Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Hoạch định

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Hoạch định

1. Khái niệm Nền tảng của hoạch định Phân loại hoạch định Tiến trình hoạch định Các công cụ hoạch định
2. Khái niệm  Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
3. Vai trò, lợi ích  Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống.  Phối hợp các nguồn lực của tổ chức hiệu quả hơn.  Tập trung vào mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.  Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức trong quan hệ hợp tác và phối hợp với các nhà quản trị khác trong tổ chức.  Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.  Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động đó đúng mục tiêu.
4. Yêu cầu về hoạch định Để hoạt động hoạch định đạt kết quả phải đáp ứng những đòi hỏi về:  Khoa học  Khách quan  Hệ thống  Nhất quán  Khả thi  Cụ thể  Linh hoạt  Phù hợp (với hoàn cảnh cụ thể)
5. Nội dung hoạch định Mục tiêu Biện pháp Tài nguyên Việc thực hiện • Rõ ràng • Các biện • Các • Các chính • Tương pháp quan nguồn sách cần quan trọng để tài thiết giữa các đạt mục nguyên • Các bộ mục tiêu tiêu cần thiết phận, đơn • Thời hạn • Thuận lợi, • Dự toán vị ảnh thực khó khăn ngân hưởng hiện của môi sách • Kiểm soát • Cách đo trường, lường của tổ hiệu quả chức
6. Phân loại hoạch định Mục tiêu Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch đơn dụng Kế hoạch thường trực Ngân sách Chính sách Chương trình Thủ tục Dự án Quy định
7. Cách phân loại hoạch định khác Phân loại hoạch định Mức độ sử Quy mô Thời gian Tính cụ thể dụng Định Chiến lược Dài hạn Đơn dụng hướng Thường Tác nghiệp Ngắn hạn Cụ thể trực
8. Phân loại theo quy mô  Kế hoạch chiến lược  Phạm vi áp dụng cho toàn bộ tổ chức  Thiết lập những mục tiêu tổng thể cho tổ chức  Định vị tổ chức trong môi trường hoạt động  Áp dụng trong thời gian dài  Kế hoạch tác nghiệp  Chỉ rõ cách thức đạt được những mục tiêu tổng thể  Áp dụng trong thời gian ngắn
9. Theo thời gian và tính cụ thể  Kế hoạch dài hạn  Những kế hoạch có thời gian trên 3 năm  Kế hoạch ngắn hạn  Kế hoạch có thời gian dưới 1 năm  Kế hoạch cụ thể  Được xác định rõ ràng và không thể diễn giải theo cách khác được  Kế hoạch định hướng  Kế hoạch linh hoạt, thiết lập những định hướng chung, cho phép lựa chọn khi thực hiện
10. Theo mức độ sử dụng  Kế hoạch đơn dụng  Được lập cho một tình huống đặc thù  Kế hoạch thường trực  Cung cấp hướng dẫn cho các hoạt động lặp đi lặp lại
11. Yếu tố cấu thành của hoạch định  Các mục tiêu  Những kết quả cho cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức  Cung cấp định hướng và tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động  Các kế hoạch  Những văn bản thể hiện cách thức đạt được mục tiêu  Mô tả các nguồn lực được phân bổ và thiết lập kế hoạch thực hiện
12. Yêu cầu về mục tiêu Thể hiện kết quả, không phải hành động • Thể hiện điểm cuối cùng chứ không phải cách thức đạt được Đo lường và định lượng được • Xác định cụ thể kết quả sẽ được đánh giá ra sao và mức độ mong đợi là bao nhiêu Khung thời gian thực hiện rõ ràng • Thời điểm sẽ đánh giá kết quả đạt được
13. Yêu cầu về mục tiêu (tt) Thách thức và có thể đạt được • Những mục tiêu thấp không mang tính thúc đẩy. • Những mục tiêu cao sẽ thúc đẩy nếu họ có thể đạt được Được ghi ra cụ thể • Tập trung, xác định và làm cho mục tiêu được thấy rõ ràng Truyền bá cho tất cả các thành viên cần thiết của tổ chức • Để tất cả mọi người đều hiểu đúng vấn đề
14. Đặt mục tiêu kiểu truyền thống  Dựa trên cơ sở nhà quản trị cấp cao hiểu biết tốt nhất do họ có thể nhìn thấy tổng thể vấn đề  Nhà quản trị cấp cao đặt các mục tiêu tổng thể  Các mục tiêu được chia thành các mục tiêu nhỏ cho từng cấp bậc trong tổ chức  Mục tiêu mang ý nghĩa chỉ đạo, hướng dẫn, và bắt buộc từ cấp trên.  Các mục tiêu bị mất tính rõ ràng và tập trung do các nhà quản trị cấp thấp hơn cố gắng giải nghĩa và xác định mục tiêu theo lĩnh vực họ chịu trách nhiệm.
