Quản trị học đại cương - Chương VIII: Chức năng kiểm soát

Nội dung text: Quản trị học đại cương - Chương VIII: Chức năng kiểm soát

1. Chương VIII Chức năng kiểm soát 1. Khái niệm kiểm soát 2. Tầm quan trọng của kiểm soát 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát. 5. Những nội dung cần quan tâm để kiểm soát 1
2. 6. Thế nào là một hệ thống kiểm soát có chất lượng 7. Kiểm soát nhân sự trong tổ chức 8. Kiểm soát, kiểm tra tài chính là một trong những hoạt động thuộc chức năng tổ chức 9. Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể 10.Hệ thống kiểm soát toàn bộ 2
3. 1. Khái niệm kiểm soát Một định nghĩa chung về kiểm soát chưa thống nhất song có thể coi kiểm soát như một một quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của một cá nhân, nhóm hay tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên đó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua kế hoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh cần thiết nhằm khắc phục các sai lệch. 3
4. con·trol [kən trṓl] transitive verb (past con·trolled, present participle con·trol·ling, 1. operate machine: to work or operate something such as a vehicle or machine • Computers control many of the safety features on board. 2. restrain or limit: to limit or restrict the occurrence or expression of somebody or something, especially to keep it from appearing, increasing, or spreading • The last administration set out to control inflation. 4
5. 3. manage: to exercise power or authority over something such as a business or nation • The company is controlled largely by foreign interests. 4. oversee financial affairs: to regulate the financial affairs of a business or other large organization 5. verify accounts: to examine financial accounts and verify them as correct 5
6. mon·i·tor [mónnitər] noun (plural mon·i·tors) transitive verb (past mon·i·tored, past participle watch over to check conduct: to watch over somebody or something, especially in order to ensure that good order or proper conduct is maintained 1. check regularly for developments: to check something at regular intervals in order to find out how it is progressing or developing 2. listen to broadcasts or telephone conversations: to use an electronic receiver to listen in on broadcasts or telephone conversations, especially in order to discover secret or illegal plans and activities 6
7. Giám sát : xem xét và đàn hặc (ĐDA –324) Đàn hặc : chỉ trích tội lỗi của quan lại –censurer –p. 246 Kiểm : tra xét Kiểm sát : tra xét –inspecter ( không có kiểm soát) Kiểm tra : tra xét – e’prouver, esayer –p. 422 Thanh tra : quan lại do chính phủ sai đi xem xét ở nhân dân mà dấu hình không cho người biết, chỉ đi ngầm để xét tra cho được thực tích quan lại và tình hình địa phương, thế gọi là thanh tra – inspection) –p.371 Điều tra : khảo sát sự thực –(enquèter, examiner) 7
8. Kiểm soát là quá trình áp dụng những phương pháp và cơ chế để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp vối các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. Control : the methods and mechanisms used to ensure that behaviours and performance conform to an organization’s objectives, plans, and standards. 8
