Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

224 trang vanle 2980

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ke_toan_don_vi_hanh_chinh_su_nghiep.doc

Nội dung text: Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương I: TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu chung: Giúp cho người học khái quát hoá, hệ thống hoá, những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành. Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo biểu kế toán theo chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1 .1. Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lương vũ trang. Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau: * Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước). - Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học, - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng, * Theo phân cấp quả lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó. Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: - Đơn vị sự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban, Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: Trang 1
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới. + Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới. + Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành. + Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới. - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ. Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III. Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát. Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. 1.1.2. Hoạt động tài chính của đơn vị HCSN. Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau: Trang 2
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. - Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ. 1.1.3. Đặc điểm của kế toán HCSN: Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng. - Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt. Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng. - Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị. - Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị. 1.1.4. Nhiệm của kế toán hành chính sự nghiệp: Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ: - Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợpthông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản cô ng ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách, Trang 3
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo qui định. 1.2. Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị. Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng nhu cầu sau: - Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành - Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị - Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. - Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán. Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị (trưởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trưởng). 1.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đứng đắn của số liệu kế toán, song phần lớn công việc hạch toán ban đầu lại do các nhân viên nghiệp vụ trực tiếp thực hiện bằng hạch toán nghiệp vụ (chấm công lao động, phiếu xuất nhập kho, ). Vì vậy, phòng kế toán cần coi trọng việc hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị. Nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm các công việc chủ yếu sau: - Quy định mẫu chứng từ ban đầu để ghi chép hạch toán ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ phù hợp với mẫu chứng từ qui định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thống kê. - Xác định trách nhiệm của những người thực hiện việc ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. - Hướng dẫn cách ghi chép hạch toán ban đầu vào chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh. - Phân công nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhập và kiển tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đông thời chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Trang 4
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để xác định danh mục tài khoản sử dụng ở đơn vị. Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản. vật tư, tiền vốn của đơn vị. Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. Trưởng phòng kế toán phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của đơn vị. Tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau: - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân toán. - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. 1.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị. Ở các bộ phận kinh doanh, dịch vụ, không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán. + Ưu điểm: tập trung được thông tin phục vụ cho lãnh đạo nghiệp vụ, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị. + Nhược điểm: hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc. 1.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trang 5
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Theo hình thức này, ở đơn vị có phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc, các bộ phận đều có tổ chức kế toán riêng (viện nghiên cứu có trạm, trại thí nghiệm, cơ quan hành chính có tổ chức bộ phận kinh doanh dịch vụ ). Tổ chức kế toán ở các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc là đơn vị kế toán phụ thuộc chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở bộ phận mình, kể cả phần kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, định kỳ phải lập các báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các phần hành công việc kế toán phát sinh tại đơn vị, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở bộ phận phụ thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của bộ phận phụ thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu của đơn vị, bộ phận phụ thuộc cùng với báo cáo của đơn vị chính để lập báo cáo kế toán toàn đơn vị. Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động sản xuất sự nghiệp, kinh doanh dịch vụ, ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị, Nhược điểm: không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ, biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị nhiều hơn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. 1.2.2.3. Hình thức tổ công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán. Có thể minh họa một mô hình tổ chức công tác kế toán ở đơn vị HCSN theo sơ đồ. Trang 6
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức công tác kế toán Kế toán trưởng (hoặc phụ trách tài chính kế toán) Kế toán: Kế toán: Kế toán: Kế Phụ trách - Thanh toán - Vốn bằng tiền - Chi HĐ. toán kế toán đơn - Vật tư - Nguồn KP - Chi D.A. tổng vị cấp dưới. - Tài sản - Các khoản thu - Chi hợp SXKD. Phân chia các công việc theo nội dung công tác kế Thực chất, hình thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng đơn vị. 1.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán. Tùy đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị mà chọn một trong ba hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Việc lựa chọn hình thức kế toán hợp lý phải căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có và đặc điểm, qui mô của đơn vị. 1.3.1. Hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Trang 7
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quí, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trang 8
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ, 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Nhật ký - sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái. - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu, ). - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký - sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký- sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầ quí đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quí) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quí) của từng tài khoản. - Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký - sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có ở phần Nhật ký = của tất cả các tài khoản = của tất cả các tài khoản Trang 9
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký - sổ cái. - Số liệu trên Nhật ký- sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- sổ cái: Sơ đồ 1.3. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN QUỸ TỪ GỐC CHI TIẾT BẢNG NHẬT KÝ - SỔ CÁI TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Trang 10
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợpđược căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: - Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ cái, - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Trang 11
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP CHỨNG KẾ TOÁN TỪ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÙNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG TỔNG BẢNG CÂN ĐỐI SỔ CÁI SỔ PHÁT SINH HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng - Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được dử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trang 12
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. - Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. 1.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM - Sổ tổng hợp KẾ TOÁN - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ BÁO CÁO MÁY VI TÍNH TOÁN CÙNG LOẠI TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.5. Tổ chức lập và nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán định kỳ. Kế toán trưởng đơn vị phải phân công cụ thể cho cán bộ kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể, qui định rõ thời hạn hoàn thành công việc, kiểm tra đối chiếu số liệu và lập các báo cáo tài chính bắt buộc theo mẫu qui định, cũng như các báo cáo khác phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan chủ quản và của đơn vị. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo trước khi ký, đóng dấu gửi đi. Trang 13
