Quản trị sản xuất - Chương VII: Quản trị vật liệu

Nội dung text: Quản trị sản xuất - Chương VII: Quản trị vật liệu

1. 168 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Hoạt động của các nhà bán buôn, bán lẻ họ đối phó thường xuyên với các sản phẩm hữu hình, nhưng nó không sản xuất ra chúng. Vì thế, nó ít quan tâm đến kiểm soát sản xuất. 3- Nhiệm vụ của quản trị vật liệu Một báo cáo nghiên cứu của tạp chí Purchasing 1976 đã hỏi ý kiến các công ty nhằm xác định các nhiệm vụ của quản trị vật liệu của họ, kết quả cho bằng tỷ lệ % như sau : Nhiệm vụ Tỷ lệ đồng ý Mua sắm 100% Kiểm soát tồn kho 90% Kiểm soát sản xuất 85% Vận chuyển về công ty 74% Tiếp nhận 74% Quản lý kho 74% Vận chuyển ra bên ngoài 65% Sử dụng nguyên vật liệu 60% Sắp xếp tồn kho bên ngoài 55% Phân phối 30% Kiểm tra nhập 10% Kiểm tra xuất 5% Các nhiệm vụ trên được giao cho các bộ phận hay cá nhân nào đó còn tùy thuộc vào năng lực quản trị của các cá nhân và cơ cấu tổ chức của công ty. Sự phức tạp của các hoạt động vật chất của công ty và sự ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức sẽ tác động lên khả năng phối hợp các trách nhiệm. Tất cả các nhiệm vụ của quản trị vật liệu dù sao cũng phải được liên kết một cách chặt chẽ và người quản trị sản xuất phải nhận ra cách thức liên kết trong tổ chức như thế nào để có thể thực hành một cách có hiệu quả. B ốn hoạt động đầu tiên là kiểm soát sản xuất, vận chuyển, tiếp nhận và gởi hàng thường có trong hệ thống sản xuất chế tạo, sẽ được đề cập trong phần này. Còn lại quản lý tồn kho và mua sắm tồn tại trong tất cả các hệ thống sản xuất và sẽ được nghiên cứu riêng. a- Kiểm soát sản xuất
2. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 169 Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn. b- Vận chuyển Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng như giao hàng ở đầu ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ. Chi phí và thời hạn này lại phụ thuộc vào hai yếu tố rất cơ bản là điểm đặt xí nghiệp và cách thức vận chuyển. Trong đó điểm đặt xí nghiệp gắn với cam kết dài hạn mà bộ phận vận chuyển không tác động tới được. Như vậy, chi phí và thời hạn vận chuyển có thể kiểm soát tới bộ phận vận chuyển trong các quyết định ngắn hạn. Trách nhiệm của bộ phận vận chuyển là lựa chọn và ký hợp đồng vận chuyển với người vận chuyển để thực hiện việc vận chuyển nhập và xuất. c- Tiếp nhận Một số bộ phận trong tổ chức - thường là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập và sửa chữa bảo quản, dự trữ sản xuất. d- Gởi hàng Trách nhiệm của bộ phận gửi hàng bao gồm: + Một là, lựa chọn các hàng hóa trong kho các mặt hàng cần thiết để gởi đến cho khách hàng. + Hai là, Bao gói dán nhãn cho các chuyến hàng + Ba là, xếp dỡ hàng lên xe + Bốn là, quản lý đội xe của công ty. II. MUA SẮM 1- Vị trí của hoạt động mua sắm Bộ phận mua sắm thực hiện những hoạt động có vị trí rất quan trọng trong các tổ chức. Bởi vì: + Các chi phí về hàng hóa và dịch vụ thường chiếm hơn phân nữa các chi tiêu của công ty. + Thực hiện các quan hệ giữa công ty và bên ngoài cụ thể là với mạng lưới cung cấp, nó ảnh hưởng rất lớn tới thành công dài hạn công ty. + Tác động khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ chức.
3. 170 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 2- Các loại nhu cầu mua sắm Việc mua sắm tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy, chúng ta có thể chia thành 3 nhóm chính. Nhóm 1 - Mua sắm không thường xuyên số lượng ít có giá trị bằng tiền nhỏ. Nhóm 2 - Mua sắm một lần, hoặc không thường xuyên với giá trị lớn. Nhóm 3 - Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ở những vị trí phức tạp. 3- Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận mua sắm Mục tiêu của bộ phận mua sắm trước hết là đảm bảo cung cấp hàng hóa, vật tư đúng quy cách đúng số lượng, với giá cả hợp lý và hơn nữa, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu dài cho công ty. Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận mua sắm bao gồm: + Một là, định vị, ước lượng và phát triển nguồn nguyên vật liệu, người cung cấp, các dịch vụ công ty cần. + Hai là, bảo đảm các mối quan hệ với các nguồn cung ứng trên các phương diện như: Chất lượng thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, mức thu nhập + Ba là, tìm các vật liệu mới, các sản phẩm mới, các nguồn mới tốt hơn vì thế có thể đánh giá khả năng sử dụng của công ty. + Bốn là, cung ứng hợp lý các mặt hàng cần thiết với mức giá cả thích hợp, với chất lượng yêu cầu và sử dụng các cuộc thương lượng cần thiết để thực hiện các hoạt động này. Giá trị thấp nhất phải được hiểu là các chi phí bao gồm cả đời sống sản phẩm, khả năng phục vụ và chi phí bảo quản. + Năm là, đề xướng và phối hợp các chương trình cắt giảm chi phí, phân tích giá trị, nghiên cứu mua hay làm, phân tích thị trường, hoạch định dài hạn nếu cần. + Sáu là, duy trì các quan hệ mật thiết giữa các bộ phận trong phạm vi xí nghiệp, công ty và giữa công ty với người cung cấp tiềm tàng. + Bảy là, giữ vững trong nhận thức hàng đầu về các chi phí của tất cả những gì mà công ty mua được và bất kỳ những thay đổi thị trường có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự tăng trưởng tiềm năng của công ty. 4- Các bước của hoạt động mua sắm. Trình t ự thực hiện hoạt động mua sắm trải qua các bước sau: Bước 1: Bộ phận mua sắm xác nhận các yêu cầu từ các bộ phận chức năng khác, hay người hoạch định tồn kho.
4. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 171 Bước 2: Xác định các đặt trưng kỹ thuật và chủng loại thương mại cần phải đáp ứng. Bước 3: Gộp nhóm các mặt hàng giống nhau, hoặc có thể mua từ một người cung cấp. Bước 4: Hỏi giá đối với các nguyên vật liệu đặt biệt Bước 5: Đánh giá các mặt hàng về giá cả, chất lượng về khả năng giao hàng. Bước 6: Chọn nhà cung cấp Bước 7: Theo dõi xem các đơn đặt hàng có đến đúng hạn không Bước 8: Theo dõi việc tiếp nhận để xem các đơn hàng đã đến và có bảo đảm chất lượng hay không. Bước 9: Lưu trữ các tài liệu về sự đúng hẹn, giá cả chất lượng làm cơ sở để đánh giá nghiệp vụ bán. Trước khi hòan thành các hợp đồng mua sắm khối lượng lớn các mặt hàng giống nhau cần có ý kiến của các lĩnh vực chức năng khác nhau, để có quyết định mua từ một nguồn hay nhiều nguồn. Quyết định này dựa trên phân tích các lợi thế của việc mua từ một nguồn và nhiều nguồn như sau : 5- Phân tích giá trị : Phân tích giá trị là một cố gắng có tổ chức để giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận, nguyên vật liệu được mua sắm. Nội dung của phân tích bao gồm nhiều nghiên cứu các mặt hàng hay dịch vụ sẽ mua sắm với số lượng đầy đủ để nghiên cứu tính đúng đắn của nó. Việc này có thể thực hiện bởi một nhóm chuyên gia kỹ thuật sản xuất và cung ứng xem xét các sản phẩm mới đang tồn tại để bảo đảm các chi tiêu là hợp lý. 6- Phân tích mua hay làm Một công ty có thể quyết định xem đó có thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị khác cung ứng cho nó về một chi tiết, bộ phận sản phẩm nào đó. Tình huống này xuất hiện khi nó có khả năng sản xuất nhưng cần đánh giá lại cách thức sử dụng có hiệu qu ả. 7- Các mối quan hệ với người bán Nền kinh tế phát triển đặt công ty vào các mối quan hệ kinh doanh ngày càng phức tạp. Một công ty có thể phụ thuộc vào rất nhiều công ty khác về hàng hóa, dịch vụ, các nguyên liệu, các chi tiết, bộ phận sản phẩm, các quan hệ này có thể vượt ra khỏi biên giới quốc gia.
5. 172 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Quan hệ với người bán quan trọng hầu như với tất cả các dạng sản xuất. Nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi hiện tại, mà ảnh hưởng tới vị thế chiến lược của công ty. Bộ phận mua sắm cần phải chỉ định rõ ràng, đầy đủ các đặc điểm của người bán. Do đó, nó luôn có các thành tựu mong muốn nhanh nhất, và duy trì tốt các quan hệ với khách hàng. Công ty phải thường xuyên đánh giá lại các thành tích của người bán qua các thông số như : Kiểu mẫu các đặc điểm, độ lệch chuẩn của chất lượng Công ty cũng cần phải có các trao đổi thông tin về chất lượng sản phẩm thủ tục đánh giá chất lượng Thường xuyên xem xét lại quyết định mua sắm từ một nguồn hay nhiều nguồn III. TỒN KHO 1- Khái niệm và nguyên nhân gây ra tồn kho Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một công ty có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Các loại hệ thống sản xuất khác nhau sẽ có mức tồn kho khác nhau và tầm quan trọng của quản trị tồn kho cũng vì thế mà được đánh giá khác nhau. Sản xuất dịch vụ thường có khuynh hướng giữ tồn kho thấp, song những người bán buôn và bán lẻ lại đầu tư vào tồn kho với tỷ lệ rất cao. Sản xuất chế tạo thường giữ mức tồn kho cao, bình quân mức tồn kho trong hệ thống này thường đạt vào khoảng 1,6 doanh số bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm. công ty bán lẻ khoảng 1.4 tháng hay 12% doanh số 1 năm. Công ty bán buôn khoảng 1.2 tháng hay khoảng 10% doanh số năm. Các nguyên nhân cơ bản gây ra tồn kho là : + Một là, rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu. + Hai là, phân bố chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn. + Ba là, đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi. + Bốn là, bảo vệ công ty trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất : Đình công, thiếu hụt trong cung cấp + Năm là, đảm bảo sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất. + Sáu là Tồn kho có thể tồn tại trong các kho của công ty và cũng có thể tồn tại trên các tuyến vận chuyển với tư cách là tồn kho trong vận chuyển. 2- Các khuynh hương sản xuất với mức tồn kho thấp Tồn kho với bất kỳ lý do nào nó cũng thể hiện một nguồn tạm thời nhàn rỗi. Sự tích lũy quá mức tồn kho có thể dẫn đến việc giảm hiệu quả của sản xuất.
6. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 173 Một công ty muốn sử dụng các nguồn lực của nó hợp lý nó sẽ tìm cách triệt tiêu dần các lý do để lưu giữ tồn kho. - Giảm thời gian đặt hàng và hoặc giảm thời gian sản xuất làm cho một công ty có thể phục vụ tốt khách hàng vẫn có mức tồn kho thấp. - Giảm chi phí đặt hàng, chi phí cho các thủ tục giấy tờ, có thể giảm quy mô cho các đơn hàng và giảm tồn kho. - Giữ quan hệ tốt với người cung cấp, xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp. Như vậy, mức tồn kho lưu giữ không chỉ bằng một cách việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho phụ thuộc vào: - Thời gian mà công ty có ý định lưu giữ tồn kho. - Kiểu nhu cầu mà nó phục vụ. - Chi phí của món hàng. - Mức độ kiểm soát mong muốn. 3- Phân loại tồn kho Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó người ta có thể chia tồn kho thành hai loại: Tồn kho một kỳ : Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó đã được tiêu dùng. Tồn kho nhiều kỳ : Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kỳ phổ biến hơn so với tồn kho một kỳ. 4- Phân tích biên tế tồn kho một kỳ Tồn kho một kỳ chỉ duy trì một lần không lặp lại, trong trường hợp phải đáp ứng nhu cầu có ít nhiều sự không chắc chắn, có thể dẫn đến các khả năng dự trữ không đủ, hoặc quá dư thừa. Vấn đề quan tâm ở đây là phải giữ tồn kho ở mức nào có hiệu quả. Giả sử việc tiêu dùng một mặt hàng nào đó đã được ước lượng bằng một dãy phân bố xác suất. Công ty sẽ không thể mua thêm mặt hàng này nếu trong lần đầu tiên dự trữ không đầy đủ . Nếu dự trữ không đầy đủ, khi có nhu cầu công ty sẽ mất một lượng lợi nhuận Co, bằng giá bán tr ừ đi các chi phí cho sản phẩm. Có thể coi như là chi phí cơ hội cho việc lưu giữ sản phẩm này.
7. 174 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Nếu dự trữ quá mức, sản phẩm không bán được nó có thể phải thanh lý với giá thu hồi có thể nhỏ hơn chi phí. Có thể coi như là phí tổn của việc dự trữ quá mức với một đơn vị Cu, phí tổn này bằng chi phí trừ đi giá trị thu hồi. Khi tăng dần lượng dự trữ ban đầu chi phí kỳ vọng của dự trữ quá mức sẽ nhỏ hơn thu nhập kỳ vọng từ mỗi đơn vị dự trữ : Sau đó nó sẽ đạt đến mức trung hòa, đến đơn vị cuối cùng này chi phí kỳ vọng của việc dự trữ sẽ tăng quá thu nhập kỳ vọng nếu tiếp tục tăng lên. + Nếu gọi P(D) là xác suất mà mức nhu cầu vượt quá một số đơn vị nhất định. P(D) sẽ là giá trị phân bố xác suất tích lũy từ mức nhu cầu cao nhất có thể. + Lượng dự trữ sẽ được phép tăng lên chừng nào mà P(D)Co > [1 - P (D)] Cu Khi D tăng lên thì P(D) giảm dần và hai vế sẽ cân bằng tại giá trị P*(D). Ở mức giá trị xác suất tích lũy này sẽ có mức dự trữ hiệu quả. P*(D) Co = [1 - P*(D)] Cu P(D) = Cu/(Cu+Co) 5- Tồn kho nhiều kỳ Nghiên cứu tồn kho nhiều kỳ có thể tiến hành trên cơ sở xem xét tồn kho này phục vụ cho các nhu cầu phụ thuộc hay nhu cầu độc lập. a- Các nhu cầu độc lập Nhu cầu độc lập là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử dụng bên ngoài tổ chức có tồn kho. Tính độc lập nói đến ở đây là nhu cầu mà tồn kho dự định cung cấp phát sinh một cách độc lập với việc lưu giữ tồn kho - Nhu cầu độc lập có thể là sản phẩm hoàn thành được bán để dùng vào sửa chữa, hay lắp ráp cho các dịch vụ khác hoặc tiêu dùng. - Nhu cầu độc lập thường là nhu cầu ở đầu ra của hệ thống. - Nhu cầu độc lập xuất phát từ bên ngoài nên nó không thể biết chắc và phải dự đoán. b- Nhu cầu phụ thuộc Là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt hàng khác hoặc cho mặt hàng khá Bao gồm : - Nhu cầu về nguyên vật liệu; chi tiết cần thiết cho mặt hàng khác. Thay vì phải dự đoán như nhu cầu độc lập, các nhu cầu phụ thuộc được tính từ nhu cầu các bộ phận lắp ráp.
8. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 175 - Nói chung biểu hiện nhu cầu từ các mũi tên vào trong sơ đồ dòng vật liệu các liên kết bên trong phạm vi hệ thống. Mức độ ở các đầu ra hệ thống sản xuất phụ thuộc vào mức sử dụng các yếu tố ở đầu vào. Ngược lại, nhu cầu ở đầu vào phụ thuộc một cách chặt chẽ vào những gì mong muốn ở đầu ra của hệ thống sản xuất. Chính vì vậy loại tồn kho này mang tính phụ thuộc. c- Sự khác nhau giữa hệ thống tồn kho độc lập và phụ thuộc - Hệ thống tồn kho độc lập cung cấp cho các nhu cầu bên ngoài. Còn hệ thống tồn kho phụ thuộc cung cấp nhu cầu bên trong. Kết quả la,ì nhu cầu độc lập phải ước lượng với mức chính xác không cao, nên sẽ có một tỷ lệ phần trăm tồn kho độc lập tích lũy để chống lại những gì không chắc chắn của nhu cầu. - Hơn nữa, nhu cầu độc lập phục vụ cho bên ngoài. Nếu thiếu tồn kho để cung cấp có thể làm mất lợi nhuận trực tiếp từ bán hàng, đồng thời có thể làm mất khách hàng, làm mất lợi nhuận trong tương lai, đây là hậu quả tai hại nhất. Do đó, nó phải được giữ sẵn sàng ở mức thấp nhất định tránh tình trạng cạn dự trữ có thể xảy ra. Hầu hết, tồn kho nhu cầu phụ thuộc dùng để sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu độc lập. Một khi nhu cầu các sản phẩm bán ra đã xác định, thì tồn kho nhu cầu phụ thuộc được dự toán xác định khá chính xác bằng một tỷ lệ nhất định và bao gồm một mức đáp ứng cho các hao hụt, mất mát. Sự cạn dự trữ trong tồn kho phụ thuộc có thể dẫn đến tình trạng đình trệ sản xuất. - Có thể có những mặt hàng vừa phục vụ nhu cầu độc lập và phục vụ nhu cầu phụ thuộc, như những chi tiết dùng để lắp ráp thành phẩm, và vừa bán như một loại phụ tùng thay thế. Trong trường hợp này người ta coi như đó là tồn kho nhu cầu độc lập. 6- Các hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập Một hệ thống tồn kho là sự thiết lập các thủ tục mà chỉ định rằng nguyên vật liệu sẽ được thêm vào tồn kho bao nhiêu, tại thời điểm nào, các máy móc thiết bị và nhân sự để thực hiện các thủ tục một cách hiệu quả. a- Hệ thống số lượng cố định Là hệ thống tồn kho mà nó sẽ thêm cùng giá trị được thiết lập trước vào tồn kho của một mặt hàng mỗi lần nó được bổ sung. Số lượng cố định cho mỗi lần bổ sung sẽ được đề cập trong việc xác định quy mô đặt hàng tối ưu EOQ nhằm cực tiểu hóa chi phí.
9. 176 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Mức tồn Q=EOQ Lr Po Thời gian Lt Hình VII-2: mô hình tồn kho số lượng cố định Các đơn hàng sẽ được đặt mỗi khi tồn kho giảm tới mức đặt hàng lại (Lr). Mức đặt hàng này xác định tùy thuộc vào thời gian đặt hàng (Lt) và mức sử dụng bình quân ngày đêm, ngoài ra còn có thể cộng thêm mức tồn kho bảo hiểm sẽ xác định trong các chương sau. Hệ thống tồn kho số lượng cố định thích hợp với các mặt hàng có mức tiêu dùng tương đối ổn định. Trong quản trị hệ thống tồn kho này vấn đề cơ bản còn lại là làm sao để biết rằng tồn kho đã giảm tới mức đặt hàng lại chưa và thực hiện đặt hàng. Việc này có thể làm bằng hai cách : - Một là, cập nhật liên tục các số liệu nhập, xuất, tồn kho, có thể thực hiện bằng tay hay bằng máy. Cách này thường áp dụng với mặt hàng đắt tiền. - Hai là, sử dụng hệ thống tồn kho "hai túi". Toàn bộ tồn kho chia hai phần, phần dự trữ cho thời kỳ đặt hàng sắp riêng và có đánh dấu, phần "làm việc" là phần còn lại. Đơn đặt hàng được đặt khi sử dụng hết phần "làm việc" bước sang phần dự trữ đã đánh dấu. b- Hệ thống tồn kho thời gian định trước Hàng tồn kho sẽ được bổ sung sau các khoảng thời gian xác định trước. Mức tồn kho sẽ được kiểm tra theo khoảng thời gian đã định trước một cách thường xuyên. Số lượng đặt hàng mỗi kỳ sẽ là giá trị cần để nâng tồn kho lên giá trị lớn nhất. Như vậy, số lượng đặt hàng sẽ biến đổi tùy theo Tồn kho Imax m ức đã sử dụng. H ệ thống sử dụng tốt với các mặt hàng cùng bổ T Q Lt sung một lần, thường thườ ng đó là những mặt Thời gian hàng mua sắm cùng thời gian và cùng một nguồn. Hình VII-3: Hệû thống tồn kho thời gian định trước Tần xuất các đơn đặt hàng củ a mỗi mặt hàng, nhóm hàng có thể thiết
10. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 177 lập, do đó có thể xác định đơn hàng bình quân cho mỗi nhóm hàng theo giá trị hiệu quả. Đặt hàng theo nhóm hàng giảm chi phí vận chuyển giảm các thủ tục và tăng khối lượng mua để hưởng chiết khấu giảm giá khối lượng lớn. c- Hệ thống Min - Max Hệ thống Min - Max còn gọi là hệ thống S (System) tránh Tồn kho đặt hàng với số lượng nhỏ so Imax với mức hiệu quả. Hệ thống này có những đặc Imin điểm của cả hai hệ thống trước. Thời gian Hệ thống xác định trước giá trị tồn kho tối thiểu và tối đa. Tồn Hình VII-4: Hệ thống tồn kho Min -Max kho sẽ được kiểm tra sau một khoảng thời gian định trước. Đơn hàng sẽ được đặt nếu mức tồn kho xuống thấp hơn mức tối thiểu. Nếu mức tồn kho cao hơn mức tối thiểu, không thực hiện đặt hàng và chờ đến kỳ kiểm tra sau. Hệ thống tồn kho thích hợp với những mặt hàng không đắt tiền do đó giữ tồn kho có thể ít tốn kém hơn các thủ tục kiểm soát chặt chẽ tồn kho để biết sẵn có bao nhiêu. d- Hệ thống phân bổ ngân sách Trong phạm vi ngân sách phân bổ cho tồn kho, người mua hàng của công ty có thể quyết định mua các mặt hàng tồn kho thích hợp. Một số công ty có thể hợp đồng với người cung cấp nhờ đó đại diện của người cung cấp định kỳ thăm kho và kiểm tra tồn kho đang lưu giữ và bổ sung đến mức cần thiết. Hệ thống phân bổ ngân sách có tính chỉ đạo khái quát hơn và đặt ra các quy tắc hành động. Hệ thống phân bổ ngân sách có thể sử dụng cho các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thực phẩm. 7- Phân loại ABC S ử dụng các hệ thống tồn kho trong công ty phụ thuộc vào đặc tính của từng loại tồn kho. Do đó, trong công ty có thể có cùng lúc nhiều hệ thống tồn kho, ứng với các mặt hàng khác nhau.Sự lựa chọn hệ thống tồn kho có thể xét trên các nhân tố sau : - Sự biến đổi của nhu cầu. - Chi phí điều hành hệ thống tồn kho. - Chi phí của mặt hàng.
