›
›

Quản trị kinh doanh - Thông tin

pdf 50 trang vanle 1760
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản trị kinh doanh - Thông tin", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfquan_tri_kinh_doanh_thong_tin.pdf

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Thông tin

  1. LOGO THÔNG TIN CÁ NHÂN NHÓM TỔ CHỨC
  2. LOGO Thông tin qua lại giữa các cá nhân 1 Quá trình thông tin 2 Thông tin thuyết phục 3 Thông tin hỗ trợ 4 Lắng nghe 5 Thông tin phi ngôn ngữ
  3. LOGO b. Các yếu tố của thông tin Thông Quá trình Quá trình mã hoá điệp và kênh giải mã Thông Thông điệp điệp dự nhận định được Quá trình Quá trình Phản hồi giải mã mã hoá Nguồn với thông điệp Người nhận thông điệp và được giao tiếp nhận phản hồi Sơ đồ quá trình thông tin
  4. LOGO 1. Quá trình thông tin a. Sự tương tác mang tính biểu tượng Quá trình thông tin là sự tương tác mang tính biểu tượng giữa hai người. Biểu tượng là một cái gì đó mà trình bày, thể hiện cho cái khác.
  5. LOGO 1. Quá trình thông tin b.Các nhân tố ảnh hưởng tới sự chính xác  Sự không thống nhất giữa mã hoá và giải mã.  Thông tin chính xác đòi hỏi người gửi và người nhận chia sẽ một hệ thống tham chiếu chung.  Kinh nghiệm quá khứ và nhận thức thực tế khác nhau  Quá trình mã hoá luôn luôn bỏ sót những thông tin quan trọng.  Trong quá trình truyền thông điệp ý nghĩa thường xuyên bị bóp méo do nhiễu trong kênh truyền tin.
  6. LOGO Mô hình thông tin qua lại giữa các cá nhân Phong cách thông Ảnh hưởng bên Kết cục đối với tin của nhân vật trong trên đồng đồng sự trung tâm. sự ( được xác định bởi sự 1. Sự rõ ràng về đáng tin cậy của 1.Truyền tin cẩn vai trò. nhân vật trung 2. Thỏa mãn với thận. tâm) nhân vật trung 2.Cởi mở và hai tâm. chiều. 1. Đáng tin cậy. 3. Thoả mãn 3.Ngay thẳng. 2. Giàu thông tin. chung đối với 4.Lắng nghe cẩn công việc. 4. Hiệu quả của thận. nhóm làm. 5.Phi chính thức.
  7. LOGO 2. Thông tin thuyết phục a. Những đặc tính của nguồn  Hiệu quả của thông điệp bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nhận thức của người nhận về sự đáng tin cậy của nguồn.  Những ngừơi thông tin đạt được độ tin cậy có hai đặc tính: sự thành thạo về chuyên môn và đáng tin cậy.  Hiệu quả của nguồn có độ tin cậy cao là ngắn hạn, không lâu.  Sự giống nhau hoặc khác nhau của nguồn đối với người nghe.
  8. LOGO 2. Thông tin thuyết phục b.Những đặc tính của thông điệp  Thông điệp cần hợp lí, logic hay phải có cảm xúc.  Những thông điệp gây ra những cảm giác vui vẻ, những liên tưởng hài lòng hoặc những cái chung quanh được yêu thích thường làm tăng tính thuyết phục của thông điệp và tạo ra phản ứng tốt từ người nghe.
  9. LOGO 2. Thông tin thuyết phục b.Những đặc tính của thông điệp  Một yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới độ tin cậy của thông điệp là ngừơi nghe có tin rằng những thông điệp đó là được dự định cho họ hay không.  Trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, những thông điệp ngôn ngữ và những thông điệp phi ngôn ngữ có thể được thông tin đồng thời.
  10. LOGO 2. Thông tin thuyết phục c. Những đặc tính của người nhận  Hiệu quả của thông tin thuyết phục bị giới hạn bởi năng lực để hiểu biết thông điệp của người nhận.  Những thái độ ban đầu của người nhận ảnh hưởng đến hiệu quả thông tin thuyết phục.
  11. LOGO 3. Thông tin hỗ trợ  Thông tin hỗ trợ là thông tin nhằm xây dựng sự hiểu biết và tạo ra quan hệ tương đồng - được thiết kế để tránh sự phòng thủ.  Sự phòng thủ có thể diễn ra khi hoặc là người gửi hoặc là người nhận phá hủy hiệu quả của thông tin.  Sự phòng thủ có thể được tránh hoặc được giảm bởi thông tin ủng hộ.