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.4. Hệ thống tài khoản kế toán HCSN. 1.4.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài khoản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tương kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính qui định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp. + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình. Mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động. + Đáp ứng yêu cầu sử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính, ) và thỏa mãn đấy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình Trang 14
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ ), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao . Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. 1.4.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đồi tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2); - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân(3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 1.4.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ xung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ xung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 Trang 15
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện 1.5. Chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị HCSN: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN gồm: - Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm 4 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu vật tư. + Chỉ tiêu tiền tệ. + Chỉ tiêu TSCĐ. - Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Các mẫu và hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác). Trang 16
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ – DỤNG CỤ Mục tiêu chung: - Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại vốn bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa, đầu tư tài chính ngắn hạn. Trang bị cho người học phương pháp hạch toán thu, chi tiền mặt, tăng, giảm tiền gửi và tiền đang chuyển; hạch toán tồn kho, xuất kho, nhập kho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa và chứng khoán ngắn hạn , trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 2.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. 2.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Nguyên vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là điều kiện vật chất cần theo phục vụ cho các hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ được giao. Nguyên vật liệu bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Dụng cụ bao gồm các loại dụng cụ, công cụ không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định. 2.1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. - Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ vật liệu, dụng cụ. - Giám sát kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, định mức dự trữ, tình hình hao hụt, dư thừa, mất mát vật liệu, dụng cụ góp phần tăng cường công tác quản lý việc sử dụng vật liệu, dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí. - Chấp hành đầy đủ các thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ. - Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan. - Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nước. Trang 17
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: Nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu: gồm các loại nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác chuyên môn, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế: + NVL dùng cho công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ hoạt động bao gồm: các loại thuốc dùng để khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực dùng cho văn phòng, in ấn + NVL dùng cho hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ: các loại NVL khi tham gia vào sản xuất sẽ cấu tạo thành thực thể của sản phẩm hoặc giá trị dịch vụ. + Nhiên liệu là loại vật liệu như: than, củi, xăng, dầu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị. + Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải - Dụng cụ: là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thường gồm: ấm, chén, phích nước, sọt rát, máy tính 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ. * Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài nhập kho + Trường hợp NVL, DC dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: giá thực tế NVL, DC ghi sổ nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn theo tổng số tiền thanh toán. Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua NVL, CC – DC như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua thực tế phát sinh không tính vào giá thực tế NVL, CC – DC nhập kho mà được ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan ( chi phí hoạt động thường xuyên, dự án ) + Trường hợp NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trang 18
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Giá thực tế VL, DC mua ngoài là giá mua chưa tính thuế GTGT (nếu là hoá đơn GTGT) * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT (nếu là hoá đơn GTGT) - Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC do nhận kinh phí, viện trợ, tài trợ là giá trị ghi trên biên bản giao nhận. - Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC tự chế là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất nguyên liệu, CC – DC đó. - Trị giá thực tế NVL, CC – DC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cở sở giá trị hiện còn của NVL, CC – DC đó. * Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất kho: - Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất kho: trị giá thực tế xuất kho của NVL, CC – DC được xát định theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế đích danh + Phương pháp bình quân gia truyền + Phương pháp nhập trước, xuất trước + Phương pháp nhập sau, xuất trước Đối với các loại CC – DC lâu bền, khi xuất kho phải hạch toán giá trị thực tế của CC – DC vào các TK có liên quan đồng thời phải theo dõi chi tiết từng thứ công cụ, dụng cụ theo từng bộ phận. 2.3. Hạch toán chi tiết NVL, CC – DC 2.3.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ. - Biên bản kiểm kê NVL, CC – DC. - Bảng kê mua hàng. - Biên bản kiểm nghiệm NVL, CC – DC, sản phẩm hàng hoá. - Sổ kho (thẻ kho) - Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ. - Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CC – DC, sản phẩm hàng hoá. Trang 19
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 2.3.2. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. * Tài khoản 153: Công cụ - dụng cụ. TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ trong kho của đơn vị hành chính sự nghiệp. Nội dung kết cấu: TK 152,153 - Trị giá thực tế nguyên vật liệu, - Trị giá thực tế nguyên vật liệu, công công cụ - dụng cụ nhập kho cụ - dụng cụ xuất kho - Trị giá NVL, CC - DC thừa - Trị giá nguyên vật liệu, dụng cụ phát hiện khi kiểm kê thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư: Trị giá thực tế NVL, CC - DC tồn kho cuối kỳ * Tài khoản 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng: Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng là những công cụ có giá trị tương đối lớn và thời gian sử dụng tương đối dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ kể từ khi xuất dùng đến khi báo hỏng. Nội dung kết cấu: TK 005 - Trị giá công cụ - dụng cụ lâu bền - Trị giá công cụ - dụng cụ lâu bền xuất ra sử dụng giảm khi báo hỏng, báo mất Số dư: Trị giá công cụ - dụng cụ lâu bền hiện đang sử dụng tại đơn vị. * Tài khoản 643: chi phí trả trước: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng không tính vào chi phí hoạt động và chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ trong kỳ này mà phải tính vào chi phí của 2 hay các kỳ kế toán tiếp theo. Trang 20
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Nội dung kết cấu: TK 643 Các khoản chi phí trả trước thực - Các khoản chi phí trả trước đã tính tế phát sinh vào chi phí hoạt động và chi phí sản Số Dư: Các khoản chi phí trả xuất cung ứng dịch vụ. trước chưa tính vào chi phí hoạt động và chi phí sản xuất cung ứng dịch vụ. 2.4. Hạch toán tổng hợp NVL, CC – DC 2.4.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho 1. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ mua ngoài: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt: Có TK 112: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 2. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua nguyên liệu, vật liệu thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn: Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút. 3. Nhận viện trợ, nhận biếu tặng bằng nguyên vật liệu, dụng cụ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho Có TK 521: Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi Nợ TK 521: Kết chuyển tăng nguồn kinh phí khi có Có TK 461,462 chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Trang 21
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4. Nhập kho vật liệu, dụng cụ do vay mượn tạm thời. Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 331: Các khoản phải trả: 5. Mua NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). + Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán + Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán 6. Mua NVL, CC – DC đưa vào sử dụng ngay không vào kho Nợ TK 661, 662, 631, 635 Trị giá NVL, CC – DC xuất dùng Nợ TK 311(3113): nếu có Có TK 111, 112, 331, 461, 462 Tổng giá trị thanh toán 7. Nhập khẩu NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: - Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho. Có TK 111(1112), 112(1122), 331: Giá nhập khẩu Có TK 333: Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 311 (3113) Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp Có TK 3331 - Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho Có TK 111(1112), 112(1122), 331: Giá nhập khẩu Có TK 333: Thuế nhập khẩu Có TK 3331: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp 8. NVL, CC – DC dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC Có TK 661, 662, 631, 635, 241: Ghi giảm chi phí Trang 22