15. Đặt mục tiêu kiểu truyền thống
16. Quản trị bằng mục tiêu (MBO)  Management By Objectives: là cách quản trị thông qua việc mọi thành viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện các mục tiêu mà họ đề ra
17. Quản trị bằng mục tiêu (MBO)  Các mục tiêu thực hiện cụ thể cùng được nhân viên và nhà quản lý xác lập  Tiến độ hoàn thành các mục tiêu được định kỳ xem xét lại  Phần thưởng được phân bổ trên cơ sở tiến độ thực hiện các mục tiêu  Các yếu tố chủ yếu của MBO:  Mục tiêu rõ ràng, có sự tham gia vào việc ra quyết định, thời gian thực hiện/đánh giá rõ ràng, có sự phản hồi
18. Các bước cơ bản của MBO  Xây dựng các mục tiêu, chiến lược tổng thể của tổ chức  Các mục tiêu chính được phân chia cho các đơn vị  Trưởng đơn vị và các trưởng phòng cùng thống nhất xây dựng mục tiêu của đơn vị  Các trưởng phòng và tất cả nhân viên cùng thống nhất các mục tiêu của phòng  Các kế hoạch hành động được tất cả mọi thành viên trong phòng thống nhất  Các kế hoạch hành động được thi hành  Tiến độ hoàn thành các mục tiêu thường xuyên được xem xét lại và cung cấp phản hồi  Thực hiện thưởng theo kết quả hoàn thành mục tiêu
19. Ưu điểm của MBO  Khuyến khích tính chủ động, tính sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập và thực hiện kế hoạch.  Kiểm soát dễ hơn.  Tạo cơ sở khách quan để thưởng phạt.  Tổ chức được phân định rõ ràng.  Tạo điều kiện, cơ hội phát triển của mọi thành viên
20. Khuyết điểm của MBO  Thời gian xác lập mục tiêu thường bị kéo dài  Các mục tiêu cá nhân có thể khó thực hiện do thiếu hướng dẫn, giải thích của nhà quản lý  Khuynh hướng tập trung vào công việc ngắn hạn, các mục tiêu dài hạn ít được quan tâm  Không hoàn toàn hiệu quả trong môi trường năng động, khi mà mục tiêu thường phải được thiết lập lại.  Có thể gây ra khó khăn cho nhóm làm việc khi quá tập trung vào thành quả của cá nhân
21. Tiến trình hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp
22. Tiến trình Mục tiêu / Vấn đề hoạch định Dữ kiện thực tế cơ bản Không đủ Có đủ Giả định Các phương án Vấn đề phát sinh Đánh giá Lựa chọn phương án Xem xét Thực hiện
23. 1. Xác định sứ mệnh, Tiến trình mục tiêu của tổ chức hoạch định 2. Phân tích cơ 3. Đánh giá điểm chiến lược hội, nguy cơ mạnh, điểm yếu 4. Xây dựng các kế hoạch chiến lược để lựa chọn 5. Triển khai kế hoạch chiến lược đã chọn 6. Triển khai các kế hoạch tác nghiệp 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 8. Lặp lại quá trình hoạch định
24. Tiến trình hoạch định chiến lược 1. Xác định sứ mệnh, mục tiêu: 1. sứ mệnh, mục tiêu  Chúng ta là ai?  Chúng ta muốn trở thành tổ chức như thế nào? 2. cơ hội, 3. điểm mạnh, nguy cơ điểm yếu  Các mục tiêu định hướng là gì? 2. Phân tích nguy cơ, cơ hội của 4. Các kế hoạch chiến lược môi trường  Các xu hướng trong môi trường 5. Triển khai kế hoạch vĩ mô  Các xu hướng trong môi trường 6. Các kế hoạch tác nghiệp vi mô 3. Đánh giá điểm mạnh, điểm 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả yếu của tổ chức 8. Lặp lại quá trình hoạch định
