Kế toán tài chính - Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế toán

Nội dung text: Kế toán tài chính - Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế toán

1. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn Bài 1: BẢN CHẤT VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TỐN Trong buổi tuyển dụng nhân viên kế tốn của cơng ty TNHH Thành Đạt, Trưởng phịng nhân sự đưa ra câu hỏi “Anh chị biết gì về kế tốn?”. Câu hỏi tưởng như đơn giản, nhưng là một ứng cử viên tham gia dự tuyển, bạn sẽ trả lời thế nào để được nhà tuyển dụng đánh giá cao? Bài học này sẽ giúp học viên tìm hiểu về kế tốn để trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng cũng như giúp bạn tìm hiểu về kế tốn trong các doanh nghiệp, các tổ chức Mục tiêu Nội dung Học xong chương này, học viên phải Bài 1 gồm 3 nội dung chính sau: nắm được: • Bản chất của kế tốn. • Bản chất của kế tốn, vai trị cung cấp • Đối tượng nghiên cứu của kế tốn. thơng tin cho các nhà làm quyết định và • Các yêu cầu và nguyên tắc kế tốn. các yêu cầu đối với thơng tin kế tốn. • Phân biệt được kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. • Hiểu và phân biệt được các khái niệm sau: Tài sản ngắn hạn với tài sản dài hạn, nợ phải trả với nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và thu nhập với chi phí. • Nắm vững các nguyên tắc kế tốn cơ bản và yêu cầu của thơng tin kế tốn. Thời lượng học Hướng dẫn học 10 tiết học. Để học tốt bài này địi hỏi học viên cần nắm được các yếu tố cần phải cĩ cho hoạt động của một doanh nghiệp (nhân lực, vật lực và tài lực). Cĩ kiến thức nền tảng về pháp luật và kinh tế vi mơ, vĩ mơ. 1
2. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn 1.1. Bản chất của kế tốn 1.1.1. Khái niệm, vai trị và chức năng của kế tốn Từ thời cổ xưa, người ta đã biết quan sát, tính tốn, đo lường và ghi chép các hoạt động kinh tế của quá trình tái sản xuất xã hội nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình này, đĩ chính là hạch tốn. Hạch tốn ra đời và phát triển gắn liền với quá trình phát triển của lồi người từ thơ sơ của thời nguyên thuỷ cho đến phức tạp như ngày nay. Hiện nay, hạch tốn được xem như là một phương tiện khơng thể thiếu được trong cạnh tranh trên thị trường. Hạch tốn là một hệ thống điều tra quan sát, tính tốn, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đĩ ngày một chặt chẽ hơn (Giáo trình lý thuyết Hạch tốn kế tốn – PGS.TS Nguyễn Thị Đơng – ĐH Kinh tế quốc dân). Hạch tốn cĩ 3 loại: hạch tốn nghiệp vụ, hạch tốn thống kê và hạch tốn kế tốn. Hạch tốn nghiệp vụ tiến hành ghi chép, đo lường, tính tốn và cung cấp các thơng tin về nghiệp vụ kinh tế cụ thể theo tiến độ thực hiện các nghiệp vụ đĩ. Do vậy, hạch tốn nghiệp vụ sử dụng các thơng số, cĩ đặc điểm là nhanh, kịp thời, nhưng các thơng tin này thường chưa qua xử lý nên hạch tốn nghiệp vụ khơng phải là một mơn khoa học. Hạch tốn thống kê dùng cho các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn theo thời gian và địa điểm cụ thể. Hạch tốn thống kê cĩ đối tượng nghiên cứu riêng (các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn), cĩ phương pháp nghiên cứu riêng nên là một mơn khoa học. Hạch tốn kế tốn ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong một đơn vị kinh tế. Hạch tốn kế tốn cĩ đối tượng nghiên cứu riêng (nghiệp vụ kinh tế tài chính) và phương pháp nghiên cứu riêng (chứng từ, tài khoản, tính giá, tổng hợp và cân đối) nên nĩ là một mơn khoa học. Tiến trình lịch sử của kế tốn cả về mặt lý luận và thực tiễn là một bộ phận khơng thể tách rời của lịch sử hạch tốn. Vì thế, cĩ thể khẳng định: Hạch tốn kế tốn là một khoa học xã hội ra đời và phát triển cùng với quá trình phát triển của nền sản xuất xã hội và phục vụ trực tiếp cho nền sản xuất xã hội. Vì kế tốn là một khoa học nên trong một quốc gia, tất cả mọi doanh nghiệp với quy mơ lớn hay nhỏ, thuộc khu vực kinh tế Nhà nước hay ngồi Nhà nước, hoạt động sản xuất hay kinh doanh thương mại, dịch vụ đều cĩ cùng một quy trình kế tốn căn bản giống nhau. Tuy nhiên, ở các quốc gia khác nhau thường xây dựng cho mình một hệ thống chuẩn mực kế tốn riêng phù hợp với đặc trưng kinh tế, xã hội của nước đĩ, nhưng vẫn dựa trên nguyên lý kế tốn chung, các thơng lệ và chuẩn mực kế tốn quốc tế. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế tồn cầu hiện nay, xu hướng thống nhất và phù hợp hệ thống chuẩn mực kế tốn của quốc gia với hệ thống chuẩn mực kế tốn quốc tế là một điều tất yếu và đang được các quốc gia thực hiện. 2
3. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn 1.1.1.1. Khái niệm kế tốn • Theo Ủy Ban thực hành Kiểm tốn quốc tế: “Một hệ thống kế tốn là hàng loạt các nhiệm vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiệp vụ được xử lý như một phương tiện các ghi chép tài chính”. • Theo Gene Allen Gohlke, theo Liên đồn Kế tốn quốc tế (IFAC): “Kế tốn là nghệ thuật ghi chép, phản ánh, tổng hợp theo một cách riêng cĩ bằng chứng về những khoản tiền, các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng cĩ ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nĩ”. • Ở Việt Nam, Điều 4, Luật Kế tốn Việt Nam năm 2003 cĩ quy định: “Kế tốn là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. 1.1.1.2. Chức năng của kế tốn Kế tốn là kỹ thuật thu nhận, đánh giá, tính tốn và ghi chép các dịng kinh tế nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu thơng tin về tình hình của doanh nghiệp cho các đối tác quan tâm. Nĩi cách khác, kế tốn là một cơng cụ đo lường kết quả của các nghiệp vụ kinh doanh và là cơng cụ truyền đạt các thơng tin tài chính. Ngồi ra hệ thống thơng tin kế tốn cịn phải cung cấp cho người ra quyết định các thơng tin dự báo giúp họ ra quyết định kinh doanh quan trọng trong một thế giới luơn luơn biến đổi. Kế tốn cĩ 2 chức năng: Chức năng phản ánh và chức năng giám đốc • Chức năng phản ánh (chức năng thơng tin): Chức năng phản ánh được biểu hiện ở việc kế tốn theo dõi tồn bộ các hiện tượng kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị thơng qua việc tính tốn, ghi chép, phân loại, xử lý và tổng kết các dữ liệu liên quan đến hoạt động sử dụng vốn và tài sản của đơn vị. Từ đĩ, kế tốn tiến hành cung cấp thơng tin kinh tế cho các đối tượng kế tốn để ra các quyết định Chức năng của kế tốn quản lý, đầu tư, cho vay • Chức năng giám đốc (chức năng kiểm tra): Thể hiện ở việc thơng qua các số liệu đã được phản ánh người sử dụng thơng tin, kế tốn sẽ nắm được một cách cĩ hệ thống tồn bộ quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị, làm cơ sở cho việc đánh giá được đúng đắn, kiểm sốt chặt chẽ tình hình chấp hành luật pháp, việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra nhằm giúp cho hoạt động ngày càng mang lại hiệu quả cao. Chức năng phản ánh và chức năng giám đốc cĩ mối quan hệ với nhau rất chặt chẽ: Phản ánh là cơ sở của giám đốc, đồng thời thơng qua giám đốc sẽ giúp việc phản ánh 3
4. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn được chính xác, rõ ràng và đầy đủ hơn. Hai chức năng này được thể hiện bởi một hệ thống các phương pháp của kế tốn như: Chứng từ kế tốn, tài khoản kế tốn và ghi sổ kép, tính giá, tổng hợp – cân đối. Với hai chức năng này, kế tốn đã trở thành một cơng cụ hết sức quan trọng trong quản lý của bản thân các đơn vị kế tốn. Đơn vị kế tốn là đơn vị cĩ sử dụng kế tốn trong hoạt động của mình. Theo Điều 2 của Luật Kế tốn Việt Nam năm 2003, đơn vị kế tốn gồm: “Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cĩ sử dụng kinh phí, ngân sách Nhà nước; đơn vị sự nghiệp, tổ chức khơng sử dụng kinh phí Nhà nước; doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phịng đại diện của doanh nghiệp nước ngồi hoạt động tại Việt Nam; hợp tác xã; hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác; cá nhân hành nghề kế tốn”. 1.1.2. Các loại kế tốn Các nhà quản lý doanh nghiệp hàng ngày phải đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, họ cần rất nhiều thơng tin kế tốn. Các thơng tin kế tốn được cung cấp cho lãnh đạo dưới hình thức các báo cáo, bao gồm hai dạng: Báo cáo kế tốn quản trị và báo cáo kế tốn tài chính. • Điều 6, Luật Kế tốn Việt Nam năm 2003 qui định: "Kế tốn tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng cĩ nhu cầu sử dụng thơng tin của đơn vị kế tốn". • Điều 7, Luật Kế tốn Việt Nam năm 2003 qui định: "Kế tốn quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế – tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế – tài chính trong nội bộ đơn vị kế tốn". Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị cùng tồn tại trong mỗi doanh nghiệp, cả hai loại kế tốn đều là hạch tốn kế tốn và cĩ mối quan hệ chặt chẽ với thơng tin kế tốn. Tuy nhiên, do mục đích khác nhau nên chúng cĩ nhiều điểm khác biệt. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng xem xét những điểm giống và khác nhau giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. o Những điểm giống nhau giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị Hệ thống kế tốn quản trị và kế tốn tài chính cĩ nhiều điểm giống nhau bởi vì cả hai hệ thống này đều dựa vào dữ liệu thu thập được từ hệ thống kế tốn cơ bản của tổ chức. ƒ Cả hai loại kế tốn đều cĩ mối quan hệ chặt chẽ với thơng tin kế tốn, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tâm đến doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn. 4
5. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn ƒ Cả hai loại kế tốn đều cĩ mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thơng tin. Các số liệu của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều được xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản ánh thơng tin tổng quát, một bên phản ánh thơng tin chi tiết. ƒ Cả hai loại kế tốn đều cĩ mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý. o Những điểm khác nhau giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị a Tiêu thức phân biệt Kế tốn tài chính Kế tốn quản trị Đặc điểm của thơng tin • Hướng về tương lai • Phản ánh quá khứ • Linh hoạt • Chính xác • Thích hợp • Tuân thủ nguyên tắc kế tốn • Biểu hiện bằng giá trị, • Biểu hiện dưới hình thức hiện vật và thời gian lao giá trị động Tính pháp lý Tính pháp lý cao Khơng mang tính pháp lý Cả giá trị và hiện vật, thời gian Thước đo sử dụng Chủ yếu là thước đo giá trị lao động Các nguyên tắc sử Phải tuân thủ các nguyên tắc Doanh nghiệp tự xây dựng, tự dụng trong việc lập kế tốn chung đã được thừa triển khai, cĩ tính linh hoạt, khơng báo cáo nhận, mang tính bắt buộc. mang tính pháp lệnh. Các thành phần bên ngồi Các thành phần bên trong cơng doanh nghiệp như các tổ chức ty: Hội đồng quản trị, Giám đốc, Người sử dụng tín dụng; đối thủ cạnh tranh; các cấp quản lý trung gian, các thơng tin nhà cung cấp vật tư, hàng hĩa, giám sát viên, quản đốc. nhà đầu tư tài chính; người lao động • Bảng cân đối kế tốn • Các báo cáo cung cấp, dự • Báo cáo kết quả kinh doanh trữ vật tư, hàng hĩa • Các báo cáo về quá trình Các báo cáo kế tốn • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sản xuất (tiến độ, chi phí, chủ yếu • Bản thuyết minh các báo kết quả) cáo tài chính • Các báo cáo về bán hàng (chi phí giá vốn, doanh thu ) Kỳ báo cáo Quý, năm Ngày, tuần, tháng, quý, năm Gắn với các bộ phận trực thuộc Phạm vi thơng tin Tồn doanh nghiệp doanh nghiệp Chính xác, khách quan, tổng Kịp thời, thích hợp, linh động, độ Trọng tâm thơng tin thể chính xác tương đối 1.2. Đối tượng nghiên cứu của kế tốn Đối tượng kế tốn nghiên cứu đĩ là: Tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản và các mối quan hệ pháp lý ngồi vốn. 5
6. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn 1.2.1. Tài sản 1.2.1.1. Khái niệm tài sản Theo chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 01, tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm sốt và cĩ thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai. Trong khái niệm này, chúng ta lưu ý một số điểm sau: • Kiểm sốt: Là việc doanh nghiệp cĩ quyền định đoạt, quyền hưởng lợi và gánh chịu rủi ro liên quan đến nguồn lực kinh tế đĩ. • Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp, hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra. 1.2.1.2. Phân loại tài sản • Tài sản ngắn hạn Tài sản ngắn hạn là các tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, cĩ thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi (hay cĩ thể chuyển đổi thành tiền) trong vịng một năm hay một chu kỳ kinh doanh như: Vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn, phải thu và hàng tồn kho như nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hố • Tài sản dài hạn Tài sản dài hạn của doanh nghiệp là các tài sản của doanh nghiệp cĩ giá trị lớn, thời gian luân chuyển thu hồi dài, lớn hơn 1 năm hoặc hơn 1 chu kỳ kinh doanh như: Tài sản cố định, bất động sản đầu tư, khoản đầu tư dài hạn, phải thu dài hạn. 1.2.2. Nguồn vốn (nguồn hình thành tài sản) Nguồn vốn hay cịn gọi là nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp là tồn bộ nguồn lực doanh nghiệp huy động để hình thành nên tài sản của mình. Căn cứ vào nguồn hình thành (nguồn tài trợ) tồn bộ nguồn vốn của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. 6
7. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn VÍ DỤ Ơng Vương Đăng Vũ và ơng Nguyễn Quang Hưng gĩp tiền với nhau để thành lập cơng ty TNHH Thành Đạt vào ngày 12 tháng 2 năm N với thoả thuận mỗi người gĩp 400 triệu đồng bằng tiền mặt. Hai ơng Vũ và Hưng đã gĩp đủ tiền. Doanh nghiệp mở tài khoản tiền gửi ngân hàng tại TECHCOMBANK và đã gửi vào đĩ 400 triệu. Tuy nhiên, để cĩ nhiều tiền hơn cho đầu tư, kinh doanh, cơng ty đã vay thêm 500 triệu của ngân hàng và đã dùng nĩ mua một dây chuyền sản xuất trị giá 500 triệu đồng. Như vậy, tại ngày 12 tháng 2 năm N cơng ty TNHH Thành đạt cĩ: Tổng giá trị tài sản = Tiền mặt + Tiền gửi ngân hàng + dây chuyền = 400 + 400 + 500 = 1.300 triệu đồng Số tài sản này được hình thành từ nguồn vốn chủ sở hữu (do ơng Vũ, ơng Hưng gĩp) (400 triệu + 400 triệu) và nguồn vốn vay ngân hàng = Tổng nguồn vốn của doanh nghiệp. Tổng nguồn vốn của doanh nghiệp = 400 triệu + 400 triệu + 500 triệu = 1.300 triệu đồng 1.2.2.1. Nợ phải trả Theo đoạn 18, chuẩn mực kế tốn số 01, nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh tốn bằng các nguồn lực của mình như trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ hay thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác hoặc chuyển đổi từ nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Như vậy, nợ phải trả cĩ thể hiểu là số tiền mà doanh nghiệp đi vay, đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức cá nhân trong quá trình kinh doanh của mình. Do vậy, doanh nghiệp cĩ trách nhiệm phải trả. 1.2.2.2. Nguồn vốn chủ sở hữu Theo đoạn 18, chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 01, vốn chủ sở hữu là giá trị vốn của doanh nghiệp, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ (–) nợ phải trả. Nguồn vốn chủ sở hữu được phản ánh trong Bảng cân đối kế tốn, gồm: Vốn của nhà đầu tư, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận giữ lại, lợi nhuận chưa phân phối, chênh lệch tỷ giá và chênh lệch đánh giá lại tài sản, các quỹ. Ví dụ: Ở ví dụ trên, ta cĩ thể lập bảng cân đối tài sản và nguồn vốn của cơng ty TNHH Thành Đạt vào ngày 12 tháng 2 năm N như sau: Đơn vị tính: triệu đồng Tài sản Nguồn vốn Tiền mặt 400 Nợ phải trả (khoản vay ngân hàng) 500 Tiền gửi ngân hàng 400 Tài sản cố định (dây chuyền sản xuất) 500 Vốn chủ sở hữu 800 Cộng 1.300 Cộng 1.300 7
8. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn Tĩm lại Một tài sản cĩ thể được hình thành từ một hay nhiều nguồn vốn khác nhau. Ngược lại, một nguồn vốn cĩ thể tham gia hình thành nên một hay nhiều loại tài sản. Tuy nhiên, tài sản và nguồn vốn chỉ là hai mặt khác nhau của một nguồn lực. Do đĩ về mặt lượng, tổng giá trị tài sản bao giờ cũng bằng tổng nguồn vốn. Xuất phát từ đĩ ta cĩ: Tài sản = Nguồn vốn, hay Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả 1.2.3. Sự vận động của tài sản Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tài sản luơn luơn vận động, quá trình vận động này sẽ làm phát sinh doanh thu, thu nhập khác và chi phí làm cho tài sản khơng những thay đổi về hình thái mà cịn thay đổi về giá trị. Vì vậy, kế tốn phải theo dõi và phản ánh quá trình vận động này trên cơ sở các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí. 1.2.3.1. Doanh thu, thu nhập khác • Khái niệm: Theo đoạn 31 chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 01: “Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế tốn, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thơng thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, gĩp phần làm tăng vốn sở hữu, khơng bao gồm khoản gĩp vốn của cổ đơng hoặc chủ sở hữu”. Ví dụ: Ngày 10 tháng 2 năm N, Cơng ty TNHH Thành Đạt mua một lơ hàng trị giá 100 triệu, đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Ngày 15 tháng 2 năm N, cơng ty xuất kho bán một nửa lơ hàng trên với giá bán 75 triệu, người mua đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Như vậy, trong nghiệp vụ, cơng ty đã bán được một lơ hàng và thu về một lượng giá trị (= giá bán x số lượng) là 75 triệu bằng tiền gửi ngân hàng. Khoản trị giá 75 triệu này chính là doanh thu trong tháng 2 của cơng ty TNHH Thành Đạt. • Điểm khác biệt giữa doanh thu và thu nhập khác Doanh thu và thu nhập khác được thể hiện là khoản thu về hoặc sẽ thu về được khi hàng hĩa, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện được giá trị hay khi doanh nghiệp tiêu thụ được hàng hĩa, dịch vụ. Tuy nhiên, giữa chúng cĩ sự khác biệt sau: o Doanh thu: Là các khoản thu về hoặc sẽ thu về phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia. 8
9. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn o Thu nhập khác: Là các khoản thu về hoặc sẽ thu về phát sinh từ các hoạt động ngồi các hoạt động tạo ra doanh thu như: Thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng. Ví dụ: Cơng ty TNHH Thành Đạt khơng cĩ chức năng cho thuê văn phịng nhưng do cơng ty cĩ 1 gian phịng hiện cơng ty khơng cĩ nhu cầu sử dụng và cho doanh nghiệp khác thuê làm văn phịng hoặc cửa hàng trong thời gian ngắn thì khoản thu này được gọi là thu nhập khác của cơng ty. 1.2.3.2. Chi phí • Khái niệm: Theo đoạn 31 chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 01: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, khơng bao gồm khoản phân phối cho cổ đơng hoặc chủ sở hữu”. Như vậy, chi phí được thể hiện là các khoản doanh nghiệp đã chi ra và đã sử dụng hết trong kỳ liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập cho doanh nghiệp. Ví dụ: Khấu hao TSCĐ trong bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, tiền lương trả cho cơng nhân viên trong kỳ, tiền điện, nước, điện thoại trong kỳ • Phân loại: Cĩ 2 loại chi phí, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác. o Chi phí sản xuất kinh doanh là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp như: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền được sử dụng. Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy mĩc thiết bị. o Chi phí khác bao gồm các chi phí ngồi các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp như: Chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng 1.2.3.3. Kết quả kinh doanh Lợi nhuận là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là doanh thu, thu nhập khác, chi phí. Đây là các chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. • Doanh thu + Thu nhập khác – Chi phí = Kết quả > 0: Lãi – tăng nguồn vốn chủ sở hữu. • Doanh thu + Thu nhập khác – Chi phí = Kết quả < 0: Lỗ – giảm nguồn vốn chủ sở hữu. • Doanh thu + Thu nhập khác – Chi phí = Kết quả = 0: Hịa vốn – nguồn vốn chủ sở hữu khơng thay đổi. 9
10. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn 1.2.4. Các mối quan hệ pháp lý ngồi vốn Các quan hệ kinh tế thuộc vốn của một đơn vị được gọi là quan hệ kinh tế tài chính. Trong hoạt động kinh tế, doanh nghiệp phần lớn sử dụng các tài sản thuộc quyền sở hữu của chính mình. Ngồi ra, cĩ ít các hoạt động kinh tế liên quan đến việc sử dụng tài sản khơng thuộc quyền sở hữu và quyền kiểm sốt của doanh nghiệp được gọi là quan hệ kinh tế pháp lý ngồi vốn. Các quan hệ này như: • Các mối quan hệ phát sinh do hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sử dụng như nguyên vật liệu nhận gia cơng chế biến hộ. • Các mối quan hệ gắn với nghĩa vụ, trách nhiệm của các tổ chức kinh tế như: Trách nhiệm bảo hành sản phẩm, hàng hố, trách nhiệm trong chuyển giao vật liệu, bán thành phẩm đúng kỳ hạn và chất lượng; trách nhiệm trong bảo vệ tài sản, bản vẽ, kim loại quý hiếm, trách nhiệm trong việc mở rộng và sử dụng tài khoản tiền vay hoặc cấp phát đầu tư • Các mối quan hệ trong hạch tốn kinh doanh nội bộ, đặc biệt là đánh giá cống hiến và hưởng thụ từng nhĩm, từng người lao động trong các lĩnh vực hoạt động thuộc các thành phần kinh tế khác nhau. • Đi thuê hoặc đi mượn tài sản, sản phẩm, hàng hố giữa hộ đơn vị khác. • Các mối quan hệ thuần tuý về nghĩa vụ của đơn vị trước xã hội trong việc sử dụng của cải xã hội như: Trách nhiệm trong việc bảo vệ mơi trường thiên nhiên (nước, khơng khí, sự yên tĩnh ) của mơi trường, trách nhiệm trong việc sử dụng tài nguyên và cơ sở vật chất – kỹ thuật của xã hội, trách nhiệm trong việc sử dụng lao động xã hội. Các quan hệ này khơng đưa vào phương trình kế tốn cơ bản vì phương trình này chỉ bao gồm các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 1.3. Các yêu cầu và nguyên tắc kế tốn 1.3.1. Các yêu cầu kế tốn Để kế tốn cĩ thể cung cấp được các thơng tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng cĩ nhu cầu sử dụng thì các thơng tin này phải thỏa mãn các yêu cầu bắt buộc. Các yêu cầu này là: • Trung thực: Các thơng tin và số liệu phải được ghi chép vào báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan đúng với thực tế hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. • Khách quan: Các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đúng thực tế, khơng xuyên tạc, bĩp méo. • Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ thanh tốn phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, khơng bỏ sĩt. 10
11. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn • Kịp thời: Các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép kịp thời, đúng và trước thời hạn quy định, khơng được chậm trễ. • Dễ hiểu: Các thơng tin và số liệu kế tốn trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là cĩ hiểu biết về kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế tốn tài chính ở mức trung bình. Thơng tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh. • Cĩ thể so sánh: Các thơng tin và số liệu kế tốn giữa các kỳ kế tốn trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ cĩ thể so sánh được khi tính tốn và trình bày nhất quán. Trường hợp khơng nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính cĩ thể so sánh được thơng tin giữa các kỳ kế tốn, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các thơng tin thực hiện thơng tin dự tốn, kế hoạch. Lưu ý: Sáu yêu cầu trên của cơng tác kế tốn phải được thực hiện đồng thời. 1.3.2. Các nguyên tắc kế tốn Mục tiêu của các nguyên tắc kế tốn này là chuẩn hố mọi việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong cơng tác kế tốn, tạo ra sự thống nhất, cĩ thể so sánh được về thơng tin kế tốn. Theo chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 01, cĩ 7 nguyên tắc kế tốn sau: • Cơ sở dồn tích (Accrual Basic) Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí được ghi vào sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, khơng căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. VÍ DỤ Ngày 12 tháng 3 năm N cơng ty TNHH Thành Đạt bán được 250 triệu đồng tiền hàng, nhưng khách hàng chưa thanh tốn và sẽ thanh tốn vào ngày 10 tháng 4 năm N. Thời điểm phát sinh nghiệp vụ ở đây là nghiệp vụ bán hàng vào ngày 12/03/N, theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu tại ngày 12/03/N là 250 triệu đồng (mặc dù khách hàng chưa thanh tốn tiền hàng). Như vậy, doanh nghiệp đã cho người mua sử dụng tiền của mình đến tận ngày 10/4/N nên doanh nghiệp cĩ trách nghiệm phải thu khoản tiền này về. Đến 10/4/N khi khách hàng thanh tốn tiền hàng thì khoản phải thu này sẽ khơng cịn nữa. • Hoạt động liên tục (Going concern) Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần; nghĩa là doanh nghiệp khơng cĩ ý định cũng như khơng buộc phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mơ hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo. 11
12. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn Nguyên tắc này nhằm thể hiện tính kế thừa, phát triển liên tục của doanh nghiệp trong báo cáo tài chính. Điều này cĩ ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc sử dụng các báo cáo tài chính để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp khi quyết định đầu tư, liên doanh, hợp tác kinh doanh Từ nguyên tắc này, pháp luật về kế tốn sẽ quy định cụ thể về cơ sở lập báo cáo trong các trường hợp doanh nghiệp khơng hoạt động liên tục như: Giải thể, phá sản, hợp nhất, chia, tách. • Giá gốc (Historical Cost) Tài sản được ghi nhận theo giá gốc: o Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đĩ vào thời điểm tài sản được ghi nhận. o Giá gốc của tài sản khơng được thay đổi trừ khi cĩ quy định khác trong chuẩn mực kế tốn cụ thể. Nguyên tắc này nhằm ghi nhận đúng thực tế khách quan của giá trị tài sản khi hình thành. Vì vậy, cần phân biệt giữa giá gốc của tài sản và giá trị thực tế của tài sản. VÍ DỤ Tháng 4 năm N, cơng ty TNHH Thành Đạt mua một máy photocopy tại Hải Phịng với giá 75 triệu đồng, tiền thuê vận chuyển chiếc máy trên từ Hải Phịng về Hà Nội là 2 triệu đồng. Như vậy giá trị ghi sổ của máy photocopy này là tổng số tiền mà doanh nghiệp chi để cĩ được máy photocopy: 75 triệu đồng + 2 triệu đồng = 77 triệu đồng. • Nguyên tắc phù hợp (Matching principle) Nguyên tắc này địi hỏi việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng cĩ liên quan đến việc tạo ra doanh thu đĩ. VÍ DỤ Ngày 10 tháng 5 năm N cơng ty TNHH Thành Đạt bán một lơ hàng cĩ giá vốn là 100 triệu với giá bán là 150 triệu đồng. Tuy nhiên, khi bán lơ hàng này, khách hàng yêu cầu cơng ty chuyển hàng đến cho họ. Vậy kế tốn ghi nhận thế nào với nghiệp vụ này? Theo nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Do vậy, tại thời điểm ngày 10/5/N, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng 150 triệu đồng, đồng thời sẽ ghi nhận chi phí để tạo ra khoản doanh thu này. Khoản chi phí đầu tiên mà doanh nghiệp phải bỏ ra là giá vốn của lơ hàng đã tiêu thụ – Giá vốn hàng bán (100 triệu đồng) và chi phí vận chuyển (1 triệu đồng) nhằm mục đích chuyển hàng đi bán được ghi nhận là chi phí bán hàng. • Nguyên tắc nhất quán (Consistency) Các chính sách và phương pháp kế tốn doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm. Khi doanh nghiệp bắt đầu một kỳ kế tốn năm, doanh nghiệp cần phải xác định rõ các khái niệm, chính sách, các nguyên tắc, các chuẩn mực, các phương pháp mà kế tốn sử dụng. Điều này đảm bảo tính liên tục, nhất quán, khơng thay đổi từ kỳ này sang kỳ khác. 12
13. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn Mọi thay đổi và ảnh hưởng của nĩ qua các thời kỳ kế tốn đều phải được giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đĩ trong phần thuyết minh bài báo cáo tài chính. Nguyên tắc này tạo điều kiện sử dụng các tài liệu, báo cáo kế tốn và đưa ra nhận xét, đánh giá sự vận động về tài chính của doanh nghiệp, làm căn cứ để đưa ra các quyết định quản lý. • Nguyên tắc thận trọng (Prudence) Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đốn cần thiết để lập các ước tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Nguyên tắc này địi hỏi cĩ đảm bảo, ở mức độ cĩ thể, rằng các rủi ro liên quan đến một doanh nghiệp được phản ánh trong các thơng tin kế tốn của doanh nghiệp đĩ. Khi lập dự phịng, nguyên tắc thận trọng địi hỏi: o Phải lập các khoản dự phịng nhưng khơng lập quá lớn; o Khơng đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; o Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi cĩ các bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi cĩ bằng chứng về khả năng phát sinh. • Nguyên tắc trọng yếu (Materiability) Thơng tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thơng tin hoặc thiếu chính xác của thơng tin đĩ cĩ thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thơng tin hoặc các sai sĩt được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. Như vậy, theo nguyên tắc này thì kế tốn phải tiến hành ghi nhận các yếu tố trọng yếu cịn các yếu tố khơng trọng yếu thì kế tốn cĩ thể bỏ qua hoặc tập hợp lại để phản ánh chung. Yếu tố trọng yếu là các yếu tố mà sự thiếu sĩt, sai lệch hoặc khơng chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thơng tin. Cịn các yếu tố khơng trọng yếu là các yếu tố mà sự khơng chính xác hoặc sai lệch của nĩ khơng làm ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thơng tin. VÍ DỤ Các tài sản cĩ hình thái vật chất đều cĩ sự hao mịn – hao mịn do sử dụng hoặc hao mịn do thời gian và sự phát triển của cơng nghệ. Tuy nhiên, do TSCĐ của doanh nghiệp cĩ giá trị lớn nên giá trị hao mịn TSCĐ là lớn và là yếu tố trọng yếu và được thể hiện thành một chỉ tiêu riêng biệt trên bảng Cân đối kế tốn trong khi đĩ hao mịn của tài sản hàng tồn kho – với giá trị nhỏ, thời gian chuyển đổi thành tiền ngắn với giá trị được chuyển dịch một lần vào giá trị hàng hĩa, sản phẩm nên được xem xét là yếu tố khơng trọng yếu. 13
14. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài 1 chúng ta đã tìm hiểu về bản chất và đối tượng của kế tốn, bài học đã giới thiệu khái quát về kế tốn, từ lịch sử ra đời đến bản chất, các nguyên tắc, yêu cầu của kế tốn. Bên cạnh đĩ, bài học cịn giới thiệu và phân biệt kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, khái niệm về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và các vấn đề khác cĩ liên quan cũng như các ví dụ thực tế để minh hoạ. 14
15. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn BÀI TẬP Bài tập 1.1. Hãy cho biết khoản mục khoản mục nào là tài sản, khoản mục nào là nguồn vốn? Tiền mặt Vay dài hạn ngân hàng Nợ phải trả cho người bán Thuế phải nộp nhà nước Thành phẩm tồn kho Khoản tạm ứng Phải thu của khách hàng Nguồn vốn kinh doanh Quỹ khen thưởng phúc lợi Tài sản cố định hữu hình Vay ngắn hạn ngân hàng Lãi chưa phân phối Tiền gửi ngân hàng Tiền lương phải trả cho cán bộ Nguyên vật liệu ở trong kho Cơng cụ, dụng cụ ở trong kho Bài tập 1.2. Cĩ số liệu về tình hình tài sản và nguồn vốn tại một doanh nghiệp vào thời điểm 1/1/N như sau: Đơn vị tính: 1.000đ Chỉ tiêu Số tiền Tiền mặt tại quỹ 60.000 Vay dài hạn 1.650.000 Phải thu của khách hàng 480.000 Phải trả cho người bán 370.000 Vay ngắn hạn 870.000 Phải trả khác 380.000 Nguyên vật liệu tồn kho 213.000 Hàng hố tồn kho 4.400.000 Nguồn vốn kinh doanh 5.400.000 Quỹ đầu tư phát triển 960.000 Tiền gửi ngân hàng 2.250.000 Quỹ khen thưởng và phúc lợi 630.000 Lợi nhuận chưa phân phối 330.000 Đầu tư chứng khốn ngắn hạn 580.000 Chi phí trả trước ngắn hạn 37.000 Hàng mua đang đi đường 370.000 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 1.530.000 Phải trả cơng nhân viên 470.000 Tài sản cố định hữu hình 4.200.000 Yêu cầu: a. Hãy phân loại tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp? b. Xác định giá trị tài sản của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh? 15
16. Bài 1: Bản chất và đối tượng của kế tốn Bài tập 1.3. Cĩ tình hình vốn kinh doanh của doanh nghiệp A vào ngày 1/1/N như sau: Đơn vị tính: 1.000đ Tiền mặt 25.000 Hàng hĩa tồn kho 150.000 Tiền gửi ngân hàng 70.000 Hàng gửi bán 60.000 Phải trả người bán 120.000 Nguồn vốn kinh doanh 600.000 Thuế phải nộp nhà nước 10.000 Lãi chưa phân phối 70.000 Phải thu của khách hàng 330.000 Phải trả cơng nhân viên 15.000 Vay ngắn hạn 85.000 TSCĐ hữu hình 650.000 Vay dài hạn 400.000 Cơng cụ, dụng cụ 15.000 Yêu cầu : a. Hãy phân loại tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp? b. Xác định số liệu của phương trình: Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Bài tập 1.4. Cĩ các số liệu tổng hợp tình hình kinh doanh quý IV của doanh nghiệp thương mại B vào ngày 31/12/N như sau: Đơn vị tính: 1.000đ Tiền gửi ngân hàng 100.000 Vay ngắn hạn 40.000 Phải trả cơng nhân viên 70.000 Nợ dài hạn 100.000 Tiền mặt 115.000 Hàng hĩa tồn kho 220.000 Nguồn vốn kinh doanh 800.000 Tài sản cố định hữu hình 600.000 Quỹ đầu tư phát triển 20.000 Phải trả người bán 230.000 Đầu tư chứng khốn ngắn hạn 75.000 Lợi nhuận chưa phân phối X Phải thu của khách hàng 260.000 Hao mịn tài sản cố định 36.000 Yêu cầu : Phân loại tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp B vào ngày 31/12/N và xác định giá trị của X. 16
17. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn BÀI 2: CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TỐN Cơng ty TNHH Thành Đạt đã được thành lập từ tháng 6 năm N, cơng ty đã hoạt động từ đĩ đến nay với việc sản xuất hai loại sản phẩm chính là áo sơmi nam (mã K) và áo sơmi nữ (mã Q). Cho đến tháng 8 năm N cơng ty vẫn đang tiếp tục tiến hành sản xuất hai sản phẩm K và Q. Là kế tốn của cơng ty, bạn được giao nhiệm vụ tập hợp chứng từ, viết các hố đơn và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Vậy bạn phải làm gì với các chứng từ này, bạn sử dụng sổ kế tốn nào và ghi chép ra sao? Bài học này sẽ giúp bạn tìm hiểu về chứng từ (cách lập, cách kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ) và tìm hiểu về sổ kế tốn (kết cấu, cách mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khố sổ, ) để từ đĩ bạn ứng dụng vào cơng việc chứng từ và sổ kế tốn ở cơng ty TNHH Thành Đạt. Mục tiêu Nội dung Sau chương này, học viên cĩ thể: • Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ • Hiểu được bản chất của chứng từ kế tốn. kế tốn. • Nội dung của chứng từ và phương pháp • Phân loại chứng từ kế tốn. chứng từ kế tốn. • Các yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ • Lập chứng từ kế tốn. sung của chứng từ kế tốn. • Hiểu và vận dụng các bước của trình tự • Trình tự luân chuyển của chứng từ kế luân chuyển chứng từ. tốn. • Hiểu về sổ kế tốn và hệ thống sổ kế tốn. • Chế độ sổ kế tốn và hình thức kế tốn ở • Hiểu về cách quy trình ghi sổ kế tốn. Việt Nam. • Nắm được các hình thức kế tốn. Thời lượng học Hướng dẫn học 10 tiết học. • Để học tốt bài này học viên nên tìm hiểu quy trình của các nghiệp vụ chủ yếu diễn ra trong doanh nghiệp, các chứng từ đi kèm của các hoạt động kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp. • Nên tìm hiểu cách lập, nhận, trình tự luân chuyển các chứng từ kế tốn trong doanh nghiệp và các sổ sách kế tốn cần phải cĩ trong các doanh nghiệp. 17
18. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.1. Khái niệm và nội dung của chứng từ kế tốn 2.1.1. Khái niệm Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn (điều 4, khoản 7 Luật kế tốn). Phương pháp chứng từ: Việc sử dụng bản chứng từ kế tốn để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực sự đã phát sinh theo thời gian, địa điểm và nội dung kinh tế, sau đĩ cung cấp kịp thời những thơng tin trên bản chứng từ cho các bộ phận quản lý cĩ liên quan đồng thời cung cấp thơng tin cho việc ghi sổ kế tốn được gọi là phương pháp chứng từ kế tốn. Nội dung phương pháp chứng từ được thể hiện ở hai cơng việc sau: • "Sao chụp" nguyên trạng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thuộc đối tượng hạch tốn kế tốn phù hợp với đặc điểm và sự vận động của từng loại đối tượng đĩ. • Thơng tin kịp thời về tình trạng và sự vận động của từng đối tượng hạch tốn kế tốn theo yêu cầu của cơng tác quản lý nghiệp vụ. 2.1.2. Vai trị và ý nghĩa của chứng từ kế tốn 2.1.2.1. Vai trị Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu (đầu vào) được xem như nguồn nguyên liệu mà kế tốn sử dụng để qua đĩ tạo lập lên những thơng tin cĩ tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do cĩ vai trị trên nên việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế tốn cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thơng tin kế tốn. 2.1.2.2. Ý nghĩa Chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa cả về mặt kinh tế và về mặt pháp lý. Cụ thể: • Chứng từ kế tốn là bằng chứng để chứng minh sự hình thành, tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị. • Chứng từ gắn sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, đơn vị cĩ liên quan đến nghiệp vụ. Nhờ vậy, chứng từ gĩp phần vào việc tăng cường hạch tốn nội bộ gắn liền với lợi ích cũng như trách nhiệm vật chất của các đối tượng liên quan. • Đối với hệ thống hạch tốn kế tốn, chứng từ là cơ sở cho việc phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính để vào sổ sách kế tốn đồng thời theo dõi từng đối tượng hạch tốn kế tốn cụ thể. 2.1.3. Phân loại chứng từ Chứng từ kế tốn sử dụng trong đơn vị rất đa dạng và liên quan đến nhiều đối tượng kế tốn khác nhau. Do vậy, để hiểu được chứng từ nhằm sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Cĩ nhiều cách phân loại chứng từ khác nhau theo các tiêu thức khác nhau. 18
19. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.1.3.1. Theo nội dung kinh tế Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh trên bản chứng từ – hệ thống chứng từ cĩ 5 loại: • Lao động tiền lương: Là các chứng từ được sử dụng để doanh nghiệp tính và phản ảnh các khoản thanh tốn với người lao động như bảng thanh tốn tiền lương, thưởng, chấm cơng • Hàng tồn kho: Là các chứng từ kế tốn được sử dụng để phản ánh giá trị hiện cĩ và tình hình biến động của hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hĩa • Bán hàng: Tập hợp các chứng từ liên quan đến các hoạt động mua bán hàng hĩa, nguyên vật liệu (hĩa đơn bán hàng ) • Tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng • Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ Đây cũng là hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn áp dụng cho các doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Tác dụng của hình thức phân loại: Là cơ sở để phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản kế tốn và để ghi sổ kế tốn. 2.1.3.2. Theo mức độ khái quát thơng tin Theo cách phân loại theo mức độ khái quát thơng tin thì hệ thống các chứng từ kế tốn của doanh nghiệp phân thành hai loại: • Chứng từ gốc: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồn thành theo thời gian và địa điểm cụ thể. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi được lập cho từng lần thu, chi tiền. • Chứng từ ghi sổ (chứng từ tổng hợp): Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) theo từng nghiệp vụ kinh tế (nội dung kinh tế) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế tốn. Ví dụ: Bảng tổng hợp xuất, nhập vật liệu. Tác dụng của hình thức phân loại: Cách phân loại này giúp người làm cơng tác nghiên cứu và cơng tác kế tốn cụ thể cần nghiên cứu xây dựng và tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp để giảm bớt số lần ghi sổ kế tốn. Cho phép xác định được tầm quan trọng của từng loại chứng từ mà cĩ cách sử dụng và bảo quản thích hợp. 2.1.3.3. Theo địa điểm lập chứng từ Cịn phân loại theo địa điểm lập chứng từ thì hệ thống chứng từ kế tốn được chia thành ba loại: 19
20. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Chứng từ kế tốn do bên ngồi lập và gửi cho đơn vị. Ví dụ: Khi mua hàng doanh nghiệp nhận được hĩa đơn bán hàng do doanh nghiệp bán cung cấp. • Chứng từ kế tốn do doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác. Ví dụ: Hĩa đơn bán hàng do doanh nghiệp lập và gửi cho người mua. • Chứng từ do doanh nghiệp phát hành và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: giấy tạm ứng, bảng lương Tác dụng của hình thức phân loại: Là cơ sở cho kế tốn xác định được trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ, từ đĩ đưa ra những biện pháp thích hợp để kiểm tra từng loại chứng từ. 2.1.3.4. Theo tính chất bắt buộc Trong Hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, chứng từ kế tốn được qui định chia làm 2 loại: • Chứng từ cĩ tính chất bắt buộc: Được tiêu chuẩn hĩa về mẫu biểu, hệ thống các chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập. Những chứng từ này dùng để phản ánh mối liên hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc những nội dung cần quản lý và kiểm tra chặt chẽ. Nhà nước tiêu chuẩn hĩa về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng và thống nhất cho mọi doanh nghiệp. • Ví dụ: Các ấn chỉ thuế (Hĩa đơn GTGT, bán hàng theo QĐ 30/2001/QĐ – BTC ngày 13/4/2001 về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế). • Chứng từ kế tốn cĩ tính chất hướng dẫn: Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu thơng tin hạch tốn nội bộ. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu quan trọng của các chứng từ này. 2.1.3.5. Ví dụ Một số trường hợp lập và nhận chứng từ như sau: • Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp nhận hĩa đơn bán hàng. • Nhập kho hàng hố, vật liệu: Doanh nghiệp lập phiếu nhập kho. • Xuất kho vật liệu, hàng hố: Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho. • Bán hàng trong nước: Doanh nghiệp lập hĩa đơn bán hàng. • Thu tiền hàng do khách hàng thanh tốn: Doanh nghiệp lập phiếu thu. • Chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp: Doanh nghiệp lập phiếu chi. Trở lại hoạt động của cơng ty TNHH Thành Đạt, ta xem xét chứng từ của một vài nghiệp vụ như sau: 20
21. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Nghiệp vụ 1: Ngày 01/08/N, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 30.000.000đ, phiếu thu số 01, giấy báo Nợ số 101. Nghiệp vụ này cơng ty TNHH Thành Đạt nhận Giấy báo Nợ của ngân hàng (chứng minh việc đã rút tiền khỏi tài khoản) và tiến hành lập phiếu thu (chứng minh tiền đã nhập quỹ). Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 Nghiệp vụ 2: Ngày 03/08/N, Chi tạm ứng cho bà Thu Hà theo giấy đề nghị tạm ứng số 341 ngày 28/07/200N, số tiền là 5.000.000đ. Trong trường hợp này doanh nghiệp cĩ thể lập phiếu chi như sau: 21
22. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 Nghiệp vụ 3: Giấy báo Cĩ của ngân hàng ngày 02/08/N về số tiền cơng ty Phương Đơng thanh tốn số tiền hàng nợ kỳ trước với số tiền 51.030.000đ. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo Cĩ với nội dung như sau: Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 22
23. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Nghiệp vụ 4: Mua một máy vi tính xách tay dùng cho phịng kinh doanh, theo hố đơn GTGT ngày 08/08/N trị giá chưa thuế: 11.000.000đ, thuế GTGT 10%. Tiền mua đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Ta xem xét hố đơn nhận về như sau: Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 2.1.4. Nội dung của chứng từ Để các chứng từ kế tốn cĩ thể thực hiện được các chức năng của mình địi hỏi các chứng từ phải cĩ được tính chất pháp lý. Điều này đồng nghĩa các chứng từ này phải mang đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc. Ngồi các yếu tố cơ bản, bắt buộc trên, chứng từ kế tốn cịn cĩ các yếu tố bổ sung. 23
24. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Các nội dung bắt buộc: Những yếu tố cơ bản của bản chứng từ kế tốn là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ chứng từ kế tốn nào cũng phải cĩ. Theo điều 17, luật kế tốn qui định các yếu tố này gồm cĩ: o Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn: Yếu tố này phản ánh nội dung khái quát của nghiệp vụ ghi trong chứng từ, giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. o Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn: Yếu tố này phản ánh thời gian xảy ra nghiệp vụ kinh tế đã ghi trong chứng từ, giúp cho việc ghi sổ sách kế tốn, đối chiếu, kiểm tra. o Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. o Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. o Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. o Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Là số tiền, phản ánh quy mơ của nghiệp vụ kinh tế. o Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn: Yếu tố này chứng minh tính pháp lý và trách nhiệm của những người liên quan đến chứng từ. • Các yếu tố bổ sung: Chứng từ kế tốn cần cĩ các yếu tố bổ sung để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế tốn của doanh nghiệp. Ví dụ: Trong chứng từ bán hàng cĩ ghi phương thức thanh tốn như thanh tốn bằng tiền mặt hay bằng séc, thanh tốn một lần hay nhiều lần, số tiền cho mỗi lần thanh tốn Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kết tốn nếu thỏa mãn các yếu tố trên và phải khơng được thay đổi qua quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin (điều 18 của Luật Kế tốn). LƯU Ý VỀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TỐN (Điều 19 Luật Kế tốn): Lập chứng từ phải được tiến hành ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, được lập một lần, khơng được tẩy xĩa và được lập theo mẫu qui định (nếu chưa cĩ mẫu thì cĩ thể tự lập nhưng phải bảo đảm các nội dung của chứng từ kế tốn) và được lập đủ các liên cĩ đủ chữ ký. Chứng từ phải được viết bằng bút bi, khơng được tẩy xĩa. 24
25. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Yếu tố Số hiệu của Tên chứng từ bổ sung chứng từ Ngày, tháng, năm lập chứng từ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ Tên, địa chỉ của đơn vị/ cá nhân người mua hàng Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Số tiền ghi bằng số Tổng số tiền viết bằng chữ Chữ ký Hình 2.1: Các yếu tố của chứng từ 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ 2.2.1. Khái niệm Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác nhằm hồn thiện chứng từ và thực hiện chức năng thơng tin kinh tế cũng như chức năng ghi sổ của kế tốn. 2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ kế tốn được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đĩ nĩ được chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị cĩ liên quan. Chứng từ sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, được phép huỷ. 25
26. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Trong doanh nghiệp, Kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm về trình tự luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên trình tự luân chuyển chứng từ thơng thường gồm bốn bước sau: Lập hoặc nhận chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng ghi sổ kế tốn Bảo quản, lưu trữ, huỷ Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn 2.2.2.1. Lập hoặc nhận chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng khơng thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì cĩ thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế tốn. Mọi chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới cĩ giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải cĩ chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên và phải cĩ chứ ký của chủ tài khoản và kế tốn trưởng và chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đĩ. 26
27. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.2.2.2. Kiểm tra chứng từ Kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra về tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ; tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ; tính chính xác của số liệu, thơng tin, hồn thiện chứng từ. Sau khi kiểm tra xong mới ghi sổ kế tốn. Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn; • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác cĩ liên quan; • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. 2.2.2.3. Sử dụng ghi sổ kế tốn Thơng tin cho người quản lý, phân loại chứng từ phù hợp với yêu cầu ghi sổ, lập định khoản và vào sổ kế tốn. 2.2.2.4. Bảo quản, lưu trữ, huỷ Chứng từ được sử dụng để cĩ thể sử dụng lại làm căn cứ đối chiếu số liệu giữa các sổ kế tốn và để phục vụ cho các mục đích kiểm tra này. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ và là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi kết thúc mỗi kỳ hạch tốn, chứng từ được chuyển sang lưu trữ. Hết thời hạn lưu trữ mới được đem hủy chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ kế tốn được qui định chi tiết trong Luật Kế tốn năm 2003: • Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế tốn dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính; • Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật cĩ quy định khác; • Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn cĩ tính sử liệu, cĩ ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng. 2.3. Chế độ sổ kế tốn và hình thức kế tốn ở Việt Nam 2.3.1. Các khái niệm cơ bản 2.3.1.1. Sổ kế tốn Sổ kế tốn là các tờ sổ theo mẫu nhất định, được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cĩ liên quan đến doanh nghiệp. 27
28. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Các doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế tốn trong Luật Kế tốn, Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tốn và chế độ kế tốn ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. • Quy định chung Sổ kế tốn phải ghi rõ: Tên đơn vị kế tốn; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khĩa sổ; chữ ký của người lập sổ; kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn (thường là thủ trưởng đơn vị); số trang; đĩng dấu giáp lai. • Nội dung chủ yếu của sổ kế tốn o Ngày, tháng, năm ghi sổ; o Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ; o Tĩm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; o Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế tốn; o Số dư cuối kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 2.3.1.2. Hệ thống sổ kế tốn Sổ kế tốn là cơng cụ để ghi chép, tổng hợp thơng tin kế tốn một cách cĩ hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc nên sổ kế tốn cĩ rất nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của đối tượng kế tốn. Mỗi doanh nghiệp chỉ cĩ một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế tốn năm. Sổ kế tốn gồm: Sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. • Sổ kế tốn chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Sổ kế tốn tổng hợp: Là sổ dùng để phản ánh tổng hợp tình tình tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp. Sổ kế tốn tổng hợp gồm: sổ nhật ký và sổ cái. o Sổ nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. Số liệu kế tốn trên Sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ của tất cả các tài khoản kế tốn sử dụng ở doanh nghiệp. Đặc trưng cơ bản của Sổ nhật ký là: ƒ Đề cao về thời gian của thơng tin; ƒ Khơng phân loại theo đối tượng phản ảnh trên sổ; ƒ Khơng phản ảnh số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản; ƒ Chỉ phản ảnh số biến động tăng, giảm của các đối tượng; ƒ Thơng tin từ chứng từ được đưa vào sổ một cách nguyên vẹn, cĩ hệ thống. 28
29. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc trưng của Sổ Cái: ƒ Sổ cái mở cho từng tài khoản trong tồn bộ tài khoản sử dụng ở đơn vị; ƒ Sổ cái ghi chép cả số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số biến động tăng giảm của đối tượng mở sổ; ƒ Thơng tin được đưa vào Sổ cái là thơng tin đã được phân loại, hệ thống hố theo đối tượng mở sổ. • Sổ kế tốn chi tiết bao gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và Sổ cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế tốn chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế tốn chi tiết cần thiết, phù hợp. 2.3.1.3. Phân loại sổ kế tốn Cĩ 04 tiêu chí phân loại sổ kế tốn như sau: • Phân loại theo cách ghi chép o Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ kế tốn dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ o Sổ ghi theo hệ thống: Là sổ kế tốn ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ cái, Sổ chi tiết ƒ Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. ƒ Sổ kế tốn chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và Sổ cái. o Sổ liên hợp: Là loại sổ kết hợp giữa 2 loại Sổ nhật ký – Sổ cái. Sổ liên hợp cĩ đặc điểm sau: 29
30. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn ƒ Kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống. ƒ Cĩ nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nĩ là trên cùng một trang sổ, số liệu kế tốn vừa được ghi theo thời gian (phần nhật ký) vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ cái). ƒ Chứng từ kế tốn khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng. • Phân loại theo nội dung ghi chép o Sổ kế tốn tổng hợp: Ghi theo các đối tượng kế tốn ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế tốn tổng hợp như Sổ cái sẽ cung cấp thơng tin tổng quát về đối tượng kế tốn). o Sổ kế tốn chi tiết: Ghi chép theo đối tượng kế tốn chi tiết cụ thể, cung cấp thơng tin về đối tượng kế tốn ở dạng chi tiết, cụ thể. o Sổ kế tốn kết hợp: Ghi chép theo đối tượng kế tốn ở dạng vừa tổng quát vừa chi tiết, cụ thể (ghi theo khoản tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4) hoặc các điều khoản chi tiết như nhật ký chứng từ. • Phân loại theo kiểu kết cấu o Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: Là sổ kế tốn mà trên đĩ được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ như Sổ cái kiểu 2 bên. o Sổ kiểu 1 bên: Là sổ kế tốn mà trên đĩ số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên. o Sổ kiểu nhiều cột: Dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Cĩ của tài khoản trong cùng 1 trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột. o Sổ kiểu bàn cờ: Được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế tốn nhật ký chứng từ. • Phân loại theo hình thức tổ chức sổ o Sổ đĩng thành quyển: Là loại sổ kế tốn mà các tờ sổ đã được đĩng thành từng tập nhất định. o Sổ tờ rời: Là sổ kế tốn mà các tờ sổ được để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng. 2.3.1.4. Quy trình kế tốn trên sổ sách kế tốn Quy trình kế tốn trên sổ sách kế tốn theo 03 bước: Mở sổ – Ghi sổ – Khĩa sổ • Mở sổ o Thời điểm: Đầu niên độ kế tốn. o Số lượng: Tùy theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn, o Đăng ký: Với cơ quan thuế và tài chính. o Thời gian sử dụng: 12 tháng (tại Việt Nam từ 1/1 đến 31/12) 30
31. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Cĩ đầy đủ các chữ ký cần thiết. Trước khi dùng sổ kế tốn phải đảm bảo các thủ tục sau: Đối với sổ đĩng quyển: • Phải cĩ nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế tốn, tên sổ, số hiệu, tên tài khoản, niên độ kế tốn và thời kỳ ghi sổ. • Trang đầu sổ phải ghi rõ họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay. • Đánh dấu trang vào giữa 2 trang đĩng dấu giáp lai của đơn vị kế tốn. • Trang cuối phải ghi số lượng trang của sổ, thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và cuối. Đối với sổ tờ rời: • Đầu mỗi trang phải ghi: Tên đơn vị kế tốn, số thứ tự tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng, họ tên cán bộ ghi sổ. • Các tờ trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đĩng dấu của đơn vị kế tốn và ghi vào sổ đăng ký, trong đĩ ghi rõ: Số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngay xuất dùng • Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp cĩ khĩa và thiết bị cần thiết để tránh mất mát, lẫn lộn. • Ghi sổ: o Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định. o Việc ghi sổ kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh. o Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, khơng được cách dịng để tránh điền thêm thơng tin. o Số tiền dương được ghi bằng mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đĩng khung. o Khi cĩ sai sĩt phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định. o Đơn vị kế tốn được ghi sổ kế tốn bằng tay hoặc ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế tốn và mẫu sổ kế tốn theo quy định. o Đơn vị được mở thêm các sổ kế tốn chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. o Ghi sổ kế tốn phải thực hiện liên tục trong suốt niên độ, khi chuyển sang sổ mà chưa kết thúc kỳ kế tốn niên độ thì phải ghi rõ "cộng mang sang" ở trang trước và ghi "cộng trang trước" ở trang tiếp theo. Khi ghi sổ kế tốn cĩ một số sai sĩt, do vậy, kế tốn cần phải nắm được kỹ thuật sửa chữa sổ: 31
32. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Các sai sĩt thường gặp: ƒ Ghi sai các số liệu. ƒ Bỏ sĩt nghiệp vụ . ƒ Ghi lặp nghiệp vụ trên cùng một sổ. ƒ Ghi sai quan hệ đối ứng. o Kỹ thuật chữa sổ kế tốn: ƒ Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sĩt bằng cách gạch một đường thẳng xố bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xố bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn bên cạnh chỗ sửa. ƒ Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sĩt khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch cịn thiếu so với chứng từ. ƒ Phương pháp ghi số âm (cịn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sĩt bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút tốn đã ghi sai để huỷ bút tốn đã ghi sai. Ghi lại bút tốn đúng bằng mực thường để thay thế. o Ví dụ minh họa cho kỹ thuật chữa sổ kế tốn: Phương pháp cải chính Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp ghi sổ âm Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 32
33. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn ƒ Phương pháp cải chính: Nghiệp vụ anh Tuấn hồn ứng, số tiền 5.000.000đ nhưng kế tốn viết nhầm thành 500.000đ. Kế tốn sửa sổ theo phương pháp cải chính: Gạch một đường thẳng vào số tiền viết sai rồi viết số đúng bên cạnh. Sau khi sửa xong, kế tốn trưởng ký bên cạnh chỗ sửa (xem hình dưới). ƒ Phương pháp ghi bổ sung: Nghiệp vụ thanh tốn tiền mua xăng, số tiền 555.000đ nhưng kế tốn ghi sổ 540.000đ. Vì thế, phải ghi bổ sung thêm 15.000đ (xem hình dưới). ƒ Phương pháp ghi số âm: Cơng ty HAT trả tiền mua thép, số tiền 79.920.000đ, nhưng kế tốn ghi sổ nhầm thành 80.000.000đ. Vì thế, phải điều chỉnh bằng số âm 80.000đ (xem hình dưới). • Khĩa sổ Khĩa sổ thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế tốn, giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả. Trong một vài trường hợp kế tốn phải khĩa sổ trong kỳ để kết dư, kiểm tra số liệu. o Trước khi khĩa sổ cần ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút tốn điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu o Khi khĩa sổ kế tốn tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác của số liệu, sau đĩ ghi bút tốn khĩa sổ – chuyển cột của số dư các tài khoản. o Đối với sổ kế tốn ghi bằng máy vi tính, sau khi khĩa sổ phải in ra giấy và đĩng thành quyển riêng cho từng kỳ kế tốn năm. 2.3.2. Các hình thức kế tốn Hình thức sổ kế tốn là cách thức tổ chức hệ thống sổ kế tốn, bao gồm các loại sổ khác nhau về nội dung, về kết cấu, về phương pháp ghi chép và được liên kết với nhau trong một trình tự hạch tốn nhất định. Theo quy định của Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, cĩ 5 hình thức kế tốn như sau: • Hình thức kế tốn Nhật ký chung; • Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái; • Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; • Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ; • Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 2.3.2.1. Hình thức Nhật ký chung Đây là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thơng tin kế tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký, mà trọng tâm là Sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ, sau đĩ lấy số liệu trên các Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 33
34. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: o Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt; o Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức Nhật ký chứng từ cĩ những ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế tốn máy. o Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào Sổ cái. Chứng từ kế tốn Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế tốn chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG đặc biệt SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung 2.3.2.1. Hình thức nhật ký – Sổ cái Đây là hình thức kế tốn trực tiếp, kế tốn đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế 34
35. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. • Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Nhật ký – Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức Nhật ký – Sổ cái cĩ ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với các đơn vị cĩ quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế tốn ít. o Nhược điểm: Khơng áp dụng được cho những đơn vị kế tốn vừa và lớn, số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản Kết cấu sổ khơng thuận tiện cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên việc lập báo cáo bị chậm trễ. Chứng từ kế tốn Sỉ, thỴ Sổ, thẻ kế Sổ quỹ Bảng tổng hợp kÕ to¸n tốn chi tiết chứng từ kế chi tiÕt tốn cùng loại NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái 2.3.2.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức kế tốn phát triển cao hơn so với hình thức Nhật ký chung trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hĩa cao nhất trong hạch tốn kế tốn trên các mặt. • Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. o Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. 35
36. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. • Phân loại sổ kế tốn: Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Chứng từ ghi sổ; o Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; o Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức chứng từ ghi sổ cĩ ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phân đều trong tháng, dễ phân cơng chia nhỏ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mơ đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp. o Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của cơng tác kế tốn. Ch ứng từ kế tốn Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế từ kế tốn cùng loại tốn chi tiết Sổ Đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 2.3.2.3. Hình thức Nhật ký – Chứng từ Đây là hình thức kế tốn phát triển cao nhất, nĩ kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đĩ, đảm bảo tính chuyên mơn hĩa cao của sổ kế tốn, thực hiện chuyên mơn hĩa và phân cơng chuyên mơn hĩa lao động kế tốn. • Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ: Là tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản 36
37. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. • Phân loại sổ kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Nhật ký chứng từ; o Bảng kê; o Sổ Cái; o Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết. • Ưu điểm và nhược điểm: o Ưu điểm: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng cơng việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm cơng tác kế tốn, tiện lợi cho mọi việc chuyên mơn hĩa cán bộ kế tốn. o Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp do đĩ khơng phù hợp với những đơn vị cĩ quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cịn yếu. Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ Sổ, thẻ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ 2.3.2.4. Hình thức Kế tốn trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. 37
38. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay. Các yêu cầu phải đảm bảo khi doanh nghiệp sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính: • Cĩ đầy đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết cần thiết để áp dụng yêu cầu kế tốn theo quy định. Các sổ kế tốn tổng hợp phải cĩ đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế tốn. • Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khĩa sổ và sửa chữa sổ kế tốn theo quy định của Luật Kế tốn, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tốn và quy định của Chế độ kế tốn theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. • Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế tốn do Bộ Tài chính quy định tại Thơng tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. CHỨNG TỪ SỔ KẾ TỐN KẾ TỐN PHẦN MỀM KẾ TỐN • Sổ tổng hợp • Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ • Báo cáo tài chính KẾ TỐN MÁY VI TÍNH • Báo cáo kế tốn quản trị CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính 2.3.3. Trách nhiệm của người giữ sổ và ghi sổ Sổ kế tốn phải được quản lý chặt chẽ, phân cơng rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế tốn giao cho nhân viên nào thì nhân viên đĩ phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi cĩ sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế tốn trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế tốn giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế tốn trưởng ký xác nhận. 38
39. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học này sẽ giúp bạn tìm hiểu về chứng từ (cách lập, cách kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ) và tìm hiểu về sổ kế tốn (kết cấu, cách mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khố sổ, ). Thơng qua các ví dụ thực tế về chứng từ và sổ kế tốn ở cơng ty TNHH Thành Đạt bạn cĩ thể hiểu cách lập, sử dụng chứng từ kế tốn, cách ghi sổ kế tốn và ứng dụng nĩ trong cơng tác kế tốn của các doanh nghiệp. 39
40. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Trình bày khái niệm "chứng từ", ý nghĩa của chứng từ và nêu 05 ví dụ về chứng từ? 2. Trình bày khái niệm về hố đơn và cho ví dụ về 05 trường hợp sử dụng hố đơn? 3. Trình bày các yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ sung của chứng từ ? Cho ví dụ minh hoạ? 4. Trình bày khái niệm sổ kế tốn và các hình thức kế tốn theo chế độ kế tốn hiện hành? BÀI TẬP Với các giao dịch kinh tế (nghiệp vụ kinh tế) phát sinh trong tháng 8 năm N của cơng ty TNHH Thành Đạt, anh (chị) hãy liệt kê những chứng từ mà doanh nghiệp phải lập và lập chúng. 40
41. Bài 3: Tài khoản kế tốn Bài 3: TÀI KHOẢN KẾ TỐN Cơng ty TNHH Thành Đạt tiến hành hoạt động kinh doanh trong tháng 8 năm N với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Là kế tốn của cơng ty, bạn được giao nhiệm vụ ghi sổ kế tốn các nghiệp vụ này, bạn sẽ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của cơng ty vào những sổ kế tốn nào? Bài học này sẽ giúp bạn hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty TNHH Thành Đạt cũng như ứng dụng phương pháp đối ứng tài khoản trong hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Mục tiêu Nội dung • Hiểu được kết cấu của tài khoản kế tốn Bài 3 gồm 7 nội dung chính sau: chủ yếu. • Tài khoản kế tốn là gì? • Thực hiện được các định khoản theo • Nội dung, kết cấu của tài khoản kế tốn. cách ghi đơn và ghi kép. • Ghi đơn và ghi kép là gì? • Hiểu và chỉ ra được các quan hệ đối • Quan hệ đối ứng là gì? Cĩ những quan hệ ứng. đối ứng nào? • Phân biệt được kế tốn tổng hợp và kế • Thế nào là kế tốn tổng hợp, thế nào là tốn chi tiết. kế tốn chi tiết? • Nhớ được kết cấu một số tài khoản đặc • Kết cấu của một số tài khoản đặc biệt. biệt. • Hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp • Nắm được cơ bản hệ thống tài khoản kế hiện hành. tốn doanh nghiệp hiện hành. Thời lượng học Hướng dẫn học 15 tiết học. • Học viên nên tìm hiểu quá trình sản xuất kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp, đặc biệt liên hệ tại nơi làm việc để tìm hiểu các giao dịch kinh tế phát sinh như: mua hàng, thanh tốn tiền cho nhà cung cấp, trả lương cho nhân viên • Ơn lại Bài 2 – Chứng từ và Sổ kế tốn để liên hệ với việc hạch tốn các nghiêp vụ kinh tế trong tháng 8 của Cơng ty TNHH Thành Đạt tại bài này 41
42. Bài 3: Tài khoản kế tốn 3.1. Khái niệm và nội dung của tài khoản kế tốn 3.1.1. Khái niệm và kết cấu chung của tài khoản kế tốn 3.1.1.1. Khái niệm Tài khoản kế tốn (TKKT) là biểu hiện của phương pháp kế tốn được sử dụng để phân loại ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế tốn (từng khoản mục tài sản, khoản mục nguồn vốn, khoản mục doanh thu, chi phí). Trong đĩ, mỗi một đối tượng kế tốn được mở một tài khoản riêng biệt nhằm phản ánh thường xuyên, liên tục và cĩ hệ thống tình hình biến động cũng như số hiện cĩ của từng đối tượng kế tốn riêng biệt đĩ. Mỗi đối tượng kế tốn, người ta sử dụng một tài khoản kế tốn để phản ánh. Mỗi tài khoản chỉ quản lý, theo dõi, phản ánh một đối tượng kế tốn duy nhất. Như vậy, tài khoản kế tốn sẽ được mở ra để phản ánh các đối tượng kế tốn khác nhau của doanh nghiệp. Tài khoản kế tốn được sử dụng để phản ánh từng tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản trong quá trình kinh doanh. Nĩ giúp kế tốn phân loại và hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế tốn và Hệ thống tài khoản kế tốn. Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp hiện hành được ban hành theo chế độ kế tốn doanh nghiệp năm 2006 – Quyết định 15/2006/QP. Theo Hệ thống Tài khoản kế tốn của Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính ngày 20 tháng 3 năm 2006, mỗi một tài khoản cĩ mã số riêng của nĩ được ký hiệu bởi ba chữ số. Chữ số đầu tiên chỉ loại tài khoản, chữ số thứ hai chỉ nhĩm tài khoản trong loại, chữ số thứ ba chỉ thứ tự hoặc tên của tài khoản trong nhĩm. Hệ thống tài khoản kế tốn trong doanh nghiệp cĩ 9 loại (tài sản sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần, nguồn vốn theo mức độ trách nhiệm pháp lý giảm dần, sự vận động theo hoạt động và hoạt động khác). 3.1.1.2. Ý nghĩa • Tài khoản kế tốn phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo mối quan hệ giữa các mặt, các yếu tố, các quá trình và các loại tài sản, nguồn vốn, đáp ứng yêu cầu phản ánh nhanh chĩng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở những thời gian, địa điểm khác nhau. • Tài khoản kế tốn cho phép quản lý và theo dõi thường xuyên liên tục và cĩ hệ thống sự biến động và số hiện cĩ của từng đối tượng ở cả mức độ tổng thể và chi tiết. • Tài khoản kế tốn dùng để phân loại và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. 42
