Quản trị kinh doanh - Bài 2: Phân tích công việc

39 trang vanle 2320

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản trị kinh doanh - Bài 2: Phân tích công việc", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

quan_tri_kinh_doanh_bai_2_phan_tich_cong_viec.ppt

Nội dung text: Quản trị kinh doanh - Bài 2: Phân tích công việc

Mçi ngêi, ai ®ã, ngêi nµo ®ã, kh«ng ai c¶ ⚫ Mét viÖc quan träng cÇn ph¶i lµm. VËy nªn chóng ta ®· yªu cÇu mçi ngêi ph¶i quan t©m ®Õn nã. ⚫ Mçi ngêi lu«n nghÜ r»ng ch¾c ch¾n sÏ cã ai ®ã lµm viÖc ®ã. ⚫ Ngêi nµo ®ã cã thÓ lµm ®iÒu ®ã, nhng ®· kh«ng ai lµm c¶. ⚫ Ai ®ã ®· næi nãng lªn v× cø cho r»ng c«ng viÖc nµy thuéc vÒ tr¸ch nhiÖm cña mçi ngêi. ⚫ Mçi ngêi l¹i tëng r»ng ngêi nµo ®ã cã thÓ lµm viÖc ®ã, nhng kh«ng ai nhËn thÊy r»ng mçi ngêi ®Òu kh«ng lµm viÖc ®ã.
Mçi ngêi, ai ®ã, ngêi nµo ®ã, kh«ng ai c¶ Cuèi cïng, mçi ngêi ®Òu chª tr¸ch ai ®ã vÒ viÖc ®· kh«ng cã ai lµm viÖc mµ ngêi nµo ®ã lÏ ra ph¶i lµm
S¶n phÈm PTCV ⚫ B¶n m« t¶ c«ng viÖc: c¸c nhiÖm vô cÊu thµnh ⚫ B¶n yªu cÇu chuyªn m«n cña c«ng viÖc: kü n¨ng ®Æc thï cÇn cã ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc ⚫ B¶n tiªu chuÈn kÕt qu¶ c«ng viÖc: thíc ®o ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c«ng viÖc
Kết quả PTCV ⚫ §Þnh híng cho tuyÓn dông ⚫ S¾p xÕp, bè trÝ, bæ nhiÖm vµ thuyªn chuyÓn c«ng t¸c cho nh©n viªn ⚫ X©y dùng hÖ thèng ®¸nh gi¸ c«ng viÖc vµ hÖ thèng tiÒn l¬ng ⚫ X¸c ®Þnh nhu cÇu ®µo t¹o vµ x©y dùng ch¬ng tr×nh ®µo t¹o ⚫ Lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ thùc hiÖn c«ng viÖc
Lợi ích của việc phân tích công việc 1. Đánh giá sự tác động của môi trường tới từng công việc. 2. Loại bỏ những yêu cầu công việc không cần thiết có thể gây ra sự phân biệt. 3. Tìm ra những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc. 4. Lập kế hoạch cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai. 5. Tìm sự tương thích giữa ứng viên và vị trí còn thiếu 6. Quyết định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ 7. Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên có năng lực 8. Đề ra Kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế 9. Lựa chọn nhân viên vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu quả nhất 10. Có chế độ đãi ngộ công bằng với NV
Thông tin từ phân tích Công việc Kế hoạch NNL Nhiệm vụ Trách nhiệm Phận sự (Tasks) (Responsibility) (Duties) Đào tạo Lựa chọn Đào tạo & Mô tả Phát triển Công việc Phân tích Đánh giá kết quả Công việc Làm việc Đặc điểm Chế độ dãI ngộ Công việc và lợi ích An toàn và Sức khỏe Quan hệ với NV Kiến thức Kỹ năng Khả năng Phân tích công Vvệc cho nhóm
Ứng dụng của bản phân tích công việc 1. Bản mô tả công việc 2. Bản chi tiết đặc điểm công việc Xác định công việc 3. Phác thảo về công việc 4. Sơ đồ và hệ thống của tổ chức 5. Kế hoạch NNL 6. Tuyển dụng 7. Lựa chọn 8. Định hướng 9. Đánh giá kết quả làm việc Liên quan đến 10. Đào tạo và phát triển Hoạt động NNL 11. Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp 12. Chế độ đãi ngộ và lợi ích 13. Sức khỏe và an toàn 14. Quan hệ ngành
Phân tích hoạt động tác nghiệp Đầu vào Quá trình Đầu ra Nguyên liệu đầu vào • Nguyên vật liệu • Thông tin • Dữ liệu Hoạt động Thành phẩm Thiết bị • Máy móc Nhiệm vụ của việc • Sản phẩm • Điều kiện làm việc sản xuất đầu ra là • Dịch vụ • Hệ thống gì? • Thông tin Nguồn nhân lực • Kiến thức • Kỹ năng Làm thế nào để đo/ • Khả năng đánh giá đầu ra?
