Quản trị kinh doanh - Lãnh đạo và quản lý dự án

33 trang vanle 2500

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản trị kinh doanh - Lãnh đạo và quản lý dự án", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

quan_tri_kinh_doanh_lanh_dao_va_quan_ly_du_an.pdf

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Lãnh đạo và quản lý dự án

QLDA _ DBK L1 - 1 Lãnh đạo và quản lý dự án 23 – 26 / 4 / 2012 Giảng viên: T/S Đỗ Bá Khang Trường Quản lý – Viện Công nghệ Châu Á cho APMAS và IFAD Việt Nam QLDA _ DBK L1 - 2 Giới thiệu chung Ba nguyên tắccơ bản Thiếtthực Thựctiễn Định hướng hành động Lịch trình môn học Ngày 1: Tổng quan về quảnlýdự án và vai trò củangười lãnh đạodự án. Ôn tậpquảnlýdự án theo kếtquả và Phương pháp khung Lôgic. Trò chơi quảnlýdự án. Các tiêu chuẩn và nhân tố cho sự thành công củadự án. Ngày 2: Lậpkế hoạch dự án theo kếtquả. Phân tích các bên liên quan đến dự án và cơ hội cho PPP. Bài tậplậpkế hoạch dự án. Những thách thức đối vớilậpkế hoạch dự án. Ngày 3: Đánh giá kếtquả và ảnh hưởng củaviệc tham gia khu vựctư nhân. Bài tập M&E. Chia sẻ kinh nghiệm. Ngày 4: Chia sẻ kinh nghiệm. Thách thứcvàvaitròcủaphụ nữ tạidự án hỗ trợ tam nông-IFAD. Chia sẻ kinh nghiệm. Lậpkế hoạch tổng hợp. Tổng kết. Lịch hàng ngày: 8:30-12:00 (với 15’ nghỉ giải lao lúc 10:00) 13:30-17:00 (với 15’ nghỉ giải lao lúc 15:00) 1
QLDA _ DBK Mục tiêu chung L1 - 3 Mụctiêucủakhóahọc: Giúp ngườihọccóhiểubiếttốtvề khái niệm, cơ cấuvàcác công cụ của quản lý dự án dựa theo kết quả trong sự nhạy cảmvề giới. Phổ biến cho ngườihọcnhững yêu cầuvàkỳ vọng chính củadự án, đặcbiệttrongbốicảnh cảicáchchương trình và định hướng thị trường Cung cấpcơ hội để ngườihọcpháttriểnkỹ năng thực hành, thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề thựctế trong việcquảnlýdự án đượcIFADhỗ trợ Khuyếnkhíchmọingười ứng dụng các kỹ năng học được vào công việc sau khoá học Ngày 1:Lãnh đạo dự án – Quản lý dự án dựa theo kết quả Hiểubiếtvề dự án: Đặc điểm, Vòng đời dự ánvà Phương pháp khung lôgic Chỉ tiêu đánh giá thành công củadự án Trò chơidự án: lãnh đạo, các yếutố quan trọng để thành công 4 2
QLDA _ DBK L1 - 5 Mụctiêu Sau bài học này, các anh chị sẽ: Hiểu đượcbảnchấtvànhững thử thách củadự án mà các anh/chị lãnh đạo Có thể chỉ ra đượcnhững khái niệmcốtyếucủa phương pháp khung lôgic khi áp dụng vào từng dự án riêng. Nhậnthức được vai trò của mình trong việclãnh đạodự án thành công, trong phạmvi hiểubiết những nhân tố quan trọng dẫntới thành công củadự án . QLDA _ DBK L1 - 6 Chương trình làm việc Các đặc điểmvàthử thách củadự án Tóm tắtlạiPhương pháp Khung Lôgic Bài tập Khung logic (LOGFRAME) Trò chơiquảnlýdự án Nhân tố thành công cơ bản(CSF) củaDự án 3
QLDA _ DBK L1 - 7 Câu hỏithảoluận Dự án là gì ? Dự áháttián phát triển cóhó những đặc điểm vààtháh thách thức nào? QLDA _ DBK L1 - 8 Dự án và Chương trình Thông thường, Dự án là một quá trình nhiềuhoạt động liên quan đến nhau, đượcthựchiệntrongmộtkhoảng thờigianvà nguồnlực định trướcnhằmtạoracáckếtquả và mụctiêuđịnh trước Dự án phát triển Mục tiêu phát triểnkinhtế -xãhội Nhắmtớinhómngườithụ hưởng lợi ích có hoàn cảnh khó khăn Phi lợi nhuận Chú ý: Phân biệtDự án và Chương trình Chương trình thường bao gồm nhiều dự án với mục tiêu phát triểnhoặc các đốitượng hưởng lợigiống nhau. Phạmvivàmụctiêucủachương trình thường không được xác định chặtchẽ, để có cơ hộisửachữavàthiếtkế lại 4
