Bài giảng về Lý thuyết kế toán

Nội dung text: Bài giảng về Lý thuyết kế toán

1. UBND TỈNH VĨNH PHÚC TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT Chủ biên: C.N: Tạ Đình Chiến TẬP BÀI GIẢNG LÝ THUYẾT KẾ TOÁN (Lưu hành nội bộ) Vĩnh Yên, Tháng 11 năm 2011 1
2. LỜI NÓI ĐẦU Lý thuyết kế toán là môn học cơ sở, nền tảng quan trọng nhất của khoa học kế toán nói riêng và khoa học kinh tế nói chung. Để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu và giảng dạy, học tập và vận dụng lý thuyết kế toán, đồng thời góp phần đổi mới phương pháp giảng dạy, tiếp cận với khoa học kế toán của các đối tượng khác nhau. Xuất phát từ vấn đề trên tác giả đã biên soạn tập bài giảng « Lý thuyết kế toán ». Tập bài giảng này đề cập đến những vấn đề cơ bản của lý thuyết kế toán do đó nó là tài liệu cần thiết và hữu dụng đối với công tác nghiên cứu và giảng dạy của giáo viên và học sinh trong trường. Tham gia biên soạn tập bài giảng CN. Tạ Đình Chiến – Chủ biên Nội dung tập bài giảng gồm 6 chương Chương 1: Vai trò, chức năng, đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán Chương 2: Phương pháp chứng từ và kiểm kê kế toán Chương 3: Phương pháp tài khoản kế toán Chương 4: Phương pháp tính giá và kế toán một số quá trình sản xuất kinh doanh cơ bản Chương 5: Phương pháp tổng hợp- cân đối kế toán Chương 6 : Sổ kế toán và hình thức kế toán. Qua 6 chương học sinh và giáo viên có thể nắm bắt một cách toàn diện các vấn đề cơ bản về lý thuyết kế toán. Tuy nhiên tập bài giảng khó tránh khỏi một số hạn chế nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự đống góp của các đồng nghiệp để hoàn thiện cuốn tập bài giảng này trong những lần xuất bản tiếp theo Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả CN. Tạ Đình Chiến 2
3. MỤC LỤC Chương 1: VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN . 5 1.1. VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA KẾ TOÁN 5 1.1.1. Định nghĩa kế toán 5 1.1.2. Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trường 5 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán 5 1.1.4. Nguyên tắc kế toán 6 1.2. ĐỐI TƯỢNG CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN, PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 8 1.2.1. Đối tượng của hạch toán kế toán 8 1.2.2 Biểu hiện cụ thể của đối tượng hạch toán kế toán 9 1.2.3. Phương pháp hạch toán kế toán 15 Chương 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ KẾ TOÁN .19 2.1. PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ 19 2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán 19 2.1.2. Chứng từ kế toán 19 2.1.3. Trình tự luân chuyển chứng từ 21 2.2. KIỂM KÊ 22 2.2.1. Khái niểm 22 2.2.2. Các loại kiểm kê: 22 2.2.3. Phương pháp kiểm kê 22 Chương3 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN .24 3.1. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN24 3.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán 24 3.1.2. Khái niệm và kết cấu chung của tài khoản kế toán 24 3.1.3. Nội dung và kết cấu chung của một số tài khoản kế toán 25 3.2. CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 26 3.2.1. Ghi đơn vào tài khoản kế toán 26 3.2.2. Ghi kép vào tài khoản kế toán 26 3.3. KIỂM TRA SỐ LIỆU GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 28 3.3.1. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp: 28 3.3.2. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng 29 3.4. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 31 3.4.1. Phân loại theo nội dung kinh tế 31 3.4.2. Phân loại theo công dụng và kết cấu 32 3.4.3. Phân loại theo mối quan hệ tài khoản kế toán với các báo cáo tài chính 33 3.4.4. Phân loại tài khoản theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản 33 3.4.5. Hệ thống tài khoản kế toán 34 Chương 4: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ VÀ KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH CHỦ YẾU 43 4.1. PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 43 4.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tính giá 43 4.1.2. Yêu cầu của việc tính giá tài sản 43 4.1.3. Nguyên tắc tính giá của tài sản 43 3
4. 4.1.4. Trình tự đánh giá tài sản 44 4.2. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG 45 4.2.1. Nhiệm vụ của kế toán quá trình mua hàng: 45 4.2.2. Tài khoản sử dụng 45 4.3.3. Cách ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu vào tài khoản kế toán 47 4.3. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 50 4.3.1. Nhiệm vụ của kế toán quá trình sản xuất 50 4.3.2. Tài khoản sử dụng 50 4.3.3. Cách ghi chép một số nghiệp vụ chủ yếu vào tài khoản 52 4.4. KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG 55 4.4.1. Nhiệm vụ kế toán quá trình bán hàng 55 4.4.2. Tài khoản sử dụng 55 4.4.3. Cách ghi chép vào một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu vào tài khoản 58 Chương 5 : PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN .65 5.1. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 65 5.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: 65 5.1.2. Ý nghĩa: 65 5.2. BẢNG TỔNG HỢP NHỮNG CÔNG VIỆC TRƯỚC KHI LẬP CÁC BẢNG TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 65 5.2.1. Nguyên tác chung để lập Bảng tổng hợp – cân đối kế toán 65 5.2.2. Yêu cầu và công tác chuẩn bị 66 5.3. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 66 5.3.1. Khái niệm : 66 5.3.2. Nội dung và kết cấu cơ bản: 66 5.3.3. Phương pháp lập 67 5.3.4. Quan hệ giữa tài khoản kế toán và Bảng CĐKT: 68 5.3.5. Tính chất “cân đối”của Bảng CĐKT 70 Chương 6: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KÊ TOÁN 777 6.1. SỔ KẾ TOÁN 77 6.1.1. Khái niệm và vai trò của sổ sách kế toán 77 6.1.2. Phân loại sổ kế toán: 77 6.1.3. Quy trình kế toán trên sổ sách kế toán: 78 6.1.4. Nguyên tắc lập và đăng ký sổ kế toán: 82 6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN: 82 6.2.1. Hình thức Nhật ký - sổ cái 82 6.2.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ: 82 6.2.3. Hình thức Nhật ký chứng từ: 84 6.2.4.Hình thức Nhật ký chung: 85 6.2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 877 TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 4
5. Chương 1 VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Mục đích: Giúp học sinh hiểu vai trò, chức năng, đối tượng của hạch toán kế toán và sơ lược về phương pháp hạch toán kế toán 1.1. VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA HTKT. 1.1.1. Định nghĩa HTKT Hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế - tài chính ở tất cả các đơn vị, các tổ chức kinh tế xã hội. 1.1.2. Vai trò của hạch toán kế toán trong nền kinh tế thị trường Vai trò của hạch toán kế toán trong nền kinh tế thị trường biểu hiện cụ thể ở các mặt sau: - Thu nhận và cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình luân chuyển từng loại tài sản cũng như tổng tài sản của đơn vị. - Thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị từ khâu mua hàng, sản xuất đến khâu bán hàng, tiêu dùng. - Thu nhận và cung cấp thông tin để đánh giá việc thực hiện các nguyên tắc hạch toán kinh doanh trong doanh nghiệp. - Thu nhận và cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp. - Cung cấp tài liệu để thực hiện việc kiểm tra nội bộ cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật. - Đối với Nhà nước, hạch toán kế toán giúp Nhà nước theo dõi, tổng hợp số liệu các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành sản xuất Qua đó, đánh giá sự phát triển của từng ngành kinh tế cụ thể cũng như sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán a. Chức năng của kế toán Từ định nghĩa trên kế toán có hai chức năng trong công tác quản lý: Chức năng phản ánh và chức năng giám đốc. * Chức năng phản ánh: (Chức năng thông tin ) thể hiện ở chỗ kế toán theo dõi toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, xử lý và tổng kết các số liệu có liên quan đến quá trình hoạt động và sử dụng vốn của đơn vị. * Chức năng giám đốc: (Chức năng kiểm tra ) được thể hiện ở chỗ thông qua số liệu đã được phản ánh, kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị; giúp cho việc phân tích, đánh giá được đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Hai chức năng này có mối quan hệ chặt chẽ : phản ánh là cơ sở để giám đốc, đồng thời thông qua việc giám đốc sẽ giúp cho việc phản ánh được chính xác, rõ ràng và đầy đủ hơn. Hai chức năng này được thực hiện đồng thời bởi một hệ thống các phương pháp kế toán bao gồm : Chứng từ – kiểm kê; tài khoản – ghi sổ kép; cân đối – tổng hợp; 5
6. Với hai chức năng vốn có trên, kế toán trở thành một công cụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp và nó cũng rất cần thiết và quan trọng cho các đối tượng khác có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đối với chủ sở hữu, người góp vốn, người cung cấp tín dụng và hàng hóa, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác của Nhà nước b. Nhiệm vụ của hạch toán kế toán - Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán. - Tài liệu kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan tình hình thực tế hoạt động, quản lý kinh tế tài chính, các hiện tượng kinh tế xảy ra trong đơn vị. - Tài liệu kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu. - Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, nhằm đảm bảo công tác kế toán có hiệu suất cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. 1.1.4. Nguyên tắc kế toán Nguyên tắc cơ bản của kế toán là những nguyên tắc chung, được thừa nhận trong công tác kế toán như định giá các loại tài sản, ghi chép sổ sách, phương pháp soạn thảo các báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo sự dễ hiểu, đáng tin cậy và có thể so sánh các thông tin kế toán. Những nguyên tắc này được rút ra từ kinh nghiệm thực tiễn của những người thực hiện công tác kế toán, kết hợp quá trình nghiên cứu của các cơ quan chức năng như bộ tài chính, tổng cục thống kê, các chuyên gia kế toán. Sau đó được mọi người thừa nhận như là một quy luật, là một trong những vấn đề có tính pháp lệnh của công tác kế toán thống kê và được triển khai áp dụng thống nhất ở tất cả các tổ chức kinh tế trong cả nước. Xuất phát từ vấn đề trên ta có các nguyên tắc chủ yếu sau: a. Nguyên tắc thước đo bằng đồng tiền Là thước đo bắt buộc trong 3 thước đo: Hiện vật, lao động và giá trị Quy các loại vật tư, lao động và hàng hóa khác về giá trị Kế toán phải dùng VNĐ trong quá trình tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đặt giả thiết là sức mua của đồng tiền có giá trị bền vững hoặc là sự thay đổi về giá trị của tiền tệ theo giá cả ảnh hưởng không đáng kể đến tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Sự thay đổi về tình trạng tài chính của doanh nghiệp qua các năm quan trọng hơn giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp vào một thời điểm nào đó. Tuy nhiên khi có biến động lớn về giá cả trên thị trường, kế toán phải dựa vào những qui định, hướng dẫn của Nhà nước để tổ chức đánh giá lại tài sản của đơn vị đã ghi sổ nhằm xác định giá trị thực của tài sản để tăng tính hiện thực của các báo cáo tài chính. b. Nguyên tắc hoạt động liên tục Giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục và tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần. Tức là: + Doanh nghiệp không có ý định; hoặc + Không bị buộc phải ngưng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Nguyên tắc này làm căn cứ để định giá tài sản cố định đang sử dụng trong doanh nghiệp. Tài sản cố định trong quá trình sử dụng qua các kỳ (năm) luôn luôn phản ánh nguyên 6
