Quản trị kinh doanh - Các bước trong phân công công việc

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Các bước trong phân công công việc

1. 2.2. Bảng câu hỏi: Để cho công nhân, nhân viên điền vào các bảng câu hỏi trong đó có mô tả các quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề có liên quan đến công việc là một phơng pháp rất tốt để có đợc các thông tin phân tích công việc. Yêu cầu của phơng pháp này là cần xác định đợc: - Nên dựa vào bảng câu hỏi, những câu hỏi nh thế nào? - Cơ cấu của câu hỏi đó ra sao? Thông thơng trong thực tế có hai thái cực trái ngợc nhau về vấn đề câu hỏi là: - Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính, còn yêu cầu nhân viên quá nhiều các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. - Yêu cầu nhân viên quá sơ sài, đơn giản các chức năng nhiệm vụ chính của công việc. Một bảng câu hỏi tốt thờng khắc phục đợc nhợc điểm của hai thái cực trên. Ưu điểm của phơng pháp câu hỏi: - Chi phí thấp hơn so với phơng pháp phỏng vấn. - Nhanh chóng thu thập đợc thông tin từ nhóm đông. Nhợc điểm: Hạn chế t duy của ngời đợc hỏi do bị khống chế về nội dung trong bảng câu hỏi. 2.3. Quan sát: Phơng pháp quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích công việcchủ yếu đợc thực hiện chủ yếu bằng tay, hoặc chủ yếu do sự cố gắng về thể lực của công nhân viên sản xuất thực hiện. Phơng pháp này không áp dụng đợc đối với các công việc có tính chất tình huống nh công việc của y tá trong phòng cấp cứu hay công việc của ngời lao động trí óc. Nên thực hiện quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh. Chu kỳ công việc là thời gian cần thiết cho việc hoàn thành, thực hiện trọn vẹn công việc. Sau khi thu thập thông tin cần phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều cha hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông tin và ngời quan sát bị bỏ sót.
2. Có thể tiến hành quan sát vừa phỏng vấn, cách làm này nhân viên thực hiện công việc dễ bị hồi hộp hoặc bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thờng, làm cho kết quả quan sát khó chính xác. Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và chi phí thấp. Nhợc điểm: Không mô tả đợc đầy đủ, sâu sắc công việc. 2.4. Bấm giờ: Bấm giờ là một phơng pháp quan sát đặc biệt có sử dụng đồng hồ bấm giây để nghiên cứu thời gian hao phí khi thực hiện các bớc công việc hoặc các thao tác, động tác lặp đi lặp lại nhiều lần. 2.4.1. Trong phân tích công việc, bấm giờ đợc thực hiện nhằm mục đích: - Xác định chính xác hao phí thời gian khi thực hiện các yếu tố thành phần của công việc (bớc công việc, thao tác, động tác, cử động). - Cung cấp các tài liệu cơ sở để xây dựng định mức lao động. - Nghiên cứu loại bỏ các lãng phí không nhìn thấy, cải tiến phơng pháp lao động, nâng cao hiệu suất làm việc. 2.4.2. Các hình thức bấm giờ: Có hai hình thức bấm giờ chủ yếu: - Một là, bấm giờ liên tục nhằm nghiên cứu hao phí thời gian thực hiện toàm bộ bớc công việc theo đúng trình tự của các yếu tố hợp thành bớc công việc. Bấm giờ khi bắt đầu từ lúc thực hiện công việc cho tới khi kết thúc công việc. - Hai là, Bấm giờ lựa chọn nhằm nghiên cứu hao phí thời gian thực hiện một số yếu tố hay bộ phận hợp thành của các bớc công việc. 2.4.3. Các bớc tiến hành: 1. Chuẩn bị khảo sát: - Xác định mục đích bấm giờ, lựa chọn đối tợng đợc khảo sát, giải thích cho nhân viên hiểu rõ mục đích bấm giờ. - chuẩn bị sẵn mọi dụng cụ cần thiết nh: đồng hồ bấm giây, dụng cụ ghi chép, kiểu mẫu, lựa chọn vị trí quan sát thích hợp.
