Hệ thống thông tin Kế toán phần 3 - Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin Kế toán

Nội dung text: Hệ thống thông tin Kế toán phần 3 - Chương 1: Tổng quan về Hệ thống thông tin Kế toán

1. 6/26/2015 HỌC PHẦN HTTT KẾ TỐN P3 Khoa KTKT, Trường ĐHCN TpHCM, 2015 TRAO ĐỔI THƠNG TIN HỌC TẬP • Email: thanhngandt@gmail.com • Faa.edu.vn/ Blog GV/ Tên GV 2 Mục tiêu học phần
   Hiểu khái niệm HTTTQL, HTTTKT
   Biết sử dụng các cơng cụ mơ tả hệ thống
   Hiểu cấu trúc Hệ thống kiểm sốt nội bộ
   Biết xây dựng, thiết lập các thủ tục kiểm sốt.
   Nghiên cứu các quy trình kế tốn trong mơi trường tin học hĩa.
   Phân tích, thiết kế, đánh giá HTTTKT. 3 1
2. 6/26/2015 Yêu cầu đối với người học
   Biết các quy trình cơng việc kế tốn
   Cĩ kiến thức về kiểm tốn, KSNB
   Cĩ kiến thức về CSDL, phần mềm kế tốn
   Biết sử dụng phần mềm MS.Visio, MS.Word
   Tham dự lớp 80% thời lượng
   Thực hiện các bài tập về nhà
   Chia nhĩm (6-10 SV/nhĩm) 4 Tài liệu học tập
   Sách, giáo trình chính ° [1] Trần Phước, giáo trình Hệ thống thơng tin Kế Tốn, lưu hành nội bộ, 2007.
   Tài liệu tham khảo ° [1] Hệ thống thơng tin kế tốn tập 2. Tập thể giáo viên Bộ mơn HTTTKT Trường Đại học Kinh tế TP.HCM - NXB Phương Đơng. ° [2] Bagranoff, Simkin, Strand (2005), Accounting Information Systems, 9th Edition, John Wiley & Sons, Inc. 5 Tài liệu tham khảo 2
3. 6/26/2015 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên ° Phát biểu, thảo luận nhĩm: cộng điểm TK ° Tiểu luận: đề tài do giảng viên gợi ý (20%) ° Thi giữa học phần: tự luận (30%) ° Thi kết thúc học phần : tự luận (50%) ° Thang điểm thi: Theo qui chế tín chỉ 7 Nội dung Ch ươ ng Nội dung Số ti ết 1 Tổng quan h ệ th ống thơng tin k ế tốn 2 Hệ th ống KSNB và ki ểm sốt HTTT 3 Các quy trình k ế tốn 4 Cơ s ở d ữ li ệu v ề HTTT k ế tốn 5 Tổ ch ức h ệ th ống thơng tin k ế tốn 6 Ph ần m ềm k ế tốn TỔNG C ỘNG 30 8 Đề tài tiểu luận (6-10 SV/nhĩm/đề tài) 1. Chọn và mơ tả HTTTKT tổ chức cho chu trình doanh thu tại 1 DN thực tế trong mơi trường tin học hĩa. 2. Chọn và mơ tả HTTTKT tổ chức cho chu trình chi phí tại 1 DN thực tế trong mơi trường tin học hĩa. 3. Chọn và mơ tả HTTTKT tổ chức cho chu trình sản xuất tại 1 DN thực tế trong mơi trường tin học hĩa. 4. Ứng dụng Excel/Access xây dựng phần mềm kế tốn, thiết lập và trình bày các thủ tục kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng trong phần mềm, vẽ lưu đồ màn hình. 9 3
4. 6/26/2015 Hướng dẫn thực hiện tiểu luận
   Mơ tả thơng tin của đơn vị, tổ chức bộ máy kế tốn.
   Mơ tả cấu trúc tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng.