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 9. NVL, CC – DC kiểm kê phát hiện thừa (chưa xác định nguyên nhân): Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC Có TK 331, 3318 : Các khoản phải trả. * Chú ý: các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL, CC – DC được hạch toán vào chi phí của các bộ phận sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 661, 662, 631, 635 Chi phí thu mua Nợ TK 311(3113): nếu có Có TK 111, 112, 331, 461, 462 Tổng giá trị thanh toán Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua NVL, CC – DC thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn: Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút. 2.4.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ: 10. Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 661: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động HCSN. Nợ TK 662: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động dự án Nợ TK 631: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động SXKD Nợ TK 635: Trị giá xuất kho dùng cho đơn đặt hàng Nợ TK 241: Trị giá xuất kho dùng cho xây dựng cơ bản Có TK 152, 153: Ghi giảm NVL, CC – DC Chú ý: Đối với CC – DC khi xuất dùng: Đồng thời ghi: Nợ TK 005 đối với các CC – DC lâu bền có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Khi có giấy báo hỏng CC – DC ghi đơn bên có TK 005. + Trường hợp xuất CC – DC phải phân bổ nhiều lần, khi xuất kho kế toán ghi Nợ TK 643 Trị giá CC – DC xuất kho Có TK 153 + Đồng thời phản ánh giá trị lần phân bổ đầu tiên: Nợ TK 631, 635, 661 Trị giá một lần phân bổ Có TK 643 Các lần phân bổ sau thực hiện tương tự lần phân bổ đầu. Trang 23
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sang kỳ sau khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất hoặc hết hạn sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 153: giá trị phế liệu thu hồi Nợ TK 311: các khoản phải thu Nợ TK 661, 631 nếu tính vào chi phí Có TK 643: giá trị còn lại VD: Cho tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng 5/N tại đơn vị HCSN K như sau (ĐVT: 1000 đồng): - Số dư đầu tháng TK 153 (dung cụ A): 12.000 (3 chiếc, đơn giá 4.000) - Số phát sinh trong tháng 5/N. 1. Xuất kho 2 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất theo phiếu xuất kho số 114 ngày 10/5/N, phân bổ 2 lần. 2. Mua 5 chiếc dụng cụ A trả bằng chuyển khoản qua kho bạc, đơn giá 4.500. Dụng cụ nhập kho theo phiếu nhập kho số 83 ngày 13/5/N 3. Xuất kho 3 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất. Phiếu xuất kho số 115 ngày 18/5/N, phân bổ lần đầu tiên 50% giá trị vào chi phí sản xuất. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên. Biết rằng đơn vị xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước Bài giải: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế 1a. Nợ TK 643: 8.000 (4.000 x 2) Có TK 153_A: 8.000 1b. Nợ TK 631: 4.000 (8.000 / 2) Có TK 643: 4.000 1c. Nợ TK 005: 8.000 2 Nợ TK 153_A: 22.500 Có TK 112: 22.500 3a. Nợ TK 643: 13.000 (4.000 + 4.500 x 2) Có TK 153_A: 13.000 3b. Nợ TK 621: 6.500 (13.000 / 2) Có TK 643: 6.500 3c. Nợ TK 005: 13.000 Trang 24
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 11. Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng nguyên vật liệu, dụng cụ: - Đơn vị cấp trên khi cấp, ghi: Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 152: Ghi giảm giá trị NVL, CC – DC Đơn vị cấp dưới khi nhận, ghi: Nợ TK 152, 153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC nhập kho Nợ TK 661, 662, 631, 635, 241: Nếu đưa vào sử dụng không qua kho Có TK 461, 462, 465, 441: Ghi tăng nguồn kinh phí 12. NVL, DC phát hiện thiếu khi kiểm kê (chưa xác định nguyên nhân): Nợ TK 311 (3118): Các khoản phải thu Có TK 152, 153: Ghi giảm giá trị NVL, CC – DC Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương. Nợ TK 661, 662, 631 Nếu tính vào chi phí Nợ TK 111: Số thiệt hại được thu hồi bằng tiền mặt nhập quỹ. Có TK 311: Các khoản phải thu. 2.4.3. Hạch toán nguyên vật liệu tồn kho đến 31/12 - Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12, kế toán lập chứng từ phản ánh toàn bộ giá trị NVL tồn kho liên quan đến số kinh phí hoạt động được cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, ghi: Nợ TK 6612 Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho. Có TK 3371 - Hạch toán năm sau đối với nguyên liệu, vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trước: + Nếu NVL còn sử dụng được, khi xuất sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 3371 Trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho. Có TK 152, 153 + Nếu nguyên liệu, vật liệu không sử dụng được các cấp có thẩm quyền cho phép thanh lý, nhượng bán, kế toán ghi các bút toán sau: BT1: Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất để thanh lý, nhượng bán: Nợ TK 3371 Trị giá NVL, CC – DC xuất kho thanh lý, nhượng bán Có TK 152, 153 Trang 25
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp BT2: Phản ánh số thu được về thanh lý, nhượng bán: Nợ TK 111, 112, 311 Số thu từ thanh lý nhượng bán Có TK 511 BT3: Phản ánh chi phí liên quan đến quá trình thanh lý, nhượng bán Nợ TK 511 Chi phí thanh lý nhượng bán Có TK 111, 112 BT4: Phản ánh việc xử lý khoản chênh lệch từ thanh lý, nhượng bán: + Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi. Nợ TK 511: Chênh lệch thu lớn hơn chi Có TK 421: Phần ghi chênh lệch thu, chi chưa xử lý Có TK 333: Phần phải nộp ngân sách. Có TK 461: Phần bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp. + Nếu chênh lệch thu nhỏ hơn chi. Nợ TK 661, 662: Chênh lệch thu nhỏ hơn chi tính vào chi phí Nợ TK 421: Phần ghi chênh lệch thu, chi chưa xử lý. Có TK 511: Chênh lệch thu nhỏ hơn chi. Trang 26
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG QUÁT TK 111, 112, 312, 331 TK 152, 153 TK 661, 662, 631, 635,241 Mua VL, CC-DC nhập kho Xuất NVL, CC-DC ra dùng Mua VL, CC-DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh TK 331 TK 643 Giá trị phân bổ hàng kỳ (nếu có) Giá trị CC – DC phân TK 441, 461, 462, 465, 411 bổ nhiều kỳ Do được cấp kinh phí TK 341 Tăng NVL, CC-DC do nhận viện trợ không hoàn lại Cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng NVL, CC-DC kèm với chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách TK 521 TK 3118 Kết chuyển tăng NKP khi có Tăng NVL do nhận viện trợ Kiểm kê, phát hiện thiếu hoặc xuất VL cho vay, cho mượn chứng từ ghi thu, ghi chi NS không hoàn lại mà chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS TK 3337 TK 3337 TK 6612 Xác định thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp của 1/1/ N + 1 31 /12 / N hàng nhập khẩu Sang năm sau khi xuất dùng Kinh phí năm hiện VL thuộc kinh phí năm trước tại mà không dùng hết TK 3318, 3312 Tăng NVL, CC – DC do kiểm kê phát hiện thừa, do vay mượn Trang 27
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mục tiêu chung: - Giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, chi phí xây dựng cơ bản dở dang và đầu tư tài chính dài hạn. - Trang bị cho người học phương pháp hạch toán nguyên giá, giá trị hao mòn các loại tài sản cố định; quá trình thi công và nghiệm thu các công trình lắp đặt, xây dựng, sửa chữa lớn, tăng giảm giá trị đầu tư tài chính dài hạn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chế độ kế toán. 3.1. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (TSCĐ) 3.1.1. Khái niệm và tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ. Để đảm bảo hoạt động của các đơn vị HCSN bình thường, hoàn thành các nhiệm vụ do nhà nước giao, các đơn vị HCSN phải có cơ sở vật chất kỷ thuật cần thiết. Phần lớn các tư liệu lao động tạo nên cơ sở vật chất kỷ thuật trong đơn vị HCSN là TSCĐ. Như vậy, TSCĐ là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài theo quy định trong chế độ quản lý TSCĐ hiện hành. * Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: TSCĐ hữ hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống bao gồm nhiều tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định (nếu thiếu bất kỳ một bộ phạn nào trong đó thì cả hệ thông không thể hoạt động được) thảo mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn dưới đây: - Có giá trị (nguyên giá) từ 10.000.000 trở lên - Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên Ngoài ra một số loại tư liệu lao động có thời gian sử dụng trên một năm trở lên nhưng có giá trị duới 10.000.000 đồng vẫn được quy định là TSCĐ, gồm: - Máy móc thiết bị, phương tiện quản lý văn phòng như: máy tính, máy in - Phương tiện vận tải, phương tiện đi lại công tác. - Súc vật làm việc, súc vật cho sản phẩm, súc vật cảnh - Các loại sách quý về chuyên môn, khoa học, lịch sử - Các tác phẩm nghệ thuật, các di vật lịch sử, các vật kỉ niệm, lưu niệm có Trang 28
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp giá trị nghệ thuật cao. - Các loại nhà tranh, tre, nứa như: lớp học, nhà làm việc - Dụng cụ đồ gỗ, mây, tre, đồ nhựa cao cấp. Các tư liệu lao động mặc dù có đủ tiêu chuẩn về giá trị nhưng dễ hỏng, dễ vỡ thì không coi là TSCĐ, như: các đồ dùng bằng thuỷ tinh, bằng sành sứ ( trừ các dụng cụ thí nghiệm, nghiên cứu khoa học. Riêng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, cũng giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh, TSCĐ là những tư liệu lao động phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam đã ban hành: - Chắc chắn thu lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ước tính trên 01 năm - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. * Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ vô hình: Mọi khoản chi phí thực tế đơn vị HCSN đã chi ra có liên quan đến hoạt động của đơn vị nếu thảo mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị của TSCĐ mà không hình thành TSCĐ hữu hình thì được coi là TSCĐ vô hình. 3.1.2. Đặc điểm tài sản cố định Trong quá trình tham gia hoạt động sự nghiệp cũng như hoạt động SXKD, tài sản cố định có những đặc điểm sau: - TSCĐ tham gia vào nhiều năm hoạt động hành chính sự nghiệp, cũng như vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu. - Trong quá trình tham gia vào các hoạt động, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn TSCĐ được ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp), hoặc được tính vào chi phí SXKD (đối với chi dùng vào hoạt động SXKD). 3.1.3. Nhiệm vụ kế toán tài sản cố định Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng, giá trị, hiện trạng TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm trong kỳ, việc sử dụng TSCĐ trong đơn vị. Thông qua đã giám đốc chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, sử dụng TSCĐ ở đơn vị. Trang 29
