Kế toán - Kiểm toán - Thanh toán không dùng tiền mặt

Nội dung text: Kế toán - Kiểm toán - Thanh toán không dùng tiền mặt

1. THANH TOAÏN KHÄNG DUÌNG TIÃÖN MÀÛT A. M ỘT S Ố V ẤN ĐỀ CHUNG 1. Các khái ni ệm 1.1. Khái ni ệm thanh toán không dùng ti ền m ặt Thanh toán không dùng ti ền m ặt là t ất c ả các hình th ức tr ả ti ền qua tài kho ản t ại ngân hàng th ực hi ện b ằng các bút toán chuy ển kho ản/bù tr ừ công n ợ 1.2.Khái ni ệm hình th ức thanh toán Thu ật ng ữ hình th ức thanh toán ch ỉ cách th ức khách hàng quan h ệ v ới ngân hàng để kh ởi phát m ột giao d ịch thanh toán. Bản ch ất c ủa hình th ức thanh toán chính là cách th ức ra l ệnh thanh toán 2. Quy trình thanh toán chung 2.1. Ra LÖnh thanh to¸n Lệnh thanh toán là lệnh c ủa ch ủ tài kho ản đố i v ới t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán d ưới hình th ức ch ứng t ừ gi ấy, ch ứng t ừ điện t ử ho ặc các hình th ức khác theo quy đị nh của c ơ quan nhà n ước có th ẩm quy ền để yêu c ầu t ổ ch ức đó th ực hi ện giao d ịch thanh toán. Ch ủ tài kho ản là ng ười đứ ng tên m ở tài kho ản. Đố i v ới tài kho ản c ủa cá nhân, ch ủ tài kho ản là cá nhân đứng tên m ở tài kho ản. Đố i v ới tài kho ản c ủa t ổ ch ức, ch ủ tài kho ản là ng ười đạ i di ện theo pháp lu ật ho ặc đạ i di ện theo ủy quy ền c ủa t ổ ch ức m ở tài kho ản. Đồng ch ủ tài kho ản là hai hay nhi ều ng ười cùng đứng tên m ở tài kho ản. Mọi giao dịch thanh toán trên tài kho ản ch ỉ được th ực hi ện khi có s ự ch ấp thu ận c ủa t ất c ả nh ững ng ười là đồng ch ủ tài kho ản. Tr ường h ợp đồ ng ch ủ tài kho ản có m ột s ố điểm c ần chú ý sau: - Đồng ch ủ tài kho ản được ủy quy ền cho ng ười khác s ử d ụng tài kho ản trong ph ạm vi quy ền và ngh ĩa v ụ c ủa mình. Vi ệc ủy quy ền ph ải được l ập thành v ăn b ản theo quy đị nh của pháp lu ật. - Tr ường h ợp m ột đồ ng ch ủ tài kho ản b ị ch ết, b ị tuyên b ố m ất tích ho ặc m ất n ăng lực hành vi dân s ự thì quy ền s ử d ụng tài kho ản và ngh ĩa v ụ phát sinh t ừ vi ệc s ử d ụng tài kho ản c ủa ng ười đó được th ực hi ện theo quy đị nh c ủa pháp lu ật. Có 2 lo ại l ệnh thanh toán c ơ b ản: l ệnh chi tr ả và l ệnh nh ờ thu. Lệnh chi tr ả là l ệnh của ng ười tr ả, l ệnh nh ờ thu là l ệnh c ủa ng ười th ụ h ưởng. Cần l ưu ý, m ột l ệnh thanh toán c ũng có th ể được th ực hi ện không ph ải t ừ tài kho ản ti ền g ửi thanh toán (ch ẳng h ạn, trong tr ường h ợp ng ười tr ả vay ti ền NH để tr ả ti ền ) 2.2. Ki ểm soát l ệnh Bản ch ất c ủa vi ệc ki ểm soát l ệnh c ủa Ngân hàng là nh ằm b ảo đảm an toàn tài s ản. Vì vây, m ột cách khái quát, NH s ẽ ki ểm soát 3 n ội dung chính: - L ệnh ph ải là l ệnh th ực c ủa ch ủ tài kho ản. - Tính h ợp l ệ và h ợp pháp c ủa l ệnh. - Kh ả n ăng th ực hi ện l ệnh c ủa ch ủ tài kho ản. Kh ả n ăng này th ể hi ện ở s ố d ư trên tài kho ản ti ền g ửi thanh toán ho ặc h ạn m ức th ấu chi hoặc h ạn m ức cho vay ho ặc h ạn m ức c ủa th ẻ thanh toán Vi ệc ki ểm soát này không nên hi ểu là s ự can thi ệp c ủa Ngân hàng vào quá trình thanh toán c ủa các khách hàng. 54
2. 2.3. X ử lý Nếu ch ấp nh ận l ệnh, NH s ẽ ti ến hành 2 b ước công vi ệc chính: (i) Luân chuy ển ch ứng t ừ Ch ứng t ừ ở đây là các l ệnh thanh toán c ủa khách hàng ho ặc các ch ứng t ừ thanh toán vốn gi ữa các NH. Tr ường h ợp 2 khách hàng cùng m ở tài kho ản t ại 1 chi nhánh ngân hàng thì ch ứng t ừ luân chuy ển ch ỉ là l ệnh thanh toán c ủa khách hàng. Tr ường h ợp ng ược l ại n ếu ng ười tr ả và ng ười h ưởng m ở tài kho ản t ại 2 NH khác nhau thì ch ứng t ừ luân chuy ển gi ữa 2 ngân hàng bao g ồm c ả l ệnh thanh toán c ủa khách hàng và ch ứngt ừ thanh toán v ốn gi ữa 2 NH. Xét v ề ph ươ ng di ện công ngh ệ, ch ứng t ừ luân chuy ển có th ể là ch ứng t ừ giấy ho ặc ch ứng t ừ điện t ử. Vi ệc luân chuy ển ch ứng t ừ có th ể th ực hi ện qua 3 ph ươ ng th ức c ơ b ản: - Qua đường b ưu điện (t ức g ửi th ư ho ặc g ửi điện telex) - Giao nh ận ch ứng t ừ tr ực ti ếp (ch ẳng h ạn trong thanh toán bù tr ừ) - Qua m ạng máy tính. (ii) Th ực hi ện bút toán Tức là công đoạn h ạch toán trên các tài kho ản mà k ết thúc là vi ệc ghi n ợ trên tài kho ản c ủa ng ười tr ả và ghi có trên tài kho ản c ủa ng ười h ưởng. Bút toán có th ể th ực hi ện th ủ công ho ặc t ự động. 3. Các tr ường h ợp t ổng quát (i) Bên tr ả và bên h ưởng có TK tại 1 T ổ ch ức thanh toán: Trong tr ường h ợp này ch ứng từ luân chuy ển n ội b ộ, bút toán được th ực hi ện ngay (ii) Bên tr ả và h ưởng m ở TK t ại 2 t ổ ch ức thanh toán: Có th ể có 2 tr ường h ợp: - 2 t ổ ch ức thanh toán là 2 chi nhánh cùng h ệ th ống, ví d ụ: 2 chi nhánh ngân hàng NNo - 2 t ổ ch ức thanh toán là 2 chi nhánh khác h ệ th ống Trong tr ường h ợp này, luân chuy ển ch ứng t ừ và th ực hi ện bút toán theo nguyên t ắc ghi n ợ tr ước, có sau 4. Các lo ại công ngh ệ Có th ể phân ra 3 lo ại trình độ công ngh ệ ứng d ụng trong thanh toán không dùng ti ền mặt mà các trung gian thanh toán ở Vi ệt Nam đã và đang áp d ụng: - Công ngh ệ th ủ công - Công ngh ệ bán t ự độ ng - Công ngh ệ t ự độ ng (i) Công ngh ệ th ủ công có nh ững đặc điểm sau - L ệnh thanh toán b ằng v ăn b ản - Luân chuy ển ch ứng t ừ th ủ công - Bút toán th ủ công (ii) Công ngh ệ bán t ự độ ng có nh ững đặc điểm sau: - L ệnh thanh toán b ằng gi ấy/ th ẻ - Ki ểm soát th ủ công / t ự độ ng - Luân chuy ển ch ứng t ừ th ủ công / qua m ạng - Bút toán th ủ công /t ự độ ng 55
3. Nói chung, đây là công ngh ệ k ết h ợp gi ữa các công đoạn th ủ công v ới công đoạn t ự động (iii) Công ngh ệ t ự độ ng có 2 d ạng: - Công ngh ệ thanh toán b ằng th ẻ: + L ệnh thanh toán b ằng th ẻ + Ki ểm soát t ự độ ng + X ử lý thông tin t ự độ ng (truy ền tin, l ưu tr ữ b ằng ch ứng, bút toán) - Chuy ển kho ản điện t ử Là công ngh ệ thanh toán phi ch ứng t ừ gi ấy toàn di ện, tri ệt để và t ận d ụng ưu th ế của các giao d ịch tr ực tuy ến trên m ạng. 5. Ch ứng t ừ và tài kho ản s ử d ụng 5.1. Ch ứng t ừ Tùy theo t ừng th ể th ức thanh toán không dùng ti ền m ặt mà các lo ại ch ứng t ừ s ử d ụng có th ể khác nhau. a. Các l ệnh c ủa khách hàng d ưới d ạng ch ứng t ừ gi ấy ho ặc ch ứng t ừ điện t ử: - Séc thanh toán (Séc thông th ường và Séc b ảo chi) - Gi ấy U ỷ nhi ệm chi (lệnh chi) - Gi ấy U ỷ nhi ệm thu (nh ờ thu) - Gi ấy m ở th ư tín d ụng b. Các ch ứng t ừ thanh toán v ốn gi ữa các Ngân hàng d ưới d ạng ch ứng t ừ gi ấy ho ặc ch ứng t ừ điện t ử: (i) Ch ứng t ừ gi ấy - Gi ấy báo liên hàng (gi ấy báo có/gi ấy báo n ợ) - B ảng kê s ử d ụng trong thanh toán bù tr ừ (ii) Ch ứng t ừ điện t ử - L ệnh chuy ển có - L ệnh chuy ển n ợ c. .Các ch ứng t ừ th ủ t ục k ế toán - B ảng kê n ộp Séc - Phi ếu chuy ển kho ản - Các b ảng kê ch ứng t ừ 5.2. Tài kho ản s ử d ụng a. Nhóm tài kho ản ti ền g ửi thanh toán và cho vay đối v ới khách hàng - TK ti ền g ửi không k ỳ h ạn: + TK Ti ền g ửi không k ỳ h ạn b ằng VND - 4211, + TK Ti ền g ửi không k ỳ h ạn b ằng ngo ại t ệ - 4221 - TK cho vay ng ắn h ạn: + TK Cho vay ng ắn h ạn b ằng VND - 2111 + TK Cho vay ng ắn h ạn b ằng ngo ại t ệ - 2111 56
4. b. Nhóm tài kho ản ký qu ỹ đả m b ảo thanh toán (427x,428x), g ồm các TK sau: - TK Ti ền g ửi đả m b ảo thanh toán séc (TK 4271) - TK Ti ền g ửi để m ở th ư tín d ụng (TK 4272) - TK Ti ền g ửi để b ảo đả m thanh toán th ẻ (TK 4273) Kết c ấu chung c ủa các TK này: - Bên Có: S ố ti ền khách hàng ký qu ỹ để b ảo đả m thanh toán (TK 1011, 4211, 2111 ) - Bên n ợ: - S ố ti ền đã s ử d ụng để thanh toán theo t ừng nghi ệp v ụ - S ố ti ền th ừa tr ả l ại cho KH theo t ừng nghi ệp v ụ (1011, 4211 ) - D ư có: Số ti ền đang ký g ửi ch ưa thanh toán c. Nhóm tài kho ản thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng Nhóm tài kho ản này là các TK thu ộc lo ại 5, bao g ồm các tài kho ản khác nhau tu ỳ thu ộc vào ph ươ ng th ức thanh toán gi ữa các NH. N ếu b ỏ qua m ột s ố chi ti ết có tính ch ất ngo ại l ệ thì có th ể trình bày k ết c ấu chung c ủa các tài kho ản này nh ư sau: - Bên n ợ: S ố ti ền mà NH ph ải thu (do chi h ộ cho các NH khác) - Bên có: S ố ti ền mà NH ph ải tr ả cho các NH khác (do thu h ộ) Tài kho ản này có th ể d ư có ho ặc d ư n ợ tu ỳ thu ộc s ố d ư đầu k ỳ và t ươ ng quan gi ữa số phát sinh có và phát sinh n ợ trong k ỳ. Số d ư N ợ (n ếu có) ph ản ảnh chênh l ệch ph ải thu > ph ải tr ả Số d ư Có (n ếu có) ph ản ảnh chênh l ệch phải tr ả > ph ải thu Chi ti ết v ề các TK này s ẽ được đề c ập trong ch ươ ng 4. d. Nhóm tài kho ản ngo ại b ảng Nhóm tài kho ản này ch ủ y ếu để theo dõi di ễn bi ến của m ột s ố hình th ức thanh toán khi có chứng t ừ phát sinh t ại ngân hàng. B. KẾ TOÁN CÁC HÌNH TH ỨC THANH TOÁN HI ỆN ĐANG ÁP D ỤNG Ở VI ỆT NAM 1. K ế toán hình th ức thanh toán U ỷ nhi ệm chi/l ệnh chi (chuy ển kho ản) 1.1. Khái ni ệm Ủy nhi ệm chi / l ệnh chi là hình th ức thanh toán trong đó ng ười tr ả ti ền n ộp l ệnh v ăn bản ho ặc chuy ển l ệnh b ằng các hình th ức khác yêu c ầu t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán chi tr ả vô điều ki ện m ột s ố ti ền t ừ TK cho ng ười được ch ỉ đị nh. 1.2. Ph ạm vi thanh toán U ỷ nhi ệm chi được áp d ụng trong các tr ường h ợp sau: - Ng ười tr ả và ng ười h ưởng có tài kho ản t ại cùng m ột t ổ ch ức thanh toán (cùng chi nhánh ho ặc khác chi nhánh) - Ng ười tr ả và ng ười h ưởng có tài kho ản t ại 2 t ổ ch ức thanh toán khác nhau. 1.3. Trình t ự h ạch toán Bên chi tr ả l ập và n ộp gi ấy UNC (ho ặc chuy ển l ệnh chi điện t ử) đế n ngân hàng bên tr ả Ngân hàng ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện thì h ạch toán: a. Tr ường h ợp 1: Bên tr ả và bên h ưởng có cùng tài kho ản t ại cùng 1 t ổ ch ức thanh toán (CN NHàng) 57
5. Nợ TK 4211. ng ười tr ả /TK 2111 Có TK 4211. ng ười h ưởng /TK 2111 Đồng th ời th ực hi ện báo n ợ cho ng ười tr ả và báo có cho ng ười h ưởng theo cách th ức thích h ợp. b. Tr ường h ợp 2: Bên tr ả và bên h ưởng có tài kho ản t ại 2 ngân hàng khác nhau (cùng ho ặc khác h ệ th ống) - T ại ngân hàng bên tr ả: Nợ TK 4211. ng ười tr ả/TK 2111 : S ố ti ền chuy ển Có TK Thu d ịch v ụ thanh toán (7110): phí thanh toán Có TK Thuế GTGT ph ải n ộp (4531): thu ế VAT Có TK Thanh toán v ốn thích h ợp NH báo n ợ cho ng ười tr ả. Sau đó chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn (L ệnh chuy ển có ho ặc ch ứng t ừ t ươ ng đươ ng) cho ngân hàng bên h ưởng. Ngân hàng bên h ưởng hạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK 4211. ng ười h ưởng/TK 2111 Báo có cho ng ười h ưởng. Sơ đồ thanh toán c ủa hình th ức UNC nh ư sau: Ngân hàng B Ngân hàng A 4211 ng ười h ưởng 4211 ng ười tr ả 4211 ng ười tr ả (1) Thanh toán v ốn Thanh toán v ốn (2a) (2c) (2b) 2. Kế toán hình th ức chuy ển ti ền khác ngân hàng 2.1. T ại NH chuy ển ti ền đi Nợ TK TM /Ti ền g ửi thanh toán / TK thích h ợp Có TK Thu t ừ d ịch v ụ thanh toán (7010): phí thanh toán Có TK Thu ế giá tr ị gia t ăng ph ải n ộp: Thu ế VAT trên s ố phí Có TK Thanh toán v ốn (Liên hàng đi) Lưu ý: N ếu khách hàng chuy ển ti ền t ừ tài kho ản ti ền g ửi thanh toán, ng ười tr ả c ũng ph ải l ập u ỷ nhi ệm chi. Tr ường h ợp này là m ột hình th ức đặ c thù c ủa U ỷ nhi ệm chi. 2.2. T ại NH bên h ưởng Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND - 4540 Sau đó, báo cho khách hàng h ưởng đế n nh ận ti ền. Khi khách hàng đến nh ận ti ền, hạch toán: Nợ TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND - 4540 Có TK Ti ền m ặt 3. Kế toán hình th ức Séc chuy ển ti ền c ầm tay 58
6. 3.1. T ại NH c ấp séc – khi c ấp séc Ng ười có nhu c ầu s ử d ụng séc chuy ển ti ền n ộp UNC trích tài kho ản ti ền g ửi ho ặc nộp ti ền m ặt để ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán. Lưu ý: Trong tr ường h ợp khách hàng nộp U ỷ nhi ệm chi để đề ngh ị c ấp séc chuy ển ti ền, hình th ức này c ũng là m ột d ạng đặ c thù c ủa hình th ức U ỷ nhi ệm chi. - Ngân hàng ki ểm tra làm th ủ t ục c ấp séc chuy ển ti ền (ghi thông tin lên t ờ séc, tính và ghi ký hi ệu m ật, giao séc cho khách hàng) và h ạch toán: Nợ TK 4211 (của ng ười xin c ấp séc) ho ặc Ti ền m ặt Có TK Thu t ừ d ịch v ụ thanh toán: Phí Có TK Thu ế giá tr ị gia t ăng ph ải n ộp: VAT Có TK Ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán séc (4271): S ố ti ền trên séc 3.2. T ại NH nh ận séc Khách hàng n ộp Séc chuy ển ti ền cho ngân hàng tr ả ti ền, ngân hàng này ki ểm tra các thông tin và ký hi ệu m ật, nếu đủ điều ki ện s ẽ h ạch toán Nợ TK Thanh toán v ốn (Liên hàng đi) Có TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND - 4540 Sau đó tùy theo yêu c ầu c ủa khách hàng - Nếu khách hàng yêu c ầu c ấp Séc b ảo chi thì ngân hàng s ẽ làm th ủ t ục bảo chi Nợ TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND (4540) Có TK Ti ền g ửi b ảo đả m thanh toán séc (4271) - Nếu khách hàng yêu c ầu chuy ển ti ền vào TK đơ n v ị được h ưởng Nợ TK 4540 Có TK 4211. ng ười h ưởng - Nếu khách hàng yêu c ầu l ĩnh ti ền m ặt Nợ TK 4540 Có TK 1011 Ngân hàng nh ận Séc chuy ển ti ền s ẽ chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn (l ệnh chuy ển nợ, n ếu chuy ển b ằng ch ứng t ừ gi ấy thì kèm bản điệp Séc chuy ển ti ền cho ngân hàng c ấp Séc). 3.3. T ại NH c ấp séc – khi t ất toán Nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn (L ệnh chuy ển n ợ) c ủa NH nh ận séc, Ngân hàng cấp séc sẽ t ất toán tài kho ản ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán séc: Nợ TK 4271 Có TK Thanh toán v ốn (liên hàng đến) Séc chuy ển ti ền ch ỉ có giá tr ị trong t ừng h ệ th ống ngân hàng. Để thanh toán khác ngân hàng thì ngân hàng ph ục v ụ ng ười chuy ển ti ền s ẽ chuy ển s ố ti ền c ủa Séc chuy ển ti ền sang Ngân hàng nhà n ước và NHNN s ẽ làm th ủ t ục c ấp Séc chuy ển ti ền. Hi ện nay, các NH ch ủ y ếu áp d ụng trong cùng h ệ th ống. 59