9. 2. Tầm quan trọng của kiểm soát Đa số mọi người thường quan niệm từ “kiểm soát” mang một ý nghĩa tiêu cực, đó là sự kiềm chế, ép buộc, ngăn cản, theo dỏi hay là những thủ đoạn nhằm chế ngự người khác. Vì vậy, các giải pháp kiểm soát hoạt dộng quản trị thường là trọng tâm của các cuộc tranh giành quyền lực và tranh cải trong tổ chức. Tuy nhiên, từ thập niên 1990s, kiểm soát không chỉ là những biện pháp được các nhà quản trị sử dụng để kiểm soát nhân viên dưới quyền mà còn được dùng để kiểm soát các hoạt độngcủa chính họ. Ngày nay, kiểm soát trở nên hết sức cần thiết và hữu ích đối với tất cả mọi thành viên của tổ chức. 9
10. Thông qua phân tích sự tác động qua lại giữa kiểm soát và kế hoạch chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của chức năng kiểm soát. ❖Hoạch định là tiến trình chính thức đưa ra các mục tiêu và phân bổ các nguồn lực của tổ chức. Còn kiểm soát là sự đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra. Bởi vậy, kế hoạch và kiểm soát luôn gắn với nhau ❖Kế hoạch vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến, còn kiểm soát giúp duy trì , rà soát lại các hoạt động và kết quả thực tế. 10
11. ❖Các nhà quản trị không thể hoạch định một cách hiệu quả nếu không có đủ những thông tin cần thiết, đúng thời điểm. Các hoạt động kiểm soát sẽ đáp ứng yêu cầu nầy. ❖Ngược lại, các nhà quản trị cũng không thể tiến hành những hoạt động kiểm soát một cách hữu hiệu nếu hoạch định không vạch ra những mục đích mà quá trình kiểm soát cần theo đuổi. ❖Kiểm soát là một bước bắt buộc trong tiến trình ra quyết định cũng như lập kế hoạch, thậm chí kiểm soát còn là một trong những chức năng cơ bản của hoạt động quản lý. 11
12. 3. Quá trình kiểm soát Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một tiến trình bao gồm nhiều hoạt động có thể chia thành các bước sau: ▪Đo lường hoạt động hiện tại của các thành viên và tổ chức ▪So sánh hoạt động hiện tại với những chuẩn mực đã được vạch ra ▪Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để khắc phục những sai lệch. 12
13. 3. 1- Đo lường hoạt động Trong bước nầy, một số câu hỏi cần được trả lời ➢ Đo cái gì ➢ Đo như thế nào 13
14. Trong hoạt động quản lý, có thể tìm ra một số tiêu chí chung cho nhiều tổ chức và các nhà quản lý thực hiện. Ví dụ, những tiêu chí như sự hài lòng của người lao động hay của những người có liên quan; về sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt động; số lượng sản phẩm được sản xuất Tuy nhiên, khá nhiều công việc khó có thể đo lường bằng số cụ thể. Ví dụ như những đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp không lượng hoá được thì thường sử dụng chỉ số hài lòng. Nhưng cách nầy thường bị hạn chế bởi tính chủ quan và thường có nhiều tranh luận. 14
15. Đo như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cunõg chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để giám sát. Mỗi một cách thức giám sát đều có tính hai mặt của nó do đó, sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các nhà quản lý thực hiện giám sát tốt hơn. Những phưong pháp thường dùng như quan sát, báo cáo thống kê, áo cáo miệng, báo cáo viết 15
16. 3. 2- So sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã được xác định trong kế hoạch Vùng nguy hiểm Sai lệch trên Giá trị chuẩn Vùng cho phép Vùng nguy hiểm Sai lệch dưới Thời gian 16
17. 3. 3- Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục tiêu của tổ chức đạt được Trong giai đoạn nầy, nếu thấy cần thiết thì có thể tiến hành các hoạt động điều chỉnh ➢Điều chỉnh những hoạt động bị sai lệch không theo như kế hoạch đã được lập. Lúc nầy nhà quản lý cần phải điều chỉnh ngay nhằm đưa các hoạt động trở lại như kế hoạch 17
