Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin

1. 2011-2012 H TH NG THÔNG TIN QU N TR CH ƯƠ NG 5 Kh i t o vi c phát tri n h th ng thông tin 1 MC TIÊU H C T P Sau khi hc xong ch ươ ng này, sinh viên có th : • Gi i thích tm quan tr ng ca vi c vi n dn mt giai đon kh i to có cu trúc cho mt d án h th ng thông tin. • Nh n di n các đ c tr ưng v chi phí và li ích vô hình cũng nh ư hu hình kt hp vi giai đon đ u ca mt h th ng thông tin. • Áp dng các k thu t khác nhau đ lu ch n gi i pháp thích hp nh t t các ngu n ph n cng, ph n mm và nhà cung cp. • Mô t tm quan tr ng ca vi c ký kt hp đ ng đ đ t đư c kt qu thành công cho các d án h th ng thông tin. 2 CÁC V N Đ QU N TR • Làm th nào đ đánh giá đư c tính kh thi ca mt d án? • Các giai đon và k thu t nào có th đư c áp dng đ đánh giá tính kh thi ? • Làm th nào đ đánh giá đư c li ích đ u tư (ROI - Return On Investment) ca mt d án h th ng thông tin? • Làm th nào đ qu n lý các ri ro lên quan đ n các d án h th ng thông tin? 3 1
2. 2011-2012 NI DUNG CHÍNH 1. Kh i t o h th ng thông tin 2. Nghiên c u tính kh thi c a h th ng thông tin 3. Ph ươ ng pháp l a ch n h th ng thông tin 4 1. Kh i t o h th ng thông tin 1.1 Kh i t o và tính kh thi 1.2 Các ho t đ ng kh i t o 1.3 Lý do c a vi c kh i t o HTTT 5 1.1 Kh i to và tính kh thi o Bư c kh i to (Initiation phase) : Là bư c đ u tiên trong qui trình phát tri n d án h th ng thông tin, mc tiêu ca nó là đ đánh giá tính kh thi ca d án và đ m bo cho d án đư c thành công. o Nghiên cu kh thi (Feasibility study) : Là bư c đ u tiên khi kh i đ u d án đ m bo cho d án có th th c hi n đư c. Qui trình này bao gm vi c phân tích các nhu cu và nh hư ng ca h th ng mi đ ng th i xem xét các ph ươ ng pháp khác nhau trong vi c tri n khai ph n mm. 6 2
3. 2011-2012 1.2 Các ho t đ ng kh i t o 1. Đánh giá tính kh thi : Đây là bư c quan tr ng nh t ca qui trình kh i to. Bao gm vi c phân tích chi phí - li nhu n và d đoán các khía cnh khác. 2. Xác đ nh các mc tiêu và yêu cu khái quát ca h th ng : Ki m tra h th ng có đáp ng đư c yêu cu ca doanh nghi p không ? 3. Đánh giá các ph ươ ng án tri n khai : Đánh giá chi phí, tính thích hp, hi u su t ca h th ng t các nhà cung cp khác nhau. 4. Xác đ nh ph m vi : Xác đ nh các đơ n v nào ca t ch c ch u nh hư ng ca h th ng, li u h th ng có tươ ng tác vi môi tr ư ng ngoài hay không ? 