Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Quản lý học - Bài 4: Chức năng tổ chức

1. BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC PGS.TS.Phan Kim Chiến Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0 1
2. TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức? • Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8 khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước. • Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt động của mình. • Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000, trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm. • Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực được đưa ra ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân xưởng sản xuất, thực hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường. v1.0 2
3. TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Sự hòa nhập giữa các khoa và bộ môn trong trường thấp dẫn đến tình trạng cát cứ. Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp. Mối quan hệ công việc giữa các bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp • Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút. • Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay đổi toàn diện. Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào tạo và tài chính. Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn. v1.0 3
4. TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG • Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống. Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút, sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường. • Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng tổ chức. 1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không? 2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong tình huống trên? v1.0 4
5. MỤC TIÊU • Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ chức trong triển khai một kế hoạch nhất định. • Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức • Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức. • Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức v1.0 5
6. NỘI DUNG Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức v1.0 6
7. 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). • Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). • Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp. v1.0
8. CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch • Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch. • Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức • Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức. • Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. v1.0
9. 2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1. Chuyên môn hóa công việc 2.2. Hình thành các bộ phận 2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý 2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý 2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức v1.0 9
10. 2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC • Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhâN. • Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. • Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán, giảm khả năng sáng tạo của người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động. v1.0
11. 2.2. HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN • Tiêu chí hình thành bộ phận; • Theo lĩnh vực chức năng; • Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư; • Mô hình tổ chức ma trận; • Mô hình tổ chức theo nhóm; • Cơ cấu mạng lưới. v1.0
12. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO MÁY ABC v1.0
13. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. • Ưu điểm: 1) Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao; 2) Phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá, giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo; 3) Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản; 4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; 5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. v1.0
14. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo) • Nhược điểm: 1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; 2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận; 3) Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; 4) Giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; 5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản lý chung; 6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. v1.0
15. TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ • Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm, phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. • Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng. • Cơ cấu theo khách hàng: là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. • Cơ cấu theo địa dư: các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý v1.0
16. MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM v1.0
17. MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG v1.0
18. MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI v1.0
19. ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ Ưu điểm: 1) Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt; 2) Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; 3) Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ̃ được quan tâm; 4) Có được thông tin tốt hơn về thị trường và khách hàng sẽ được quan tâm hơn; 5) Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác nhau; 6) Việc quy định trách nhiệm giải trình đối với kết quả cuối cùng khá dễ dàng; 7) Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao và tạo khả năng phát triển các nhà quả̉n chung. v1.0
20. ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ Nhược điểm: 1) Công việc có thể bị trùng lắp; 2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến̉ ; 3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức; 4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung; 5) Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung; 6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. v1.0 20
21. TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ưu điểm: 1) Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường; 2) Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất; 3) Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, điều này cho phép tăng cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp. v1.0
22. TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Nhược điểm: 1) Có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức; 2) Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lắp của công việc; 3) Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược; 4) Công tác kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn. v1.0
23. TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ở MỘT NGÂN HÀNG LỚN v1.0
24. CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP v1.0
25. CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN • Ưu điểm: 1) Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; 2) Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; 3) Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia; 4) Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. • Nhược điểm: 1) Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh; 2) Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột; 3) Cơ cấu phức tạp và không bền vững; và 4) Có thể gây tốn kém. v1.0
26. MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI v1.0
27. 2.3. CẤP QUẢN LÝ VÀ TẦM NHÌN QUẢN LÝ • Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát): Số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định. • Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp. • Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý: ➢ Năng lực của các nhà quản lý; ➢ Tính phức tạp của hoạt động quản lý; ➢ Sự thạo việc và ý thức tuân thủ của cấp dưới; ➢ Sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm; ➢ Năng lực của hệ thống thông tin. v1.0
28. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHƯC XÉT THEO SỐ CẤP QUẢN LÝ v1.0
29. 2.4. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG TỔ CHỨC • Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức. • Trách nhiệm - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu xác định. v1.0