Các yếu tố trong phân tích Công việc Phân tích công việc Thu thập thông tin về công việc được Thực hiện tại một tổ chức. Kiến thức (Knowlelge: K) Mức hiểu biết cần có của nhân viên để nắm được những yếu tố nhất định trong công việc. Kỹ năng (Skills: S) Khả năng sử dụng dụng cụ, thiết bị và máy móc để thực hiện công việc thuộc nhiệm vụ Khả năng (Abilities:A) Khả năng tư duy và thể chất cần có để thực hiện nhiệm vụ mà không cần sử dụng dụng cụ, thiết bị hay máy móc
C¸c bíc tiÕn hµnh ph©n tÝch c«ng viÖc Bíc 1 X¸c ®Þnh môc ®Ých cña viÖc ph©n tÝch c«ng viÖc Bíc 2 X¸c ®Þnh c«ng viÖc sÏ ®îc ph©n tÝch Bíc 3 Gi¶i thÝch quy tr×nh cho nh©n viªn vµ x¸c ®Þnh møc ®é tham gia cña hä vµo viÖc ph©n tÝch Bíc 4 QuyÕt ®Þnh ph¬ng ph¸p thu thËp d÷ liÖu vµ tiÕn hµnh thu thËp th«ng tin ph©n tÝch c«ng viÖc Bíc 5 Xö lý th«ng tin ph©n tÝch c«ng viÖc Bíc 6 Xem xÐt vµ cËp nhËt thêng xuyªn
Qu¸ tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc Môc tiªu ph©n tÝch c«ng viÖc Thu thËp th«ng tin cho: • B¶n m« t¶ c«ng viÖc • B¶n ®Æc ®iÓm c«ng viÖc • B¶n ph¸c th¶o c«ng viÖc • KÕ ho¹ch nguån nh©n lùc • TuyÓn dông, vv• Lo¹i th«ng tin cÇn thu thËp: • C¸i g× sÏ ®îc thùc hiÖn? • SÏ ®îc thùc hiÖn ë ®©u? • SÏ ®îc thùc hiÖn nh thÕ nµo? • T¹i sao cÇn ph¶I thùc hiÖn? • Khi nµo sÏ thùc hiÖn? Nguån d÷ liÖu • Ngêi gi÷ chøc vô Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch • CÊp trªn D÷ liÖu •Ngêi ph©n tÝch c«ng viÖc • Quan s¸t • Chuyªn gia • Pháng vÊn • Tµi liÖu lu tr÷ • B¶n th¨m dß ý kiÕn • KÕ ho¹ch vµ kÕ ho¹ch chi tiÕt • Ghi chÐp/NhËt biªn • HÖ thèng th«ng tin Nguån nh©n lùc MÉu ph©n tÝch d÷ liÖu • §Þnh tÝnh • §Þnh lîng
Môc ®Ých cña viÖc ph©n tÝch C«ng viÖc 1. T¹i sao c«ng viÖc nµy tån t¹i? 2. Nh÷ng ho¹t ®éng t duy vµ thÓ chÊt nµo NV n¾m gi÷ vÞ trÝ nµy ®¶m nhËn? 3. C«ng viÖc ®îc thùc hiÖn khi nµo? 4. C«ng viÖc ®îc thùc hiÖn ë ®©u? 5. NV thùc hiÖn c«ng viÖc nh thÕ nµo? 6. B»ng cÊp nµo cÇn cã ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc? 7. §iÒu kiÖn lµm viÖc cña c«ng viÖc nµy nh thÕ nµo? 8. M¸y mãc vµ thiÕt bÞ nµo ®îc sö dông trong c«ng viÖc? 9. ViÖc thùc hiÖn thµnh c«ng c«ng viÖc ®îc thÓ hiÖn nh thÕ nµo?