  12. LOGO 3. Thông tin hỗ trợ a.Mô tả Thông tin hỗ trợ là mô tả và cụ thể hơn thay vì lựơng giá và chung chung. Sử dụng thông tin mô tả cho phép sự thảo luận mà không gây nên nhu cầu phòng thủ hoặc tranh cãi. Thông tin mô tả bao gồm 3 yếu tố: Mô tả sự kiện càng khách quan càng tốt. Mô tả cảm giác của bạn về sự kiện và kết cục của sự kiện. Đề nghị những giải pháp dễ chấp nhận hơn đối với bạn. Như vậy, thông tin trở nên hữu ích hơn và ít gây ra phòng thủ hơn khi nó càng cụ thể.
  13. LOGO 3. Thông tin hỗ trợ b.Định hướng vấn đề  Thông tin định hướng vấn đề là tập trung vào vấn đề và giải pháp của nó hơn là thảo luận về những đặc tính cá nhân hoặc là đổ lỗi cho cá nhân.  Thông tin định hướng vấn đề cũng giúp tránh việc làm cho người nghe cảm thấy thua kém.
  14. LOGO 3. Thông tin hỗ trợ c.Năng động  Thông tin ủng hộ là năng động, không cứng nhắc. Khi con người có thái độ biết tất cả và cư xử theo giáo điều, võ đoán phía bên kia sẽ trở nên tự vệ, và thông tin hiệu quả bị cản trở.  Năng động nghĩa là người thông tin sẵn lòng chấp nhận các thông tin và kiến thức bổ sung mà những giải pháp khác có thể tồn tại.
  15. LOGO 3. Thông tin hỗ trợ d.Trách nhiệm Thông tin ủng hộ xảy ra khi người thông tin chịu trách nhiệm về những gì họ nói. Thông tin vô trách nhiệm thể hiện khi người thông tin sử dụng những câu vô chủ nhằm tránh né việc chịu trách nhiệm về thông tin mà họ trình bày.
  16. LOGO 4. Lắng nghe Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu cảm và sử dụng những kỹ năng lắng nghe hiệu quả.
  17. LOGO 4. Lắng nghe a. Thấu cảm  Thấu cảm là năng lực tham gia trong cảm giác và ý tưởng của những người khác, nó bao gồm sự hiểu biết và liên quan đến cảm giác của những người khác.  Lắng nghe thấu cảm bao gồm nhận thức một cách đúng đắn nội dung thông điệp và hiểu biết những thành tố cảm xúc những ý nghĩa không được thể hiện trong thông điệp.  Cấp độ phản ánh thông điệp: - Cấp độ thứ nhất là cấp độ rõ ràng của thấu cảm. - Cấp độ thứ hai là cấp độ ngầm hiểu của thấu cảm.
  18. LOGO 4. Lắng nghe Những kỹ năng lắng nghe hiệu quả  Những tình huống khác nhau đòi hỏi những cách nghe khác nhau.Những nguyên tắc của việc lắng nghe có hiệu quả:  Tìm kiếm những vùng lợi ích.  Không chú trọng vào những lỗi của phát biểu.  Không vội phán quyết.  Lắng nghe những ý tưởng.  Ghi chép.  Phản ứng tích cực.  Chống lại sự lơ đãng.  Thách thức những suy nghĩ.  Làm tăng hiểu biết với sự suy nghĩ tích cực khi nghe.  Giúp đỡ và khuyến khích người nói.
  19. LOGO 4. Lắng nghe b.Thực hiện phản ứng phù hợp Sự phù hợp của những phản ứng là phụ thuộc vào mục đích của thông tin và mục tiêu của tương tác.
  20. LOGO 5. THÔNG TIN PHI NGÔN NGỮ Những nghiên cứu về thông tin phi ngôn ngữ đã nhận dạng năm biến chủ yếu ảnh hưởng đến ý nghĩa của thông điệp là: sự gần gũi; dáng điệu; nét mặt; giọng nói; và ngoại hình.
  21. LOGO II. Thông tin trong nhóm 1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI THÔNG TIN 2. MẠNG THÔNG TIN 3. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN
  22. LOGO 1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI THÔNG TIN a. Cơ hội tương tác Cơ hội tương tác ảnh hưởng rất mạnh tới tần số và sự phù hợp của thông tin.