   Mơ tả quy trình xử lý ° Mơ tả tổng quát (vẽ lưu đồ chứng từ, sơ đồ) ° Mơ tả chi tiết (hạch tốn ntn?) =>Tuần 3: nộp tiểu luận giai đoạn 1
   Mơ tả và đánh giá tính hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt trong quy trình tại đơn vị.
   Đề xuất thiết lập thêm các thủ tục kiểm sốt để hồn thiện quy trình (nếu cần). =>Tuần 6: nộp tiểu luận hồn tất 10 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HTTTKT Mục tiêu Chương 1 Hiểu ý Hiểu ý Biết ứng Trả lời được nghĩa và nghĩa và dụng phần “Hệ thống biết cách vẽ biết cách vẽ mềm Visio thơng tin kế lưu đồ sơ đồ dịng vẽ lưu đồ & tốn là gì?” chứng từ dữ liệu sơ đồ 12 4
5. 6/26/2015 Nội dung 1 Hệ thống thơng tin quản lý 2 Hệ thống thơng tin kế tốn Các cơng cụ kỹ thuật mơ tả hệ 3 thống thơng tin 13 1. Hệ thống thơng tin quản lý 1.1. Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information Systems – viết tắt MIS)
   Hệ thống là một nhĩm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau cĩ tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. A B Mục tiêu C 14 1.1. Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý
   Thơng tin là một khái niệm rất trừu tượng. Tuy nhiên cĩ thể định nghĩa cổ điển về thơng tin:
   “Thơng tin là sự hiểu biết cĩ được từ dữ liệu”. (Dữ liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số ghi nhận được).
   “Thơng tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nĩ giúp cho con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết”. 15 5
6. 6/26/2015 1.1. Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý
   Khái niệm về quản lý ° Theo J.W.Forsestor : “Quản lý là một quá trình biến đổi thơng tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định ”. ° Theo F.Kast và Rosenweig: “Quản lý bao gồm việc điều hịa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích ” . 16 1.1. Khái niệm Hệ thống thơng tin quản lý
   Hệ thống thơng tin quản lý là một nhĩm các phần tử tác động qua lại lẫn nhau cĩ tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để thực hiện việc ra quyết định, đáp ứng mục tiêu đã đề ra. Con người Ra quyết định Thiết bị Dữ liệu Thủ tục quản lý Hình: các thành phần của HTTTQL 17 1.2. Phân loại Hệ thống thơng tin quản lý Hệ thống thơng tin thị trường Hệ thống thơng tin sản xuất Hệ thống thơng tin tài chính Hệ thống thơng tin nhân lực Hệ thống thơng tin kế tốn 18 6
7. 6/26/2015 2. Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information System - AIS)
   2.1. Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn ° Kế tốn ? ° Hệ thống thơng tin kế tốn là một thành phần của hệ thống thơng tin quản lý nhằm thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích thơng tin và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính hữu ích phục vụ người sử dụng. 19 2.2. Quy trình xử lý HTTT kế tốn Thơng tin Thơng tin Xử lý đầ u vào đầ u ra Cung cấp Dữ liệu/Thơng Sắp xếp, tổ thơng tin cho tin từ nguồn chức, tính các đối tượng chứng từ bên tốn bên trong hay trong hay bên bên ngồi để ngồi ra quyết định 20 2.3. Mối liên hệ giữa kế tốn & CNTT HỆ THỐNG CÔNG KẾ THÔNG TIN NGHỆ TOÁN THÔNG KẾ TOÁN TIN 21 7
8. 6/26/2015 3. Các cơng cụ kỹ thuật mơ tả HTTT Lưu đồ (Flow chart) Sơ đồ (Diagram) 22 Lưu đồ (Flow chart)
   Lưu đồ là hình vẽ mơ tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thơng tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ thống thơng tin. ° Lưu đồ chương trình ° Lưu đồ hệ thống ° Lưu đồ chứng từ 23 3.1. Lưu đồ chứng từ 3.1.1. Khái niệm
   Lưu đồ chứng từ là lưu đồ mơ tả luân chuyển của chứng từ và thơng tin giữa các vùng trách nhiệm của một tổ chức (một hệ thống).
   Rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm sốt 24 8
9. 6/26/2015 BP kinh doanh Kho BP k ế tốn Th ủ qu ỹ Bắt đầu Lệnh xu ất hàng Phi ếu xu ất kho 3 Phi ếu thu Nh ận 2 Hĩa đơ n ĐĐ H Lệnh xu ất hàng 33 2 Thu ti ền và Xu ất hĩa đơ n, xác nh ận vào Xử lý ĐĐ H phi ếu thu chúng t ừ Ki ểm tra và xu ất hàng Lệnh xu ất hàng Hĩa đơ n 3 Lệnh xu ất hàng 3 Hĩa đơ n 2 Phi ếu thu Lệnh xu ất hàng 2 Phi ếu xu ất kho Hĩa đơ n 1 Hĩa đơ n 1 2 3 Phi ếu xu ất kho 1 Phi ếu thu Khách hàng Ghi s ổ 25 3.1. Lưu đồ chứng từ
   Vậy lưu đồ chứng từ cho biết các thơng n gì? Phương thức truyền dữ liệu Các đối tượng bộ phận liên quan Phương thức xử lý Phương thức và tính chất lưu trữ 26 3.1.2. Các ký hiệu vẽ Lưu đồ Phân thành 6 loại: 1. Ký hiệu đầu vào Chứng từ Ch ChứngứChứngng từ từ từ nhi ều liên 2. Ký hiệu xử lý Xử lý Xử lý bằng máy bằng tay 27 9
10. 6/26/2015 3. Ký hiệu đầu ra Dữ liệu/thông tin Ra 4. Ký hiệu lưu trữ Lưu trữ Lưu trữ bằng tay Lưu trữ bằng bằng máy các lọai đĩa cứng máy tính N: theo STT D: theo ngày A: theo tên 28 5. Ký hiệu đường luân chuyển A Điểm nối trong trang lưu đồ Đường luân chuyển Nối ngồi trang 1 Đường luân chuyển Bắt đầu/kết thúc. Người, bộ phận Đường luân gửi DL, nhận chuyển thơngtin 29 6. Ký hiệu khác Nhập liệu Hiển thị qua bàn phím, màn hình Quyết máy quét định 30 10
11. 6/26/2015 Lưu ý: Cách sử dụng các ký hiệu
    Chiều thơng thường của lưu đồ từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.
    Mũi tên nên dùng trong trường hợp hướng luân chuyển trong lưu đồ là ngược chiều thơng thường.
    Mỗi ký hiệu xử lý nên nối với một ký hiệu đầu vào và kýhiệu đầu ra của xử lý. 31 PHƯƠNG PHÁP VẼ
    Bướ c 1: Mơ tả hệ th ống hi ện hành bằng các đoạn văn mơ tả
    Bướ c 2: ° Lập bảng đố i tượ ng và các ho ạt độ ng liên quan đế n đố i tượ ng Đốitượng Hoạtđộng ° Đánh dấu các ho ạt độ ng xử lý dữ li ệu: lập ch ứng từ, nh ập li ệu, sắp xếp, xác nh ận, lưu tr ữ, tính tốn, tổng hợp, 32 PHƯƠNG PHÁP VẼ ° Phân lo ại các đố i tượ ng của hệ th ống: bên trong, bên ngồi. Các đố i tượ ng bên trong tham gia th ực hi ện các ho ạt độ ng xử lý
    Bước 3: chia lưu đồ thành các cột: Mỗi đối tượng bên trong là một cột
    Bước 4: Mơ tả các thành phần cho từng cột và hồn thành ° Xác định các thành phần đi vào của hoạt động xử lý ° Xác định các hoạt động xử lý ° Xác định các thành phần đi ra của hoạt động xử lý ° Xác định phương thức và tính chất lưu trữ 33 11
12. 6/26/2015 Ví dụ : LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY ABC
