Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel

Nội dung text: Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel

1. Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel
2. Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel 5 1.1. Thao tác với bảng tính 5 1.1.1. Tạo một bảng tính mới 5 1.1.2. Thêm mới một bảng tính 5 1.1.3. Xoá một bảng tính 6 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính 7 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính 8 1.1.6. Tính chất của bảng tính 10 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính 10 1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo 11 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu 12 1.1.10. Định dạng bảng tính 22 1.2. Sử dụng lệnh 41 1.2.1. Sử dụng Menu Bar 41 1.2.2. Sử dụng biểu tượng 42 1.2.3. Sử dụng phím chuột phải 42 1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng 43 1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột 45 1.3. Định dạng dữ liệu 47 1.3.1. Xử lý Font chữ 47 1.3.2. Canh lề cho dữ liệu 51 1.3.3. Công cụ Formatting 55 1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter 56 1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả 56 1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu 58 1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu 58 1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu 60 1.5. Làm việc với các Cell 63
3. 1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng 63 1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản 65 1.5.3. Địa chỉ ô 72 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức 74 1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô 75 1.5.6. Tạo chú thích 77 1.6. Làm việc với biểu đồ 80 1.6.1. Tạo biểu đồ 80 1.6.2. Định dạng biểu đồ 89 1.6.3. Định dạng biểu đồ 93 1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ 101 1.7. Kiểu dữ liệu 104 1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản 104 1.7.2. Mảng 108 1.7.3. Các phép toán 109 1.8. Công thức và hàm 114 1.8.1. Công thức 114 1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel 114 1.8.3. Các hàm cơ bản 119 1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu 148 1.9.1. Khái niệm 148 1.9.2. Tìm kiếm bản ghi 149 1.9.3. Xem mẫu tin 151 1.9.4. Thêm bản ghi mới 151 1.9.5. Lọc các bản ghi 152 1.9.6. Xoá bản ghi 158 1.9.7. Pivot Table 158 1.10. Các vấn đề khác 163
4. 1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính 163 1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số 170 1.10.3. Autocorrect Options 172 2.10.4. Bảo mật dữ liệu 174 1.10.5. In ấn 178 Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel 189 2.1. Sổ Nhật ký chung 189 2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung 189 2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung 190 2.2. Bảng cân đối số phát sinh 194 2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản 194 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh 196 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh 197 2.3. Sổ cái tài khoản 205 2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản 205 2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản 211 2.4. Sổ chi tiết tài khoản 226 2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản 227 2.4.2. Xử lý dữ liệu trong sổ chi tiết tài khoản 229 2.5. Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu, phải trả 234 2.5.1. Bảng danh mục khách hàng 235 2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp 238 2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu 242 2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu 246
5. Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel 1.1. Thao tác với bảng tính 1.1.1. Tạo một bảng tính mới - Bạn nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ, hộp tác vụ xuất hiện như hình dưới đây. - Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới. Chú ý: Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ. - Từ thanh Menu Bar vào File\New - Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2. 1.1.2. Thêm mới một bảng tính - Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet.
6. - Hoặc bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách nhấp chuột phải trên thanh Sheet Tab chọn Insert. Chú ý: Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy nhập vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab. 1.1.3. Xoá một bảng tính - Sử dụng menu
7. + Chọn bảng tính cần xoá + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet. + Một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhấp nút Delete để thực hiện lệnh xoá. - Xoá bằng chuột phải: + Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa, nhấp chuột phải và chọn dòng Delete. 1.1.4. Đặt tên cho bảng tính + Nhấp chọn vào từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình. + Để đặt tên cho bảng tính, nhấp đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ được tô đen lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính.
8. Ngoài ra bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng cách nhấp chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename. 1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện thao tác lưu bảng tính đó lại. - Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện.
9. Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại, khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách. Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type. - Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As lại. Chú ý: Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn, bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó. Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc, bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.
10. Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút, bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô. Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp thoại lại. 1.1.6. Tính chất của bảng tính - Trong một cửa sổ có tối đa là 255 bảng tính, là tập hợp các Sheet. - Một bảng tính được tập hợp bởi ô (Cell). Trong một Cell được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự. - Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV. - Dòng (Row) là tập hợp các ô theo hàng ngang. Có tất cả 16.384 dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68cm. 1.1.7. Chọn ô trong bảng tính
11. Chọn một Cell Đưa chuyển chuột đến vị trí của Cell muốn chọn sau đó nhấp chuột trái. Bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành, Cell hiện hành được tô một viền đậm. Chọn một khối các Cell Bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn phím để thực hiện việc chọn một khối ô. - Sử dụng chuột: + Đưa chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn. + Nhấp chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn. - Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift+ các phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn. 1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo Nhấp chuột vào một ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành. Soạn thảo cho Cell đầu tiên + Chọn Cell cần soạn thảo. + Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành. Nhập dữ liệu vào từ bàn phím
12. - Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc nhập các ký tự quá một ô. - Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell. - Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống. Chỉnh sửa nội dung của Cell Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi. Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hoàn toàn và thay thế vào là nội dung mới. Bạn có thể thực hiện theo một cách khác, đó là chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2. Thay đổi nội dung của Cell - Nhấp chọn Cell cần thay đổi - Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau con nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên (Å) nằm trên phím Enter để xoá ký tự đứng trước con nháy. - Thay đổi toàn bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen toàn bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xoá. Xoá nội dung trong Cell - Chọn một hoặc nhiều Cell cần xoá - Nhấn phím Delete trên bàn phím để xoá tất cả nội dung trong những Cell được chọn. 1.1.9. Sao chép và di chuyển dữ liệu Lệnh Copy
13. Bạn có thể thực hiện lệnh Copy theo nhiều cách khác nhau và bằng nhiều công cụ khác nhau. - Chọn một ô hay một khối các ô cần sao chép. - Sau đó tiến hành thực hiện theo một trong số các cách sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy. + Nhấp vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ + Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Copy. + Nhấn phím tắt Ctrl+ C. Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh. Sử dụng tuỳ chọn Clipboard Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ trên một File hay nhiều File khác nhau.
14. Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau: Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit. Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung của phần mà bạn vừa thực hiện copy. Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao chép dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối với việc sử dụng lệnh copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội
15. dung cùng lúc. Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy trên nhiều file khác nhau. - Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn Delete. Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp vào Clear All phía trên bảng tác vụ. - Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào dấu (x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ lại). Sử dụng chuột. - Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến khung đậm bao xung quanh ô hay khối đến khi thấy con trỏ có hình mũi tên bốn đầu xuất hiện. - Nếu muốn Copy thì nhấn giữ phím Ctrl và kéo chuột đến nơi cần Copy, thả chuột ra. - Nếu di chuyển thì không cần nhấn giữ phím Ctrl, chỉ rê chuột đến nơi cần, thả chuột ra.
16. Lệnh cắt (Cut) Được thao tác giống như với lệnh Copy. - Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển. - Sử dụng menu, thanh công cụ hoặc phím tắt để thực hiện lệnh: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut + Nhấp vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ. + Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, nhấp chuột phải chọn lệnh Cut. + Nhấn phím tắt Ctrl+ X. Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung trong ô hay khối ô gốc bị xoá đi.
17. Chú ý: Lệnh Copy và Cut sẽ không tác dụng với cách chọn từng ô hay khối riêng lẻ. Dán dữ liệu - Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán. - Sử dụng một trong số cách sau để dán dữ liệu: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.
18. + Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ. + Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh Paste. + Nhấn phím tắt Ctrl+ V. Trước khi dán dữ liệu: Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán. Fillhand Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau hay sắp số thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích khi bạn đánh số thứ tự cho một danh sách dài. * Điền nội dung - Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.
19. - Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm. - Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra. - Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand ( ) di chuyển chuột đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp. + Copy calls: Điền các số như nhau. + Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.