7. NH c ấp 4 NH nh ận séc séc 1 2 3 Ng ười xin c ấp séc 4. Kế toán hình th ức séc 4.1. Nh ững v ấn đề chung v ề séc 4.1.1. Khái ni ệm Séc là l ệnh c ủa ch ủ tài kho ản được l ập theo m ẫu in s ẵn, yêu c ầu chi tr ả vô điều ki ện từ TK t ại NH cho ng ười được ch ỉ đị nh trên séc/ tr ả theo l ệnh c ủa ng ười này/tr ả cho ng ười cầm séc 4.1.2. Phân lo ại séc a. Phân lo ại theo tính ch ất đả m b ảo - Séc chuy ển kho ản thông th ường: Séc mà kh ả n ăng thanh toán t ờ séc khi t ờ séc được xu ất trình trong th ời h ạn xu ất trình không được b ảo đả m b ởi NH thanh toán ho ặc bên th ứ ba. - Séc b ảo chi: là lo ại séc được NH thanh toán b ảo đả m chi tr ả. - Séc được b ảo lãnh: là lo ại séc được m ột bên th ứ ba (tr ừ NH thanh toán) b ảo đả m chi tr ả toàn b ộ ho ặc m ột ph ần. b. Phân lo ại theo m ục đích - Séc ti ền m ặt: là l ệnh c ủa ch ủ tài kho ản yêu c ầu rút ti ền m ặt t ừ tài kho ản cho ng ười được ch ỉ đị nh. - Séc chuy ển kho ản: là séc mà s ố ti ền tr ả được chuy ển vào tài kho ản b ằng bút toán ghi có cho TK c ủa ng ười th ụ h ưởng. c. Phân lo ại séc theo tính ch ất chuy ển nh ượng, séc chia thành 3 lo ại: - Séc định danh: Séc ch ỉ tr ả c ho một ng ười xác đị nh và không cho phép chuy ển nh ượng séc. 60
8. - Séc chuy ển nh ượng được: Séc tr ả cho m ột ng ười xác đị nh và cho phép chuy ển nh ượng séc. - Séc vô danh: Séc tr ả ti ền cho ng ười c ầm t ờ séc 4.1.3. Ph ạm vi thanh toán séc Tr ước đây, ng ười th ụ h ưởng và ng ười ký phát ph ải có tài kho ản ở cùng m ột t ổ ch ức thanh toán ho ặc m ở tài kho ản ở 2 NH có tham gia thanh toán bù tr ừ. Nay điều ki ện này không c ần thi ết n ữa. Có ngh ĩa là ph ạm vi thanh toán không còn b ị gi ới h ạn nh ư tr ước. 4.2. Quy trình và th ủ t ục k ế toán hình th ức thanh toán b ằng séc chuy ển kho ản thông th ường 4.2.1. Một s ố điểm l ưu ý khi ký phát séc (i) Đối v ới séc chuy ển kho ản, ng ười ký phát séc ghi c ụm t ừ “Tr ả vào tài kho ản” ngay d ưới ch ữ séc . (N ếu ng ười th ụ h ưởng là t ổ ch ức thì séc ph ải là séc chuy ển kho ản tr ừ tr ường h ợp ký phát séc để rút ti ền m ặt t ừ tài kho ản) (ii) Đối v ới séc định danh ph ải ghi rõ tên ng ười được tr ả ti ền trên séc sau c ụm t ừ ''Tr ả không theo l ệnh'' Đối v ới séc chuy ển nh ượng được ph ải ghi rõ tên ng ười được tr ả ti ền trên t ờ séc sau cụm t ừ ''Tr ả theo l ệnh c ủa'' - ho ặc ch ỉ ghi tên ng ười được tr ả ti ền mà không cần có c ụm t ừ trên. Đối v ới séc vô danh ph ải ghi c ụm t ừ ''Tr ả cho ng ười c ầm séc'' ho ặc không ghi tên ng ười được tr ả ti ền. (iii) Về ký phát séc b ằng ngo ại t ệ Ng ười ký phát có th ể được ký phát b ằng ngo ại t ệ n ếu được s ử d ụng tài kho ản thanh toán b ằng ngo ại t ệ theo quy định v ề qu ản lý ngo ại h ối c ủa Ngân hàng Nhà n ước. (Để được thanh toán b ằng ngo ại t ệ, ng ười th ụ h ưởng có trách nhi ệm ch ứng minh mình thu ộc đố i t ượng được phép thu ngo ại t ệ trên lãnh th ổ Vi ệt Nam theo quy đị nh v ề qu ản lý ngo ại h ối c ủa Ngân hàng Nhà n ước. Vi ệc thanh toán t ờ séc đó được th ực hi ện nh ư sau: Nếu ng ười th ụ h ưởng không ch ứng minh được mình thu ộc đố i t ượng được phép thu ngo ại t ệ, thì s ố ti ền ghi trên séc ph ải được quy đổ i thành ti ền đồ ng Vi ệt Nam theo t ỷ giá ngo ại t ệ mua chuy ển kho ản do người th ực hi ện thanh toán công b ố ở th ời điểm thanh toán tờ séc đó để tr ả cho ng ười th ụ h ưởng. Nếu t ờ séc được chuy ển nh ượng cho m ột t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán, đồ ng ti ền thanh toán và t ỷ giá thanh toán do ng ười chuy ển nh ượng và ng ười được chuy ển nh ượng tho ả thu ận. N ếu thanh toán b ằng ngo ại t ệ, thì ng ười được tr ả ngo ại t ệ ph ải thu ộc đối t ượng được phép thu ngo ại t ệ theo quy đị nh v ề qu ản lý ngo ại h ối c ủa Ngân hàng Nhà nước). iv. Về địa điểm thanh toán Địa điểm thanh toán được ghi trên t ờ séc là địa ch ỉ c ủa ng ười th ực hi ện thanh toán địa ch ỉ c ủa t ổ ch ức thanh toán làm đại lý chi h ộ séc. Đối v ới các t ổ ch ức thanh toán đã th ực hi ện qu ản lý tài kho ản t ập trung thì t ờ séc s ẽ được thanh toán t ại b ất k ỳ chi nhánh nào c ủa ng ười th ực hi ện thanh toán. Trong tr ường hợp này, địa điểm thanh toán s ẽ được ghi b ằng c ụm t ừ “m ọi chi nhánh” 61
9. v. Th ủ t ục giao nh ận séc - “Vi ệc ch ấp nh ận séc trong thanh toán do các ng ười ký phát ho ặc ng ười chuy ển nh ượng (bên tr ả séc) và ng ười được tr ả ti ền ho ặc ng ười được chuy ển nh ượng (bên nh ận séc) tho ả thu ận”. - Ng ười nh ận séc có quy ền yêu c ầu bên tr ả séc xu ất trình gi ấy ch ứng minh nhân dân (ho ặc h ộ chi ếu, gi ấy ch ứng minh quân nhân, công nhân và nhân viên qu ốc phòng ho ặc gi ấy t ờ tùy thân khác có dán ảnh và đóng d ấu giáp lai ), cung c ấp địa ch ỉ ho ặc nh ững thông tin liên quan khác n ếu th ấy c ần thi ết. “ Bên nh ận séc có quy ền t ừ ch ối nh ận séc n ếu nh ững yêu c ầu c ủa mình không được bên tr ả séc đáp ứng”. Tuy nhiên, điều này là không b ắt bu ộc. vi. Bảo lãnh séc Séc có th ể được b ảo lãnh tr ả ti ền b ởi bên th ứ ba. Đây là quy định m ới. Ngh ị định 159/2003/N Đ-CP ngày 10/12/2003 c ủa Chính ph ủ v ề Cung ứng và s ử dụng séc quy định: - Séc được b ảo đả m tr ả ti ền đố i v ới m ột ph ần ho ặc toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc b ằng vi ệc b ảo lãnh c ủa m ột bên th ứ ba (g ọi là ng ười b ảo lãnh), nh ưng không ph ải là ng ười th ực hi ện thanh toán. - Vi ệc b ảo lãnh được ng ười b ảo lãnh th ực hi ện b ằng cách ghi c ụm t ừ '' Đã b ảo lãnh'', số ti ền được b ảo lãnh, tên c ủa ng ười được b ảo lãnh, ch ữ ký và tên ng ười b ảo lãnh trên t ờ séc ho ặc trên v ăn b ản đính kèm t ờ séc. - Tr ường h ợp không ghi c ụ th ể ng ười được b ảo lãnh, thì ng ười được b ảo lãnh là ng ười ký phát t ờ séc. vii. Chuy ển nh ượng séc - Đối v ới séc ký danh, vi ệc chuy ển nh ượng được th ực hi ện b ằng cách ghi tên ng ười được chuy ển nh ượng, ngày, tháng chuyển nh ượng, ký và ghi rõ h ọ tên, địa ch ỉ c ủa mình vào n ơi quy định ở m ặt sau c ủa t ờ séc. Các ch ư ký chuy ển nh ươ ng ph ải liên t ục. - Đối v ới séc vô danh, ng ười th ụ h ưởng có th ể chuy ển nh ượng ch ỉ b ằng cách giao t ờ séc cho ng ười khác. - Có 2 điểm m ới trong quy định pháp lý hi ện hành v ề chuy ển nh ươ ng: + Ng ười th ụ h ưởng séc có th ể chuy ển nh ượng b ằng ký h ậu t ờ séc đó cho m ột tổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán theo tho ả thu ận gi ữa hai bên để t ổ ch ức đó xu ất trình t ờ séc theo quy định. “T ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán nói trên (t ổ ch ức được chuy ển nh ượng) được quy ền tho ả thu ận v ề vi ệc nh ận chuy ển nh ượng t ờ séc, quy ết đị nh vi ệc chi tr ả ngay cho ng ười ký h ậu, ho ặc chi tr ả sau khi có k ết qu ả thanh toán c ủa t ờ séc t ừ ng ười th ực hi ện thanh toán, trên c ơ s ở t ự ch ịu trách nhi ệm v ề kh ả n ăng thanh toán c ủa t ờ séc và kh ả năng truy đòi s ố ti ền trên séc trong tr ường h ợp séc không được thanh toán”. - S ố l ần chuy ển nh ượng không ch ỉ gi ới h ạn trong 2 l ần. 4.2.2. Quy trình và th ủ t ục k ế toán giai đoạn thanh toán séc 4.2.2.1. Trường h ợp ng ười ký phát và ng ười h ưởng có TK t ại cùng m ột t ổ ch ức thanh toán a. Ng ười th ụ h ưởng l ập và n ộp B ảng kê n ộp séc cùng v ới các t ờ séc (s ố liên b ảng kê 62
10. nộp séc do ng ười th ực hi ện thanh toán quy đị nh nh ưng ph ải đả m b ảo đủ s ố liên để h ạch toán, thanh toán và l ưu tr ữ) cho NH. b. Khi nh ận được các liên b ảng kê n ộp séc cùng v ới các t ờ séc, NH ph ải ki ểm tra các yếu t ố trên b ề m ặt t ờ séc để b ảo đả m: + Ng ười yêu c ầu được thanh toán là ng ười th ụ h ưởng h ợp pháp c ủa t ờ séc đó + T ờ séc được l ập trên m ẫu séc tr ắng do mình cung ứng và được điền đầ y đủ các y ếu tố theo quy đị nh; + T ờ séc ch ưa quá 06 tháng k ể t ừ ngày ký phát (th ời h ạn hi ệu l ực) ; + Không có l ệnh đình ch ỉ thanh toán n ếu t ờ séc xu ất trình sau 30 ngày k ể t ừ ngày ký phát (th ời h ạn xu ất trình là 30 ngày ); + Ch ữ ký và d ấu ( nếu có ) c ủa ng ười ký phát séc ho ặc ng ười đạ i di ện ký séc kh ớp đúng v ới m ẫu đã đă ng ký t ại NH; + Không ký phát séc v ượt quá th ẩm quy ền quy đị nh t ại v ăn b ản đạ i di ện ký phát séc; + Tính liên t ục c ủa dãy ch ữ ký chuy ển nh ượng ( nếu séc đã qua chuy ển nh ượng ) trên tờ séc; + Đối chi ếu đả m b ảo kh ớp đúng s ố séc, s ố ti ền trên t ờ séc v ới s ố ti ền được kê trên bảng kê n ộp séc; + C ộng l ại t ổng s ố ti ền trên b ảng kê n ộp séc, s ố ti ền b ằng ch ữ ph ải kh ớp đúng v ới số ti ền b ằng s ố; + Các y ếu t ố khác theo quy định có liên quan. Khi phát hi ện b ảng kê n ộp séc có sai sót ho ặc séc gi ả, séc thi ếu m ột trong các điều ki ện nêu trên thì ng ười th ực hi ện thanh toán ph ải tr ả l ại t ờ séc đó cho ng ười n ộp séc và yêu cầu l ập l ại b ảng kê n ộp séc khác thay th ế phù h ợp v ới các t ờ séc đủ điều ki ện; N ếu không có gì sai sót thì ng ười th ực hi ện thanh toán ký xác nh ận v ề vi ệc nh ận séc theo yêu c ầu c ủa ng ười th ụ h ưởng c. Sau khi ki ểm tra, n ếu ch ấp nh ận thanh toán, k ế toán s ẽ ghi ngày, tháng, n ăm thanh toán trên t ờ séc và ký nh ận, tr ả l ại m ột liên BKNS làm biên lai cho ng ười n ộp. Tu ỳ thu ộc vào kh ả n ăng thanh toán c ủa ng ười tr ả mà x ử lý thích h ợp: (i) Tr ường h ợp TK ng ười tr ả đủ kh ả n ăng thanh toán, s ẽ h ạch toán: Nợ TK Ti ền g ửi thanh toán c ủa ng ười tr ả/ TK thích h ợp Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/TK thích h ợp Xử lý ch ứng t ừ nh ư sau: + Các t ờ séc làm ch ứng t ừ ghi N ợ Tài kho ản c ủa (t ừng) ng ười ký phát + Các liên B ảng kê séc dùng làm ch ứng t ừ ghi Có Tài kho ản thích h ợp Ghi chú : Th ủ t ục thanh toán, luân chuy ển ch ứng t ừ trong tr ường h ợp ng ười ký phát và ng ười th ụ h ưởng m ở tài kho ản t ại cùng m ột đơn v ị chi nhánh ngân hàng, ho ặc hai đơn v ị chi nhánh thu ộc cùng h ệ th ống t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán và t ổ ch ức đó có h ệ th ống thanh toán tr ực tuy ến do T ổng Giám đố c (Giám đố c) c ủa đơn v ị ho ặc tổ ch ức đó ch ịu trách nhi ệm quy đị nh và h ướng d ẫn phù h ợp v ới nh ững quy đị nh chung. (ii) N ếu kho ản ti ền mà ng ười ký phát được s ử d ụng t ại NH không đủ để chi tr ả cho toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc (séc phát hành quá s ố d ư), thì NH x ử lý nh ư sau: - Thông báo cho ng ười ký phát v ề vi ệc t ờ séc không đủ kh ả n ăng thanh toán, trên đó nêu rõ s ố séc, ngày ký phát, s ố ti ền ghi trên séc, s ố ti ền thi ếu kh ả n ăng thanh toán, 63
11. ng ười th ụ h ưởng c ủa t ờ séc ngay trong ngày xu ất trình ho ặc ngày làm vi ệc ti ếp theo sau ngày xu ất trình t ờ séc đó. Vi ệc thông báo này có th ể b ằng điện tho ại, điện tín ho ặc m ột ph ươ ng ti ện thông tin thích h ợp khác. (NH có quy ền thu phí d ịch v ụ này đối v ới ng ười ký phát). Đồng th ời, thông báo v ề vi ệc t ờ séc không đủ kh ả n ăng thanh toán cho ng ười xu ất trình séc ( bao g ồm ng ười th ụ h ưởng ho ặc ng ười thu h ộ) ngay trong ngày xu ất trình ho ặc ngày làm vi ệc ti ếp theo sau ngày xu ất trình t ờ séc đó b ằng ph ươ ng th ức thông tin kh ẩn theo tho ả thu ận gi ữa hai bên. - Ng ười th ụ h ưởng có quy ền yêu c ầu NH ti ến hành m ột trong ba ph ươ ng th ức sau : + L ập Gi ấy xác nh ận t ừ ch ối thanh toán đối v ới toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc và tr ả lại t ờ séc cho mình; + Thanh toán m ột ph ần s ố ti ền ghi trên t ờ séc t ối đa b ằng kho ản ti ền ng ười ký phát được s ử d ụng t ại ng ười th ực hi ện thanh toán và l ập Gi ấy xác nh ận t ừ ch ối thanh toán đối v ới ph ần ti ền còn l ại ch ưa được thanh toán trên séc (Trong tr ường hợp này ng ười th ụ h ưởng l ập L ệnh thu theo m ẫu); + Yêu c ầu ng ười ký phát n ộp đủ s ố ti ền thi ếu kh ả n ăng thanh toán c ủa t ờ séc vào tài kho ản c ủa ng ười ký phát để thanh toán t ờ séc đó trong m ột kho ảng th ời gian nh ất định (do ng ười th ụ h ưởng yêu c ầu) nh ưng không quá 05 ngày làm vi ệc k ể t ừ ngày lập L ệnh thu. Tr ường h ợp ng ười ký phát n ộp đủ ti ền vào tài kho ản thanh toán theo yêu c ầu nói trên, thì vi ệc thanh toán t ờ séc ti ến hành theo trình t ự th ủ t ục quy đị nh. Nếu ng ười ký phát không n ộp đủ s ố ti ền theo yêu c ầu, thì NH t ừ ch ối thanh toán toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc. - Tr ường h ợp NH nh ận được l ệnh thu đúng th ời h ạn NH có trách nhi ệm th ực hi ện yêu c ầu c ủa ng ười xu ất trình séc n ếu nh ận được Lệnh thu khi t ờ séc ch ưa quá 06 tháng k ể t ừ ngày ký phát. Khi nh ận được L ệnh thu yêu c ầu được thanh toán m ột ph ần s ố ti ền ghi trên séc c ủa ng ười th ụ h ưởng thì ng ười th ực hi ện thanh toán ti ến hành x ử lý: + Ki ểm tra tính h ợp pháp, h ợp l ệ c ủa L ệnh thu. + C ăn c ứ vào L ệnh thu và kh ả n ăng thanh toán hi ện có c ủa ng ười ký phát t ại th ời điểm nh ận được yêu c ầu, ng ười th ực hi ện thanh toán ti ến hành ghi: Nợ TK TGTT c ủa ng ười ký phát séc/TK thích h ợp Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/ TK thích h ợp NH ph ải m ở s ổ theo dõi các t ờ séc được thanh toán m ột ph ần. Khi thanh toán m ột ph ần, NH ph ải ti ền hành các th ủ t ục sau: (1) L ập Gi ấy xác nh ận t ừ ch ối thanh toán đối v ới s ố ti ền ch ưa được thanh toán c ủa tờ séc, và ghi c ụm t ừ “xu ất trình ngày , thanh toán m ột ph ần là ( số ti ền) t ừ ch ối ph ần còn l ại là ( số ti ền) t ại ( địa điểm xu ất trình ), ngày thanh toán ” trên m ặt tr ước t ờ séc, chuy ển Gi ấy xác nh ận t ừ ch ối thanh toán kèm t ờ séc và các ch ứng t ừ thanh toán khác cho ng ười th ụ h ưởng. (2) L ập Thông báo v ề vi ệc t ờ séc b ị t ừ ch ối thanh toán , nêu rõ s ố séc, ngày ký phát séc, tên, địa ch ỉ ng ười th ụ h ưởng t ờ séc, s ố ti ền ghi trên t ờ séc, s ố ti ền b ị t ừ ch ối thanh toán gửi cho ng ười ký phát để yêu c ầu ng ười đó th ực hi ện ngh ĩa v ụ tr ả ti ền đố i với s ố ti ền b ị t ừ ch ối thanh toán c ủa t ờ séc, kèm theo l ời c ảnh báo v ề nh ững h ậu qu ả có th ể x ảy ra n ếu ng ười đó không th ực hi ện ngh ĩa v ụ tr ả ti ền đố i v ới s ố ti ền b ị t ừ ch ối thanh toán đó. 64
