Quản trị kinh doanh - Chương XIII: Kiểm tra

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Chương XIII: Kiểm tra

1. Chương XIII- Kiểm tra - 291 - CHƯƠNG XIII: KIỂM TRA Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: 1. Giải thích nền tảng của kiểm tra 2. Thảo luận các cách thức để tổ chức có thể quản lý một cách hiệu quả 3. Xác định sáu giai đoạn trong tiến trình kiểm tra 4. Thảo luận các phương pháp chính của kiểm tra. I. NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Vì lý do này, kiểm tra thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong tổ chức. Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích. Kiểm sóat hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của FedEx trong suốt thập niên qua. • Hoạch định là một tiến trình chính thống của việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực. Kiểm tra có thể đảm bảo rằng các quyết định, hành động và kết quả nhất quán với các kế hoạch này. • Hoạch định phác họa các hành vi và kết quả mong muốn. Kiểm tra giúp duy trì và tái định hướng các hành vi và kết quả hiện tại. • Nhà quản trị và nhân viên không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả nếu thiếu thông tin chính xác và kịp thời. Kiểm tra cung cấp các thông tin nền tảng này. • Các kế hoạch chỉ ra các mục đích cần kiểm tra. Kiểm tra giúp đảm bảo các kế hoạch được thực thi như định hướng. Vì vậy hoạch định và kiểm tra bổ sung và hỗ trợ cho nhau. 1. Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh Có hai loại kiểm tra trong tổ chức: ngăn ngừa và hiệu chỉnh. Kiểm tra ngăn ngừa là cơ chế định hướng việc giảm thiểu lỗi và vì thế tối thiểu hóa nhu cầu các hoạt động hiệu chỉnh. Ví dụ, hầu hết các ngân hàng lớn và các hiệp hội tín dụng đã phát triển các phương pháp để gia tăng tính an toàn của các máy ATM và độ bảo mật cho các khách hàng sử dụng. Kiểm tra hiệu chỉnh là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết quả không mong đợi nhằm tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của tổ chức. Vì thế một nhân viên kiểm soát không lưu thực hiện kiểm tra hiệu chỉnh bằng cách hướng dẫn phi công thay đổi độ cao và định hướng để khỏi phải va vào các máy bay khác. 2. Nguồn kiểm tra Bốn nguồn kiểm tra chính trong hầu hết các tổ chức là giới hữu quan, bản thân tổ chức, nhóm và cá nhân. Các nguồn này được trình bày ở biểu XIII-1, với ví dụ về kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh cho mỗi nguồn.
2. - 292 - Quản trị học Biểu XIII-1: Ví dụ về nguồn và loại kiểm tra1 Nguồn kiểm tra Loại kiểm tra Ngăn ngừa Hiệu chỉnh Giới hữu quan Duy trì định mức tuyển dụng Thay đổi chính sách chiêu mộ để nhân sự trong các nhóm được bảo thu hút các ứng viên tiềm giỏi, vệ tiềm năng Tổ chức Sử dụng ngân sách để hướng dẫn Phạt nhân viên do không tuân thủ việc tiêu dùng quy định”cấm hút thuốc” tại khu vực nguy hiểm Nhóm Thông báo cho nhân viên mới về Cô lập và phán đối nhân viên các quy tắc của công ty trong mối không tuân theo các quy tắc của quan hệ với kết quả mong đợi nhóm Cá nhân Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết để hoàn thành công việc, dự án đúng hạn a. Kiểm tra giới hữu quan Kiểm tra giới hữu quan thể hiện như là áp lực từ các nguồn bên ngoài tổ chức nhằm thay đổi hành vi. Giới hữu quan có thể là công đoàn, các tổ chức chính phủ, khách hàng, cổ đông và những giới khác có quan tâm trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức. b. Kiểm tra tổ chức Bao gồm các quy tắc và thủ tục chính thống nhằm ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự sai lệch so với kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn. Những ví dụ bao gồm các quy tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và kiểm tra sổ sách. c. Kiểm