20. - Bạn cũng có thể điền một nội dung khác tương tự như trên. Chọn nội dung bất kỳ và đặt con trỏ ở vị trí điểm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo xuống hay kéo ngang, chọn một một điền dữ liệu thích hợp. * Thay đổi trật tự các vùng. - Chọn khối muốn chuyển dòng thành cột. - Thực hiện lệnh Copy để sao chép ra một vùng khác. - Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste Special.
21. - Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Paste Special với các lựa chọn để bạn lựa chọn. - Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn chức năng Transpose và nhấp OK để thực hiện lệnh.
22. 1.1.10. Định dạng bảng tính Thao tác với cột Sử dụng chuột điều chỉnh độ rộng cho cột - Di chuyển chuột đến hàng chứa các chữ A, B (hàng trên cùng của cửa sổ bảng tính và nằm dưới thanh công thức). - Khi đó con trỏ chuột có dạng một mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái và kéo qua phải để tăng kích thước cột hoặc kéo qua trái để giảm kích thước cột. Khi đạt độ rộng vừa ý thì thả chuột ra. Trong khi kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất hiện ở phía trên với khung màu vàng. Sử dụng menu lệnh điều chỉnh độ rộng cho cột. - Nhấp chọn cột cần điều chỉnh. - Từ Menu Bar vào menu Format\Column\Width
23. Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20). - Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK. Chú ý: Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là ký tự. Tự động điều chỉnh chiều rộng cột. Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình cung cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ liệu có trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp và khoa học hơn. - Chọn cột cần điều chỉnh - Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection.
24. Chiều rộng tiêu chuẩn của cột - Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn - Từ Menu Bar vào Format\Column\Sbạnndard With Hộp thoại Sbạnndard width xuất hiện. - Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ rộng của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok để trả về chiều rộng tiêu chuẩn cho cột. Chèn thêm cột - Sử dụng chuột: + Chọn cột mà bạn muốn chèn vào trước nó. + Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo qua phải, thả chuột. Lúc này cột được tạo và đẩy cột dữ liệu kế bên qua phải. - Sử dụng lệnh: + Chọn cột muốn chèn.
25. + Chọn Menu Insert có lệnh để chèn cột là Column. + Chèn một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn tạo một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành sang phải. + Nếu chọn Column thì chèn thêm cột trống vào phía trái ô hiện hành và đẩy ô hiện hành qua phải. * Xoá cột - Sử dụng chuột: + Chọn cột cần xoá. + Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và kéo qua trái, thả chuột. Lúc này cột trống được xoá, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua. - Sử dụng lệnh + Chọn cột cần xoá. + Chọn Menu Edit\Delete
26. - Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái. - Chọn xong, nhấp OK. * Chèn một ô - Chọn ô cần chèn mà ô mới sẽ được chèn bên cạnh nó. - Nhấp chọn menu Insert\Cells. Hộp thoại Insert xuất hiện. - Trong hộp thoại ban chọn Shift Cell s Right để tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành sang phải. - Chọn xong, nhấp OK. * Xóa một ô - Chọn ô cần xóa.
27. - Nhấp chọn menu Edit\Delete. Khi đó hộp thoại Delete xuất hiện. - Chọn Shift Cells left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái. Thao tác với dòng * Chèn thêm dòng - Sử dụng chuột: bạn có thể thêm dòng trực tiếp bằng các thao tác sử dụng chuột. + Chọn vị trí dòng cần thêm. + Nhấn giữ phím Shift, nhấp chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống. - Sử dụng lệnh: + Chọn vị trí dòng muốn chèn. + Từ Menu Bar vào Insert. Trong menu con xuất hiện, bạn có hai lệnh để chèn dòng là Row và Cells.
28. Row: chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới. Cells: làm xuất hiện hộp Insert. Với những tùy chọn của hộp thoại, bạn có thể thực hiện việc thêm dòng với nhiều trạng thái khác nhau. + Chèn một ô - Shift Cells down với chức năng này cho phép bạn tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống dưới. + Chèn một dòng - Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới.
29. + Chọn xong nhấp OK * Xoá dòng - Chọn dòng cần xoá. - Từ Menu Bar vào Edit\Delete. + Shift Cells Up: cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên. + Entire Row: cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở dưới lên. + Chọn xong nhấp OK. * Tự động điều chỉnh chiều cao dòng. Cũng giống như với cột, bạn có thể sử dụng chế độ điều chỉnh tự động chiều cao của hàng. Giá trị của độ rộng này cũng phụ vào dữ liệu có trong hàng đó của bạn. - Chọn dòng cần điều chỉnh - Từ Menu Bar vào Format\Row\AutoFit.
30. * Điều chỉnh chiều cao dòng - Nhấp chọn dòng cần điều chỉnh - Chọn Menu Format\Row\Height hộp thoại Row Height xuất hiện. - Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 409) và nhấp OK. * Làm ẩn các dòng - Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính. - Từ Menu Bar vào Format\Row\Hide
31. Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy, ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ mất. * Làm ẩn các cột
32. - Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính. - Từ Menu Bar vào Format\Column\Hide. * Hiển thị các dòng - Từ Menu Bar vào Format\Row\Unhide (hình 2.34). Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ được hiển thị trở lại. * Hiển thị các cột - Từ Menu Bar vào Format\Column\Unhide Sau khi sử dụng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị. Tạo khung bao cho bảng tính * Tạo đường viền bằng lệnh Border - Chọn vùng cần tạo đường viền. Sau đó chọn Menu Format\Cells Trong hộp thoại xuất hiện bạn chọn Tab Border (hình 2.35).
33. - Khung Presets: + None: Bỏ tất cả các đường viền. + Outline: Tạo đường viền bao quanh khung chọn. + Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ. - Khung Border: + - Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn. + - Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn. + - Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn. + - Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn. + - Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn. + - Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn + - Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn.
34. + - Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn. - Khung Line: + Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, nhấp chọn một kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và nhấp vào đường viền muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa chọn. Nếu nhấp None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn vẽ không được. + Color: Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu, nhấp chọn một màu theo ý thích (mặc định là màu đen và màu này dùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, nhấp vào biểu tượng các đường viền hay nhấp vào các đường viền trong hình chữ nhật có 4 chữ Text để đổi màu đường viền - Sau khi chọn xong loại đường viền và các tùy chọn của nó, bạn nhấn OK để chương trình áp dụng và thoát khỏi hộp thoại. * Tạo đường viền bằng thanh công cụ. - Chọn vùng cần tạo đường viền. - Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và nhấp vào mũi tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng đường viền. - Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu xanh. Nhấp chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này.
35. Tô màu nền cho bảng tính * Sử dụng hộp thoại Format Cells - Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu. - Chọn Menu Format\Cells chọn tab Patterns + Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, nhấp No Color là không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel. + Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn cũng như các màu của nó. - Nhấn OK để hàn tất quá trình tô màu. * Sử dụng thanh công cụ - Chọn ô hay trong bảng tính cần tô. - Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ Formatting.
36. - Chọn một màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì nhấp vào No Fill. Chèn ký tự vào trong bảng tính - Nhấp chuột vào vị trí muốn chèn ký tự. - Từ Menu Bar vào Insert\Symbol chọn Symbol.
37. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Symbol để bạn có thể lựa chọn những ký tự muốn chèn. Bạn chọn Font chữ hiển thị cho các ký tự bằng ô Font trong hộp thoại. Nhấp vào nút tam giác để có được danh sách font chữ. - Nhấp Insert để đưa ký hiệu đó ra bảng tính. - Chèn ký hiệu xong, nhấp Close để đóng hộp thoại lại. Sao chép hoặc di chuyển bảng tính Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác. - Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép. - Chọn Menu Edit\Move or Copy Sheet Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.
