Bài giảng Kế toán hành chính nhân sự

53 trang vanle 3260

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán hành chính nhân sự", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ke_toan_hanh_chinh_nhan_su.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kế toán hành chính nhân sự

LỜI NÓI ĐẦU Kế toán Hành chính – Sự nghiệp (HCSN) là một bộ phận cấu thành của Hệ thống Kế toán Nhà nước và là một môn học thuộc chuyên ngành kế toán. Chính vì vậy, tập bài giảng Kế toán Hành chính Sự nghiệp được biên soạn nhằm phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên ngành Kế toán – Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc. Tập bài giảng cung cấp những kiến thức cơ bản về hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN, giúp sinh viên và bạn đọc nắm vững và vận dụng tốt các quy định của chế độ kế toán HCSN vào công tác thực tế. Căn cứ vào Quyết định số 19 ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành Hệ thống Chế độ Kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN trong phạm vi cả nước các tác giả đã biên soạn tập bài giảng gồm 7 chương sau: Chương 1: Nhiệm vụ và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN Chương 2: Kế toán tiền và vật tư, sản phẩm – hàng hóa. Chương 3: Kế toán tài sản cố định. Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán. Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí và các khoản thu. Chương 6: Kế toán các khoản chi trong đơn vị HCSN. Chương 7: Báo cáo tài chính. Để tạo điều kiện cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên, các tác giả đã kết cấu mỗi chương trong giáo trình theo một trình tự hệ thống: - Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản, nội dung trình tự, nguyên tắc, phương pháp kế toán, và ví dụ minh họa đối với từng phần hành kế toán - Tóm tắt nội dung chủ yếu của chương và các câu hỏi ôn tập Tham gia biên soạn và sửa chữa, bổ sung “Tập bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp” lần này gồm các tác giả: 1. CN. Lê Hồng Thanh: Biên soạn chương 2, chương 3, chương 5, chương 6. 2. CN. Triệu Thị Thủy: Biên soạn chương 1, chương 4, chương 7. Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc xin chân thành cảm ơn các độc giả đã tham gia góp nhiều ý kiến quý báu, cần thiết cho việc hoàn thiện tập bài giảng trong lần xuất bản này. Tập thể tác giả 1
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC .2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 5 Chương 1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ 1 TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN 7 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN 8 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN 8 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 8 1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN 8 1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 9 1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán 9 Chương 2. KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ, SẢN PHẨM – HÀNG HÓA 21 2.1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 21 2.1.1. Nguyên tắc kế toán các loại tiền 21 2.1.2. Kế toán quỹ tiền mặt 21 2.1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 24 2.2. KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ 26 2.2.1. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ 26 2.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ 26 2.2.3. Kế toán nhập, xuất vật liệu, dụng cụ 28 2.3. KẾ TOÁN SẢN PHẨM, HÀNG HÓA 30 2.3.1. Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá 30 2.3.2. Tính giá thành sản phẩm, hàng hoá 30 2.3.3. Kế toán sản phẩm, hàng hoá 31 Chương 3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 36 3.1. ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ TSCĐ 36 3.1.1. Đặc điểm của TSCĐ 36 3.1.2. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ 36 3.1.3. Phân loại TSCĐ 36 3.1.4. Đánh giá TSCĐ 37 3.1.5. Kế toán tăng giảm TSCĐ 38 3.2. KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ 44 3.2.1. Một số vấn đề chung về kế toán hao mòn TSCĐ 44 3.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng 45 3.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng 45 3.2.4. Phương pháp hạch toán 45 3.3. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG 46 3.3.1. Nội dung chi phí đầu tư xây dựng cơ bản 46 3.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng 46 3.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng 47 3.3.4. Phương pháp hạch toán 47 Chương 4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 54 4.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 54 4.1.1. Khái niệm 54 4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán 54 4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán 54 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 55 2
4.2.1. Nội dung các khoản phải thu 55 4.2.2. Nhiệm vụ kế toán 55 4.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng 55 4.2.4. Tài khoản kế toán sử dụng 56 4.2.5. Phương pháp hạch toán 56 4.3. KẾ TOÁN TẠM ỨNG 58 4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý 58 4.3.2. Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng 59 4.3.3. Chứng từ kế toán sử dụng 59 4.3.4. Tài khoản sử dụng 59 4.3.5. Phương pháp kế toán 59 4.4. KẾ TOÁN KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI 60 4.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng 60 4.4.2. Tài khoản sử dụng 60 4.4.3. Phương pháp hạch toán 60 4.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ 61 4.5.1. Nội dung các khoản phải trả 61 4.5.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả 61 4.5.3. Kế toán các khoản phải trả 61 4.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC 63 4.6.1. Những quy định kế toán phải nộp cho nhà nước 63 4.6.2. Chứng từ kế toán sử dụng 64 4.6.3. Tài khoản kế toán sử dụng 64 4.6.4. Phương pháp hạch toán 64 4.7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC, CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG 67 4.7.1. Kế toán các khoản phải trả viên chức 67 4.7.2. Kế toán các khoản phải trả cho các đối tượng khác 68 4.7.3. Kế toán các khoản phải nộp theo lương 69 Chương 5. KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THU 74 5.1. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG 74 5.1.1. Nội dung kế toán nguồn KPHĐ 74 5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng 74 5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng 74 5.1.4. Phương pháp kế toán 75 5.2. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN 77 5.2.1. Nội dung nguồn KPDA 77 5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng 77 5.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng 77 5.2.4. Phương pháp hạch toán 78 5.3. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN 79 5.3.1. Nguồn hình thành quỹ cơ quan 79 5.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng 79 5.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng 80 5.3.4. Phương pháp hạch toán 80 5.4. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN 81 5.4.1. Nguồn hình thành nguồn KP đầu tư XDCB 81 5.4.2. Chứng từ kế toán sử dụng 81 5.4.3. Tài khoản kế toán sử dụng 81 5.4.4. Phương pháp hạch toán 82 5.5. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI CHƯA XỬ LÝ 83 5.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng 83 3
5.5.2. Phương pháp hạch toán 84 5.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 85 5.6.1. Nội dung các khoản thu 85 5.6.2. Nhiệm vụ của kế toán 85 5.6.3. Chứng từ kế toán sử dụng 85 5.6.4. Tài khoản kế toán sử dụng 85 5.6.5. Phương pháp kế toán 85 Chương 6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI TRONG ĐƠN VỊ HCSN 90 6.1. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 90 6.1.1. Nguyên tắc chi hoạt động sản xuất kinh doanh 90 6.1.2. Phương pháp kế toán 90 6.2. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG 92 6.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng 92 6.2.2. Tài khoản sử dụng 92 6.2.3. Phương pháp kế toán 93 6.3. KẾ TOÁN CHI DỰ ÁN 94 6.3.1. Tài khoản sử dụng 94 6.3.2. Phương pháp hạch toán 94 Chương 7. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 100 7.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM, THỜI HẠN LẬP VÀ NỘP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 100 7.1.1 Mục đích, nội dung của việc lập 100 7.1.2. Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi 101 7.2. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 103 7.2.1. Bảng cân đối tài khoản 103 7.2.2. Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng 104 7.2.3. Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ 105 7.2.4. Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu 106 7.2.5. Thuyết minh báo cáo tài chính 108 4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TSCĐ : Tài sản cố định HCSN : Hành chính sự nghiệp TK : Tài khoản TSCĐHH : Tài sản cố định hữu hình TSCĐVH : Tài sản cố định vô hình SXKD : Sản xuất kinh doanh HĐTX : Hoạt động thường xuyên KP : Kinh phí NSNN : Ngân sách nhà nước ĐV : Đơn vị BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế KPCĐ : Kinh phí công đoàn BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp CNV : Công nhân viên BH : Bảo hiểm XDCB : Xây dựng cơ bản KPHĐ : Kinh phí hoạt động KPDA : Kinh phí dự án DTKP : Dự toán kinh phí BCTC : Báo cáo tài chính ĐVT : Đơn vị tính BCTC : Báo cáo tài chính GTGT : Giá trị gia tăng TGNH : Tiền gửi ngân hàng TTĐB : Tiêu thụ đặc biệt NK : Nhập khẩu TT : Thực tế VL, DC : Vật liệu, dụng cụ TK : Trong kỳ ĐK : Đầu kỳ NVL : Nguyên vật liệu VND : Việt Nam đồng ĐĐH : Đơn đặt hàng 5
