Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị kế toán hành chính nhân sự

Nội dung text: Giáo trình môn Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị kế toán hành chính nhân sự

1. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Chương 5 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ TRONG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN HCSN 1. Nguồn vốn hình thành trong đơn vị HCSN Nguồn kinh phí và vốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp là nguồn tài chính mà các đơn vị được quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn có tính chất HCSN hoặc có tính chất kinh doanh của mình. Như vậy, trong các đơn vị HCSN tất cả các loại kinh phí ngoài vốn đều được tiếp nhận theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Nguồn kinh phí và vốn của đơn vị HCSN thường gồm có: - Nguồn vốn kinh doanh - Chênh lệch tỷ giá - Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Chênh lệch thu, chi chưa xử lý - Quỹ cơ quan - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Nguồn kinh phí hoạt động - Nguồn kinh phí dự án - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 2. Nhiệm vụ kế toán nguồn kinh phí - Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động của từng nguồn kinh phí của đơn vị. - Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả. - Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị nhằm phát huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí. 3. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động 3.1. Quy định chung khi hạch toán Nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị HCSNđược hình thành từ: - NSNN cấp hàng năm - Các khoản thu hồi phí và các khoản đóng góp của các hội viên - Bổ sung từ các khoản thu phí và lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo qui định của chế độ tài chính - Bổ sung từ chênh lệch thu chi (lợi nhuận sau thuế) từ hoạt động SXKD - Bổ sung từ các khoản khác theo chế độ tài chính. - Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án - Các khoản được biếu tặng, tài trợ của các đơn vị cá nhân trong và ngoài đơn vị Đơn vị không được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động trong các trường hợp sau: 107
2. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo qui định của chế độ tài chính - Các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án đã nhận nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo qui định của chế độ tài chính Đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ và các khoản phí, lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Đơn vị chỉ được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và các khoản phí, lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo qui định chế độ tài chính. Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt phù hợp với chế độ tài chính. Kế toán nguồn kinh phí phải mở sổ theo dõi chi tiết theo C, L, K, N, TN, M, TM theo danh mục của mục lục NSNN 3.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Giấy thông báo dự toán - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản - Lệnh chi tiền * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 461 –Nguồn kinh phí hoạt động và tài khoản 008 - Dự toán chi hoạt động Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN. Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động theo các chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN. Nội dung, kết cấu tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động như sau: Bên Nợ: - Kết chuyển số chi hoạt động đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động - Số kinh phí hoạt động nộp lại ngân sách Nhà nước - Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại (Phần kinh phí thường xuyên tiết kiệm được) sang TK 421 – Chênh lệch thu chi chưa xử lý - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động Bên Có: - Số kinh phí hoạt động thực nhận của Ngân sách, của cấp trên - Kết chuyển số kinh phí đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động 108
3. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Số kinh phí nhận được do các Hội viên nộp hội phí và đóng góp, do được viện trợ phi dự án, tài trợ, do bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, từ các khoản thu sự nghiệp, hoặc từ chênh lệch thu chi chưa xử lý (từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động sản xuất kinh doanh, từ các khoản thu khác phát sinh từ đơn vị). Số dư Bên Có: - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có) - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán. TK 461 được chi tiết thành 3 tài khoản chi tiết cấp 2 và mỗi tài khoản cấp 2 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 3 như sau: - TK 4611 - Năm trước: + TK 46111 - Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46112 - Nguồn kinh phí không thường xuyên - TK 4612 - Năm nay: + TK 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46122 - Nguồn kinh phí không thường xuyên - TK 4613 - Năm sau: + TK 46131 - Nguồn kinh phí thường xuyên + TK 46122 - Nguồn kinh phí không thường xuyên Ngoài ra, kế toán sử dụng tài khoản 008 - Dự toán chi hoạt động: phản ánh số Dự toán chi hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sử dụng. Theo quy định, số Dự toán chi hoạt động đã được phân phối, sử dụng không hết phải nộp cho Kho bạc Nhà nước. Nội dung, kết cấu tài khoản 008 - Dự toán chi hoạt động như sau: Bên Nợ: - Dự toán chi hoạt động được giao - Số dự toán điều chỉnh trong năm (tăng ghi dương (+), giảm ghi âm (-) Bên Có: - Rút dự toán, chi hoạt động ra sử dụng - Số nộp khôi phục dự toán (ghi âm (-)) Số dư Bên Nợ: Số Dự toán hoạt động còn lại chưa rút Tài khoản 008 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: - TK 0081 - Dự toán chi thường xuyên - TK 0082 - Dự toán chi không thường xuyên * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: + Sổ theo dõi dự toán ngân sách + Sổ theo dõi nguồn kinh phí + Sổ tổng hợp nguồn kinh phí - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) 109
4. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Nhận kinh phí thường xuyên do Ngân sách hỗ trợ: Nợ TK 111, 112, 152, 155 Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Có TK 461 (4612) - Nguồn kinh phí hoạt động (2) Nhận kinh phí được cấp bằng TSCĐ hữu hình Nợ TK 211 - Nhận kinh phí bằng TC|SCĐHH Có TK 461 (4612) - Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi: Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (3) Khi nhận thông báo về Dự toán chi hoạt động được cấp, kế toán ghi Nợ TK 008 (4) Khi rút Dự toán chi hoạt động để chi tiêu, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 152, 153, 155 Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động Có TK 461 (4612) - Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời phản ánh số Dự toán chi hoạt động đã rút ghi Có TK 008 (5) Các khoản thu khác được phép ghi tăng nguồn kinh phí (hội phí, thu đang góp, thu biếu tặng, thu viện trợ, tài trợ của các tổ chức, cơ quan, hội viên) Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155 Có TK 461 (4612) - Nguồn kinh phí hoạt động (6) Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản khác: Nợ TK 421 - Chênh lệch thu, chi Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí Nợ TK 511(5118) - Thu khác Có TK 461 (4612) - Nguồn kinh phí hoạt động (7) Nhận NSNN cấp bằng lệnh chi, khi nhận được tiền, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (8) Kế toán các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động: -Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 153, 211, 241, 331, 661 Có TK 521- Thu chưa qua ngân sách (TK 5212- Tiền, hàng viện trợ) đồng thời: Nợ TK 661 - Chi hoạt động 110
5. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi: TK 521- Thu chưa qua ngân sách (TK 5212- Tiền, hàng viện trợ) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4612) - Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận hàng, tiền viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 153, 211, 241, 331, 661 Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4612) đồng thời: Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (9) Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 511- các khoản thu (5111- Phí, lệ phí) Có TK 521- Thu chưa qua ngân sách (TK 5211- Phí, lệ phí) Sang kỳ sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại chi theo qui định, ghi: Nợ TK 521- Thu chưa qua ngân sách (TK 5211- Phí. lệ phí) Có TK 461(4612) - Nguồn kinh phí hoạt động (10) Khi các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí được duyệt trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt, ghi: Nợ TK 461 (4612)- Nguồn kinh phí hoạt động(Số chi tiêu năm nay đã duyệt) Có TK 661(6612) - Chi hoạt động (11) Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi giảm kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 341 - Kinh phí cấp cho cấp dưới (12) Trường hợp nguồn kinh phí cuối năm chi tiêu không hết, đơn vị phải nộp lại hoặc chuyển thành năm sau: Nợ TK 461 (46121, 46122) - Ghi giảm nguồn kinh phí năm nay Có TK 111, 112 - Nộp lại kinh phí không dùng hết cho ngân sách hay cho cấp trên. Có 461 (46131, 46132) - Chuyển thành kinh phí cấp trước cho năm sau (13) Trường hợp nguồn kinh phí chưa được duyệt hoặc chi tiêu chưa hoàn thành, cuối năm, kết chuyển nguồn kinh phí năm nay thành năm trước: Nợ TK 461 (46121, 46122) Có TK 461 (46111, 46112) (14) Đầu năm sau, số kinh phí đã cấp trước cho năm sau sẽ được chuyển thành số kinh phí của năm nay: 111
6. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 461 (46131, 46132) Ghi giảm nguồn kinh phí cấp trước cho năm sau Có TK 461 (46121, 46122) - Tăng nguồn kinh phí năm nay (15) Khi quyết toán năm trước được duyệt Nợ 3118, 111, 112 Số chi tiêu không được duyệt phải thu hồi hay đã thu hồi Nợ TK 461 (46111, 46112) - Số chi tiêu được duyệt Có TK 661 (66111, 66112) (16) Nếu kinh phí năm trước còn thừa được quyết toán chuyển thành kinh phí năm nay, kế toán ghi: Nợ TK 461 (46111, 46112) Có TK 461 (46121, 46122) 4. Kế toán nguồn kinh phí dự án Nguồn kinh phí dự án là nguồn được Nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được Chính phủ, các tổ chức và cá nhân viện tợ, tài trợ trực tiếp để thực hiện các chương trình, dự án, đề tài đã được phê duyệt. 4.1. Quy định chung khi hạch toán Đơn vị không được ghi tăng nguồn kinh phí dự án các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo qui định của chế độ tài chính. Các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án đã nhận khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách mới được ghi tăng nguồn kinh phí dự án của đơn vị. Hạch toán chi tiết theo từng chương trình, dự án, đề tài và theo từng nguồn cấp phát kinh phí, đồng thời phải theo dõi chi tiết nguồn kinh phí NSNN cấp, nguồn kinh phí viện trợ và nguồn kinh phí khác. Quá trình sử dụng kinh phí phải phản ánh theo Mục lục ngân sách nhà nước. Kinh phí chương trình, dự án phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán được duyệt. Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài với cơ quan cấp trên, cơ quan Tài chình và nhà tài trợ. 4.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Dự toán chi chương trình, dự án được giao - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt - Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản - Lệnh chi tiền * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 462 -Nguồn kinh phí dự án Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chương trình, dự án do ngân sách Nhà nước cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại theo chương trình, dự án Nội dung, kết cấu tài khoản 462 -Nguồn kinh phí dự án như sau: 112
7. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Bên Nợ: - Kết chuyển Số chi tiêu bằng nguồn kinh phí chương trình dự án đã được duyệt - Số kinh phí dự án sử dụng không hết nộp trả NSNN hoặc nhà tài trợ - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài. - Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp cho đơn vị cấp dưới Bên Có: - Nguồn kinh phí dự án, chương trình, đề tài thực nhận trong năm theo dự án, chương trình, đề tài được duyệt cấp kinh phí. - Khi Kho bạc thanh toán số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng sang thành nguồn kinh phí dự án. Số dư Bên Có: - Nguồn kinh phí dự án hiện còn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt TK 462 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: - TK 4621 -Nguồn kinh phí NSNN cấp - TK 4622 -Nguồn kinh phí viện trợ - TK 4628- Nguồn khác Ngoài ra, kế toán sử dụng tài khoản 009 - Dự toán chi chương trình, dự án Tài khoản này dùng cho các đơn vị HCSN được ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài khoa học để phản ánh số dự toán kinh phí ngân sách nhà nước giao cho các chương trình, dự án, đề tài khoa học và việc rút dự toán chi chương trình, dự án ra sử dụng Nội dung, kết cấu tài khoản TK 009 - Dự toán chi chương trình, dự án như sau: Bên Nợ: - Dự toán chi chương trình, dự án được giao - Số dự toán điều chỉnh trong năm (tăng ghi dương (+), giảm ghi âm (-) Bên Có: - Rút dự toán, chi chương trình dự án ra sử dụng - Số nộp khôi phục dự toán (ghi âm (-)) Số dư Bên Nợ: Số Dự toán chương trình, dự án còn lại chưa rút Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: - TK 0091 - Dự toán chi chương trình, dự án - TK 0092 - Dự toán chi đầu tư XDCB * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: + Sổ theo dõi dự toán ngân sách + Sổ theo dõi nguồn kinh phí + Sổ tổng hợp nguồn kinh phí - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) 113
8. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 4.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 4.3.1. Nguồn kinh phí NSNN cấp (1) Ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài bằng dự toán chi chương trình, dự án: - Khi đơn vị nhận được quyết định, ghi đơn Bên Nợ TK 009 (0091) - Khi rút dự toán chi theo chương trình, dự án Ghi Có TK 0091 Đồng thời: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 153, 241, 331, 662 Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án (2) Nhận kinh phí được cấp bằng tài sản cố định hữu hình Nợ TK 211 - Nhận kinh phí bằng TSCĐ hữu hình (kể cả viện trợ bằng TSCĐ) Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi tăng dự án và nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (3) Trường hợp chưa nhận được dự toán, đơn vị được Kho bạc cho tạm ứng kinh phí, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 152, 155 - Nguyên liệu vật liệu, hàng hóa. Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí (4) Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc bằng dự toán đã được giao, ghi: Nợ TK 336 - Tạm ứng kinh phí Có TK 462(4621) - Nguồn kinh phí dự án Đồng thời Ghi Có TK 009 (0091) - Dự toán chi chương trình dự án (5) Nhận NSNN cấp bằng lệnh chi, khi nhận được giấy báo Có, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 462(4621) - Nguồn kinh phí dự án 4.3.2. Nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án (1) Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Đồng thời, đối với TSCĐ: Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 114
9. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (2) Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách Đồng thời, đối với TSCĐ: Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (3) Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ 521- Thu chưa qua ngân sách Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án (4) Khi đơn vị cấp kinh phí chương trình, dự án cho các đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới Có các TK 111, 112 (5) Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp cho cấp dưới trong kỳ, kế toán ở đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới (6) Các khoản thu trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án được phép ghi bổ sung nguồn kinh phí. Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 462 (4628) - Nguồn kinh phí dự án (7) Khi các khoản chi tiêu thuộc nguồn kinh phí dự án được duyệt trong năm, kế toán kết chuyển số chi tiêu được duyệt: Nợ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 662 - Chi dự án (8) Trường hợp nguồn kinh phí dự án cuối năm chi tiêu không hết, đơn vị phải nộp lại: Nợ TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 111, 112 (9) Trường hợp nguồn kinh phí chưa được duyệt hoặc chi tiêu chưa hoàn thành, cuối năm, kết chuyển nguồn kinh phí năm nay thành năm trước. Nợ TK 462 (4622) - Nguồn kinh phí dự án năm nay Có TK 462 (4621) - Nguồn kinh phí dự án năm trước (10) Sang năm sau, sau khi quyết toán năm trước được duyệt: Nợ TK 3118, 111, 112 - Số chi tiêu không được duyệt phải thu hồi hay đã thu hồi. Nợ TK 462 (4621)-Nguồn kinh phí dự án năm trước (Số chi tiêu được duyệt) Có TK 662 (6622) - Chi dự án năm trước (11) Đối với các chương trình, dự án tín dụng cho vay: 115
10. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Khi nhận được tiền viện trợ không hoàn lại của nước ngoài để làm vốn tín dụng nếu đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (4623) - Khi nhận vốn đối ứng của NSNN để làm vốn cho vay, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án (4621) (12) Khi xuất tiền cho các đối tượng vay: Nợ TK 313 - Cho vay Có TK 111, 112 (13) Số tiền lãi cho vay được bổ sung kinh phí theo chế độ tài chính khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Các khoản thu Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án 5. Kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ chính là một bộ phận kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp cho đơn vị dùng cho hoạt động HCSN, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước và các quĩ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp đã tạo ra các loại TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình gọi là kinh phí tạo ra tài sản cố định hiện có. 5.1. Quy định chung khi hạch toán Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng trong các trường hợp: - Hoàn thành việc xây dựng, mua sắm TSCĐ bằng các nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước và các quỹ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp hoặc hoạt động văn hoá, phúc lợi. - Nhận TSCĐ do Nhà nước, do cấp trên cấp hoặc đơn vị khác bàn giao; - Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước; - Các trường hợp khác. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm trong các trường hợp: - Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng; - Các trường hợp ghi giảm TSCCĐ: Thanh lý, nhượng bán, nộp lại cấp trên, chuyển giao cho đơn vị khác; - Các trường hợp khác. 5.2. Nội dung, kết cấu tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định của đơn vị, bao gồm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hữu hình và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ vô hình 116
11. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nội dung, kết cấu tài khoản 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định như sau : Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định giảm, do: - Giá trị hao mòn TSCĐ tính, trích hàng năm - Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, chuyển giao theo quyết định của cấp có thẩm quyền - Do đánh giá lại làm giảm giá trị còn lại của TSCĐ HCSN Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định tăng, do; - Giá trị TSCĐ mua sắm, đầu tư XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng cho hoạt động có tính chất HCSN, phúc lợi. - Giá trị TSCĐ nhận của đơn vị khác bàn giao, được biếu tặng, viện trợ, - Đánh giá tăng giá trị TSCĐ, tăng giá trị còn lại TSCĐ HCSN Số dư Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định hiện có của đơn vị. 5.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Khi nhận cấp phát bằng TSCĐ hoặc đầu tư, xây dựng, mua sắm TSCĐ hoàn thành, sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước bằng nguồn kinh phí, hoạt động văn hóa, phúc lợi, kế toán ghi: - Ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Có TK 461, 462, 465, 331, 241, 111, 112 - Ghi tăng chi hoạt động, chi dự án hoặc kết chuyển nguồn vốn Nợ TK 661, 662, 635 Nợ TK 441, 431 Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Trường hợp đầu tư mua sắm bằng dự toán chi, ngoài các bút toán trên, kế toán ghi: Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động hoặc Có TK 009 - Dự toán chi chương trình, dự án (2) Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ hình thành bằng nguồn kinh phí, bút toán ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình (3) Trường hợp điều động TSCĐ từ cấp trên xuống cho cấp dưới: - Kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Hao mòn luỹ kế) Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) Có TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình (Nguyên giá) - Kế toán đơn vị cấp dưới khi nhận TSCĐ. Ghi: Nợ TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) 117
12. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (4) Xác định hao mòn vào cuối mỗi niên độ (cuối năm): Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (5) Trường hợp đánh giá tài sản cố định theo quyết định của Nhà nước - Trường hợp đánh giá làm tăng giá trị hao mòn, tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211, 213- SCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình (Phần nguyên giá TSCĐ tăng) Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Và Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Phần giá trị hao mòn tăng) - Trường hợp đánh giá làm giảm giá trị hao mòn, giảm nguyên giá TSCĐ Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Phần giá trị hao mòn giảm) Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Và Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình (Phần nguyên giá TSCĐ giảm) 6. Kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước là nguồn hình thành do đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đặt hàng trong việc thăm dò, khảo sát, đo đạc, theo dự toán và đơn giá đặt hàng của Nhà nước. 6.1. Quy định chung khi hạch toán Nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng được hình thành do Ngân sách nhà nước, do cấp trên cấp, trên cơ sở dự toán được duyệt (Theo khối lượng công việc thực hiện và đơn giá của Nhà nước). Cuối kỳ kế toán và khi hoàn thành việc đặt hàng của Nhà nước, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng với cơ quan cấp trên và cơ quan Tài chính theo quy định của chế độ tài chính. 6.2. Nội dung, kết cấu tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 465 -Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Tài khoản này dùng cho các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đặt hàng trong việc điều tra, thăm dò, khảo sát, đo đạc, theo dự toán và đơn giá đặt hàng của Nhà nước, để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và thanh toán quyết toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Nội dung, kết cấu tài khoản 465 -Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Bên Nợ: - Phản ánh giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi quyết toán được duyệt 118
13. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước đã cấp cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước không sử dụng phải nộp lại Nhà nước (do không hoàn thành khối lượng) Bên Có: Phản ánh việc tiếp nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Số dư Bên Có: Phản ánh nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hiện còn chưa được quyết toán. 6.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Nhận nguồn kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng bằng dự toán chi hoạt động (chi tiết theo đơn đặt hàng của Nhà nước), khi nhận thông báo, ghi: Nợ TK 008 - Dự toán chi hoạt động (Chi tiết theo đơn đặt hàng của NN) (2) Nhận nguồn kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng bằng lệnh chi, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước (3) Rút Dự toán chi hoạt động (Chi tiết theo đơn đặt hàng của Nhà nước) thuộc kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng để sử dụng Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 635, Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời đối với TSCĐ, ghi: Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động (4) Khi phát sinh các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước tại đơn vị, ghi: Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có các TK 111, 112, 152, 153, 334, 332, 331, 465 Nếu rút dự toán thi đồng thời ghi Có TK 008 (5) Khi tạm ứng kinh phí thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước qua Kho bạc, ghi: Nợ TK 111, 152, 155(1552), 331, 635 Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí (6) Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc bằng dự toán đã được giao, ghi: Nợ TK 336 - Tạm ứng kinh phí Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời Ghi Có TK 008 (7) Khi đơn vị làm thủ tục rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước cấp cho đơn vị cấp dưới, ghi: Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời Ghi Có TK 008 (8) Khi cấp kinh phí cho các đơn vị cấp dưới bằng tiền, vật tư, ghi: Nợ TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới 119
14. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có các TK 111, 112, 152, 153 (9) Khi kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước cấp cho cấp dưới để ghi giảm nguồn kinh phí, ghi: Nợ TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới (10) Khi nộp trả kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước do không sử dụng hết, ghi: Nợ TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có các TK 111, 112 (11) Giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành khi được nghiệm thu thanh toán theo giá thanh toán (bằng khối lượng thực tế x đơn giá thanh toán) ghi: Nợ TK 465- Kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 511 (5112) - Các khoản thu 7. Kế toán nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh trong các đơn vị HCSN là nguồn vốn dùng cho hoạt động SXKD ở đơn vị hoặc các hoạt động ngoài nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị. Nguồn này có thể do Ngân sách Nhà nước cấp với tính chất hỗ trợ (sẽ thu được hồi sau thời gian hoạt động hay được lưu chuyển để duy trì hoạt động) hay do đơn vị trích từ quỹ cơ quan, từ kết quả hoạt động hoặc huy động cán bộ, công chức. Trong đơn vị sự nghiệp có thu, vốn kinh doanh cũng cần được quản lý, sử dụng có hiệu quả để tìm kiếm lợi nhuận tối đa, thực hiện mục tiêu bảo toàn, phát triển vốn. 7.1. Quy định chung khi hạch toán Mỗi loại nguồn vốn kinh doanh phải được hạch toán theo dõi riêng 7.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Lệnh chi tiền - Phiếu thu - Phiếu chi * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 411-Nguồn vốn kinh doanh. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh ở đơn vị HCSN. Nội dung, kết cấu tài khoản 411-Nguồn vốn kinh doanh như sau: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ giảm nguồn vốn kinh doanh: - Trả lại vốn cho Ngân sách Nhà nước tạm cấp hỗ trợ cho đơn vị - Trả vốn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho các thành viên đóng góp - Trả vốn cho cấp trên - Ghi giảm để bù lỗ (nếu có) và các trường hợp giảm khác Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn kinh doanh: - Nhận vốn kinh doanh của Ngân sách hoặc của cấp trên hỗ trợ 120
15. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Nhận vốn góp của cán bộ viên chức trong đơn vị - Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh - Nhận vốn góp của các tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị - Các trường hợp tăng vốn khác, như trích từ các quĩ. Số dư Bên Có: Phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có tại đơn vị * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 7.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Nhận vốn do Ngân sách cấp (giao), do cấp trên cấp, do liên doanh góp, do viện trợ, quà tặng, quà biếu Nợ TK 111, 112, 152, 155(1552), 211, 213 Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh (chi tiết theo nguồn) (2) Trường hợp Ngân sách cấp bằng dự toán chi hoạt động - Khi nhận thông báo dự toán chi đầu tư XDCB hoặc giấy báo phân phối dự toán đầu tư XDCB, kế toán ghi: Nợ TK 0092 - Dự toán chi đầu tư XDCB - Chi tiết vốn cấp dự toán chi đầu tư XDCB - Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi: Có TK 0092, đồng thời phản ánh số dự toán chi đầu tư XDCB đã thực rút: Nợ TK 111, 112, 331 Nợ TK 631, 152, 155 (1552) Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh(Chi tiết Ngân sách cấp) (3) Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ quỹ cơ quan hay từ chênh lệch thu, chi: Nợ TK 431 (4312, 4314) - Các quỹ Nợ TK 421 (4212) - Chênh lệch thu, chi Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh (4) Khi mua sắm, xây dựng cơ bản tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh bằng quỹ cơ quan hay bằng nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, kế toán kết chuyển nguồn: Nợ TK 4312, 441 - Các quỹ, nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (5) Hoàn trả vốn cho Ngân sách, cho các thành viên Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (chi tiết theo nguồn) Có TK 111, 112 (6) Ghi giảm nguồn vốn kinh doanh khi kinh doanh bị thua lỗ kéo dài, quyết định giảm vốn: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (chi tiết theo nguồn) Có TK 421 - Chênh lệch thu, chi (lỗ từ kinh doanh) 121
16. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (7) Xử lý giá trị tài sản dùng cho hoạt động SXKD bị thiếu hụt, mất mát: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 311 (3118) - Các khoản phải thu 8. Kế toán quỹ cơ quan Quỹ của các đơn vị HCSN được hình thành bằng cách trích từ phần chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính (nếu có). Quỹ cơ quan bao gồm: Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ ổn định thu nhập, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. 8.1. Quy định chung khi hạch toán - Phải phản ánh đầy đủ, rành mạch rõ ràng các quỹ hiện có ở đơn vị và theo dõi chi tiết việc sử dụng các quỹ đó. - Việc kết chuyển từ quỹ sang nguồn vốn, quỹ khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. 8.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 431 – Các Quỹ Tài khoản này dùng để phản ánh việc trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị Nội dung, kết cấu tài khoản 431 – Các Quỹ như sau: Bên Nợ: Các nghiệp vụ làm giảm quỹ cơ quan do chi tiêu và điều chuyển. Bên Có: Các nghiệp vụ làm tăng quỹ cơ quan do trích từ phần chênh lệch thu lớn hơn chi của các hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính (nếu có) Số dư Bên Có: Số quỹ cơ quan hiện có chưa sử dụng Tài khoản 431 chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2: - TK 4311 - Quỹ khen thưởng - TK 4312 - Quỹ phúc lợi - TK 4313 - Quỹ ổn định thu nhập - TK 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. 8.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Trích lập các quỹ cơ quan từ chênh lệch thu, chi sự nghiệp tính vào chi hoạt động (kể cả tạm trích quỹ hàng quý) theo chế độ tài chính với trình tự sau: Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 4311 - Quỹ khen thưởng. Có TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 4313 - Quỹ ổn định thu nhập Có TK 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (2) Bổ sung quỹ cơ quan từ các khoản thu khác theo quy định: Nợ TK 511 (5118) - Các khoản thu khác Có TK 431 (4314) - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 122
17. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (3) Trích lập các quỹ cơ quan từ chênh lệch thu chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 421 - Chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 431- Các quỹ (4) Nhận cấp phát, nhận viện trợ , nhận tặng thưởng bổ sung quỹ cơ quan: Nợ TK 111, 112 Có TK 431 (4311, 4312) - Các quỹ (5) Nhận quỹ cơ quan do cấp dưới nộp lên hay do cấp trên bổ sung cho cấp dưới: Nợ TK 342- Thanh toán nội bộ Có TK 431 - Các quỹ (6) Kết chuyển giảm quỹ phúc lợi, quĩ phát triển hoạt động sự nghiệp khi mua sắm, xây dựng TSCĐ hoàn thành, bàn giao, đưa vào sử dụng: Nợ TK 431 (4312, 4314) - Các quỹ Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (7) Giảm qũy cơ quan khi nộp cấp trên hay cấp bổ sung cho cấp dưới, chi tiêu cho hoạt động nghiên cứu và đào tạo, bù lỗ, chi cho cán bộ, công chức Nợ TK 431- Các quỹ Có TK 342 - Thanh toán nội bộ Có TK 111, 112, 334 Có TK 421 - Chênh lệch thu chi chưa xử lý (8) Kết chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 431 (4314) - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (9) Chi quỹ cơ quan để khen thưởng; hỗ trợ chi trả lương những tháng không có thu; chi phúc lợi trực tiếp cho viên chức và lao động trong danh sách Nợ TK 431 (4311, 4312, 4313) - Các quỹ Có TK 111, 112, 334 (10) Chi sửa chữa lớn các TSCĐ phúc lợi Nợ TK 431 (4312) - Quỹ phúc lợi Có các TK 111, 112 Có TK 241 (2413) - Sửa chữa lớn TSCĐ 9. Kế toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nguồn kinh phí đầu tư XDCB của các đơn vị HCSN được hình thành do Ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp, hoặc được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị, hoặc được tài trợ, biếu tặng. Kinh phí, vốn XDCB được sử dụng cho mục đích đầu tư mở rộng quy mô TSCĐ hiện có của đơn vị và mục đích hoạt động HCSN hoặc hoạt động kinh doanh. 9.1. Quy định chung khi hạch toán 123
18. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được dùng để mua sắm TSCĐ, xây dựng các công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Công tác đầu tư XDCB ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải chấp hành và tôn trọng quy định của Luật xây dựng. Nguồn kinh phí đầu tư XDCB phải được theo dõi cho từng công trình, hạng mục công trình, theo nội dung kinh phí đầu tư XDCB và phải theo dõi số kinh phí nhận được từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao đưa công trình vào sử dụng. Toàn bộ các khoản tiền, hàng đơn vị được viện trợ không hoàn lại nhưng chưa có chứng từ ghi thu, chi ngân sách theo qui định thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng thời, đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ khi đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Khi dự án đầu tư xây dựng công trình hoàn thành, đơn vị phải tiến hành bàn giao tài sản để đưa vào sử dụng và thực hiện quyết toán kinh phí đầu tư XDCB, phải ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 9.2. Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi nguồn hình thành và tình hình sử dụng nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kế toán sử dụng tài khoản 441 -Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của các đơn vị HCSN. Nội dung và kết cấu tài khoản 441 -Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản như sau: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB do: - Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ được duyệt y - Kết chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành nguồn kinh phí hình thành TCSĐ khi xây dựng mới và mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí, vốn XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng - Kết chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Hoàn lại nguồn kinh phí, vốn XDCB cho Nhà nước hoặc cấp trên - Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB do: - Nhận được kinh phí, vốn XDCB do Ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp - Chuyển các quỹ và các khoản thu theo quy định thành nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Các khoản được viện trợ, biếu tặng, Số dư Bên Có: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB hiện còn chưa được sử dụng hoặc chưa quyết toán. Tài khoản 441 có 3 TK cấp 2: 124
19. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - TK 4411 - Nguồn kinh phí NSNN cấp - TK 4412 - Nguồn kinh phí viện trợ - TK 4418- Nguồn khác Ngoài ra, kế toán sử dụng tài khoản 0092 -Vốn XDCB được duyệt theo dõi Dự toán chi đầu tư XDCB Bên Nợ: Dự toán chi đầu tư XDCB được phân phối Bên Có: Rút Dự toán chi đầu tư XDCB để sử dụng Số dư Bên Nợ: Dự toán chi đầu tư XDCB còn lại chưa rút 9.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Phản ánh số kinh phí đầu tư XDCB do Ngân sách hoặc cấp trên cấp: Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Trường hợp nhận kinh phí XDCB bằng dự toán, khi nhận thông báo kế toán ghi Nợ TK 0092. (2) Khi rút dự toán kinh phí để chi tiêu, ghi Có TK 0092, đồng thời phản ánh số dự toán chi kinh phí XDCB đã rút: Nợ TK 111, 152, 331, 336, 241 Có TK 441 - Nguồn kinh phí XDCB. (3) Bổ sung nguồn kinh phí đầu tư XDCB từ quỹ cơ quan, từ chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ: Nợ TK 431 (4314) - Các quỹ Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (4) Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại bổ sung kinh phí đầu tư XDCB, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách - Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền hàng viện trợ không hoàn lại, ghi: Nợ TK 521- Thu chưa qua ngân sách Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (5) Khi việc mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, báo cáo quyết toán kinh phí đầu tư XDCB được phê duyệt, ghi: Nợ TK 211, 213, 152, 153, 441, 311 Có TK 241 (2412) - XDCB dở dang Đồng thời ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB 125
20. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (6) Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho cấp dưới, kế toán cấp trên ghi: Nợ TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dưới (7) Nộp lại số kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách hoặc cấp trên (nếu không dùng hết). Nợ TK 441 - Số kinh phí trả lại Ngân sách hoặc cấp trên Có TK 111, 112 10. Kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản 10.1. Quy định chung khi hạch toán Chỉ được tiến hành đánh giá lại vật tư, tài sản cố định khi có quyết định của Nhà nước về kiểm kê đánh giá lại tài sản. Số chênh lệch đánh giá lại tài sản được hạch toán và xử lý theo đúng các quy định trong chế độ tài chính hiện hành. 10.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định hiện có và tình hình xử lý số chênh lệch đã khi có quyết định của Nhà nước về kiểm kê đánh giá lại tài sản. Nội dung, kết cấu tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản như sau: Bên Nợ: Số chênh lệch giảm giá do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định Bên Có: Số chênh lệch tăng giá do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định Số dư Bên Nợ: Số chênh lệch giảm giá do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định chưa được xử lý Số dư Bên Có: Số chênh lệch tăng giá do đánh giá lại vật tư, tài sản cố định chưa được xử lý 10.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Khi phản ánh kết quả đánh giá lại vật tư, tài sản cố định, có chênh lệch giảm hoặc tăng giá, chờ xử lý, ghi: Nợ các TK 152, 153, 155, 211, 213 Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch tăng giá) hoặc: Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản (chênh lệch giảm giá) Có các TK 152, 153, 155, 211, 213 (2) Trường hợp đánh giá lại hao mòn của các TSCĐ hiện có: Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (chênh lệch giảm) Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản hoặc: Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214 - hao mòn TSCĐ (chênh lệch tăng) 126
21. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (3) Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về xử lý số chênh lệch đánh giá lại tài sản, ghi; Nợ các TK liên quan Có TK 412 (số chênh lệch giảm giá) hoặc: Nợ TK 412 (số chênh lệch tăng giá) Có các TK liên quan 11. Kế toán chênh lệch thu chi chưa xử lý Chênh lệch thu, chi bao gồm: chênh lệch thu, chi của các hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc các hoạt động khác theo quy định của chế độ tài chính. 11.1. Quy định chung khi hạch toán Phải hạch toán chi tiết, rành mạch số chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất, kịnh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác trên cơ sở đó có căn cứ thực hiện việc xử lý số chênh lệch thu, chi đó Việc phân phối và sử dụng số chênh lệch thu, chi phải tuân thủ các qui định của chế độ tài chính hiện hành. 11.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch và xử lý số chênh lệch giữa thu, chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác, hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước và việc xử lý số chênh lệch đó. Nội dung, kết cấu tài khoản 421- Chênh lệch thu, chi chưa xử lý như sau: Bên Nợ: - Số chênh lệch chi lớn hơn thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các tài khoản liên quan theo qui định của chế độ tài chính. - Kết chuyển chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh cũn lại sau thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung kinh phí hoạt động thường xuyên, nguồn vốn kinh doanh hoặc trích lập các quĩ - Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp NSNN Bên Có: - Số chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất, kinh doanh - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác - Kết chuyển số chênh lệch chi lớn hơn thu khi có quyết định xử lý Số dư Bên Nợ: Số chênh lệch chi lớn hơn thu chưa xử lý 127
22. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Số dư Bên Có: Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa xử lý TK 421 có 4 TK cấp 2, gồm: - TK 4211- Số chênh lệch thu - chi hoạt động thường xuyên - TK 4212- Số chênh lệch thu - chi của hoạt động sản xuất, kinh doanh - TK 4213- Số chênh lệch thu - chi của hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước - TK 4218- Số chênh lệch thu - chi của hoạt động khác 11.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 11.3.1. Kế toán chênh lệch thu chi từ hoạt động SXKD (1) Cuối kỳ, kế toán tính toán và kết chuyển số chênh lệch giữa thu với chi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, ghi: - Nếu thu > chi: Nợ TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD) - Nếu chi > thu: Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh (2) Số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp theo qui định của hoạt động sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) Có TK 333 (3324) - Thuế thu nhập doanh nghiệp (3) Phân phối, sử dụng lợi nhuận sau thuế của hoạt động sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Có TK 431 - Các quỹ (4) Xác định số lợi nhuận phải nộp cấp trên từ hoạt động sản xuất, kinh doanh: Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) Có TK 342 - Thanh toán nội bộ (5) Bù lỗ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh từ vốn kinh doanh của doanh nghiệp, từ quĩ cơ quan, ghi: Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 431 - Các quỹ Có TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD) 11.3.2. Kế toán chênh lệch thu chi từ hoạt động thường xuyên (1) Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt y, xác định chênh lệch giữa nguồn kinh phí hoạt động lớn hơn chi hoạt động thường xuyên nếu được kết chuyển sang TK 4211 theo qui định chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 461 (46121) - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 421 (4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên) 128
23. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (2) Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên vào các TK liên quan theo qui định chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 421 (4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 11.3.3. Kế toán chênh lệch thu chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (1) Xác định chênh lệch thu lớn chi của hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành, ghi: Nợ TK 511 (5112)- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK421 (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) (2) Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước vào các TK liên quan theo qui định chế độ tài chính, ghi: Nợ TK TK421 (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của NN) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 431 - Các quỹ 11.3.4. Kế toán chênh lệch thu chi hoạt động khác (1) Xác định chênh lệch thu lớn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác của đơn vị theo qui định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 511 (5118)- Thu khỏc Có TK 421 (4218- Chênh lệch thu, chi hoạt động khác) (2) Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các TK liên quan theo qui định chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 421 (4218- Chênh lệch thu, chi hoạt động khác) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 431 - Các quỹ Có TK 342 - Thanh toán nội bộ 12.Kế toán chênh lệch tỷ giá 12.1. Quy định chung khi hạch toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được qui đổi ra đồng Việt nam để ghi sổ kế toán. Đơn vị được đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động sản xuất, kinh doanh theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm kết thúc năm tài chính. Đơn vị không được đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ (TK 111, 112, 113, các Tài khoản phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ) của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án thuộc nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc Ngân sách Nhà nước. Đơn vị phải mở sổ theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết của các tài khoản: Tiền mặt; Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc; Các khoản phải thu, Các khoản phải trả và trên Tài khoản 007- Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản). 129
24. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Đối với các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động sản xuất, kinh doanh được phản ánh vào TK 531 - "Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh" (Nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc TK 631 - "Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh" (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái). 12.2. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án và khoản chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và tình hình xử lý số chênh lệch tỷ giá ngoại tệ đó. Nội dung, kết cấu tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái như sau: Bên Nợ: - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh (lỗ) trong kỳ của các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ (lỗ) của hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển số chênh lệch lãi tỷ giá ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh vào Bên Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển số chênh lệch lãi tỷ giá của hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án vào bên Có TK 661, TK 662 Bên Có: - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh (lãi) trong kỳ của các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ (lãi)) của hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển số chênh lệch lỗ tỷ giá ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh vào Bên Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển số chênh lệch lỗ tỷ giá của hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án vào Bên Nợ TK 661, TK 662 Số dư Bên Nợ: Số chênh lệch tỷ giá (lỗ tỷ giá) do đánh giá lại tỷ giá chưa được xử lý cuối kỳ báo cáo Số dư Bên Có: Số chênh lệch tỷ giá (lãi tỷ giá) do đánh giá lại tỷ giá chưa được xử lý cuối kỳ báo cáo 12.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Khi nhận các khoản kinh phí bằng ngoại tệ, ghi theo tỷ giá của Bộ tài chính công bố: Nợ các TK 111, 112, 152, 211, 661, 662 Có TK 461, 462 130
25. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (2) Mua vật tư, TSCĐ để dùng cho hoạt động dự án bằng ngoại tệ do nguồn dự án tài trợ, đã thanh toán ngay, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 662 - theo tỷ giá Bộ tài chính công bố Nợ TK 413 (nếu lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 413 (nếu lãi tỷ giá) (3)Mua vật tư, TSCĐ để dùng cho hoạt động dự án bằng ngoại tệ do nguồn tài trợ nhưng chưa thanh toán ngay, theo nợ phải trả, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 662 - theo tỷ giá Bộ tài chính công bố Có TK 331- theo tỷ giá Bộ tài chính công bố (4) Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331 - theo tỷ giá ghi sổ nợ phải trả Nợ TK 413 (nếu lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 413 (nếu lãi tỷ giá) Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ, đồng thời ghi: Nợ TK 662 - Chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (5) Mua vật tư, TSCĐ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp và hoạt động dự án bằng ngoại tệ do nguồn kinh phí NSNN - Nếu đã thanh toán ngay, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 661, 662 - theo tỷ giá Bộ tài chính công bố Nợ TK 413 (nếu lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 413 (nếu lãi tỷ giá) - Nếu còn nợ phải trả, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 661, 662 - theo tỷ giá Bộ tài chính công bố Có TK 331- theo tỷ giá Bộ tài chính công bố - Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331 - theo tỷ giá ghi sổ nợ phải trả Nợ TK 413 (nếu lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 413 (nếu lãi tỷ giá) - Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ, đồng thời ghi: Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (6) Mua vật tư, TSCĐ để dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: - Nếu đã thanh toán ngay, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 631 - theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Nợ TK 631 (nếu lỗ tỷ giá) 131
26. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 111 (1112), 112 (1122) – theo tỷ giá ghi sổ Có TK 531 (nếu lãi tỷ giá) - Nếu còn nợ phải trả, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211, 631 - theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 331- theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế (7) Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331 - theo tỷ giá ghi sổ nợ phải trả Nợ TK 631 (nếu lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 531 (nếu lãi tỷ giá) Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ từ quĩ cơ quan, đồng thời ghi: Nợ TK 431 - Các quỹ Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (8) Khi bán ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh có chênh lệch về tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 111 (1111), 112 (1121) - theo tỷ giá thực tế Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ Có TK 531 - Lãi về tỷ giá hoặc: Nợ TK 111 (1111), 112 (1121) - theo tỷ giá thực tế Nợ TK 631 - Lỗ về tỷ giá Có TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ (9) Rút tiền gửi ngoại tệ của dự án viện trợ không hoàn lại, nhận tiền mặt đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 111 (1111) Nợ TK 413 (lỗ tỷ giá) Có TK 112 (1122) - theo tỷ giá ghi sổ TK 1122 Có TK 413 (lãi tỷ giá) (10) Khi có các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh bằng ngoại tệ, ghi: Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) - theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 531- theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 3331- theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế (11) Kế toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh vào thời điểm cuối năm: a) Trường hợp tỷ giá giao dịch BQLNH > tỷ giá ghi sổ kế toán - Đối với số dư ngoại tệ và các khoản nợ phải thu: Nợ TK 111 (1112), 112 (1122), 311 Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (lãi tỷ giá) - Đối với số dư các khoản nợ phải trả: 132
27. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (lỗ tỷ giá) Có TK 331, 334, 335 b) Trường hợp tỷ giá giao dịch BQLNH < tỷ giá ghi sổ kế toán - Đối với số dư ngoại tệ và các khoản nợ phải thu: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (lỗ tỷ giá) Có TK 111 (1112), 112 (1122), 311 - Đối với số dư các khoản nợ phải trả: Nợ TK 331, 334, 335 Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (lãi tỷ giá) (12) Khi xử lý chênh lệch về tỷ giá hối đoái: * Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi: Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (kết chuyển lỗ về tỷ giá) hoặc: Nợ TK 413 - - Chênh lệch tỷ giá (kết chuyển lãi về tỷ giá) Có TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án * Đối với chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (kết chuyển lỗ về tỷ giá) hoặc: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá (kết chuyển lãi về tỷ giá) Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG V 1.Nguyên tắc kế tớn nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN ? 2. Những điểm giống và khác nhau về quản lý nguồn kinh phí hoạt động ở đơn vị HCSN thuần túy và đơn vị sự nghiệp công lập ? 3. Nguyên tắc kế toán nguồn kinh phí chương trình, dự án ở đơn vị HCSN ? 4. Nội dung, nguyên tắc kế toán nguồn vốn kinh doanh ở đơn vị HCSN ? 5. Nội dung các khoản chênh lệch thu, chi chưa xử lý, chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá ở đơn vị HCSN ? 133
28. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Chương 6 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1. Kế toán các khoản thu Các khoản thu trong đơn vị dự toán là các khoản thu theo chức năng nhiệm vụ, chuyên môn hoạt động và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị HCSN. Các khoản thu bao gồm: - Các khoản thu phí và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị được Nhà nước cho phép như: Lệ phí cầu, đường, phí, lệ phí chứng thư, lệ phí cấp phép, án phí, lệ phí công chứng - Các khoản thu sự nghiệp như sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp văn hóa, y tế, sự nghiệp kinh tế (viện phí, học phí, thủy lợi phí, giống cầy trồng, thuốc trừ sâu, thu về hoạt động, văn hóa, văn nghệ, vui chơi, giải trí, thu về thông tin quảng cáo của cơ quan báo chí, phát thanh, truyền hình) - Các khoản thu khác như: + Thu lãi tiền gửi, lãi mua kỳ phiếu, trái phiếu. + Thu khi tài sản thiếu, phát hiện khi kiểm kê TSCĐ, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, tiền mặt bị thiếu của hoạt động sự nghiệp. 1.1. Kế toán thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước 1.1.1. Quy định chung khi hạch toán Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính như phiếu thu, biên lai thu tiền. Tất cả các khoản thu của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào tài khoản các khoản thu. Theo dõi chi tiết cho từng tài khoản thu để xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. Kế toán phải mở sổ hạch toán chi tiết chi từng hoạt động, từng loại thu riêng đối với từng nghiệp vụ, để làm căn cứ tính chênh lệch thu, chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán. 1.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Biên lai thu tiền - Phiếu thu - Một số chứng từ khác * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 511 - Các khoản thu Tài khoản này dùng để phản ánh tất cả các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khỏc theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh ở đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu đó. Nội dung, kết cấu tài khoản 511 - Các khoản thu như sau: Bên Nợ: - Số thu phải nộp Ngân sách Nhà nước 134
29. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Kết chuyển số thu dược để lại đơn vị để trang trải chi phí cho các việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp Ngân sách nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động. - Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi sang TK 521- Thu chưa qua Ngân sách, do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Số thu phải nộp lên cấp trên (nếu có) - Kết chuyển số chi thực tế của đơn đặt hàng được kết chuyển trừ vào thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước sang TK 421 (4213) - Kết chuyển số thu về về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ sang các TK liên quan - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC phát sinh - Chi phí trực tiếp của từng hoạt động theo chế độ tài chính quy định - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang các TK liên quan - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC sang các TK liên quan Bên Có: - Các khoản thu về phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác - Các khoản thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước theo giá thanh toán khi nghiệm thu bàn giao khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành - Các khoản thu khác như lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC - Kết chuyển chênh lệch Chi lớn hơn Thu hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC sang các TK liên quan TK 511 thường không có số dư cuối kỳ TK 511 - Các khoản thu, chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: - TK 5111 - Thu phí và lệ phí - TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước - TK 5118 - Thu khác * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết các khoản thu (mẫu S52 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 1.1.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 135
30. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 1.1.3.1. Đối với các khoản thu sự nghiệp, thu phí và lệ phí (1) Khi phát sinh các thu phí và lệ phí Nợ TK 111, 112, 311 (3118) - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, phải thu khác Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí (2) Xác định số thu phải nộp ngân sách Nhà nước hoặc phải nộp cấp trên để lập quĩ điều tiết ngành về các khoản thu phí, lệ phí,, ghi: Nợ TK 511(5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 333 (3332) - Phí, lệ phí Có TK 342 - Thanh toán nội bộ (3) Xác định các khoản thu được bổ sung nguồn kinh phí theo chế độ tài chính quy định để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí và lệ phí, ghi: Nợ TK 511(5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4) Số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách thi kế toán ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 511(5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (5)Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi nhưng do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 511(5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách (5211- Thu phí, lệ phí) (6) Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu của kỳ trước phải nộp ngân sách được để lại chi, ghi: Nợ TK 511(5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động 1.1.3.2. Đơn vị thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước (1) Khi khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu, xác định đơn giá thanh toán và khối lượng thực tế được nghiệm thu thanh toán theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng vào tài khoản 5112, ghi: Nợ TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. (2) Kết chuyển chênh lệch giữa thu theo giá thanh toán lớn hơn chi thực tế của đơn đặt hàng về TK 4213, ghi: Nợ TK 511(5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng 136
31. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (3) Trích lập các quĩ hoặc bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ số chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 421 (4213) - Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng Có TK 431 - Các quỹ Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 1.1.3.3. Thu về lãi tiền gửi, cho vay thuộc vốn các chương trình, dự án (1)Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ không hoàn lại phát sinh, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 511 (5118) - Thu khác (2) Cuối kỳ, số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay khi Có chứng từ ghi thu, ghi chi cho ngân sách của các dự án viện trợ không hoàn lại được kết chuyển sang các TK có liên quan theo qui định của từng dự án, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 461 - Chi hoạt động Có TK 462 - Chi dự án 1.1.3.4. Các đơn vị có các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác (1) Khi thu được tiền về các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 511 (5118) - Thu khác (2) Đối với các khoản thu được coi là tạm thu, khi thu tiền, ghi: Nợ TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc Có TK 311 (3118) - Phải thu khác (3) Khi xác định số tiền các đối tượng phải nộp chính thức, ghi: Nợ TK 311 (3118) - Phải thu khác Có TK 511 (5118) - Thu khác - Trường hợp nộp thừa thì xuất quĩ trả lại: Nợ TK 311 (3118) - Phải thu khác Có TK 111 - Tiền măt - Trường hợp nộp thiếu thì thu bổ sung, ghi: Nợ TK 111 - Tiền măt Có TK 311 (3118) - Phải thu khác (4) Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác theo chế độ tài chính (nếu có), ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 111, 112 - Tiền măt, tiền gửi ngân hàng kho bạc (5) Cuối kỳ, kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 333, 342, 461, 431, 421 (4218) 137
32. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 1.1.3.5. Kế toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định (1) Đối với tài sản cố định do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách - Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý, nhượng bán: Nợ TK 214 - Giá trị hao mòn Nợ TK 466 - Giá trị còn lại Có TK 211, 213- nguyên giá - Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, ghi: Nợ TK 511 (5118) Thu khác Có TK 111, 112, 331 - Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh, ghi: Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 511 (5118) - Thu khác - Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 333, 342, 461, 431 (4314), - Kết chuyển chênh lệch thu chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi: Nợ TK 511 (5118) Có TK 421 (4212- Chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) - Kết chuyển chênh lệch thu < chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi: Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu chi sản xuất, kinh doanh) Có TK 511 (5118) - Thu khác 1.1.3.6. Kế toán các khoản thu về giá trị còn lại của TSCĐ (thuộc nguồn vốn NSNN) và CCDC, đang sử dụng phát hiện thiếu, chờ xử lý 138
33. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (1) Khi CCDC đang sử dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê, ghi: Có TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý: Nợ TK 311 (3118) - Phải thu khác Có TK 511 (5118) - Thu khác (2) Khi phát hiện TSCĐ thuộc nguồn NSNN thiếu, mất, ghi: - Giảm TSCĐ Nợ TK 214 - phần GT còn lại Nợ TK 466- Phần nguyên giá còn lại Có TK 211-Tài sản cố định - Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý: Nợ TK 311 (3118) - Phải thu khác Có TK 511 (5118) - Thu khác (3) Khi thu hồi tiền bồi thường theo quyết định, ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 311 (3118) - Phải thu khác (4) Nếu quyết định cho phép xóa bỏ số thiệt hại, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 311 (3118) - Phải thu khác (5) Khi kết chuyển số thu bồi thường về tài sản thiếu mất đã xử lý vào các TK liên quan theo qui định của cơ chế tài chính, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu khác Có TK 461, 333 1.1.3.7. Kế toán nguyên liệu, vật liệu, CCDC không sử dụng (1) Đối với nguyên liệu, vật liệu, CCDC đã quyết toán từ những năm trước, khi xuất kho, ghi: Nợ TK 337 (3371) - NVL,CCDC tồn kho Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153- Công cụ, dụng cụ (2) Đối với nguyên liệu, vật liệu , CCDC thuộc nguồn kinh phí năm nay hoặc thuộc nguồn vốn kinh doanh, khi xuất kho để nhượng bán, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu Khác Có TK 152, 153- Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ. (3) Tập hợp các khoản chi về thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC, ghi: Nợ TK 511 (5118) - Thu Khác Có TK 111, 112 (4) Phản ánh thu về thanh lý nguyên liệu, vật liệu, CCDC bán ra, ghi: Nợ TK 111, 112, 311 - Tiền mặt, tiền gửi NH Có TK 511-(5118)- Thu khác Có TK 333 - Thuế phải nộp ( nếu có) 139
34. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (5) Kết chuyển chênh lệch thu > chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo qui định của chế độ tài chính vào các TK liên quan, ghi: Nợ TK 511 (5118) -Thu Khác Có TK 333, 342, 461, 431 (4314), (6) Kết chuyển chênh lệch thu chi về TK 4212 Bên Có: 140
35. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Doanh thu về bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ. - Lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay, lãi các khoản đầu tư tài chính - Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh - Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ TK 413(lãi tỷ giá) - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu về tiêu thụ vật tư, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ TK 4212. - Các khoản thu tùy theo chức năng của đơn vị HCSN. Số dư bên Có: Phản ánh số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa được kết chuyển Số dư bên Nợ: Phản ánh số chênh lệch chi > thu chưa kết chuyển. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết doanh thu (mẫu S51 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 1.2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Khi tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên ngoài - Khi xuất sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nợ TK 531- Thu HĐSXKD Có TK 155, 631 - Xác định số doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 3111 Có TK 531 - Thu HĐSXKD Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT phải nộp - Số thuế GTGT tính trực tiếp phải nộp của sản phẩm, hàng húa, dịch vụ đã bán Nợ TK 531 - Thu HĐSXKD Có TK 333 (3331) (2) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Nợ TK 531- Thu HĐSXKD Có TK 631 (3) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ đã thanh toán bằng ngoại tệ dựng trong sản xuất, kinh doanh có chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211 theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ Có TK 531 theo chênh lệch lãi về tỷ giá hoặc 141
36. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Nợ các TK 152, 153, 211 theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Nợ TK 531 theo chênh lệch lỗ về tỷ giá Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ (4) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ mà chưa thanh toán cho bên cung cấp để dùng trong sản xuất, kinh doanh có chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ các TK 152, 153, 211 theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 331 theo tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế (5) Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 331 theo tỷ giá ghi sổ nợ Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ ngoại tệ Có TK 531 theo chênh lệch lãi về tỷ giá ngoại tệ hoặc Nợ TK 331 theo tỷ giá ghi sổ nợ Nợ TK 631 theo chênh lệch lỗ về tỷ giá ngoại tệ Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ ngoại tệ (6) Khi bán ngoại tệ có chênh lệch về tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 111 (1111), 112 (1121) theo tỷ giá thực tế Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ Có TK 531 - Lãi về tỷ giá hoặc: Nợ TK 111 (1111), 112 (1121) theo tỷ giá thực tế Nợ TK 631 - Lỗ về tỷ giá Có TK 111 (1112), 112 (1122) theo tỷ giá ghi sổ (7) Khi xử lý chênh lệch về tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ cuối năm tài chính, ghi: Nợ TK 631- Chi hoạt động SXKD Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hoặc: Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá Có TK 531- Thu HĐSXKD (8) Khi bán trái phiếu, cổ phiếu có chênh lệch về giá mua với giá bán, ghi: Nợ TK 111, 112 -Tiền mặt, tiền gửi NH,KB Có TK 121 (1211), 221 (2211) Giá gốc Có TK 531- lãi hoặc Nợ TK 111, 112 -Tiền mặt, tiền gửi NH,KB Nợ TK 631- Lỗ Có TK 121 (1211), 221 (2211) (9) Cuối kỳ, kết chuyển kết chuyển chênh lệch thu chi của HĐSXKD, dịch vụ: 142
37. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Trường hợp thu > chi Nợ TK 531-Thu hoạt động SXKD Có TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động SXKD) - Trường hợp thu < chi Nợ TK 421 (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) Có TK 531 1.3. Kế toán thu chưa qua ngân sách Các khoản thu chưa qua ngân sách bao gồm: Khoản tiền, hàng viện trợ đã tiếp nhận chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN 1.3.1. Quy định chung khi hạch toán Toàn bộ các tiền, hàng viện trợ và các khoản phí, lệ phí phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi, đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng thời đơn vị không được xét duyyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi từ các khoản tiền hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Kế toán phải mở Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản tiền, hàng viện trợ, các khoản phí,lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu ghi chi qua ngân sách. 1.3.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu thu - Phiếu chi - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Một số chứng từ khác * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 521- Thu chưa qua ngân sách Tài khoản này dùng cho các đơn vị HCSN phản ánh các khoản tiền, hàng viện trợ không hoàn lại đã tiếp nhận và các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhà nước được để lại để chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nhà nước. Nội dung, kết cấu tài khoản 521- Thu chưa qua ngân sách như sau: Bên Nợ: - Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan (TK 461, 462, 441) về các khoản tiền, hàng viện trợ khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách 143
38. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp - Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí (TK 461) về các khoản phí, lệ phí khi Có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Bên Có: - Các khoản tiền, hàng viện trợ đã nhận nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách - Khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Số dư Bên Có: Các khoản tiền, hàng viện trợ đã tiếp nhận, các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Tài khoản 521 Có 2 TK cấp 2: - TK 5211- Phí, lệ phí - TK 5212 - Tiền, hàng viện trợ * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết các tài khoản (mẫu S33 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 1.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 1.3.3.1. Các khoản thu phí, lệ phí (1) Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, ghi: Nợ các TK 111, 112 Có TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí (2) Số phí, lệ phí đã thu được Nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phi, lệ phí, ghi: Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (3) Xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4) Cuối kỳ kế toán, xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 511 (5111) - Thu phí, lệ phí Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách (5) Sang kỳ kế toán sau, khi số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách Nhà nước được để lại sử dụng đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 521 - Thu chưa qua ngân sách Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động 144
39. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp 1.3.3.2. Đối với hàng, tiền viện trợ (1) Khi phát sinh các khoản tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661, 662 Có TK 521- Thu chưa qua ngân sách (5212) trường hợp tiếp nhận TSCĐ, thi đồng thời ghi: Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (2) Khi đơn vị đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN về các khoản hàng, tiền viện trợ, ghi: Nợ TK 521 (5212) - Thu chưa qua ngân sách Có các TK liên quan 461, 462, 441 (3) Khi phát sinh các khoản tiền, hàng viện trợ mà đơn vị đã Có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận, ghi: Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 661, 662 Có TK 461, 462, 441 Trường hợp tiếp nhận TSCĐ, thi đồng thời ghi: Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động, chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 2. Kế toán các khoản chi 2.1. Kế toán chi hoạt động sản xuất kinh doanh Tùy theo tính chất, đặc điểm từng nghành mà trong hoạt động của đơn vị dự toán có thể tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh hỗ trợ hoạt động sự nghiệp hoặc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận theo chức năng sản xuất kinh doanh. - Hoạt động SXKD ở các đơn vị sự nghiệp có quy mô nhỏ, thường tạo ra sản phẩm, dịch vụ để phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị. - Hoạt động SXKD tổ chức trong các đơn vị sự nghiệp kinh tế, có quy mô vừa, lớn, thường không chỉ nhằm mục đích phục vụ hỗ trợ hoạt động chuyên môn của đơn vị, mà còn chủ yếu bán ra ngoài để kiếm lợi nhuận, tăng thu hoạt động để hỗ trợ kinh phí cho đơn vị, gián tiếp cân đối cán cân ngân sách Nhà nước. - Nội dung chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ gồm: + Chi phí thu mua vật tư, dịch vụ dùng vào SXKD + Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh liên quan đến các hoạt động SXKD + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý liên quan đến các hoạt động SXKD + Chi phí khác ngoài chi hoạt động thường xuyên, chi dự án và chi xây dựng cơ bản. - Khác với đơn vị kinh doanh, trong đơn vị HCSN, các khoản chi phí thu mua vật tư được hạch toán vào chi phí trong kỳ báo cáo (Chi HCSN, chi SXKD) không tính nhập vào giá vật tư nhập kho. 2.1.1. Quy định chung khi hạch toán 145
40. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại hoạt động SXKD, hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý trong tổng chi phí SXKD Trong từng loại hoạt động phải kế toán chi tiết từng loại sản phẩm, dịch vụ, từng mục đích, nội dung của khoản chi SXKD, chi khác. Không hạch toán vào chi phí SXKD các nội dung chi phí, hoạt động thường xuyên, dự án, xây dựng cơ bản 2.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: Bảng chấm công C01a-HD Bảng thanh toán tiền lương C02a-HD Bảng thanh toán tiền thưởng C04-HD Bảng thanh toán phụ cấp C05-HD Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C07-HD Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C09-HD Bảng kê trích nộp các khoản theo lương C11-HD Phiếu xuất kho C 21 - HD Bảng kê mua hàng C 24 - HD Phiếu chi C 31 - BB Giấy thanh toán tạm ứng C 33 - BB Giấy đề nghị thanh toán C 37 - HD Uỷ nhiệm chi Hoá đơnGTGT,hoá đơn bán hàng thông thường * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 631 - Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dùng để phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản này dùng cho các đơn vị HSCN có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh để phản ánh chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Nội dung, kết cấu tài khoản 631 - Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Bên Nợ: - Các chi phí của hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh. - Các chi phí bán hàng và chi phớ quản lý liờn quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh - Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động sản xuất, kinh doanh Bên Có: - Các khoản thu được phép ghi giảm chi phí theo quy định của chế độ tài chính - Giá trị sản phẩm, lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người mua. - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phớ quản lý liờn quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Số dư bên Nợ: Chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh dở dang 146
41. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (mẫu S63 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 2.1.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Có TK 152, 153 (2) Tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ (nếu có) của công nhân viên liên quan đến hoạt động SXKD Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Có TK 334, 332, 3318 (3) Chi phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho hoạt động SXKD và các hoạt động khác Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Có TK 331 (3311), 111, 112, 312 (4) Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD dịch vụ: - Nếu là TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, ghi: Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Có TK 214- hao mòn TSCĐ - Nếu là TSCĐ do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách, ghi Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 333- các khoản phải nộp Nhà nước (5) Phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 643 - Chi phí trả trước (6) Nhập kho hoặc bán thẳng số sản phẩm sản xuất hoàn thành Nợ TK 155, 531 Có TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh (7) Những chi phí đã chi cho hoạt động sự nghiệp nhưng không thu được sản phẩm hoặc không đủ bù chi, nếu được phép chuyển chi phí đã thành khoản chi hoạt động để quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động. Nợ TK 661- Chi hoạt động Có TK 631- Chi hoạt động SXKD (8) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí của khối lượng lao vụ, dịch vụ hoàn thành được xác định là tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ 147
42. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 631 - Chi hoạt động SXKD (9) Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí khác liên quan đến hoạt động SXKD phát sinh trong kỳ Nợ TK 531- Thu hoạt động SXKD Có TK 631 - Chi hoạt động SXKD (10) Mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, dịch vụ bằng ngoại tệ dùng vào sản xuất, kinh doanh: Nợ các TK 152, 153, 211, (theo tỷ giá giao dịch thực tế) Nợ TK 631 (Chênh lệch tỷ giá ghi sổ > tỷ giá giao dịch thực tế) Có TK 1112, 1122 (theo tỷ giá ghi sổ) hoặc: Nợ các TK 152, 153, 211, (theo tỷ giá giao dịch thực tế) Có TK 1112, 1122 (theo tỷ giá ghi sổ) Có TK 531 (Chênh lệch tỷ giá ghi sổ < tỷ giá giao dịch thực tế) (11) Xử lý chênh lệch tỷ giá của vốn sản xuất, kinh doanh: - Lãi tỷ giá được kết chuyển: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Có TK 531 - Thu hoạt động SXKD - Lỗ tỷ giá được kết chuyển: Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá 2.2. Kế toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nội dung chi phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước bao gồm các khoản chi phí vật liệu, dụng cụ, nhân công, dịch vụ mua ngoài và những khoản chi phí khác phục vụ cho sản xuất theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước 2.2.1. Quy định chung khi hạch toán Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết số chi thực tế phát sinh cho từng hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước như điều tra, quy hoạch, thăm dò, khảo sát, thiết kế theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Kế toán chi theo đơn đặt hàng nhà nước phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính. 2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: Kế toán chi theo đơn đặt hàng của nhà nước sử dụng những chứng từ tương tự như kế toán chi hoạt động SXKD ngoài ra còn sử dụng chứng từ: Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt. Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản. chuyển tiền, thư điện, cấp séc bảo chi. Biên bản giao nhận TSCĐ. * Tài khoản sử dụng: 148
43. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán sử dụng tài khoản 635 - Chi phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước cho việc thăm dò, khảo sát, đo đạc theo giá thực tế đã chi ra. Nội dung, kết cấu tài khoản 635 - Chi phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Bên Nợ: Tập hợp các khoản chi phí thực tế đã chi ra để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Bên Có: Kết chuyển chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước vào TK 5112 Số dư bên Nợ: Phản ánh chi phí thực tế theo đơn đặt hàng của Nhà nước chưa được kết chuyển * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết các tài khoản (mẫu S33 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 2.2.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu (1) Rút dự toán thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước để chi tiêu, ghi: Nợ TK 111, 331 Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động (2) Khi phát sinh các khoản chi thực tế cho khối lượng, sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước: - Xuất vật liệu, dụng cụ phục vụ cho từng đơn đặt hàng của Nhà nước. Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 152, 153 nếu xuất CCDC lâu bền, đồng thời ghi Nợ TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng. - Phản ánh các khoản chi phí nhân công từng đơn đặt hàng. Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 334, 332, 111 - Phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí trả trước phân bổ, các chi phí khác phục vụ cho từng đơn đặt hàng. Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111, 112, 643, 331 - Trường hợp rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của NN, ghi: Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động 149
44. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (3) Khi phát sinh các khoản giảm chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước , ghi: Nợ TK 111, 112, 3118 Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (4) Rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước mua TSCĐ về dùng ngay. Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo Đ ĐH của NN - Nếu phải qua lắp đặt Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo Đ ĐH của NN Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động, Có TK 009 - Dự toán chi chương trình, dự án - Khi lắp đặt xong, bàn giao TSCĐ vào nơi sử dụng, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 241 (2411) - Hao mòn TSCĐ - Hoặc xuất quỹ tiền mặt, hoặc rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc hoặc mua chịu TSCĐ về dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp, cho chương trình, dự án, ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 111, 112, 331 - Đối với công trình XDCB đã hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng Căn cứ giá thực tế công trình, ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 241 - XDCB dở dang Tất cả các trường hợp tăng tài sản cố định nói trên, đều ghi tăng kinh phí đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (5) Khi khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu, bàn giáo, kết chuyển toàn bộ chi phí về TK 5112 Nợ TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước 2.3. Kế toán chi hoạt động Chi hoạt động bao gồm các khoản chi hoạt động thường xuyên và không thường xuyên, theo dự toán chi đã được duyệt, như chi cho công tác hoạt động nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và do các nguồn khác đảm bảo. 2.3.1. Quy định chung khi hạch toán Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục chi Ngân sách Nhà nước. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh, quốc phòng kế toán theo mục lục của khối mình. 150
45. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. 2.3.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: Kế toán chi hoạt động sử dụng những chứng từ tương tự như kế toán chi theo đơn đặt hàng của nhà nước. * Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 661 - Chi hoạt động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt trong năm tài chính. Đồng thời kế toán còn sử dụng tài khoản 008 - Dự toán chi hoạt động để theo dõi kinh phí cấp phát và sử dụng cho mục đích chi hoạt động thường xuyên và không thường xuyên. Nội dung, kết cấu tài khoản 661 - Chi hoạt động như sau: Bên Nợ: - Chi hoạt động phát sinh tại đơn vị Bên Có: - Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không được duyệt y. - Kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí, khi báo cáo quyết toán được duyệt Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt TK 661 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 - TK 6611 - Năm trước: + TK 66111: Chi thường xuyên + TK 66112: Chi không thường xuyên - TK 6612 - Năm nay: + TK 66121: Chi thường xuyên + TK 66122: Chi không thường xuyên - TK 6613 - Năm sau: + TK 66131: Chi thường xuyên + TK 66132: Chi không thường xuyên * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hoạt động (mẫu S61 - H) - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - sổ cái (mẫu S01 - H) hoặc chứng từ ghi sổ (mẫu S02a - H), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu S02b - H) và sổ cái (mẫu S02c - H) dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc sổ cái (mẫu S03 - H) dùng cho hình thức nhật ký chung tuỳ theo các hình thức kế toán được áp dụng 2.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 151
46. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp (1) Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612) chi hoạt động thường xuyên Có TK 152, 153 (2) Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho cán bộ, nhận viên trong đơn vị, xác định học bổng, sinh hoạt phí, xác định các khoản phải trả theo chế độ cho người có công, ghi: Nợ TK 661 (6612) chi hoạt động thường xuyên Có TK 334- Phải trả công chức, viên chức Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác (3) Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ tính vào chi hoạt động thường xuyên, ghi: Nợ TK 661 (6612) chi hoạt động thường xuyên Có TK 3321, 3322, 3323 (4) Phải trả về các dịch vụ điện , nước, điện thoại, bưu phí căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 661 (6612) chi hoạt động thường xuyên Có TK 111, 112, 331 (3311) (5) Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, ghi: Nợ TK 661 (6612) chi hoạt động thường xuyên Có TK 312 - Tạm ứng Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí (6) Trường hợp mua TCSĐ bằng kinh phí hoạt động thường xuyên kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112, 461 Đồng thời ghi Nợ TK 661 (6612) - chi hoạt động thường xuyên Có TK 466 - Nguồn kinh phí hình thành TCSĐ Trường hợp sử dụng dự toán chi hoạt động, phải đồng thời ghi giảm dự toán: Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (7) Rút dự toán chi hoạt động để trực tiếp chi, ghi: Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời, ghi giảm dự toán chi hoạt động: Có TK 008 (8) Phân bổ chi phí trả trước vào hoạt động thường xuyên, ghi Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động Có TK 643 - Chi phí trả trước (9) Trích lập các quỹ từ chênh lệch thu, chi sự nghiệp tính vào chi hoạt động (Kể cả tạm trích quỹ hàng quý theo trình tự) Nợ TK 661 (6612)- Chi hoạt động Có TK 4311 - Quỹ khen thưởng 152
47. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp Có TK 4312 - Quỹ phúc lợi Có TK 4313 - Quỹ dự phòng ổn định thu nhập Có TK 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức (10) Kết chuyển số đã trích lập các quỹ quyết toán vào số chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên, ghi: Nợ TK 4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên Có TK 661(6612): Chi hoạt động (11) Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của chi hoạt động chi tiết theo Lãi, lỗ về tỷ giá, ghi: Nợ TK 661(6612) - Chi hoạt động Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lỗ) hoặc: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi) Có TK 661(6612) - Chi hoạt động (12) Cuối năm (31/12) căn cứ vào biên bàn kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho, bảng xác nhận khối lượng SCL-XDCB chưa hoàn thành có liên quan đến số kinh phí trong năm được duyệt quyết toán vào chi hoạt động năm báo cáo, ghi: Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động Có TK 337 - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau (3371, 3372, 3373) (13) Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động thường xuyên hoặc không thường xuyên năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi: Nợ TK 661 (6611) - Chi hoạt động năm trước Có TK 661 (6612) - Chi hoạt động năm nay (14) Khi tiến hành báo cáo quyết toán chi hoạt động năm trước được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 461 (4611) - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 661 (6611) - Chi hoạt động (15) Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311 (3118) - Thu khác Có TK 661 (66111) - Chi hoạt động (16) Báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 661(6611) - Chi hoạt động 2.4. Kế toán chương trình dự án Chi hoạt động theo chương trình, dự án, đề tài là những khoản chi có tính chất hành chính, sự nghiệp thường phát sinh ờ những đơn vị được giao nhiệm vụ quản 153
48. Trường Cao đẳng nghề Yên Bái Giáo trình môn: Kế toán hành chính sự nghiệp lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí để thực hiện chương trình, dự án, đề tài của nhà nước, của địa phương, của ngành như: - Các chương trình, dự án, đề tài quốc gia, địa phương hoặc của ngành. - Các dự án đầu tư phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục, y tế 2.4.1. Quy định chung khi hạch toán Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án, đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý chi phí theo các khoản mục chi phí quy định dự án được duyệt. Các khoản chi phí dựa án phải chi theo đúng tính chất, nội dung, định mức, khoản mục theo dự toán đã phê duyệt với các chứng từ hợp lệ và hợp pháp Khi kết thúc dự án, kế toán của đơn vị chủ dự án phải tổng hợp toán bộ các khoản chi liên quan đến dự án của đơn vị mình, đơn vị trực thuộc để xin quyết toán với nguồn kinh phí dự án. Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, đề tài được kế toán ghi vào tài khoản 511 - Các khoản thu (5118), chi tiết thu thực hiện dự án. Tùy thuộc vào quy định xử lý của cơ quan cấp phát kinh phí, số thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào các khoản có liên quan. 2.4.2. Chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng * Chứng từ kế toán sử dụng: Kế toán chi dự án sử dụng những chứng từ tương tự như kế toán chi hoạt động * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 662 – Chi dự án Tài khoản này dùng để phán ánh số chi quản lý, chi thực hiện chương trình, dự án đề tài ở đơn vị bằng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài. Đồng thời kế toán sử dụng TK 009 – Dự toán chi chương trình dự án để theo dõi kinh phí thuộc chương trình, dự án, đề tài. Nội dung, kết cấu tài khoản 662 – Chi dự án như sau: Bên Nợ: - Chi phí thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án. Bên Có: - Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi - Số chi của chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí dự án Số dư bên Có: Số chi chương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành, chưa được quyết toán. TK 662 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 - TK 6621 - Chi từ nguồn ngân sách cấp Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3 + TK 66211-Chi quản lý dự án + TK 66212- Chi thực hiện dự án - TK 6622 - Chi từ nguồn viện trợ Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3 154