38. + To Book: Có nghĩa chứa bảng tính mà bạn thực hiện lệnh Copy. + Before Sheet: Cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao chép bảng tính tới. + Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép. Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong khung To Book nhấp chọn New Book. - Sauk hi chọn xong bảng tính cần sao chép và đích đến của nó, bạn nhấp OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại. Quản lý bảng tính * Dấu cửa sổ bảng tính - Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng tính. - Từ Menu Bar vào Window\Hide
39. Khi đó bảng tính của bạn sẽ bị ẩn. Để làm hiển thị lại cửa sổ bảng tính, bạn vào menu Bar vào Window\UnHide hộp thoại sau hiện lên: - Nếu có nhiều bảng tính trong hộp danh sách Unhide, bạn nhấp chọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. Nhấn Ok để hiển thị cửa sổ bảng tính. * Dấu bảng tính - Kích hoạt bảng tính
40. - Chọn MenuFormat\Sheet\Hide * Hiển thị tập bảng tính - Chọn Menu Format\Sheet\UnHide
41. 1.2. Sử dụng lệnh 1.2.1. Sử dụng Menu Bar Thanh Menu Bar của Excel được chia thành nhiều nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh khác nhau sẽ có chứa những thanh lệnh đơn khác nhau. - Di chuyển chuột trên Menu bar, đến trình đơn cần chọn. - Khi chuyển chuột đến trình đơn bạn nhấp trái chuột một Menu sẽ được đổ xuống cho bạn lựa chọn. - Di chuyển chuột trên Menu sổ xuống, chọn một lệnh và nhấp chuột trái để thực hiện lệnh đó. Chú ý: Khi Menu xuất hiện một số chức năng sẽ bị dấu, bạn nhấp vào mũi tên phía dưới những chức năng còn lại sẽ được hiển thị trên Menu. Hoặc bạn có thể sử dụng bàn phím để mở thực đơn lệnh, mỗi lệnh sẽ có một chữ cái được đánh dấu bằng chữ cái gạch chân. Thực hiện chọn lệnh bằng cách nhấn giữ phím Alt + (ký tự
42. được gạch dưới). Một số lệnh trong menu có thể được thực hiện bằng phím tắt trên bàn phím, điều này khá tiện dụng khi bạn thực hiện việc nhập dữ liệu và thực hiện các lệnh. Các phím tắt của lệnh được trình bày bên phải của lệnh trong menu (Ví dụ lệnh Copy là Ctrl+C) Bạn sẽ thấy đằng sau một số lệnh có những ký tự đặc biệt: + Các lệnh có dấu ba chấm( ) kế bên câu lệnh tức lệnh đó có hộp thoại. + Những câu lệnh có ký hiệu phím chức năng và một chữ cái. Tổ hợp phím đó được gán cho lệnh tương ứng đứng trước nó. 1.2.2. Sử dụng biểu tượng Trên thanh công cụ chứa các biểu tượng, mỗi một biểu tượng chứa một câu lệnh. Ví dụ: Bạn dùng biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ Sbạnndard thay vì dùng lệnh Save trên thanh Menu bar. Để sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ bạn thực hiện theo các bước sau: - Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị cần thực hiện. - Sau đó chọn biểu tượng của lệnh mà bạn muốn áp dụng. 1.2.3. Sử dụng phím chuột phải - Chọn ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị cần thực hiện. - Di chuyển chuột đến ô, khối ô, đoạn văn, đồ thị vừa chọn và nhấp chuột phải, một Menu tắt hiện lên, di chuyển chuột trong Menu tắt này đến một lệnh cần thiết nhấp trái chuột để thi hành lệnh đó cho vùng được chọn.
43. Chú ý: Sử dụng bàn phím để thực hiện trong menu. Nhấn tổ hợp phím Shift+ F10 và dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển lên xuống trong Menu tắt, nhấn Enter thi hành lệnh. 1.2.4. Sắp xếp trật tự các dòng - Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp. - Từ Menu Bar vào thực đơn Data\Sort
44. Chương trình cung cấp cho bạn hộp thoại Sort. + Sort By là khoá chính, Excel sẽ dựa trên khoá này để sắp xếp thứ tự các dòng trong bảng tính. Nhấp nút mũi tên hình tam
45. giác để bật danh sách các trường và chọn một trường trong danh sách này để làm khoá sắp xếp. Có hai tùy chọn: Ascending Excel sẽ sắp xếp tăng từ A đến Z. Descending Excel sẽ sắp xếp giảm dần từ Z đến A. + Then By là khoá phụ, hai khoá này hỗ trợ cho khoá Sort By. Nếu khoá Sort By bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ hai để so sánh, nếu khoá thứ hai bằng nhau thì Excel sử dụng khoá thứ ba để so sánh. + My data range has có hai chức năng để bạn lựa chọn: Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel sẽ trừ dòng đầu. No Header Row: Nếu chọn chức năng này thì khi sắp xếp Excel kể cả dòng đầu. - Chọn các chức năng cần thiết xong, nhấp Ok để thực hiện việc sắp xếp. 1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột Bạn có thể sắp xếp các cột theo một trật tự của mình để phục vụ cho việc quản lý trong công việc soạn thảo của mình. - Chọn vùng hay các ô cần sắp xếp. - Từ Menu Bar vào Data\Sort - Nhấp vào nút Options hộp Sort Options xuất hiện.
46. + Chọn chức năng Sort Left to Right và nhấp OK để đóng hộp thoại Sort Options lại. + Nhấp chọn Ascending trong hộp Sort By. - Nhấp OK để sắp xếp theo cột.
47. 1.3. Định dạng dữ liệu 1.3.1. Xử lý Font chữ Định dạng Font chữ Để thực hiện việc định dạng font chữ, bạn chọn ô hay khối ô chứa văn bản, bạn chọn Menu Format\Cell hộp thoại Format Cell xuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này (hình 2.52). - Khung Font: Cho phép lựa chọn Font chữ. Bạn dùng thanh cuộn để tìm font trong danh sách của hộp thoại. - Khung Font style: Cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold- Italic), chữ bình thường (Normal). Với font chữ được gạch dưới chân, bạn có thể định dạng loại đường gạch chân trong ô Underline. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None - không gạch dưới, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đôi, Single Accounting - gạch dưới không cắt chữ, Double Accounting - gạch dưới đôi không cắt chữ. - Khung Size: Cho phép bạn chọn kích cỡ chữ to hay nhỏ.
48. - Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ. - Normal font: Nhấp chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc định Font cho chữ. - Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ. Strikethrough - gạch ngang chữ, Superscript - gạch ngang và thu chữ về góc trên bên trái, Subscipt - gạch ngang và thu chữ về góc dưới bên phải.
49. - Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả. - Nhấp Ok để áp dụng. Hiệu chỉnh Font - Bật cửa sổ bảng tính mới. - Nhấp vào mũi tên hình tam giác của khung Sbạnndard font để bật danh sách các Font.
50. - Chọn Menu Tools\Options chọn nhãn General trong hộp thoại Options. - Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp. - Nhấp chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để bật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp.
51. - Chọn các chức năng xong, nhấp OK để xác lập. 1.3.2. Canh lề cho dữ liệu Tab Alignment trong hộp thoại Format Ceels dùng để hiệu chỉnh Text, cho phép bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho các dữ liệu với các chức năng trong hộp thoại. - Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào Format\Cells, nhấp chọn tab Alignment trong hộp thoại. - Text alignment + Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô.