7. giá. Và nguyên tắc này là cơ sở để tính hao mòn tài sản cố định nhằm phân chia giá phí của các loại tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh trong từng kỳ sử dụng của nó. c. Nguyên tắc kỳ kế toán Là khoảng thời gian quy định: số liệu, thông tin kế toán phải báo cáo thường là một năm (12 tháng) hoặc theo: Tháng, quý Hoạt động của doanh nghiệp là lâu dài và liên tục, nếu chờ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngưng lại và mọi tài sản đều được bán xong, kế toán mới lập báo cáo tài chính thì sẽ không có tác dụng gì trong việc điều hành hoạt động của ban giám đốc. Để kịp thời cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp, kế toán phải chia hoạt động lâu dài của doanh nghiệp thành nhiều kỳ có độ dài về thời gian bằng nhau để dễ dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) của từng kỳ. Theo qui định, kỳ kế toán được tính theo năm dương lịch từ 01/01 – 31/12 của năm. Trong từng năm có thể chia thành từng kỳ tạm thời như tháng, qúy. Để đảm bảo ý nghĩa của báo cáo tài chính, doanh thu thu được và chi phí phải trừ của doanh nghiệp phải được xác định theo từng kỳ nhất định. Nếu không chỉ tiêu lãi (lỗ) trong từng kỳ sẽ tính sai. d. Nguyên tắc thực tế khách quan Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán phải phản ánh một cách khách quan theo đúng sự thực và sự việc đã diễn ra và có thể kiểm chứng lại được. e. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị đã hoàn thành trách nhiệm cung cấp sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Đó là sự đo lường thực tế nhất vì : - Khi đã giao hàng cho khách hàng thì doanh nghiệp đã thực hiện hầu hết những công việc cần thiết trong việc bán hàng, những vấn đề còn lại không đáng kể. - Vào thời điểm bán hàng, giá cả thanh toán đã được người bán và người mua thỏa thuận, đó là sự đo lường khách quan doanh thu được hưởng và khi đó bên bán đã nhận được một số tiền hoặc một khoản phải thu. f. Nguyên tắc phù hợp (Tương xứng giữa doanh thu và chi phí) Ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Ghi nhận doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tạo ra doanh thu gồm: + Chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu + Chi phí của kỳ trước có liên quan đến doanh thu của kỳ này + Chi phí phải trả có liên quan đến doanh thu của kỳ này g. Nguyên tắc nhất quán Chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Nếu có thay đổi phải trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính: - Giải trình lý do 7
8. - Ảnh hưởng những thay đổi đó (Định lượng và định tính) đến các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp. h. Nguyên tắc thận trọng Xem xét cân nhắc phán đoán để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không quá lớn - Không đánh giá cao hơn giá trị của tài sản và thu nhập - Không đánh giá thấp hơn các khoản nợ phải trả và chi phí =>Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có cơ sở chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế. =>Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng phát sinh chứng minh về khả năng phát sinh chi phí Đối với những hoạt động kéo dài hay có tính lặp đi lặp lại như các khoản đầu tư chứng khoán, hàng tồn kho Dự phòng là ghi nhận một khoản lỗ có thể phát sinh trong tương lai nhưng hiện tại chưa xảy ra, do đó được phép ghi tăng chi phí trong kỳ này, được trừ khỏi doanh thu để xác định kết quả vào lúc cuối năm. i. Nguyên tắc công khai Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các hoạt động kinh tế diễn ra trong kỳ đều phải được phản ánh đầy đủ trong hệ thống báo cáo và phải được giải trình rõ ràng, nhất là các chỉ tiêu quan trọng. k. Nguyên tắc cơ sở dồn tích Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí: + Ghi sổ kế toán theo thời điểm phát sinh nghiệp vụ + Không căn cứ vào thời điểm thu – chi tiền hoặc tương đương Báo cáo tài chính của doanh nghiệp trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ- hiện tại- tương lai. Ví dụ: Ở thời điểm xuất bán: Có thể phản ánh giá vốn và doanh thu (Khi có chứng cứ hàng chắc chắn là tiêu thụ) mà không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền bán hàng hay chưa. 1.2. ĐỐI TƯỢNG CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN, PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.2.1. Đối tượng của hạch toán kế toán Để làm tốt công tác kế toán thì vấn đề đầu tiên là phải xác định được những đối tượng mà kế toán cần phải phản ánh và giám đốc. Bất kỳ một tổ chức kinh tế nào muốn tiến hành sản xuất kinh doanh phải có một số tài sản nhất định như nhà xưởng, máy móc, nguyên vật liệu Những tài sản này được tính ra giá trị bằng tiền. Tất cả những tài sản được biểu hiện bằng tiền kế toán gọi là vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho tài sản của doanh nghiệp thường xuyên vận động và những tài sản này do đâu mà có. Do vậy nhiệm vụ của kế toán là phải quan sát, đo lường tính toán, ghi chép sự vận động 8
9. vốn kinh doanh dưới dạng sự vận động của tài sản và nguồn hình thành nên tài sản. Ngoài việc sử dụng thước đo bằng tiền, kế toán còn sử dụng thước đo bằng hiện vật như kg, cái, m và thước đo về thời gian lao động như ngày, giờ Dưới góc độ nghiên cứu kế toán phân loại vốn kinh doanh thành hai mặt : - Một mặt là kết cấu của tài sản: - Một mặt là nguồn hình thành nên tài sản đó : Tài sản này do đâu mà có từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp hay từ nguồn vay mượn để mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Tóm lại: Đối tượng nghiên cứu của kế toán là tài sản của doanh nghiệp được phản ánh theo hai mặt : Kết cấu và nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp. 1.2.2 Biểu hiện cụ thể của đối tượng hạch toán kế toán a. Phân loại đối tượng kế toán theo kết cấu của tài sản (Tài sản) Theo cách phân loại này thì tài sản của doanh nghiệp bao gồm hai loại chính đó là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. * Tài sản ngắn hạn (TSNH) TSNH là những tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh. TSNH tồn tại dưới dạng vốn bằng tiền, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho - Tiền và các khoản tương đương tiền: Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và đầu tư tài chính ngắn hạn có thời hạn dưới 3 tháng. + Tiền mặt : Tiền mặt có tại quỹ của doanh nghiệp, ngoại tệ,vàng bạc, đá quý. + Tiền gửi ngân hàng : Là giá trị vốn bằng tiền mà doanh nghiệp đã gửi tại ngân hàng hay kho bạc, công ty tài chính. + Tiền đang chuyển : Là giá trị các loại vốn bằng tiền Việt Nam hay ngoại tệ doanh nghiệp đã nộp vào kho bạc, ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo. + Các khoản tương đương tiền: Bao gồm các khoản đầu tư tài chính như cho vay ngắn hạn, mua chứng khoán có thời hạn dưới 3 tháng. - Đầu tư tài chính ngắn hạn : Đầu tư tài chính là việc dùng tiền để mua các chứng khoán hay góp vốn liên doanh nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn để tăng thu nhập và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. + Đầu tư chứng khoán ngắn hạn : Là việc dùng tiền để mua các loại trái phiếu, cổ phiếu có thể mua bán trên thị trường kể cả tín phiếu kho bạc hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh. + Đầu tư ngắn hạn khác : Góp vốn liên doanh, cho thuê tài sản, cho vay có thời gian thu hồi vốn trong một năm hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Các khoản phải thu : + Phải thu của khách hàng : Là số tiền hàng mà khách hàng đã mua sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán cho doanh nghiệp (bán chịu). + Thuế giá trị gia tăng (VAT) được khấu trừ – thuế phải thu: (thuế VAT đầu vào) là số thuế VAT ghi trên hóa đơn VAT mua hàng hóa, dịch vụ, và chứng từ nộp thuế VAT của hàng nhập khẩu . 9
10. + Các khoản thuế nộp thừa vào ngân sách Nhà nước: Trong kinh doanh có khi DN nộp thừa thuế cho Nhà nước như thếu TNDN, thuế nhập khẩu mà tại thời điểm báo cáo chưa được cơ quan thuế thoái trả tiền thuế hoặc sẽ được bù trừ vào số thuế phải nộp vào kỳ báo cáo kế tiếp + Phải thu nội bộ : Phản ánh các khoản nợ (phải thu) của doanh nghiệp đối với cấp trên hoặc các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập; các khoản mà đơn vị cấp dưới có nghĩa vụ phải nộp cho cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới. + Phải thu khác : .) Trị giá tài sản thiếu, đã phát hiện chưa xác định được nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý. .) Trị giá tài sản thiếu đã có quyết định xử lý. .) Các khoản cho vay, cho mượn vật tư tiền vốn có tính chất tạm thời. .) Các khoản phải thu cho thuê tài chính, lãi đầu tư tài chính. + Dự phòng phải thu khó đòi : Là giá trị các khoản phải thu có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. - Các khoản ứng trước : + Tạm ứng : Là khoản tiền tạm ứng cho CBCNV để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Chi phí trả trước : Phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa tính vào chi phí sản xuất kỳ này vì nó có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán nó phải được tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán tiếp theo. Chi phí trả trước bao gồm: .) Chi phí phải trả về thuê nhà xưởng, văn phòng phục vụ kinh doanh nhiều kỳ. .) Tiền mua các loại bảo hiểm như (cháy nổ, phương tiện vận tải) trả một lần trong năm. .) Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ, dụng cụ đó tham gia từ hai kỳ hạch toán trở lên, phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí. .) Chi phí trong thời gian ngừng việc. .) Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phát sinh quá lớn. .) Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, nhưng trong kỳ không có hoặc có ít doanh thu bán hàng, được phép kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp một phần, phần còn lại kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ vào chi phí kỳ sau. + Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn: Phản ánh các khoản tiền, vật tư, tài sản doanh nghiệp mang đi thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (có thời gian thu hồi 1 năm) tại ngân hàng, kho bạc, tổ chức kinh tế khác. - Hàng tồn kho : + Hàng mua đang đi trên đường : Hàng hóa, vật tư mua ngoài đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc trên đường vận chuyển. Hàng hóa vật tư mua về nhưng chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận. + Nguyên vật liệu : Là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự sản xuất ra dùng cho mục đích sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp. Bao gồm: 10