QLDACác _ DBK đặc điểm và thách thức của Dự ánL1 - 9 Các đặc điểm chung Phứctạp Tính tạmthời Tính duy nhất Tính năng động với nhiều thay đổi Thường chịu nhiềurủirovàáplực Các thách thứccủadự án phát triển Các mục tiêu phát triểnkhóđolường, đánh giá và quảnlý Mối quan hệ phứctạpcủa các bên liên quan đếnDự án • Sự tách biệtgiữabêntàitrợ và đốitượng thụ hưởng lợiích • Thiếusự rõ ràng trong quyềnsở hữu • Yêu cầuvề sự minh bạch và trách nhiệmgiảitrình Các thách thứccủamôitrường trong việc thi hành QLDA _ DBK L1 - 10 Vòng đời Dự án phát triển Chính quyền và Cơ quan Đốitượng DA Nhà tài trợ thựchiệnDA Thiết kế Tổng kết/ Chuyểngiao Hoạch định Thựchiện TDĐG 5
QLDA _ DBK Các tiêu chí thành công của L1 - 11 Dự án phát triển Đầu ra Thời gian Các tác động Sự hài lòng của các bên liên quan Chi phí Giảitrình Năng lực QLDA _ DBK L1 - 12 Phương pháp khung lôgic DA (LFA) Phương pháp khung lôgic DA (LFA) là công cụ QLDA quan trọng giúp các nhà hoạch định và quảnlý Thiếtkế và xây dựng các dự án mới Mô tả và trình bày các DA Theo dõi và đánh giá thực thi các DA Các đặc điểmcơ bảncủaphương pháp Khung lôgic: Chia kếtquả DA thành 3 bậc khác nhau: • Các sảnphẩmcụ thể • Các mụctiêu • Các ảnh hưởng lâu dài Sắpxếp các bậckếtquả này vớihoạt động và nguồnlực của DA thành một “thang” logic Xác định chỉ số và cách kiểm định cho các kếtquả DA Xác định các điềukiện và các giảđịnh cầnthiết cho DA 6
QLDA _ DBK L1 - 13 Phương pháp khung lôgic DA Các chỉ số Nguồnlực và phương thức đánh giá Hoạt động Sảnphẩm Mụctiêu Liên kết lôgic/ Các giả định/ Ảnh hưởng Điều kiện QLDA _ DBK Những cấu phần chính L1 - 14 trong Thang Lôgic • Các nguồn lực (hoặc đầu vào): Bao gồm các nguồn tài chính, nguồn nhân lực và vật lực khác cần cho sự can thiệp. • Các hoạt động: Những nỗ lực để tạo ra các sản phẩm và những kết quả dự định • Kết quả: bao gồm • Đầu ra (hay sản phẩm) : Các sản phẩm hữu hình, dịch vụ hoặc kết quả cụ thể và trước mắt (cần) được tạo ra bởi các hoạt động của DA. • Mục tiêu (hay kết quả dự án): Những điều kiện và thay đổi có thể quan sát được ở đối tượng hưởng lợi mà DA mong muốn (hay cần) đạt được khi k ếttthú thúc d ự ááàlàtiêhín và là tiêu chí đááhnh giá thành công của dự án. • Các tác động (hay ảnh hưởng) là những thay đổi về lâu dài trong những điều kiện sống của những người hưởng thụ dự án. Thông thường, đây là những mục tiêu lâu dài của DA hay CT, nhưng cũng có thể bao gồm những tác động (tích cực hay tiêu cực) nằm ngoài dự kiến) 7
QLDA _ DBK L1 - 15 Phương pháp khung lôgic (LFA) LFA như một quy trình bao gồm nhiềubước: Phân tích vấn đề và đánh giá nhu cầu Phát triển các kếtquả mong muốn để đạt được nhu cầu xác định Phát triển các chiếnlược, bao gồm các hành động và nguồn lựccầnthiết để đạt đượckếtquả như dựđịnh Nhậnbiết cách thức để theo dõi và đánh giá Nhậnbiếtnhững giảđịnh và sự rủiro Sảnphẩmcủa quy trình này, cũng đượcgọi là Khung Lôgic (hay LOGFRAME), miêu tả ngắn gọn: Thang lôgic, hoặcthứ tự các kếtquả, hoạt động và nguồnlực Điềukiệncầnthiết để đảmbảo tính lôgic củaviệcthiếtkế dự án Các chỉ sốđểđánh giá sự thựchiện, kếtquả và ảnh hưởng củadự án Tính lôgic củaphương pháp: Mỗi thành phầnlàđiềukiệncầnvà đủ để đảmbảo thành phầntiếp theo trên thang logic QLDA _ DBK Lợi ích khi sử dụng L1 - 16 Phương pháp khung Lôgic (LFA) Là công cụ giao tiếp Giúp làm tăng sự rõ ràng trong miêu tả và thuyết minh dự án vớihìnhthức đượctiêuchuẩn hóa. Tăng cường sự nhậnthức, gắnkếtvàủng hộ của các bên liên quan dự án Là công cụ thiếtkế và hoạch định Giúp đảmbảosự thiếtthực và lôgic củathiếtkế dự án Giúp nâng cao tính đồng nhấtcủathiếtkế và hoạch định Buộc chúng ta phảisớm cân nhắcnhững giảđịnh cơ bảncần thiếtvànhững rủirocủadự án nggyay từ giai đoạn đầutiên Là công cụ M&E Buộc chúng ta phải cân nhắc cách thức theo dõi việcthựcthidự án Thống nhấtchứcnăng M&E trong thiếtkế dự án Cung cấpnềntảng để phát triểnvàphânloại các chỉ số cho M&E 8