3. - Xác định số lần bấm giờ để đảm bảo mức độ chính xác cần thiết. Số lần bấm giờ phụ thuộc vào loại hình sản xuất, độ dài thời gian thực hiện bớc công việc. 2. Tiến hành bấm giờ: Ngời quan sát ghi vào phiếu bấm giờ thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi bộ phận thành phần của bớc công việc. Cần phải phân biệt ranh giới các bộ phận hợp thành bớc công việc, những lần gián đoạn và những lần đo hỏng phải ghi đầy đủ. 3. Tổng hợp kết quả: - Xác định thời gian thực hiện các bộ phận hợp thành của bớc công việc. - Kiểm tra mức độ ổn định của dãy số bấm giờ. - Xác định thời gian trung bình để hoàn thành các yếu tố hay bộ phận hợp thành của bớc công việc. 2.5. Chụp ảnh: Chụp ảnh thời gian làm việc là phơng pháp khảo sát tất cả các loại hao phí thời gian làm việc trong ngày, hoặc các hao phí thời gian khi thực hiện một khối lợng công việc nhất định. 2.5.1. Mục đích: - Nghiên cứu tình hình sử dụng thời gian làm việc, phát hiện các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và đề ra biện pháp khắc phục. - Nghiên cứu các kinh nghiệm tiên tiến để phổ biến trong công nhân. - Thu thập các số liệu để phục vụ cho công việc xây dựng định mức lao động, phân tích kết cấu các loại chi phí thời gian lao động trong công nhân, cải tiến tổ chức lao động và sản xuất. - Cung cấp nhiều thông tin nhất để phân tích công việc. 2.5.2. Các giai đoạn tiến hành chụp ảnh: 1. Giai đoạn chuẩn bị: - Xác định cụ thể, lựa chọn đối tợng đợc chụp ảnh, giải thích cho nhân viên rõ mục đích của việc chụp ảnh. - Nắm vững tình hình tổ chức sản xuất, xác định nội dung, tính chất, đặc điểm của công việc, đặc điểm của ngời lao động, điều kiện tổ chức kỹ thuật thực hiện công việc.
4. - Phân loại các hao phí thời gian, đơn vị đo lờng, nắm vững nội dung ghi chép biểu mẫu. - Chuẩn bị các phơng tiện, dụng cụ cần thiết để chụp ảnh. - Chọn vị trí quan sát thích hợp. 2. Giai đoạn tiến hành chụp ảnh: Ghi đầy đủ liên tục quá trình hao phí thời gian từ lúc bắt đầu công việc đến lúc kết thúc ca làm việc (hoặc giai đoạn cần nghiên cứu) theo trình tự thực hiện công việc của công nhân. 3. Tổng hợp kết quả khảo sát: - Kiểm tra số liệu đã ghi chép, xác đinh độ dài thời gian hao phí của từng loại công việc. - Phân loại hao phí thời gian và đánh giá tính chất thích hợp của mỗi loại hao phí thời gian trong toàn bộ giai đoạn nghiên cứu. - Tổng hợp hao phí thời gian cùng loại bằng cách cộng các hao phí thời gian cùng loại trong suốt giai đoạn nghiên cứu. - Đánh giá chung về tình hình sử dụng thời gian làm việc, xác định nguyên nhân gây ra lãng phí và đề ra các biện pháp khắc phục. 4. Các hình thức chụp ảnh: + Chụp ảnh từng cá nhân: Nghiên cứu toàn bộ việc sử dụng thời gian làm việc của một nhân viên tại nơi làm việc trong suốt ca làm việc hoặc giai đoạn nghiên cứu một cách chi tiết. + Chụp ảnh thời gian làm việc của một nhóm công nhân viên: - Cách thực hiện: cứ sau một chu kỳ thời gian làm việc nhất định, ngời chụp ảnh ghi lại các hoạt động của từng công nhân vào thời điểm đợc quan sát. - Khi tổng hợp căn cứ vào ký hiệu phân loại hao phí thời gian để tổng hợp số lần hao phí thời gian của mỗi loại. Chụp ảnh thời gian của nhóm, không cho kết quả chính xác bằng chụp ảnh cá nhân nhng có thể cùng một lúc khảo sát thời gian làm việc của nhiều ngời. + Tự chụp ảnh ngày làm việc: Do mỗi công nhân ghi lại tình hình sử dụng thời gian làm việc của mình. Cách thức chụp ảnh nh cá nhân ngày làm việc. Tự chụp ảnh ngày làm việc không bảo đảm tính khách
5. quan và mức độ chính xác cao, nhng lại thu hút đợc nhiều ngời tham gia, có tác động tăng cờng kỹ thuật lao động. Số liệu của tự chụp ảnh ngày làm việc cho phép phân tích ra các nguyên nhân gây lãng phí thời gian đồng loạt, làm cơ sở để cải tiến lao động sản xuất. III. Các phơng pháp phân tích công việc: 3.1. Phơng pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng. - Phơng pháp này đợc dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con ngời và vật dụng. Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau: + Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên (xem hình 2.1) Bảng 2.1. Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viên. Dữ liệu Con ngời Vật dụng 1. Cố vấn 1. Xếp đặt, bố trí 1. Tổng hợp 2. Đàm phán 2. Làm việc chính xác 2. Phối hợp 3. Chỉ dẫn 3. Thao tác kiểm tra 3. Phân tích 4. Thanh tra, giám sát 4. Điều khiển 4. Su tập, biên soạn 5. Tiêu khiển, giải trí 5. Thực hiện thao tác bằng tay 5. Tính toán 6. Thuyết phục 6. Chăm nom, giữ gìn 6. Sao chép 7. Nói ra hiệu 7. Nuối nấng 7. So sánh 8. Phục vụ 8. Giao nhận 9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn - Các số thứ tự chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi thực hiện công việc.