11. .) Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. .) Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu thu hồi. + Công cụ, dụng cụ : Là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy nó được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu. + Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (giá trị sản phẩm dở dang) : Là chi phí sản xuất bỏ ra nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nhưng tại một thời điểm nhất định (cuối kỳ) chi phí này chưa chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh yếu tố chi phí : .) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. .) Chi phí nhân công trực tiếp. .) Chi phí sản xuất chung. + Thành phẩm : Là giá trị những sản phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất do các phân xưởng sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công đã xong được kiểm nghiệm phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, được nhập kho để tiêu thụ. Như vậy chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai mặt khác nhau của quá trình sản xuất, một bên là yếu tố chi phí “đầu vào” và một bên là kết quả sản xuất ở “đầu ra”. Nhưng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có mối quan hệ mật thiết với nhau vì nó có nguồn gốc giống nhau (bao gồm 3 yếu tố chi phí) chỉ khác nhau về phạm vi và hình thái biểu hiện. Chi phí sản xuất được tính trong phạm vi giới hạn từng kỳ nhất định (tháng, quý, năm) và chi phí sản xuất trong từng kỳ có liên quan đến hai bộ phận khác nhau. Giá trị sản phẩm đã hoàn thành và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. Sự khác nhau giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có thể trình bày bằng hình vẽ sau : A B C D AB : chi phí sản xuất dở dang kỳ trước chuyển sang. BD : chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. CD : chi phí sản xuất dở dang lúc cuối kỳ. AC : giá thành của sản phẩm đã hoàn thành trong kỳ. + Hàng hóa : Là giá trị các loại vật tư, sản phẩm doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc lẻ) bao gồm : trị giá mua vào của hàng hóa + chi phí vận chuyển, bốc vác (nếu có). + Hàng gửi đi bán : Phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. (Giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hóa nhờ đại lý bán, ký gửi đã bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán). + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ này phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán của hàng tồn kho (có bằng chứng chắc chắn về hàng bị giảm giá kỳ tới). Để kỳ sau khi bán vật tư, hàng hóa sẽ bù đắp được các thiệt hại thực tế xảy ra, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho, nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. 11
12. * Tài sản dài hạn Tài sản dài hạn là những tài sản có giá trị lớn, có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi vốn trên một năm hoặc trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Tài sản cố định hữu hình : Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có đủ thời gian và giá trị theo tiêu chuẩn qui định của Nhà nước. - Tài sản cố định thuê tài chính : Là những tài sản cố định mà doanh nghiệp đi thuê của các công ty cho thuê tài chính. Doanh nghiệp có quyền sử dụng nhưng chưa có quyền sở hữu, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý trong việc quản lý, bảo dưỡng, giữ gìn và sử dụng như tài sản của doanh nghiệp. - Tài sản cố định vô hình : Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất, nó thể hiện một lượng giá trị đã bỏ ra nhằm có được các lợi ích kinh tế, đặc quyền, đặc lợi của doanh nghiệp như : quyền sử dụng đất, chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí chuẩn bị sản xuất kinh doanh, giá trị bằng phát minh sáng chế, chi phí nghiên cứu phát triển, qui trình công nghệ, lợi thế thương mại - Hao mòn tài sản cố định : Phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định trong quá trình sử dụng do trích khấu hao. Mọi tài sản cố định của doanh nghiệp dùng vào sản xuất kinh doanh đều phải tính khấu hao và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định cất giữ, bảo quản thì không tính khấu hao. Đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn còn sử dụng vào sản xuất kinh doanh thì cũng không được tính khấu hao. - Đầu tư chứng khoán dài hạn : Là dùng tiền mua các chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu) có thời gian thu hồi vốn trên một năm. - Góp vốn liên doanh dài hạn : Là hoạt động đầu tư tài chính mà doanh nghiệp dùng tiền, tài sản của mình để đầu tư với một doanh nghiệp khác để cùng nhau chia thu nhập hoặc chịu rủi ro theo tỷ lệ vốn góp. - Đầu tư dài hạn khác : Như đầu tư kinh doanh bất động sản, cho vay vốn, cho thuê tài sản cố định theo phương thức thuê tài chính mà thời hạn thu hồi vốn trên một năm. - Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn : Là giá trị các khoản lỗ có thể phát sinh (tuy chưa xảy ra nhưng có bằng chứng chắc chắn) của các hoạt động đầu tư dài hạn. - Xây dựng cơ bản dở dang: Là chi phí bỏ ra mua sắm hoặc xây dựng, sửa chữa tài sản cố định chưa hoàn thành. Bao gồm : + Chi phí mua sắm tài sản cố định chưa nghiệm thu, bàn giao hoặc chi phí cải tạo, nâng cấp tài sản cố định chưa xong. + Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản chưa hoàn thành, bàn giao. + Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định của doanh nghiệp đến cuối kỳ chưa hoàn thành, bàn giao. - Ký quỹ, ký cược dài hạn: Phản ánh số tiền mà doanh nghiệp đem đi ký quỹ, ký cược dài hạn thời gian từ một năm trở lên. b. Phân loại đối tượng kế toán theo nguồn hình thành (Nguồn vốn) Theo cách phân loại này thì nguồn hình thành nên tài sản bao gồm : nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. * Nợ phải trả Là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ như nợ vay ngân hàng, phải trả người bán, nợ thuế, nợ lương bao gồm : 12
13. - Vay ngắn hạn: Là các khoản tiền vay (vay ngân hàng, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp) có thời hạn trả trong vòng một năm kể từ ngày vay. - Nợ dài hạn đến hạn trả: Là các khoản vay dài hạn, nợ dài hạn sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành. - Phải trả cho người bán: Các khoản tiền mà doanh nghiệp mua vật liệu, hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán cho người bán, người cung ứng dịch vụ. - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Các khoản thuế, lệ phí mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp ngân sách như thuế Giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tài nguyên, thuế nhà đất - Phải trả công nhân viên: Bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. - Chi phí phải trả: Các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh (chưa chi), mà sẽ chi trong kỳ kế toán sau cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo khi chi phí phát sinh không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ như : + Chi phí tiền lương cho công nhân sản xuất trong thời gian đi phép. + Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định có dự trù trước công việc cho năm kế hoạch hoặc một số niên độ kế toán. + Các khoản lãi tiền vay chưa đến kỳ trả lãi, phải ghi vào chi phí trong kỳ này. - Phải trả nội bộ: Phản ánh các khoản phải trả giữa doanh nghiệp với các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc (đơn vị thành viên) và giữa các đơn vị trực thuộc trong một doanh nghiệp độc lập. - Phải trả, phải nộp khác : + Trị giá tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp trên. + Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tổ chức kinh tế theo qui định của cấp trên. + BHXH (22%), BHYT (4,5%), KPCĐ (2%), BHTN (2%), tính trên tiền lương phải trả trong kỳ + Các khoản phải trả cho cá nhân, đơn vị bên ngoài khi nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn. + Lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh. - Vay dài hạn: Phản ánh các khoản tiền vay dài hạn của ngân hàng hay các tổ chức kinh tế khác để xây dựng cơ bản hay mua sắm tài sản cố định (máy móc, thiết bị). - Nợ dài hạn: Các khoản nợ như nợ thuê tài sản cố định, thuê tài chính hay các khoản nợ dài hạn khác. - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn: Các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược dài hạn của các đơn vị, cá nhân bên ngoài (trên một năm) để đảm bảo các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị như : hợp đồng đại lý, hợp đồng kinh tế giao hàng đúng tiến độ (nhận ký quỹ, ký cược dài hạn bằng hiện vật không theo dõi ở nội dung này). - Quỹ khen thưởng, phúc lợi : Dùng để khen thưởng CBCNV có thành tích và trang trải các hoạt động phúc lợi của doanh nghiệp. 13
