Thống kê trong kinh doanh và kinh tế - Chương 3: Các quy trình kế toán

Nội dung text: Thống kê trong kinh doanh và kinh tế - Chương 3: Các quy trình kế toán

1. Chương 3 Các quy trình kế tốn GV: PGS.TS. Trần Phước
2. Nội dung 1 Tổng quan về các quy trình kế tốn 2 Quy trình mua hàng, lưu trữ và trả tiền 3 Quy trình bán hàng và thu tiền 4 Quy trình sản xuất 5 Quy trình tài chính 6 Quy trình quản lý tiền lương 7 Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình
3. 3.1. Tổng quan về các quy trình kế tốn 3.1.1 Tiếp cận kế tốn theo quy trình KD Vốn Hoạt động kinh doanh lặp Đầu tư đi lặp lại Các sự kiện kinh tế là kết Dự trữ Tiêu thụ quả của hoạt động kinh doanh cũng lặp đi lặp lại Sản xuất Kế tốn ghi chép sự kiện kinh Hoạt động kinh tế bằng các nghiệp vụ kế tốn doanh cơ bản
4. Việc xem xét, tổ chức hệ thống kế tĩan xử lý họat động kinh doanh theo quy trình kinh doanh gọi là tiếp cận kế tốn theo quy trình kinh doanh Các họat động kế tĩan để xử lý họat động kinh doanh theo quy trình gọi là quy trình kế tĩan Ví dụ: Họat động kế tĩan xử lý quy trình bán hàng cịn gọi là quy trình kế tốn bán hàng
5. 3.1.2 Mục đích Nhấn mạnh tính liên tục của họat  động kinh doanh và xử lý kế tĩan Chỉ ra rõ ràng mối quan hệ giữa  các sự kiện trong quy trình -> kiểm sĩat họat động Dễ dàng phân tích, thiết kế hệ  thống kế tĩan xử lý nghiệp vụ
6. 3.1.3 Các loại quy trình KD Tùy quan điểm cĩ thể chia họat  động kinh doanh làm 4, 5 hay 6 quy trình Ví dụ Quan niệm quy trình: quy trình bán hàng; quy trình mua  hàng; quy trình sản xuất; quy trình tài chính; quy trình quản lý tiền lương, TSCĐ.
7. Sự kiện kinh tế quy trình quy trình quy trình quy trình quy trình bán hàng mua hàng sản xuất tài chính QLN.lực Hệ thống Báo cáo kế toán
8. 3.2 Quy trình mua hàng Hoạt động mua hàng trả tiền DL quy trình TT Yêu cầu hàng Báo cáo mua hàng từ bộ phận liên Mua hàng quan Nhận hàng từ TT người cung cấp tổng hợp Thanh tốn tiền HT BCTC
9. 3.2.1 Hoạt động quy trình kế tốn mua hàng Trình Đồng ý Tìm NCC duyệt Đề nghị Xét Lập đơn Báo giá mua hàng duyệt hàng Xử lý Hợp đồng Đồng ý Phiếu Lập Nhận Kiểm Chọn Hĩa đơn Nhập kho hàng tra mua hàng NCC Theo dõi NPT Trả Tiền Lưu trữ dữ liệu quy trình mua hàng Sơ đồ dịng dữ liệu quy trình kế tốn mua hàng
10. 3.2.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt mua hàng 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
11. 3.2.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro a/ Xét đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng khơng cần thiết/phù hợp - Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng - Đặt mua hàng quá trễ/quá sớm - Nhân viên mua hàng xĩa dấu vết đã đặt hàng để đề nghị mua lần 2 -
12. 3.2.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro b/ Chọn nhà cung cấp . Nhân viên xử lý báo giá thơng đồng NCC . Nhân viên mua hàng thơng đồng với NCC c/ Nhận hàng . Nhận hàng khơng đúng quy cách, chất lượng, số lượng . Nhận và biển thủ hàng và khơng nhập kho
13. 3.2.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro d/ Bảo quản hàng - Hàng tồn kho cĩ thể bị đánh cắp - NV kho hủy hoặc giấu hàng cĩ lỗi để tránh bị phạt - Hàng hĩa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
14. 3.2.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro e/ Nợ phải trả và trả tiền - Lập chứng từ khống để thanh tốn - Chi trả tiền nhiều hơn giá trị đã nhận - Ghi nhận sai thơng tin về nhà cung cấp: Tên, thời hạn thanh tốn - Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ - Trả tiền khi chưa được phê duyệt - Trả tiền trễ hạn
15. 3.2.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung a/ Phân chia trách nhiệm  Tổ chức BP mua hàng độc lập bộ phận khác  Chức năng phê duyệt tách biệt với mua hàng  Chức năng xét duyệt lựa chọn độc lập với chức năng đặt hàng  Bộ phận đặt hàng tách biệt bộ phận nhận hàng  Kế tốn khơng được kiêm thủ kho.