  23. LOGO 1. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI THÔNG TIN b. Địa vị  Cách thức mà con người thông tin bị chi phối mạnh mẽ bởi đị vị giữa những người tham gia thông tin trong quan hệ là cấp trên với cấp dưới hay ngững người cùng cấp có sự hiện diện cấp trên.  Con người thường thích giao tiếp với những người giống mình hoặc những người có địa vị cao hơn. c. Sự vững chắc Quan hệ giữa thông tin và sự vững chắc của nhóm có mối quan hệ hai chiều: sự vững chắc làm tăng thông tin và đồng thời thông tin làm tăng sự vững chắc.
  24. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN Mạng thông tin là dạng của kênh thông tin giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các vị trí của các thành viên trong tổ chức. * Năm mạng thông tin được nghiên cứu nhiều nhất là vòng, bánh xe, dây chuyền, chữ Y và hình sao (đan chéo).
  25. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN
  26. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN  Mạng dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với 1 người gần mình nhất Tính chính xác của thông tin cao, tuy nhiên nó không tạo ra nhiều mối quan hệ và tốc độ truyền thông chậm.
  27. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN  Mạng chữ Y: Thông tin chỉ truyền theo chiều dọc , không có trao đổi thông tin theo chiều ngang.
  28. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN  Mạng bánh xe: Một người đóng vai trò trưởng nhóm và giao tiếp với tất cả thành viên còn lại, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau và chỉ giao tiếp với trưởng nhóm.
  29. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN  Mạng vòng tròn: Một thành viên có thể giao tiếp với hai người gần mình.
  30. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN  Mạng đan chéo: Tất cả thành viên đều giao tiếp được với nhau, quan hệ không bị hạn chế, tốc độ truyền thông nhanh.
  31. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN Những ảnh hưởng của sự phức tạp của nhiệm vụ * Những nhiệm vụ đơn giản : mạng tập trung có hiệu quả hơn trong việc giải quyết những nhiệm vụ đơn giản .Vì: - Tuyệt vời về tốc độ và chính xác trong việc giải quyết các vấn đề. - Đòi hỏi ít thông điệp hơn trong việc giải quyết vấn đề và trong việc thông tin cho tất cả các thành viên trong nhóm về giải pháp. Tuy nhiên, nó không tạo ra mức sự thỏa mãn cao nhất.Mức độ thỏa mãn của các thành viên phụ thuộc vào sự tập trung của mỗi vị trí trong mạng.
  32. LOGO 2. MẠNG THÔNG TIN * Những nhiệm vụ phức tạp: thường sử dụng mạng phân tán. Vì: - Tránh được viêc quá tải thông tin .Vì những nhiệm vụ phức tạp luôn đòi hỏi việc thông tin trong chia sẻ và lượng giá các thông tin. Nếu tất cả mọi thông tin đều được truyền thông qua một vị trí đó sẽ trở nên quá tải và hành động như một sự tắc nghẽn trong việc thực hiện nhiệm vụ. - Tạo ra mức độ thỏa mãn cao hơn.
  33. LOGO 3. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN a. Người giữ cửa:  Là người kiểm soát dòng thông tin của hai người hoặc hai nhóm trong một cấu trúc tồ chức.  Người giữ cửa làm giảm bớt sự quá tải thông tin bằng việc lọc bớt thông tin từ nhóm này sang nhóm khác. b. Người liên lạc:  Là người nối hai hoặc nhiều nhóm trong tổ chức nhưng không thuộc nhóm nào  Giống chức năng của người giữ cửa nhưng ở vị trí giữa hai nhóm mà không nhóm nào được bố trí cao hơn.
  34. LOGO 3. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN c. Người lãnh đạo tư tưởng:  Người có ảnh hưởng không chính thức đến thái độ và hành vi của những thành viên nhóm  Đối với những thông tin từ các phương tiện thông tin, thì người lãnh đạo tư tưởng làm sáng tỏ thông tin và truyền nó tới cộng đồng. Trong nhóm, họ làm sáng tỏ các thông tin mới và xác định tình huống. d. Người liên lạc ở đường biên:  Người thông tin với môi trường bên ngoài của tổ chức  Là người lãnh đạo cao nhất của tổ chức, họ liên lạc với tổ chức bên ngoài. Một mặt họ là dạng đặc biệt của người giữ cửa, họ kiểm soát dòng thông tin theo đó những ý tưởng mới đi vào tổ chức, mặt khác họ làm cho tổ chức thích ứng với môi trường của nó và dự đoán những thay đổi trong tương lai.
