Đề cương Quản trị sự kiện

Nội dung text: Đề cương Quản trị sự kiện

1. DHTM_TMU BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ SỰ KIỆN Khoa Khách sạn – Du lịch Bộ môn: Marketing Du lịch
2. QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐỀ CƢƠNG DHTM_TMUC1: Tổng quan về quản trị sự kiện C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện Đề cƣơng C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK C5: Đánh giá sự kiện C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện
3. CHƢƠNG 2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1. DHTM_TMUCông tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2.2.1. Xác định mục tiêu 2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu 2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch 2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.6. Xác định ngân sách 2.2.7. Tài trợ sự kiện
4. 2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình TCSK Một sốDHTM_TMU câu hỏi cần đƣợc trả lời: - Ai có nhu cầu tổ chức sự kiện? - Sự kiện thuộc loại sự kiện gì? - Sự kiện tổ chức khi nào? - Phạm vi, khu vực diễn ra sự kiện? - Mục đích chính của sự kiện? - Quy mô của sự kiện? - Các nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?
5. 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện - BanDHTM_TMU tổ chức sự kiện m ng nh viên c ng nh n c nhau, năng c năng chuyên môn p ng c n, n c t ng liên quan n nh c a nh trong nh tổ chức sự kiện. - Nhiệm vụ các thành viên trong ban tổ chức .
6. 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện - NhânDHTM_TMUc cho ch tổ chức SK t đa ng - c n nhân c theo c c cơ n: + Xác định mô hình tổ chức lao động + p ch nhân c cho n + n nh n ng nhân c + n nh o o nhân c + m tra n t công c n
7. 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện DHTM_TMU Khái niệm Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mối quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng trước pháp luật
8. 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện DHTM_TMUHình thức hợp đồng • Gửi qua email Tài liệu kỹ thuật số • Đĩa CD-ROM • Có thể có những vấn đề phát sinh Bằng miệng • Ít được sử dụng • Thoả thuận Bằng văn bản • Hợp đồng do luật sư soạn thảo
9. 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện Nội dung hợp đồng 1. Điều DHTM_TMUkhoản về các thủ tục hành chính. 2. Đối tượng của hợp đồng. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc. 4. Giá cả 5. Chế độ bảo hành 6. Điều kiện nghiệm thu, giao nhận 7. Phương thức thanh toán 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế 9. Thời hạn, hiệu lực của hợp đồng kinh tế 10. Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế. 11. Các thoả thuận khác
10. 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện DHTM_TMUXây dựng hợp đồng Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5 Xđịnh mục tiêu Đàm phán Chấp nhận ban đầu Thỏa thuận về các điều khoản Ký hợp đồng
11. CHƢƠNG 2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1. DHTM_TMUCông tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2.2.1. Xác định mục tiêu 2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu 2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch 2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.6. Xác định ngân sách 2.2.7. Tài trợ sự kiện
12. 2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện DHTM_TMUXác định Xác định đối Xác định chủ đề sự tượng đại mục tiêu kiện biểu Lập thời Xây dựng Xác định gian biểu và chương ngân sách lựa chọn địa trình kế điểm hoạch Tài trợ sự kiện
13. 2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2.2.1. Xác định mục tiêu DHTM_TMU Khái niệm: Mục tiêu của n ng t u tư n, c n ng như c nh n tham gia c nh ra m n u t c trong nh c n n.
14. 2.2.1. Xác định mục tiêu DHTM_TMUYêu cầu của mục tiêu - Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (chính đáng) - Mục tiêu cần phải rõ ràng - Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi - Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất
15. 2.2.1. Xác định mục tiêu DHTM_TMUThứ bậc của mục tiêu - Một sự kiện có u c tiêu c nhau - C n c nh c c a c c tiêu ( c tiêu nh, c tiêu )
16. 2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện - Chủ DHTM_TMUđề là đối tượng, vấn đề chính mà sự kiện biểu đạt, làm nên diện mạo của sự kiện - Bao gồm tất cả các yếu tố liên quan đến nhận diện bằng tri giác + Áp phích, pano, tập gấp quảng cáo + Cổng vào sự kiện + Màu sắc, trang trí sân khấu + MC + Tập gấp quảng cáo + Trang phục nhân viên + Người biểu diễn + Tiện nghi phục vụ
17. 2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu KháchDHTM_TMU mời (đại biểu) tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng nh c tiêu n n c ng n.
18. 2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu DHTM_TMUPhân loại khách mời - Theo kế hoạch tổ chức + Khách mời chính thức + Khách mời dự bị - Theo vị trí, vai trò + Khách mời quan trọng + Khách mời ở các cơ quan truyền thông + Khách mời là khách hàng + Khách mời là nhà cung ứng
19. 2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu CôngDHTM_TMU việc chuẩn bị liên quan đến khách mời - Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị và gửi giấy mời - Kiểm tra, xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời - Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời
20. 2.2.4. Xây dựng chƣơng trình kế hoạch - XácDHTM_TMU định các căn cứ xây dựng chương trình kế hoạch - Xây dựng khung chương trình - Xác định các hoạt động - Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện
21. 2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm DHTM_TMU Lập thời gian biểu Lựa chọn địa điểm
22. 2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.5.1. Lập thời gian biểu DHTM_TMU 1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong sự kiện 2. Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc 3. Hệ thống hoá về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị 4. Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị sự kiện
23. 2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm PhânDHTM_TMU loại địa điểm tổ chức sự kiện - Căn cứ theo không gian + Không gian ngoài trời + Không gian trong nhà + Không gian kết hợp - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện + Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp + Địa điểm tổ chức sự kiện bị động
24. 2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm TiêuDHTM_TMU chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện - Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện - Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa) - Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển - Tiện ích và dịch vụ sẵn có - An ninh, an toàn, bảo hiểm - Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực - Thời tiết - Giá cả
25. 2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm Quy DHTM_TMUtrình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện Bước 3: Khảo sát địa điểm Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận
26. 2.2.6. Xác định ngân sách Các DHTM_TMUnhóm chi phí cơ bản - Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện - Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện - Các khoản thuế, lệ phí - Chi phí dự phòng
27. 2.2.6. Xác định ngân sách Các hìnhDHTM_TMU thức lập dự toán ngân sách - Giá trọn gói - Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện - Giá đấu thầu - Giá hỗn hợp
28. 2.2.7. Tài trợ sự kiện DHTM_TMUKhái niệm tài trợ Tài trợ là “một khoản tiền và/hoặc khoản phí bằng hiện vật trả cho một phần tài sản (thường là thể thao, giải trí, sự kiện hay tổ chức) để đổi lại việc khai thác tiềm năng thương mại liên quan đến tài sản đó (trong Cornwell, Weeks and Roy, 2005).
29. 2.2.7. Tài trợ sự kiện QuyDHTM_TMU trình vận động tài trợ sự kiện 1. Viết bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ 2. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng 3. Tiếp cận các nhà tài trợ 4. Đàm phán và ký kết 5. Thực hiện và theo dõi