11. 178 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Nếu công ty có nhiều chủng loại mặt hàng sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá mỗi loại và chọn hệ thống tồn kho thích ứng. Phương pháp phân loại ABC dựa vào giá trị của các tồn kho trong năm của mỗi mặt hàng để xác định tầm quan trọng của nó. Các mặt hàng sử dụng nhiều, giá trị cao, và sử dụng liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng. Thủ tục phân loại ABC có thể gồm các bước sau : 1. Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị : MSDi = Pi x Di i = 1,n MSDi : Mức sử dụng của mặt hàng i bằng giá trị Pi : Giá đơn vị của mặt hàng i. Di : Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i n : Số mặt hàng tồn kho 2. Lập danh sách theo thứ tự giảm dần mức sử dụng (MSDi), để nhận ra đặc tính của nó. 3. Đánh số thứ tự (STTi) từ trên xuống theo danh sách : xác định tỷ lệ % tích lũy mặt hàng (%MH) %MHi = STTi/n x 100% 4. Bắt đầu từ trên xuống, tính tổng mức sử dụng tích lũy (MSD∑i) đến từng mặt hàng. i MSD∑i = ∑ k=1 MSDk 5. Xác định tỷ lệ % mức sử dụng (%MSDi) cho từng mặt hàng n %MSDi = MSD∑i / ∑ i=1 x 100% Kết quả : Sẽ có chừng 10 đến 20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ 60 đến 80% mức sử dụng bằng giá trị, tỷ lệ này tùy thuộc đặc điểm kinh doanh - Các mặt hàng đầu tiên này xếp loại A. Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng kể. Loại này thường được quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian định trước. Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường biểu hiện mức tăng % mặt hàng tươ ng ứng mức tăng % mức sử dụng. Được quản lý bằng hệ thống tồn kho thời gian định trướ c hoặc hệ thống Min - Max. Các m ặt hàng loại C là những mặt hàng còn lại với khoảng trên 50% hàng có tỷ lệ mức sử dụng không quá 1/4 mức sử dụng cả năm. Các mặt hàng loại C có thể là các mặt hàng rẻ tiền, mức sử dụng thấp không thường xuyên. Có thể sử dụng hệ thống tồn kho Min - Max, hay hệ thống phân bổ ngân sách.
12. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 179 Tuy vậy, trong các mặt hàng loại C có thể cũng có mặt hàng mặc dù chi phí nhỏ song rất quan trọng cần phải tìm ra và đưa lên loại cao hơn. IV. QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU PHỤ THUỘC Hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập phục vụ cho các nhu cầu thường là đồng nhất có lẻ là do kết quả của việc mua sắm khối lượng nhỏ của người tiêu thụ. Tồn kho nhu cầu phụ thuộc phục vụ cho sản xuất sản phẩm thường biến động lớn vì nó sẽ được bổ sung theo lô và phụ thuộc khối lượng sản xuất ở các bộ phần. Mô hình quản trị tồn kho phụ thuộc thường sử dụng là hoạch định nhu cầu NVL (MRP - Meterial Requirements planning). Vì nhu cầu phụ thuộc chỉ xuất hiện khi nhu cầu lắp ráp sản phẩm cuối cùng đã xác định, để cho ít tốn kém trong tồn kho, công ty định tiến độ cho các bộ phận lắp ráp sản xuất bằng phương pháp ngược chiều quy trình công nghệ họ tìm ra thời điểm nào chi tiết sẽ cần đến và với khối lượng bao nhiêu. TÓM TẮT Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễún ra một cách hiệu quả. Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Dòng dịch chuyển của vật liệu có thể chia làm ba giai đoạn: giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận; giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm: gởi hàng tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Đối với các tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất không đầy đủ các hoạt động như đối với hoạt động chế tạo, nội dung và tầm quan trọng của mỗi hoạt động sẽ tùy thuộc loại dịch vụ. Hoạt động quản trị vật liệu có thể giao cho nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức và tùy từng công ty, nhiệm vụ của quản trị vật liệu có thể bao gồm: mua sắm, kiểm soát vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa, kiểm soát sản xuất, quản lý tồn kho, gởi hàng Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, hàng hóa cho quá trình sản xuất có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản trị vật liệu nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung. Bởi lẽ,ü phận mua sắm chi tiêu khoảng trên phân nửa chi phí hàng năm của doanh nghiệp, có quan hệ với tất cả các bộ phận bên trong, và đặc biệt chất lượng quan hệ bên ngoài mà bộ phận mua sắm tạo dựng và củng cố có ảnh hưởng đến những thành công dài hạn của nó. hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, và tùy theo tầm quan trọng của hàng hóa. Các quyết định cơ bản trong hoạt động mua sắm gồm: mua từ một nguồn hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị, và củng cố các quan hệ với nhà cung cấp. T ồn kho, trong dòng dịch chuyển vật chất được hiểu như là một nguồn tạm thời nhàn rỗi đượ c giữ để sửí dụng trong tương lai. Sự lưu giữ tồn kho trong các hệ thống sản xuất bởi các lý do chính là: mong muốn cung cấp nhanh hàng hóa cho khách hàng, phân bổ chi phí đặt hàng cho lô hàng mua sắm khối lượng lớn, phòng chống các rủi ro của việc dự kiến thấp nhu cầu, các kỳ vọng tương lai. Tuy nhiên, tính nhàn rỗi của tồn kho làm giảm hiệu quả khi tồn kho quá cao. Mục tiêu của các nhà quản trị là giữ lượng tồn kho thấp vẫn bảo đảm cho hoạt động sản xuất liên tục, hiệu quả. Tồn kho của một công ty nếu chia theo thời gian lưu giữ có hai loại: tồn kho một kỳ và tồn kho nhiều kỳ.
