Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương I: Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã

Nội dung text: Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương I: Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã

1. CHƯƠNG I TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ I. KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ 1.1. Khái niệm kế toán ngân sách xã: Kế toán ngân sách và tài chính xã: Là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính của xã, gồm: Hoạt động thu, chi ngân sách và hoạt động tài chính khác của xã. Các xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) phải tổ chức công tác kế toán theo Luật Kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và Chế độ kế toán ngân sách xã, phường theo quyết định hiện hành của Bộ Tài chính. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán ngân sách và tài chính xã - Thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi ngân sách, các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân, các hoạt động sự nghiệp, tình hình quản lý và sử dụng tài sản do xã quản lý và các hoạt động tài chính khác của xã; - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi ngân sách xã, các qui định về tiêu chuẩn, định mức; tình hình quản lý, sử dụng các quỹ công chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân; tình hình sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã; - Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của xã, tình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng; cung cấp thông tin số liệu, tài liệu kế toán tham mưu, đề xuất với UBND, HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn xã. - Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách để trình ra HĐND xã phê duyệt, phục vụ công khai tài chính trước nhân dân theo qui định của pháp luật và gửi Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã (gọi chung là Huyện) để tổng hợp vào ngân sách nhà nước. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1. Nội dung công việc kế toán Nội dung công việc kế toán ngân sách và tài chính xã, gồm: - Kế toán tiền mặt, tiền gửi tại Kho bạc: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền mặt tại quỹ của xã, tiền thuộc quỹ ngân sách và tiền gửi khác của xã tại KBNN;
2. - Kế toán các khoản thu ngân sách: Phản ánh các khoản thu ngân sách xã đã qua Kho bạc, các khoản thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc và những khoản thoái thu ngân sách hoàn trả cho các đối tượng được hưởng; - Kế toán các khoản chi ngân sách: Phản ánh các khoản chi thường xuyên, chi đầu tư xây dựng cơ bản theo dự toán ngân sách đã được Hội đồng nhân dân xã quyết định vào chi ngân sách xã đã qua Kho bạc, chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc và việc quyết toán các khoản chi theo Mục lục ngân sách nhà nước; - Kế toán các quỹ công chuyên dùng của xã: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động từng loại quỹ công chuyên dùng; - Kế toán thanh toán: + Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng; + Phản ánh các khoản nợ phải trả của xã về dịch vụ đã sử dụng chưa thanh toán cho người bán, người nhận thầu và các khoản nợ phải trả khác của xã; - Kế toán các hoạt động tài chính khác của xã: Phản ánh các khoản thu, chi của các hoạt động tài chính khác như: Thu, chi hoạt động sự nghiệp, văn hoá, giáo dục, đào tạo, thể thao và các hoạt động cung cấp dịch vụ khác; - Kế toán vật tư, tài sản, đầu tư XDCB, nguồn vốn đầu tư XDCB và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã do hoàn thành việc mua sắm, xây dựng cơ bản, do nhận bàn giao, do được Nhà nước đầu tư, do nhân dân đóng góp, quyên tặng và tình hình biến động tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã; - Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán để trình HĐND xã và gửi Phòng Tài chính huyện. 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán Uỷ ban nhân dân xã, phường phải tổ chức Ban Tài chính xã và bố trí một người làm công tác tài chính-kế toán chuyên trách để giúp UBND xã xây dựng và thực hiện dự toán thu, chi ngân sách xã; lập báo cáo ngân sách hàng tháng, quyết toán ngân sách năm; tổ chức quản lý tài sản và tài chính Nhà nước trên địa bàn theo quy định. Ban Tài chính xã gồm 3 thành viên: trưởng ban (Chủ tịchUBND xã, kế toán trưởng và 1 thủ quỹ. 2.3. Kế toán trưởng Kế toán trưởng có chức năng giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và thông tin kinh tế trong xã. Thực hiện kiểm tra, 2
3. kiểm soát việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính, kế toán của Nhà nước tại xã và Nghị quyết của HĐND xã về ngân sách, tài chính. Quản lý hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã. 2.3.1. Tiêu chuẩn, điều kiện để được bổ nhiệm kế toán trưởng 2.3.1.1. Tiêu chuẩn - Về đạo đức phẩm chất: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành và đấu tranh bảo vệ chính sách chế độ kinh tế tài chính và pháp luật của Nhà nước. - Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên. Riêng các xã miền núi thuộc vùng sâu, vùng xa theo qui định của pháp luật, kế toán là người dân tộc ít người phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chứng chỉ sơ cấp tài chính - kế toán, sau đó phải đi học để có bằng trung cấp tài chính, kế toán. - Về thời gian công tác thực tế về kế toán: Người được bổ nhiệm làm kế toán trưởng nếu có trình độ đại học trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm, nếu ở trình độ sơ cấp trở lên thì thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm. 2.3.1.2. Điều kiện - Có đủ các tiêu chuẩn qui định trên. - Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo qui định của Bộ Tài chính. - Không bổ nhiệm kế toán trưởng cho những người bị kỷ luật về công tác tài chính; những người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính; người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Toà án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xoá án tích; Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành ở xã; thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản của xã. 2.3.2. Nhiệm vụ của kế toán trưởng - Tổ chức thực hiện công tác kế toán phù hợp điều kiện hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của xã; - Tổ chức việc lập dự toán và việc thực hiện dự toán thu, chi, việc chấp hành các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã; 3
4. - Thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo qui định; - Thực hiện hướng dẫn các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của Nhà nước trong xã; phân tích, đánh giá tình hình dự toán thu, chi ngân sách xã. 2.3.3. Trách nhiệm của kế toán trưởng - Thực hiện các qui định của pháp luật về tài chính, kế toán tại xã; - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo qui định của Luật Kế toán; Tổ chức việc lập dự toán và việc thực hiện dự toán thu, chi ngân sách xã, chấp hành các định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã; - Lập báo cáo tài chính. 2.3.4. Quyền hạn của kế toán trưởng - Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Yêu cầu các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong xã cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu liên quan đến công việc kế toán của xã và giám sát tài chính của xã; - Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định. - Ký các chứng từ kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách xã và các hợp đồng về mua, bán, vật tư, tài sản, giao thầu, xây dựng, giao khoán giữa xã với các đơn vị, cá nhân khác trong và ngoài xã. Mọi chứng từ về thu tiền, chi tiền, xuất, nhập, chuyển giao tài sản ngoài chữ ký của Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán; - Báo cáo bằng văn bản với Chủ tịch UBND xã khi phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong xã; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo với Chủ tịch HĐND xã, với Chủ tịch UBND huyện hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. - Từ chối không ký, không duyệt những chứng từ và những tài liệu khác, nếu xét thấy không phù hợp hoặc vi phạm các chế độ tài chính kế toán hiện hành. 2.4. Kế toán và phụ trách kế toán Các xã chưa có người đủ tiêu chuẩn điều kiện theo qui định để bổ nhiệm kế toán trưởng thì được cử người phụ trách kế toán. Chỉ được bố trí người phụ trách kế toán trong thời hạn tối đa giữ chức vụ là một năm tài chính. Riêng đối với các xã miền núi thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa theo qui định của pháp luật thì có thể kéo dài thời gian phụ trách kế toán nhưng phải có ý kiến bằng văn 4
5. bản của Phòng Tài chính quận, huyện, thị xã. Người phụ trách kế toán phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn qui định cho kế toán trưởng. Thủ tục bổ nhiệm, thời hạn bổ nhiệm và phụ cấp chức vụ kế toán trưởng, phụ trách kế toán thực hiện theo qui định của pháp luật. III. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3.1. Phân loại chứng từ 3.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán: Luật Kế toán của nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 quy định: Chứng từ Kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào định nghĩa thì rõ ràng chứng từ kế toán phải đáp ứng hai yêu cầu: Một là, chứng từ kế toán phải là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hai là, chứng từ kế toán phải là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành. 3.1.2. Phân loại chứng từ 3.1.2.1. Theo địa điểm lập chứng từ: Chứng từ kế toán xã chia ra chứng từ lập từ bên ngoài và chứng từ do kế toán xã lập: Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ xã nhận được của các cơ quan, Tổ chức kinh tế, cá nhân ở bên ngoài gửi tới như: Các hoá đơn mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do các cơ sở bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, giấy báo Nợ, báo Có Kho bạc Nhà nước chuyển đến, Chứng từ do xã lập: Gồm giấy nộp tiền vào ngân sách, Biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật tư và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong xã. 3.1.2.2. Về hình thức chứng từ có thể bao gồm: + Hoá đơn theo mẫu in sẵn + Hoá đơn in từ máy + Hoá đơn điện tử + Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán + Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì xã được tự lập chứng từ kế toán do xã qui định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định 5
6. 3.2. Quy định về lập và xử lý chứng từ 3.2.1. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì xã được tự lập chứng từ kế toán do xã qui định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định tại mục 3.2.2 dưới đây. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của UBND xã. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. 3.2.2. Nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; e) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; f) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 6
7. Ngoài những nội dung chủ yếu quy định như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo quy định của từng loại chứng từ. Chứng từ điện tử ngoài các nội dung quy định trên còn phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử. 3.2.3. Ký chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Những người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ. - Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải như nhau. - Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt trước khi thực hiện. Chữ ký trên những chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên. 3.2.4. Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán 3.2.4.1. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành. 7
8. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 3.2.4.2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán; - Kiểm tra và ký chứng từ kế toán; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán. 3.2.5. Các hành vi bị nghiêm cấm về chứng từ kế toán - Thu các khoản thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc viết và giao Biên lai thu tiền cho dân; - Xuất, nhập quỹ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ kế toán; - Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tài sản, tiền quỹ của công; - Hợp pháp hóa chứng từ kế toán; - Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ký tên trên chứng từ kế toán khi chứng từ chưa ghi đủ nội dung; - Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán; - Sửa chữa, tẩy xóa hoặc viết chèn trên, chèn dưới trong chứng từ kế toán; - Huỷ bỏ chứng từ kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo qui định; - Sử dụng các mẫu chứng từ kế toán không đủ các nội dung qui định cho chứng từ kế toán. 3.2.6. Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng , năm từ số đến số hoặc số lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lưu trữ theo qui định. - Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền. 8
9. 3.2.7. Chứng từ kế toán sao chụp Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người có trách nhiệm của đơn vị kế toán nơi lưu bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp. Chứng từ kế toán sao chụp chỉ thực hiện trong các trường hợp sau: - Xã có thực hiện dự án viện trợ của nước ngoài theo cam kết, nếu phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của Chủ tịch UBND xã. - Xã bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán. - Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hoả hoạn. Trường hợp này, xã phải đến đơn vị mua hoặc bán hàng hoá, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất. Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác có liên quan. 3.2.8. Sử dụng, quản lý và in mẫu chứng từ kế toán Tất cả các xã đều phải thực hiện theo đúng mẫu chứng từ kế toán qui định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các tỉnh, huyện và các xã không được tự ý sửa đổi biểu mẫu đã quy định. Mẫu chứng từ kế toán in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để mất mát, hư hỏng, mục nát hoặc bị lợi dụng. In và phát hành mẫu chứng từ: - Các đơn vị khi in mẫu chứng từ kế toán ngân sách và tài chính xã phải thiết kế và in theo đúng nội dung mẫu chứng từ đã quy định; - Mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộp ngân sách hoặc Biên lai thu tiền do Bộ Tài chính thống nhất quản lý phát hành. Trường hợp in và phát hành Biên lai thu tiền và các loại vé phục vụ cho việc quản lý các khoản thu ở xã thực hiện theo sự uỷ quyền bằng văn bản của Bộ Tài chính cho Sở Tài chính tỉnh, thành phố. 3.3 Hệ thống chứng từ Hệ thống mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho kế toán ngân sách và tài chính xã bao gồm các loại: - Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán này gồm 14 mẫu: 9
10. - Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán HCSN áp dụng cho kế toán ngân sách và tài chính xã; - Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán ngân sách và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc và các văn bản khác. DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Số hiệu STT TÊN CHỨNG TỪ chứng từ 1 2 3 A Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán này 1 Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại C 01- X 2 Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp C 02- X 3 Bảng thanh toán phụ cấp C 05- X 4 Biên lai thu tiền C 27- X 5 Bảng tổng hợp biên lai thu tiền C 19- X 6 Hợp đồng giao thầu C 51- X 7 Hợp đồng giao khoán C 52- X 8 Biên bản thanh lý hợp đồng C 53- X 9 Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã C 60- X 10 Thông báo các khoản thu của xã C 61- X 11 Giấy báo ngày công lao động đóng góp C 62- X 12 Bảng kê các khoản đóng góp bằng hiện vật C 63- X 13 Giấy đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách xã C 65- X 14 Phiếu kết chuyển số liệu tài khoản C 66- X B Chứng từ kế toán ban hành trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp I Chỉ tiêu lao động - tiền lương 1 Bảng chấm công 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 3 Bảng thanh toán tiền thưởng 4 Bảng thanh toán phụ cấp tháng 5 Giấy đi đường 6 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 7 Hợp đồng giao khoán công việc, SP ngoài giờ 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 9 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10
11. 10 Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí 11 Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua C13- HD tài khoản cá nhân II Chỉ tiêu vật tư 1 Phiếu nhập kho 2 Phiếu xuất kho 3 Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ 4 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa 5 Bảng kê mua hàng 6 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá 7 Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ C26- HD III Chỉ tiêu tiền tệ 1 Phiếu thu 2 Phiếu chi 3 Giấy đề nghị tạm ứng 4 Giấy thanh toán tạm ứng 5 Giấy đề nghị thanh toán 6 Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (dùng cho đồng Việt Nam) 7 Bảng kê chi tiền cho những người tham dự hội thảo, tập huấn 8 Bảng kê đề nghị thanh toán C41- HD IV Chỉ tiêu tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận tài sản cố định 2 Biên bản thanh lý tài sản cố định 3 Biên bản đánh giá lại tài sản cố định 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ 5 Biên bản bàn giao sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành 6 Bảng tính hao mòn TCSĐ Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật C khác 1 Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt 2 Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản 3 Bảng kê thu ngân sách xã qua Kho bạc nhà nước 4 Lệnh thu ngân sách nhà nước 5 Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm lĩnh tiền mặt 6 Lệnh chi tiền ngân sách xã kiêm chuyển khoản, tiền thư điện, cấp séc bảo chi 11
12. 7 Bảng kê chi ngân sách 8 Bảng kê chứng từ chi 9 Giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng 10 Giấy nộp tiền 11 Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại 12 Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại 13 Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ 14 Đề nghị ghi thu - ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ 15 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt 16 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, tiền thư điện, cấp séc bảo chi 17 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 18 Phiếu giá thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành 19 Phiếu kê thanh toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành 20 Giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư 21 Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư 22 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 23 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 24 Biên lai thu tiền (thu phí, lệ phí) IV. VẬN DỤNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. 4.1. Danh mục các tài khoản kế toán DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ TÀI CHÍNH XÃ Số hiệu tài TÊN TÀI KHOẢN Phạm vi áp dụng STT khoản Bắt buộc Hướng Cấp I Cấp II (*) dẫn ( ) 1 2 3 4 5 6 LOẠI 1 - TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt x 12
13. 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc x 1121 Tiền ngân sách tại Kho bạc 1122 Tiền ngân sách tại Ngân hàng 1128 Tiền gửi khác 3 152 Vật liệu x LOẠI 2 – TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 4 211 Tài sản cố định x 5 214 Hao mòn tài sản cố định x 6 241 Xây dựng cơ bản dở dang x 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản dở dang 2413 Sửa chữa lớn tài sản cố định LOẠI 3- THANH TOÁN 7 311 Các khoản phải thu x 8 331 Các khoản phải trả x 9 332 Các khoản phải nộp theo lương x 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 10 333 Các khoản phải nộp Nhà nước x 11 334 Phải trả cán bộ, công chức x 12 336 Các khoản thu hộ, chi hộ x 3361 Các khoản thu hộ 3362 Các khoản chi hộ 13
14. LOẠI 4- NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC QUỸ CÔNG CHUYÊN DÙNG 13 431 Các quỹ công chuyên dùng của xã x 14 441 Nguồn kinh phí đầu tư XDCB x 4411 Nguồn ngân sách xã 4412 Nguồn tài trợ 4418 Nguồn khác 15 466 Nguồn kinh phí đã hình thành x TSCĐ LOẠI 7- THU NGÂN SÁCH XÃ VÀ THU SỰ NGHIỆP CỦA XÃ 16 711 Thu sự nghiệp x 17 714 Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc x 7141 Thuộc năm trước 7142 Thuộc năm nay 18 719 Thu ngân sách xã chưa qua Kho x bạc 7191 Thuộc năm trước 7192 Thuộc năm nay LOẠI 8- CHI NGÂN SÁCH XÃ VÀ CHI SỰ NGHIỆP CỦA XÃ 19 811 Chi sự nghiệp x 20 814 Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc x 8141 Thuộc năm trước 8142 Thuộc năm nay 21 819 Chi ngân sách xã chưa qua Kho x bạc 8191 Thuộc năm trước 14
15. 8192 Thuộc năm nay LOẠI 9 - CHÊNH LỆCH THU, CHI NGÂN SÁCH XÃ 22 914 Chênh lệch thu, chi ngân sách xã x LOẠI 0- Tài khoản ngoài bảng 23 005 Tài sản lâu bền đang sử dụng x 24 008 Dự toán chi ngân sách x 4.2. Phân loại tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán ngân sách và tài chính xã gồm 24 tài khoản cấp I trong đó 15 tài khoản bắt buộc (*) dùng cho tất cả các xã và 9 tài khoản hướng dẫn ( ) áp dụng cho những xã có phát sinh nghiệp vụ liên quan. Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân. Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân. Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân. Các xã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong chế độ này để lập danh mục tài khoản cấp I, cấp II áp dụng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của xã. Các xã có thể mở thêm tài khoản cấp III . Trường hợp mở thêm tài khoản cấp I, cấp II phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính tổng hợp gửi Bộ Tài chính xem xét chấp thuận trước khi thực hiện. V. TỔ CHỨC HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ SỔ KẾ TOÁN 5.1. Hình thức kế toán Kế toán ngân sách xã, phường có thể áp dụng 02 hình thức kế toán sau: 5.1.1- Hình thức kế toán Nhật ký-Số cái Hình thức kế toán áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp "kế toán kép" là hình thức Nhật ký - Sổ Cái, gồm 2 loại sổ: Nhật ký-Sổ cái và Sổ kế toán chi tiết. 5.1.1.1. Nhật ký - Sổ Cái : Là sổ kế toán tổng hợp, phần Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; phần Sổ Cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (tài khoản kế toán). 15
16. - Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách; thu, chi các quỹ, các nguồn vốn, quỹ hiện có, tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các hoạt động tài chính khác. - Nhật ký - Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau: + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh; + Số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; + Tên các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản có 2 cột Nợ và Có. Số lượng các cột trên Nhật ký - Sổ Cái nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khoản xã áp dụng; + Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khoản. 5.1.1.2. Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Nhật ký - Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các khoản thu, chi ngân sách theo Mục lục ngân sách, theo nội dung kinh tế và các đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, các quỹ của xã và hệ thống hóa từng loại tài sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản lý. Sổ kế toán chi tiết có các yếu tố sau: - Tên sổ; - Tài khoản cấp I, tài khoản cấp II; - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu ngày, tháng chứng từ; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế; - Các chỉ tiêu khác: Căn cứ vào yêu cầu quản lý mà từng loại sổ có các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền, các mục thu, mục chi theo mục lục ngân sách, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối kỳ, 5.1.2- Hình thức kế toán trên máy vi tính Các xã thực hiện ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiện thống nhất theo chương trình phần mềm do Bộ Tài chính quy định 16
17. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM - Sổ chi tiết KẾ TOÁN - Báo cáo tài chính BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo quyết toán CH ỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng 5.2. Sổ sách kế toán Các xã phải mở sổ kế toán theo phương pháp “kế toán kép” quy định để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán và làm cơ sở lập báo cáo tài chính. Các xã có qui mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện phương pháp "kế toán đơn”, chỉ mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, không mở "Nhật ký - Sổ Cái". Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêm các sổ kế toán theo qui định tại mục B của Danh mục sổ kế toán. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn và đóng thành quyển. Việc mở sổ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi ngân sách, thu, chi các quỹ công chuyên dùng, tình hình quản lý, sử dụng tài sản, tiền quỹ, tình hình công nợ, tình hình đóng góp của nhân dân nhằm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc điều hành ngân sách của Chủ tịch UBND xã và công khai tài chính theo qui định của pháp luật. Nghiêm cấm để ngoài sổ kế toán bất kỳ một khoản thu, chi, một loại tài sản, tiền quỹ, công nợ hay khoản đóng góp nào của nhân dân. Đối với các sổ kế toán sử dụng trong chương trình phần mềm kế toán ngân sách và tài chính xã thì mẫu sổ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu qui 17
18. định cho sổ kế toán: Ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN Áp dụng Áp dụng cho cho S Tên sổ Mẫu sổ phương phương TT pháp ghi pháp ghi sổ đơn sổ kép A- Sổ kế toán áp dụng cho tất cả các xã 1 Nhật ký - Sổ Cái S01a- X X 2 Sổ cái (dùng trong trường hợp kế toán S01b- X X trên máy vi tính) 3 Sổ quỹ tiền mặt S02a- X X X 4 Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt S02b- X X X 5 Số Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S03- X X X 6 Số tiền thu ngân sách xã S04- X X X 7 Số tiền chi ngân sách xã S05- X X X 8 Số tổng hợp thu ngân sách xã S06a- X X X 9 Số tổng hợp chi ngân sách xã S06b- X X X 10 Sổ theo dõi các quỹ công chuyên S07- X X X dùng của xã 11 Số phải thu S08- X X X 12 Số phải trả S09- X X X 13 Sổ theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ S10- X X X 14 Sổ tài sản cố định S11- X X X 15 Bảng tính hao mòn TSCĐ S12- X X X 16 Sổ theo dõi các khoản tạm ứng của S14- X X X Kho bạc B- Sổ kế toán theo yêu cầu quản lý 1 Sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài S13- X chính khác 2 Sổ theo dõi các khoản đóng góp của S15- X Theo Theo dân 3 Bảng thanh toán các khoản nợ phải S16- X yêu yêu thu với các hộ 18
19. 4 Sổ theo dõi lĩnh, thanh toán biên lai S17- X cầu cầu và tiền đã thu 5 Sổ theo dõi đầu tư XDCB S18- X quản lý quản lý 6 Sổ chi tiết vật liệu S19- X 7 Sổ kho S20- X 8 Sổ theo dõi tài sản cố định và công S21- X cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng 9 Sổ theo dõi dự toán S22- X 5.2.1. Mở sổ kế toán - Trước khi sử dụng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau: Ngoài bìa và trang đầu sổ (góc trên bên trái) phải ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh, cấp Ngân sách; giữa bìa ghi tên sổ, ngày mở sổ, năm ngân sách và ngày khoá sổ; phần dưới của trang đầu ghi chữ ký, họ tên của người ghi sổ, kế toán trưởng, chủ tài khoản và đóng dấu của xã. Trường hợp sổ kế toán chuyển giao cho người khác thì phải có chữ ký xác nhận của Chủ tịch UBND xã và người giữ sổ. Các trang sổ phải đánh số trang từ trang 1 đến hết sổ và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã. Trường hợp sử dụng Sổ tờ rời: Các tờ sổ (tờ thẻ) sau khi sử dụng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và được bảo quản. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, kế toán phải đóng thành quyển và làm đầy đủ thủ tục pháp lý như đối với sổ đóng quyển. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Sổ kế toán thiết kế trên máy phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Riêng Sổ Cái dùng loại Sổ Cái ít cột (mỗi tài khoản sử dụng 1 trang hoặc 1 số trang sổ) thay cho Nhật ký - Sổ Cái. Cuối tháng, sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải tiến hành in sổ kế toán ra giấy và đóng thành từng quyển riêng. Sau đó phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay. Các sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp. - Mở sổ kế toán đầu năm: Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới (bao gồm Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết) để tiếp nhận số dư từ sổ năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 01/01. + Sổ Nhật ký - Sổ Cái: Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái năm cũ thành số dư đầu năm trên Sổ Nhật ký - 19
20. Sổ Cái năm mới. Số dư này bao gồm cả số dư của Tài khoản 714, 814 (đây là số thu ngân sách, số chi ngân sách luỹ kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 thuộc ngân sách năm trước). + Sổ kế toán chi tiết: Đầu năm phải mở đầy đủ các sổ kế toán chi tiết để chuyển số dư từ sổ năm trước sang. Riêng các sổ sau đây không phải chuyển số liệu sang sổ năm mới. "Sổ tài sản cố định" được sử dụng cho nhiều năm, khi nào hết sổ (hết cột ghi hao mòn) mới chuyển sang sổ mới; "Sổ thu ngân sách xã", "Sổ chi ngân sách xã", "Sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế": Số liệu trên 3 sổ này không phải chuyển sang sổ mới, mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được HĐND xã phê chuẩn. 5.2.2. Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái TRÌNH TỰ VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ KÊ TÓAN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ-SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP SỔ THẺ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT CÙNG LOẠI NHẬT KÝ - SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 20
21. 5.2.2.1. Ghi Nhật ký - Sổ Cái: - Cách sắp xếp các tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo nguyên tắc sau: + Những tài khoản phát sinh thường xuyên xếp phía trước, những tài khoản ít phát sinh xếp phía sau. Các tài khoản cấp 1 xếp phía trước, tài khoản cấp 2 xếp phía sau; + Những tài khoản có quan hệ đối ứng thường xuyên với nhau xếp gần nhau. - Chuyển số dư các tài khoản cấp I, cấp II kỳ trước thành số dư đầu kỳ của Nhật ký – Sổ cái kỳ này. - Ghi chép hàng ngày: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toán, người làm công tác kế toán phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng đồng thời ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ Cái. Đối với những chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội dung phát sinh nhiều lần trong 1 ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu ) có thể tiến hành phân loại chứng từ để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại theo từng nội dung. Sau đó, căn cứ vào số tổng cộng trên từng Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng. - Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu cuối tháng: + Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật ký- Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành khoá sổ, cộng tổng số tiền của cột số phát sinh ở phần Nhật ký, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần Sổ Cái; + Sau đó kiểm tra đối chiếu số liệu dòng cộng phát sinh tháng trên Nhật ký - Sổ Cái, bằng cách cộng tổng số phát sinh Nợ và cộng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản phản ánh ở phần Sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở cột cộng phát sinh của phần Nhật ký. Căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ các tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái tiến hành cộng tất cả số dư Nợ các tài khoản và cộng tất cả số dư Có các tài khoản, lấy số liệu tổng cộng dư Nợ đối chiếu với số liệu tổng cộng dư Có của tất cả các tài khoản. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu phát sinh trên phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau: 21
22. Tổng số Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh phát sinh = Nợ của tất cả = Có của tất cả ở phần Nhật ký các tài khoản các tài khoản (ở phần Sổ Cái) (ở phần Sổ Cái) Tổng số dư Nợ của các tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản 5.2.2.2. Ghi các sổ (thẻ) kế toán chi tiết: - Các chứng kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi ghi Nhật ký - Sổ Cái phải ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết; - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ở các cột phù hợp; - Cuối tháng hoặc cuối quí phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết; phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản; - Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết khác. 5.2.3. Khóa sổ kế toán 5.2.3.1. Khái niệm khóa sổ kế toán: Là công việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, Cuối kỳ kế toán tháng và cuối kỳ kế toán năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê bất thường khi có thiên tai, hoả hoạn hoặc sáp nhập, chia tách xã. 5.2.3.2. Trình tự khóa sổ kế toán cuối tháng: - Cuối kỳ kế toán tháng sau khi tất cả chứng từ kế toán phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau; - Tiến hành cộng số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) và các sổ kế toán chi tiết; - Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ; 22
23. - Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của các tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) xem có bằng nhau và bằng số phát sinh ở phần Nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ chính thức bằng các bước sau: + Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán, cách dòng ghi số nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng đã cộng phía dưới dòng đã kẻ; + Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng; + Dòng số dư cuối tháng tính được ghi tiếp dưới dòng cộng phát sinh tháng; Dòng số dư cuối tháng tính như sau: Số dư Số dư Số phát Số phát Nợ cuối = Nợ đầu + sinh Nợ - sinh Có tháng tháng trong tháng trong tháng Số dư Số dư Số phát Số phát Có cuối = Có đầu + sinh Có - sinh Nợ tháng tháng trong tháng trong tháng + Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa ( ) sổ. Đối với những tài khoản trong tháng không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khoản đó. Riêng 1 số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn quỹ) thì số liệu cột số dư không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng “số dư cuối tháng” dưới dòng cộng cuối tháng. Sau khi khóa sổ kế toán, kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải ký dưới 2 đường kẻ. Đối với Sổ Nhật ký - Sổ Cái chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để đảm bảo sự thống nhất giữa chủ tài khoản với kế toán trưởng về số liệu khóa sổ đã chính xác và đúng với số thực tế. Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. Riêng số liệu về thu, chi ngân sách trên sổ 23