14. * Nguồn vốn chủ sở hữu Là số vốn chủ doanh nghiệp không phải trả (không phải cam kết thanh toán) nó bao gồm vốn đầu tư của chủ sở hữu và các quỹ của doanh nghiệp, - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nguồn vốn kinh doanh): + Doanh nghiệp Nhà nước : Nguồn vốn KD do ngân sách cấp và được bổ sung từ thu nhập trong SXKD hoặc do biếu, tặng, nhận vốn góp liên doanh + Công ty cổ phần : Vốn đầu tư của chủ sở hữu hình thành do vốn của các cổ đông góp vào (mua cổ phiếu) và được bổ sung từ thặng dư vốn cổ phần, thu nhập trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc góp vốn liên doanh, mua cổ phiếu ngân quỹ. + Công ty TNHH : Vốn đầu tư của chủ sở hữu do các bên tham gia liên doanh góp vốn và được bổ sung từ kết quả sản xuất kinh doanh. + Doanh nghiệp tư nhân: Do chủ doanh nghiệp bỏ vốn ra - Chênh lệch đánh giá lại tài sản: Phản ánh giá trị chênh lệch (tăng hay giảm) của tài sản khi có quyết định kiểm kê đánh giá lại tài sản (nhà nước, HĐQT, sáng lập viên). - Chênh lệch tỷ giá : Phản ánh số chênh lệch tỷ giá (tăng hay giảm) của số ngoại tệ hiện có của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Quỹ đầu tư phát triển: Dùng để đầu tư phát triển, mở rộng, đổi mới trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho công nhân viên, bổ sung vốn lưu động, góp vốn liên doanh, mua cổ phiếu - Quỹ dự phòng tài chính: Để bù đắp các khoản thiệt hại, tổn thất về tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, những rủi ro trong kinh doanh không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ (sau khi đã trừ các khoản đền bù thiệt hại của cơ quan bảo hiểm). - Lãi chưa phân phối (thu nhập chưa phân phối) : Phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh. - Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản : Do ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp, do cổ đông góp vốn, do bổ sung từ kết quả kinh doanh. - Quỹ quản lý cấp trên : Phản ánh quá trình hình thành, thanh quyết toán nguồn kinh phí quản lý của cấp trên, quỹ này do các đơn vị thành viên nộp lên, dùng để chi tiêu cho bộ máy quản lý của cấp trên. - Nguồn kinh phí sự nghiệp : Phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán số kinh phí sự nghiệp đã sử dụng ở các doanh nghiệp được Nhà nước cấp kinh phí sự nghiệp để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do cấp trên hoặc Nhà nước giao, không vì mục đích lợi nhuận. - Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định : Phản ánh nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp đã hình thành tài sản cố định phục vụ cho chi sự nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh các loại tài sản, nguồn vốn thường xuyên vận động, thay đổi. Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có và sự vận động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn nêu trên là nội dung cơ bản của công tác hạch toán kế toán. Như vậy từng loại tài sản, nguồn vốn nêu trên và sự vận động của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh là đối tượng cụ thể mà kế toán phải phản ánh và giám đốc. * Tác dụng của việc phân loại tài sản : - Nắm được kết cấu các loại tài sản trong doanh nghiệp. 14
15. - Thông qua kết cấu để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị. * Tác dụng của việc phân loại nguồn vốn : - Đánh giá tình hình tài chính của đơn vị thông qua cơ cấu nguồn vốn. - Nắm được tình hình sử dụng nguồn vốn. c. Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn Giữa tài sản và nguồn vốn có mối quan hệ mật thiết với nhau, biểu hiện ở chỗ bất kỳ một loại tài sản nào cũng được hình thành từ một hay một số nguồn nhất định hoặc ngược lại một nguồn nào đó có thể được biểu hiện thành một dạng hay nhiều dạng tài sản khác nhau. Về mặt giá trị nếu đứng trên giác độ phân loại đối tượng nghiên cứu thì chúng ta thấy rằng tài sản và nguồn vốn là hai cách phân loại khác nhau để phản ánh vốn kinh doanh của doanh nghiệp. - Tài sản của doanh nghiệp bao gồm những gì ? - Tài sản này do đâu mà có. Như vậy tại một thời điểm: Tổng cộng giá trị tài sản = Tổng cộng giá trị nguồn vốn TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU Ví dụ : Tại một doanh nghiệp có tài liệu sau: (ĐVT : 1000đ) - Tiền mặt 10.000 - Nguyên vật liệu 50.000 - Vay ngắn hạn 220.000 - Thuế VAT được khấu trừ 5.000 - Phải trả người bán 100.000 - Tạm ứng 5.000 - Tiền gửi ngân hàng 100.000 - Phải nộp Nhà nước 20.000 - Phải thu khách hàng 50.000 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi 20.000 - Phải trả CNV 10.000 - Tài sản cố định hữu hình 800.000 - Các khoản phải trả khác 30.000 - Lợi nhuận chưa phân phối 50.000 - Vốn chủ sở hữu 1.050.000 - Thành phẩm 10.000 - Giá trị sản phẩm dở dang 20.000 - Công cụ, dụng cụ 50.000 - Xây dựng cơ bản dở dang: 400.000 Yêu cầu: Xác định tài sản, nguồn vốn, số tổng cộng. 1.2.3. Phương pháp hạch toán kế toán - Phương pháp chứng từ kế toán: Là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thật sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh các nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ kế toán và sử dụng các bản chứng từ đó phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý kinh tế tài chính. - Phương pháp tài khoản kế toán: Là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. - Phương pháp tính giá: Là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại và tổng số tài sản của đơn vị thông qua mua vào, sản xuất theo những nguyên tắc nhất định. 15
16. - Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: Là phương pháp kế toán mà việc thiết kế và sử dụng các bảng tổng hợp – cân đối được dựa trên cơ sở các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán để tổng hợp số liệu kế toán từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng thông tin kế toán. * Câu hỏi ôn tập chương 1 1. Trình bày vai trò, chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán? 2. Trình bày nguyên tắc kế toán? 3. Hãy cho biết đối tượng của hạch toán kế toán? 4. Hãy trình bày phương pháp hạch toán kế toán? * Bài tập ứng dụng 1. Hãy phân loại các đối tượng thành tài sản và nguồn vốn, sau đó cộng kiểm tra tính cân bằng theo tài liệu dưới đây (đvt: 10.000đ) Đối tượng Số tiền Tài sản Nguồn vốn Tiền 10.000 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 50.000 Phải thu của khách hàng 250.000 Phải trả cho người bán 100.000 Phải thu khác 50.000 Nguyên vật liệu tồn kho 150.000 Công cụ, dụng cụ trong kho 10.000 Thuế và các khoản phải nộp 50.000 Thành phẩm tồn kho 40.000 Qũy đầu tư phát triển 40.000 Tạm ứng 15.000 Phải trả công nhân viên 50.000 Chi phí trả trước 5.000 Tài sản cố định hữu hình 500.000 Qũy khen thưởng, phúc lợi 10.000 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 300.000 Hao mòn tài sản cố định 70.000 Vay ngắn hạn 300.000 Tiền gửi ngân hàng 90.000 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 250.000 Tổng cộng 16
17. 2. Hãy phân loại các đối tượng sau thành tài sản và nguồn vốn, sau đó cộng kiểm tra tính cân bằng theo tài liệu dưới đây (đvt: 10.000) Đối tượng Số tiền Tài sản Nguồn vốn Tiền mặt tồn qũy 10.000 Trái phiếu kỳ hạn 6 tháng 50.000 Khách hàng A nợ 150.000 Khách hàng B nợ 100.000 Nợ người bán X 50.000 Nợ người bán Y 50.000 Tạm ứng 50.000 Nguyên liệu A tồn kho 100.000 Nguyên liệu B tồn kho 50.000 Công cụ, dụng cụ trong kho 10.000 Thuế GTGT phải nộp 50.000 Thành phẩm tồn kho 40.000 Qũy đầu tư phát triển 40.000 Tạm ứng 15.000 Nợ nhân viên 50.000 Trả trước tiền bảo hiểm 5.000 Nhà văn phòng 200.000 Nhà xưởng 200.000 Máy móc 100.000 Qũy khen thưởng, phúc lợi 10.000 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 300.000 Hao mòn tài sản cố định 70.000 Vay ngân hàng A 300.000 Tiền gửi ngân hàng 90.000 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 250.000 3. Căn cứ các số liệu sau hãy phân biệt tài sản, nguồn vốn của DN và xác định tổng số :(ĐVT: 1.000đ) 1. Phải trả người bán 20.000 2. Thành phẩm 20.000 3. Vật liệu chính 20.000 4. Phụ tùng: 3.000 5. Nguồn vốn kinh doanh 700.000 6. Nhà xưởng 200.000 17
18. 7. Phương tiện vận tải 100.000 8. Phải trả CNV 5.000 9. Lợi nhuận chưa phân phối 115.000 10. Quỹ đầu tư phát triển 8.000 11. Vật liệu phụ 5.000 12. Sản phẩm dở dang 7.000 13. Vay ngắn hạn: 30.000 14. Phải nộp cho nhà nước 7.000 15. Máy móc thiết bị 320.000 16. Nhiên liệu 6.000 17. Vay dài hạn 50.000 18. Quỹ khen thưởng 3.000 19. Hàng gửi đi bán 14.000 20. Phải thu của khách hàng 12.000 21. Tạm ứng 3.000 22. Các loại trái phiếu 25.000 23. Các loại CCDC nhỏ 4.000 24. Các khoản phải trả khác 5.000 25. Các khoản phải thu khác 6.000 26. Quyền sử dụng đất 200.000 27. Quỹ phúc lợi 2.000 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết kế toán . ThS. Bùi Văn Dương, Đại học kinh tế TP. HCM 2. Lý thuyết kế toán . Nhà xuất bản tài chính 10/2001 3. Nguyên lý kế toán. PGS.TS: Võ Văn Nhị - Nhà xuất bản thống kê 18
19. Chương 2 PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ KẾ TOÁN Mục tiêu: Giúp học sinh biết cách phân loại chứng từ kế toán và vận dụng phương pháp chứng từ trong quá trình hạch toán, nắm được vai trò và các phương pháp kiểm kê. 2.1. PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ 2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán a. Khái niệm Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Phương pháp chứng từ kế toán được cấu thành bởi 2 yếu tố: - Hệ thống bản chứng từ. - Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán. b. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán. - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán sẽ thu nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc quản lý, điều hành từng nghiệp vụ một cách có hiệu quả. - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán cung cấp số liệu để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế. - Thông qua phương pháp chứng từ kế toán, kế toán thực hiện chức năng kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính. 2.1.2. Chứng từ kế toán a. Khái niệm : - Chứng từ kế toán là những vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, nó chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. - Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế. b. Vai trò và ý nghĩa của chứng từ kế toán: - Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị. - Là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán. - Là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa, có biện pháp xử lý mọi hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản của đơn vị, của Nhà Nước. - Là bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị. c. Các loại chứng từ kế toán: * Phân loại chứng từ theo công dụng: - Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho. Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện mệnh lệnh, chưa phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán. 19