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Tham gia nghiệm thu và xác định nguyên giá TSCĐ trong các trường hợp: hoàn thành việc mua sắm, xây dựng, bàn giao, đưa vào sử dụng, tài sản được cơ quan quản lý cấp phát trừ vào kinh phí, tài sản tiếp nhận của các đơn vị khác bàn giao hoặc biếu tăng, viện trợ. - Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ trong đơn vị, lập kế hoạch và theo dõi việc sửa chữa, thanh lý, khôi phục, đổi mới TSCĐ, - Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, phân tích tình hình sử dụng TSCĐ tại đơn vị. 3.1.4. Phân loại và đánh giá TSCĐ 3.1.4.1. Phân loại TSCĐ TSCĐ trong đơn vị HCSN gồm nhiều thứ khác nhau, có kết cấu, công dụng khác nhau, để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, cần phải tiến hành phân loại theo các tiêu thức sau: - Theo hình thái và kết cấu của TSCĐ. - Theo tình hình sử dụng và công dụng của TSCĐ. 3.1.4.1.1. Phân loại TSCĐ theo hình thái và kết cấu của TSCĐ. a) Theo hình thái biểu hiện, TSCĐ đựơc phân thành TSCĐHH và TSCĐVH * Tài sản cố định hữu hình: là các TS có hình thái vật chất cụ thể. Theo kết cấu TSCĐ hữu hình được phân chia thành các loại sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc gồm: + Nhà cửa: Nhà làm việc, nhà hát, bảo tàng, thư viện, hội trường, câu lạc bộ, cung văn hóa, nhà thi đấu thể thao, phòng nghiên cứu, thực hành, lớp học, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà khám bệnh cho bệnh nhân, nhà nghỉ, nhà an dưỡng, nhà để xe, khí tài, thiết bị, nhà kho, chuồng trại gia súc. + Vật kiến trúc: giếng khoan, giếng đào, sân chơi, bể chức, cầu cống, hệ thống cấp thoát nước, đê, đập, đường sá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bể bơi, trường bắn, các lăng tẩm, tượng đài, tường rào - Máy móc, thiết bị: là các loại máy móc thiết bị dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị và kể cả những máy móc thiết bị sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ nhu cầu phúc lợi của đơn vị. - Phương tiện vận tải truyền dẫn: phản ánh giá trị các phương tiện vận tải, truyền dẫn dùng trong công tác chuyên môn của đơn vị gồm: xe máy, ô tô, tàu thuyền, Trang 30
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp xe bò, xe ngựa, xe lam, đường ống và các thiết bị truyền dẫn (thông tin, điện nước) - Phương tiện quản lý: phản ánh giá trị các loại thiết bị và dụng cụ sử dụng trong công tác quản lý và văn phòng như: máy tính, quạt trần, quạt bàn, bàn ghế, thiết bị dụng cụ đo lường, kiểm tra chất lượng, hút bụi chóng mối mọt - Tài sản cố định khác: phản ánh giá trị TSCĐ khác chưa được quy định, phản ánh các loại tài sản nêu trên. (Chủ yếu là tài sản mang tính đặc thù) như: tác phẩm nghệ thuật, sách, báo khoa học, kỹ thuật trong các thư viện và sách báo phục vụ cho công tác chuyên môn, các vật phẩm trưng bày trong các nhà bảo tàng, các bảng thiết kế mẫu của đơn vị thiết kế cho các đơn vị khác thuê, các TSCĐ là cơ thể sống, cây lâu năm, súc vật làm việc, súc vật cho sản phẩm, vườn cây cảnh, súc vật cảnh. * Tài sản cố định vô hình: TSCĐ là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư, chi trả hoặc chi phí nhằm có được các lợi ích kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của đơn vị như: quyền sử dụng đất, giá trị bằng phát minh, sáng chế, chi phí lập trình, phần mềm máy tính Tài sản cố định vô hình trong các đơn vị được chia thành: - Giá trị quyền sử dụng đất: phản ánh giá trị quyền sử dụng diện tích đất, mặt nước trong một thời gian cụ thể nhất định. - Bằng phát minh sáng chế. - Bản quyền tác giả. - Chi phí phần mềm máy tính. Việc phân loại TSCĐ theo hình thái và kết cấu nhằm mục đích xác định tỷ trọng các loại TSCĐ ở từng đơn vị, đồng thời làm căn cứ tổng hợp theo phân loại chung của toàn nền kinh tế quốc dân. 3.1.4.1.2. Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng. Theo cách phân loại này tài sản cố định của đơn vị được chia thành: - Tài sản cố định dùng cho hoạt động HCSN. - Tài sản cố định dùng cho hoạt động chương trình, dự án, đề tài. - Tài sản cố định chuyên dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ. - Tài sản cố định dùng vào mục đích phúc lợi. Trang 31
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Tài sản cố định chờ xử lý (không còn sử dụng được, hoặc không cần dùng) Cách phân loại này nhằm xác định tình trạng thực tế Tài sản cố định sử dụng vào các mục đích hoạt động của đơn vị. 3.1.4.2. Đánh giá tài sản cố định Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định. TSCĐ được phản ánh theo giá trị sau: - Nguyên giá (giá trị ban đầu): theo giá thực tế mua sắm, xây dựng hoặc cam kết nhận vốn, đánh giá. - Giá trị bao mòn: Xác định theo nguyên tắc cộng dồn hao mòn sau mỗi năm hoặc số khấu hao đã tính mỗi kỳ hạch toán. - Giá trị còn lại bằng nguyên giá - giá trị hao mòn lũy kế. 3.1.4.2.1. Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá Tài sản cố định của đơn vị HCSN được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy việc xác định nguyên giá TSCĐ trong trường hợp cụ thể có khác nhau, nguyên giá được tính khi có đủ chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. * Với tài sản cố định hữu hình: - Tài sản cố định mua sắm (kể cả mua mới và cũ) Nguyên giá bằng giá mua thực tế trừ (-) giảm giá cộng (+) với chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chí phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có). Đối với TSCĐ mua sắm dùng cho hoạt động SXKD, nguyên giá tính giống như các doanh nghiệp sản xuất, tức là phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT đầu vào mà bộ phận SXKD này phải áp dụng. - Nguyên giá TSCĐ xây dựng mới hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng là giá thực tế của công trình xây dựng được duyệt y quyết toán theo quy định. - Nguyên giá TSCĐ được cấp hoặc chuyển đến là giá trị ghi trong Biên bản giao nhận tài sản cố định của đơn vị cấp và chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có) - Nguyên giá TSCĐ được tài trợ, viện trợ, được cho, được biếu, được tăng là giá được cơ quan tài chính tính để ghi thu, ghi chi Ngân sách, hoặc giá trị theo đánh giá thực tế khi giao nhận cộng (+) với chi phí sửa chữa , cải tạo, nâng cấp TSCĐ, các chi phí lắp đặt, chạy thử (nếu có) mà bên nhận phải chi ra trước khi đưa Trang 32
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp TSCĐ vào sử dụng. - Các tài sản đặc biệt (tài sản vô giá) được sử dụng giá quy ước làm căn cứ để ghi sổ kế toán, nhưng không cộng (+) vào tổng giá trị TSCĐ của đơn vị. Giá quy ước được xác định trên cơ sở giá thị trường hoặc giá trị các tài sản tương đương. * Với tài sản cố định vô hình: Nguyên giá được xác định như sau: - Giá trị quyền sử dụng đất: là toán bộ chi phí thực tế đã chi ra có liên quan tới đất sử dụng. - Bằng phát minh sáng chế: Nguyên giá là toàn bộ chi phí đơn vị phải trả cho công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước. - Bản quyền tác giả: Nguyên giá bản quyền tác giả là tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. - Chi phí phần mềm máy tính: là số tiền chi trả cho việc lập trình hoặc mua phần mềm máy tính theo các chương trình của đơn vị. * Nguyên giá TSCĐ trong đơn vị HCSN chỉ được thay đổi Trong các trường hợp sau - Đánh giá lại giá trị TSCĐ. - Cải tạo, nâng cấp TSCĐ làm tăng năng lực, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ - Xây dựng thêm hay tháo gỡ bớt hay một số bộ phận TSCĐ. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, đơn vị phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại,số hao mòn luỹ kếcủa TSCĐ trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. b) Giá trị hao mòn TSCĐ: Là phần giá trị TSCĐ đã bị mất đi do sử dụng đã được kết chuyển để ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị, hoặc ghi nhận vào chi phí SXKD (đối với TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD). c) Giá trị còn lại của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Hao mòn lũy kế TSCĐ Trang 33
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 3.1.5. Kế toán tăng, giảm tài sản cố định. 3.1.5.1. Hạch toán chi tiết TSCĐ TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân nào cũng đều phải do ban kiểm nghiếm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ được lưu vào hồ sơ riêng của từng TSCĐ. Bộ hồ sơ này gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, Hoá đơn mua TSCĐ vá các chứng từ khác liên quan. * Chứng từ sử dụng. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Sổ TSCĐ - Sổ theo dõi TSCĐ và dụng cụ tại nơi sử dụng - Sổ chi tiết các tài khoản. 3.1.5.2. Hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ. 3.1.5.2.1. Tài khoản sử dụng. * TK 211 - Tài sản cố định hữu hình: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. Kết cấu và nội dung tài khoản 211 như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do: - Nguyên giá TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do được cấp phát, biếu, tặng - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm hoặc do sửa chữa cải tạo, nâng cấp. - Tăng nguyên giá do đánh giá lại. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ hữu hình giảm do: - Điều chỉnh cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý - Tháo bớt một số bộ phận của TSCĐ - Đánh giá lại, mất mát Trang 34