6. 3.2. Phơng pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ: Phơng pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lợng, đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Ngời phân tích công việc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại. 1 - Rất ít áp dụng 2 - Thỉnh thoảng 3 - Bình thờng 4 - Đáng kể 5 - Thờng xuyên Tất cả công việc đều đợc đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc đợc đánh giá nh thế nào theo 5 nhóm. 1 - Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội 2 - Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao. 3 - Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực. 4 - Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị 5 - Xử lý thông tin Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lơng cho nhân viên. 3.3. Phơng pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật: áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc hay mức độ phức tạp của công việc. 1 - Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thờng, có thể phân loại đợc 2 - Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặc điểm khi thực hiện công việc, từ đó xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng. Chức năng thực hiện công việc đợc đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất so với tất cả các chức năng khác trong thực hiện công việc.
7. Mỗi chức năng lại chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp đó ng- ời ta cho điểm tối thiểu đến tối đa. 3 - Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc đợc tính bằng tổng số diểm cho tất cả các chức năng của công việc. 4 - Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ điểm sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trong khác nhau sẽ đợc xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao. * Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nớc thống nhất quản lý trong phạm vi toàn quốc. Các doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật. * Số lợng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tơng ứng với số bậc l- ơng của công nhân nghề đó. * Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề đợc xác định tơng ứng với hệ số lơng của công nhân nghề đó. IV. Những nội dung chính của bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. 4.1. Bảng mô tả công việc: 4.1.1. Nhận diện công việc: Nhận diện công việc bao gồm những thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số của công việc, ngời thực hiện công việc, ngời có trách nhiệm đã ký duyệt. 4.1.2. Tóm tắt công việc: Tóm tắt công việc là mô tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản của công việc. 4.1.3. Mối quan hệ trong công việc: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu giữa ngời thực hiện công việc với những ngời khác ở trong và ngoài doanh nghiệp. Trởng phòng nhân sự của doanh nghiệp sẽ có mối quan hệ chủ yếu trong doanh nghiệp: - Thực hiện báo cáo thờng kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân sự
8. - Làm việc với tất cả uỷ viên trong hội đồng quản trị doanh nghiệp và lãnh đạo các phòng ban. - Thực hiện lãnh đạo, giám sát việc thực hiện công việc của phòng nhân sự. - Quan hệ với các tổ chức bên ngoài xí nghiệp: văn phòng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động 4.1.4. Trách nhiệm trong công việc: Liệt kê từng chức năng, trách nhiệm chính, sau đó cần phải giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó. Ví dụ: Một trong số các nhiệm vụ chủ yếu của viên trởng phòng nhân sự là: "chọn lựa, đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dới" thể hiện nh sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc và hiểu biết trong công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp dới có đợc sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết của công việc. - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hớng dẫn, giải thích và cố vấn cho nhân viên cấp dới.