng vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng. - Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý muốn. - Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. - Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng V Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp - Khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật nghiệp vụ vào phiếu xuất trả lại nhà cung cấp tại phân hệ "Mua hàng và công nợ phải trả". - Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. V Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau: - Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất mà không thông qua kho. Trường hợp này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp. - Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng - Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra phiếu xuất. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 41
40. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ - Việc cập nhật hóa đơn dịch vụ tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. V Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật tương tự như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí. V Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau: - Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác ngoài việc mua hàng hóa, dịch vụ thông thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ). - Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa các khoản nợ (loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn). - Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công nợ mua hàng phải trả cho nhà cung cấp. - Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp. - Các trường hợp điều chỉnh khác - Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải trả nên cần chú ý cập nhật các tài khoản ghi nợ, ghi có phù hợp. - Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công nợ phải trả thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ phải trả và tài khoản ghi có – tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo tỷ giá của phiếu chi (hoặc giấy báo nợ/UNC) được ghi nhận khi ứng trước cho nhà cung cấp. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá ghi nhận ứng trước cho nhà cung cấp. V Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa 1 nhà cung cấp và một khách hàng. Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ. - Song song với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và nhà cung cấp ở phân hệ kế toán tổng hợp, việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện, nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào cuối kỳ. V Các thông tin của phiếu nhập mua hàng Màn hình nhập liệu của phiếu nhập mua hàng: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 42
41. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng II. Kế toán TSCĐ II.1 Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ - Ghi chép, tổng hơp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với mức hao mòn TSCĐ và theo đúng chế độ quy định. - Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc thao dở làm tăng hoặc giảm nguyên giá TSCĐ cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ II.2 Hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ II.2.1 Hạch toán tăng TSCĐ TSCĐ trong doanh nghiệp tăng có thể do các nguyên nhân: mua sắm, xây dựng mới, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, được tặng, biếu hoặc thừa phát hiện khi kiểm kê. Chứng từ, thủ tục hạch toán tăng TSCĐ TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” (Mẫu 01-TSCĐ) cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 43
42. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Đối với TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc do cùng một đơn vị chuyển giao có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Bộ hồ sơ này gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác liên quan. Hồ sơ TSCĐ được lập thành hai bộ: một lưu ở phòng kỹ thuật, một ở phòng kế toán. Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ TSCĐ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất (Mẫu 02-TSCĐ). Thẻ TSCĐ lập thành hai bản. Bản chính để tại phòng kế toán để theo dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Bản sao được giao cho bộ phận sử dụng TSCĐ giữ. Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển, cho từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển. Thẻ TSCĐ sau khi lập xong phải được sắp xếp, bảo quản trong hòm thẻ TSCĐ và giao cho cán bộ kế toán TSCĐ giữ và ghi chép theo dõi. Căn cứ vào đặc trưng của TSCĐ, đặc điểm phân loại TSCĐ của đơn vị và yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ hiện có, TSCĐ tăng giảm trong kỳ để tiến hành mở sổ kế toán chi tiết TSCĐ. + Trường hợp đơn vị có ít loại TSCĐ và công dụng của TSCĐ có tính chất đặc thù theo nơi sử dụng thì chỉ cần mở sổ chi tiết theo dõi đối tượng ghi TSCĐ kết hợp nơi sử dụng TSCĐ. Nội dung của sổ chi tiết gồm có: - Phần ghi tăng: cần có các yếu tố định tính như chứng từ, diễn giải nước sản xuất, thời gian sử dụng; các yếu tố định lượng như nguyên giá. - Phần ghi giảm: cần phải ghi các yếu tố định tính như lý do giảm, các yếu tố định lượng như nguyên giá, giá trị đã hao mòn. - Phần khấu hao: có các yếu tố như tỷ lệ khấu hao năm, khấu hao kũy kế. Việc ghi chi tiết vào sổ TSCĐ là ghi đơn nhằm mục đích theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của TSCĐ. V Phần hành kế toán TSCĐ trên máy đảm bảo thực hiện đầy đủ nhiệm vụ trên, theo dõi sự biến động cả về mặt số lượng và giá trị TSCĐ. Các loại chứng từ dùng hạch toán TSCĐ tương tự như kế toán thủ công. Tuy nhiên, quá trình ghi chép xử lý (tính toán, tổng hợp số liệu) được thực hiện một cách tự động trên máy với nguyên tắc lưu trữ một lần. Khi tiến hành công tác kế toán trên máy, trước hết kế toán TSCĐ phải tự thiết lập các tài khoản để mã hoá các đối tượng kế toán: tài sản cố định hữu hình (TK 211), hao mòn TSCĐ (TK 214), tương ứng với việc mở trang sổ tổng hợp theo dõi biến động TSCĐ hữu hình, hao mòn TSCĐ, Trước khi tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ, kế toán đăng ký danh mục TSCĐ cần theo dõi. Điều này tương ứng với việc mở thẻ tài sản cố định trong kế toán thủ công nhằm theo dõi chi tiết biến động từng loại TSCĐ. Thông thường phần việc này được thực hiện trước khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. Tuy nhiên, kế toán có thể sửa chữa nội dung đã được mã hoá trong bảng mã tài khoản, danh mục TSCĐ theo yêu cầu sử dụng, phù hợp hơn với điều kiện thực tế. Tiếp đến, kế toán TSCĐ căn cứ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 44
43. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng vào bộ chứng từ theo quy định để cập nhật số liệu vào máy thông qua một phiếu kế toán. Với kế toán máy chỉ cần vào một chứng từ liên quan đến hai hay nhiều tài khoản liên quan, khi đó máy sẽ tự tách chứng từ để ghi vào các loại sổ tương ứng. II.2.2 Hạch toán giảm TSCĐ TSCĐ trong doanh nghiệp có thể giảm do các nguyên nhân: nhượng bán, thanh lý TSCĐ, đem góp vốn liên doanh, trả lại cho các đơn vị tham gia liên doanh, phát hiện thiếu khi kiểm kê, chuyển thành công cụ, dụng cụ Chứng từ, thủ tục và hạch toán chi tiết giảm TSCĐ Chứng từ hạch toán giảm TSCĐ bao gồm: Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu 03-TSCĐ), quyết định và biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán TSCĐ Khi hạch toán giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục quy định đối với từng trường hợp cụ thể. Hạch toán chi tiết giảm TSCĐ cũng phải ghi sổ, thẻ TSCĐ tương tự như trường hợp hạch toán tăng TSCĐ. Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ hữu hình + Hạch toán nhượng bán, thanh lý TSCĐ - Trường hợp TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh: Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp có quyền chủ động nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ để thu hồi vốn sử dụng cho mục đích kinh doanh có hiệu quả hơn. TSCĐ thanh lý là những TSCĐ đã lạc hậu, không thể nhượng bán được hoặc bị hư hỏng không có khả năng phục hồi. Khi nhượng bán TSCĐ, doanh nghiệp phải lập hội đồng để xác định giá bán TSCĐ và tổ chức nhượng bán TSCĐ theo các quy định hiện hành. Đối với thanh lý TSCĐ, đơn vị phải lập Hội đồng thanh lý để xác định giá trị thu hồi khi thanh lý và phải lập biên bản thanh lý. Theo quy định hiện hành, các chi phí liên quan đến nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ (bao gồm cả giá trị còn lại của TSCĐ nhượng bán, thanh lý) và số tiền thu do nhượng bán, thanh lý TSCĐ được hạch toán vào chi phí và thu nhập khác của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT trên thu nhập nhượng bán, thanh lý TSCĐ. - Trường hơp TSCĐ dùng cho nhu cầu văn hoá, phúc lợi: Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động phúc lợi theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị phải làm đầy đủ thủ tục cần thiết. V Khi tiến hành công tác kế toán trên máy, trước hết kế toán TSCĐ phải tự thiết lập các tài khoản để mã hoá các đối tượng kế toán: tài sản cố định hữu hình (TK 211), hao mòn TSCĐ (TK 214), tương ứng với việc mở trang sổ tổng hợp theo dõi biến động TSCĐ hữu hình, hao mòn TSCĐ, III. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm III.1 Các trường hợp tính giá thành - Giá thành công trình xây lắp (các danh mục từ điển liên quan, các nguyên tắc tính giá thành công trình xây lắp). - Giá thành sản phẩm sản xuất liên tục (các danh mục từ điển liên quan, các nguyên tắc tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục) - Giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng (các danh mục từ điển liên quan, các nguyên tắc tính giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng) III.2 Kế toán chi phí & tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục III.2.1 Nhiệm vụ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ: Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 45
44. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng + Căn cứ đặc điểm tính chất quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm sản phẩm và đơn vị tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp để xác định đối tượng và phương pháp tính giá thành thích hợp. + Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi chi phí thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất sản phẩm. Tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính toán chính xác, kịp thời giá thành và giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm, công việc, lao vụ, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Xác định kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của các phân xưởng, bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp Trong kỳ, khi phát sinh chi phí liên quan đến khoản mục nào, kế toán dùng các tài khoản tương ứng để hạch toán. Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Khi các chi phí như tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương của nhân công tham gia sản xuất phát sinh, kế toán sử dụng TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp để hạch toán. TK 627- chi phí sản xuất chung dùng để tập hợp chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng, những chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình chế tạo sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ III.2.2 Khai báo các thông tin để tính giá thành sản phẩm Khai báo Cách cập nhật 1.A. DANH MỤC TỪ ĐIỂN BỘ PHẬN HẠCH Chọn “Hệ thống\ Danh mục từ điển và TOÁN (dây chuyền, bộ phận sản xuất) tham số tuỳ chọn\ Danh mục bộ phận Mã BPHT Tên BPHT hạch toán” PXA Phân xưởng A PXB Phân xưởng B 2.A. DANH MỤC PHÂN NHÓM YẾU TỐ Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai CHI PHÍ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản Mã nhóm Tên nhóm YTCP phẩm sản xuất liên tục\ Danh mục phân YTCP nhóm yếu tố chi phí tính giá thành sản 01 Chi phí NVL phẩm” 02 Chi phí nhân công 03 Chi phí sản xuất chung 3.A. DANH MỤC YẾU TỐ CHI PHÍ TÍNH Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai GIÁ THÀNH SẢN PHẨM báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản Mã YTCP Tên M ã nhóm TK Nợ phẩm sản xuất liên tục\ Danh mục yếu YTCP YTCP tố chi phí tính giá thành sản phẩm” ANVL CP NVL 01 621 PXA PXA ANCONG CP NC 02 622 PXA PXA ACPC1 CP NV 03 627 PXA PXA 4.A. NHẬP ĐỊNH MỨC NVL (Chi tiết cho từng Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai PX, chi tiết đến từng sản phẩm) PXA- SPA báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 46
45. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Mã NVL định mức kế hoạch VLC1 10 VLC2 10 VLP1 10 CLP2 10 5.A. KHAI BÁO TK PHÂN BỔ THEO HỆ Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai THỐNG báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản Mục đích: Nhập hệ số dùng để phân bổ CP nhân phẩm sản xuất liên tục\ Khai báo TK công 622PXA hay chi phí chung phân bổ theo hệ số” 627xPXA cho các sản phẩm SPA và SPB trong PXA từ bàn phím Mã BPHT: PXA TK có: 622 PXA (CPNC trực tiếp PXA) (Tương tự: 6271PXA, 6272PXA,6273 PXA, 6274PXA, 6277PXA, 6278PXA) TK Nợ Mã SP Hệ Số 154PXA SPA 1200 154PXB SPB 1300 6.A. KHAI BÁO TK PHÂN BỔ THEO NVL Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản phẩm sản xuất liên tục\ Khai báo TK phân bổ theo NVL” III.2.3 Cập nhật thông tin đầu kỳ (số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ) Thông tin cần cập nhật Cách thực hiện 1.B. SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM DỞ DANG Chọn “KT Chi phí và tính giá thành\ Khai ĐẦU KỲ báo sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản phẩm Khai báo năm:2005 sản xuất liên tục\ Cập nhật số lượng sản Yêu cầu: Chi tiết đến từng BPHT, chi tiết phẩm dở dang đầu kỳ” đến từng SP Chú ý: Vẫn phải cập nhật số dư đầu kỳ của BPHT Mã SP SL dd Tiền dd các TK 154PXA và 154PXB theo danh PXA SPA 500 22500000 mụcTK PXB SPB 200 15000000 2.B. CẬP NHẬT NVL DỞ DANG ĐẦU Chọn: KT Chi phí và tính giá thành\Khai báo KỲ sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản phảm Khai báo năm:2005 sãnuất liên tục\ Cập nhật NVL dở dang đầu Yêu cầu: Chi tiết đến từng BPHT, chi tiết kỳ” đến từng SP, Chi tiết đến từng loại NVL Chú ý: Vẫn phải cập nhật số dư đầu kỳ của BPHT Mã SP Mã NVL Tiền dở dang các TK 152x theo danh mục TK PXA SPA VLC1 5000000 PXA SPA VLC2 10000000 PXA SPA VLP1 2500000 PXA SPA VLP2 5000000 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 47
46. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 3.B. SẢN PHẨM DỞ DANG ĐẦU KỲ Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai báo THEO YẾU TỐ CHI PHÍ sản phẩm và dở dang đầu kỳ sản phẩm sản Khai báo năm: 2005 xuất liên tục\ Cập nhật sản phẩm dở dang Yêu cầu: Chi tiết đến từng BPHT, chi tiết đầu kỳ theo yếu tố chi phí” đến từng SP, chi tiết đến từng yếu tố chi phí BPHT Mã SP Mã yếu tố CP Tiền PXA SPA ANVL 22500000 PXB SPB ANVL 15000000 III.2.4 Quy trình tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục Công việc cần thực hiện Cách thực hiện 1.C. CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM DỞ Chọn “Chi phí và tính giá thành\ DANG CUỐI KỲ Tính giá thành sản phẩm sản xuất Khai báo tháng: 1; Năm:2005 liên tục\ Cập nhật số lượng sản Yêu cầu: Chi tiết đến từng BPHT, chi tiết đến từng SP phẩm dở dang cuối kỳ” BPHT MA SP SLDD Tiền DD Chú ý: SL SP dở dang cuối kỳ PXA SPA 250 11250000 được đánh giá theo tỷ lệ hoàn thành PXA SPB 180 13500000 là 100% 2.C. CẬP NHẬT NVL DỞ DANG CUỐI KỲ Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai báo năm: 2005 Khai báo sản phẩm và dở Yêu cầu: Chi tiết đến từng BPHT, chi tiết đến từng dangdaauf kỳ sảnphẩm sản xuất SP, chi tiết đến từng loại NVL liên tục\ Cập nhật NVL dở dang BPHT Mã SP Mã NVL Tiền dở dang cuối kỳ” PXA SPA VLC1 xxxxxxx PXA SPA VLC2 xxxxxxx PXA SPA VLP1 xxxxxxx PXA SPA VLP2 xxxxxxx 3.C. TÍNH VÀ ÁP GIÁ XUÁT KHO NVL, CC DC Chọn “Kế toán hàng tồn kho\ cập Mục đích: Tập hợp CP NVL, CP sản xuất chung nhật số liệu\ Tính giá trung bình” Chú ý: Để lên bảng giá trung bình của 1 tháng chọn “Kế toán hàng tồn kho\ Báo cáo hàng tồn kho\ Bảng giá TB tháng” 4.C. KẾT CHUYỂN CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP Dùng bút toán KC tự động trong (621->154) phân hệ KT tổng hợp. 5.C. TÍNH SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM SẢN XUẤT Chọn “Chi phí và tính giá thành\ TRONG KỲ Tính giá thành sản phẩm sản xuất Mục đích: Làm cơ sở tính số lượng sản phẩm sản xuất liên tục\ Tính số lượng sản phẩm trong kỳ (dùng làm hệ số phân bổ CPNVL cho các sản nhập kho trong kỳ” (Tổng hợp từ phẩm bên cạnh định mức NVL dành cho mỗi sản các phiếu nhập kho TP) phẩm đó) (SL-sx=SL-ck+SL-nk-SL-dk) Khai báo tháng, năm và BPHT cho các sản phẩm cần tính SLSP nhập kho Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 48
47. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Ma - SL- SL- SL- SL-nk SP dk sx ck SPA 500 1250 250 1500 (1.b) (1.c) (Phiếu nhập kho TP) 6.C. TẬP HỢP VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ NVL Chọn “Chi phí và tính giá thành\ Khai báo tháng, năm, và BPHT cho các sản phẩm cần Tính giá thành sản phảm sản xuất phân bổ CP NVL liên tục\ Tổng hợp và phân bổ chi phí NVL” Mục đích: Phân bổ CP NVL (chi tiết đến từng loại NVL) cho các sản phẩm trong PXA làm cơ sở tính tổng CP NVL cho từng loại sản phẩm. Ví dụ chi phí VLC2 cho 2 sản phẩm SPA và SPB của PXA là 48600000 sau khi phân bổ SPA: 25000000; SPB:23600000 7.C. PHÂN BỔ CHI PHÍ NHÂN CÔNG VÀ CHI Chọn “Chi phí và tính giá thành\ PHÍ CHUNG Tính giá thành sản phẩm sản xuất Mục đích: Phân bổ CP nhân công (622PXA) và CP liên tục\ Phân bổ chi phí theo hệ số chung (627xPXA) cho các sản phẩm trong PXA theo NVL” hệ số phân bổ CP nhân công CP chung được khai báo trước đo (5.a) 8.C. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Chọn “KT Chi phí và tính giá Khai báo tháng, năm và BPHT cho các sản phẩm cần thành\ Tính giá thành sản phẩm sản tính giá thành xuất liên tục\ tính giá thành sản Mục đích: Tính giá thành đơn vị sản phẩm sau khi xác phẩm” định tổng giá thành SP hoàn thành trong kỳ và số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ. 9.C. CẬP NHẬT PHIẾU CHO CÁC PHIẾU Chọn “KT Chi phí và tính giá NHẬP KHO THÀNH PHẨM thành\ Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục\ Cập nhật giá cho các Mục đích: Áp giá thành phẩm tính được ở 8.C vào phiếu nhập kho thành phẩm” đơn giá nhập thành phẩm trong các phiếu nhập kho thành phẩm đã cập nhật trước đó mà mục đơn giá nhập kho còn tạm để trống. 10.C. CẬP NHẬT GIÁ CHO CÁC PHIẾU XUẤT Chọn “Hàng tồn kho\ Cập nhật số KHO THÀNH PHẨM (GIÁ TRUNG BÌNH TB) liệu\ Tính giá trung bình” IV Kế toán bán hàng và công nợ phải thu IV.1 Nhiệm vụ - Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ. - Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá. - Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại. - Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 49
48. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ. - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. - Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng. - Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. - Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng. - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Chøng tõ Ho¸ ®¬n b¸n hµng PhiÕu nhËp hµng bÞ tr¶ l¹i Chøng tõ ph¶i thu kh¸c Bót to¸n bï trõ c«ng nî Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n c¸c ph©n hÖ kh¸c B¸n hµng vµ KÕ to¸n tæng hîp TiÒn mÆt, tiÒn göi c«ng nî ph¶i thu KÕ to¸n tæng hîp B¸o c¸o B¸o c¸o b¸n hµng Sæ chi tiÕt c«ng nî B¶ng tæng hîp c«ng nî B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n ân loại ầu vào IV.2 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu V Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này lại chia thành 2 loại: hóa đơn bán hàng cho khách và hóa đơn bán hàng nội bộ. Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần lưu ý các vấn đề sau: - Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn). - Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 50
49. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. - Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. - Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. - Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. - Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng theo nhiều tỷ lệ chiết khấu khác nhau. V Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng, số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó. Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên. V Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn: Nếu doanh nghiệp có theo dõi thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, chứng từ này được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn”. V Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại: Trường hợp khách hàng trả lại hàng hoá, dịch vụ đã mua thì số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hàng hóa, dịch vụ bị trả lại". V Hóa đơn giảm giá: Trong một số trường hợp, hàng hóa bán ra hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng không đảm bảo yêu cầu về một vấn đề nào đó, doanh nghiệp phải giảm giá cho khách hàng. Khi nghiệp vụ này phát sinh, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn giảm giá cho khách hàng, các chứng từ này được cập nhật tại menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn giảm giá”. Thuế GTGT đầu ra trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. V Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng Chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi chọn một mặt hàng, chương trình tự động gán giá vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 51
50. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng. Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp. Fast Accounting cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào. Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh, người sử dụng phải tự cập nhật giá vốn. Chương trình cho phép chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập. Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng, trung bình di động hoặc nhập trước xuất trước, giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất bán. Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng cho khách trong kỳ nhưng xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Lúc này, khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn ta làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (xem khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty, sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty. V. Kế toán vốn bằng tiền V.1 Nhiệm vụ Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng, có thể gọi đó là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp. Đây là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nên đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ tránh thất thoát, gian lận. Vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp. Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ: - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng hoặc giảm hằng ngày của tiền mặt tại quỹ, tiền gởi ngân hàng, Hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thoả thuận giữa ngân hàng và doanh nghiệp. Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ sách kế toán và số thực tế tại quỹ để xử lý kịp thời những sai sót. - Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt, tiền gởi ngân hàng (TGNH), quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý. Khuyến khích việc thanh toán không dùng tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh nghiệp với số dư ở ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. Chứng từ kế toán được sử dụng là: các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thanh toán, bảng kiểm kê quỹ Các loại sổ sách kế toán liên quan đến phần hành kế toán vốn bằng tiền là sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gởi ngân hàng Một phần mềm kế toán được lập trình đảm bảo cho kế toán vốn bằng tiền hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ trên, các loại chứng từ dùng để hạch toán tương tự như kế toán thủ công. Tuy nhiên, toàn bộ quá trình nhập, lưu trữ và xử lý các chứng từ được thực hiện thông qua máy vi tính. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 52