Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Thông tin và quyết định

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Thông tin và quyết định

1. Quy trình và các yếu tố thông tin Thông Thông điệp dự điệp nhận định được Mạch Mã hóa Giải mã chuyển Nguồn Nguồn phát nhận Mạch Giải mã Mã hóa chuyển Thông Thông điệp Nhiễu điệp phản phản hồi hồi
2. Khái niệm Thông tin Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh:  trong quá trình quản trị  trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc:  ra quyết định  giải quyết vấn đề trong hoạt động quản trị của tổ chức.
3. Thông tin Đặc điểm Nguyên tắc Chất lượng • Không dự trữ • Chính xác • Mức độ thời sự • Phải thu thập và xử lý • Kịp thời • Mức độ kịp mới có giá trị • Trung thực thời • Càng cần thiết càng • Khách quan • Mức độ chính có giá trị • Đầy đủ xác • Càng chính xác, đầy • Liên tục • Mức độ quan đủ, kịp thời càng tốt • Hiệu quả trọng
4. Vai trò của thông tin Trong phân tích, dự Trong việc ra quyết Trong các chức báo và phòng ngừa định năng quản trị rủi ro • Nhận thức vấn đề • Nhận thức vấn đề • Phân tích cần phải ra quyết • Cung cấp dữ liệu • Dự báo định • Xây dựng các • Xây dựng phương • Xác định cơ hội, phương án án phòng ngừa rủi đe dọa cho tổ • Giải quyết vấn đề ro chức • Điều chỉnh sai • Lựa chọn phương lệch án • Kiểm soát
5. Phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin • Quan sát, Thực nghiệm, Thăm Thu thập dò dư luận, Thu thập tại bàn, Thu thập tại hiện trường • Thủ công, dùng máy tính, so Xử lý sánh, tổng hợp, xác suất thống kê, giám định, • Công văn, báo cáo, đề án, hội Phổ biến họp, truyền hình, radio, internet,
6. Xây dựng nội dung thông tin Xác định những Xác định mục yêu cầu cơ bản Chuẩn bị tư liệu tiêu về nội dung Sửa chữa và Xem xét, đánh Phác thảo sơ bộ hoàn chỉnh giá nội dung Quy trình xây dựng nội dung thông tin
7. Phân loại nội dung thông tin Phân loại:  Thông tin đầu vào  Thông tin đầu ra  Thông tin phản hồi  Thông tin về môi trường quản trị  Thông tin về các đối tượng quản trị  Thông tin về kết quả quản trị  Thông tin về hoạt động quản trị
8. Thông tin trong tổ chức  Thông tin chính thức và không chính thức  Chính thức: thông tin theo cấp hệ  Không chính thức: thông tin do nhân viên tạo ra bởi những giao lưu rồi thành những nhóm, phe.  Chiều thông tin:  Thông tin chiều trên xuống.  Thông tin chiều dưới lên.  Thông tin chiều ngang.
9. Thông tin trong tổ chức  Mạng thông tin Dây chuyền Chữ Y Vòng tròn Đủ mạch Bánh xe
10. Những trở ngại trong thông tin Nguồn phát, nguồn nhận:  Thiếu kế hoạch thông tin  Những giả thiết không được làm rõ  Không tin cậy, đe dọa, sợ hãi  Ít lắng nghe, đánh giá vội vàng  Không đủ thời gian để điều chỉnh Nội dung, mã hóa, giải mã:  Ý nghĩa không rõ ràng  Diễn tả kém Hình thức,mạch chuyển:  Thất lạc do truyền đạt và ghi nhận kém  Sử dụng sai hình thức truyền tin
11. Quản trị thông tin  Điều chỉnh dòng tin tức để tránh quá tải thông tin:  Phân quyền  Thông tin phải cô đọng  Xác định mức độ ưu tiên  Sử dụng phản hồi:  Xác định thông tin không bị hiểu sai và không chính xác  Đơn giản hóa ngôn ngữ:  Để thông điệp rõ ràng, dễ hiểu  Lắng nghe tích cực  Hạn chế cảm xúc  Tránh làm sai lệch sự rõ ràng của thông tin  Sử dụng dư luận  Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ.
12. Khái niệm Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, nhằm  định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức  để giải quyết một vấn đề nào đó trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức.