Chương 1 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu: - Giúp người đọc khái quát hóa, hệ thống hóa những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành. - Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và bảng biểu kế toán theo chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị HCSN. 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN a. Khái niệm Đơn vị HCSN là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ, tài trợ, biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao. Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như chủ động trong việc chi tiêu các đơn vị HCSN phải lập dự toán. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia ra các đơn vị dự toán thành các loại sau: Các cơ quan quản lý Nhà nước: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban, Ngành Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị, xã hội Các cơ quan an ninh, quốc phòng. b. Đặc điểm của đơn vị HCSN Hoạt động của đơn vị HCSN rất phong phú, đa dạng và phức tạp, các khoản chi cho hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, kinh phí này thường không hoàn lại. Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau: + Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 7
+ Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả sản xuất – kinh doanh tại đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị, dự toán thu – chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN Để đáp ứng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN Trong đơn vị có các công việc kế toán bao gồm: Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, chứng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Kế toán vật tư, tài sản: + Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm – hàng hoá của đơn vị. + Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tại đơn vị. Kế toán thanh toán: + Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị. + Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công nhân viên chức và các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp. 8
Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn KPDA, kinh phí khác và các loại vốn quỹ của đơn vị. Kế toán các khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp kịp thời các khoản thu khác vào ngân sách, hoặc cấp trên. Kế toán các khoản chi: + Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình dự án, chi theo ĐĐH nhà nước được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó. + Phản ánh chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh khác, trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị: Trong từng phần công việc trên, công tác kế toán được tiến hành qua các khâu. Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Riêng khâu ghi sổ kế toán lại tiến hành theo hai nội dung: + Kế toán tổng hợp + Kế toán chi tiết 1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN Tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị HCSN phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu: Phải phù hợp với chính sách chế độ do Nhà nước quy định. Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết kiệm chi phí trong hạch toán, kế toán. Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị. Phải phù hợp với trình độ, tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán. 1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán a. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán HCSN và nội dung hoạt động kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động kinh tế quy định cụ thể việc sử dụng mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ và trình tự luân chuyển từng loại chứng từ một cách khoa học – hợp lý. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định. b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị. Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. 9
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN HCSN SỐ HIỆU PHẠM VI STT TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ TK ÁP DỤNG LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu cầu quản 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết 1551 Sản phẩm động SX, KD theo sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 10
12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, khấu trừ thuế dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn Bảo hiểm thất nghiệp 3324 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Chi tiết Phải trả các đối tượng khác theo từng đối tượng 11
21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Các đơn vị Chi tiết Kinh phí cấp cho cấp dưới cấp trên cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD theo từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Đơn vị có đơn Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Đơn vị có đầu 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 12
32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có dự án 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Đơn vị có đơn Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Mọi đơn vị LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD theo động SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án Chi tiết Đơn vị có theo 6621 Chi quản lý dự án dự án dự án 6622 Chi thực hiện dự án 13
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB c. Lựa chọn hình thức kế toán Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức Nhật ký chung Hình thức Kế toán trên máy vi tính Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin, tài liệu (kế toán) kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo. * Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật ký – Sổ cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu ). Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký – Sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 14
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký – Sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng TK. Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký – Sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có = = ở phần Nhật ký của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký – Sổ cái. Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác. Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG SỔ, THẺ SỔ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN QUỸ TỪ GỐC CHI TIẾT BẢNG TỔNG NHẬT KÝ SỔ CÁI HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 15
* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG SỔ, THẺ SỔ QUỸ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN TỪ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÙNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG BẢNG CÂN ĐỐI SỔ CÁI TỔNG HỢP SỔ PHÁT SINH CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng 16
hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. * Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KT CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TH CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung 17
Sổ cái . Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. * Hình thức kế toán trên máy vi tính TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM Sổ tổng hợp KẾ TOÁN Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ BÁO CÁO TÀI TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d, Một số nội dung của mục lục Ngân sách nhà nước HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Chương/loại/khoản/mục/tiểu mục C/L/K/M/TM 18
* Về Chương và cấp quản lý (Chương): Phân loại theo Chương và cấp quản lý (viết tắt là Chương) là phân loại dựa trên cơ sở hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền (gọi chung là cơ quan chủ quản) được tổ chức quản lý ngân sách riêng nhằm xác định trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức đó đối với Ngân sách nhà nước. Trong các Chương, có một số Chương đặc biệt dùng để phản ánh nhóm tổ chức, nhóm cá nhân có cùng tính chất, nhưng không thuộc cơ quan chủ quản. Các nội dung phân loại được mã số hoá 3 ký tự và được chia làm 4 khoản ứng với 4 cấp quản lý: + Các số có giá trị từ 001 đến 399 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương quản lý; + Các số có giá trị từ 400 đến 599 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp tỉnh quản lý; + Các số có giá trị từ 600 đến 799 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện quản lý; + Các số có giá trị từ 800 đến 989 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp xã quản lý. Căn cứ khoản thu ngân sách đơn vị có nghĩa vụ hoặc trách nhiệm quản lý, nộp Ngân sách nhà nước thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương; căn cứ khoản chi thuộc dự toán ngân sách giao đơn vị, dự án đầu tư thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương. Ví dụ: Bệnh viện tuyến tỉnh thuộc Sở Y tế khi nộp thuế từ hoạt động dịch vụ, hoặc chi ngân sách thanh toán lương, phụ cấp cho cán bộ, công chức của bệnh viện, đều được hạch toán Chương 423 “Sở Y tế”. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ cần hạch toán mã số Chương. Căn cứ vào khoảng cách quy định nêu trên sẽ biết được khoản thu, chi thuộc cấp nào quản lý. * Về ngành kinh tế (Loại, Khoản): Phân loại theo ngành kinh tế (viết tắt là Loại, Khoản) là dựa vào tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh tế quốc dân) để hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại (Loại, Khoản) được mã số hoá 3 ký tự; mỗi loại cách nhau 30 giá trị. Riêng Loại “Công nghiệp chế biến, chế tạo” có 60 giá trị. Căn cứ tính chất của hoạt động phát sinh nguồn thu ngân sách hoặc khoản chi ngân sách cho hoạt động có tính chất gì để xác định mã số Loại, Khoản. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước, chỉ hạch toán mã số Khoản. Căn cứ vào khoảng cách nằm trong khoảng theo nguyên tắc trên, sẽ xác định được khoản thu, chi ngân sách thuộc Loại nào. Khi sử dụng Mục lục Ngân sách nhà nước về phân loại theo Loại, Khoản, cần lưu ý một số nội dung sau: Đối với các khoản kinh phí của Ngân sách nhà nước cấp cho một đơn vị dự toán để thực hiện các nhiệm vụ, lĩnh vực chi khác nhau: Khi chi căn cứ vào dự toán kinh phí được phân bổ để hạch toán theo Loại, Khoản tương ứng. 19
