Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Soạn thảo văn bản

Nội dung text: Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Soạn thảo văn bản

1. CHƯƠNG 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁI NIỆM VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢN QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
2. I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN I.1 Văn bản là gì Theo nghĩa rộng : văn bản là tất cả những vật mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt thông tin giữa con người. Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá Theo nghĩa hẹp : văn bản hành chính là những giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá nhân.
3.  VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính chấp nhận những hình thức văn bản thông qua các phương tiện điện tử (mail, fax, web )  Trong hành chính các hoạt động liên quan đến văn bản gồm :  Xử lý văn bản  Biên tập và xuất bản  Lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu
4.  Chức năng văn bản  Chức năng thông tin  Chức năng pháp lý  Chức năng quản lý  Chức năng văn hóa  Chức năng giao tiếp
5.  I.2 Phân loại văn bản  Có nhiều cách phân loại văn bản, hành chính thường chia theo 2 cách  Theo nội dung : văn bản hành chính, văn bản kỹ thuật, văn bản tài chính  Theo tính chất văn bản : Văn bản pháp qui, văn bản hành chính
6. QuiQui ph phạạmmphphááppluluậậtt VănVănbbảảnnphphááppquyquy ÁÁppdubngjdubngj VănVănbbảảnn ThôngThôngthưthườờngng VănVănbbảảnhnhàànhnhchchínhính CCÁÁBIBIỆỆTT
7.  Văn bản pháp qui :  qui phạm pháp luật & áp dụng  Luật  Pháp lệnh  Nghị định  Nghị quyết  Thông tư  Chỉ thị
8.  Văn bản hành chính :  thông thường & cá biệt  Quyết định  Tờ trình  Báo cáo  Thông báo  Công văn  Biên bản 
9. II. THỂ THỨC VĂN BẢN  Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản (theo qui định tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)  Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)  Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang tính trang trọng  Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương tiện điện tử thì dùng font chữ Unicode
10.  Quốc hiệu  Tên cơ quan  Số ký hiệu văn bản  Địa danh, ngày tháng  Tên loại , trích yếu  Nội dung văn bản  Chữ ký thẩm quyền  Con dấu  Nơi nhận
11.  Các dấu hiệu  Ký hiệu người đánh máy  Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc  Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật  Địa chỉ , mail, đt cơ quan  Hướng dẫn lưu hành  Bản gốc, bản chính, bản sao
12. III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.1 Qui trình soạn thảo XXááccđđịnhịnhnnộộiidungdung & & th thểểlọlọaiaiVBVB ThuThu th thậậppttààiililiệệuuliênliênquanquan PhPhááccththảảoođđềềcươngcương&& nh nháápp TrTrìnhìnhduyduyệệtt&& s sửửaachchữữaa ViViếếttssạạchch&& hòan hòanthithiệệnnVBVB
13.  III.2 Yêu cầu khi soạn thảo  Rõ ràng (Clear)  Ngắn gọn (Consise)  Xác đáng (Corect)  Hoàn chỉnh (Complete)  Lịch sự (Courteous)
14. III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN  III.3 Ngôn ngữ & văn phong  Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ  Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩa  Sử dụng thuật ngữ thống nhất  Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ  Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.  Viết đúng chính tả  Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề
15. IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN  IV.1 Thủ tục trình ký  Tất cả văn bản phải qua văn thư  Văn thư làm thủ tục trình ký  Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếng  Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục  Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt)
16. IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm quyền Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu. Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản.
17.  Quan trọng  Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn bản  Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn bản
18. V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG THAM KHẢO CUỐN MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TG : TS LƯU KIẾM THANH NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004