Nguyên lí kế toán - Chương 5, 6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Nguyên lí kế toán - Chương 5, 6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn cĩ thể: CHƯƠNG 5+6 – Nêu các bước cơng việc trong một quy trình kế tốn. – Giải thích vai trị và những yêu cầu của chứng từ kế tốn. Quy trình kế tốn - – Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế tốn chủ yếu. Hệ thống thơng tin kế tốn – Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong một doanh nghiệp. – Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn 2 Nội dung Tổng quan về quy trình kế tốn • Tổng quan về quy trình kế tốn • Khái niệm • Chứng từ kế tốn • Các nội dung của quy trình kế tốn • Sổ sách kế tốn • Kiểm sốt nội bộ và cơng tác kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn 3 4 1
2. Khái niệm quy trình kế tốn Các nội dung của quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn là các bước của một • Quy trình kế tốn bao gồm: quá trình xử lý dữ liệu để hình thành – Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế tốn thơng tin kế tốn. – Xử lý trên sổ sách kế tốn – Lập và trình bày các báo cáo kế tốn • Lồng ghép trong quy trình kế tốn là việc kiểm sốt các hoạt động 5 6 Quy trình kế tốn Kiểm sốt nội bộ và kế tốn • Kiểm sốt nội bộ là quá trình do người Dữ liệu Ghi chép Phân loại, Cung cấp Thơng kinh tế ban đầu ghi chép, thơng tin tin quản lý, hội đồng quản trị và các nhân (Chứng tổng hợp (Báo cáo) viên của đơn vị chi phối, nĩ được thiết từ) (Sổ sách) lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nĩi chung. • KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính 7 8 2
3. Các thí dụ Chứng từ kế tốn • Phân chia trách nhiệm giữa kế tốn và • Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và thủ quỹ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Phê duyệt các nghiệp vụ trước khi thực tài chính phát sinh và đã hồn thành, hiện làm căn cứ để ghi sổ kế tốn. • Đối chiếu các số liệu định kỳ • Kiểm tốn nội bộ 9 10 Vai trị của chứng từ Phân loại chứng từ • Là khâu ghi chép ban đầu cĩ ý nghĩa quan • Phân loại theo nội dung phản ảnh: trọng đối với chất lượng thơng tin kế tốn. – Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy • Là phương tiện truyền đạt thơng tin phục vụ báo Nợ, Giấy báo Cĩ cho việc quản lý. – Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp – Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm của nghiệp vụ kinh tế. cơng, Bảng thanh tốn tiền lương • Cĩ ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các – Chứng từ về bán hàng: Hố đơn GTGT (hay Hố vụ tranh chấp, kiện tụng. đơn bán hàng) – Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý 11 12 3
4. Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ • Phân loại theo cơng dụng của chứng từ : • Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ : – Chứng từ mệnh lệnh – Chứng từ bên trong – Chứng từ chấp hành – Chứng từ bên ngồi – Chứng từ liên hợp 13 14 Phân loại chứng từ Bài tập thực hành • Phân loại theo tính bắt buộc : • Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại – Chứng từ bắt buộc chứng từ nào theo các cách phân loại – Chứng từ hướng dẫn đã học: – Phiếu chi tiền mặt – Hĩa đơn bán hàng của người bán – Đơn đặt hàng 15 16 4
5. Yêu cầu đối với chứng từ Các yếu tố của chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, • Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế tốn; tính chính xác của số liệu. • Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn; • Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị hoặc cá • Chứng từ kế tốn phải cĩ đầy đủ các yếu tố nhân lập chứng từ; theo qui định. • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh gạch bỏ phần cịn trống. Khơng được tẩy • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, xĩa, sửa chữa trên các chứng từ. tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ. • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn. 17 18 Bài tập thực hành Lưu chuyển chứng từ Phân tích sự cần thiết của các nội dung trên chứng từ • Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Kiểm tra chứng từ • Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn • Lưu trữ và bảo quản chứng từ 19 20 5
6. Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận • Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh • Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ nghiệp vụ phận trước khi được dùng ghi sổ: • Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đĩ – Xét duyệt nghiệp vụ thường cĩ 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập – Thực hiện nghiệp vụ • Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng • Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển từ được lập trong máy tính và in ra chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ (flowchart) 21 22 Lập hĩa đơn Kế tốn Kiểm tra chứng từ A Vận đơn Lập Ghi • Người kế tốn cần kiểm tra chứng từ trước Hĩa đơn Nhật ký khi ghi nhận: – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ. Nhật ký Hĩa đơn – Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Hĩa đơn – Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên Vận đơn KH Sổ cái chứng từ. Hĩa đơn N – Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế tốn. N 23 24 6
7. Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ Lưu trữ và bảo quản • Trước khi ghi sổ kế tốn cần hồn • Sau khi ghi sổ kế tốn xong, chứng từ chỉnh chứng từ: kế tốn cần phải được sắp xếp, phân – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định – Phân loại chứng từ; của Luật kế tốn. – Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định • Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi khoản kế tốn trên chứng từ. lại những tài liệu đã được thanh lý. • 25 26 Sổ sách kế tốn Khái niệm • Khái niệm • Sổ sách kế tốn là nơi ghi chép và lưu • Phân loại sổ sách kế tốn giữ các nghiệp vụ. • Các hình thức tổ chức sổ sách kế tốn • Sổ sách kế tốn cần được ghi chép dựa • Giới thiệu hình thức nhật ký chung trên chứng từ kế tốn • Sổ sách kế tốn là căn cứ để lập báo cáo tài chính 27 28 7
8. Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn) Phân loại sổ sách kế tốn Chứng từ Tài khoản Số tiền Diễn giải • Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế Số Ngày Nợ Có Nợ Có tốn – Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các C1 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho 111 2.000.000 việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. – Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh N1 2.1 Nhập hàng 156 2.000.000 tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và chi tiết, 331 2.000.000 giúp kế tốn lưu trữ thơng tin và phản ảnh kiểm tra từng đối tượng kế tốn. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 15.000.000 – Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời 511 15.000.000 gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 29 30 Sổ cái – Tài khoản Tiền mặt Phân loại sổ sách kế tốn Chứng từ Tài Số tiền Diễn giải khoản • Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối Số Ngày đối ứng Nợ tượng kế tốn – Sổ tổng hợp là sổ kế tốn ghi chép các nghiệp vụ Số dư 1.1.2001 20.000.000 kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 15.000.000 – Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu 02 3.1 Chi mua vật liệu 152 7.000.000 đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, – Sổ kết hợp hạch tốn tổng hợp với hạch tốn 120.000.000 95.000.000 Cộng số phát sinh chi tiết. Số dư 1.2.2001 45.000.000 31 32 8
9. Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số tiền Diễn giải Tài khoản Phân loại sổ sách kế tốn Số Ngày đối ứng Nợ Có • Phân loại theo kết cấu sổ Dư 1.1.01 3.000.000 – Sổ đối chiếu kiểu hai bên kết cấu sổ được chia làm hai bên để phản ảnh hai mặt vận động đối lập của đối tượng kế tốn. H1 2.1 Giao hàng 511 1.000.000 – Sổ kiểu một bên các cột số liệu phản ảnh các đối tượng kế tốn được bố trí ở cùng một bên của trang sổ. – Sổ kiểu nhiều cột sổ cĩ kết cấu nhiều cột để phản ảnh cho 2.000.000 T1 2.1 Thu tiền H245, 1.12.00 111 từng tài khoản hoặc phản ảnh chi tiết cho một tài khoản nào đĩ theo từng nội dung kinh tế. – Sổ kiểu bàn cờ phản ảnh quan hệ đối ứng giữa các tài 111 1.000.000 T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 khoản liên quan hoặc mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác nhau của cùng một đối tượng. Cộng tháng 1.01 1.000.000 3.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 33 34 Phân loại sổ sách kế tốn Các hình thức tổ chức sổ sách • Phân loại theo cách tổ chức sổ • Hình thức kế tốn là việc tổ chức hệ thống sổ sách – Sổ đĩng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái kế tốn bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ sản phẩm, hàng hố tiêu lập báo cáo kế tốn: – Sổ điện tử trong hệ thống kế tốn xử lý bằng máy – Hình thức kế tốn Nhật ký chung; vi tính, các sổ kế tốn được thiết kế dưới dạng – Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế tốn ghi sổ – Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; bằng cách nhập dữ liệu. – Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ; – Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 35 36 9
10. Nhật ký chi quỹ tiền mặt Hình thức Nhật ký chung Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng Chứng từ kế tốn C1 2.1 Chi tiếp khách 2.000.000 2.000.000 Sổ nhật ký đặc SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế tốn biệt chi tiết C2 3.1 Mua vật liệu 7.000.000 7.000.000 Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết C3 3.1 Nộp ngân hàng 15.000.000 15.000.000 Bảng cân đối tài khoản Cộng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000 BÁO CÁO TÀI CHÍNH 37 38 Bài tập thực hành Hệ thống thơng tin kế tốn • Cho biết những thơng tin sau cĩ thể tìm • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế thấy trong sổ sách kế tốn nào? tốn – Nghiệp vụ mua hàng theo hĩa đơn số xxx • Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế tốn ngày yyy của cơng ty ABC – Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong kỳ của tài sản M. – Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 39 40 10
11. Ứng dụng CNTT trong kế tốn • Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tốn: – Hệ thống xử lý bán thủ cơng với sự trợ giúp của các bảng tính Excel – Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Systems) – Hệ thống hoạch định nguồn lực tồn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 42 Hệ thống thơng tin kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phân hệ cơ bản: – Phân hệ mua hàng – Phân hệ bán hàng – Phân hệ nhân sự – Phân hệ sổ cái • Trong doanh nghiệp sản xuất, cịn cĩ thêm phân hệ sản xuất 43 44 11
12. Hệ thống thơng tin kế tốn Thí dụ - Phân hệ bán hàng Phân Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu hệ liên quan liên quan Bán Xử lý đơn đặt - Bộ phận - Dữ liệu hàng hàng khách bán hàng khách hàng hàng, chứng - Bộ phận - Dữ liệu bán từ giao hàng giao hàng hàng và hĩa đơn - Bộ phận - Dữ liệu kho của đơn vị, kế tốn hàng theo dõi thu - Bộ phận - Dữ liệu sổ tiền và cập kho cái nhật kho. 45 46 Vai trị của cơ sở dữ liệu Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn • Khai báo hệ thống • Quy trình vận hành – Nhập dữ liệu – Xử lý dữ liệu – Kết xuất báo cáo 47 48 12