52. + General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên trái ô, số nằm bên phải ô. + Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. + Center: Căn dữ liệu vào giữa ô. + Right (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. + Fill: Lặp lại các dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô. + Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên phải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô. + Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo hàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là
53. cột đầu thì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọ không được hợp nhất. + Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn có thể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. - Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng. + Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô. + Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô. + Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô. + Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng. + Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu. - Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left (Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung Horizonbạnl và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical. - Orienbạntion
54. + Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Nhấp chuột vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa xuống để quay dữ liệu ngược xuống. + Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn phím, số này tính theo độ. - Text Control + Wrap: nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter. + Shrinhk to fit: tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại cột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo đến kích cỡ qui định ban đầu. + Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành một ô. - Right- to- left + Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang
55. phải hoặc từ phải sang trái. - Chọn các kiểu định dạng thích hợp, nhấp Ok để áp dụng. 1.3.3. Công cụ Formatting Thanh công cụ Formatting chứa các lệnh dùng để điều khiển sự hiển thị của dữ liệu trong bảng tính của bạn. Bạn chỉ cần nhấp chọn các biểu tượng công cụ trên thanh công cụ để sử dụng nó. + Font: Cho phép bạn chọn Font chữ. + Font Size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ. + Bold: Làm đậm chữ. + Ibạnlic: Tạo chữ nghiêng + Underline: Tạo gạch dưới cho chữ. + Align Left: Căn trái. + Center: Căn giữa. + Align Right: Căn phải. + Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô. + Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ. + Percenbạnge Style: Dùng để định dạng phần trăm. + Comma Style: Dùng dấu phẩy để ngăn cách ba số. + Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ. + Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ. + Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái nhấp mỗi lần
56. là một Tab. + Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải nhấp mỗi lần là một Tab. + Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung nhấp vào hình tam giác để có danh sách các đường. + Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô). + Font Color: Dùng để tô màu chữ. + Format Cell s: Dùng để bật hộp thoại Format Cells. 1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter Chương trình cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho phép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. Điều này giúp bạn có thể tạo ra các ô có các định dạng như nhau một cách nhanh chóng mà không cần phải qua các thao tác định dạng lại từ đầu. - Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác. - Nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ Sbạnndard. - Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng. - Nhấp vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô cần sao chép định dạng này. 1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả Chọn ô hay dãy ô cần kiểm tra lỗi chính tả, nếu muốn kiểm tra toàn bộ bảng tính thì nhấp vào một ô bất kỳ. - Nhấp chọn biểu tượng Spelling trên thanh công cụ Sbạnndard. Khi bộ kiểm tra lỗi chính bạn nhận dạng một từ không có trong từ điển, hãy thực hiện thay đổi bằng cách sử dụng các tuỳ chọn
57. trong hộp thoại này. Nếu muốn kiểm tra lỗi chính tả Text bằng một ngôn ngữ khác, trong hộp thoại Dictionary Language, nhấp chọn ngôn ngữ mà bạn muốn thực hiện kiểm tra.
58. 1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu 1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu - Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm. - Từ Menu Bar vào Edit\Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F. Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với cá tùy chọn để bạn có thể xác lập các và nhập các thông tin cần tìm kiếm của mình.
59. Hãy tìm hiểu các choc năng của hộp thoại để có thể sử dụng nó một cách dễ dàng. + Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm. + Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính. + Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột. + Look in: Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị. Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô. + Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường. + Format Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What. + Find All: Tìm kiếm tất cả. + Find Next: Tìm từng mục một. + Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm.
60. - Nhấp Find All hay Find Next: để thực hiện tìm kiếm. - Nhấp Close để đóng hộp thoại. 1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu cũ trong file của bạn. - Đưa con trỏ vào bảng tính, nhấp chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.
61. - Từ Menu Bar vào Edit\Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tùy chọn để bạn xác lập. + Find what: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm. + Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế. + Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính + Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột. + Look in: Có ba chức năng sau: Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị. Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô. + Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường. + Format Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with. + Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả.
62. + Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một. + Find All: Tìm tất cả. + Find Next: Tìm từng mục một. + Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế. - Nhấp Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy nhấp Find All hay . - Nhấp Close để đóng hộp thoại.
63. 1.5. Làm việc với các Cell 1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng Từ Menu Bar vào Edit\Goto hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển.
64. + Reference: để bạn nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển đến. + Special : Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng những tùy chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn với những xác lập theo ý muốn. Sử dụng những tùy chọn này hết sức đơn giản, bạn chỉ việc đánh dấu vào tùy chọn cần áp dụng trong hộp thoại. + Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích.
65. + Consbạnnts: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím. + Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công thức. + Number: Chọn số – Text; Chọn chữ - Logicals; Chọn các giá trị - Logic; Chọn các ô chứa lỗi - Errors. + Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống. + Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính. + Current array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng. + Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng. + Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước. + Visible Cell s Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu. Nhấp OK để áp dụng tùy chọn đó sau khi đã thực hiện xong việc lựa chọn. 1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô hiện hành. - Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format\ Cells, nhấp chọn Tab Number trong hộp thoại.
66. - Khung Category chứa các kiểu định dạng cho ô hay các khối ô. - General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu bạn soạn thảo bình thường hãy chọn kiểu này. - Number: Dùng để định dạng kiểu số. Nhấp chuột vào Number
67. để có được các tùy chọn cho việc xác lập. + Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi các số lẻ. + Nhấp chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc. + Negative numbers: Để bạn chọn số âm hay dương, trong ngoặc - Curreney: định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm(.) dùng để thể hiện số lẻ của các số. + Decimal places: Lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi.
68. + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ. + Negative numbers: Để bạn chọn số âm hoặc dương, trong ngoặc - Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu thập phân ở trong một cột. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi. + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ. - Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp.
69. + Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm theo nước. Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp. - Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiều hiển thị thích hợp. + Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước (Quốc gia). Nhấp vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp. - Percenbạnge: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau.
70. + Decimal places: lấy số lẻ của số thực, nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi. - Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập phân (phần số lẻ). + Type: Chứa danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt và chọn một kiểu định dạng thích hợp. - Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học). + Decimal places: lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), nhấp vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. - Text: Dùng để định dạng văn bản, khi bạn dùng định dạng Text nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản. - Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị
71. danh sách và cơ sở dữ liệu. - Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn bộ các kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete để xoá, nhấn OK để áp dụng.
72. 1.5.3. Địa chỉ ô Địa chỉ tương đối Bạn gọi A1 là địa chỉ tượng đối của ô A1, A1:B3 là địa chỉ tương đối của vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô A3. Được sử dụng khi chúng bạn tham chiếu tới một ô hay một vùng dữ liệu nào đó. Khi bạn kéo Fillhand cho các ô khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theo. Địa chỉ tuyệt đối Có dạng: $Cột$Dòng Là loại địa chỉ khi đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác, nó không thay đổi địa chỉ. Ví dụ: Bạn có bảng tính sau nhưng nhập công thức cho ô D1 là: =$B&1, thì khi Copy công thức đến bất kỳ ô nào trong bảng tính, địa chỉ này không thay đổi và cho kết quả luôn giống nhau:
73. Địa chỉ hỗn hợp Địa chỉ hỗn hợp có hai loại. Loại 1: Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng. Có dạng: $Cột Dòng Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay đổi địa chỉ dòng. Loại 2: Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng Có dạng: Cột$Dòng Là loại địa chỉ mà khi bạn đứng trong công thức tính toán, sao chép công thức đi nơi khác nó không bị thay đổi địa chỉ dòng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.
74. 1.5.4. Cách chọn ô và khối ô cho công thức Chọn một ô cho công thức - Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó - Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng - Di chuyển con trỏ đến ô cần tính, nhấp chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của ô đó. Chọn một khối ô cho công thức: - Nhấp chọn vào ô trống để kích hoạt nó. - Đặt con trỏ trên thanh công thức và nhập vào dấu bằng. - Di chuyển con trỏ đến ô đầu của khối cần tính, nhấp chuột trái và kéo xuống ô cuối của khối thả chuột, lập tức trên thanh công thức xuất hiện địa chỉ của khối ô được chọn. Cách ghi trên thanh công thức như sau A1:C3 có nghĩa chọn từ ô A1 đến ô C3. Nếu bạn cần tính một ô hay một khối ô trong khối ô đã chọn,
75. hãy nhấp chọn trong khối ô đã chọn một cách bình thường. 1.5.5. Gắn tên cho ô hay khối ô - Đánh dấu ô hay khối ô cần đặt tên. - Nhấp chuột vào khung Name Box trên thanh công thức. - Nhập tên cho ô hay khối ô. - Đặt tên xong, nhấn Enter để chấp nhận. Chia cửa sổ - Kích hoạt bảng tính cần chia - Từ Menu Bar vào Window\Split Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem từng phần riêng trong bảng tính. Bỏ đường chia Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây: - Nhấp để kích hoạt trang bảng tính.