QLDA _ DBK L1 - 17 Bài tập Mỗi nhóm TNSP chọnmột trong 3 thành phần (components) của DA của mình. Nhóm 3EM chọn 1hay21 hay 2 thành phần đầu của DA của mình. Thuyếttrìnhtómtắt các yếutố của Khung lôgic của thành phần đượcchọn: các tác động, kết quả, sảnphẩm, các hoạt động, nguồnlực. Thảoluận nhóm: 20’; Thuyết trinh: 5’ QLDA _ DBK Một số vấn đề thường gặp khi sử dụng L1 - 18 Phương pháp Khung lôgic trong thực tiễn Mộtsố lỗi thông thường Đượcápdụng sau giai đoạnthiếtkế để cung cấp cái “vẻ bề ngoài” củaphương pháp khung Lôgic Áp dụng một cách cứng nhắc, không cân nhắc tính lôgic của tình hình thực tế Đơngiản hóa vấn đề quá mức(đôi khi bởi định dạng của khung Lôgic) và không chú ý, bỏ qua những vấn đề thiếtthực(đặcbiệt là các giả định) Không chú ý tớinhững thay đổi trong vòng đờicủadự án Gợiý Lợiíchcủa PP Khung Lôgic nằm ở quá trình thảoluận và xây dựng Khung lôgic (hơnlàở sảnphẩmcủa quá trình này). Phương pháp Khung Lôgic có sự tham gia cộng đồng Xem xét và điềuchỉnh thường xuyên Khung lôgic trong suốt vòng đờicủaDA Những hạnchế khác của (phiên bảngốc) phương pháp khung Lôgic LFA Không bao gồm đánh giá nhu cầu Tính lôgic đượcnhấnmạnh, nhưng không nhấnmạnh tính tối ưucủathiếtkế dự án Không hữu ích trong việc đánh giá những kếtquả và ảnh hưởng ngoài dự tính 9
QLDA _ DBK L1 - 19 LOGFRAME và RBM Quảnlýtheokếtquả (RBM): là chiếnlượctập trung vào kếtquả, ảnh hưởng và sựđánh giá có thể xác minh được. RBM xây dựng trên sự phát triểnphương pháp Khung Lôgic, nhấnmạnh vào xây dựng quan hệ đối tác chiến lược và có hiệu quả. Khái niệm Sảnphẩm (Output): Sảnphẩm và các dịch vụ cụ thể là kếtquả trựctiếpcủa các hoạt động DA sử dụng nguồnlực Mục tiêu (Outcome): Các thay đổithựctiễn và có ích trong các điềukiện phát triển(đờisống củangười dân) mà IFAD nhằm đạttới qua các hoạt động của mình. Kết quả = Sảnphẩm+ Mục tiêu Ảnh hưởng: Mụctiêucủadự án là tạorasự thay đổitíchcựcvà lâu dài trong điềukiện phát triển QLDA _ DBK L1 - 20 Nghỉ Trưa 10
QLDA _ DBK L1 - 21 Trò chơi tổ chức dự án: Luật chơi Bốc thăm may mắn để chọn Giám đốc dự án Giám đốc dự án xây dựng mô hình tổ chức và chỉ định nhân s ự (Ai là ng ườiiph phụ trách, ai là nhân viên) Mỗi người, bao gồm cả Giám đốc dự án, chỉ được trao đổi thông tin (hoặc yêu cầu) với người phụ trách và cấp dưới trực tiếp. Tất cả sự truyền đạt phải được viết ra và giữ bí mật Theo yêu cầu của người phụ trách trực tiếp, mỗi người chỉ đượcgc gửiti tối đa 2 quân bài m ỗili lầnvànênnhn, và nên nhậnln lại đúng số lượng quân bài từ người phụ trách Số lượng thông tin và quân bài trao đổi không giới hạn QLDA _ DBK L1 - 22 Tổ chức dự án cho Trò chơi A Giám đốc dự án B C D Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận E I L Nhân viên Nhân viên Nhân viên F J M Nhân viên Nhân viên Nhân viên H K N Nhân viên Nhân viên Nhân viên 11
QLDA _ DBK L1 - 23 Chơi bài QLDA _ DBK L1 - 24 Hands of card 12
QLDA _ DBK L1 - 25 Câu hỏichotròchơi Anh/Chị đang có những cây bài nào trong tay? Theo anh/chị, mục tiêu của dự án là gì? Nếu anh/chị là giám đốc dự án và cả đội sẽ chơi lại trò chơi một lần nữa, anh/chị sẽ làm gì để thực hiện tốt hơn? QLDA _ DBK L1 - 26 Thảoluận Hãy liệt kê 5 điều kiện quan trọng nhất ảnh hưởng lớn đến sự thành công cuả dự án 13
QLDA _ DBK Các yếu tố then chốt L1 - 27 để thành công Các yếu tố thành công của dự án là những điều kiện (bên trong và bên ngoài) ảnh hưởng lớn đến đầu ra của dự án. Đối với phần lớn các dự án, các yếu tố đó là: Thiết kế dự án Lãnh đạo dự án và các thành viên Sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao Sự phân phối nguồn lực đầy đủ Sự trao đổi thông tin và kiểm soát hiệu quả Liệt kê rõ ràng CSF sẽ có ích cho lãnh đạo dự án: Đánh giá cơ hội hoàn thành dự án thành công Ưu tiên và tập trung sự chú ý vào những vấn đề cấp bách để tăng cơ hội thành công QLDA _ DBK L1 - 28 Những nhân tố thành công cơ bản Cá nhân: Kiếnthức, Kỹ năng, Kinh nghiệm, Tổ chức: Quảnlý, Tổ chức, Công nghệ, Quy trình, Thông Năng lực tin Ý chí Môi trường • Hỗ trợ bởi lãnh đạocấp • Hiểubiết, đồng ý và gắn cao kếtvớimụctiêucủaDA • Hỗ trợ bởi các bên liên • Tương thích quyềnlợi quan đếnDự án • Thái độ, hành vi, v.v • Các điềukiện bên ngoài 14