25. Tiến trình hoạch định chiến lược 4. Xây dựng các chiến lược để lựa 1. sứ mệnh, mục tiêu chọn  Thâm nhập thị trường: Tìm kiếm cơ hội phát triển thị trường đang 2. cơ hội, 3. điểm mạnh, hoạt động với sản phẩm hiện có nguy cơ điểm yếu  Tăng sức mua của khách hàng hiện hữu  Thu hút khách hàng từ đối thủ cạnh 4. Các kế hoạch chiến lược tranh  Biến khách hàng tiềm năng thành 5. Triển khai kế hoạch khách hàng hiện tại  Mở rộng thị trường: tìm kiếm thị 6. Các kế hoạch tác nghiệp trường mới cho sản phẩm hiện có  Tìm kiếm khu vực thị trường mới 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả  Tìm những thị trường mục tiêu mới 8. Lặp lại quá trình hoạch định  Tìm những người tiêu dùng mới
26. Tiến trình hoạch định chiến lược 4. Xây dựng các chiến lược để 1. sứ mệnh, mục tiêu lựa chọn (tt)  Phát triển sản phẩm 2. cơ hội, 3. điểm mạnh,  Phát triển sản phẩm mới nguy cơ điểm yếu  Cải tiến sản phẩm: về chất lượng, tính năng, bao bì, quy 4. Các kế hoạch chiến lược cách, mẫu mã, 5. Triển khai kế hoạch  Đa dạng hóa sản phẩm  Đưa các sản phẩm mới thâm 6. Các kế hoạch tác nghiệp nhập thị trường mới 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả 8. Lặp lại quá trình hoạch định
27. Tiến trình hoạch định chiến lược 5. Triển khai chiến lược 1. sứ mệnh, mục tiêu  Cần chỉ rõ những hoạt động để đạt mục tiêu 2. cơ hội, 3. điểm mạnh,  Dự kiến các yếu tố liên quan: nguy cơ điểm yếu công nghệ, tài chính, marketing, nhân lực, R&D, cơ cấu tổ chức, 4. Các kế hoạch chiến lược kỹ năng quản lý, 5. Triển khai kế hoạch 6. Xây dựng các kế hoạch tác nghiệp 6. Các kế hoạch tác nghiệp  Phải xuất phát từ các chiến lược 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả của tổ chức 8. Lặp lại quá trình hoạch định
28. Tiến trình hoạch định chiến lược 1. sứ mệnh, mục tiêu 7. Kiểm tra và đánh giá kết quả  Tiến hành đồng thời với quá trình hoạch định chiến lược và 2. cơ hội, 3. điểm mạnh, tác nghiệp nguy cơ điểm yếu  Cơ sở để xem xét lại mục tiêu, chiến lược, biện pháp kiểm tra và đưa ra điều chỉnh 4. Các kế hoạch chiến lược 8. Lặp lại tiến trình hoạch định 5. Triển khai kế hoạch  Khi những điều kiện thay đổi, tác động đến hoạt động của tổ 6. Các kế hoạch tác nghiệp chức  Hoạch định là quá trình liên tục, 7. Kiểm tra, đánh giá kết quả là phương tiện để đạt mục tiêu 8. Lặp lại quá trình hoạch định
29. Hoạch định tác nghiệp  Khái niệm: Hoạch định tác nghiệp liên quan đến triển khai các chiến lược đã xác định trong thời gian ngắn.  Nội dung:  Định ra các chương trình hoạt động ngắn  Sử dụng các nguồn lực được phân bố.  Hai loại kế hoạch tác nghiệp:  Kế hoạch đơn dụng  Kế hoạch thường trực
30. Kế hoạch đơn dụng Những hoạt động Chương trình không có khả  Những bước chính trong hoạt động để đạt năng lặp lại trong mục tiêu  Thứ tự và thời gian mỗi bước tương lai  Đơn vị hay cá nhân phụ trách mỗi hành động Dự án  Quy mô nhỏ hơn, một phần tách rời của chương trình  Giới hạn nghiêm ngặt về thời gian và nguồn lực sử dụng.  Ngân sách  Quản lý nguồn lực tài chính được phân bổ  Kiểm tra hiệu quả hoạt động trong chương trình, dự án
31. Kế hoạch thường trực Những hoạt động Chính sách có khả năng hoặc  Đường lối chỉ đạo tổng quát chắc chắn được  Được các nhà quản trị cấp cao thiết lặp lại trong lập chính thức tương lai Thủ tục  Những quy định chi tiết để thực hiện chính sách.  Hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra Quy định  Những tuyên bố về những việc nào phải làm hay không được làm trong một thời gian nhất định.