Giáo trình Logistics

74 trang vanle 2450

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Logistics", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_logistics.pdf

Nội dung text: Giáo trình Logistics

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET GIÁO TRÌNH LOGISTICS PGS. TS. ĐỒN THỊ HỒNG VÂN Năm 2006
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET BÀI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU MƠN HỌC QUẢN TRỊ LOGISTICS 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA MƠN HỌC Các nguồn tài nguyên trên trái đất là hữu hạn, nhưng ước muốn của con người lại vơ cùng. Chính vì vậy, cần tối ưu hố việc sử dụng các nguồn tài nguyên, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và thế là Logistics đã ra đời. Xu thế tất yếu của thời đại ngày nay là tồn cầu hố nền kinh tế thế giới. Bất kỳ một quốc gia, một địa phương, một doanh nghiệp hay ngành nghề nào, khơng phân biệt lớn hay nhỏ, mạnh hay yếu, muốn tồn tại và phát triển đều phải chấp nhận và tích cực tham gia vào xu thế mới này. Bởi tồn cầu hố tuy cịn nhiều nhược điểm, như: Làm cho cạnh tranh ngày càng gay gắt, chưa bảo đảm sự cơng bằng giữa nước giàu và nước nghèo nhưng cĩ ưu điểm rất lớn là làm cho nền kinh tế thế giới phát triển năng động và vững chắc hơn. Tồn cầu hố tạo điều kiện cho giao thương giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới phát triển mạnh mẽ, và đương nhiên sẽ dẫn đến bước phát triển mới của Logistics – Logistics tồn cầu. Trong vài thập niên gần đây Logistics đã phát triển nhanh chĩng và mang lại những kết quả rất tốt đẹp ở nhiều nước trên thế giới, điển hình như: Hà Lan, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Hoa Kỳ Trong những năm cuối thế kỷ 20, đầu thế kỷ 21, thuật ngữ Logistics được nhắc đến nhiều ở các nước Đơng Á, Đơng – Nam Á và đặc biệt phát triển ở Singapore. Nhưng ở Việt Nam thuật ngữ này cịn mới mẻ, ít người biết đến. Để giúp cho người học - Sinh viên các chuyên ngành Kinh tế tiếp cận với lĩnh vực mới và đầy hấp dẫn này, chúng tơi đã tổng hợp kết quả nhiều năm nghiên cứu, giới thiệu mơn học QUẢN TRỊ LOGISTICS. 2. MỤC ĐÍCH CỦA MƠN HỌC In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Với mục đích phục vụ cho các sinh viên chương trình đào tạo từ xa của trường Đại học Dân lập Bình Dương, các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nhà quản trị, các nhân viên, các nhà quản trị Logistics trong hiện tại và tương lai, mơn học Quản trị Logistics cung cấp những kiến thức cần thiết để sau khi học xong mơn học này, các bạn cĩ thể hiểu sâu sắc hơn và vận dụng tốt hơn những vấn đề sau: . Những vấn đề lý luận cơ bản về Logistics; . Quản trị Logistics. . Từng bước ứng dụng những kiến thức về Logistics vào thực tế. 3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA MƠN HỌC: Logistics là một chuyên ngành mới, hấp dẫn với nhiều kiến thức mới, khĩ, trong khuơn khổ cĩ hạn của mơn học chúng tơi chỉ tập trung giới thiệu những vấn đề cơ bản nhất của Logistics. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để nghiên cứu mơn học này, ở Việt Nam mới cĩ rất ít tài liệu tham khảo. Để giúp các bạn đầu tư thời gian cho mơn học một cách tập trung và hiệu quả, xin giới thiệu một số tài liệu tham khảo chính: Các tài liệu tham khảo chính . TÀI LIỆU DO CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA CUNG CẤP . LOGISTICS – NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN, NXB THỐNG KÊ - 2003 và năm 2005, PGS.TS. ĐỒN THỊ HỒNG VÂN . QUẢN TRỊ CUNG ỨNG, NXB THỐNG KÊ - 2002, PGS.TS. ĐỒN THỊ HỒNG VÂN Với những tài liệu cĩ được, các bạn sẽ kết hợp giữa việc nghe giảng qua đài với việc tự đọc tài liệu ở bất cứ nơi đâu, vào bất cứ lúc nào tiện lợi cho bạn. Trên cơ sở những kiến thức cĩ được bạn sẽ làm bài tập và từng bước vận dụng vào thực tế. Vận dụng tốt những phương pháp trên chắc chắn bạn sẽ thành cơng. 5. KẾT CẤU CỦA MƠN HỌC In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Mơn học Quản trị Logistics gồm 8 chương: . Chương 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS . Chương 2: QUẢN TRỊ LOGISTICS . Chương 3: DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG . Chương 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN . Chương 5: DỰ TRỮ . Chương 6: QUẢN TRỊ VẬT TƯ . Chương 7: VẬN TẢI . Chương 8: KHO BÃI Mơn học được giới thiệu trong 12 buổi: . Buổi 1: Giới thiệu mơn học Quản trị Logistics . Buổi 2: Giới thiệu phần đầu của bài “Tổng quan về Logistics” . Buổi 3: Giới thiệu phần hai của bài “Tổng quan về Logistics” . Buổi 4: Quản trị Logistics . Buổi 5: Dịch vụ khách hàng . Buổi 6: Hệ thống thơng tin . Buổi 7: Dự trữ . Buổi 8: Giới thiệu phần đầu của bài “Quản trị vật tư” . Buổi 9: Giới thiệu phần hai của bài “Quản trị vật tư” . Buổi 10: Vận tải . Buổi 11: Kho bãi . Buổi 12: Tổng kết. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS 1. BÀN VỀ KHÁI NIỆM LOGISTICS Logistics cĩ nguồn gốc từ từ “Logistique” “Loger” (Nơi đĩng quân) “Lodge” (nhà nghỉ) Được sử dụng ở Anh bắt đầu từ thế kỷ 19. Trong tốn học Logisticss Logistikos được sử dụng từ thế kỷ 17. Từ điển Websters định nghĩa: “Logistics là quá trình thu mua, bảo quản, phân phối và thay thế con người và trang thiết bị”. Theo American Heritage Dictionary, Logistics cĩ 2 nghĩa: . “Logistics là một lĩnh vực hoạt động của quân đội, liên quan đến việc thu mua, phân phối, bảo quản và thay thế các thiết bị cũng như con người”. . “Logistics là việc quản lý các chi tiết của quá trình hoạt động”. Logistics được sử dụng trong quân đội, được hiểu với nghĩa là cơng tác hậu cần. Napoleon định nghĩa: “Logistics là hoạt động để duy trì lực lượng quân đội”. Cuối thế kỷ 20 Logisics được ghi nhận như 1 chức năng kinh tế chủ yếu, 1 cơng cụ hữu hiệu mang lại thành cơng cho các DN (SX và DV). Theo ESCAP (Uỷ ban Kinh tế và Xã hội châu Á - Thái Bình Dương) Logistics được phát triển qua 3 giai đoạn: . Giai đoạn 1: Phân phối vật chất: Vào những năm 60, 70 của thế kỷ thứ 20, người ta bắt đầu quan tâm đến vấn đề quản lý một cách cĩ hệ thống những hoạt động cĩ liên quan với nhau để đảm bảo phân phối sản phẩm, hàng hố cho khách hàng một cách cĩ hiệu quả. Những hoạt động đĩ bao gồm: vận tải, phân phối, bảo quản hàng hố, quản lý tồn kho, bao bì đĩng gĩi, phân loại, dán nhãn những hoạt động nêu trên được gọi là phân phối sản phẩm vật chất hay cịn cĩ tên gọi là Logistics đầu ra. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics: Đến những năm 80, 90 của thế kỷ trước, các cơng ty tiến hành kết hợp quản lý 2 mặt: đầu vào (gọi là cung ứng vật tư) với đầu ra (phân phối sản phẩm), để tiết kiệm chi phí, tăng thêm hiệu quả của quá trình này. Sự kết hợp đĩ được gọi là hệ thống Logistics. . Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyền cung ứng: Đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi nối tiếp các hoạt động từ người cung cấp - đến người sản xuất - khách hàng tiêu dùng sản phẩm, cùng với việc lập các chứng từ cĩ liên quan, hệ thống theo dõi, kiểm tra, làm tăng thêm giá trị sản phẩm. Khái niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa người sản xuất với người cung cấp, với người tiêu dùng và các bên cĩ liên quan, như: các cơng ty vận tải, kho bãi, giao nhận và người cung cấp cơng nghệ thơng tin (IT) Trong lĩnh vực sản xuất, người ta đưa ra định nghĩa Logistics một cách đơn giản, ngắn gọn nhất là cung ứng, là chuỗi hoạt động nhằm đảm bảo nguyên nhiên vật liệu, máy mĩc, thiết bị, các dịch vụ cho hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp được tiến hành liên tục, nhịp nhàng và cĩ hiệu quả; bên cạnh đĩ cịn tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm mới. Logistics là quá trình tối ưu hố về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buơn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thơng qua hàng loạt các hoạt động kinh te (xem Logistics and Supply Chain Management, tác giả Ma Shuo, tài liệu giảng dạy của World Maritime University, 1999). Khái niệm cĩ liên quan: Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau trong cùng một tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện chiến lược. Logistics cũng đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Logistics khơng chỉ liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà cịn liên quan tới tất cả nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng. Ở đây nguồn tài nguyên khơng chỉ bao gồm: vật tư, vốn, nhân lực mà cịn bao hàm cả dịch vụ, thơng tin, bí quyết cơng nghệ In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Logistics bao trùm cả hai cấp độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất liên quan đến v/đ vị trí, cịn cấp độ thứ hai liên quan đến vấn đề vận chuyển và lưu trữ. Logistics là hệ thống các cơng việc được thực hiện một cách cĩ kế hoạch nhằm quản lý nguyên vật liệu, dịch vụ, thơng tin và dịng chảy của vốn nĩ bao gồm cả những hệ thống thơng tin ngày một phức tạp, sự truyền thơng và hệ thống kiểm sốt cần phải cĩ trong mơi trường làm việc hiện nay. Logistics là sự duy trì, phát triển, phân phối/sắp xếp và thay thế nguồn nhân lực và nguyên vật liệu, thiết bị, máy mĩc Logistics là quy trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm sốt quá trình lưu chuyển và dự trữ hàng hố, dịch vụ từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi tiêu thụ cuối cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Logistics là khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động cung cấp hàng hố, dịch vụ. Logistics là khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch và thực hiện những lợi ích và cơng dụng của các nguồn tài nguyên cần thiết nhằm giữ vững hoạt động của tồn bộ hệ thống. Theo Hội đồng Quản trị Logistics của Mỹ (CLM - Council of Logistics Management) “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt một cách cĩ hiệu quả chi phí lưu thơng, dự trữ nguyên vật liệu, hàng hố tồn kho trong quá trình sản xuất sản phẩm cùng dịng thơng tin tương ứng từ điểm đầu tiên đến điểm tiêu dùng cuối cùng nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu của khách hàng” Theo Martin Christopher (UK) “Logistics là quá trình quản trị chiến lược thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm (và dịng thơng tin tương ứng) trong một cơng ty và qua các kênh phân phối của cơng ty để tối đa hố lợi nhuận hiện tại và tương lai thơng qua việc hồn tất các đơn hàng với chi phí thấp nhất”. Theo quan điểm “5 right” thì “Logistics là quá trình cung cấp đúng sản phẩm, đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng tiêu dùng sản phẩm”. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Theo David Simchi-Levi (MIT, USD) “Hệ thống Logistics (Logistics Network) là một nhĩm các cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho, cửa hàng một cách hiệu quả để hàng hố được sản xuất và phân phối đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí trên tồn hệ thống đồng thời đáp ứng được yêu cầu về mức độ phục vụ”. Theo chúng tơi “Logistics là quá trình tối ưu hố về vị trí và thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thơng qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”. 