76. - Chọn Menu Window\Remove Split Tạo chế độ Freeze - Nhấp chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng bạn chọn ô của cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng bạn sẽ chọn ô kết thức phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng bạn thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp là của khác hàng nào. - Chọn Menu Window\Freeze Panes. Khi nhấp chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện trên màn hình để bạn nhìn thấy được.
77. Bỏ chế độ Freeze - Nhấp chọn một ô bất kỳ trong bảng tính. - Chọn Menu Window\UnFreeze Panes. Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính. 1.5.6. Tạo chú thích - Chọn ô cần tạo chú thích
78. + Chọn Insert\Comment. + Trên thanh công cụ Formula Auditing nhấp vào biểu tượng New Comment. + Nhấp chuột phải tại ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment. - Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một
79. trong các cách sau: + Từ Menu Bar vào Format\Comment + Nhấp chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture. + Nhấp chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment. - Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn đầu xuất hiện thì nhấp đúp chuột để hiện hộp thoại Font. Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font trong các ô.
80. 1.6. Làm việc với biểu đồ 1.6.1. Tạo biểu đồ Tạo nhanh bằng phím F11 - Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ. - Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu cần minh hoạ. - Nhấn phím F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tính có tên Chart. Tạo biểu đồ bằng lệnh - Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ. - Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theo dòng, cột và dữ liệu minh họa. - Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type bằng thực đơn Bar vào Insert\Chart Hoặc bạn nhấp vào biểu tượng Chart Wizard( ) trên thanh công cụ Sbạnndard để mở hộp thoại Chart Winzard-Step of 4- Chart Type.
81. Tab Stanndard Types - Chart type: Trong khung này chứa danh sách các loại biểu đồ có sẵn mà chương trình cung cấp cho bạn. + Column : Biểu đồ dạng cột. + Bar : Biểu đồ dạng thanh. + Line : Biểu đồ dạng đường kẻ. + Pie : Biểu đồ dạng hình tròn. + XY(Scatter) : Biểu đồ XY(phân tán). + Area : Biểu đồ vùng. + Doughnut : Biểu đồ hình vành khuyên. + Radar : Biểu đồ hình ra da (theo tia). + Surface : Biểu đồ mặt dạng 3- D. + Bubble : Biểu đồ dạng các hình tròn.
82. + Stock : Biểu đồ dạng hình cột. + Cylinder : Biểu đồ dạng hình trụ 3- D. + Cone : Biểu đồ dạng hình chóp trụ 3- D. + Pyramid : Biểu đồ dạng hình chóp 3- D. - Chart Sub- type: Biểu diễn từng biểu đồ cụ thể trong mỗi danh mục. - Press and Hold to View Sample: Cho phép bạn xem trước kết quả. Tab Custom Types Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhãn Sbạnndard Types và chuyển qua nhãn Custom Types, ở đây bạn có thể chọn các thay đổi khác như nền, màu sắc hay kiểu Font chữ cho biểu đồ. Sau chọn xong các chức năng vừa ý, nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ. - Sau nhấp Next.
83. + Tab Data Range Data Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện ở khung Data Range. + Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột + Tab Series: Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ. Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ. Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này. Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển
84. thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ. Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ. Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ thị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ. - Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Tab Titles + Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ. + Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X + Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y. Tab Axes
85. + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị. + Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị. Tab Gridlines + Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch đứng. + Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch ngang.
86. Tab Legend + Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích. + Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ.
87. + Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ. + Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ. + Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ. + Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ. Tab Data Labels Label contains: + Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ của dòng đầu trong cột số. + Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ trong cột đầu. + Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ. Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên. Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng. Tab Data Table
88. Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ. Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ. Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục. - Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình. Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau: + As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và nhập tên vào khung màu trắng kế bên.
89. + As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện hành và chọn bảng tính ở khung kế bên. - Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ. 1.6.2. Định dạng biểu đồ Điều chỉnh kích thước các thành phần - Chọn đối tượng cần di chuyển. - Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột. - Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéo để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài. - Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ. Định dạng tiêu đề của biểu đồ - Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ. - Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Title - Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu đồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện.
90. Tab Pattem Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các chức năng sau: - Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề. - Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. - None: Không tạo đường viền. - Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau: + Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền thích hợp. + Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu thích hợp.
91. + Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hợp. - Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề. - Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả. - Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề. - Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng. - Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề. - Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý. Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này. Tab Font Định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề.
92. Tab Alignment Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề.
93. - Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng 1.6.3. Định dạng biểu đồ Định dạng các cột của biểu đồ. - Nhấp chọn cột của biểu đồ. - Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Series - Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó.
94. Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu đồ. Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên của biểu đồ, có hai chức năng sau: Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên trái của biểu đồ. Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai giá trị ở hai bên của biểu đồ. Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự trong phần tạo biểu đồ. Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức năng sau: Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo. Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần
95. đổi các cột cũng đổi theo. Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau: Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100. Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500. Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng dữ liệu trên các trục Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ. Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau. - Từ Menu Bar vào Format\Selected Axis - Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120). Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác. Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác. Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu. Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm ngang. Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ.
96. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng. Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức. Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ. Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu. - Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Labels Hoặc di chuyển chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện (hình 2.121). Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột trong biểu đồ Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng chữ xoay
97. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất. Định dạng các đường gióng trong biểu đồ. - Nhấp chọn đường gióng. - Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằng cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đó hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122). Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường gióng. Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận Với các chức năng sau. Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục.
98. Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục. Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ . Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc. Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốc toạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0 vào sau. Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit. Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu như cũ. - Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng bảng chú thích - Nhấp chọn bảng chú thích.
99. - Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn một trong các các sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Legend - Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Legend xuất hiện. Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích trong biểu đồ. Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích. Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ. - Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng nền ngoài của biểu đồ. - Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn. - Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài của biểu đồ, chọn một trong các cách sau:
100. - Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Area - Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện. Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài của biểu đồ. Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nào trên biểu đồ. - Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng nền trong của biểu đồ. - Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn. - Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu đồ, chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Plot Area - Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện.
101. Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu nền trong của biểu đồ. - Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. 1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ. - Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó. - Từ Menu Bar vào Chart\Source Data hộp thoại Source Data xuất hiện.
102. Tab Data Range + Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập lại các địa chỉ ô. + Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột. Tab Series
103. + Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ. + Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ. + Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tính toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này. + Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
104. 1.7. Kiểu dữ liệu 1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản Kiểu chuỗi Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím. Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán. Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi. Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" "). Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu ?: Canh trái dữ liệu trong ô ": Canh phải dữ liệu trong ô ^: Canh giữa dữ liệu trong ô \: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu\. Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào trong Menu Bar vào Tools\Options, chọn nhãn Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này.
105. Kiểu ngày tháng Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn Chọn cách thể hiện ngày tháng Chọn ô cần thao tác Từ Menu Bar vào Format\Cells chọn Tab Number.
106. Trong khung Category chọn chức năng Date Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác. Chọn kiểu hiển thị trong khung Type. Chọn cách thể hiện giờ Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng.