Ngày 2: Lậpkế hoạch dựatheo kếtquả cho hợp tác Công - tư •Phân tích các bên liên quan đến dự án •Cơ hộivàchiếnlượccho hợp tác Công – Tư •Thiếtlậpmục tiêu và các tác động mong đợi •Xác định phạmvi củadự án •Các vấn đề về giới trong lập kế hoạch •Những thách thức trong lập kế hoạch 1 QLDA_DBKI D2_p 2 Phân tích các bên liên quan đếndự án Các bên liên quan đếndự án những ngườihoặc nhóm người: Có quan tâm (trựctiếphoặc không trựctiếp) tới thành công hoặc thất bại của dự án Có ảnh hưởng đến quá trình thựchiệndự án Phân tích các bên liên quan đếndự án bao gồm: Xác định các bên liên quan chính đếndự án Hiểu đượckhả năng ảnh hưởng, sự quan tâm, năng lựcvàsự ràng buộc đốivớidự án Phát triểnchiếnlượcvàkế hoạch để nhận đượcsự hỗ trợ hiệu quả nhấttừ các bên liên quan sao cho đạt đượcmụctiêucủa dự án Với định hướng thị trường vì người nghèo củadự án IFAD, các bên liên quan chính bao gồm Các hộ nghèo Các thành viên chủ chốtthuộckhuvựctư nhân 1
QLDA_DBKI D2_p 3 Lậpbảng các bên liên quan Nhóm các bên Sự quan tâm và Các tác động Việccầnlàm liên quan kỳ vọng đếndự án QLDA_DBKI D2_p 4 Bài tập nhóm Mỗi nhóm chọnmộtsảnphẩmtiềmnăng phát triểnchuỗigiátrị thị trường Tóm tắtnhững cơ hội để phát triểnsảnphẩm nàyvànhững khó khăn đốivớinhững người thụ hưởng mụctiêu(hộ nghèo) Xác định rõ các thành phần chính củakhuvực tư nhân có thể và nên tham gia vào việc phát triểnchuỗigiátrị cho sảnphẩm. Tóm tắtnhững điều anh/chị biếtvề những thành phần tham gia này: vai trò, động lựcvà mục tiêu, năng lựcvàsự gắnkếtcủahọ 2
QLDA_DBKI D2_p 5 Lậpkế hoạch Tại sao phảilậpkế hoạch Bảo đảm đạt đượcmụctiêu Nâng cao khai thác nguồnlựchiệuquả Giúp quá trình kiểm soát và theo dõi Thúc đẩytraođổi thông tin, hợptác Tạo động lực cho con người Nhận được tài chính cho dự án Chuẩnbị cho việc xác định và quảnlýrủiro Lập kế hoạch tại dự án hỗ trợ Tam nông IFAD Lậpkế hoạch công việc Lậpkế hoạch dự án “ Thấtbại trong lậpkế hoạch cũng như là lên kế hoạch để thấtbại” QLDA_DBKI D2_p 6 Các loạikế hoạch cầnlàm Kế hoạch công tác Đều đặn: Hằng nămvàhằng quý theo vòng đờicủadự án Kế hoạch công tác năm: Mô tả các hoạt động cần có trong nămvàmụctiêucụ thể, vớidự toán ngân sách năm, thường được xây dựng vào quý 4 và đưa vào báo cáo năm Kế hoạch công tác quý: Bao gồm chi tiết các bướccụ thể để huy động nguồnlựcdự án, làm cơ sở cho dự báo tài chính, tạm ứng tiềnmặt và chi phí dự án Kế hoạch hoạt động Kế hoạch dự án chung: Tài liệudự án và báo cáo khởi động Kế hoạch riêng cho từng hoạt động cụ thể (tiểudự án) 3
QLDA_DBKI D2_p 7 Kế hoạch công tác cho Dự án IFAD Kế hoạch công tác củadự án Bao gồmtoànbộ vòng đờidự án Được thực hiện bởi ban giám đốc dự án ngay khi họ được chỉ định (khi dự án khởi động) Cậpnhậtvàbổ sung tài liệuDA (sảnphẩmvàmụctiêukỳ vọng theo tháng và năm) Kế hoạch công tác năm Bao gồmtừng năm trong vòng đờicủadự án, các hoạt động bổ sung cho từng đầuravàmục tiêu, và ngân sách hằng năm Kê hoạch năm đầutiênđượcchuẩnbị cùng vớikế hoạch công tác của dự án và những kế hoạch tiếptheođượcchuẩnbị vào quý cuối cùng củanămvàđược đính kèm theo báo cáo hàng năm Kế hoạch công tác theo quý Kế hoạch chi tiếtnhất: bao gồmtấtcả các bướcvàhànhđộng để huy động đầuvàocủadự án Là tài liệuthamkhảochoviệcdự báo tài chính, tạm ứng quỹ và thanh toán trựctiếp QLDA_DBKI D2_p 8 Phương pháp lậpkế hoạch theo kếtquả Rà soát lại Khung lôgic củaDự án Thiếtlập các mục tiêu và các kếtquả mong đợi Xác định phạmvi công việcvà các hoạt động Lậpkế hoạch thựchiện Dựđoán nguồnlựcvàchuẩnbị ngân sách Lậpthờigianbiểu cho các hoạt động và nguồnlực Chỉđịnh/ Tuyểndụng và tổ chức, phân chia trách nhiệm Chuẩnbị theo dõi thựchiện Quản lý rủi ro: Định rõ, đánh giá và phân tích những rủi ro tiềm tàng và lên kế hoạch dự phòng rủiro Ghi chú Chú trọng vào kếtquả, với các chỉ sốđolường Quy trình lậpkế hoạch ngược: bắt đầutừ kếtquả, rồisản phẩm, hoạt động và cuối cùng là nguồnlực. 4