13. 180 QUẢN TRỊ SẢN XUẤT Tồn kho một kỳ là loại tồn kho lưu giữ trong thời gian ngắn đến mức các đơn vị tồn kho đã sử dụng không thể bổ sung lại. Với loại tồn kho này người ta cần phân tích biên tế để tìm ra một mức độ dự trữ thích hợp, trên cơ sở chấp nhận một xác suất cạn dự trữ chấp nhận, hay cố gắng phục vụ nhu cầu ở mức hiệu quả. Tồn kho nhiều kỳ có mặt trong hầu hết các hệ thống sản xuất và được chia làm hai loại tùy theo nhu cầu mà tồn kho có ý định phục vụ: tồn kho nhu cầu độc lập và tồn kho nhu cầu phụ thuộc. Tồn kho nhu cầu độc lập là loại tồn kho được giữ để đáp ứng nhu cầu bên ngoài của tổ chức lưu giữ tồn kho gồm: các sản phẩm hàng hóa bán ra, các chi tiết phụ tùng phục vụ cho bộ phận dịch vụ cho bên ngoài. Tồn kho nhu cầu độc lập phục vụ cho nhu cầu khách quan so với tổ chức nên chỉ có tính dự đoán không chính xác, hơn nữa sự cạn dự trữ của tồn kho nhu cầu độc lập có thể là rất nghiêm trọng vì không những làm mất lợi nhuận hiện tại mà nó còn làm mất khách hàng, giảm khả năng thu lợi nhuận tương lai. Vì thế tồn kho nhu cầu độc lập luôn giữ một bộ phận lớn các tồn kho có tính bảo hiểm cho các dự đoán sai lầm. Hệ thống quản trị tồn kho nhu cầu độc lập được hiểu như là cách thức giả quyết hai vấn đề: bổ sung hàng hóa khi nào? và bao nhiêu? Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hoạt động mua sắm và tồn kho. Hiện có bốn hệ thống tồn kho cơ bản là : hệ thống tồn kho số lượng cố định, hệ thống thời gian định trước, hệ thống min - max và hệ thống phân bổ ngân sách. Mỗi hệ thống tồn kho sẽ thích hợp với một loại hàng hóa nhất định xét trên tiêu chuẩn yêu cầu quản lý chặt chẽ và chi phí nguồn lực cho việc vận hành mỗi hệ thống. Kỹ thuật ABC được sử dụng rộng rãi với mục đích phân loại tất cả các hàng hóa theo tầm quan trọng của nó, trên cơ sở đó chọn hệ thống tồn kho thích hợp. Tồn kho nhu cầu phụ thuộc phục vụ cho các nhu cầu bên trong của tổ chức, vì thế, một khi sản lượng bán ra, hay sản lượng sản xuất đã được lập kế hoạch thì các nhu cầu phụ thuộc được dự tính khá chính xác cả về số lượng lẫn thời điểm dựa trên chu kỳ sản xuất và cấu trúc sản phẩm. Người ta có thể áp dụng chương trình điện toán MRP (Material Requirement planning) để quản lý loại tồn kho này một cách chặt chẽ. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Mô tả dòng dịch chuyển trong sản xuất chế tạo? Mô tả dòng dịch chuyển vật liệu trong các hệ thống sản xuất dịch vụ? Nhận xét các khác biệt? 2. Khi nghiên cứu dòng dịch chuyển vật liệu trong hệ thống sản xuất bạn có kết luận gì về mục tiêu quản trị vật liệu? 3. Nêu các nhiệm vụ căn bản của quản trị vật liệu? 4. Vì sao hoạt động mua sắm lại có ý nghĩa rất quan trọng trong quản trị vật liệu và quản trị doanh nghiệp? Trình bày các bước của công việc mua sắm? 5. Phân tích nội dung và ý nghĩa của quyết định phân tích giá trị? 6. Phân tích tầm quan trọng của mối quan hệ với các nhà cung cấp với thành công của doanh nghiệp?