  35. III. Thông tin trong tổ chứcLOGO 1. NHỮNG ẢNH HƯỞNG CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC 2. HƯỚNG CỦA DÒNG THÔNG TIN 3. NÂNG CAO HIỆU QUẢ THÔNG TIN 4. NHỮNG CẢN TRỞ CỦA THÔNG TIN HIỆU QUẢ 5. PHẢN ỨNG CỦA THÔNG TIN QUÁ TẢI
  36. LOGO 1. Những ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức Một trong những chức năng quan trọng nhất của cấu trúc tổ chức là để hạn chế dòng thông tin và làm giảm những khó khăn của sự quá tải thông tin.
  37. LOGO 2. Hướng của dòng thông tin Phân tích thông tin trong tổ chức là nghiên cứu hướng của dòng thông tin:  Ai giao tiếp?  Thông tin với ai?
  38. LOGO Bảng phân tích hướng của dòng thông tin: Nội dung Dạng thông tin Hiệu quả Thiếu sót Thông tin từ  Các thủ tục  Làm cho họ Sự không phù trên xuống  Chỉ dẫn về cách cảm thấy mình hợp khi thông Thông theo cấp bậc thức thực hiện là một bộ phận tin được tin từ tổ chức và nhiệm vụ của tổ chức chuyển từ cấp trên đi từ người  Sự giải thích hợp  Chỉ cho bậc này sang xuống có vị trí cao lý tại sao nhiệm vụ người lao động cấp bậc khác dưới tới người có là quan trọng cách thực hiện vị trí thấp.  Phản hồi về việc nhiệm vụ một thực hiện nhiệm vụ cách chính xác  Giải thích về mục tiêu của tổ chức.
  39. LOGO Bảng phân tích hướng của dòng thông tin: Nội dung Dạng thông tin Hiệu quả Thiếu sót Thông tin đi  Các báo cáo  Quan trọng cho  Thông từ người có vị  Những bản ghi việc theo dõi việc tin bị trí thấp đến nhớ thực hiên các hoạt thiên vị người có vị trí động của tổ chức và và bị Thông  Hộp thư góp ý cao thực hiện các hoạt lược bỏ. tin từ  Họp nhóm và động điều chỉnh, sửa  dưới những lời kêu ca Luồng chữa. lên phàn nàn. thông tin  trên Phản ánh nguyện là thụ vọng, ý kiến của động đối công nhân viên về với các chính sách của tổ tổ chức chức.
  40. LOGO Bảng phân tích hướng của dòng thông tin: Nội dung Dạng thông tin Hiệu quả Thông tin giữa Không diễn ra  Cân đối thông tin trong tổ những người theo cấu trúc chính chức, giảm sự quá tải thông tin cùng cấp, giữa thức của công ty. cho lãnh đạo cấp cao. những đồng Thông  Giúp cho người lao động sự. tin theo hợp tác tốt, tạo ra sự hỗ trợ về chiều cảm xúc và xã hội cho con ngang người.  Góp phần phát triển quan hệ bạn bè và các nhóm không chính thức.
  41. LOGO Bảng phân tích hướng của dòng thông tin: Nội dung Đặc tính dạng thông tin Thông tin Một số đặc tính của thông tin phi chính thức: hình thành từ  Là thông tin tự nhiên và không thể loại trừ những quan hệ  Tốc độ truyền thông tin qua kênh phi chính không chính thức nhanh hơn qua kênh chính thức thức và nó vượt Thông qua những giới  Thông tin phi chính tức có hình thức tự nhiên tin phi hạn của dòng hơn và vì vậy có sức thuyết phục cao hơn, dễ được chính thông tin chính tin cậy hơn thông tin chính thức. thức thức.  Thông tin thường dễ bị bóp méo.  Các nhà quản trị thường sự dụng thông tin phi chính thức để bổ sung cho thông tin chính thức. Khi không có sự tin tưởng giữa các nhà quản trị và nhũng người lao động thì thông tin phi chính thức tạo ra những khó khăn trong tổ chức.