18. ➢ Điều chỉnh kế hoạch, phức tạp hơn Khi lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học và kế hoạch được thông qua được thông qua trong điều kiện không đầy đủ thông tin, các nhân viên tác nghiệp khó có thể thực hiện. Điều chỉnh kế hoạch khi môi trường bên ngoài tổ chức có sự thay đổi lớn. Các nhà quản lý thường quan tâm nhiều hơn đến điều chỉnh mang tính tình huống 18
19. Tiêu chuẩn Không So sánh hoạt động với được cần tiêu chuẩn duy trì điều hay chỉnh không ? không Sự biến đổi được Không chấp Đo cần điều nhận hay lường chỉnh không ? hoạt Mục tiêu Tiêu chuẩn động hiện tại không Tiêu chuẩn Xác định đựơc chấp nguyên nhận hay nhân không ? không Xem lại tiêu Tiến hành chuẩn ? điều chỉnh 19
20. 4. Các loại kiểm soát Có 3 loại kiểm soát chủ yếu ▪Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng) ▪Kiểm soát hiện hành ▪Kiểm soát sau (hậu kiểm) 20
21. 4. 1- Kiểm soát trước hay kiểm soát đề phòng Tức là những loại kiểm soát nhằm ngăn ngừa những gì có thể biết trước là chúng có thể tác động xấu đến mục tiêu. Kiểm soát trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra. Loại hình kiểm soát nầy đòi hỏi có nhiều thông tin và thời gian để xử lý, chính vì vậy, nó được các nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp với các dạng kiểm soát khác. 21
22. 4. 2- Kiểm soát hiện hành tức kiểm soát khi các hoạt động đang xảy ra Kiểm soát nầy chính là một hình thức giám sát và các nhà quản lý đưa ra các hoạt động điều chỉnh ngay khi giám sát nếu thấy cần thiết Những thiết bị thông tin, mạng hiện đại cho phép nhanh chóng xử lý được các vấn đề. 22
23. 4. 3- Kiểm soát phản hồi nghĩa là kiểm soát những gì đã xảy ra Tức xử lý các thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi giúp các nhà quản lý nhìn lại cụ thể hơn các kế hoạch đã vạch ra về tính xác thực của nó. Mặt khác thông tin phản hồi tạo điều kiện để lôi kéo sự tham gia của người lao động trong hoạt động. 23
24. Có hai loại kiểm soát ▪Kiểm soát phòng ngừa: Kiểm soát phòng ngừa được thực hiện nhằm giảm các sai lầm và do đó, nó có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các tác động hiệu chỉnh Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa bao gồn việc ban hành các quy định và nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực. 24
25. Các hoạt động nầy có tác dụng định hướng và giới hạn đối với tất cả hành vi của nhân viên và các nhà quản trị. Giả sử, nếu các nhân viên nghiêm chỉnh tuân theo các quy định nầy thì dường như tổ chức có thể đạt được các mục tiêu của nó. Như vậy, tổ chức cần thiết lập ra những cơ chế kiểm soát để đảm bảo rằng các quy định và nguyên tắc sẽ đuợc tuân theo và được thực hiện. 25
26. ▪Kiểm soát hiệu chỉnh Kiểm soát hiệu chỉnh là nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra. Chẳng hạn, các hoạt động kiểm soát không lưu là một loại kiểm soát hiệu chỉnh. Nhân viên điều khiển không lưu thực hiện kiểm soát hiệu chỉnh bằng cách chỉ thị cho người phi công thay đổi độ cao và hướng bay để tránh một máy bay khác 26
27. 5. Những nội dung cần quan tâm để kiểm soát Do thời gian và các yếu tố khác nên hoạt động kiểm soát thường tập trung vào 5 lĩnh vực sau o Kiểm soát con người o Kiểm soát tài chính o Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể o Kiểm soát thông tin o Kiểm soát hoạt động chung 27
