Kế toán quản trị - Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị

Nội dung text: Kế toán quản trị - Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị

1. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Giới thiệu Bài 1 sẽ giúp cho học viên có được các thông tin cơ bản nhất để có cái nhìn tổng quan về các loại kế toán, vai trò của kế toán quản trị, các yêu cầu của thông tin kế toán quản trị cũng như nội dung của công tác này. Nội dung Mục tiêu Nội dung của kế toán quản trị. Sau khi học xong bài này, học viên sẽ: So sánh kế toán quản trị và kế toán Hiểu được kế toán quản trị là gì? tài chính. Nắm được mục tiêu, vai trò và nội dung của Yêu cầu thông tin đối với nhà quản trị. kế toán quản trị. Phân biệt được kế toán quản trị và kế toán tài chính. Nắm được yêu cầu thông tin đối với nhà Thời lượng học quản trị. 6 tiết ACC304_Bai 1_v1.0010110228 1
2. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình huống Công ty thương mại Hưng Thịnh chuyên kinh doanh ba loại sản phẩm A, B và C. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 200X có một số số liệu sau: (đơn vị tính: đồng) Doanh thu 12.000.000 Giá vốn hàng bán 7.000.000 Chi phí bán hàng 2.400.000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.100.000 Lợi nhuận chưa phân phối 1.500.000 Chủ doanh nghiệp mong muốn biết được tỷ suất lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ kế toán 200X để từ đó có thể ra quyết định hướng tới phát triển sản phẩm có lợi nhuận cao hơn. Câu hỏi 1. Hãy xác định mức lợi nhuận gộp (giá trị tuyệt đối và giá trị tương đối). Liệu các thông tin trên có đủ để cho nhà quản lý ra quyết định của mình không? 2. Để có thể lựa chọn phát triển hoặc loại bỏ một sản phẩm trong ba sản phẩm trên, nhà quản trị cần thông tin gì? Liệu thông tin kế toán tài chính có thể trả lời được câu hỏi trên không? 2 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
3. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị 1.1. Khái niệm và đối tượng, mục tiêu của kế toán quản trị 1.1.1. Khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm Kế toán quản trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức. Các nhà quản lý dựa vào thông tin kế toán quản trị để tiến hành hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức. Theo Luật Kế toán Việt Nam, kế toán quản trị được định nghĩa là “việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật Kế toán, Khoản 3, Điều 4). Như vậy, kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản trị và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức. 1.1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị Tình huống 1: Giả sử các sản phẩm của doanh nghiệp Hưng Thịnh được tiêu thụ trong kỳ 200X như sau: Sản phẩm Doanh thu Giá vốn hàng bán A 7.200.000 4.900.000 B 3.000.000 1.100.000 C 1.800.000 1.000.000 Cộng 12.000.000 7.000.000 Câu hỏi 1: Hãy xác định lợi nhuận gộp của từng loại sản phẩm (giá trị tuyệt đối và giá trị tương đối) và phân tích kết quả đạt được. Lợi nhuận gộp trên từng sản phẩm là: Sản phẩm Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp % A 7.200.000 4.900.000 2.300.000 31,9% B 3.000.000 1.100.000 1.900.000 63,3% C 1.800.000 1.000.000 800.000 44,4% Cộng 12.000.000 7.000.000 5.000.000 41,67% Nhìn vào kết quả trên đây, chúng ta nhận thấy mức lợi nhuận gộp trung bình là 41,67% nhưng chỉ có sản phẩm B và C là đạt được trên mức này còn sản phẩm A không đạt được mức này. Tình huống 2: Với kết quả của tình huống 1, giả sử nhà quản lý mong muốn biết được kết quả kinh doanh của từng loại sản phẩm. Câu hỏi 2: Dựa trên các số liệu bổ sung sau đây, hãy cho biết lợi nhuận kinh doanh mà từng loại sản phẩm đóng góp vào lợi nhuận chưa phân phối của doanh nghiệp. ACC304_Bai 1_v1.0010110228 3
4. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Chi phí bán hàng được phân bổ cho 3 sản phẩm theo tỷ lệ 60% cho A, 20% cho B và 20% cho C. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho ba sản phẩm theo tỷ lệ 40% cho A, 30% cho B và 30% cho C. Trả lời: 0 Tiêu chí A B C Doanh thu bán hàng 7.200.000 3.000.000 1.800.000 Giá vốn hàng bán 4.900.000 1.100.000 1.000.000 Lợi nhuận gộp 2.300.000 1.900.000 800.000 Chi phí bán hàng 660.000 220.000 220.000 Chi phí quản lý doanh nghiệp 600.000 450.000 450.000 Lợi nhuận chưa phân phối 1.040.000 1.230.000 130.000 % tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0,14 0,41 0,07 Qua bảng trên chúng ta nhận thấy: Sản phẩm B là sản phẩm mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp nhất với 1.230.000 đồng với tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu đạt 41% (tức là 1 đồng doanh thu đã mang lại 0,41 đồng lợi nhuận), trong khi đó sản phẩm A chỉ mang lại 0,14 đồng còn sản phẩm C chỉ mang lại có 0,07 đồng. Vì vậy doanh nghiệp có thể xem xét và phát triển sản phẩm B, còn sản phẩm C thì nên xem xét và có thể thu hẹp sản xuất. Câu hỏi 3: Hãy giải thích tại sao kế toán tài chính không cung cấp đủ thông tin cho nhà quản lý để xác định được lợi nhuận cho từng sản phẩm. Qua các tình huống trên, chúng ta nhận thấy, một trong những chức năng của kế toán quản trị là đo lường. Kế toán quản trị cho phép doanh nghiệp đo lường được các khoản chi phí cũng như kết quả hoạt động của từng đối tượng cụ thể: Về phạm vi: Kế toán quản trị gồm các thông tin tài chính như giá phí, thông tin về các hoạt động kinh doanh như tỷ lệ sản phẩm hỏng v.v Về mục đích: Kế toán quản trị giúp cho tổ chức đạt mục tiêu chiến lược nhưng đó không phải là mục tiêu lập báo cáo tài chính hay báo cáo thuế. Về thuộc tính: Kế toán quản trị gồm ba thuộc tính: Kỹ thuật, hành vi ứng xử và văn hóa.  Thuộc tính kỹ thuật: Làm gia tăng sự hiểu biết các hiện tượng được đo lường và cung cấp các thông tin thích hợp cho quyết định chiến lược.  Thuộc tính hành vi ứng xử: Khuyến khích các hành động nhất quán với mục tiêu của tổ chức.  Thuộc tính văn hóa: Hỗ trợ hay tạo ra giá trị văn hóa, lòng tin và giá trị đạo đức trong tổ chức và xã hội. Một hệ thống kế toán quản trị tốt là một hệ thống đo lường tốt, hướng vào quy trình sản xuất và có tác động tích cực đến hành vi của các cá nhân trong tổ chức cùng hướng vào thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. 4 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
5. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Vậy thế nào là một hệ thống đo lường tốt? Hệ thống đo lường tốt phải có hai đặc điểm chính sau: Thông tin đưa ra phải thích hợp và có tác động làm thay đổi hay cải thiện các quyết định theo hướng tích cực. Nếu nhà quản lý không biết hay không đưa ra được quyết định đúng thì thông tin được đưa ra không còn thích hợp. Ví dụ: Hệ thống kế toán quản trị tiếp tục thu thập và báo cáo các thông tin về sử dụng lao động trong phân xưởng sản xuất ngay cả khi quá trình sản xuất này đã được tự động hóa, làm cho chi phí nhân công chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí. Vì vậy, thông tin này sẽ không được sử dụng. Tập trung vào đo lường kết quả theo từng trung tâm trách nhiệm trong tổ chức. Ngày nay, nhà quản lý hiểu rằng kết quả ngày mai phụ thuộc vào tổ chức thực hiện công việc sản xuất sản phẩm hay dịch vụ ngay trong hôm nay. Do quá trình sản xuất hay dịch vụ được diễn ra theo chiều ngang, nghĩa là diễn ra trong các bộ phận của tổ chức và hệ thống đo lường thông qua hệ thống trách nhiệm của tổ chức. Hệ thống kế toán quản trị hướng vào quy trình sản xuất chủ yếu là hướng vào việc đo lường tính toán kết quả của quy trình sản xuất, theo từng bộ phận tham gia trong quy trình nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Với hệ thống kế toán hướng vào quy trình sản xuất sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp trên các khía cạnh sau: Thứ nhất là hiểu được mối quan hệ nhân quả. Ví dụ, hoạt động nào làm phát sinh chi phí; tại sao các hoạt động này không sinh lợi. Thứ hai là nhận diện những hoạt động không làm tăng thêm giá trị, ví dụ như nhận diện những công việc thừa hay những hoạt động không đáp ứng yêu cầu của khách hàng từ đó có thể tổ chức lại quá trình sản xuất cho hợp lý. Thứ ba là hiểu được mối quan hệ giữa các sự kiện trong chuỗi các sự kiện, ví dụ thông tin kế toán quản trị có thể chỉ ra ảnh hưởng của nhà cung cấp hay nhà phân phối đến giá trị sản phẩm hay dịch vụ mà khách hàng phải trả. Thứ tư là tách biệt các tác động bên trong và bên ngoài tổ chức, ví dụ kế toán quản