QLDA_DBKI D2_p 9 Công cụ kỹ thuậtcholậpkế hoạch dự án Phân tích vấn đề và các bên liên quan Lậpmục tiêu SMART và chiếnlượcDA Xác định phạm vi và cấu trúc tách việc Biểu đồ trách nhiệm Biểu đồ Gantt và lịch các sự kiện quan trọng Biểukêkế hoạch tổng hợp: Cấu trúc tách việc, sảnphẩmhoặc các tiêu chí hoàn thành, trách nhiệm, thời gian biểu, ngân sách, rủi ro và ứng phó rủiro. QLDA_DBKI D2_p 10 Xác định mục tiêu SMART Achievable: Specic: Cụ thể Khả thi Measurable: Đo được Relevant: Assingnable- Có phân Thiếtthực trách nhiệm Realistic- Thựctiễn Timely: Kịp thời T- Có tính thờigian 5
QLDA_DBKI D2_p 11 Xác định phạmvi dự án Theo nghĩahẹp, phạmvi dự án xác định công việcphảilàm để đạt đượcmụctiêucủadự án và chỉ những công việc đó. Phạm vi dự án được xác định sau khi mục đích, mục tiêu và chiếnlượccủadự án đã đượcthống nhất. Công cụ chủ yếu để xác định phạmvi dự án là Cấu trúc tách việc(WBS) Theo nghĩarộng hơn, phạmvi dự án đượchiểu bao gồm những thành phần sau: Mục đích và mục tiêu và các chỉ số kỹ thuật của sản phẩm Danh sách các hoạt động củadự án (hoặcphạm vi trong nghĩa hẹpnhư trên) Các tiêu chí hoàn thành mỗihoạt động Phạm vi công việccủa các bên tham gia dự án QLDA_DBKI D2_p 12 Cấu trúc tách việc Phạmvi dự án phảibaogồm tấtcả và chỉ những hoạt động cầntiến hành để hoàn thành dự án Cấu trúc tách việc cung cấp danh sách các hoạt động của dự án (trong một quý, mộtnămhoặctoànbộ vòng đờicủadự án) làm cơ sở cho: Xác định và quảnlýphạmvi Lên lịch trình hoạt động Phân công trách nhiệm Dự toán nguồnlực và ngân sách Giám sát thực thi dự án Cấu trúc tách việc là cách tách dầndự án thành các hoạt động nhỏ hơnnhằm: Bao gồmtấtcả và chỉ các hoạt động cầnthiết trong phạmvi dự án Không có trùng lặp 6
QLDA_DBKI D2_p 13 Ví dụ: Cấu trúc phân tách công việc 1. Dự án môi trường 1.1. Điềutravàđánh giá nhu cầu 1.2. Huấnluyện 1.2.1. Chuẩnbị TOR 1.2.2. Mời các diễngiả về tài nguyên 1.2.3. Lôgic 1.2.4. Tiếnhànhhuấnluyện 1.2.5. Đánh giá 1.2.6. Báo cáo cuối cùng 1.3. Lậpkế hoạch 1.4. Thực hiện 1.5. Giám sát 1.6. Theo dõi 1.7. Báo cáo QLDA_DBKI D2_p 14 Biểumẫukế hoạch tổng hợp Hoạt động Người(Bộ (Phân tách hoạt Mô tả công Đầu ra phận) chịu Thời gian Thờigian Nguồnlực Tiêu chuẩn Dự báo Ứng phó động) việc mong đợi trách nhiệm bắt đầu hoàn thành cầnthiết thành công rủiro rủi ro 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 2 2.1 7
QLDA_DBKI D2_p 15 Bài tậplậpkế hoạch Tiếptụcvớibàitập phân tích các bên liên quan DA đã làm, các nhóm sẽ vạch ra mụctiêu SMART để phát titriểnchuỗi giá trị củasảnphẩm đã xác định cho hộ nghèo trong khu vựcDA Xác định những hoạt động chính cầntiếnhành để đạt đượcmục tiêu, có thể bao gồmtấtcả 3 hợpphầncủadự án và sử dụng cấu trúc tách việc Dự trù nguồnlựccầnthiết, xác định trách nhiệm chính củamỗi bên và thử phát triểnmột thờigianbiểu cho các hoạt động đó. QLDA_DBKI D2_p 16 Lỗithường gặp trong lậpkế hoạch Kế hoạch công tác và kế hoạch công việc không liên kếtvới nhau Quá chú trọng vào các nguồnlực mà không liên kếtvới đầu ra đượckỳ vọng Không liên quan tới ngân sách dự án Mộthoặc 2 thái cực: Quá cứng nhắc (sao chép toàn bộ từ tài liệudự án) Quá cầukỳ (không dựatrêntàiliệudự án) Thiếunhất quán vớitổng thể dự án Không có sự chuẩnbị thiếtthực cho những vấn đề và rủiro thựctế Không thựctế Một trong hai thái cực Quá chi tiết Quá sơ sài Trình bày cẩuthả 8