28. oKiểm soát con người Nhà quản lý làm việc với con người và thông qua con người để đạt mục tiêu của tổ chức. Nhà quản lý cần làm thế nào để biết được người lao động đang làm những gì mà nhà quản lý mong muốn : việc đánh giá, giám sát hoạt động của người lao động trong tổ chức có thể bằng nhiều cách khác nhau nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện những gì các nhà quản lý mong muốn để hướng đến mục tiêu của tổ chức. 28
29. oKiểm soát tài chính Kiểm soát tài chính có thể do nhà quản lý hay do những nhà quản lý chuyên ngành riêng. Kiểm soát tài chính nhằm mục tiêu là nhằm giảm chi phí hoạt động để nâng cao hiệu quả của tổ chức. oKiểm soát các tác nghiệp cụ thể Giám sát các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó theo đúng lịch trình, năng lực cung cấp nhằm tạo ra được hàng hóa đúng số lượng và chất lượng. 29
30. oKiểm soát thông tin Các nhà quản lý cần thông tin để điều hành công việc. Thông tin thiếu hay sai lệch, không kịp thời đều gây tổn thất cho hoạt động quản lý. oKiểm soát hoạt động chung của tổ chức Thông thường tiến hành kiểm soát thông qua ➢Tiếp cận mục tiêu của tổ chức để kiểm soát ➢Xem tổ chức như là một hệ thống để kiểm soát ➢Kiểm soát theo từng khu vực mang tính chiến lược 30
31. 6. Thế nào là một hệ thống kiểm soát có chất lượng Một hệ thống kiểm soát có chất lượng khi nó phục vụ cho các mục tiêu điều chỉnh hoạt động, điều chỉnh dự phòng trong hoạt động quản lý một cách tốt nhất khi môi trường thay đổi. Một hệ thống kiểm soát có chất lượng đòi hỏi những đặc trưng chung của một hệ thống kiểm soát nhưng cũng có những nét riêng của từng hệ thống cho từng tổ chức cụ thể và vào môi trường trong đó tổ chức hoạt động. 31
32. ❑Một hệ thống kiểm soát có chất lượng thường được xem xét trên các dấu hiệu sau: ❖Hệ thống cung cấp các loại thông tin tin cậy, có giá trị, đúng lúc ❖Có hiệu quả trong việc cung cấp thông tin : nếu cung cấp những thông tin quá tốn kém thì không hiệu quả. ❖Có tính linh hoạt trong sử dụng cũng như cách thức sử dụng ❖Dễ hiểu ❖Các tiêu chí hoạt động hợp lý 32
33. ❖Phải đặt vào đúng vị trí chiến lược ❖Nhấn mạnh vào tương lai, hy vọng thay cho sự bi quan ❖Các tiêu chí cần đa dạng, bao quát cả nhà quản lý lẫn nhân viên ❖Phải biết cách sửa đổi. Hệ thống không chỉ để phát hiện khuyết tật mà cao hơn là để tìm cách khắc phục chúng 33
34. ❑Kiểm tra, kiểm soát chỉ đạt mục tiêu mong muốn khi chỉ ra một các cụ thể các thông tin sau : ❖Kiểm tra, kiểm soát để cái gì ? (con người, tài chính hay hoạt dộng tác nghiệp cụ thể) ❖Kiểm tra, kiểm soát để làm gì ? ❖Các tiêu chí sử dụng để kiểm tra (chất lượng, số lượng đo lừng được hay định tính) ❖Các loại phương tiện sử dụng để kiểm tra ❖Chi phí của hoạt động kiểm tra, kiểm soát ai chịu. 34
35. 7. Kiểm soát nhân sự trong tổ chức Kiểm tra, kiểm soát nhân sự trong tổ chức nhằm đưa ra các hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý. Đồng thời cũng chính là tìm kiếm những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch phát triển chức nghiệp cho nhân viên. Đó cũng chính là một trong những việc phát triển nguồn nhân lực 35