16. 3.2.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung b/ Kiểm sốt xử lý thơng tin  Kiểm sốt chung . Đối tượng sử dụng . Kiểm sốt dữ liệu  Kiểm sốt ứng dụng . Kiểm sốt dữ liệu . Kiểm sốt quá trình nhập liệu  Kiểm sốt chứng từ và sổ sách  Ủy quyền xét duyệt. c/ Kiểm tra độc lập
17. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Kiểm sốt quá trình mua hàng b. Kiểm sốt quá trình nhận hàng c. Kiểm sốt quá trình tồn trữ d. Kiểm sốt quá trình nợ phải trả và trả tiền
18. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Kiểm sốt quá trình mua hàng: . Yêu cầu mua hàng . Phê duyệt việc mua hàng . Lựa chọn nhà cung cấp . Đặt hàng . Xác nhận cam kết mua hàng
19. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Yêu cầu mua hàng: . Tất cả NV mua hàng đều phải cĩ giấy đề nghị mua hàng đã được duyệt . Giấy đề nghị mua hàng phải cĩ đầy đủ thơng tin và lập thành 2 liên: • Phân cơng cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị • Phải đánh số liên tục trước khi sử dụng . Thường xuyên theo dõi đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành
20. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Phê duyệt việc mua hàng: . Giao bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho . Phân nhiệm xét duyệt mua hàng cho một cá nhân . Nếu đơn vị cĩ định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng vẫn cần cĩ sự phê duyệt.
21. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Lựa chọn nhà cung cấp: . Đề nghị các NCC báo giá ngay khi cĩ nhu cầu . Đối với hàng hĩa giá trị cao phải đấu thầu . Hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng . Kỷ luật nếu nhân viên nhận tiền hoa hồng . Mọi thơng tin trong bảng báo giá phải ghi chép, lưu trữ, báo cáo người chịu trách nhiệm phê duyệt . Việc phê duyệt do nhà quản lý cấp cao thực hiện hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng . Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt . Quản lý danh sách NCC và cập nhật thường xuyên
22. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Đặt hàng: . Đơn đặt hàng được lập căn cứ trên giấy đề nghị MH . Chỉ bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng . Theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng in sẵn . Thơng báo NCC biết những người cĩ thẩm quyền đặt hàng với từng nhĩm hàng. . Theo dõi những lơ hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được
23. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn b. Kiểm sốt quá trình nhận hàng . Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với bộ phận đặt hàng . Khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng . Từ chối nhận hàng nếu hàng giao khơng đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng . Thiết kế mẫu biểu kiểm tra đặc tính hàng mua . Nhanh chĩng chuyển hàng đến đúng vị trí lưu trữ hoặc nơi cần sử dụng
24. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn c. Kiểm sốt quá trình tồn trữ . Bảo quản hàng . Kiểm kê kho . Các thủ tục kiểm sốt quan trọng khác
25. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Bảo quản hàng: . Hàng phải được dán nhãn và bảo quản cẩn thận ở kho . Giữ bí mật về vị trí cách bố trí, quản lý kho . Giao trách nhiệm bảo quản hàng cho thủ kho . Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi . Thủ kho chỉ được xuất hàng khi cĩ chỉ thị của người cĩ thẩm quyền . Sắp xếp ngăn nắp, khoa học và theo thứ tự ưu tiên sử dụng . Kiểm tra định kỳ để phát hiện các hàng lỗi thời cần xử lý
26. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn Kiểm kê kho: . Cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ và đột xuất . Trước khi kiểm kê, phải xây dựng kế hoạch kiểm kê . Khi kiểm kê, cần giám sát chặt chẽ đảm báo các hướng dẫn trong kế hoạch kiểm kê được tuân thủ đầy đủ. . Lập nhĩm tái kiểm kê để kiểm kê lại ngẫu nhiên các phiếu kiểm kê . Kết quả kiểm kê được tổng hợp đối chiếu với sổ kho, sổ kế tốn chi tiết hàng tồn kho
27. 3.2.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn d. Kiểm sốt nợ phải trả và trả tiền . Đảm bảo HD của NCC được chuyển ngay đến phịng kế tốn . KT cơng nợ kiểm tra đối chiếu giữa HD với các chứng từ khác . KT cơng nợ phải tập hợp tất cả chứng từ liên quan và đính kèm với PC/UNC trình kế tốn trưởng, giám đốc phê duyệt . Nên hạn chế thanh tốn bằng tiền mặt . Theo dõi những HD mà kế tốn nhận được khơng cĩ đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng . Kế tốn cơng nợ cần mở hồ sơ theo dõi riêng các HD chưa trả tiền, HD đã trả tiền
28. 3.3 Quy trình bán hàng Hoạt động bán hàng Báo - Đơn đặt hàng cáo BH - Giao hàng hố, dịch DL quy trình vụ với khách hàng bán hàng TT - Thu tiền bán hàng HT báo cáo tài chính Ví Dụ: Quy trình Bán hàng
29. 3.3.1 Hoạt động quy trình kế toán bán hàng
30. 3.3.2 Xây dựng các thủ tục kiểm soát bán hàng 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
31. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng . Đơn đặt hàng cĩ thể được chấp nhận nhưng khơng được phê duyệt . Đồng ý bán hàng nhưng cĩ khả năng cung ứng . Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn khách hàng.
32. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Xét duyệt bán chịu . Bán chịu cho những khách hàng khơng đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, khơng thu được tiền . Nhân viên bán hàng cĩ thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu
33. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Giao hàng . Giao hàng khi chưa được xét duyệt . Giao hàng khơng đúng chủng loại, số lượng, khách hàng . Hàng hĩa cĩ thể bị thất thốt trong quá trình giao hàng . Phát sinh thêm chi phí ngồi dự kiến trong quá trình giao hàng
34. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Lập hĩa đơn . Bán hàng khơng lập hĩa đơn . Lập hĩa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng . Khơng bán hàng nhưng vẫn lập hĩa đơn
35. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Ghi chép doanh thu . Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh tốn . Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu . Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sai sĩt hĩa đơn
36. 3.3.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro  Theo dõi nợ phải thu khách hàng . Quản lý nợ phải thu khách hàng kém . Khoản tiền thanh tốn của KH bị chiếm đoạt . Xĩa số nợ phải thu khách hàng nhưng khơng được xét duyệt . Nợ phải thu bị thất thốt do khơng theo dõi chặt chẽ . Khơng lập hoặc lập dự phịng phải thu khĩ địi khơng đúng . Khơng đánh giá lại NPT KH cĩ gốc ngoại tệ vào cuối kỳ . Khơng khai báo về các khoản NPT KH bị thế chấp.