Ngày 3: Theo dõi và đánh giá (M&E) dựatheoa theok ếttququả •Khuôn khổ và cơ chế của theo dõi và đáhánh giá •Đolường kếtquả và ảnh hưởng •Chia sẻ kinh nghiệmvề hợp tác Công-Tư củaDự án hỗ trợ Tam nông trước đây. •Vấn đề về giới trong trong theo dõi và đánh giá DA 1 QLDA_DBKI D2_p 2 Theo dõi và đánh giá • Theo dõi dự án là quá trình: Thu thậpthường xuyên số liệu và thông tin về thựchiệndự án và thay đổi môi trường So sánh số liệuthuthập đượcvớikế hoạch dự án, tiêu chuẩnthực hiệnhoặccáctácđộng mong muốn. Việcnàybaogồmcả dự báo kếtquả dự án và đoán trước các vấn đề xảyra Kiến nghịđểđiềuchỉnh các hoạt động khi cầnthiết • Đánh giá dự án là mở rộng phạm vi theo dõi dự án để xác định một cách hệ thống và khách quan Hiệu quả thựchiệndự án về tổng thể Hiệuquả,tínhthiếtthựccủachiếnlượcvàthiếtkế dự án so với mục đích, mụctiêucủadự án Những ảnh hưởng và sự bềnvững trong tương lai củakếtquả dự án • Đánh giá cũng thường đưaranhững bài học kinh nghiệmcầnthiết 1
QLDA_DBKI D2_p 3 Các nguyên tắc của Theo dõi và Đánh giá theo kết quả • Nhấnmạnh vào tiến độ đạt được các kếtquả và tác động dự kiến • Tiếnhànhthường xuyên dựa trên các báo cáo quý và năm • Có sự tham gia của các bên liên quan • Dựa trên các chỉ sốđánh giá định lượng có thể thẩmtra • Rút ra các bài học kinh nghiệm • Bảo đảm tính thiết thực của dự án QLDA_DBKI D2_p 4 Các chỉ số của Dự án • Các chỉ số là sựđolường cụ thể và khách quan quá trình thựchiện, tiến độ và kếtquả củadự án Chỉ số tiến độ tậpgp trung vào ba y ếu tố đầu tiên của mô hình dự án: đầu vào, các hoạt động và đầu ra Chỉ số thực hiện đo lường thêm: mục tiêu, các tác động và tính bền vững • Thách thức chính đốivới theo dõi và đánh giá và cũng là nhu cầucấp bách vớiPhương pháp Khung Lôgic là xác định các chỉ số cho các mục tiêu mềm, tác động và tính bềnvững. • Các loạichỉ số Chỉ số định tính đơngin giản: VD: M ộtcont con đường dài bao nhiêu kilomet Chỉ số định tính hỗn hợp: VD: Số hộ gia đình được tiếpcận nguồn nước sạch Chỉ số hỗn hợp: VD: Số lượng trẻ em thiếu Vitamin A Chỉ số gián tiếp: VD: Phần trăm hộ gia đình có xe đạp Chỉ số định lượng: VD: Chức năng của Ban quản lý dự án với đầy đủ nhân viên (có thể mô tả hoặc không giới hạn) 2
QLDA_DBKI D2_p 5 Ví dụ: Các chỉ số trong dự án giáo dục y tế cộng đồng • Nguồn lực • Ngân sách và số ngày lao động • Số lượng buổihuấnluyện • Số lượng tờ rơi được in và phân phát • Hoạt động • Số lượng ngườinhận đượctờ rơi • Số lượng người đọctờ rơi • Đầu ra • Số lượng người tham gia buổihuấnluyện • Số lượng ngườibiếtvàhiểunội dung tờ rơi hoặcbuổihuấnluyện • Kết quả • Số lượng ngườithayđổi quan điểm • Số lượng người thay đổi hành vi • Tỷ lệ phần trăm của dân cư mục tiêu đáp • Tác động ứng các tiêu chuẩn vệ sinh • Tỷ lệ suy giảmbệnh và tử vong SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 6 Các thước đo đánh giá Thiếtthực Hiệu quả Hiệusuất Bài học Tính bền Tác động vững 3
SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 7 Đánh giá hiệu quả của dự án • Tính hiệu quả: Mức độ dự án đạt được mục tiêu đã định • Trả lời các câu hỏi Dự án có đạt được mục tiêu phát triển không? Tiến độ thực hiện dự án nhắm tới các mục tiêu có đúng thời gian không ? Dự án có đến được đối tượng thụ hưởng lợi ích mục tiêu không? Dự án có những tác động gì đến các đối tượng thụ hưởng lợi ích mục tiêu? Dự án có duy trì đủ các tiêu chuẩn không? SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 8 Đánh giá hiệu suất của dự án • Hiệu suất (hoặc chi phí – hiệu suất): liên kết các sản phẩm và đầu ra của dự án với các nguồn lực được huy động và sử dụng • Trả lời các câu hỏi Các kết quả thu được với các nguồn lực được chấp nhận có nằm trong môi trường của dự án không? Các nguồn lực có được sử dụng một cách tốt nhất không? Có cách nào để nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí mà không làm gây hại đến việc thực hiện dự án không? 4
SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 9 Đánh giá sự thiết thực của dự án • Sự thiết thực của sự án có nghĩa: Đáp ứng nhu cầu thực sự của các đối tượng thụ hưởng lợi ích mục tiêu Đáp ứng các điều kiện thực tế của địa điểm dự án, và Phù hợp với các chính sách ưu tiên của các nhà tài trợ và cơ quan có thẩm quyền liên quan • Trả lời các câu hỏi Mục tiêu của dự án có duy trì được tầm quan trọng của nó đối với các đối tượng đã xác định không? Các mục tiêu của dự án có phù hợp với những ưu tiên của cơ quan tài trợ (và/hoặc cơ quan chính quyền địa phương)? Các giả định Khung Lôgic của dự án có căn cứ không? Kết quả của dự án có tác động quan trọng đến các điều kiện phát triển của các đối tượng thụ hưởng lợi ích không? SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 10 Đánh giá tác động của dự án • Tác động là những thay đổi lớn và mang tính dài hạn gây ra bởi các hoạt động và kết quả của dự án. (Đó có thể là những tác động tích cực, tiêu cực và ngoài ý muốn) • Trả lời các câu hỏi Kết quả của dự án là gì? Dự án có đóng góp được những thay đổi có thể nhận thấy được đối với đối tượng thụ hưởng lợi ích hay không? Những thay đổi về thể chế và tổ chức có phản ánh được sự cải thiện năng lực không? Ai là người được nhận lợi ích từ kết quả và sự thay đổi của dự án? Các tác động không mong muốn khác? 5
SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 11 Tính bền vững • Tính bền vững là mức độ mà các kết quả tích cực của dự án sẽ duy trì sau khi sự hỗ trợ và can thiệp của dự án đã kết thúc. • Câu hỏiic củatínhba tính bềnvn vững Các bên liên quan có chịu trách nhiệm phần của mình về dự án không? Các nhóm địa phương có tích cực tham gia vào dự án không? Sự ổn định của tài chính? Năng lực của người dân địa phương và các tổ chức liên quan? Có các điều kiện thuận lợi bên ngoài cho người dân địa phương và các tổ chức tiên hành các hoạt động của dự án hay không? Dự án có đủ linh hoạt để thay đổi trong môi trường tương lai hay không? SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 12 Dự án sẽ ổn định nếu • Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa phương thể hiện quyền sở hữu của họ đối với dự án bằng cách tham gia tích cực trong tất cả các chức năng của dự án (thiết kế, thực hiện, quản lý, theo dõi và đánh giá) • Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa phương có năng lực và điều kiện để duy trì các hoạt động và kết quả của dự án Kiến thức và kỹ năng cần thiết cho dự án Sắp xếp thể chế và quy định cơ sở hạ tầng Nguồn lực ở mức cơ bản • Đối tượng hưởng lợi và các nhóm xã hội địa ppghuwong nhận ra sự quan tâm và trách nhiệm của họ trong việc duy trì dự án thông qua: Cung cấp và chia sẻ nguồn lực và nỗ lực cho dự án Tích lũy và chia sẻ kinh nghiệm của dự án Duy trì và phát triển hơn nữa kết quả của dự án 6
SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 13 Bài tập • Xác định các kết quả chính hoặc các tác động mong đợi đến chuỗi giá trị vì người nghèo cho sản phẩm mà nhóm anh/chị đã phát triển trong bài tập ngày hôm qua. • Xây dựng các chỉ số có căn cứ để đo lường mức độ mà kết quả và tác động của dự án sẽ đạt được • Chuẩn bị: 20’. Thuyết trình: 5’. SM02.02 PO&I Lesson 9 - Page 14 Mô hình đánh giá dự án Đối tượng DA Ảnh (nhu cầu, điều kiện) hưởng Thiết thực Tính bền vững Thiết kế & hoạch định Hiệu quả dự án Nguồn Hoạt Kết quả Mục tiêu lực động Hiệu suất 7