  42. LOGO 3. NÂNG CAO HIỆU QUẢ THÔNG TIN Làm tăng sự phản hồi - Thiết kế cơ chế phản hồi để nhà quản trị biết được những thông điệp của họ có được hiểu, chấp nhận và thi hành hay không. - Tìm hiểu thông tin truyền đi được nhận như thế nào để sửa chữa những sai sót (nếu có). - Đối với thông điệp tối nghĩa hoặc không có nghĩa có thể truyền lại thông tin hoặc có một thông điệp đơn giản dễ hiểu hơn.
  43. LOGO 3. NÂNG CAO HIỆU QUẢ THÔNG TIN Sắp đặt dòng thông tin  Sắp đặt dòng thông tin bằng cách thiết lập các kênh thông tin rõ ràng tránh quá tải thông tin  Nhà quản trị tôn trọng nguyên tắc “nhu cầu thông tin” trong việc truyền thông tin cho cấp dưới → truyền những thông tin mà cấp dưới cần để thực hiện nhiệm vụ của họ.
  44. LOGO 3. NÂNG CAO HIỆU QUẢ THÔNG TIN  Sự lặp lại Giúp người nghe hiểu những thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, ghi nhớ thông điệp.  Ngôn ngữ đơn giản - Thông điệp đơn giản, từ ngữ đơn giản để tất cả mọi người hiểu được sự quan trọng của thông điệp. - Tuy nhiên, thuật ngữ chuyên môn vẫn rất cần thiết.  Đúng lúc Người nói nói khi người nghe chưa sẵn sàng nghe vì thế cần kiểm soát thông tin sao cho thông điệp được nhận đúng lúc. Có thể sắp xếp công văn, giấy tờ, thời gian thảo luận theo chủ đề.
  45. LOGO 4. NHỮNG CẢN TRỞ CỦA THÔNG TIN HIỆU QUẢ * Sự bỏ sót Do giới hạn về thời gian hoặc do phương pháp thông tin, hầu hết các thông điệp là không hoàn chỉnh. * Sự lược bỏ Sự khai thác thông tin khi dữ liệu đặc biệt là những thông tin bất lợi bị loại bỏ trước khi được truyền cho người khác.
  46. LOGO 4. NHỮNG CẢN TRỞ CỦA THÔNG TIN HIỆU QUẢ * Áp lực về thời gian Giới hạn về thời gian là một thực tế của tất cả các phương diện của cuộc sống, áp lực thời gian tạo ra những vấn đề phức tạp cho quá trình thông tin. * Những biệt ngữ Làm tăng sự chính xác và tốc độ thông tin trong nhóm nhưng là rào cản đối với những thành viên không thuộc nhóm hoặc làm cho thành viên mới cảm thấy bối rối, nhầm lẫn.
  47. LOGO 4. NHỮNG CẢN TRỞ CỦA THÔNG TIN HIỆU QUẢ * Những phán quyết về giá trị Thay vì lắng nghe thông điệp phần lớn những người nghe quy kết giá trị của thông điệp và phát triển sự từ chối nó * Sự quá tải thông tin Khi người nhận được gửi quá nhiều thông tin vượt quá khả năng kiểm soát của họ họ sẽ cảm thấy quá tải thông tin.
  48. LOGO 4. NHỮNG CẢN TRỞ CỦA THÔNG TIN HIỆU QUẢ * Sự khác biệt trong hệ tham chiếu Thông tin chính xác đòi hỏi người mã hóa và người giải mã phải cùng chung hệ tham chiếu. * Nghe có lựa chọn Con người chỉ nghe một số thông tin và lờ đi một số thông tin do nhiều lý do. * Những vấn đề của ngữ nghĩa khoa học Khi con người không cùng chung ngôn ngữ họ sẽ gặp khó khăn trong thông tin.
  49. LOGO 5. PHẢN ỨNG CỦA THÔNG TIN QUÁ TẢI * Không để ý Những thông tin bị lờ đi thường là những thông tin khó hiểu nhất hoặc là những thông tin tạo ra sự không hài lòng. * Sắp xếp Là việc tổ chức thông tin theo những luồng, tuyến với hy vọng là sẽ xử lý nó sau. * Chọn lọc, gạt bỏ Quá trình chọn lọc có thể là chủ động hoặc thụ động.
  50. LOGO 5. PHẢN ỨNG CỦA THÔNG TIN QUÁ TẢI * Tương đương, gần đúng Việc sử dụng phép tương đương gần đúng là việc sử dụng mẫu để kết luận về tất cả những thông tin. * Nhiều kênh Do quá tải thông tin nên nhiều kênh thông tin được tạo ra để truyền và nhận thông tin.