trị có thể chỉ ra bộ phận nào của quá trình sản xuất cản trở khả năng sản xuất và đưa đến sự bất mãn cho khách hàng. Hệ thống kế toán quản trị có tác động đến hành vi của các cá nhân trong tổ chức là do cách thức đo lường của kế toán quản trị có thể làm ảnh hưởng đến cách cư xử của con người trong tổ chức, biểu hiện ở chỗ: Làm thay đổi nhận thức: Cái mà được đo lường, tính toán, thường được nổi bật và người ta thấy rõ vật đó hơn. Vì vậy thông thường các quyết định sẽ được đưa ra sau khi đã có sự đo lường, tính toán cụ thể. Ví dụ như các tính toán về chi phí cho việc bảo vệ môi trường sẽ làm cho nhà quản trị nghiêng về phía quyết định mua thiết bị không thải khí hại môi trường dù giá cả có đắt hơn. Khuyến khích các hành vi đúng đắn: Khi một khoản được tính toán thì đó là dấu hiệu của mong muốn thay đổi thái độ và hành vi, ví dụ khi tính toán tỷ lệ việc giao ACC304_Bai 1_v1.0010110228 5
6. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị hàng đúng hạn là dấu hiệu của sự mong muốn giao hàng đúng hạn nhiều hơn và sau khi tính toán được tỷ lệ này sẽ dẫn đến hành vi lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về thời hạn giao hàng. Thay đổi thái độ và sự kỳ vọng: Việc tính toán là cơ sở cho sự đánh giá có khuynh hướng làm thay đổi thái độ và sự kỳ vọng của mỗi cá nhân. Ví dụ thiết lập định mức thời gian cho một công việc chính là thiết lập mục tiêu cho sự kỳ vọng đạt được mục tiêu thời gian. Khi đạt được định mức, người ta sẽ nhớ lại những cố gắng, những kỳ vọng đã qua và lại cố gắng để đạt thành tích cao hơn, nhưng nếu như không đạt được định mức thì thành tích có thể thấp hơn trong kỳ tới. Thay đổi quan điểm: Người ta thường có khuynh hướng giải thích nguyên nhân của sự thành công gắn với quyết định và hành động của họ, nhưng lại giải thích nguyên nhân của sự thất bại lại gắn với các yếu tố khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của họ. Do vậy, người ta có thể thay đổi quan điểm bởi sự tính toán của kế toán quản trị và dẫn đến sự thay đổi về hành vi. Tất cả những biểu hiện trên cho thấy: Các tính toán của kế toán quản trị đã tạo ra các biến số tác động về tâm lý – xã hội và kết quả của nó là làm thay đổi hành vi của con người trong tổ chức. Những hành vi của cá nhân trong tổ chức sẽ tạo ra giá trị văn hóa của một tổ chức. Giá trị văn hóa của tổ chức bao gồm: Lòng tin và giá trị đạo đức, quan điểm phân phối lợi ích kinh tế, và biểu tượng của tổ chức. Đây chính là những biến số văn hoá bị tác động bởi việc tính toán của kế toán quản trị. 1.1.2. Đối tượng của kế toán quản trị 1.1.2.1. Phản ánh chi tiết đối tượng của kế toán nói chung theo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp Một tổ chức có thể được xác định như là một nhóm người liên kết với nhau để thực hiện một mục tiêu chung nào đó. Một ngân hàng thực hiện các dịch vụ tài chính là một tổ chức, một trường đại học thực hiện nhiệm vụ giáo dục đào tạo cũng là một tổ chức Một tổ chức phải được hiểu là những con người trong tổ chức chứ không phải là của cải vật chất (tài sản) của tổ chức. Một tổ chức có những mục tiêu gì? Câu trả lời thật không đơn giản. Tuy nhiên, đó lại là cơ sở để ra quyết định về chiến lược và sách lược của tổ chức. Mục tiêu hoạt động của các tổ chức rất đa dạng và khác nhau. Trong mỗi một giai đoạn phát triển khác nhau, một tổ chức có thể xác định một hoặc một số mục tiêu nhất định. Dưới đây là một số mục tiêu thường gặp của các tổ chức: Tối đa hóa lợi nhuận hoặc đạt được mức lợi nhuận mong muốn. Giảm thiểu chi phí. Tối đa hóa thị phần hoặc đạt được một mức thị phần nào đó. Nâng cao chất lượng sản phẩm, dẫn đầu chất lượng sản phẩm. Duy trì được sự tồn tại của doanh nghiệp. Tăng trưởng. 6 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
7. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Tối đa giá trị tài sản. Đạt được sự ổn định trong nội bộ. Trách nhiệm đối với môi trường Cung cấp các dịch vụ công cộng với chi phí tối thiểu. 1.1.2.2. Phản ánh hoạt động của doanh nghiệp Những người chủ sở hữu và các nhà quản lý của tổ chức chịu trách nhiệm trong việc xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Mục tiêu của Công ty máy tính IBM do ban giám đốc (được các cổ đông của công ty bầu ra) của công ty thiết lập. Cho dù mục tiêu hoạt động của một tổ chức là gì thì công việc của các nhà quản lý là phải đảm bảo các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức, các nhà quản lý thực hiện bốn hoạt động (chức năng) cơ bản: Lập kế hoạch. Tổ chức và điều hành hoạt động. Kiểm soát hoạt động. Ra quyết định. Lập kế hoạch Trong việc lập kế hoạch, nhà quản lý vạch ra những bước phải làm để đưa hoạt động của doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã được xác định. Những kế hoạch này có thể dài hạn hay ngắn hạn. Khi các kế hoạch được thực hiện, chúng sẽ giúp cho việc liên kết tất cả các lực lượng của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp hướng về các mục tiêu đã định. Tổ chức và điều hành Trong việc tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy. Kiểm soát Sau khi đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, nhà quản lý phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập. Ra quyết định Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong qúa trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. ACC304_Bai 1_v1.0010110228 7
8. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định. Lập kế hoạch Hành Ra quyết định Tổ động chức và điều và điều chỉnh hành Kiểm tra và đánh giá Sơ đồ 1.1: Chức năng của kế toán quản trị Bốn chức năng này như là nan hoa cho bánh xe của doanh nghiệp luôn quay đều được xung quanh trục “ra quyết định”. 1.1.3. Mục tiêu của kế toán quản trị Để thực hiện các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý cần thông tin. Thông tin mà các nhà quản lý cần có để thực hiện công việc được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau: Các nhà kinh tế, các chuyên gia tài chính, các chuyên viên tiếp thị, sản xuất và các nhân viên kế toán quản trị của tổ chức. Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong tổ chức có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý. Kế toán quản trị có bốn mục tiêu chủ yếu như sau: 1.1.3.1. Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định Kế toán quản trị giúp cung cấp các thông tin và tham mưu cho nhà quản lý trong việc lập kế hoạch và ra quyết định thông qua các phân tích bằng các số liệu đã được đo lường tính toán. Ví dụ với các thông tin về lượng nguyên liệu trực tiếp được sử dụng để tạo ra sản phẩm, kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến lượng phế liệu, phế phẩm. Căn cứ vào các thông tin này, nhà quản trị có thể xem xét và lên kế hoạch cần thiết liên quan đến việc cắt giảm chi phí nguyên vật liệu. 1.1.3.2. Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức Kế toán quản trị còn giúp nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức thông qua việc phản ánh các thay đổi về kỹ thuật, chất lượng cũng như các thông tin về chi phí (dưới các hình thức khác nhau như chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp ). 8 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
9. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị 1.1.3.3. Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức Với việc phân tích các loại chi phí cho phép xác định được các nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới kết quả kinh doanh của từng loại chi phí, bao gồm cả nguyên nhân ngoại sinh và nguyên nhân nội sinh, cho phép nhà quản lý kiểm soát được hoạt động của đơn vị và từ đó đạt được mục tiêu của tổ chức. 1.1.3.4. Đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức Như trong tình huống 2, kế toán tài chính không thể trả lời chính xác được câu hỏi, sản phẩm nào, hoặc dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp, kết quả kinh doanh của từng sản phẩm. Tuy nhiên, kế toán quản trị lại trả lời được câu hỏi này thông qua việc quản lý chi phí, xác định được các chi phí liên quan đến việc sản xuất ra sản phẩm, quy mô sản xuất và việc kiểm soát các loại chi phí trong doanh nghiệp. 1.2. Nội dung của kế toán quản trị 1.2.1. Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm Kế toán quản trị tiến hành phân loại chi phí. Trước hết là việc phân loại các chi phí mà kế toán tài chính và kế toán quản trị cùng phản ánh, tiếp đến là các loại chi phí mà chỉ có ở kế toán quản trị, không có trong kế toán tài chính và ngược lại (Bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí cố định và chi phí biến đổi cũng như là các khoản chi phí theo hoạt động khác). Từ việc xác định chi phí, kế toán quản trị tiến hành xác định giá thành sản phẩm. Giá thành này có thể là giá thành của sản phẩm cuối cùng nhưng cũng có thể là giá thành của sản phẩm qua từng công đoạn (giá của bán thành phẩm), cũng có thể là giá thành của sản phẩm đối với trường hợp doanh nghiệp tạo ra một sản phẩm duy nhất, cũng có thể là giá thành sản phẩm cho việc sản xuất hàng loạt của doanh nghiệp. Ví dụ: Trong quá trình sản xuất xe đạp của công ty xe đạp Thống Nhất, có các chi phí sau: vành xe, lốp xe, lương trả cho công nhân lắp lốp vào bánh xe, khấu hao nhà xưởng, ốc lắp vào vành, đũa xe, lương của các quản đốc của nhà máy, tay lái, lương cho nhân viên bảo dưỡng. Khi đó kế toán quản trị sẽ phân loại các chi phí này thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, hoặc chi phí sản xuất chung (chi phí gián tiếp). Sau khi đã phân loại, kế toán sẽ xác định giá trị của từng loại chi phí, tổng hợp lại và xác định giá thành đơn vị của chiếc xe đạp thành phẩm, giả sử tại thời điểm tính giá còn những chiếc xe đạp chưa hoàn thành (còn đang sản xuất dở dang) thì kế toán cũng sẽ xác định giá thành của chúng để chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo tiếp tục sản xuất. 1.2.2. Phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận (CVP) Trong nội dung này của kế toán quản trị, kế toán sẽ xác định được sản lượng hòa vốn, doanh thu hòa vốn, thời gian hòa vốn. Kế toán sẽ xác định được sản lượng bán hoặc ACC304_Bai 1_v1.0010110228 9
10. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị doanh thu để đạt được mức lợi nhuận mong muốn từ đó sử dụng đồ thị trong phân tích hoà vốn. Đồng thời kế toán cũng vận dụng việc phân tích CVP để xác định ảnh hưởng của sự thay đổi của định phí, biến phí, giá bán, và sản lượng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Sau khi doanh nghiệp đã xác định được giá thành sản phẩm, doanh nghiệp cần định vị giá bán của sản phẩm, điểm hòa vốn để lập kế hoạch triển khai. 1.2.3. Lập dự toán ngân sách Xây dựng dự toán là một công việc quan trọng trong việc lập kế hoạch đối với tất cả các hoạt động kinh tế. Điều này cần thiết với mọi tổ chức từ doanh nghiệp đến cơ quan nhà nước, và ngay cả với các cá nhân. Chúng ta phải lập kế hoạch về ngân sách cho việc chi tiêu hàng ngày và đặc biệt là cho việc mua sắm các tài sản có giá trị lớn. Tất cả các doanh nghiệp phải lập kế hoạch tài chính để thực thi các hoạt động hàng ngày, cũng như các hoạt động trong tương lai dài hạn. Trong nội dung này của kế toán, kế toán quản trị cần liệt kê và giải thích được các mục đích của việc lập dự toán, và tiến hành soạn thảo được các dự toán như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên nhiên vật liệu trực tiếp, dự toán lao động trực tiếp, dự toán vốn bằng tiền và dự báo kết quả kinh doanh chi tiết. 1.2.4. Kiểm soát chi phí bằng chi phí tiêu chuẩn (chi phí định mức) Hệ thống chi phí tiêu chuẩn (standard cost systems) được các nhân viên kế toán quản trị sử dụng để trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí của tổ chức. Hệ thống này có ba thành phần: Chi phí tiêu chuẩn, chi phí thực tế, và biến động giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn. Chi phí tiêu chuẩn hay còn gọi là chi phí định mức (standard cost) là sự ước lượng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chi phí tiêu chuẩn được thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất (nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và sản xuất chung) dựa trên lượng tiêu chuẩn (ví dụ như số giờ lao động, số lượng nguyên liệu, cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm) và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào (ví dụ: Giá ước tính cho 1kg nguyên liệu, mức lương ước tính cho 1 giờ lao động, v.v ). Ví dụ: Một s ản phẩm A cần 0,5 kg nguyên liệu trực tiếp để sản xuất và giá mua 1 kg nguyên liệu là $4. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là $2/sản phẩm (0,5 x 4). Dựa vào chi phí tiêu chuẩn, nhân viên kế toán quản trị sẽ xác định dự toán chi phí sản xuất (dựa trên mức hoạt động dự kiến) và sử dụng nó làm “chuẩn mực” để đối chiếu với chi phí thực tế. 1.2.5. Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định về giá bán Quyết định về giá bán sản phẩm hoặc dịch vụ là một trong những quyết định quan trọng nhất và khó khăn mà nhà quản lý phải thực hiện (Hilton, 2009). Lý do là vì việc xác định giá sản phẩm không phải chỉ là một quyết định của quá trình tiếp thị hoặc một quyết định có tính chất tài chính, đúng hơn, đó là một quyết định có liên quan đến tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty, và vì vậy nó ảnh hưởng đến toàn công ty. 10 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
11. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Vì mức giá tính cho một sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến việc quyết định khối lượng khách hàng sẽ mua sản phẩm đó và do vậy ảnh hưởng đến thu nhập và thị phần của công ty. Nếu doanh thu không bù đắp được tất cả các chi phí của công ty thì trong tương lai công ty sẽ không thể tồn tại. Điều này là đúng sự thật cho dù các chi phí được kiểm soát chặt chẽ và người quản lý có sáng tạo trong công việc thực hiện các nhiệm vụ của mình như thế nào đi nữa. 1.2.6. Sử dụng thông tin kế toán quản trị để ra quyết định ngắn hạn Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của nhà quản lý. Các nhà quản lý phải thường xuyên đương đầu với những quyết định như: Sản xuất cái gì? Sản xuất như thế nào? Nên tự làm hay mua các bộ phận, các linh kiện, phụ tùng? Định giá sản phẩm ra sao? Sử dụng các kênh phân phối nào? Có nên chấp nhận các đơn đặt hàng đặc biệt hay không? Để thành công trong việc ra quyết định, các nhà quản lý phải dựa vào các nhân viên kế toán quản trị để cung cấp cho họ các thông tin thích hợp cho từng tình huống ra quyết định. Vai trò của thông tin kế toán quản trị đối với các quyết định khác nhau của nhà quản lý là khác nhau. 1.3. So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính Như đã trình bày trong những phần trên, trọng tâm của kế toán quản trị là cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản lý của tổ chức. Trong khi đó, mục tiêu của kế toán tài chính (financial accounting) là nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng bên ngoài tổ chức. Báo cáo tài chính hàng năm của Công ty VINAMILK cho các cổ đông của công ty là một ví dụ điển hình về sản phẩm của hệ thống kế toán tài chính. Những người sử dụng thông tin kế toán tài chính bao gồm các nhà đầu tư hiện tại và tiềm năng, các chủ nợ, các cơ quan Nhà nước, các nhà phân tích đầu tư, khách hàng. 1.3.1. Những điểm giống nhau Tuy vậy, hệ thống kế toán quản trị và kế toán tài chính cũng có nhiều điểm giống nhau bởi vì cả hai hệ thống này đều dựa vào dữ liệu thu thập được từ hệ thống kế toán cơ bản của tổ chức. Hệ thống này bao gồm thủ tục, nhân sự, và hệ thống máy tính để thu thập và lưu trữ các dữ liệu tài chính của tổ chức. Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin kế toán, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tâm đến doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn. Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thông tin. Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị ợđều đư c xuất phát từ chứng từ gốc. Một bên phản ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi tiết. Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý. Sơ đồ 1.2 mô tả mối quan hệ giữa hệ thống kế toán cơ bản của tổ chức với các hệ thống kế toán chi phí, kế toán quản trị, và kế toán tài chính. Mặc dù, giữa hệ thống kế toán quản trị và hệ thống kế toán tài chính có nhiều điểm chung, nhưng giữa chúng cũng có sự khác biệt rất lớn. ACC304_Bai 1_v1.0010110228 11
12. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Hệ thống kế toán Thu thập dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp Kế toán quản trị Kế toán tài chính Soạn thảo các báo cáo tài chính Cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra được công bố (bao gồm cả các báo và ra quyết định cáo bắt buộc và hướng dẫn) Người sử dụng bên ngoài Người sử dụng bên trong tổ chức tổ chức Các nhà đầu tư, các chủ nợ, ngân Các nhà quản trị ở tất cả các hàng, nhà nước, cơ quan thuế cấp quản lý Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa các hệ thống kế toán trong một tổ chức 1.3.2. Khác nhau Mục đích Mục đích của Kế toán quản trị là cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục đích của Kế toán tài chính là cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin Kế toán quản trị không có tính bắt buộc, các nhà quản lý được toàn quyền quyết định và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp. Kế toán tài chính phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận và được sử dụng phổ biến, nói cách khác kế toán tài chính phải đảm bảo tính tuân thủ theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định để mọi người có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính trong kế toán tài chính phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là những yêu cầu quản lý tài chính và các yêu cầu của xã hội thông qua việc công bố những số liệu mang tính bắt buộc. Tính pháp lý của kế toán Kế toán quản trị không có tính bắt buộc nên không có tính pháp lý. Kế toán tài chính có tính bắt buộc theo luật định nên có tính pháp lý. Kế toán tài chính có tính bắt buộc theo luật định có nghĩa là sổ sách báo cáo của kế toán tài chính ở mọi doanh nghiệp đều phải bắt buộc thống nhất, nếu không đúng hoặc không hạch toán đúng chế độ thì báo cáo đó sẽ không được chấp nhận (tham khảo thêm về Luật Kế toán Việt Nam, 2003). 12 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
13. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Đặc điểm của thông tin Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự thích hợp và tính linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau. Thông tin ít chú trọng đến sự chính xác mà mang tính chất phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo vì vậy thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc đánh giá và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị và hình thái hiện vật. Ví dụ: Kế toán vật tư ngoài việc theo dõi giá trị của vật tư còn phải theo dõi số lượng vật tư. Kế toán tài chính phản ánh thông tin xảy ra trong quá khứ đòi hỏi có tính khách quan và có thể kiểm tra được. Thông tin chỉ được theo dõi dưới hình thái giá trị. Đối tượng sử dụng thông tin Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán quản trị là các nhà quản lý doanh nghiệp ở các cấp độ khác nhau như trưởng phòng kinh doanh, quản đốc phân xưởng, giám đốc tài chính, giám đốc nhân sự, giám đốc, tổng giám đốc . Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán tài chính là các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (Nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê ). Phạm vi của thông tin Phạm vi thông tin của kế toán quản trị liên quan đến việc quản lý trên từng bộ phận (phân xưởng, phòng ban) cho đến từng cá nhân có liên quan. Phạm vi thông tin của kế toán tài chính liên quan đến việc quản lý tài chính trên quy mô toàn doanh nghiệp. Kỳ báo cáo Kế toán quản trị có kỳ lập báo cáo nhiều hơn: Năm, quý, tháng, tuần, ngày. Kế toán tài chính có kỳ lập báo cáo là: Năm, quý. Tiêu thức phân biệt Kế toán quản trị Kế toán tài chính - Hướng về tương lai. - Phản ánh quá khứ. - Linh hoạt. - Chính xác. Đặc điểm của thông tin - Thích hợp. - Tuân thủ nguyên tắc kế toán. - Biểu hiện bằng giá trị, hiện vật - Biểu hiện dưới hình thức giá trị. và sức lao động. Tính pháp lý Không mang tính pháp lý. Tính pháp lý cao. Thước đo sử dụng Cả giá trị và hiện vật, thời gian Chủ yếu là thước đo giá trị. Doanh nghiệp tự xây dựng, tự Phải tuân thủ các nguyên tắc kế Các nguyên tắc sử dụng triển khai, có tính linh hoạt, toán chung đã được thừa nhận, trong việc lập báo cáo không mang tính pháp lệnh. mang tính bắt buộc. Các thành phần bên ngoài doanh Các thành phần bên trong công nghiệp như các tổ chức tín dụng; ty: Giám đốc, quản lý, hội đồng Đối tượng sử dụng thông tin đối thủ cạnh tranh; nhà cung cấp. quản trị, các giám sát viên, vật tư, hàng hóa, người đầu tư tài quản đốc. chính; người lao động v.v ACC304_Bai 1_v1.0010110228 13
14. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị Tiêu thức phân biệt Kế toán quản trị Kế toán tài chính - Các báo cáo cung cấp, dự trữ - Bảng cân đối kế toán. vật tư, hàng hóa - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Các báo cáo về quá trình sản Các báo cáo kế toán chủ yếu - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. xuất (Tiến độ, chi phí, kết quả). - Bản giải trình các báo cáo tài - Các báo cáo về bán hàng (Chi chính. phí giá vốn, doanh thu) Kỳ báo cáo Ngày, tuần, tháng, quý, năm Quý, năm Gắn với các bộ phận trực thuộc Phạm vi thông tin Toàn doanh nghiệp. doanh nghiệp. Kịp thời, thích hợp, linh động, ít Trọng tâm thông tin Chính xác, khách quan, tổng thể. chú ý đến độ chính xác. 14 ACC304_Bai 1_v1.0010110228
15. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Trong bài này học viên cần hiểu được khái niệm về kế toán quản trị, nội dung của công tác kế toán quản trị, những điểm giống và khác nhau giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính, để từ đó sẽ đi sâu nghiên cứu từng nội dung cụ thể của kế toán quản trị. Thông qua ví dụ về công ty Hưng Thịnh sẽ giúp các bạn hiểu được điều này. ACC304_Bai 1_v1.0010110228 15
16. Bài 1: Tổng quan về kế toán quản trị CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Hãy liệt kê một số mục tiêu (có thể) của các tổ chức sau đây: Trường đại học kinh tế, công ty sản xuất, cục thuế, bệnh viện. 2. Liệt kê và định nghĩa các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của tổ chức. 3. Lấy ví dụ minh hoạ cho từng công việc/chức năng của nhà quản lý, xét trong trường hợp của Nhà máy xe đạp Thống Nhất. 4. Hãy liệt kê và cho ví dụ về các mục tiêu của kế toán quản trị. 5. Kế toán quản trị có đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức phi lợi nhuận không? Giải thích. 6. Trình bày những điểm khác biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. 7. Hệ thống thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức. Theo bạn, ngoài thông tin được cung cấp bởi kế toán quản trị, các nhà quản lý cần những thông tin nào cho công việc quản lý và những thông tin này được cung cấp bởi ai? BÀI TẬP THỰC HÀNH Reel Tape là một công ty lớn được thành lập trong những năm 1960, đây là một trong những công ty đầu tiên kinh doanh trong lĩnh vực băng từ. Chúng có rất ít đối thủ cạnh tranh ở vùng Coast West và chúng có một vùng đất khá đẹp. Khi cassette bắt đầu xuất hiện, Reel Tape đã tung ra loại sản phẩm tuy không phải là sản phẩm quen thuộc nhưng họ vẫn giữ phong cách kinh doanh theo cách cũ. Nhưng thị trường đã thay đổi. Reel Tape có thêm những đối thủ cạnh tranh từ châu Âu, Nhật và các nhà sản xuất từ miền viễn tây. Các đối thủ đã có giá bán thấp hơn giá thành của công ty. Họ cũng đã cải thiện chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng hạn, giới thiệu sản phẩm mới chẳng hạn như băng từ bằng chromium mà khi đó Reel Tape chưa sản xuất ra chúng. Khi Reel Tape nhận ra, đã là quá trễ. Reel Tape phát hiện ra rằng đã mất quá nhiều khách hàng. Nhiều khách hàng đã rời bỏ họ, vì sao như vậy? Ban giám đốc của Reel Tape cho rằng có rất nhiều lý do, nhưng vấn đề quan trọng nhất là thiếu vắng hệ thống kế toán quản trị tốt. Họ nghĩ rằng hệ thống kế toán cần thiết chỉ là kế toán thuế và kế toán tài chính. Reel Tape bắt đầu nghiên cứu cẩn thận về vấn đề mà họ gặp phải, họ phát hiện ra rằng hệ thống kế toán của công ty đã không cung cấp những thông tin về nhiều câu hỏi mà những nhà quản trị cần biết. Chẳng hạn như: Cái gì làm cho tỷ lệ hàng bán bị trả lại cao? Cái gì gây ra vấn đề chất lượng sản phẩm không tốt? Những thông tin về giao hàng kịp thời ở đâu? Hồ sơ nào sẽ ghi nhận các đối thủ cạnh tranh? Cách phân khúc thị trường và các khách hàng tiềm năng nhất là gì? Loại cassette nào đưa đến lợi tức cao nhất? Chi phí cho việc giới thiệu sản phẩm mới sẽ là bao nhiêu? Shahid Ansari (California State University Northridge), Jan Bell (California State University Northridge), Thomas Klammer (University of North Texas), Carol Lawrence (University of Richmond) trình bày trong “ Strategy and Management Accounting” Câu hỏi: Hãy cho biết một hệ thống kế toán quản trị tốt cần có các đặc điểm gì? 16 ACC304_Bai 1_v1.0010110228