12. (3) Yêu c ầu ng ười th ụ h ưởng l ập Gi ấy biên nh ận để l ưu ch ứng t ừ. Các thông tin liên quan đến ng ười ký phát t ờ séc không đủ kh ả n ăng thanh toán ph ải được x ử lý theo quy đị nh. - Tr ường h ợp NH không nh ận được L ệnh thu sau 05 ngày làm vi ệc k ể t ừ ngày gửi thông báo v ề vi ệc t ờ séc không đủ kh ả n ăng thanh toán, thì th ực hi ện th ủ t ục t ừ ch ối thanh toán đối v ới toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc , l ập Gi ấy xác nh ận t ừ ch ối thanh toán kèm t ờ séc để chuy ển tr ả cho ng ười th ụ h ưởng; đồ ng th ời l ập Thông báo v ề vi ệc t ờ séc b ị từ ch ối thanh toán g ửi theo quy đị nh. (Tr ường h ợp có nhi ều t ờ séc n ộp vào cùng m ột th ời điểm để đòi ti ền t ừ m ột ng ười ký phát mà kh ả n ăng chi tr ả c ủa ng ười ký phát không đủ để thanh toán t ất c ả các t ờ séc đó thì th ứ t ự thanh toán séc được xác đị nh theo ngày ký phát, và theo th ứ t ự s ố séc đã được ký phát, ngh ĩa là t ờ séc có ngày ký phát tr ước s ẽ được thanh toán tr ước, và n ếu các t ờ séc có cùng ngày ký phát, thì t ờ séc có s ố th ứ t ự nh ỏ s ẽ được thanh toán tr ước) Khi ng ười ký phát đủ kh ả n ăng thanh toán s ố ti ền còn l ại (trong c ả 2 tr ường h ợp: thanh toán m ột ph ần/ n ộp đủ s ố ti ền còn thi ếu), NH s ẽ thanh toán ti ếp và tính s ố ti ền ph ạt ch ậm tr ả theo quy đị nh: Nợ TK TGTT c ủa ng ười ký phát/ : S ố ti ền thanh toán + ti ền ph ạt Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/ Ghi chú: Ti ền ph ạt ch ậm tr ả = S ố ti ền ch ậm tr ả × s ố ngày ch ậm tr ả × lãi su ất ph ạt/ngày 4.2.2.2. Tr ường h ợp ng ười ký phát và ng ười h ưởng có TK t ại hai tổ ch ức thanh toán Quy ch ế pháp lý hi ện hành v ề séc quy đị nh: Tổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán có quy ền tho ả thu ận v ới t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán khác trên cùng địa bàn, ho ặc khác đị a bàn t ỉnh thành ph ố về vi ệc t ổ ch ức thanh toán séc cho các khách hàng c ủa hai bên, quy định về quy trình nghi ệp v ụ, th ẩm quy ền và trách nhi ệm c ủa các bên liên quan trên cơ s ở t ự ch ịu trách nhi ệm v ề vi ệc b ảo đả m an toàn trong quá trình thanh toán séc, đồng th ời thông báo và ph ổ bi ến cho khách hàng c ủa mình th ực hi ện; a. Ng ười th ụ h ưởng tr ực ti ếp n ộp séc t ại NH thanh toán (Khái ni ệm NH thanh toán - ng ười th ực hi ện thanh toán - được hi ểu là NH qu ản lý tài kho ản v ới kho ản ti ền mà ng ười ký phát được s ử d ụng b ằng vi ệc ký phát séc. Nó có th ể là m ột chi nhánh NH đã cung ứng séc tr ắng cho ng ười ký phát và cho phép ng ười ký phát được s ử d ụng tài kho ản thanh toán v ới m ột kho ản ti ền để ký phát séc theo tho ả thu ận v ới chi nhánh đó. Tr ường h ợp t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán qu ản lý t ập trung các tài kho ản thanh toán c ủa ng ười ký phát m ở t ại các chi nhánh c ủa mình thông 65
13. qua h ệ th ống thanh toán tr ực tuy ến, thì ng ười th ực hi ện thanh toán là t ổ ch ức cung ứng dịch v ụ thanh toán - được hi ểu là m ọi chi nhánh). (i) NH thanh toán s ẽ ki ểm soát BKNS + các t ờ séc nh ư đã đề c ập ở ti ểu m ục 4.2.2.1. (ii) N ếu đủ điều ki ện thanh toán s ẽ h ạch toán: Nợ TK TGTT ng ười ký phát/ TK thích h ợp Có Thu t ừ d ịch v ụ thanh toán (7010); phí Có TK Thu ế GTGT ph ải n ộp: VAT Có TK Thanh toán v ốn thích h ợp: ST trên séc Chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho NH bên h ưởng. (iii) Nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn, NH bên h ưởng h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn thích h ợp Có TK TGTT c ủa ng ười th ụ h ưởng/ TK thích h ợp Ghi chú: Nếu TK c ủa ng ười ký phát không đủ để thanh toán s ố ti ền trên séc s ẽ x ử lý nh ư đã trình bày ở ti ểu m ục 4.2.2.1 b. Ng ười th ụ h ưởng n ộp séc vào đơ n v ị thu h ộ (nh ờ thu) Đơ n v ị thu h ộ có th ể là t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán n ơi ng ười th ụ h ưởng mở tài kho ản ho ặc m ột t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán làm d ịch v ụ thu h ộ séc B1. Tr ường h ợp séc không có u ỷ quy ền chuy ển n ợ (i) Th ủ t ục h ạch toán t ại NH thu h ộ - giai đoạn nh ận BKNS + séc Khi nh ận được các liên b ảng kê n ộp séc cùng v ới các t ờ séc được n ộp vào, ng ười thu hộ ph ải ki ểm tra các y ếu t ố th ể hi ện trên b ề m ặt t ờ séc để đả m b ảo: + Ng ười yêu c ầu được thanh toán séc là ng ười th ụ h ưởng h ợp pháp t ờ séc đó. + T ờ séc được điền đầ y đủ các y ếu t ố b ắt bu ộc. + T ờ séc ch ưa quá 06 tháng k ể t ừ ngày ký phát. + Tính liên tục c ủa dãy ch ữ ký chuy ển nh ượng ( nếu có ) trên t ờ séc. + Đối chi ếu đả m b ảo kh ớp đúng s ố séc, s ố ti ền trên t ờ séc v ới s ố ti ền được kê trên bảng kê n ộp séc. + C ộng l ại t ổng s ố ti ền trên b ảng kê n ộp séc, s ố ti ền b ằng ch ữ ph ải kh ớp đúng v ới số ti ền b ằng s ố. - Khi phát hi ện b ảng kê n ộp séc có sai sót ho ặc các t ờ séc không đầ y đủ các điều ki ện nêu trên thì ng ười thu h ộ ph ải tr ả l ại séc cho ng ười n ộp séc và yêu c ầu l ập l ại b ảng kê nộp séc khác thay th ế phù h ợp v ới các t ờ séc đủ điều ki ện; - N ếu không có gì sai sót thì ng ười thu h ộ ký xác nh ận v ề vi ệc nh ận nh ờ thu theo yêu cầu c ủa ng ười th ụ h ưởng, ghi vào s ổ theo dõi séc g ửi đi ( dùng làm c ơ s ở để tra c ứu x ử lý các tr ường h ợp g ửi séc b ị th ất l ạc, ch ậm tr ễ) và g ửi các tờ séc và b ảng kê séc t ới đị a điểm xu ất trình trong th ời gian, ph ươ ng th ức tho ả thu ận v ới ng ười th ụ h ưởng và phù h ợp v ới các quy định hi ện hành c ủa NH thanh toán. (Vi ệc giao nh ận séc tr ực ti ếp gi ữa ng ười thu h ộ và ng ười th ực hi ện thanh toán ph ải ghi s ổ theo dõi giao nh ận ch ứng t ừ và có ký nh ận. Tr ường h ợp ng ười thu h ộ và NH thanh toán không giao nh ận séc tr ực ti ếp được cho nhau thì có th ể áp d ụng các bi ện pháp giao 66
14. nh ận khác nh ưng ph ải đả m b ảo séc được giao cho NH thanh toán m ột cách nhanh chóng, đầy đủ , chính xác và an toàn). NH thu h ộ thu phí d ịch vụ thanh toán theo quy đị nh (n ếu có). Trong tr ường h ợp t ờ séc b ị t ừ ch ối thanh toán, s ố phí này không được hoàn l ại. Nợ TK Ti ền m ặt, TGTT, TK thích h ợp khác Có TK Thu t ừ d ịch v ụ thanh toán (7010) Có TK Thuê GTGT ph ải n ộp (ii) Tại NH thanh toán - Khi nh ận được các liên b ảng kê n ộp séc cùng v ới các t ờ séc do đơn v ị thu h ộ xu ất trình, NH thanh toán ph ải ki ểm tra các y ếu t ố trên b ề m ặt t ờ séc nh ư đã đề c ập ở ti ểu m ục 4.2.2.1. - N ếu đủ điều ki ện thì x ử lý nh ư sau: + Các t ờ séc làm ch ứng t ừ ghi N ợ Tài khoản thanh toán c ủa ng ười ký phát. + Các liên B ảng kê séc dùng làm ch ứng t ừ ghi Có Tài kho ản thanh toán v ốn thích hợp Hạch toán: Nợ TK TGTT c ủa ng ười ký phát/TK thích h ợp Có TK Thu t ừ d ịch v ụ thanh toán: phí Có Thu ế GTGT ph ải n ộp: VAT Có TK Thanh toán v ốn Đồng th ời l ập ch ứng t ừ thanh toán thanh toán v ốn thích h ợp để chuy ển cho đơn v ị thu h ộ để ghi Có tài kho ản ng ười th ụ h ưởng. Ghi chú : Tr ường h ợp séc ký phát quá s ố d ư, th ủ t ục x ử lý t ại NH thanh toán nh ư ti ểu m ục 4.2.2.1. Điểm khác là các thông báo c ủa ng ười thanh toán s ẽ ph ải chuy ển qua trung gian của ng ười thu hô (iii) Th ủ t ục x ử lý t ại NH thu h ộ - giai đoạn nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn c ủa NH thanh toán - Tr ường h ợp séc được thanh toán toàn b ộ s ố ti ền ghi trên séc: Khi nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn, thì NH thu h ộ s ử d ụng các ch ứng t ừ đó để hạch toán Nợ TK Thanh toán v ốn thích h ợp Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/TK thích h ợp khác Báo Có cho ng ười th ụ h ưởng. - Tr ường h ợp t ờ séc được thanh toán m ột ph ần theo thông báo c ủa ng ười th ực hi ện thanh toán : - C ăn c ứ vào s ố ti ền đã được thanh toán, NH thu h ộ s ử d ụng các ch ứng t ừ thanh toán một ph ần t ờ séc do NH thanh toán g ửi đế n để h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/TK thích h ợp ( Tr ường h ợp ng ười thu hộ được u ỷ quy ền nh ận ti ền cho ng ười th ụ h ưởng) /Có TK Các kho ản ch ờ thanh toán khác - m ở tài kho ản chi ti ết cho t ừng ng ười th ụ h ưởng séc ( Tr ường h ợp ng ười thu h ộ không được u ỷ quy ền nh ận ti ền cho ng ười th ụ h ưởng ) 67
15. NH báo Có v ề s ố ti ền đã được thanh toán cho ng ười th ụ h ưởng. Trường h ợp được u ỷ quy ền, NH thu h ộ l ập Gi ấy biên nh ận g ửi NH thanh toán. Tr ường h ợp không được u ỷ quy ền, khi NH thu h ộ nh ận được Gi ấy biên nh ận c ủa ng ười th ụ h ưởng n ộp vào, c ăn c ứ Gi ấy biên nh ận, NH thu h ộ ti ến hành l ập phi ếu chuy ển kho ản, h ạch toán: Nợ TK các kho ản ch ờ thanh toán khác (chi ti ết cho t ừng ng ười th ụ h ưởng séc) Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng và g ửi m ột liên Gi ấy biên nh ận t ới NH thanh toán Nếu sau 05 ngày làm vi ệc k ể t ừ ngày NH thu h ộ g ửi báo Có, mà NH thu h ộ không nh ận được Gi ấy biên nh ận c ủa ng ười thu h ộ, thì NH thu h ộ ph ải chuy ển tr ả l ại s ố ti ền c ủa tờ séc đã được thanh toán m ột ph ần cho NH thanh toán, h ạch toán: Nợ TK các kho ản ch ờ thanh toán khác (chi ti ết cho t ừng ng ười th ụ h ưởng séc) . Có TK thanh toán v ốn thích h ợp B2. Tr ường h ợp séc có u ỷ quy ền chuy ển n ợ Khái ni ệm u ỷ quy ền chuy ển n ợ nói ở đây được hi ểu là NH thanh toán đã u ỷ quy ền cho NH thu h ộ ghi có tr ước cho ng ười th ụ h ưởng trên c ơ s ở tho ả thu ận gi ữa ng ười ký phát và ng ười th ụ h ưởng (và đã được thông báo cho 2 NH nói trên) n ếu các điều ki ện thanh toán đã h ội đủ . (i) T ại NH thu h ộ - khi nh ận séc Sau khi ki ểm soát đủ điều ki ện thanh toán, NH thu h ộ ký nh ận, giao 1 liên BKNS cho ng ười h ưởng để làm biên lai nh ận séc. L ập ch ứng t ừ thanh toán v ốn thích h ợp (ch ứng từ chuy ển n ợ có u ỷ quy ền) g ửi NH thanh toán. H ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK Các kho ản ch ờ thanh toán Hạch toán thu phí d ịch v ụ thu h ộ. (ii) T ại NH thanh toán Khi nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn (chuy ển n ợ), NH ki ểm soát ch ứng t ừ thanh toán v ốn và điều ki ện thanh toán c ủa ng ười ký phát. N ếu đủ điều ki ện, NH g ửi thông báo “ch ấp nh ận chuy ển n ợ” cho NH thu h ộ và h ạch toán: Nợ TK TGTT c ủa ng ười ký phát / TK khác Có Thu t ừ DVTT Có Thu ế GTGT ph ải n ộp Có TK Thanh toán v ốn: St chuy ển (iii) Tại NH thu h ộ - khi nh ận được thông báo “ch ấp nh ận chuy ển n ợ” NH thu h ộ t ất toán TK các kho ản ch ờ thanh toán và tr ả ti ền cho ng ười h ưởng, báo có Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/ TK thích h ợp khác 4.2.2.3. Tr ường h ợp NH thu h ộ xu ất trình séc t ại Trung tâm thanh toán bù tr ừ a. Đối v ới các trung tâm thanh toán bù tr ừ c ủa Ngân hàng Nhà n ước, vi ệc thanh toán séc qua trung tâm thanh toán bù tr ừ được áp d ụng quy trình thanh toán bù tr ừ do Ngân hàng Nhà n ước quy đị nh (s ẽ đề c ập trong ch ươ ng 4). 68
