Tin học thương mại - Chương IV: Quản trị hệ thống thông tin

Nội dung text: Tin học thương mại - Chương IV: Quản trị hệ thống thông tin

1. Chương 1V 1
2. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Nội dung chính I. Quản trị các nguồn lực thông tin. II. Tổ chức các chức năng trong một hệ thống doanh nghiệp. III. Lập kế hoạch và tái thiết hệ thống thông tin. IV. Những người hưởng lợi từ hệ thống thông tin V. Các hệ thống thông tin tiêu biểu. 2
3. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. QUẢN TRỊ CÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN: 1) Dẫn nhập: các công ty, xí nghiệp sản xuất kinh doanh muốn thành công hoặc muốn tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và toàn cầu hoá đòi hỏi phải hoàn thành những mục tiêu dài hạn. Việc cung cấp những thông tin hữu ích cho ban quản lý và hỗ trợ tham mưu kế hoạch chiến lược của tổ chức là chức năng cốt tử của HTTT đối với sự thành công của tổ chức. 2) Làm thế nào để quản lý việc sử dụng thông tin: Trong một tổ chức, một HTTT thường phục vụ hai chức năng quan trọng ✓ Phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp ✓ HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý 3
4. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN a) HTTT phản ảnh và giám sát các hành động trong hệ thống tác nghiệp bằng cách ghi nhận các nghiệp vụ kinh doanh rồi cho xử lý các nghiệp vụ này và cuối cùng báo cáo kết quả. Chức năng này dựa trên các nghiệp vụ và thiên về tác vụ. VD: Trong HTTT xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng, HT này sẽ ghi sổ những vụ việc buôn bán với khách hàng bằng cách nhật tu các tập tin Tiêu thụ (Sales), Tập tin Công nợ khách hàng (Accounts Received) và tập tin Tồn kho (Inventory) và cuối cùng kết xuất những hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng (Sales journal) và các bảng tổng kết tiêu thụ (sales summary) 4
5. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN b) HTTT hỗ trợ tham mưu các hoạt động của ban quản lý bao gồm việc làm các quyết định quản lý bằng cách sử dụng các thông tin với các mục đích: + Giám sát các thao tác hiện hành để giữ vững doanh nghiệp. VD: các nhà quản lý cần biết hàng tồn kho (do bên sản xuất đưa qua) có đủ số lượng để thoả mãn nhu cầu mua của khách hàng hay không? + Đạt những kết quả làm hài lòng đối với tất cả các đối tác (như khách hàng, cổ đông, . . .) VD: Thông tin có thể đo lường cách đạt đến mục tiêu liên quan đến chất lượng sản phẩm, giao hàng kịp thời, lượng tiền mặt lưu động và lãi kinh doanh. + Nhận ra những xu hướng trong môi trường mà tổ chức đang hoạt động và cố gắng thích nghi kịp thời với các xu hướng này. VD: Ban lãnh đạo thường đặt ra câu hỏi như: “ Phải mất bao nhiêu thời gian để đưa ra thị trường một sản phẩm mới so với đối thủ cạnh tranh?” hoặc “Đơn giá sản xuất của ta so với đối thủ cạnh tranh thế nào?” 5
6. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3) Chất lượng thông tin: • Muốn cung cấp những kết xuất hữu ích hỗ trợ tham mưu các nhà quản lý và các đối tượng sử dụng thông tin khác, một HTTT phải lo thu thập dữ liệu rồi biến đổi chúng thành những thông tin quan trọng và mang tính chất lượng cao. • Những thông tin này cần phải thoả mãn các tính chất sau: 6
7. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN • Tính hiệu lực (effectiveness): là thông tin phải sâu sắc và có ý nghĩa, được cung cấp một cách kịp thời, đúng đắn, nhất quán và có thể dùng lại được. • Tính hiệu quả (efficiency): là thông tin được cung cấp đầy đủ thông qua việc sử dụng tối ưu các nguồn lực (năng suất cao nhất và kinh tế nhất) • Tính bí mật (confidentiality): là bảo vệ thông tin nhạy cảm không cho rò rỉ một cách bất hợp pháp. • Tính toàn vẹn (Integrity): là thông tin cần phải chính xác, đầy đủ và hợp lệ. • Tính sẵn sàng đáp ứng: là nguồn lực thông tin được bảo toàn khi cần đến luôn có sẵn và dùng được liền. • Tính tuân thủ (compliance): là thông tin phải tuân thủ các quy định của cơ quan chính quyền, của pháp luật và các nghĩa vụ dựa trên các quy định hợp đồng (những tiêu chí kinh doanh) • Tính khả tín (Reliability): Là thông tin cung cấp cho ban quản lý phải thích ứng đối với hoạt động tác nghiệp của chủ thể bằng các báo cáo tài chính cho những người sử dụng thông tin tài chính lẫn việc cung cấp thông tin cho những cơ quan chính quyền bằng cách tuân thủ những quy định của pháp luật. 7
8. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4) Phí tổn và lợi ích của thông tin: • Ta phải bảo đảm là những lợi ích đem lại do việc cải thiện chất lượng thông tin phải vượt quá chi phí bỏ ra. • Trong thực tế thường khó lòng đo lường một cách chính xác lợi ích cũng như phí tổn của thông tin. • Chúng ta cũng phải đối mặt với những khó khăn trong việc xác định khi nào thực hiện được và/hoặc khả thi việc đo lường để cho thi công bổ sung những thủ tục kiểm tra nội bộ. • Mỗi thủ tục kiểm tra muốn thêm vào sẽ có một phí tổn cũng như lợi ích tăng dần nên phải được đánh giá để xác định liệu xem có nên đưa vào thủ tục kiểm tra nào đó hay không. 8
9. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 5) Xung khắc giữa các tính chất thông tin: • Hầu như khó lòng cùng lúc ta có thể đạt đến mức tối đa cho tất cả các tính chất thông tin. Trong thực tế, đối với vài chất lượng, việc tăng mức cho một chất lượng này sẽ kéo theo việc giảm mức cho môt chất lượng kia. • Trong một trường hợp, muốn có được toàn bộ thông tin cho một quyết định có thể đòi hỏi phải trì hoãn việc sử dụng thông tin này cho tới khi tất cả các nghiệp vụ liên hệ tới quyết định được thực hiện. Việc trì hoãn này có thể hy sinh tính kịp thời của thông tin. • Ví dụ: Muốn xác định tất cả hàng gửi đi sẽ được thực hiện trong tháng 11, một doanh nghiệp có thể phải chờ cho tới vài ngày trong tháng 12 mới có thể chắc chắn là tất cả các chuyến hàng đã được ghi vào sổ cái. 9
10. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6) Quyết định ưu tiên đối với chất lượng thông tin: Trong nhöõng tröôøng hôïp coù xung khaéc giöõa caùc tính chaát cuûa thoâng tin, ta coù theå ñònh nghóa moät thöù töï öu tieân ñeå thieát laäp söï quan troïng töông ñoái cuûa moãi tính chaát. Chaúng haïn, ta coù theå quyeát ñònh tính chính xaùc laø quan troïng nhaát treân baát cöù tính chaát naøo. Hoaëc ta coù theå nhaán maïnh laø tính kòp thôøi phaûi ñaït ñöôïc cho duø phaûi hy sinh tính chính xaùc. Ví duï: Tröôûng phoøng tieáp thò muoán bieát nhanh taùc ñoäng cuûa chieán dòch quaûng caùo môùi nhö theá naøo baèng caùch kieåm tra tieâu thuï taïi vaøi vuøng laõnh thoå ñeå bieát sôùm nhöõng chæ baùo, neân thoâng tin naøy coù theå laø kip thôøi, nhöng vì thu thaäp nhanh vaø hôi hoà ñoà neân ñoä khaû tín bò haïn cheá. 10
11. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN II. TỔ CHỨC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MỘT DOANH NGHIỆP: • Vì có nhiều loại hình doanh nghiệp, nên cũng có nhiều cách tổ chức chức năng hệ thống thông tin. • Trong một doanh nghiệp điển hình, chức năng HTTT (ISF – Information System Funtion) là phòng ban lo triển khai và điều hành một HTTT của tổ chức. • Chức năng điển hình (phòng điện toán chẳng hạn) bao gồm nhân sự, thủ tục và thiết bị thường đuợc gọi là Information Services Department, IT Department, hoặc Data Processing Department chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của các thiết bị phần cứng, hệ thống phần mềm, mạng lưới máy tính và lưu trữ dữ liệu. • Chức năng HTTT điển hình được tổ chức theo cấu trúc của một HTTT tập trung (Centralized IS Structure) trong đó chức năng HTTT nằm dưới quyền điều khiển của một Trưởng phòng điện toán (còn được gọi là Chief Information Officer hoặc CIO). 11
12. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Phòng điện toán thường gồm các chuyên viên công nghệ thông tin như lập trình viên, phân tích viên hệ thống, kỹ sư thiết kế hệ thống, trưởng phòng điện toán, . . . Tổ chức Ban lãnh đạo Các người sử dụng chính (phòng ban nhà máy) Phòng Điện Toán Các chuyên viên HTTT Trưởng phòng điện toán Phân tích viên Kỹ sư thiết kế hệ thống Hạ tầng cơ sở CNTT Lập trình viên Phần cứng Chuyên viên mạng Phần mềm Quản trị viên cơ sở dữ liệu Mạng Nhân viên hành chánh Lưu trữ dữ liệu v.v . . . Hình 4-2. Các dịch vụ công nghệ thông tin 12
13. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Sơ đồ cấu trúc sau đây mô tả cho tổ chức quản lý trong một doanh nghiệp có HTTT phát triển ở mức độ trung bình khá. Trưởng phòng điện toán Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Phân tích và thiết kế Vận hành Quản lý tài liệu Quản lý dữ liệu Bộ phận Bộ phận Bộ phận Lập trình Nhập liệu Kiểm soát & phân phối Hình 4-2. Sơ đồ phân chia trách nhiệm của HT xử lý Thông tin 13
14. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Trong đó: Trưởng phòng điện toán(chief information officer – CIO): chịu trách nhiệm xây dựng có kế hoạch phát triển HTTT ngắn hạn và dài hạn, có nhiệm vụ điều khiển các toán lập trình viên, phân tích viên, trưởng dự án, trưởng nhóm cơ sở vật chất, trưởng nhóm thông tin liên lạc và trưởng nhóm hệ thống văn phòng (đồng thời quản lý các tác nghiệp điều hành máy tính và đội ngũ nhân viên nhập liệu). Trong nhiều tổ chức, vai trò của CIO là theo dõi việc sử dụng công nghệ thông tin áp dụng lên toàn tổ chức. Trưởng phòng điện toán là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. 14
15. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Bộ phận phân tích và thiết kế hệ thống: phân tích hoạt động hệ thống thông tin làm thế nào kết nối các ứng dụng lại với nhau thành một hệ thống thống nhất, đánh giá HTTT hiện hành, thiết kế hệ thống mới, lập các thiết kế chi tiết cho việc lập trình. Bộ phận lập trình: gồm những chuyên viên kỹ thuật về lập trình có nhiệm vụ xây dựng sơ đồ logic của chương trình, viết chương trình (gồm các chỉ thị phần mềm máy tính dựa theo một ngôn ngữ nào đó)ù, chỉnh sửa chương trình. Bộ phận vận hành hệ thống: Vận hành hệ thống máy tính và điều khiển chương trình. Những người vận hành hệ thống bao gồm các nhân viên vận hành các thiết bị phần cứng máy tính, điều hành hệ thống mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi khác. 15
16. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Bộ phận nhập dữ liệu: gồm các nhân viên nhập dữ liệu, kế toán viên, thậm chí có thể là người sử dụng bên ngoài hệ thống hoặc các thiết bị nhập liệu tự động. Bộ phận quản lý tài liệu: chịu trách nhiệm quản lý mọi tài liệu về HTTT như tài liệu phát triển hệ thống, các chương trình nguồn. Quản lý tài liệu nhằm đảm bảo các tài liệu này chỉ được phân phối đến các nhân viên có trách nhiệm liên quan. Bộ phận kiểm soát dữ liệu và phân phối thông tin: chịu trách nhiệm chung về dữ liệu nhận được thông qua xử lý bằng máy tính, kiểm tra, đối chiếu số liệu sau khi xử lý và kiểm tra thông tin đầu ra trước khi phân phối báo cáo đến các nơi nhận thông tin. Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu: thiết kế nội dung và tổ chức cơ sở dữ liệu, quản lý quyền thâm nhập vào dữ liệu và sử dụng tài liệu. 16
17. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN ➢Người sử dụng cuối cùng(users): đại diện cho những phòng ban nhà máy nằm ngoài phòng điện toán thụ hưởng những thành quả các ứng dụng mà phòng điện toán đã triển khai. Các người sử dụng cuối cùng giữ một vai trò rất lớn trong việc thiết kế và triển khai các các hệ thống thông tin. 17
18. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN III. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TÁI THIẾT HTTT: 1) Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là dự kiến và lên chương trình cho hoạt động tương lai của tổ chức, trên quan điểm đạt tới các mục đích đã xác định. Là chức năng đặc trưng cao nhất của tổ chức, việc lập kế hoạch được thực hiện bên trong các phòng ban và các đơn vị đủ mọi tầm cỡ, giống như một quá trình liên tục để chọn lựa giữa các khả năng khác nhau dẫn tới các quyết định, bao gồm việc tìm ra các phương tiện thích hợp nhất để thực hiện điều gì đó Trong một tổ chức, việc xác định và hình thành rõ ràng các chính sách cho phép từng người có trách nhiệm biết được mình phải làm gì vào mỗi lúc và bao giờ thì làm. Chẳng hạn, mỗi khi lãnh đạo doanh nghiệp quyết định các điều kiện mở tín dụng cho một khách hàng thì đó không phải là một chính sách nhưng việc xác định những điều kiện chung để mở tín dụng áp dụng được cho các khách hàng, thì lại có thể được xem là chính sách. Việc ấn định các mục tiêu và hình thành ra chính sách phải đi trước việc lập kế hoạch, chương trình và ngân sách ở mọi cấp bậc của tổ chức. 18
19. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Một kế hoạch, xác định ra trước một hành động, được đặc trưng bởi ba yếu tố: Liên quan tới tương lai: bao gồm một hành động và bao hàm sự can thiệp của con người để đảm bảo thực hiện kế hoạch. Liên quan tới chương trình: là việc áp dụng các nguyên tắc đã được xác định thông qua các mục tiêu và chính sách vào một tình huống cụ thể. Mỗi chương trình đều là một loạt các hoạt động đượcï đặt ra để hướng dẫn thực hiện hành động. Liên quan tới ngân sách: là những ước lượng về nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành một công việc đã lên chương trình và để thu được kết quả mong đợi. 19
20. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Việc đưa một HTTT mới vào thường bao gồm nhiều vấn đề không chỉ có phần cứng và phần mềm mà còn bao gồm cả những thay đổi về công việc, kỹ năng, quản lý và tổ chức. Các HTTT mới thường có nghĩa là cách thức mới để tiến hành nghiệp vụ. Khi chúng ta thiết kế một HTTT mới thì chúng ta đang thiết kế lại tổ chức và ai sẽ giữ vai trò quyết định trong tiến trình xây dựng HTTT này. Vì thế, tổ chức cần có bản kế hoạch HTTT làm bản lộ trình chỉ ra hướng phát triển hệ thống. Bản kế hoạch này bao gồm một phát biểu về mục tiêu của tổ chức và xác định công nghệ thông tin hỗ trợ thế nào cho việc đạt tới những mục tiêu này. Nó chỉ ra cách thức các mục tiêu tổng quát sẽ được đạt tới bằng việc xác định các dự án hệ thống, bố trí các ngày tháng đích riêng và các cột mốc dùng để đo lường và đánh giá tiến trình thực hiện kế hoạch. 20
21. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2) Tái thiết HTTT: Trong lãnh vực mua sắm và thiết đặt những quy trình nhận diện, triển khai hoặc mua sắm và thi công các giải pháp CNTT và cho hội nhập các giải pháp này vào quy trình kinh doanh. Một khi được thực hiện, các thủ tục cũng phải được thiết lập để duy trì và quản lý các hệ thống hiện hữu. Sự thất bại trong việc thi hành thành công các quy trình này có thể sẽ dẫn đến rủi ro phổ biến trong kinh doanh. Ví dụ, nếu ta không xác định đúng đắn các yêu cầu đối với một hệ thống thông tin mới và làm cho các nhu cầu này được đáp ứng bởi HTTT mới, thì hệ thống mới sẽ dẫn ta đến việc vi phạm những chuẩn mực kế toán hoặc thực hiện sai những tính toán. Hoặc có thể ta không hoàn thành việc triển khai hệ thống kịp thời (dẫn đến bất lợi về cạnh tranh nếu đối thủ canh tranh thiết đặt một hệ thống như thế trước ta). Cuối cùng, nếu ta thất bại trong việc thiết lập những kiểm tra thích ứng, ta có thể gặp phải gián đoạn trong kinh doanh, gian lận và biển thủ, bị huỷ hoại hoặc mất mát nguồn lực. 21
22. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Chu kỳ của triển khai hệ thống ( System development life cycle - SDSC) được đề cập sau đây gồm: oMột tập hợp hình thức các hoạt động, hoặc một quy trình, được dùng để triển khai và thi công một HTTT mới hoặc được thay đổi. Thường gọi là một phương pháp luận về triển khai hệ thống. oPhần sưu liệu cho biết quy trình triển khai hệ thống. Thường được gọi là các chuẩn triển khai hệ thống. oTiến triển của HTTT thông qua quy trình triển khai hệ thống, từ khi tạo lập, thi công đến việc tiếp tục đuợc sử dụng. 22
23. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Để bảo đảm là một hệ thống mới hoặc một hệ thống được đều chỉnh là hợp thời, SDLC phải cung cấp một hệ thống mới được hoạch định, được trắc nghiệm, được kiểm tra và chuyển đổi được chấp thuận. SDLC phải duyệt xét lại để xác định liệu xem hệ thống mới có đáp ứng những nhu cầu của người sử dụng được đánh giá theo phương châm hiệu quả trên phí tổn. Bất cứ thất bại nào trong một hệ thống mới có thể sẽ đem lại những tai hoạ nhất định. HTTT mới có thể là công cụ mạnh mẽ cho việc thay đổi tổ chức. Chúng không chỉ giúp làm hợp lý hoá các thủ tục và công việc mà còn định hình lại cách thức tổ chức tiến hành các nghiệp vụ của mình ( như phát triển một sản phẩm mới, đặt hàng từ nhà cung cấp, xử lý và thanh toán yêu cầu vê bảo hiểm, . . .) 23
24. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN IV. NHỮNG NGƯỜI HƯỞNG LỢI TỪ HTTT: HTTT thường cho kết xuất các báo cáo. Có hai loại báo cáo chính: báo cáo nội bộ và báo cáo cho bên ngoài. o Các báo cáo nội bộ: Dành cho ban quản lý trong việc điều hành công việc hàng ngày của mình tại doanh nghiệp. Loại báo cáo này tập trung vào thông tin cần thiết cho việc hoạch định kế hoạch, thiết lập kế hoạch chi tiết và kiểm soát chi phí. Các vị giám đốc doanh nghiệp thường có thể truy cập những thông tin đặc biệt mà người ngoài không thể có được. Ban quản lý thường dùng thông tin để lấy quyết định, chẳng hạn quyết định liệu xem có nên tự mình sản xuất lấy một sản phẩm nào đó hay là mua ngoài từ một nhà cung cấp? Hoặc phải thay đổi giá thế nào? Hoặc giá thành mặt hàng nào là quá cao? 24
25. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN o Các báo cáo bên ngoài: Bao gồm báo cáo thường niên của doanh nghiệp, thường được dùng bởi những cá nhân hay những tổ chức có mối quan tâm về kinh tế đối với doanh nghiệp nhưng lại không phải là thành phần ban quản trị của doanh nghiệp. Đối với những đối tượng nằm ngoài công ty, thông tin sẽ được cung cấp dưới dạng những báo cáo tài chính mang tính chất chung chung hoăc những báo cáo đặc biệt dành cho cơ quan chính quyền và luật pháp. Sau đây là những người được coi là hưởng lợi trong việc sử dụng thông tin trong các báo cáo trên và các thông tin có sẵn khác từ HTTT: 25
26. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các nhà cho vay (chủ nợ): Các nhà cho vay, phần lớn là các ngân hàng, chỉ quan tâm đến một điều – được trả lại tiền gốc kèm theo tiền lãi. Chẳng hạn ở Mỹ, nếu bạn đến ngân hàng xin vay một số tiền lớn, ngân hàng sẽ yêu cầu bạn cung cấp một số loại thông tin dưới đây để ngân hàng có thể đánh giá liệu xem bạn có khả năng trả lại tiền vay cho ngân hàng hay không, đó là: ✓Một bảng liệt kê các tài sản vốn liếng và nợ nần. ✓Phiếu lương, giấy khai thuế và các chứng từ khác cho biết thu nhập của bạn. ✓Các chi tiết liên quan đến những hoá đơn hàng thángbạn phải trả (tiền trả góp xe cộ, tiền thuê nhà, thẻ tín dụng, bảo hiểm nhân mạng, v.v . .) ✓Bản liệt kê tài khoản ngân hàng mới nhất cho biết vốn ra vào tài khoản của bạn ra sao. Cũng tương tự như thế, các ngân hàng sẽ dùng các loại báo cáo để lấy quyết định có cho vay kinh doanh hay không đối với doanh nghiệp. Vì các báo cáo này giúp người cho vay tiên đoán khả năng con nợ có thanh toán nổi khoản vay hay không. 26
27. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2. Các nhà đầu tư: Các nhà đầu tư chỉ muốn có thông tin giúp họ ước tính sẽ chờ đợi nhận được bao nhiêu tiền trong tương lai khi họ đầu tư bây giờ vào một doanh nghiệp. Các bảng báo cáo tài chính, kèm theo những hiểu biết về kế hoạch kinh doanh, dự đoán thị trường và tính cách quản trị của dàn lãnh đạo hiện thời có thể giúp các nhà đầu tư trong việc dự đoán vòng quay tiền mặt (cash flow) trong tương lai. 3. Ban quản lý: Ngoài việc dùng thông tin có sẵn chỉ dành riêng cho ban quản lý, các nhà quản lý của doanh nghiệp có thể có thể dùng các thông tin tổng quát dành sẵn cho người bên ngoài. Các mục tiêu của doanh nghiệp thường được thể hiện dưới dạng những con số, chẳng hạn một mục tiêu của doanh thu bán hàng là vượt quá 5%, lợi nhuận thuần thường được dùng để tính tiền thưởng cho ban lãnh đạo. Cuối cùng, ban lãnh đạo có thể phân tích các báo cáo tài chính chung để chỉ ra những yếu kém trong lãnh vực nào mà ban quản lý cần thêm thông tin chi tiết để phân tích vấn đề, chẳng hạn đánh giá lợi nhuận của từng dòng sản phẩm hoặc sự thành công của các chi nhánh, v. v 27
28. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4. Các nhà cung cấp và khách hàng: Các nhà cung cấp cũng như khách hàng thường quan tâm đến sự hiện hữu về lâu về dài của một doanh nghiệp. Về phía nhà cung cấp, nếu nhận được đơn đặt hàng của một doanh nghiệp nào đó thì cũng muốn biết liệu xem doanh nghiệp này có thể tồn tại cho tới khi hàng được giao và tiền nhận được hay không. Về phía khách hàng, cũng muốn biết liệu xem nhà cung cấp sẽ tồn tại bao lâu đủ để bảo đảm tuổi thọ của sản phẩm hay không. Các báo cáo tài chính sẽ sẽ cung cấp thông tin mà nhà cung cấp và khách hàng có thể dùng để đánh giá sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp. 5. Các nhân viên: Các nhân viên trong doanh nghiệp cũng quan tâm đến các bảng báo cáo tài chính vì nhiều lý do. Như dữ liệu trong các bảng báo cáo tài chính sẽ được dùng để xác định tiền thưởng cho nhân viên. Ngoài ra, thông tin trong các bảng báo cáo tài chính cũng có thể giúp nhân viên đánh giá liệu doanh nghiệp có thể làm tròn lời hứa về lâu về dài hay không, chẳng hạn tiền hưu bổng, tiền bảo hiểm xã hội khi về hưu. Ngoài ra các báo cáo tài chính cũng rất quan trọng trong việc thương thảo giữa giới lao động (mà đại diện là nghiệp đoàn) và chủ nhân. 28
29. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6. Các đối thủ cạnh tranh: Các thông tin từ các báo cáo về lợi nhuận của đối thủ cạnh tranh có thể giúp nhận diện những cơ may chiến lược thúc đẩy việc tiếp thị đến những nơi nào có tiềm năng lợi nhuận cao hoặc nơi nào đối thủ cạnh tranh là yếu. 7. Các cơ quan chính quyền: Các cơ quan chính quyền thường xuyên sử dụng các thông tin kế toán tài chính. Ví dụ, Uỷ ban giao dịch chứng khoán ở Mỹ giám sát việc công bố các báo cáo kế toán tài chính của các công ty ở Mỹ cũng như nước ngoài có niêm yết tại thị trường cổ phiếu tại Mỹ. Hoặc Bộ Tư pháp sử dụng dữ liệu của các bảng báo cáo tài chính để xem công ty có vi phạm luật chống độc quyền hay không. 8. Báo chí: Các bảng báo cáo tài chính là nơi mà một phóng viên tinh ranh có thể tìm thấy thông tin nằm sau cho phép hình thành một câu chuyện giật gân về doanh nghiệp, chẳng hạn việc lợi nhuận báo cáo tự nhiên giảm sút một cách kinh khủng là đề tài cho một việc điều tra điều tra của phóng viên xem việc gì xảy ra tại doanh nghiệp. 29
30. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Nói tóm lại, ai cũng có thể sử dụng thông tin từ các bảng báo cáo. Phần lớn dữ liệu cần thiết để chuẩn bị các báo cáo cho nội bộ cũng như cho bên ngoài đều được cung cấp bởi cùng một HTTT. Các bảng báo cáo dùng cho nội bộ được cắt xén để đáp ứng nhu cầu quản lý và có thể thay đổi rất nhiều từ doanh nghiệp này qua doanh nghiệp kia. Còn các bảng báo cáo dành cho bên ngoài thì phải theo một chuẩn mực hoặc hướng dẫn và thường là giống nhau đối với tất cả các doanh nghiệp (để có thể so sánh đánh giá). 30
31. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN V. CÁC HTTT TIÊU BIỂU Các xí nghiệp ngày nay nhận ra rằng mình có thể trở nên uyển chuyển hơn và sản xuất nhiều hơn bằng cách phối hợp các quy trình kinh doanh một cách chặt chẽ hơn bằng cách tích hợp các quy trinh kinh doanh để việc quản lý trở nên hữu hiệu hơn. Các ứng dụng xí nghiệp được thiết kế để hỗ trợ việc phối hợp và tích hợp các quy trình này bao gồm: Hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning: Hoạch định nguồn lực xí nghiệp ) Hệ thống SCM (Supply Chain Management: Quản lý dây chuyền cung ứng vật tư hàng hoá Hệ thống CRM (Customer Relationship Management: Quản lý mối quan hệ khách hàng) Hệ thống KM (Knowledge Management: Quản lý tri thức) 31
32. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Nhà cung cấp, đối tác Khách hàng, nhà kinh doanh phân phối Quy trình KD ERP Quy trình KD SCM CRM Quy trình KD KM Sales & Manufacturing Finance & Human Marketing &Production Accounting Resources (Tiêu thụ và (Chế tạo và (Tài chánh và (Nguồn nhân Tiếp thị) Sản xuất) Kế toán) lực) CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP 32
33. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. ERP (Enterprise resource planning- Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp): Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ nhiều quy trình kinh doanh chủ yếu khác nhau trong các lĩnh vực chế tạo & sản xuất, tài chính & kế toán, tiêu thụ & tiếp thị và nguồn nhân lực rồi cho cất trữ dữ liệu lên một cơ sở dữ liệu trung ương duy nhất mà các thành phần khác trong doanh nghiệp có thể sử dụng được. Các nhà quản lý sẽ có trong tay thông tin chính xác và kịp thời để có thể điều phối công việc và có cái nhìn tổng thể về các quy trình kinh doanh và dòng chảy thông tin toàn doanh nghiệp. 33
34. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví dụ: Một đại lý ở Brussels (Bỉ) gõ vào một đơn đặt hàng của khách hàng, thì dữ liệu tự động di chuyển qua các phòng ban khác của công ty nơi mà người ta muốn nhìn thấy dữ liệu đơn đặt hàng. Một nhà máy sản xuất ở Hồng Kông, thuộc công ty, nhận được đơn đặt hàng thông qua Internet và bắt đầu sản xuất. Kho hàng tại nhà máy sẽ kiểm tra trực tuyến tiến độ sản xuất và đặt lịch trình gởi hàng và có thể kiểm tra tồn kho của các linh kiện tham gia vào việc sản xuất sản phẩm đang được chế tạo và ra lệnh thu mua nếu linh kiện bắt đầu thiếu hụt. 34
35. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống ERP còn cho lưu trữ các thông tin liên quan đến sản xuất mà các nhân viên phòng dịch vụ khách hàng (customer service), bộ phận hậu mãi, có thể theo dõi tiến độ đơn đặt hàng. Các dữ liệu tiêu thụ và sản xuất được nhật tu sẽ tự động tuôn vào phòng kế toán để chuẩn bị làm các báo cáo tài chính. Ngoài ra, hệ thống ERP còn chuyển thông tin cho phòng lao động tiền lương để tính tiền huê hồng cho nhân viên bán hàng. Hế thống ERP còn tự động tính toán lại bảng cân số của công ty, làm kế toán công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp. Trụ sở công ty ở Luân Đôn có thể nhìn thấy tình hình từng phút một dữ liệu liên quan đến tiêu thụ, tồn kho và sản xuất ở mỗi bước đi trong quy trình, kể cả những dự báo về tiêu thụ và sản xuất được nhật tu cũng như con số tính toán giá thành sản phẩm được cập nhật. 35
36. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2. SCM (Supply Chain Manegement – Quản lý dây chuyền cung ứng vật tư hàng hoá): Các hệ thống SCM thiên về bên ngoài, tập trung giúp xí nghiệp quản lý mối liên hệ với các nhà cung cấp để tối ưu hoá việc hoạch định kế hoạch mua hàng, gia công bên ngoài, chế tạo, giao hàng và dịch vụ. Hệ thống SCM cung cấp thông tin giúp các nhà cung cấp, công ty mua hàng, nhà phân phối và các công ty vận chuyển điều phối hoạt động, đặt lịch trình và kiểm soát các quy trình quản lý liên quan đến việc quản lý thu mua hàng, sản xuất, tồn kho và giao hàng. 36
37. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống SCM là một loại hệ thống liên tổ chức vì chúng tự động hoá dòng chảy thông tin xuyên qua biên giới các tổ chức. Một xí nghiệp nào có sử dụng hệ thống SCM sẽ trao đổi thông tin với các nhà cung cấp của mình để biết khi nào có sẵn vật liệu và linh kiện mình cần, cũng như ngày giao hàng dự kiến và những đòi hỏi về sản xuất. Công ty cũng có thể sử dụng SCM để trao đổi thông tin với các đại lý phân phối của mình liên quan đến mức độ tồn kho, ngày giao hàng và tình trạng đơn đặt hàng được thỏa mãn tới đâu. Thông tin từ SCM gíup công ty: - Quyết định khi nào sản xuất và sản xuất gì; tồn trữ ở đâu và di chuyển thế nào. - Thông báo nhanh các đơn đặt hàng cho phía sản xuất. - Theo dõi nhanh các đơn đặt hàng đã được giải quyết tới đâu. - Kiểm tra hàng tồn kho có sẵn hay không; giám sát và điều khiển mức độ tồn kho. - Giảm chi phí tồn kho, chuyên chở và giữ kho. - Theo dõi các chuyến hàng gửi đi. - Hoạch định kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu tiện hành của khách hàng. - Phải nhanh chóng thông báo những thay đổi cho bộ phận thiết kế. 37
38. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Ví dụ: Một hệ thống SCM được sử dụng bởi công ty Haworth (Hà Lan), một công ty hàng đầu thế giới chuyên thiết kế và sản xuất các đồ dùng văn phòng để thực hiện các công việc sau: Công ty cần điều hợp hoạt động sản xuất và phân phối của mình trong toàn thế giới để giảm giá thành và tăng hiệu năng sản xuất bằng cách cho vật liệu chạy liên tục từ nhiều trung tâm chế tạo về nhiều trung tâm phân phối. Công ty cho thi công hệ thống mới để quản lý kho hàng (Ware Management System – WMS) và hệ thống quản lý vận chuyển), cho phép công ty chở hàng đúng theo trình tự lắp ráp, làm cho thích ứng khối lượng chuyên chở lên đến 10 lần từ ngày này qua ngày kế tiếp và có thể xử lý những thay đổi vào phút chót của khách hàng. Công ty có thể tận dụng lợi ích của hệ thống SCM nhằm đạt mục tiêu tối hậu là có đuợc giá phải chăng đối với những sản phẩm mình cần từ nguồn thu mua đến chỗ tiêu thụ trong thời gian ngắn nhất và với giá phí thấp nhất. Các hệ thống SCM có thể được xây dựng sử dụng các mạng Intranet, Extranet hoặc phần mềm đặc biệt SCM. 38
39. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 3. CRM (Customer Relationship System – Quản lý mối quan hệ khách hàng): Thay vì xem khách hàng như là nguồn lợi tức có thể khai thác được, thì giờ đây các doanh nghiệp coi khách hàng như là tài sản dài hạn được nuôi dưỡng thông qua việc quản lý các mối liên hệ với khách hàng. CRM tập trung vào việc điều hợp tất cả quy trình kinh doanh bao quanh các mối tương tác của công ty với khách hàng trong các lãnh vực tiêu thụ, tiếp thị, dịch vụ hậu mãi, sự hài lòng và lưu luyến của khách hàng để tối ưu hoá doanh thu. Một hệ thống CRM lý tưởng là hệ thống đem lại sự săn sóc khách hàng từ đầu tới cuối, từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng tận tay. 39
40. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Trong quá khứ, các hệ thống xử lý tiêu thụ, tiếp thị và dịch vụ được phân cách rất rõ trong khuôn viên của từng phòng ban, do đó các phòng ban ít khi chia sẻ thông tin liên quan đến khách hàng. Một vài thông tin liên quan đối với một khách hàng cụ thể nào đó chỉ có thể được lưu trữ và tổ chức dưới dạng tài khoản cá nhân trong công ty. Các mẫu thông tin khác cũng liên quan đến các khách hàng này có thể được tổ chức theo hàng hoá mà người này đã mua. Như vậy, sẽ không có cách chi để tổng hợp các dữ liệu liên quan đến khách hàng để có cái nhìn duy nhất về khách hàng. CRM cố gắng giải quyết vấn đề này bằng cách cho tích hợp các quy trình nào có liên hệ đến khách hàng rồi tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều kênh liên lạc khác nhau như : điện thoại, email, thiết bị không dây, hoặc trang Web. Như vậy, công ty có thể trình bày một cái nhìn nhất quán mạch lạc liên quan đến khách hàng. 40
41. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Một hệ thống CRM tốt nhất phải cung cấp dữ liệu và các công cụ phân tích giúp trả lời các câu hỏi như sau: Trị giá đặc biệt của một khách hàng nào đó đối với công ty là gì suốt cuộc đời gắn bó của người này với công ty? Khách hàng nào trung thành nhất với công ty? (người ta đã tính ra rằng phải tốn kém gấp 6 lần để lôi kéo một khách hàng mới hơn là giữ lại một khách hàng cũ). Khách hàng nào là sộp nhất? (nghĩa là đem lại cho ta nhiều lợi tức) và những khách hàng loại này mua những mặt hàng nào? Sau đó, các công ty sẽ dùng các câu trả lời này để đưa ra những chiêu “dụ” những khách hàng mới, cung cấp dịch vụ hậu mãi tốt hơn, hỗ trợ các khách hàng hiện hữu, nắm bắt nhu cầu và sở thích của từng khách hàng có triển vọng tiêu tiền với công ty và cố gắng giữ lại những khách hàng “sộp” này. 41
42. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4. KM (Knowledge Manegement – Quản lý tri thức): Trị giá sản phẩm và dịch vụ của một xí nghiệp không chỉ dựa trên các nguồn lực vật chất mà còn dựa trên các tài sản vô hình được gọi là tri thức. Một vài xí nghiệp làm tốt hơn các công ty khác vì họ có tri thức tốt hơn trong việc sản xuất, tiêu thụ và dịch vụ. Tri thức này khó có thể bắt chước, là duy nhất và có thể nâng tầm chiến lược lợi nhuận về lâu về dài. Các hệ thống KM thu thập tất cả các hiểu biết có ý nghĩa và kinh nghiệm trong công ty và làm cho sẵn sàng bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào cần thiết để hỗ trợ quy trình kinh doanh và các quyết định quản lý. Hệ thống KM còn kết nối công ty với các nguồn tri thức nằm bên ngoài. 42
43. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các hệ thống KM hỗ trợ các quy trình lo thu nạp, lưu trữ, phân phối và áp dụng tri thức cũng như những quy trình tạo tri thức mới và hội nhập nó vào tổ chức. Các hệ thống này bao gồm các hệ thống quản lý và phân phối các tài liệu, đồ họa và đối tượng tri thức digital khác, các hệ thống tạo thư mục tri thức của các nhân viên công ty theo lãnh vực chuyên môn, hệ thống văn phòng để phân phối kiến thức và thông tin, v.v Các ứng dụng quản lý tri thức khác là những hệ thống chuyên gia lo mã hoá tri thức của các chuyên gia đưa vào HTTT mà các thành viên khác trong tổ chức có thể sử dụng các chuyên môn này và các công cụ dùng phát hiện tri thức bằng cách nhận diện những mẫu dáng và mối liên hệ trong mớ hỗn độn dữ liệu. 43
44. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Các hệ thống KM có các vai trò sau: - Thu nạp tri thức (Acquiring knowledge): gồm + Hệ phát hiện tri thức (Knowledge discovery system): tìm giải pháp đối với những vấn đề quá phức tạp để có thể giải quyết bởi con người. + Hệ hoạt động tri thức (Knowledge work systems): cung cấp cho nhân viên những công cụ đồ hoạ, phân tích, liên lạc và quản lý tài liệu, cũng như cho phép truy cập vào những kho dữ liệu nội bộ và bên ngoài giúp họ đưa ra những phát kiến mới. + Mạng tri thức: (Knowledge network): cung cấp các thư mục trực tuyến liệt kê danh sách những nhân viên có chuyên môn trong những lãnh vực đặc biệt. 44
45. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN -Lưu trữ tri thức (Storing Knowledge) gồm: + Hệ thống tồn trữ tri thức (Knowledge repository system): thu thập các tài liệu và digital media chứa những kiến thức từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài cho lưu trữ vào một nơi duy nhất. + Hệ chuyên gia ( Expert systems): chọn lựa và cho nhập những kiến thức chuyên môn lấy từ các chuyên gia con người và đặt nó vào trong một phần mềm mà các thành viên khác trong tổ chức có thể truy cập. 45
46. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN -Phân phối tri thức (Distributing Knowledge) gồm: + Hệ văn phòng ( Office systems): Là công cụ liên lạc phân phối các tài liệu và các hình thức thông tin khác cho nhân viên và nối các phòng ban về các đơn vị kinh doanh nằm trong và ngoài tổ chức. + Hệ hợp tác theo nhóm (Group collaboration): giúp các nhân viên truy cập và làm việc cùng lúc trên cùng tài liệu từ nhiều nơi khác nhau và phối hợp với nhau các hoạt động của họ. 46
47. CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN -Áp dụng tri thức (Applying Knowledge ): Tri thức tổ chức (Organization Knowledge) có thể được đưa vào quản lý việc làm quyết định thông qua DSS và cho nhập vào các quy trình kinh doanh quan trọng bằng cách cho chận hứng bởi những ứng dụng hệ thống chủ chốt, kể cả Enterprise Applications. Việc quan tâm đến loại hệ thống KM nào được sử dụng, những tri thức nào được chia sẻ và áp dụng vào những vấn đề thực tiễn sẽ giúp các nhà quản lý đem lại giá trị cho doanh nghiệp. 47
48. NHỮNG LĨNH VỰC CHỨC NĂNG Chế tạo Tài chính Tiêu thụ Nguồn & & & Nhân lực Biên giới Biên của chức tổ Biên giới Biên của chức tổ Sản xuất Kế toán Tiếp thị Nhà Khách Cung hàng cấp Nhà Quy trình KD Quy trình KD Quy trình KD Quy trình KD Khách Cung hàng cấp Nhà Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống Kh Cung ách cấp Chế tạo Tài chính Tiêu thụ Nguồn hàng & & & Nhân lực Sản xuất Kế toán Tiếp thị NHỮNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁCH NHÌN CỔ ĐIỂN CÁC HỆ THỐNG 48
49. Nhà cung cấp, đối tác Khách hàng, nhà kinh doanh phân phối Quy trình KD ERP Quy trình KD SCM Quy trình KD CRM KM Sales & Manufacturing Finance & Human Marketing &Production Accounting Resources (Tiêu thụ và (Chế tạo và (Tài chánh và (Nguồn nhân Tiếp thị) Sản xuất) Kế toán) lực) CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP 49
50. Chế tạo Tài chính & ENTERPRICE & Sản xuất RESOURCES Kế toán PLANNING Biên giới Biên của chức tổ Nhà giới Biên của chức tổ Khách Quy trình KD Cung hàng cấp Quy trình KD Nhà Khách Cung hàng cấp Quy trình KD Nhà Kh Cung Quy trình KD ách cấp hàng Tiêu thụ Nguồn & Nhân lực Tiếp thị CÁCH NHÌN HỆ THỐNG ERP 50