Ví dụ: Đơn vị dự toán X được phân bổ dự toán chi ngân sách năm 2008 để thực hiện những nhiệm vụ sau: Chi quản lý hành chính: Hạch toán vào Loại 460, Khoản tương ứng Chi nghiên cứu khoa học về công nghệ: Hạch toán vào Loại 370, Khoản tương ứng Chi đào tạo lại: Hạch toán vào Loại 490, Khoản 504 * Về nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Phân loại theo nội dung kinh tế (viết tắt là Mục, Tiểu mục) là dựa vào nội dung kinh tế (hay tính chất kinh tế) của khoản thu, chi Ngân sách nhà nước để phân loại vào các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau. Các Mục thu Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, chính sách thu Ngân sách nhà nước; các Mục chi Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu Ngân sách nhà nước. Trong từng Mục thu, chi, để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết, quy định các Tiểu mục. Các Mục thu, chi có nội dung gần giống nhau lập thành Tiểu nhóm; các Tiểu nhóm có tính chất gần giống nhau lập thành Nhóm để phục vụ yêu cầu quản lý, đánh giá Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại được mã số hoá 4 ký tự: Các số có giá trị từ 0001 đến 0049 dùng để mã số hoá các Mục tạm thu Các số có giá trị từ 0051 đến 0099 dùng để mã số hoá các Mục tạm chi Các số có giá trị từ 0110 đến 0799 dùng để mã số hoá các Nhóm, Tiểu nhóm. Các số có giá trị từ 0800 đến 0899 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục vay và trả nợ gốc vay. Các số có giá trị từ 0900 đến 0999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục theo dõi chuyển nguồn giữa các năm. Các số có giá trị từ 1000 đến 5999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục thu Ngân sách nhà nước. Các số có giá trị từ 6000 đến 9989 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục chi Ngân sách nhà nước. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ hạch toán Tiểu mục (riêng đối với các khoản tạm thu, tạm chi hạch toán theo Mục) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 Câu 1: Đơn vị HCSN là gì? Trình bày nhiệm vụ, yêu cầu kế toán HCSN? Câu 2: Nêu nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 3: Trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN? TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006 20
Chương 2 KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ, SẢN PHẨM – HÀNG HÓA Mục tiêu: - Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại vốn bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trang bị cho người học phương pháp hạch toán thu, chi tiền mặt, tăng, giảm tiền gửi và tiền đang chuyển; hạch toán tồn kho, xuất kho, nhập kho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa trong các đơn vị HCSN. 2.1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1. Nguyên tắc kế toán các loại tiền Tiền của đơn vị HCSN là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc (kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Kế toán các loại tiền trong các đơn vị HCSN phải quán triệt nguyên tắc sau: Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “Đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VND) Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo Đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích thước, giá trị ) 2.1.2. Kế toán quỹ tiền mặt a. Chứng từ kế toán Kế toán quỹ tiền mặt sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu Phiếu chi Biên lai thu tiền Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn mua hàng Bảng kiểm kê quỹ Bảng kê vàng bạc đá quý Theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định. b. Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt. * Kết cấu: Bên nợ : Các khoản tiền mặt tăng do + Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc + Kiểm kê phát hiện thừa. + Giá tri ngoại tệ tăng khi đánh giá lại. 21
Bên có : Các khoản tiền mặt giảm do + Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc + Số thiếu hụt quỹ khi kiểm kê + Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại Dư nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc còn tồn quỹ còn lại cuối kỳ. * Tài khoản 111 có 3 TK cấp 2: TK 111.1: Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền Việt Nam. TK 111.2: Ngoại Tệ: Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ ngoại tệ (theo đồng VN). TK 111.3: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc nhập xuất tồn quỹ. c. Phương pháp hạch toán Các nghiệp vụ kế toán phát sinh về tiền mặt rất nhiều, sau đây là một số nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu có liên quan  Kế toán tăng tiền mặt 1. Rút tiền gửi Ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, kho bạc 2. Khi nhận kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Những khoản tiền nhận là kinh phí rút ra từ dự toán kinh phí ghi: Có TK 008: Dự toán chi hoạt động Có TK 009: Dự toán chi chương trình, dự án 3. Khi thu phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt kế toán ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 511: Các khoản thu 4. Khi thu được các khoản phải thu khác của khách hàng, tiền thừa tạm ứng Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 311 (311.1, 311.8): Các khoản phải thu Có TK 312: Tạm ứng 5. Khi được Ngân sách Nhà nước (NSNN) hoàn lại thuế GTGT đầu vào bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ 6. Khi thu được các khoản tạm ứng hoặc khi được Kho bạc cho tạm ứng KP bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 312: Thu tạm ứng thừa Có TK 336: Nhận tạm ứng kinh phí của Kho bạc 22
7. Khi thu hồi các khoản thu nội bộ bằng tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 342: Thanh toán nội bộ 8. Kiểm kê phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 331.8: Phải trả khác 9. Thu về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp (nếu có) 10. Phản ánh các khoản thu giảm chi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 631: Chi hoạt động SXKD Có TK 661: Chi hoạt động Có TK 662: Chi dự án 11. Phát sinh chênh lệch đánh giá ngoại tệ tăng (tỷ giá tăng) Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái  Kế toán giảm tiền mặt 1. Mua vật tư, hàng hoá bằng tiền mặt TH1: Mua về dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đơn đặt hàng Nhà nước thì giá mua là giá bao gồm cả thuế Nợ TK 152, 153, 155 Có TK 111: Tiền mặt TH2: Mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 152, 153, 155 Nợ TK 311.3 (nếu có) Có TK 111: Tiền mặt Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua không được ghi nhận vào giá trị của vật tư, hàng hoá mà được ghi chi trực tiếp cho hoạt động sử dụng vật tư, hàng hoá tương ứng Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 3113 (nếu có dùng cho hoạt động SXKD) Có TK 111: Tiền mặt 2. Mua TSCĐ bằng tiền mặt Nợ TK 211, 213 Nợ TK 311.3 (nếu có) Có TK 111: Tiền mặt 23
Căn cứ vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn như sau: Đối với TSCĐ được đầu tư bằng các nguồn kinh phí Nợ TK 431, 441 Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 441, 431 Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 3. Chi cho các hoạt động Nợ TK 661, 662, 631, 635 Có TK 111: Tiền mặt 4. Các trường hợp làm giảm tiền mặt khác Nợ TK 312: Tạm ứng Nợ TK 331: Thanh toán các khoản phải trả Nợ TK 332: Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Nợ TK 334: Thanh toán tiền lương và các khoản có tính chất như lương Nợ TK 335: Thanh toán cho các đối tượng khác Nợ TK 336: Hoàn ứng kinh phí cho Kho bạc Nợ TK 341: Cấp kinh phí cho cấp dưới Nợ TK 342: Thanh toán các khoản phải trả nội bộ Nợ TK 333: Thanh toán các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 111: Tiền mặt 2.1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc a. Chứng từ kế toán sử dụng Giấy báo Có, Giấy báo Nợ Lệnh chi tiền Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, bảng sao kê nộp Séc Các chứng từ khác có liên quan b. Tài khoản kế toán sử dụng Để hạch toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để hạch toán. * Kết cấu Bên Nợ: + Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc gửi vào Ngân hàng, Kho bạc + Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ Bên Có: + Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc rút từ Ngân hàng, Kho bạc + Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ. Dư Nợ: Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc còn gửi tại Ngân hàng, Kho bạc 24
* Tài khoản 112 có 3 TK cấp 2: + TK 112.1: Tiền Việt Nam: phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền Việt Nam của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc + TK 112.2: Ngoại tệ: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng, Kho bạc + TK 112.3: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của giá trị vàng, bạc, kim khí quý của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc c. Phương pháp kế toán * Kế toán tăng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 1. Gửi tiền mặt vào Ngân hàng, Kho bạc Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 111: Tiền mặt 2. Nhận kinh phí bằng chuyển khoản Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 441, 461, 462, 465 3. Thu bán hàng, thu sự nghiệp, phí lệ phí Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 511, 531 4. Thu hồi nợ Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 311, 312, 341, 342 5. Nhận kinh phí bằng tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 461, 462, 465, 441 6. Đánh giá lại ngoại tệ chênh lệch tỷ giá tăng Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 413: Các quỹ Đồng thời: Nợ TK 007: Ghi tăng nguyên tệ * Kế toán giảm tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 1. Rút TGNH về quỹ tiền mặt Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 2. Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ bằng TGNH Nợ TK 152, 153, 211, 213 Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Đồng thời căn cứ vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn tương tự như ở phần 2 – Kế toán giảm tiền mặt. 3. Thanh toán các khoản phải trả Nợ TK 331, 342 Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 25
