Hệ thống thông tin quản lý - Chương 01: Tổng quan về hệ thống thông tin

Nội dung text: Hệ thống thông tin quản lý - Chương 01: Tổng quan về hệ thống thông tin

1. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN TRỊ SONADEZI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1
2. MỤC TIÊU HỌC PHẦN  Hiểu biết sâu sắc các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin quản lý cũng như tác động của nó đối với sự thành công của doanh nghiệp hiện đại.  Nắm vững một số kỹ thuật để tham gia lập dự án phát triển hệ thống thông tin. Hiểu rõ quy trình xây dựng hệ thống thông tin.  Biết cách đánh giá hiệu quả kinh tế cho các dự án phát triển hệ thống thông tin.  Biết cách quản trị Hệ thống thông tin 2
3. NỘI DUNG • Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin (2 buổi) • Chương 2: Công nghệ thông tin dưới góc độ quản lý (2buổi) • Chương 3: Các hệ thống thông tin ứng dụng trong quản trị kinh doanh (2 buổi) • Chương 4: Quản trị hệ thống thông tin (2 buổi) • 2 buổi thuyết trình + 1 Buổi ôn tập 3
4. ĐÁNH GIÁ MÔN HỌC Tiêu chuẩn đánh giá: Chuyên cần: 10 % Bài tập phân tích và trình bày: 30% Thi cuối học kỳ: 60% 4
5. Tài liệu • Giảng viên: Phạm Mạnh Cương 5
6. Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6
7. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Nội dung chính I. Tổ chức, thông tin và hệ thống thông tin II. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin III. Vai trò của hệ thống thông tin đối với tổ chức doanh nghiệp IV. Giải quyết những vấn đề kinh doanh bằng hệ thống thông tin V. Sử dụng hệ thống thông tin để gia tăng giá trị kinh doanh 7
8. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN: 1/ Tổ chức là gì? Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung đểâ đạt được các mục tiêu đặt ra. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó. Môi trường Môi trường TỔ CHỨC Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau: ❖ Con người làm việc ở đó. ❖ Các phương thức mà họ sử dụng. ❖ Các thiết bị mà họ vận hành. ❖ Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động. ❖ . . . 8
9. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các tổ chức thường là các chủ thể ổn định, mang tính hình thức pháp lý, có riêng những quy tắc và thủ tục nội bộ và phải tuân theo luật pháp. Thông thường gồm các loại sau: Tổ chức hành chánh sự nghiệp: như trường học, Ủy ban nhân dân, . . . Tổ chức xã hội: như bệnh viện, câu lạc bộ, . . . Tổ chức kinh tế: gọi chung là doanh nghiệp như các hãng, công ty, nhà máy, xí nghiệp, . . . . . . Đặc điểm chung của các tổ chức là: ➢ Nhận các nguồn lực từ môi trường. ➢ Biến đổi chúng. ➢ Xuất các kết quả ra môi trường. 9
10. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Tổ chức (Doanh nghiệp) Các nguồn lực Các kết xuất từ môi trường BIẾN cho môi trường (vốn liếng, lao động, ) (sản phẩm, dịch vụ, ) ĐỔI Quy trình (sản xuất, kinh doanh, ) Hình 1-01:Định nghĩa vi mô về một tổ chức 10
11. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2/ Thông tin: Định nghĩa: Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng. Thông tin luôn mang ý nghĩa và nói chung gồm nhiều giá trị dữ liệu. Bản thân dữ liệu chỉ là tập hợp các giá trị rời rạc, không có cấu trúc, không có ý nghĩa rõ ràng và khó biết được sự liên hệ. Dữ liệu bao gồm các sự kiện thơ như tên của một nhân viên và số giờ làm việc trong một tuần, số hàng tồn kho hoặc bán ra, . . . Khi những sự kiện này được tổ chức hay sắp xếp một cách cĩ ý nghĩa, chúng trở thành thơng tin Ví du : Có các dữ liệu như sau: NGUYỄN VĂN AN, MÃ SP 012, ngày 12/07/2005 Từ những dữ liệu trên, ta có thông tin sau: Nhà cung cấp NGUYỄN VĂN A cung cấp sản phẫm có mã số 012 vào ngày 12/07/2005 Các dạng dữ liệu gồm: Dữ liệu chữ số, dữ liệu âm thanh, dữ liệu hình ảnh, . . . Các dạng thông tin gồm: Thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh, các thông tin khác. 11
12. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp: - Nguồn thông tin bên ngoài : Các khách hàng. Các nhà cung cấp. Các doanh nghiệp có liên quan. Các tổ chức chính phủ. Các đối thủ cạnh tranh . . . - Nguồn thông tin nội bộ: Các chứng từ, sổ sách. Các báo cáo kinh doanh thường kỳ. . . . Một số thông tin có thể: ✓Khai thác tức thì để ra một quyết định ( kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị, . . .) ✓Cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc tự động.  Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính chất cấu trúc. 12
13. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví dụ sau đây cho thấy sự tương phản giữa thông tin và dữ liệu có thể là hữu ích: Tại các quầy thu tiền ở một siêu thị cho thấy hàng triệu mẫu dữ liệu như mã số nhận diện mặt hàng, giá cả trên mỗi mặt hàng được bán ra, . . . các mẫu dữ liệu này có thể được cộng dồn cho ra một tổng số và còn có thể được phân tích để cho ra những thông tin có ý nghĩa, chẳng hạn tổng cộng số chai nước rửa chén được bán ra từ một quầy nào đóù, loại nước rửa chén nào bán chạy nhất ở cửa hàng nào hoặc ở địa phương nào. 331 OMO 1,29 863 Tide 4,69 Vùng TP HCM 173 Cà phê Trung nguyên 1,09 Cửa hàng CO-OP Mart 331 OMO 1,29 Mã MH Mô tả SL bán ra 683 Chin su 0,89 331 OMO 7156 331 OMO 1,29 Doanh thu $9.231.24 DATA INFORMATION Hình 1-02 Dữ liệu và Thông tin 13
14. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3/ Hệ thống thông tin: a) Hệ thống: - Định nghĩa: Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để hướng tới một mục tiêu đã định trước. Mục đích của hệ thống thường được thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến thành những cái ra nhất định. Môi trường HỆ THỐNG Phần Quan hệ Phần Phần tử tử tử Cái vào Cái ra Phần Phần Phần tử tử tử 14 Hình 1-03 Hình dung một hệ thống
15. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví du:ï  Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Gồm các phần tử như loa, bộ khuyếch đại (amplifier), micro, . . ., nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và mục tiêu là làm khuyếch đại âm thanh đó ở đầu ra.  Hệ thống sản xuất sản phẩm: Gồm các phần tử như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực, , nhận đầu vào là vật liệu thô và mục tiêu là sản xuất ra các sản phẩm ở đầu ra.  Hệ thống kế toán: Gồm các phần tử như con người và các chính sách, thủ tục, quy định, nhận đầu vào là các dữ liệu về lãnh vực kế toán, tài chánh và mục tiêu đầu ra là cung cấp thông tin kết quả cho người sử dụng. 15
16. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Mối quan hệ giữa các phần tử: Các phần tử của một hệ thống luôn tồn tại những quan hệ (hay những mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc (tổ chức). Chẳng hạn một hệ thống hành chính bao gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền, các quan hệ về đoàn thể, dân sự,. . . Một hệ thống có thể hợp thành từ nhiều hệ thống con và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống nhỏ hơn. Ví dụ: + Trong hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường thủy, hệ thống giao thông đường hàng không, hệ thống giao thông đường bộ. + Trong hệ thống kế toán có các hệ thống con là hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. 16
17. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin thủ công và hệ thống thông tin máy tính Hệ thống thông tin có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy tính. Ví dụ, một số nhà phân tích đầu tư vẽ biểu đồ và các đường xu hướng một cách thủ công để hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định đầu tư. Theo dõi dữ liệu về giá cổ phiếu (đầu vào) trong vài tháng cuối cùng của năm, các nhà phân tích phát triển các mô hình đồ thị trên giấy (xử lý), giúp họ xác định giá cổ phiếu có khả năng thực hiện trong vài ngày hay vài tuần tới (đầu ra). Một số nhà đầu tư đã thực hiện hàng triệu đô la bằng cách sử dụng hệ thống thông tin phân tích chứng khoán thủ công. Tất nhiên, ngày nay nhiều hệ thống thông tin máy tính tuyệt vời đã được phát triển để theo dõi các chỉ số chứng khoán và thị trường và đề xuất khi khối lượng lớn các cổ phiếu được mua hoặc bán (gọi là chương trình kinh doanh) để tận dụng lợi thế sự khác biệt của thị trường. Trong giáo trình này, khi sử dụng cụm từ hệ thống thông tin, chúng ta chỉ quan tâm tới hệ thống thông tin dựa trên máy tính (A computer-based information system -CBIS). 17
18. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN b) Hệ thống thông Địnhtin nghĩa: : Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như là một tập hợp các thành phần có những liên hệ hỗ tương nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đáp ứng một mục tiêu nhằm hỗ trợ việc làm quyết định, phối hợp và kiểm soát trong một tổ chức. Ngoài ra các hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức phân tích các vấn đề mới, hình dung các đề mục phức tạp và tạo ra những sản phẩm mới. Ví dụ: Hệ thống tính tiền lương của một công ty, hệ thống để xử lý đơn hàng, hoặc hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là ví dụ về một hệ thống thông tin. 18
19. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Môi trường Tổ chức Hệ thống thông tin Storage (Lưu trữù) Input Processing Ouput (Đầu vào) (Xử lý) (Đầu ra) Feedback (Phản hồi) Hình 1-04 Mô hình chức năng của một hệ thống thông tin 19
20. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN + Input (Đầu vào): Trong hệ thống thông tin, đầu vào là hoạt động thu thập và nắm bắt dữ liệu thô. Ví dụ: Trong Hệ thống tiền lương, số giờ làm việc mỗi nhân viên phải được thu thập trước khi tiền lương có thể được tính hoặc in ra. Hoặc hệ thống chấm điểm trong một trường đại học, mỗi giảng viên phải nộp điểm sinh viên trước khi một bản tóm tắt điểm cho các học kỳ hoặc quý có thể được biên soạn và gửi đến sinh viên. Đầu vào có thể là một quá trình thủ công hoặc tự động. Một máy quét tại một cửa hàng tạp hóa dùng để đọc mã vạch và nhập vào các mặt hàng tạp hóa và giá tiền bằng máy vi tính là một loại đầu vào của quá trình tự động. Bất kể phương thức đầu vào như thế nào, đầu vào chính xác là rất quan trọng để đạt được các đầu ra mong muốn. + Process (Xử lý): Trong hệ thống thông tin, xử lý liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu thành kết quả đầu ra hữu ích. Việc xử lý có thể liên quan đến tính toán, so sánh và những hành động như thay thế và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong tương lai. Xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích là rất quan trọng trong các thiết lập kinh doanh. Việc xử lý cũng có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy tính hỗ trợ. Ví dụ: Trong ứng dụng tiền lương, các yêu cầu xử lý đầu tiên có thể liên quan đến nhân số giờ làm việc bởi tỷ lệ chi trả theo giờ của nhân viên để có được tiền lương. Nếu giờ làm việc hàng tuần vượt quá 40 giờ, tiền trả làm thêm giờ cũng có thể được bao gồm. Sau đó trích ra - ví dụ, các loại thuế, bảo hiểm, v. v. . .- được trừ vào tiền lương. 20
21. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN + Output (Đầu ra):Trong các hệ thống thông tin, đầu ra liên quan đến thông tin hữu ích thường ở dạng văn bản và báo cáo. Các đầu ra có thể bao gồm ngân phiếu tiền lương cho nhân viên, các báo cáo cho các nhà quản lý, và các thông tin cung cấp cho các cổ đông, ngân hàng, cơ quan chính phủ, và các bộ phận khác. Trong một số trường hợp, đầu ra từ một hệ thống có thể trở thành đầu vào cho hệ thống khác. Ví dụ: Đầu ra từ một hệ thống xử lý đơn đặt hàng có thể được sử dụng như là đầu vào cho một hệ thống thanh toán của khách hàng. Thường thì đầu ra từ một hệ thống có thể sử dụng làm đầu vào để điều khiển các hệ thống hoặc các thiết bị khác. Đầu ra có thể được sản sinh bằng một số cách. Đầu ra có thể là các báo cáo và các văn bản viết tay. Đối với một máy tính, máy in và màn hình hiển thị là các thiết bị đầu ra phổ biến. 21
22. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN + Feedback (Thông tin phản hồi): Trong hệ thống thông tin, phản hồi là đầu ra được sử dụng để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý. Ví dụ: Các lỗi hoặc các vấn đề có thể làm cho nó cần thiết phải sửa dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một xử lý. Hãy xem xét một ví dụ tiền lương: Có lẽ số giờ một nhân viên làm việc đã được nhập vào một máy tính là 400 thay vì 40 giờ. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống thông tin kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu nằm trong phạm vi nhất định. Đối với số giờ làm việc, phạm vi có thể là 0-100 giờ bởi vì nó không chắc rằng một nhân viên sẽ làm việc nhiều hơn 100 giờ cho bất kỳ tuần nào. Vì vậy, hệ thống thông tin sẽ xác định rằng 400 giờ là ra khỏi phạm vi và cung cấp phản hồi, chẳng hạn như một báo cáo lỗi, phản hồi được sử dụng để kiểm tra và sửa các đầu vào về số giờ làm việc là 40. Nếu không bị phát hiện, lỗi này sẽ cho kết quả là số tiền phải trả rất cao trên các phiếu in lương. Các yếu tố cơ bản khác: Mục tiêu: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của hệ thống. Ranh giới: phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong và những gì nằm ngoài hệ thống. Môi trường: Bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống. 22
23. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN: Một hệ thống thông tin được cấu thành bởi các yếu tố sau: Thuû tuïc Truyeàn xöû lyù thoâng & Phaàn Cô sôû döõ Phaàn cöùng & Con ngöôøi maïng meàm lieäu Quy taéc maùy quaûn lyù tính 23
24. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1) Phần cứng: bao gồm các thiết bi - Các chuyên gia về HTTT: là tin học và phương tiện kỹ thuật những người xây dựng và vận dùng để xử lý thông tin. Trong đó hành HTTT. Đó là các nhà phân chủ yếu là máy tính, các thiết bị tích hệ thống, các nhà lập trình, ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập các kỹ sư CNTT. xuất dữ liệu 5) Các thủ tục xử lý: là tập các thủ 2) Phần mềm: bao gồm các chương tục ở từng lãnh vực như kế hoạch, trình máy tính: các phần mềm hệ kế toán, quy trình sản xuất, . . .) và thống, các phần mềm ứng dụng các quy tắc quản lý bao gồm các (đa năng, chuyên dụng) và các xử lý như sắp xếp dữ liệu, cập thủ tục dành cho người sử dụng. nhật và điều chỉnh dữ liệu, phân 3) Cơ sở dữ liệu: Dùng tổ chức và loại, tổng hợp thông tin, lựa chọn, lưu trữ các dữ liệu đã được xử lý. các thao tác tính toán 4) Con người: gồm những người can 6) Truyền thông & mạng MT: là việc thiệp vào HTTT như : truyền tín hiệu điện tử cho phép các tổ chức thực hiện các quy - Các người sử dụng: là người sử trình và nhiệm vụ của mình thông dụng trực tiếp HTTT mà hệ qua mạng máy tính hiệu quả. thống tạo ra.
25. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các hoạt động xử lý thông tin trong HTTT bao gồm: • Nhập dữ liệu vào • Xử lý dữ liệu thành thông tin. • Đưa thông tin ra Nguồn nhân lực: ngươì sử dụng, chuyên gia thông tin Điều khiển thực hiện hệ thống ch Nguồn mềm: Nguồn phần ươ ng trình, thủ tục thủ trình, ng Thông tin ra Dữ liệu vào Xử lý máy máy tính, Nguồn phầnNguồncứng: Lưu trữ dữ liệu Nguồn dữ liệu: CSDL Nguồn viễn thông: Truyền thông & Mạng MT Hình 1-05 Mô hình cơ bản của HTTT 25
26. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN III. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỐI VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP: 1/- Các hệ thống kinh doanh/dịch vụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ:Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ. – Kinh doanh: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận. Chẳng hạn sản xuất, phân phối hay lưu thông sản phẩm là các hoạt động kinh doanh. – Dịch vụ: là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích. Tuy nhiên cũng có những dịch vụ là phi lợi nhuận, ví dụ các hoạt động y tế, giáo dục, từ thiện, . . . Hệ thống kinh doanh/dịch vụ nói trên có thể ở những quy mô khác nhau: – Quy mô nhỏ: một phân xưởng, một cửa hàng, . . . – Quy mô vừa: một nhà máy, một công ty, một trường học, một bệnh viện, . . . – Quy mô lớn : một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn đa quốc gia, . . . Tóm lại hệ thống kinh doanh/dịch vụ thường được ta gọi chung là một doanh nghiệp. 26
27. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2/- Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường của nó: Nhà NVL, dịch vụ, hàng hoá Dịch vụ tài chánh Ngân cung cấp hàng Thanh toán Thanh toán chi phí DOANH NGHIỆP Thanh toán Thanh toán Khách Đại hàng lý SẢN PHẨM Hình 1-06 Sơ đồ quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường Dòng cung cấp Chuù thích: Dòng thanh toán 27
28. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3/- Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ thống con của nó: Một hệ thống thông tin bao gồm ba hệ thống con: hệ thống tác nghiệp, hệ thống quyết định và hệ thống thông tin. a) Hệ thống tác nghiệp: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia trực tiếp vào việc thực hiện mục tiêu kinh doanh. b) Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào việc đề xuất các quyết định kinh doanh. Quyết định là sự chọn lựa một trong những phương án hành động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Quyết định có thể ở nhiều mức (hay tầm quan trọng khác nhau) như sau: ✓ Quyết định chiến thuật hay điều phối: có ảnh hưởng ngắn hạn hay cục bộ đối với hệ thống. ✓ Quyết định chiến lược hay kế hoạch: có ảnh hưởng rộng khắp và lâu dài đối với hệ thống. ✓ Quyết định tác vụ: nhằm thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động của hệ thống. c) Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham gia vào việc xử lý các thông tin kinh doanh. HTTT thực hiện sự liên hệ giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp mục đích bảo đảm cho tổ chức đạt được các mục tiêu đặt ra.
29. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ta có thể diễn tả vai trò của nóù qua mô hình sau: HỆ THỐNG QUYẾT ĐỊNH Chỉ Chỉ Thông tin vào đ Thông tin ra ạo Báo cáo Báo HỆ THỐNG HỆ THÔNG TIN THÔNG Nguyên vật liệu HỆ THỐNG TÁC Sản phẩm / dịch vụ NGHIỆP Hình 1-07 Các phận hệ của hệ thống kinh doanh/dịch vụ 29
30. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN  HTTT phải tạo điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hợp lý các thông tin cung cấp cho nó. Vì các thông tin có các nguồn gốc khác nhau, dưới nhiều dạng khác nhau đến hệ thống, chúng chưa được xử ly ùtrực tiếp mà phải qua khâu xử lý sơ bộ trước khi được khai thác để đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chung của HTTT là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng khi có nhu cầu. Hình vẽ dưới đây sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong HTTT: 30
31. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Döõ lieäu / Thoâng Döõ lieäu / Thoâng tin noâïi tin ngoaïi - Chöõ soá - aâm thanh - Chöõ soá - hình aûnh - aâm thanh - daïng khaùc - hình aûnh - daïng khaùc HTTT thu thập Xử lý các dữ liệu thô (lọc, cấu trúc hoá) Thông tin cấu trúc Xử lý (áp dụng một số QTQL) Thông tin kết quả NSD Phân phát NSD Hình 1-08 Lược đồ về các thành phần của hệ thống thông tin
32. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN i) Thu thaäp : Đầu vào của một xử lý có thể là: + Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, vật tư, . . . Sự điều chỉnh lại dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện tiến hoá (biến động) về cấu trúc nội bộ của cơ quan được gọi là sự cập nhật. + Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch, . . . Mỗi khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì chúng được ghi nhận (hay thu thập ) lại. Điều này có nghĩa là làm cho các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh sẽ thay đổi. Có hai hình thức thể hiện của các dữ liệu: - Sổ sách văn phòng. - Các tập tin, các cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. 32
33. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ii) Xử lý thông tin: Đó là những quá trình làm biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính: + Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định: chẳng hạn như các chứng từ giao dịch (đơn hàng, hoá đơn, . . .), các báo cáo, các bản thống kê, . . . + Trợ giúp cho các quyết định: thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo hoặc thực hiện việc chọn lựa một quyết định ( một cách tự động) dựa trên giải thuật. Mỗi xử lý thường là áp dụng một quy tắc quản lý và được diễn ra theo một thủ tục (trật tự) định sẵn. Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn (chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, các quy định về khuyến mãi, . . .). Nhưng chúng cũng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi nhà nước (ví dụ như quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương, bảo hiểm xã hội, y tế, . . .) và như vậy doanh nghiệp sẽ không được tuỳ tiện thay đổi. 33
34. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN iii) Phân phát thông tin: Đầu ra có thể là: Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp (như đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, . . .) và được gọi là kết quả ngoài. Các kết quả được lưu trữ trở lại vào trong hệ thống đễ sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác (thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử, . . .) và được gọi là kết quả trong. 34
35. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các sự kiện tiến hoá (Cập nhật) Dữ liệu Về cấu trúc cơ quan Kết quả ngoài Xử lý Dữ Các tham số liệu - Các thủ tục vào - Các quy tắc quản lý Kết quả trong Dữ liệu Về hoạt động Kinh doanh/ dịch vụ (Thu thập) Các sự kiện hoạt động Hình 1-09 Mối liên quan giữa các thành phần cơ bản của HTTT
36. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin không ngừng mở rộng và đóng một vai trò chủ yếu trong tất cả các tổ chức kinh doanh như:  Hỗ trợ quá trình hoạt động kinh doanh, giúp nhà quản lý tiến hành các hoạt động và thực hiện chức năng của mình hàng ngày một cách đúng đắn. Ví dụ, trong ngân hàng, các hoạt động khác nhau như tạo tài khoản, thu hồi tiền, phát sinh các báo cáo, v.v . . . giúp người quản lý tiến hành các hoạt động chính xác và kịp thời với sự trợ giúp của các phần mềm.  Hỗ trợ việc làm cho quyết định cho các nhân viên và nhà quản lý. Nhà quản lý có thể sử dụng các thông tin cho việc cải thiện tổ chức của họ. Ví dụ, HTTT có thể phân tích dữ liệu lịch sử hiện tại về khách hàng trong ngân hàng và tạo ra các thông tin như khách hàng tốt, khách hàng xấu v.v . Nhà quản lý có thể sử dụng thông tin này trong khi quyết định cho vay đối với khách hàng  Hỗ trợ trong việc ra các quyết định chiến lược cho lợi thế cạnh tranh. HTTT có thể cung cấp thông tin bằng cách phân tích dữ liệu thu thập từ các nguồn khác nhau nhờ vậy doanh nghiệp có thể có lợi thế bằng cách sử dụng các thông tin về đối thủ cạnh tranh của họ. HTTT cũng có thể giúp nhà kinh doanh trong việc thực hiện quy trình kinh doanh của họ khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.  Giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn như cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ, tạo ra một số dạng hoạt động mới trong doanh nghiệp. 36
37. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN IV. GIẢI QUYẾT NHỮNG VẤN ĐỀ KINH DOANH BẰNG HTTT: Mọi người trong cuộc sống hàng ngày luôn gặp phải những vấn đề cần phải giải quyết. Vấn đề cũng có thể dễ mà cũng có thể phức tạp, khó khăn. Để có thể giải quyết, chúng ta tìm các lời giải thích hợp nhất với những hạn chế và các khả năng có thể có của chúng ta để đạt mục tiêu mong muốn. Tương tự như trên, khi quyết định áp dụng HTTT cho một công việc kinh doanh nào đó, chúng ta cũng vẫn phải suy nghĩ tìm các phương án thích hợp với các khả năng cũng như hạn chế của mình để lựa chọn một giải pháp, xác định và phát triển giải pháp đó dựa trên cơ sở của các xử lý trên MTĐT. Các doanh nghiệp tiên tiến trên thế giới giờ đây đã và đang sử dụng HTTT để điều hành công việc của mình. Các hệ thống này sử dụng cả CNTT lẫn những kiến thức kinh doanh để giúp doanh nghiệp cũng như những nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ phản ứng ngay lập tức trước những thay đổi trên thương trường hoặc trước những tình huống khác. 37
38. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN höõng thay ñoåi trong moâi tröôøng kinh doanh noäi ñòa cuõng nhö toaønN caàu trong nhöõng naêm gaàn ñaây laø: - Söï lôùn maïnh cuûa Internet vaø nhöõng coâng ngheä hoäi tuï (e-Business, e-Commerce, e-Government). - Söï bieán ñoåi trong caùc ñôn vò kinh doanh (boä maùy quaûn lyù goïn nheï, phaân taùn, ). - Söï lôùn maïnh cuûa kinh teá toaøn caàu (quaûn lyù, kieåm soaùt, caïnh tranh toaøn caàu ). - Söï noåi daäy cuûa neàn kinh teá thoâng tin (kinh teá döïa treân tri thöùc vaø thoâng tin) . - Söï noåi leân cuûa xí nghieäp soá (söû duïng kyõ thuaät soá ñeå xöû lyù kinh doanh, keát noái vôùi khaùch haøng, nhaø cung caáp, nhaân vieân, 38
39. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Electronic Bussiness Nhà máy Khách hàng + SX đúng lúc + Tiếp thị trực tuyến + Rót tồn kho liên tục + Tiêu thụ trực tuyến + KHH SX + SX theo đơn đặt hàng + Dịch vụ hậu mãi + Tự động hoá đội ngũ bh Electronic Commerce Văn phòng & nhóm làm việc HỆ THỐNG + Trao đổi kế hoạch & chính sách THÔNG TIN + Hợp tác nhóm + Liên lạc điện tử + Bố trí KD Nhà cung cấp + Thu mua + Quản lý dây chuyền cung cấp Đối tác kinh doanh + Hợp tác kinh tế + Gia công bên ngoài Hình 1.10 - Electronic Bussiness và Electronic Commerce trong XN số
40. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Tất cả các yếu tố trên đã đặt ra một số thách thức và cơ hội mới đối với những doanh nghiệp cùng ban quản lý. Với việc sử dụng các HTTT, các nhà quản lý giờ đây có thể:  Điều chỉnh việc sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ kịp thời với những thay đổi của thị trường. Ví dụ: điều chỉnh việc sản xuất cũng như giao hàng kịp thời khớp với nhu cầu thay đổi của khách hàng (về mặt thị hiếu cũng như về số lượng và chủng loại).  Làm cho việc sản xuất kinh doanh có lợi thế canh tranh hơn, hiệu quả hơn và đem lại lợi nhuận nhiều hơn.  Quản lý và đầu tư nguồn vốn tốt hơn.  Tăng thị phần trên thương trường, cho ra nhanh các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao và giá thành rẻ.  Tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.  - 40
41. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN V. SỬ DỤNG HTTT ĐỂÅ GIA TĂNG GIÁ TRỊ KINH DOANH: Các doanh ngiệp đầu tư vào HTTT và vào CNTT vì chúng đem lại một giá trị kinh tế nhất định nào đó cho DN. Quyết định xây dựng hoặc duy trì một HTTT là việc giả định tiền lãi đầu tư vào CNTT đem lại sẽ lớn hơn so với đầu tư trên nhà xưởng, máy móc thiết bị hoặc các tài sản khác. Tìền lãi đầu tư vào CNTT cao hơn được thể hiện bởi việc tăng năng suất, tăng thu nhập (dẫn đến tăng giá trị của cty trên thị trường chứng khoán) hoặc có thể về mặt chiến lược lâu dài cty có một vị trí cao trong vài phân khúc thị trường (đem lại thu nhập cao trong tương lai). Cũng có vài trường hợp các công ty đầu tư nặng vào các HTTT để đáp ứng những quy định pháp luật của chính quyền hoặc đối với các đòi hỏi khác của môi trường như HT quản lý các tài liệu (Document Management System- DMS). Trường hợp khác, các công ty buộc lòng phải sử dụng HTTT với lý do đơn giản là phải có nó để có thể trụ lại trong kinh doanh. Ví dụ, một số các ngân hàng nhỏ buộc lòng phải gắn máy rút tiền ATM hoặc cung cấp những dịch vụ ngân hàng phức tạp đòi hỏi đầu tư công nghệ cao vì đây là giá phải trả nếu muốn tiếp tục kinh doanh. Tất nhiên, việc đầu tư cũng phải chứng minh là lãi đầu tư đem lại cũng phải thuận lợi. 41
42. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ta có thể thấy là theo góc độ kinh doanh, một HTTT là một công cụ tạo ra giá trị đối với DN. Các HTTT đem lại cho DN khả năng tăng thu nhập và giảm giá thành bằng cách cung cấp thông tin cho các nhà quản lý giúp họ làm quyết định tốt hơn hoặc cải thiện việc thi hành các quy trình kinh doanh. Ví dụ: HTTT giúp phân tích dữ liệu tại các quầy thu tiền siêu thị có thể tăng lợi nhuận bằng cách giúp nhà quản lý làm quyết định tốt hơn đối với những sản phẩm nào phải tồn kho và khuyến mãi trong các siêu thị bán lẻ đem đến kết quả là tăng giá trị kinh doanh. Trị giá của một HTTT đối với một doanh nghiệp, cũng như quyết định đầu tư vào bất cứ HTTT nào phần lớn được xác định bởi việc hệ thống sẽ dẫn đến những quyết định quản lý tốt hơn, xử lý kinh doanh hữu hiệu hơn và lợi nhuận cao hơn. Mặc dù có nhiều lý do khác thúc đẩy xây dựng HTTT, nhưng mục đích chính vẫn là đóng góp vào việc tăng giá trị của doanh nghiệp. 42
43. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HTTT là công cụ chủ yếu được sử dụng để nâng cao hiệu quả của đầu tư xã hội. Trong lĩnh vực kinh tế, HTTT thúc đẩy giúp nâng cao sức sản xuất, nhất là trong khu vực công nghiệp và dịch vụ; thông qua việc tự động hoá các quá trình chế tạo, thông qua sử dụng HTTT để hỗ trợ việc ra quyết định, giải quyết các bài toán thực tiễn và hỗ trợ các công việc văn phòng . . . Từ những nhận xét trên, cho ta thấy HTTT được sử dụng nhằm mục đích:  Hỗ trợ cho việc ra quyết định và thực hiện các chức năng quản lý.  Cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết giúp lập kế hoạch.  Tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có.  Thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức.  Trang bị các phương pháp, kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá tình hình sản xuất, kinh doanh. Như vậy HTTT đóng vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của một tổ chức, góp phần làm tăng giá trị kinh doanh của doanh nghiệp.Hiện nay HTTT trở thành một lĩnh vực nghiên cứu của khoa học quản trị và kinh doanh. Bất kỳ nhà quản lý kinh doanh nào cũng phải có những hiểu biết cơ bản về HTTT cũng như những hiểu biết trong lĩnh vực chuyên môn của mìnhï. 43
44. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI SAO CHÚNG TA TÌM HiỂU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN? Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tham gia của các nhà quản lý và người ra quyết định trong tất cả các khía cạnh của hệ thống thông tin là một nhân tố chính cho sự thành công của tổ chức, bao gồm lợi nhuận cao hơn và chi phí thấp hơn. Một kiến thức về hệ thống thông tin sẽ giúp bạn thực hiện một đóng góp quan trọng vào công việc. Nó cũng sẽ giúp bạn thăng tiến trong nghề nghiệp hoặc lĩnh vực được lựa chọn. Hệ thống thông tin đóng một vai trò chủ yếu và không ngừng mở rộng trong tất cả các tổ chức kinh doanh. Nếu bạn đang có một sự hiểu biết vững chắc về cách thức tổ chức hoạt động, bắt buộc rằng bạn hiểu vai trò của hệ thống thông tin trong các tổ chức này. Hơn nữa, trong thế kỷ mới này, kinh doanh, sự sống còn và thịnh vượng tiếp tục trở nên khó khăn hơn. Ví dụ, sự hợp nhất giữa các đối thủ cạnh tranh cũ gia tăng để tạo ra các tập đoàn toàn cầu, các công ty tiếp tục thu hẹp để tập trung vào các doanh nghiệp cốt lõi của mình và để nâng cao hiệu quả, những nỗ lực để giảm bớt rào cản thương mại của các tổ chức kinh doanh và thị trường, . . . Ngoài ra, các vấn đề và quyết định kinh doanh đang trở nên phức tạp hơn và phải được thực hiện nhanh hơn. Một sự hiểu biết về hệ thống thông tin sẽ giúp bạn đối phó, điều chỉnh, và thịnh vượng trong môi trường đầy thách thức. Bất kể bạn chọn lĩnh vực hoặc tổ chức mà bạn có thể làm việc, có khả năng là bạn sẽ sử dụng hệ thống thông tin. Tại sao nghiên cứu hệ thống thông tin? Một kiến thức về hệ thống thông tin sẽ giúp bạn thăng tiến trong nghề nghiệp của bạn, giải quyết vấn đề, nhận ra các cơ hội, và đáp ứng các mục tiêu của riêng cá nhân của bạn. 44