14. CHƯƠNG VII - QUẢN TRỊ VẬT LIỆU 181 7. Vì sao nói rằng: giá cả của mỗi hàng hóa mua sắm phải xét trên tổng thể các thay đổi khả năng thu lợi nhuận hiện tại và tương lai của doanh nghiệp? 8. Từ dòng dịch chuyển vật liệu hãy chỉ ra các lý do tồn tại của tồn kho? 9. Bạn có thể bình luận gì nếu cho rằng: ”Tồn kho là ném tiền qua cửa sổ ”? 10. Trình bày các khuynh hướng sản xuất với mức tồn kho thấp? 11. Phân tích các chi phí liên quan tới một đơn vị hàng hóa tăng thêm trong tồn kho một kỳ? 12. Phân biệt sự khác nhau giữa tồn kho nhu cầu độc lập và tồn kho nhu cầu phụ thuộc? 13. Hệ thống tồn kho là gì? Nêu các hệ thống tồn kho nhu cầu độc lập? Phân tích các ưu nhược điểm và khả năng áp dụng chúng? 14. Tầm quan trọng của mỗi loại hàng hóa được kỹ thuật ABC quan niệm thế nào? Theo bạn có thể có tiêu thức nào biểu hiện tầm quan trọng của loại hàng tồn kho mà kỹ thuật phân loại ABC bỏ qua? 15. Vì sao Nói có thể dự kiến các tồn kho nhu cầu phụ thuộc chính xác cả về số lượng lẫn thời điểm phát sinh nhu cầu?
15. 192 CHƯƠNG VIII - QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU ĐỘC LẬP CHƯƠNG VIII QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU ĐỘC LẬP I. PHÂN TÍCH CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN TỒN KHO 1- Hệ thống tồn kho Một hệ thống tồn kho có thể là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả. Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào: + Phương pháp kiểm soát tồn kho. + Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng. + Số lượng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt hàng. Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho, và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho. 2- Quan điểm khác nhau về lượng tồn kho cần thiết. Các nhà tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để công ty có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào tồn kho. Các nhà sản xuất muốn có thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao. Mặc dù, cùng mục tiêu giảm thấp các phi tổn liên quan đến tồn kho song cách nhìn nhận vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện. 3- Phân tích chi phí tồn kho a- Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho. - Chi phí vốn: Đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả các cơ hội đầu tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn giới hạn, đầu tư vào tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. - Chi phí kho: Bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, các điều kiện bảo quản tồn kho (giữ nóng, chống ẩm , lầm lạnh )
16. QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 193 - Thuế và bảo hiểm: Chống lại các rủi ro gắn với quản lý tồn kho, công ty có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế do đó, tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng. - Hao hụt, hư hỏng: Tồn kho càng tăng, thời hạn giả tỏa tồn kho dài nguy cơ hư hỏng và lỗi thời càng lớn. Đây cũng là một là một chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau. - Rủi ro kinh doanh:Theo thời gian tồn kho có thể bị lạc hậu và giảm giá. b- Các chi phí giảm khi tồn kho tăng. - Chi phí đặt hàng: Là các chi phí phát sinh theo mỗi lần đặt hàng và nhận hàng như chi phí ước lượng, thương lượng giá, chuẩn bị đơn hàng, tiếp nhận - Giảm giá do chiết khấu khố lượng lớn: Đặt hàng qui mô lớn có thể được hưởng sự giảm giá chiết khấu. -Chi phí chuẩn bị sản xuất: Các hệ thống sản xuất chế tạo cần chi phí cho mỗi lần chuẩn bị sản xuất gồm: chi phí chuẩn bị tài liệu, máy móc nhàn rỗi, chi phí nhân công chuẩn bị, phế phẩm do sản xuất thử Chi phí Tổng chi phí Khuynhhướng giảm chi Tồn kho Hình VIII-1: Các khuynh hướng chi phí theo tồn kho - Chi phí cạn dự trữ: Giảm thấp tồn kho có thể phải chấp nhận khả năng cạn dự trữ cao hơn. Chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, và trầm trọng hơn là có thể bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận tương lai. Tóm lại: Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí lại giảm, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho. II. TÍNH TOÁN CÁC THAM SỐ CỦA HỆ THỐNG TỒN KHO Hệ thống tồn kho thực chất là cách thức và phương tiện trả lời câu hỏi: 1. Bổ sung bao nhiêu cho mỗi lần bổ sung hàng tồn kho. 2. Khi nào bổ sung tồn kho. Dưới đây chúng ta sẽ nghiên cứu cách giả quyết vần đề trên một cách định lượng.