4. Khi chi cho các hoạt động kế toán ghi Nợ TK 631, 661, 662, 241 Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 5. Đánh giá lại ngoại tệ chênh lệch tỷ giá giảm Nợ TK 413: Các quỹ Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 2.2. KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ 2.2.1. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn về số lượng, giá trị của từng thứ vật liệu, dụng cụ. Giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi thừa vật liệu, góp phần tăng cường quản lý, sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm vật liệu ngăn ngừa tham ô, lãng phí. Chấp hành đầy đủ các thủ tục, xuất kho vật liệu, kiểm nghiệm vật liệu. Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan. Tham gia đánh giá lại, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nước. 2.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ a. Phân loại vật liệu, dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác chuyên môn như: các loại thuốc dùng khám chữa bệnh, giấy, bút, mực Nhiên liệu như: than, củi, xăng, dầu Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc, thiết bị Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ như ấm, chén, phích nước, máy tính cá nhân b. Đánh giá vật liệu, dụng cụ Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho: + Dùng cho hoạt động SN, hoạt động DA, hoạt động theo ĐĐH của nhà nước Vật liệu, dụng cụ Giá mua (HĐ bao Thuế TTĐB, Các khoản = + mua cho HĐTX gồm cả thuế GTGT) thuế nhập khẩu giảm trừ Chi phí thu mua sẽ được hạch toán trực tiếp cho hoạt động sử dụng vật tư tương ứng TK 661, TK 662, TK 635. + Dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương pháp khấu trừ. Vật liệu, dụng cụ Giá mua (Hoá đơn) Thuế TTĐB, thuế Các khoản = + dùng cho SXKD Không có thuế GTGT nhập khẩu giảm trừ 26
Chi phí thu mua được hạch toán trực tiếp vào TK 631 – Chi hoạt động SXKD. Giá thực tế VL,DC tự chế NK = Tổng chi phí thực tế hợp lệ để sản xuất VL,DC Giá thực tế vật liệu, dụng cụ thu hồi = Giá do hội đồng đánh giá Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất kho: Được tính theo một trong các phương pháp sau: + Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng hóa, vật tư xuất kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hóa vật tư tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng hóa, vật tư được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Đối tượng áp dụng: Thường áp dụng đối với đơn vị có nhiều mặt hàng, giá hàng hóa ít biến động Nội dung: Theo phương pháp này phải tính đơn giá bình quân gia quyền vào thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho trên từng chứng từ xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính Công thức: Giá thực tế bình quân một Giá TT VL, DC tồn ĐK + Giá TT VL, DC nhập TK = đơn vị VL, DC Số lượng VL, DC tồn ĐK + Số lượng VL, DC nhập TK Ưu điểm: Đơn giản dễ làm Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nó + Giá thực tế nhập trước, xuất trước Nội dung: Theo phương pháp này, vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có ít loại mặt hàng, đơn giá vật tư hàng hóa lớn cần theo dõi chính xác đơn giá xuất của từng vật tư theo từng lần nhập. Ưu điểm: Độ chính xác cao. Nhược điểm: Phải theo dõi được vật tư theo từng lần nhập, tính toán phức tạp, đối với vật tư có biến động giá mạnh mà hàng tồn kho nhiều thì đơn giá xuất kho sẽ chênh lệch lớn với đơn giá vật tư theo giá thị trường hiện tại (đơn giá xuất không được cập nhật). + Giá thực tế nhập sau, xuất trước Nội dung: Theo phương pháp này, vật tư nào nhập sau thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có ít loại mặt hàng, đơn giá vật tư hàng hóa lớn cần theo dõi chính xác đơn giá xuất của từng vật tư theo từng lần nhập, đơn giá vật tư hàng hóa biến động mạnh. Ưu điểm: Độ chính xác cao, đơn giá xuất vật tư được cập nhật so với đơn giá thị trường. 27
Nhược điểm: Phải theo dõi được vật tư theo từng lần nhập, tính toán phức tạp, đối với vật tư có biến động giá mạnh mà hàng tồn kho nhiều thì đơn giá tồn kho sẽ chênh lệch lớn với đơn giá vật tư theo giá thị trường hiện tại. + Giá thực tế đích danh Theo phương pháp này, đơn vị phải quản lý vật tư, hàng hóa theo từng lô hàng, khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó. Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với những đơn vị có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định có thể nhận diện được. Công thức tính: Đơn giá xuất kho = Đơn giá thực tế nhập kho (Theo đích danh lô hàng chọn xuất kho) Ưu điểm: Độ chính xác cao Nhược điểm: Phải theo dõi được vật tư theo từng lô hàng, đơn vị có nhiều lô hàng thì việc theo dõi và tính toán phức tạp. 2.2.3. Kế toán nhập, xuất vật liệu, dụng cụ a. Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ. Biên bản kiểm kê NVL, CC – DC. Bảng kê mua hàng. Biên bản kiểm nghiệm NVL, CC – DC, sản phẩm hàng hoá. Sổ kho (thẻ kho). Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CC – DC, SPHH Hóa đơn mua hàng b. Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh số hiện còn và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ kế toán sử dụng: TK 152: Nguyên vật liệu, TK 153: Công cụ, dụng cụ Kết cấu: * TK 152: Bên nợ: + Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho + Trị giá vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: + Trị giá thực tế vật liệu xuất kho + Trị giá vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê Dư nợ: Trị giá vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị * TK 153: Bên nợ: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ thừa khi kiểm kê Bên có: + Trị giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho + Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. Dư nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ hiện còn trong kho của đơn vị. 28
c. Phương pháp hạch toán * Kế toán nhập kho vật liệu, dụng cụ 1. Khi nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài kế toán ghi Nợ TK 152, 153: Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112: Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc TGKB Có TK 331: Nếu chưa trả tiền cho người bán Có TK 461, 462, 465, 441: Nếu rút dự toán để thanh toán Nếu rút dự toán để thanh toán đồng thời phản ánh Có TK 008 hoặc Có TK 009 2. Vật tư hình thành từ quá trình sản xuất Nợ TK 152, 153: Giá thành thực tế của vật liệu, dụng cụ Có TK 661, 662, 635: Hình thành từ quá trình thí nghiệm, chế tạo thử Có TK 631: Hình thành từ quá trình sản xuất kinh doanh 3. Nhận tài trợ, viện trợ bằng vật tư, công cụ dụng cụ Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC nhập kho Có TK 521: Nếu chưa cho chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Có TK 461, 462, 465, 431: Nếu có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách 4. Nhập kho vật liệu, dụng cụ được cấp vốn hoặc cấp kinh phí Nợ TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ nhập kho Có TK 411, 441, 461, 462: Nếu được cấp vốn hoặc cấp kinh phí 5. Nhập kho vật liệu, dụng cụ bằng tiền tạm ứng hoặc trừ vào tiền ứng trước cho người bán Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CDCD nhập kho Có TK 312: Tạm ứng Có TK 331: Số tiền ứng trước cho người bán 6. Nhập kho vật liệu, dụng cụ vay mượn của đơn vị khác Nợ TK 152, 153: Số vật liệu, dụng cụ vay nhập kho Có TK 331.2: Phải trả cho đơn vị vay, mượn 7. Vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ thừa Có TK 331.8: Tăng khoản phải trả khác * Kế toán xuất kho vật liệu, dụng cụ 1. Phản ánh giá trị vật tư xuất dụng cho các hoạt động Nợ TK 661, 662, 635, 631: Trị giá vật tư dùng cho các hoạt động Có TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC xuất dùng 2. Xuất vật liệu, dụng cụ cho hoạt động XDCB Nợ TK 241: Trị giá vật liệu, dụng cụ dùng cho XDCB Có TK 152, 153: Trị giá vật tư xuất dùng 3. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng vật liệu, dụng cụ Đơn vị cấp trên cấp Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới 29
Có TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ cấp cho đơn vị cấp dưới Đơn vị cấp dưới nhận Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CCDC cấp trên cấp Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động 4. Xuất kho vật liệu, dụng cụ cho vay, cho mượn Nợ TK 311: Tăng khoản phải thu Có TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ xuất dùng 5. Vật liệu, dụng cụ mua ngoài không nhập kho đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 661, 662, 635, 631: Vật liệu, dụng cụ dùng cho các hoạt động Có TK 111, 112, 331: Trị giá vật liệu, dụng cụ xuất dùng 6. Vật liệu, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê Nợ TK 311: Tăng các khoản phải thu Có TK 152, 153: Trị giá vật liệu, dụng cụ thiếu khi kiểm kê 7. Xuất bán vật tư dùng không hết Giá vốn: Nợ TK 531: Ghi giảm thu hoạt động SXKD Có TK 152, 153: Trị giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất bán Doanh thu: Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng tiền mặt hoặc TGNH Nợ TK 311: Nếu chưa thu được tiền Có TK 531: Số tiền thu được Có TK 333.1: Số thuế GTGT phải nộp (nếu có) 2.3. KẾ TOÁN SẢN PHẨM, HÀNG HÓA 2.3.1. Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá Xuất phát từ đặc điểm hoạt động SXKD trong các đơn vị HCSN, sản phẩm, hàng hoá trong các đơn vị HCSN có các đặc điểm sau: Một số sản phẩm sản xuất ra từ hoạt động SXKD trùng với hoạt động nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị (sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục ). Một số sản phẩm sản xuất ra, hàng hoá mua về để bán cho các đơn vị vừa phục vụ hoạt động chuyên môn của đơn vị, vừa cung cấp cho khách hàng như các cơ sở khám chữa bệnh sản xuất ra các loại thuốc vacxin, thuốc chữa bệnh để bán, hoặc các cơ sở giáo dục làm đại lý sách . 2.3.2. Tính giá thành sản phẩm, hàng hoá Sản phẩm, hàng hoá trong đơn vị HCSN được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá bao gồm toàn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để sản xuất hoặc mua hàng hoá tính cho đến khi sản phẩm, hàng hoá đã được kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất và đã nhập kho đơn vị. Cụ thể: Đối với sản phẩm Giá thực tế = Giá thành sản xuất 30