24. thu ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau. 5.2.3.3. Trình tự khóa sổ kế toán cuối năm: - Trước khi khóa sổ cuối năm phải thực hiện các công việc sau: + Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khoản đã thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước. Đồng thời giải quyết thanh toán dứt điểm các khoản liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khoản thu, chi ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/ 12; + Đôn đốc thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khoản phải thu về khoán, các khoản thu huy động đóng góp chưa thu được, ) để hoàn lại quỹ. Đồng thời thanh toán các khoản nợ phải trả (phải trả sinh hoạt phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB, ); + Xử lý các khoản tạm thu ngân sách còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khoản tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hoàn trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước thì được chuyển sang năm sau để xử lý; + Đối với các khoản tạm giữ, căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hoàn trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu sung công quỹ); + Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu toàn bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các loại nguồn vốn, quỹ của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền quỹ, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định xử lý của Hội đồng kiểm kê, kế toán lập chứng từ phản ánh việc xử lý kết quả kiểm kê và điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo thực tế kiểm kê. + Chuyển số thu, số chi ngân sách năm nay thành số thu, số chi ngân sách năm trước như sau:Tài khoản 7142 “Thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 7141 “Thuộc năm trước”; Tài khoản 7192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khoản 7191 "Thuộc năm trước" Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”; Tài khoản 8192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khoản 8191 "Thuộc năm trước" - Khoá sổ, chuyển sổ kế toán cuối năm: + Trình tự các bước khoá sổ cuối năm thực hiện như khoá sổ cuối tháng; + Thời điểm khoá sổ cuối năm vào cuối ngày 31/12; 24
25. + Khoá sổ cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khoản và từng đối tượng kế toán. + Sau khi khoá sổ cuối năm, kế toán xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm. 5.2.4. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán 5.2.4.1. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán ghi bằng tay Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai phải sửa chữa theo một trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ); - Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ); - Phương pháp ghi bổ sung. a. Phương pháp cải chính Phương pháp này được sử dụng để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán được thực hiện bằng cách gạch một đường bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn nhìn rõ nội dung của những chỗ ghi sai đã xoá bỏ, trên chỗ bị xoá bỏ ghi những con số hoặc những chữ số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bộ con số sai, viết lại con số đúng. Phải chứng thực chỗ cải chính bằng chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ở bên cạnh. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. b. Phương pháp ghi số âm: được sử dụng để đính chính chỗ sai được thực hiện bằng cách viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bỏ bút toán này hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Khi báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán đã được duyệt và gửi đi mới phát hiện ra sai sót; - Sai sót khi số tiền ghi trùng hoặc con số ghi sai lớn hơn con số đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa số sai thì phải lập “Chứng từ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận. 25
26. c. Phương pháp ghi bổ sung: được sử dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi sổ lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này được thực hiện bằng cách lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế toán trưởng ký xác nhận số tiền chênh lệch thiếu phải ghi bổ sung. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ bổ sung để ghi vào sổ kế toán. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính được nộp cho phòng tài chính quận, huyện thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho phòng tài chính quận, huyện thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. 5.2.4.2. Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán ghi bằng máy vi tính a. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính có phát hiện sai sót: - Khi phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính được nộp cho phòng tài chính thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; - Khi phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho phòng tài chính huyện thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót (đã được in ra giấy). b. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung như qui định trong trường hợp ghi sổ bằng tay. 5.2.4.3. Sửa chữa những sai sót trên sổ kế toán khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt: Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán báo cáo tài chính năm trước kết thúc và có ý kiến kết luận phải sửa lại số liệu trên báo cáo tài chính năm trước thì đơn vị phải sửa chữa chỗ sai trên sổ kế toán năm nay (thời điểm phát hiện sai sót), đồng thời phải ghi chú vào các mục (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra. 5.2.5. Điều chỉnh số liệu kế toán khi chỉnh lý quyết toán năm - Thời gian chỉnh lý báo cáo quyết toán ngân sách là thời gian quy định cho ngân sách xã để xử lý tiếp các việc theo qui định của Luật Ngân sách cho phép như tiến hành điều chỉnh những sai sót trong quá trình hạch toán (nếu có phát hiện ra sai sót), các khoản chi (thuộc niên độ ngân sách năm trước) nếu được phép chi trong thời gian chỉnh lý. - Thời gian chỉnh lý quyết toán quy định đến hết ngày 31/01 năm sau. 26
27. - Việc chỉnh lý quyết toán ngân sách thực hiện như sau: + Hạch toán tổng hợp thực hiện trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái của sổ năm mới; + Hạch toán chi tiết thu, chi ngân sách xã được thực hiện trên Sổ thu, chi ngân sách xã và sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết toán của sổ năm trước. - Xác định và xử lý kết dư ngân sách: Sau khi hoàn tất việc chỉnh lý quyết toán ngân sách, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách và báo cáo quyết toán chi ngân sách gửi Phòng Tài chính quận, huyện và trình HĐND xã. Căn cứ vào phê duyệt của HĐND xã về tổng thu ngân sách xã và tổng chi ngân sách xã để xác định số kết dư ngân sách. Số kết dư ngân sách xã là số chênh lệch giữa số thực thu lớn hơn số thực chi ngân sách xã. (Sau khi đã loại trừ những khoản chi thuộc nhiệm vụ năm trước chưa thực hiện phải chuyển sang năm nay thực hiện tiếp). Sau khi xác định số kết dư ngân sách năm trước, UBND xã lập văn bản đề nghị Kho bạc Nhà nước huyện làm thủ tục ghi thu ngân sách năm nay số kết dư ngân sách năm trước. Căn cứ vào chứng từ đã được Kho bạc Nhà nước xử lý về số kết dư năm trước, kế toán vào sổ thu ngân sách năm nay số kết dư năm trước. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Nêu nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã, phường, thị trấn? 2. Trình bày nội dung công việc kế toán ngân sách xã? Kế toán trưởng và Phụ trách kế toán có điểm gì giống và khác nhau? 3. Thế nào là chứng từ kế toán xã, phường? Phân loại chứng từ kế toán ngân sách xã, phường. 4. Trình bày hệ thống chứng từ kế toán ngân sách xã. 5. Trình bày hệ thống tài khoản kế toán xã 6. Có mấy hình thức kế toán áp dụng cho xã? nêu những điểm giống và khác nhau của các hình thức đó. 7. Nêu hệ thống sổ sách kế toán áp dụng cho ngân sách xã. Trình bày các loại sổ sách kế toán áp dụng riêng cho kế toán ngân sách xã. 27
28. CHƯƠNG II KẾ TOÁN THU CHI NGÂN SÁCH Nguồn thu tại xã, phường (gọi chung là nguồn thu tại xã) bao gồm hai loại: thu ngân sách xã và thu sự nghiệp Trong hạch toán kế toán, sử dụng loại tài khoản 7 để phản ánh thu ngân sách xã và việc kết chuyển số thu ngân sách xã, sau khi quyết toán thu ngân sách được HĐND xã phê chuẩn. Ngoài ra, loại tài khoản này còn được sử dụng cho những xã có tổ chức hạch toán tập trung các khoản thu sự nghiệp trên cùng hệ thống sổ kế toán ngân sách xã để phản ánh số thu của các hoạt động sự nghiệp trong xã. Loại tài khoản 7- Thu ngân sách xã và thu sự nghiệp có 3 tài khoản, gồm: - 02 tài khoản bắt buộc: + Tài khoản 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc + Tài khoản 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc - 01 tài khoản hướng dẫn: Tài khoản 711-Thu sự nghiệp I. KẾ TOÁN THU NGÂN SÁCH ĐÃ QUA KHO BẠC 1.1. Nguyên tắc hạch toán 1.1.1. Nguồn thu của ngân sách xã bao gồm: - Các khoản thu ngân sách xã được hưởng 100% - Các khoản thu phân chia theo tỷ lệ phần trăm (%) được hưởng giữa các cấp ngân sách. - Thu bổ sung từ ngân sách cấp trên Các khoản thu của 3 loại trên được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn. 1.1.2. Tất cả các khoản thu ngân sách xã đều phản ánh vào ngân sách Nhà nước tại Kho bạc theo mục lục ngân sách. 1.1.3. Đối với các khoản thu điều tiết, thu bổ sung từ ngân sách cấp trên, khi nhận được giấy báo Có hoặc chứng từ tại Kho bạc (bảng kê thu ngân sách xã qua kho bạc, sổ phụ của kho bạc), căn cứ vào chứng từ của kho bạc hạch toán vào tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc” (Tài khoản 1121 “Tiền 28
29. ngân sách tại Kho bạc) và tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc” (Tài khoản 7142 “Thuộc năm nay”) 1.1.4. Những khoản thu ngân sách thu bằng biên lai tài chính tại xã bằng tiền mặt được chia làm 1 số trường hợp để hạch toán vào thu ngân sách xã đã qua kho bạc như sau: - Những khoản thu ngân sách trong ngày nếu chưa kịp nộp vào Kho bạc thì phải nhập quỹ tiền mặt của xã, căn cứ vào phiếu thu và bảng tổng hợp biên lai ghi tăng quỹ tiền mặt, tăng thu ngân sách chưa qua kho bạc (Nợ TK 111/Có TK 719 (7192)). Khi xuất quỹ nộp vào tài khoản ngân sách tại kho bạc, căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận ghi: Nợ TK 112 (1121)/ Có TK 111 và Nợ TK 719 (7192)/Có TK 714 (7142). - Những khoản thu ngân sách xã nếu thu xong nộp thẳng vào ngân sách tại kho bạc trong ngày (chủ yếu những xã, phường, thị trấn ở gần kho bạc), căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được Kho bạc xác nhận, kế toán phản ánh số thu ngân sách đã qua kho bạc ghi Nợ TK 112 (1121)/ Có TK 714 (7142). - Trường hợp những xã miền núi thuộc vùng sâu, vùng xa ở quá xa kho bạc, đi lại rất khó khăn, số thu tiền mặt ít, được cấp có thẩm quyền cho phép giữ lại một số khoản thu ngân sách để chi ngân sách, định kỳ kế toán lập bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách đã qua kho bạc: Khi thu ngân sách bằng tiền mặt nhập quỹ ghi Nợ TK 111 (1111)/ Có TK 719 (7192), khi xuất quỹ ra sử dụng cho chi ngân sách chưa qua kho bạc, ghi Nợ TK 819 (8192)/ Có TK 111; định kỳ làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua kho bạc, căn cứ vào bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách ngân sách xã đã qua kho bạc, căn cứ vào bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã được kho bạc chấp nhận, kế toán ghi Nợ TK 719 (7192)/ Có TK 714 (7142) và Nợ TK 814 (8142)/ Có TK 819 (8192). 1.1.5. Đối với các khoản thu ngân sách xã bằng hiện vật thì quy đổi hiện vật ra giá trị để ghi sổ, trường hợp hiện vật nhập kho thì ghi thu ngân sách xã chưa qua kho bạc ghi Nợ TK 152/ Có TK 719 (7192). Khi xuất hiện vật ra sử dụng đến đâu ghi thu, ghi chi ngân sách xã đến đó. Trường hợp không nhập kho mà thu được đưa vào sử dụng ngay cho các công trình XDCB thì hạch toán Nợ TK 819 (8192)/Có TK 719 (7192), sau đó làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách đã qua kho bạc Nợ TK 719 (7192)/ Có TK 714 (7142) và Nợ TK 814 (8142)/ Có TK 819 (8192). 1.1.6. Đối với các khoản thu ngân sách bằng ngày công lao động (ngày công lao động do nhân dân đóng góp) hạch toán vào bên Có TK 719 “Thu ngân 29