    Bước 1: mơ tả hệ thống bằng đoạn văn Sau khi nhận PXK do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đĩng gĩi và lập “PGH” 3 liên: L1 gửi cho KH cùng hàng hĩa; L2 gửi cho bộ phận lập hĩa đơn; L3 gửi cho KT, lưu PXK theo STT. Sau khi nhận được PGH, bộ phận lập HĐ căn cứ vào các thơng tin này lập HĐ 2 liên và lưu PGH theo STT. L1 HĐ gửi cho KH, L2 gửi cho KT. Định kỳ KT đối chiếu PGH và HĐ, ghi sổ chi tiết phải thu KH và lưu các chứng từ trên theo tên KH. 34 Ví dụ : LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY ABC
    Bước 2: Lập bảng ĐT, các hoạt động liên quan đến ĐT Đốitượng Hoạtđộng Thủ kho Chuyển PXK Bộ phận gửi hàng Đĩng gĩi hàng và lập PGH 3 liên. Lưu PXK theo STT Khách hàng Nhận PGH L1 và hàng hĩa Nhận HĐ L1 Bộ phận lập HĐ Nhận PGH L2 Lập HĐ 2 liên Lưu PGH theo STT Kế tốn Nhận PGH L3, nhận HĐ L2 Đối chiếu, ghi sổ Lưu các chứng từ theo tên KH 35 Ví dụ : LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY ABC ° Đánh dấu các hoạt động xử lý DL Hoạt động Đánh dấu Chuyển PXK Đĩng gĩi hàng và lập PGH 3 liên X Lưu PXK theo STT X Nhận PGH L1 và hàng hĩa Nhận HĐ L1 Nhận PGH L2 Lập HĐ 2 liên X Lưu PGH theo STT X Nhận PGH L3, nhận HĐ L2 Đối chiếu, ghi sổ X Lưu các chứng từ theo tên KH X 36 12
13. 6/26/2015 Ví dụ : LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ TẠI CƠNG TY ABC ° Phân loại các đối tượng của hệ thống • Bên trong: BP gửi hàng, BP lập hĩa đơn, kế tốn • Bên ngồi: khách hàng, thủ kho
    Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột ° 3 cột: BP gửi hàng, BP lập HĐ, kế tốn
    Bước 4: Mơ tả thành phần cho từng cột và hồn thành 37 38 3.2. Sơ đồ dịng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
    DFD là hình vẽ mơ tả luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Nĩ được dùng để lập hồ sơ cho hệ thống đang tồn tại hoặc để lập kế hoạch hay thiết kế cho hệ thống mới.
    DFD thường được chia thành nhiều cấp độ
    Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: ° Nguồn, đích dữ liệu ° Luân chuyển dữ liệu (dịng dữ liệu) ° Xử lý ° Lưu trữ dữ liệu 39 13
14. 6/26/2015 Ví dụ: Sơ đồ dịng dữ liệu “Quy trình sản xuất” Báo cáo tình hình sản xuất Phân xưởng Kiểm Sản xuất soát sản Yêu cầu sản xuất xuất Thiết lập kế hoạch sản xuất Lệnh sản xuất, Báo cáo tình Tập tin Phiếu xuất hình hàng hàng tồn kho kho tôn kho Kiểm soát Quản đốc hàng tồn Báo cáo đối Phân xưởng kho chiếu hàng tồn kho Phiếu tính giá thành Báo cáo chi phí Bộ phận sản xuất kế toán giá thành 40 3.2.1. Các ký hiệu vẽ sơ đồ Nguồn/ Đích Ho ạt đdộng dữ liệu xử lý Dữ liệu luân chuyển Dữ liệu luân chuyển Dữ liệu lưu trữ 41 PHƯƠNG PHÁP VẼ
    Bước 1:
    Bước 2:
    Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối DL ° DFD khái quát (cấp 0) • Vẽ hình chữ nhậtmơ tả đối tượng bên ngồi • Vẽ hình trịn ở giữa các hình chữ nhật và đặt tên theo chức năngcủa hệ thống đang mơ tả. ° DFD cấp chi tiết (1,2,3) • Vẽ hình chữ nhậtmơ tả đối tượng bên ngồi • Vẽ hình trịn mơ tả cho hoạt động xử lý/ nhĩm hoạt động xử lý và đặt tên cho hình trịn theo nội dungmơ tả 42 14
15. 6/26/2015 PHƯƠNG PHÁP VẼ ° Vẽ dịng DL: nối các hình trịn với hình chữ nhật, đặt tên cho dịng DL ° Vẽ ký hiệu lưu trữ DL: gần hình trịn (lưu chứng từ, sổ sách, phần mềm, )
    Bước 4: Đánh số và hồn tất Chỉ áp dụng cho DFD cấp chi tiết 43 VÍ DỤ: DFD TẠI CƠNG TY ABC
    Bước 1: VD trên
    Bước 2: VD trên
    Bước 3: ° Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối DL
    Bước 4: Đánh số và hồn tất 44 VÍ DỤ: DFD TẠI CƠNG TY ABC
    DFD khái quát PXK Hệ thống PGH (L1) + HH + Thủ kho xử lý bán Khách hàng hàng HĐ (L1) 45 15
16. 6/26/2015
    DFD cấp 1 46 3.2.2 Lưu đồ chứng từ vs Sơ đồ dịng dữ liệu
    Lưu đồ chứng từ
    Sơ đồ dịng dữ liệu •Nhấn mạnh khía cạnh •Nhấn mạnh sự luân vật lý của dữ liệu luân chuyển logic của dữ liệu chuyển cũng như xử lý •Khơng trình bày phương •Trình bày người tham tiện lưu trữ, xử lý, luân gia trong quá trình chuyển dữ liệu luân chuyển và xử lý •Thường khơng trình bày dữ liệu người tham gia trong hệ •Được dùng nhiều hơn thống khi mơ tả hệ thống •Được dùng nhiều hơn khi hiện hành thiết kế hệ thống mới •Sử dụng nhiều ký hiệu •Sử dụng ít ký hiệu hơn hơn 47 3.3. Cơng cụ vẽ
    Cơng cụ Drawing – MS.Word
    Phần mềm MS.Visio 2010 ° US Units : kích thước được tính theo đơn vị inch. ° Metric Units : kích thước được nh theo đơn vị mét 48 16
17. 6/26/2015 Bài tập: Vẽ lưu đồ chứng từ, sơ đồ dịng dữ liệu “Quy trình chi ền” tại cơng ty Vina
    Bộ phận cĩ nhu cầu thanh tốn sẽ lập Giấy đề nghị chi, sau đĩ trình giám đốc ký duyệt.
    Căn cứ vào Giấy đề nghị đã được sự đồng ý của giám đốc, kế tốn thanh tốn sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu Chi (2liên) và chuyển cho kế tốn trưởng hay giám đốc ký duyệt.
    Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau đĩ kế tốn thanh tốn lưu Phiếu Chi liên 1 theo số chứng từ, liên 2 thủ quỹ lưu. 49 Câu hỏi và bài tập về nhà
    Chuẩn bị máy nh cài sẵn MS.Visio2010.
    Là m bà i tập “quy trình chi ền” cty Vina.
    Tìm kiếm các lưu đ ồ chứng từ và sơ đồ dịng dữ liệu mẫu của quy trình Doanh thu, quy trình Chi phí, quy trình Sản xuất,
    Chuẩn bị bài chương 2: ° Tìm hiểu các thành phần của Hệ thống kiểm sốt nội bộ? ° Tìm hiểu phương pháp tổ chức hay xây dựng Hệ thống kiểm sốt nội bộ? 50 17