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có ở đơn vị TK 211 có các tài khoản cấp 2 sau: TK 2111 - Nhà cửa vật kiến trúc TK 2112 - Máy móc thiết bị. TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý. TK2115 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm TK 2118 - Tài sản cố định khác * TK 213 - TSCĐ vô hình: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động giá trị các loại TSCĐ vô hình của đơn vị theo nguyên giá. Kết cấu và nội dung TK 213 “TSCĐ vô hình, như sau: - Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng. - Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm - Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có Một số quy định hạch toán vào TK 213: - Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan tới TSCĐ vô hình, trong quá trình hình thánh, trước hết tập hợp vào tài khoản 241 “Xây dựng cơ bản dở dang”. Khi kết thúc quá trình đầu tư phải xác định tổng chi phí thực tế đầu tư theo từng đối tượng tập hợp chi phí (nguyên giá từng TSCĐ vô hình) ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình trên tài khoản 213 - TSCĐ vô hình cũng như TSCĐ hữu hình được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ TSCĐ. * TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của đơn vị. Kết cấu và nội dung TK 213 “TSCĐ vô hình, như sau: Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm, gồm: - Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hàng năm. - Giá trị còn lại TSCĐ thanh lý, nhượng bán chuyển giao theo quyết định của các cấp có thẩm quyền và các trường hợp giảm khác. - Giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ do đánh giá lại TSCĐ (trường hợp giảm) Trang 35
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng, gồm: - Giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng cơ bản đã hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng - Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, được biếu tặng, viện trợ và các trường hợp tăng khác. - Tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ do đánh giá lại TSCĐ (trường hợp tăng). Số dư bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị. 3.1.5.2.2. Phương pháp hạch toán tăng: 1. Rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, quĩ cơ quan mua TSCĐ về dùng ngay. Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ là tổng giá thanh toán Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo Đ ĐH của NN Có các TK 111, 112, 331 Chi vận chuyển - Nếu phải qua lắp đặt Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án Có TK 465 – Nguồn kinh phí theo Đ ĐH của NN Có các TK 111, 112, 331 chi phí vận chuyển (nếu có) Đồng thời ghi Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động, Có TK 009 – Dự toán chi chương trình, dự án - Khi lắp đặt xong, bàn giao TSCĐ vào nơi sử dụng, ghi: ` Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ là tổng giá thanh toán Có TK 241 (2411) Trang 36
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Tất cả các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ và ghi tăng chi cho các hoạt động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của NN Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 2. Xuất quỹ tiền mặt, hoặc rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc hoặc mua chịu TSCĐ về dùng ngay cho hoạt động sự nghiệp, cho chương trình, dự án, ghi: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 111, 112, 331 Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua TSCĐ để kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động (bằng nguồn kinh phí hoạt động) Nợ TK 662: Chi dự án (bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 431: Quỹ cơ quan Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 3. Đối với công trình XDCB đã hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng - Căn cứ giá thực tế công trình, ghi: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 241: XDCB dở dang - Tùy theo nguồn vốn đầu tư XDCB ở đơn vị kế toán ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, hoặc vốn kinh doanh. Nếu giá trị khối lượng XDCB hoàn thành gồm một phần liên quan đến số kinh phí sự nghiệp cấp cho công tác XDCB đã quyết toán vào năm trước và một phần thuộc kinh phí cấp cho năm báo cáo, kế toán ghi: Nợ TK 337: Nguồn kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 441 – Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Trang 37
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4. TSCĐ nhận được do cấp trên cấp kinh phí căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng và thông báo ghi thu chi Ngân sách Nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Hoặc: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 214:Giá trị hao mòn (nếu nhận TSCĐ đã qua sử dụng) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 5. TSCĐ phát hiện thừa khi kiểm kê a) Nếu là TSCĐHH do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b) Nếu là TSCĐHH đang dùng thuộc nguồn SXKD: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + Nếu TSCĐ phát hiện thừa là tài sản của đơn vị khác thì phải báo cáo cho đơn vị biết, đồng thời ghi Có TK 002 - Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 6. Trường hợp điều chuyển TSCĐ cho các đơn vị kháctheo quyết định của cấp có thẩm quyền: + Khi điều chuyển TSCĐ cho đơn vị khác. Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình Trang 38
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Khi tiếp nhận TSCĐHH từ đơn vị khác chuyển đến, ghi: Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 214: Giá trị hao mòn Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động 7. Nếu TSCĐHH được mua về dùng cho hoạt động SXKD, ghi: Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ là giá chưa có thuế GTGT. Nợ TK 3113 (Thuế GTGT khấu trừ) Có các TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. Đồng thời kết chuyển nguồn, ghi: Nợ TK 431- Các quĩ (nếu dùng các quỹ để mua) Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh 8. Trường hợp nhập khẩu TSCĐ: Nợ TK 211: (Giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí khác) Có TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước (TK 3337- thuế nhập khẩu) Có các TK 111, 112, 331 (Giá mua +chi phí khác ) + Thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 311(3113: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ Có TK 333 (33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu) 9. Khi được tài trợ, biếu tặng bằng TSCĐ hữu hình của cá tổ chức, các nhân trong nước để dùng cho hoạt động HCSN, ghi: Nợ TK 211: TSCĐ Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Trang 39
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 10. Khi mua TSCĐHH thuộc quĩ khen thưởng, phúc lợi dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi, ghi: Nợ TK 211 Có các TK 111, 112, 331 Đồng thời: Nợ TK 431- Các quĩ Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 11. Khi được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐHH a) Trường hợp đơn vị có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi được tiếp nhận viện trợ, ghi: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nuồn kinh phí dự án Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662 – Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b) Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi được tiếp nhận viện trợ, ghi: Nợ TK 211, 213: Tài sản cố định Có TK 521 – Thu chưa qua Ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662 – Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Khi đơn vị đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐHH nhận viện trợ Nợ TK 521 (5212)Thu chưa qua Ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nuồn kinh phí dự án Trang 40
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 3.1.5.2.2. Phương pháp hạch toán giảm: 1. Trường hợp nhượng bán TSCĐ hữu hình a) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐHH do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc NS - Căn cứ vào chứng từ liên quan tới thanh lý, nhượng bán, ghi Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Có TK 211, 213: Tài sản cố định (nguyên giá) - Số thu về bán TSCĐ, ghi: Nợ TK 111, 112, 3118. Nợ TK 152: Phụ tùng, phế liệu thu hồi Có TK 511: Các khoản thu (TK 5118- Thu khác) - Chi phí nhượng bán, ghi: Nợ TK 511: Các khoản thu (TK 5118- Thu khác) Có TK 152: vật liệu, dụng cụ Có TK 111, 112, 3118, 312 - Chênh lệch thu, chi về nhường bán, thanh lý căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành, ghi: Nợ TK 511: Các khoản thu (TK 5118 - Thu khác) Có TK 461, 462, 441, 333, 431 b) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐHH thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay: - Ghi giảm TSCĐHH đã nhượng bán Nợ TK 214: giá trị hao mòn lũy kế Nợ TK 511 (5118): giá trị còn lại Có TK 211, 213: nguyên giá - Số thu về bán, TSCĐ, ghi: Nợ TK 111, 112, 3118. Nợ TK 152: Phụ tùng, phế liệu thu hồi Có TK 511: Các khoản thu (TK 5118- Thu khác) Có TK 3331 Trang 41
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Chi phí nhượng bán, ghi: Nợ TK 511: Các khoản thu (TK 5118- Thu khác) Có TK 152: vật liệu, dụng cụ Có TK 111, 112, 3118, 312 - Kết chuyển chênh lệch thu, chi về nhượng bán TSCĐHH: + Nếu chênh lệch thu > chi (lãi), ghi: Nợ TK 511 (5118): Các khoản thu Có TK 421 (4212): chênh lệch thu chi chưa xử lý + Nếu chênh lệch thu < chi (lỗ), ghi: Nợ TK 421 (4212): chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 511 (5118):Các khoản thu 2. TSCĐHH giảm do không đủ tiêu chuẩn TSCĐ chuyển thành công cụ, dụng cụ: a) Khi nhượng bán TSCĐHH do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc Ngân sách: Nợ TK 241: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) b) Khi nhượng bán TSCĐHH thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay: Nợ TK 241: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh (giá trị còn lại nếu nhỏ) Nợ TK 643: Chi phí trả trước (giá trị còn lại nếu lớn phân bổ dần) Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá) Đồng thời phản ánh giá trị còn lại vào bên Nợ TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 3. Trường hợp TSCĐ giảm do cấp trên điều động cho cấp dưới + Cấp trên ghi: Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình Trang 42