Đối với hàng hoá Giá thực tế Giá mua Chi phí Thuế TTĐB, Các khoản = + + hàng hoá (Hoá đơn) thu mua thuế NK giảm trừ Giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho cũng sử dụng các phương pháp tính giá tương tự như tính giá thực tế vật liệu, dụng cụ. 2.3.3. Kế toán sản phẩm, hàng hoá a. Chứng từ kế toán sử dụng Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng Giấy thanh toán tạm ứng Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá b. Tài khoản kế toán sử dụng * Kết cấu: TK 155: Sản phẩm, hàng hoá Bên Nợ: + Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá nhập kho + Kiểm kê sản phẩm, hàng hoá phát hiện thừa Bên có: + Trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá xuất kho + Kiểm kê sản phẩm, hàng hoá phát hiện thiếu Dư nợ: Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá hiện còn cuối kỳ *TK 155 có 2 TK cấp 2: TK 155.1: Sản phẩm TK 155.2: Hàng hoá c. Phương pháp kế toán 1. Nhập kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra Nợ TK 155.1: Trị giá sản phẩm nhập kho Có TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh 2. Sản phẩm thu về từ hoạt động chuyên môn, chế tạo thử Nợ TK 155.1: Sản phẩm, hàng hoá nhập kho Có TK 661, 662: Các khoản chi 3. Hàng hoá mua về nhập kho Nợ TK 155.2: Trị giá hàng hoá mua về nhập kho Nợ TK 311.3: (nếu có) Có TK 111, 112, 312, 331: Tổng giá thanh toán 4. Khi bán sản phẩm, hàng hoá + Phản ánh giá vốn: Nợ TK 531: Giảm thu hoạt động SXKD Có TK 155: Trị giá sản phẩm, hàng hoá xuất bán 31
+ Phản ánh doanh thu tiêu thụ Nợ TK 111, 112, 311: Số tiền thu được Có TK 531: Tăng thu hoạt động SXKD Có TK 333.1: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có) 5. Chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng Nợ TK 111, 112: Số chiết khấu được hưởng Có TK 531: Tăng thu hoạt động SXKD 6. Xuất kho sản phẩm, hàng hoá dùng cho các hoạt động Nợ TK 631, 661, 662, 635: Dùng cho các hoạt động Có TK 155: Trị giá sản phẩm, hàng hoá xuất kho 7. Sản phẩm, hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê Nợ TK 155: Trị giá số thừa Có TK 331.8: Tăng khoản phải trả khác 8. Sản phẩm, hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê + Thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân Nợ TK 311.8: Tăng khoản phải thu Có TK 155: Trị giá số thiếu + Khi có quyết định xử lý căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi Nợ TK 334: Nếu nhân viên phải bồi thường trừ vào lương Nợ TK 631, 661, 662: Nếu tính vào cho các hoạt động Có TK 311.8: Số thiếu đã được xử lý CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 Câu 1: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc nào? Câu 2: Trình bày TK, nội dung và phương pháp kế toán tiền mặt (VND)? Câu 3: Trình bày TK, nội dung và phương pháp kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc? Câu 4: Anh chị hãy phân loại đánh giá vật liệu, dụng cụ? Cho ví dụ minh hoạ? Câu 5: Trình bày TK, nội dung và phương pháp kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ? Câu 6: Trình bày cách tính giá thành sản phẩm hàng hóa? Câu 7: Trình bày TK, nội dung và phương pháp kế toán sản phẩm – hàng hóa? BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 2 Bài 1: Ở đơn vị hành chính B có các tài liệu kế toán sau (đơn vị: 1.000 đồng). Số dư đầu tháng 04/N: TK 111: 300.000 TK 112: 240.000 1. Rút tiền gửi kho bạc về nhập quỹ tiền mặt: 30.000 2. Chi tạm ứng bằng tiền mặt: 5.000 3. Rút dự toán kinh phí hoạt động kinh thường xuyên về nhập quỹ tiền mặt: 100.000 4. Chi tiền mặt trả tiền điện nước dùng cho hoạt động thường xuyên: 60.000 5. Thu phí, lệ phí bằng tiền mặt: 25.000 6. Rút tiền gửi mua nguyên vật liệu đưa vào sử dụng cho dự án A: 27.000 32
7. Nộp cho nhà nước các khoản thu phí, lệ phí bằng tiền mặt: 40.000 8. Thu nợ của khách hàng A bằng tiền gửi ngân hàng: 150.000 9. Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng tiền gửi Kho bạc: 120.000 10. Trả nhà cung cấp M 50.000 bằng tiền gửi kho bạc Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên. Mở và ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên theo hình thức “Nhật ký chung”. Bài 2: Ở đơn vị sự nghiệp B có các tài liệu kế toán liên quan đến kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ như sau: Số dư đầu tháng 2 năm N của TK 152: 20.000.000, trong đó có vật liệu X tồn kho số lượng 100 kg, giá nhập kho 4.000 đ/kg. Trong tháng 2 năm N có các nghiệp vụ phát sinh: 1. Nhập kho vật liệu X do cấp trên cấp kinh phí hoạt động số lượng 300kg, giá nhập kho 4.500/kg. 2. Rút dự toán chi hoạt động thường xuyên để mua vật liệu X nhập kho 500.000đ (số lượng 100kg, giá mua 5.000 đ/kg). Tiền thuê vận chuyển vật liệu X đã trả bằng tiền mặt 50.000 đ. 3. Xuất vật liệu X dùng cho hoạt động thường xuyên 150kg 4. Dùng tiền gửi kho bạc mua công cụ A về đưa ngay vào sử dụng cho phòng kế toán, trị giá 300.000 5. Xuất 300kg vật liệu X để sản xuất sản phẩm N. 6. Đơn vị chi tạm ứng 13.000 cho ông A để mua nguyên liệu X Yêu cầu: a. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh b. Mở và ghi vào sổ chi tiết và sổ cái TK 152 Biết rằng: Đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập sau xuất trước. Bài 3: Cho tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng 5/N tại đơn vị HCSN K: (ĐVT: 1.000 đồng): Số dư đầu tháng TK 153 (dung cụ A): 12.000 (3 chiếc, đơn giá 4.000) Số phát sinh trong tháng 5/N. 1. Xuất kho 2 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất theo phiếu xuất kho số 114 ngày 10/5/N, phân bổ 2 lần. 2. Mua 5 chiếc dụng cụ A trả bằng chuyển khoản qua kho bạc, đơn giá 4.500. Dụng cụ nhập kho theo phiếu nhập kho số 83 ngày 13/5/N 3. Xuất kho 3 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất. Phiếu xuất kho số 115 ngày 18/5/N, phân bổ lần đầu tiên 50% giá trị vào chi phí sản xuất. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. Biết rằng: Đơn vị xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. 33
Bài 4: Anh chị hãy tự ra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại một cơ quan hành chính hoặc đơn vị sự nghiệp phù hợp với các định khoản kế toán sau, sau đó hoàn thiện các định khoản kế toán đó. 1. Nợ TK 111 Có TK 112/121/221 2. Nợ TK 112 Có TK 111/121/221 3. Nợ TK 111/112 Có TK 441/461/462/465 4. Nợ TK 111/112 Có TK 511/531 5. Nợ TK 111/112 Có TK 311/312/342/331 6. Nợ TK 111/112 Có TK 241/661/662/635 7. Nợ TK 111/121/221 Có TK 112 8. Nợ TK 152/153/155/211/213 Có TK 111/112 9. Nợ TK 311/312/331/332/333/334/335/341/342 Có TK 111/112 Bài 5: Có số liệu về sản phẩm, hàng hóa tháng 6/N tại một đơn vị sự nghiệp có thu X (ĐVT: 1.000 đồng) I. Số dư đầu tháng của các tài khoản - TK 155.1 (A): 120.000 (số lượng 300 cái x 400/cái) - TK 155.2 (C): 35.000 (số lượng 350 cái x 100/cái) - Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế sau phát sinh: 1. Ngày 5/6 bộ phận sản xuất bàn giao 1.000 sản phẩm A trị giá 450.000 2. Ngày 8/6 nhập kho hàng hoá C mua bằng tiền mặt - Số lượng: 300, thành tiền 39.600, trong đó thuế GTGT 10%. 3. Ngày 10/6 xuất kho sản phẩm, hàng hoá bán cho công ty Y - Sản phẩm A: 350 cái giá bán đơn vị cả thuế GTGT 10% là 550 - Hàng hoá C: 450 cái, tổng giá bán 74.250, trong đó thuế 6.750 4. Ngày 15/6 sản xuất nhập kho sản phẩm A đợt 2: 1.200 đơn vị, giá thành đơn vị sản phẩm 420 5. Ngày 18/6 xuất kho sản phẩm, hàng hoá bán cho công ty Z. Hàng hoá C: 180 cái, giá bán đơn vị chưa có thuế GTGT 10% là 170. Sản phẩm A: 1.400 cái, tổng giá bán có thuế GTGT 10% cho 1.400 sản phẩm A là: 770.000 34
6. Ngày 20/6 rút tiền gửi kho bạc mua hàng hoá C về nhập kho với số lượng 250, tổng giá thanh toán 30.250, trong đó thuế GTGT 10% Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 2. Phản ánh vào sơ đồ tài khoản Biết rằng: Đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp nhập sau – xuất trước. 35
Chương 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mục tiêu: Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, chi phí xây dựng cơ bản dở dang. Trang bị cho người học phương pháp hạch toán nguyên giá, giá trị hao mòn các loại tài sản cố định; quá trình thi công và nghiệm thu các công trình lắp đặt, xây dựng, sửa chữa lớn, trong các đơn vị HCSN phù hợp với chế độ kế toán. 3.1. ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ TSCĐ 3.1.1. Đặc điểm của TSCĐ TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn (theo quy định hiện hành lớn hơn hoặc bằng 10 triệu đồng) và có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên. Những tư liệu lao động và tài sản khác thiếu một trong hai điều kiện trên là công cụ dụng cụ. Thời gian sử dụng lâu dài cho hoạt động sự nghiệp, dự án hay hoạt động kinh doanh và không thay đổi hình thái vật chất ban đầu cho đến khi nhượng bán hoặc hư hỏng phải loại bỏ, thanh lý. TSCĐ kinh phí khi trích khấu hao được ghi giảm nguồn KP đã hình thành TSCĐ. TSCĐ kinh doanh khi trích khấu hao được ghi tăng chi phí SXKD. Trong trường hợp dùng TSCĐ kinh phí phục vụ cho mục đích SXKD bên cạnh việc trích khấu hao TSCĐ kinh phí ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán đồng thời phản ánh tăng chi phí SXKD. 3.1.2. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và việc sử dụng TSCĐ ở đơn vị. Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc mua sắm, xây dựng, bàn giao đưa vào sử dụng. Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TS trong đơn vị, lập kế hoạch theo dõi việc sữa chữa, thanh lý, khôi phục, mở rộng, đổi mới TSCĐ. Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, phân tích tình hình bảo quản, hiệu quả sử dụng TSCĐ. 3.1.3. Phân loại TSCĐ a. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện TSCĐ hữu hình: Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể và có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính. Bao gồm: + Nhà cửa, vật kiến trúc + Máy móc, thiết bị + Phương tiện vận tải, truyền dẫn + Thiết bị, dụng cụ quản lý + Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. + TSCĐ khác 36
TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã đầu tư, chi, trả nhằm có được lợi ích hoặc các nguồn có tính kinh tế. b. Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng Dựa vào cách phân loại này TSCĐ bao gồm: + TSCĐ dùng cho hoạt động HCSN + TSCĐ dùng cho hoạt động chương trình, dự án, đề tài + TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ + TSCĐ dùng vào mục đích phúc lợi + TSCĐ chờ xử lý 3.1.4. Đánh giá TSCĐ Trong mọi trường hợp, kế toán TSCĐ phải tôn trọng nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá (giá thực tế hình thành TSCĐ) và giá trị còn lại của TSCĐ. * Tài sản cố định hữu hình Nguyên giá TSCĐ hình thành từ mua sắm: Là giá mua thực tế (giá mua ghi trên hóa đơn trừ () đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá (nếu có) cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ () các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào sử dụng. Nguyên giá TSCĐ hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. Nguyên giá TSCĐ được điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ () các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào sử dụng. Nguyên giá TSCĐ được tặng cho: Là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ () các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. Nguyên giá tài sản đặc biệt: Được sử dụng giá quy ước làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giá quy ước do các Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành quản lý quy định. * Nguyên giá tài sản cố định vô hình Giá trị quyền sử dụng đất: Đối với đất được giao có thu tiền sử dụng đất; đất nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp; đất được thuê mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định là tiền sử dụng đất phải nộp khi được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp 37
pháp hoặc số tiền thuê đất đã trả 1 lần cho toàn bộ thời gian thuê cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). Trường hợp đất được giao không thu tiền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6 Nghị định số 13/2006/NĐCP ngày 24/1/2006 của Chính phủ về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). Giá trị bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí cơ quan, đơn vị phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế hoặc đơn vị mua lại bản quyền bằng sáng chế của các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài. Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích: Là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. Giá trị phần mềm máy vi tính: Là số tiền chi trả cho việc thuê lập trình hoặc mua phần mềm máy vi tính theo các chương trình của đơn vị (khi thực hiện ghi chép, quản lý bằng máy vi tính). Đối với giá trị phần mềm máy vi tính được tặng cho: nguyên giá được xác định là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất. * Nguyên giá tài sản cố định được thay đổi trong các trường hợp sau Đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn tài sản cố định. Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản cố định. Khi thay đổi nguyên giá tài sản cố định, đơn vị phải lập Biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của tài sản cố định trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. 3.1.5. Kế toán tăng, giảm TSCĐ a. Chứng từ kế toán sử dụng Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Biên bản kiểm kê TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Sổ TSCĐ. Hóa đơn mua hàng. Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng Sổ chi tiết các tài khoản. 38
b. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 211: TSCĐ hữu hình * Kết cấu: Bên Nợ: + Nguyên giá TSCĐ tăng do mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, hoặc tăng do được cấp, biếu tặng + Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do cải tạo, nâng cấp, đánh giá lại. Bên Có: + Nguyên giá của TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý + Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận, đánh giá lại. Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có tại đơn vị * TK 211 có 6 TK cấp 2: TK 211.1: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 211.2:Máy móc, thiết bị TK 211.3: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 211.4: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 211.5: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm TK 211.8: TSCĐ khác * TK 213: TSCĐ vô hình * Kết cấu: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vị c. Phương pháp hạch toán * Kế toán tăng TSCĐ 1. Rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, quỹ cơ quan mua TSCĐ ghi: Có TK 008: Chi hoạt động thường xuyên Có TK 009: Chi chương trình, dự án Khi mua về sử dụng ngay, không phải qua lắp đặt, chạy thử: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 465: Nguồn kinh phí theo ĐĐH của Nhà nước Có TK 111, 112, 331: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 39
Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử ghi: Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 465: Nguồn kinh phí theo ĐĐH của Nhà nước Có TK 111, 112, 331: Chi phí lắp đặt, chạy thử Khi lắp đặt xong, bàn giao TSCĐ vào nơi sử dụng Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 241.1 Tất cả các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và chi cho các hoạt động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 635: Chi theo ĐĐH của Nhà nước Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 2. Xuất quỹ tiền mặt, hoặc rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc hoặc mua chịu TSCĐ về dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp, cho chương trình, dự án Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua TSCĐ để kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động (bằng nguồn kinh phí hoạt động) Nợ TK 662: Chi dự án (bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 431: Quỹ cơ quan Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 3. TSCĐ tăng do hình thành từ quá trình đầu tư XDCB: Tập hợp chi phí XDCB phát sinh: Nợ TK 241.2 Có TK 111, 112, 312, 152, 461, 462 Khi công việc XDCB hoàn thành bàn giao kế toán ghi: Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 2412: XDCB dở dang Dựa vào nguồn đầu tư TSCĐ kế toán chuyển nguồn như sau: Nợ TK 661, 662, 441, 635 Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nếu cuối năm tài chính công việc XDCB chưa hoàn thành bàn giao kế toán ghi: Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 337.3: Kinh phí quyết toán chuyển năm sau 40
Sang năm sau khi công việc XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng: + Phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 2412: XDCB dở dang Đồng thời kế toán chuyển nguồn như sau: Nợ TK 337.3: Nguồn kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Nợ TK 661, 662: Chi hoạt động, dự án Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 4. TSCĐ nhận được do cấp trên cấp kinh phí căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng và thông báo ghi thu chi Ngân sách Nhà nước + Nhận một tài sản mới: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động + Nhận một TS đã qua sử dụng: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 461, 462: Giá trị còn lại Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661, 662: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 5. Kiểm kê thừa TSCĐ + TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách, kế toán căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ tùy theo trường hợp cụ thể. + Nếu TSCĐ phát hiện thừa là tài sản của đơn vị khác thì phải báo cáo cho đơn vị biết, đồng thời ghi: Nợ TK 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công Tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 331.8: Các khoản phải trả Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định xử lý Nợ TK 331.8: Các khoản phải trả Có TK 111, 112 6. Nếu TSCĐ được mua về dùng cho hoạt động SXKD bằng quỹ phúc lợi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Nợ TK 311.3 (Thuế GTGT khấu trừ) Có TK 111, 112, 331 Đồng thời: Nợ TK 431 Các quỹ Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh 41
7. TSCĐ mua nhập khẩu dùng cho SXKD thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính trực tiếp Nợ TK 211: Nguyên giá bao gồm cả thuế Có TK 333.7: Thuế nhập khẩu Có TK 333.1: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK 111, 112, 331 (Tổng giá thanh toán) 8. Khi mua TSCĐ thuộc quỹ khen thưởng, phúc lợi dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112, 331 Đồng thời: Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 9. Khi được tài trợ, viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ a/ Trường hợp đơn vị có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi được tiếp nhận viện trợ Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b/ Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách: Nợ TK 211 Có TK 521 – Thu chưa qua Ngân sách Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐHH nhận viện trợ Nợ TK 521.2: Thu chưa qua ngân sách Có TK 461, 462 * Kế toán các nghiệp vụ giảm TSCĐ 1. Trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ Căn cứ vào chứng từ liên quan tới thanh lý, nhượng bán, ghi Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466: Giá trị còn lại của TSCĐ kinh phí Nợ TK 511.8: GTCL của TSCĐ kinh doanh Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) 42
Số thu về bán TSCĐ Nợ TK 111, 112, 311.8. Nợ TK 152: Phụ tùng, phế liệu thu hồi Có TK 511.8: Các khoản thu Có TK 333.1: Trong trường hợp thanh lý TSCĐKD theo phương pháp KT Chi phí nhượng bán, ghi: Nợ TK 511.8 Nợ TK 311.3: Thanh lý TSCĐKD theo phương pháp khấu trừ (nếu có). Có TK 111, 112, 331.8 2. Trường hợp TSCĐ giảm do cấp trên điều động cho cấp dưới Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Nợ TK 341: Giá trị còn lại Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ 3. Trường hợp đánh giá lại TSCĐ Trường hợp giảm nguyên giá, ghi: Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá giảm) Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn giảm) Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản 4. TSCĐ phát hiện thiếu, mất khi kiểm kê a/ Nếu là TSCĐ kinh phí: Trong thời gian chờ xử lý, kế toán ghi giảm sổ TSCĐ Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình Phản ánh giá trị TSCĐ kinh phí bị thiếu, mất phải thu hồi Nợ TK 311.8: Các khoản phải thu Có TK 511.8: Các khoản thu Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: + Nếu cho phép xóa bỏ số thiệt hại do thiếu hụt Nợ TK 511.8: Các khoản thu Có TK 311.8: Các khoản phải thu + Nếu quyết định người chịu trách nhiệm phải bồi thường khi thu được tiền hoặc trừ lương viên chức, trừ vào tiền nợ phải trả ghi: Nợ TK 334: Phả trả viên chức Nợ TK 111, 112 Nợ TK 331.8: Phải trả khác Có TK 311.8: Các khoản phải thu 43