Th«ng tin ph©n tÝch c«ng viÖc Giai ®o¹n 1 Giai ®o¹n 2 Giai ®o¹n 3 ChuÈn bÞ cho Thu thËp th«ng tin ¸p dông nh÷ng th«ng tin viÖc PTCV cho viÖc PTCV cña PTCV ¸p dông Bæ sung cho Quen thuéc Ph¸t triÓn hÖ thèng X¸c ®Þnh Thu thËp • M« t¶ c«ng viÖc víi tæ chøc vµ B¶n th¨m dß th«ng tin C«ng viÖc D÷ liÖu • B¶n chi tiÕt ®Æc lo¹i c«ng viÖc ý kiÕn ®iÓm c«ng viÖc Nguån •Tiªu chuÈn c«ng nh©n lùc viÖc
Thông tin nào tôi cần thu thập? ⚫ Các hoạt động của công việc. ⚫ Các hành vi về con người. ⚫ Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp. ⚫ Các tiêu chuẩn trong công việc. ⚫ Hoàn cảnh làm việc. ⚫ Các đòi hỏi về nhân sự.
Các hoạt động của công việc ⚫ Lau dọn ⚫ Bán hàng ⚫ Giảng dạy ⚫ Sơn vẽ ⚫ Tiến hành các hoạt động như thê nào, khi nào và tại sao.
Các hành vi con người ⚫ Tư duy ⚫ Giao tiếp ⚫ Quyết định ⚫ Viết ⚫ Các đòi hỏi của công việc ⚫ Nâng nhấc ⚫ Đi lại ⚫ Sử dụng máy tính
Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp công việc. ⚫ Sản phẩm tạo ra là gì? ⚫ Vật liệu, dụng cụ được sử dụng? ⚫ Kiến thức? ⚫ Dịch vụ hỗ trợ?
Bối cảnh công việc ⚫ Điều kiện làm việc ⚫ Lịch trình ⚫ Bối cảnh tổ chức ⚫ Bối cảnh xã hội
Các yêu cầu về nhân sự ⚫ Kiến thức và kĩ năng liên quan đến công việc ⚫ Giáo dục ⚫ Đào tạo ⚫ Kinh nghiệm thực tiễn ⚫ Các thuộc tính cá nhân ⚫ Năng khiếu ⚫ Đặc điểm về thể chất ⚫ Tính cách ⚫ Sở thích
Phương pháp thu thập dữ liệu Quan sát NV sẽ được quan sát cách họ thực hiện công việc Phỏng vấn nhóm/cá nhân Những nhân viên có am hiểu sẽ được Phỏng vấn về những hoạt động công việc nhất định Phiếu thăm dò ý kiến và bản liệt kê những mục cần kiểm tra có cấu trúc sẵn Những nhân viên am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn về những hoạt động trong công việc Thảo luận chuyên môn Những đặc điểm đặc trưng về công việc được các “chuyên gia” đưa ra Ghi chép/ Nhật ký/Nhật biên Yêu cầu nhân viên phải ghi lại những hoạt động thường nhật của họ
Được sử dụng rộng rãi: Cuộc phỏng vấn ⚫ Các cuộc phỏng vấn cá nhân đối với mỗi nhân viên. ⚫ Các cuộc phỏng vấn nhóm đối với những nhóm nhân viên có cùng loại công việc ⚫ Các cuộc phỏng vấn cấp giám sát viên đối với một hoặc nhiều giám sát viên hiểu về công việc.
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu Công việc đang thực hiện là gì? Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn là gì? Chính xác thì bạn phải làm gì? Tại những địa điểm nào bạn phải tiến hành công việc? Những yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm, kỹ năng, và (nếu có thể) chứng chỉ và bằng cấp là gì? Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào? Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì?
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu (tiếp) Trách nhiệm chính hoặc các tiêu chuẩn tiến hành điển hình ở công việc của bạn là gì? Trách nhiệm của bạn là gì? Các điều kiện công việc và môi trường liên quan là gì? Những yêu cầu tự nhiên của công việc là gì? Các yêu cầu tinh thần và tình cảm ra sao? Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào? Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm việc bất thường nào không?