2. PHÂN LOẠI LOGISTICS Trong quá trình phát triển Logistics được thể hiện dưới 4 hình thức: . Logistics bên thứ nhất (1 PL - First Party Logistics): Người chủ sở hữu hàng hố tự mình tổ chức và thực hiện các hoạt động Logistics để đáp ứng nhu cầu của bản thân. Theo hình thức này, chủ hàng phải đầu tư vào phương tiện vận tải, kho chứa hàng, hệ thống thơng tin, nhân cơng, để quản lý và vận hành hoạt động Logistics. . Logistics bên thứ hai (2 PL - Second Party Logistics): Người cung cấp dịch vụ Logistics bên thứ hai là người cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ trong chuỗi các hoạt động Logistics (vận tải, kho bãi, thủ tục Hải quan, thanh tốn, ) để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng, chưa tích hợp hoạt động Logistics. . Logistics bên thứ ba (3 PL - Third Party Logistics): 3 PL là người thay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ Logistics cho từng bộ phận chức năng. Do đĩ, 3 PL bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, kết hợp chặt chẽ việc luân chuyển, tồn trữ hàng hố, xử lý thơng tin, và cĩ tính tích hợp vào dây chuyền cung ứng của khách hàng. . Logistics bên thứ tư (4 PL - Fourth Party Logistics): 4 PL là người tích hợp (integrator) – người hợp nhất, gắn kết các nguồn lực, tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi Logistics. 4 PL hướng đến quản trị cả quá trình Logistics, như nhận hàng từ nơi sản xuất, làm thủ tục xuất, nhập khẩu, đưa hàng đến nơi tiêu thụ cuối cùng. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Nghiên cứu tồn bộ quá trình Logistics cĩ: . Logistics đầu vào (inbound Logistics); . Logistics đầu ra (outbound Logistics) . Logistics ngược (reverse Logistics) Mỗi loại hàng hố sẽ cĩ quy trình Logistcs riêng: . Logistics hàng tiêu dùng: Quần áo, giày dép . Logistics trong ngành ơtơ; . Logistics trong ngành hố chất; . Logistics trong ngành điện tử; . Logistics trong ngành dầu khí 3. MỐI QUAN HỆ GIỮA LOGISTICS - DÂY CHUYỀN CUNG ỨNG – QUÁ TRÌNH PHÂN PHỐI “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt một cách hiệu lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hố, dịch vụ và những thơng tin cĩ liên quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích thoả mãn nhu cầu của khách hàng” (Douglas M Lambert, Fundamental of Logistics, p.3, Mc Graw - Hill, 1998). “Một dây chuyền cung ứng là một mạng lưới (cĩ thể lựa chọn) về phương tiện và phân phối để thực hiện các chức năng thu mua nguyên, phụ liệu chuyển hố chúng thành sản phẩm trung gian và cuối cùng, rồi phân phối sản phẩm đĩ tới khách hàng” (Ganeshan & Harrison 1995) Như vậy, so với khái niệm dây chuyền cung ứng thì khái niệm Logistics theo nghĩa rộng gần như tương đương, nhưng cần chú ý: Logistics nhấn mạnh đến tính tối ưu của quá trình, cịn dây chuyền cung ứng chỉ nĩi đến quá trình. Cịn nếu xét riêng từng doanh nghiệp, thì Logistics là quá trình tối ưu hố về vị trí và thời gian, lưu chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu của quá trình cung ứng cho đến tay người tiêu dùng, thơng qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. Cịn quản trị dây chuyền cung ứng gồm cả quá trình Logistics bên ngồi In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET doanh nghiệp, bao gồm cả khách hàng và các nhà cung cấp cấp 1, cấp 2 do đĩ SCM là khái niệm rộng hơn Logistics của một doanh nghiệp. Trong trường hợp này, Hội đồng quản trị Logistics của Mỹ cĩ đưa ra định nghĩa: “Logistics là một phần của dây chuyền cung ứng, thực hiện hoạch định, thực hiện và kiểm sốt dịng lưu chuyển, tồn trữ hàng hố, dịch vụ và thơng tin cĩ liên quan một cách hiệu quả, hiệu năng (effective, efficient) từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Quá trình phân phối là khái niệm phản ánh sự di chuyển hàng hố của một tổ chức (người sản xuất, kinh doanh hay bất kỳ một người nào khác cĩ hàng hố); Nĩ bao gồm sự vận chuyển hàng hố bằng các loại phương tiện khác nhau, từ địa điểm này sang địa điểm khác, từ nước nọ sang nước kia, trong đĩ cĩ sự phối hợp giữa các hoạt động và các chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo chu chuyển hàng hố liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng Như vậy, quá trình phân phối và hoạt động Logistics cĩ liên quan mật thiết với nhau nếu thiếu một kế hoạch khoa học và sự quản lý chặt chẽ sát sao thì tồn bộ quá trình chu chuyển hàng hố, dịch vụ phức tạp sẽ khơng thể thực hiện nhịp nhàng, liên tục. Chính vì vậy, người ta đã ví tồn bộ quá trình phân phối là một “băng tải” hàng hố chuyển động khơng ngừng dưới sự tổ chức và giám sát của cơng nghệ Logistics. 4. LOGISTICS TRONG GIAO NHẬN VẬN TẢI Trong lĩnh vực giao nhận vận tải Logistics khơng phải là một dịch vụ đơn lẻ, mà luơn luơn là một chuỗi các dịch vụ về giao nhận hàng hố, như: làm các thủ tục, giấy tờ, tổ chức vận tải, bao bì đĩng gĩi, ghi nhãn hiệu, lưu kho, lưu bãi, phân phát hàng hố đi các địa điểm khác nhau, chuẩn bị cho hàng hố luơn luơn sẵn sàng ở trạng thái nếu cĩ yêu cầu của khách hàng là đi ngay được Chính vì vậy, khi nĩi tới Logistics bao giờ người ta cũng nĩi tới một chuỗi hệ thống các dịch vụ (Logistics System Chain). Với hệ thống chuỗi dịch vụ này người cung cấp dịch vụ Logistics (Logistics Service Provider) sẽ giúp khách hàng cĩ thể tiết kiệm được chi phí của đầu vào trong các khâu vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và phân phối hàng hĩa cũng như chi phí tương tự ở đầu ra bằng cách kết hợp tốt các khâu riêng lẻ của hệ thống Logistics nêu trên In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Dịch vụ Logistics chính là sự phát triển ở giai đoạn cao của dịch vụ giao nhận kho vận trên cơ sở sử dụng những thành tựu của cơng nghệ thơng tin để điều phối hàng hố từ khâu tiền sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng, qua các cơng đoạn: vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hố. Logisticss là quá trình cung cấp đúng mặt hàng cần kinh doanh ở đúng địa điểm vào đúng thời gian cần thiết với giá cả hợp lý và chất lượng đảm bảo. 3PL là người chuyên cung cấp những DV quản lý các dịch vụ Logistics. 4PL là nhà cung cấp DV Logistics được thuê để giám sát các nhà cung cấp DV Logistics khác. 5. VAI TRỊ CỦA LOGISTICS Logistics là một chức năng kinh tế cĩ ảnh hưởng sâu rộng đến tồn xã hội. Trong thời đại ngày nay người ta luơn mong muốn những dịch vụ hồn hảo và điều đĩ sẽ đạt được khi phát triển Logistics. . Vai trị của Logistics đ/v nền kinh tế: Hoạt động Logistics đã chiếm từ 10 đến 15% GDP của hầu hết các nước lớn ở châu Âu, Bắc Mỹ và một số nền kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (theo Rushton Oxley & Croucher, 2000). Vì vậy nếu nâng cao hiệu quả hoạt động Logistics thì sẽ gĩp phần quan trọng nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội. . Vai trị của Logistics đ/v doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp Logistics cĩ vai trị rất to lớn. Logistics giúp giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ cĩ thể thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hố quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hố, dịch vụ, Logistics giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. 6. XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LOGISTICS . Xu hướng phát triển trên thế giới; . Xu hướng phát triển ở Việt Nam. Trên thế giới, Logistics đã và đang phát triển mạnh mẽ. Ở Việt Nam, Logistics đã bắt đầu được nhìn nhận như một cơng cụ “sắc bén” đem lại thành cơng cho doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập và chắc chắn Logistics sẽ phát triển trong tương lai khơng xa. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Xu hướng thứ nhất, ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thương mại điện tử ngày càng phổ biến và sâu rộng hơn trong các lĩnh vực của Logistics, như: hệ thống thơng tin Quản trị dây chuyền cung ứng tồn cầu, cơng nghệ nhận dạng bằng tần số Radio (Radio Frequency Identification – RFID), vì thơng tin được truyền càng nhanh và chính xác thì các quyết định trong hệ thống Logistics càng hiệu quả. Xu hướng thứ hai, phương pháp quản lý Logistics kéo (Pull) ngày càng phát triển mạnh mẽ và dần thay thế cho phương pháp Logistics đẩy (Push) theo truyền thống Xu hướng thứ ba, thuê dịch vụ Logistics từ các cơng ty Logistics chuyên nghiệp ngày càng phổ biến. Nếu như trước đây, các chủ sở hữu hàng hố lớn thường tự mình đứng ra tổ chức và thực hiện các hoạt động Logistics để đáp ứng nhu cầu của bản thân, thì giờ đây việc đi thuê các dịch vụ Logistics ở bên ngồi ngày càng trở nên phổ biến. Tĩm lại: . Logistics là quá trình tối ưu hố về vị trí và thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thơng qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. . Logistics là một chức năng kinh tế chủ yếu, cĩ vai trị rất quan trọng đối với nền kinh tế nĩi chung, và từng doanh nghiệp nĩi riêng. Trên thế giới, Logistics đã và đang phát triển mạnh mẽ. Ở Việt Nam, Logistics đã bắt đầu được nhìn nhận như một cơng cụ “sắc bén” đem lại thành cơng cho doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập và chắc chắn Logistics sẽ phát triển trong tương lai khơng xa. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Hãy trình bày hiểu biết của anh/chị về Logistics. 2. Hãy phân biệt 1 PL, 2PL, 3 PL và 4PL. Trình bày ưu, nhược điểm của mỗi hình thức. 3. Phân tích mối quan hệ giữa Logistics – Dây chuyền cung ứng – Quá trình phân phối. 4. Trình bày hiểu biết của anh/chị về Logistics trong giao nhận vận tải. 5. Vai trị của Logistics đối với nền kinh tế quốc dân và đối với từng doanh nghiệp. 6. Xu hướng phát triển của Logistics trong những thập niên đầu thế kỷ 21. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 2 QUẢN TRỊ LOGISTICS 1. QUẢN TRỊ LOGISTICS Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt cĩ hiệu lực, hiệu quả việc chu chuyển và dự trữ hàng hố, dịch vụ và những thơng tin cĩ liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối cùng với mục tiêu thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Nội dung của quản trị Logistics rất rộng, bao gồm: . Dịch vụ khách hàng; . Hệ thống thơng tin; . Dự trữ; . Quản trị vật tư; . Vận tải; . Kho bãi; . Quản trị chi phí; 2. DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG (tr.53 – 55) Theo quan điểm mới thì dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua, người bán và bên thứ ba - các nhà thầu phụ; Kết quả của quá trình này là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi. Nĩi ngắn gọn hơn dịch vụ khách hàng là quá trình cung cấp các lợi ích từ giá trị gia tăng cho dây chuyền cung ứng với chi phí hiệu quả nhất. Dịch vụ khách hàng, cĩ thể mơ tả thống hơn, là các biện pháp trong các hệ thống Logistics được thực hiện sao cho giá trị gia tăng được cộng vào sản phẩm đạt mức cao nhất với tổng chi phí thấp nhất. Giá trị gia tăng ở đây chính là sự hài lịng của khách hàng, nĩ là hiệu số giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào, thơng qua hàng loạt các hoạt động kinh tế cĩ quan hệ và tác động tương hỗ với nhau. Nĩi tĩm lại, dịch vụ khách hàng là đầu ra của quá trình hoạt động Logistics và là giao diện chủ yếu giữa những chức năng của marketing và Logistics, hỗ trợ In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET cho yếu tố địa điểm/phân phối (place) trong marketing - MIX. Hơn thế nữa, dịch vụ khách hàng là “bí quyết” để duy trì và phát triển lịng trung thành của khách hàng đối với những sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung cấp. Dịch vụ Logistics: Điều 233 (luật TM) Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đĩ thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều cơng việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đĩng gĩi bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác cĩ liên quan đến hàng hố theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao. 3. HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUẢN TRỊ LOGISTICS (tr.55 – 57) Hệ thống thơng tin Logistics bao gồm thơng tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp), thơng tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế tốn - tài chính, marketing, sản xuất ), thơng tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải ) và sự kết nối thơng tin giữa các tổ chức, bộ phận, cơng đoạn nêu trên. Hệ thống thơng tin (máy tính và mạng) là yếu tố khơng thể thay thế trong việc hoạch định và kiểm sốt hệ thống Logistics, với hệ thống xử lý đơn hàng là trung tâm. Những thành tựu của cơng nghệ thơng tin giúp cho người ta đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất. 4. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (tr.58 – 61) Để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội tiến hành liên tục, nhịp nhàng thì phải tích luỹ lại một phần sản phẩm hàng hố ở mỗi giai đoạn của quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng (từ điểm đầu tiên đến điểm cuối cùng của dây chuyền cung ứng). Sự tích luỹ, sự ngưng đọng sản phẩm ở các giai đoạn vận động như vậy được gọi là dự trữ. Khái niệm này rộng và hàm chứa một nội dung khoa học, khác với quan niệm đơn giản cho rằng dự trữ thuần tuý chỉ là hàng tồn kho. Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ: . Sự phân cơng lao động xã hội; . Sản xuất, vận tải phải đạt đến một quy mơ nhất định thì mới mang lại hiệu quả; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Cân bằng cung cầu đối với những mặt hàng theo thời vụ; . Dự trữ để đề phịng rủi ro; . Để phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng; . Để tăng sức cạnh tranh. Dự trữ là tất yếu khách quan, nhờ cĩ dự trữ mà cuộc sống nĩi chung, hoạt động Logistics nĩi riêng, mới cĩ thể diễn ra liên tục nhịp nhàng. Nhưng nĩi như vậy khơng cĩ nghĩa là dự trữ càng nhiều càng tốt. Quản trị dự trữ là khâu quan trọng trong tồn bộ hệ thống Logistics. Cần sử dụng tốt và phối hợp chặt chẽ các kỹ thuật: phân tích dự báo, mơ hình dự trữ, hệ thống giải quyết đơn hàng để làm tốt cơng tác quản trị dự trữ, biến nĩ thành cơng cụ đắc lực giúp cơng ty thành cơng. 5. QUẢN TRỊ VẬT TƯ (tr.61 – 62) Nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của quá trình Logistics, thì quản trị vật tư là đầu vào của quá trình này. Mặc dù khơng trực tiếp tác động đến người tiêu dùng nhưng quản trị vật tư cĩ vai trị quyết định đối với tồn bộ hoạt động Logistics. Bởi khơng cĩ nguyên vật liệu tốt thì khơng thể cho ra sản phẩm tốt. Các hoạt động của quản trị vật tư bao gồm: xác định nhu cầu vật tư; Tìm nguồn cung cấp; Tiến hành mua sắm/thu mua vật tư; Tổ chức vận chuyển; Nhập kho và lưu kho; Bảo quản và cung cấp cho người sử dụng; Quản trị hệ thống thơng tin cĩ liên quan; Lập kế hoạch và kiểm sốt hàng tồn kho; Tận dụng phế liệu, phế phẩm; Ngồi ra, cịn làm nhiệm vụ quản lý sản xuất từ bên ngồi. 6. VẬN TẢI Nguyên vật liệu, hàng hố chỉ cĩ thể đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nhờ các phương tiện vận tải. Vì thế, vận tải đĩng vai trị rất quan trọng trong hoạt động Logistics. Để chuyên chở hàng hố, người bán, người mua/người cung cấp dịch vụ Logistics cĩ thể chọn một trong các phương thức vận tải sau: đường biển, đường sơng, đường bộ, đường sắt, đường hàng khơng hoặc vận tải đa phương thức. Mỗi In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET phương thức vận tải cĩ những ưu, nhược riêng. Muốn kinh doanh Logistics cần phải hiểu được những đặc điểm riêng đĩ. 7. KHO BÃI Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thơng tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hố được lưu kho. Nội dung của cơng tác quản trị kho rất phong phú gồm: thiết kế mạng lưới kho (xác định số lượng và quy mơ của các kho); Thiết kế và trang bị các thiết bị trong kho; Tổ chức các nghiệp vụ kho: xuất, nhập, lưu kho, bảo quản hàng hố trong kho; Quản lý hệ thống thơng tin, sổ sách, số liệu về hoạt động của kho; Tổ chức quản lý lao động; Tổ chức các cơng tác bảo hộ và an tồn lao động trong kho. 8. CHI PHÍ LOGISTICS VÀ PHÂN TÍCH TỔNG CHI PHÍ LOGISTICS (tr.71 – 80) Logistics là chuỗi tích hợp nhiều hoạt động kinh tế nhằm tối ưu hoa vị trí và quá trình chu chuyển, dự trữ hàng hố từ điểm đầu cho đến điểm cuối - người tiêu dùng cuối cùng, nên nếu giảm chi phí tuỳ tiện ở từng hoạt động riêng lẻ, chưa chắc đã đạt được kết quả mong muốn. Giữa các hoạt động cĩ liên quan mật thiết với nhau, dẫn đến giảm chi phí ở khâu này cĩ thể làm tăng chi phí ở khâu khác và cuối cùng tổng chi phí khơng giảm mà cịn cĩ thể tăng, đi ngược lại mục đích của quản trị chi phí Logistics. Do vậy, chìa khố để quản trị chi phí Logistics là phân tích tổng chi phí (total cost). Điều này cĩ nghĩa là với dịch vụ khách hàng định trước, nhà quản trị Logistics phải tìm cách giảm tổng chi phí xuống mức thấp nhất. Chi phí Logistics được hình thành từ chi phí của các hoạt động trong quá trình: cĩ 6 loại chi phí chủ yếu tham gia vào quá trình này: . Chi phí phục vụ khách hàng; . Chi phí vận tải; . Chi phí kho bãi; . Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thơng tin; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Chi phí sản xuất, thu mua (để cĩ đủ lơ hàng theo yêu cầu); . Chi phí dự trữ. Cần nhấn mạnh rằng: khơng nên và khơng thể phân tích riêng lẻ từng hoạt động Logistics và chi phí Logistics, bởi chúng cĩ quan hệ mật thiết, luơn tác động qua lại lẫn nhau, ảnh hưởng và bổ sung cho nhau. Nhà quản trị Logistics giỏi là người cĩ khả năng điều phối tồn bộ mạng Logistics tích hợp hoạt động với chi phí và mức độ dịch vụ khách hàng tối ưu. Tĩm lại: Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt cĩ hiệu lực, hiệu quả tồn bộ việc chu chuyển và dự trữ hàng hố, dịch vụ cùng những thơng tin cĩ liên quan từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục đích thoả mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng với tổng chi phí thấp nhất. Quản trị Logistics cĩ nhiều nội dung như: . Dịch vụ khách hàng . Hệ thống thơng tin trong quản trị Logistics, . Dự trữ, . Quản trị vật tư, . Vận tải, . Kho bãi, . Quản trị chi phí Logistics. Cần nhấn mạnh rằng: khơng nên và khơng thể phân tích riêng lẻ từng hoạt động Logistics và chi phí Logistics, bởi chúng cĩ quan hệ mật thiết, luơn tác động qua lại lẫn nhau, ảnh hưởng và bổ sung cho nhau. Nhà quản trị Logistics giỏi là người cĩ khả năng điều phối tồn bộ mạng Logistics tích hợp hoạt động với chi phí và mức độ dịch vụ khách hàng tối ưu. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Trình bày hiểu biết của anh/chị về khái niệm Quản trị Logistics. 2. Trình bày vắn tắt những nội dung cơ bản của Quản trị Logistics. 3. Hãy cho biết: tại sao phải phân tích tổng thể các chi phí Logistics, mà khơng nên phân tích riêng lẻ từng khoản chi phí? In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 3 DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 1. ĐỊNH NGHĨA VỀ DVKH Theo nghĩa rộng, dịch vụ khách hàng là thước đo về mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống Logistics trong việc tạo ra sự hữu dụng về mặt thời gian và địa điểm đối với sản phẩm hay dịch vụ. Nĩ bao gồm các hoạt động cĩ liên quan đến việc giải quyết đơn hàng, vận tải và các dịch vụ hậu mãi DVKH CMR: DVKH ≠ Sự thoả mãn nhu cầu của khách hàng Ở đại đa số các cơng ty Logistics, dịch vụ khách hàng thường được định nghĩa theo một trong ba cách sau: . Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của cơng ty nhằm giải quyết tốt các đơn đặt hàng của khách hàng, những hoạt động đĩ cĩ thể là: lập bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan, xử lý, truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại . Dịch vụ khách hàng là việc thực hiện những cơng việc cụ thể, được đánh giá bằng những thơng số cụ thể, những quy chuẩn cĩ sẵn, ví dụ: Khả năng hồn thành 98% đơn hàng trong vịng 24 tiếng đồng hồ; Đến thăm khách hàng chính cứ 6 tháng một lần; Giải quyết khiếu nại trong vịng 15 ngày; Hồn thành thủ tục hải quan trong vịng 2 tiếng. . Dựa vào triết lý của tổ chức (corporate philosophy) người ta định nghĩa, dịch vụ khách hàng là một phần trong triết lý chung của cơng ty, phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Theo một quan điểm mới dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người Mua – người Bán và bên thứ ba – các nhà thầu phụ; Kết quả của quá trình này là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi. Nĩi ngắn gọn hơn, dịch vụ khách hàng là quá trình cung cấp các tiện ích từ giá trị gia tăng cho dây chuyền cung ứng với chi phí hiệu quả nhất. 2. CÁC YẾU TỐ CỦA DVKH Cĩ rất nhiều yếu tố liên quan đến DVKH, cĩ thể chia chúng thành 3 nhĩm: In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Trước khi giao dịch (tr.87 – 90) Xây dựng chính sách DVKH; Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng; Tổ chức bộ máy thực hiện; Phịng ngừa rủi ro; Quản trị dịch vụ. . Trong khi giao dịch (tr.91 – 97) Tình hình dự trữ hàng hố; Thơng tin về hàng hố; Tính chính xác của hệ thống; Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng; Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt; Khả năng điều chuyển hàng hố; Thủ tục thuận tiện; Sản phẩm thay thế. . Sau khi giao dịch (tr.91 – 100) Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác; Theo dõi sản phẩm; Giải quyết những than phiền, khiếu nại, trả lại sản phẩm của khách hàng; Cho khách hàng mượn sản phẩm. 3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA DVKH TRONG VIỆC TẠO RA LỢI THẾ CẠNH TRANH Trong cuộc cạnh tranh khốc liệt, dịch vụ khách hàng ở cả ba giai đoạn trước giao dịch, trong giao dịch và sau giao dịch, chính là cơng cụ sắc bén, là “bí quyết” giúp tổ chức làm hài lịng khách hàng, trở nên đẹp đẽ, nổi bật, cĩ khả năng hấp dẫn khách hàng. Cĩ thể kết luận ngắn gọn: Logistics đĩng vai trị then chốt gĩp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức thơng qua việc cung cấp một dịch vụ khách hàng tuyệt hảo. 4. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Để xây dựng được chiến lược dịch vụ khách hàng cĩ tính khoa học và khả thi cao, cần phải phân tích kỹ mơi trường bên trong và bên ngồi, xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ; Trong đĩ, cần đặc biệt chú ý: Xây dựng chiến lược phải dựa trên yêu cầu của khách hàng và chú trọng đến tiêu chuẩn cạnh tranh. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 5. GIỚI THIỆU MỘT SỐ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS . Dịch vụ khách hàng tại các cảng biển: Các dịch vụ giá trị gia tăng Logistics Các DV Logistics tổng hợp; Các dịch vụ tích hợp chuỗi. Các tiện ích dịch vụ giá trị gia tăng. . Dịch vụ khách hàng hàng tại Maersk Logistics: Quản trị dây chuyền cung ứng Giao nhận, vận tải hàng hố quốc tế Dịch vụ về kho bãi và phân phối hàng hố Các dịch vụ khác ( vd: SOP) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Những quy định của Nhà nước Việt Nam về dịch vụ Logistics: . Điều 233 (luật TM): Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đĩ thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều cơng việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đĩng gĩi bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác cĩ liên quan đến hàng hố theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao. . Đ. 234: Điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics. . Đ. 235: Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics. . Đ. 236: Quyền và nghĩa vụ của khách hàng. . Đ. 237: Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics. . Đ. 238: Giới hạn trách nhiệm. . Đ. 239: Quyền cầm giữ và định đoạt hàng hố. . Đ. 240: Nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics khi cầm giữ hàng hố. Tĩm lại: Trong chương 3 chúng ta đã nghiên cứu định nghĩa về dịch vụ khách hàng, các yếu tố của dịch vụ khách hàng, tầm quan trọng của chúng. Đồng thời cũng đã xem xét một cách khái quát về chiến lược, dịch vụ khách hàng, biện pháp xây dựng chiến lược dịch vụ và một số loại hình dịch vụ khách hàng đã và đang được thực hiện tại Việt Nam. Trong chương tiếp theo chúng ta sẽ nghiên cứu về hệ thống thơng tin trong hoạt động Logistics. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Trình bày hiểu biết của anh/chị về dịch vụ khách hàng. 2. Dịch vụ Logistics là gì? 3. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến các dịch vụ khách hàng trong từng giai đoạn trước giao dịch trong khi giao dịch, sau khi giao dịch. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 4 HỆ THỐNG THƠNG TIN Trong những chương trước, chúng ta đã nghiên cứu và biết được thế nào là Logistics và Quản trị Logistics. Tầm quan trọng và xu hướng phát triển của Logistics trên thế giới và ở VN. Chúng ta cũng đã nghiên cứu về DVKH - đầu ra của tồn bộ quá trình Logistics. Hơm nay, chúng ta tiếp tục nghiên cứu về một bộ phận quan trọng khác của quá trình Logistics - Hệ thống thơng tin. Hệ thống thơng tin đĩng vai trị cựu kỳ quan trọng, vì thiếu thơng tin nên cuộc đời này đã cĩ bao chuyện cười ra nước mắt, VD: A và B cùng ở trong 1 TP. A rất cần một loại thiết bị đặc chủng. Sau một thời gian dài vất vả tìm kiếm, A mới mua được thiết bị từ châu lục khác đưa về. Quá vui mừng, A mở tiệc khoản đãi. Trong bữa tiệc này, A mới biết trong kho của B cĩ đúng thiết bị A cần tìm. Một thời gian dài B muốn tìm người để bán lại thiết bị này, nhưng chưa tìm được và đặc biệt B chỉ muốn bán với giá bằng một nửa số tiền A đã phải bỏ ra để mua hàng! Thế là Người ở cạnh ta mà ta khơng biết, chỉ vì thiếu thơng tin, đơi bên cùng chịu thiệt. Và giờ đây Chúng ta đang sống trong 1 cuộc CM sâu sắc mà ảnh hưởng của nĩ cũng khơng thua kém gì cuộc CM cơng nghiệp đã mang lại cho lồi người. Khơng lâu nữa, mạng điện tử sẽ cho phép con người vượt qua các trở ngại về thời gian và khoảng cách; Đem đến cho chúng ta những lợi thế đặc biệt và những cơ hội kinh doanh mà hơm nay khơng thể tưởng tượng ra được; Mở ra một thế giới mới về khả năng và tiến bộ kinh tế. Chính vì thế mà hệ thống thơng tin cĩ vai trị đặc biệt quan trọng, được coi là chìa khố vạn năng để giải quyết những vấn đề sống cịn của Logistics. Và Quốc hội ta sắp thơng qua Luật Cơng nghệ thơng tin và Luật Giao dịch điện tử. Hệ thống thơng tin hiện đại cũng là dấu hiệu quan trọng để phân biệt 1 cơng ty Logistics với 1 cơng ty Giao nhận thơng thường. . Chu trình đặt hàng – Sự cần thiết phải quản trị hệ thống thơng tin. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Hệ thống thơng tin trong quản trị Logistics – Những bước cải tiến. . Giới thiệu một số hệ thống thơng tin của các cơng ty Logistics tại Việt Nam. . Trao đổi thơng tin cĩ vai trị đặc biệt quan trọng, theo kết quả điều tra của Tạp chí Kinh doanh Harvard: các nhà quản trị dành 75 - 80% thời gian làm việc cho vấn đề trao đổi - xử lý thơng tin. Trong hoạt động Logistics thơng tin lại càng quan trọng. . Muốn quản trị được hệ thống thơng tin trong hoạt động Logistics thì trước hết cần hiểu về hệ thống thơng tin và tính phức tạp của hệ thống thơng tin trong tồn bộ quá trình Logistics. Hệ thống thơng tin Logistics bao gồm: Hệ thống thơng tin Logistics: . Thơng tin trong từng tổ chức thuộc hệ thống Logistics: DN Logistics; Các nhà cung cấp; Khách hàng; . Thơng tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi tổ chức; . Thơng tin trong từng khâu của dây chuyền Logistics; Và Sự kết nối giữa những tổ chức, bộ phận, cơng đoạn nêu trên. Trong hệ thống thơng tin phức tạp đĩ thì xử lý đơn hàng của khách hàng là khâu trung tâm. Để thấy được tầm quan trọng của hệ thống thơng tin và những bước tiến của hệ thống thơng tin Logistics, trước hết chúng ta tìm hiểu về chu trình đặt hàng. 1. CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG - SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN Chu trình đặt hàng bao gồm tồn bộ khoảng thời gian kể từ khi khách hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi sản phẩm/hàng hố được giao đến tay khách hàng, được khách hàng chấp nhận cho nhập kho và hồn thành những giấy tờ, thủ tục cĩ liên quan. Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm những bước sau: . Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đi . Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống (ghi vào sổ, vào máy ) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Giải quyết đơn hàng . Chuẩn bị hàng hố theo yêu cầu (sản xuất, thu mua, phân loại, đĩng gĩi, dán nhãn . Vận chuyển hàng hố . Bốc dỡ, giao nhận hàng Tồn bộ chu trình đặt hàng – Đứng trên gĩc độ khách hàng 1. Khách hàng đặt 6. Giao hàng cho 5. Chuyển hàng hàng  khách hàng  cho khách   2. Nhà cung cấp 3. Giải quyết đơn 4. Chuẩn bị hàng nhận đơn đặt hàng đặt hàng và đĩng gĩi Cơng việc Thời gian trung bình 1. Khách hàng chuẩn bị đơn đặt hàng gửi đi 2 ngày 2. Đơn đặt hàng được nhận và nhập vào hệ thống 1 ngày 3. Giải quyết đơn đặt hàng 4. Chuẩn bị hàng hố và đĩng gĩi 1 ngày 5. Thời gian vận chuyển hàng hố 5 ngày 6. Khách hàng nhận hàng và đưa vào kho 3 ngày 1 ngày Tổng cộng 13 ngày In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Trước đây, với quan điểm sản xuất, người ta cho rằng: nhà sản xuất chỉ cĩ thể tối ưu hố các khâu: 2 - nhận đơn hàng; 3 - triển khai đơn hàng; 4 - bao bì, đĩng gĩi, hồn tất đơn hàng, nhưng sự thực khơng phải như vậy, nếu biết quản trị tốt hệ thống thơng tin thì tiềm năng rút ngắn thời gian thực hiện một đơn hàng cịn rất lớn. Hãy học tập kinh nghiệm của cơng ty Yamaha, Nhật Bản Nhờ áp dụng Logistics - tối ưu hố mọi cơng đoạn của tồn bộ quá trình thực hiện đơn hàng, trong đĩ cĩ các khâu: trao đổi thơng tin, vận chuyển, dự trữ, Yamaha đã rút ngắn chu kỳ sản xuất từ 6 tháng xuống cịn 3 tháng, đáp ứng được yêu cần của thị trường, giữ vững và phát triển thị trường Mỹ.(Theo Ơng Kenji Togawa, chuyên gia của tổ chức Jica) 2. HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QT LOGISTICS – NHỮNG BƯỚC CẢI TIẾN. Đường đi của một đơn hàng (tr.123 – 134) . Thơng tin trực tiếp: . Thơng tin gián tiếp: Khách hàng Giao hàng cho Vận chuyển đặt hàng khách hàng hàng hĩa Chuyển đơn đặt hàng Danh mục Đơn đặ t hàng Hĩa đơn hàng hĩa trước sẵn cĩ Nhận đơn Kiểm tra HS danh TH đơn đơn Chu ẩn bị cơng nợ mục HH hàng xuất kho hàng Kế hoạch KH Sản xuất Chứng từ sản xuất chuyển vận tải hàng In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Đường đi của một đơn hàng phải qua nhiều khâu và xử lý nhiều thơng tin cĩ liên quan. Vì vậy, cách thức truyền tin và xử lý thơng tin cĩ ảnh hưởng lớn đến tồn bộ chu trình đặt hàng. Cho đến nay, để trao đổi thơng tin, thực hiện đơn đặt hàng, người ta cĩ thể sử dụng các cách sau: thực hiện bằng tay, sử dụng điện thoại và truyền tin điện tử. Mỗi phương pháp cĩ những đặc điểm riêng Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng Cấp Hình thức của Chi phí thực Hiệu Độ chính Tốc độ độ hệ thống hiện/duy trì quả xác Thực hiện 1 Chậm Thấp Thấp Thấp bằng tay Thực hiện Trung Trung 2 bằng điện Trung bình Tốt bình bình thoại Đầu tư cao, chi Nối mạng điện Rất 3 Nhanh phí hoạt động Cao tử trực tuyến tốt thấp Đơn giản nhất và ở cấp độ thấp nhất, đơn hàng được khách hàng lập bằng cách viết tay, hoặc đánh máy rồi gửi cho nhà cung cấp, bằng cách gửi thư qua bưu điện. Cách này tuy cĩ chi phí thấp, nhưng tốc độ chậm, độ chính xác thấp và đương nhiên hiệu quả thấp. Khi điện thoại xuất hiện, người ta chuyển sang chuyển thơng tin đặt hàng bằng điện thoại, fax Đây là một bước tiến bộ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian đặt hàng. Ở cả hai cấp độ 1 và 2 thì khi nhận được đơn hàng, bộ phận nhận thơng tin sẽ tiến hành ghi sổ và triển khai các bước tiếp theo, nên nhìn chung tốc độ vẫn chậm. Chỉ đến khi máy vi tính ra đời, phát triển và được nối mạng, thì mới tạo nên cuộc cách mạng thực sự trong việc thực hiện đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho Logistics ra đời và phát triển. Trong lĩnh vực Logistics, máy tính ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình. Một chuyên gia Logistics đã phát biểu: “Máy tính thực sự là một ngăn chứa hồ sơ khổng lồ, máy tính cĩ khả năng tính tốn cực kỳ nhanh và khi được liên kết với một máy in, máy tính sẽ giúp soạn thảo các văn bản, đơn hàng nhanh chĩng, chính xác. Máy tính lưu trữ các dữ liệu cơ bản của tồn bộ hoạt In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET động Logistics trong bộ nhớ, xử lý các số liệu theo yêu cầu và phục vụ đắc lực cho quá trình quản lý vật tư, hàng hố.” Để thực hiện quy trình Logistics cần rất nhiều cơng việc và nhiều cơng văn, giấy tờ, chứng từ . Khi quy mơ sản xuất cịn nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này khơng quá phức tạp và cĩ thể thực hiện bằng tay. Nhưng khi sản xuất phát triển, lượng hàng hố cung cấp nhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về địa bàn và địi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, báo giá, hợp đồng, các bản sửa đổi bổ sung, hố đơn, báo cáo hàng tồn kho, phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên rất nhiều, thì việc xử lý bằng tay sao cho chính xác, kịp thời là khơng khả thi, phải cĩ sự giúp sức của máy vi tính. . Khi được nối vào mạng Internet, thì máy tính sẽ giúp thực hiện được điều kỳ diệu trong cuộc sống - thương mại điện tử. . Máy tính giúp truyền tin đến nhà cung cấp nhanh chĩng, chính xác. . Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) là hệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa các bộ phận với nhau. EDI cho phép gửi và nhận dữ liệu với tốc độ nhanh nhất, với độ chính xác cao. Tất nhiên EDI là hệ thống khá phức tạp, chi phí đầu tư tốn kém, nhưng lợi ích của nĩ thì khơng ai cĩ thể phủ nhận, cụ thể là: Giảm được khoảng 60% - 70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, chuyển đến địa chỉ cần thiết và các cơng việc cĩ liên quan Giảm thiểu được những sai sĩt so với việc thao tác bằng tay Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các cơng việc cĩ liên quan Giúp phản hồi thơng tin nhanh chĩng Giảm cơng việc và thời gian bốc dỡ hàng Giảm lượng hàng dự trữ Tăng độ chính xác trong tất cả các cơng việc của chu trình đặt hàng; Máy tính và EDI khơng chỉ giúp nâng cao hiệu quả khâu trung tâm của hệ thống Logistics - chu trình đặt hàng, mà cịn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác, như: . Quản lý tình hình xuất, nhập tồn kho vật tư . Tự động lập yêu cầu vật tư (khi tồn kho đến điểm tới hạn) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Lập đơn đặt hàng và kiểm tra đơn đặt hàng . Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện . Sử dụng trong việc phân tích tình hình thực hiện các đơn đặt hàng . Lập các báo cáo theo yêu cầu 3. GIỚI THIỆU MỘT SỐ HỆ THỐNG THƠNG TIN CỦA CÁC CƠNG TY LOGISTICS . Hệ thống thơng tin của Maersk Logistics Việt Nam Hệ thống thơng tin của FLDC. Tĩm lại; Quản trị hệ thống thơng tin là bộ phận cĩ tầm quan trọng đặc biệt, khơng thể thiếu trong tồn bộ quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt cĩ hiệu quả hoạt động Logistics. Những thành tựu của cơng nghệ thơng tin giúp người ta cĩ thể trao đổi, xử lý thơng tin nhanh chĩng, chính xác, trên cơ sở đĩ kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn. Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, các hệ thống thơng tin trong quản trị Logistics ngày càng hồn thiện; Cơng nghệ thơng tin thực sự trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén, giúp các cơng ty Logistics thành cơng và Logistics tồn cầu lớn mạnh. CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Tầm quan trọng của hệ thống thơng tin trong hoạt động Logistics. 