37. 3.3.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung a. Phân chia trách nhiệm: phân cơng tách biệt các bộ phận sau: . Bộ phận bán hàng . Bộ phận xét duyệt bán chịu . Bộ phận giao hàng . Bộ phận lập hĩa đơn . Bộ phận kho . Bộ phận theo dõi nợ phải thu . Kế tốn nợ phải thu KH khơng kiêm nhiệm việc thu tiền
38. 3.3.2.2 Những thủ tục kiểm sốt chung b. Kiểm sốt xử lý thơng tin . Kiểm sốt chung . Kiểm sốt ứng dụng . Kiểm sốt chứng từ sổ sách . Ủy quyền và xét duyệt c. Kiểm tra độc lập
39. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể a. Kiểm sốt quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu b. Kiểm sốt quá trình giao hàng và lập hĩa đơn c. Kiểm sốt việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
40. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể a. Kiểm sốt quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: . Xác minh người mua . Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức . Xác nhận khả năng cung ứng . Lập lệnh bán hàng . Xét duyệt bán chịu
41. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể b. Kiểm sốt quá trình giao hàng và lập hĩa đơn: . Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đánh số thứ tự trước khi sử dụng . Chứng từ vận chuyển phải được khách hàng ký nhận . Khi lập hĩa đơn phải căn cứ vào: • Chứng từ vận chuyển đã được KH ký nhận • Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với ctu vận chuyển • Hợp đồng giao hàng . Cử người kiểm tra lại ngẫu nhiên thơng tin trên HD . HD nên được lập ngay sau khi hồn tất việc giao hàng.
42. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể c. Kiểm sốt việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán hàng thu tiền mặt: . Khuyến khích thanh tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng . Sử dụng HD mỗi khi bán hàng, khuyến khích khách hàng nhận HD . Lưu trữ và bảo mật về thơng tin giao dịch trong tập tin máy tính . Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số liệu thủ quỹ ghi chép . Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền với chức năng hạch tốn thu tiền . Định kỳ tiến hành kiểm kê kho
43. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể c. Kiểm sốt việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán chịu: . Định kỳ, đối chiếu số liệu kế tốn với các chứng từ liên quan hay số liệu của các bộ phận khác. . Bộ phận theo dõi nợ phải thu đối chiếu cơng nợ thường xuyên với khách hàng. . Định kỳ lập báo cáo về số dư nợ phải thu, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên/ địa điểm bán hàng
44. 3.3.2.3 Những thủ tục kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể c. Kiểm sốt việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:  Phương thức bán chịu: (tt) . Định kỳ lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, sắp xếp theo từng đối tượng KH . Ban hành chính sách lập dự phịng phải thu khĩ địi, xĩa sổ nợ phải thu khĩ địi. . Định kỳ in các báo cáo về số dự phịng phải thu khĩ địi đề nghị trích lập, số nợ khĩ địi đã xĩa sổ theo từng nhân viên theo dõi cơng nợ. . Trường hợp KH vừa là người mua vừa là người bán cần theo dõi riêng cơng nợ trên 2 TK phải thu và phải trả độc lập nhưng cùng mã KH.
45. 3.4 Quy trình sản xuất Hoạt động sản xuất Báo DL cáo sx  Lệnh sản xuất quy trình  Chi phí SX SX  Giá thành và nhập kho thành phẩm HT BCTC
46. 3.4.1 Hoạt động quy trình kế tốn sản xuất
47. 3.4.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt sản xuất 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
48. 3.5 Quy trình tài chính Hoạt động tài chính Báo cáo TC - Đầu tư tài chính DL quy trình TT - Chi phí tài chính tài chính HT BCTC
49. 3.5.1 Hoạt động quy trình kế tốn tài chính THU TIỀN CHI TIỀN HÀNG TỒN KHO BÁN MUA HÀNG HÀNG TSCĐ THU NỢ TRẢ TIỀN KH LƯƠNG VAY TIỀN, TRẢ NỢ PHÁT VẠY, CỔ HÀNH CP TỨC
50. 3.5.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt tài chính 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
51. 3.5.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Thu tiền: Thu trực - Thu tiền từ KH bị nhân viên bán hàng/ thu ngân chiếm dụng, biển thủ tiếp từ - Tiền thu khơng đúng với giá trị hàng bán ra do hĩa bán hàng đơn bị tính sai - Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu được/ khơng nộp Thu nợ về kịp thời. khách - Xĩa sổ nợ phải thu để chiêm dụng tiền thu được hàng - Ghi chép các khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, thiếu sĩt, trùng lắp nghiệp vụ Thu tiền - Khơng cập nhật kịp thời, ghi nhận sai số tiền thu bằng thẻ tín dụng. từ thẻ tín - Khơng bảo mật thơng tin KH nên người khác cĩ thể dụng sử dụng thơng tin để thu lợi.