Hướng dẫn phỏng vấn - Phân tích viên và giám sát viên nên chọn lựa những nhân viên có hiểu biết về công việc tốt nhất và những người khách quan khi được hỏi. - Tạo ra một mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn - Theo một hướng dẫn vạch sẵn hoặc một bảng liệt kê những gì cần hỏi. - Yêu cầu một nhân viên liệt kê ra những nhiệm vụ theo thứ tự mức độ quan trọng và tần suất thực hiện. - Tổng kết và xác minh dữ liệu.
Mẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵn Tên: Tuổi: Nam/Nữ Thời gian làm việc lại tổ chức: Chức danh công việc hiện tại và cấp độ: Phòng: . Nhóm: . Tên người quản lý: Ngày phỏng vấn: . 1. Mục đích của công việc: 2. Mô tả bổ phận chính của công việc: 3. Các bổn phận khác: 4. Máy móc thiết bị Liên tục Thường xuyên Đôi khi được sử dụng: . . .
Đánh giá các khả năng thu thập dữ liệu Phương pháp ưu điểm Hạn chế Phỏng vấn Chính xác Mất nhiều thời gian, chi phí Bản câu hỏi ĐT Nhanh, ít tốn kém Có thể bỏ lỡ những đầu việc xảy ra thường xuyên, thu hồi kết quả chậm. Nhật biên của Có thể rất chi tiết Không hoàn chỉnh, mất thời NV gian, chi phí cao, dễ bị chi Phát huy tác dụng khi phối. việc liên lạc bị hạn chế Quan sát Mất thời gian, chi phí cao, không nhận được mẫu bổn phận đại diện. Có thể đạt được độ chính xác cao nhờ các Hỗn hợp Yêu cầu có khả năng tốt trong cách nhìn nhận khác tất cả phương pháp. nhau
Kết quả phân tích công việc Bản chi tiết đặc điểm Bản mô tả công việc công việc Là bản ghi trong đó, giải thích Mô tả những yêu cầu của bổn phận, điều kiện làm việc, công việc và những kỹ năng và các yếu tố khác của một mà NV cần có để hoàn thành công việc xác định công việc.
Bản Mô tả Công việc Không có tiêu chuẩn chung; các thành phần chủ yếu gồm: ⚫ Tên công việc/chức danh ⚫ Tóm tắt công việc/xác định công việc ⚫ Chức năng căn bản hay các nhiệm vụ/trách nhiệm chính ⚫ Các yêu cầu về tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc
Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tên công việc/chức danh” ⚫ Thể hiện vị trí của người làm việc trong tổ chức. ⚫ Thể hiện những nghĩa vụ mà công việc này phải thực hiện. ⚫ Thể hiện những mối quan hệ và cấp bậc của người thực hiện công việc này trong tổ chức.
Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tóm tắt công việc/ xác định công việc” ⚫ Công việc nằm ở bộ phận nào trong tổ chức ⚫ Người thực hiện công việc này sẽ báo cáo cho ai ⚫ Ngày tháng gần nhất công việc đã được điều chỉnh lại ⚫ Mã số công việc (tương ứng mức đãi ngộ) ⚫ Số lượng người có cùng chức danh công việc này ⚫ Số lượng nhân viên tại đơn vị phòng ban mà công việc này đang thực hiện tại đó ⚫ Mã số quản lý công việc này tại Bộ Lao động/Bộ Nội vụ ⚫ Tóm tắt sơ lược về công việc
Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Trách nhiệm, nghĩa vụ, hoặc những chức năng chính của công việc” ⚫ Phần này bao gồm những nội dung sau: ⚫ Mô tả các chức năng, nhiệm vụ mà công việc này đảm nhiệm theo mức độ từ quan trọng và mức độ tốn kém về thời gian của mỗi nhiệm vụ trong tổng quỹ thời gian của người thực hiện công việc này. ⚫ Chỉ ra trách nhiệm mà người thực hiện phải đảm đương và kết quả cần đạt được. ⚫ Chỉ ra các công cụ hoặc thiết bị mà người thực hiện công việc này cấn sử dụng để hoàn thành công việc. ⚫ Không cần liệt kê quá chi tiết mà chỉ bao gồm những công việc chính yếu. ⚫ Có thể kèm theo câu cuối: “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”