+ Tuỳ theo quyết định xử lý số tiền thu được phải nộp ngân sách hoặc ghi tăng nguồn kinh phí các loại: Nợ TK 511.8: Các khoản thu Có TK 461, 462: Nguồn kinh phí hoạt động, dự án Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước b/ Nếu TSCĐ dùng cho bộ phận SXKD, khi giảm TSCĐ Xoá sổ TSCĐ: Nợ TK 311.8: Các khoản phải thu (giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình Phần giá trị còn lại của TSCĐ, căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi Nợ TK 111, 112, 334: Phần cá nhân phải bồi thường Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Nợ TK 411: Giảm nguồn Có TK 311.8: Các khoản phải thu. 3.2. KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ 3.2.1. Một số vấn đề chung về kế toán hao mòn TSCĐ a. Đối tượng, phạm vi tính hao mòn TSCĐ Tất cả TSCĐ được Nhà nước giao quản lý, sử dụng tại đơn vị đều phải tính hao mòn. Các loại TSCĐ đặc biệt (Cổ vật, sách cổ, hiện vật trưng bày ở viện bảo tàng, lăng, ), hao mòn TSCĐ được tính 1 năm 1 lần vào tháng 12. Các loại tài sản cố định không phải tính hao mòn: + Tài sản cố định là giá trị quyền sử dụng đất. + Tài sản cố định đặc biệt được quy định tại khoản 2 Điều 4 Chế độ này; + Tài sản cố định đơn vị thuê sử dụng; + Tài sản cố định bảo quản hộ, giữ hộ, cất trữ hộ Nhà nước. + Các tài sản cố định đã tính hao mòn hết nguyên giá mà vẫn còn sử dụng được; + Các tài sản cố định chưa tính hao mòn hết nguyên giá mà đã hư hỏng không tiếp tục sử dụng được. * Trích khấu hao đối với tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và góp vốn liên doanh Mọi tài sản cố định của các cơ quan, đơn vị sử dụng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, góp vốn liên doanh, liên kết mà không hình thành pháp nhân mới hoặc cho thuê (nếu có) đều phải trích khấu hao tài sản. Việc trích khấu hao đối với những tài sản này được thực hiện như sau: Đối với tài sản cố định sử dụng toàn bộ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; được đưa vào góp vốn, liên kết không hình thành pháp nhân mới hoặc cho thuê (nếu có), cơ quan, đơn vị phải thực hiện trích khấu hao theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định tại các đơn vị. 44
Đối với những tài sản cố định vừa sử dụng phục vụ theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, vừa được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; cơ quan, đơn vị phải tính toán phân bổ khấu hao căn cứ vào thời gian, số lần sử dụng hoặc khối lượng công việc hoàn thành cho phù hợp. Khấu hao tài sản cố định của cơ quan, đơn vị được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc chi phí trong hoạt động liên doanh, liên kết. Số tiền trích khấu hao tài sản cố định của cơ quan, đơn vị được sử dụng theo quy định của pháp luật. b. Nguyên tắc và phương pháp tính hao mòn TSCĐ tăng, giảm năm trước thì năm sau mới được tính hao mòn Mức tính hao mòn Nguyên giá của Tỷ lệ hao mòn = x hàng năm của TSCĐ TSCĐ (% năm) Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, đơn vị cho năm đó theo công thức: Số hao mòn Số hao mòn Số hao mòn TSCĐ Số hao mòn TSCĐ = + TSCĐ tăng TSCĐ giảm tính đến năm (n) đã tính đến năm (n1) trong năm (n) trong năm (n) 3.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng Bảng tính hao mòn TSCĐ Hóa đơn mua hàng 3.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán hao mòn TSCĐ sử dụng TK 214 – Hao mòn TSCĐ. Kết cấu: Bên Nợ: Giảm giá trị hao mòn TSCĐ (Thanh lý, nhượng bán, điều chuyển nơi khác, đánh giá lại giảm giá trị hao mòn). Bên Có: Tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng hoặc tăng giá trị hao mòn khi đánh giá lại. Dư Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có. 3.2.4. Phương pháp hạch toán 1. Hàng năm phản ánh giá trị hao mòn đã tính của TSCĐ trong hoạt động sự nghiệp, hoạt động chương trình dự án. Nợ TK 466: Nguồn kinh phí hình thành Có TK 214: Hao mòn TSCĐ 2. Tính khấu hao TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh, dùng vào hoạt động SXKD dịch vụ: Nếu TSCĐ do đơn vị đầu tư: Nợ TK 631: Chi phí hoạt động Có TK 214: Hao mòn TSCĐ Nếu TSCĐ do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc Ngân sách đang dùng cho hoạt động SXKD hàng tháng khi trích khấu hao kế toán ghi: + BT1: Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 214: Hao mòn TSCĐ 45
+ BT2: Nợ TK 631: Giá trị hao mòn Có TK 431.4: Nếu được bổ sung quỹ phát triển hoạt động SN Có TK 333: Nếu phải nộp Nhà nước 3. Giảm giá trị hao mòn do giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán) do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc Ngân sách: Nợ TK 466: Giá trị còn lại Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ 4. Giảm giá trị hao mòn do giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán, thiếu mất ) thuộc nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK 511.8: Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán Nợ TK 311.8: Giá trị còn lại của TSCĐ phát hiện thiếu Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ 5. Tăng, giảm giá trị hao mòn do đánh giá lại TSCĐ: Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn giảm) Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Trường hợp tăng giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn tăng) 3.3. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG 3.3.1. Nội dung chi phí đầu tư xây dựng cơ bản Chi phí đầu tư XDCB là toàn bộ chi phí về lao động, vật tư, vốn bằng tiền và các chi phí khác có liên quan mà đơn vị bỏ ra cho công tác đầu tư XDCB. Theo công dụng của chi phí, chi phí đầu tư XDCB bao gồm: Chi phí mua sắm TSCĐ: là toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình mua sắm TSCĐ cho đến khi bàn giao và đưa vào sử dụng bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng. Chi phí XDCB: là toàn bộ chi phí đơn vị bỏ ra cho quá trình đầu tư xây dựng mới, bao gồm: chi phí xây dựng, lắp đặt, giá trị thiết bị, chi kiến thiết cơ bản khác. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: là toàn bộ chi phí mà đơn vị bỏ ra trong quá trình sửa chữa lớn TSCĐ đến khi bàn giao và trở lại hoạt động bình thường, bao gồm: chi phí nhân công, vật tư, thiết bị, chi phí thuê ngoài sửa chữa 3.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng Hợp đồng xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ Biên bản nghiệm thu bàn giao khối lượng công việc xây dựng cơ bản hoàn thành. Hóa đơn mua hàng Phiếu xuất kho Quyết toán khối lượng XDCB hoàn thành 46
3.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. * Kết cấu: Bên Nợ: + Chi phí thực tế đầu tư XDCB, mua sắm, sữa chữa lớn TSCĐ phát sinh. + Chi phí đầu tư để cải tạo, nâng cấp TSCĐ. Bên Có: + Giá trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kết chuyển khi quyết toán được duyệt. + Các khoản ghi giảm chi phí đầu tư XDCB, chi phí sữa chữa lớn. + Giá trị TSCĐ và các tài sản khác hình thành qua đầu tư XDCB, mua sắm đã hoàn thành đưa vào sử dụng. + Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyển khi quyết toán được duyệt. Dư Nợ: + Chi phí XDCB và sửa chữa lớn dở dang. + Giá trị công trình XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt. * Tài khoản 241 có 3TK cấp 2: 241.1: Mua sắm TSCĐ. 241.2: Xây dựng cơ bản. 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ 3.3.4. Phương pháp hạch toán a. Kế toán mua sắm TSCĐ 1. Khi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Nợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Nếu để dùng cho các hoạt động HCSN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Có TK 111, 112, 331, 461, 462, 441 Nếu rút dự toán chi hoạt động, chương trình dự án để mua đồng thời ghi: Có TK 008, 009 2. Khi phát sinh các chi phí lắp đặt, chạy thử các TSCĐ: Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Nợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 47
Nếu để dùng cho các hoạt động HCSN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Có TK 111, 112, 331 3. Khi bàn giao TSCĐ đã mua sắm qua lắp đặt, chạy thử Nợ TK 211: NG TSCĐ hữu hình Có TK 241.1: Mua sắm TSCĐ Đồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ nhằm phục vụ hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Nợ TK 661, 662, 635, 431, 441 Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nếu đầu tư từ nguồn kinh doanh, sẽ đồng thời ghi: Nợ TK 431, 441 Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh b. Kế toán chi phí đầu tư XDCB 1. Khi tạm ứng kinh phí qua Kho bạc để tiến hành hoạt động XDCB Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 336: Tạm ứng kho bạc 2. Khi nhận khối lượng xây dựng, xây lắp hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao: Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Nợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331.1: Các khoản phải trả Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, ĐĐH của Nhà nước Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 331.1: Các khoản phải trả 3. Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến nơi thi công giao cho bên nhận thầu hoặc bên sử dụng thiết bị: Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Nợ TK 311.3: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331.1: Các khoản phải trả Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, ĐĐH của Nhà nước Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 331.1: Các khoản phải trả 4. Khi trả tiền cho nhà thầu, người cung cấp liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB Nợ TK 331.1: Các khoản phải trả Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 111, 112, 312 Có TK 461, 462, 465, 441 Nếu rút dự toán để chi trả, đồng thời ghi: Có TK 008, TK 009 48