30. CÁC LOẠI QUYỀN HẠN TRONG TỔ CHỨC • Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. • Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác. • Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. v1.0
31. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG VIỆC SỬ DỤNG THAM MƯU • Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến. • Thiếu trách nhiệm của các tham mưu. • Các lời khuyên thiếu căn cứ, thiếu tính thực tiễn. v1.0
32. LÀM CHO THAM MƯU TRỞ NÊN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ • Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn. • Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức. • Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin. • Bảo đảm tham mưu toàn diện. v1.0
33. 2.5. TẬP TRUNG VÀ PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ • Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. • Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định. v1.0
34. HAI DẠNG PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ TỔ CHỨC • Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. • Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập. v1.0
35. MỨC ĐỘ PHI TẬP TRUNG TRONG TỔ CHỨC Mức độ phi tập trung càng lớn khi: • Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn. • Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng. • Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn. • Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định. v1.0
36. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ • Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ. • Thứ hai, cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới. • Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố. v1.0
37. VỀ QUY TRÌNH ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN • Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được. • Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được. • Đảm bảo các nguồn lực. • Duy trì các kênh thông tin mở. • Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực. • Khen thưởng đối với việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu quả. v1.0
38. 2.6. PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN CỦA TỔ CHỨC • Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. • Các công cụ phối hợp: ➢ Các kế hoạch; ➢ Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật; ➢ Các công cụ cơ cấu; ➢ Giám sát trực tiếp; ➢ Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý; ➢ Văn hoá tổ chức. v1.0
39. 3. QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC v1.0
40. GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Câu hỏi: 1. Các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường ĐH KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không? 2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức ở trường ĐH KT cần phải được giải quyết trong tình huống nêu trên nhằm thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn? Trả lời: 1. Chức năng tổ chức có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Trong ví dụ trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức đã làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của trường Đại học KT (chất lượng đào tạo giảm, thị trường trong một số ngành đào tạo bị thu hẹp, động lực làm việc của cán bộ giảng viên yếu đi ) 2. Vấn đề cần giải quyết: tăng cường phi tập trung, phát triển bộ môn theo hướng chuyên môn hóa và hợp nhóm giáo viên có cùng hướng giảng dạy và nghiên cứu, sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu thị trường, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, thu hút, sử dụng và giữ được người giỏi, v.v v1.0 40
41. CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1 Ủy quyền trong quản lý tổ chức: a. Là giao quyền và giao hoàn toàn trách nhiệm cho người được ủy quyền. b. Gắn liền với chế độ trách nhiệm kép. c. Là người ủy quyền chỉ cần kiểm tra kết quả công việc được ủy quyền d. Là người ủy quyền chỉ cần kiểm tra tiến trình thực hiện công việc cảu người được ủy quyền Trả lời: - Đáp án đúng: phương án d - Vì: ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Nghĩa là người ủy quyền trao cho cấp dưới một số quyền đủ để thực hiện công việc nhất định vốn thuộc thẩm quyền của cấp trên trong khi cả hai vẫn phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường. Người được ủy quyền có trách nhiệm báo cáo lên người ủy quyền về kết quả, tiến trình thực hiện công việc và nguồn lực sử dụng. v1.0 41
42. CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2 Đảm bảo con người và các nguồn lực khác của tổ chức trong những hình thái cơ cấu nhất định nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là nội dung của chức năng: a. Lập kế hoạch b. Kiểm soát c. Tổ chức d. Lãnh đạo e. Quản trị chiến lược Trả lời: - Đáp án đúng: phương án c - Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch v1.0 42
43. CÂU HỎI TỰ LUẬN/ CÂU HỎI MỞ Nêu tên một tổ chức mà bạn quan tâm. Hãy vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của tổ chức đó? Xác định các điểm mạnh và điểm yếu của cơ cấu nêu trên theo các thuộc tính cơ bản của cơ cấu? Trả lời: - Cần giới thiệu tên tổ chức, chức năng, lĩnh vực hoạt động, mục tiêu chiến lược của tổ chức đó. - Các thuộc tính cần phân tích: chuyên môn hóa; sự phân chia các bộ phận; quyền hạn – trách nhiệm; tầm – cấp quản lý; tập trung - phi tập trung; phối hợp. v1.0 43
44. TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Với tư cách là một chức năng của quá trình quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. • Cơ cấu tổ chức là hệ thống các hoạt động được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức có thể là cơ cấu chính thức hoặc cơ cấu phi chính thức; cơ cấu bền vững hoặc cơ cấu tạm thời. • Cơ cấu tổ chức thường được nghiên cứu theo sáu thuộc tính cơ bản: (1) chuyên môn hoá công việc, (2) hình thành các bộ phận, (3) quyền hạn và trách nhiệm, (4) cấp quản lý và tầm quản lý, (5) tập trung và phi tập trung trong quản lý, và (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của tổ chức. • Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bao gồm: phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức; đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại; đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; giám sát, đánh giá kết quả thực hiện. v1.0 44
45. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 1. Rất khó xác định chính xác tầm kiểm soát trong cơ cấu tổ chức? Đúng hay sai? Trả lời: Đúng. Vì tầm kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố biến đổi như: tính chất công việc, nhiệm vụ; năng lực nhà quản lý; thái độ và sự thạo việc của cấp dưới; sự rõ ràng của hệ thống chính sách, quy tắc, thủ tục; năng lực của hệ thống thông tin. 2. Bản chất của ủy quyền là chế độ chịu trách nhiệm kép? Đúng hay sai? Trả lời: Đúng. Vì: ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường. 3. Trong tổ chức tồn tại những mối quan hệ quyền hạn nào? Trả lời: Quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng. 4. Ưu điểm cơ bản của cơ cấu ma trận là gì? Trả lời: tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và linh hoạt 5. Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ với nhau như thế nào? Trả lời: Trong điều kiện các yếu tố khác không thay đổi thì đó là quan hệ nghịch v1.0 45
46. Thuật ngữ • Cơ cấu chính thức: là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch. • Cơ cấu phi chính thức: là cơ cấu được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức, ví dụ tập hợp những người cùng quan điểm, lợi ích, sở thích, quê quán v.v. • Cơ cấu tổ chức bền vững: là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức • Cơ cấu tổ chức tạm thời: là cơ cấu được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. • Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra một loại sản phẩm, phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu, trên một khu vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. v1.0 46
47. • Quyền hạn: Quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức • Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. • Quyền hạn tham mưu: Quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác. • Quyền hạn chức năng: Quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. • Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: Hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. v1.0 47