Ngày 4: Xử lý tình huống, kế hoạch hành động tổng hợp, tổng kết Quảnlýrủiro Vấn đề về giới trong việc thựchiện Kế hoạch hành động tồng hợp Tổng kết 15 SM02.02 PO&I Lesson 5 - Page 16 Quảnlýrủiro • Rủiro:Rủirocủadự án là sự kiệntiềm ẩn (không chắc chắn) có thể gây nên những tác động tiêu cực đếnkhả năng đạt đượcmụctiêucủadự án. • Hai nguyên nhân củasự không chắcchắn: Sự thiếu thông tin hay thông tin thiếu chính xác Bảnchấtcủasự việc(ở tương lai) • Quảnlýrủiro:Quảnlýrủi ro là quy trình có tính hệ thống xác định, đánh giá, phân tích và ứng phó với các rủi ro khác nhau mà một dự án phải đối mặt để Tăng cường cơ hội đạt đượcnhững mụctiêuvàtácđộng đã định Kiểm soát và giảmthiểuthiệthại cho dự án Giúp giải trình và bảovệ các quyết định được đưa ra để xử lý rủi ro và phát sinh trong DA 8
SM02.02 PO&I Lesson 5 - Page 17 Trình tự quản lý rủi ro dự án Nhận diện Đánh giá Phân tích Ứng phó SM02.02 PO&I Lesson 5 - Page 18 Xác định rủi ro • Mụctiêu: Xác định và phân loạitấtcả các rủi ro liên quan đếndự án Cung cấpcơ sở cho việc đánh giá rủiro Khuyến khích các cuộc đốithoạimở về các rủirocủadự án • Đầầuvào: Phân tách công việc, hoạch định dự án và phân tích môi trưởng dự án, dự báo Kinh nghiệmtừ các dự án khác hoặctrước đó • Công cụ: Thảoluận (não công) thường xuyên Danh sách các rủirothường gặp • Câu hỏi: Những rủi ro gì có thể xảy ra? • Chúng ta cần điềukiệngì? • Những tham số hay giả định nào đượcsử dụng trong thiết kế và thẩm định có thể không chính xác và bị thay đổi? • Sự kiện nào có thể xảyraảnh hưởng tiêu cực đếndự án? Chúng ta đolường hoặc định tính rủironhư thế nào? Chúng ta cầncónhững dữ liệunàođể đánhgiávàphântíchrủiro này? 9
SM02.02 PO&I Đánh giá và phân tích rủi ro Lesson 5 - Page 19 • Đánh giá rủiro: để ướctính Khả năng xảyrarủiro Thiệthạicóthể xảygâyrabởi các rủiro • Phương pháp: Thu thậpdữ liệu quá khứ Phân tích dữ liệu để ước tính rủi ro và thiết lậpmối tương quan Bổ xung dữ liệucònthiếubằng đánh giá chủ quan (chuyên gia, thảo luậnmở, v.v ) • Phân tích rủirobaogồm: Xác định và đánh giá những nguyên nhân có thể của các yếutố rủiro Đánh giá các tác động tổng hợpcủarủirođốivớidự án: • Ướclượng khả năng và mức độ thiệthạicủa • Phân phối xác suất các thiệthạicóthể có Đánh giá năng lựccủa các bên liên quan để kiểmsoátrủirovà/hoặc chịu đựng thiệthại Phân tích quan điểmcủa các bên liên quan về các rủiro(hoặcquan điểmcủahọ về cân đốigiữalợiíchvàrủiro) SM02.02 PO&I Lesson 3 - Page 20 Đánh giá rủiro Dễ xảyra Cóthể Khó xảy Rấtkhó Hầunhư xảyra ra xảyra không thể NNguy hại Nặng nề Khá nặng nề Chấpnhận được Có thể bỏ qua 10
SM02.02 PO&I Lesson 5 - Page 21 Ứng phó rủi ro • Giảmthiểurủirolàgiảm: Khả năng xảyrarủirobằng cách thay đổiphạmvi dự án, và xử lý các nguyên nhân dẫn đến rủi ro Thiệthạibởi các biện pháp dự phòng • Chuyểngiaorủiro(hoặc tái phân bổ): Chuyểngiao(mộtphần) rủi ro cho các bên khác bằng: Bảohiểm Hợptácđể chia sẻ rủiro Hợp đồng phụ. • Nhận xét về chuyểngiaorủiro: Chuyểngiaorủi ro cho các bên khác thường đi kèm với các chi phí nhất định (phí rủiro) Chuyểngiaorủi ro không nhấtthiếtphảilàmgiảmthiểutoànbộ nguy cơ rủirocủadự án. Trong mộtvàitrường hợp, chuyển giao rủirothậmchílàmtăng rủiro(Vídụ: Khi bên nhậnrủiro không nhậnthức đượcrủi ro và không có khả năng hấpthụ rủi ro). QLDA _ DBK L1 - 22 Bài tập tổng hợp • Các nhóm xem lại kết quả bài tập trước của mình và tạo một kế hoạch hành động toàn diện về phát triển chuỗiiiát giá trị vì ngườiihè nghèo của một sản phẩm thích hợp trong khu vực của dự án. • Kế hoạch cần bao gồm sự chỉnh sửa về: Các tác động và kết quả dự kiến, với các chỉ số Các hoạt động với kết quả đầu ra hoặc các tiêu chuẩn hoàn thành , lịch trình, cá nhân ho ặc đơnvn vị chịu trách nhiệm Ước lượng chi phí Kế hoạch quản lý rủi ro 11