Quản trị kinh doanh - Chương 01: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Chương 01: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

1. Vũ Quốc Thông - HTTTKT TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHƢƠNG 01 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP Mục tiêu Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP).  Giải thích về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp.  Mô tả việc kiểm soát hệ thống thông tin trong môi trường ERP. 2 1
2. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Nội dung  Bản chất kinh doanh  Quy trình kinh doanh  Hệ thống thông tin  Hệ thống ERP trong doanh nghiệp  Việc kiểm soát trong môi trường ERP 3 Bản chất kinh doanh Tìm kiếm lợi nhuận thông qua các hoạt động kinh doanh. 4 2
3. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Bản chất kinh doanh Các doanh nghiệp thường được tổ chức theo hình thức phân quyền. Các bộ phận (phòng ban) làm việc theo quy trình. 5 Trao đổi thông tin trong tổ chức kinh doanh Cấu trúc dọc và luồng thông tin ngang Tổ chức kinh doanh 6 3
4. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Thảo luận 1 Mua hàng Kế toán Sản xuất Bán hàng 7 Thảo luận 1 Mục tiêu của tôi là Quyết định của tôi là Vì sao họ tranh cãi? 8 8 4
5. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Trao đổi thông tin trong tổ chức kinh doanh Customer Warehouse Sales Finance Manufacturing thông tin Vendor hàng hóa Purchasing 9 Thảo luận 1 Các phòng/ban phải làm gì để chia sẻ thông tin tốt hơn? 10 10 5
6. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Quy trình kinh doanh  Trong một doanh nghiệp thường được tổ chức thành các bộ phận (business units / departments).  Các bộ phận thực hiện trao đổi thông tin trong quá trình hoạt động.  Việc đạt được mục tiêu của tổ chức kinh doanh phụ thuộc vào sự hữu hiệu và hiệu quả của việc trao đổi thông tin. 11 Doanh nghiệp nghĩ về một sự hỗ trợ Hoạt động theo Dễ sử dụng Phù hợp với nhu Phục vụ việc ra cách DN cần cầu DN quyết định Một hệ thống 12 6
7. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Tổ chức hệ thống thông tin 13 Hệ thống thông tin (HTTT)  HTTT phân tán (decentralized information system):  Nguồn dữ liệu được lưu trữ một cách riêng biệt và độc lập ở từng bộ phận.  Các bộ phận khác sẽ không truy xuất được dữ liệu của nhau để kết xuất thông tin tổng hợp. 14 7
8. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống thông tin (HTTT)  HTTT tập trung (centralized information system): Nguồn dữ liệu được lưu trữ ở vị trí “trung tâm” và được chia sẽ với tất cả các bộ phận. Tùy theo nhu cầu cụ thể, các mẫu thông tin có thể được tổng hợp và kết xuất. 15 Hệ thống thông tin (HTTT)  Các vấn đề tồn tại ở HTTT phân tán:  Dữ liệu không được truy xuất một cách nhanh chóng.  Dữ liệu trùng lắp và không nhất quán.  Việc tổng hợp ra thông tin tốn thời gian và chi phí. 16 8
9. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống thông tin (HTTT) Giải pháp Kết nối công nghệ vào kinh doanh 17 Hệ thống thông tin (HTTT)  Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to deliver an integrated suite of business applications. ERP tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes, such as those found in finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain. (Gartner - world's leading IT research and advisory company) 18 9
10. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống thông tin (HTTT) Sales Warehouse Customer Finance Manufacturing ERP thông tin Purchasing Vendor hàng hóa 19 Hệ thống thông tin (HTTT)  Những thuộc tính của hệ thống ERP:  Tích hợp quy trình kinh doanh (business process integration) và chia sẻ dữ liệu tập trung (centralized database).  Ứng dụng chuẩn trong kinh doanh (business best practice).  Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh và kịp thời (real-time and visualized information for better decision making). 20 10
11. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Sales Analysis Quota vs Sales(%) Monthly Sales Trend Monthly Sales Trend by Cust Group Sales by Country Sales by Product Grp Sales by Products Sales by Top Customers Capacity Alert Hours Over Capacity WI (What If) Hours Capacity and Alert Level 11
12. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống thông tin (HTTT)  ERP “chuẩn” – được tùy chỉnh (customized) trở thành giải pháp trong các tổ chức kinh doanh, thuộc các ngành kinh doanh đặc thù  ERP cho các mô hình DN a. Sản xuất b. Dịch vụ 23 Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp  Các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, sẽ có các “gói” ERP khác nhau  ERP cho các DN với quy mô a. Lớn (large-size) b. Vừa (medium-size) c. Nhỏ (small-size) 24 12
13. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Thực hành 1 Yêu cầu: sinh viên hãy  Sử dụng máy tính nối mạng để xem trình bày về các “gói” giải pháp ERP thông qua đoạn video  Trả lời các câu hỏi:  Liệt kê một số “gói” ERP nào đƣợc giới thiệu?  Có mấy nhóm (tier) ERP? Mỗi nhóm có những “gói” ERP nào?  Thị phần của các sản phẩm ERP (số liệu 2009)? (Panorama Consulting 2009) 25 Hệ thống ERP 1) Lịch sử phát triển 2) Ngƣời sử dụng 3) Mô tả hệ thống ERP 4) Ứng dụng ERP vào một doanh nghiệp 26 13
14. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống ERP Lịch sử phát triển ERP II ERP MRP II MRP 27 Hệ thống ERP Lịch sử phát triển Loại hệ thống Năm Mục tiêu Áp dụng Hệ thống hoạch 1970s Lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn Tích hợp sản xuất và lập định nguyên liệu kho. kế hoạch dự trữ, đặt (MRP) hàng Hệ thống hoạch 1980s Tiếp tục mục tiêu của MRP và lập kế hoạch Tích hợp thêm việc định sản xuất tiêu thụ. quản lý kinh doanh (MRP II) 28 14
15. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống ERP Lịch sử phát triển Loại hệ thống Năm Mục đích Áp dụng Hệ thống hoạch Từ Cơ bản từ MRP II Tích hợp thêm quản trị định nguồn lực 1990 Tích hợp “back-office” (kế toán và quản trị nhân sự và hƣớng tới doanh nghiệp nhân lực ) cung cấp thông tin quản (ERP) trị cấp chiến lƣợc Hệ thống hoạch Từ Cơ bản từ H/T ERP hƣớng tới vấn đề toàn cầu Mở rộng SCM (supply định nguồn lực 2000 - nhiều vùng địa lý chain management), doanh nghiệp (ERP CRM (customer II) Dựa trên kỹ thuật internet, thƣơng mại điện tử relationship (e-commerce, cloud technology ) management) và DWBI (data warehouse/ business intelligence) 29 Hệ thống ERP  Người sử dụng ?  Nhân viên (business / accounting user): thực hiện các công việc hằng ngày (nhập liệu, làm báo cáo);  Nhà quản trị (manager): sử dụng các báo cáo hỗ trợ cho việc ra quyết định. 30 15
16. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Phần mềm Phần cứng /Phƣơng tiện Dữ liệu Thông (nghiệp Con tin vụ phát người (báo sinh cáo) Tổ chức Thao tác dữ liệu xử lý / thủ tục HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH 31 NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Hệ thống ERP  Ứng dụng H/T ERP vào một doanh nghiệp Hỗ trợ Sử dụng Triển H/T tại DN Thiết kế khai hệ thống Tìm hiểu hệ thống nhu cầu DN 32 16
17. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Ví dụ - hệ thống ERP  SAP (www.sap.com)  Oracle (www.oracle.com)  Infor Global Solutions (www.Infor.com)  Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics)  Epicor (www.epicor.com) 33 Thực hành 2 Hỏi: công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn, thì “gói” ERP nào (SAP, Oracle, Infor, Epicor hoặc MS Dynamics) thƣờng đƣợc lựa chọn để triển khai? 34 34 17
18. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Hệ thống ERP 35 Hệ thống ERP 36 18
19. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Kiểm soát trong môi trƣờng ERP An toàn trong môi trường ERP? 37 Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra trong môi trƣờng máy tính – kết nối mạng? - Rủi ro 1 - Rủi ro 2 - Rủi ro 3 - 38 19
20. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Do môi trƣờng máy tính tiềm ẩn nhiều rủi ro, vận hành hệ thống thông tin đòi hỏi ngƣời sử dụng phải có trình độ chuyên môn và kiến thức tin học, hệ thống. 39 Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Khung kiểm soát hệ thống cho môi trƣờng máy tính – gọi là COBIT coso Committee of Sponsoring Organizations COBIT Control Objectives for Information and Related Technology 40 20
21. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Kiểm soát ngăn ngừa (Preventive controls – P controls)  Kiểm soát phát hiện (Detective controls – D contrls)  Kiểm soát sửa sai (Corrective controls – C controls) Các chức năng này đƣợc sử dụng khi thiết lập các “nút” kiểm soát trên quy trình thông tin. VD. 41 Các chức năng của kiểm soát HTTT Yêu cầu: đặt các nút kiểm soát thuộc 1 trong 2 loại: kiểm soát ngăn 42 ngừa (P.) hoặc kiểm soát phát hiện (D.) lên sơ đồ DFD? 21
22. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Kiểm soát chung (general controls): là loại kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng của hệ thống. Kiểm soát chung có ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm soát ứng dụng. Ví dụ: an toàn cơ sở hạ tầng cho máy móc, thiết bị phần cứng, phân quyền truy cập hệ thống  Kiểm soát ứng dụng (application controls): liên quan đến từng ứng dụng và xuất hiện trong quá trình xử lý nghiệp vụ hoặc từng quy trình cụ thể. Ví dụ: theo dõi sự chính xác, tính hoàn chỉnh và đúng đắn của dữ liệu đƣợc nhập vào hệ thống 45 Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Kiểm soát chung Kiểm Phân hệ soát khác ứng Bán hàng dụng Hàng tồn Mua hàng kho 46 22
23. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Thảo luận 2 Yêu cầu: trong tình huống phân quyền cho các vai trò phối hợp trong quy trình mua hàng, SV hãy suy nghĩ về những thao tác (quyền) đƣợc cấp cho từng vai trò? GĐ BPSX GĐ NV BPMH MH 47 Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Phân quyền trên hệ thống (access controls – segregation of duties). Đặc thù của hệ thống ERP là “hệ thống dùng chung – chia sẻ bởi nhiều ngƣời”.  Tại sao cần quản lý phân quyền?  Việc quản lý phân quyền nhƣ thế nào là hiệu quả? 48 23
24. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Kiểm soát trong môi trƣờng ERP  Kế hoạch an toàn dữ liệu (securing centralized database) Đặc thù của hệ thống ERP là “cơ sở dữ liệu tập trung”. Nếu cơ sở dữ liệu không hoạt động, sự lƣu chuyển thông tin của tổ chức kinh doanh sẽ thất bại toàn bộ (single point of failure). 49 Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Sao lưu (Backup) - Lƣu trữ bản sao trong trƣờng hợp dữ liệu trên hệ thống máy tính có sự cố - Di dời dữ liệu, phục vụ cho công tác kiểm tra, làm việc và hỗ trợ hệ thống Phục hồi (Restore) - Tái lập tình trạng dữ liệu kế toán trên hệ thống máy từ bản dữ liệu sao lƣu 50 24
25. Vũ Quốc Thông - HTTTKT Bài tập cuối chƣơng Đọc - Mô tả tình huống doanh nghiệp OUV (file: Ch01_MotaDNOUV_V1.1.pdf) Làm - Các câu hỏi trong bài tập chƣơng 1 (file: BtapCh01_ThongtinveDN_V1.1.pdf) 51 25