30. sách xã chưa qua kho bạc”và bên Nợ TK 819 “ Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc”. Sau khi công trình hoàn thành hoặc cuối niên độ kế toán làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách đã qua kho bạc ghi: Nợ TK 719 (7192)/Có TK 714 (7142) và Nợ TK 814 (8142)/ Có TK 819 (8192). 1.1.7. Không hạch toán vào tài khoản 714 “Thu ngân sách đã qua kho bạc” những khoản thu để hình thành các quỹ công chuyên dùng của xã, những khoản thu hộ cơ quan cấp trên (kể cả các khoản thu hộ về thuế, phí lệ phí cho cơ quan thuế). 1.1.8. Chứng từ để hạch toán thu ngân sách xã đã qua kho bạc là giấy nộp tiền vào ngân sách, giấy báo có, sổ phụ hoặc bảng kê thu ngân sách đã qua kho bạc, bảng kê kèm theo chứng từ gốc để làm thủ tục ghi thu ngân sách, giấy đề nghị kho bạc ghi thu kết dư ngân sách năm trước. 1.1.9. Hạch toán chi tiết thu ngân sách xã phải mở sổ thu ngân sách theo mục lục ngân sách và sổ tổng hợp thu ngân sách xã để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thu ngân sách xã. 1.1.10. Cuối năm, số thu ngân sách đã qua kho bạc thực hiện luỹ kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 đã được theo dõi trên tài khoản 7142 “thuộc năm nay” sẽ được chuyển sang tài khoản 7141 “Thuộc năm trước”. Số liệu trên tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc” (7141 “Thuộc năm trước”) được chuyển sang sổ Nhật ký- Sổ cái năm sau để theo dõi hạch toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán.Sau khi quyết toán thu ngân sách năm trước được hội đồng nhân dân phê chuẩn sẽ kết chuyển số thực thu ngân sách năm trước vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” để xác định kết dư ngân sách. 1.2. Tài khoản chuyên dùng Tài khoản sử dụng TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số thu ngân sách xã đã được phản ánh qua kho bạc và việc xử lý số thu ngân sách xã vào quyết toán thu ngân sách sau khi HĐND đã phê chuẩn quyết toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản tài khoản 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc. Tài khoản 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc - Số thoái thu ngân sách xã - Số thu ngân sách xã đã qua kho bạc phát sinh trong năm - Kết chuyển số thu ngân sách đã qua - Thu kết dư ngân sách xã năm trước 30
31. kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm trước sang tài khoản chênh lệch thu, chi ngân sách xã sau khi HĐND xã đẫ phê chuẩn quyết toán thu ngân sách năm trước Số dư Có: - Phản ánh số thực thu ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ - Số thu ngân sách đã qua kho bạc thuộc năm trước còn chờ phê chuẩn quyết toán Tài khoản 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 7141- Thuộc năm trước: là tài khoản phản ánh số thu ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc năm ngân sách trước. Sau khi quyết toán thu ngân sách năm trước được HĐND xã phê chuẩn, kết chuyển toàn bộ số thực thu ngân sách đã qua kho bạc thuộc năm trước vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” Kết cấu và nội dung của tài khoản 7141-Thuộc năm trước. Tài khoản 7141- Thuộc năm trước Kết chuyển số thu ngân sách đã qua Số thu ngân sách xã thuộc ngân sách kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm năm trước đã qua kho bạc chờ HĐND trước sang tài khoản chênh lệch thu, phê chuẩn quyết toán. chi ngân sách xã sau khi HĐND xã đẫ phê chuẩn quyết toán thu ngân sách năm trước Số dư bên Có: Số thu ngân sách xã thuộc niên độ ngân sách năm trước chưa được HĐND phê chuẩn quyết toán - Tài khoản 7142 -Thuộc năm nay: Tài khoản này phản ánh số thu ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm nay từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12. Cuối ngày 31/12 toàn bộ số thu ngân sách xã đã qua kho bạc được phản ánh trên tài khoản 7142 “Thuộc năm nay” luỹ kế đến cuối ngày 31/12 được 31
32. chuyển sang tài khoản 7141 “Thuộc năm trước” để chuyển sang sổ Nhật ký- Sổ cái năm mới tiếp tục theo dõi cho đến khi quyết toán thu ngân sách được phê chuẩn. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 7142- Thuộc năm nay: Tài khoản 7142 -Thuộc năm nay - Số thoái thu ngân sách xã đã qua kho - Số thu ngân sách xã đã qua kho bạc bạc phát sinh trong năm. - Kết chuyển số thu ngân sách đã qua - Thu kết dư ngân sách xã năm trước kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm nay sang tài khoản thu ngân sách đã qua kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm trước Số dư bên Có: Phản ánh số thu ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ. 1.3. Phương pháp hạch toán 1.3.1. Các khoản thu ngân sách bằng tiền mặt được thu bằng biên lai tài chính 1.3.1.1- Đối với các khoản thu ngân sách khi thu được tiền, nộp tiền mặt vào quỹ của xã sau đó mới nộp kho bạc - Căn cứ vào biên lai thu tiền hoặc hợp đồng giao khoán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt của xã, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (TK 7192- Thuộc năm nay) - Khi nộp tiền thu ngân sách vào tài khoản ngân sách tại kho bạc, căn cứ phiếu chi và giấy nộp tiền mặt vào ngân sách, ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 111- Tiền mặt - Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận phản ánh số thu ngân sách đã qua kho bạc, ghi: 32
33. Nợ TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (TK 7192- Thuộc năm nay) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (TK 7142- Thuộc năm nay) 1.3.1.2. Đối với những khoản thu ngân sách bằng tiền mặt, sau khi thu được nộp thẳng tiền mặt vào kho bạc (không qua nhập quỹ của xã), dựa vào bảng tổng hợp biên lai thu tiền, lập giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận, ghi: Nợ: TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) 1.3.1.3. Trường hợp những xã ở miền núi vùng cao quá xa kho bạc, đi lại khó khăn, số thu tiền mặt ít, được cấp có thẩm quyền cho phép giữ lại một số khoản thu ngân sách để chi ngân sách tại xã. - Khi thu ngân sách xã bằng tiền mặt nhập quỹ của xã, căn cứ vào biên lai thu và phiếu thu tiền măt đã nhập quỹ, ghi: Nợ 111- Tiền măt Có: TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) - Khi xuất quỹ tiền mặt chi ngân sách tại xã, căn cứ vào phiếu chi, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) Có TK 111- Tiền mặt - Định kỳ, lập bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã (tổng số thu phải bằng tổng số chi) để thực hiện ghi thu, ghi chi ngân sách đã qua kho bạc, căn cứ vào chứng từ đã được kho bạc xác nhận: + Ghi thu ngân sách xã đã qua kho bạc: Nợ TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) Có TK 714 – Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) + Ghi chi ngân sách đã qua kho bạc: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) 33
34. 1.3.2. Hạch toán các khoản thu phân chia theo tỷ lệ giữa các cấp ngân sách (thu về thuế, phí, lệ phí, ) 1.3.2.1. Những khoản thuế, phí, lệ phí cơ quan thuế uỷ quyền cho UBND xã thu (thu bằng biên lai cơ quan thuế kể cả các khoản thuế, phí, lệ phí xã hưởng 100%) - Khi thu được tiền mặt nếu chưa kịp nộp vào kho bạc, căn cứ vào phiếu thu, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 336-Các khoản thu hộ, chi hộ - Khi thanh toán tiền thu thuế, phí, lệ phí với cơ quan thuế, căn cứ vào hướng dẫn của cơ quan thuế, viết giấy nộp tiền vào ngân sách, ghi: Nợ TK 336- Các khoản thu hộ, chi hộ Có TK 111- Tiền mặt - Khi nhận được giấy báo Có của Kho bạc về số tiền thuế, phí, lệ phí điều tiết cho xã (kể cả các khoản xã được hưởng 100%), ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) 1.3.2.2. Những khoản thu do cơ quan thuế trực tiếp thu của các đối tượng trên địa bàn xã: - Khi thu tiền thuế và nộp vào ngân sách do cán bộ thuế chịu trách nhiệm . - Khi nhận được chứng từ của kho bạc báo số thu ngân sach trên địa bàn, phân chia cho xã theo tỷ lệ điều tiết, ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142-Thuộc năm nay) 1.3.3. Hạch toán thu bổ sung từ ngân sách cấp trên Khi nhận được chứng từ của kho bạc báo số thu bổ sung từ ngân sách cấp trên, ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) 34
35. 1.3.4. Thu ngân sách xã bằng hiện vật (kể cả các khoản thu viện trợ bằng vật tư thiết bị) Căn cứ vào số lượng hiện vật thu được quy ra giá trị để hạch toán: 1.3.4.1. Trường hợp có tổ chức kho quản lý và hạch toán nhập, xuất hiện vật qua kho. - Khi thu được hiện vật nhập kho, ghi: Nợ TK 152- Vật liệu (chi tiết theo từng loại hiện vật và theo nơi bảo quản hiện vật) Có TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- thuộc năm nay) - Khi xuất hiện vật ra sử dụng cho các công trình XDCB, lập phiếu xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 152-Vật liệu (Chi tiết theo từng loại hiện vật và theo nơi bảo quản hiện vật) - Ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi chi ngân sách xã chưa qua kho bạc giá trị hiện vật đã xuất ra sử dụng. Nợ TK 819 – Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi công trình hoàn thành hoặc cuối niên độ ngân sách, căn cứ vào phiếu xuất kho, lập bảng kê kèm theo phiếu xuất kho (đã phân định rõ nội dung chi theo mục lục ngân sách) làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua kho bạc theo đúng giá trị hiện vật xuất ra sử dụng. + Ghi thu ngân sách: Nợ TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) Có TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) + Ghi chi ngân sách: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK 819 – Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) 1.3.4.2. Trường hợp thu hiện vật nhưng không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay cho công trình. 35
36. - Khi thu hiện vật đưa vào sử dụng ngay, căn cứ vào giấy báo thu hiện vật, phản ánh vào thu ngân sách chưa qua kho bạc và chi đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) - Đồng thời phản ánh ghi chi ngân sách chưa qua kho bạc để hình thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB bằng số hiện vật thu đã sử dụng cho công trình, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi công trình hoàn thành hoặc cuối niên độ ngân sách làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua kho bạc, căn cứ vào chứng từ đã được kho bạc xác nhận. + Ghi thu ngân sách số hiện vật: Nợ TK 719 –Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) Có TK 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) + Ghi chi ngân sách số hiện vật: Nợ TK 814 – Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) 1.3.5. Trường hợp nhân dân đóng góp bằng ngày công để xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng. - Khi thu ngân sách xã bằng ngày công lao động, căn cứ vào giấy báo ngày công lao động đóng góp, ghi thu, ghi chi ngân sách xã chưa qua kho bạc giá trị ngày công lao động, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) Có TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) - Đồng thời phản ánh ghi chi XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB giá trị ngày công lao động đã thu sử dụng cho công trình, ghi: Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB 36