107. Một số dạng thể hiện. Thể hiện của ngày tháng m/d/yy d- mmm- yy d- mmmm mmm- yy Thể hiện của giờ phút giây h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss m/d/yy h:mm Kiểu dữ liệu Formula
108. Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ). Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức. Kiểu số học Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), ., =, $, %. Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô. 1.7.2. Mảng Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn cho ra nhiều kết quả. Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau. Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi. + Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật. + Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép. + Giá trị luận lý là Ture hoặc False. Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $ Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9) Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng
109. nhau. 1.7.3. Các phép toán Dữ liệu chuỗi Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán quan hệ và phép toán nối chuỗi. = Bằng Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <> Khác nhau Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE. Dữ liệu số học Dữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toán học, luận lý, và quan hệ. Toán tử số học có các ký hiệu + Phép cộng - Phép trừ * Phép nhân / Phép chia % Phần trăm ^ Số mũ Toán tử NOT Số 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ô A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức:
110. NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4). Toán tử AND Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào công thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấp Enter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại: Toán tử OR Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhập xong nhấn Enter. Toán tử quan hệ có các ký hiệu = Bằng
111. Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <> Khác nhau Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị là TRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE. Độ ưu tiên của các toán tử Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phải. Toán tử Độ ưu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4
112. =, , >=, B2 Công thức ô E3 =A3=B3.
113. Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấn Ctrl+ Shift+ ~.
114. 1.8. Công thức và hàm 1.8.1. Công thức Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau: = (Công thức). - Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tử và toán hạng - Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toán tử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng. - Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số. - Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm trong Excel. - Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ. 1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình. Các nhóm hàm trong Excel - Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư, tính tiền lợi nhuận. - Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số - Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàm
115. này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản. Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất - Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về số cột của một tham chiếu - Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệu chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu - Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm quản lý văn bản. - Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa trên những điều kiện của bảng tính. - Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong bảng tính. Cấu trúc chung của hàm Cú pháp: = Tên hàm (đối số 1, đối số 2, , đối số n) Các thành phần trong hàm: - Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì cả. - Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng.
116. - Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng. - Các đối số (đối số 1, đối số 2, , đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau. - Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm. Hộp thoại chứa các hàm Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function. - Từ thực đơn Bar vào Insert\ Function Hộp thoại Insert Function xuất hiện.
117. Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm. Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm được chọn trong khung Or Select a function. Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về hàm được đánh dấu trong khung Select a function.
118. Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của hàm. - Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function Arguments hiện lên. - Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm. Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập các thông số bình thường. Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán. Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấp vào biểu tượng fx trên thanh công thức. Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tính - Chọn Menu Tool\Formabạnuditing\Formula Auditing Mode. - Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng
119. Formula Auditing mode một lần nữa. Hiển thị các đường chỉ dẫn - Chọn ô có công thức - Chọn Menu Tool\ Formula Auditing\ Trace Precedents Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấp chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents. Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2 Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2 Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3 Bỏ các đường dẫn Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ Menu Tool\Formula Auditing 1.8.3. Các hàm cơ bản Nhóm hàm ngày tháng - Date Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với ngày tháng năm nhập vào. Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day) Giải thích: Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999. Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy đổi và số tháng trong năm. Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong
120. tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng, và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong tháng. DATEVALUE Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2 , ngày 1/2/1900 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập. Cú pháp: =DATEVALUE(Date_text) Giải thích: Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự. Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu ứng với hàm trên. - DAY Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr- 1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm. Cú pháp: =DAY(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay văn bản trong cặp dấu ngoặc. - DAYS360 Hàm này trả về ngày giữa hai ngày cho trước dựa trên một năm là 360 ngày. Nó được sử dụng cho hệ thống kế toán dựa trên 12 tháng mỗi tháng có 30 ngày. Cú pháp: =DAYS360(Sbạnrt_date, End_date, Method)
121. Giải thích: Sbạnrt_date: Mốc thời gian đầu. End_date: Mốc thời gian cuối muốn tính toán. Nếu mốc thời gian đầu lớn hơn mốc thời gian cuối thì Excel cho ra giá trị âm. Method: Là đối số Logic có hai giá trị FALSE và TRUE cho biết hàm sẽ được tính toán theo phương pháp nào. + Nếu nhập giá trị FALSE hay bỏ trống, hàm sẽ tính toán theo phương pháp Mỹ. + Nếu nhập giá trị TRUE, hàm sẽ tính toán theo phương pháp châu Âu. - HOUR Hàm này có tác dụng trả về giá trị giờ. Cú pháp: =HOUR(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. - MINUTE Hàm này có tác dụng trả về giá trị phút. Cú pháp: =MUNITE(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. - MONTH Hàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng năm
122. Cú pháp: =MONTH(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. - NOW Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ô hiện hành. Cú pháp: =NOW(). Hàm này không có đối số. - SECOND Hàm này trả về giá trị giây tại ô hiện hành Cú pháp: =SECOND(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị giờ, tham chiếu ô. Bạn nhập giờ phút, giây hàm này sẽ trả về giá trị giờ được đưa vào. - TIME Hàm này trả về giá trị giờ phút giây tại ô hiện hành, với các giá trị được nhập trong những đối của hàm. Cú pháp: =TIME(Hour, Munite. Second) Giải thích: - HOUR Giá trị chỉ giờ. Cú pháp:
123. Hour() - MINUTE Là giá trị chỉ phút. Nếu số này lớn hơn 60 thì Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 phút =1 giờ. Kết quả trả về là giá trị số chỉ giờ + số giờ đã quy đổi và giá trị số phút sau khi đổi. Cú pháp: Minute() - SECOND Là giá trị chỉ giây. Nếu số này lớn hơn 60 Excel sẽ tự động chuyển đổi 60 giây=1 phút. Kết quả trả về là giá trị số chỉ phút + số phút đã quy đổi và giá trị số giây sau khi đổi. Cú pháp: Second() - TIMEVALUE Hàm này trả về giá trị số thập phân, với giá trị giờ phút giây được nhập vào đối của hàm. Cú pháp: =TIMEVALUE(Time_Text) Giải thích: Time_Text: Là giá trị giờ phút giây để quy đổi thành dạng số thập phân. - TODAY Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kích hoạt. Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiệ giờ phút giây. Cú pháp: =TODAY() Hàm này không có đối số.
124. - WEEKDAY Hàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành của dữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm. Cú pháp: =WEEKDAY(Serial_number, Return_type) Giải thích: Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm. Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau: Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf chủ nhật, số 2 là thứ hai số 7 là thứ bảy. Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 là thứ hai, số 2 là thứ ba số 7 là chủ nhật. Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số 0 là thứ hai, số 1 là thứ ba số 6 là chủ nhật. Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1. - YEAR Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày tháng năm. Cú pháp: =YEAR(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "9- 15- 03" hoặc "15- Sep- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm.
125. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu - DAVERAGE Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả điều kiện trên cột khai báo trong cơ sở dữ liệu. Cú pháp: =DAVERAGE(DaTabase, Field, Criteria) Giải thích: DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định những giá trị trong trường cần tính trung bình. - DCOUNT Đếm số các ô thoả tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria. Cú pháp: =DCOUNT(DaTabase, Field, Criteria) Giải thích: DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu không chọn đối số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định trường không trống trong khi đếm. - DMAX Có tác dụng lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.
126. Cú pháp: =DMAX(DaTabase, Field, Crieria) Giải thích: DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên những mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất. - DMIN Có tác dụng lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu. Cú pháp: =DMIN(DaTabase, Field, Criteria) Giải thích: DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mấu tin cần tìm giá trị nhỏ nhất. - DSUM Lấy tổng các số trong cột thoả mãn những tiêu chuẩn đã cho. Cú pháp: =DSUM(DaTabase, Field, Criteria) Giải thích: DaTabase: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
127. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mấu tin cần tính. Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu - HLOOKUP Hàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về một giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá trị được trả về thoả mãn điều kiện. Cú pháp: = HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num , Range_lookup) Giải thích: Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm. Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin. Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìm Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định hàm sẽ so chính xác hay tương đối với đối số Lookup_value. Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối. Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So chính xác. Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup =1. - INDEX Hàm INDEX có hai chức năng: Chức năng mảng và chức năng tham chiếu ô. Cú pháp: =INDEX(Array, Row_num, Column_num) Giải thích: Array: Là mảng được xác định trước.