7 1.2 Các ho t đ ng kh i t o (tt) 5. Xác đ nh trách nhi m: Xác đ nh th i gian và trách nhi m ca nh ng ng ư i có liên quan trong h th ng (ki m tra, vi t yêu cu, vi t ch ươ ng trình) 6. Phân tích ri ro : Xác đ nh các vn đ có th dn đ n s th t bi ca d án, ch ng hn thi u k năng hay s thay đ i ca môi tr ư ng Các công vi c cn ti n hành đ hn ch hay lo i tr ri ro 7. Xác đ nh các ràng bu c và k ho ch d án : Ư c lư ng và phác th o sơ lư c d án. Bao gm vi c xem xét kích c và đ ph c tp ca d án đ xác đ nh ngân sách và th i gian 8 1.3 Lý do c a vi c kh i t o HTTT o M r ng kh n ăng o Ti t ki m chi phí o Tăng c ư ng lu ng thông tin n i b o Tăng c ư ng lu ng thông tin bên ngoài o Tăng c ư ng d ch v khách hàng o Môi tr ư ng pháp lý thay đ i o Năng l c ph n ng o Ti p nh n o Điu khi n o Li th c nh tranh 9 3
4. 2011-2012 2. Nghiên c u tính kh thi ca H th ng thông tin 2.1 Kh thi v t ch c 2.2 Kh thi v kinh t 2.3 Kh thi v k thu t 2.4 Kh thi v v n hành 2.5 R i ro trong d án 10 2.1 Kh thi v t ch c • Đ nh ngh ĩa: Đánh giá gi i pháp có đáp ng các nhu cu ca doanh nghi p và gi i quy t đư c các vn đ tr ư c đó hay không (ví d nh ư s ch ng đ i đ i vi h th ng mi nu hu n luy n không k, xem xét nh hư ng ca s thay đ i lên văn hóa và các chính sách ca công ty nh ư th nào) • Tr li các câu hi: o Li u h th ng có đáp ng đư c các nhu cu ca doanh nghi p và giúp nâng cao hi u su t ? • Các k thu t dùng đ điu khi n: o Các h s đánh giá thành công then ch t (CSF - Critical success factors) o Các ch dn đánh giá th c hi n ch ch t (KPI - Key performance indicators) o Qu n lý s thay đ i (Change management). 11 2.2 Kh thi v kinh t • Đ nh ngh ĩa: Đánh giá chi phí và li nhu n ca các gi i pháp khác nhau đ la ch n ph ươ ng án mang li giá tr tt nh t (Chi phí ca h th ng mi có vư t qua giá tr li nhu n hay không ?) • Tr li các câu hi: o Chi phí có cao hơn li nhu n ? • Các k thu t dùng đ điu khi n: o Phân tích chi phí, li nhu n. o Li nhu n đ u tư (ROI) và tính toán th i gian hoàn vn (Payback Period). 12 4
5. 2011-2012 Chi phí và l i nhu n • Chi phí h u hình. • Chi phí vô hình. •Li nhu n h u hình. •Li nhu n vô hình. 13 Các chi phí h u hình c a HTTT • Chi phí mua ph n mm và ph n cng. • Chi phí cho nhân viên khi t phát tri n hay hi u ch nh ph n mm. • Chi phí cài đ t bao gm chi phí kéo dây, vn chuy n thi t b, mua sm bàn gh . • Chí phí chuy n đ i d li u t h th ng cũ sang h th ng mi hay chi phí vn hành song song 2 h th ng cho cũ và mi cho đ n khi h th ng mi ho t đ ng n đ nh. 14 Các chi phí h u hình c a HTTT (tt) • Chi phí ho t đ ng. o Chi phí bo dư ng ph n cng hay nâng cp lên phiên bn mi ca ph n mm. o Chi phí cho nhân viên trong vi c bo dư ng ph n cng và ph n mm cũng nh ư gi i quy t các s c. o Chi phí đin và các chi phí tiêu th khác. • Chi phí hu n luy n. • Chi phí m rng t ch c. 15 5
6. 2011-2012 Li ích c a H th ng thông tin • Li ích hu hình: Parker và Benson(1988) đ xu t so sánh chi phí h th ng hi n hành vi chi phí ca h th ng mi sau khi tri n khai. • Li ích vô hình:
   Tăng tính chính xác.
   Tăng tính đáp ng và tính kp th i.
   Tăng tính s dng (d hi u và hành đ ng trên thông tin).