tra nhóm Bao gồm những quy tắc và giá trị mà các thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thông qua phần thưởng và phạt. d. Cá nhân tự kiểm tra Bao gồm cơ chế hướng dẫn vận hành một cách có ý thức hoặc vô thức trong mỗi cá nhân. Các tiêu chuẩn về trình độ nghiệp vụ ngày càng trở thành một khía cạnh quan trọng của tự kiểm tra cá nhân. 3. Các mô hình kiểm tra Kiểm tra của giới hữu quan, tổ chức, nhóm cá nhân hình thành nên những mô hình khác biệt giữa các tổ chức.Văn hóa tổ chức mạnh thường củng cố và hỗ trợ song phương đến kiểm tra tổ chức, nhóm và cá nhân. 1 Don Hellregel, Susan E. Jackson, John W. Slocum “ Management: A Competency-Based Approach” -10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p.518
3. Chương XIII- Kiểm tra - 293 - II. KIỂM SOÁT HỮU HIỆU Một cách để phát triển và đo lường tính hiệu quả của kiểm tra tổ chức chính thống là so sánh chi phí và lợi ích. Phân tích chi phí- lợi ích như thế trả lời ba câu hỏi cơ bản: 1. Đối với các hành vi và kết quả mong đợi nào mà kiểm tra tổ chức nên hướng đến? 2. Những chi phí và lợi ích nào của kiểm tra tổ chức cần thiết để đạt được hành vi và kết quả mong đợi? 3. Những chi phí và lợi ích của việc sử dụng kiểm tra tổ chức khác để có được những hành vi và kết quả mong muốn? 1. Mô hình chi phí-lợi ích Hình XIII-1 biểu diễn mô hình lợi ích-chi phí để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm tra của tổ chức. Đường ngang chỉ mức độ kiểm tra của tổ chức, biến động từ thấp đến cao. Đường dọc biểu hiện mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích của kiểm tra, chạy từ zero đến cao. Đơn giản, đường biểu diễn chi phí của kiểm tra được biểu hiện như là hàm trực tiếp của mức độ kiểm tra. Hai điểm cân bằng chi ra nơi mà mức độ kiểm tra dịch chuyển từ mất mát đến lợi ích và sau đó trả về lại mất mát. Mặc dầu mức kiểm tra tối ưu thực khó để tính toán, các nhà quản trị hiệu quả có thể tiến đến gần mức độ này hơn là những nhà quản trị tồi. Cao Điểm cân bằng Mất Chi phí kiểm tra Lợi ích ròng tối ưu Điểm cân bằng Chi phí & l ích ợi Mất Zero Thấp Tối ưu Cao Hình XIII-1: Mô hình chi phí-lợi ích của kiểm tra tổ chức1 1 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 521
4. - 294 - Quản trị học Những nhà quản trị phải cân nhắc đến sự cân bằng khi chọn lựa mức độ kiểm tra sử dụng. Khi ít có sự kiểm tra, chi phí vượt quá lợi ích và các kiểm tra là không hiệu quả. Khi gia tăng mức độ kiểm tra, tính hữu hiệu cũng gia tăng- đến một điểm. Đằng sau điểm đó, tính hữu hiệu giảm sút khi gia tăng mức độ kiểm soát. 2. Tiêu chuẩn cho kiểm tra hữu hiệu Thiết kế một hệ thống kiểm tra hiệu quả là không đơn giản chút nào vì còn phải cân nhắc rất nhiều vấn đề. Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu hơn nếu nó được kết nối vớ mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, đúng lúc và được chấp nhận. Những tiêu chuẩn này gạn lọc và cụ thể hóa các ý tưởng được trình bày ở mô hình chi phí-lợi ích. a. Kết nối với mục tiêu mong muốn Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra nên được kết nối với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Những mục tiêu này bao gồm cải thiện dịch vụ khách hàng, bảo vệ tài sản của tổ chức, cải tiến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cống hiến. b. Khách quan Kiểm tra khách quan hoặc hệ thống kiểm tra khách quan là công bằng và không bị tác động bởi nhân viên do những yếu tố cá nhân. c. Đầy đủ Kiểm tra hoặc hệ thống kiểm tra đầy dủ bao gồm tất cả hành vi và mục tiêu ước muốn của tổ chức. Nhà quản trị phụ trách thu mua đánh giá chủ yếu dựa vào chi phí mỗi đơn hàng có thể cho phép bỏ qua chất lượng. d. Đúng lúc Hệ thống kiểm tra hoặc kiểm tra đúng lúc cung cấp thông tin khi