20. - Chứng từ thực hiện: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi - Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp 2 nội dung của 2 loại chứng từ trên. Ví dụ: lệnh kiêm phiếu chi + Tác dụng: - Giúp kế toán biết được chứng từ nào là căn cứ để ghi sổ và loại chứng từ nào là cơ sở để thực hiện. - Giúp cho người quản lý biết cách làm thế nào để tăng loại chứng từ liên hợp để giảm bớt số lượng chứng từ. * Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: - Chứng từ bên trong: là các chứng từ do các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi - Chứng từ bên ngoài: Là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài như hoá đơn mua hàng, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng + Tác dụng: là cơ sở cho kế toán xác định được trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ, từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp để kiểm tra từng loại chứng từ. * Phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ: Đây là cách phân loại nhằm sắp xếp các chứng từ thành từng loại. Theo cách này chứng từ được chia làm các loại: - Chứng từ tiền mặt. - Chứng từ tiền gửi ngân hàng. - Chứng từ vật tư, hàng hoá. - Chứng từ tài sản cố định. + Tác dụng: Là cơ sở để phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản kế toán để ghi sổ kế toán. * Phân loại theo mức độ khái quát số liệu phản ánh trên chứng từ: - Chứng từ gốc: là loại chứng từ phản ánh trực tiếp tại chỗ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho . - Chứng từ tổng hợp: là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) theo từng nghiệp vụ kinh tế (nội dung kinh tế) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán. Ví dụ: bảng tổng hợp xuất, nhập vật liệu. + Tác dụng: - Giúp người làm công tác nghiên cứu và công tác kế toán cụ thể cần nghiên cứu xây dựng và tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp để giảm bớt số lần ghi sổ kế toán. - Xác định được tầm quan trọng của từng loại chứng từ mà có cách sử dụng và bảo quản thích hợp. d. Các yếu tố cơ bản của chứng từ: Chứng từ kế toán được lập theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành.Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu đơn vị. 20
21. Một chứng từ kế toán (chứng từ gốc) được coi là hợp pháp, hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: - Tên gọi chứng từ: phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trong chứng từ. Đây là căn cứ, cơ sở để phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại để ghi sổ kế toán. - Số và ngày chứng từ: phản ánh số thứ tự, thời gian của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ giúp cho việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu số liệu theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính khoa học của công tác kế toán. - Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ đó và là căn cứ xác định mối quan hệ đối ứng để định khoản và ghi sổ kế toán. - Các đơn vị đo lường cần thiết: thể hiện quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh về số lượng, giá trị. - Tên, địa chỉ và chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế trong chứng từ. Yếu tố này đảm báo tính hợp pháp của chứng từ, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ. - Ngoài một số yếu tố cơ bản trên trong một số loại chứng từ còn có các yếu tố bổ sung như: Phương thức bán, phương thức thanh toán, định khoản kế toán . 2.1.3. Trình tự luân chuyển chứng từ a. Các bước luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán từ khi bắt đầu lập cho đến khi lưu trữ, bảo quản trải qua các bước sau: Bước 1: Kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Bước này nhằm xem xét tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ theo chế độ quy định đồng thời kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập và xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Bước 2: Tổ chức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế: Sau khi chứng từ được kiểm tra và hoàn chỉnh, kế toán sử dụng thông tin kinh tế trên chứng từ để tổng hợp số liệu, định khoản và ghi vào sổ tài khoản kế toán có liên quan. Bước 3: Lưu trữ chứng từ: Chứng từ kế toán vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, căn cứ pháp lý cho mọi thông tin kinh tế vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của đơn vị. Bởi vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ kế toán, chứng từ cần phải được lưu trữ, bảo quản theo thời gian quy định. b. Kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán: Kế hoạch luân chuyển chứng từ là trình tự được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của mỗi loại chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ. Mỗi đơn vị khác nhau có thể có kế hoạch luân chuyển chứng từ khác nhau. Nhưng về cơ bản kế hoạch luân chuyển chứng từ cần xây dựng trên cơ sở chế độ chứng từ của Nhà Nước, có sự điều chỉnh thích hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị. * Nội dung cơ bản của kế hoạch luân chuyển chứng từ: - Xác định các khâu vận động của chứng từ. - Xác định nội dung công việc và độ dài thời gian của từng khâu. - Xác định người chịu trách nhiệm trong từng khâu. 21
22. * Phương pháp lập kế hoạch: - Lập riêng cho từng loại chứng từ, xây dựng các chu trình luân chuyển cá biệt. - Lập chung cho tất cả các loại chứng từ. 2.2. KIỂM KÊ 2.2.1. Khái niệm a. Nguyên nhân tất yếu của kiểm kê Yêu cầu của hạch toán kế toán là phải đảm bảo phản ánh chính xác số thực tế hiện có về các loại tài sản của doanh nghiệp, số dư của các tài khoản ở sổ kế toán phải phù hợp với số liệu thực tế hiện có. Tuy nhiên số liệu trên sổ kế toán và số liệu thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệch do những nguyên nhân sau: - Nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác khi nhập, xuất, thu, chi - Lập chứng từ hoặc ghi chép trên sổ kế toán sai sót - Các hành vi gian lận, tham ô Để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác ngoài việc tổ chức tốt chứng từ, kế toán còn phải thực hiện tốt công tác kiểm kê nhằm phát hiện kịp thời những hiện tượng chênh lệch số liệu và có biện pháp điều chỉnh. b. Khái niệm kiểm kê Kiểm kê là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán. 2.2.2. Các loại kiểm kê a. Theo phạm vi tiến hành kiểm kê - Kiểm kê đầy đủ: Áp dụng kiểm tra mặt số lượng hiện vật hiện có thực tế của tài sản. - Kiểm kê điển hình (chọn mẫu): Áp dụng để kiểm tra mặt chất lượng của vật tư, hàng hóa. b. Theo đối tượng tiến hành kiểm kê - Kiểm kê toàn bộ: Là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị. Loại kiểm kê này mỗi năm tiến hành ít nhất 1 lần trước khi lập Bảng cân đối kế toán cuối năm. - Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. c. Theo thời gian tiến hành kiểm kê. - Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời hạn quy định tùy theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau. - Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp thay đổi người quản lý tài sản hoặc khi có cơ quan tài chính, chủ quản thanh tra, kiểm tra . 2.2.3. Phương pháp kiểm kê. Công tác kiểm kê rất quan trọng và có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận và cũng là một công tác hết sức phức tạp đòi hỏi hoàn thành khẩn trương do đó phải được tổ chức và chỉ đạo chặt chẽ. Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê. 22
23. Khi tiến hành kiểm kê tùy theo tính chất của đối tượng kiểm kê mà sử dụng các phương pháp kiểm kê thích hợp. a. Kiểm kê hiện vật - Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện cân đo cần thiết. - Khi kiểm kê phải có mặt người phụ trách trực tiếp bảo quản, quản lý tài sản kiểm kê tham gia. - Kết quả kiểm kê phải ghi vào các mẫu biểu kiểm kê và phải đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán nhằm phân tích nguyên nhân và xác định trách nhiệm của người bảo quản. b. Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền - Tiền mặt phải phân loại tiền và số đếm của từng loại . - Vàng, bạc, đá quý phải kiểm kê theo từng loại về mặt khối lượng, chất lượng và giá trị bằng tiền. - Các chứng khoán có giá trị cũng phải kiểm kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và giá trị. c. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán: Khi kiểm kê các tài khoản này phải có sự đối chiếu sổ sách kế toán đối với ngân hàng và từng khách nợ. Căn cứ vào kết quả kiểm kê các cấp lãnh đạo sẽ quyết định xử lý từng trường hợp cụ thể và kế toán căn cứ vào quyết đinh xử lý để phản ánh vào sổ kế toán. 2.2.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê: - Trước khi kiểm kê kế toán tham gia xây dựng phương hướng, xác định phạm vi kiểm kê, đối tượng kiểm kê. Kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, mẫu biểu cần thiết phục vụ công tác kiểm kê. - Trong quá trình kiểm kê: kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết quả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu với tài liệu kế toán. - Sau khi kiểm kê: kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết xử lý mà tiến hành diều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê. Câu hỏi ôn tập chương 2 1. Chứng từ kế toán là gì? Phân loại chứng từ kế toán? 2. Kiểm kê là gì? Các loại kiểm kê? 3. Hãy cho biết vai trò của kế toán trong kiểm kê? TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết kế toán . ThS. Bùi Văn Dương, Đại học kinh tế TP. HCM 2. Lý thuyết kế toán . Nhà xuất bản tài chính 10/2001 3. Nguyên lý kế toán. PGS.TS: Võ Văn Nhị - Nhà xuất bản thống kê 23
24. Chương 3 PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Mục tiêu: Giúp học sinh hiểu khái niệm, ý nghĩa, phân loại tài khoản kế toán, biết cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản. Cung cấp cho học sinh hệ thống tài khoản kế toán 3.1. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 3.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán a. Khái niệm Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. b. Ý nghĩa Phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo mối quan hệ giữa các mặt, các yếu tố, các quá trình và các loại tài sản. Đồng thời đáp ứng yêu cầu phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiêp vụ kinh tế nhiều, liên tục và ở những thời gian, địa diểm khác nhau, thỏa mãn được yêu cầu quản lý. 3.1.2. Khái niệm và kết cấu chung của tài khoản kế toán a. Khái niệm Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản kế toán, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đối tượng kế toán cụ thể. b. Kết cấu chung của tài khoản kế toán Tài khoản kế toán sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt. Mỗi đối tượng có nội dung kinh tế, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau nhưng xét về sự vận động thì bất kỳ đối tượng kế toán cụ thế nào cũng luôn vận động theo 2 mặt đối lập nhau là tăng và giảm. Do đó để phản ánh riêng biệt 2 mặt đối lập này của sự vận động, tài khoản cần đươc chia làm 2 bên chủ yếu để phản ánh từng mặt riêng biệt của đối tượng kế toán. Trong thực tế công tác kế toán, tài khoản kế toán được thể hiện trong các tờ sổ bao gồm 2 cột chủ yếu là cột Nợ và cột Có và các cột khác liên quan . Trong học tập người ta sơ đồ hóa tài khoản theo hình thức chữ “ T “ như sau: Nợ Tài khoản Có - Bên trái gọi là bên Nợ - Bên phải gọi là bên Có. Nợ, Có chỉ mang tính quy ước, không có hàm ý về kinh tế. Khi ghi chép vào tài khoản kế toán cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: 24