5. Khi xuất thiết bị giao cho nhà nhận thầu Nếu thiết bị không cần lắp đặt,ghi: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 152: Nguyên vật liệu Đối với thiết bị cần lắp đặt: + Khi xuất thiết bị cần lắp đặt, ghi: Nợ TK 152: (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt) Có TK 152: (Chi tiết thiết bị trong kho) + Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên nhận thầu bàn giao, được nghiệm thu, ghi: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 152: (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt) 6. Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý và chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB: Nếu XDCB để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Nợ TK 331.1: Các khoản phải trả Có TK 111, 112, 312, 331 Nếu XDCB để dùng cho các hoạt động SN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 241.2: Xây dựng cơ bản Có TK 111, 112, 312, 331 Có TK 461, 462, 465, 441 Nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình dự án để chi trả, ghi: Có TK 008, 009 7. Khi các chương trình XDCB đã hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, được quyết toán Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐhữu hình Nợ TK 311.8: Phần chi phí không được duyệt bỏ phải thu hồi (nếu có) Nợ TK 441: Phần chi phí được duyệt bỏ (nếu có) Có TK 241.2: Xây dựng cơ bản Đồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ nhằm phục vụ SN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Nợ TK 661, 662, 635, 431, 441 Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nếu đầu tư từ nguồn kinh doanh, sẽ đồng thời ghi: Nợ TK 431, 441 Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 8. TH đầu tư XDCB bằng nguồn KPHĐ đến cuối năm công việc XDCB chưa hoàn thành bàn giao thì toàn bộ chi phí tập hợp đến ngày 31/12 thuộc KP của năm báo cáo: Hạch toán ở năm báo cáo: Nợ TK 661.2, 662, 635 Có TK 337.3 (Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành) 49
Hạch toán ở năm sau: + Phản ánh công trình XDCB đã hoàn thành: Nợ TK 211: NG TSCĐ hữu hình Có TK 241.2: Xây dựng cơ bản + Đồng thời quyết toán kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 337.3: Nguồn KP quyết toán vào năm trước Nợ TK 661, 662: Phần KP của năm báo cáo Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ c. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ 1. Kế toán chi phí sửa chữa thường xuyên Phản ánh chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ phát sinh: Nợ TK 661, 662, 631, 635 Nợ TK 311.3: (nếu có) Có TK 111, 112, 152, 331 2. Kế toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Theo phương thức tự làm, căn cứ vào chứng từ chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 111, 112, 152, 461, 462, 465, Nếu rút dự toán đồng thời ghi: Có TK 008, 009 Theo phương thức giao thầu sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán phản ánh số tiền phải trả theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng sửa chữa Nợ TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 331: Các khoản phải trả Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành kế toán phải tính toán giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa để quyết toán số chi phí này theo nguồn KP dùng để sửa chữa lớn: + Nếu dùng kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo ĐĐH để sửa chữa lớn Nợ TK 661, 662, 635, 631 Có TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ + Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD lớn cần phải phân bổ dần kế toán ghi: Nợ TK 643: Chi phí trả trước Có TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Định kỳ phân bổ: Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 643: Chi phí trả trước Nếu cải tạo, nâng cấp TSCĐ Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Có TK 241.3: Sửa chữa lớn TSCĐ Đồng thời: Nợ TK 661, 662, 635 Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 50
Chú ý: Nếu sửa chữa lớn TSCĐ mang tính phục hồi thì không phải ghi tăng NG TSCĐ còn sữa chữa nâng cấp khi hoàn thành thì chi phí sữa chữa sẽ ghi tăng NG TSCĐ 3. Trường hợp cuối năm công việc sửa chữa lớn chưa hoàn thành, thì căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành tới ngày 31/12 phản ánh phần chi phí sửa chữa lớn liên quan đến kinh phí của năm báo cáo kế toán ghi: Nợ TK 661.2: Chi hoạt động Có TK 337.2: Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Sang năm sau, khi công tác sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng kế toán ghi: Nợ TK 661: Phần kinh phí năm nay Nợ TK 337.2: Phần kinh phí năm trước Có TK 241.3: Tổng chi phí sửa chữa lớn + Trường hợp sửa chữa nâng cấp khi chuyển nguồn kế toán ghi: Nợ TK 661: Nợ TK 337.2 Có TK 466: Nguồn KP đã hình thành TSCĐ CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 Câu 1: Hãy trình bày cách phân loại tài sản cố định hữu hình theo hình thái biểu hiện và công dụng? Câu 2: Hãy cho biết các chỉ tiêu đánh giá tài sản cố định? Trình bày cách đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá? Cho ví dụ minh hoạ? Câu 3: Trình bày nội dung, phương pháp và TK dùng để hạch toán TSCĐ trong đơn vị HCSN? Câu 4: Nêu công thức tính hao mòn TSCĐ hàng năm? Cho ví dụ minh hoạ? Câu 5: Trình bày nội dung, phương pháp hạch toán sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ? BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 3 Bài 1: Tại một ĐV HCSN có tình hình tăng, giảm TSCĐ, trong tháng 12/N như sau I. Số dư đầu tháng 12/N của một số tài khoản (ĐVT: 1.000 đồng) - TK 211: 750.500 - TK 214: 370.500. Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế sau phát sinh: 1. Ngày 1/12 Rút dự toán kinh phí dự án mua 1 TSCĐ hữu hình, nguyên giá chưa có thuế 150.000, thuế GTGT đầu vào 5%, chi phí liên quan trước khi đưa tài sản vào sử dụng đơn vị đã trả bằng tiền gửi kho bạc 1.200. 2. Ngày 5/12 đơn vị tiến hành nhượng bán 1 thiết bị A cho công ty M với giá 15.000 đã thu bằng tiền gửi, nguyên giá tài sản 75.000, giá trị hao mòn lũy kế 65.000, chi nhượng bán bằng tiền mặt 4.000 phần chênh lệch thu lớn hơn chi được phép bổ sung quỹ phát triển sự nghiệp. 51
3. Ngày 7/12 tiếp nhận của cấp trên một TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động thường xuyên trị giá 25.000, chi phí vận chuyển đã trả bằng tiền mặt 700. 4. Ngày 20/12 nhà thầu A bàn giao khối lượng XDCB trị giá 54.000. Tài sản đã lắp đặt hoàn thành bàn giao cho hoạt động sự nghiệp. Tài sản này được hình thành từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. 5. Ngày 23/12 điều chuyển một TSCĐ cho cấp dưới, nguyên giá 20.000, giá trị hao mòn luỹ kế 12.000. 6. Ngày 27/12 thanh lý 1 thiết bị N cho ông A thu bằng tiền gửi với giá 7.000, nguyên giá 90.000 giá trị hao mòn luỹ kế 87.000, chi thanh lý 2.500 bằng tièn mặt , giá trị phế liệu thu hồi nhập kho 500. 7. Ngày 31/12 giá trị hao mòn trong năm N là 90.000, trong đó hoạt động sự nghiệp 63.000, chương trình dự án: 27.000. Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của các tài khoản có liên quan. 2. Nghiệp vụ 2, 6 TSCĐ nhượng bán thanh lý thuộc NVKD thì hạch toán như thế nào. Bài 2: Tại một đơn vị HCSN có tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ như sau: I. Số dư đầu tháng 12/N của một số tài khoản (ĐVT: 1.000 đồng) - TK 211: 24.792.000. TK 466: 20.300.000. TK 214: 4.492.000 - Các tài khoản khác có số dư hợp lý II. Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế sau phát sinh 1. Đơn vị tiếp nhận của đơn vị cấp trên 1 TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động thường xuyên trị giá 25.000, chi phí vận chuyển bằng tiền mặt 700 tính vào chi phí hoạt động thường xuyên 2. Đơn vị mua 1 TSCĐ hữu hình qua lắp đặt, giá mua TSCĐ được lắp đặt chưa có thuế 300.000, thuế GTGT đầu vào 5% đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, tài sản này được đầu tư bằng nguồn kinh phí dự án. 3. Đơn vị tiến hành thanh lý 1 TSCĐ sử dụng trong lĩnh vực HCSN, nguyên giá 37.680, giá trị hao mòn luỹ kế 37.400, thu thanh lý bằng tiền mặt 450, chi thanh lý bằng tiền mặt 250, phần chênh lệch thu lớn hơn chi được phép bổ sung quỹ hỗ trợ phát triển sự nghiệp. 4. Trính hao mòn tài sản cố định trong năm là 210.000 Yêu cầu: Định khoản phản ánh lên sơ đồ các tài khoản. Bài 3: Tài liệu cho tình hình đầu tư XDCB và sửa chữa TSCĐ tại ĐV HCSN S trong năm N như sau (đvt: 1000đ, các tài khoản có số dư hợp lý). I. Thực hiện kế hoạch đầu tư xây lắp một nhà văn phòng theo phương thức giao thầu, kinh phí XDCB gồm: 70% kinh phí XDCB, 30% huy động quỹ cơ quan. Giá trị công trình giao thầu 3.600.000. 1. Rút DTKP XDCB về tài khoản TGKB là 2.520.000 2. Tạm ứng cho nhà thầu theo tiến độ thi công số kinh phí XDCB bằng TGKB 1.764.000. 52
3. Cuối năm N Công trình được nghiệm thu theo giá thầu 3.600.000, sau khi giữ lại 5% giá trị công trình đơn vị trả nốt nhà thầu qua tài khoản TGKB. 4. Tỷ lệ hao mòn năm 5%. II. Trong năm N đã mua thiết bị thuộc kinh phí XDCB trong dự toán dùng cho hoạt động sự nghiệp. 1. Rút DTKP XDCB về tài khoản TGKB là 960.000 2. Mua vật tư thiết bị lắp đặt tạm nhập kho chờ lắp đặt là 936.600, tiền mua đã thanh toán bằng ủy nhiệm chi qua kho bạc Nhà nước. 3. Xuất vật tư thiết bị để lắp đặt 936.600 4. Chi phí lắp đặt tính vào giá trị tài sản là 23.400, đã chi bằng tiền mặt. 5. Thiết bị đã hoàn thành bàn giao cho ĐV sử dụng theo giá 960.000, tỷ lệ hao mòn năm 20%. III. Thực hiện sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên TSCĐ năm N . 1. Sửa chữa lớn thuê ngoài đã nhận bàn giao, chi phí sửa chữa lớn ghi chi phí hoạt động thường xuyên là 60.000 ghi dự án 45.000, chi kinh doanh 30.000 bằng tiền gửi kho bạc. ĐV đã rút DTKP thanh toán tiền sửa chữa lớn 135.000 cho bên nhận thầu sửa chữa. 2. Chi phí sửa chữa thường xuyên thiết bị văn phòng được ghi chi thường xuyên gồm: Vật tư cho sửa chữa 7.500. Tiền công sửa chữa chi bằng tiền mặt 4.500. Yêu cầu 1. Định khoản và phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Mở và ghi sổ các nghiệp vụ đã cho trên sổ của hình thức: “Nhật ký chung”. TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 3 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 4. Bộ tài chính, Luật kế toán, NXB Tài chính, 2008. 5. TS Hà Thị Ngọc Hà, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp - Bài tập và lập Báo cáo tài chính – 2011, NXB Lao động xã hội, 2011. 6. Nguyễn Thị Quỳnh, Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước, NXB Lao động xã hội, 2010. 53