cần thiết nhất. Đúng lúc có thể được đo lường theo từng giây trong trường hợp đánh giá sự di chuyển an toàn của tàu hỏa và máy bay hoặc theo từng tháng đối với việc đánh giá thành tích nhân viên. Hệ thống thông tin dựa vào máy tính đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng sự đúng lúc của dòng thông tin. e. Chấp nhận được Để có được tính hữu hiệu, hệ thống kiểm tra hay kiểm phải được công nhận là cần thiết và thích hợp. Nếu một hệ thống kiểm tra bị bỏ qua, các nhà quản trị cần phải tìm hiểu tại sao như vậy. Có lẽ các kiểm tra nên bỏ qua hoặc hiệu chỉnh, nên được lưu lại những phần thưởng cho việc làm đúng, tuân thủ hoặc hình phạt khi không tuân thủ, hoặc nên được kết nối chặt chẽ với các kết quả mong đợi. III. MÔ HÌNH KIỂM TRA HIỆU CHỈNH Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh là tiến trình phát hiện và loại bỏ hoặc giảm thiểu những sai lệch so với tiệu chuẩn đã được thiết lập của tổ chức. Tiến trình này dựa chủ yếu vào phản hồi thông tin và sự đáp lại phản hồi đó. Như được minh họa ở hình XIII-2, mô hình kiểm tra hiệu chỉnh có sáu giai đoạn quan hệ mật thiết với nhau: (1) Xác định tiểu hệ thống (cá nhân, bộ phận, hoặc một tiến trình), (2) nhận dạng các đặc điểm chính để đo lường, (3) thiết lập tiêu chuẩn, (4) thu thập thông tin, (5) tiến hành so sánh, và (6) chẩn đoán vấn đề và thực hiện hiệu chỉnh.
5. Chương XIII- Kiểm tra - 295 - 1. Xác định các tiểu hệ thống Tiểu hệ thống kiểm tra chính thống có thể được tạo ra và duy trì cho một nhân viên, một nhóm làm việc, một bộ phận, hoặc toàn bộ tổ chức. Cơ chế kiểm tra có thể tập trung vào đầu vào cụ thể, tiến trình chuyển đổi, hoặc kết quả. Kiểm tra đầu vào thường giới hạn tổng số nguyên vật liệu sử dụng trong tiến trình chuyển đổi có thể khác biệt với tiêu chuẩn tổ chức. Xác định tiểu hệ Nhận dạng các Thiết lập các Thu thập thống đặc điểm chính tiêu chuẩn thông tin Nếu đạt, tiếp tục Tiến hành so sánh Ch à hi ẩn đoán v ệu Nếu sai biệt chỉnh vấn đề Hình XIII-2: Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh 2. Nhận dạng các đặc điểm chính Những thông tin cần thu thập về con người, nhóm, bộ phận hoặc tổ chức phải được xác định. Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh chính thống yêu cầu việc xác định sớm những đặc điểm có thể đo lường, chi phí và lợi ích của việc có được thông tin về mỗi đặc điểm, và liệu rằng sự sai lệch trong mỗi đặc điểm có ảnh hưởng đến thành tích hay không. 3. Thiết lập các tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn là những tiêu chí để đánh giá các đặc điểm định tính và định lượng và nên được thiết lập cho mỗi đặc điểm cần đo lường. Một trong số những khía cạnh khó khăn nhất, nhưng quan trọng, để kinh doanh ở nước ngoài là phải hiệu chỉnh sự khác biệt trong các tiêu chuẩn. Do những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc thiết lập các tiêu chuẩn để áp dụng ở các thị trường và văn hóa khác nhau, nhiều tổ chức toàn cầu đã áp dụng chiến lược suy nghĩ một cách toàn cầu, nhưng thực hiện góc độ địa phương. 4. Thu thập thông tin Thông tin về mỗi tiêu chuẩn có thể được thu thập bằng tay hoặc tự động hóa. Nếu cá nhân hoặc nhóm cần phải kiểm tra thành tích thực hiện thu thập thông tin thì những thông tin này cần phải thẩm tra tính hiệu lực. Nhân viên và nhà quản trị có khuynh hướng bóp méo hoặc che đậy thông tin nếu họ sẽ bị chỉ trích hoặc trừng phạt do kết quả kém. 5. Tiến hành so sánh Các so sánh là cần thiết để xác định liệu rằng điều gì đang xảy ra có phải là những điều nên xảy ra hay không. Mặt khác, thông tin về kết quả thực tế phải được so sánh với tiêu chuẩn thành tích. Các so sánh như thế cho phép nhà quản trị và các thành viên nhóm tập trung vào các sai biệt hoặc những ngoại lệ.