13. Vai trò  Định hướng các họat động của tổ chức  Hợp tác về phối hợp và ràng buộc các họat động của các bộ phận  Áp đặt cưỡng bức hoặc động viên đối với hệ thống bị quản trị  Đảm bảo các điều kiện , nguồn lực cho việc thực hiện mục tiêu chung
14. Yêu cầu đối với các quyết định  Khoa học: có căn cứ, có cơ sở, có thông tin, có nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị, phù hợp với các quy luật khách quan.  Pháp lý: phải đúng thẩm quyền, hợp pháp, đòi hỏi cấp dưới phải thực hiện  Hệ thống, định hướng: phải thể hiện việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức và phải có điạ chỉ rõ ràng  Cụ thể: phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết và quy định rõ thời gian thực hiện.  Tối ưu: vừa chính xác, vừa hiệu quả tốt nhất  Kịp thời: không quá sớm hay quá muộn so với thời điểm quy định
15. Các mô hình ra quyết định Ra quyết định hợp Ra quyết định hợp Ra quyết định theo lý lý có giới hạn nhóm quyền lực • Bao gồm các bước • Nhấn mạnh những • Dựa trên mục tiêu phải tuân theo hạn chế về tính hợp và quyền lợi của các nhằm tăng tính lý của cá nhân nhóm quyền lực logic và độ tin cậy người ra quyết định trong tổ chức • Cho phép đạt tối đa • Giải thích tại sao mục tiêu trong giới các nhà quản trị hạn thường có quyết định khác nhau với cùng thông tin
16. Ra quyết định hợp lý Nhận diện, Thiết lập các Đề xuất các xác định vấn mục tiêu giải pháp đề Áp lực của môi So sánh, trường bên trong và đánh giá các bên ngoài giải pháp Lựa chọn giải Đánh giá, Tổ chức thực pháp thích kiểm tra hiện hợp
17. Ra quyết định hợp lý có giới hạn Phản ảnh một số khuynh hướng:  Thỏa mãn:  sự lựa chọn có thể được nhận diện và đạt được dễ dàng, ít gây tranh cãi  Phạm vi tìm kiếm giải pháp, mục tiêu là có giới hạn  Thường ta chỉ có phạm vi hạn chế để tìm kiếm các mục tiêu và giải pháp  Quá trình tìm kiếm mục tiêu, giải pháp tốn nhiều nguồn lực  Thiếu thông tin  Thường không có đủ thông tin cần thiết  Không kiểm soát được những ảnh hưởng khách quan
18. Ra quyết định theo nhóm quyền lực  Nhóm quyền lực là nhóm người có khả năng kiểm soát, tác động đến các quyết định và kết quả của nó.  Tác động của nhóm quyền lực đến việc ra quyết định:  Xác định vấn đề: thường mang tính chủ quan do lựa chọn vấn đề có lợi cho quyền lợi riêng của nhóm  Lựa chọn mục tiêu: dễ xảy ra xung đột giữa các nhóm  Lựa chọn giải pháp: thường lựa chọn giải pháp có lợi cho mình và hại cho nhóm khác.
19. Phân loại quyết định Tính chất Thời gian Chức năng quản trị Chiến Chiến Tác Dài Trung Ngắn Hoạch Tổ Điều Kiểm lược thuật nghiệp hạn hạn hạn định chức khiển tra
20. Công cụ hỗ trợ ra quyết định Mô hình sáng • Giai đoạn tìm hiểu thực tế • Giai đoạn tìm ý tưởng tạo Osborn • Giai đoạn tìm giải pháp • Tách quá trình giải quyết vấn đề thành 2 giai đoạn độc lập: Não công • Phát triển ý tưởng • Đánh giá ý tưởng
21. Nâng cao hiệu quả quyết định Những tiền đề Những phẩm Tổ chức thực của sự hợp lý chất cá nhân hiện quyết định • Hướng về mục tiêu • Kinh nghiệm • Truyền đạt đến bộ • Mọi khả năng lựa • Xét đoán phận, nhân sự liên quan chọn đều được biết • Sự sáng tạo • Lập kế hoạch tổ chức • Ưu tiên phải rõ ràng • Khả năng định thực hiện • Những ưu tiên phải lượng • Kiểm tra, điều chỉnh cố định quyết định • Lựa chọn cuối cùng • Đánh giá, rút kinh sẽ mang hiệu quả tối nghiệm đa