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Cấp dưới nhận TSCĐ, ghi Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình Có TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 4. Trường hợp đánh giá lại TSCĐ - Trường hợp tăng nguyên giá, ghi Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình (phần nguyên giá tăng) Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Trường hợp giảm nguyên giá, ghi: Nợ TK TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá giảm) - Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi Nợ TK 214- Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn giảm) Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Trường hợp tăng giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214- Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn tăng) 5. TSCĐ phát hiện thiếu, mất khi kiểm kê a) Nếu là TSCĐHH do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc ngân sách - Trong thời gian chờ xử lý, kế toán ghi giảm sổ TSCĐ: Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 211: Tài sản cố định hữu hình - Phản ánh giá trị TSCĐ bị thiếu, mất phải thu hồi Nợ TK 311 (3118): Các khoản phải thu Có TK 511 (5118): Các khoản thu - Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi: + Nếu cho phép xóa bỏ số thiệt hại do thiếu hụt Nợ TK 511 (5118): Các khoản thu Có TK 311 (3118): Các khoản phải thu Trang 43
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Nếu phải bồi thường: Nợ TK 334: Phả trả viên chức Nợ TK 111, 112 Có TK 311 (3118): Các khoản phải thu + Nếu quyết định người chịu trách nhiệm phải bồi thường, số tiền thu được nộp ngân sách hoặc ghi tăng nguồn kinh phí các loại Nợ TK 511 (5118): Các khoản thu Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước b) Nếu TSCĐ dùng cho bộ phận SXKD, khi giảm TSCĐ, ghi: - Ghi giảm TSCĐHH: Nợ TK 311 (3118): Các khoản phải thu (giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình - Phần giá trị còn lại của TSCĐ, căn cứ vào quyết định xử lý để ghi: Nợ TK 334: Phải trả viên chức Nợ TK 111, 112, Có TK 311 (3118): Các khoản phải thu. Trang 44
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ tăng giảm TSCĐ TK 461,462,465 TK 211,213 TK 466 Rút dự toán nộp KP mua TSCĐ Thanh lý, nhượng bán TSCĐ do Ngân sử dụng ngay (giá mua) sách cấp, hoặc có nguồn gốc NS (GTCL) TK 111,112 TK 214 CP vận chuyển, bốc dỡ Giá trị hao mòn TK 241 Rút dự toán nộp KP TK 5118 mua TSCĐ, phải qua Lắp đặt xong lắp đặt (giá mua) đưa vào sử dụng Thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc nguồn TK 111,112, vốn kinh doanh hoặc vốn vay (GTCL) 3311 TK 214 CP lắp đặt Giá trị hao mòn chạy thử TK 466 TK 111,112, 3311 TK 241 Điều chuyển TSCĐ cho đơn vị khác (giá trị còn lại) Mua TSCĐ, phải qua lắp đặt Lắp đặt xong TK 214 (giá mua) đưa vào sử dụng Giá trị hao mòn TK 111,112, TK 341 3311 CP lắp đặt Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng TSCĐ chạy thử TK 111,112,3111 Mua TSCĐ bằng tiền, mua chịu TK 111,112 CP vận chuyển, bốc dỡ Trang 45
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ tăng giảm TSCĐ (TT) TK 2412 TK 211,213 TK 466 Kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ do NSNN XDCB hoàn thành bàn giao TSCĐ cấp hoặc có nguồn gốc NS (GTCL) tương tự TK 214 TK 461 Giá trị hao mòn Nhận kinh phí bằng TSCĐ mới hoặc được tài trợ, biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân trong nước TK 461 TK 3118 Nhận kinh phí bằng TSCĐ đã qua sử dụng (giá trị còn lại) Kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ thuộc TK 214 nguồn vốn KD hoặc vốn vay (GTCL) Giá trị hao mòn TK 214 TK 466 Giá trị hao mòn Nhận TSCĐ đơn vị khác điều chuyển đến (giá trị còn lại) TK 214 Giá trị hao mòn TK 461,462 nhận viện trợ không hoàn lại (đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NS) TK 412 TK 214 TK 461,462,441 Điều chỉnh giảm Điều chỉnh giảm Khi có chứng từ Nhận viện trợ không nguyên giá TSCĐ giá trị hao mòn ghi thu, ghi chi NS hoàn lại (chưa có của TSCĐ chứng từ ghi thu, TK 461,411 ghi chi NS) Bổ sung giá trị TSCĐ thừa do chưa ghi sổ (GTCL) TK 214 Giá trị hao mòn TK 466,461, TK 3318 Xử lý giá trị Kiểm kê phát hiện TSCĐ thừa thừa (chưa xác định được nguyên nhân) TK 214 TK 412 Điều chỉnh tăng Điều chỉnh tăng giá trị hao mòn nguyên giá TSCĐ của TSCĐ Trang 46
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 3.2. KẾ TOÁN HAO MÒN VÀ KHẤU HAO TSCĐ 3.2.1. Khái niệm hao mòn và khấu hao TSCĐ. - Hao mòn TSCĐ là sự giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ theo thời gian, có thể là do sử dụnghoặc không do sử dụng tài sản. - Khấu hao TSCĐ là biểu hiện bằng tiền của phần giá trị TSCĐ đã hao mòn, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanhnhằm thu hồi vốn đàu tư để tái tạo lại TSCĐ khi TSCĐ bị hư hỏng, không sử dụng được nữa. 3.2.2. Nguyên tắc hạch toán. - Tất cả TSCĐ được Nhà nước giao quản lý, sử dụng tại đơn vị đều phải tính hao mòn TSCĐ hàng năm. Hao mòn TSCĐ được tính một năm một lần vào tháng 12 hàng năm. TSCĐ tăng, giảm trong năm này thì năm sau mới tính hao mòn hoặc thôi không tính hao mòn nữa. Các TSCĐ đã tính hao mòn đủ nhưng vẫn còn sử dụng thì không phải tính hao mòn nữa. - Các loại TSCĐ sau đơn vị không phải tính hao mòn. + TSCĐ đặc biệt (vô giá) như: Các cổ vật, các bộ sách cổ, hiện vật trưng bày ở viện bảo tàng, lăng, tẩm + TSCĐ thuê ngoài sử dụng tạm thời + TSCĐ giữ hộ, cất trữ hộ Nhà nước - Đối với TSCĐ của đơn vị HCSN sử dụng vào mục đích SXKD, phải trích khấu hao tính vào chi phí SXKD và phải theo dõi chi tiết việc trích khấu hao TSCĐ theo chế độ quản lý và khấu hao tài sản của Bộ Tài chính. 3.2.3. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán hao mòn TSCĐ, kế toán sử dụng TK 214: Hao mòn TSCĐ: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình trong quá trình sử dụng và những nguyên nhân khác làm tăng, giảm giá trị hao mòn của TSCĐ. Nội dung kết cấu tài khoản 214 như sau: Trang 47
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Bên Nợ: - Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ trong các trường hợp giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán, thiếu, bị điều chuyển) - Ghi giảm giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại TSCĐ (trường hợp đánh giá giảm) Bên Có: - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ khi đánh giá lại TSCĐ (trường hợp đánh giá tăng) Số dư bên Có: Giá trị hao mòn TSCĐ hiện có. TK 214 có 2 tài khoản cấp 2 + TK 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình + TK 2142 - Hao mòn TSCĐ vô hình 3.2.4. Phương pháp hạch toán 1. Hàng năm phản ánh giá trị hao mòn đã tính của TSCĐ trong hoạt động sự nghiệp, hoạt động chương trình dự án. Nợ TK 466: Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Có TK 214: Hao mòn TSCĐ 2. Tính khấu hao TSCĐ thuộc nguồn vốn KD, dùng vào hoạt động SXKD dịch vụ: - Nếu TSCĐ do đơn vị đầu tư: Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD Có TK 214: Hao mòn TSCĐ - Nếu TSCĐH do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc Ngân sách đang dùng, ghi: Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD Có TK 431 (4314): các quỹ Có TK 333 (3338): các khoản phải nộp Nhà nước 3. Giảm giá trị hao mòn do giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán) thuộc nguồn Ngân sách hoặc có nguồn gốc Ngân sách, ghi: Nợ TK 466: Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 211, 213 Trang 48
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4. Giảm giá trị hao mòn do giảm TSCĐ (thanh lý, nhượng bán, thiếu mất ) thuộc nguồn SXKD, ghi: Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD Nợ TK 311 (3118): Các khoản phải thu Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ Có TK 211, 213 5. Tăng, giảm giá trị hao mòn do đánh giá lại TSCĐ: - Trường hợp giảm giá trị hao mòn, ghi Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn giảm) Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Trường hợp tăng giá trị hao mòn, ghi: Nợ TK TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (phần hao mòn tăng) 3.3. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG 3.3.1. Một số qui định chung Khi thực hiện việc hạch toán trên TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang, cần phải xác định: 1. Các đơn vị kế toán phản ánh về hoạt động đầu tư XDCB cùng chung hệ thống sổ kế toán của đơn vị 2. Những TSCĐ mua về cần phải qua lắp đặt, chạy thử 3. Việc hạch toỏn chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình phải theo từng loại chi phí đầu tư, như: - Chi xây lắp - Chi thiết bị - Chi phí khác Và phải theo Mục lục Ngân sách Nhà nước. 3.3.2. Tài khoản sử dụng. TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang. Nội dung kết cấu tài khoản 241 như sau Trang 49
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Bên Nợ : - Chi phí thực tế về đầu tư XDCB, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh - Chi phí đầu tư để cải tạo, nâng cấp TSCĐ Bên Có : - Giá trị TSCĐ hình thành qua đầu tư xây dựng, mua sắm - Giá trị công trình bị loại bỏ và các khoản duyệt bỏ khác kết chuyển khi quyết toán được duyệt - Các khoản ghi giảm chi phí đầu tư XDCB, chi phí SCL (sửa chữa lớn) các TSCĐ - Giá trị công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyển khi quyết toán được duyệt Số dư bên Nợ: - Chi phí XDCB và SCL TSCĐ dở dang - Giá trị công trình XDCB và SCL TSCĐ đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao đưa vào sử dụng hoặc quyết toán chưa được duyệt. TK 241 gồm 3 TK cấp 2: - TK 2411- Mua sắm TSCĐ - TK 2412- Xây dựng cơ bản - TK 2413- SCL TSCĐ 3.3.3. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ phát sinh 1- Khi mua sắm TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử a) Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241 (2411) Nợ TK 311 (3113) Có các TK 111, 112, 331 b) Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 241 (2411) Có các TK 111, 112, 331 Trang 50
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 2- Khi phát sinh các chi phí lắp đặt, chạy thử các TSCĐ: a) Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241 (2411) Nợ TK 311 (3113) Có các TK 111, 112, 331 b) Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 241 (2411) Có các TK 111, 112, 331 3- Khi bàn giao TSCĐ đã mua sắm qua lắp đặt, chạy thử, ghi: Nợ TK 211 Có TK 241 (2411) Đồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ nhằm phục vụ hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Nợ TK 661 Nợ TK 662 Nợ TK 635 Nợ TK 431 Nợ TK 441 Có TK 466 Nếu đầu tư từ nguồn kinh doanh, sẽ đồng thời ghi: Nợ TK 431 Có TK 411 4. Khi tạm ứng kinh phí qua Kho bạc để tiến hành hoạt động XDCB, ghi: Nợ TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang. Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí Trang 51