6. - 296 - Quản trị học 6. Chẩn đoán và hiệu chỉnh vấn đề Chẩn đoán liên quan đến việc đánh giá loại, mức độ và nguyên nhân sai biệt so với tiêu chuẩn. Sau đó sẽ thực hiện các hành động nhằm loại bỏ những sai biệt này và hiệu chỉnh vấn đề. Tuy nhiên, sự thật là một đặc điểm có thể được kiểm soát không nhất thiết nghĩa là nó nên được kiểm tra. Hệ thống thông tin quản trị dựa trên máy tính thường trợ giúp cho kiểm tra hiệu chỉnh. IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA CHÍNH Xuyên suốt cuốn sách, chúng ta đã thảo luận các khía cạnh khác nhau của kiểm tra và giới thiệu cách thức một chiến lược của tổ chức hỗ trợ, tập trung vào hành vi của nhân viên. Trong phần này, chúng ta khám phá ra sáu phương pháp chính của kiểm tra tổ chức. Hai phương pháp là cơ bản cho loại tổ chức: cơ giới và hữu cơ. Một phương pháp phản ánh việc xem xét bên ngoài: kiểm tra thị trường. Hai phương pháp là chức năng: kiểm tra tài chính và kế toán. Và một phương pháp về công nghệ: kiểm tra tự động. Một số ví dụ sẽ được trình bày để minh họa các phương pháp kiểm tra này. 1. Kiểm tra hữu cơ và cơ giới Kiểm tra cơ giới liên quan đến việc sử dụng nhiều các quy tắc và thủ tục, quyền hành trên- xuống, bản mô tả công việc kỹ lưỡng, và các phương pháp chính thống khác nhằm ngăn chặn và hiệu chỉnh sự sai biệt so với kết quả và hành vi mong muốn. Kiểm tra cơ giới là một bộ phận quan trọng của quản trị quan liêu. Ngược lại, kiểm tra hữu cơ liên quan đến việc sử dụng linh hoạt quyền hành, bản mô tả công việc không rõ ràng, cá nhân tự kiểm tra, và các phương pháp phi chính thức khác nhằm ngăn chặn và hiệu chỉnh sai biệt so với kết quả và hành vi mong muốn. Kiểm tra hữu cơ phản ánh quản trị hữu cơ 2. Kiểm tra thị trường Kiểm tra thị trường bao gồm việc thu thập và đánh giá dữ liệu liên quan đến doanh số, giá, chi phí, và lợi nhuận để hướng dẫn cho việc ra quyết định và đánh giá kết quả. Để đảm bảo hiệu quả, cơ chế kiểm tra thị trường thường yêu cầu: • Chi phí các nguồn lực sử dụng trong việc sản xuất ra kết quả phải được đo lường dưới góc độ tiền tệ • Giá trị của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được xác định rõ ràng và được định giá. • Giá của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được thiết lập có tính cạnh tranh Hai cơ chế kiểm tra có thể đáp ứng những yêu cầu này là kế hoạch phân chia lợi nhuận và quản lý khách hàng. • Các kế hoạch phân chia lợi nhuận. Các kế hoạch phân chia lợi nhuận đem lại cho nhân viên thu nhập bổ sung dựa trên lợi nhuận của toàn tổ chức hoặc của đơn vị nhỏ. Tiểu đơn vị có thể là một đơn vị kinh doanh chiến lược, hoặc bộ phận, hoặc một cửa hiệu trong chuỗi dây chuyền, hoặc các thực thể khác của tổ chức. Tối thiểu ba nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của kế hoạch phân chia lợi nhuận. Trước tiên, nhân viên phải tin rằng kế hoạch là dựa trên công thức hợp lý, chính xác và phản ánh sự công bằng. Đổi lại, công thức phải dựa trên những thông tin về tài chính và sản xuất đảm bảo trung thực, nhất quán và hiệu lực. Thứ hai, nhân viên phải tin rằng những nỗ lực và thành tích của họ đóng góp vào lợi nhuận. Thứ ba, nhân viên phải tin rằng mức phần thưởng