128. Row_num: Số hàng trong mảng. Column_num: Số cột trong mảng. Chức năng tham chiếu Dùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột bạn qui định, kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng. Cú pháp: =INDEX (Reference, Row_num, Column_num, Area_num) Giải thích: Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dung khu vực có thể là các con số, chuỗi, công thức. Row_num: Số hàng trong bảng. Column_num: Số cột trong bảng. Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn số 1 là khu vực đầu - MATCH Hàm này trả về vị trí của giá trị thoả mãn điều kiện cho trước. Cú pháp: =MATCH(Lookup_valua, Lookup_array, Match_type) Giải thích: Lookup_valua: Là giá trị để tìm trong bảng cho trước. Lookup_array: Là bảng giới hạn để tìm giá trị. Match_type: Là đối sẽ nhận một trong ba giá trị 1, 0, và -1, nó quyết định so sánh đối Lookup_valua như thế nào. Nếu Match_tyoe = -1: Tìm (tìm trong bảng) số lớn hơn gần nhất
129. hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Nếu Match_type = 0: Tìm (tìm trong bảng) số bằng số đã cho. Nếu Match_type = 1: Tìm (tìm trong bảng) số nhỏ hơn gần nhất hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu bỏ qua đối này, Excel hiểu Match_type = 1. - VLOOKUP Hàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đối Lookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả là giao của hàng vừa tìm đó với cột chỉ định trong đối Col_index_num. Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) Giải thích: Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn. Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm. Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả. Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định so chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn. Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối. Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác. Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1. Hàm toán học - ABS
130. Hàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện hành. Cú pháp: =ABS(Number) Giải thích: Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối. - CEILING Làm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội số gần nhất của một số có nghĩa. Cú pháp: =CEILING(Number, Significance) Giải thích: Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số) muốn làm tròn. Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn. - COMBIN Hàm này trả về số tổ hợp của một số đối tượng tuỳ theo con số của mỗi lần chọn. Cú pháp: =COMBIN(Number, Significance) Giải thích: Number: Số đối tượng tham gia vào tính tổ hợp. Significance: Số đối tượng cho mỗi lần chọn trong tổ hợp. - EVEN Hàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất. Cú pháp:
131. =EVEN(Number) Giải thích: Number: Là giá trị số muốn làm tròn. - EXP Tính toán giá trị hàm mũ của cơ số e (khoảng 2.71828183) được nâng lên luỹ thừa đã định. Hàm này là nghịch đảo của hàm LN. Cú pháp: =EXP(Number) Giải thích: Number: Là số muốn biểu diễn tới cơ số e. - FACT Hàm này tính giai thừa của một số. Cú pháp: =FACT(Number) Giải thích: Number: Là số cần tính giai thừa. - FLOOR Hàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0 Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance) Giải thích: Number: Là số bạn muốn làm tròn. Significance: Là bội số muốn làm tròn đến. - INT
132. Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm tròn xuống của số thực đó Cú pháp: =INT(Number) Giải thích: Number: Là số cần làm tròn. - LN Trả về Lôgarit tự nhiên của một số dương. Các số lôgarit tự nhiên thì dựa vào hằng số dư (2.71828182845904). Cú pháp: =LN(Number) Giải thích: Number: Là số thực dương bạn muốn tính Lôgarit tự nhiên. - LOG Trả về Logarit của một số dương theo cơ số đã định. Cú pháp: =LOG(Number, base) Giải thích: Number: Số thực dương muốn tính Lôgarit. Base: Cơ số, nếu bỏ qua thì Excel sẽ hiểu là cơ số 10. - LOG10 Hàm này trả về Logarit của một số dương theo cơ số 10 Cú pháp: =LOG10(Number) Giải thích:
133. Number: Là số thực dương muốn tìm Lôgarit. - MDETERM Tìm định thức của ma trận vuông. Cú pháp: =MDETERM(Array) Giải thích: Array: Là một mảng hay truy cập bằng địa chỉ các ô trong bảng tính. - MINVERSE Hàm này trả lại ma trận ngược với ma trận đã cho. Cú pháp: =MINVERSE(Array) Giải thích: Array: Là một mảng trong hàm hay địa chỉ các ô trong bảng tính. - MOD Hàm này trả về phần dư của phép chia. Cú pháp: =MOD(Number, Divisor) Giải thích: Number: Số bị chia. Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi). - SQRT Hàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số. Cú pháp:
134. =SQRT(Number) Giải thích: Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là số âm hàm trả về lỗi. - SUM Hàm này trả về tổng của một chuỗi số. Cú pháp: =SUM(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô hay dãy ô trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số. - SUMIF Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả điều kiện. Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Giải thích: Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó. Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính tổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra. Sum_range: Dãy ô được tính tổng. - SUMPRODUCT Hàm này có tác dụng nhân hai dãy số rồi cộng từng kết quả lại với nhau. Cú pháp: =SUMPRODUCT(Array1, Array2, )
135. Giải thích: Array1, Array2, Là các dãy số và trong hàm này có thể sử dụng đến 30 dãy số khác nhau. - SUMSQ Hàm này có tác dụng tính tổng các số mà trong đó từng đối số đã được bình phương. Cú pháp: =SUMSQ(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối. Một số hàm thống kê - AVERAGE Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số. Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối. - COUNT Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn các kiểu dữ liệu khác không đếm. Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, ) Giải thích: Value1, Value2, Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn sử dụng tối đa là 30 đối số.
136. - COUTA Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ. Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, ) Giải thích: Value1, Value2, Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. - MAX Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số. Cú pháp: =MAX(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. - MIN Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số. Cú pháp: =MIN(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. - MODE Hàm này trả về số nào xuất hiện nhiều nhất trong dãy số đã cho. Nếu trong dãy số không có số nào xuất hiện lần thứ hai thì hàm sẽ trả về thông báo lỗi. Cú pháp:
137. =MODE(Number1, Number2, ) Giải thích: Number1, Number2, Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. - RANK Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước. Cú pháp: =RANK(Number, Ref, Order) Giải thích: Number: Là số muốn xem thứ hạng. Ref: Một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng. Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, qui định cách xếp thứ hạng. Nếu Order=1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nếu Order=0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ. Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0. Nhóm hàm xử lý chuỗi - LEFT Hàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text. Cú pháp: =LEFT(Text, Num_chars) Giải thích: Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự. Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).