37. - Định kỳ làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách đã qua kho bạc giá trị ngày công lao động. + Ghi thu ngân sách đã qua kho bạc giá trị ngày công lao động: Nợ TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) Có TK 714 –Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) + Ghi chi ngân sách đã qua kho bạc giá trị ngày công lao động: Nợ TK 814-Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) Có TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) 1.3.6. Thoái thu ngân sách 1.3.6.1. Thoái trả tại kho bạc số thu ngân sách đã qua kho bạc: sau khi số thu đã nộp vào kho bạc và đã ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc, xã làm thủ tục thoái thu ngân sách nhà nước để các đối tượng đến nhận tiền thoái trả trực tiếp tại kho bạc những khoản thu trong năm. - Căn cứ vào giấy báo Nợ của kho bạc nhà nước, ghi: Nợ TK 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) - Thoái thu các khoản thu năm trước phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán (từ ngày 01 dến 31/01), xã làm thủ tục thoái thu để thoái trả trực tiếp cho đối tượng đến nhận tiền tại kho bạc, căn cứ giấy báo Nợ của KBNN, ghi: Nợ TK 714 – Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7141-Thuộc năm trước) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) - Trường hợp năm sau thoái thu các khoản thu thuộc năm trước, xã làm lệnh chi thoái thu các khoản thuộc năm trước (lấy số chi ngân sách năm sau để thoái trả các khoản thu thuộc các năm trước) để các đối tượng đến nhận tiền trực tiếp tại kho bạc, căn cứ vào chứng từ, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) 1.3.6.2.Thoái trả trực tiếp cho các đối tượng nhận tiền mặt tại xã: Trường hợp số tiền đã nộp vào kho bạc và đã làm thủ tục ghi thu Ngân sách Nhà nước 37
38. tại kho bạc, nhưng việc thoái trả cho các đối tượng thực hiện tại xã bằng tiền mặt - Căn cứ vào danh sách các đối tượng thoái trả theo từng nội dung thoái trả, làm thủ tục thoái thu ngân sách nhà nước tại kho bạc, ghi: Nợ TK 7142- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (nếu thoái thu thuộc ngân sách năm nay) Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) (nếu thoái thu để trả cho các khoản thu thuộc ngân sách năm trước) Có TK 331-Các khoản phải trả - Xã làm lệnh chi rút tiền mặt về xã để thoái trả (theo nội dung và danh sách thoái trả đã được kho bạc xác nhận) Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách tại kho bạc) - Khi xuất quỹ tiền mặt để thanh toán các khoản nợ phả trả, ghi: Nợ TK 331-Các khoản phải trả Có TK 111- Tiền mặt 1.3.6.7. Hạch toán thu ngân sách đã qua kho bạc ở thời điểm cuối ngày 31/12 và trong thời gian chỉnh lý quyết toán được hướng dẫn ở phần hạch toán ở thời điểm 31/12 và chỉnh lý quyết toán tài khoản 914 “ Chênh lệch thu, chi ngân sách xã”. 1.3.6.8.Thu bồi thường khi kiểm kê tài sản cố định - Nếu cấp có thẩm quyền cho phép xoá bỏ thiệt hại do thiếu, mất tài sản, ghi: Nợ TK 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142- Thuộc năm nay) Có TK 311- Các khoản phải thu. - Nếu cấp có thẩm quyền quyết định người chịu trách nhiệm phải bồi thường, khi thu tiền bồi thường hoặc trừ vào tiền lương phải trả cán bộ, công chức, ghi: Nợ các TK 111, 112 (Nếu thu tiền) Nợ TK 334- Phải trả cán bộ, công chức (Nếu trừ vào lương) Có TK 311- Các khoản phải thu. 1.4. Sơ đồ hạch toán (Trang sau) 38
39. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THU NGÂN SÁCH XÃ ĐÃ QUA KHO BẠC TK 714- Thu ng©n s¸ch x· ®· qua KB TK 719-Thu NSX ch­a qua kho b¹c 914 111 KÕt chuyÓn sè Lµm thñ tôc ghi thu Thu ng©n s¸ch b»ng thu ®Ó x¸c ®Þnh tiÒn mÆt nhËp quü chªnh lÖch 112 311 C¸c kho¶n thu ®iÒu Sè ph¶i thu tiÕt ®­îc h­ëng kho¸n Sè ®· thu b»ng tiÒn mÆt Ng©n s¸ch cÊp trªn cÊp bæ sung 336 Thu phÝ, lÖ phÝ b»ng tiÒn mÆt Nép tiÒn thuÕ, phÝ, lÖ phÝ vµo KB 152 Thu b»ng hiÖn vËt qua nhËp kho 819, 241 Thu hiÖn vËt, ngµy c«ng dïng ngay cho c«ng tr×nh 39
40. II. KẾ TOÁN THU NGÂN SÁCH XÃ CHƯA QUA KHO BẠC 2.1. Nguyên tắc hạch toán 2.1.1. Các nội dung phản ánh các khoản thu chưa qua kho bạc bao gồm: - Các khoản tạm thu ngân sách; - Các khoản thu ngân sách xã bằng tiền mặt được thu bằng biên lai tài chính, còn quản lý tại két của xã nhưng chưa kịp làm thủ tục nộp tiền vào kho bạc. - Các khoản thu về khoán nhưng chưa thu được; - Các khoản thu ngân sách xã bằng hiện vật, ngày công lao động chưa kịp làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước tại kho bạc. - Các khoản thu ngân sách xã do các tổ chức, cá nhân nước ngoài viện trợ trực tiếp cho xã bằng hiện vật, bằng tiền không thuộc hiệp định ký kết của Chính phủ. - Thu kết dư ngân sách năm trước nhưng chưa làm thủ tục với kho bạc. - . 2.1.2. Tất cả các khoản thu trên hạch toán chi tiết vào thu ngân sách xã chưa qua kho bạc. Khi làm thủ tục hạch toán vào thu ngân sách xã đã qua kho bạc phải ghi rõ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của từng khoản thu đó. 2.1.3. Kế toán phải mở sổ thu ngân sách xã (phần chưa qua kho bạc) để theo dõi từng khoản thu theo nội dung thu, hình thức thu (tiền mặt hay hiện vật hay ngày công lao động) và thu thuộc niên độ ngân sách trước hay niên độ ngân sách năm nay để xử lý các khoản thu và làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc. 2.1.4. Chứng từ để hạch toán vào tài khoản 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc là các phiếu thu, biên lai thu, phiếu xuất kho (trường hợp thu ngân sách bằng hiện vật sử dụng giấy báo thu hiện vật, phiếu nhập xuất hiện vật qua kho), giấy báo ngày công lao động đóng góp, hợp đồng nhận, khoán, Khi làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc, viết giấy nộp tiền vào ngân sách đối với các khoản thu bằng tiền mặt; lập bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách đối với các khoản thu ngân sách bằng hiện vật, ngày công lao động, giấy đề nghị kho bạc ghi thu kết dư ngân sách năm trước và các khoản thu được phép giữ để chi ngân sách tại xã, phường (những xã được phép toạ chi). Các chứng từ sau khi đã được kho bạc xác nhận được dùng để chuyển từ tài khoản 40
41. 719 “Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc” sang tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc” 2.1.5. Cuối năm, tài khoản 719 nếu còn số dư thì được chuyển sang năm sau để xử lý tiếp. 2.2. Tài khoản chuyên dùng Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc sử dụng tài khoản 719. Tài khoản này phản ánh các khoản thu của ngân sách xã, thu bằng tiền mặt, hiện vật, ngày công lao động, thu kết dư ngân sách năm trước tại xã nhưng chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách xã đã qua kho bạc và việc xử lý các khoản thu này. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc Tài khoản 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc - Xuất quỹ thoái trả các khoản thu chưa - Các khoản thu ngân sách xã bằng tiền qua kho bạc cho các đối tượng mặt chưa nộp vào kho bạc, còn đang quản lý tại quỹ xã. - Kết chuyển số thu ngân sách xã chưa - Các khoản thu ngân sách xã bằng qua kho bạc thành số thu ngân sách xã hiện vật, ngày công chưa làm thủ tục đã qua kho bạc ghi thu ngân sách tại kho bạc. - Kết chuyển giá trị ngày công lao - Số phải thu về khoán chưa thu được. động do nhân dân lao động đóng góp và giá trị hiện vật thu được từ thu ngân sách chưa qua kho bạc sang thu ngân sách đã qua kho bạc - Số thu kết dư ngân sách năm trước chưa làm thủ tục với kho bạc. Số dư bên Có: Số thu ngân sách xã chưa qua kho bạc còn đến cuối kỳ chưa nộp hoặc chưa làm thủ tục thanh toán với kho bạc Tài khoản 719 “Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc” có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 7191 “Thuộc năm trước”: Tài khoản này phản ánh các khoản thu ngân sách chưa qua kho bạc của xã, phường thuộc niên độ ngân sách 41
42. năm trước trong thời gian còn chỉnh lý quyết toán. Tài khoản này có thể mở chi tiết: thu bằng tiền, thu bằng hiện vật, thu bằng ngày công. - Tài khoản 7192”Thuộc năm nay”: Tài khoản này phản ánh những khoản thu ngân sách chưa qua kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm nay, nhưng chưa làm thủ tục nộp hoặc thanh toán với kho bạc. Cuối ngày 31/12 số dư về thu ngân sách chưa qua kho bạc còn trên tài khoản 7192 “Thuộc năm nay” được chuyển sang tài khoản 7191 “Thuộc năm trước” để theo dõi trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Tài khoản 7192 “Thuộc năm nay” có thể mở chi tiết: thu bằng tiền, thu bằng hiện vật, thu bằng ngày công. 2.3. Phương pháp hạch toán 2.3.1. Hạch toán các khoản thu ngân sách xã bằng tiền, chưa làm thủ tục nộp vào kho bạc (các khoản thu bằng biên lai tài chính) 1. Khi thu các khoản thu ngân sách bằng tiền mặt, căn cứ biên lai thu, lập phiếu thu nhập quỹ tiền mặt, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) 2. Căn cứ vào hợp đồng giao khoán về sử dụng đất công, đầm ao, bến bãi, đò chợ, phản ánh số phải thu về khoán, ghi: Nợ TK 311- Các khoản phải thu Có TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) - Khi người nhận khoán nộp tiền, căn cứ vào số tiền thực nộp, lập phiếu thu, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 311-Các khoản phải thu 3. Khi nộp tiền mặt vào tài khoản ngân sách tại kho bạc: - Căn cứ vào phiếu chi, lập giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận, ghi: Nợ TK 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) Có TK 111-Tiền mặt 42
43. - Căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách đã được kho bạc xác nhận, ghi thu ngân sách xã đã qua kho bạc, ghi: Nợ TK 719 – Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) Có TK 714-Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142-Thuộc năm nay) 2.3.2. Hạch toán thu ngân sách xã bằng hiện vật và ngày công lao động Xem phần hướng dẫn hạch toán thu ngân sách bằng hiện vật, ngày công lao động của tài khoản 714 – Thu ngân sách xã đã qua kho bạc 2.3.3. Hạch toán thoái trả các khoản thu chưa nộp vào ngân sách tại kho bạc cho các đối tượng tại xã: 1. Xét hồ sơ của các đối tượng đã nộp, đối với những khoản thu chưa đúng quy định, xã quyết định xử lý thoái trả cho từng đối tượng căn cứ vào quyết định thoái trả, ghi: Nợ TK 719- Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) Có TK 331- Các khoản phải trả 2. Xuất quỹ trả cho đối tượng được thoái trả, ghi: Nợ TK 331- Các khoản phải trả Có TK 111- Tiền mặt 2.3.4. Hạch toán thu ngân sách xã chưa qua kho bạc ở thời điểm cuối ngày 31/12 và trong thời gian chỉnh lý, quyết toán xem hướng dẫn ở phần hạch toán ở thời điểm 31/12 và chỉnh lý quyết toán sau phần tài khoản 914 “Chênh lệch thu chi ngân sách xã”. 2.4. Sơ đồ hạch toán (Trang sau) 43
44. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THU NGÂN SÁCH XÃ CHƯA QUA KHO BẠC TK719-Thu NS xã ch­a TK 714- Thu ng©n s¸ch qua kho b¹c x· ®· qua KB 111 Lµm thñ tôc ghi thu Thu ng©n s¸ch b»ng tiÒn ng©n s¸ch t¹i Kho b¹c mÆt nhËp quü 311 Sè ph¶i thu kho¸n Sè ®· thu b»ng tiÒn mÆt 336 Thu phÝ, lÖ phÝ Nép tiÒn thuÕ, phÝ, lÖ phÝ vµo KB 152 Thu b»ng hiÖn vËt qua nhËp kho 819, 241 Thu hiÖn vËt, ngµy c«ng dïng ngay cho c«ng tr×nh 44
45. III. KẾ TOÁN CHI NGÂN SÁCH XÃ 3.1. Nguyên tắc hạch toán - Chỉ phản ánh vào tài khoản này những khoản chi ngân sách xã theo dự toán được duyệt, gồm: + Các khoản chi thường xuyên + Các khoản chi cho đầu tư phát triển - Không phản ánh vào tài khoản 814 – Chi ngân sách xã đã qua kho bạc những khoản chi sự nghiệp, những khoản chi phí sản xuất, dịch vụ của các hoạt động sản xuất, dịch vụ của xã. - Những chứng từ để ghi vào tài khoản 814 – Chi ngân sách xã đã qua kho bạc là những chứng từ đã phân định rõ nội dung chi theo mục lục ngân sách và đã được kho bạc nhà nước kiểm soát chi và xác nhận được hạch toán vào tài khoản chi ngân sách nhà nước tại kho bạc. - Đối với khoản chi ngân sách được chia làm 2 trường hợp: + Cấp phát trực tiếp: xã lập Lệnh chi tiền và Giấy rút dự toán, trên Lệnh chi tiền phải ghi đầy đủ chương, mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế theo quy định của mục lục ngân sách nhà nước. Khi chi hạch toán thẳng vào tài khoản 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (TK 8142). + Cấp phát tạm ứng của kho bạc: . Tạm ứng chi thường xuyên: đối với các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán, xã làm lệnh chi tạm ứng (C.00, mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế “Tạm ứng chi HCSN”) tạm ứng tiền ở kho bạc về để chi, khi chi hạch toán vào tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc. Căn cứ vào chứng từ, kế toán xã lập “Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng” và “Bảng kê chứng từ chi” làm thủ tục ghi chi ngân sách nhà nước tại kho bạc để chuyển từ tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc sang tài khoản 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc. . Tạm ứng chi cho các công trình XDCB hoặc để hình thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB tập trung của xã: Xã lập lệnh chi tạm ứng (C.00, mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế “Tạm ứng kinh phí đầu tư XDCB”) tạm ứng cho người nhận thầu, trả tiền mua nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng, tạm ứng để hình thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB tập trung của xã Khi công trình hoàn thành thanh toán số tiền đã tạm ứng của ngân sách, chuyển số chi ngân sách xã 45