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 5. Khi nhận khối lượng xây dựng, xây lắp hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao: a) Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 311 (3113): Các khoản phải thu Có TK 331: Tổng giá thanh toán b) Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 331: Tổng giá thanh toán 6. Trường hợp chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến nơi thi công giao cho bên nhận thầu hoặc bên sử dụng thiết bị: a) Nếu để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241 (2412) Nợ TK 311 (3113) Có TK 331 (3311) b) Nếu để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 241 (2411) Có TK 331(3311) 7. Khi trả tiền cho nhà thầu, người cung cấp thiết bị, vật tư, dịch vụ liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB, ghi: Nợ TK 331 (3331) Nợ TK 241 (2412) Có các TK 111, 112, 312 Có các TK 461, 642, 465, 441 Nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình dự án để chi trả, đồng thời ghi: Có TK 008 Có TK 009 8. Khi xuất thiết bị giao cho nhà nhận thầu Trang 52
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Nếu thiết bị không cần lắp đặt, ghi: Nợ TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Nếu xuất thiết bị cần lắp đặt, ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt) Có TK 152 (Chi tiết thiết bị trong kho) - Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên nhận thầu bàn giao, được nghiệm thu, ghi: Nợ TK 241 (2412) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Chi tiết thiết bị đưa đi lắp đặt) 9. Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý và chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư XDCB: a) Nếu XDCB để dùng vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: Nợ TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 311 (3113): Các khoản phải thu Có các TK 111, 112, 312, 331 (3312): Tổng thanh toán b) Nếu XDCB để dùng cho các hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi: Nợ TK 241 (2411): Xây dựng cơ bản dở dang Có các TK 111, 112, 312, 331 (3312) Có các TK 461, 462, 465, 441 Nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình dự án để chi trả, đồng thời ghi: Có TK 008, Có TK 009 10. Khi các chương trình XDCB đã hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, được quyết toán, ghi: Nợ TK 211, 213: TSCĐ Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 311 (3118): Phần chi duyệt bỏ phải thu hồi Nợ TK 441: Phần chi duyệt bỏ được duyệt (nếu có) Có TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang Trang 53
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Đồng thời, căn cứ vào nguồn hình thành để phản ánh NKP đã hình thành TSCĐ nhằm phục vụ HCSN, dự án, đơn đặt hàng của Nhà nước như sau: Nợ TK 661, 662, 635 Nợ TK 431: Nếu đầu tư XDCB bằng các quỹ Nợ TK 441: Nếu đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nếu đầu tư từ nguồn kinh doanh, sẽ đồng thời ghi: Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 11. Trường hợp đầu tư XDCB bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm có khối lượng xây dựng đã hoàn thành được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán thì: a) Hạch toán ở năm báo cáo: Nợ TK 661 (6612): chi hoạt động Có TK 337 (3373) (Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành) b) Hạch toán ở năm sau tiếp theo: - Phản ánh công trình XDCB đã hoàn thành: Nợ TK 211, 213 Có TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang - Đồng thời quyết toán kinh phí hình thành TSCĐ: Nợ TK 337 (3373): kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau Nợ TK 661: chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 3.4. KẾ TOÁN CHI PHÍ SỬA CHỮA TSCĐ Cũng như các doanh nghiệp SXKD, công tác sửa chữa TSCĐ cũng được chia thành 2 loại: sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. 3.4.1. Kế toán chi phí sửa chữa thường xuyên Sửa chữa thường xuyên là sửa chữa nhỏ và vừa, công việc sửa chữa có thể do đơn vị tự làm hoặc thuê ngoài sửa chữa. Chi phí sửa chữa được kế toán ghi vào chi phí của đơn vị, tùy thuộc vào TSCĐ đã đang phục vụ cho mục đích gì. Trang 54
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Khi chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc liên quan ghi định khoản. Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD. Có TK 111, 112, 152, 331 3.4.2. Kế toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Đối với sửa chữa lớn, do chi phí sửa chữa phát sinh lớn, thời gian sửa chữa dài hơn nhiều so với sửa chữa thường xuyên, công tác sửa chữa lớn TSCĐ của đơn vị có thể tiến hành theo phương thức tự làm hay giao thầu. Hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phải được theo dõi chi tiết cho từng công việc sửa chữa lớn trên TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang, (chi tiết TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ). 1. Theo phương thức tự làm, căn cứ vào chứng từ chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 111, 112, 152. 2. Theo phương thức giao thầu sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán phản ánh số tiền phải trả theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng sửa chữa Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 331 (3311): Các khoản phải trả 3. Khi công trình sửa chữa lớn đã hoàn thành kế toán phải tính toán giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa để quyết toán số chi phí này theo nguồn kinh phí dùng để sửa chữa lớn: + Nếu dùng kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng để sửa chữa lớn, kế toán ghi: Nợ TK 661: Nếu dùng nguồn kinh phí hoạt động để sữa chữa lớn. Nợ TK 662: Nếu dùng nguồn kinh phí dự án để sữa chữa lớn. Nợ TK 635: Nếu dùng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước để sữa chữa lớn. Có TK 241 (2413): Sửa chữa lớn TSCĐ Trang 55
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp + Nếu sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD thì tính vào chi phí SXKD, nếu lớn thì cần phân bổ dần. Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD. Nợ TK 643: Chi phí trả trước. Có TK 241 (2413): Sửa chữa lớn TSCĐ. * Định kỳ phân bổ chi phí sửa chữa lớn, ghi: Nợ TK 631: Chi phí hoạt động SXKD. CóTK 643: Chi phí trả trước. 4. Trường hợp cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ thì toàn bộ chi phí cải tạo phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211, 213. Có TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ. Căn cứ vào nguồn kinh phí cải tạo, nâng cấp, ghi: Nợ TK 661: Nếu dùng nguồn kinh phí hoạt động để sữa chữa lớn. Nợ TK 662: Nếu dùng nguồn kinh phí dự án để sữa chữa lớn. Nợ TK 635: Nếu dùng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước để sữa chữa lớn. Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thanh TSCĐ. 5. Trường hợp cuối năm công việc sửa chữa lớn chưa hoàn thành, thì căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành tới ngày 31/12 phản ánh giá trị khối lượng sửa chữa hoàn thành liên quan đến số kinh phí sự nghiệp cấp cho công tác sửa chữa lớn năm báo cáo, kế toán ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động Có TK 337 (3372): Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau - Sang năm sau, khi công tác sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, ghi: Nợ TK 337(3372): Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (phần quyết toán năm sau) Nợ TK 661 - Chi hoạt động (Phần quyết toán năm nay) Có TK 241(2413): Sửa chữa lớn TSCĐ Trang 56
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Sơ đồ kế toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 111,112,331,152 TK 2413 TK 466 TK 661,662,635 Tập hợp chi phí sửa chữa lớn Đồng thời kết chuyển Tăng NKP tăng chi = N/giá Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành (sửa chữa lớn TSCĐ thuộc HĐ HCSN) TK 211,213 Sửa chữa lớn làm tăng nguyên giá kéo dài thời gian Sử dụng TSCĐ tăng nguyên giá TK 643 TK 631 Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn Phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ( thuộc HĐ SXKD) Hàng kỳ vào chi phí SXKD TK 3372 TK 6612 Thuộc KP năm trước Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau Kết chuyển CF sửa chữa lớn khi công trình hoàn thành Thuộc KP năm sau Trang 57
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 4: KẾ TOÁN THANH TOÁN TKTK 661,662,635 211,213 Mục tiêu chung: + Giúp cho người học nhận thức đối tượng kế toán là các khoản phải thu ở khách hàng, phải trả cho khách hàng, các khoản vay, nợ, tạm ứng qua kho bạc, các khoản ứng trước, trả trước, các khoản nhận trước trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. + Trang bị cho người học phương pháp kế toán công nợ thanh toán các khoản phải thu, các khoản phải trả trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, như: + Các khoản phải thu ở khách hàng, về thuế GTGT đầu vào được khấu trừ + Tạm ứng + Cho vay + Các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nợ vay + Phải trả công chức, viên chức + Phải trả các đối tượng khác + Các khoản phải nộp theo lương + Các khoản khoản nộp NSNN + Tạm ứng kinh phí + Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau + Kinh phí cấp cho cấp dưới + Thanh toán nội bộ + Các khoản phải thu khác, các khoản phải trả khác 4.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 4.1.1. Khái niệm Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị với các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước tập trung và kinh phí khác. Trang 58