17. 194 CHƯƠNG VIII - QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU ĐỘC LẬP 1- Xác định qui mô đặt hàng hiệu quả. Để đơn giản cho quá trình phân tích chi phí xác định qui mô đặt hàng, mô hình EOQ (Economic Order Quatity) đưa ra các giả thiết sau: - Giả thiết 1, mức sử dụng xác định và đều: mặc dù nhu cầu độc lập mà tồn kho phục vụ là khách quan với ý muốn của tổ chức lưu giữ tồn kho. Như thế thật khó có thể xác định chính xác toàn bộ nhu cầu. Song mô hình EOQ giả thiết nhu cầu mà chúng ta phục vụ là xác định. Hơn nữa, nhu cầu hay mức sử dụng phải đều nghĩa là việc sử dụng hàng hóa trong mỗi đơn vị thời gian là không thay đổi. Qua giả thiết này ta có: + Nếu gọi nhu cầu tiêu thu hàng hóa trong năm là Da, thì Da hoàn toàn xác định, hàng ngày sẽ là: d = Da/N với N là số ngày trong năm., nhu cầu mỗi tháng là Dm=Da/12. + Nếu gọi Ĩ là lượng tồn kho bình quân. Imax là tồn kho tối đa(ngay sau khi nhận đơn hàng). Imin là tồn kho tối thiểu (ngay trước lúc nhận đơn hàng) . Ta có Ĩ=(Imax + Imin)/2 - Giả thiết 2, giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo qui mô đặt hàng. Giả thiết này bỏ qua khả năng có thể được hưởng mức giá chiết khấu theo quy mô đặt hàng. - Giả thiết 3, toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm. Điều này cho phép tích lũy toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng vào tồn kho. Do đó, hệ thức liên hệ giữa Imin và Imax như sau: Imax = Imin + Q. Trong đó Q là khối lượng đặt hàng. - Giả thiết 4, thời gian đặt hàng tính vừa đủ, do đó khi đơn hàng đến mức tồn kho bằng không, không gây thiếu hụt. Ta có tồn kho tối thiểu Imin=0, tồn kho tối đa Imax = Q và tồn kho bình quân trong năm: Ĩ=Imax/2 = Q/2 - Giả thiết 5, chi phí đặt và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng. Điều này, mặc dù ít xảy ra hoàn toàn trên thực tế, song trên mỗi đơn hàng có thể có các chi phí như chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển cả chuyến trong chừng mực nhất định không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng to hay nhỏ, mà chỉ phụ thuộc vào số lần đặt hàng. - Giả thiết 6, chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho. Chi phí tồn kho như ở những phần trước chúng ta đề cập bao gồm chi phí cơ hội vốn, chi phí bảo quản tồn kho, hao hụt bảo hiểm Các chi phí này biến thiên cùng chiều với tồn kho bình quân. Tuy nhiên, trong số các chi phí này cũng có những chi phí hoàn toàn phụ thuộc tuyến tính với tồn kho, ví dụ như chi phí khấu hao nhà kho, chi phí lương cán bộ quản lý kho. Giả thiết thứ 6 này bỏ qua ảnh hưởng của những chi phí như vậy, và cho rằng chi phí tổng kho trong năm phụ thuộc tuyến tính vào mức tồn kho bình quân. Chi phí tồn kho trên một đơn vị tồn kho cả năm không thay đổi.
18. QUẢN TRỊ SẢN XUẤT 195 Có thể biểu diễn mô hình tồn kho EOQ như sau: Mục tiêu của mô hình EOQ là tìm qui mô đặt hàng tối ưu. Như thế, mô hình sẽ nhằm vào tìm Tồn kho Imax = Q = EOQ Ĩ= (Imax +Imin)/2 = Q/2 Imin=0 Thời gian Hình VIII-2: Mô hình tồn kho EOQ một mức đặt hàng mà tại đó các chi phí liên quan đến qui mô đơn đặt hàng năm đạt cực tiểu. - Gọi Da là nhu cầu tiêu thụ một năm. - Q là qui mô đặt hàng - I mức tồn kho, Imax tồn kho tối đa, Imin tồn kho tối thiểu, Ĩ tồn kho bình quân trong năm. Như trên: (Imax + Imin) I = = Q 2 2 - S là chi phí đặt đơn hàng không phụ thuộc vào qui mô. - H chi phí tồn kho một đơn vị tồn kho trong năm. - TC là tổng chi phí liên quan đến qui mô đặt hàng trong năm Các chi phí liên quan đến qui mô đặt hàng có thể phân tích như sau: + Chi phí đặt hàng cả năm phụ thuộc số lần đặt hàng và chi phí một lần đặt hàng: Da Chi phí đặt hàng bằng = số đơn hàng mỗi năm x chi phí đặt hàng mỗi đơn hàng = × S Q + Chi phí tồn kho cả năm phụ thuộc mức tồn kho bình quân và chi phí tồn kho một đơn vị trong năm: Q Chi phí tồn kho = mức tồn kho một năm x chi phí tồn kho một đơn vị = I × H = × H 2 + Tổng chi phí liên quan đến qui mô đơn hàng: Da Q TC = × S + × H Q 2 Mục tiêu của chúng ta là TCÆ Min.
19. 196 CHƯƠNG VIII - QUẢN TRỊ TỒN KHO NHU CẦU ĐỘC LẬP Trên hình vẽ VII-3 ta có: Ở mức đặt hàng Q1 Q . Ứng với mức tăng qui mô đặt hàng ∆Q phần tiết kiệm chi phí đặt hàng ∆O2 nhỏ hơn phần gia tăng chi phí tồn kho ∆H1. Tổng chi phí TC sẽ tăng lên. Việc tăng qui mô dẫn đến tăng chi phí. Tại Q* khi mà hai khuynh hướng chi phí đặt hàng và tồn kho cân bằng nhau chúng ta có mức đặt hàng tối ưu với tổng chi phí cực tiểu. Băng phương pháp toán học chúng ta cũng có thể chứng minh được kết quả trên. Giả thiết rằng mức biến thiên của qui mô đặt hàng là liên tục. Qui mô đặt hàng tối ưu Q làm TC → Min Da H ⇒ TC'(Q) = − S + = 0 Q 2 2 2DaS ⇒ Q = H Đạo hàm bậc hai : 2DaSï TC"(Q) = > 0∀Q ≠ 0 Q 3 TC đạt cực tiểu tại qui mô đặt hàng : 2 DaS Q = = EOQ H Lưu ý: Nhu cầu Da và chi phí tồn kho đơn vị sản phẩm H dùng trong EOQ phải biểu diễn trên một cơ sở thời gian.