7. Chương XIII- Kiểm tra - 297 - khuyến khích dựa trên lợi nhuận sẽ gia tăng tỷ lệ khi lợi nhuận gia tăng. Những nhân tố này là chính yếu trong việc xác đinh tính hữu hiệu của các kế hoạch này. Lưu ý rằng các kế hoạch phân chia lợi nhuận tiếp tục lợi ích của hiệu suất gia tăng, cắt giảm chi phí, và cải tiến chất lượng. Quản lý khách hàng. Quản lý khách hàng bao gồm các nỗ lực liên tục thu được thông tin phản hồi từ khách hàng liên quan đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Những kiểm tra như thế này nhằm ngăn chặn những vấn đề có thể nảy sinh, nhận thức được nó và giải quyết những vấn đề này. Quản lý khách hàng ngày càng được sử dụng trong kiểm tra hiệu chỉnh, với nỗ lực đánh giá hoặc đo lường nhận thức của khách hàng về dịch vụ và chất lượng. Dựa trên các đánh giá đó, giới quản trị có thể tiến hành những hoạt động để ngăn chặn sự sụt giảm kinh doanh do khách hàng không thỏa mãn. 3. Kiểm tra tài chính Kiểm tra tài chính bao gồm cơ chế ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự phân bổ nguồn lực sai. Các nhân viên kiểm toán bên ngoài, thường có giấy chứng nhận cả các công ty kế toán công (ví dụ như Arthur Andersen, Ernst & Young, và KPMG) và/hoặc các bộ phận kiểm tra bên trong (chẳng hạn như kế toán, kiểm tra, thủ quỹ), kiểm tra tính hiệu của của hoạt động tài chính. Trách nhiệm chính của các kiểm toán viên bên ngoài là đối với các cổ đông. Vai trò của kiểm toán viên nhằm đảm bảo cho các cổ đông biết rằng các báo cáo tài chính phản ánh đúng sự thực và tuân thủ các nguyên tắc kế toán hiện hành. Bởi vì có quá nhiều cơ chế kiểm tra tài chính, chúng ta chỉ tập trung vào ba cơ chế cơ bản: phân tích tài chính so sánh, ngân sách và kiểm soát chi phí hoạt động a. Phân tích tài chính so sánh. Đánh giá tình trạng tài chính của một công ty cho hai hay nhiều giai đoạn được gọi là phân tích tài chính so sánh. Khi dữ liệu đã được thu thập cho các công ty tương tự, chúng được sử dụng để so sánh. Các hiệp hội thương mại ngành thường thu thập thông tin về các thành viên và xuất bản dưới hình thức tóm tắt. Các công ty do nhà nước sở hữu công bố các báo cáo thu nhập, bản cân đối kế toán và các văn bản tài chính khác. Kỹ thuật được sử dụng rộng rãi nhất là phân tích tỷ lệ. Phân tích tỷ lệ liên quan đến việc chọn lựa hai số liệu quan trọng, biểu diễn mối quan hệ giữa chúng như là một phân số và so sánh giá trị này cho hai giai đoạn khác nhau hoặc với cùng tỷ lệ với tổ chức tương tự. Có rất nhiều tỷ lệ để so sánh, những tỷ lệ được sử dụng nhiều nhất để so sánh là tính sinh lợi, khả năng thanh toán nhanh, các hoạt động và đòn bẩy. b. Ngân sách Ngân sách là tiến trình phân loại các khoản chi đề nghị và kết nối chúng với mục tiêu. Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các công việc hoặc nguồn lực khác nhau. Những loại ngân sách chính thông thường bao gồm lao động, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất (đất đai, nhà xưởng và thiết bị). Ngân sách có ba mục đích chính: (1) hỗ trợ việc hoạch định công việc một cách hiệu quả; (2) trợ giúp việc phân bổ nguồn lực; và (3) trợ giúp trong việc kiểm soát và quản lý nguồn lực sử dụng trong suốt giai đoạn ngân sách. Khi nhà quản trị phân chia chi phí bằng tiền cho các nguồn lực cần thiết, thi thoảng họ phát hiện ra rằng các công việc đề nghị không đáng giá như chi phí, khi đó họ có thể hiệu chỉnh hoặc bác bỏ đề nghị. c. Kiểm soát chi phí hoạt động Kiểm soát chi phí hoạt động (ABC) là hệ thống tập trung vào các hoạt động như là trung tâm chi phí. Một hoạt động là bất kỳ sự kiện nào tạo ra chi phí bao gồm chi phí năng lượng, chi