16. b. Đối v ới trung tâm thanh toán bù tr ừ là T ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán được Ngân hàng Nhà n ước c ấp gi ấy phép ho ạt độ ng, séc thanh toán qua trung tâm gi ữa các t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán thành viên th ực hi ện theo tho ả thu ận gi ữa trung tâm đó và các thành viên. Để b ảo đả m cho t ờ séc có th ể thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù tr ừ séc t ự độ ng của Ngân hàng Nhà n ước ho ặc do Ngân hàng Nhà n ước cho phép, thì gi ấy in séc, kích th ước séc, y ếu t ố và v ị trí các y ếu t ố trên séc tr ắng ph ải được thi ết k ế theo các điều ki ện đã được quy đị nh và nh ững tiêu chu ẩn k ỹ thu ật c ụ th ể khác c ủa Trung tâm ( nếu có) . 4.3. Đặc điểm k ế toán séc ti ền m ặt - Séc ti ền m ặt (Séc TM) là lo ại séc mà trên t ờ séc không ghi c ụm t ừ “Tr ả vào tài kho ản” ho ặc ghi tên chính ng ười ký phát. - Theo quy ch ế pháp lý hi ện hành séc TM ngoài vi ệc xu ất trình để l ĩnh ti ền m ặt tr ực ti ếp t ừ NH thanh toán nó còn có th ể được n ộp t ại đơn v ị thu h ộ. - Khi l ĩnh ti ền, ng ười l ĩnh ti ền m ặt ph ải ghi rõ h ọ tên, s ố ch ứng minh nhân dân ( ho ặc hộ chi ếu, gi ấy ch ứng minh quân nhân, công nhân và nhân viên qu ốc phòng ho ặc gi ấy t ờ tùy thân khác có dán ảnh và đóng d ấu giáp lai ) c ủa mình vào ph ần quy đị nh dùng cho l ĩnh ti ền m ặt ở m ặt sau t ờ séc. 4.3.1. Tr ường h ợp séc TM được ng ười h ưởng n ộp tr ực ti ếp vào NH thanh toán NH thanh toán s ẽ h ạch toán: Nợ TK TGTT ng ười ký phát Có Ti ền m ặt 4.3.2. Tr ường h ợp séc TM không có u ỷ quy ền chuy ển n ợ được n ộp vào NH thu h ộ Th ủ t ục v ẫn nh ư tr ường h ợp séc chuy ển kho ản. Ch ỉ khác, khi nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn, NH thu h ộ h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND Sau đó, báo cho khách hàng đến nh ận ti ền: Nợ TK Chuy ển ti ền ph ải tr ả b ằng VND Có TK Ti ền m ặt 4.3.3. Tr ường h ợp séc có u ỷ quy ền chuy ển n ợ Khi nh ận được thông báo “ch ấp nh ận chuy ển n ợ”, NH thu h ộ báo cho khách hàng đến nh ận ti ền m ặt và h ạch toán: Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán Có TK Ti ền m ặt 4.4. Th ủ t ục k ế toán đố i v ới séc b ảo chi 4.4.1. Th ủ t ục b ảo chi séc (i ) Tr ường h ợp s ử d ụng tài kho ản ti ền ký g ửi để b ảo đả m thanh toán Khi có nhu c ầu b ảo chi séc, ng ười ký phát séc l ập và n ộp vào NH thanh toán “ Uỷ nhi ệm chi” (s ố liên U ỷ nhi ệm chi do NH thanh toán quy đị nh nh ưng ph ải đả m b ảo đủ s ố liên để h ạch toán, thanh toán và l ưu tr ữ) và t ờ séc đã ghi đầy đủ các y ếu t ố có đủ ch ữ ký và d ấu ( nếu có ) ở m ặt tr ước c ủa t ờ séc. NH thanh toán ki ểm soát đố i chi ếu “ Uỷ nhi ệm chi” , ki ểm tra các điều ki ện để th ực hi ện b ảo chi t ờ séc, n ếu đủ điều ki ện thì x ử lý: 69
17. - Ghi ngày, tháng, n ăm và ký tên đóng d ấu c ủa ng ười th ực hi ện thanh toán, kèm c ụm từ “ Bảo chi ” lên m ặt tr ước c ủa t ờ séc. - Giao t ờ séc đã làm xong th ủ t ục b ảo chi cho khách hàng. Hạch toán: Nợ TK TGTT c ủa ng ười ký phát Có TK Ti ền ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán séc (4271) Xử lý các liên ủy nhi ệm chi nh ư sau: -1 liên u ỷ nhi ệm chi làm ch ứng t ừ ghi N ợ Tài kho ản c ủa ng ười ký phát, đồ ng th ời ghi Có Tài kho ản ti ền ký g ửi để đả m b ảo thanh toán séc c ủa ng ười ký phát. - 1 liên u ỷ nhi ệm chi báo N ợ cho ng ười ký phát séc. Tr ường h ợp ng ười ký phát không đủ ti ền trên tài kho ản nh ưng được ng ười th ực hi ện thanh toán ch ấp thu ận cho th ấu chi đế n m ột h ạn m ức nh ất đị nh để b ảo đả m kh ả n ăng thanh toán cho s ố ti ền ghi trên t ờ séc thì th ủ t ục h ạch toán v ẫn nh ư trên. D ĩ nhiên, s ố ti ền th ấu chi ph ải n ằm trong h ạn m ức th ấu chi đã tho ả thu ận. (ii) Tr ường h ợp không s ử d ụng tài kho ản ti ền ký g ửi để đả m b ảo thanh toán NH thanh toán th ực hi ện nghi ệp v ụ b ảo chi séc có th ể áp d ụng bi ện pháp phong to ả số d ư tài kho ản thanh toán c ủa ng ười ký phát và s ố ti ền b ị phong to ả đúng b ằng s ố ti ền b ảo đảm thanh toán séc. Tuy nhiên khi áp d ụng bi ện pháp này để b ảo chi séc thì ngân hàng ph ải b ảo đả m được vi ệc ki ểm soát kh ả n ăng thanh toán c ủa ng ười ký phát, không để x ảy ra tình tr ạng m ất kh ả n ăng thanh toán gây ảnh h ưởng đế n các bên liên quan. Khi đã b ảo chi séc, NH thanh toán ch ịu trách nhi ệm b ảo đả m kh ả n ăng thanh toán số ti ền ghi trên séc đến h ết th ời h ạn xu ất trình c ủa t ờ séc. Sau th ời h ạn xu ất trình, t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán không còn trách nhi ệm bảo đả m kh ả n ăng thanh toán cho t ờ séc khi xu ất trình. Ng ười ký phát có quy ền yêu c ầu ng ười th ực hi ện thanh toán ch ấm d ứt vi ệc l ưu ký ho ặc phong to ả s ố ti ền dùng để b ảo đả m kh ả n ăng thanh toán cho t ờ séc đó. 4.4.2. K ế toán thanh toán séc b ảo chi 4.4.2.1. Tr ường h ợp ng ười ký phát và ng ười h ưởng có TK t ại cùng m ột NH Khi nh ận được BKNS + các t ờ séc b ảo chi, ki ểm soát đủ điều ki ện, k ế toán h ạch toán: Nợ TK Ti ền ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán séc (4271)/TGTT c ủa ng ười ký phát Có TK TGTT/TM Ghi chú : Vi ệc thu phí đố i v ới séc b ảo chi t ươ ng t ự séc thông th ường. 4.4.2.2. Tr ường h ợp ng ười ký phát và ng ười h ưởng có TK t ại 2 CNNH cùng hệ th ống a. T ại NH thu h ộ Khi nh ận được BKNS +séc b ảo chi, k ế toán ki ểm soát n ếu đủ điều ki ện ghi có tr ước cho ng ười h ưởng : Nợ TK Thanh toán v ốn (trong h ệ th ống) Có TK TGTT c ủa ng ười h ưởng/TM Sau dó, truy ền ch ứng t ừ thanh toán v ốn (l ệnh chuy ển n ợ) cho NH thanh toán. b. T ại NH thanh toán Khi nh ận được L ệnh chuy ển n ợ, k ế toán ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện, h ạch toán: Nợ TK Ti ền ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán séc/TGTT c ủa ng ười ký phát Có TK Thanh toán v ốn (trong h ệ th ống) 70
18. 4.4.2.2. Tr ường h ợp ng ười ký phát và ng ười h ưởng có TK t ại 2 NH khác hệ th ống Trong tr ường h ợp này, th ủ t ục k ế toán t ươ ng t ự tr ường h ợp thanh toán séc chuy ển kho ản. Ch ỉ khác vi ệc ghi n ợ trên TK c ủa ng ười ký phát có th ể thay b ằng vi ệc ghi n ợ trên TK Ti ền ký qu ỹ b ảo đả m thanh séc. Ghi chú : Ngoài nh ững điểm m ới trong quy đị nh pháp lý hi ện hành v ề séc c ủa Vi ệt Nam đã trình bày trong ở nh ững ph ần trên, có m ột s ố điểm m ới c ần l ưu ý thêm: (i) V ề t ổ ch ức được phép cung ứng séc và tham gia vào quá trình thanh toán séc: bao gồm c ả t ổ ch ức tín d ụng và m ột s ố t ổ ch ức khác được NHNN cho phép. “Các t ổ ch ức cung ứng séc và tham gia vào quá trình thanh toán, thu h ộ séc, bao g ồm: Ngân hàng Nhà n ước; ngân hàng th ươ ng m ại, ngân hàng phát tri ển, ngân hàng đầu t ư, ngân hàng chính sách, ngân hàng h ợp tác và các lo ại hình ngân hàng khác; Qu ỹ Tín d ụng nhân dân trung ươ ng; t ổ ch ức tín d ụng không ph ải ngân hàng được Ngân hàng Nhà n ước cho phép cung ứng, thanh toán, thu h ộ séc; t ổ ch ức khác không ph ải là t ổ ch ức tín d ụng được Ngân hàng Nhà n ước cho phép cung ứng, thanh toán ho ặc thu h ộ séc. (ii) V ề th ời h ạn xu ất trình và th ời h ạn hi ệu l ực - Th ời h ạn xu ất trình nay là 30 ngày (so v ới 15 ngày tr ước đây). - Th ời h ạn hi ệu l ực là 6 tháng (tr ước đây không quy định th ời h ạn hi ệu l ực) Thông t ư 05/2004 quy định “T ờ séc đã quá th ời h ạn xu ất trình nh ưng ch ưa quá 06 tháng k ể t ừ ngày ký phát, ng ười thu h ộ v ẫn có th ể nh ận thu h ộ”. Tuy nhiên, n ếu t ờ séc b ị t ừ ch ối thanh toán, “ng ười thu h ộ hoàn trả l ại séc cho ng ười th ụ h ưởng và không ph ải ch ịu trách nhi ệm v ề vi ệc b ị t ừ ch ối này” . (iii) V ề ng ười thu h ộ, tr ước đây ch ỉ quy định là t ổ ch ức thanh toán n ơi ng ười th ụ hưởng m ở tài kho ản, nay m ở r ộng đối t ượng thu h ộ là nh ững t ổ ch ức cung ứng d ịch v ụ thanh toán thu h ộ séc. (iv) Quy định v ề m ẫu séc Tổ ch ức cung ứng séc tự quy ết đị nh v ề thi ết k ế m ẫu séc tr ắng do mình cung ứng, trên c ơ s ở tham kh ảo m ẫu séc trong t ờ séc m ẫu. Để b ảo đả m cho t ờ séc có th ể thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù tr ừ séc t ự động c ủa Ngân hàng Nhà n ước ho ặc do Ngân hàng Nhà n ước cho phép, thì gi ấy in séc, kích th ước séc, y ếu t ố và v ị trí các y ếu t ố trên séc tr ắng ph ải được thi ết k ế theo các điều ki ện đã được quy đị nh và nh ững tiêu chu ẩn k ỹ thu ật c ụ th ể khác c ủa Trung tâm ( nếu có) . (v) Quy định v ề truy đòi và thanh toán m ột ph ần Tr ước đây, n ếu ng ười ký phát không đủ kh ả n ăng thanh toán thì t ờ séc có th ể được gi ữ l ại để ch ờ thanh toán ho ặc tr ả l ại cho ng ười th ụ h ưởng. Quy định m ới cho phép thanh toán m ột ph ần s ố ti ền trên séc (th ủ tục đã trình bày ở trên). 5. Kế toán hình th ức thanh toán U ỷ nhi ệm thu/nh ờ thu 5.1. Khái ni ệm Là hình th ức trong đó theo tho ả thu ận t ừ tr ước gi ữa ng ười mua, ng ười bán và các trung gian thanh toán, ng ười bán sau khi cung ứng hàng hoá, d ịch v ụ n ộp gi ấy u ỷ nhi ệm thu/ nh ờ thu cùng v ới ch ứng t ừ hàng hoá để nh ờ NH thu h ộ ti ền ở ng ười mua. 5.2. Nguyên t ắc và ph ạm vi áp d ụng 71
19. - Điều ki ện: bên tr ả và bên h ưởng ph ải th ống nh ất b ằng v ăn b ản v ề vi ệc th ực hi ện thanh toán b ằng UNT và ng ười tr ả ph ải thông báo b ằng v ăn b ản cho ngân hàng bên tr ả v ề th ỏa thu ận trên. - Vi ệc gi ải quy ết các tranh ch ấp v ề l ập ch ứng t ừ kh ống, v ề s ự thi ếu kh ớp đúng gi ữa số ti ền trên ch ứng t ừ và giá tr ị hàng hóa d ịch v ụ cung c ấp th ực t ế do 2 bên t ự gi ải quy ết, các trung gian thanh toán không ch ịu trách nhi ệm. - Hình th ức thanh toán ủy nhi ệm thu được áp d ụng trong thanh toán cùng h ệ th ống ho ặc khác h ệ th ống. 5.3. Th ủ t ục x ử lí ch ứng t ừ và ghi s ổ k ế toán Sau khi giao hàng hóa ho ặc cung ứng d ịch v ụ, c ăn c ứ vào các ch ứng t ừ giao nh ận hàng hóa và cung ứng d ịch v ụ, ngưởi bán lập lệnh nh ờ thu kèm v ới ch ứng t ừ giao hàng, cung ứng d ịch v ụ gửi ngân hàng ph ục v ụ nh ờ thu hộ ti ền. 5.3.1. Tr ường h ợp bên tr ả và bên h ưởng có cùng tài kho ản t ại 1 ngân hàng: Kế toán nh ận UNT và ch ứng t ừ giao hàng, ki ểm soát, n ếu h ợp l ệ và đủ s ố d ư thì ghi số hi ệu tài kho ản N ợ, Có và ngày thanh toán vào các liên UNT, đồng th ời h ạch toán: Nợ TK 4211. ng ười tr ả Có TK 4211. ng ười h ưởng Báo N ợ cho ng ười tr ả, báo Có cho ng ười h ưởng. Tr ường h ợp ng ười mua không có kh ả n ăng thanh toán, NH ghi nh ập s ổ theo dõi “U ỷ nhi ệm thu quá h ạn” đồng th ời báo cho ng ười mua bi ết. Khi tài kho ản c ủa ng ười mua đủ kh ả n ăng thanh toán thì ghi xu ất s ổ theo dõi, đồng th ời h ạch toán: Nợ TK 4211 ng ười tr ả: ST u ỷ nhi ệm thu + Ti ền ph ạt ch ậm tr ả Có TK thanh toán v ốn Ti ền ph ạt ch ậm tr ả = ST UNT × Th ời gian ch ậm tr ả × Lãi su ất ph ạt 5.3.2. Tr ường h ợp bên h ưởng và bên tr ả có tài kho ản t ại 2 ngân hàng khác nhau 5.3.2.1. N ếu NH bên tr ả và NH bên h ưởng không có tho ả thu ận u ỷ quy ền chuy ển nợ (1) Ng ười bán giao hàng hoá ho ặc cung ứng d ịch v ụ cho ng ười tr ả. (2) Ng ười bán (ng ười h ưởng) n ộp u ỷ nhi ệm thu kèm ch ứng t ừ hàng hoá cho NH bên h ưởng (NH thu h ộ) (3) NH bên h ưởng chuy ển UNT cho ngân hàng bên tr ả (4a) Ngân hàng tr ả ghi n ợ ng ười tr ả, g ửi ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho ngân hàng h ưởng (4b) Ngân hàng tr ả báo N ợ cho ng ười tr ả (5) Ngân hàng h ưởng ghi Có và g ửi gi ấy báo Có cho ng ười h ưởng (xem s ơ đồ ở d ưới) 72
20. Sơ đồ v ề quy trình thanh toán theo hình th ức u ỷ nhi ệm thu ( ở Vi ệt Nam) (3) Ngân hàng tr ả Ngân hàng h ưởng (4a) (2) (5) (4b) Ng ười tr ả Ng ười h ưởng (1) Trình t ự và th ủ t ục h ạch toán t ại NH bên h ưởng và NH bên tr ả: (i) Tại ngân hàng bên h ưởng Nh ận UNT (ho ặc nh ờ thu) và ch ứng t ừ hàng hoá, ghi nh ập s ổ theo dõi “UNT nh ận thu h ộ”, Sau đó, g ửi UNT và ch ứng t ừ hàng hoá cho NH bên tr ả, ghi xu ất s ố theo dõi “UNT nh ận thu h ộ” và ghi nh ập s ổ theo dõi “UNT g ửi đi ch ờ thanh toán”. Thu phí d ịch v ụ thu h ộ (phí thanh toán) (ii) Tại ngân hàng bên tr ả Nh ận và ki ểm tra ch ứng t ừ do ngân hàng bên h ưởng g ửi đế n, ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện thanh toán thì h ạch toán nh ư sau: Nợ TK 4211. ng ười tr ả Có TK Thanh toán v ốn gi ữa các ngân hàng Sau đó g ửi ch ứng t ừ thanh toán vốn (L ệnh chuy ển có) cho ngân hàng bên h ưởng. Tr ường h ợp TK ng ười tr ả không đủ s ố d ư thì x ử lý nh ư đã nêu ở ti ểu m ục 5.3.1 . Khi TK ng ười tr ả đủ ti ền s ẽ h ạch toán: Nợ TK 4211.ng ười tr ả : ST UNT + ti ền ph ạt Có TK Thanh toán v ốn Chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho NH bên h ưởng (iii) Tại ngân hàng bên h ưởng Khi nh ận ch ứng t ừ thanh toán v ốn (L ệnh chuy ển có) do ngân hàng bên tr ả chuy ển sang, h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK 4211 . ng ười hưởng Đồng th ời h ạch toán xu ất s ổ theo dõi “UNT g ửi đi ch ờ thanh toán” 73
21. 5.3.2.2. N ếu NH bên tr ả và NH bên h ưởng có tho ả thu ận u ỷ quy ền chuy ển n ợ (3) Ngân hàng tr ả Ngân hàng h ưởng (4a) (5) (4b) (2) Ng ười tr ả Ng ười h ưởng (1) (1) Ng ười bán giao hàng hoá ho ặc cung ứng d ịch v ụ cho ng ười tr ả. (2) Ng ười bán (ng ười h ưởng) n ộp u ỷ nhi ệm thu kèm ch ứng t ừ hàng hoá cho NH bên h ưởng (NH thu h ộ) (3) NH bên h ưởng chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn (l ệnh chuy ển n ợ) cho NH bên tr ả (4) Ngân hàng tr ả ghi n ợ ng ười tr ả, gửi thông báo ch ấp nh ận chuy ển n ợ cho NH bên h ưởng (4a), báo n ợ cho ng ười tr ả (4b) (5) NH bên h ưởng ghi có cho ng ười h ưởng và báo có. Trình t ự và th ủ t ục h ạch toán t ại NH bên h ưởng và NH bên tr ả: (i) Tại ngân hàng bên h ưởng Nh ận UNT (ho ặc nh ờ thu) và ch ứng t ừ hàng hoá, kế toán ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện s ẽ h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn Có TK Các kho ản ch ờ thanh toán khác (4599) Thu phí d ịch v ụ thu h ộ (phí thanh toán) Khi nh ận được thông báo ch ấp nh ận chuy ển n ợ c ủa NH bên tr ả, h ạch toán: Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán khác (4599) Có TK 4211. ng ười h ưởng/TK thích h ợp khác (ii) Tại ngân hàng bên tr ả Khi nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn (l ệnh chuy ển n ợ) c ủa NH bên h ưởng, ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện h ạch toán: Nợ TK 4211. ng ười tr ả/ TK thích h ợp khác Có TK Thanh toán v ốn Đồng th ời gửi thông báo ch ấp nh ận chuy ển n ợ cho ngân hàng bên h ưởng. Tr ường h ợp TK ng ười tr ả không đủ s ố d ư thì x ử lý nh ư đã nêu ở ti ểu m ục 5.3.2.1. 6. Kế toán hình th ức thanh toán th ư tín dung (trong n ước) 6.1. Khái ni ệm Th ư TD: 74