46. chưa qua kho bạc thành số chi ngân sách đã qua kho bạc, ghi Nợ TK 814/ Có TK 819. - Hạch toán chi ngân sách phải mở sổ kế toán “Chi ngân sách xã” và số tổng hợp chi ngân sách xã để hạch toán chi ngân sách theo mục lục ngân sách phục vụ cho việc lập báo cáo chi ngân sách theo nội dung kinh tế và báo cáo chi ngân sách theo mục lục ngân sách. - Hạch toán chi ngân sách phải thống nhất với dự toán ngân sách về nội dung chi, định mức chi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu. Đồng thời, phải đảm bảo sự thống nhất và khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, giữa số liệu trên sổ chi ngân sách với số liệu trên chứng từ và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, giữa số liệu trên sổ chi ngân sách với số liệu trên tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc”, giữa số liệu trên sổ chi ngân sách với số liệu trên sổ tổng hợp thu, chi ngân sách theo các chỉ tiêu báo cáo. - Cuối ngày 31/12 số chi ngân sách xã luỹ kế từ đầu năm hạch toán trên tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” được chuyển sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”, để chuyển sang Nhật ký- Sổ Cái năm sau và theo dõi hạch toán tiếp những nghiệp vụ phát sinh chi thuộc niên độ ngân sách năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán cho đến khi HĐND phê chuẩn quyết toán chi ngân sách năm trước. - Sau khi hoàn thành việc chỉnh lý quyểt toán năm trước, trong thời hạn cho phép xác định những khoản chi có trong dự toán năm trước được giao mà xã vẫn chưa thực hiện được, chủ tài khoản quyết định chuyển nguồn của những khoản chi này sang năm sau để chi tiếp. Kế toán lập lệnh chi tiền (C.160mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế) mang đến kho bạc để làm thủ tục ghi chi ngân sách năm trước và ghi thu ngân sách năm nay. Căn cứ vào chứng từ đã được kho bạc xác nhận, kế toán ghi chi ngân sách năm trước và ghi thu ngân sách năm nay số chuyển nguồn: Nợ TK 814 (8141)/Có TK 714 (7142) - Số thực chi ngân sách trong năm phản ánh trên tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc”, không được lớn hơn số thực thu ngân sách phản ánh trên tài khoản 714 “Thu ngân sách xã đã qua kho bạc” 3.2. Tài khoản chuyên dùng Tài khoản 814 ”chi ngân sách xã đã qua kho bạc” phản ánh các khoản chi ngân sách xã đã qua kho bạc theo dự toán được duyệt và việc xử lý số quyết toán chi ngân sách năm trước sau khi HĐND xã phê chuẩn quyết toán năm. 46
47. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 814 ”Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” : Tài khoản 814 -Chi ngân sách xã đã qua kho bạc - Các khoản chi thuộc ngân sách năm - Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi nay - Các khoản chi thuộc ngân sách năm trước được xử lý trong thời gian chỉnh lý quyết toán. - Số chi chuyển nguồn sang năm sau -Số thực chi ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc năm trước được chuyển sang tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã “đế xác định kết dư ngân sách Số dư bên Nợ: - Chi ngân sách xã thuộc ngân sách năm nay luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ - Số chi thuộc ngân sách năm trước còn chờ HĐND phê chuẩn quyết toán Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”: Tài khoản này phản ánh các khoản chi ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc ngân sách năm trước và việc xử lý các khoản chi ngân sách xã thuộc ngân sách năm trước phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán.Sau khi HĐND đã phê chuẩn quyết toán chi ngân sách năm trước, kết chuyển số chi ngân sách năm trước vào tài khoản 914 “Chênh lệch thu, chi ngân sách xã” để xác định kết dư ngân sách. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”: Tài khoản 8141 - Thuộc năm trước - Chi ngân sách xã đã qua kho bạc - Số chi ngân sách xã năm trước chi sai thuộc ngân sách năm trước được kết bị xuất toán phải thu hồi chuyển từ tài khoản 8142 ”Thuộc năm nay” ở thời điểm cuối ngày 31/12 - Chi ngân sách xã đã qua kho bạc - Số chi ngân sách xã năm trước được 47
48. thuộc ngân sách năm trước phát sinh chuyển vào tài khoản chênh lệch thu, trong thời gian chỉnh lý quyết toán chi ngân sách xã để xác định kết dư ngân sách sau khi quyết toán chi được HĐND phê chuẩn - Số chi chuyển nguốn sang ngân sách năm sau Số dư bên Nợ: Số chi ngân sách xã thuộc ngân sách năm trước chưa được kết chuyển, chờ phê duyệt quyết toán Sau khi kết chuyển tài khoản này không có số dư. - Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay”:Tài khoản này tập hợp các khoản chi ngân sách xã đã qua kho bạc thuộc ngân sách năm nay từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Cuối ngày 31/12 số chi ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm trên tài khoản này được từ bên Có tài khoản 8142 ”Thuộc năm nay”sang bên Nợ tài khoản 8141 ”Thuộc năm trước” để năm sau hạch toán tiếp trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 8142 “Thuộc năm nay”: Tài khoản 8142 -Thuộc năm nay - Các khoản chi ngân sách xã đã qua - Kết chuyển số chi ngân sách xã đã kho bạc trong năm được phản ánh vào qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến chi ngân sách xã tại kho bạc cuối ngày 31/12 sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước” Số dư bên Nợ: Số chi ngân sách xã đã qua kho bạc luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ Cuối năm, sau khi kết chuyển sang tài khoản 8141 “Thuộc năm trước”, tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” không có số dư. 3.3. Phương pháp hạch toán 3.3.1. Hạch toán các khoản chi thường xuyên tại xã - Phản ánh tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả cho cán bộ,công chức cấp xã tính vào chi ngân sách, ghi: 48
49. Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK 334- Phải trả cán bộ, công chức - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải nộp tính vào chi của ngân sách xã theo quy định, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3323, 3324). - Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi: Nợ TK 311- Các khoản phải thu (Chờ xử lý phạt nộp chậm) Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (Nếu được phép ghi vào chi NSX) Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321). - Khi đơn vị chi trả thu nhập cho các cá nhân bên ngoài phải xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập không thường xuyên chịu thuế theo từng lần phát sinh thu nhập, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ). Có TK 111,112, (Số tiền thực trả) - Đối với các khoản chi thẳng bằng chuyển khoản (những khoản chi ngân sách có đủ điều kiện thanh toán) + Khi xã lập Lệnh chi để chi trả tiền đóng BHXH, mua thẻ BHYT,trả tiền điện, cước phí bưu điện và một số dịch vụ khác, căn cứ vào Hóa đơn và giấy báo Nợ (1 liên của Lệnh chi tiền từ KB chuyển về) kế toán ghi thẳng vào TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách xã tại Kho bạc). - Những khoản chi thẳng ngân sách xã bằng tiền mặt: Những khoản chi về tiền lương, phụ cấp có trong dự toán được duyệt, khi xã xuất quỹ thanh toán được hạch toán thẳng vào chi ngân sách xã đã qua kho bạc: + Khi xã lập Lệnh chi rút tiền mặt về xã để chi trả tiền lương và phụ cấp, căn cứ vào Giấy báo Nợ của Kho bạc (1 liên của Lệnh chi tiền từ KB chuyển về), lập phiếu thu nhập quỹ, ghi: 49
50. Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách xã) + Khi xuất quỹ ra chi trả lương, sinh hoạt phí và phụ cấp, căn cứ vào phiếu chi, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 111- Tiền mặt - Khi rút dự toán để chi chuyển khoản (những khoản chi có đủ điều kiện thanh toán), ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách tại Kho bạc) Đồng thời ghi Có TK 008 – Dự toán chi ngân sách. - Khi rút dự toán về quỹ tiền mặt của xã (rút tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán), ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách tại Kho bạc) - Khi xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi thường xuyên tại xã, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua KB (8942-Thuộc năm nay) Có TK 111- Tiền mặt - Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh toán với KB, căn cứ Giấy đề nghị KB thanh toán tạm ứng đã được kho bạc chấp thuận, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua KB Đồng thời ghi Có TK 008 – Dự toán chi ngân sách. 3.3.2. Hạch toán chi đầu tư phát triển 1. Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng chuyển khoản: căn cứ vào Hóa đơn mua tài sản, lập Lệnh chi tiền chi ngân sách bằng chuyển khoản, căn cứ vào Giấy báo Nợ của Kho bạc, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 50
51. 2. Trường hợp lập Giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản mua TSCĐ, căn cứ vào chứng từ được Kho bạc chấp nhận thanh tóan, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua KB (8142-Thuộc năm nay) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121-Tiền ngân sách tại Kho bạc) Đồng thời ghi Có TK 008 – Dự toán chi ngân sách. Các trường hợp 1 và 2 phải đồng thời ghi tăng TSCĐ và ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Căn cứ vào hóa đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ có liên quan, ghi: Nợ TK 211- Tài sản cố định Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 3. Chi mua sắm TSCĐ đưa về sử dụng ngay bằng tiền mặt tạm ứng từ kho bạc: - Căn cứ vào hoá đơn mua tài sản, phiếu chi, ghi chi ngân sách xã chưa qua kho bạc: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) Có TK 111- Tiền mặt - Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ có liên quan, ghi tăng TSCĐ và nguồn kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 211-Tài sản cố đinh Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc, căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng được kho bạc nhà nước chấp nhận, kế toán chuyển từ chi chưa qua kho bạc sang chi đã qua kho bạc, ghi: Nợ TK 814- Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142- Thuộc năm nay) Có TK819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) 4. Chi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử: Xem phương pháp hạch toán ở phần 1 của tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang 5. Chi ngân sách cho đầu tư XDCB: - Nhập kho số vật tư, thiết bị mua về chưa thanh toán, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho, ghi: + Nếu mua vật tư chưa thanh toán: 51