Bản Mô tả Công việc ⚫ Phần “Tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện công việc” ⚫ Các yêu cầu về trình độ cá nhân của người thực hiện cần phải có để có thể thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm mà công việc này gánh vác ⚫ Yêu cầu về kỹ năng ⚫ Yêu cầu về kiến thức ⚫ Yêu cầu về kinh nghiệm ⚫ Yêu cầu về tính cách ⚫ Yêu cầu về sức khỏe
ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT ⚫ Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất. ⚫ Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ cơ bản” ở đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ ⚫ Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể ⚫ Hãy đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể
ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT (TIẾP) ⚫ Hãy khách quan và chính xác khi mô tả công việc. Mô tả theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế ⚫ Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích qui trình cần được áp dụng ⚫ Hãy đơn giản và ngắn gọn. Đừng làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc
VD vÒ ®Æc ®iÓm chi tiÕt c«ng viÖc VÝ trÝ c«ng viÖc: Nh©n viªn bÖnh viÖn B¶n ®Æc ®iÓm c«ng viÖc B¶n ®Æc ®iÓm c«ng viÖc vÒ ®iÒu kiÖn lµm viÖc trong ®iÒu kiÖn lµm viÖc 1. S½n sµng lµm viÖc ë bªn ngoµi 1. Lµm viÖc trong ®iÒu kiÖn tèt 2. TiÕp xóc víi nh÷ng t×nh huèng 2. Xö lý c¸c vÊn ®Ò vÒ bÖnh tËt, kh«ng mÊy dÔ chÞu vµ giao tiÕp giao tiÕp víi bÖnh nh©n víi bÖnh nh©n 3. Giao tiÕp, ®èi xö víi bÖnh nh©n 3. TiÕp xóc víi trêng hîp l¹m t©m thÇn dông lêi nãi vµ hµnh ®éng.
Tãm t¾t ph©n tÝch c«ng viÖc TiÕn hµnh qu¸ tr×nh Ph©n tÝch c«ng viÖc Đầu ra của ph©n tÝch CV lµ quy tr×nh nh»m môc ®Ých ph©n tÝch c«ng viÖc x¸c ®Þnh bæn phËn, tr¸ch B¶n m« t¶ c«ng viÖc 1. HiÓu ®îc môc ®Ých cña viÖc nhiÖm, vµ ®é tÝn nhiÖm cña B¶n kª vÒ nh÷ng viÖc NV lµm, lµm ph©n tÝch c«ng viÖc. mét c«ng viÖc nh thÕ nµo vµ t¹i sao l¹i ®îc 2. HiÓu ®îc vai trß cña c«ng lµm. viÖc trong tæ chøc B¶n ®Æc ®iÓm chi tiÕt CV 3. §o lêng, x¸c dÞnh vÞ trÝ B¶n liÖt kª kh¶ n¨ng, tr×nh ®é tèi Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch 4. QuyÕt ®Þnh ph¬ng ph¸p thu thiÓu mµ NV ph¶i cã ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc thËp d÷ liÖu cho viÖc ph©n thµnh c«ng nh÷ng yÕu tè chÝnh tÝch c«ng viÖc trong c«ng viÖc cña m×nh. 5. Lµm râ vÊn ®Ò, nÕu cÇn 1. Quan s¸t 6. LËp b¶n th¶o ®Çu tiªn cña B¶n ®¸nh gi¸ c«ng viÖc 2. Pháng vÊn c¸ nh©n b¶n chi tiÕt ®Æc ®iÓm c«ng viÖc ChØ ra gi¸ trÞ cña mçi c«ng viÖc 3. Pháng vÊn nhãm 7. Bæ sung b¶n th¶o b»ng c¸ch trong tá chøc 4. Th¶o luËn chuyªn ngµnh lµm viÖc víi ngêi gi¸m s¸t 5. Ghi chÐp/ NhËt ký c«ng viÖc
Tiªu chuÈn thùc hiÖn c«ng viÖc Nh©n viªn b¸n hµng (trong 6 th¸ng) • Thùc hiÖn 100 cuéc ®iÖn tho¹i b¸n hµng • Liªn hÖ víi 20 kh¸ch hµng míi • B¸n bu«n s¶n phÈm míi (sè hiÖu 117) cho 30 ngêi b¸n bu«n • §¹t 10. 000. 000 ® doanh thu cho s¶n phÈm 12 • §¹t 17. 000. 000 ® doanh thu cho s¶n phÈm 17 • 35 cuéc ®iÖn tho¹i phôc vô kh¸ch hµng • 4 cuéc ®µm ph¸n vÒ b¸n hµng • Thùc hiÖn 1 b¸o c¸o cuèi th¸ng