22. Th ư tín d ụng là 1 v ăn b ản được thi ết l ập theo yêu c ầu ng ười mua c ủa NH bên tr ả cam k ết s ẽ thanh toán 1 s ố ti ền cho ng ười bán v ới điều ki ện bên bán xu ất trình b ộ ch ứng t ừ ch ứng minh đã th ực hi ện được nh ững ngh ĩa v ụ đã nêu trong th ư tín d ụng (Th ư tín d ụng ch ủ y ếu được áp d ụng trong quan h ệ thanh toán gi ữa 2 bên có TK ở 2 chi nhánh cùng h ệ th ống). Trình t ự và th ủ t ục hạch toán nh ư sau: [1] Ng ười mua l ập gi ấy xin m ở th ư tín d ụng, n ộp vào ngân hàng ph ục v ụ, ngân hàng ki ểm soát n ếu đồ ng ý s ẽ h ạch toán ti ền ký qu ỹ (100%): Nợ TK 4211/1011/ 2111 Có TK Tiền ký g ửi để m ở th ư tín d ụng (4272) [2] Đồng th ời xác nh ận tính, ghi ký hi ệu m ật, ký xác nh ận th ư tín d ụng và chuy ển th ư tín d ụng cho ngân hàng ph ục v ụ bên bán. [3] Khi nh ận được, ngân hàng bên bán s ẽ ghi nh ập s ổ theo dõi “ th ư tín d ụng đế n” g ửi thông báo cho bên bán bi ết để giao hàng cho bên mua. [4] Bên bán ti ến hành giao hàng hoá cho bên mua [5] Sau khi giao hàng bên bán lập B ảng kê thanh toán th ư tín d ụng kèm các ch ứng t ừ giao hàng n ộp vào ngân hàng ph ục v ụ (bên bán) để yêu c ầu thanh toán th ư tín d ụng. [6] Ngân hàng bên bán s ẽ ki ểm tra l ại th ời h ạn, tính chính xác c ủa ch ứng t ừ, đố i chi ếu với các điều ki ện c ủa th ư tín d ụng. N ếu đủ điều ki ện thì ghi xu ất s ổ theo dõi “th ư tín dụng đế n” và h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn (Liên hàng đi/ chuy ển ti ền đi) Có TK 4211. ng ười bán/ TK thích h ợp khác Đồng th ời g ửi ch ứng t ừ thanh toán v ốn (Lệnh chuy ển n ợ) cho ngân hàng l ập L/C và báo có cho ng ười bán. [7] Ngân hàng bên mua nh ận được ch ứng t ừ thanh toán v ốn (Lệnh chuy ển n ợ), ki ểm soát, n ếu đủ điều ki ện, sẽ h ạch toán Nợ TK Ti ền kí g ửi đảm b ảo thanh toán TTD (4272) Có TK Thanh toán v ốn (Liên hàng đến/chuy ển ti ền đế n) Đồng th ời báo n ợ cho ng ười mua. Tr ường h ợp, s ố ti ền ký g ửi không s ử d ụng h ết, h ạch toán tr ả l ại s ố ti ền th ừa: Nợ TK 4272 Có TK 4211. ng ười mua 75
23. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH THANH TOÁN B ẰNG TH Ư TÍN D ỤNG (VN) 6 NH BÊN a NH BÊN TR Ả HƯỞNG 2 6 b 5 3 1 NG ƯỜI NG ƯỜI HƯỞNG TR Ả 4 Chú ý: - Do tính ch ất ph ức t ạp c ủa quá trình thanh toán nên TTD được m ở v ới s ố ti ền tươ ng đối l ớn và th ời gian t ươ ng đối dài (3 tháng), th ư tín d ụng không được b ổ sung thêm ti ền. - Sau th ời h ạn hi ệu l ực qui đị nh th ư tín d ụng đã m ở không được s ử d ụng s ẽ b ị h ủy bỏ b ằng vi ệc tr ả l ại ti ền trên tài kho ản kí g ửi cho khách hàng. Nợ TK 4272 Có TK 4211 - Tr ường h ợp bên mua và bên bán m ở tài kho ản t ại 2 ngân hàng khác h ệ th ống, thì ph ải có m ột NH trung gian cùng địa bàn v ới NH bên h ưởng và cùng h ệ th ống v ới NH bên tr ả (NH m ở TTD). Ngân hàng này s ẽ th ực hi ện ki ểm soát TTD, thông báo TTD cho ng ười bán (tr ực ti ếp ho ặc qua NH ph ục v ụ bên bán). Khi nh ận được Bảng kê thanh toán TTD (tr ực ti ếp t ừ ng ười bán ho ặc qua NH bên bán) s ẽ thanh toán (ph ải thu trong thanh toán cùng h ệ th ống) v ới NH bên tr ả và thanh toán (ph ải tr ả trong thanh toán bù tr ừ) v ới NH bên hưởng. 7. Kế toán hình th ức th ẻ thanh toán 7.1 . Khái ni ệm th ẻ thanh toán Th ẻ thanh toán là công c ụ s ử d ụng công ngh ệ điện t ử - tin h ọc (và vi ễn thông) do các tổ ch ức phát hành c ấp, cho phép ng ười s ở h ữu rút ti ền m ặt (t ại NH ho ặc t ại ATM) ho ặc thanh toán ở nh ững c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ và nh ững thi ết b ị giao d ịch t ự độ ng 7.2. Các lo ại th ẻ (i) C ăn c ứ vào công d ụng: 76
24. - Th ẻ rút ti ền m ặt - Th ẻ thanh toán - Th ẻ h ổn h ợp (ii) C ăn c ứ vào ngu ồn chi tr ả: - Th ẻ ký qu ỹ - Th ẻ ghi n ợ - Th ẻ tín d ụng 7.3. Th ủ t ục phát hành th ẻ: Th ủ t ục phát hành đối v ới 3 lo ại th ẻ sau s ẽ khác nhau v ề ph ươ ng di ện h ạch toán: - Th ẻ ký qu ỹ (hay còn g ọi là th ẻ tr ả tr ước – prepaid card) - Th ẻ ghi N ợ (debit card) - Th ẻ tín d ụng (credit card) + Đối v ới th ẻ kí qu ỹ, ng ười s ử d ụng th ẻ ph ải n ộp ti ền m ặt, ho ặc trích tài kho ản ti ền gửi ho ặc xin vay để l ưu kí vào TK Ti ền kí qu ỹ b ảo đả m thanh toán th ẻ. Khi được yêu c ầu kế toán h ạch toán: Nợ TK 4211, 2111 Có TK 4273 Sau đó ngân hàng làm th ủ t ục cấp th ẻ cho khách hàng. + Đối v ới th ẻ ghi N ợ và th ẻ tín d ụng trên c ơ s ở ki ểm tra các điều ki ện c ần thi ết làm th ủ t ục cấp th ẻ NH s ẽ h ạch toán thu phí d ịch v ụ (n ếu có) 7.4. Quá trình thanh toán 7.4.1. Tr ường h ợp Khách hàng rút ti ền m ặt t ại ATM, bút toán th ực hi ện t ự độ ng: Nợ TK TGTT c ủa ch ủ th ẻ Có TK 1014 7.4.2. Tr ường h ợp khách hàng rút ti ền m ặt t ại NH Nợ TK TGTT Có TK 1011 7.4.3. Tr ường h ợp khách hàng s ử d ụng th ẻ để thanh toán t ại các c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ: (i) Sau khi giao d ịch đủ điều ki ện được th ực hi ện, c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ in hoá đơn, khách hàng ph ải kí vào hóa đơ n. Hoá đơ n được l ập thành 3 liên: 1 liên giao ch ủ th ẻ, 1 liên nộp cho NH đạ i lý thanh toán, 1 liên l ưu ở c ơ s ở ch ấp th ẻ. Th ẻ s ẽ được tr ả l ại cho ch ủ s ở hữu. (ii) Định k ỳ, c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ l ập B ảng kê các hoá đơ n thanh toán th ẻ n ộp cùng với hoá đơn vào NH đại lý thanh toán. NH này s ẽ h ạch toán: N ợ TK T ạm ứng để ho ạt độ ng nghi ệp v ụ (3612)/ TK trung gian khác Có TK 4211. CSCNT Sau đó, ngân hàng đại lý s ẽ truy ền d ữ li ệu v ề giao d ịch th ẻ v ề Ngân hàng phát hành. (iii) T ại ngân hàng phát hành, khi nh ận các d ữ li ệu t ừ NH đạ i lý, ki ểm tra n ếu đủ điều ki ện s ẽ ti ến hành ghi n ợ các TK thích h ợp tùy theo tính ch ất c ủa t ừng lo ại th ẻ: - Đối v ới th ẻ ký qu ỹ: Nợ TK Ký qu ỹ b ảo đả m thanh toán th ẻ Có TK Thanh toán v ốn v ới các NH khác/ TK thích h ợp 77
25. - Đối v ới th ẻ ghi n ợ: Nợ TK Ti ền g ửi thanh toán c ủa khách hàng Có TK Thanh toán v ốn / TK thích h ợp - Đối v ới th ẻ tín d ụng: Nợ TK Cho vay Có TK Thanh toán v ốn / TK thích h ợp Sau đó, chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn (l ệnh chuy ển có) cho NH đạ i lý. (iv) Khi nh ận được l ệnh chuy ển có t ừ NH phát hành, NH đại lý h ạch toán: Nợ TK Thanh toán v ốn thích h ợp Có TK T ạm ứng để ho ạt độ ng nghi ệp v ụ (3612) Ghi chú : 1. N ếu c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ m ở tài kho ản ở NH phát hành thì NH phát hành s ẽ h ạch toán: Nợ TK Ti ền ký g ửi để thanh toán th ẻ Ho ặc TK Ti ền g ửi thanh toán Ho ặc TK Cho vay ng ắn h ạn Có TK Ti ền g ửi thanh toán c ủa c ơ s ở ch ấp nh ận th ẻ 2. M ột cách dùng th ẻ khác là s ử d ụng công ngh ệ tr ực tuy ến (online). Trong công ngh ệ này, ng ười tr ả ti ền có th ể ra l ệnh tr ả ti ền trên m ột máy tính n ối m ạng b ất k ỳ b ằng th ẻ thanh toán (ho ặc không bằng th ẻ). Trong tr ường h ợp khách hàng tr ả ti ền b ằng th ẻ, th ẻ ph ải có ph ạm vi thanh toán qu ốc t ế. Trong tr ường h ợp tr ả ti ền tr ực ti ếp trên tài kho ản t ại NH, điều ki ện c ần là NH đó ph ải tham gia vào h ệ th ống thanh toán toàn c ầu c ũng nh ư tho ả mãn các điều ki ện v ề h ạ tầng k ỹ thu ật và h ạ t ầng pháp lý. 3. Vi ệc thu phí thanh toán tu ỳ thu ộc vào chính sách c ủa t ừng NH. 78
26. CH ƯƠ NG IV KẾ TOÁN NGHI ỆP V Ụ THANH TOÁN V ỐN GI ỮA CÁC NGÂN HÀNG A. NH ỮNG V ẤN ĐỀ CHUNG V Ề PH ƯƠ NG TH ỨC THANH TOÁN V ỐN GI ỮA CÁC NGÂN HÀNG 1. Khái ni ệm ph ươ ng th ức thanh toán v ốn Ph ươ ng th ức thanh toán v ốn là khái ni ệm ch ỉ cách th ức t ổ ch ức vi ệc thanh toán các kho ản công n ợ phát sinh gi ữa 2 ngân hàng ho ặc gi ữa m ột h ệ th ống nhi ều h ơn 2 ngân hàng với nhau 2. Phân lo ại 2.1. Theo s ố ngân hàng tham gia vào h ệ th ống thanh toán - Thanh toán song ph ươ ng - Thanh toán đa ph ươ ng 2.2. Theo ph ạm vi - Thanh toán n ội b ộ (m ột t ổ ch ức tín d ụng) - Thanh toán bên ngoài 2.3. Theo tính ch ất -Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (liên hàng) - Thanh toán bù trừ - Thanh toán qua TK TG t ại NH Nhà n ước - M ở TK TG t ại ngân hàng đối ph ươ ng - U ỷ nhi ệm thanh toán - Thanh toán điện t ử liên ngân hàng 2.4. Phân lo ại theo công ngh ệ - Công ngh ệ th ủ công - Công ngh ệ bán t ự độ ng - Công ngh ệ t ự độ ng B. THANH TOÁN LIÊN HÀNG N ỘI B Ộ 1. T ổ ch ức k ế toán thanh toán liên hàng n ội b ộ 1.1. Nh ững v ấn đề chung a. Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng n ội b ộ (g ọi t ắt là thanh toán liên hàng) là thanh toán n ội b ộ gi ữa các chi nhánh ngân hàng cùng h ệ th ống phát sinh trên c ơ s ở các nghi ệp vụ thanh toán không dùng ti ền m ặt c ủa các ch ủ th ể thanh toán có tài kho ản m ở ở các chi nhánh ngân hàng khác nhau ho ặc thanh toán v ốn trong n ội b ộ h ệ th ống ngân hàng (điều chuy ển v ốn, chuy ển l ỗ, lãi ) b. Đơ n v ị liên hàng là nh ững ngân hàng được phép tham gia giao d ịch liên hàng theo sự u ỷ nhi ệm c ủa ngân hàng c ấp trên (NHTW n ếu thanh toán liên hàng trong toàn b ộ h ệ 79
27. th ống, ngân hàng T ỉnh n ếu thanh toán liên hàng trong t ừng T ỉnh). M ỗi đơn v ị liên hàng được quy đị nh m ột s ố hi ệu riêng để thay cho tên g ọi. c. Doanh s ố ghi chép ở ngân hàng phát sinh nghi ệp v ụ g ọi là liên hàng đi. Ngân hàng th ực hi ện ghi chép liên hàng đi g ọi là ngân hàng A Doanh s ố ghi chép ở ngân hàng ti ếp nh ận g ọi là liên hàng đến. Ngân hàng th ực hi ện vi ệc ti ếp nh ận g ọi là ngân hàng B. d. Vi ệc ki ểm soát và đối chi ếu liên hàng th ực hi ện 2 ph ươ ng pháp: - T ổ ch ức ki ểm soát t ập trung, đố i chi ếu phân tán: Theo ph ươ ng th ức này, các NHA v ừa g ửi ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho NHB v ừa g ửi cho Trung tâm thanh toán. Trung tâm có ch ức n ăng ki ểm soát và l ập s ổ đối chi ếu g ửi các NHB để các NH này đối chi ếu v ới sổ c ủa Trung tâm. - Tổ ch ức ki ểm soát t ập trung, đối chi ếu t ập trung: Theo cách này, NHA chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho Trung tâm, Trung tâm s ẽ chuy ển ti ếp cho NHB. Công vi ệc ki ểm soát và đối chi ếu được t ập trung t ại Trung tâm. SƠ ĐỒ PH ƯƠ NG TH ỨC KI ỂM SOÁT T ẬP TRUNG, ĐỐI CHI ẾU PHÂN TÁN TRUNG TÂM THANH TOÁN 2 1B NHB NH A 1A 1A. NH A chuy ển ch ứng t ừ thanh toán v ốn cho NHB, đồng th ời g ửi cho Trung tâm để kiêm soát (1B). 2. Định k ỳ, trung tâm l ập s ổ đối chi ếu g ửi NHB để NHB đối chi ếu SƠ ĐỒ PH ƯƠ NG TH ỨC KI ỂM SOÁT T ẬP TRUNG, ĐỐI CHI ẾU T ẬP TRUNG TT THANH TOÁN 3 3 4 2 1 NHB NHA 1. NH g ửi l ệnh chuy ển ti ền cho TT. 80
28. 2. TT chuy ển cho NHB. 3. Cu ối ngày, TT g ửi đối chi ếu cho các t ất c ả các NH. 4. Xác nh ận đối chi ếu của các NH v ới TT(áp d ụng trong LH điện t ử) e. Các ki ểu thanh toán liên hàng đã và đang áp d ụng - Thanh toán liên hàng truy ền th ống: là ki ểu thanh toán liên hàng trong đó vi ệc luân chuy ển ch ứng t ừ gi ữa các NH được th ực hi ện b ằng th ư ho ặc b ằng điện (telex) qua b ưu điện - Thanh toán liên hàng điện t ử: là ki ểu thanh toán liên hàng trong đó vi ệc luân chuy ển ch ứng t ừ được th ực hi ện qua m ạng máy tính. Ch ứng t ừ luân chuy ển là ch ứng t ừ điện t ử. 1. 2. Tài kho ản và ch ứng t ừ s ử d ụng 1.2.1. Tài kho ản 1.2.1.1. Đối v ới tr ường h ợp thanh toán liên hàng truy ền th ống - Tài kho ản b ậc 1: 52 “Thanh toán liên hàng” - Tài kho ản b ậc 2: - 521: N ăm nay (trong toàn h ệ th ống) - 522: N ăm tr ước (trong toàn h ệ th ống) - 523: N ăm nay (trong t ừng T ỉnh) - 524: N ăm tr ước (trong t ừng T ỉnh) - Tài kho ản b ậc 3: - 52 x 1: Liên hàng đi - 52 x2: Liên hàng đến - 52 x3: Liên hàng đến đã đối chi ếu - 52 x4: Liên hàng đến đợ i đố i chi ếu - 52 x 5: Liên hàng đến còn sai l ầm Riêng các Tài kho ản 52x2; 52x4; 52x5 được m ở 2 ti ểu kho ản: - Ti ểu kho ản 52x2.01; 52x4.01; 52x5.01 - Ti ểu kho ản 52x2.02; 52x4.02; 52x5.02 Vi ệc m ở 2 ti ểu kho ản nh ằm phân bi ệt bên n ợ và bên có. Đây là m ột k ỹ thu ật k ế toán nh ằm m ục đích t ạo nên s ự rõ ràng và m ạch l ạc cho công tác k ế toán liên hàng. K ỹ thu ật này cho phép m ột ti ểu kho ản ch ỉ có m ột s ố d ư bên n ợ ho ặc bên có, s ố phát sinh n ợ ho ặc có ch ỉ có m ột ý ngh ĩa xác định. 1.2.1.2. Trong thanh toán liên hàng điện t ử, các tài kho ản t ươ ng ứng được s ử d ụng bao g ồm: Tài kho ản b ậc 1: Tài kho ản Thanh toán chuy ển ti ền (51). Tài kho ản này có các Tài kho ản b ậc 2 t ươ ng ứng là: TK 511: chuy ển ti ền n ăm nay TK 512: chuy ển ti ền n ăm tr ước Các TK b ậc 3: 51x1: chuy ển ti ền đi 51x2: chuy ển ti ền đế n 51x3: chuy ển ti ền đế n ch ờ x ử lý. TK này m ở 2 ti ểu kho ản: - TK 51x3.1: L ệnh hu ỷ l ệnh chuyển n ợ đến n ăm nay ch ờ x ử lý. 81