2. Trình bày những bước cải tiến cơ bản của hệ thống thơng tin trong hoạt động Logistics. 3. Phân tích thực trạng hệ thống thơng tin trong hoạt động cung ứng/Logistics ở đơn vị anh/chị đang làm việc và đề xuất các biện pháp cải tiến. CHƯƠNG 5 DỰ TRỮ Từ những bài học trước, chúng ta đã biết rằng Logistics khơng phải là 1 hoạt động đơn lẻ, mà là chuỗi các hoạt động liên tục, cĩ quan hệ mật thiết với nhau, được thực hiện một cách khoa học và cĩ hệ thống qua các bước: nghiên cứu, hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra - kiểm sốt và hồn thiện. Do đĩ, In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau trong cùng một tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện chiến lược. Logistics cũng đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm, từ các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Logistics khơng chỉ liên quan đến nguyên vật liệu mà cịn liên quan đến tất cả nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng, trong đĩ Quản trị dự trữ đĩng một vai trị hết sức quan trọng. 1. KHÁI NIỆM DỰ TRỮ Quản trị dự trữ là 1 bộ phận quan trọng của quản trị Logistics. Thực tế cho thấy rằng, nếu dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hố, khơng đủ về số lượng, chủng loại hoặc khơng đáp ứng yêu cầu về chất lượng, thì hoạt động Logistics khơng thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến tình trạng hàng hố bị ứ đọng, vịng quay của vốn chậm, chí phí hoạt động Logistics tăng => hoạt động khơng hiệu quả. Vậy dự trữ là gì? Theo nghĩa rộng, để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội diễn ra liên tục, nhịp nhàng thì ở mỗi giai đoạn của quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, cần phải tích luỹ lại một lượng nhất định nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm, hàng hố Sự tích luỹ, ngưng đọng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoa Ở các giai đoạn vận động của quá trình Logistics như vậy được gọi là dự trữ. Cịn theo quan niệm phổ biến trong thực tế, thì dự trữ là đầu tư vốn lớn, tốn kém, nhưng cần thiết và cĩ mối quan hệ mật thiết với chất lượng dịch vụ khách hàng (nếu khơng đáp ứng được kịp thời nhu cầu của khách hàng thì sẽ bị mất khách hàng, mất ưu tín). Vì vậy cần xác định được mức dự trữ tối ưu. Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ: . Do sự phân cơng lao động xã hội, chuyên mơn hố sản xuất; . Do sản xuất, vận tải phải đạt đến một quy mơ nhất định thì mới mang lại In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET hiệu quả; . Để cân bằng cung – cầu đối với những mặt hàng cĩ tính thời vụ; . Để đề phịng rủi ro; Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ: . Là phương tiện để phục vụ nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất; . Dự trữ để đầu cơ; . Do hàng khơng bán được; . Dự trữ là phương tiện giúp thực hiện quá trình Logistics một cách thơng suốt 2. PHÂN LOẠI DỰ TRỮ . Phân loại theo vị trí của hàng hố trên dây chuyền cung ứng; . Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ; . Phân loại theo cơng dụng của dự trữ; . Phân loại theo giới hạn của dự trữ; . Phân loại theo thời hạn dự trữ. 2.1. PHÂN LOẠI THEO VỊ TRÍ CỦA HÀNG HỐ TRÊN DÂY CHUYỀN CUNG ỨNG . Dự trữ của nhà cung cấp . Dự trữ nguyên vật liệu . Dự trữ bán thành phẩm . Dự trữ sản phẩm tại kho của nhà SX . Dự trữ sản phẩm trong phân phối . Dự trữ của nhà bán lẻ . Dự trữ của người tiêu dùng (Hình 5.1) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Quy trình Logistics: Quy trình Logistics ngược (Reverse Logistics flow): In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Dự trữ Dự trữ Dự trữ nguyên vật bán thành thành phẩm liệu phẩm của nhà sx Dự trữ của Dự trữ nhà cung cấp sản phẩm trong phân phối Dự trữ trong Dự trữ của tiêu dùng nhà bán lẻ Tái tạo và đĩng gĩi lại Phế liệu Loại bỏ phế thải phế thải H.5.1. cho thấy, theo chiều thuận, quá trình Logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyên vật liệu cho đến người tiêu thụ sản phẩm cuối cùng, ở mỗi khâu của quá trình đề tổ chức dự trữ để đảm bảo cho quá trình liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả. Nhưng thực tế cho thấy, ở mỗi khâu của quá trình Logistics đều cĩ thể xuất hiện những sản phẩm khơng đạt yêu cầu, cần phải hồn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, địi hỏi phải tái chế, bao bì dán nhãn lại. Cần phải tổ chức quá trình Logistics ngược (reverse Logistics) và ở mỗi khâu cũng sẽ hình thành dự trữ. Theo vị trí cĩ thể hình thành cách phân loại gọn hơn: . Dự trữ nguyên vật liệu. . Dự trữ bán thành phẩm. . Dự trữ sản phẩm trong khâu sản xuất. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Dự trữ sản phẩm trong lưu thơng. Ngồi ra cịn tồn tại cách phân loại: Dự trữ trong kho (Dự trữ trong kho vật tư, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm, ) và dự trữ trên đường vận chuyển – dự trữ hàng hố trong quá trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, gồm thời gian vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản tại kho bãi của các đơn vị vận tải 2.2. PHÂN LOẠI THEO NGUYÊN NHÂN HÌNH THÀNH DỰ TRỮ . Dự trữ định kỳ: Dự trữ để đảm bảo cho việc bán hàng/sản xuất hàng hố được tiến hành liên tục giữa 2 kỳ đặt hàng/mua hàng liên tiếp. D = m x t D: dự trữ định kỳ/thường xuyên M: mức bán/sử dụng hàng hố bình quân 1 ngày đêm T: thời gian thực hiện việc mua hàng/chu trình đặt hàng. . Dự trữ trong quá trình vận tải: Dự trữ hàng hố trên đường đi là một bộ phận trong dự trữ định kỳ, nĩ bao gồm: Dự trữ hàng hố được vận chuyển trên các phương tiện vận tải; trong quá trình xếp dỡ; chuyển tải; lưu kho tại các đơn vị vận tải. . Dự trữ bổ sung: Dự trữ định kỳ chỉ cĩ thể đảm bảo cho sản xuất, tiêu thụ được liên tục khi m và t khơng đổi. Một khi m hoặc t hoặc cả 2 yếu tố này thay đổi, thì dự trữ định kỳ khơng thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục, mà cần cĩ dự trữ bổ sung (các trường hợp cụ thể được trình bày rõ trên tr. 164 - 167, sgk). . Dự trữ đầu cơ: Dự trữ để đầu cơ khơng nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu của khách hàng, mà để tăng lợi nhuận cho chính cơng ty. Dạng dự trữ này xuất hiện khi cơng ty mua một số lượng vật tư, hàng hố lớn dự trữ, chờ đến khi giá lên sẽ bán ra, để được hưởng chênh lệch giá=> Kiếm lợi nhuận siêu ngạch. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Dự trữ theo mùa vụ: Cĩ những loại hàng hố sản xuất theo mùa vụ nhưng lại được tiêu thụ quanh năm (hàng nơng sản); Ngược lại, cĩ những loại hàng sản xuất quanh năm nhưng lại tiêu dùng theo mùa vụ (quần áo thời trang). Để đáp ứng những nhu cầu đặc biệt nêu trên thì phải cĩ dạng dự trữ đặc biệt – dự trữ theo mùa vụ. . Dự trữ do hàng khơng bán được: Trong điều kiện hiện đại, cĩ người luơn hướng tới những cái mới, đặc biệt là hàng thời trang. Chính vì vậy, cĩ một số hàng hố làm ra nhưng khơng tiêu thụ được do bị đề mốt, lỗi thời, tạo thành dự trữ do hàng khơng bán được. 2.3. PHÂN LOẠI DỰ TRỮ THEO CƠNG DỤNG Theo cách này dự trữ hàng hố được chia làm 3 loại: . Dự trữ thường xuyên/định kỳ; . Dự trữ bảo hiểm; . Dự trữ chuẩn bị. 2.4. PHÂN LOẠI DỰ TRỮ THEO GIỚI HẠN CỦA DỰ TRỮ Theo tiêu thức này cĩ các loại dự trữ: . Dự trữ tối đa; . Dự trữ tối thiểu; . Dự trữ bình quân 3. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Vậy dự trữ bao nhiêu là tối ưu? Để cĩ thể tối thiểu hố được tổng chi phí nhưng vẫn phục vụ khách hàng với chất lượng tốt, để khơng chỉ giữ chân được khách hàng cũ, mà cịn thu hút thêm được khách hàng mới? Đĩ là những câu hỏi lớn của quản trị dự trữ. Để cĩ thể tối thiểu hố được tổng chi phí Logistics, thì trước hết cần biết tổng chi phí này gồm những khoản gì? Tổng chi phí Logistics = chi phí vận chuyển = chi phí kho bãi + chi phí xử lý đơn hàng và trao đổi thơng tin + chi phí chuẩn bị hàng + chi phí dịch vụ khách hàng + chi phí dự trữ. Chi phí quản trị dự trữ bao gồm 4 khoản chi lớn: . Chi phí về vốn – lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ; . Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ, gồm: chi phí bảo hiểm và thuế; . Chi phí liên quan đến kho bãi để chứa đựng, bảo quản hàng dự trữ, gồm: chi cho trang thiết bị trong kho, chi phí liên quan đến việc sử dụng kho cơng cộng; chi phí thuê kho và chi phí cho kho của cơng ty; . Chi phí cho những rủi ro liên quan đến hàng dự trữ In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Mỗi khoản chi phí trong chi phí quản lý hàng dự trữ đều cĩ liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với mức dự trữ. Trong chương này sẽ nghiên cứu tương quan giữa tổng chi phí quản lý hàng dự trữ, chi phí đặt hàng, tổng chi phí Logistics với mức dự trữ. Trên cơ sở đĩ xác định mức dự trữ tối ưu. Để xác định mức dự trữ tối ưu ta sẽ sử dụng mơ hình Mức đặt hàng tối ưu (EOQ – Economic Order Quantity). Mơ hình EOQ nhằm xác định mức đặt hàng tối ưu dựa trên cơ sở phân tích chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Khi chi phí đặt hàng bằng chi phí quản lý hàng dự trữ thì sẽ đạt mức đặt hàng tối ưu. Trên đây, chúng ta đã nghiên cứu về dự trữ và vai trị của dự trữ trong hoạt động Logistics, phân loại dự trữ và những vấn đề khái quát về quản trị dự trữ. Từ đĩ cho thấy quản trị dự trữ là một bộ phận quan trọng của quản trị Logistics và cần được quan tâm đúng mức. CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Anh/chị hãy trình bày những hiểu biết của mình về khái niệm Dự trữ. 2. Trình bày các cách chủ yếu để phân loại dự trữ. Cho ví dụ 3. Trình bày những nội dung cơ bản của Quản trị dự trữ. 4. Trình bày về mơ hình EOQ In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ VẬT TƯ . Quản trị vật tư và những khái niệm cĩ liên quan; . Quy trình nghiệp vụ cung ứng; . Quản trị vật tư trong nội bộ tổ chức; . Quản trị nguồn cung cấp; . Hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư. 1. QUẢN TRỊ VẬT TƯ VÀ CÁC KHÁI NIỆM CĨ LIÊN QUAN Trong nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào thì vật tư cĩ cĩ vai trị đặc biệt quan trọng, là phần chiếm tỷ trọng cao nhất và thường được nhắc đến nhất trong các yếu tố đầu vào. Vật tư bao gồm: nguyên, nhiên, vật liệu (vật liệu thơ), máy mĩc, thiết bị, bán thành phẩm Quản trị vật tư cĩ vai trị quyết định tồn bộ quá trình Logistics. Quản trị vật tư gồm các hoạt động cơ bản: Quản trị quá trình cung ứng vật tư và theo dõi, quản lý vật tư như một tài sản thuộc sở hữu của cơng ty. Quản trị cung ứng: . Purchasing/Procurement/Supply mangement . (Mua sắm)/(Thu mua)/(Quản trị cung ứng) . •Mua hàng/Mua sắm (Purchasing): 1.1. MUA HÀNG Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản, khơng thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động cĩ liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy mĩc, trang thiết bị để phục vụ cho hoạt động của tổ chức. Các hoạt động đĩ bao gồm: . Phối hợp với các phịng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc cần cung cấp; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Tổng hợp nhu cầu của tồn bộ tổ chức, xác định lượng hàng hố thực sự cần mua; . Xác định các nhà cung cấp tiềm năng; . Thực hiện các nghiên cứu thị trường cho những nguyên vật liệu quan trọng; . Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng; . Phân tích các đề nghị; . Lựa chọn nhà cung cấp; . Soạn thảo đơn đặt hàng/ hợp đồng; . Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vướng mắc; . Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng. 1.2. THU MUA (PROCUREMENT) Thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.Thu mua bao gồm các việc: mua sắm, vận chuyển, dự trữ và tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhập vật tư đầu vào. Thu mua bao gồm các hoạt động: . Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật; . Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích cĩ giá trị; . Thực hiện những nghiên cứu chuyên sâu về thị trường nguyên vật liệu; . Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng; . Quản trị chất lượng của các nhà cung cấp; . Quản lý quá trình vận chuyển; . Quản trị các hoạt động mang tính đầu tư (ví dụ: tận dụng giấy vụn, kim loại vụn ) 1.3. QUẢN TRỊ CUNG ỨNG (SUPPLY MANAGEMENT) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Quản trị cung ứng là sự phát triển ở một bước cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật, thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lược. Những hoạt động cụ thể của quản trị cung ứng là: . Đặt quan hệ trước để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng, việc làm này được thực hiện bởi nhĩm chức năng chéo; . Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua; . Sử dụng nhĩm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chọn nhà cung cấp; . Sử dụng sự thoả thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lược với các nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ thân thiết và các mối quan hệ cĩ lợi cho cả đơi bên với những nhà cung cấp chủ yếu cũng như để quản lý chất lượng và chi phí; . Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong mơi trường cung ứng của cơng ty; . Phát triển các chiến lược, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên vật liệu chủ yếu; . Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng; . Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lược phối hợp. 1.4. QUẢN TRỊ VẬT TƯ Quản trị vật tư là chức năng quan trọng, khơng thể thiếu của mọi tổ chức. Quản trị vật tư bao gồm các cơng việc: quản trị quá trình cung ứng vật tư và theo dõi, quản lý vật tư trong suốt quá trình vật tư tồn tại trong tổ chức như một tài sản thuộc sở hữu của tổ chức. 2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CUNG ỨNG VẬT TƯ: . Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc thiết bị . Lựa chọn nhà cung cấp. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Soạn thảo đơn đặt hàng - ký kết hợp đồng. . Tổ chức thực hiện đơn hàng/hợp đồng. . Nhập kho vật tư – Bảo quản – Cung cấp cho các bộ phận cĩ nhu cầu 2.1. XÁC ĐỊNH NHU CẦU VẬT TƯ Trong mỗi tổ chức, tại bộ phận cung ứng việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc, thiết bị .(nhu cầu vật tư) bao gồm các bước sau: . Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận . Tổng hợp nhu cầu vật tư của cả tổ chức. . Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm. 2.1.1. Xác định nhua cầu vật tư của các bộ phận Xác định nhu cầu vật tư của từng bộ phận thuộc tổ chức/ cơng ty: Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý hàng tồn kho. Phịng cung ứng xác định được nhu cầu vật tư trên cơ sở: . Phiếu yêu cầu vật tư (theo mẫu in sẵn) . Bảng dự tốn nhu cầu vật tư Trong trường hợp nhu cầu đĩ chỉ phát sinh một lần, thì cĩ thể sử dụng Bảng kê vật tư kỹ thuật. Phiếu yêu cầu vật tư (Purchase requisition): Là một chứng từ nội bộ (khác với đơn hàng - Purchase Order - là chứng từ đối ngoại). Mỗi tổ chức thường cĩ một mẫu Phiếu yêu cầu riêng. Nhưng nhìn chung, phiếu yêu cầu thường cĩ những nội dung sau: . Bộ phận yêu cầu vật tư . Chủng loại, qui cách vật tư yêu cầu . Số lượng vật tư yêu cầu . Thời gian cung cấp . Giá dự tính (nếu cĩ) . Tài khoản hạch tốn (nếu cĩ) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Ngày lập phiếu . Chữ ký của người cĩ thẩm quyền Nhu cầu vật tư được xác định theo cơng thức: N = Q . M Trong đĩ: N - nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Q - số sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch (kế hoạch sản xuất sản phẩm); M - mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm. Nhu cầu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng cơng thức: . Trường hợp 1: chỉ sản xuất một loại sản phẩm: Nj = p x qj Trong đĩ: Nj: nhu cầu vật tư j để sản xuất sản phẩm P: số sản phẩm cần sản xuất Qj: định mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm . Trường hợp 2: sản xuất nhiều loại sản phẩm: Nj = ∑pi. qij Trong đĩ: Nj: Nhu cầu vật tư j để sản xuất các loại sản phẩm. pi: Số sản phẩm i cần sản xuất. qij: Định mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm i. (i = 1, ,n) 2.1.2. Tổng hợp nhu cầu vật tư của tồn thể tổ chức/cơng ty: Khi nhận được các tài liệu trên, nhân viên phịng cung ứng/phịng Logistics phải kiểm tra kỹ lưỡng độ hồn chỉnh và tính chính xác của chúng. Trên cơ sở đĩ tổng hợp nhu cầu từng loại vật tư. Điều này đặc biệt quan trọng là các loại vật tư phải được mơ tả thật rõ ràng, đầy đủ, chính xác. 2.1.3. Xác định nhu cầu mua vật tư Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức – Tồn kho – Lượng vật tư mà tổ chức/doanh nghiệp cĩ thể tự sản xuất. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Kiểm tra vật tư tồn kho: Bước tiếp theo phịng cung ứng sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Nếu loại vật tư nào trong kho cịn đủ để đáp ứng nhu cầu thì sẽ khơng cần mua thêm. Tự làm hay đi mua? (Make or buy?): Vấn đề kế tiếp phải giải quyết là tự sản xuất hay đi mua để đáp ứng nhu cầu vật tư cần cung cấp thêm. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc “làm hay mua?”: . Năng lực nhàn rỗi của tổ chức/doanh nghiệp . Khả năng làm việc tại nhà: Nhân lực Trang thiết bị Các khả năng trong tương lai. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc “làm hay mua?” . Yếu tố liên quan đến hiệu quả kinh tế: Chi phí tăng thêm? (nếu tự sản xuất) và kết quả? Phân bổ chi phí quản lý như thế nào? và kết quả mang lại? . Độ tin cậy của các nguồn cung cấp . Các mối quan hệ thương mại . Điều kiện làm việc ổn định . Sử dụng các nguồn lực khác . Độ tin cậy của các nguồn cung cấp . Các mối quan hệ thương mại . Điều kiện làm việc ổn định . Sử dụng các nguồn lực khác. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 2.1.4. Dự báo nhu cầu vật tư Dự báo (forecasting) là báo trước khả năng sẽ xảy ra cho kỳ tương lai bằng một số liệu thống kê cụ thể, hay bằng một viễn cảnh được mơ tả bằng lời văn hoặc bằng một cách mơ tả nào khác trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng của hiện tượng nghiên cứu trong quá trình và hiện tại. Dự báo cĩ vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động cung ứng vật tư. Kết quả dự báo giúp: . Dự báo được nhu cầu vật tư, một khi chưa cĩ được số liệu chính xác về kế hoạch sản xuất và mức sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm; . Lập được kế hoạch cung ứng vật tư; . Tính tốn được lượng vật tư dự trữ cần thiết. Cĩ rất nhiều phương pháp dự báo, tuỳ theo điều kiện cụ thể: số liệu thu thập được, xu hướng biến thiên (vận động) của chúng, trình độ chuyên gia, thời gian cho phép để lập dự báo mà ta cần lựa chọn cho được phương pháp thích hợp. Các phương pháp cĩ thể chia thành 2 nhĩm: . Nhĩm các phương pháp dự báo định tính (qualitative techniques); . Nhĩm các phương pháp dự báo định lượng (quantitative techniques); Các phương pháp định tính thường được sử dụng là: . Lấy ý kiến chuyên gia (Expert opinions) . Đường cong phát triển (Growth curves) . Viết kịch bản (Scenario writing) . Nghiên cứu thị trường (Market research) . Các nhĩm tập trung (Focus groups) Quy trình làm dự báo định lượng/thống kê, gồm các bước: . Phân tích, đánh giá thực trạng của đối tượng cần dự báo; . Xác lập mơ hình dự báo và làm dự báo thống kê; . Hậu dự báo: tiếp tục theo dõi các điều kiện, phương tiện, biện pháp, chính sách chế độ, mơi trường đã, đang và sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến đối tượng nghiên cứu hoặc dùng phương pháp chuyên gia để khảo sát mọi biến động để điều chỉnh mức độ dự báo cho kịp thời hoặc lập mơ hình dự báo mới. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Quản trị vật tư và những khái niệm cĩ liên quan; . Quy trình nghiệp vụ cung ứng; . Quản trị vật tư trong nội bộ tổ chức; . Quản trị nguồn cung cấp; . Hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư. . Quy trình nghiệp vụ cung ứng . Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy mĩc thiết bị . Lựa chọn nhà cung cấp. . Soạn thảo đơn đặt hàng - ký kết hợp đồng. . Tổ chức thực hiện đơn hàng/ hợp đồng. . Nhập kho vật tư – Bảo quản – Cung cấp cho các bộ phận cĩ nhu cầu 2.2. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Lựa chọn nhà cung cấp cần dựa vào các tiêu chí sau: . Cạnh tranh về cơng nghệ và chất lượng; . Cạnh tranh về giá; . Cạnh tranh về dịch vụ; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Cĩ nhiều định nghĩa về nhà cung cấp tốt, nhưng cĩ lẽ định nghĩa của giáo sư Wibur England được trình bày dưới đây là đầy đủ nhất, theo giáo sư: “Một nhà cung cấp đáng tin cậy là người luơn trung thực và cơng bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân mình; Họ cĩ đầy đủ các trang thiết bị, máy mĩc thích hợp, cĩ phương pháp cơng nghệ tốt để cĩ thể cung cấp vật tư hàng hố đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn với giá cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy cĩ tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, khơng ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hồn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất”.[1] Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp. . Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất. . Đối với các loại vật tư mới hay lơ hàng cĩ giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng. Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp: GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT  GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN  GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN  GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM  Khơng Đạt yêu cầu? Cĩ Quan hệ lâu dài . Giai đoạn khảo sát: Thu thập thơng tin về các nhà cung cấp: Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp. Các thơng tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thơng tin. Các thơng tin cĩ được qua các cuộc điều tra. Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư . Xin ý kiến các chuyên gia . . Giai đoạn lựa chọn: Trên cơ sở những thơng tin thu thập được, tiến hành: In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp. So sánh với tiêu chuẩn đặt ra và lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu. Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thơng tin thu thập được. Chọn nhà cung cấp chính thức. Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng. Giai đoạn rút kinh nghiệm . Giai đoạn thử nghiệm Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng Trong quá trình này luơn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn:  Nếu đạt yêu cầu quan hệ dài lâu  Nếu thực sự khơng đạt yêu cầu chọn nhà cung cấp khác. 2.3. LẬP ĐƠN HÀNG, KÝ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG Sau khi chọn được nhà cung cấp, cần tiến hành lập đơn đặt hàng. Thường cĩ 2 cách: . Cách 1: Người Mua lập Đơn đặt hàng: Quá trình giao dịch bằng thư, Fax, Email (hồn giá) Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng. . Cách 2: Người Mua lập Đơn đặt hàng: Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp Ký kết hợp đồng cung ứng. Các thơng tin cần cĩ trong Đơn đặt hàng . Tên và địa chỉ của cơng ty đặt hàng; . Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng; . Thời gian lập Đơn đặt hàng; . Tên và địa chỉ của nhà cung cấp; . Tên, chất lượng, qui cách loại vật tư cần mua; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Số lượng vật tư cần mua; . Giá cả; . Thời gian, địa điểm giao hàng; . Thanh tốn . Ký tên. Hợp đồng cung ứng: . Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa: Phần mở đầu: Những thơng tin về chủ thể hợp đồng. Nội dung các điều kiện và điều khoản của hợp đồng:  Những điều khoản chủ yếu: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh tốn.  Những điều khoản thường lệ.  Những điều khoản tuỳ nghi. Phần ký kết hợp đồng. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngồi – Hợp đồng nhập khẩu: CONTRACT No Date Between: And: . The SELLER has agreed to sell and the BUYER has agreed to buy the commodity under the terms and conditions provided in this contract as follows: Art. 1: Commodity Art. 2: Quality Art. 3: Quantity Art. 4: Price Art. 5: Shipment Art. 6: Payment Art. 7: Packing and marking Art. 8: Warranty Art. 9: Penalty Art.10: Insurance Art.11: Force majeure Art.12: Claim Art.13: Arbitration Art.14: Other terms and conditions For the BUYER For the SELLER 2.4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Đơn đặt hàng/Hợp đồng cung ứng: Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phịng cung ứng sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện, Fax, Telex ) để họ giao hàng theo đúng yêu cầu. Và tuỳ từng trường hợp cụ thể, sẽ thực hiện hàng loạt các cơng việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tổ chức thực hiện Đơn đặt hàng/ Hợp đồng cung ứng: 2.4.1. Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa. Nhận hàng tại cơ sở của người Bán/ nhà cung cấp: . Đến cơ sở người Bán nhận hàng. . Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hố cả về mặt số lượng và chất lượng. . Kiểm tra hố đơn và các chứng từ khác In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Đối chiếu hàng hố với chứng từ . Nhận hàng – Thanh tốn . Vận chuyển hàng về. Người Bán/nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở của người Mua/người đặt hàng. . Kiểm tra xem hàng được giao cĩ phải là hàng của hãng mình khơng, bằng cách kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn đặt hàng. Nếu tất cả đều khớp thì tiến hành bước tiếp sau. . Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải để sao cho: Hàng hố khơng bị hư hỏng và; Nhận được đủ số kiện như đã ghi trên chứng từ. . Kiểm tra xem hàng hố được giao cĩ khớp với: Đơn đặt hàng/Hợp đồng? Các chỉ tiêu và hàng mẫu? Các ghi chú của nhà cung cấp? . Bằng các phương pháp kiểm tra thích hợp, tiến hành kiểm tra: Số lượng hàng hố được giao cĩ đúng với đơn hàng và hố đơn khơng? Chất lượng cĩ phù hợp với qui định khơng? . Ký vào các chứng từ cần thiết: Nếu mọi thứ đều đúng thì ký vào chứng từ giao hàng. Nếu chưa cĩ đủ thời gian để kiểm tra tồn diện thì ký vào chứng từ và ghi thêm “chưa kiểm tra”. Nếu hàng bị hư hỏng thì ghi rõ số hàng bị thiếu hụt, hư hỏng và ký. Đồng thời lập biên bản, yêu cầu người giao hàng ký xác nhận. . Ghi mã số hàng hố và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù hợp. . Kiểm tra kỹ hố đơn và tiến hành thanh tốn. . Đánh giá lại tồn bộ quá trình cung ứng hàng hố, rút kinh nghiệm. . Hồn tất đơn đặt hàng, lưu trữ hồ sơ. 2.4.2. Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngồi/Nhập khẩu. . Thực hiện những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Xin giấy phép/làm thủ tục nhập khẩu (Theo quy định hiện hành của Nhà nước). . Thuê phương tiện vận tải (Nếu NK theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB). . Mua bảo hiểm cho hàng hố (Nếu NK theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT). . Kiểm tra chứng từ- Nhận bộ chứng từ. . Làm thủ tục hải quan. . Nhận hàng. . Kiểm tra hàng NK. . Khiếu nại/giải quyết khiếu nại (Nếu cĩ). . Hồn tất thủ tục thanh tốn. . Thanh lý hợp đồng. 2.5. NHẬP KHO – BẢO QUẢN – CUNG CẤP CHO CÁC BỘ PHẬN CĨ NHU CẦU . Nhập kho; . Bảo quản (tuỳ theo tính chất của từng loại vật tư); . Cấp vật tư cho các bộ phận cĩ nhu cầu. 3. QUẢN TRỊ VẬT TƯ TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC Bao gồm các cơng việc sau: . Nhập kho, tổ chức bảo quản và cấp phát vật tư (xuất kho) cho các bộ phận cĩ nhu cầu; . Quản lý các hệ thống thơng tin trong quản trị vật tư; . Lập kế hoạch và kiểm sốt dự trữ vật tư; . Tổ chức thu hồi, tái chế, tận dụng các phế liệu, phế phẩm, các sản phẩm thừa. 4. QUẢN TRỊ NGUỒN CUNG CẤP In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững; . Đề ra những chiến lược và chiến thuật thích hợp; . Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp cẩn thận, đảm bảo các nhà cung cấp được chọn đạt các yêu cầu đề ra; . Quyết định dùng đấu thầu cạnh tranh hay đàm phán là phương pháp để chọn nguồn cung cấp; . Lựa chọn được nguồn cung cấp thích hợp; . Quản lý nhà cung cấp đã được lựa chọn để đảm bảo họ luơn giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý. 5. HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUẢN TRỊ VẬT TƯ Các hệ thống MRP, gồm: . MRP I – Materials Requirement Planning – Kế hoạch hố nhu cầu vật tư. . MRP II – Manufacturing Resourse Planning – Kế hoạch hố nguồn lực đầu vào của sản xuất. Tiếp tục phát triển các hệ thống MRP, người ta kết nối giữa đầu vào và đầu ra và cho ra đời các hệ thống DRP, gồm: . DRP I – Distribution Requirements Planning – Kế hoach hố phân phối nhu cầu. DRP I là hệ thống áp dụng những nguyên tắc MRP cho quá trình phân phối, nhằm đáp ứng những nhu cầu đặc biệt về phân phối . DRP là hệ thống năng động cĩ thể lập kế hoạch dự trữ hàng hố cho từng giai đoạn. . DRP II - Distribution Resource Planning – Kế hoạch hố phân phối các nguồn lực. DRP II là sự nối tiếp của DRP I, được sử dụng để phân phối tất cả các nguồn lực đầu vào, chứ khơng riêng gì vật tư. CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Trình bày những hiểu biết của anh/chị về khái niệm Quản trị vật tư và những khái niệm cĩ liên quan (mua hàng, thu mua, cung ứng, quản trị cung ứng, quản trị vật tư) 2. Quy trình nghiệp vụ cung ứng? Trình bày vắn tắt những cơng việc cần làm trong quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ cung ứng. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 3. Nhu cầu vật tư và ý nghĩa của của việc xác định nhu cầu vật tư? Các căn cứ để xác định nhu cầu vật tư? 4. Dự báo nhu cầu vật tư ? Ý nghĩa của việc dự báo và các phương pháp dự báo nhu cầu vật tư? 5. Trình bày nội dung quản trị vật tư trong nội bộ tổ chức. 6. Những cơng việc cần làm trong quá trình đàm phán hợp đồng cung ứng? Những điểm cần lưu ý? 7. Nội dung hợp đồng cung ứng? 8. Các bài tập xác định nhu cầu, dự báo nhu cầu vật tư, sử dụng tối ưu nguyên vật liệu sẽ được hướng dẫn trong quá trình ơn tập cuối khố. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 7 VẬN TẢI Nội dung nghiên cứu: . Vận tải và vai trị của vận tải . Lựa chọn người chuyên chở và lộ trình . Giao nhận hàng hố . Kiểm tra, kiểm sốt quá trình vận chuyển . Hàng hố hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển và cách giải quyết. . Bốc dỡ hàng hố – Tiền phạt bốc dỡ hàng hố chậm. . Vận đơn và kiểm tra vận đơn. . Chiến lược vận tải. . Vai trị của các cơng ty/bộ phận Logistics trong vận tải. 1. VẬN TẢI Vận tải là hoạt động kinh tế cĩ mục đích của con người nhằm hốn chuyển vị trí của hàng hố và bản thân con người từ nơi này đến nơi khác bằng các phương tiện vận tải. Vai trị của vận tải trong hoạt động Logistics: Vận tải cĩ vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động Logistics và vai trị này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận chuyển chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng chi phí Logistics (xem chương 1). Do đĩ, vận tải sẽ cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thương trường. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Theo kết quả nghiên cứu của các nhà kinh tế Mỹ, cho đến những năm 80 của thế kỷ 20, hàng năm nền cơng nghiệp Mỹ chi khoảng 700 tỷ USD cho việc vận chuyển vật tư, nguyên vật liệu. Chi phí này quả là lớn! Vì vận tải cĩ tầm quan trọng như vậy, nên các nhà quản trị khơng chỉ quan tâm đến chi phí vận chuyển của tổ chức mình, mà cịn chú ý đến chi phí vận chuyển của đối thủ cạnh tranh, bởi chi phí này cĩ ảnh hưởng lớn đến khả năng cạnh tranh của hai tổ chức. Ví dụ sau sẽ cho thấy rõ điều đĩ: Hai nước Thái Lan và Việt Nam cùng xuất khẩu gạo. Đối với một số loại gạo thì chất lượng và giá thành gạo của hai nước gần như tương đương. Nhưng Thái Lan cĩ điều kiện vận chuyển thuận lợi hơn Việt Nam (điều kiện về tàu, cảng, vị trí ) dẫn đến chi phí vận chuyển từ Thái Lan thấp hơn Việt Nam. Làm cho gạo Thái Lan cĩ khả năng cạnh tranh cao hơn gạo Việt Nam. Nếu xuất khẩu theo các điều kiện thuộc nhĩm E, F (Incoterms – xem phần sau) thì Thái Lan thu được nhiều đơn hàng hơn; Cịn nếu xuất khẩu theo các điều kiện thuộc nhĩm C, D (Incoterms) thì Thái Lan sẽ thu được tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Cũng như Logistics, vận tải là hoạt động khơng thể thiếu trong mọi tổ chức, người ta luơn phải vận chuyển nguyên vật liệu đến và vận chuyển thành phẩm đi. Nĩi tĩm lại, vận tải cĩ ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức, nên các nhà quản trị, phải luơn quan tâm đến việc cân nhắc, lựa chọn các điều kiện vận tải vật tư hàng hố, lựa chọn phương thức vận tải, người vận tải và lộ trình vận chuyển để cĩ được quyết định đúng đắn, gĩp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. 2. LỰA CHỌN NGƯỜI CHUYÊN CHỞ VÀ LỘ TRÌNH Để làm việc này, cần phải: . Lựa chọn điều kiện giao nhận vật tư, hàng hố; . Lựa chọn phương thức vận tải; . Lựa chọn người chuyên chở; . Lựa chọn lộ trình In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 2.1. LỰA CHỌN ĐIỀU KIỆN GIAO HÀNG Lựa chọn hình thức nào thì cịn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: . Tình hình thị trường; . Giá cả; . Loại hàng hố, số lượng, chất lượng, chủng loại . Khả năng làm thủ tục; . Các quy định của Nhà nước; . Thế và lực của các bên . Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms): Để lựa chọn được những điều kiện giao hàng phù hợp, các cơng ty Logistics phải nghiên cứu, nắm vững và vận dụng nhuần nhuyễn “Các điều kiện thương mại quốc tế”. (International Commercial Terms – Incoterms). Incoterms là bộ quy tắc do Phịng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành để giải thích các điều kiện thương mại quốc tế. . Nhĩm E: EXW – Ex works ( named place) – giao tại xưởng ( địa điểm qui định): Người Bán giao hàng cho người Mua ngay tại cơ sở của mình. Người Mua phải chịu rủi ro và phí tổn từ khi nhận hàng tại cơ sở của người Bán. . Nhĩm F: Người Bán giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại địa điểm đi. FCA FCA – Free Carrier ( named place) – giao cho người chuyên chở ( địa điểm qui định) FAS – Free Alongside Ship ( named port of shipment) – giao dọc mạn tàu ( cảng bốc hàng qui định). FOB – Free on Board ( named port of shipment) – giao lên tàu ( cảng bốc hàng qui định). . Nhĩm C: Người Bán thuê phương tiện vận tải và trả cước vận tải để đưa hàng tới địa điểm đến quy định nhưng khơng chịu rủi ro về mất mát, hư In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET hỏng hàng hố hoặc chi phí phát sinh thêm sau khi hàng được giao cho người vận tải tại địa điểm đi. CFR – Cost and Freight ( named port of destination) – tiền hàng và cước ( cảng đến qui định). CIF – Cost, Insurance and Freight ( named port of destination) – tiền hàng, phí bảo hiểm và cước ( cảng đến qui định). CPT – Carriage Paid To ( named place of destination) – Cước phí trả tới ( nơi đến qui định). CIP – Carriage and Insurance Paid To ( named place of destination) – cước phí và phí bảo hiểm trả tới (nơi đến qui định). . Nhĩm D: Người Bán chịu rủi ro và phí tổn để đưa hàng tới địa điểm đến quy định. DAF – Delivered At Frontier ( named place) – giao tại biên giới ( địa điểm qui định). DES – Delivered Ex Ship ( named port of destination) – giao tại tàu ( cảng đến qui định). DEQ – Delivered Ex Quay ( named port of destination) – giao tại cầu cảng ( cảng đến qui định). DDU – Delivered Duty Unpaid ( named place of destination) – giao chưa nộp thuế ( nơi đến qui định). DDP – Delivered Duty Paid ( named place of destination) – giao đã nộp thuế ( nơi đến qui định). 