36. 8. Kiểm soát, kiểm tra tài chính là một trong những hoạt động thuộc chức năng tổ chức Hiệu quả hoạt động của một tổ chức nói chung hay của một doanh nghiệp nói riêng phụ thuộc vào việc sử dụng vốn, ngân sách của tổ chức. Tuy nhiên, các cấp tác nghiệp luôn gặp khó khăn khi giải quyết mối quan hệ giữa sản xuất và chi phí. Kiểm soát tài chính nhằm giúp cho các cấp quản lý điều hành chi tiêu cho tổ chức, cho sản xuất tốt hơn Các nhà quản lý sử dụng nhiều công cụ khác nhau để kiểm soát tài chính của tổ chức. 36
37. 8. 1- Các công cụ sử dụng để kiểm soát tài chính Hiện nay có nhiều phương pháp khác nhau nhưng mỗi phương pháp phù hợp với mỗi loại tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, sự kết hợp các công cụ có thể giúp cho hoạt động kiểm soát tốt hơn. ▪ Báo cáo tài chính : có thể báo cáo tài chính được thể hiện dưới nhiều hình thức nhưng qua nó cho ta bức tranh cụ thể về sự cân bằng thu chi của tổ chức. ▪ Bảng phân tích lợi tức ▪ Phân tích hòa vốn 37
38. 8. 2- Lập ngân sách của tổ chức Đây là quá trình cần thiết để xác định nguồn lực cũng như hiệu quả hoạt động của tổ chức. Lập ngân sách cho một tổ chức có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Sau đây là một số cách đáng chú ý ➢ Ngân sách biến đổi : trong đó chia phần dự toán ngân sách cố định (chi phí cố định) và chi phí biến đổi. 38
39. ➢Ngân sách gia tăng : nghĩa là dự toán ngân sách theo quan điểm hoạt động sản xuất phải gia tăng và ngân sách gia tăng theo hàng năm. ➢Ngân sách dựa trên cơ sở số không : nghĩa là ngân sách không gia tăng trong mối quan hệ đến sản xuất. Trên cơ sở không gia tăng, lập kế hoạch cu6 thể hơn và từ đó mới xác định bổ sung ➢Ngân sách theo chương trình, dự án : mỗi chương trình dự án cần có ngân sách riêng, kế hoạch chi tiêu riêng. 39
40. 9. Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể Kiểm soát tác nghiệp gắn liền với quá trình xử lý cụ thể nhằm biến những thông số đầu vào thành các sản phẩm đầu ra sau khi đã qua quá trình tác nghiệp cụ thể. Đầu vào : ▪Nhân lực Sản phẩm ▪Công nghệ ▪Hàng hóa ▪Vốn Quá trình xử lý ▪Dịch vụ ▪Thiết bị ▪Nguyên vật liệu ▪Thông tin Kiểm soát tác nghiệp cũng có nghĩa là kiểm 40soát quá trình sản xuất
41. Kiểm soát thông tin và hoạt đọng cụ thể 41
42. Để kiểm soát tác nghiệp có thể áp dụng các kỷ thuật khác nhau : ✓Kế hoạch hóa tác nghiệp bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc xác định nguồn lực cần cho sản xuất : phân bổ, sử dụng như thế nào, kiểm soát các chi phí; việc mua bán sản phẩm, mối quan hệ với khách hàng ✓Dùng sơ đồ PERT 42
43. 10.Hệ thống kiểm soát toàn bộ Hệ thống kiểm soát này được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể. Có một số cách tiếp cận kiểm soát cần chú ý theo hình thức tổng thể như sau : oCách tiếp cận theo mục tiêu của tổ chức : căn cứ vào mục tiêu (hệ thống mục tiêu) để tiến hành các biện pháp kiểm soát, kiểm tra cần thiết để điều chỉnh hoạt động của tổ chức theo hệ thống mục tiêu 43
44. oKiểm soát, kiểm tra theo hệ thống : tức đặt tổng thể các yếu tố, thành phần của tổ chức trong mối quan hệ với nhau mang tính hệ thống và chịu sự tác động của các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài hệ thống. Kiểm tra, kiểm soát đánh giá hoạt động của tổ chức không chỉ dựa vào mục tiêu mà còn dựa cả vào mối quan hệ giữa các yếu tố hệ thống với nhau. 44
45. oCách tiếp cận kiểm soát lấy khách hàng làm trung tâm của sự đánh giá và kiểm soát : khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng chính là năng lực thật sự cả về chất lượng và số lượng của tổ chức 45