52. Nợ TK 152-Vật liệu Có TK 331- Các khoản phải trả + Trường hợp ngân sách xã làm lệnh chi tạm ứng vốn cho chủ đầu tư để mua vật tư hoặc chuyển trả cho người cung cấp, người nhận thầu, ghi: Nợ TK 152- Vật liệu (mua vật tư về nhập kho) Nợ TK 331- Các khoản phải trả (chuyển khoản trả cho người cung cấp, người nhận thầu) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) + Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB và chi ngân sách chưa qua kho bạc số tiền ngân sách đã tạm ứng cho chủ đầu tư để mua vật liệu hoặc trả cho nhà cung cấp, người nhận thầu, ghi: Nợ TK 819-Chi ngân sách chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Xuất vật tư, thiết bị XDCB sử dụng cho công trình, ghi: Nợ TK 241- XDCB dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 152- Vật liệu - Khi ứng tiền cho nhà thầu xây lắp theo hợp đồng ký kết, ghi: Nợ TK 331- Các khoản phải trả Có TK 111- Tiền mặt (nếu ứng bằng tiền mặt) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1128-Tiền gửi khác) (rút tiền gửi vốn đầu tư ứng trước cho người nhận thầu) Có TK 441-Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (nhận vốn ngân sách chi cho đầu tư, xã làm lệnh chi chuyển khoản thẳng cho nhà thầu) - Đồng thời, ghi chi ngân sách chưa qua kho bạc để hình thành nguồn vốn đầu tư XDCB đối với phần vốn ngân sách đã làm lệnh chi chuyển khoản thẳng cho nhà thầu, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (nếu là cấp tạm ứng) Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121- Tiền ngân sách tại kho bạc) - Nhận khối lượng XDCB hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành hoặc phiếu giá công trình và biên bản nghiệm thu bàn giao khối lượng, ghi: Nợ TK 241-XDCB dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 331- Các khoản phải trả. 52
53. - Thanh toán cho người nhận thầu, người cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hoá có liên quan đến đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 331-Các khoản phải trả Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1128-Tiền gửi khác) Có 311- Các khoản phải thu (chi tiết tạm ứng) - Khi phát sinh chi phí XDCB khác, ghi: Nợ TK 241- XDCB dở dang (2412- XDCB dở dang) Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1128-Tiền gửi khác) 6. Nhận vốn viện trợ chi thẳng cho công trình XDCB, ghi: - Khi nhận viện trợ là vật tư, thiết bị chuyển thẳng cho công trình: + Ghi thu, ghi chi ngân sách chưa qua kho bạc số vật tư, thiết bị nhận viện trợ, kế toán ghi: Nợ TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192- Thuộc năm nay) Có TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192-Thuộc năm nay) + Ghi chi đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB giá trị vật tư, thiết bị nhận viện trợ chuyển thẳng cho công trình, ghi: Nợ TK 241-XDCB dở dang (2412-XDCB dở dang) Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng hoặc cuối niên độ kế toán làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã đã qua kho bạc số vốn của ngân sách đã cấp cho công trình: + Ghi thu ngân sách xã đã qua kho bạc: Nợ TK 719-Thu ngân sách xã chưa qua kho bạc (7192- Thuộc năm nay) Có 714- Thu ngân sách xã đã qua kho bạc (7142-Thuộc năm nay) + Ghi chi ngân sách đã qua kho bạc: Nợ TK 814-Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) Có TK 819 –Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc - Căn cứ vào quyết toán công trình được duyệt, lập biên bản giao nhận TSCĐ: Nợ TK 211- Tài sản cố định Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 53
54. - Căn cứ vào quyết toán công trình được duyệt, ghi: Nợ TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2412) 3.3.3. Hạch toán chi ngân sách đã qua kho bạc ở thời điểm cuối ngày 31/12 và trong thời gian chỉnh lý quyết toán xem hướng dẫn ở phần hạch toán tại thời điểm 31/12 và chỉnh lý quyết quyết toán sau phần Tài khoản 914 ”Chênh lệch thu chi ngân sách xã” 3.4. Sơ đồ hạch toán TK 814- Chi ng©n s¸ch x· ®· qua KB TK 819 - Chi ng©n s¸ch x· ch­a qua KB 111, 112 XuÊt quÜ tiÒn mÆt chi héi nghÞ, tiÕp kh¸ch 914 Lµm thñ tôc ghi chi KÕt chuyÓn sè chi ng©n s¸ch 311 112 Thanh to¸n c¸c kho¶n Chi ng©n s¸ch t¹m øng c«ng t¸c phÝ hoÆc chi hµnh chÝnh x· qua tµi kho¶n 331 C¸c kho¶n ph¶i tr¶ vÒ chi th­êng xuyªn 914 152 Thu håi sè chi sai thuéc Chi ng©n s¸ch b»ng ng©n s¸ch n¨m tr­íc hiÖn vËt kh«ng ®­îc duyÖt 719 Thu hiÖn vËt, ngµy c«ng dïng ngay cho c«ng tr×nh 54
55. IV. KẾ TOÁN CHI NGÂN SÁCH XÃ CHƯA QUA KHO BẠC Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc là các khoản chi của ngân sách đã chi tại xã gồm các khoản chi thường xuyên, chi mua sắm TSCĐ bằng tiền mặt và chi đầu tư XDCB nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách tại kho bạc nên gọi là chi ngân sách xã chưa qua kho bạc. 4.1. Nguyên tắc hạch toán - Các khoản chi phản ánh vào tài khoản này gồm các khoản được chi từ số tiền rút tạm ứng của kho bạc về; các khoản chi ngân sách bằng hiện vật, ngày công, và các khoản chi bằng số tiền thu ngân sách được phép giữ lại để chi ngân sách tại xã (những xã được phép toạ chi). Trước hết những khoản chi trên được hạch toán vào bên Nợ tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc”, sau đó làm thủ tục thanh toán với kho bạc để chuyển vào chi ngân sách đã qua kho bạc và ghi Nợ tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc”. - Các khoản chi phản ánh vào tài khoản này là: Phiếu chi, phiếu xuất kho, các chứng từ chi hoặc hoá đơn dịch vụ còn nợ chưa thanh toán, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ chi hội nghị của các ban ngành đoàn thể ở xã đã được chủ tài khoản duyệt chi nhưng xã chưa có tiền thanh toán Khi làm thủ tục thanh toán tại kho bạc, căn cứ vào các chứng từ chi kế toán lập giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng hoặc bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách theo mục lục ngân sách. - Hạch toán chi tiết tài khoản 819 “Tạm chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” được thực hiện trên Sổ chi ngân sách xã (phần chi chưa qua kho bạc) theo 2 nội dung:”Thuộc năm trước” và “Thuộc năm nay” và trong mỗi nội dung được theo dõi chi tiết: Chi thường xuyên và chi đầu tư. Đến cuối ngày 31/12, nếu tài khoản 8192 “Thuộc năm nay” còn số dư được chuyển thành số dư của tài khoản 8191 ”Thuộc năm trước” để tiếp tục xử lý trong thời gian chỉnh lý quyết toán. - Đối với các công trình XDCB khi xử lý số liệu để kết chuyển từ Tài khoản 819 sang tài khoản 814, căn cứ vào dự toán công trình (kế hoạch ngân sách của xã bố trí cho công trình trong dự toán ngân sách năm) và số chi thực tế của công trình để kết chuyển số liệu theo các trường hợp sau: + Nếu chi phí thực tế của hạng mục công trình hoặc công trình được phê duyệt quyết toán nhỏ hơn hoặc bằng số kế hoạch ngân sách bố trí cho hạng mục công trình hoặc công trình trong năm ngân sách thì kết chuyển từ Tài khoản 819 55
56. “Chi ngân sách chưa qua kho bạc” sang tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” theo chi phí thực tế được duyệt. + Nếu chi phí thực tế của hạng mục hoặc công trình được phê duyệt quyết toán lớn hơn số kế hoạch ngân sách bố trí cho công trình hoặc hạng mục công trình trong năm ngân sách thì kết chuyển bằng hoặc nhỏ hơn số ngân sách đã bố trí cho công trình hoặc hạng mục công trình đó. Trường hợp này số kết chuyển từ tài khoản 819 ”Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” sang tài khoản 814 “Chi ngân sách xã đã qua kho bạc” phải có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh phần chi phí vượt dự toán được để dư trên tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” (Số dư này phải có đầy đủ chứng từ kèm theo) phải được bổ sung thêm vào dự toán ngân sách trong năm hoặc được chuyển sang dự toán chi ngân sách năm sau để thanh toán. 4.2. Tài khoản chuyên dùng Tài khoản 819 “Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” phản ánh các khoản chi ngân sách xã chưa qua kho bạc và việc xử lý số chi này để phản ánh vào chi ngân sách xã tại kho bạc. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc: Tài khoản 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc - Các khoản chi ngân sách thường - Các khoản chi ngân sách thường xuyên,chi mua sắm TSCĐ bằng tiền xuyên đã làm thủ tục ghi chi ngân sách mặt và chi cho đầu tư XDCB nhưng tại kho bạc chưa ghi vào tài khoản chi ngân sách - Các khoản chi về mua sắm TSCĐ xã đã qua kho bạc bằng tiền mặt và chi đầu tư XDCB (công trình hoàn thành và quyết toán công trình đã được phê duyệt) chuyển thành số chi ngân sách đã qua kho bạc. Số dư bên Nợ: Các khoản đã chi ngân sách xã (về chi thường xuyên và chi mua sắm TSCĐ và chi đầu tư XDCB) nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách xã tại kho bạc. 56
57. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 8191- Thuộc năm trước: Tài khoản này phản ánh những khoản đã chi ngân sách xã chưa qua kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm trước, nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách xã tại kho bạc.Tài khoản này được hạch toán chi tiết cho chi thường xuyên và chi đầu tư. - Tài khoản 8192- Thuộc năm nay: Tài khoản này phản ánh các khoản chi ngân sách xã chưa qua kho bạc thuộc niên độ ngân sách năm nay, nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách xã tại kho bạc. Cuối ngày 31/12, nếu tài khoản 8192 “Thuộc năm nay” còn số dư thì số dư sẽ được chuyển sang tài khoản 8191 “Thuộc năm trước” để năm sau hạch toán tiếp trong thời gian chỉnh lý quyết toán.Tài khoản này hạch toán chi tiết cho chi thường xuyên và chi đầu tư. 4.3. Phương pháp hạch toán 4.3.1. Chi thường xuyên 4.3.1.1.Thanh toán tạm ứng hạch toán vào chi ngân sách chưa qua kho bạc - Khi tạm ứng tiền cho cán bộ đi công tác, chi hội nghị hoặc chi hành chính, , ghi: Nợ TK 311- Các khoản phải thu (chi tiết cho từng người nhận tạm ứng) Có 111- Tiền mặt - Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng được duyệt, ghi vào chi ngân sách chưa qua kho bạc (phần chi thường xuyên), ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 311- Các khoản phải thu 4.3.1.2. Xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi ngân sách thường xuyên, căn cứ phiếu chi, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 111- Tiền mặt 4.3.1.3. Khi nhận được giấy đề nghị thanh toán chi hội nghị kèm theo chứng từ chi của các ban ngành đoàn thể trong xã được chủ tài khoản duyệt chi nhưng xã chưa thanh toán hoặc nhận được hoá đơn về dịch vụ mua ngoài xã còn nợ của người cung cấp, căn cứ vào hoá đơn chứng từ, ghi: Nợ TK 819- Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 331- Các khoản phải trả 57
58. 4.3.1.4. Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán lập giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh toán với kho bạc, căn cứ vào giấy đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng đã được kho bạc chấp nhận, ghi: Nợ TK 814 –Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) Có TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc ( 8192-Thuộc năm nay) 4.3.1.5. Khi rút dự toán để chi chuyển khoản (những khoản chi có đủ điều kiện thanh toán), ghi: Nợ TK 814 –Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) Có TK 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Đồng thời ghi Có TK 008- Dự toán chi Ngân sách. 4.3.1.6. Khi rút tiền mặt về quỹ tiền mặtcuar xã (rút tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán), ghi: Nợ TK 111-Tiền mặt Có TK 112-Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 4.3.1.7. Khi xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi thường xuyên tại xã, ghi: Nợ TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc (8192-Thuộc năm nay) Có TK 111-Tiền mặt 4.3.1.8. Khi có đầy đủ chứng từ, kế toán lập giấy đề nghịKho bạc thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh toán với Kho bạc, căn cứ vào Giấy đề nghị KB thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp thuận, ghi: Nợ TK 814-Chi ngân sách xã đã qua kho bạc (8142-Thuộc năm nay) Có TK 819-Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc Đồng thời ghi Có TK 008- Dự toán chi Ngân sách. 4.3.1.9. Cuối ngày 31/12, nếu trên tài khoản 819 ”Chi ngân sách xã chưa qua kho bạc” (8192-Thuộc năm nay) còn số dư thì số dư được chuyển sang tài khoản 8191- Thuộc năm trước để đầu năm sau xử lý tiếp, ghi: Nợ TK 8191- Thuộc năm trước Có TK 8192- Thuộc năm nay 58