25. - Các nghiệp vụ gây nên sự vận động tăng tập hợp một bên và bên còn lại tập hợp các nghiệp vụ gây nên sự vận động giảm của đối tượng phản ánh. - Ghi Nợ một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ tài khoản đó và tương tự với bên Có 3.1.3. Nội dung và kết cấu chung của một số tài khoản kế toán a. Tài khoản phải ánh giá trị tài sản - Kết cấu chung : + Bên Nợ phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị tài sản + Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị tài sản + Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Nợ + (cộng) Số phát sinh tăng bên Nợ - (trừ) Số phát sinh giảm bên Có Nợ Tài khoản Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Số dư cuối kỳ b. Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) - Kết cấu chung : + Bên Nợ phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguồn vốn + Bên Có phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguồn vốn + Số dư cuối kỳ bên Có = Số dư đầu kỳ bên Có + (cộng) Số phát sinh tăng bên Có - (trừ) Số phát sinh giảm bên Nợ Nợ Tài khoản Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng Số dư cuối kỳ c. Tài khoản phản ánh quá trình và kết quả của hoạt động kinh tế * Tài khoản phản ánh các khoản thu Kết cấu chung : + Bên Nợ : - Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm các khoản thu - Kết chuyển các khoản thu + Bên Có : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng các khoản thu Nợ TK phản ánh các khoản thu Có Phát sinh giảm các khoản Phát sinh tăng các thu và kết chuyển các khoản thu khoản thu Tài khoản loại này không có số dư cuối kỳ 25
26. * Tài khoản phản ánh các khoản chi Kết cấu chung : + Bên Nợ : phản ánh các nghiệp vụ làm tăng các khoản chi + Bên Có : - Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm các khoản chi - Kết chuyển các khoản chi Nợ TK phản ánh các khoản chi Có Phát sinh tăng các khoản Phát sinh giảm các chi khoản chi và kết chuyển các khoản chi Tài khoản loại này không có số dư cuối kỳ 3.2. CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 3.2.1. Ghi đơn vào tài khoản kế toán - Là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán mà chỉ một tài khoản mà thôi. - Ghi đơn vào tài khoản kế toán mới chỉ phản ánh được sự vận động riêng biệt, độc lập của từng đối tượng kế toán, mà chưa phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán. - Tài khoản ghi đơn bao gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán là tài sản không thuộc quyền sở hữu nhưng thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị.(Thường là các tài khoản ngoài bảng) 3.2.2. Ghi kép vào tài khoản kế toán Để có thể ghi kép vào tài khoản kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được định khoản kế toán trước khi ghi sổ kế toán. a. Định khoản kế toán * Khái niệm, tác dụng của định khoản kế toán: Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những đối tượng kế toán nào, được ghi vào bên Nợ, bên Có của những tài khoản kế toán có liên quan nào với số tiền cụ thể là bao nhiêu. Tác dụng: Tránh nhầm lẫn có thể xảy ra trong công tác ghi sổ kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. * Phân loại định khoản kế toán: Căn cứ vào số lượng tài khoản trong một định khoản, định khoản kế toán được chia thành 2 loại: - Định khoản giản đơn: là định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. - Định khoản phức tạp: là định khoản liên quan đến 3 tài khoản trở lên. Thực chất của định khoản phức tạp là ghép nhiều định khoản giản đơn lại với nhau. * Một số quy định về định khoản kế toán: - Xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau. 26
27. - Tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản luôn luôn bằng tổng tiền ghi vào bên Có của các tài khoản có liên quan trong cùng một định khoản. - Không nên gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp, vì nó sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán và làm mất tính rõ ràng của kế toán. - Có thể tách định khoản phức tạp thành nhiều định khoản giản đơn. b. Ghi kép vào tài khoản kế toán Ghi kép vào tài khoản kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản kế toán mà ít nhất là 2 tài khoản có liên quan. Ví dụ 1: Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10tr. NVKT phát sinh này liên quan đến hai đối tượng kế toán là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, nên nó được phản ánh vào hai tài khoản 111 và 112. + Tài khoản 111 : Khi doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10tr, làm cho tiền mặt tồn quỹ tăng lên, được ghi vào tài khoản 111, và tài khoản này là tài khoản tài sản nên SPS tăng được ghi bên Nợ. + Tài khoản 112 : Nghiệp vụ trên làm cho tiền gửi ngân hàng giảm xuống, được ghi vào tài khoản 112 mà tài khoản này là tài khoản tài sản, nên SPS giảm được ghi vào bên Có. Việc xác định ghi Nợ tài khoản này và ghi Có tài khoản kia gọi là định khoản kế toán. Và mối quan hệ giữa các tài khoản trong một định khoản kế toán gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Nghiệp vụ trên được định khoản như sau : Nợ 111 : 10.000.000 Có 112 10.000.000 Từ định khoản trên ta ghi vào các tài khoản có liên quan như sau : 112 111 D : xx tr tr 10 (1) D: (1)xx 10 NVKT này tạo ra quan hệ đối ứng giữa tài khoản 111 và 112. Cơ sở của việc ghi kép: là dựa vào mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết cấu cấu của tài khoản kế toán đã được xây dựng. Mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán trong cùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh là mối quan hệ chuyển hóa lẫn nhau, mối quan hệ nhân quả, nó kéo theo mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán đó. Mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán có quan hệ với nhau trong cùng một nghiệp vụ gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau gọi là tài khoản đối ứng. - Xét sự ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế đến tài sản và nguồn hình thành tài sản có thể quy tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế (các loại quan hệ đối ứng) về 4 loại sau: 27
28. + Loại 1: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này, đồng thời làm giảm tương ứng giá trị tài sản khác. Ví dụ : Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt + Loại 2: Các nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng. Ví dụ : Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ cho người bán + Loại 3: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, đồng thời làm tăng nguồn vốn một lượng tương ứng. Ví dụ : Ngân sách cấp vốn cho đơn vị bằng tiền mặt + Loại 4: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cho giá trị tài sản này giảm xuống đồng thời làm giảm nguồn vốn một lượng tương ứng. Ví dụ : Dùng tiền mặt thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên * Nhận xét: mọi nghiệp vụ kinh tế diễn ra ở bất kỳ dạng nào cũng đều không làm ảnh hưởng đến tính cân bằng giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Nói cách khác, ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị tổng giá trì tài sản luôn bằng tổng nguồn hình thành tài sản. Nguồn vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả 3.3. KIỂM TRA SỐ LIỆU GHI CHÉP TRÊN TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 3.3.1. Kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp: - Việc kiểm tra được thực hiện bằng cách lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản. Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản là bảng kê đối chiếu số liệu: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán tổng hợp sử dụng trong kỳ hạch toán. - Căn cứ lập bảng: Số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp - Phương pháp lập: + Cột số thứ tự + Cột tên tài khoản: Ghi tên tài khoản (số hiệu tài khoản) từ tài khoản có số hiệu nhỏ nhất + Cột số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư đầu kỳ của các tài khoản để ghi. Tài khoản có số dư đầu kỳ bên Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản có số dư đầu kỳ bên Có ghi vào cột Có + Cột số phát sinh trong kỳ: căn cứ vào số liệu ở dòng cộng số phát sinh trong kỳ của các tài khoản để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ + Cột số dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ Sau khi ghi đầy đủ số liệu của tất cả các tài khoản tiến hành cộng số liệu theo các cột ghi vào dòng tổng cộng * Cơ sở đối chiếu kiểm tra: Dựa vào nguyên tắc ghi kép và nguyên tắc định khoản để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên dòng tổng cộng. Cụ thể: 28
29. + Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản: Số dư cuối Số phát sinh Số phát sinh giảm Số dư đầu kỳ kỳ Nợ hoặc = + tăng trong kỳ - trong kỳ Có hoặc Nợ hoặc Có Có Nợ hoặc Có Nợ + Kiểm tra dòng tổng cộng: Tổng số dư đầu kỳ Tổng số dư đầu kỳ ) (hoặc số dư cuối kỳ ) = (hoặc số dư cuối kỳ ) Bên Nợ của các TK Bên Có của các TK Tổng phát sinh trong kỳ Tổng phát sinh trong kỳ = bên Nợ của các TK bên Có của các TK *Tác dụng: - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên tài khoản kế toán tổng hợp. - Khái quát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong 1 thời kỳ. - Số liệu ở cột số dư cuối kỳ là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán. * Hạn chế: - Không kiểm tra được sai sót trong quan hệ đối ứng tài sản. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Đơn vị tính: . Số phát sinh trong Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ STT Tên tài khoản kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Tổng cộng 3.3.2. Kiểm tra số liệu ghi chép trên tài khoản kế toán chi tiết với tài khoản kế toán tổng hợp tương ứng - Công tác kiểm tra này được tiến hành vào cuối kỳ hạch toán, sau khi khóa sổ kế toán bằng các lập bảng chi tiết số phát sinh (Bảng tổng hợp chi tiết). - Bảng chi tiết số phát sinh: Là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp tương ứng. 29