138. - LEN Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự. Cú pháp: =LEN(Text) Giải thích: Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài. - LOWER Hàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường. Cú pháp: =LOWER(Text) Giải thích: Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường. - MID Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếp tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thì kết thúc. Cú pháp: =MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars) Giải thích: Text: Là chuỗi để lấy các ký tự. Sbạnrt_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự. Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra. - PROPER
139. Hàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cái đầu trong một từ thành chữ hoa. Cú pháp: =PROPER(Text) Giải thích: Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa. - REPT Hàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần. Cú pháp: =REPT(Text, Number_times) Giải thích: Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lại Number_times: Là số lần lặp của chuỗi Text. Ví dụ: Bạn muốn có 20 dấu chấm liền nhau mà không phải gõ từng dấu một, bạn nhấp vào ô cần thêm các dấu chấm và gõ vào công thức sau: = Rept(".",20) - RIGHT Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của chuỗi ký tự. Hàm RIGHT trả về số ký tự. Cú pháp: =RIGHT(Text, Num_chars) Giải thích: Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
140. Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên). - TEXT Hàm này chuyển kiểu dữ liệu số hay ngày tháng thành kiểu dữ liệu chuỗi theo một định dạng cho trước. Cú pháp: =TEXT(Value, Format_text) Giải thích: Value: Là giá trị số, tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số. Format_text: Đối này dùng để xác định chuỗi kết quả hiển thị như thế nào? Có thể dùng các ký hiệu để định dạng cho chuỗi. - UPPER Hàm này chuyển chuỗi văn bản bất kỳ thành chuỗi hoa. Cú pháp: =UPPER(Text) Giải thích: Text: Là chuỗi văn bản hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản cần chuyển thành chữ hoa. - VALUE Hàm này chuyển chuỗi số thành giá trị số. Cú pháp: =VALUE(Text) Trong đó: Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số. Nhóm hàm luận lý - AND
141. Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều kiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE. Cú pháp: =AND(Logical1, Logical2, ) Giải thích: Logical1, Logical2, Là các đối số biểu diễn từng điều kiện bạn có thể sử dụng tối đa 30 đối. - FALSE Hàm này trả về giá trị FALSE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này bằng bàn phím. Cú pháp: =FALSE() hàm này không có đối số. - IF Hàm này dùng để lựa chọn một trong hai, kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại sai trả về đối Value_if_false. Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) Giải thích: Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện này phải trả về TRUE hay =1 hoặc FALSE hay =0. Value_if_true: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay =1). Value_if_false: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0). - NOT Hàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó
142. trả về kết quả một giá trị Logic TRUE=1 (đúng) hoặc FALSE=0 (sai). Cú pháp: =NOT(Logical) Giải thích: Logical: Là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUE hay FALSE. - OR Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần một đối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE. Cú pháp: =OR(Logical1, Logical2, ) Giải thích: Logical1, Logical2, Là một số hay một điều kiện nào đó có thể là TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này bạn có thể sử dụng đến 30 đối. - TRUE Hàm này trả về trị TRUE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này từ bàn phím. Cú pháp: =TRUE() Hàm này không có đối số. Nhóm hàm thông tin - CELL Hàm này trả về thông tin của ô được chọn như: sự định dạng, vị trí hay nội dung Cú pháp:
143. =CELL (Info_Type, Reference) Giải thích: Info_Type: Đối này chứa một trong những chức năng và những chức năng này được viết dưới dạng Text, hay tham chiếu ô chứa chức năng. Tên chức năng ý nghĩa Address Trả về tham chiếu ô tuyệt đối. Col Trả về số cột của đối Reference. Color Trả về 1: nếu màu định rõ cho số âm ngược lại trả về 0. Contents Trả về nội dung của ô trái trên, đây là giá trị không có bất kỳ xác lập nào. Filename Trả về đường dẫn và tên tập tin của bảng tính chứa ô cần tính. Format Trả về ký hiệu định dạng của ô được chọn. Nếu tập tin này chưa lưu hàm trả về giá trị 0. Parenthesis Trả về 1: nếu ô được định dạng với dấu ngoặc cho số dương, ngược lại trả về số 0. Prefix Trả về một ký hiệu để định dạng cho ô. Protect Trả về giá trị 1 nếu ô bị khoá, 0 nếu ô bị khoá. Row Trả về số hàng của đối Reference.
144. Type Trả về ký hiệu mô tả loại ô:b chỉ ô đó là ô trắng, 1 là nhãn hay chuỗi ký tự, v là giá trị. Width Trả về chiều rộng của cột tính theo ký tự. Reference: Là tham chiếu ô muốn biết thông tin, nếu bỏ qua đối này, Excel sẽ tham chiếu đến ô chứa hàm. - ERROR.TYPE Trả về giá trị lỗi để định rõ dạng lỗi đang được đánh giá. Cú pháp: =ERROR.TYPE(Error_val) Giải thích: Trong đó Error_val: Là giá trị lỗi. Giá trị lỗi Kết quả #NULL! 1 #DIV/0! 2 #VALUE! 3 #REF! 4 #NAME? 5 #NUM! 6 #N/A 7 Các giá trị lỗi khác #N/A - INFO
145. Trả về thông tin về môi trường tính toán hiện hành. Cú pháp: =INFO(Type_text) Giải thích: Type_text: Là chuỗi văn bản xác định thông tin cần chọn hay là tham chiếu ô chứa chuỗi. - ISBLANK Hàm này dùng để xác định xem liệu có ô trống trong dãy ô muốn kiểm tra hay không. Kết quả trả về của hàm là giá trị logic nếu tham chiếu đến ô trống. Cú pháp: =ISBLANK(Value) Giải thích: Value: Là một giá trị. Giá trị này có thể là: nội dung bất kỳ được nhập vào hay tham chiếu ô. - ISERROR Hàm này kiểm tra để tìm lỗi trong Excel bất kỳ. Trả về một giá trị logic TRUE hoặc FALSE. Cú pháp =ISERROR(Value) Giải thích: Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham chiếu ô. - ISNONTEXT Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị không phải là chuỗi. Nếu là chuỗi trả về giá trị FALSE, ngược lại không phải thì trả về TRUE.
146. Cú pháp: =ISNONTEXT(Value) Giải thích: Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham chiếu ô. - ISNUMBER Hàm này có tác dụng kiểm tra giá trị có phải là số hay không? Nếu phải thì trả về TRUE, ngược lại trả về giá trị FALSE. Cú pháp: =ISNUMBER(Value) Giải thích: Value: Là một giá trị. Giá trị có thể là nội dung bất kỳ hoặc tham chiếu ô. - ISTEXT Hàm này kiểm tra để tìm chuỗi và trả về giá trị TRUE nếu đúng, ngược lại là FALSE. Cú pháp: =ISTEXT(Value) Giải thích: Value: Có thể là địa chỉ ô hoạc một giá trị xác định - N Hàm này có tác dụng đổi một giá trị sang một số. Cú pháp: =N(Value) Trong đó: Value: Là một giá trị muốn đổi sang số. Bảng dưới đây liệt kê
147. kết quả trả về của hàm N> Giá trị Kết quả Giá trị số Chính số đó Ngày Số xê- ri TRUE 1 Các giá trị khác 0 - TYPE Trả về kiểu số đại diện cho loại giá trị chứa trong ô. Cú pháp: =TYPE(Value) Giải thích: Value: Có thể là trị số, chuỗi, giá trị logic, giá trị lỗi và mảng. hàm Type trả về một trong các kết quả sau đây. Giá trị Kết quả Trị số 1 Chuỗi 2 Giá trị logic 4 Giá trị lỗi 16 Mảng 64
148. 1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu 1.9.1. Khái niệm - Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các mẫu tin được tổ chức theo cấu trúc cột và dòng để có thể dễ dàng thực hiện các công việc quản lý. - Bảng tính chính là một cơ sở dữ liệu, được tập hợp bởi hai thành phần là chiều ngang và chiều dọc đó là một bảng hai chiều. + Theo chiều ngang: Trong cơ sở dữ liệu các cột này còn gọi là các trường (Fields), mỗi trường có kiểu dữ liệu của nó như: trường số thứ tự, trường họ tên, trường số ngày làm việc + Theo chiều dọc : Mỗi dòng trong bảng tính gọi là mẫu tin hay còn gọi là bản ghi (Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi (Record)). Bản ghi này khác bản ghi kia bởi giá trị dữ liệu xác định trong các trường. Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu. Trong Excel mỗi lần tạo bảng tính đồng nghĩa với việc bạn tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể thao tác với bảng ghi mà mình đã tạo ra: - Xem và sửa nội dung của các bản ghi. - Thêm hoặc xoá bản ghi. - Sắp xếp và lọc bảng ghi theo các khoá. - Tính tổng và tổng con cho các trường dữ liệu kiểu số. - Chuyển đổi các trường thành các bản ghi cho một đối tượng nào đó. + Trước khi thực hiện các lệnh về cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt ô hiện hành trong phạm vi cơ sở dữ liệu mới thực hiện các lệnh áp dụng cho cơ sở dữ liệu. + Khi thực hiện áp dụng các lệnh cho cơ sở dữ liệu thì Excel sẽ tự động khoanh vùng các ô liền nhau và xem đó là một cơ sở dữ