29. - TK 51x3.2: L ệnh hu ỷ l ệnh chuy ển có đến n ăm nay và l ệnh hu ỷ l ệnh chuy ển n ợ đến n ăm nay có sai sót ch ưa được x ử lý (D ư có) Một s ố NH s ử d ụng Tài kho ản Thanh toán khác gi ữa các đơn v ị trong t ừng NH (519) với TK b ậc 3 là TK Điều chuy ển v ốn (5191). TK này được chi ti ết nh ư sau: 5191.1 : Điều chuy ển v ốn trong k ế ho ạch 5191.2 : Điều chuy ển v ốn ngoài k ế ho ạch 5191.8 : Điều chuy ển v ốn ch ờ thanh toán b. Ch ứng t ừ (i) Trong thanh toán liên hàng truy ền th ống: - Ch ứng t ừ c ủa các tài khoản liên hàng đi, tài kho ản liên hàng đến là các gi ấy báo liên hàng do ngân hàng A l ập, sau đó g ửi cho ngân hàng B. C ơ s ở để l ập các gi ấy báo liên hàng là các ch ứng t ừ g ốc, séc, u ỷ nhi ệm chi, u ỷ nhi ệm thu - Ch ứng t ừ c ủa các Tài kho ản liên hàng đến đã đối chi ếu, liên hàng đến đợ i đố i chi ếu, liên hàng đến còn sai l ầm là các phi ếu chuy ển kho ản và các b ảng kê do ngân hàng B lập. (ii) Trong thanh toán liên hàng điện t ử Ngoài các ch ứng t ừ gi ấy, còn có s ự xu ất hi ện c ủa các ch ứng t ừ điện t ử (L ệnh chi, lệnh thu điện t ử, L ệnh chuy ển n ợ, l ệnh chuy ển có ). Các ch ứng t ừ di ện t ử có th ể được chuy ển hoá t ừ ch ứng t ừ gi ấy nh ư t ừ Gi ấy U ỷ nhi ệm chi, Gi ấy U ỷ nhi ệm thu Vi ệc s ử dụng ch ứng t ừ điện t ử th ực hi ện theo các quy định pháp lý hi ện hành. 2. K ế toán nghi ệp v ụ liên hàng đi và liên hàng đến trong thanh toán truy ền th ống 2.1. K ế toán nghi ệp v ụ liên hàng đi 2.1.1. Tr ường h ợp l ập gi ấy báo có - C ăn c ứ ch ứng t ừ do các b ộ ph ận k ế toán khác sau khi đã ghi n ợ tài kho ản thích h ợp (Tài kho ản khách hàng ), k ế toán liên hàng l ập 3 liên gi ấy báo có, h ạch toán: Nợ TK 4211. Ng ười tr ả (ho ặc TK thích h ợp do b ộ ph ận k ế toán đã ghi) Có TK Liên hàng đi 5211, 5231 Xử lý ch ứng t ừ: - Liên 1 gi ấy báo liên hàng b ằng th ư kèm 2 liênch ứng t ừ g ửi ngân hàng B ( N ếu chuy ển ti ền điện thì trong n ội dung c ủa điện ph ải ghi đầ y đủ các y ếu t ố c ủa ch ứng t ừ thanh toán và liên 1 này đư a b ưu điện để điện ngân hàng B) - Liên 2 gi ấy báo liên hàng kèm 1 liên s ổ k ế toán chi ti ết tài kho ản liên hàng đi g ửi trung tâm ki ểm soát và l ập s ổ đố i chi ếu. - Liên 3 làm ch ứng t ừ ghi có tài kho ản liên hàng đi 2.1.2. L ập gi ấy báo n ợ Căn c ứ ch ứng t ừ đã ghi có, b ộ ph ận k ế toán liên hàng l ập 3 liên gi ấy báo n ợ và h ạch toán Nợ TK liên hàng đi 5211, 5231 Có TK 4211. Ng ười h ưởng ho ặc TK thích h ợp Xử lý ch ứng t ừ tươ ng t ự c. L ập báo cáo liên hàng đi: Hàng ngày ph ải h ạch toán toàn b ộ các gi ấy báo phát sinh trong ngày vào s ổ k ế toán chi ti ết tài kho ản lên hàng đi (s ổ này l ập 2 liên, 1 liên l ưu, 1 liên g ửi trung tâm ki ểm soát), 82
30. cộng doanh s ố phát sinh trong ngày, rút s ố d ư, c ộng lu ỹ k ế t ừ đầ u n ăm đế n ngày l ập báo cáo. Sau đó đối chi ếu s ổ v ới toàn b ộ các liên 2 gi ấy báo đã g ửi đi trong ngày cho ngân hàng B và làm th ủ t ục g ửi các liên 2 + liên 1 s ổ k ế toán chi ti ết tài kho ản liên hàng đi cho trung tâm ki ểm soát. Hàng tháng và n ăm các ngân hàng A ph ải l ập báo cáo tài kho ản liên hàng g ửi đi trung tâm ki ểm soát. 2. K ế toán nghi ệp v ụ liên hàng đến: (NHB) Khi nh ận được gi ấy báo liên hàng c ủa ngân hàng A, ngân hàng B th ực hi ện ki ểm soát gi ấy báo và ch ứng t ừ g ốc: - Đối v ới chuy ển ti ền th ư: Đối chi ếu d ấu và ch ữ ký trên gi ấy báo v ới m ẫu đă ng ký dấu và ch ữ ký c ủa ngân hàng A. - Đối v ới chuy ển ti ền điện: Ki ểm tra ký hi ệu m ật ghi trên điện chuy ển ti ền, đồ ng th ời lập 2 liên gi ấy báo b ổ sung để làm ch ứng t ừ h ạch toán tài kho ản đối ph ươ ng. Nếu đủ điều ki ện k ế toán liên hàng s ẽ h ạch toán: + N ếu là gi ấy báo có, h ạch toán: Nợ TK liên hàng đến - Bên n ợ (01): 5212.01/5232.01 Có TK 4211 - Ng ười h ưởng (ho ặc TK thích h ợp) + N ếu là gi ấy báo n ợ, h ạch toán: Nợ 4211 - Ng ười tr ả (ho ặc Tk thích h ợp) Có liên hàng đến - Bên có (5212.02/5232.02) Nếu có sai l ầm thì s ẽ x ử lý theo ph ươ ng pháp s ửa sai thanh toán liên hàng Xử lý ch ứng t ừ: - Liên 1 gi ấy báo liên hàng (b ằng th ư) ho ặc b ức điện chuy ển ti ền do b ưu điện l ập chuy ển đế n (b ằng điện) làm ch ứng t ừ h ạch toán vào TK liên hàng đến, sau đó l ưu vào c ặp riêng để ti ến hành đối chi ếu v ới s ổ đố i chi ếu c ủa trung tâm ki ểm soát. - 1 liên ch ứng t ừ thanh toán (ch ứng t ừ g ốc ho ặc liên gi ấy báo b ổ sung liên hàng b ằng điện) h ạch toán vào TK đối ph ươ ng c ủa liên hàng đến, - Liên ch ứng t ừ thanh toán còn l ại dùng để báo có (n ợ) cho khách hàng liên quan. 3. K ế toán đố i chi ếu liên hàng Khi nh ận được s ổ đố i chi ếu c ủa trung tâm ki ểm soát, ngân hàng B đối chi ếu các y ếu tố trên s ổ đố i chi ếu v ới gi ấy báo l ưu trong c ặp l ưu t ại ngân hàng B 1. Tr ường h ợp đố i chi ếu đúng: Nh ững gi ấy báo đố i chi ếu đúng rút ra kh ỏi c ặp l ưu “các gi ấy báo liên hàng ch ưa đối chi ếu” để l ập b ảng kê “các gi ấy báo liên hàng được đố i chi ếu kh ớp đúng” làm c ơ s ở h ạch toán TK liên hàng đến. 2. Tr ường h ợp đợ i đố i chi ếu: Nh ững gi ấy báo trong s ổ đố i chi ếu có, nh ưng trong tập l ưu t ại ngân hàng B không có, k ế toán l ập b ảng kê “các gi ấy báo liên hàng đợi đố i chi ếu” làm c ơ s ở h ạch toán TK liên hàng đến đợ i đố i chi ếu (1 b ảng n ợ, 1 b ảng có) 3. Tr ường h ợp gi ấy báo còn sai l ầm: n ếu các y ếu t ố khác đề u đúng ch ỉ có sai bi ệt gi ữa s ố ti ền trên gi ấy báo và s ổ đố i chi ếu thì đánh d ấu vào các gi ấy báo trung tâm ki ểm soát l ập sai, l ập b ảng kê “các gi ấy báo liên hàng đối chi ếu còn sai l ầm” làm c ơ s ở h ạch toán vào TK liên hàng đến còn sai l ầm theo s ố ti ền ghi trên s ổ đố i chi ếu. Các bút toán th ực hi ện: - Đối v ới gi ấy báo có: 83
31. Nợ TK liên hàng đến đã đối chi ếu 5213 Có 5212.01 5214.02 đợi đố i chi ếu. Bên có 5215.02 đến còn sai l ầm. Bên có - Đối v ới gi ấy báo n ợ: Nợ liên hàng đến bên có (5212.02) Liên hàng đợi đố i chi ếu. Bên n ợ (5214.01) Liên hàng đến còn sai l ầm. Bên n ơ (5215.01) Có TK liên hàng đến đã đối chi ếu: 5213 Đối v ới nh ững gi ấy báo liên hàng đợi đố i chi ếu, ngân hàng B ph ải l ập ngay th ư tra soát g ửi ngân hàng A và trung tâm ki ểm soát để tìm nguyên nhân và x ử lý: (i) Tr ường h ợp ngân hàng A có g ửi nh ưng ngân hàng B ch ưa nh ận được: Ngân hàng A sao gi ấy báo và ch ứng t ừ g ốc để g ửi cho ngân hàng B Ngân hàng B nh ận được b ản sao, ki ểm tra l ại xem b ản chính đã đến ch ưa và vào s ổ theo dõi “B ản sao gi ấy báo liên hàng” và h ạch toán: + Đối v ới gi ấy báo có: Coi nh ư nh ận được chuy ển ti ền bình th ường Nợ Liên hàng đến bên n ợ (5212 .01 ) Có TK 4211. ng ười h ưởng / Tài kho ản thích h ợp Tất toán TK liên hàng đến đợi đối chi ếu: Nợ Liên hàng đến đợ i đố i chi ếu bên có (5214.02) Có Liên hàng đến bên n ợ (5212.01) + Đối v ới gi ấy báo n ợ Coi nh ư nh ận được chuy ển ti ền bình th ường: Nợ TK 4211. ng ười h ưởng/ TK thích h ợp Có Liên hàng đến bên có (5212.02) Tất toán tài kho ản liên hàng đến đợi đối chi ếu: Nợ TK Liên hàng đến bên có (5212.02 ) Có TK Liên hàng đến đợi đối chi ếu bên n ợ (5214.01) (ii) Tr ường h ợp TTKS l ập s ổ đố i chi ếu nh ầm (vi ết sai gi ấy báo ho ặc nh ầm ngân hàng B) TTKS ph ải điều ch ỉnh trên s ổ đố i chi ếu k ỳ sau b ằng cách ghi d ấu tr ừ bên c ạnh s ố ti ền và kèm theo ký hi ệu s ố 7 cho chuy ển ti ền điện, s ố 9 cho điều ch ỉnh th ư. Ngân hàng khi nh ận được s ổ đố i chi ếu có ghi s ố điều ch ỉnh (-) s ẽ ghi: - Điều chỉnh gi ấy báo có liên hàng đến Nợ ( đỏ ) TK liên hàng đến đã đối chi ếu 5213 Có ( đỏ) liên hàng đến đợ i đố i chi ếu 5214.02 - Điều ch ỉnh gi ấy báo n ợ liên hàng đến Nợ ( đỏ ) liên hàng đến đợ i đố i chi ếu 5214.01 Có ( đỏ) liên hàng đến đã đối chi ếu 5213 Đối v ới nh ững gi ấy báo đối chi ếu còn sai l ầm, sau khi h ạch toán vào TK Liên hàng còn sai l ầm, NHB ph ải g ửi th ư tra soát đến TTKS. Khi nh ận được s ổ đối chi ếu k ỳ sau, NHB c ũng s ẽ điều ch ỉnh nh ư đối v ới tr ường h ợp đợi đối chi ếu. 4. Quy ết toán liên hàng 84
32. Cu ối ngày 31/12 hàng n ăm sau khi lên được b ảng quy ết toán liên hàng s ẽ chuy ển s ố dư các tài kho ản liên hàng n ăm nay thành liên hàng n ăm tr ước (không l ập bút toán, ch ỉ thay s ố hi ệu tài kho ản). Điều ki ện quy ết toán liên hàng là các tài kho ản liên hàng đến n ăm tr ước, liên hàng n ăm tr ước đợ i đố i chi ếu, liên hàng n ăm tr ước còn sai l ầm h ết s ố d ư. Khi nh ận l ệnh chuy ển tiêu c ủa TTKS các ngân hàng ghi chuy ển chênh l ệch s ố d ư 2 TK liên hàng đi n ăm tr ước và TK liên hàng đến n ăm tr ước đã đối chi ếu thành gi ấy báo liên hàng g ửi đi TTKS. Nếu s ố d ư có l ớn h ơn s ố d ư n ợ t ức chênh lêch s ố d ư là bên có s ẽ g ửi gi ấy báo có, ng ược l ại s ẽ g ửi g ấy báo n ợ liên hàng cho Trung tâm. Caïc træåìng håüp haûch toaïn 5221 5223 Haûch toaïn liãn haìng đi n ăm nay 1. S ố d ư n ợ Số d ư có Có 5221 (h ết s ố d ư) a. SDN > SDC Nợ 5223 (h ết s ố d ư) 5211: chênh l ệch Nợ 5223 b. SDN SDN Nợ 5221 Có 5223 5211: chênh l ệch b. SDC <SDN Có 5223 Nợ 5221 5211: chênh l ệch 3 S Ố d ư n ợ Số d ư N ợ Nợ 5211 Có 5221 5223 4. S ố d ư CÓ Số d ư CÓ Nợ 5221 5223 Có 5211 6. Quy trình và th ủ t ục k ế toán thanh toán liên hàng điện t ử 6.1. T ại ngân hàng kh ởi t ạo 6.1.1. Quy trình ki ểm soát, thi ết l ập và chuy ển l ệnh chuy ển ti ền 6.1.1.1. Thanh toán viên (i) Đối v ới ch ứng t ừ gi ấy 85
33. - Ki ểm soát ch ứng t ừ - H ạch toán vào tài kho ản thích h ợp (n ếu ch ứng t ừ h ợp l ệ, h ợp pháp và tài kho ản có đủ s ố d ư) - Nh ập d ữ li ệu vào máy vi tính (t ạo) các y ếu t ố sau đây theo ch ứng t ừ g ốc chuy ển ti ền: + Tài kho ản chuy ển ti ền điện t ử; + Ng ười phát l ệnh và ng ười nh ận l ệnh; + Địa ch ỉ, s ố CMND c ủa người phát l ệnh và ng ười nh ận l ệnh, + Tài kho ản c ủa ng ười phát l ệnh và ng ười nh ận l ệnh; + Ngân hàng ph ục v ụ ng ười phát l ệnh, ng ười nh ận l ệnh; + Tên và Mã ngân hàng c ủa Ngân hàng g ửi l ệnh và Ngân hàng nh ận l ệnh; + N ội dung chuy ển ti ền; + S ố ti ền - Ki ểm soát l ại các d ữ li ệu đã nh ập và ký vào ch ứng t ừ, sau đó chuy ển ch ứng t ừ gi ấy đồng th ời truy ền d ữ li ệu qua m ạng vi tính cho k ế toán chuy ển ti ền điện t ử (t ừ đây g ọi t ắt là kế toán viên chuy ển ti ền) x ử lý ti ếp. (ii) Đối v ới ch ứng t ừ điện t ử - Khi ti ếp nh ận ch ứng t ừ, TTV ph ải ki ểm soát theo quy định v ề c ả 2 m ặt k ỹ thu ật thông tin và n ội dung nghi ệp v ụ. N ếu ch ứng t ừ không có sai sót thì k ế toán viên giao d ịch in (chuy ển hoá) ch ứng t ừ điện t ử ra gi ấy (1 liên) để ph ục v ụ cho các khâu ki ểm soát sau đó; sử d ụng để báo Nợ ho ặc báo Có cho khách hàng. trình t ự x ử lý: - H ạch toán và nh ập (t ạo) d ữ li ệu g ốc chuy ển ti ền nh ư đối v ới ch ứng t ừ gi ấy đã nêu trên. - Ki ểm soát l ại vi ệc h ạch toán và nh ập d ữ li ệu chuy ển ti ền, ký vào ch ứng t ừ theo quy định và chuy ển ch ứng t ừ gi ấy đồng thời chuy ển qua m ạng vi tính ch ứng t ừ điện t ử và d ữ li ệu chuy ển ti ền cho k ế toán viên chuy ển ti ền x ử lý ti ếp, tr ước khi ng ười ki ểm soát x ử lý. 6.1.1.2. Đối v ới k ế toán viên chuy ển ti ền (i) K iểm soát tính h ợp pháp c ủa nghi ệp v ụ, tính h ợp l ệ c ủa ch ứng t ừ và ch ữ ký c ủa Thanh toán viên. N ếu phát hi ện sai sót trên ch ứng t ừ ho ặc d ữ li ệu ph ải chuy ển ch ứng t ừ l ại cho Thanh toán viên để làm l ại. K ế toán viên chuy ển ti ền không được t ự ý s ửa ch ữa b ất k ỳ yếu t ố nào trên ch ứng t ừ gi ấy c ũng nh ư d ữ li ệu đã nh ập c ủa k ế toán viên giao d ịch. (ii) L ập l ệnh chuy ển ti ền: M ột L ệnh chuy ển ti ền trong thanh toán liên hàng điện t ử tươ ng ứng v ới Gi ấy báo liên hàng. Do đó, L ệnh chuy ển ti ền có th ể là L ệnh chuy ển có (T ươ ng ứng v ới Gi ấy báo có liên hàng) ho ặc l ệnh chuy ển n ợ (t ươ ng ứng v ới Gi ấy báo n ợ liên hàng). Lệnh chuy ển ti ền ph ải được l ập riêng cho t ừng ch ứng t ừ thanh toán. Ngoài các d ữ li ệu đã được k ế toán viên giao d ịch nh ập vào, k ế toán viên chuy ển ti ền b ổ sung thêm các dữ li ệu (S ố l ệnh; Ngày nh ập l ệnh; Mã ch ứng t ừ và lo ại nghi ệp v ụ; Ngày giá tr ị; Tên và mã ngân hàng c ủa các ngân hàng có liên quan; S ố ti ền (nh ập l ại để ki ểm soát) để hoàn ch ỉnh Lệnh chuy ển ti ền theo đúng quy định. (iii) Sau các b ước công vi ệc trên, k ế toán viên chuy ển ti ền ký theo quy định và chuy ển ch ứng t ừ gi ấy + file d ữ li ệu chuy ển ti ền cho ng ười ki ểm soát (KSV) 6.1.1.3. KSV 86