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị dự toán là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị. * Các nghiệp vụ thanh toán nếu được phân loại theo đối tượng thanh toán thì có: - Các khoản phải thu khách hàng. - Tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị. - Các khoản phải thanh toán cho người cung cấp. - Phải thanh toán cho công chức, viên chức và đối tượng khác. - Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp. - Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế và lệ phí. - Kinh phí cấp cho cấp dưới - Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới. * Xét theo tính chất công nợ phát sinh - Thanh toán các khoản phải thu (khách hàng mua, CNV, cho vay, thuế GTGT khấu trừ, các khoản phải thu khác). - Thanh toán các khoản phải trả (phải trả người bán, nội bộ, thanh toán các khoản cho Nhà nước, phải nộp theo lương, phải nộp khác) 4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán Để quản lý tốt các khoản phải thu và nợ phải trả, hạch toán các nghiệp vụ thanh toán cần tôn trọng các quy định sau: + Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho từng đối tượng và từng đợt thanh toán. + Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kinh phí. đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước. + Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn kế toán cần phải lập bảng kê nợ, phải đối chiếu, xác nhận công nợ cho nhau, và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng kê Trang 59
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đọng làm tổn thất kinh phí của nhà nước. + Trường hợp một đối tượng vừa là phải thu, vừa là phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. + Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết chi từng khoản con nợ và chủ nợ theo cả hai chiều số lượng và giá trị. 4.1.4. Nhiệm vụ kế toán Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác, rõ ràng các khoản phải thu, các khoản nợ phải trả theo từng khoản phải thu, từng khoản phải trả. 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.2.1. Nội dung các khoản phải thu Theo tính chất và đối tượng thanh toán, các khoản phải thu gồm: - Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý TSCĐ - Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp đối với Nhà nước theo các đơn đặt hàng. - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý - Các khoản phải thu khác. 4.2.2. Nhiệm vụ kế toán Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán. Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các con nợ. Các khoản nợ phải thu của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết cho từng con nợ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Tài khoản này còn phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá đã có quyết định xử lý, bắt bồi thường vật chất. Trang 60
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4.2.3. Tài khoản 311 - Các khoản phải thu Kế toán sử dụng tài khoản 311 - Các khoản phải thu: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 311 như sau: Bên Nợ: - Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ , nhượng bán, thanh lý vật tư, TSCĐ - Thuế GTGT được khấu trừ đối với những hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế; các dự án viện trợ không hoàn lại được hoàn thuế GTGT. - Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được. - Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo dơn đặt hàng, chi đầu tư xây dựng cơ bản nhưng quyết toán không được duyệt bị xuất toán phải thu hồi - Số phải thu về cho mượn tạm thời về tiền, vật tư - Các khoản phải thu khác Bên Có: - Số tiền đã thu của khách hàng - Số tiền ứng, trả trước của khách hàng - Số thuế GTGT đầu váo đã khấu trừ - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn thuế + Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại người bán, hoặc được giảm giá, được hưởng chiết khấu thương mại. - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền. - Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản nợ phải thu khác Trang 61
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Số dư bên Nợ: - Các khoản nợ còn phải thu. - Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuế GTGT được hoàn lại nhưng Ngân sách chưa hoàn trả Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu, khách hàng ứng trước tiền chưa nhận hàng. Tài khoản 311 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 - TK 3111: Phải thu của khách hàng - TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3 + TK 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ + TK 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ - TK 3118: Phải thu khác 4.2.4. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1. Phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp, đã được xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu được tiền. Nợ TK 311 (3111): Phải thu khách hàng Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Có TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp (nếu có). 2. Xác định giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại (nếu có) cho khách hàng bằng việc thanh toán bù trừ Nợ TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Nợ TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp (nếu có). Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng 3. Nhận được tiền do khách hàng trả nợ Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng Trang 62
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi: - Khi nhận được tiền Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng - Khi giao hàng cho người mua, đồng thời người mua chấp nhận, ghi: Nợ TK 311 (3111): Phải thu của người mua Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Có TK 333 (3331) 5. Các khoản phải thu khác của viên chức, có thể trừ dần vào lương khi được phép của cấp có thẩm quyền Nợ TK 334 (334): Phải trả cho viên chức Có TK 311 (3118): Phải thu khác 6. Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 111, 152, 153, 155 7. Trường hợp vay, mượn tiền, vật tư, hàng hoá. Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 111, 112, 152, 155 8. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, bằng nguồn vốn kinh doanh, khi phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Nợ TK 311 (3118): Giá trị còn lại Có TK 211, 213: Nguyên giá. 9. Cuối niên độ kế toán, sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả của cùng một đối tượng Nợ TK 331: Các khoản phải trả Có TK 311: Các khoản phải thu Trang 63
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 10. Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đã không đòi được, được cấp thẩm quyền cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án Nợ TK 661, 662 Có TK 311: Các khoản phải thu 11. Các khoản đã chi hoạt động hoặc chi dự án không được duyệt y phải thu hồi Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 661, 662 Sơ đồ: Kế toán các khoản phải thu TK 531 TK 311 (3111, 3118) TK 531 Bán SP, hàng hóa cung Các khoản giảm giá, TK 3331 cấp dịch vụ chưa tiền hoặc trừ hàng bán, CKTM vào số tiền KH đã ứng trước TK 111,112 Lãi đầu tư tài chính phải thu Khách hàng và các đối tượng khác trả nợ hoặc ứng cho đơn vị TK 111,112,152,155 TK 334 Cho vay, mượn tiền, vật tư, hàng hóa Khoản nợ của viên chức được trừ vào lương TK 111,152,153,155,211 TK 331 Vật tư, hàng hóa, TM tồn quỹ Bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phát hiện thiếu, chờ xử lý phải trả của cùng một đối tượng TK 661,662 TK 661,662,631 Các khoản đã chi HĐ, chi dự án Phải thu khó đòi quyết toán không được duyệt, phải thu hồi vào chi hoạt động, chi dự án Trang 64
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4.3. KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠM ỨNG 4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền. Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở nguyên tắc chung như sau: Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn. Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ. Chi tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đã. Tiền tạm ứng phải được theo dõi: Sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn. 4.3.2. Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng khi tạm ứng tới lúc thanh toán từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp. Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp. Thực hiện nghiêm ngặt công tác quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán. Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị. 4.3.3. Chứng từ kế toán Kế toán thanh toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: Giấy đề nghị tạm ứng: Dùng làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy thanh toán tạm ứng: là bảng kê khai thác các khoản đã tạm ứng và hoàn tạm ứng Trang 65
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Các chứng từ gốc chứng minh số tiền tạm ứng đã chi 4.3.4. Tài khoản 312 - Tạm ứng Kế toán sử dụng tài khoản 312 “Tạm ứng” - để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị. Kết cấu nội dung và cách ghi chép của TK 312 như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ Bên Có: - Các khoản tạm ứng đã được thanh toán - Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán. 4.3.5. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng 1. Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho viên chức, nhân viên. Nợ TK 312: Tạm ứng Có TK 111-Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 152- Vật liệu Có TK 155- Sản phẩm, hàng hóa. 2. Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc. Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu Nợ TK 155- Sản phẩm, hàng hóa. Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 611 - Chi hoạt động sự nghiệp Nợ TK 662 - Chi hoạt động dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 312- Tạm ứng 3. Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 334- Phải trả viên chức- trường hợp trừ vào lương Có TK 312- Tạm ứng Trang 66
Giáo trình Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người tạm ứng Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hóa. Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 611 - Chi hoạt động sự nghiệp Nợ TK 662 - Chi hoạt động dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111- Tiền mặt Có TK 312: Tạm ứng Sơ đồ: Kế toán thanh toán tạm ứng TK 111,112 TK 312 TK 152,155, Tạm ứng tiền cho CCVC Thanh toán số tiền tạm ứng đã đi mua vật tư, hàng hóa dùng mua vật tư, hàng hóa TK 111,112,152,155 TK 241,661,662,631 Xuất tiền, vật tư, hàng Quyết toán số chi tạm ứng hóa cho CCVC để XDCB, tính vào chi phí chi HĐ,chi dự án, SXKD TK 152 TK 511 TK 111,112,311 Xuất biên lai, ấn chỉ Trị giá vốn của Giá bán của số Cho bộ phận giao dịch số biên lai, ấn chỉ biên lai, ấn chỉ bán hàng cho khách hàng đã được tiêu thụ đã tiêu thụ TK 111,112 Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Trang 67