2.2. LỰA CHỌN PHƯƠNG THỨC VẬN TẢI Sau khi đã lựa chọn và giành được quyền thuê phương tiện vận tải, vấn đề kế tiếp được đặt ra là cần chọn lựa phương thức/phương tiện vận tải. Cĩ rất nhiều phương thức vận tải khác nhau, như: đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng khơng, đường ống, đa phương thức Mỗi phương thức đều cĩ những ưu, nhược điểm riêng nên cần cĩ sự lựa chọn kỹ càng. 2.3. LỰA CHỌN CÁC HÃNG VẬN TẢI Các hãng vận tải hình thành và phát triển ngày càng nhiều ở khắp mọi quốc gia trên trái đất. Để chọn được hãng vận tải tốt cần chú ý các yếu tố sau: . Tổng chi phí vận chuyển, bao gồm: chi phí vận chuyển trực tiếp và các chi phí khác như: bao bì, đĩng gĩi, bốc dỡ, nhập kho, bảo quản . Dịch vụ do các hãng vận chuyển cung cấp. Các hãng vận chuyển khác nhau cũng sẽ cung cấp những dịch vụ khác nhau. Nên người cĩ nhu cầu vận In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET chuyển cũng phải chú ý kỹ đến yếu tố này. Các dịch vụ cĩ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức . Một yếu tố khơng kém phần quan trọng là mối quan hệ giữa hãng vận tải và người cĩ nhu cầu vận tải. Một hãng vận chuyển thân quen, cĩ mối quan hệ tốt, sẽ thường tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng của mình, giúp người cĩ nhu cầu vận tải giải quyết tốt nhu cầu của mình. 3. GIAO NHẬN HÀNG HĨA Gửi hàng thơng qua các LSP (Logistics Service Provider) - Người cung cấp dịch vụ Logistics . Các cơng ty, tập đồn lớn trên thế giới cĩ xu hướng gửi hàng thơng qua các LSP, quy trình giao giày dép xuất khẩu sang Mỹ thơng qua các LSP diễn ra như sau: . - Người nhận hàng gửi thơng tin về Đơn hàng (PO) cho LSP trước khi hàng được xuất ra khỏi nhà máy. Thơng tin của PO được truyền bằng EDI vào hệ thống mạng của LSP, hoặc gửi bằng file dữ liệu hoặc bằng fax. . Khi PO được hồn thành, người gửi hàng gửi booking cho LSP. . LSP kiểm tra chi tiết của booking so với những thơng tin của PO đã nhận được. Nếu phù hợp thì LSP xác nhận và cung cấp số booking để người gửi hàng giao hàng vào kho. Ngược lại, thì LSP sẽ kiểm tra lại với người nhận hàng và người gửi hàng. . Người gửi hàng tiến hành giao hàng cùng với chứng từ bản phụ, scanfile (đối với hàng cĩ mã vạch) đến kho của LSP. LSP tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu với hàng hố, nhận hàng và scan mã vạch lên thùng carton. . LSP sẽ đối chiếu chi tiết mã vạch khi nhận hàng với scanfile của người gửi hàng trên máy tính. Sau đĩ, LSP sẽ tải thơng tin mã vạch lên mạng và gửi thơng tin về hàng hố đã giao vào kho ngay trong ngày cho người nhận hàng. . LSP lên kế hoạch xuất hàng và thơng báo cho người nhận hàng, nhận chỉ thị xếp hàng và vận tải hàng hố. . LSP gửi bookong cho người vận chuyển. . LSP đĩng các lơ hàng lẻ LCL vào đầy container và gửi chi tiết vận đơn (B/L) cho người vận chuyển. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Trong vịng 2 - 4 ngày làm việc sau ngày tàu chạy LSP gửi thơng báo xếp hàng cho người nhận hàng bằng fax hoặc EDI. . Trong vịng 5 - 8 ngày làm việc sau ngày tàu chạy, người gửi hàng gửi bộ chứng từ cho LSP, LSP kiểm tra và sắp xếp chứng từ cùng với B/L và gửi cho người nhận hàng. . Định kỳ hàng tháng, LSP đối chiếu giữa thơng tin PO nhận được và PO thực tế đã xuất khẩu để xác định những lơ hàng nào chưa xuất để thơng báo cho người gửi hàng và người nhận hàng. Quy trình này giúp tiết kiệm được 4.870 USD/container 40’hàng giày dép gửi sang Mỹ. 4. CHIẾN LƯỢC VẬN TẢI Để xây dựng chiến lược vận tải cần làm những cơng việc sau: . Nghiên cứu tổng quát tình hình phát triển giao thơng vận tải và giá cước vận chuyển hàng hố trong nước và trên thế giới, cĩ tính đến loại hàng hố và tuyến đường/phương thức vận chuyển mà tổ chức thường sử dụng. . Dự báo nhu cầu vật tư hàng năm. . Xác định các nhà cung cấp tiềm năng. Trên cơ sở đĩ xác định được rõ tuyến đường, loại và lượng hàng hố cần vận chuyển. Lựa chọn người vận tải; Để lựa chọn được người vận tải phù hợp cần thẩm định các yếu tố sau: . Tình hình tài chính của hãng vận tải. . Năng lực vận chuyển; . Các dịch vụ phụ trợ cĩ thể cung cấp; . Uy tín của hãng vận tải; . Các chứng nhận mà hãng đã đạt được, ví dụ: ISO 9000; . Hệ thống thơng tin, khả năng kiểm sốt hàng hố trên đường vận chuyển; . Cước vận chuyển; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET Tĩm lại, trong điều kiện hội nhập, cạnh tranh diễn ra trong mọi ngành, mọi lĩnh vực. Ngành vận tải cũng khơng là ngoại lệ, các hãng vận tải trên thế giới cạnh tranh nhau khốc liệt cả về giá cước, lẫn chất lượng dịch vụ cung cấp. Để hoạt động Logistics đạt chất lượng và hiệu quả cao, cần cĩ sự quan tâm đúng mức đến hoạt động vận tải. CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Hãy trình bày hiểu biết của anh/chị về vận tải và vai trị của vận tải đối với nền kinh tế quốc dân, nĩi chung, trong hoạt động Logistics, nĩi riêng. 2. Hãy trình bày cách lựa chọn người chuyên chở và lộ trình vận tải. 3. Bài tốn vận tải và cách áp dụng bài tốn vận tải trong hoạt động Logistics sẽ được giới thiệu trong buổi ơn tập cuối khố. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET CHƯƠNG 8 KHO BÃI Nội dung nghiên cứu . Kho bãi và vai trị của kho bãi. . Chức năng của kho bãi. . Mối liên hệ giữa kho với các bộ phận khác. . Các loại kho. . Giới thiệu hệ thống kho bãi của một số cơng ty Logistics tại Việt Nam. 1. KHO BÃI Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thơng tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hố được lưu kho. 1.1. VAI TRỊ CỦA KHO BÃI . Giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ cĩ kho các tổ chức cĩ thể gom nhiều lơ hàng nhỏ thành một lơ hàng lớn để vận chuyển một lần, do đĩ tiết kiệm được chi phí vận tải; . Tiết kiệm chi phí trong sản xuất: kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng; Kho giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng nhờ đĩ giảm được chi phí sản xuất; . Tổ chức được hưởng lợi từ các khoản giảm giá do mua số lượng lớn và mua theo kỳ hạn; . Giúp duy trì nguồn cung ứng ổn định; . Hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức; . Giúp tổ chức cĩ thể đương đầu với những thay đổi của thị trường (do tính thời vụ, nhu cầu thay đổi, cạnh tranh ) In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Giúp vượt qua những khác biệt về khơng gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng; . Giúp thoả mãn được nhu cầu của khách hàng với chi phí Logistics thấp nhất; . Hỗ trợ cho các chương trình JIT (Just – In – Time) của các nhà cung cấp và của khách hàng; . Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ, chứ khơng phải chỉ là những sản phẩm đơn lẻ, giúp phục vụ tốt những nhu cầu của khách hàng; . Kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa , trên cơ sở đĩ tiến hành phân loại, xử lý, tái chế. Kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động “Logistics ngược” thực hiện thành cơng. 1.2. VAI TRỊ CỦA KHO BÃI TRONG SẢN XUẤT-KINH DOANH: . Trong sản xuất: Nhà máy cĩ thể xa nguồn nguyên liệu và nơi bán hàng. Cĩ trường hợp hàng sơ chế hay bán thành phẩm khơng thể đưa ngay đến cơng đoạn sản xuất sau. Sản xuất theo mẻ, theo đợt với số lượng lớn cùng một chủng loại sản phẩm. Thành phẩm sản xuất xong phải tập kết để chở đi giao ở một nơi xa và nhiều mặt hàng cùng một lúc. Cần thiết phải cĩ các kho vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. . Trong khâu kinh doanh: Nơi sản xuất thường tập trung một chỗ. Hàng hố bán ra cần phân phối trải rộng nhiều nơi. Sản xuất cần ổn định và đều đặn quanh năm suốt tháng. Nhu cầu tiêu thụ lại thường biến đổi theo mùa hay theo tiện ích thời gian của người mua. Cần thiết phải duy trì “sự sẵn cĩ” hàng hố theo địi hỏi của khách hàng. 2. CHỨC NĂNG CỦA KHO BÃI . Hỗ trợ sản xuất; . Tổng hợp sản phẩm; . Gom hàng; In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET . Tách hàng thành nhiều lơ nhỏ. 3. NHIỆM VỤ CỦA KHO BÃI . Duy trì sự sẵn cĩ, đảm bảo cung cấp hàng hố thường xuyên liên tục, ổn định về số lượng-chất lượng-cơ cấu-thời gian. . Điều hồ lưu lượng hàng hố trong kinh doanh phân phối. . Đưa hàng hố đến gần nơi tiêu thụ. . Bảo vệ hàng hố. 3.1. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ KHO Thiết lập và duy trì: . Một khu vực dự trữ an tồn. . Một mức dự trữ an tồn. . Các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục. Các chỉ tiêu quản trị kho: . Tối đa hố hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực của nhà kho. . Đảm bảo tối đa sự hài lịng của khách hàng. . Đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch. . Giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời. . Phịng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hố, nhân mạng và mơi trường. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 3.2. NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀNG . Nguyên tắc 5S: Sắp xếp hợp lý. Sạch sẽ. Săn sĩc. Sẵn sàng. Sàng lọc. . Nguyên tắc 4D: Dễ trơng. Dễ cất. Dễ lấy. Dễ kiểm. . Nguyên tắc 4K: Khơng nhầm. Khơng hỏng. Khơng mất. Khơng hại. In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET 4. THIẾT KẾ KHO . Các loại nhà kho: Theo nghiệp vụ: Kho mua, kho bảo quản, kho bán, kho trung chuyển Theo mặt hàng: kho hàng tiêu dùng, kho hàng bách hố, kho dược phẩm, kho thực phẩm, kho đơng lạnh, kho điện máy, kho xăng dầu, kho hố chất . Lựa chọn vị trí: Đảm bảo phịng chống ngập lụt, ẩm ướt trong mọi thời tiết. Địi hỏi xây dựng ở nơi cao ráo, an tồn, cĩ đầy đủ hệ thống thốt nước, cống rãnh Gần nơi cung ứng, thậun lợi cho vận chuyển, nhập xuất hàng hố An tồn. Cĩ điều kiện mở rộng trong tương lai. . Các yêu cầu khi thiết kế: Đủ rộng, đáp ứng yêu cầu bảo quản và thực hiện nghiệp vụ kho đối với loại hàng chứa trong kho. Các yêu cầu về: đi lại, thốt hiểm, phịng chống cháy nổ, trang thiết bị PCCC An tồn hàng hố về số lượng và chất lượng. 5. NHÀ KHO . Mái: cĩ nhiệm vụ che kín kho, bảo vệ hàng hố khơng bị nước mưa, tia nắng mặt trời, khơng bị lấy cắp Mái cĩ thể là mái đơn, hoặc mái đơi (cĩ cửa mái) để thơng giĩ trong kho, làm giảm nhiệt độ và chống ẩm. Mái cĩ thể làm bằng các loại vật liệu: tơn mạ, ngĩi, bê tơng . Vách kho: cĩ nhiệm vụ bảo vệ hàng hố và các trang thiết bị trong kho. Tuỳ loại kho mà người ta làm vách bằng vật liệu gì: kho hàng bách hố vách cĩ thể xây bằng gạch, gỗ, tơn Kho lạnh thì vách phải làm bằng vật liệu cách nhiệt và tơn lạnh. . Nền kho: Phải bảo đảm đủ vững chắc (khả năng chịu lực) và bằng phẳng để các phương tiện vận chuyển, bốc xếp cĩ thể hoạt động an tồn trong kho. Bảo đảm được các yêu cầu bảo quản hàng hố, như đối với kho hàng khơ, nền phải được thiết kế 2 lớp, bảo đảm ngăn cách hơi nước từ trong đất, cĩ độ cao thích hợp chống ngập, nền kho luơn khơ ráo, tránh mối mọt, cơn trùng, In 2.000 cuốn, khổ 14,5 x 20,5cm. Ban hành lần 1, ngày 10 tháng 7 năm 2006. Lưu hành nội bộ.