43. Bài 3: Tài khoản kế tốn 3.1.1.3. Kết cấu chung của tài khoản Mỗi tài khoản kế tốn được cấu tạo gồm 2 bên (phần), một bên để theo dõi biến động tăng của đối tượng kế tốn, bên cịn lại để theo dõi biến động giảm của đối tượng kế tốn. Vì trong quá trình vận động của một đối tượng kế tốn chỉ cĩ thể cĩ hai chiều hướng biến động là tăng lên hoặc giảm xuống, do vậy kết cấu của tài khoản cĩ hai bên. Kết cấu đơn giản của tài khoản kế tốn được thể hiện bằng mơ hình chữ T: Nợ Số hiệu và tên gọi Cĩ Khái niệm “Nợ”, “Cĩ” là thuật ngữ của kế tốn, khơng hồn tồn mang ý nghĩa về mặt ngơn ngữ. Mỗi tài khoản được mở ra cho một đối tượng kế tốn riêng biệt nên cĩ một số hiệu và tên gọi riêng, tên gọi này thường phù hợp với tên gọi của đối tượng kế tốn. • Trên tài khoản kế tốn phản ánh các chỉ tiêu đặc trưng cho đối tượng kế tốn bao gồm: o Số dư đầu kỳ: Là số hiện cĩ của đối tượng kế tốn vào thời điểm đầu kỳ. o Số phát sinh: Phản ánh sự biến động của đối tượng kế tốn trong kỳ. Số phát sinh cĩ số phát sinh tăng và số phát sinh giảm. Số phát sinh tăng phản ánh nghiệp vụ làm tăng đối tượng kế tốn đầu kỳ nên được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ, cịn số phát sinh giảm thì phản ánh nghiệp vụ làm giảm đối tượng kế tốn đầu kỳ nên được ghi ở bên đối lập. o Số dư cuối kỳ: Là số hiện cĩ của đối tượng kế tốn ở cuối kỳ kế tốn. Số dư cuối kỳ này là số dư đầu kỳ sau, vì thế số dư cuối kỳ được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ. Việc cộng số phát sinh để tính số dư cuối kỳ gọi là khĩa sổ kế tốn. Cơng việc này thường được thực hiện vào cuối kỳ kế tốn. Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm • Theo chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC, hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp được chia thành 10 loại, cụ thể như sau: o Loại 1: Tài sản ngắn hạn o Loại 2: Tài sản dài hạn o Loại 3: Nợ phải trả o Loại 4: Vốn chủ sở hữu o Loại 5: Doanh thu o Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh o Loại 7: Thu nhập khác 43
44. Bài 3: Tài khoản kế tốn o Loại 8: Chi phí khác o Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh o Loại 0: Tài khoản ngồi bảng 3.1.2. Kết cấu của các tài khoản chủ yếu 3.1.2.1. Tài khoản phản ánh tài sản (loại 1, loại 2) Tài khoản tài sản phản ánh các đối tượng kế tốn thuộc tài sản. Nĩ phản ánh sự vận động của tài sản: Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Cĩ Số dư đầu kỳ Phản ánh trị giá tài Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm sản hiện cĩ vào đầu kỳ Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm Số dư cuối kỳ Phản ánh trị giá tài sản giảm trong kỳ Phản ánh trị Phản ánh trị giá tài sản giá tài sản tăng trong kỳ hiện cĩ vào cuối kỳ 3.1.2.2. Tài khoản phản ánh nguồn vốn (loại 3, loại 4) Tài khoản nguồn vốn phản ánh các đối tượng thuộc nguồn hình thành nên tài sản. Nĩ phản ánh tình hình hiện cĩ và sự biến động của các loại nguồn vốn khác nhau trong doanh nghiệp. Kết cấu của Tài khoản nguồn vốn ngược lại với kết cấu cấu tài khoản tài sản. Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Cĩ Phản ánh Phản ánh trị Số dư đầu kỳ trị giá giá nguồn vốn nguồn Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng hiện cĩ vào vốn giảm đầu kỳ trong kỳ Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm Phản ánh trị giá nguồn vốn Số dư cuối kỳ tăng trong kỳ Phản ánh trị giá nguồn hiện cĩ vào cuối kỳ 3.1.2.3. Tài khoản chi phí (loại 6, loại 8) Kết cấu tài khoản chi phí tương đối giống tài khoản tài sản, tuy nhiên cuối kỳ nhĩm tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ. 44
45. Bài 3: Tài khoản kế tốn Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Cĩ Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Cuối kỳ khơng cĩ số dư 3.1.2.4. Tài khoản thu nhập (loại 5, loại 7) Kết cấu tài khoản chi phí tương đối giống tài khoản nguồn vốn, tuy nhiên cuối kỳ nhĩm tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ. Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Cĩ Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng Cuối kỳ khơng cĩ số dư 3.1.2.5. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh (loại 9) Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Cĩ Tập hợp chi phí được Tập hợp doanh thu, thu kết chuyển nhập được kết chuyển Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Cuối kỳ khơng cĩ số dư l LƯU Ý Tài khoản từ loại 6 đến loại 9 là tài khoản phản ánh sự vận động của tài sản, cuối kỳ những tài khoản này khơng cĩ số dư. Doanh thu + Thu nhập khác – Chi phí = Lợi nhuận Tại thời điểm cuối kỳ kế tốn, doanh nghiệp phải xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Khi xác định lợi nhuận theo cơng thức trên thì doanh thu, thu nhập và chi phí đều hết, do đĩ những tài khoản này khơng cịn số dư (lợi nhuận được phản ánh ở tài khoản vốn chủ sở hữu). 3.1.2.6. Tài khoản ngồi bảng Các tài khoản loại 0 dùng để phản ánh những tài sản hiện cĩ ở doanh nghiệp nhưng khơng thuộc quyền sở hữu hoặc kiểm sốt lâu dài của doanh nghiệp như: Tài sản thuê ngồi; vật tư, hàng hố nhận giữ hộ, nhận gia cơng; hàng hố nhận bán hộ, nhận ký gửi. Bên cạnh đĩ, loại tài khoản này cịn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các tài khoản trong Bảng cân đối kế tốn, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: Nợ khĩ địi đã xử lý; ngoại tệ các loại (chi tiết theo nguyên tệ) dự tốn chi sự nghiệp. Tài khoản ngồi bảng sử dụng như tài khoản tài sản. 45
46. Bài 3: Tài khoản kế tốn 3.2. Ghi chép trên tài khoản kế tốn Khái niệm: Ghi chép trên tài khoản kế tốn là việc phản ánh một cách cĩ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế tốn trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc (hay cịn được gọi là ghi sổ của kế tốn). Ghi chép trên tài khoản kế tốn phải thể hiện các thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế đã diễn ra trong một kỳ kế tốn theo trình tự thời gian cũng như các số hiện cĩ vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Tùy thuộc vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ cũng như mối quan hệ giữa các đối tượng kế tốn. Việc ghi chép trên tài khoản được chia thành hai loại: ghi đơn và ghi kép. 3.2.1. Ghi đơn Khái niệm: Ghi đơn là việc phản ánh một nghiệp vụ kinh tế (NVKT) phát sinh vào từng tài khoản kế tốn riêng biệt, độc lập mà khơng phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế tốn do ảnh huởng của NVKT này. Phạm vi áp dụng: Ghi đơn áp dụng cho các tài khoản ngồi bảng, phản ánh chi tiết thêm các nghiệp vụ đã phản ánh rồi. Ví dụ: Bạn thuê một ơ tơ trong một tháng, giá thuê là 4.000.000đ, giá trị xe là 350.000.000đ. Là người thuê xe, bạn chỉ quan tâm đến số tiền thuê xe trong tháng là 4.000.000đ, vì nĩ được ghi nhận là chi phí của bạn. Tuy nhiên, trong kế tốn, giá trị của xe là 350.000.000đ vẫn được phản ánh trên tài khoản 001 "Tài sản thuê ngồi". Ghi đơn chỉ phản ánh sự vận động của bản thân đối tượng kế tốn, do vậy chỉ được sử dụng để phản ánh các mối quan hệ pháp lý ngồi vốn hoặc chi tiết cho một số đối tượng kế tốn khác. 3.2.2. Ghi kép Khái niệm: Ghi kép là phương pháp kế tốn phản ánh sự biến động của các đối tượng kế tốn vào tài khoản kế tốn theo đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế và mối quan hệ giữa chúng. Phạm vi áp dụng: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đồng thời hay cịn gọi là tác động kép đến ít nhất hai đối tượng kế tốn dẫn đến những biến động làm tăng, giảm tài sản hoặc nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phản ánh được sự biến động này, kế tốn phải phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản kế tốn cĩ liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ cũng như mối quan hệ giữa các đối tượng kế tốn liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đĩ. Đĩ chính là ghi kép trong kế tốn. 46
47. Bài 3: Tài khoản kế tốn Tĩm lại: Ghi kép là phương pháp ghi nhận sự biến động đồng thời của các đối tượng kế tốn bởi tác động kép của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế tốn cĩ liên quan bằng cách: (1) Ghi 2 lần số phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản kế tốn liên quan, trong đĩ: Ghi Nợ tài khoản này đồng thời ghi Cĩ cho tài khoản khác; (2) Số tiền ghi Nợ = Số tiền ghi Cĩ. 3.2.2.1. Định khoản kế tốn Khái niệm: Định khoản kế tốn là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Cĩ, với số tiền cụ thể là bao nhiêu đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc ghi kép. Định khoản kế tốn được tiến hành theo các bước sau: • Xác định đối tượng kế tốn liên quan; • Xác định tài khoản liên quan, kết cấu của tài khoản đĩ, từ đĩ xác định ghi Nợ hay ghi cĩ các tài khoản này; • Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản; • Ghi Nợ, Cĩ vào các tài khoản kế tốn. 3.2.2.2. Các ví dụ Nghiên cứu các nghiệp vụ kinh tế tháng 8 năm N phát sinh của Cơng ty TNHH Thành Đạt: Nghiệp vụ 1: Ngày 01/08/N, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 30.000.000đ, phiếu thu số 01, giấy báo Nợ số 101. d Bước 1 – Xác Bước 2 – Xác định tài khoản, Bước 3 – Xác định số Bước 4 – định đối tượng kết cấu của tài khoản, ghi Nợ tiền cụ thể ghi vào Định khoản kế tốn hay ghi Cĩ từng tài khoản Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh 30.000.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK111: 30.000.000 Tiền gửi TK 112, TK tài sản, phát sinh 30.000.000 Cĩ TK112: 30.000.000 ngân hàng giảm – ghi Cĩ Nghiệp vụ 2: Ngày 03/08/N, chi tạm ứng chu bà Thu Hà theo giấy đề nghị tạm ứng số 341 ngày 28/07/N số tiền: 5.000.000đ phiếu chi số 021. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Tạm ứng TK 141, TK tài sản, phát sinh tăng – ghi Nợ 5.000.000 Nợ TK141: 5.000.000 Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh giảm – ghi Cĩ 5.000.000 Cĩ TK111: 5.000.000 Nghiệp vụ 3: Giấy báo Cĩ số 02/08/N của ngân hàng ngày 02/08/N về số tiền cơng ty Phương Đơng thanh tốn số tiền hàng nợ kỳ trước: số tiền 51.030.000đ. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Tiền gửi ngân hàng TK 112, TK tài sản, phát sinh 51.030.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK112: 51.030.000 Phải thu Tk 131, TK tài sản, phát sinh 51.030.000 Cĩ TK131: 51.030.000 của khách hàng giảm – ghi Cĩ 47
48. Bài 3: Tài khoản kế tốn Nghiệp vụ 4: Ngày 06/08/N, vay ngắn hạn ngân hàng để trả cho cơng ty Minh Hằng tồn bộ số tiền nợ tháng trước, số tiền 185.000.000đ, báo nợ số ngày 06/08/N. s Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 - Định khoản Phải trả cho người TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn vốn, 185.000.000 bán phát sinh giảm – ghi Nợ Nợ TK331: 185.000.000 Vay ngắn hạn TK 311, TK nguồn vốn, phát sinh 185.000.000 Cĩ TK 311: 185.000.000 tăng – ghi Cĩ Nghiệp vụ 5: Ngày 08/08, mua cơng cụ dụng cụ của cơng ty Minh Hằng, giá mua 6.200.000đ, tiền hàng chưa thanh tốn. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Cơng cụ dụng cụ TK 153, TK tài sản, phát sinh 6.200.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK 153: 6.200.000 Phải trả TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn 6.200.000 Cĩ TK 331: 6.200.000 cho người bán vốn, phát sinh tăng – ghi Cĩ Nghiệp vụ 6: Ngày 12/08/N, thanh tốn tiền mua cơng cụ dụng cụ cho cơng ty Minh Hằng bằng tiền mặt. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Phải trả cho người bán TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn 6.200.000 vốn, phát sinh giảm – ghi Nợ Nợ TK 331: 6.200.000 Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh 6.200.000 Cĩ TK 111: 6.200.000 giảm – ghi Cĩ LƯU Ý Đối với mỗi định khoản, cần ghi những TK ghi Nợ trước, những TK ghi Cĩ sau. Khơng nên sử dụng các định khoản phức tạp (nhiều TK ghi Nợ, nhiều TK ghi cĩ), bởi vì nĩ sẽ thể hiện khơng rõ ràng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đơi khi cĩ thể dẫn đến sai sĩt hoặc gian lận. Nếu cĩ các nghiệp vụ phức tạp nên tách chúng thành hai hay nhiều định khoản đơn giản. 3.3. Các mối quan hệ đối ứng chủ yếu 3.3.1. Khái niệm Quan hệ đối ứng kế tốn là khái niệm dùng để biểu thị mối quan hệ hai mặt giữa tài sản và nguồn vốn hoặc giữa tình hình tăng, giảm của tài sản và nguồn hình thành tài sản của các đối tượng kế tốn cụ thể trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực chất quan hệ đối ứng là mối quan hệ giữa các tài khoản kế tốn trong cùng một định khoản kế tốn do ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế gây ra. 3.3.2. Các mối quan hệ đối ứng Với phương trình cơ bản của kế tốn: Tổng Tài sản = Tổng nguồn vốn thì tất cả các NVKT phát sinh đều thuộc 4 loại quan hệ đối ứng chủ yếu được thể hiện trong sơ đồ sau: 48