8. - 298 - Quản trị học phí đi lại, chi phí sử dụng máy tính, chi phí kiểm tra chất lượng, chi phí vận chuyển và chi phí đặt hàng. Ngược lại với hầu hết các cơ chế tài chính, ABC tập trung vào các hoạt động công việc liên quan đến việc vận hành kinh doanh. Số lượng các hoạt động này thường lệ thuộc vào tính phức tạp của hoạt động. Mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức càng lớn, các hoạt động phát sinh chi phí có khả năng xảy ra càng lớn. Ở mức quan trọng tương tự, các nhà quản trị khám phá ra rằng không phải tất cả sản phẩm có cùng những hoạt động này. Nếu một sản phẩm không cần sử dụng một hoạt động, chi phí sẽ là không cho hoạt động đó. Nhìn nhận chi phí Điều gì tạo Ngu ồn lực ra chi phí Phân bổ chi phí nguồn lực Nhìn nhận Thông tin đầu Phân bổ chi phí Đánh giá thành tiến trình vào nguồn lực tích Phân bổ chi phí hoạt động Hàng hóa và dịch vụ Tại sao những điều Ra quyết này tốn kém định tốt hơn Hình XIII-3: Mô hình kiểm soát chi phí theo hoạt động Hình XIII-4 mô tả mô hình dòng thông tin trong kiểm tra chi phí theo hoạt động và được nhìn nhận theo hai khía cạnh: chi phí và tiến trình. Nhìn nhận chi phí phản ánh luồng chi phí nguồn lực sản phẩm và dịch vụ thông qua các hoạt động hình thành sản phẩm và dịch vụ đó. Nhìn nhận chi phí này là khái niệm chính của kiểm tra chi phí theo hoạt động. Nguồn lực được dùng cho các hoạt động, và hoạt động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ. Nhìn nhận tiến trình phản ánh dòng thứ hai từ chi phí của thông tin đầu vào đến hoạt động và từ các hoạt động đến đánh giá mức độ thực hiện, hoặc các giao dịch quan sát được liên quan đến hoạt động. Sử dụng kiểm sóat chi phí theo hoạt động mang lại nhiều lợi ích, tối thiểu là bốn lợi ích. Trước nhất, tất cả chi phí được xác định bởi hoạt động thay vì nhiều hoạt động được tính cho chi phí cố định. Thứ hai, phân bổ chi phí dựa trên tỷ lệ các hoạt động hướng trực tiếp đến sản phẩm hoàn thành, tương phản với sản lượng sản xuất. Thứ ba, chi phí tương ứng với một họat động cho
9. Chương XIII- Kiểm tra - 299 - một sản phẩm cụ thể có thể được theo dõi, kiểm tra. Cuối cùng, sử dụng ABC dịch chuyển suy nghĩ của nhà quản trị từ phân tích chi phí truyền thống sang ra quyết định quản trị. Công nghệ thông tin là nền tảng trong việc thu thập thông tin ABC và kết hợp không chỉ thông tin chi phí mà còn các thông tin phi tài chính và đo lường thành tích. Khi nhà quản trị và nhân viên nhận thức nhiều hơn về kiểm sóat chi phí theo hoạt động và các thông tin liên quan, họ sẽ phân biệt các hoạt động tạo ra lợi nhuận và những hoạt động phi lợi nhuận một cách hiệu quả hơn. 4. Kiểm tra trên cơ sở tự động hóa Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng các công cụ và quy trình tự điều chỉnh vận hành độc lập theo người sử dụng. Tự động hóa thường bao gồm việc liên kết các máy móc lại với nhau để thực hiện công việc. Kiểm soát máy hóc sử dụng các thiết bị hoặc công cụ tự điều chỉnh nhằm ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với tiêu chuẩn được thiết lập. Kiểm tra bằng máy đóng vai trò lớn cho chức năng kiểm tra của quản trị. Đó là, máy móc bây giờ có thể tham gia vào tiến trình kiểm soát với các nhà quản trị. Ví dụ, các máy vi tính tại các nhà máy lọc dầu thu thập thông tin, kiểm tra và tiến hành điều chỉnh tự động trong suốt tiền trình lọc dầu. Đã và đang có sự dịch chuyển mạnh mẽ sang kiểm tra bằng máy trong hoạt động sản xuất. Bắt đầu với một số máy móc được áp dụng để kiểm tra một vài hoạt động sản xuất, ngay khi các máy cảm ứng tự động thay thế kiểm tra bằng mắt thường trong ngành sản xuất thép. Khi sản xuất dây chuyền và công nghệ sản xuất hàng loạt, máy móc thay bổ sung các quy tắc như là cách thức kiểm sóat trực tiếp các công nhân sản xuất. Ở các tiến trình sản xuất liên tục và hoạt động robot, máy móc thực sự kiểm soát các máy móc khác.