52. 3.5.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Chi tiền: - Ghi chép các khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghi chép thiếu sĩt hoặc trùng lắp nghiệp - Chi trả NCC vụ - Chi mua - Chi sai số tiền cần chi trên các chứng từ liên quan như hĩa CCDC đơn mua hàng, phiếu giao hàng, biên bản nợ - Chi tiếp - Chi trả sai nhà cung cấp, sai lơ hàng hoặc sai giá đã thoải khách thuận - Chi quảng - Chi trả cho các khoản phí, các khoản mua hàng, dịch vụ cáo, tiếp thị khơng cĩ thực, khơng được phê duyệt, khơng phù hợp với - Chi cơng tác chính sách của đơn vị phí - Chi khơng đúng mục đích hay nhu cầu - Chi văn - Chi vượt quá mức cần thiết phịng phẩm - Lạm dụng để chi cho cá nhân - Chi dịch mua - Chi khơng kịp thời khơng được hưởng chiết khấu thanh ngồi (điện, tốn hay phải trả thêm lãi suất quá hạn nước, ) - Thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng khơng được phép
53. 3.5.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Số dư tiền: - Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so với sổ sách và báo cáo - Số dư - Tiền tồn quỹ bị mất cắp, bị thủ quỹ chiếm dụng, tiền tham ơ - Tiền tồn quỹ quá ít dẫn đến thiếu hụt tiền khi cần hoặc quá nhiều làm giảm khả năng sinh lời
54. 3.5.2.2 Những mục tiêu kiểm sốt chung Sử dụng nhân viên cĩ năng lực và trung thực Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin . Kiểm sốt chung: kiểm sốt đối tượng sử dụng; kiểm sốt dữ liệu . Kiểm sốt ứng dụng: kiểm sốt dữ liệu; kiểm sốt quá trình nhập liệu . Kiểm sốt chứng từ sổ sách . Ủy quyền và xét duyệt Phân tích và rà sốt Bảo vệ tài sản
55. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn I. Những thủ tục kiểm sốt cụ thể đối với tiền mặt a. Kiểm sốt thu tiền mặt b. Kiểm sốt chi tiền mặt c. Kiểm sốt tồn quỹ tiền mặt II. Những thủ tục kiểm sốt cụ thể đối với tiền gửi a. Kiểm sốt thu tiền gửi b. Kiểm sốt chi tiền gửi c. Kiểm sốt số dư tiền gửi
56. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn I.a. Kiểm sốt thu tiền mặt . Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ . Thu nợ của khách hàng . Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại
57. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn I.b. Kiểm sốt chi tiền mặt . Chi trả tiền cho nhà cung cấp về việc mua tài sản . Thanh tốn các khoản chi tiêu khác trong đơn vị
58. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn I.c. Kiểm sốt tồn quỹ tiền mặt . Bảo quản chặt chẽ, giao thủ quỹ chịu trách nhiệm, thủ quỹ kiểm kê cuối ngày . Tiền phải được để trong két sắt, niêm phong trước khi về . Xác định mức tồn quỹ thích hợp
59. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn II.a. Kiểm sốt thu tiền gửi . Thu nợ của khách hàng • Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư • Đĩng dấu vào mặt sau của séc • Lập danh sách các séc nhận được • Lập danh sách các séc ký thác vào ngân hàng • Ghi sổ kế tốn • Ghi giảm cơng nợ • Điều tra các séc chưa đủ thơng tin
60. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn II.a. Kiểm sốt thu tiền gửi . Thu tiền từ thẻ tín dụng • Mở riêng tài khoản NH cho các khoản thu tiền qua thẻ tín dụng • Hạn chế tiếp cận các thơng tin trên thẻ tín dụng • Đối chiếu khoản thu tín dụng và nghiệp vụ nhận tiền
61. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn II.b. Kiểm sốt chi tiền gửi . Tách biệt chức năng người giữ séc, người phê chuẩn, người ghi sổ kế tốn. . Tất cả các nv chi qua NH đều phải được phê chuẩn . Phải cĩ chứng từ gốc kèm theo . Cĩ người độc lập sử lý khiếu nại của KH-NCC . Kiểm tra độc lập lại các thanh tốn bằng thẻ tín dụng . Tách biệt giữa chức năng viết séc, ký séc, chuyển séc.