34. Ki ểm soát L ệnh chuy ển ti ền v ừa l ập, đảm b ảo d ữ li ệu đã được nh ập đầy đủ, chính xác, theo đúng m ẫu bi ểu, kh ớp đúng v ới các y ếu t ố trên l ệnh thanh toán c ủa khách hàng và ch ữ ký c ủa TTV, k ế toán viên chuy ển ti ền theo quy định. N ếu phát hi ện sai l ệch thì chuy ển lại cho TTV ho ặc k ế toán viên chuy ển ti ền để x ử lý l ại. Ch ươ ng trình đã được thi ết k ế để ngăn ng ừa s ự can thi ệp c ủa KSV vào các d ữ li ệu đã được nh ập c ủa các khâu tr ước. N ếu KSV ch ấp nh ận, s ẽ ký ch ữ ký điện t ử vào L ệnh chuy ển ti ền cho phép chuy ển đi. 6.1.2.H ạch toán t ại NHA a. Đối v ới L ệnh chuy ển Có, h ạch toán: Nợ TK đối ứng thích h ợp Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay (5111) ho ặc TK Điều chuy ển v ốn trong KH (5191.1) Đối v ới Lệnh chuy ển Có giá tr ị cao, NHA còn ph ải làm th ủ t ục xác nh ận cho NHB theo quy định. b. Đối v ới L ệnh chuy ển N ợ n ội b ộ, h ạch toán: Nợ TK Chuy ển ti ền đi n ăm nay - 5111, ho ặc N ợ TK điều chuy ển v ốn trong KH - 5191.1 Có TK n ội b ộ thích h ợp c. Đối v ới Lệnh chuy ển n ợ c ủa khách hàng Nợ Chuy ển ti ền đi - 5111/ 5191.1 Có Các kho ản ch ờ thanh toán khác / TK trung gian thích h ợp Khi nh ận được thông báo ch ấp nh ận chuy ển N ợ c ủa NHB, NHA s ẽ tr ả ti ền cho khách hàng. Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán / TK Trung gian khác Có TK Khách hàng h ưởng. Nếu NHA nh ận được thông báo t ừ ch ối ch ấp nh ận L ệnh chuy ển ti ền (có ghi rõ lý do từ ch ối) và L ệnh chuy ển ti ền hoàn chuy ển c ủa NHB, NHA ki ểm soát l ại, n ếu s ự t ừ ch ối có căn c ứ h ợp lý, s ẽ h ạch toán: (i) Tr ường h ợp NHB t ừ ch ối L ệnh chuy ển Nợ Căn c ứ L ệnh chuy ển N ợ (hoàn chuy ển ) c ủa NHB, NHA h ạch toán: Nợ TK trung gian thích h ợp Có TK 5112/ 5191.1 (ii) Tr ường h ợp NHB t ừ ch ối L ệnh chuy ển Có: C ăn c ứ L ệnh chuy ển Có hoàn chuy ển c ủa NHB, NHA s ẽ h ạch toán: Nợ TK 5112 / 5191.1 Có TK đối ứng thích h ợp đã ghi n ợ tr ước đó. Sau đó, NHA ph ải g ửi l ại cho khách hàng thông báo t ừ ch ối ch ấp nh ận L ệnh chuy ển ti ền. Ghi chú: Tr ường h ợp không g ửi được L ệnh chuy ển ti ền đi do s ự c ố k ỹ thu ật, ho ặc lý do khách quan khác: Sau khi k ết thúc chuy ển L ệnh chuy ển ti ền đi trong ngày, NHA ph ải thông báo ngay cho khách hàng bi ết (n ếu có điều ki ện thông tin liên lac) v ề L ệnh chuy ển ti ền ch ưa chuy ển 87
35. đi được và nguyên nhân. N ếu nguyên nhân là s ự c ố k ỹ thu ật thì NHA còn ph ải l ập biên b ản sự c ố k ỹ thu ật theo quy định. Các L ệnh chuy ển ti ền này được x ử lý nh ư sau: + Tr ả l ại l ệnh thanh toán ch ưa th ực hi ện được cho khách hàng n ếu khách hàng yêu cầu; + Ghi nh ập “S ổ theo dõi ch ứng t ừ chuy ển ti ền ch ưa chuy ển đi” (n ếu khách hàng không yêu c ầu tr ả l ại ch ứng t ừ ho ặc không trả l ại được); + Tr ường h ợp đã ti ếp nh ận ch ứng t ừ qua thanh toán bù tr ừ và h ạch toán (b ắt bu ộc) thì NHA được h ạch toán ch ứng t ừ chuy ển Có c ủa khách hàng vào TK trung gian thích h ợp ; đồng th ưòi Sang ngày làm vi ệc hôm sau, khi đã kh ắc ph ục xong s ự c ố ph ải th ực hi ện chuy ển ti ền ngay và ghi xu ất “S ổ theo dõi ch ứng t ừ chuy ển ti ền ch ưa chuy ển đi”; t ất toán kho ản trung gian nói trên (n ếu có). 6.2.T ại ngân hàng đến (NHB) 6.2.1. Quy trình ki ểm soát l ệnh chuy ển ti ền đến (i) Ng ười ki ểm soát: Khi nh ận được L ệnh chuyển ti ền c ủa NHA (qua trung tâm thanh toán), ph ải s ử d ụng m ật mã và ch ươ ng trình tính, ki ểm soát ch ữ ký điện t ử c ủa Trung tâm thanh toán đẻ xác định tính đúng đắn, chính xác c ủa L ệnh chuy ển ti ền đến, sau đó chuy ển qua m ạng vi tính cho k ế toán viên chuy ể ti ền để x ử lý ti ếp; (ii) K ế toán viên chuy ển ti ền: in L ệnh chuy ển tièn đến - d ưới d ạng ch ứng t ừ điện t ử, ra gi ấy đủ s ố liên để s ử d ụng theo quy định, sau đó ki ểm soát k ỹ y ếu t ố c ủa L ệnh chuy ển ti ền đến đê xác định: - Có đúng L ệnh chuy ển ti ền g ửi cho ngân hàng mình không? - Các y ếu t ố trên l ệnh chuy ển ti ền có h ợp l ệ, h ợp pháp và chính xác không? - N ội dung có gì nghi v ấn không? Sau khi k ểm soát xong, k ế toán viên chuy ển ti ền ký vào L ệnh chuy ển ti ền do máy in ra và chuy ển cho k ế toán viên giao d ịch để x ử lý và h ạch toán. (iii) K ế toán viên giao d ịch: đối chi ếu, ki ểm tra l ại tr ước khi th ực hi ện h ạch toán cho khách hàng. 6.2.2. H ạch toán t ại NHB (i) Đối v ới L ệnh chuy ển Có đến, ghi: Nợ: TK chuy ển ti ền đến n ăm nay, ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH Có: TK thích h ợp Đối v ới Lệnh chuy ển ti ền Có giá tr ị cao tr ước khi tr ả ti ền cho khách hàng còn ph ải làm th ủ t ục yêu c ầu NHA xác nh ận l ại và khi nh ận được điện xác nh ận c ủa NHA m ới tr ả ti ền cho khách hàng. (ii) Đối v ới L ệnh chuy ển ti ền N ợ đến Ch ỉ L ệnh chuy ển ti ền N ợ đến có u ỷ quy ền h ợp l ệ và trên TK c ủa khách hàng nh ận lệnh có đủ ti ền tr ả thì NHB m ới thanh toán: Nợ TK n ội b ộ ho ặc TK thích h ợp c ủa khách hàng Có TK chuy ển ti ền đến n ăm nay, ho ặc TK Điều chuy ển v ốn trong KH 88
36. Sau đó ph ải g ửi ngay thông báo ch ấp nh ận L ệnh chuy ển N ợ cho NHA và báo N ợ cho khách hàng. 6.3. Đối chi ếu chuy ển ti ền điện t ử t ại NHA và NHB 6.3.1. L ập và g ửi báo cáo chuy ển ti ền trong ngày Các đơ n v ị có phát sinh chuy ển ti ền đi và nh ận chuy ển ti ền đến ph ải hoàn thành vi ệc lập báo cáo chuy ển ti ền trong ngày theo m ẫu ( được thi ết l ập d ưới d ạng d ữ li ệu điện t ử) và truy ền d ữ li ệu cho trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh, tr ừ tr ường h ợp b ất kh ả kháng do s ự c ố k ỹ thu ật truy ền tin (l ập và g ửi ngay sau th ời điểm trung tâm thanh toán ng ừng chuy ển L ệnh chuy ển ti ền đi trong ngày cho các đơ n v ị). 6.3.2. Đối chi ếu chuy ển ti ền cu ối ngày Khi nh ận được b ảng đối chi ếu chuy ển ti ền đơ n v ị đã chuy ển đi và đã nh ận được trong ngày t ừ trung tâm thanh toán, các đơ n v ị chuy ển ti ền điện t ử ph ải đối chi ếu v ới các Lệnh chuy ển ti ền đã h ạch toán vào tài kho ản và v ới báo cáo chuy ển ti ền trong ngày c ủa mình. Ch ỉ được l ưu tr ữ d ữ li ệu c ủa ngày phát sinh chuy ển ti ền khi s ố li ệu kh ớp đúng hoàn toàn. Các sai sót và s ự c ố k ỹ thu ật có th ể phát sinh khi đối chi ếu chuy ển ti ền bao g ồm: - Ch ưa g ửi báo cáo chuy ển ti ền trong ngày; - Chênh l ệch doanh s ố chuy ển ti ền phát sinh (do th ừa, thi ếu L ệnh chuy ển ti ền) ho ặc các y ếu t ố c ủa L ệnh chuy ển ti ền không kh ớp đúng; - S ự c ố k ỹ thu ật ho ặc truy ền tin Khi phát hi ện sai sót đơ n v ị chuy ển ti ền điện t ử ph ải ch ủ động điện tra soát ngay Trung tâm thanh toán (n ếu sai sót do đơ n v ị phát hi ện) ho ặc tr ả l ời tra soát (n ếu sai sót do trung tâm thanh toán phát hi ện) để xác định nguyên nhân và có bi ện pháp x ử lý thích h ợp (s ẽ đề c ập chi ti ết ở ph ần sau). 6.4. T ại Trung tâm thanh toán 6.4.1. Ki ểm soát và h ạch toán các L ệnh chuy ển ti ền Toàn b ộ các khâu ti ếp nh ận, ki ểm soát, h ạch toán, truy ền d ẫn l ệnh chuy ển ti ền và lưu tr ữ d ữ li ệu c ủa Trung tâm thanh toán được x ử lý t ự động trên h ệ th ống máy tính. Quy trình c ụ th ể nh ư sau: (i) Ti ếp nh ận và ki ểm soát: Khi nh ận được L ệnh chuy ển ti ền do NHA chuy ển đến, ki ểm soát viên chuy ển ti ền c ủa trung tâm thanh toán s ử d ụng m ật mã và ch ươ ng trình để ki ểm soát L ệnh chuy ển ti ền. L ệnh chuy ển ti ền đến ph ải được ki ểm soát theo quy định chung đối v ới ch ứng t ừ điện t ử và các y ếu t ố đặc thù bao g ồm: - Ch ữ ký điện t ử và ký hi ệu m ật ghi trên L ệnh chuy ển ti ền có đúng không? - Địa ch ỉ g ửi và nh ận L ệnh chuy ển ti ền: Mã NHA, NHB; - Các y ếu t ố khác c ủa L ệnh chuy ển tiên nh ư: S ố l ệnh, ngày l ập, lo ại l ệnh chuy ển ti ền (Ký hi ệu c ủa l ệnh) (ii) Truy ền l ệnh: Các l ệnh chuy ển ti ền đến sau khi được ki ểm soát mà không có sai sót, h ệ th ống s ẽ t ự động tính và ghi ch ữ ký điện t ử để truy ền đi các NHB có liên quan. (iii) H ạch toán t ại trung tâm thanh toán Đối v ới các L ệnh chuy ển Có đến, L ệnh hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ đến: Nợ TK Thanh toán Chuy ển ti ền đến n ăm nay / TK điều chuy ển v ốn trong KH (ti ểu kho ản đơ n v ị g ửi l ệnh chuy ển ti ền NHA) 89
37. Có TK Thanh toán chuy ển ti ền đi n ăm nay / TK điều chuy ển v ốn trong KH ( Ti ểu kho ản đơ n v ị nh ận L ệnh chuy ển ti ền NHB) Đối v ới L ệnh chuy ển N ợ đến: Nợ TK Thanh toán Chuy ển ti ền đến n ăm nay, ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH (ti ểu kho ản đơ n v ị g ửi l ệnh chuy ển ti ền NHB) Có TK Thanh toán Chuy ển ti ền đi n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH ( Ti ểu kho ản đơ n v ị nh ận L ệnh chuy ển ti ền NHA) Đối v ới các l ệnh chuy ển ti ền Trung tâm thanh toán không th ể chuy ển ti ếp đi ngay trong ngày cho các NHB liên quan do s ự c ố k ỹ thu ật, truy ền tin thì Trung tâm l ập B ảng kê chi ti ết chuy ển ti ền ch ờ x ử lý và phi ếu chuy ển kho ản để h ạch toán các L ệnh chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý vào TK “Thanh toán chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý n ăm nay” theo TK thích h ợp. - Các L ệnh chuy ển ti ền Có, L ệnh Hu ỷ L ệnh chuy ển ti ền N ợ đến s ẽ h ạch toán: Nợ TK Thanh toán chuy ển ti ền đến n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH (ti ểu kho ản đơ n v ị g ửi L ệnh chuy ển ti ền NHA) Có TK Thanh toán chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển vốn trong KH (ti ểu kho ản L ệnh chuy ển Có, L ệnh hu ỷ L ệnh chuy ển N ợ đến ch ờ x ử lý) - Các L ệnh chuy ển N ợ đến s ẽ h ạch toán: Nợ TK Thanh toán ti ền đến ch ờ x ử lý n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH (ti ểu kho ản L ệnh chuy ển N ợ đến ch ờ x ử lý) Có TK Thanh toán chuy ển ti ền đến n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH (ti ểu kho ản đơ n v ị g ửi L ệnh chuyển ti ền - NHA) Sang ngày làm vi ệc hôm sau, khi đã kh ắc ph ục xong s ự c ố k ỹ thu ật, truy ền tin, Trung tâm thanh toán s ẽ truy ền ti ếp L ệnh chuy ển ti ền cho NHB liên quan và t ất toán TK thanh toán chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý n ăm nay ho ặc TK điều chuy ển v ốn ch ờ thanh toán. (iv) Đối chi ếu s ố li ệu chuy ển ti ền điện t ử trong ngày Vi ệc đối chi ếu ph ải được th ực hi ện ngay trong ngày phát sinh (ngày phát sinh được hi ểu là ngày l ập L ệnh chuy ển ti ền và c ũng chính là ngày truy ền L ệnh chuy ển ti ền đi đối với NHA, ngày nh ận được L ệnh chuy ển ti ền đối v ới NHB), và được th ực hi ện cho t ừng ngày riêng bi ệt tr ừ tr ường h ợp b ất kh ả kháng. Trong tr ường h ợp này s ẽ ph ải th ực hi ện đối chi ếu ở ngày k ế ti ếp cho đến khi s ự c ố được kh ắc ph ục. Vi ệc đối chi ếu t ại Trung tâm được th ực hi ện nh ư sau: - Đối chi ếu B áo cáo chuy ển ti ền trong ngày c ủa các đơ n v ị chuy ển ti ền điện t ử v ới dữ li ệu chuy ển ti ền c ủa h ệ th ống. Ch ươ ng trình s ẽ t ự động phân lo ại các L ệnh chuy ển ti ền đã đối chi ếu kh ớp đúng và ch ưa đối chi ếu được (do s ự c ố k ỹ thu ật, truy ền tin) ph ản ánh trên b ảng đối chi ếu các chuy ển ti ền theo t ừng đơ n v ị chuy ển ti ền điện t ử. - Truy ền l ại cho t ừng đơ n v ị Bảng đối chi ếu các chuy ển ti ền để xác nh ận l ại khi đã đối chi ếu xong và kh ớp đúng doanh s ố chuy ển ti ền phát sinh trong ngày c ủa đơ n v ị đó. - Nh ững đơ n v ị chuy ển ti ền điện t ử ch ưa đối chi ếu xong trong ngày vì lý do b ất kh ả kháng thì Trung tâm thanh toán ti ếp t ục theo dõi riêng (theo ngày) và ti ếp t ục đối chi ếu trong nh ững ngày k ế ti ếp cho đến khi đối chi ếu xong và kh ớp đúng. Khi phát hi ện các sai sót qua đối chi ếu, Trung tâm ph ải ph ối h ợp v ới các đơ n v ị chuy ển ti ền x ử lý trong ngày phát sinh, tr ừ tr ường h ợp b ất kh ả kháng. 6.5. Điều ch ỉnh sai sót trong chuy ển ti ền điện t ử 90
38. 6.5.1. Nguyên t ắc điều ch ỉnh sai sót trong chuy ển ti ền điện t ử - Đảm b ảo s ự phù h ợp s ố li ệu gi ữa NHA, NHB và trung tâm thanh toán - Sai sót phát sinh ở đâu ph ải được s ửa ch ữa, điều ch ỉnh ở đó. Không được t ự ý s ửa ch ữa s ố li ệu, điều ch ỉnh sai sót không đúng quy định. - Các sai sót ph ải được điều ch ỉnh ngay khi phát hi ện. - Vi ệc điều ch ỉnh sai sót ph ải theo đúng các nguyên t ắc, ph ươ ng pháp điều ch ỉnh sai lầm c ủa k ế toán nói chung và chuy ển ti ền điện t ử nói riêng. - Đơ n v ị, các nhân nào gây ra sai sót ho ặc ho ặc vi ph ạm các nguyên t ắc, ph ươ ng pháp điều ch ỉnh sai sót, tu ỳ theo m ức độ l ỗi s ẽ b ị x ử ph ạt theo quy định và ph ải ch ịu trách nhi ệm b ồi th ường v ật ch ất v ề nh ững thi ệt h ại do mình gây ra cho các bên liên quan. 6.5.2. Điều ch ỉnh sai sót t ại NHA 6.5.2.1. Tr ường h ợp phát hi ện sai sót ở th ời điểm tr ước khi truy ền L ệnh chuy ển ti ền đi (i) Phát hi ện sai sót c ủa L ệnh chuy ển ti ền ngay trong quá trình l ập và ng ười ki ểm soát ch ưa ghi ch ữ ký điện t ử để chuy ển đi thì k ế toán được s ửa l ại cho đúng (ii) Phát hi ện sai sót sau khi ng ười ki ểm tra đã ghi ch ữ ký điện t ử trên L ệnh chuy ển ti ền thì ph ải l ập Biên b ản hu ỷ b ỏ L ệnh chuy ển ti ền sai trong đó ghi rõ ký hi ệu L ệnh, gi ờ, ngày hu ỷ L ệnh chuy ển ti ền và ph ải có đầy đủ ch ữ ký c ủa nh ững ng ười có liên quan, sau đó lập L ệnh chuy ển ti ền đúng chuy ển đi. (iii) Trung tâm thanh toán phát hi ện L ệnh chuy ển ti ền có sai sót (do l ỗi k ỹ thu ật) và yêu c ầu g ửi l ại thì NHA c ũng x ử lý nh ư đối v ới tr ường h ợp (ii) 6.5.2.2. Tr ường h ợp NHA phát hi ện sai sót sau khi đã truy ền l ệnh chuy ển ti ền Khi phát hi ện các sai sót nh ư sai s ố ti ền (th ừa ho ặc thi ếu), sai ng ược v ế, NHA phải điện tra soát (ho ặc tr ả l ời tra soát) ngay cho NHB để có bi ện pháp x ử lý k ịp th ời. NHA ph ải lập biên b ản xác định nguyên nhân, quy trách nhi ệm cá nhân rõ ràng và x ử lý nh ư sau: a. Tr ường h ợp sai thi ếu Căn c ứ biên b ản để l ập L ệnh chuy ển ti ền b ổ sung s ố ti ền chuy ển thi ếu g ửi ti ếp đi NHB. Trong n ội dung chuy ển ti ền ph ải ghi rõ “chuy ển b ổ sung theo L ệnh chuy ển N ợ (ho ặc Có) s ố ngày tháng n ăm s ố ti ền đã chuy ển” và ph ải g ửi kèm theo biên b ản đã lập trên sau đó h ạch toán: - Tr ường h ợp L ệnh chuy ển Có b ị sai thi ếu: Nợ TK thích h ợp: S ố ti ền chuy ển có còn thi ếu Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay/ TK Điều chuy ển v ốn trong KH - Tr ường h ợp L ệnh chuy ển N ợ b ị sai thi ếu: Nợ: TK Chuy ển ti ền đi n ăm nay / TK Điều chuy ển v ốn trong KH Có: TK thích h ợp (Theo s ố ti ền b ị thi ếu) b. Tr ường h ợp sai th ừa: (i) Đối v ới L ệnh chuy ển Có b ị sai th ừa Căn c ứ biên b ản l ập yêu c ầu hu ỷ L ệnh chuy ển Có (yêu c ầu hu ỷ s ố ti ền đã chuy ển th ừa) g ửi ngay cho NHB đồng th ời l ập Phi ếu chuy ển kho ản ghi: Nợ TK các kho ản ph ải thu (S ố ti ền đã chuy ển th ừa) (ti ểu kho ản cá nhân gây ra sai sót) Có TK thích h ợp Đồng th ời ph ải ghi Nh ập s ổ theo dõi “Yêu c ầu hu ỷ L ệnh chuy ển Có đã g ửi đi” 91