49. Bài 3: Tài khoản kế tốn (3) Tài sản tăng Nguồn vốn tăng (1) (2) Tài sản giảm Nguồn vốn giảm (4) Sơ đồ 3.1. Các mối quan hệ đối ứng Chú thích sơ đồ: (1). Nghiệp vụ làm tăng Tài sản này, giảm Tài sản khác (TS tăng – TS giảm) làm cho tổng tài sản khơng thay đổi. (2). Nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác (NV tăng – NV giảm) làm cho tổng nguồn vốn khơng thay đổi. (3). Nghiệp vụ làm tăng tài sản này, tăng nguồn vốn khác (TS tăng – NV tăng) làm cho tổng tài sản và tổng nguồn vốn cùng tăng. (4). Nghiệp vụ làm giảm tài sản này, giảm nguồn vốn khác (TS giảm – NV giảm) làm cho tổng tài sản và nguồn vốn cùng giảm. Ví dụ Quay trở lại các ví dụ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty TNHH Thành Đạt đã được định khoản ở mục 3.2.2.2 – Các ví dụ: a TT Các bút tốn Quan hệ đối ứng Nợ TK111: 30.000.000 1 Tài sản tăng – Tài sản giảm Cĩ TK112: 30.000.000 Nợ TK141: 5.000.000 2 Tài sản tăng – Tài sản giảm Cĩ TK111: 5.000.000 Nợ TK112: 51.030.000 3 Tài sản tăng – Tài sản giảm Cĩ TK131: 51.030.000 Nợ TK331: 185.000.000 4 Nguồn vốn tăng – Nguồn vốn giảm Cĩ TK 311: 185.000.000 Nợ TK 153: 6.200.000 5 Tài sản tăng – Nguồn vốn tăng Cĩ TK 331: 6.200.000 Nợ TK 331: 6.200.000 6 Nguồn vốn giảm – Tài sản giảm Cĩ TK 111: 6.200.000 49
50. Bài 3: Tài khoản kế tốn 3.4. Kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết 3.4.1. Kế tốn tổng hợp Kế tốn tổng hợp thực hiện nhằm phản ánh và kiểm tra một cách tổng quát từng đối tượng kế tốn cụ thể (tài sản, nguồn vốn). Tài khoản sử dụng trong kế tốn tổng hợp được gọi là tài khoản tổng hợp hay cịn gọi là tài khoản cấp 1. Tài khoản (TK) cấp 1: được đánh số hiệu gồm 3 chữ số. Chữ số đầu tiên đại diện cho loại TK. Chữ số thứ 2 đại diện cho nhĩm TK. Chữ số thứ 3 đại diện cho số thứ tự của TK). Tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập các báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này cĩ nhiệm vụ cung cấp thơng tin về tình hình về nhiều mặt của doanh nghiệp và do vậy, phải giới hạn ở những chỉ tiêu chung. Thước đo sử dụng của kế tốn tổng hợp chỉ cĩ một loại thước đo duy nhất, đĩ là thước đo giá trị. 3.4.2. Kế tốn chi tiết Kế tốn chi tiết hay cịn gọi là kế tốn phân tích giúp phản ánh và kiểm tra một cách chi tiết, cụ thể từng loại tài sản, nguồn vốn theo yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị kế tốn. Kế tốn chi tiết cùng với tài khoản tổng hợp các tài khoản phân tích cung cấp những chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp. Tài khoản kế tốn sử dụng để thực hiện kế tốn chi tiết là tài khoản chi tiết hay cịn gọi là tài khoản phân tích hay tài khoản cấp 2, thậm chí cấp 3 (thể hiện ở các sổ chi tiết). Để thực hiện kế tốn chi tiết kế tốn cần phải sử dụng cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật. 50
51. Bài 3: Tài khoản kế tốn TK cấp 2: Chi tiết hố cụ thể hố TK cấp 1, gồm cĩ 4 chữ số, 3 chữ số đầu là chữ số của TK cấp 1 mà nĩ phản ánh, chữ số thứ 4 là số thứ tự của TK cấp2. 3.5. Kết cấu của một số tài khoản đặc biệt Cĩ 04 nhĩm tài khoản đặc biệt như sau: • Nhĩm các tài khoản dùng để điều chỉnh giảm giá trị tài sản: Thuộc nhĩm này gồm cĩ các tài khoản: TK 129, TK 139, TK 149, TK 159, TK 214, TK 229. Thơng tin phản ánh trên các tài khoản này, nhằm điều chỉnh giá trị của tài sản theo giá trị cịn lại hoặc theo giá thị trường trong trường hợp giá ghi sổ của tài sản lớn hơn giá thị trường (lập dự phịng giảm giá tài sản). Kết cấu của các tài khoản thuộc nhĩm này ngược lại với kết cấu của tài khoản được nĩ điều chỉnh (tài khoản tài sản), khi lập bảng cân đối kế tốn các tài khoản này được phản ánh bên phần tài sản với số dư âm (viết trong ngoặc). CHÚ Ý Các tài khoản: TK 129, TK 139, TK 149, TK 159, TK 214, TK 229 cĩ kết cấu ngược với tài khoản tài sản, số dư bên Cĩ. Khi lập bảng cân đối kế tốn được phản ánh bên tài sản với số dư âm. • Nhĩm tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng: Nhĩm này bao gồm các tài khoản: TK 521 “Chiết khấu thương mại”, TK 531 “Hàng bán bị trả lại”, TK 521 “Giảm giá hàng bán”. Các tài khoản này cĩ kết cấu ngược với kết cấu của tài khoản doanh thu. Cĩ thể khái quát kết cấu chung của các tài khoản này như sau: Nợ TK 521 (531, 532) Cĩ Khoản chiết khấu thương mại, giảm Kết chuyển khoản chiết khấu thương giá hàng bán, doanh thu của hàng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu bị trả lại phát sinh trong kỳ. của hàng bị trả lại để trừ vào doanh thu trong kỳ 51
52. Bài 3: Tài khoản kế tốn CHÚ Ý Các tài khoản TK 521, TK 531, TK 532 cĩ kết cấu ngược với tài khoản doanh thu (TK511), dùng điều chỉnh doanh thu bán hàng trong kỳ, cuối kỳ khơng cĩ số dư. • Nhĩm tài khoản lưỡng tính: Nhĩm tài khoản này gồm: TK 131 “Phải thu của khách hàng” và TK 331 “Phải trả cho người bán”. TK 131 vừa phản ánh khoản phải thu của khách hàng vừa phản ánh khoản tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp; TK 331 “Phải trả cho người bán” vừa phản ánh số tiền doanh nghiệp nợ người bán vừa phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán. Do nhà cung cấp cũng như khách hàng của doanh nghiệp cĩ thể bao gồm nhiều đơn vị khác nhau, vì thế số xác định số dư của hai tài khoản này khơng được bù trừ số liệu của “phải thu của khách hàng” và “nhận ứng trước của khách hàng”, giữa “phải trả cho người bán” và khoản “ứng trước tiền cho người bán”. Tài khoản 131 Tài khoản 331 Dư nợ Phản ánh – Phải thu của Phản ánh – ứng trước tiền cho người bán khách hàng Trên bảng cân đối kế tốn – Trên bảng cân đối kế tốn – phản ánh phản ánh bên tài sản tài sản Dư cĩ Phản ánh – nhận ứng trước của Phản ánh – Phải trả cho người bán khách hàng Trên bảng cân đối kế tốn – phản Trên bảng cân đối kế tốn – phản ánh ánh bên nguồn vốn bên nguồn vốn o Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 “Phải thu của khách hàng” Bên Nợ: ƒ Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hố, bất động sản, đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ; ƒ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Cĩ: ƒ Số tiền khách hàng đã trả nợ; ƒ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; ƒ Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng cĩ khiếu nại; ƒ Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (cĩ thuế GTGT hoặc khơng cĩ thuế GTGT); ƒ Số tiền chiết khấu thanh tốn và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên Nợ: Số tiền cịn phải thu của khách hàng. Tài khoản này cĩ thể cĩ số dư bên Cĩ: Số dư bên Cĩ phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế tốn, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 52
53. Bài 3: Tài khoản kế tốn o Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331 “Phải trả cho người bán” Bên Nợ: ƒ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hố, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; ƒ Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hố, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hồn thành bàn giao; ƒ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hố hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; ƒ Chiết khấu thanh tốn và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; ƒ Giá trị vật tư, hàng hố thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Cĩ: ƒ Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hố, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; ƒ Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hố, dịch vụ đã nhận, khi cĩ hố đơn hoặc thơng báo giá chính thức. Số dư bên Cĩ: Số tiền cịn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này cĩ thể cĩ số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu cĩ) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế tốn, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. a CHÚ Ý Tài khoản TK 131 và TK 331 phản ánh cơng nợ được gọi là tài khoản hỗn hợp (lưỡng tính). Nĩ cĩ thể cĩ đồng thời số dư bên nợ và bên cĩ. Khi lập bảng cân đối kế tốn số dư nợ phản ánh bên tài sản, số dư cĩ phản ánh bên nguồn vốn. • Nhĩm tài khoản điều chỉnh tăng, giảm cho nguồn vốn: TK 412“Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đối”, TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”. Nhĩm tài khoản này cĩ tác dụng điều hành tăng, giảm cho nguồn vốn, khi điều chỉnh tăng nguồn vốn: ghi Cĩ, khi điều chỉnh giảm: ghi Nợ. Vì thế, các tài khoản này cĩ thể cĩ số dư bên cĩ hoặc cĩ số dư bên nợ. Nếu số dư bên Cĩ thì khi phản ánh trên bảng cân đối kế tốn sẽ ghi bình thường (tăng nguồn vốn – ghi số dương), ngược lại nếu là số dư Nợ thì phải ghi số âm (giảm nguồn vốn). a CHÚ Ý Các tài khoản TK 412, TK 413, TK 421 dùng điều chỉnh tăng, giảm nguồn vốn. Vì thế, cĩ thể cĩ số dư nợ. Số dư các tài khoản này phản ánh bên nguồn vốn của bảng cân đối kế tốn, nếu dư cĩ phản ánh số dương, nếu dư nợ phản ánh số âm. 53
54. Bài 3: Tài khoản kế tốn TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học này đề cập đến tài khoản kế tốn, phương pháp đối ứng tài khoản kế tốn trong hệ thống các phương pháp kế tốn; cách ghi chép trên tài khoản kế tốn gồm cả ghi đơn và ghi kép; các mối quan hệ đối ứng và kết cấu của các loại tài khoản chủ yếu phản ánh tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí của hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp hiện hành. Bên cạnh đĩ bài học cịn giới thiệu về kế tốn tổng hợp, kế tốn chi tiết và cách phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tiến hành định khoản kế tốn. 54
55. Bài 3: Tài khoản kế tốn BÀI TẬP Bài tập 3.1. Doanh nghiệp Hải Yến cĩ thơng tin về tình hình sản xuất kinh doanh trong tháng 6/N như sau: A. Số dư đầu tháng của một số tài khoản: TK 111 “Tiền mặt”: 20.000.000đ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” 45.000.000đ TK 334 “Phải trả người lao động” 22.000.000đ TK 331 “Phải trả cho người bán” 120.000.000đ B. Tình hình phát sinh trong tháng: (Đơn vị tính : 1.000đ) a. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quĩ tiền mặt : 15.000 b. Mua một lơ hàng trị giá 120.000, tiền chưa thanh tốn cho người bán, hàng về nhập kho đủ. c. Vay dài hạn ngân hàng để mua một tài sản cố định hữu hình cĩ giá trị: 150.000. d. Chi tiền gửi ngân hàng để trả lương cho nhân viên: 20.000 e. Vay ngắn hạn ngân hàng để trả cho người bán 100.000. f. Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên A phịng kinh doanh đi mua hàng, số tiền 12.000. g. Nhân viên A phịng kinh doanh đã mua hàng hố nhập kho đủ, số tiền mua 10.000, số tiền thừa ơng A đã hồn lại phịng kế tốn bằng tiền mặt. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh vào sơ đồ các tài khoản TK111, TK 112, TK334, TK 331. Bài số 3.2. Giải thích các định khoản sau: (đọc nội dung kinh tế của các nghiệp vụ này) a. Nợ TK 156: 120 tr Cĩ TK 112: 120tr Ví dụ: Mua hàng hố trị giá mua chưa thuế 120tr, thuế GTGT 10%, tiền hàng đã thanh tốn bằng TGNH b. Nợ TK152: 120tr Cĩ TK151: 120tr c. Nợ TK211: 150tr Cĩ TK331: 150tr d. Nợ TK331: 165tr Cĩ TK 112: 65tr Cĩ TK 311: 100tr e. Nợ TK141: 20tr Cĩ TK111: 20tr f. Nợ TK112: 100tr 55