30. - Bảng chi tiết số phát sinh đươc xây dựng theo 2 mẫu: Mẫu dùng cho các tài khoản kế toán chi tiết chỉ sử dụng thước đo giá trị (Các tài khoản tiền và các tài khoản thanh toán), mẫu dùng cho các tài khoản kế toán sử dụng cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật (Vật liệu, thành phẩm, hàng hóa). - Căn cứ lập; số liệu ghi chép trên các tài khoản chi tiết - Phương pháp lập: + Cột số thứ tự + Cột tên đối tượng: ghi tên từng đối tượng hạch toán chi tiết (hoặc ký hiệu các tài khoản chi tiết) từ tài khoản có số hiệu nhỏ nhất + Cột số dư đầu kỳ: căn cứ vào sổ dư đầu kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Tài khoản chi tiết có số dư đầu kỳ bên Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản chi tiết có số dư đầu kỳ bên Có ghi vào cột Có + Cột số phát sinh trong kỳ: căn cứ vào số liệu ở dòng cộng số phát sinh trong kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ + Cột số dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản chi tiết để ghi. Cách ghi tương tự như cột số dư đầu kỳ Sau khi ghi đầy đủ số liệu của tất cả các tài khoản tiến hành cộng số liệu theo các cột ghi vào dòng tổng cộng * Cơ sở kiểm tra đối chiếu: Dựa vào mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để kiểm tra, đối chiếu số liệu trên dòng tổng cộng. Cụ thể: + Kiểm tra số liệu ghi chép của từng tài khoản chi tiết: Số dư cuối Số phát sinh Số phát sinh Số dư đầu kỳ kỳ Nợ hoặc = + tăng trong kỳ - giảm trong kỳ Nợ hoặc Có Có Nợ hoặc Có Có hoặc Nợ + Kiểm tra dòng tổng cộng: Tổng số dư đầu kỳ Tổng số dư đầu kỳ (hoặc (hoặc số dư cuối kỳ) bên Nợ = số dư cuối kỳ) bên Có của các TK chi tiết của TK tổng hợp Tổng phát sinh trong kỳ Tổng phát sinh trong kỳ bên Nợ hoặc bên Có của = bên Nợ hoặc bên Có của các TK chi tiết TK tổng hợp * Tác dụng: - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các TK chi tiết. - Số liệu trên Tk chi tiết dùng để phân tích hoạt động kinh tế và lập báo cáo hoàn chỉnh. 30
31. BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Tài khoản: . Tháng quý năm . Đơn vị tính Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ STT Tên tài khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 Tổng cộng 3.4. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 3.4.1. Phân loại theo nội dung kinh tế * Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: - Nhóm tài khoản tài sản : Nhóm tài khoản phản ánh giá trị các loại tài sản (tài sản), gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là giá trị tài sản. Nhóm này gồm 2 loại chính là : Loại 1 : tài sản ngắn hạn. tài sản ngắn hạn: bao gồm các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. thuộc loại 1 có 23 tài khoản chia thành 6 nhóm : + Nhóm 11 : Vốn bằng tiền có : 111, 112, 113. + Nhóm 12 : Đầu tư ngắn hạn : 121, 128, 129. + Nhóm 13 : Các khoản phải thu : 131, 133, 136, 138, 139. + Nhóm 14 : Tạm ứng và trả trước : 141, 142, 144. + Nhóm 15 : Hàng tồn kho : 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159. + Nhóm 16 : Chi sự nghiệp : 161. Loại 2 : Tài sản dài hạn: Loại tài sản dài hạn : bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là tài sản dài hạn của doanh nghiệp, loại này gồm 10 tài khoản chia làm 3 nhóm. + Nhóm 21 : tài sản cố định bao gồm : 211, 212, 213, 214. + Nhóm 22 : đầu tư dài hạn : 221, 222, 228, 229. + Nhóm 24 : Xây dựng cơ bản và ký quỹ : 241, 244. - Nhóm tài khoản thuộc nguồn vốn (Nhóm tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản): Nhóm này gồm những tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế là nguồn hình thành tài sản. Nhóm tài khoản này cũng được chia làm 2 loại chính: Loại 3 và loại 4 . Loại 3 : Nợ phải trả: Bao gồm các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là nợ phải thanh toán. Thuộc loại 3 gồm có 11 tài khoản được chia làm 3 nhóm: . Nhóm 31 : Nợ ngắn hạn : 311, 315. 31
32. . Nhóm 33 : bao gồm các đối tượng có tính chất lưu chuyển nhanh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị : 331, 333, 334, 336, 338. . Nhóm 34 : (bao gồm Nợ dài hạn) : 341, 342, 344, .Nhóm 35: 353 Loại 4 : nguồn vốn chủ sở hữu : Bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của đơn vị, bao gồm 12 tài khoản : 411, 412, 413, 414, 415, 416, 421, 441, 451, 461, 466. * Tài khoản thuộc bảng báo cáo kết quả kinh doanh : - Tài khoản doanh thu : bao gồm hai loại chính là loại 5 : Doanh thu và loại 7 : thu nhập hoạt động khác. + Loại 5 : Doanh thu : bao gồm tất cả các tài khoản phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán là doanh thu theo hoạt động sản xuất kinh doanh và doanh thu tài chính của doanh nghiệp bao gồm : 511, 512, 515, 531,532 + Loại 7 : Thu nhập khác : bao gồm 711. - Tài khoản chi phí : Bao gồm hai loại chính là loại 6 : Chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí tài chính và loại 8 : Chi phí khác và thuế TNDN. - Loại 6 : Chi phí sản xuất kinh doanh gồm có 8 tài khoản chia làm 4 nhóm. + Nhóm 61 : mua hàng gồm 611. + Nhóm 62 : chi phí trực tiếp sản xuất : 621, 622, 627. + Nhóm 63 : giá thành, giá vốn, chi phí tài chính : 631, 632, 635. + Nhóm 64 : chi phí quản lý : 641, 642. - Loại 8 : chi phí hoạt động khác : bao gồm các tài khoản phản ánh chi phí khác và thuế TNDN. Bao gồm hai tài khoản : 811, 821. - Loại 9 : Tài khoản xác định kết quả kinh doanh : phản ánh và giám đốc kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, có một tài khoản : 911. * Tác dụng của việc phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế: - Giúp chúng ta biết được đối tượng kế toán nào được phản ánh trên tài khoản nào. - Xác định số lượng tài khoản cần phản ánh, lựa chọn các tài khoản phù hợp với nội dung hoạt động và điều kiện cụ thể của từng đơn vị kế toán. - Là cơ sở để xác định số lượng, tên gọi của tài khoản trong việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán 3.4.2. Phân loại theo công dụng và kết cấu - Loại 1: Loại tài khoản cơ bản là những tài khoản phản ánh các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu, quan trọng. Loại này được chia thành 3 nhóm: + Nhóm tài khoản phản ánh các loại giá trị tài sản: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm giá trị tài sản. + Nhóm tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản. + Nhóm tài khoản hỗn hợp: Là nhóm tài khoản vừa mang kết cấu của tài khoản giá trị tài sản, vừa mang kết cấu của tài khoản nguồn hình thành tài sản. - Loại 2: Loại tài khoản điều chỉnh: dùng để tính toán lại các chỉ tiêu được phản ánh ở các tài khoản cơ bản nhằm cung cấp số liệu sát thực về tình hình tài sản tại thời điểm tính toán. Loại này được chia làm 3 nhóm: 32
33. + Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: bao gồm tài khoản điều chỉnh giảm giá trị tài sản, nhóm tài khoản điều chỉnh giảm nguồn hình thành tài sản (Tài khoản thuộc nhóm này không có trong hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ở Việt Nam). + Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: tài khoản thuộc nhóm này hiện không có trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. + Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm: các tài khoản thuộc nhóm này trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam chỉ có nhóm điều chỉnh vừa tăng vừa giảm nguồn hình thành tài sản. - Loại 3: Loại tài khoản nghiệp vụ: là nhóm những tài khoản dùng để tập hợp số liệu cần thiết rồi từ đó sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật để xử lý số liệu. Loại này được chia làm 3 nhóm: + Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: Dùng để tập hợp chi phí rồi phân phối chi phí (kết chuyển chi phí). Nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ. + Nhóm tài khoản phân phối theo dự toán: phản ánh các khoản chi phí phát sinh theo dự toán lập từ trước. Hoặc chi phí đã phát sinh sẽ lập dự toán phân phối cho các đối tượng sử dụng. Nhóm này gồm 2 tài khoản: tài khoản “ chi phí phải trả” và tài khoản” chi phí trả trước”. + Nhóm tài khoản tính giá thành: dùng để tập hợp chi phí sản xuất, cung cấp các chỉ tiêu để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. + Nhóm tài khoản so sánh: dùng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh bằng cách so sánh giữa bên Nợ và bên Có của từng tài khoản. Tài khoản thuộc nhóm này là tài khoản đầu 5,7,9. * Tác dụng của cách phân loại này: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản ánh, ghi chép của kế toán và việc tính toán xác định các chỉ tiêu cần thiết để cung cấp cho quản lý điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh. 3.4.3. Phân loại theo mối quan hệ tài khoản kế toán với các báo cáo tài chính - Loại 1: Loại tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán: Là những tài khoản mà số liệu cuối kỳ của nó được sử dụng để lập Bảng cân đối kế toán. (những tài khoản phản ánh giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản). - Loại 2: Loại tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Là những tài khoản mà số liệu của nó nhằm giải thích, bổ sung rõ một số chỉ tiêu đã được phản ánh trong bảng cân đối kế toán hoặc những tài khoản phản ánh tài sản không thuộc quyền sở hữu nhưng lại nắm quyền quản lý và sử dụng của đơn vị. Các tài khoản loại này có số dư bên Nợ và được ghi đơn. - Loại 3: Loại tài khoản thuộc các báo cáo kết quả kinh doanh, báo các các khoản thu – chi. Những tài khoản thuộc loại này không có số dư. 3.4.4. Phân loại tài khoản theo mức độ khái quát của đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản - Loại tài khoản tổng hợp: Là loại tài khoản kế toán được dùng để phản ánh các đối tượng kế toán mang tính tổng hợp mà qua đó có thể tính toán và rút ra các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp (Nguyên vật liệu, TSCĐ HH), việc ghi chép được sử dụng bằng thước đo giá trị. Ví dụ: Tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”; tài khoản “Tài sản cố định hữu hình”; 33
34. - Loại tài khoản chi tiết: Là tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép một cách tỉ mỉ chi tiết các đối tượng đã được theo dõi trên tài khoản tổng hợp. Việc ghi chép có thể sử dụng cả thước đo giá trị và hiện vật. Ví dụ: - Tài khoản: Tài sản cố định hữu hình gồm các tài khoản chi tiết: + TK: Nhà cửa, vật kiến trúc. + TK: Máy moc thiết bị. + TK: Phương tiện vận tải + TK: Thiết bị, dụng cụ quản lý. + TK: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm. + TK: Tài sản cố định khác. - TK: Tiền mặt gồm các tài khoản chi tiết + TK: Tiền Việt Nam (VNĐ). + TK: Ngoại tệ. + TK: Vàng, bạc, kim khí, đá quý. * Mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết: - Việc ghi chép phản ánh tiến hành một cách đồng thời ở cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, số liệu phải phù hợp với nhau. - Số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) của các tài khoản chi tiết. - Số phát sinh tăng, giảm trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh tăng, giảm trên các tài khoản chi tiết. - Giữa các tài khoản tổng hợp có quan hệ đối ứng với nhau, nhưng giữa tài khoản chi tiết với tài khoản chi tiết không có quan hệ đối ứng vì chúng cùng phản ánh một hiện tượng kinh tế phát sinh của cùng một đối tượng kế toán. 3.4.5. Hệ thống tài khoản kế toán - Tên gọi của TK phù hợp với tên gọi của đối tượng kế toán mà tài khoản đó phản ánh - Số hiệu tài khoản: + Số hiệu của tài khoản cấp 1 được ký hiệu bằng 3 chữ số. Chữ số đầu chỉ loại tài khoản, chữ số thứ 2 chỉ nhóm tài khoản, chữ số thứ 3 chỉ tài khoản trong nhóm. + Số hiệu của tài khoản cấp 2 được ký hiệu bằng 4 chữ số, 3 chữ số đầu là tài khoản cấp 1 phải mở chi tiết, chữ số thứ 4 chỉ tài khoản cấp 2 của tài khoản cấp 1 đó. - Tài khoản kế toán được phân loại và sắp sếp theo 1 trình tự nhất định. Loại 1, loại 2 phản ánh tài sản; loại 3, loại 4 phản ánh nguồn hình thành tài sản; loại 5, 6 phản ánh quá trình kinh doanh. - Trong từng loại thứ tự các tài khoản cũng theo nguyên tắc nhất định. + Trong tài khoản phản ánh tài sản thì vốn lưu động xếp trước. + Tài khoản phản ánh nguồn hình thành tài sản thì nợ phải trả sắp xếp trước. - Mỗi tài khoản chỉ phản ánh một nội dung kinh tế nhất định và không sử dụng tài khoản vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn hình thành tài sản. 34