   Tăng cư ng an toàn thông tin. 16 2.3 Kh thi v k thu t • Đ nh ngh ĩa: đánh giá mc đ ca các gi i pháp trong d án s th c hi n theo yêu cu và có hay không các ngu n nhân lc và công c sn sàng cho vi c th c hi n các gi i pháp đó. • Tr li câu hi: o Li u nó có ho t đ ng hi u qu (hi u su t, tính đáp ng, tính n đ nh) ? • Các k thu t dùng đ ki m soát: o Phân tích ri ro. o Phân tích tính đáp ng. o Phân tích hi u su t. 17 2.4 Kh thi v v n hành • Đ nh ngh ĩa: Đánh giá h th ng mi s nh hư ng đ n ho t đ ng hàng ngày bên trong t ch c nh ư th nào. • Tr li các câu hi: o H th ng có kh năng ho t đ ng theo qui trình hàng ngày hay không ? o Li u h th ng có đư c ch p nh n bi ng ư i dùng cu i hay không ? • Các k thu t dùng đ ki m soát: o Phân tích ri ro. o Qu n tr s thay đ i. o Phân tích tính kh dng. 18 6
7. 2011-2012 2.5 R i ro trong d án • Nh n di n ri ro là nh m đoán tr ư c các ri ro trong tươ ng lai ca d án h th ng thông tin. T đó thi t lp các cơ ch đo lư ng nh m ng ăn ch n hay lo i tr các ri ro. • Baccarini, Salm và Love(2004) đã đư a ra 7 nhóm ri ro trong d án CNTT. o Mi quan h th ươ ng mi và pháp lu t. o Các điu ki n kinh t. o Hành vi ca con ng ư i. o Các điu ki n chính tr . o Công ngh và các vn đ v k thu t. o Các ho t đ ng qu n tr và điu khi n. o Các ho t đ ng cá nhân. 19 3. Ph ươ ng pháp l a ch n H th ng thông tin 3.1 B n m i th u (RFP) 3.2 K thu t so sánh h th ng 3.3 Tiêu chí l a ch n h th ng 20 3.1 B n m i th u (RFP) • Bn mi th u (Request for proposals - RFP): là mt đ c t giúp cho vi c ch n la nhà cung cp và ph n mm. o Kh thi v mt kinh t, k thu t và vn hành cn đư c đánh giá cho mi nhà cung cp sau khi mt bn mi th u đư c gi đ n cho các nhà cung cp. 21 7
8. 2011-2012 3.2 K thu t so sánh h th ng  Có ba ph ươ ng pháp cơ bn đư c s dng đ đánh giá nhà cung cp và sn ph m: o Danh sách các tính năng. •Sơ lo i đ u tiên. o Danh sách các tính năng. • Xem xét chi ti t tr ng s. o Ch n la cu i cùng. •S dng benchmarking. 22 3.3 Tiêu chí l a ch n h th ng i. Tính năng : Ph n mm có đ y đ các tính năng theo yêu cu ca doanh nghi p ? ii. D s dng :D dàng cài đ t, qu n tr và s dng cho ng ư i dùng cu i. iii. Hi u su t: Cho các tính năng khác nhau nh ư nh n v d li u và hi n th trên màn hình. Đ i vi các tính năng giao ti p tr c ti p vi khách hàng, đây là yêu cu rt quan tr ng. iv. Tính tươ ng thích : Gi i pháp có tươ ng thích tt vi các sn ph m khác hay không ? Điu này bao gm các sn ph m đang s dng và các sn ph m s s dng mc cơ bn theo đ nh hư ng chi n lư c ca doanh nghi p. 23 3.3 Tiêu chí l a ch n h th ng (tt) v. Tính bo mt: phân quy n và ki m soát kh năng truy cp thông tin cho các lo i ng ư i dùng khác nhau. vi. Tính n đ nh và tin cy: Các phiên bn đ u tiên th ư ng xy ra li. vii. Tri n vng v kh năng h tr dài hn ca sn ph m. viii.Kh năng m rng : Các thành ph n khác nhau ca h th ng d dàng m rng và tươ ng tác vi nhau theo nhu cu trong tươ ng lai. 24 8
9. 2011-2012 TÓM TT CH ƯƠ NG • Đ c Giáo trình Trang 155 CÂU HI •? •? •? 25 9