62. 3.5.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn II.c. Kiểm sốt số dư tiền gửi . Định kỳ đối chiếu giữa sổ sách kế tốn với sổ phụ ngân hàng . Cất giữ séc ở nơi an tồn . Lưu trữ danh sách các séc đã sử dụng và cập nhật thường xuyên
63. 3.6 Quy trình quản lý tiền lương Hoạt động quản lý Báo tiền lương cáo nhân DL Kiểm sốt nhân quy trình sự sự quản lý TT TLương HT BCTC
64. 3.6.1 Hoạt động quy trình kế tốn tiền lương BẢNG CHẤM CƠNG TÍNH LƯƠNG, CHẤM CÁC CHỨNG TỪ CÁC KHOẢN CƠNG LIÊN QUAN KHẤU TRỪ TRẢ LƯƠNG CNV NỘP TIỀN BẢNG LƯƠNG, CHO NHÀ CÁC CHỨNG TỪ NƯỚC LIÊN QUAN GHI SỔ KẾ TỐN
65. 3.6.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt tiền lương 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
66. 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương . Sai sĩt trong chấm cơng, tính tốn số lượng sản phẩm dịch vụ hồn thành . Tính giờ cơng cho những NV khơng cĩ thật . Sai phạm trong cập nhật dữ liệu về nhân sự . Thiếu các thủ tục khiến chi phí tiền lương khơng được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế
67. 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Tính lương và các khoản khấu trừ . Tính sai tiền lương phải trả . Tính lương cho số nhân viên đã nghỉ việc . Tính lương khơng chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận . Khấu trừ sai hoặc khơng khấu trừ các khoản . Khơng tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền cơng làm ngày lễ, chủ nhật
68. 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Phát hành séc trả lương . Chậm trễ hoặc sai sĩt trong việc trả lương . Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động khơng cĩ thật
69. 3.6.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ . Chậm nộp hoặc khơng nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước.
70. 3.6.2.2 Những hoạt động kiểm sốt chung Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng . Bộ phận nhân sự; Bộ phận sử dụng lao động; Bộ phận tính lương; Bộ phận trả lương Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin . Kiểm sốt chung: kiểm sốt đối tượng sử dụng; kiểm sốt dữ liệu . Kiểm sốt ứng dụng: kiểm sốt dữ liệu, kiểm sốt quá trình nhập liệu Kiểm tra độc lập việc thực hiện Phân tích, rà sốt, đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương
71. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Xây dựng chính sách tiền lương b. Kiểm sốt quá trình lập bảng chấm cơng và các tài liệu liên quan để tính lương c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ d. Kiểm sốt quá trình trả lương e. Kiểm sốt quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ
72. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn a. Xây dựng chính sách tiền lương . Căn cứ vào mức đĩng gĩp của nhân viên . Căn cứ vào thị trường lao động . Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị . Căn cứ vào sự cơng bằng giữa các nhân viên cùng phịng ban và giữa các bộ phận trong cùng đơn vị . Căn cứ vào giá trị vật chất và tinh thần mà đơn vị trao cho nhân viên . Căn cứ vào pháp luật hiện hành và các quy định của đơn vị.
73. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn b. Kiểm sốt quá trình lập bảng chấm cơng và các tài liệu liên quan để tính lương . Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương . Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương . Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương
74. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ . Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng . Kịp thời cập nhật các biến động về nhân sự . Phân cơng người cĩ thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong tính lương . Phân cơng người cĩ thẩm quyền phê duyệt bảng lương . Chuyển chứng từ cho kế tốn hạch tốn kịp thời
75. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn c. Kiểm sốt quá trình tính lương và các khoản khấu trừ (tt) . Định kỳ đối chiếu lương thực tế với kế hoạch . Phân cơng nhân viên kiểm tra lại việc tính lương và các khoản khấu trừ.
76. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn d. Kiểm sốt quá trình trả lương . Phiếu đề nghị thanh tốn phải gửi cho người cĩ thẩm quyền xét duyệt . Khi nhận lương trực tiếp người lao động phải ký nhận lên bảng thanh tốn lương . Nếu chi lương qua tài khoản ngân hàng nên mở tài khoản chuyên chi lương . Bảng thanh tốn lương phải chuyển cho kế tốn ghi sổ kế tốn.
77. 3.6.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn e. Kiểm sốt quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ . Phải phê duyệt trước khi chi lương . Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương . Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng
78. 3.7 Quy trình quản lý TSCĐ hữu hình Hoạt động quản lý Báo TSCĐ hữu hình cáo TSDH  Kiểm sốt Tài DL quy trình sản dài hạn quản lý TT TSCĐ HT BCTC
79. 3.7.1 Hoạt động quy trình kế tốn TSCĐ hữu hình MUA TSCĐ GHI NHẬN TSCĐ THANH LÝ TSCĐ PHÊ CHUẨN KẾ GIAO TRÁCH SỐT XÉT ĐỊNH HOẠCH ĐẦU TƯ NHIỆM QL TSCĐ KỲ VỀ THANH LÝ TSCĐ LẬP PHIẾU ĐỀ LẬP BIÊN BẢN LẬP PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA & XÉT GIAO NHẬN TSCĐ NGHỊ THANH LÝ DUYỆT CHỌN NCC GHI SỔ KẾ TỐN KIỂM TRA VIỆC LẬP ĐƠN HÀNG TSCĐ NHẬN TIỀN HỢP ĐỒNG THANH LÝ
80. 3.7.2 Xây dựng các thủ tục kiểm sốt TSCĐ hữu hình 1. Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro 2. Những hoạt động kiểm sốt chung 3. Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn
81. 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Quyết định đầu tư TSCĐ . Đầu tư khơng đúng lãng phí, mất cân đối tài chính . Mua cho cá nhân nhưng tính vào TS đơn vị . Mua TSCĐ với giá cao
82. 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Sử dụng TSCĐ . Sử dụng khơng đúng mục đích . Sử dụng khơng đúng cơng suất . Sử dụng cho mục đích cá nhân . Đánh cắp TSCĐ
83. 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Ghi nhận thơng tin về TSCĐ . Ghi chép khơng chính xác và kịp thời . Chọn pp khấu hao khơng phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ . Khơng ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì . Khơng ước tính rủi ro xảy ra, khơng mua bảo hiểm cho các TSCĐ cĩ giá trị lớn . Thất thốt TSCĐ do khơng kiểm kê định kỳ
84. 3.7.2.1 Nghiên cứu mơi trường và đánh giá rủi ro Thanh lý TSCĐ . Khơng xĩa sổ TSCĐ đã thanh lý . Nhượng bán với giá thấp . Tham ơ TSCĐ
85. 3.7.2.2 Những hoạt động kiểm sốt chung Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ hữu hình Phân chia trách nhiệm đầy đủ Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin Kiểm tra độc lập Kiểm sốt vật chất Phân tích rà sốt
86. 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 1. Đề xuất mua tài sản 2. Xét duyệt mua tài sản 3. Lựa chọn nhà cung cấp 4. Lập đơn đặt hàng 5. Nhận tài sản cố định 6. Ghi nhận tài sản cố định
87. 3.7.2.3 Những hoạt động kiểm sốt cụ thể trong từng giai đoạn 7. Giao trách nhiệm quản lý tài sản 8. Kiểm kê tài sản 9. Tính và ghi chép khấu hao TSCĐ 10.Ghi nhận nợ phải trả và thanh tốn cho NCC 11.Thủ tục kiểm sốt đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ 12.Thủ tục thanh lý tài sản cố định