35. DANH MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Số SỐ HIỆU TK TT Cấp Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ 1 1 2 3 4 5 LOẠI TK 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng ngân hàng 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 03 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 04 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 05 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 06 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 07 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo đối tượng 08 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 09 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 10 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1 2 3 4 5 1385 Phải thu về cổ phần hoá 1388 Phải thu khác 11 139 Dự phòng phải thu khó đòi 12 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 15 151 Hàng mua đang đi đường 35
36. 16 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 17 153 Công cụ, dụng cụ 18 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 19 155 Thành phẩm 20 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất động sản 21 157 Hàng gửi đi bán 22 158 Hàng hoá kho bảo thuế Đơn vị có XNK được lập kho bảo thuế 23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 24 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay LOẠI TK 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 25 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 TSCĐ khác 26 212 Tài sản cố định thuê tài chính 27 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 2135 Phần mềm máy vi tính 2136 Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 2138 TSCĐ vô hình khác 28 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tư 29 217 Bất động sản đầu tư 30 221 Đầu tư vào công ty con 31 222 Vốn góp liên doanh 32 223 Đầu tư vào công ty liên kết 33 228 Đầu tư dài hạn khác 2281 Cổ phiếu 2282 Trái phiếu 2288 Đầu tư dài hạn khác 34 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 35 241 Xây dựng cơ bản dở dang 36
37. 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 36 242 Chi phí trả trước dài hạn 37 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 38 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn LOẠI TK 3 NỢ PHẢI TRẢ 39 311 Vay ngắn hạn 40 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 41 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 42 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 43 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác 44 335 Chi phí phải trả 45 336 Phải trả nội bộ 46 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch DN xây lắp có hợp đồng xây dựng thanh toán theo tiến độ kế hoạch 47 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 1 2 3 4 5 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3385 Phải trả về cổ phần hoá 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 48 341 Vay dài hạn 49 342 Nợ dài hạn 50 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiết khấu trái phiếu 3433 Phụ trội trái phiếu 51 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 52 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 53 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 37
38. 54 352 Dự phòng phải trả 55 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 3531 Quỹ khen thưởng 3532 Quỹ phúc lợi 3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 56 356 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3561 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3562 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ đã hình thành TSCĐ LOẠI TK 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 57 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần C.ty cổ phần 4118 Vốn khác 58 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 59 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính 4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB 60 414 Quỹ đầu tư phát triển 61 415 Quỹ dự phòng tài chính 62 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 63 419 Cổ phiếu quỹ C.ty cổ phần 64 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 65 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Áp dụng cho DNNN 66 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp Dùng cho 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước các công ty, TCty 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay có nguồn kinh phí 67 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 1 2 3 4 5 LOẠI TK 5 DOANH THU 68 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ yêu cầu 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá quản lý 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 69 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Áp dụng khi 5121 Doanh thu bán hàng hóa có bán hàng 5122 Doanh thu bán các thành phẩm nội bộ 38
39. 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 70 515 Doanh thu hoạt động tài chính 71 521 Chiết khấu thương mại 72 531 Hàng bán bị trả lại 73 532 Giảm giá hàng bán LOẠI TK 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 74 611 Mua hàng Áp dụng 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu phương 6112 Mua hàng hóa pháp kiểm kê định kỳ 75 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 76 622 Chi phí nhân công trực tiếp 77 623 Chi phí sử dụng máy thi công Áp dụng cho 6231 Chi phí nhân công đơn vị xây lắp 6232 Chi phí vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 78 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 79 631 Giá thành sản xuất PP.Kkê định kỳ 80 632 Giá vốn hàng bán 81 635 Chi phí tài chính 82 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 83 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI TK 7 THU NHẬP KHÁC 84 711 Thu nhập khác Chi tiết theo 39
40. hoạt động LOẠI TK 8 CHI PHÍ KHÁC 85 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 86 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI TK 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 87 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TK 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận Chi tiết theo gia công yêu cầu quản lý 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược 004 Nợ khó đòi đã xử lý 007 Ngoại tệ các loại 008 Dự toán chi sự nghiệp, dự án * Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm và ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán? 2. Trình bày khái niệm và kết cấu chung của tài khoản kế toán? 3. Trình bày nội dung, kết cấu chung của một số loại tài khoản kế toán chủ yếu? 4. Trình bày cách ghi kép vào tài khoản kế toán? * Bài tập ứng dụng Bài 1: Lập định khoản và phản ánh vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ kinh tế sau: (ĐVT: Đồng) 1. Khách hàng trả nợ cho DN bằng tiền mặt: 2.000.000 2. Chi tiền mặt để tạm ứng cho nhân viên: 1.000.000 3. Dùng lợi nhuận bổ sung nguồn vốn kinh doanh: 500.000 4. Vay dài hạn trả nợ người bán: 1.000.000 5. Nhập kho công cụ chưa trả tiền người bán trị giá : 500.000 6. Chi tiền mặt trả nợ người bán: 800.000 7. Dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn: 2.000.000 Bài 2: Tại một DN có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: (ĐVT: Đồng) 1. Nhập kho 300.000 nguyên vật liệu và 200.000 công cụ dụng cụ chưa trả tiền người bán. 2. Khách hàng trả nợ cho DN bằng tiền mặt 1.000.000 và bằng tiền gởi ngân hàng: 4.000.000. 40
41. 3. Dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ người bán 2.000.000 và thanh toán cho nhà nước: 1.000.000. 4. DN được nhà nước cấp thêm vốn bao gồm TSCĐ hữu hình 10.000.000, nguyên vật liệu 2.000.000. 5. Dùng lợi nhuận bổ sung quỹ dự phòng tài chính 500.000 và quỹ khen thưởng phúc lợi: 1.000.000. 6. Chi tiền mặt trả lương cho công nhân 800.000 và tạm ứng cho nhân viên đi công tác: 200.000. Yêu cầu: Lập định khoản và ghi vào sơ đồ chữ T các nghiệp vụ kinh tế trên. Bài 3. Căn cứ các định khoản sau hãy nêu các nghiệp vụ kinh tế sau: (ĐVT: Đồng) 1. Nợ TK 152: 1.000.000 Có TK 112: 1.000.000 2. Nợ TK 338: 500.000 Có TK 311: 500.000 3. Nợ TK 621: 800.000 Có TK 152: 800.000 4. Nợ TK 622: 400.000 Có TK 334: 400.000 5. Nợ TK 112: 2.000.000 Có TK 411: 2.000.000 6. Nợ TK 341: 1.000.000 Có TK 112: 1.000.000 7. Nợ TK 111: 5.000.000 Có TK 112: 5.000.000 8. Nợ TK 421: 2.000.000 Có TK 411: 1.500.000 Có TK 414: 500.000 9. Nợ TK 112: 3.000.000 Có TK 511: 3.000.000 10. Nợ TK 627: 300.000 Nợ TK 641: 200.000 Nợ TK 642: 200.000 Có TK 153: 700.000 Bài 4: Tại một DN có các tài liệu sau: Số dư đầu tháng của các TK: - TK 152: 4.500.000, trong đó: + Vật liệu chính: 4.000.000: VLA: 400 kg x 6.000 đ/kg 41
42. VLB: 800 kg x 2.000 đ/kg + Vật liệu phụ: 500 kg X 1.000 đ/kg - TK 331: 4.000.000, trong đó: + Đơn vị X: 2.500.000 + Đơn vị Y: 1.500.000 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng: 1. Nhập kho vật liệu chưa trả tiền cho đơn vị X VLC A: 600 kg x 6.000 đ/kg VLP: 300 kg x 1.000 đ/kg 2. Nhập kho vật liệu chính B chưa trả tiền cho đơn vị Y: 1.200 kg x 2.000 đ/kg 3. Vay ngắn hạn trả nợ cho đơn vị X: 3.000.000. 4. Dùng TGNH để trả nợ cho đơn vị Y: 2.500.000. 5. Xuất vật liệu để sản xuất sản phẩm: VLC A: 700 kg x 6.000 đ/kg VLC B: 1.000 kg x 2.000 đ/kg VLP: 400 kg x 1.000 đ/kg Yêu cầu: Lập định khoản và phản ánh tài liệu trên và các TK tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết kế toán . ThS. Bùi Văn Dương, Đại học kinh tế TP. HCM 2. Lý thuyết kế toán . Nhà xuất bản tài chính 10/2001 3. Nguyên lý kế toán. PGS.TS: Võ Văn Nhị - Nhà xuất bản thống kê 42