39. Khi nh ận được L ệnh chuy ển Có c ủa NHB tr ả l ại s ố ti ền th ừa nói trên, NHA h ạch toán: Ghi xu ất s ổ theo dõi “Yêu c ầu hu ỷ L ệnh chuy ển Có g ửi đi” và h ạch toán: Nợ TK chuy ển ti ền đến n ăm nay (S ố ti ền NHB thu và chuy ển tr ả) ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH Có TK các kho ản ph ải thu (ti ểu kho ản cá nhân gây ra sai sót) Tr ường h ợp NHB t ừ ch ối yêu c ầu hu ỷ L ệnh chuy ển Có đối v ới s ố ti ền b ị sai th ừa trên, do không thu h ồi được ti ền t ừ khách hàng thì NHA ph ải l ập h ội đồng x ử lý theo quy định hi ện hành để xác định trách nhi ệm và m ức b ồi hoàn c ủa cá nhân gây ra sai sót. (ii) Đối v ới L ệnh chuy ển N ợ bị sai th ừa Căn c ứ biên b ản, l ập Lệnh hu ỷ lệnh chuy ển nợ, h ạch toán: Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán khác (n ếu ch ưa tr ả cho khách hàng) ho ặc Ti ền g ửi c ủa khách hàng (n ếu đã tr ả cho khách hàng) ho ặc Các kho ản ph ải thu(n ếu đã tr ả ti ền vào TK ti ền g ửi c ủa khách hàng mà TK KH không còn đủ s ố d ư để thu h ồi) ho ặc TK n ội b ộ (n ếu là chuy ển N ợ trong n ội b ộ NH) Có: TK chuy ển ti ền đi n ăm nay; ho ặc TK điều chuy ển v ốn trong KH (theo s ố ti ền đã chuy ển th ừa) Trong tr ường h ợp đã tr ả ti ền cho khách hàng nh ưng TK c ủa khách hàng không đủ s ố dư để thu l ại thì NHA h ạch toán vào TK Các kho ản ph ải thu nh ư trên (ti ểu kho ản ng ười gây ra sai sót) sau đó ph ải tìm m ọi bi ện pháp để đòi l ại ti ền, n ếu không đòi được ph ải quy trách nhi ệm b ồi hoàn theo ch ế độ quy định. c. Tr ường h ợp sai ng ược v ế: NHA ph ải l ập biên b ản đồng th ời l ập Lệnh hu ỷ l ệnh chuy ển sai (n ơ/có) để hu ỷ toàn bộ L ệnh chuy ển ti ền b ị sai ng ược v ế sau đó l ập L ệnh chuy ển ti ền đúng g ửi NHB. (i) Tr ường h ợp1: Điều ch ỉnh L ệnh chuy ển n ợ g ửi đi b ị sai ng ược v ế Ch ẳng h ạn n ếu chuy ển đúng (L ệnh chuy ển có): Nợ TK thích h ợp (S ố ti ền l ệnh chuy ển n ợ đã g ửi) Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay/ Điều chuy ển v ốn trong KH Nh ưng đã chuy ển (L ệnh chuy ển n ợ): Nợ TK Chuy ển ti ền đi n ăm nay/ Điều chuy ển v ốn trong KH Có TK thích h ợp NHA s ẽ di ều ch ỉnh b ằng cách l ập L ệnh hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ g ửi NHB, h ạch toán: Nợ TK thích h ợp Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay/ điều chuy ển v ốn trong KH Sau đó l ập L ệnh chuy ển Có đúng g ửi đi (ii) Tr ường h ợp 2: Điều ch ỉnh L ệnh chuy ển Có đã g ửi sai ng ược v ế Ch ẳng h ạn n ếu chuy ển đúng (L ệnh chuy ển N ợ) Nợ TK chuy ển ti ền đi n ăm nay/ Điều chuy ển v ốn trong KH Có TK thích h ợp (S ố ti ền l ệnh chuy ển có đã g ửi) Nh ưng đã chuy ển sai (L ệnh chuy ển có): Nợ TK thích h ợp 92
40. Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay/ Điều chuy ển v ốn trong KH Điều ch ỉnh b ằng cách l ập Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có g ửi NHB và l ập phi ếu chuy ển kho ản, h ạch toán: Nợ TK các TK các kho ản ph ải thu (ti ểu kho ản cá nhân gây ra sai sót ) Có TK thích h ợp Sau đó l ập L ệnh chuy ển N ợ đúng g ửi đi Khi nh ận được L ệnh chuy ển Có c ủa NHB chuy ển tr ả l ại s ố ti ền chuy ển sai, NHA hạch toán vào tài kho ản kho ản ph ải thu để t ất toán s ố ti ền chuy ển sai. d. Các sai sót khác Đối v ới m ột s ố sai sót khác nh ư sai tên, s ố hi ệu TK c ủa ng ười nh ận l ệnh chuy ển ti ền,sai ký hi ệu ch ứng t ừ, ký hi ệu, n ội dung nghi ệp v ụ (sai sót không thu ộc các y ếu t ố ki ểm soát, đối chi ếu): Khi nh ận được tra soát c ủa NHB, NHA ph ải tr ả l ời tra soát ngay 6.5.3. Điều ch ỉnh sai sót t ại NHB 6.5.3.1. Khi ti ếp nh ận L ệnh chuy ển ti ền t ừ Trung tâm thanh toán, phát hi ện các sai sót nh ư: + Sai ch ữ ký điện t ử, ký hiệu m ật (n ếu có) + Sai các y ếu t ố đối chi ếu c ủa L ệnh chuy ển ti ền nh ư s ố l ệnh, tên và mã NHA + L ệnh chuy ển ti ền ghi không đúng tên và mã c ủa ngân hàng mình (sai địa ch ỉ NHB) Các tr ường h ợp này NHB không được phép h ạch toán ph ải tra soát ngay Trung tâm thanh toán để xác định rõ nguyên nhân và x ử lý: - Hu ỷ b ỏ l ệnh chuy ển ti ền sai và yêu c ầu trung tâm thanh toán g ửi l ại l ệnh chuy ển ti ền đúng thay th ế ch ỉ trong tr ường h ợp bi ết ch ắc ch ắn sai sót do l ỗi k ỹ thu ật gây ra - N ếu phát hi ện l ệnh chuy ển ti ền b ị gi ả m ạo, ghi gi ả m ạo ho ặc có thông tin l ạ xâm nh ập trái phép thì ph ải thông báo k ịp th ời cho trung tâm thanh toán và ph ối h ợp áp d ụng ngay các bi ện pháp phòng ng ừa c ần thi ết b ảo đảm an toàn tài s ản và an toàn h ệ th ống. 6.5.3.2. Đối v ới L ệnh chuy ển ti ền b ị sai thi ếu Khi nh ận được l ệnh chuy ển ti ền b ổ sung chuy ển ti ền thi ếu c ủa NHA, NHB ph ải đối chi ếu, ki ểm soát l ại ch ặt ch ẽ L ệnh chuy ển ti ền b ị sai thi ếu và L ệnh chuy ển ti ền b ổ sung, nếu h ợp l ệ thì h ạch toán L ệnh chuy ển ti ền b ổ sung nh ư l ệnh chuy ển đúng bình th ường khác. 6.5.3.3. Đối v ới L ệnh chuy ển ti ền b ị sai th ừa a. Phát hi ện tr ước khi h ạch toán vào TK khách hàng Nếu NHB nh ận được thông báo ho ặc tra soát c ủa NHA v ề chuy ển ti ền th ừa tr ước khi nh ận được L ệnh chuy ển ti ền thì NHB ph ải ghi s ổ theo dõi l ệnh chuy ển ti ền b ị sai sót để có bi ện pháp x ử lý k ịp th ời. Khi nh ận được L ệnh chuy ển ti ền đến, NHB ki ểm soát, đối chi ếu v ới n ội dung thông báo nh ận được, n ếu xác định sai sót nh ư đã được thông báo thì s ẽ x ử lý nh ư sau: (i) Đối v ới Lênh chuy ển có Nợ TK chuy ển ti ền đến n ăm nay (Toàn b ộ s ố ti ền) Có TK chuy ển ti ền đến n ăm nay ch ờ x ử lý: S ố ti ền chuy ển th ừa Có TK khách hàng: S ố ti ền đúng (ii) Đối v ới L ệnh chuy ển N ợ 93
41. Nợ TK khách hàng: S ố ti ền đúng Nợ TK Chuy ển ti ền đến n ăm nay ch ờ x ử lý: S ố ti ền th ừa Có TK Chuy ển ti ền đến n ăm nay: Toàn b ộ s ố ti ền chuy ển đến Khi nh ận được yêu c ầu hu ỷ L ệnh chuy ển sai (N ợ/có) v ề s ố ti ền th ừa c ủa NHA thì x ử lý: (iii) Hu ỷ Lệnh chuy ển Có b ị sai th ừa: Căn c ứ “Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có” l ập Lệnh chuy ển Có đi hoàn tr ả NHA s ố ti ền th ừa ghi: Nợ TK chuy ển ti ền đến n ăm nay ch ờ x ử lý Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay (S ố ti ền chuy ển th ừa) (iv) Hu ỷ l ệnh chuy ển n ợ b ị sai th ừa: C ăn c ứ Lệnh hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ Nợ TK chuy ển ti ền đến n ăm nay (S ố ti ền chuy ển th ừa) Có TK chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý năm nay/ Điều chuy ển v ốn ch ờ thanh toán b. Tr ường h ợp nh ận được thông báo c ủa NHA sau khi đã tr ả ti ền cho khách hàng Khi nh ận được “Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có” đối v ới s ố ti ền chuy ển th ừa c ủa NHA, n ếu ki ểm soát đúng NHB x ử lý: (i) Tr ường h ợp tài kho ản c ủa khách hàng có đủ s ố d ư: Căn c ứ vào “Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có” để l ập “L ệnh chuy ển Có” đi, chuy ển tr ả NHA s ố ti ền chuy ển th ừa: Nợ: TK Ti ền g ửi c ủa khách hàng Có : TK chuy ển ti ền đi n ăm nay (ii) Tr ường h ợp tài kho ản ti ền g ửi c ủa khách hàng không đủ s ố d ư để thu h ồi: NHB ghi nh ập s ổ theo dõi “ Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có ch ưa th ực hi ện được” và yêu c ầu khách hàng n ộp ti ền vào tài kho ản để th ực hi ện yêu c ầu hu ỷ này. Khi khách hàng nộp đủ ti ền vào tài kho ản, l ập Lệnh chuy ển Có g ửi NHA và h ạch toán nh ư bút toán trên (iii) Tr ường h ợp khách hàng vãng lai không xác định được tung tích : NHB ph ải tìm m ọi bi ện pháp thu h ồi ti ền. Sau khi đã áp d ụng m ọi bi ện pháp thu h ồi mà không thu h ồi được ho ặc không thu h ồi đủ thì NHB được t ừ ch ối yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển ti ền Có. L ập “ Thông báo t ừ ch ối yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có” ghi rõ lý do t ừ ch ối kèm theo s ố ti ền thu được (n ếu có) g ửi tr ả l ại NHA đồng th ời ghi xu ất s ổ theo dõi “ Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có ch ưa th ực hi ện được”. 6.5.3.4. Điều ch ỉnh các sai sót khác a. L ệnh chuy ển ti ền sai địa ch ỉ khách hàng Các L ệnh chuy ển ti ền đúng NHB nh ưng không có ng ười nh ận l ệnh ho ặc ng ười nh ận lệnh m ở TK ở ngân hàng khác, NHB h ạch toán vào tài kho ản chuy ển ti ền đến ch ờ x ử lý sau đó l ập l ệnh chuy ển ti ền tr ả l ại NHA kèm v ới thông báo t ừ ch ối ch ấp nh ận l ệnh chuy ển ti ền (có ghi rõ lý do t ừ ch ối). NHB không được chuy ển ti ền ti ếp. b. Các sai sót khác Khi ki ểm soát các l ệnh chuy ển ti ền đến, n ếu phát hi ện các sai sót nh ư tên, s ố hi ệu tài kho ản c ủa ng ười nh ận l ệnh chuy ển ti ền ( đúng tên nh ưng sai s ố hi ệu tài kho ản ho ặc ng ược l ại), ký hi ệu ch ứng t ừ, ký hi ệu lo ại nghi ệp v ụ, NHB ch ưa th ực hi ện h ạch toán l ệnh chuy ển ti ền mà ph ải tra soát ngay NHA, ch ỉ khi nh ận được được tr ả l ời tra soát c ủa NHA và sau khi ki ểm soát l ại đúng m ới được x ử lý ti ếp. 6.6. Hu ỷ l ệnh chuy ển ti ền theo yêu c ầu c ủa khách hàng 6.6.1. Nguyên t ắc chung 94
42. - Lệnh chuy ển N ợ có u ỷ quy ền ch ỉ được hu ỷ khi khách hàng đã tr ả l ại s ố ti ền được hưởng cho Ngân hàng A - L ệnh chuy ển Có ch ỉ được hu ỷ khi NHB ch ưa ghi có vào TK khách hàng ho ặc đã ghi có vào TK khách hàng nh ưng khách hàng đã tr ả l ại. 6.6.2. X ử lý t ại NHA Khi ti ếp nh ận “Yêu c ầu hu ỷ l ệnh chuy ển Có” , g ọi t ắt là “Yêu c ầu hu ỷ” ho ặc “ Lệnh hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ” - g ọi t ắt là “ Lệnh hu ỷ” c ủa khách hàng, NHA ph ải ki ểm tra tính h ợp lệ c ủa yêu c ầu hu ỷ l ệnh ho ặc l ệnh hu ỷ, đối chi ếu yêu c ầu hu ỷ/l ệnh hu ỷ v ới l ệnh chuy ển ti ền s ẽ b ị hu ỷ. N ếu không h ợp l ệ thì tr ả l ại cho khách hàng. N ếu yêu c ầu hu ỷ ho ặc l ệnh hu ỷ hợp l ệ g ửi th ống báo ch ấp nh ận cho khách hàng và x ử lý nh ư sau: a. Tr ường h ợp l ệnh chuy ển ti ền chưa được th ực hi ện ho ặc ch ưa g ửi đi NHA s ẽ không th ực hi ện l ệnh chuy ển ti ền b ị hu ỷ, l ưu yêu c ầu hu ỷ ho ặc l ệnh hu ỷ cùng v ới m ột liên l ệnh chuy ển ti ền b ị hu ỷ c ủa khách hàng. b. Tr ường h ợp l ệnh chuy ển ti ền đã được th ực hi ện và g ửi đi (i) Đối v ới yêu c ầu hu ỷ lệnh chuy ển Có Căn c ứ vào “Yêu c ầu hu ỷ” h ợp l ệ c ủa khách hàng, NHA làm th ủ t ục để g ửi đi NHB (không được h ạch toán n ội b ảng) Khi nh ận Lệnh chuy ển có của NHB hoàn l ại s ố ti ền c ủa L ệnh chuy ển ti ền Có b ị hu ỷ, NHA m ới h ạch toán tr ả l ại ti ền cho khách hàng. (ii) Đối v ới l ệnh hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ có u ỷ quy ền Căn c ứ “ lệnh hu ỷ”, NHA h ạch toán trích tài kho ản c ủa khách hàng s ố ti ền đã ghi Có tr ước đây để chuy ển cho NHB, h ạch toán: Nợ TK Các kho ản ch ờ thanh toán khác (n ếu ch ưa tr ả cho khách hàng) ho ặc Ti ền g ửi c ủa đơ n v ị chuy ển (n ếu đã tr ả ti ền cho khách hàng) Có TK chuy ển ti ền đi n ăm nay 6.6.3. X ử lý t ại NHB Khi nh ận được “ Yêu c ầu hu ỷ” (đối v ới hu ỷ l ệnh chuy ển Có), ho ặc “L ệnh hu ỷ” ( đối với hu ỷ l ệnh chuy ển N ợ) c ủa NHA, NHB ph ải ki ểm tra tính h ợp l ệ c ủa Yêu cầu hu ỷ (ho ặc Lệnh hu ỷ) và đối chi ếu Yêu c ầu hu ỷ (ho ặc L ệnh hu ỷ) v ới l ệnh chuy ển ti ền đã nh ận được 6.6.3.1. Tr ường h ợp Yêu c ầu hu ỷ ho ặc l ệnh hu ỷ b ị sai sót Nếu phát hi ện yêu c ầu hu ỷ b ị sai sót thì NHB l ập “Thông báo t ừ ch ối yêu c ầu hu ỷ lệnh chuy ển Có” (ghi rõ lý do t ừ ch ối) g ửi tr ả l ại NHA (không h ạch toán ). Đối v ới l ệnh hu ỷ b ị sai sót thì NHB x ử lý nh ư đối v ới L ệnh chuy ển Có đến b ị sai sót. 6.6.3.2. Tr ường h ợp Yêu c ầu hu ỷ ho ặc L ệnh hu ỷ h ợp l ệ a. Hu ỷ m ột l ệnh thanh toán ch ưa được th ực hi ện Ngân hàng B gửi ngay cho Ngân hàng A “Thông báo ch ấp nh ận Yêu c ầu hu ỷ”. (i) Đối v ới L ệnh chuy ển Có đã nh ận được - C ăn c ứ vào L ệnh chuy ển Có đế n (l ệnh chuy ển có b ị hu ỷ) h ạch toán: Nợ TK Chuy ển ti ền đến n ăm nay ch ờ x ử lý/ Có TK các kho ản ch ờ thanh toán khác - C ăn cứ “ Yêu c ầu hu ỷ” để l ập L ệnh chuy ển Có tr ả l ại ngân hàng A Nợ TK các kho ản ch ờ thanh toán khác Có TK Chuy ển ti ền đi/ (ii) Đối v ới l ệnh chuy ển N ợ đã nh ận được: 95